1
Kata Pengantar Peringkat Akreditasi suatu universitas merupakan salah satu tolok ukur keberhasilan Universitas. Akreditasi merupakan bentuk sistem penjaminan mutu eksternal, dimana Universitas dan juga Program Studi mendapatkan pengakuan formal dari BAN-PT, yang mencerminkan kualitas kemampuan Universitas dan Program Studi dalam menjalankan proses belajar mengajar. Keberhasilan akreditasi Program Studi perlu didukung dengan evaluasi diri internal, lewat Pelaksanaan Audit Mutu Internal. Berdasarkan SK Rektor No. 338/Kep/Rek/7/2014 Tentang Pengangkatan Satuan Tugas Standart Audit Mutu Internal (AMI) Universitas Kristen Satya Wacana, Pimpinan Universitas mengangkat SATGAS AMI. SATGAS ini bertugas membuat Dokumen AMI dan menjalankan fungsi AMI di UKSW dengan maksud agar pencapaian peringkat akreditasi Program Studi dapat meningkat. Puji syukur atas penyertaan Tuhan, SATGAS AMI telah selesai menjalankan tugasnya dalam membuat Dokumen AMI UKSW. Pada tahapan berikut, Auditor UKSW akan memakai Dokumen ini untuk menjalankan fungsi AUDIT MUTU INTERNAL di UKSW. Pada kesempatan ini kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada Bp. Prof. Pdt. John A. Titaley, Th.D. selaku Rektor Universitas Kristen Satya Wacana yang memberi dorongan dalam pelaksanaan AMI. juga kepada Pembantu Rektor I, Prof. Ferdy S. Rondonuwu, Ph.D. yang memberikan arahan dan pendampingan agar dokumen dan pelaksanaan AMI di UKSW dapat segera terlaksana. Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada SATGAS AMI UKSW yang walaupun dengan kesibukan mengajar dan kegiatan lain, masih memberi waktu dengan cepat membuat DOKUMEN AMI ini, yaitu:
2
Ketua
: Dr.Drs.Ignatius A. Kristijanto,MS.
Sekretaris
: Gustin Tunggulungan, SE.,M.Ak.
Anggota
: 1. Victoria Usadya Palupi, S.Pd.,MA-ELT. 2. Dr.Ir. Bayu Nuswantara, MM. 3. Ir. Royke R. Siahainenia, M.Si. 4. Dra. Marmi Sudarmi, M.Si. 5. Dr. Sri Yulianto J. Prasetyo,S.Si,.M.Kom. 6. Natalia Ratna Yulianti,S.Kep.Ns.,MAN. 7. Dra. Yola M. Wawolumaja, MM 8. Dra. Wati Daewangga.
Perkembangan peraturan pendidikan oleh Pemerintah akan terus berjalan. Untuk itu Kritik dan saran kami harapkan demi perbaikan Dokumen AMI ini agar sesuai dengan kebutuhan di masa yang akan datang. Salatiga, 8 Oktober 2014.
Dra. Yola M. Wawolumaja, MM. Direktur PPMA.
3
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) TAHAP I UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
Definisi : Tim penjaminan mutu Universitas adalah tim yang terdiri dari Auditor AMI dan Pusat Penjaminan Mutu Akademik (PPMA). Tim ditugaskan secara resmi melalui SK Rektor untuk melaksanakan tugas dan melaporkan secara rutin pelaksanaan audit mutu program studi di tingkat Universitas. Tim ini dikoordinir oleh kantor PPMA. STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP). PPMA: 1. PPMA menyusun kelengkapan proses penjaminan mutu yang meliputi : (1) Panduan Pemeriksaan Dokumen Mutu UKSW (Kertas Kerja Audit Mutu Internal, Laporan Hasil Pemeriksaan Dokumen Mutu Internal, Intstrumen Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal), (2) Contoh dokumen bukti, (3) Jadwal Pelaksanaan Audit, (2) Jadwal Auditor. 2. PPMA menyusun jadwal Audit. 3. PPMA membentuk tim audit dan koordinator tim audit sebagai pelaksana penjaminan mutu. 4. PPMA melakukan sosialisasi SOP pelaksanaan penjaminan mutu dan Panduan Pemeriksaan Dokumen Mutu UKSW kepada Auiditor AMI serta Jadwal pelaksanaan Audit AMI. 5. PPMA menginformasikan rencana pelaksanaan audit dan pengiriman dokumen Panduan Pemeriksaan Dokumen Mutu UKSW kepada program studi (Auditi/teraudit) paling lambat 1 bulan sebelum dilaksanakan audit. 6. PPMA menginformasikan pelaksanaan audit dan nama auditor yang bertugas kepada auditi/teraudit 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan audit. 7. PPMA melalui PR I memberikan surat tugas melaksanakan
audit kepada auditor yang bertugas. 8. PPMA wajib mengirim hasil Audit kepada auditi/teraudit paling lambat 1 (satu) minggu setelah pelaksanaan audit.
4
AUDITOR: 1. Pada saat pelaksanaan audit, auditor wajib membawa: (1) Panduan Pemeriksaan Dokumen Mutu UKSW yang terdiri dari: Kertas Kerja Audit Mutu Internal, Laporan Hasil Pemeriksaan Dokumen Mutu Internal, Intstrumen Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal), (2) Contoh dokumen bukti. 2. Wajib melaporkan bila terjadi perubahan jadwal audit ke PPMA. 3. Auditor wajib bertemu dengan Dekan, kaprogdi dan tim penjaminan mutu Program Studi sebelum proses audit dimulai untuk menyampaikan maksud/tujuan audit. 4. Auditor wajib menunjukkan contoh dokumen fakta/bukti setiap butirnya apabila auditi/teraudit belum memiliki. 5. Auditor wajib memberikan evaluasi kepada program studi diakhir proses audit. Evaluasi ini akan menjadi catatan penting untuk proses audit program studi berikutnya. 6. Auditor wajib membuat laporan proses audit dalam bentuk Laporan Hasil Pemeriksaan Dokumen Mutu Internal yang ditandatangani oleh ketua dan anggota auditor serta kaprodi auditi/teraudit. Laporan tersebut diserahkan kepada PPMA 1 (satu) hari setelah pelaksanaan audit. 7. Auditor menyampaikan kepada auditi/teraudit bahwa 6 bulan setelah pelaksanaan audit, auditor akan melakukan audit tahap II sebagai tindak lanjut pelaksanaan audit tahap I.
AUDITI/TERAUDIT: 1. Auditi/teraudit yang terdiri dari pimpinan dan Team Penjaminan Mutu Program Studi wajib hadir ketika pelaksanaan audit. 2. Auditi/teraudit diwajibkan menyediakan dokumen fakta/bukti sesuai dengan butir yang tertulis pada Panduan Pemeriksaan Dokumen Mutu UKSW. 3. Auditi/teraudit yang belum memiliki dokumen fakta/bukti dapat mengajukan permintaan salinan/copy dokumen fakta/bukti yang dimaksud sebagai contoh kepada PPMA. 4. Auditi/teraudit wajib memberikan umpan balik terhadap auditor dan proses audit dalam bentuk Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal. Evaluasi tersebut ditandatangi oleh Kaprodi dan dikirim ke PPMA 1 (satu) hari setelah pelaksanaan audit.
5
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA KERTAS KERJA AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) PANDUAN PEMERIKSAAN DOKUMEN MUTU AKADEMIK Nomor Auditi Auditor : Ketua Sekretaris Anggota
: ……………………. : ……………………. : : : :
Ruang Lingkup Audit : Standar 1 : 1. Visi dan Misi 2. Tujuan & Sasaran 3. Strategi Pencapaian Tanggal :…………………………… Pukul :……………………………
……………………. ………………….... ……………………. …………………….
STANDAR 1 : VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN, SERTA STRATEGI PENCAPAIAN No
1
2
3
4
Objek yang Diperiksa Program studi memiliki dokumen visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi pencapaiannya Program studi mempunyai dokumen mekanisme untuk pembahasan visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi pencapaianya Program studi mempunyai dokumen evaluasi pencapaian visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi pencapaianya. Program studi mempunyai dokumen mekanisme sosialisasi terhadap visi, misi, , tujuan, sasaran dan strategi pencapaianya.
Dokumen Bukti Katalog Progdi, Mekanisme Kerja Progdi, dan Fakultas/dokumen lain
Mekanisme Kerja Progdi dan Fakultas
Laporan Progdi dan Fakultas
Laporan Pelaksanaan Program Kerja
6
Y/T
Catatan
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA KERTAS KERJA AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) PANDUAN PEMERIKSAAN DOKUMEN MUTU AKADEMIK Nomor Teraudi Auditi : Ketua Sekretaris Anggota
: ……………………. : ……………………. : : : :
…………………… …………………… …………………… ……………………
Ruang Lingkup Audit : Standar 2 : 1. Tata Pamong 2. Kepemimpinan 3. Sistem Pengelolaan & Penjaminan Mutu Tanggal :………………………………… Pukul :………………………………...
STANDAR 2 : TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU No
1
2
3
Objek yang Diperiksa Program Studi memiliki dokumen sistem tata pamong Progdi yang memuat struktur Organisasi Progdi, penjelasan struktur organisasi, tugas dan fungsi dalam struktur organisasi. Program Studi memiliki dokumen yang mengatur etika mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan. Program studi memiliki dokumen mekanisme pemberian penghargaan terhadap mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan yang berprestasi.
Dokumen Bukti
Katalog Progdi, Mekanisme Kerja Progdi dan Fakultas.
Peraturan Kepegawaian, Kode Etik, Pedoman Kredit Keaktifan Mahasiswa.
7
Y/T
Catatan
4
5
6
7
8
Program studi memiliki dokumen mekanisme pemberian sanksi terhadap mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan yang berprestasi.
Program Studi memiliki dokumen Standar dan Prosedur Operasional Pelayanan Laboratorium Program Studi memiliki dokumen Standar dan Prosedur Operasional Pelayanan Tata Usaha Program Studi memiliki dokumen mekanisme kerja yang mendeskripsikan sosialiasi, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi tata pamong.
Peraturan Kepegawaian, Kode Etik, Peraturan Penyelenggaraan Akademik Dalam Sistem Kredit Semester.
Dokumen Standar dan Prosedur Operasional.
Program Studi memiliki dokumen mekanisme pengambilan keputusan pada Raker, Radin, Rapim, Rapat Progdi dan dokumentasi hasil – hasilnya. 8
9
10
11
12
Program Studi memiliki dokumen rencana strategis yang memuat program kerja jangka pendek (1 tahunan), jangka menengah (5 tahunan) dan jangka panjang (10 tahunan). Program Studi memiliki dokumen yang memuat program perencanaan peningkatan SDM Dosen dan Laboran. Program Studi memiliki dokumen Standar Prosedur dan Operasional yang memuat mekanisme pemilihan Kepala Program Studi, Kepala Laboratorium, perekrutan dosen baru dan tenaga laboran baru. Program Studi memiliki dokumen Standar Prosedur dan Operasional yang memuat deskripsi tugas Kepala Program Studi, Kepala Laboratorium, Staf Dosen, Staf Laboratorium dan Staf Tata Usaha di Program Studi.
Rencana Strategik, Rencana Kerja Fakultas, Rencana Kerja Program Studi.
Peraturan Kepegawaian. Kode Etik. Pedoman Kredit Keaktifan Mahasiswa. Standar Operasional dan Prosedur Program Studi. Mekanisme Kerja Fakultas dan Program Studi. Peraturan Kepegawaian. Kode Etik. Pedoman Kredit Keaktifan Mahasiswa. Standar Operasional dan Prosedur Program Studi. Mekanisme Kerja Fakultas dan Program Studi.
9
13
Program studi memiliki dokumen, aturan dan mekanisme penerimaan mahasiswa baru.
14
Program studi memiliki dokumen dan aturan Skripsi.
15
16
17
Program Studi melakukan proses penjaminan mutu yang dibuktikan dengan adanya tim penjaminan mutu program studi, aturan penjaminan mutu program studi dan dokumentasi hasil penjaminan mutu periode sebelumnya.
Program Studi memiliki aturan untuk melakukan penelusuran alumni, masukan dari pengguna lulusan (stakeholder) dan tindak lanjut dari dilakukan. Program Studi memiliki program kerja dan aktivitas yang menjamin keberlanjutan program studi.
SK Rektor Standar Operasional dan Prosedur Program Studi. Buku Panduan Skripsi. Pedoman Penjaminan Mutu Program Studi, Fakultas dan Universitas. Pedoman Penjaminan Mutu Program Studi, Fakultas dan Universitas. Dokumentasi Program Studi dan Fakultas Penjaminan Mutu proses pengajaran Penelitian dan pengabdian masyarakat. Dokumentasi hasil penelusuran alumni
Program Kerja
10
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA KERTAS KERJA AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) PANDUAN PEMERIKSAAN DOKUMEN MUTU AKADEMIK Nomor Teraudit Auditor : Ketua Sekretaris Anggota
: ……………………. Ruang Lingkup Audit : Standar 3 : : ……………………. 1. Mahasiswa 2. Lulusan : ……………………. Tanggal : ………………………. : ……………………. Pukul : ………………………. : ……………………. : …………………….
STANDAR 3 : MAHASISWA DAN LULUSAN No
1
Objek yang Diperiksa Prodi memiliki dokumen A perhitungan Rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi : daya tampung Prodi dokumen perhitungan rasio mahasiswa baru reguler yang B melakukan registrasi : calon mahasiswa baru reguler yang lulus seleksi Prodi memiliki dokumen perhitungan rasio C mahasiswa baru transfer terhadap mahasiswa baru bukan transfer
Dokumen Bukti
Dokumen Admisi UKSW
Prodi dokumen perhitungan rataD rata Indeks Prestasi Akademik (IPK) selama lima tahun terakhir
11
Y/T
Keterangan
2
3
4
5
Prodi memiliki dokumen yang mengatur penerimaan jumlah mahasiswa non reguler Prodi memiliki dokumen profil mahasiswa, menyangkut: prestasi dan reputasi akademik, bakat dan minat. A Prodi memiliki dokumen profil lulusan, menyangkut: ketepatan waktu penyelesaian studi, proporsi mahasiswa yang menyelesaikan studi dalam batas masa studi Prodi memiliki B dokumen tentang prosentase mahasiswa yang DO atau mengundurkan diri Prodi memiliki dokumen tentang A akses mahasiswa untuk mendapatkan pelayanan pembinaan dan pengembangan penalaran, minat, bakat, seni, dan kesejahteraan B Prodi memiliki dokumen evaluasi kualitas layanan kepada mahasiswa untuk setiap jenis pelayanan.
Dokumen Admisi Program Studi
Laporan PR 3 dan Biro Kemahasiswaan
Dokumen Career Centre
Dokumen Raker
Pedoman Keaktifan Mahasiswa
Dokumen ISO
12
6
7
Prodi memiliki dokumen pelacakan dan perekaman data lulusan kekomprehesifan, pemuthakiran, profil masa tunggu kerja pertama, kesesuaian bidang kerja dengan bidang studi, dan posisi kerjanya Prodi memilki dokumen tentang partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan akademik dan nonakademik program studi.
Dokumen Career Centre
Notulen Rapat, Penyusunan Kurikulum, Laporan Kaprogdi
13
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA KERTAS KERJA AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) PANDUAN PEMERIKSAAN DOKUMEN MUTU AKADEMIK Nomor Teraudit Auditor : Ketua Sekretaris Anggota
: ……………………. Ruang Lingkup Audit : Standar 4 : : ……………………. 1. Sumberdaya Manusia : …………………… : …………………… Tanggal : ……………………….. : …………………… Pukul : ……………………….. ……………………
STANDAR 4 : SUMBERDAYA MANUSIA No
1
2
3
Objek yang Diperiksa Program Studi memiliki dokumen pedoman tertulis tentang sistem seleksi dosen (perekrutan, penempatan, retensi & pemberhentian dosen) Program Studi memiliki dokumen tertulis tentang pedoman tertulis tentang sistem seleksi tenaga kependidikan (perekrutan, penempatan, retensi & pemberhentian dosen) Program Studi memiliki pedoman tertulis tentang sistem monitoring kinerja akademik dosen terkait pendidikan, penelitian & pengabdian masyarakat.
Dokumen Bukti
Peraturan Yayasan dan Prodi
Peraturan Kepegawaian
14
Y/T
Keterangan
4
5
6
7
8
Program Studi memiliki pedoman tertulis tentang sistem monitoring kinerja tenaga kependidikan terkait ketertiban, kedisiplinan, kerjasama dll (dokumen DP3) Program Studi memiliki dokumen laporan hasil evaluasi kinerja dosen di bidang Tri Darma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat) Program Studi memiliki dokumen Biodata Dosen program studi dan dokumen pendukungnya dan prosentase dosen tetap berpendidikan terakhir S2 & S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan perhitungan rasio mahasiswa terhadap dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan bidang PS Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan perhitungan rata-rata beban dosen per semester, atau ratarata FTE (Fulltime Teaching Equivalent)
Dokumen DP3
BKD & BKD Internal, Dokumen PM
Foto Copy Ijasah, jafa, serdos, dokumen borang, syarat pendirian program studi
Dokumen Borang Akreditasi
Laporan BKD
15
9
10
11
12
13
14
Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan semua mata kuliah diajar oleh dosen yang sesuai dengan keahliannya. Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan persentase kehadiran dosen tetap dalam mengajar (terhadap jumlah kehadiran yang direncanakan) > 95% Program Studi memiliki biodata dosen tidak tetap Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan dosen tidak tetap mengajar mata kuliah yang sesuai dengan keahliannya Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan persentase kehadiran dosen tidak tetap dalam mengajar (terhadap jumlah kehadiran yang direncanakan) > 95%. Program Studi memiliki dokuman bukti kehadiran tenaga ahli/pakar sebagai sebagai pembicara dalam seminar/pelatihan, pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri (tidak termasuk dosen tidak tetap) setiap semester
SK Mengampu
Absensi
CV
SK Mengampu
Absensi
Undangan, materi, sertifikat, surat tugas
16
15
16
17
18
19
20
Program Studi memiliki dokumen rencana pengembangan dosen Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan kegiatan dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS dalam seminar ilmiah/lokakarya/pe nataran/ workshop/pagelaran/ pameran/yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan dosen tetap menjadi anggota masyarakat bidang ilmu tingkat internasional (lebih dari 30%) Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan kualifikasi pustakawan. Program Studi memiliki dokumen evaluasi tentang kinerja laboran, teknisi, operator, dan programer. Catatan: Agar dibandingkan dengan kegiatan yang seharusnya dilakukan dalam PS yang bersangkutan. Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan kualifikasi tenaga administrasi.
Keputusan Raker-Rapat Dinas
Rekap Kegiatan Dosen, Sertifikat
Kartu Tanda Anggota
Data Kepegawaian
DP3
Data Kepegawaian
17
21
22
23
24
25
Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan rencana pengembangan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan telah dilakukan dengan sangat baik. Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan upaya untuk membangkitkan minat dan kemampuan mahasiswa untuk berargumentasi secara ilmiah melalui metode pengajaran dan materi untuk proses pembelajaran. Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan proses pembelajaran konsisten berpegang pada rancangan pengajaran yang meliputi SAP, Silabus, modul dan berbasis pada kompetensi. Program Studi memiliki materi pengajaran yang mengacu pada rujukan termutakhir.
Program Studi memiliki materi pengajaran dirancang berbasis pada faktafakta penelitian terkini.
Keputusan Raker-Rapat Dinas
Evaluasi pembelajaran, kontrak kuliah
Evaluasi pembelajaran, Kontrak Kuliah, SAP dan Modul
Kontrak Kuliah, SAP dan Modul
18
26
27
28
29
Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan bahwa dosen mampu menciptakan suasana akademik yang membuat mahasiswa aktif dan termotivasi dalam memilih cara pembelajaran sesuai dengan kaidah ilmiah. Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan bahwa dosen melakukan penilaian secara tepat dengan instrumen penilaian yang presisi dalam mengukur Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan keunggulan dosen dalam penelitian melalui perolehan dana penelitian dari lembaga lain dan mempublikasikannya dalam jurnal internasional minimal satu kali dalam setahun. Prodi memiliki dokumen yang menunjukkan bahwa dosen mengikutsertakan mahasiswa dalam penelitian, minimal 1 mahasiswa per tahun.
Kontrak Kuliah, SAP dan Modul
Proposal penelitian, Laporan penelitian, Publikasi hasil penelitian.
Surat keterangan, Sertifikat, SK, Surat Tugas
19
30
31
Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan dosen terlibat kerja sama dengan lembaga penelitian/institusi terkait secara nasional maupun intenasional Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan bahwa dosen tergabung dalam kelompok penelitian yang aktif dengan perolehan minimal 1 penelitian per tahun.
MOU
SK Rektor, Kontrak Penelitian Dikti, Lmbaga lain
Kekhususan untuk Program Studi Ilmu Keperawatan: PEMBIMBING KLINIK No
1
Objek yang Dokumen Bukti Diperiksa Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan bahwa pembimbing klinik berijasah S2 dan atau Spesialis Keperawatan pada bidang-bidang keperawatan tertentu (Keperawatan Medikal Bedah, Keperawatan Anak, Keperawatan Maternitas, Ijasah Keperawatan Jiwa, Keperawatan Komunitas) dengan latar belakang pendidikan Ners atau pembimbing klinik berijasah Ners generalis yang telah lulus uji kelayakan dan kesetaraan oleh kelompok keilmuwan keperawatan terkait. 20
Y/T
Keterangan
2
3
4
5
6
7
Program Studi memiliki sertifikat pelatihan pembimbing klinik bagi pembimbing klinik. Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan bahwa pembimbing klinik memiliki pengalaman klinik minimal 3 tahun. Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan bahwa tersedia pembimbing klinik untuk masing-masing bidang keperawatan. Program Studi memiliki Surat Tanda Registrasi (STR) Perawat bagi Pembimbing Klinik. Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan tersedianya Laboran Keperawatan Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan tersedianya Laboran Biomedik
Sertifikat
Surat Keterangan Bekerja dari Rumah Sakit
SK Mengampu
Surat Tanda Registrasi (STR)
Data Kepegawaian
Data Kepegawaian
21
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA KERTAS KERJA AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) PANDUAN PEMERIKSAAN DOKUMEN MUTU AKADEMIK Nomor Teraudit Auditor : Ketua Sekretaris Anggota
: ……………………… : ……………………… : : : :
……………………… ……………………… ……………………… ………………………
Ruang Lingkup Audit : Standar 5 : 1. Kurikulum 2. Pembelajaran 3. Suasana Akademik Tanggal : ……………………… Pukul : ………………………
STANDAR 5 : KURIKULUM, PEMBELAJARAN, DAN SUASANA AKADEMIK No
1
2
3
Pertanyaan Prodi memiliki dokumen yang mengatur tentang standar kompetensi lulusan yang terstruktur dalam kompetensi utama, kompetensi pendukung dan kompetensi lainnya Prodi memiliki dokumen yang menjelaskan kesesuaian kurikulum dengan visi dan misi PS
Dokumen yang diaudit
Katalog, dokumen pengembangan/pe ninjauan kurikulum
Prodi memiliki dokumen yang A menerangkan peta kurikulum & urutan MK
22
Y/T
Catatan
Prodi memiliki dokumen yang B menjelaskan kesesuaian mata kuliah dan urutannya dengan standar kompetensi PS
4
5
6
7
Prodi memiliki dokumen yang mengatur mengenai penentuan nilai akhir Mata Kuliah dengan memberikan bobot pada tugas-tugas (PR atau makalah) ≥ 20% Prodi memiliki dokumen yang menjelaskan deskripsi, silabus dan SAP seluruh matakuliah Prodi memiliki dokumen yang menjelaskan rasio SKS mata kuliah pilihan yang disediakan terhadap jumlah sks yang diwajibkan Prodi memiliki dokumen yang A menjelaskan substansi praktikum yang ada di PS Prodi memiliki dokumen yang B mengatur pelaksanaan praktikum
* bila perlu asesor memperhatikan silabus/materi mata kuliah
Silabus, Notulen Rapat
Katalog, Silabus, SAP
Katalog, Buku Kurikulum
Modul Praktikum, Buku Kurikulum, Katalog
23
8
9
10
Prodi memiliki C modul pelaksanaan praktikum Prodi memiliki memiliki dokumen yang mengatur A tentang kegiatan peninjauan kurikulum secara periodik & sistematis Prodi memiliki dokumen yang dapat menunjukkan terlaksananya B kegiatan peninjauan kurikulum secara periodik & sistematis Prodi memiliki dokumen yang menjelaskan usaha PS dalam menyesuaikan kurikulum dengan perkembangan Ipteks dan kebutuhan lapangan kerja
Prodi memiliki dokumen yang menjelaskan mekanisme PS A untuk memonitor proses pembelajaran yang mencakup: (a) kehadiran mahasiswa, (b) kehadiran dosen, (c) materi kuliah.
Notula rapat, laporan satgas kurikulum, buku kurikulum
Peraturan akademik, Silabus
24
11
12
13
14
Prodi memiliki mempunyai dokumen yang menjelaskan mengenai mekanisme yang dilaksanakan PS untuk memperbaiki B secara periodik kegiatan perkuliahan (kehadiran dosen dan mahasiswa), penyusunan materi perkuliahan, serta penilaian hasil belajar. Prodi memiliki dokumen peraturan mengenai mekanisme penyusunan materi kuliah Prodi memiliki dokumen yang mengatur usaha PS dalam memonitor mutu soal ujian Prodi memiliki dokumen yang mengatur ratarata banyaknya mahasiswa per dosen pembimbing akademik (PA) Prodi memiliki panduan A pelaksanaan kegiatan pembimbingan akademik
Peraturan akademik, evaluasi dosen, notulen rapat koordinasi matakuliah
Kurikulum, Peraturan akademik, notulen rapat koordinasi mata kuliah, notulen raker
SK bimbingan, peraturan pembimbingan
Peraturan pembimbingan akademik, peraturan akademik 25
15
16
Prodi memiliki dokumen monitoring B pelaksanaan kegiatan pembimbingan akademik Prodi memiliki dokumen yang mengatur jumlah rata-rata pertemuan pembimbingan per mahasiswa per semester Prodi memiliki dokumen yang mengatur kegiatan evaluasi kegiatan perwalian/pembi mbingan akademik
Peraturan pembimbingan akademik, peraturan akademik
Prodi memiliki A dokumen yang mengatur kegiatan pembimbingan tugas akhir
17
Prodi memiliki B dokumen yang mengatur kegiatan penulisan tugas akhir
Prodi memiliki dokumen yang menjelaskan C proses sosialisasi panduan penulisan, pembimbingan dan pelaksanaan kegiatan penulisan tugas akhir
Panduan tugas akhir, notulen rapat
26
18
19
20
21
22
Prodi memiliki dokumen yang mengatur jumlah rata-rata mahasiswa per dosen pembimbing tugas akhir
Prodi memiliki dokumen yang mengatur ratarata jumlah pertemuan/pembi mbingan tugas akhir Prodi memiliki memiliki dokumen yang menjelaskan kualifikasi akademik dosen pembimbing tugas akhir Prodi memiliki dokumen kurikulum yang mengatur waktu yang diagihkan untuk menyelesaikan TA Prodi memiliki dokumen yang menjelaskan upaya perbaikan sistem pembelajaran selama tiga tahun terakhir, terkait : a. Materi b. Metode pembelajaran c. penggunaan teknologi pembelajaran d. cara-cara evaluasi
Panduan tugas akhir, notulen rapat
Keputusan raker, rapat dinas
27
23
24
25
26
Prodi memiliki dokumen yang menjelaskan kebijakan suasana akademik (otonomi keilmuan, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, kemitraan dosenmahasiswa) dan pelaksanaannya Prodi memiliki dokumen yang menjelaskan usaha PS dalam menyediakan sarana dan prasarana yang mendukung terciptanya suasana akademik yang kondusif Prodi memilik dokumen yang menjelaskan program/kegiatan akademik yang mendukung terciptanya suasana akademik yang kondusif Prodi memiliki dokumen yang mengatur bentuk kegiatan interaksi akademik antara dosen dan mahasiswa
Notulen rapat, perencanaan anggaran
Dokumen evaluasi pembelajaran
Rencana kegiatan dosen dan mahasiswa
28
27
Prodi memiliki dokumen yang mengatur pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan pengembangan perilaku kecendekiawanan
Rencana kegiatan PM
Kekhususan untuk Program Studi Ilmu Keperawatan: 28
29
30
31
Program Studi memiliki buku panduan praktik klinik Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan bahwa Beban studi antara 180-200 SKS, dengan masa pendidikan minimal 9 semester dan maksimal 14 semester, yang terdiri dari kegiatan akademik 144-160 SKS dan kegiatan profesi 3686 – 4582 jam. Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan kurikulum berbasis kompetensi Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan Kurikulum Inti terdiri dari 70% teori dan 30% praktik (praktik biomedik dasar, laboratorium keperawatan dan praktik klinik)
Buku Panduan Praktik Klinik
SK Kurikulum, Katalog
29
32
Program Studi memiliki dokumen yang menunjukkan Muatan issue global 20%, antara lain: Perawatan HIV / AIDS, Perawatan Trauma, Flu Burung, SARS, Disaster, Teknik informasi, Entrepreneur, Bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya.
SK Kurikulum, Katalog
30
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA KERTAS KERJA AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) PANDUAN PEMERIKSAAN DOKUMEN MUTU AKADEMIK Nomor : Teraudit : Auditor : Ketua : Sekretaris : Anggota : :
……………………… ……………………… ……………………… ……………………… ……………………… ………………………
Ruang Lingkup Audit : Standar 6 : 1. Pembiayaan 2. Sarana dan Prasarana 3. Sistem Informasi Tanggal : ………………………. Pukul : ……………………….
STANDAR 6 : PEMBIAYAAN, SARANA DAN PRASARANA, SERTA SISTEM INFORMASI No
Pertanyaan Program studi memiliki dokumen yang menjelaskan dilakukannya perencanaan target A kinerja, perencanaan kegiatan/kerja, dan perencanaan alokasi pengelolaan dana secara periodik
1
Program studi memiliki dokumen yang menunjukkan Keterlibatan aktif program studi dalam proses perencanaan, B pengelolaan dan pelaporan serta pertanggungjawaba n penggunaan dana kepada pemangku kepentingan melalui mekanisme yang transparan dan akuntabel.
Dokumen yang diaudit
Program kerja dan anggaran
Job disc Kaprodi/Statuta
31
Y/T
Catatan
2
3
4
Prodi memiliki dokumen yang menunjukkan pemenuhan syarat kelayakan jumlah dan ketepatan waktu dana operasional dan pengembangan (termasuk hibah) dalam lima tahun terakhir untuk mendukung kegiatan program akademik prodi berikut ini : A Operasional dan pengembangan B Pendidikan C Penelitian D Kegiatan PkM Investasi E prasarana F Investasi sarana G Investasi SDM Prodi memiliki dokumen yang menunjukkan jumlah perolehan dana dalam tiga tahun terakhir dari kegiatan berikut ini : A Penelitian Pengabdian B Masyarakat Prodi memiliki dokumen yang menunjukkan ketersediaan ruangan dosen dengan kapasitas dan luas sebagai berikut : Ruang berkapasitas A > 4 dosen = Ruang berkapasitas B 3-4 dosen = Ruang berkapasitas C 2 dosen = Ruang berkapasitas D 1 orang =
Dokumen Realisasi Anggaran
MOU dengan Dikti & lembaga lain, laporan PR 5
Dokumen Manajemen Ruang
32
5
6
7
Prodi memiliki dokumen yang menunjukkan kelengkapan dan mutu prasarana (kantor, ruang kelas, ruang laboratorium, studio, ruang perpustakaan, kebun percobaan, dsb. Kecuali ruang dosen) yg digunakan Prodi dalam proses pembelajaran Prodi memiliki dokumen yang menunjukkan kelengkapan dan mutu prasarana penunjang lain misalnya tempat olahraga, ruang bersama, ruang himpunan mahasiswa, dan poliklinik. Prodi memiliki dokumen yang menunjukkan ketersediaan, jumlah, dan pendayagunaan sarana yang dipergunakan dalam proses administrasi dan pembelajaran serta penyelenggaraan kegiatan Tridharma , yaitu A Buku teks B Disertasi/tesis/skr ipsi/TA Jurnal ilmiah C terakreditasi DIKTI yang nomornya lengkap
Dokumen Manajemen Ruang
Arsip Perpustakaan
Jurnal ilmiah D terakreditasi DIKTI yang nomornya tidak lengkap 33
8
9
10
Jurnal ilmiah E internasional yang nomornya lengkap Jurnal ilmiah F internasional yang nomornya tidak lengkap Prosiding seminar G dalam tiga tahun terakhir Prodi memiliki dokumen yang menunjukkan keberadaan dan kualitas fasilitas akses ke perpustakaan di luar PT atau sumber pustaka lainnya Prodi memiliki dokumen yang menunjukkan ketersediaan dan tingkat penggunaan sarana utama di laboratorium
Prodi memiliki dokumen yang menunjukkan kondisi sistem informasi dan fasilitas yang digunakan dalam PBM yang bersifat manual/terkomputeris asi/ terkomputerisasi dan terhubung dengan jaringan luas serta software yang berlisensi
Arsip Perpustakaan
Dokumen Perpustakaan, MoU
Dokumen Manajemen Ruang
Dokumen BTSI
34
11
Prodi memiliki dokumen yang menunjukkan cara mengakses (manual/komputer tanpa jaringan/LAN/WAN) untuk 11 jenis data berikut ini : (1)Mahasiswa, (2)Kartu Rencana Studi (KRS), (3)Jadwal Mata Kuliah, (4)Nilai Mata Kuliah, (5)Transkrip Akademik, (6) Lulusan, (7) Dosen, (8)Pegawai, (9)Keuangan, (10)Inventaris, (11)Perpustakaan
Dokumen BTSI
Kekhususan untuk Program Studi Ilmu Keperawatan: 12
Program Studi memiliki dokumen tentang agihan dana untuk laboratorium dan praktik klinik
Realisasi Anggaran
35
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA KERTAS KERJA AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) PANDUAN PEMERIKSAAN DOKUMEN MUTU AKADEMIK Nomor : Teraudit : Auditor : Ketua : Sekretaris : Anggota : :
……………………… ………………………
Ruang Lingkup Audit : Standar 7 : 1. Penelitian/Publikasi 2. Pengabdian Masyarakat 3. Kerjasama Tanggal : …………………………. Pukul : ………………………….
……………………… ……………………… ……………………… ………………………
STANDAR 7 : INSTRUMEN PENJAMINAN MUTU PENILAIAN PENELITIAN, PENGAPDIAN MASYARAKAT DAN PUBLIKASI No
Pertanyaan
1
Tersedia dokumen hasil penelitian yang dilakukan oleh dosen tetap sesuai bidang keahlian dan sesuai dengan PS per tahun selama 3 tahun.
2
3
Tersedia dokumen yang menjelaskan keterlibatan mahasiswa yang melakukan tugas akhir dalam penelitian dosen.
Tersedia dokumen untuk periode 3 tahun terakhir atas artikel ilmiah dari hasil penelitian yang dilakukan oleh dosen tetap yang sesuai dengan program studi dan bidang keahliannya
Dokumen yang diaudit Laporan Penelitian Kontrak Penelitian SK Publikasi Hasil Penelitian Skripsi Laporan Penelitian Kontrak Penelitian SK Publikasi Hasil Penelitian
Jurnal
Proceeding
36
Y/T
Catatan
4
5
6
7
8
9
Tersedia dokumen yang menjelaskan karya-karya PS/institusi yang telah memperoleh perlindungan Hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI) dalam tiga tahun terakhir. Tersedia dokumen hasil kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) yang dilakukan oleh dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS. Tersedia dokumen yang menjelaskan adanya keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Tersedia dokumen kerjasama dengan instansi di dalam negeri dalam tiga tahun terakhir. Tersedia dokumen kerjasama dengan instansi di luar negeri dalam tiga tahun terakhir. Tersedia dokumen yang menjelaskan rekam jejak (Track record) dosen dan peta jalan (road map) penelitian PS
SK
Formulir Pendaftaran HAKI
Laporan Pengabdian Masyarakat SK
Materi Diseminasi
MOU SK MOU SK SK Panduan Penelitian PS
37
LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN DOKUMEN MUTU AKADEMIK PROGRAM STUDI I.
PENDAHULUAN
Fakultas Program Studi Alamat Nama Kaprodi Tanggal Audit Tim Auditor
Ketua
:
Anggota
: 1. 2. 3.
Tanda Tangan Ketua Auditor
Tanda Tangan Kaprodi :
II. TUJUAN AUDIT: Beri tanda √ sesuai yang dikerjakan. a. Memastikan kelengkapan dokumen penjaminan mutu b. Memetakan kesiapan Program Studi untuk melaksanakan program akreditasi c. Memetakan peluang peningkatan mutu Program Studi d. Tujuan lain, sebutkan:
38
III. LINGKUP AUDIT: 1. Dokumen Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian 2. Dokumen Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan Dan Penjaminan Mutu 3. Dokumen Kemahasiswa dan Lulusan 4. Dokumen Sumber Daya Manusia 5. Dokumen Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik 6. Dokumen Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi 7. Dokumen Penelitian, Pelayanan/Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama IV. JADWAL AUDIT: Hari/Tanggal audit : No 1
Jam
2 3 4
Kegiatan Audit Pembukaan & Pertemuan dengan Kaprodi Pertemuan dengan Kaprodi/Satgas Penjaminan Mutu Pembuatan Laporan Audit Penyampaian Temuan & Penutupan
V. TEMUAN AUDIT: Temuan Minor= ada kegiatan namun belum terdokumentasi Temuan Mayor = belum ada kebijakan dan atau praktek sehingga tidak tersedia dokumentasi 1. Temuan Minor Referensi (butir mutu)
Pernyataan
39
2.
Temuan Mayor
Referensi (butir mutu)
1. No
Pernyataan
Saran perbaikan
No Standar
Kelebihan
Peluang Peningkatan
1 2 3 4 5 6 7
VI. KESIMPULAN AUDIT Tim audit menyimpulkan : 1. Sistem dokumentasi cukup lengkap dan terstruktur untuk mendukung pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal. Ya Tidak Lainnya, sebutkan : _____________ 2.
Kaprodi menunjukkan komitmennya terhadap impementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk tercapainya kepuasan stakeholder. Ya Tidak Lainnya, sebutkan : _____________
40
VII. LAMPIRAN AUDIT: Lampiran 1.
PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK)
Fakultas Program Studi Ketua Program Studi Ketua Tim Auditor Referensi (Butir Mutu) Uraian Temuan (diisi oleh auditor & ditandatangani): Tanda Tangan Auditor
Tanggal :
Rencana Tindakan Koreksi (diisi oleh teraudit & ditandatangani): Tanda Tangan Teraudit
Tanggal :
Tanda Tangan Ketua Auditor
Tanggal :
41
Instrumen Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal Program Studi Petunjuk : Berikan tanda SILANG (X) sesuai jenis audit yang telah dilaksanakan: :
Audit Program Studi, tahun 20____
:
Audit Fakultas, tahun 20____
Evaluasi dilakukan dengan menilai tingkat kesesuaian antara pernyataan dengan kenyataan selama pelaksanaan audit berlangsung, dengan ketentuan nilai sebagai berikut : Nilai
Tingkat kesesuaian
Nama Tim Auditor:
1
:
Sangat sesuai
1………………………..
2
:
Sesuai
2………………………..
3
:
Kurang sesuai
3………………………..
4
:
Tidak sesuai
4………………………..
Berikan tanda SILANG (X) pada kolom tingkat kesesuaian yang dianggap paling benar/ tepat untuk setiap pernyataan dalam tabel berikut :
N o
Butir Evaluasi
1
Tujuan dan lingkup pengembangan audit bermanfaat bagi pengembangan mutu program studi Materi/instrumen audit mendukung tercapainya tujuan audit sebagaimana termuat dalam Standard Borang Akreditasi PS. Materi/instrumen audit mudah dipahami oleh teraudit. Materi/instrumen audit mudah disiapkan oleh teraudit. Teknik pelaksanaan audit mendukung tercapainya tujuan audit.
2
3 4 5
Tingkat kesesuaian Auditor I Auditor II Auditor III 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
42
6
7
Waktu pelaksanaan audit sesuai kebutuhan Progdi Kinerja Auditor : a. Obyektif b. Komunikatif c. Terbuka d.Profesional Masukan: 1. Materi/ instrumen Audit : a) ............................................................................................................... b) ............................................................................................................... c) ............................................................................................................... d) ............................................................................................................... e) ............................................................................................................... f)
...............................................................................................................
2. Pelaksanaan audit : a) ............................................................................................................... b) ............................................................................................................... c) ............................................................................................................... d) ............................................................................................................... 3. Saran untuk auditor a) Ketua tim Auditor : ............................................................................................................. ............................................................................................................. b) Anggota tim Auditor : ............................................................................................................. ............................................................................................................. .............................................................................................................
Salatiga, ………………….201..
(Kaprogdi)
43
