KATA PENGANTAR Panduan e-monitoring Kemendag ver.1.00 i

KATA PENGANTAR Aplikasi e-Monitoring merupakan aplikasi yang dibangun oleh Biro Perencanaan untuk memudahkan setiap Satker dalam membuat laporan, terutama terkait dengan progres dan realisasi keuangan kegiatan Satker. Selain itu, dalam e-Monitoring ini tenaga kerja yang terlibat dalam setiap kegiatan juga dilaporkan. Aplikasi e-Monitoring di sisi lain memudahkan Pimpinan dalam memonitor progres kegiatan Satker di lingkungan Kemendag secara real-time melalui aplikasi e-Monitoring on-line, yang juga dapat diakses melalui perangkat mobile. Buku ini merupakan panduan praktis bagi user, dalam menjalankan aplikasi e-Monitoring off-line yang memuat segala hal mulai dari proses instalasi, konfigurasi, memasukkan data master, informasi Satuan Kerja, informasi dokumen DIPA sampai proses pencetakan laporan. Diharapkan user atau petugas e-Monitoring dapat memahami buku ini sehingga dapat menjalankan aplikasi dengan baik termasuk cara penginputan data secara benar sehingga dihasilkan laporan yang akurat. Semoga buku panduan e-Monitoring Kemendag versi 1.00 ini dapat bermanfaat demi mewujudkan sistem pemantauan yang transparan dan akurat.

Jakarta, April 2011 Kepala Biro Perencanaan ttd. Arief Fadillah

Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 i

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .................................................................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................................................................... ii I.

Instalasi................................................................................................................... 1

II.

Konfigurasi ............................................................................................................. 5

III.

Masukan Data ......................................................................................................... 6

IV.

Informasi Satuan Kerja .......................................................................................... 7

V.

Informasi Dokumen DIPA ................................................................................... 11

VI.

Sinkronisasi Data DIPA........................................................................................ 12

VII.

Alokasi per Pembuat Komitmen ......................................................................... 15

VIII.

Revisi DIPA ........................................................................................................... 16

IX.

Informasi Paket Pekerjaan .................................................................................. 19

X.

Proses Pelelangan (Pra-Kontrak) ....................................................................... 22

XI.

Paket Kontraktual ................................................................................................ 24

XII.

Rencana Keuangan dan Fisik .............................................................................. 25

XIII.

Progres Fisik dan Tenaga Kerja .......................................................................... 27

XIV.

Dokumentasi Progres Pekerjaan ........................................................................ 29

XV.

Surat Permintaan Pembayaran (SPP) ................................................................ 31

XVI.

Surat Perintah Membayar (SPM)........................................................................ 33

XVII.

Permasalahan ....................................................................................................... 36

XVIII.

Data External ........................................................................................................ 39

XIX.

Impor Data Penerbitan SPM ............................................................................... 40

XX.

Impor Data Nomor SP2D (App. SAK) ................................................................. 43

XXI.

Ekspor Data ke Aplikasi SAK............................................................................... 44

XXII.

Cetakan ................................................................................................................. 45

XXIII.

Laporan 2 Mingguan Satker (Form P)................................................................ 46

XXIV.

Cetakan Laporan Triwulanan PP 39/2006 (Form A, B, C) ............................... 48

XXV.

Cetakan Format POK ........................................................................................... 49

XXVI.

Cetakan Penyerapan Anggaran .......................................................................... 50

XXVII. Grafik Progres Pelaksanaan Anggaran (Kurva–S) ............................................ 51 XXVIII. Tabel Referensi .................................................................................................... 52 ii Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00

XXIX.

Utilitas ................................................................................................................... 54

XXX.

Backup dan Restore Data .................................................................................... 55

XXXI.

Backup dan Restore Foto .................................................................................... 59

XXXII. Konsistensi Data .................................................................................................. 61 XXXIII. Pemeriksaan Kesalahan Data ............................................................................. 62 XXXIV. Sinkronisasi Akun Terealisasi............................................................................. 63 XXXV.

Informasi .............................................................................................................. 64

XXXVI. Panduan ................................................................................................................ 65 XXXVII. Tentang e-Monitoring.......................................................................................... 66 XXXVIII. Keluar.................................................................................................................... 67

Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 iii

I. Instalasi

S a. b. c. d.

ebelum melakukan instalasi, perlu diketahui bahwa spesifikasi komputer untuk aplikasi e-Monitoring versi 1.00 adalah sebagai berikut : Processor minimum Pentium IV; RAM 1 GB; Sistem Operasi Windows7 32 bit (direkomendasikan); 300 MB tempat kosong di Harddisk (belum termasuk data).

Apabila spesifikasi komputer sudah terpenuhi, silakan lakukan penginstalasian e-Monitoring versi 1.00 dengan tahap-tahap sebagai berikut : 1. Masukkan CD-ROM Instalasi aplikasi e-monitoring versi 1.00 ke CDDrive Komputer. 2. Akses CD Instalasi dengan cara menekan dua kali pada drive CDROM dimaksud. 3. Setelah tampil file-file instalasi aplikasi e-Monitoring, lalu tekan dua kali pada file Setup.exe , untuk memulai proses instalasi. 4. Pada layar monitor akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.

Gambar 1. Tampilan awal instalasi

Tampilan ini merupakan tahap awal untuk menginformasikan pemakai bahwa akan dilakukan penginstalasian aplikasi e-Monitoring versi 1.00 ke dalam komputer. Untuk itu silakan tekan tombol ”Next” untuk melanjutkan tahap persiapan proses instalasi. 5. Selanjutnya akan muncul form untuk menentukan letak tempat aplikasi akan diinstalasi seperti tampilan dibawah ini.

Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 1

Gambar 2. Form letak tempat aplikasi

Pada tahap ini, meskipun letak tempat aplikasi sudah ditentukan sejak awal (default folder: C:\eMonitoring_v1.00\) dalam kolom isian folder, namun pemakai dapat menentukan letak tempat lain untuk instalasi aplikasi e-Monitoring versi 1.00 dengan cara menuliskannya pada kolom isian folder sesuai format yang berlaku, atau dengan cara memilih melalui form pilihan folder yang akan ditampilkan ketika menekan tombol ”Browse”. Selain menentukan letak tempat instalasi aplikasi, pada form tersebut juga terdapat pilihan apakah aplikasi e-Monitoring versi 1.00 nantinya dapat diakses dan digunakan oleh siapa saja atau hanya untuk sendiri saja. Tekan tombol ”Next” jika letak tempat instalasi dan hak akses sudah ditentukan untuk melakukan tahap instalasi selanjutnya, atau tekan tombol ”Cancel” apabila ingin membatalkan proses instalasi aplikasi eMonitoring versi 1.00. 6. Tahap instalasi selanjutnya (apabila tombol ditekan ”Next”) akan muncul form Konfirmasi instalasi seperti tampilan gambar dibawah ini.

2 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00

Gambar 3. Form Konfirmasi Instalasi

Pada tahap ini, pemakai diinformasikan bahwa aplikasi e-Monitoring ver1.00 telah siap untuk diinstalasi ke dalam komputer dan diminta konfirmasi apakah akan melanjutkan atau membatalkan proses instalasinya. Tekan tombol ”Next” untuk melanjutkan ke tahap berikutnya, atau tekan tombol ”Cancel” untuk membatalkan proses instalasi. Terdapat juga tombol ”Back” untuk kembali ke tahap sebelumnya. 7. Tahap berikutnya setelah menekan tombol Next maka proses instalasi aplikasi e-Monitoring versi 1.00 dilakukan dengan mengcopykan semua file-file yang dibutuhkan ke dalam harddisk komputer agar aplikasi e-Monitoring versi 1.00 dapat dijalankan atau diaplikasikan. Pada tahap ini, pemakai dapat menunggu proses peng-copy-an file-file yang dibutuhkan aplikasi e-Monitoring versi 1.00 ke dalam harddisk. Cepat atau lambatnya proses pada tahap ini sangat tergantung pada kecepatan prosessor komputer dan sistem operasi yang digunakan komputer. Berikut tampilan proses instalasi (peng-copy-an file-file) aplikasi e-Monitoring versi 1.00


Gambar 4. Tampilan Loading Instalasi 8. Setelah selesai proses meng-copy-kan file-file aplikasi e-Monitoring

ke hard-disk komputer, maka selesai pula proses instalasi aplikasi e-Monitoring versi 1.00 yang ditandai dengan munculnya form yang menginformasikan bahwa instalasi telah selesai seperti tampilan dibawah ini.

Gambar 5. Tampilan Akhir Proses Instalasi

Tekan tombol ”Close” untuk menutup form proses instalasi dan Aplikasi e-Monitoring siap digunakan. Untuk menjalankan aplikasi e-Monitoring versi 1.00 dapat mengaksesnya dengan menekan tombol Window Start  All Program  e-Monitoring  e-Monitoring versi 1.00. 4 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00

II. Konfigurasi

P

ada awal pengoperasian aplikasi e-Monitoring, tahap yang harus dilakukan adalah konfigurasi aplikasi e-Monitoring, yaitu memasukkan data-data yang disimpan dan diperlukan oleh aplikasi dalam pengoperasiannya, berupa data-data informasi mengenai tahun anggaran, letak penyimpanan data, identitas pemakai, kata sandi pemakai, nama pemakai.

Gambar 6. Form Konfigurasi

a. Tahun Anggaran Isian Tahun anggaran ini sudah ditentukan oleh aplikasi yang diambil dari tanggal sistem komputer namun dapat diubah sesuai dengan data Tahun Anggaran yang diinginkan. b. Identitas Pemakai (UserID) Identitas Pemakai (userid) adalah isian yang harus terisi dan selalu akan ditanyakan oleh aplikasi untuk memeriksa validitas pemakai pada saat aplikasi ini digunakan. Panjang maksimal isian userid ini sebanyak 15 digit alpha numerik dan minimal 1 digit. c. Kata Sandi (Password) Kata sandi atau password dimaksudkan agar aplikasi hanya dapat digunakan oleh pemakai yang legal. Isian password ini tidak boleh kosong dan maksimal panjang isian sebanyak 15 digit alpha numerik. Pengisian isian password ini dapat dilakukan pada saat awal konfigurasi, selanjutnya dapat diubah melalui menu Utilitas  perubahan konfigurasi. d. Nama Pemakai (User Name) Nama Pemakai adalah isian nama lengkap dari pemakai yang akan menggunakan aplikasi ini. Nama Pemakai akan tampil pada bar status di bagian kiri bawah aplikasi e-Monitoring ver1.00.


III. Masukan Data

M

enu Masukan Data terdiri dari menu-menu Informasi Satuan Kerja, Informasi Dokumen DIPA, Sinkronisasi Data DIPA, Alokasi per Pembuat Komitmen, Revisi DIPA, Revisi POK, SKPA (Pengurangan Pagu), Paket Pekerjaan, Proses Penyerapan Keuangan, dan Permasalahan seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini.

Gambar 7. Form Menu Masukan Data

Semua proses transaksi data dalam aplikasi e-Monitoring ini tertuju pada menu Masukan Data ini.


IV. Informasi Satuan Kerja

F

orm Informasi Satuan Kerja terdiri dari tiga form isian yaitu : Informasi Umum, Pejabat dan Pembantu Pejabat Inti Satuan Kerja, dan Petugas Pelaporan e-Monitoring. Sebelum mengisikan data lainnya dalam e-Monitoring, form Informasi Satuan Kerja ini harus sudah terisi terlebih dahulu. Untuk mengisi data Informasi Satuan Kerja ini dengan menekan tombol ”Ubah” yang terletak pada bagian kanan atas form. 1. Informasi Umum Informasi Umum berupa tabel isian mengenai Nama Satuan Kerja, Alamat Kantor, Provinsi, Kabupaten/Kota, Nomor Telepon dan Jenis Satuan Kerja seperti terlihat dalam tampilan form dibawah ini.

Gambar 8. Form Informasi Satuan Kerja

2. Pejabat dan Pembantu Pejabat Inti Satker Form isian ini berupa tabel isian mengenai Atasan Kepala Satker, Atasan Langsung Kepala Satker, Koordinator Wilayah, Nama/NIP/Nomor Handphone/foto Kepala Satuan Kerja, Nama/NIP/Nomor Handphone Pejabat Pembuat Komitmen, Uraian Kegiatan Pembuat Komitmen, Lokasi/Provinsi dan Kabupaten/Kota tempat kedudukan kantor Pembuat Komitmen, Kelompok Koordinasi Program/Kegiatan Pembuat Komitmen, Nama/NIP Pejabat Pemungutan Penerimaan Negara, Nama/NIP Pejabat Penguji dan Penerbit SPM, Nama/NIP Bendaharawan (Penerimaan/pengeluaran) seperti terlihat dalam tampilan form di bawah ini.


Gambar 9. Form Isian Pejabat dan Pembantu Pejabat Inti Satker

Pengisian foto Kepala Satuan Kerja dilakukan dengan cara menekan pada area foto/gambar yang disediakan, setelah itu tentukan foto yang akan digunakan dengan memilih file-file foto yang telah ada sebelumnya dari form yang akan ditampilkan selanjutnya (seperti form dibawah ini), lalu tekan tombol ”Open” untuk menentukan file foto/gambar yang telah dipilih.


Gambar 10. Form Direktori Foto Kepala Satker

Untuk Satuan Kerja yang tidak didanai dari PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak), maka isian pejabat Pemungutan Penerimaan Negara dan Bendahara penerimaan dapat dikosongkan saja atau diisikan dengan tanda ”-”. Semua Isian dalam form Pejabat dan Pembantu Pejabat Inti Satuan Kerja ini diisikan sesuai dengan Surat Keputusan Pengangkatan Pejabat Inti Satker yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal. Untuk Satuan Kerja yang memiliki lebih dari 1 (satu) Pejabat Pembuat Komitmen, maka pengisian datanya dapat dilakukan per Pembuat Komitmen dengan menekan tombol ”+” sebanyak jumlah Pembuat komitmen yang ada (tombol ”-” digunakan untuk menghapus form isian Pembuat Komitmen, sedangkan tombol ”” dan ”” untuk menentukan urutan Pembuat Komitmen). 3. Petugas Pelaporan e-Monitoring Satker Form Petugas Pelaporan e-Monitoring Satker merupakan form isian Nama, NIP, dan No. handphone Koordinator pelaporan dan petugas pelaporan/operator (orang yang melakukan penginputan data) eMonitoring. Disamping itu juga memuat isian tentang penugasan rangkap petugas e-Monitoring untuk merangkap petugas pelaporan SAK, petugas pelaporan SIMAK-BMN, dan Panitia Pengadaan Barang/Jasa. Apabila mendapat penugasan rangkap, maka pada kotak pilihan yang disediakan diberi tanda √ (centang) seperti terlihat dalam tampilan form dibawah ini :


Gambar 11. Form Isian Petugas e-Monitoring

Semua isian dalam form Informasi Satuan Kerja ini harus terisi sebelum disimpan. Apabila petugas pelaporan e-Monitoring belum memiliki NIP, maka pada isian NIP dapat disikan dengan ”000000000” (angka 0 sebanyak 9 digit). Tekan tombol ”Simpan” untuk menyimpan data Informasi Satuan Kerja yang telah diisikan.


V. Informasi Dokumen DIPA

F

orm Informasi Dokumen DIPA adalah fasilitas untuk mengisikan informasi mengenai Jenis Dokumen DIPA, Nomor/Tanggal Surat Pengesahan DIPA dan Nomor/Tanggal Surat Pengesahan Revisi DIPA, seperti terlihat dalam tampilan dibawah ini :

Gambar 12. Form Informasi Dokumen DIPA

Untuk mengisikan data dalam form ini cukup dengan menekan tombol ”Ubah”, lalu isikan informasi Dokumen DIPA yang akan diubah. Form ini diisikan pada awal tahun atau apabila ada revisi DIPA yang diisikan melalui form Revisi DIPA, sehingga semua perubahan DIPA yang terjadi dapat terlihat informasinya. Setiap kali melakukan perubahan atas data Dokumen DIPA maupun revisinya selalu lakukan penyimpanan dengan menekan tombol ”Simpan” agar data yang telah diubah dapat tersimpan ke dalam database.


VI. Sinkronisasi Data DIPA

D

ata awal e-Monitoring adalah berasal dari data RKA-KL yang diimporkan ke dalam struktur data e-Monitoring, sedangkan pelaksanaan anggaran berdasarkan pada DIPA yang juga datanya berasal dari data RKA-KL. Dalam pelaksanaannya, seringkali terdapat perbedaan antara data RKA-KL dengan data DIPA sehingga dalam e-Monitoring perlu difasilitasi untuk penyesuaian pagu dimaksud. Form Sinkronisasi Data DIPA adalah fasilitas untuk melakukan penyesuaian data pagu/alokasi masing-masing Program, Kegiatan, Output, Sub Output, Komponen, Sub Komponen, dan Akun/MAK. Apablia terdapat perbedaan pagu hasil impor data RKA-KL dalam aplikasi e-Monitoring dengan data DIPA masing-masing Satuan Kerja, maka harus dilakukan sinkronisasi dengan menggunakan fasilitas modul Sinkronisasi Data DIPA seperti tampilan dibawah ini.

Gambar 13. Form Sinkronisasi Data DIPA

Langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan Sinkronisasi Data DIPA adalah sebagai berikut : 1. Tentukan Satker yang akan disinkronisasi datanya dengan memilih/menyorot dari tabel Satker yang ditampilkan di bagian atas form; 2. Tentukan nomor DIPA yang akan dijadikan acuan dalam melakukan sinkronisasi; 12 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00

3. Perhatikan dan pastikan pagu yang terdapat pada tabel dalam eMonitoring untuk masing-masing Program, Kegiatan, Output dan Akun per Satker sudah sesuai dengan yang terdapat dalan Dokumen DIPA Satker bersangkutan; 4. Apabila terdapat perbedaan dan/atau memerlukan perbaikan dapat dilakukan dengan cara memilih/menyorot baris yang akan diperbaiki (sesuai level: program, kegiatan, output, sub output, komponen, sub komponen, akun dan rincian akun) lalu gunakan tombol-tombol yang ada dibagian kiri bawah form (”Tambah”, ”Ubah”, dan ”Hapus”); 5. Untuk penambahan data hanya bisa dilakukan pada level Akun/MAK (tombol ”Tambah” tidak dapat ditekan pada level selain Akun/MAK). Hal ini disebabkan karena penambahan disetiap level harus diikuti dengan penambahan Akun/MAK dan rinciannya seperti tampilan form di bawah ini.

Gambar 14. Form Tambah Data Akun/MAK

6. Perubahan data hanya dapat dilakukan mulai level SubOutput s/d Rincian Akun, sedang untuk level Program, Kegiatan dan Output tidak dapat diubah (tombol ”Ubah” tidak dapat ditekan pada level Program, Kegiatan dan Output). Pada level SubOutput perubahan hanya dapat dilakukan pada uraiannya saja, sedangkan pada level Komponen dan SubKomponen dapat diubah kode dan uriannya seperti tampilan form dibawah ini.


Gambar 15. Form Ubah Sub Komponen

7. Penghapusan data hanya dapat dilakukan pada level SubKomponen dan Akun (tombol ”Hapus” hanya dapat ditekan pada level SubKomponen dan Akun/MAK); 8. Apabila sudah dilakukan perbaikan dapat disimpan perubahan datanya dengan menekan tombol ”Simpan” yang ada di bagian kanan bawah form. Pada Form Sinkronisasi Data DIPA juga terdapat kolom Dana Blokir/Tunda yang fungsinya untuk inputan berapa nilai dana dari Akun yang diblokir/tunda dari masing-masing level per Satker. Perhatian! Perubahan data yang dilakukan melalui Sinkronisasi Data DIPA akan berpengaruh pada nilai pagu. Perubahan data pagu akibat Revisi DIPA tidak diinputkan melalui form Sinkronisasi Data DIPA ini, melainkan melalui form Revisi DIPA!


VII. Alokasi per Pembuat Komitmen

F

orm Alokasi per Pembuat Komitmen adalah fasilitas untuk menentukan besaran pagu yang akan dikelola oleh masingmasing Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Penentuan pagu PPK dilakukan pada level SubKomponen dengan cara memberikan tanda √ (centang) pada setiap SubKomponen yang dikelola oleh PPK terpilih. Tampilan form Alokasi per Pembuat Komitmen seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 16. Form Alokasi per PPK

Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan pengalokasian pagu per PPK adalah sebagai berikut : 1. Tentukan PPK yang akan dialokasikan pagunya dan tentukan No. Dokumen DIPA; 2. Berikan tanda √ (centang) pada setiap kotak pilihan SubKomponen yang dikelola oleh PPK terpilih (kotak pilihan SubKomponen yang bukan dikelola PPK terpilih biarkan kosong); 3. Bila semua Sub Komponen yang dikelola PPK terpilih sudah ditentukan (dicentang), lalu tekan tombol ”Simpan” untuk menyimpan data pagu PPK terpilih; 4. Ulangi mulai langkah 1 untuk PPK lainnya (untuk Satker yang memiliki lebih dari 1 PPK).


VIII. Revisi DIPA

F

orm Revisi DIPA dapat diakses melalui menu Masukan Data  Revisi DIPA. Apabila menu ini dipilih, maka akan ditampilkan seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 17. Form Revisi DIPA

Untuk melakukan perubahan data karena Revisi DIPA, maka langkahlangkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Tentukan Satuan Kerja yang akan direvisi data DIPA-nya dengan memilih dari daftar Satker yang ditampilkan. 2. Tentukan nomor DIPA yang akan dijadikan acuan dalam melakukan penginputan Revisi DIPA; 3. Perhatikan dan pastikan pagu yang terdapat pada tabel dalam eMonitoring untuk masing-masing Program, Kegiatan, Output dan Akun per Satker sudah sesuai dengan yang terdapat dalam Dokumen DIPA Revisi dari Satker yang bersangkutan; 4. Untuk melakukan perubahan data pada form Revisi DIPA secara garis besar sama dengan form Sinkronisasi Data DIPA, yaitu dengan cara memilih/menyorot baris level yang akan direvisi (sesuai level: program, kegiatan, output, sub output, komponen, sub komponen, akun dan rincian akun) lalu gunakan tombol-tombol yang ada dibagian kiri bawah form (”Buat Akun Baru”, ”Buat Salinan”, ”Ubah”, dan ”Hapus”); 5. Untuk Membuat salinan data dapat dilakukan pada semua level kecuali pada level Jenis Belanja dan level Rincian Akun (tombol ”Buat Salinan” tidak dapat ditekan pada level Jenis Belanja dan level Rincian Akun ini). Hal ini disebabkan karena Inputing Jenis Belanja melekat pada form Inputing Akun/MAK termasuk Rincian Akun-nya seperti tampilan form di bawah ini.


Gambar 18. Form Inputing Akun/MAK

6. Perubahan data juga dapat dilakukan pada semua level mulai dari level Program s/d level Akun kecuali level Rincian Akun yang melekat pada Akunnya. Untuk level Program, Kegiatan dan Output, perubahan hanya dapat dilakukan pada kodefikasinya saja, sedangkan pada level dibawahnya (level SubOutput sampai dengan level Akun) perubahan dapat dilakukan pada kodefikasi dan uraian termasuk data-data penunjangnya.

Gambar 19. Form Ubah Sub Komponen

7. Penghapusan data hanya dapat dilakukan pada semua level kecuali pada level Rincian Akun yang melekat pada Akun-nya (tombol ”Hapus” hanya dapat ditekan pada level selain Rincian Akun/MAK); 8. Apabila sudah dilakukan Revisi DIPA, lalu dapat disimpan perubahan datanya dengan menekan tombol ”Simpan” yang ada di bagian kanan bawah form. Penyimpanan data ini lebih bersifat pengamanan terhadap perubahan data yang telah diinputkan atau untuk menunda pekerjaan inputing Revisi DIPA sebelum dilanjutkan memproses Revisi DIPA, sehingga penyinpanan data ini tidak mengubah data DIPA menjadi sesuai dengan DIPA Revisi; 9. Data yang sudah tersimpan dan belum diproses Revisi-nya dapat dikembalikan ke data DIPA awal sebelum dilakukan perubahan dengan menekan tombol ”Data Awal”. 10. Untuk mengimplementasikan perubahan data menjadi sesuai DIPA Revisi dengan menekan tombol ”Proses Revisi” dan mengisikan kode akses yang valid untuk memproses perubahan data revisi tersebut.


Gambar 20. Form Isian Kode Akses

Kode Akses didapat oleh Satker dengan mekanisme sebagai berikut : a. Setelah data Revisi DIPA telah diisikan dengan lengkap, petugas Satker menghubungi Sekretariat Jenderal cq Biro Perencanaan untuk meminta kode akses sehubungan dengan adanya revisi DIPA tersebut; b. Petugas Satker akan diberikan kode akses setelah mengirimkan via fax copy Dokumen DIPA revisinya; c. Dengan kode akses tersebut petugas Satker dapat memproses revisi DIPA sehingg data pagu Satker tersebut dalam database sudah sesuai dengan pagu DIPA revisinya; Perhatian : Kode akses untuk revisi hanya berlaku sampai dengan jam 24.00 setiap harinya!


IX. Informasi Paket Pekerjaan

F

orm informasi paket pekerjaan dapat diakses melalui menu Masukan Data Paket Pekerjaan Informasi Paket Pekerjaan, dengan beberapa form isian sebagai berikut :

1. Informasi Umum Informasi Umum Paket Pekerjaan berisi mengenai Nama Paket Pekerjaan, Jenis Paket, Pengadaan, Waktu Pelaksanaan Pekerjaan, dan Lokasi Paket Pekerjaan.

Gambar 21. Form Informasi Paket Pekerjaan

Untuk pilihan jenis paket pekerjaan fisik/pengadaan aset dan pekerjaan non fisik, maka harus ditentukan juga kelompok pekerjaan dan cara pengadaannya. Pengisian waktu pelaksanaan (bulan) adalah ”jumlah bulan” bukan ”jumlah hari equivalen bulan” dari tanggal mulai pekerjaan sampai tanggal akhir pekerjaan. Contoh: Pekerjaan dimulai pada tanggal 25 Maret 2011 dan berakhir pada tanggal 25 April 2011. Meskipun lama pekerjaan sejak mulai sampai selesai memakan waktu hanya kurang lebih 30 hari (equivalen 1


bulan), namun pengisian kolom isian waktu pelaksanaan (bulan) bukan 1 bulan melainkan 2 bulan (maret dan April). 2. Sasaran, Dukungan, Target dan Rincian Keluaran Merupakan form isian mengenai Sasaran Kementerian (sesuai Renstra) yang didukung oleh paket pekerjaan terkait, dukungan langsung paket pekerjaan terkait terhadap Ouput Kegiatan dalam DIPA, dan target keluaran dari Paket Pekerjaan terkait beserta target rincian keluarannya. Dukungan langsung paket pekerjaan terkait terhadap Ouput Kegiatan dalam DIPA adalah kontribusi paket tersebut dalam memenuhi target output sesuai dengan kuantitas dan satuan yang tertuang dalam dokumen DIPA. Apabila paket pekerjaan tersebut tidak mendukung secara langsung output kegiatan dalam DIPA, maka kolom isian kuantitas dukungan langsung terhadap output kegiatan dapat diisikan 0 (nol). Isian target keluaran pekerjaan adalah berdasarkan terget keluaran dominan dari paket pekerjaan terkait. Target efektif merupakan target keluaran dominan paket pekerjaan yang akan/sedang dikerjakan, sedangkan target fungsional merupakan target keluaran dengan luasan lebih besar yang diharapkan dapat tercapai (minimal sama dengan target efektif). Rincian keluaran adalah daftar target hasil nyata (produk) dari pekerjaan yang dilakukan. Semua target keluaran terdapat dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK/TOR) paket pekerjaan. 3. Informasi Alokasi Belanja Merupakan informasi mengenai Alokasi Belanja dari paket pekerjaan terkait seperti tampilan form dibawah ini.


Gambar 22. Form Informasi Alokasi Belanja

Pada form Informasi Paket Pekerjaan terdapat tombol ”Lihat Progres per Paket” yang merupakan modul untuk melihat progres keuangan dan fisik dari paket-paket pekerjaan yang dikelola oleh Satker terkait.


X. Proses Pelelangan (Pra-Kontrak)

F

orm Proses Pelelangan (Pra-Kontrak) berisi mengenai isian informasi tahap-tahap pelaksanaan pelelangan sebelum terjadinya Kontrak (mulai dari proses persiapan sampai dengan penanda-tanganan Kontrak). Form Proses Pelelangan ini hanya dapat diakses apabila terdapat paket pekerjaan yang pengadaannya kontraktual (dapat dilihat dalam form isian Informasi Paket Pekerjaan). Kolom isian dalam form ini adalah berupa isian tanggal dari tahap persiapan sebelum proses pelelangan sampai dengan isian tanggal tahap-tahap pelelangannya. Tanggal tahap pelelangan yang diisikan adalah tanggal realisasi (tanggal tahapan lelang yang sudah terjadi) dan bukan tanggal rencana tahapan lelang.

Gambar 23. Form Proses Pelelangan

Tahapan lelang yang ditampilkan untuk diisikan sangat tergantung pada kategori pengadaan dan cara pengadaannya sesuai Perpres 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Dalam Form Proses Pelelangan (e-Procurement) terdapat Tombol ”Import Data Tahun Lalu” yang dapat diakses jika paket pekerjaan adalah paket tahun jamak (multiyears) lanjutan. Modul ini dimaksudkan untuk mempermudah pemakai agar tidak mengisikan


kembali tahapan lelangnya yang telah diisikan pada tahun sebelumnya tetapi cukup diimporkan saja dari data pelelangan tahun sebelumnya. Untuk menyimpan transaksi data proses pelelangan (Pra-Kontrak) kedalam database tekan tombol ”Simpan”.


XI. Paket Kontraktual

F

orm Paket kontraktual merupakan informasi paket kontrak yang berisi kolom-kolom isian mengenai :

            

Nama Paket Kontrak, Lokasi Pekerjaan, Alokasi/Pagu Paket, Nomor Dokumen Kontrak, Tanggal tanda tangan Kontrak (tanggal kontrak), Waktu Pelaksanaan dalam hari kalender, Tanggal SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja), Nilai Kontrak dirinci berdasarkan porsi nilai Rupiah Pusat, Rupiah Daerah dan porsi nilai PHLN, Nama rekanan utama, Alamat rekanan, Nama bank rekanan, Nomor rekening rekanan, dan NPWP rekanan.

Gambar 24. Form Paket Kontraktual

Form Paket kontraktual dapat diakses dari menu Masukan Data  Paket Pekerjaan  Paket Kontraktual. Pada Form Paket Kontraktual terdapat tombol ”Import Data Tahun Lalu” yang fungsinya untuk mengambil data kontrak yang sudah diinputkan pada tahun sebelumnya dari paket kontraktual tahun jamak (multiyears) lanjutan. Untuk menyimpan transaksi data Kontrak ke dalam database tekan tombol ”Simpan”.


XII. Rencana Keuangan dan Fisik

F

orm Rencana Keuangan dan Fisik merupakan form untuk mengisikan rencana penyerapan keuangan dan tenaga kerja serta pelaksanaan fisik pekerjaan dalam tahun berjalan (1 tahun anggaran) termasuk untuk paket pekerjaan kontrak tahun jamak (multiyears) diisikan hanya rencana penyerapan tahun berjalan saja (rencana penyerapan ”kontrak anak”). Form ini dapat diakses dari menu Masukan Data  Paket Pekerjaan  Rencana Keuangan dan Fisik. Kolom isian dalam form ini berupa nilai-nilai prosentasi rencana penerapan keuangan dan pelaksaaan pekerjaan setiap bulannya.

Gambar 25. Form Rencana Pelaksanaan Tahunan

Bulan-bulan rencana ditentukan berdasarkan bulan dari tanggal mulai pekerjaan (bulan awal) sampai dengan bulan dari tanggal selesai pekerjaan (bulan akhir) sesuai yang diinputkan dalam form Informasi Paket Pekerjaan, kecuali untuk paket terkontrak ditentukan berdasarkan bulan dari tanggal SPMK (bulan awal) sampai dengan bulan dari tanggal selesainya pekerjaan dalam tahun berjalan yang dihitung berdasarkan tanggal SPMK + jumlah hari waktu pelaksanaan kontrak (bulan akhir). Selain itu, untuk paket pekerjaan tahun jamak lanjutan yang tanggal selesai kontraknya melebihi 31 Desember tahun berjalan, maka bulan rencananya akan ditentukan hanya sampai dengan bulan Desember saja.


Pengisian rencana penyerapan tanaga kerja adalah berdasarkan tenaga kerja terlibat per bulan dan tenaga kerja terlibat kumulatif sampai dengan bulan. Tenaga kerja yang dihitung adalah tenaga kerja lepas yang tidak memiliki penghasilan secara rutin/tetap dan kontinyu dari suatu perusahaan tertentu (bukan pegawai tetap). Tenaga kerja terlibat per bulan adalah jumlah tenaga kerja lepas yang pernah terlibat bekerja pada paket pekerjaan tersebut hanya dalam bulan tertentu. Sedangkan tenaga kerja kumulatif adalah semua tenaga kerja lepas yang pernah terlibat bekerja pada paket pekerjaan tersebut dihitung sejak mulai pekerjaan sampai dengan bulan tertentu. Setiap kali mengisikan nilai prosentase rencana baik keuangan maupun fisik, harus menekan tombol Enter terlebih dahulu untuk menginformasikan aplikasi bahwa nilai yang diisikan akan digunakan. Untuk menyimpan transaksi data Rencana kedalam database tekan tombol “Simpan”.


XIII. Progres Fisik dan Tenaga Kerja

F

orm Progres Fisik dan Tenaga Kerja berisi isian mengenai nilainilai prosentase progres fisik pelaksaaan pekerjaan dan jumlah tenaga kerja terserap setiap bulannya sesuai tanggal yang ditentukan. Nilai prosentasi progress pelaksanaan fisik yang diisikan adalah nilai kumulatif sampai dengan tanggal pada bulan yang bersangkutan. Progres fisik yang diisikan/diinput adalah progres fisik tahunan. Setiap kali mengisikan nilai prosentasi fisik harus menekan tombol Enter terlebih dahulu untuk menginformasikan aplikasi bahwa nilai yang diisikan akan digunakan. Untuk paket pekerjaan Administrasi Umum dan Swakelola, umumnya realisasi fisik diisikan sama dengan keuangan.

Gambar 26. Form Progress Fisik dan Tenaga Kerja

Isian Tenaga kerja disikan dengan jumlah tenaga kerja terserap (terlibat) per bulan dan kumulatif sampai dengan bulan/tanggal yang diisikan. Perhitungan jumlah tenaga kerja terserap dapat dilihat pada penjelasan tentang Form Rencana Keuangan dan Fisik. Pada bagian bawah form terdapat tombol-tombol :  Tambah untuk menambahkan baris isian; Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 27

 Sisip untuk menyisipkan baris isian pada baris yang aktif;  Hapus untuk menghapus baris isian;  Import Data Tahun Lalu untuk mengambil data progres fisik tahun lalu jika paket tersebut adalah paket multiyears contract (kontrak tahun jamak) lanjutan; Untuk menyimpan transaksi data Progress Fisik kedalam database tekan tombol ”Simpan”.


XIV. Dokumentasi Progres Pekerjaan

F

orm Dokumentasi Progres Paket Pekerjaan merupakan isian informasi foto dan titik koordinat GPS dari pekerjaan yang dilakukan di lapangan. Dokumentasi foto atau gambar dari progres fisik pekerjaan yang diambil adalah berdasarkan 3 tahap/status, yaitu pada saat pekerjaan baru akan dimulai (fisik 0%), tahap progres pertengahan pekerjaan (fisik 50%) dan pada tahap pekerjaan sudah selesai (fisik 100%).

Gambar 27. Form Dokumentasi Progress Paket Pekerjaan

Untuk memulai pengisian data foto dokumentasi progres pekerjaan, perhatikan kotak Data Foto yang ada di sebelah kanan form. Pengisian/penambahan data baru dilakukan dengan menekan tombol ”+” dan aplikasi akan menambahkan baris data foto dan koordinat GPS kosong pada tabel Data Foto tersebut. Selanjutnya silakan pilih pada kolom foto progres (progres 0%, 50%, 100%) yang akan diisikan gambar fotonya, lalu isikan kolom isian keterangan, tanggal pengambilan foto dan foto pekerjaan sesuai tahapannya. Pengisian foto sesuai tahapannya dilakukan dengan menekan tombol ”Cari Foto” kemudian pilih gambar foto dari form yang ditampilkan lalu tekan tombol ”Open”. Perubahan data dokumentasi foto dapat dilakukan dengan cara yang sama seperti penambahan data namun tidak didahului dengan menekan tombol ”+” tetapi langsung memilih kolom data foto yang akan diubah.


Demikian pula dapat dilakukan penghapusan data foto yang sudah tersimpan dalam database dengan terlebih dahulu memilih/menyorot data foto pekerjaan pada kotak Data Foto lalu menekan tombol ”-” untuk menghapus semua data foto dalam baris yang sama atau tekan tombol ”Hapus Foto” dibagian tengah untuk menghapus data foto pada kolom foto yang dipilih saja. Selanjutnya, untuk menyimpan perubahan dokumentasi foto yang telah dilakukan kedalam database, dapat menekan tombol ”Simpan” dan untuk menutup form dokumentasi progres ini dengan menekan tombol ”Tutup”. Catatan : Form Dokumentasi Progres Pekerjaan ini hanya untuk mendokumentasikan gambar foto paket-paket pekerjaan fisik saja.


XV. Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

F

orm Surat Permintaan Pembayaran (SPP) adalah fasilitas untuk membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang nantinya akan diproses menjadi Surat Perintah Membayar (SPM). Modul ini ditujukan untuk memfasilitasi staf keuangan Satker pembuat SPP yang sebelumnya dilakukan secara manual dengan menggunakan aplikasi spreadsheet seperti Ms Excel, dll.

Gambar 28. Form Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

Dengan modul ini pembelanjaan dana per Akun dapat terkontrol sehingga dapat terlihat sisa dana dari masing-masing Akun dalam Satker yang bersangkutan. Dengan demikian dapat meminimalisir kesalahan dalam besaran dana yang dimintakan per Akun pada SPP yang diajukan. Form SPP ini dapat diakses melalui menu Masukan Data  Proses Penyerapan Keuangan  Penyiapan Surat Permintaan Pembayaran (SPP). Saat form ini diakses, maka akan ditampilkan form isian kosong yang siap untuk membuat SPP baru. Setelah menginputkan data SPP, maka untuk menyimpan data kedalam database gunakan tombol Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 31

”Simpan”. Apabila hendak membuat SPP yang baru setelah penginputan data sebelumnya, dapat dilakukan dengan menekan tombol ”Buat SPP Baru”. Pencetakan SPP dapat dilakukan apabila data SPP yang diinputkan sudah tersimpan dalam database. Untuk menghapus data SPP yang sudah tersimpan gunakan tombol ”Hapus” yang terletak di bagian kanan bawah form. Semua SPP yang telah tersimpan dalam database dapat dilihat daftarnya dengan cara menekan tombol ”Lihat Daftar SPP Yang Diterbitkan”.


XVI. Surat Perintah Membayar (SPM)

F

orm Informasi Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) adalah fasilitas untuk melihat/menginput SPM yang telah diterbitkan dan besaran nilai yang telah terealisasi kedalam Paket Pekerjaan. Form ini dapat diakses melalui menu Masukan Data  Proses Penyerapan Keuangan  Infomasi Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) dengan tampilan awal seperti terlihat dibawah ini.

Gambar 29. Form Informasi Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM)

Untuk menginputkan SPM yang telah diterbitkan dapat dilakukan dengan cara menekan tombol “Tambah” dan aplikasi akan menampilkan form isian SPM yang nilainya masih kosong dan siap diisikan sebagaimana tampilan pada gambar berikut ini.


Gambar 30. Form Input SPM

Selain dengan cara mengisikan semua kolom-kolom isian sesuai cetakan SPM yang telah diterbitkan, penginputan data SPM dapat juga dilakukan dengan cara menginpor data SPM dari Arsip Data Komputer (ADK) aplikasi SPM (program aplikasi penyiapan SPM yang dibuat Kementerian Keuangan). Untuk melakukan pengimporan data tersebut dilakukan pada modul Impor Data Penerbitan SPM yang dapat diakses melalui menu Data External  Impor Data Penerbitan SPM (App. SPM). Perubahan data SPM yang telah diinputkan dapat dilakukan dengan menekan tombol “Ubah” pada form SPM yang diterbitkan. Begitu juga dapat dilakukan penghapusan data SPM yang telah diinputkan dengan menekan tombol “Hapus”. Setelah menginputkan data SPM yang telah diterbitkan, selanjutnya adalah menentukan data SPM tersebut merupakan realisasi dari paket pekerjaan. Untuk melakukan hal itu dapat menekan tombol “Realisasi SPM ke Paket” pada form SPM yang diterbikan, dan akan ditampilkan form Realisasi Keuangan Paket Pekerjaan seperti tampilan gambar dibawah ini.


Gambar 31. Realisasi Keuangan Paket Pekerjaan

Pada form ini semua paket pekerjaan yang berhubungan dengan SPM yang diterbitkan akan ditampilkan pada tabel dibagian tengah form. Penentuan SPM terpilih sebagai realisasi paket pekerjaan tertentu dilakukan dengan meng-klik pada kotak di depan nama paket-paket pekerjaan yang ditampilkan. Ketika kotak di depan paket tersebut diklik, maka paket-paket terpilih tersebut akan berpindah ke tabel yang dibawahnya yang berarti SPM yang diterbitkan adalah realisasi untuk paket-paket terpilih tersebut. Selanjutnya tentukan nilai realisasi untuk masing-masing paket pekerjaan tersebut pada kolom jumlah. Total dari nilai-nilai yang diinputkan pada kolom jumlah per paket pekerjaan tersebut dapat terlihat pada bagian bawah tabel. Apabila total nilai semua paket tersebut sesuai dengan nilai SPM, maka total nilainya akan berwarna hitam yang berarti semua nilai SPM sudah terbagi habis ke paket-paket pekerjaan yang dipilih. Sebaliknya total nilai tersebut akan berwarna merah yang berarti ada nilai SPM yang belum menjadi realisasi paket pekerjaan. Catatan: Untuk menjaga konsistensi dan akurasi data dari kesalahan input, sebaiknya penginputan data SPM dilakukan dengan cara mengimpor menggunakan modul Impor Data Penerbitan SPM (App. SPM).


XVII. Permasalahan

F

orm Permasalahan merupakan form isian untuk menginputkan/ menginformasikan masalah-masalah yang dihadapi Satuan Kerja di lapangan.

Untuk mengakses form ini dapat melalui menu Masukan Data  Permasalahan. Dengan menginputkan form permasalahan ini, diharapkan jajaran pengambil kebijakan Kementerian mendapatkan informasi mengenai kendala atau permasalahan yang dihadapi Satuan Kerja sehingga dapat ditentukan tindak turun tangan penyelesaiannya. Pada menu Permasalahan terdapat tiga kelompok isian, antara lain : 1. Informasi Umum Merupakan kelompok isian mengenai uraian masalah, jenis dan kelompok masalah, tanggal dan lokasi masalah, serta paket-paket pekerjaan yang terkena masalah seperti tampilan gambar di bawah ini :

Gambar 32. Form Permasalahan

2. Informasi Upaya Penyelesaian Kelompok isian ini berisi mengenai upaya yang diperlukan untuk melakukan penyelesaian masalah yang dihadapi, nama instansi/pejabat berwenang yang terkait dengan permasalahan yang terjadi, waktu penyelesaian masalah yang diharapkan, dan dukungan Atasan yang diperlukan dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi.


Tampilan Kelompok isian Informasi Upaya Penyelesaian seperti di bawah ini :

Gambar 33. Form Informasi Upaya Penyelesaian

3. Informasi Status Penyelesaian Masalah Merupakan kelompok isian mengenai status penyelesaian masalah. Apakah masalah yang diinputkan masih berlangsung dan belum ada penyelesaian atau sudah terselesaikan. Apabila permasalahan sudah terselesaikan, maka status masalah harus ditentukan dengan memilih pilihan “masalah sudah selesai” dan mengisikan tanggal waktu penyelesaian permasalahannya seperti terlihat pada tampilan dibawah ini :

Gambar 34. Informasi Status Penyelesaian Masalah

Untuk menyimpan transaksi data permasalahan yang telah diinputkan ke dalam database tekan tombol “Simpan”. Sedangkan untuk melihat semua daftar permasalahan yang terjadi termasuk informasi status penyelesaiannya yang telah diinputkan dalam database dapat dilakukan dengan menekan tombol “Lihat Daftar Masalah” dan akan ditampilkan form Daftar Permasalahan seperti tampilan di bawah ini.


Gambar 35. Form Daftar Permasalahan


XVIII. Data External

P

ada menu ini berisi fasilitas bantuan agar data yang sama yang sudah diinputkan kedalam suatu aplikasi tidak perlu diinputkan kembali kedalam aplikasi lainnya, tatapi cukup dengan melakukan impor atau ekspor data antar aplikasi yang ada. Menu Data External terdiri dari menu-menu Impor Data Penerbitan SPM (App. SPM), Impor Data Nomor SP2D (App. SAK), dan Ekspor Data ke App. SAK seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini.

Gambar 36. Form Menu Data Eksternal


XIX. Impor Data Penerbitan SPM

F

orm Impor Data Penerbitan SPM ini merupakan utilitas yang digunakan untuk melakukan impor data SPM dari Aplikasi SPM untuk masing-masing Satuan Kerja. Dengan fasilitas form ini dimaksudkan untuk mempercepat dan meminimalisasi kesalahan dalam penginputan data SPM yang dilakukan pada menu Penyerapan Keuangan. Langkah awal yang harus dilakukan untuk Impor Data Penerbitan SPM adalah melakukan konversi data SPM melalui e-Monitoring Online agar terbentuk file backup untuk diimpor ke dalam aplikasi e-Monitoring Offline. Tampilan konversi data backup SPM melalui e-Monitoring Online seperti dibawah ini :

Gambar 37. Tampilan Konversi Data Backup SPM

Ada 9 (sembilan) file dari aplikasi SPM (berada di directory/folder C:\aplikasiSPM\sqldb11) yang diperlukan untuk melakukan konversi data SPM ke aplikasi e-Monitoring, yaitu : d_spmind.myd, d_spmind.myi, d_spmind.frm, d_spmmak.myd, d_spmmak.myi, d_spmmak.frm, d_spmmap.myd, d_spmmak.myi, d_spmmak.frm Langkah-langkah untuk mengimpor data SPM ke e-Monitoring adalah: 1. Masuk/Akses e-Monitoring Online dengan userid dan password yang valid. Lihat menu di bagian kiri layar e-Monitoring Online dan klik menu “Konversi Data SPM >> e-Mon”.


2.

Pada layar akan ditampilkan halaman konversi data SPM ke Data Restore e-Monitoring, lalu tentukan ke-9 file yang ditampilkan dengan cara mengklik tombol “Browse” dan memilih file yang ditentukan dari tampilan form File Upload satu per satu agar filefile tersebut dapat dikonversi dan dapat direstore ke dalam aplikasi e-Monitoring.

Gambar 38. Form Browse Data SPM

3.

Setelah file-file tersebut ditentukan, lalu klik tombol “Konversi” maka aplikasi akan melakukan konversi data. Setelah aplikasi melakukan konversi, maka akan dibuatkan file backup yang dapat diunduh (download) sebelum diimpor ke dalam aplikasi eMonitoring. Format file backup impor SPM ke e-Monitoring adalah: spmxxxxxxxx_A_xxxxxx.xx.

4.

Download file backup data SPM tersebut, lalu kembali ke aplikasi eMonitoring Offline untuk melakukan impor data SPM tersebut ke dalam aplikasi e-Monitoring melalui menu Impor Data Penerbitan SPM. Tampilan Form Impor Data SPM seperti dibawah ini :

Gambar 39. Form Impor Data SPM Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 41

5. 6. 7. 8.

9.

Pastikan Kode/Nama Satker sesuai dengan data yang akan diimporkan dengan menentukan sesuai pilihan yang ada. Tentukan juga Letak Backup SPM hasil Konversi yang akan diimpor dengan mengisikannya pada isian letak data yang disediakan atau dapat memilihnya dengan menekan tombol . Setelah diisikan semua kolom isian, maka akan ditampilkan daftar SPM pada form Daftar SPM sesuai data SPM hasil konversi. Dari daftar SPM yang ditampilkan, tentukan data SPM yang akan diimporkan dengan memberikan tanda √ (centang) pada kotak pilihan didepan masing-masing data SPM yang ditampilkan. Bila ingin memilih semua data dari daftar SPM yang ada, tandai kotak pilihan Pilih semua pada kiri bawah form, maka semua data yang ditampilkan akan dipilih. Tahap selanjutnya tekan tombol ”Impor” dan aplikasi akan melakukan proses impor data SPM dari data Aplikasi SPM kedalam database e-Monitoring.


XX. Impor Data Nomor SP2D (App. SAK)

F

orm ini merupakan fasilitas bantuan agar data SP2D yang sama yang sudah diinputkan kedalam aplikasi SAK tidak perlu diinputkan ulang kedalam aplikasi e-Monitoring.

Form ini dapat diakses melalui menu Data External  Impor Data Nomor SP2D (App. SAK). Form Impor Data Nomor SP2D ini merupakan fasilitas penginputan data nomor SP2D dengan mengambil (impor) data nomor SP2D yang sudah diterbitkan KPPN dari data aplikasi SAK.


XXI. Ekspor Data ke Aplikasi SAK

F

orm Espor Data ke Aplikasi SAK ini merupakan utilitas yang digunakan untuk melakukan Ekspor Data e-Monitoring ke dalam aplikasi SAK. Data yang di ekspor ke dalam aplikasi SAK adalah data pagu dan penyerapan keuangan (SPM ynga telah terbit SP2D-nya) Satuan Kerja dengan tujuan agar data antara aplikasi e-Monitoring dengan aplikasi SAK tidak terdapat perbedaan atau tidak ada deviasi.

Gambar 40. Form Ekspor Data ke Aplikasi SAK

Tentukan terlebih dahulu Letak Data App. SAK yang akan diekspor dengan mengisikannya pada isian letak data yang disediakan atau dapat memilihnya dengan menekan tombol . Tahap selanjutnya tekan tombol ”Ekspor” dan aplikasi akan melakukan proses ekspor data ke dalam aplikasi SAK sampai ada pemberitahuan proses selesai.


XXII. Cetakan Menu Cetakan terdiri dari menu-menu Laporan 2 Mingguan Satker (Form P1 – P9), Laporan Triwulanan PP 39/2006 (Form A,B,C), Lampiran Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan Laporan Penyerapan Anggaran serta Grafik Progres Pelaksanaan Anggaran (Kurva S) seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini.

Gambar 41. Form Menu Cetak


XXIII.

Laporan 2 Mingguan Satker (Form P)

F

orm Cetakan Laporan 2 Mingguan Satker (Form P) adalah fasilitas untuk mencetak laporan Satker kepada Unit Eselon I terkait. Untuk mencetak laporan dimaksud, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pilih Satker yang akan dicetak laporannya; 2. Pilih Nomor DIPA-nya (Reguler/Stimulus-Fiskal); 3. Tentukan Status Data yang akan diproses; 4. Tentukan tanggal Laporan (akan tercetak dalam laporan); 5. Pilih Format Laporan yang akan dicetak; 6. Pilih Penandatanganan Laporan (Kepala Satker/PPK); 7. Pilih Media cetaknya (printer atau monitor/layar); 8. Terakhir tekan tombol ”Cetak” untuk mulai pencetakan. Apabila pencetakan telah selesai akan ditampilkan pesan pemberitahuan. Tampilan Form Cetakan Laporan Dwi Mingguan (Form P1– P9) seperti di bawah ini:

Gambar 42. Form Cetak Laporan Dwi Mingguan

Apabila media cetak yang dipilih adalah Monitor/Layar Komputer maka contoh cetakan yang akan ditampilkan seperti gambar berikut:


Gambar 43. Tampilan Contoh Laporan

Dari cetakan di monitor/layar ini juga dapat ditransfer kedalam format yang lainnya seperti kedalam format Ms Excel (*.xls), Ms Word (*.doc), Adobe Portable Doc. Format (*.pdf), dan lain-lain sesuai pilihan dalam menu pilihan format yang disediakan.


XXIV. Cetakan Laporan Triwulanan PP 39/2006 (Form A, B, C)

F

orm Cetakan Laporan Triwulanan PP 39/2006 (Form A, B, C) adalah modul untuk mencetak laporan Triwulan I sampai dengan Triwulan IV sesuai Format Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan (PP 39/2006) yang wajib disampaikan Satker kepada Unit Eselon I (Form A), Eselon I kepada Menteri (Form B) dan Kementerian kepada tiga Menteri yang terkait dengan pelaksanaan anggaran, yaitu Menteri Keuangan, Menteri PPN/Kepala Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional, dan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Format cetakan yang tersedia dalam form cetakan ini adalah :  Form A untuk laporan Satuan Kerja  Form B untuk laporan Unit Eselon I  Form C untuk laporan Kementerian Tampilan Cetakan Laporan Triwulan PP 39/2006 (Form A, B, C) :

Gambar 44. Form Cetak Laporan Triwulanan

Untuk mencetak laporan triwulanan, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pilih Unit Organisasi (Unit Eselon I); 2. Pilih Satker apabila akan mencetak laporan Form A; 3. Pilih Program dan Kegiatan yang akan dicetak; 4. Tentukan tanggal Status laporan; 5. Pilih Jenis dan Nomor DIPA; 6. Pilih Format Laporan yang akan dicetak (A/B/C); 7. Pilih waktu Pelaporannya (Triwulan I s/d IV); 8. Pilih Media cetaknya (printer atau monitor/layar); 9. Terakhir tekan tombol ”Cetak” untuk mulai pencetakan. Apabila pencetakan telah selesai akan ditampilkan pesan pemberitahuan. 48 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00

XXV. Cetakan Format POK

C

etakan Format POK adalah fasilitas unutk mencetak lampiran POK berupa Rekapitulasi Pekerjaan per Pejabat Pembuat Komitmen sesuai dengan format yang telah ditentukan.

Untuk mencetak format lampiran POK, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pilih Satker yang akan dicetak laporannya, 2. Pilih Status Laporan, 3. Pilih Nomor DIPA, 4. Pilih Format Lampiran yang akan dicetak, 5. Pilih Media pencetakannya (printer atau monitor/layar), 6. Terakhir tekan tombol ”Cetak” untuk memulai mencetak. Apabila pencetakan pemberitahuan.

telah

selesai

akan

ditampilkan

pesan

Untuk keluar dari Form Cetakan Lapiran POK ini dapat menekan tombol ”Tutup Form”, maka aplikasi akan menutup form ini.


XXVI. Cetakan Penyerapan Anggaran

C

etakan Penyerapan Anggaran adalah fasilitas untuk mencetak laporan penyerapan anggaran berupa SPP yang diajukan, SPM dan SP2D yang diterbitkan, Realisasi paket/SPM per MAK dan Laporan Keadaan Kredit Anggaran (LKKA) . Untuk mencetak laporan penyerapan anggaran, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pilih Satker yang akan dicetak laporannya; 2. Pilih Nomor DIPA yang akan dicetak; 3. Tentukan cakupan data yang akan dicetak (tanggal mulai s/d tanggal akhir penyerapan Anggaran); 4. Pilih Format Laporan yang akan dicetak, 5. Pilih Media pencetakannya (Printer atau Monitor/Layar), 6. Terakhir tekan tombol ”Cetak” untuk memulai mencetak. Apabila pencetakan telah selesai akan ditampilkan pesan pemberitahuan. Tampilan Cetakan Penyerapan Anggaran :

Gambar 45. Form Penyerapan Anggaran


XXVII. Grafik Progres Pelaksanaan Anggaran (Kurva–S)

F

orm Grafik Progres Pelaksanaan Anggaran (Kurva S) merupakan fasiitas untuk melihat dan mencetak progres pelaksanaan anggaran (Kurva S) yang terdiri dari rencana dan progres keuangan dan fisik dari Satuan Kerja. Grafik Progres Pelaksanaan Anggaran mencerminkan kinerja dari Satuan Kerja.

(Kurva-S)

ini

dapat

Tampilan Form Grafik Progres Pelaksanaan Anggaran (Kurva-S) :

Gambar 46. Form Kurva S


XXVIII. Tabel Referensi

M

enu Tabel Referensi digunakan sesuai namanya yaitu untuk memfasilitasi pemakai dalam mengenali kode-kode referensi yang digunakan dalam aplikasi ini.

Dalam menu ini memuat form-form tabel referensi seperti Tabel Unit Organisasi dan Program, Tabel Unit Eselon II, Tabel Lokasi/Provinsi dan Kabupaten/Kota, Tabel KPPN, Tabel Fungsi dan Sub Fungsi, Tabel Kegiatan dan Output, Tabel Bagan Akun Standar, Tabel Nomor Register Pinjaman/Hibah Luar Negeri, dan Tabel Kelompok Permasalahan. Semua tabel yang dipilih akan menampilkan daftar referensi yang isinya dapat dilihat dan tidak dapat dihapus atau diubah. Penambahan maupun perubahan terhadap isi tabel-tabel referensi yang sifatnya pemutahiran data dilakukan oleh Administrator Pengelola Aplikasi eMonitoring yang kemudian akan diletakan secara online agar dapat didownload dan di-update-kan oleh pemakai.

Gambar 47. Menu Tabel Referensi

Salah satu contoh dari tabel referensi dapat dilihat dari tampilan referensi Unit Organisasi dan Program dibawah ini :


Gambar 48. Form Tabel Referensi Unit Organisasi dan Program

Pada bagian kanan bawah Form Tabel Referensi terdapat tombol ”Cetak” yang berfungsi untuk mencetak Tabel Referensi yang dipilih dalam bentuk cetakan.


XXIX. Utilitas

M

enu Utilitas terdiri dari submenu-submenu Backup dan Restore Data, Hapus Data, Konsistensi Data, Pemeriksaan Kesalahan Data, Sinkronisasi Akun Terealisasi, dan Perubahan Konfigurasi seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini :

Gambar 49. Menu Utilitas


XXX. Backup dan Restore Data

F

orm Backup dan Restore data merupakan fasilitas bantuan yang berhubungan dengan pengaturan input-output data. Sesuai dengan namanya form ini terbagi atas 2 kegunaan, yaitu :

1. Backup Data Backup Data adalah utilitas yang disediakan untuk membuat backup data, bukan saja untuk keperluan pengamanan data, tetapi juga untuk menyiapkan data yang akan dikirim kepada Unit Eselon I terkait di Pusat melalui aplikasi e-Monitoring online.

Gambar 50. Menu Backup Data

Isian Tahun Anggaran tidak dapat diubah yang merupakan tahun dari tanggal sistem komputer. Jenis DIPA yang akan di Backup dapat dipilih, apakah akan membackup Seluruh DIPA atau hanya satu jenis DIPA saja (mis : DIPA APBN Reguler, DIPA APBN Luncuran, dan lain-lain). Isian Letak Tujuan Backup dapat diisikan dengan directory tujuan backup atau dapat memilihnya (bila telah ditentukan sebelumnya) dengan menekan tombol dan tentukan dengan memilih directory yang ditampilkan. Hindari penggunaan spasi, '-', atau nama directory yang terlalu panjang dalam menentukan Letak direktory backup data karena berpotensi mengakibatkan terjadinya kegagalan dalam proses kompresi data pada saat pem-backup-an. Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 55

Kriteria Backup Data merupakan fasilitas untuk memilih data yang akan dibackup berdasarkan Unit Organisasi (Unit Eselon I), Satuan Kerja, Pejabat Pembuat Komitmen dan Unit Eselon 2. Tentukan data yang akan di backup dengan memilih/memberi tanda √ (centang) pada daftar yang ditampilkan berdasarkan kriteria yang ditunjuk, kemudian tekan tombol ”Backup” untuk memulai proses backup data. File-file hasil backup data yang terdapat pada direktory backup data yang ditunjuk mempunyai struktur nama sebagai berikut : - Struktur nama file backup level Satuan kerja : SATUUXXXXXX_J_DDMMYY.11 - Struktur nama file backup level Unit Eselon I : UNIT090UU_J_DDMMYY.11 - Struktur nama untuk file backup Pembuat Komitmen PXXXXXXKK_J_DDMMYY.11 - Struktur nama untuk file backup Unit Eselon 2 UNITEUU22_J_DDMMYY.11 SAT menunjukan backup level Satker UNIT090 menunjukan backup level Unit Eselon I P menunjukan backup level Pembuat Komitmen UNITE menunjukan backup level Unit Eselon II UU kode unit organisasi/Eselon I (2 digit) XXXXXX kode Satuan Kerja (6 digit) 22 kode unit eselon II (2 digit) KK kode Pejabat Pembuat Komitmen (2 digit) J kode jenis DIPA (1 digit) : A = Seluruh DIPA 0 = DIPA Reguler 1 = DIPA Luncuran 2 = DIPA Stimulus Dst. ... DD tanggal saat backup data (2 digit) MM bulan saat backup data (2 digit) YY tahun saat backup data (2 digit) 11 tahun anggaran dari data yang dibackup (2 digit)


Catatan : a. Untuk pengiriman laporan melalui e-Monitoring Online file yang dapat diterima adalah hasil Backup dari aplikasi e-Monitoring dengan memilih Jenis DIPA: Seluruh DIPA (kode A) dan level backup: Satuan Kerja (SAT). b. Selain harus membackup dan mengirimkan data anggaran dan pelaksanaannya melalui e-Monitoring Online, juga harus dibackup dan dikirimkan data backup dokumentasi progres pelaksanaan pekerjaan (foto) yang telah diinputkan melalui Form Dokumentasi Progres Pelaksanaan Paket Pekerjaan (Foto). Struktur nama file hasil backup foto progres sama dengan backup data lainnya dengan dibubuhi kata EFOT didepan file backupnya. Contoh struktur nama file backup foto progres untuk level Satuan Kerja : EFOTSATUUXXXXXX_J_DDMMYY.11 Selanjutanya untuk backup foto progres ini akan dibahas pada Form Backup dan Restore Foto Progres. 2. Restore Data Restore Data adalah utilitas yang disediakan untuk memasukan kembali data yang telah di backup ke dalam database di harddisk komputer untuk digunakan oleh aplikasi e-Monitoring. Karakteristik restore data ini adalah sebagai berikut : a. Semua data yang ada dalam database dengan kunci data yang sama, akan di-update datanya dengan data yang berada dalam file data backup; b. Semua data dalam file data backup yang sebelumnya tidak ada dalam database akan ditambahkan ke dalam database.


Gambar 51. Menu Restore Data

Isian Tahun Anggaran tidak dapat diubah yang merupakan tahun dari tanggal sistem komputer. Penentuan Jenis DIPA yang dipilih akan berpengaruh terhadap tampilan data backup yang hendak di Restore. Jika jenis DIPA yang dipilih adalah DIPA Reguler, maka data backup yang akan ditampilkan untuk direstore adalah semua data backup dengan nama file backup yang mengandung kode jenis DIPA Reguler (kode 0). Contoh: sat01447353_0_090311.11 Isian Letak Backup Backup dapat pilih dengan menekan tombol tentukan dengan memilih direktory yang ditampilkan.

dan

Pada daftar data backup yang akan di restore ditampilkan data-data sesuai data backup yang ada dalam direktory backup data yang ditunjuk. Hindari penggunaan spasi, '-', atau nama direktory yang terlalu panjang dalam menentukan Letak direktory backup data karena akan mengakibatkan terjadinya kegagalan dalam proses restore data. Tentukan data yang akan di restore dengan memilih/memberi tanda √ (centang) pada kotak didepan data backup yang ditampilkan, kemudian tekan tombol ”Restore” untuk memulai proses restore data.


XXXI. Backup dan Restore Foto

F

orm Backup dan Restore foto merupakan fasilitas bantuan yang berhubungan dengan pengaturan input-output foto. Sesuai dengan namanya form ini terbagi atas 2 kegunaan, yaitu :

1. Backup Foto Backup Data adalah utilitas yang disediakan untuk membuat backup foto, bukan saja untuk keperluan pengamanan foto, tetapi juga untuk menyiapkan data foto yang akan dikirim kepada Unit Eselon I terkait di Pusat melalui aplikasi e-Monitoring online.

Gambar 52. Menu Backup Foto

Penentuan Tahun Anggaran, Jenis DIPA, Letak Backup Data dan Kriteria Backup Data dapat dilihat pada penjelasan Backup dan Restore Data pada bagian Backup Data. Tentukan data foto yang akan dibackup dengan memilih/memberi tanda √ (centang) pada daftar yang ditampilkan berdasarkan kriteria yang ditunjuk, kemudian tekan tombol ”Backup” untuk memulai proses backup data foto. Struktur nama file backup foto sama dengan struktur nama file backup data, namun dengan dibubuhi kata EFOT didepan file backupnya. Contoh struktur nama file backup foto untuk level Satuan Kerja : EFOTSATUUXXXXXX_A_DDMMYY.11 2. Restore Foto Restore Foto adalah utilitas yang disediakan untuk memasukan kembali foto yang telah di backup ke dalam database di harddisk komputer untuk digunakan oleh aplikasi e-Monitoring. Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 59

Gambar 53. Form Restore Foto

Penentuan Tahun Anggaran, Jenis DIPA, dan Letak Backup Data Foto yang akan direstore dapat dilihat pada penjelasan Backup dan Restore Data pada bagian Restore Data. Pada daftar data backup foto yang akan di restore ditampilkan datadata sesuai foto backup yang ada dalam direktory backup foto yang ditunjuk. Tentukan data yang akan di restore dengan memilih/memberi tanda √ (centang) pada kotak didepan data backup yang ditampilkan, kemudian tekan tombol ”Restore” untuk memulai proses restore data foto.


XXXII. Konsistensi Data

F

orm Konsistensi Data merupakan utilitas yang digunakan untuk membuat kompak dan konsisten data, yaitu proses untuk menghilangkan data-data tak terpakai dan memperbaiki relasi antar data. Fasilitas ini akan secara otomatis tampil pada saat aplikasi baru dijalankan setelah Form Validasi Pemakai. Selain itu dapat pula diakses dengan memilih menu Utilitas  Konsistensi Data. Tampilan Form Konsistensi adalah seperti gambar dibawah ini:

Gambar 54. Form Konsistensi Data

Tekan tombol “Proses” untuk memulai proses konsistensi data dan akan ditampilkan pemberitahuan apabila proses telah selesai. Catatan : Proses Konsisten akan menghapus semua data yang tidak ada relasinya dengan tabel yang lain.


XXXIII. Pemeriksaan Kesalahan Data

F

orm Pemeriksaan Kesalahan data ini merupakan utilitas untuk melakukan pengecekan data. Jika terjadi kesalahan atau kekeliruan pada waktu input data, maupun terdapat data yang tidak utuh/lengkap, maka form ini akan menampilkan data yang perlu dilakukan perbaikan. Sebaliknya bila semua relasi antar data sudah lengkap dan utuh, maka akan diinformasikan bahwa tidak terdapat kesalahan data. Form utilitas ini dapat diakses melalui menu Utilitas  Pemeriksaaan Kesalahan Data dan tampilan dari form ini seperti pada gambar dibawah ini :

Gambar 55. Form Pemeriksaan Kesalahan Data

Jika sudah memilih menu Pemeriksaan Kesalahan Data, maka akan muncul layar seperti di atas. Setelah itu tekan tombol ”Proses”, maka akan dimunculkan semua informasi tentang kesalahan-kesalahan dalam penginputan data. Informasi kesalahan penginputan data ini dapat dicetak dengan menekan tombol ”Cetak”.


XXXIV. Sinkronisasi Akun Terealisasi

F

orm Sinkronisasi Akun Terealisasi ini merupakan utilitas untuk melakukan sinkronisasi data realisasi per akun. Dalam perjalanan pelaksanaan anggaran dapat terjadi revisi terhadap Akun yang sudah terealisasi. Misalnya pada dokumen DIPA yang diterbitkan diawal tahun terdapat Akun 521211 dengan pagu sebesar Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah). Lalu terjadi penyerapan anggaran pada akun tersebut sebesar Rp 30.000.000,- (tiga puluh juta rupiah). Namun pada pertengahan tahun terjadi Revisi DIPA dan mengubah Akun 521211 tersebut menjadi 521219 dengan pagu yang sama besarnya (Rp 50.000.000,-). Karena Akun pagu berubah, maka realisasi yang telah diserap melalui akun sebelumnya tidak terhitung sebagai realisasi mengingat kode Akun yang berbeda, sehingga harus dilakukan sinkronisasi terhadap perubahan akun yang terjadi agar realisasi sebelumnya yang menggunakan Akun yang berbeda tetap dihitung sebagai realisasi. Form Sinkronisasi Akun terealisasi dimaksudkan untuk memfasilitasi kondisi seperti diilustrasikan di atas.


XXXV. Informasi

M

enu Informasi terdiri dari submenu-submenu Panduan dan Tentang e-Monitoring seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini.

Gambar 56. Menu Informasi


XXXVI. Panduan

F

orm Panduan dimaksudkan untuk memberikan informasi dan panduan kepada para petugas Satuan Kerja dalam menggunakan aplikasi e-Monitoring. Di dalam Panduan berisi penjelasan mulai bagaimana melakukan instalasi aplikasi e-Monitoring, penjelasan tentang lembar-lembar kerja yang akan digunakan sampai penyiapan laporan dan data yang akan dikirimkan secara online oleh para petugas e-Monitoring Satuan Kerja. Form dari Sub Menu Panduan seperti di bawah ini :

Gambar 57. Form Submenu Panduan


XXXVII. Tentang e-Monitoring

F

orm Tentang e-Monitoring adalah utilitas yang berisi tentang infomasi versi dan kegunaan aplikasi e-Monitoring serta unit kerja pengelola e-Monitoring yang dapat dihubungi.

Form Tentang e-Monitoring seperti di bawah ini :

Gambar 58. Form Tentang e-Monitoring


XXXVIII.

Keluar Menu Keluar adalah utilitas untuk keluar dari aplikasi eMonitoring yang letak menunya terdapat pada bagian paling akhir/kanan dari urutan menu-menu dalam aplikasi eMonitoring.

Gambar 59. Form Menu Keluar


KATA PENGANTAR Panduan e-monitoring Kemendag ver.1.00 i

Recommend Documents