Kata Pengantar. Panduan Penggunaan i

Kata Pengantar SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENYUSUNAN SPPIP DAN RPKPP pada hakekatnya merupakan suatu sistem pengendalian proses dan substansi penyusunan SPPIP dan RPKPP yang terintegrasi dan saling berinterkasi dari seluruh aktivitas dalam lingkup kegiatan Penyusunan SPPIP dan RPKPP. Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP ini merupakan sistem berbasis web dan merupakan situs resmi yang dikelola oleh Direktorat Pengembangan Permukiman, Direktorat Jenderal Cipta Karya, Kementerian Pekerjaan Umum. Sistem ini juga merupakan sarana untuk membangun komunikasi antar semua pihak yang terkait dalam proses penyusunan SPPIP dan RPKPP, baik di tingkat kota/kabupaten, provinsi, maupun pusat. Dengan keberadaan sistem ini, diharapkan dapat membantu pemangku kepentingan di kota/kab apabila mengalami kesulitan dalam proses penyusunan SPPIP dan RPKPP. Walaupun sistem ini dibangun untuk membantu memperlancar kota/kabupaten dalam proses penyusunan SPPIP dan RPKPP, sistem ini tetap dirancang untuk dapat diakses oleh semua masyarakat luas yang ingin mengetahui tentang SPPIP dan RPKPP. Buku manual pemanfaatan SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENYUSUNAN SPPIP DAN RPKPP ini mempunyai peran yang strategis mengingat peran pentingnya bagi pengguna, terutama sebagai acuan dalam operasionalisasi sistem. Secara umum, buku ini terbagi kedalam dua bagian. Bagian pertama menjabarkan secara singkat tentang Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP. Sementara itu, bagian kedua lebih kepada menjelaskan bagaimana mekanisme mengoperasionalkan Sistem. Buku ini tidak hanya bermanfaat bagi Direktorat Pengembangan Permukiman, Direktorat Jenderal Cipta Karya, Kementerian Pekerjaan Umum sebagai pengelola sistem ini namun juga bagi pemerintah kabupaten dan kotadan semua pelaku yang terlibat dalam proses penyusunan SPPIP dan RPKPP sebagai ujung tombak dalam proses pembentukan dan pemutakhiran (updating) data.

Panduan Penggunaan

i

Daftar Isi Kata Pengantar ...............................................................................................................i Daftar Isi

.............................................................................................................. ii

BAGIAN 1 PENDAHULUAN Bab 1

Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP

1.1

Pengertian ......................................................................................................... 1-1

1.2

Fungsi

1.3

Kedudukan ........................................................................................................ 1-2

1.4

Fitur

1.5

Alamat Akses .................................................................................................... 1-2

1.6

Konteks Manual dalam Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP

Bab 2

.......................................................................................................... 1-2 .......................................................................................................... 1-2

.......................................................................................................... 1-3

Manual Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP

2.1

Tujuan Pemakaian Manual ............................................................................... 1-4

2.2

Sistematika Manual ........................................................................................... 1-4

2.3

Sasaran Pengguna Manual .............................................................................. 1-4

Bab 3

Kategori Pengguna

3.1

Spesifikasi Fungsional ...................................................................................... 1-5

3.2

Kategori Pengguna ........................................................................................... 1-5

Bab 4

Alur Kerja Aplikasi

4.1

Proses Penjadwalan ......................................................................................... 1-7

4.2

Proses Peniliaian (Monitoring dan Evaluasi) .................................................... 1-8

4.3

Proses Media Komunikasi ................................................................................ 1-8

Panduan Penggunaan

ii

BAGIAN 2 MANUAL Bab 1


1.1

Struktur Tampilan Halaman Utama Sistem ...................................................... 2-1

1.2

Struktur Menu .................................................................................................... 2-2

Bab 2


2.1

Login

.......................................................................................................... 2-3

2.2

Akses Tingkat Pokjanis (Kabupaten/Kota) ....................................................... 2-3 2.2.1 Home ...................................................................................................... 2-3 2.2.2 Pelaporan ............................................................................................... 2-5 2.2.3 Pesan (Media Komunikasi) .................................................................... 2-7 2.2.4 Notifikasi ................................................................................................. 2-9

2.3

Akses Tingkat Satker ...................................................................................... 2-10 2.3.1 Home .................................................................................................... 2-10 2.3.2 List Kegiatan ......................................................................................... 2-11 2.3.3 Pesan (Media Komunikasi) .................................................................. 2-14 2.3.4 Notifikasi ............................................................................................... 2-16

2.4

Akses Tingkat Korwil ....................................................................................... 2-17 2.4.1 Home .................................................................................................... 2-17 2.4.2 List Kegiatan ......................................................................................... 2-18 2.4.3 Pesan (Media Komunikasi) .................................................................. 2-20 2.4.4 Notifikasi ............................................................................................... 2-22

2.5

Akses Tingkat Korpus ..................................................................................... 2-23 2.5.1 Home .................................................................................................... 2-23 2.5.2 List Kegiatan ......................................................................................... 2-23 2.5.3 Pesan (Media Komunikasi) .................................................................. 2-25 2.5.4 Notifikasi ............................................................................................... 2-27

2.6

Akses Tingkat KMP ......................................................................................... 2-28 2.6.1 Home .................................................................................................... 2-28 2.6.2 List Kegiatan ......................................................................................... 2-28 2.6.3 Pesan (Media Komunikasi) .................................................................. 2-32 2.6.4 Notifikasi ............................................................................................... 2-34

Panduan Penggunaan

iii

01 Bagian 1 Pendahuluan

Bab 1


Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP 1.1

1

Pengertian

SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENYUSUNAN SPPIP DAN RPKPP adalah sistem dalam kegiatan penyusunan SPPIP dan RPKPP untuk mendukung Direktorat Jenderal Cipta Karya, Kementerian Pekerjaan Umum dalam melakukan pengendalian proses dan substansi penyusunan SPPIP dan RPKPP yang diselenggarakan oleh kota dan kabupaten. SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENYUSUNAN SPPIP DAN RPKPP ini juga merupakan sarana untuk membangun komunikasi antar semua pihak yang terkait dalam proses penyusunan SPPIP dan RPKPP, baik di tingkat kota/kabupaten, provinsi, maupun pusat

GAMBAR 1 HALAMAN BERANDA SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENYUSUNAN SPPIP DAN RPKPP

BAGIAN - 1

Panduan Penggunaan

1-1

1.2

Fungsi

Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP berfungsi sebagai perangkat (tool) dalam dalam mendukung kegiatan monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan kegiatan penyusunan SPPIP dan RPKPP, sistem ini juga berfungsi sebagai sarana untuk membangun komunikasi antar semua pihak yang terkait dalam proses penyusunan SPPIP dan RPKPP, baik di tingkat kota/kabupaten, provinsi, maupun pusat.

1.3

Kedudukan

Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP merupakan sistem informasi berbasis web dan merupakan bagian dari sistem informasi yang ada di Direktorat Jenderal Cipta Karya, Kementerian Pekerjaan Umum. Sistem ini dalam implementasinya dikelola oleh Direktorat Pengembangan Permukiman, Direktorat Jenderal Cipta Karya, Kementerian Pekerjaan Umum.

1.4

Fitur

Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP dilengkapi dengan tiga fitur utama, yaitu : 1) Penjadwalan Memuat jadwal rencana dan realisasi pelaksanaan kegiatan dari daerah-daerah yang melaksanakan kegiatan penyusunan SPPIP dan RPKPP. 2) Form penilaian kegiatan Form penilaian bagi Korpus dan KMP terhadap capaian substansi yang dilakukan berdasarkan dokumen-dokumen kelengkapan yang dikirim oleh Provinsi maupun kabupaten/kota. 3) Media komunikasi/Klinik Berupa forum tanya-jawab untuk membangun komunikasi antar semua pihak yang terlibat dalam proses penyusunan SPPIP dan RPKPP baik di tingkat kota/kabupaten, provinsi, maupun pusat.

1.5 Alamat Akses Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP merupakan suatu sistem yang dibangun dengan terknologi berbasis web, saat ini untuk dapat mengakses sistem ini baik pengguna maupun pengunjung dapat mengakses dengan menggunakan web browser melalui alamat : http://ciptakarya.pu.go.id/bangkim/sppip.

BAGIAN - 1

Panduan Penggunaan

1-2

1.6

Konteks Manual dalam Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP

Pemanfaatan dan Operasionalisasi Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP mensyaratkan kesamaan pemahaman, regulasi (mekanisme dan prosedur) serta aturan teknis dan non teknis untuk mendukung implementasinya. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka keberadaan buku panduan/manual ini adalah sebagai acuan bersama dalam pengoperasian Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP. Dengan adanya Buku Panduan Pemanfaatan Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP diharapkan setiap pelaku yang terlibat dapat memahami dan melaksanakan tugas dan fungsinya dalam pembentukan dan pengkayaan data dari basis data yang telah terbentuk.

BAGIAN - 1

Panduan Penggunaan

1-3

Bab 2


Manual Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP 2.1

2

Tujuan Pemakaian Manual

Buku panduan/manual ini bertujuan mengantarkan pengguna Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP agar dapat mengoperasikan dan memanfaatkan aplikasi secara teknis dalam kaitannya dengan proses pengkayaan basisdata (updating) dan pemanfaatan data bersama. Diharapkan dengan mengkaji manual ini pembaca dapat mengerti mekanisme pembentukan dan pemanfaatan data, cara kerja teknis dari aplikasi Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP.

2.2

Sistematika Manual

Manual terdiri dari 2 bagian utama, Bagian 1 merupakan pedoman umum yang lebih menekankan pada penjelasan mengenai Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP. Bagian 2 merupakan manual teknis yang lebih menekankan pada penjelasan teknis penggunaan aplikasi Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP.

2.3

Sasaran Pengguna Manual

Manual ini dapat digunakan oleh setiap pengguna (user) dan pelaku yang terlibat dalam kegiatan penyusunan SPPIP dan RPKPP, agar pengguna dapat memahami manual ini, diharapkan pengguna telah memahami fungsi-fungsi dasar dari sistem operasi komputer. Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP telah dirancang untuk mudah digunakan dan dengan manual ini diharapkan akan lebih membantu pengguna dalam menggunakan sistem.

BAGIAN - 1

Panduan Penggunaan

1-4

Bab 3

Kategori Pengguna

Kategori Pengguna 3.1

3

Spesifikasi Fungsional

Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP dirancang berbasis web karena berdasarkan kebutuhannya untuk menyampaikan informasi pada kalangan luas dan juga sekaligus untuk mendukung proses pembentukan data dari berbagai pihak yang terpisah secara geografis. Spesifikasi Fungsional sistem ini adalah sebagai berikut: A. Front End Menyediakan layanan akses bagi masyarakat umum yang memerlukan informasi mengenai SPPIP dan RPKPP. B. Back End  Menyediakan layanan untuk pemutakhiran data oleh user sesuai dengan hak akses dan kewenangannya.  Menyediakan layanan untuk pengelolaan sistem oleh administrator sesuai dangan hak akses dan kewenangnnya.

3.2

Kategori Pengguna

Dasar pertimbangan perlunya pengklasifikasian pengguna Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP adalah untuk menghindari tumpang tindihnya proses pembentukan dan pemanfaatan data. Oleh karena Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP harus dapat diakses oleh semua tingkatan pengguna,maka sistem yang ada harus dapat berfungsi secara ekfektif dan optimum sesuai dengan kebutuhan. Pengguna Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP berbedabeda dalam kelompok atau tingkatan yang menggunakannya. Kelompok tersebut disesuaikan dengan informasi dari sistem yang dapat diakses dan dimanfaatkan. Berdasarkan spesifikasi fungsional dariSistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP, secara umum terdapat dua kategori pengguna sistem yang terdiri dari: 1) Pengguna front-end, yaitu pengguna yang hanya dapat mengakses informasi. 2) Pengguna back-end, yaitu pengguna yang memiliki akes seperti pengguna frontend, dengan tambahan akses untuk mengelola dan proses inputing serta updating data.

BAGIAN - 1

Panduan Penggunaan

1-5

Dalam lingkup sistem Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP, secara umum terdapat 7 (tujuh) kelompok pengguna sistem seperti dapat dilihat pada tabel berikut: TABEL 3.1KELOMPOK PENGGUNA SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENYUSUNAN SPPIP DAN RPKPP

Kategori

Kelompok

Kewenangan

Front-end

User Umum

Hanya dapat mengakses informasi,

Back-end

Administrator

Memiliki otoritas penuh dalam mengelola sistem baik front-end maupun back-end secara menyeluruh.

Back-end

Korpus

 Memeriksa data yang diupload baik oleh kabupaten/kota maupun oleh provinsi;  Melakukan proses monitoring dan evaluasi terhadap kualitas substansi.  Updating jadwal kerja.

Back-end

KMP

 Memeriksa data yang diupload baik oleh kabupaten/kota maupun oleh provinsi;  Melakukan proses monitoring dan evaluasi terhadap kualitas substansi.  Updating jadwal rencana dan realisasi kegiatan.

Back-end

Korwil

 Memeriksa data yang diupload baik oleh kabupaten/kota maupun oleh provinsi;  Memberikan masukan /catatan susai dengan lingkup wilayah koordinasinya

Back-end

Provinsi

 Memasukan (upload) data kedalam sistem dan memeriksa (validasi) data yang diupload oleh kabupaten/kota yang berada dalam lingkup wilayahnya  Akses informasi sesuai dengan kewenangan

Back-end

Kabupaten/Kota  Memasukan (upload) data kedalam sistem  Akses informasi sesuai dengan kewenangan

BAGIAN - 1

Panduan Penggunaan

1-6

Bab 4

Alur Kerja Aplikasi Sistem

5

Alur Kerja Aplikasi 4.1

Proses Penjadwalan

Proses penyusunan jadwal kegiatan didalam sistem adalah melalui mekanisme sebagi berikut: 1) Pokjanis mengirimkan Rencana Jadwal Kegiatan kepada KMP 2) KMP melakukan input data jadwal ke dalam aplikasi 3) Jadwal terpampang di dalam aplikasi 4) Seminggu sebelum pelaksanaan, pokjanis mengirim undangan kepada Satker, Korwil, korpus, dan KMP. 5) Pada tanggal pelaksanaan KMP melakukan input data jadwal realisasi pelaksanaan kegiatan. 6) Jika langkah 4 tidak dilakukan dan tanggal rencana pelaksanaan kegiatan terlampaui maka data jadwal rencana di dalam aplikasi akan berubah menjadi kegiatan yang tertunda.

Pembuatan Jadwal

Pokjanis

Pengiriman Data

Waktu Pelaksanaan

Input Data Jadwal Rencana

Kirim Undangan

Kirim Jadwal rencana

Menerima Jadwal Rencana

Jadwal

KMP

Y

Input Data Jadwal

Ada Jadwal Rencana

T

Menerima Undangan

Input Data Jadwal Realisasi

Jadwal Tertunda

Terhapus dari Jadwal

GAMBAR 2 ALUR KERJA PENJADWALAN

BAGIAN - 1

Panduan Penggunaan

1-7

4.2 Proses Penilaian (Monitoring dan Evaluasi) Proses penilaian ini melibatkan semua pengguna aplikasi kecuali Admin dan Publik, mekanisme penilaian didalam sistem adalah sebagai berikut: 1) Pokjanis mengirim dokumen kelengkapan yang dipersyaratkan dalam setiap tahap lingkup kegiatan. 2) KMP dan Korpus melakukan penilaian secara bersama-sama terhadap dokumendokumen yang telah dikirimkan oleh pokjanis. Satker dan Korwil sebagai koordinator di daerah dapat membuat catatan atas hasil penilaian Korpus dan KMP. 3) Form penilaian telah disediakan oleh aplikasi sehingga KMP, Korpus, dan Korwil tinggal melakukan penilaian baik secara eksistensi maupun kualitas berdasarkan dokumen-dokumen yang telah dikirim pokjanis. 4) Setiap akhir penilaian akan ada chart perbedaan nilai di dalam capaian lingkup kegiatan

4.3 Proses Media Komunikasi Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP mempunyai fitur media komunikasi untuk stakeholder di dalam aplikasi dengan alur seperti berikut : KMP & Korpus

Satker 11

Korwil 01

Korwil 02

Satker 12

Satker 13

Pokjanis 111

Pokjanis 121

Pokjanis 112

Pokjanis 122

Pokjanis 113 GAMBAR 3 ALUR KOMUNIKASI DI DALAM APLIKASI

Keterangan : Alur komunikasi milik Korpus dan KMP Alur komunikasi milik Korpus dan Korwil Alur komunikasi milik Korpus dan Satker Alur komunikasi milik Korpus dan Pokjanis

BAGIAN - 1

Panduan Penggunaan

1-8

Dari penjelasan di atas maka terlihat alur komunikasinya berbeda berdasarkan kewenangan yang dimiliki oleh masing-masing peran. 

Pokjanis hanya dapat berkomunikasi dengan level di atasnya sesuai dengan dimana ia dilingkupinya.



Contoh : pokjanis Kabupaten Bandung hanya dapat berkomunikasi dengan Satker Jawa Barat, Korwil 1, Korpus dan KMP. Pokjanis tidak dapat saling berkomunikasi antar pokjanis atau satker lainnya di luar Jawa Barat, ataupun korwil selain korwil 1.



Satker hanya dapat berkomunikasi dengan Pokjanis di bawah lingkupnya, Korwil yang melingkupinya, Korpus dan KMP.



Contoh : Satker Jawa Barat dapat berkomunikasi dengan semua Pokjanis yang berada di bawah lingkupnya seperti Kabupaten Bandung, Kabupaten Sukabumi, Kabupaten Tasimalaya, Korwil 1, Korpus dan KMP. Satker Jawa Barat tidak dapat berkomunikasi dengan Pokjanis di luar Jawa Barat juga tidak dapat berkomunikasi dengan Korwil selain korwil 1.



Korwil : Korwil dapat berkomunikasi dengan Satker dan Pokjanis di bawah lingkupannya, Korpus dan KMP.



Contoh : Korwil 1 dapat berkomunikasi dengan kabupaten/Kota di bawah lingkupannya termasuk dengan satker di bawah lingkupannya, dan Korpus dan KMP.



KMP dapat berkomunikasi dengan semua pengguna aplikasi tanpa ada batasan lingkup.



Korpus dapat berkomunikasi dengan semua pengguna aplikasi tanpa ada batasan lingkup.

BAGIAN - 1

Panduan Penggunaan

1-9

02 Bagian 2 Manual

Bab 2


Antar Muka Sistem

1

1.1 Struktur Tampilan Halaman Utama Sistem Sistem Informasi Pengendalian SPPIP dan RPKPP dibangun dengan mempertimbangkan kemudahan akses terhadap informasi yang disajikan bagi pengguna umum, maupun akses terhadap mekanisme pengelolaan sistem bagi administrator maupun pengelola. Struktur tampilan yang dapat diakses oleh pengguna dapat dilihat pada gambar berikut:

GAMBAR 1 HALAMAN BERANDA SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENYUSUNAN SPPIP DAN RPKPP

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-2

1.2 Struktur Menu Struktur Menu Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan terdiri dari Header Menu yang terdapat pada bagian atas tampilan, menu navigasi kanan yang terdapat pada sebelah kanan tampilan menu. Halaman utama terdiri dari menu : Header Menu  Beranda  Tentang  Capaian  Dokumen  FAQ  Peta Situs  Kontak  Login Menu Navigasi Kanan  Berita  Jadwal Kegiatan Bab 3

Bab 4

Bab 5

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-3

Akses Tingkat Pengguna Bab 6

nual Sistem Informasi Pengendalian Penyusunan SPPIP dan RPKPP

2.1

Login

2

Untuk dapat mengakses halaman Back-end, setiap User sistem diwajibkan untuk login terlebih dahulu. sebagi prosedur standar dengan memasukan username dan password.

GAMBAR 2 HALAMAN LOGIN

2.2

Akses Tingkat Pokjanis (Kabupaten/Kota)

Ketika Pokjanis telah masuk ke dalam area yang membutuhkan otorisasi maka akan disajikan empat menu utama yakni :

2.2.1 Home Menyajikan informasi Jadw al Kegiatan dan Capaian Per Lingkup Kegiatan.

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-4

GAMBAR 3 HALAMAN BERANDA POKJANIS

Ada satu aksi yang dapat dilakukan di sini yaitu mengunggah berkas undangan untuk setiap kegiatan yang akan direalisasikan. Caranya yaitu sebagai berikut :

 Unggah berkas undangan 1. Tekan tombol yang bertuliskan “Upload” maka akan muncul tampilan berikut :

GAMBAR 4 FORM UNGGAH BERKAS UNDANGAN

2. Tekan tombol bertuliskan “Browse” lalu cari berkas yang akan diunggah 3. Setelah memilih berkas undangan tekan tombol “Upload” maka undangan akan tersimpan di dalam sistem dan dapat diakses oleh para pengguna. 4. Setelah terunggah dengan baik maka tinggal menunggu KMP untuk menuliskan data jadwal realisasi penyelenggaraan kegiatan. Jika undangan tersebut sudah dianggap valid maka KMP akan menutup fasilitas pengunggah tadi.

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-5

2.2.2 Pelaporan Form pelaporan ini merupakan ujung tombak dari penilaian capaian dari masing pokjanis. Dalam setiap penilaian ini maka pokjanis berkewajiban untuk memenuhi kebutuhan dokumen yang dipersyaratkan untuk penilaian. Berikut dokumen-dokumen yang harus dilengkapi oleh masing-masing pokjanis.

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-6

GAMBAR 5 HALAMAN PELAPORAN

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-7

 Unggah berkas dokumen 1. Untuk mengunggah setiap dokumen dipersyaratkan cukup dengan menekan tombol bertuliskan “Upload”.

GAMBAR 6 FORM MEMILIH BERKAS YANG AKAN DIUNGGAH

2. Tekan tombol “Browse” untuk mencari berkas yang akan kita unggah 3. Tekan tombol “Upload” jika berkas sudah siap untuk diunggah. 4. Jika proses unggah berkas sudah selesai maka akan muncul sajian sebagai berikut :

GAMBAR 7 DAFTAR BERKAS DOKUMEN YANG TELAH DIUNGGAH

5. Proses selanjutnya adalah menunggu KMP dan Korpus melakukan penilaian terhadap presensi maupun substansi dari dokumen-dokumen yang telah diunggah. Hasil penilaiannya akan terlihat di capaian pokjanis yang berada di “Home”.

2.2.3 Pesan (Media Komunikasi) Fitur ini memfasilitasi semua stakeholder untuk berkomunikasi. Model komunikasinya telah dijelaskan di bagian awal petunjuk penggunaan aplikasi (1.3 Proses Media Komunikasi). Secara teknis pengiriman pesan ini mirip dengan cara pengiriman email. Ketika memilih menu “Pesan” maka akan muncul sajian sebagai berikut :

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-8

GAMBAR 8 SAJIAN MENU PESAN

 Kirim Pesan Dengan menekan tombol “Kirim Pesan” akan tersaji form untuk menulis pesan yang dilengkapi dengan tujuan terkirim, judul pesan, dan isi pesan.

GAMBAR 9 KIRIM PESAN BARU

Untuk mempermudah dalam pentulisan tujuan pesan dilengkapi pilihan tujuan dan bersifat multioption. Cara kerjanya tinggal mengetik awal nama tujuan seperti : kor (untuk Korpus dan Korwil), KMP (Untuk KMP00X), sat (untuk Satker) maka akan muncul sajian seperti berikut :

GAMBAR 10 PENULISAN TUJUAN PESAN

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-9

Aktifitas selain menulis pesan baru yaitu membalas pesan. Jika kita mendapat pesan dari anggota lainnya maka kita dapat membalas pesan tersebut dengan cara memilih pesan tersebut di dalam daftar pesan kita.

GAMBAR 11 DAFTAR PESAN

 Balas Pesan Pilih judul yang akan kita balas pesannya, misal dari daftar pesan di atas kita pilih judul “Cermati hasil penilaian”. Maka akan muncul sajian sebagai berikut :

GAMBAR 12 SAJIAN UNTUK MEMBALAS PESAN

Dari sajian di atas ternyata pengiriman pesan tersebut tidak one-to-one namun one-tomany sehingga ketika kita membalas pesan tersebut dapat dibaca oleh anggota lainnya yang tersebut di dalam tujuan pesan. Untuk contoh di atas maka pesan dating dari Korwil I, ditujukan kepada Korpus001, Pokjanis Kabupaten Bandung, dan Satker Jawa Barat.

2.2.4 Notifikasi Notifikasi ini merupakan daftar notifikasi kepada pengguna aplikasi yang berkaitan dengan aktifitas pengguna lain yang berhubungan dengan pengguna tersebut. Beberapa notifikasi :  Ketika pokjanis mengunggah dokumen, notifikasi akan dikirim ke satker, korwil, korpus dan KMP. BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-10

 Ketika korpus dan KMP memberikan penilaian maka akan ada notifikasi kepada pokjanis, satker, dan korwil bersangkutan.  Ketika mengirim pesan, maka notifikasi akan dikirim kepada si penerima pesan Berikut contoh sajian daftar notifikasi :

GAMBAR 13 DAFTAR NOTIFIKASI

Daftar notifikasi dapat dihapus, dengan cara memilih notifikasi lalu tekan tombol “Delete”.

2.3 Akses Tingkat Satker

GAMBAR 14 MENU SATKER

Ketika Satker telah masuk ke dalam area yang membutuhkan otorisasi maka akan disajikan lima menu utama yakni:

2.3.1 Home Menyajikan informasi Jadwal Kegiatan kabupaten/kota dan Capaian Kegiatan per kabupaten/kota.

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-11

GAMBAR 15 TAMPILAN HOME SATKER

Adanya sajian informasi ini mempermudah bagi satker dalam melihat perkembangan kegiatan. Tidak ada aksi yang dilakukan di dalam menu ini selain membaca kontennya saja.

2.3.2 List Kegiatan Menu ini menyajikan informasi daftar kabupaten/kota yang melaksanakan kegiatan SPPIP/RPKPP. Menu untuk SPPIP dan RPKPP dipisah untuk memudahkan pencarian kabupaten/kota yang akan kita tinjau baik itu jadwal, melakukan monev, atau capaian. Menu di bawah ini menyajikan daftar kabupaten/kota di bawah lingkup propinsinya yang melaksanakan kegiatan penyusunan SPPIP. Berikut tampilannya :

GAMBAR 16 LIST KEGIATAN SPPIP

Di dalam daftar tersebut ada tiga menu yang dapat dilihat dari setiap kabupaten kota yaitu Jadwal, Monev, dan Capaian.

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-12

 Jadwal Jadwal menyajikan jadwal kegiatan dari Kabupaten/Kota yang menyelenggarakan kegiatan penyusunan SPPIP

GAMBAR 17 JADWAL KEGIATAN

Jadwal ini menyajikan informasi jadwal rencana dan realisasi kegiatan kabupaten/kota dalam menyusun SPPIP.

 Monev Monevmenyajikan informasi mengenai kelengkapan dokumen yang telah diunggah oleh pokjanis yang akan dijadikan dasar untuk monitoring dan evaluasi. Pada menu ini, jika KMP dan Korpus telah melakukan penilaian maka Satker dapat membuat catatan atas penilaian itu. Selain itu juga dalam form ini satker berkewajiban untuk mengunggah berkas yang menjadi tanggung jawab satker.

 Membuat catatan Membuat catatan dalam monev ini dengan cara menekan tombol Form maka akan muncul form sebagai berikut :

GAMBAR 18 FORM CATATAN

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-13

Pada bagian bawah aka nada kolom untuk mengisi catatannya. Catan tersebut akan terdiri dari beberapa catatan sebelumnya yang telah dibuat oleh KMP, Korpus, Korwil. Dengan menekan tombol Kirim maka catatan Satker akan terseimpan di dalam database. Penggunaan catatan ini dapat dilakukan berkali-kali sesuai dengan kebutuhan. Namun, catatan akan direset kembali jika satu tahap monev telah dilakukan.

 Unggah berkas dokumen Untuk mengunggah setiap dokumen dipersyaratkan 1.

Tekan tombol bertuliskan “Upload”

GAMBAR 19 FORM MEMILIH BERKAS YANG AKAN DIUNGGAH

2.

Tekan tombol “Browse” untuk mencari berkas yang akan kita unggah

3.

Tekan tombol “Upload” jika berkas sudah siap untuk diunggah.

4.

Jika proses unggah berkas sudah selesai maka akan muncul sajian sebagai berikut :

GAMBAR 20 DAFTAR BERKAS DOKUMEN YANG TELAH DIUNGGAH

 Capaian Jika memilih tombol capaian maka akan tersaji jadwal kegiatan dan capaian di kabupaten/kota. Capaian ini merupakan hasil penilaian dari Korpus dan KMP terhadap substansi dari dokumen yang telah diunggah oleh pokjanis dan satker.

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-14

GAMBAR 21 CAPAIAN KABUPATEN/KOTA

Proses selanjutnya adalah menunggu KMP dan Korpus melakukan penilaian terhadap presensi maupun substansi dari dokumen-dokumen yang telah diunggah. Hasil penilaiannya akan terlihat di capaian pokjanis yang berada di “Home”.



BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-15



Untuk mempermudah dalam pentulisan tujuan pesan dilengkapi pilihan tujuan dan bersifat multioption. Cara kerjanya tinggal mengetik awal nama tujuan seperti : kor (untuk Korpus dan Korwil), KMP (Untuk KMP00X), sat (untuk Satker) maka akan muncul sajian seperti berikut :


 Membalas Pesan Aktifitas selain menulis pesan baru yaitu membalas pesan. Jika kita mendapat pesan dari anggota lainnya maka kita dapat membalas pesan tersebut dengan cara memilih pesan tersebut di dalam daftar pesan kita.

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-16

Pilih judul yang akan kita balas pesannya, misal dari daftar pesan di atas kita pilih judul “Cermati hasil penilaian”. Maka akan muncul sajian sebagai berikut:



2.3.4 Notifikasi Notifikasi ini merupakan daftar notifikasi kepada pengguna aplikasi yang berkaitan dengan aktifitas pengguna lain yang berhubungan dengan pengguna tersebut. Beberapa notifikasi : 

Ketika pokjanis mengunggah dokumen, notifikasi akan dikirim ke satker, korwil, korpus dan KMP.



Ketika korpus dan KMP memberikan penilaian maka akan ada notifikasi kepada pokjanis, satker, dan korwil bersangkutan.



Ketika mengirim pesan, maka notifikasi akan dikirim kepada si penerima pesan

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-17



2.4 Akses Tingkat Korwil Seiap korwil melakukan login maka akan disajikan menu dengan tampilan seperti berikut :

Penjelasan untuk masing-masing menu akan dibahas per bagian pada sub bab berikut.

2.4.1 Home Pada halaman home ini korwil akan disajikan informasi mengenai capaian kegiatan SPPIP dan RPKPP di kabupaten/kota di bawah lingkup wilayah korwil. Selain itu juga disajikan jadwal agenda mingguan kegiatan di daerah.

GAMBAR 27 SAJIAN HALAMAN PERTAMA KORWIL

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-18

2.4.2 List Kegiatan Menu ini menyajikan informasi daftar kabupaten/kota yang melaksanakan kegiatan SPPIP/RPKPP. Menu untuk SPPIP dan RPKPP dipisah untuk memudahkan pencarian kabupaten/kota yang akan kita tinjau baik itu jadwal, melakukan monev, atau capaian. Menu di bawah ini menyajikan daftar kabupaten/kota di bawah lingkup wilayahnya yang melaksanakan kegiatan penyusunan SPPIP. Berikut tampilannya:



 Jadwal Jadwalmenyajikan jadwal kegiatan dari Kabupaten/Kota yang menyelenggarakan kegiatan penyusunan SPPIP



BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-19

 Monev Monevmenyajikan informasi mengenai kelengkapan dokumen yang telah diunggah oleh pokjanis yang akan dijadikan dasar untuk monitoring dan evaluasi. Pada menu ini, jika KMP telah melakukan penilaian maka Korpus dapat membuat catatan atas penilaian itu.

GAMBAR 30 FORMULIR PENILAIAN (MONEV)

 Membuat catatan Membuat catatan dalam monev ini dengan cara menekan tombol Form muncul form sebagai berikut :

maka akan


Pada bagian bawah aka nada kolom untuk mengisi catatannya. Catan tersebut akan terdiri dari beberapa catatan sebelumnya yang telah dibuat oleh KMP dan Korpus. Dengan menekan tombol Kirim maka catatan Korwil akan tersimpan di dalam database. Penggunaan catatan ini dapat dilakukan berkali-kali sesuai dengan kebutuhan. Namun, catatan akan direset kembali jika satu tahap monev telah dilakukan. BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-20





Untuk mempermudah dalam pentulisan tujuan pesan dilengkapi pilihan tujuan dan bersifat multioption dan autocomplete. Cara kerjanya tinggal mengetik awal nama tujuan seperti : kor (untuk Korpus dan Korwil), KMP (Untuk KMP00X), sat (untuk Satker) maka akan muncul sajian seperti berikut :

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-21



Pilih judul yang akan kita balas pesannya, misal dari daftar pesan di atas kita pilih judul “Cermati hasil penilaian”. Maka akan muncul sajian sebagai berikut :

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-22













BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-23

2.5 Akses Tingkat Korpus Setiap korpus melakukan login maka akan disajikan menu dengan tampilan seperti berikut :

Penjelasan untuk masing-masing menu akan dibahas per bagianpada sub bab berikut.

2.5.1 Home Di halaman home milik KMP hanya terdapat agenda kegiatan mingguan dan jadwal tertunda. Sajian halaman home milik KMP adalah sebagai berikut :

GAMBAR 37 SAJIAN HALAMAN PERTAMA KORPUS

2.5.2 List Kegiatan Menu ini menyajikan informasi daftar kabupaten/kota yang melaksanakan kegiatan SPPIP/RPKPP. Menu untuk SPPIP dan RPKPP dipisah untuk memudahkan pencarian kabupaten/kota yang akan kita tinjau baik itu jadwal, melakukan monev, atau capaian. Menu di bawah ini menyajikan daftar seluruh kabupaten/kota yang melaksanakan kegiatan penyusunan SPPIP. Berikut tampilannya :


BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-24





 Monev Monevmenyajikan informasi mengenai kelengkapan dokumen yang telah diunggah oleh pokjanis yang akan dijadikan dasar untuk monitoring dan evaluasi. Pada menu ini, jika KMP dan Korpus telah melakukan penilaian maka Korwil dapat membuat catatan atas penilaian itu.


BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-25



Pada bagian bawah akan ada kolom untuk mengisi catatannya. Catan tersebut akan terdiri dari beberapa catatan sebelumnya yang telah dibuat oleh KMP dan Korpus. Dengan menekan tombol Kirim maka catatan Korwil akan tersimpan di dalam database. Penggunaan catatan ini dapat dilakukan berkali-kali sesuai dengan kebutuhan. Namun, catatan akan direset kembali jika satu tahap monev telah dilakukan.



BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-26



Untuk mempermudah dalam penulisan tujuan pesan dilengkapi pilihan tujuan dan bersifat multioption dan autocomplete. Cara kerjanya tinggal mengetik awal nama tujuan seperti : kor (untuk Korpus dan Korwil), KMP (Untuk KMP00X), sat (untuk Satker) maka akan muncul sajian seperti berikut :



BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-27

Pilih judul yang akan kita balas pesannya, misal dari daftar pesan di atas kita pilih judul “Cermati hasil penilaian”. Maka akan muncul sajian sebagai berikut :











BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-28



2.6 Akses Tingkat KMP Seiap korpus melakukan login maka akan disajikan menu dengan tampilan seperti berikut :

Penjelasan untuk masing-masing menu akan dibahas per bagian.

2.6.1Home Di halaman home milik Korpus hanya terdapat agenda kegiatan mingguan dan jadwal tertunda. Sajian halaman home milik korpus adalah sebagai berikut :

GAMBAR 47 SAJIAN HALAMAN PERTAMA KMP

2.6.2 List Kegiatan Menu ini menyajikan informasi daftar kabupaten/kota yang melaksanakan kegiatan SPPIP/RPKPP. Menu untuk SPPIP dan RPKPP dipisah untuk memudahkan pencarian kabupaten/kota yang akan kita tinjau baik itu jadwal, melakukan monev, atau capaian. Menu di bawah ini menyajikan daftar seluruh kabupaten/kota yang melaksanakan kegiatan penyusunan SPPIP. Berikut tampilannya :

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-29






 Monev Monevmenyajikan informasi mengenai kelengkapan dokumen yang telah diunggah oleh pokjanis yang akan dijadikan dasar untuk monitoring dan evaluasi. Pada menu ini, jika KMP dan Korpus telah melakukan penilaian maka Korwil dapat membuat catatan atas penilaian itu.

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-30


 Melakukan Penilaian Membuat penilaian terhadap capaian lingkup kegiatan dari kabupaten/kota dengan cara menekan tombol form. Maka akan muncul form sebagai berikut :

GAMBAR 51 FORM PENILAIAN

Dengan form ini KMP dapat mengisi radio button dan memilih text option (sesuai, kurang sesuai, dan tidak sesuai) untuk menilai dari setiap item penilaian.

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-31



Pada bagian bawah akan ada kolom untuk mengisi catatannya. Catan tersebut akan terdiri dari beberapa catatan sebelumnya yang telah dibuat oleh KMP dan Korpus. Dengan menekan tombol Kirim maka catatan Korwil akan terseimpan di dalam database. Penggunaan catatan ini dapat dilakukan berkali-kali sesuai dengan kebutuhan. Namun, catatan akan direset kembali jika satu tahap monev telah dilakukan.

 Melakukan perhitungan penilaian Jika semua form telah terisi untuk satu lingkup kegiatan maka KMP dapat melakukan penilaian secara total dengan cara menekan tombol “selesai” pada halaman monev.

GAMBAR 53TAMPILAN MONEV UNTUK MENGHITUNG PENILAIAN

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-32





Untuk mempermudah dalam pentulisan tujuan pesan dilengkapi pilihan tujuan dan bersifat multioption dan autocomplete. Cara kerjanya tinggal mengetik awal nama tujuan seperti : kor (untuk Korpus dan Korwil), KMP (Untuk KMP00X), sat (untuk Satker) maka akan muncul sajian seperti berikut :

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-33



Pilih judul yang akan kita balas pesannya, misal dari daftar pesan di atas kita pilih judul “Cermati hasil penilaian”. Maka akan muncul sajian sebagai berikut:

BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-34













BAGIAN - 2

Panduan Penggunaan

2-35

Kata Pengantar. Panduan Penggunaan i

Recommend Documents