KEBIJAKAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
KEMENTERIAN PAN DAN RB 2013 LOGO
PENGERTIAN Standar Operasional Prosedur (SOP) serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Administrasi Pemerintahan pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah. SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP) standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025 (21 Desember 2010)
Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 - 2014 (30 Desember 2010)
Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan (19 Juni 2012)
SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (diadopsi dari Bahasa Inggris). SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan). POS : Prosedur Operasional Standar. (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan). SOB : Standar Operasional Baku. (Terjemahan istilah SOPs, biasa digunakan pada bidang industri). Protap : Prosedur Tetap (Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan kepolisian). Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku. SOP : Standar Operasional Prosedur. (Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan).
HAKEKAT SOP SOP diartikan sebagai "petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku". SOP ditetapkan untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan. Secara menyeluruh SOP akan menggambarkan secara detail cara instansi beroperasi (bekerja).
SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING
RE-ENGINEERING (PEREKAYASAAN)
PROSEDUR YANG BERLANGSUNG SAAT INI (EXISTING CONDITION)
RASIONALISASI (EFEKTIVITAS) PENYEDERHANAAN (EFISIENSI)
KESENJANGAN (GAP)
PROSEDUR YANG IDEAL (EXPECTED CONDITION)
INVALID
PENGUATAN (DASAR HUKUM) KEPASTIAN (PROSES, WAKTU)
SOP SEBAGAI ACUAN BERTINDAK
PEMBAKUAN (STANDARDISASI) OPERASIONALISAS I (REALISTIS)
TIDAK REALISTIK
SOP: SAFETY ASSURANCE SAFETY ASSURANCE (JAMINAN PERLINDUNGAN DARI INSTITUSI) TAAT SOP
PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI
TIDAK TAAT SOP
RASIONAL (EFEKTIVITAS) SEDERHANA (EFISIENSI) KUAT (DASAR HUKUM) PASTI (PROSES, WAKTU) BAKU (STANDARDISASI) RESIKO DITANGGUNG SENDIRI
AMAN
TUNTUTAN PENGADILAN OLEH USERS (MASYARAKAT)
RAWAN
SOP: KEBUTUHAN ORG. & RB SOP ADM. PEM. UTK RB SOP MAKRO KEBUTUHAN ORGANISASI Tugas & Fungsi Aktivitas Penunjang
SOP ADMINISTRASI
SOP MIKRO REFORMASI BIROKRASI
SOP TEKNIS
JENIS SOP BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN: a. SOP TEKNIS
SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan satu peran. Menggambarkan cara melakukan pekerjaan. Contoh: - SOP - SOP - SOP - SOP
Pengoperasian Komputer. Pengujian Sampel di Laboratorium. Pengagendaan Surat. Pemberian Disposisi.
JENIS SOP Lanjutan … BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN: b. SOP ADMINISTRATIF
SOP umum yang menggambarkan langkahlangkah yang dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana. Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan. Contoh: - SOP Pemeliharaan Komputer Kantor. - SOP Pelayanan Pengujian Sampel di Laboratorium. - SOP Penanganan Surat Masuk. - SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
JENIS SOP Lanjutan … MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN KEGIATAN: a. SOP MAKRO
SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan. Tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksananya. b. SOP MIKRO
SOP yang gambaran kegiatannya merupakan bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro). Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP.
JENIS SOP Lanjutan … MENURUT CAKUPAN DAN KELENGKAPAN KEGIATAN: a. SOP FINAL
SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Sudut pandangnya adalah produk unit kerja. b. SOP PARSIAL
SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Kegiatan yang di SOP kan masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.
JENIS SOP Lanjutan … MENURUT CAKUPAN DAN JENIS KEGIATAN: a. SOP GENERIK
SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kesamaan langkah. SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain. b. SOP SPESIFIK
SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kekhususan langkah. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain.
FORMAT SOP “SOPs should be organized to ensure ease and efficiency in use and to be specific to the organization which develops it. There is no one “correct” format; and internal formatting will vary with each organization and with the type of SOP being written”.
Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing Standard Operating Procedures
FORMAT SOP Lanjutan … FORMAT SOP
Tidak Ada Format SOP yang Baku; Format SOP Ditentukan oleh Tujuan Penyusunannya. FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Tidak Ada Format SOP Administrasi Pemerintahan lainnya.
FORMAT SOP
Lanjutan …
Format umum SOP: SIMPLE STEP (Langkah Sederhana)
HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan) GRAPHIC (Grafik) FLOWCHARTS (Diagram Alir)
Contoh 1 : Format Simple Step Nomor
PK-C11
Tanggal
4 Maret 2012
Standard Operating Procedure Pengajuan Cuti Tahunan Dasar hukum: Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan, dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa; 2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani; 3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan; 4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti. 1.
Disahkan oleh: Kepala
Contoh 2 : Format Hierarchical Step Nomor
PK-C11
Tanggal
4 Maret 2012
Standard Operating Procedure Pengajuan Cuti Tahunan Dasar hukum: 1. Mengisi formulir cuti tahunan: Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan; 2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti: Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan, menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan; 3. Pelaksanaan cuti: Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian, menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung; Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti. Disahkan oleh: Kepala
Contoh 3 : Format Graphic Step Standard Operating Procedure Pengajuan Cuti Tahunan Isi formulir 1. Pegawai yang mengajukan cuti, mengisi formulir cuti tahunan 2. Serahkan formulir ke Bagian Kepegawaian 3. Bagian Kepegawaian meneliti ketersediaan cuti bagi pegawai yang meng-ajukan dan menyerahkan kepada yang bersangkutan 4. Pegawai menandatangani formulir dan menyerahkan kepada atasan langsung
Nomor : PK-C05 Tanggal : 4 Maret 2005 Cuti
Persetujuan 1. Pegawai mengajukan kepada atasan langsung
1.
Pegawai yang mengajukan cuti menyampaikan formulir kepada Bagian Kepegawaian, copy untuk unit kerjanya dan copy untuk yang bersangkutan
2.
Pegawai yang mengajukan cuti wajib melaporkan kemajuan pekerjaannya sebelum cuti.
3.
Pelaksanaan cuti oleh yang bersangkutan
2. Atasan langsung menandatangani dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
3. Pejabat yang berwenang memberikan cuti menandatangani pengajuan dan menyampaikan kembali kepada atasan langsung pegawai yang bersangkutan 4. Atasan langsung menyampaikan kepada yang bersangkutan
Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture) SOP Pegadaian Barang Jaminan
Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir
Nasabah pulang dengan tersenyum
Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan seperlunya
Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan SBK Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang tercantum
Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan fotocopy KTP
Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta disposisi Manajer Cabang. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah
Contoh 5 : Format Graphic Step (Annotated Picture)
PROSES PEMBUATAN LAPORAN ANALISIS DAN EVALUASI PELANGGARAN ANGGOTA/PNS POLRI (BR1) BAGIAN REHABILITASI
Menghimpun data laporan yang sudah masuk ke Div Propam Polri
Berkoordinasi dengan satuan pengemban fungsi dan pelaksana pelayanan penegakan hukum bagi anggota/PNS Polri
Sumber: Pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) Tentang Proses Pelayanan Rehabilitasi Terhadap Anggota Polri / PNS Polri Terhukum, 2010.
Laporan Analisis dan evaluasi Pelanggaran Anggota/PNS Polri
Contoh 6 : Format (Linear) Flowchart Flowchart SOP Pegadaian Barang Jaminan 1. Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir
Nasabah
2. Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan seperlunya
Penaksir
3. Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan fotocopy KTP
Nasabah
4. Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta disposisi Manajer Cabang
Penaksir
5. Manajer Cabang memberikan disposisi kepada penaksir, dan menyerahkan barang jaminan ke Penyimpan
Man.Cab
6. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah
Penaksir
7. Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan SBK
Nasabah
8. Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang tercantum
Kasir
9. Nasabah menerima uang pinjaman
Nasabah
FORMAT BRANCHING FLOWCHARTS: PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING No.
Kegiatan
Pelaksana Kabid
Kasubid
Mutu Baku
Analis
Asdep
Kelengkapan
Waktu
Keterangan Output
1.
Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering
Agenda Kerja
15 menit
Disposisi
2.
Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering
Disposisi
15 menit
Disposisi
3.
Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid
Disposisi
1 hari
Bahan Laporan, Disposisi
4.
Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid
Bahan Laporan
2 jam
Konsep Laporan, Disposisi
5.
Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki.
Konsep Laporan
1 jam
Draft Laporan, Disposisi
Draft Laporan
1 jam
Laporan, Disposisi
Tidak
SOP Pengumpul-an Bahan
Ya 6.
Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.
Tidak
Ya
7.
Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan.
Laporan
10 menit
Disposisi
8.
Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk didokumentasikan.
Laporan
10 menit
Disposisi
9.
Mendokumentasikan Laporan Konsinyering.
Laporan
15 menit
Laporan, Bukti
SOP Pen-
IDENTITAS SOP AP
KEMENTERIAN PAN DAN RB
Nomor SOP
01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012
Tanggal Pembuatan
4 September 2012
Tanggal Revisi
4 September 2013
Tanggal Efektif
7 September 2012
Disahkan oleh
Deputi Menteri PAN dan RB Bidang Tata Laksana
DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN
Deddy S. Bratakusumah 1954 1219 1986 101001 Judul SOP
PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
DASAR HUKUM
KUALIFIKASI PELAKSANA
1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara; 2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....; 3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang ....
1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan; 2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan; 3. Memahami materi kegiatan.
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Pengumpulan Data, 2. SOP Penyusunan Draft 3. SOP Pendokumentasian
1. 2. 3. 4.
PERINGATAN
PENCATATAN DAN PENDATAAN
Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan.
Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan, Formulir Laporan Kegiatan, KAK, Hasil Kegiatan
FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN 1. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts).
2. Menggunakan hanya 5 (Lima) Simbol Flowcharts. 3. Pelaksana dipisahkan dari aktivitas (Kegiatan).
SIMBOL SOP dalam FLOWCHART Terminator
Melambangkan dimulainya suatu prosedur.
Process
Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur.
Decision
Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak.
Arrow
Melambangkan arah prosedur.
Off-page connector
Melambangkan koneksi perpindahan halaman.
[email protected] atau 0812 935 4725
