Keek op de Week
Apotheek de Roerdomp
Inleiding Patiënten die het moeilijk vinden om overzicht te houden op hun medicatie, en patiënten die wonen in het gezinsvervangend tehuis de Grienden kunnen gebruik maken van de weekdoos service van apotheek de Roerdomp. In de apotheek wordt met de patiënt besproken wat de inname momenten zijn en aan de hand van dit gesprek wordt een inname schema gemaakt. Dit innameschema wordt op de weekdoos geplakt. De weekdoos wordt gevuld in de apotheek en per week afgeleverd. De meeste dozen worden thuisbezorgd door de bezorger, die dan meteen de lege doos weer mee terugneemt naar de apotheek. In de praktijk bleek dat de weekdoos weliswaar de inname op het juiste tijdstip eenvoudiger maakte, maar dat het onhandig was dat de identificatie van de tabletten nu moeilijker was geworden. Dit gaf problemen als de doos was gevallen, als de dokter halverwege de week een verandering in de medicatie aan wilde brengen, of als er een tablet was vergeten. Patiënten en verzorgers vroegen daarom of er lijsten bestonden met de uiterlijke kenmerken van tabletten, zodat ze tabletten konden identificeren. Visie van de apotheek Volgens de visie van apotheek de Roerdomp is het belangrijk dat een patiënt zo veel mogelijk verantwoordelijk blijft voor zijn eigen gezondheid. Maar dan moet de apotheek er wel voor zorgen dat de patiënt daar de mogelijkheid voor krijgt! De weekdoos is een eenvoudig hulpmiddel om de medicatie op het juiste tijdstip in te nemen, maar dit moet niet tot gevolg hebben dat de patiënt niet meer weet wat hij gebruikt, en volledig afhankelijk wordt van de apotheek. Bij de weekdoos is het van belang dat de patiënt de medicatie eenvoudig in kan nemen, dat hij een overzicht heeft van de dagelijkse medicatie, en dat hij de tabletten kan identificeren. Analyse van het probleem Als men tevreden is met de manier waarop de medicatie verstrekt wordt, is de kans op juist gebruik een stuk groter. De weekdoos had als voordeel dat de inname eenvoudiger werd, maar een nadeel van de levering in een weekdoos was dat zowel de individuele patiënten als de leiding in het gezinsvervangend tehuis hiermee de grip op de medicatie verloren. Ze hadden wel een overzicht van hun medicatie, maar wisten meestal niet welke tablet bij welke naam hoorde. Dit gaf problemen bij gezinsvervangend tehuis de Grienden als de tabletten door de war raakten omdat een doos viel, en patiënten ervoeren het als onaangenaam dat ze zelf niet konden zien om welke tablet het ging als ze er bijvoorbeeld één vergeten waren in te nemen. Ook bij huisbezoek van de arts was het lastig om de medicatie aan te passen. Als de huisarts vond dat er tijdelijk een halve dosering gebruikt moest worden, moest hij eerst de apotheek bellen om te vragen hoe de desbetreffende tablet er uit zag voordat de medicatie in de weekdoos aangepast kon worden. Zowel vanuit de assistenten van de apotheek, als van een patiënt, als van de leiding van de Grienden was daarom de vraag gesteld of er lijsten bestonden met de uiterlijke kenmerken van de geleverde tabletten. Het is bekend dat bij Baxteren van medicatie er info over uiterlijke kenmerken wordt geleverd, maar deze info is in het algemeen erg beperkt. Ook de bijsluiter beschrijft meestal de uiterlijke kenmerken van de tablet, maar het is niet handig om alle bijsluiters door te moeten lezen om er achter te komen om welke specifieke tablet het gaat. In het verleden bestonden er lijsten met TAS codes, maar voor deze specifieke toepassing is dat veel te uitgebreid. Het zou het handigste zijn als er per weekdoos een duidelijke identificatiemethode bestond voor de in die weekdoos aanwezige tabletten. Omdat visuele vergelijking veel eenvoudiger is dan het lezen van beschrijvingen van uiterlijk, is besloten om per weekdoos foto’s te maken van de tabletten in die weekdoos. Keek op de week maakt het mogelijk om zicht op de weekmedicatie te houden. Een barrière hierbij vormt het preferentiebeleid. Door dit beleid kan het zijn dat er vaker dan eenmaal per jaar nieuwe foto’s gemaakt moeten worden, afhankelijk van of er wijzigingen in de doos zijn opgetreden. Doel van het project De tevredenheid met het gebruik van de weekdoos bevorderen en hierdoor het juiste gebruik van de medicatie te bevorderen. Dit bereiken door het per patiënt leveren van een Pagina 1 van 5
keek-op-de-week.doc
Keek op de Week
Apotheek de Roerdomp
foto van de medicatie in de weekdoos, waardoor het zeer eenvoudig is de tabletten in deze weekdoos te identificeren. Het gebruik van de weekdoos wordt eenvoudiger en aantrekkelijker, de betrokkenheid bij de eigen medicatie neemt toe en het uitvoeren van wijzigingen wordt eenvoudiger. Netwerk De behoefte aan een duidelijke manier van identificatie van tabletten in een weekdoos is geuit door diverse patiënten, de leiding van gezinsvervangend tehuis de Grienden, en assistenten van apotheek de Roerdomp. In overleg met de leiding van het tehuis is besloten om op proef foto’s te maken, om te zien of dat een oplossing voor hun problemen kon zijn. In de praktijk bleek dat ook de wijkverpleging en de huisartsen erg tevreden waren over deze methode voor identificatie. De apotheek is in overleg met de wijkverpleging of voor patiënten die ook onder hun zorg vallen de foto’s wellicht niet alleen bij de patiënt thuis moeten liggen maar ook in het dossier van de wijkverpleging opgenomen moeten worden. Binnen het gezondheidscentrum is het feit dat de apotheek deze service levert besproken in het eerste lijns overleg. Op dit overleg zijn alle disciplines van het gezondheidscentrum vertegenwoordigd. Onlangs is in een bijeenkomst van leden van diverse cliëntenraden van de gezondheidscentra in de regio Utrecht, waarbij ook een vertegenwoordiger van de zorgverzekeraar aanwezig was, een presentatie gehouden over de extra zorg die de apotheek levert. Hierbij lag de nadruk op hoe de apotheek omgaat met de gevolgen van het preferentiebeleid voor de patiënt, maar werd ook aandacht besteed aan de extra zorg die we nog steeds proberen te leveren. Op het leveren van foto’s bij de weekdozen werd zowel door de leden van de cliëntenraden als door de vertegenwoordiger van de zorgverzekeraar enthousiast gereageerd. Randvoorwaarden Om de geleverde medicatie beter te kunnen identificeren is apotheek de Roerdomp begonnen met het leveren van foto’s van de weekmedicatie. Elke weekdoos is al voorzien van een schema, waarop het tijdstip van inname terug te vinden is. Dit schema is op de doos geplakt. Patiënten (of hun verzorgers) ontvingen sowieso al elk jaar een stapeltje met de bijsluiters van al hun via de weekdoos geleverde medicatie. Deze bijsluiters gaan nu vergezeld van een foto van de tabletten, naast de naam van de tablet, op het inname schema. Als de medicatie wijzigt wordt er naast een nieuwe bijsluiter en een nieuw inname schema ook een nieuwe foto geleverd. Op de print van de foto is de afdrukdatum vermeld. Op deze manier is er altijd een overzicht beschikbaar waarop de patiënt of de verzorger kan zien welke tablet bij welke naam hoort. De extra tijdsinvestering valt mee, de inname schema’s worden sowieso gemaakt, en het maken en afdrukken van een foto kost ongeveer 10 minuten per patiënt. De benodigde extra apparatuur is eenvoudig, een digitale camera met voldoende hoge resolutie, een statief, een goede lamp en een kleurenprinter. Indicatoren Natuurlijk is het mogelijk van tevoren het aantal klachten of vragen te meten, maar in apotheek de Roerdomp is nooit een nulmeting gedaan. Ook zou geteld kunnen worden hoeveel dozen er (gedeeltelijk) gevuld terug komen, omdat patiënten niet weten welke tablet wat is en dan maar niets innemen. Ook dit is niet gedaan in onze apotheek. Keek op de Week is begonnen als service en niet als project. We willen complete zorg leveren, zonder te stoppen op het moment dat we denken de oplossing gevonden te hebben! Stappenplan Het maken van foto’s van de weekdozen is opgenomen in de jaarplanner. De jaarplanner is een document waarop alle gedurende een jaar uit te voeren activiteiten afgestreept kunnen worden. Op elke weekdoos is een innameschema geplakt, met de naam van de patiënt, de namen van de in te nemen tabletten, en het tijdstip van inname. Voor de foto worden op het innameschema, bij de naam van de tabletten, telkens twee Pagina 2 van 5
keek-op-de-week.doc
Keek op de Week
Apotheek de Roerdomp
tabletten gelegd, zodat zowel de voor- als de achterkant van de tablet goed zichtbaar is. Er wordt een foto gemaakt waarop de namen van de tabletten, de tabletten zelf en de naam van de patiënt goed zichtbaar zijn. Deze foto wordt ingeladen in de computer en afgedrukt op A4 formaat m.b.v. een kleurenprinter. De print gaat naar de patiënt of de verzorger, op de jaarplanner wordt afgestreept of het voor dit jaar gebeurt is. Als de medicatie van de patiënt wijzigt, wordt dit gesignaleerd door de assistente die de weekdozen beheert. Zij zorgt ervoor dat er een nieuw innameschema gemaakt wordt, en dat er een nieuwe foto wordt gemaakt. Nulmeting Apotheek de Roerdomp levert sinds enkele jaren medicatie in weekdozen. Voornamelijk aan mensen die het te moeilijk vinden om zelf hun medicatie te beheren en op tijd in te nemen, en aan bewoners van gezinsvervangend tehuis de Grienden. In het gezinsvervangend tehuis werd vroeger de medicatie beheerd door de verzorgers. Dit gebeurde op ad-hoc basis, als een verzorger het idee had dat medicatie bijna op was werd nieuwe medicatie aangevraagd. Dit was geen efficiënt systeem, want het kon gebeuren dat niemand zag dat er medicatie op was en deze ongewenst gestopt werd, en er was geen controle op de houdbaarheid van de aanwezige voorraad. Daarom is het voorstel gedaan om over te stappen op weekdozen. Hoewel men in het begin erg tevreden was over de weekdozen, bleek tijdens het gebruik dat dit ook enkele nadelen had. Ook bij mensen die zelf moeite hadden hun medicatie te beheren werd de weekdoos eerst enthousiast ontvangen, maar bleek in de loop van de tijd dat het gebruik van de weekdoos ook nadelen had. Bij gebruikers van weekdozen was het erg lastig om de medicatie in de weekdozen te identificeren, met name als de weekdoos gevallen was. Dit had als gevolg dat er klachten en vragen kwamen van verzorgenden en patiënten. Ook waren patiënten ontevreden met de weekdoos omdat ze het gevoel hadden geen grip op hun medicatie meer te hebben. Tevredenheid van klanten is moeilijk te meten. Maar het was erg duidelijk dat het leveren van medicatie in een weekdoos niet optimaal was, dat er een extra inspanning geleverd moest worden om het gebruik van de weekdoos aantrekkelijker te maken. Volgen en vastleggen voortgang Er is in 2007 begonnen met foto’s van de medicatie voor het gezinsvervangend tehuis. Deze foto’s zijn geleverd aan de leiding van het tehuis, met de vraag of zij dit een oplossing vonden voor hun identificatieprobleem. Ze waren hier erg enthousiast over. Hierna zijn er ook foto’s gemaakt voor enkele andere patiënten die hun medicatie in weekdozen krijgen, maar wel hadden aangegeven dat ze wilden weten welke tabletten ze gebruikten. Ook deze mensen waren erg tevreden met deze oplossing. Het maken van de foto’s is daarom op de jaarplanner gezet, als jaarlijkse activiteit. In het laatste kwartaal van 2008 zijn de foto’s voor de tweede keer gemaakt. Er zijn in de tussentijd geen vragen meer geweest over identificatie van tabletten, en geen klachten over het overzicht op de weekdozen. Resultaat De patiënten en hun verzorgers zijn erg enthousiast over deze oplossing. Het is namelijk veel makkelijker om even een foto te bekijken dan om een lijst met uiterlijke kenmerken door te nemen. De samenwerking met de leiding van de Grienden is eenvoudiger geworden omdat ze nu weten dat we met ze meedenken en oplossingen zoeken voor hun problemen met medicatievoorziening. Ook de patiënten die zelf vanuit hun weekdoos hun medicatie innemen zijn er erg blij mee, want ze hebben hierdoor zelf meer grip op hun medicatie. Dit zorgt ook voor meer motivatie om de medicatie op de juiste wijze in te nemen. Voor patiënten waar de thuiszorg een prominente rol speelt in de verzorging, zijn we nog in Pagina 3 van 5
keek-op-de-week.doc
Keek op de Week
Apotheek de Roerdomp
overleg of de foto’s vanaf nu ook aan de thuiszorg geleverd zullen worden. Hierdoor krijgt de thuiszorg beter zicht op welke medicijnen wel en niet ingenomen worden. Beschouwing Een eenvoudige (en makkelijk overdraagbare) manier om een extra service te leveren die het juiste gebruik van weekmedicatie bevordert. Dit project heeft zeker bijgedragen aan de toekomst visie van de apotheek. Wij vinden dat de patiënt centraal staat, en zoveel mogelijk verantwoordelijk moet blijven voor zijn eigen gezondheid. Op deze manier merken wij dat we de patiënt de mogelijkheid bieden om deze verantwoordelijk te houden, i.p.v. dat hij volledig afhankelijk wordt van de zorgverleners. Maar het invoeren van deze werkwijze had meer voordelen, het bevorderde de samenwerking met de andere hulpverleners omdat duidelijk werd dat wij meedachten over hun problemen, en wilden helpen hier een oplossing voor te zoeken. Mede hierdoor wordt de medicatie nog steeds geleverd in weekdozen, wat de kans dat men de voorgeschreven medicatie ook daadwerkelijk inneemt, aanzienlijk groter maakt. Verankering De werkwijze is opgenomen in de jaarplanner. Hierdoor komt er elk jaar een signaal als het weer tijd is om nieuwe foto’s te maken en te verspreiden. Omdat de werkwijze niet erg arbeidsintensief is, en er weinig investeringen nodig zijn, zijn de kosten goed te dragen door de apotheek. Toch gaan we aan de zorgverzekeraar voorleggen of deze een vergoeding wil geven voor deze extra service. Marketing De werkwijze is besproken in diverse overlegstructuren binnen gezondheidscentrum de Roerdomp. Op het ELO (eerste lijns overleg) is uitleg gegeven aan de wijkverpleging, fysiotherapie, centrumassistenten, huisartsen en diverse andere medewerkers. Ook is de werkwijze besproken in het MT. Onlangs is in een bijeenkomst van leden van diverse cliëntenraden van de gezondheidscentra in de regio Utrecht, waarbij ook een vertegenwoordiger van de zorgverzekeraar aanwezig was, een presentatie gehouden over de extra zorg die de apotheek levert. Hierbij lag de nadruk op hoe de apotheek omgaat met de gevolgen van het preferentiebeleid voor de patiënt, maar werd ook aandacht besteed aan de extra zorg die we nog steeds proberen te leveren. Over het leveren van foto’s bij de weekdozen werd zowel door de leden van de cliëntenraden als door de vertegenwoordiger van de zorgverzekeraar enthousiast gereageerd. Met dank aan Gezinsvervangend tehuis de Grienden, Nieuwegein Vitras (thuiszorg) Nieuwegein
Listy Samuels Brusse, Cocky Hardeman Apotheek de Roerdomp, Kauwenhof 10 3435 SN Nieuwegein 030 6046853
Bijlage 1: Medicatiefoto’s
Pagina 4 van 5
keek-op-de-week.doc
Keek op de Week
Apotheek de Roerdomp
Bijlage 1: Foto’s bij weekdoos service apotheek de Roerdomp, Nieuwegein Voorbeelden van medicatiefoto’s met voor- en achterkant van tabletten. Bij de aan de patiënt geleverde kleurenfoto zijn de naam en het adres van de patiënt zichtbaar en staat de afdrukdatum op de print. De foto’s voor de patiënt worden op A4 formaat afgedrukt, zodat zelfs de TAS codes op de tabletten goed zichtbaar zijn.
Pagina 5 van 5
keek-op-de-week.doc
