ABSTRAK
Ketatnya persaingan bisnis belakangan ini, mendorong perusahaan untuk selalu bekerja keras sebagai usaha dalam menyesuaikan terhadap perubahan bisnis yang ada. Salah satu cara agar dapat bertahan adalah diperlukan adanya suatu sistem yang dapat meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan. Penerapan sistem manajemen pengetahuan di dalam perusahaan yang didukung dengan teknologi informasi sangat diperlukan sehingga informasi yang dibutuhkan dapat dicari dan diperoleh dengan mudah dan cepat. Tujuan dari penelitian ini adalah mengidentifikasi pengetahuan yang ada di dalam perusahaan dengan menggunakan Knowledge Management Assessment Tool(KMAT), penerapan metodologi berdasarkan proses utama manajemen pengetahuan, serta perancangan prototipe sistem manajemen pengetahuan menggunakan Microsoft Share Point Portal Server 2003 sebagai sarana pengelolaan pengetahuan sehingga dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusianya. Manfaat yang dapat diambil adalah penerapan sistem manajemen pengetahuan ini akan membantu perusahaan dalam mekanismenya untuk menyalurkan pengetahuan dari pekerja senior kepada para pekerja baru, sebagai proses pembelajaran para karyawan sehingga dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia di dalam perusahaan, mempercepat akses terhadap informasi, dan membantu dalam proses pengambilan keputusan berdasarkan pengetahuan atau solusi yang sudah pernah ada. Hasil dari penelitian ini adalah pembuatan prototipe berdasarkan atas identifikasi awal terhadap pengetahuan di dalam perusahaan menggunakan KMAT, serta berdasarkan proses utama manajemen pengetahuan. Prototipe ini dapat membantu proses pembelajaran bagi karyawan baru, berdiskusi, berkolaborasi, serta vi
mempercepat dalam pengambilan keputusan. Diharapkan hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai dasar pengembangan sistem manajemen pengetahuan selanjutnya sehingga dapat memberikan dukungan yang berarti bagi kegiatan perusahaan. Kata kunci : Sistem Manajemen Pengetahuan, Prototipe, Kolaborasi.
vii
DAFTAR ISI Halaman Judul............................................................................................................... i Halaman Pernyataan..................................................................................................... ii Persetujuan Pembimbing............................................................................................. iii KATA PENGANTAR ................................................................................................ iv ABSTRAK .................................................................................................................. vi DAFTAR ISI............................................................................................................. viii DAFTAR TABEL....................................................................................................... xi DAFTAR GAMBAR ................................................................................................. xii BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang.............................................................................................. 1 1.2 Perumusan Masalah...................................................................................... 2 1.3 Tujuan dan Manfaat...................................................................................... 3 1.4 Ruang Lingkup ............................................................................................. 4 1.5 Sistematika Pembahasan............................................................................... 5 BAB 2 LANDASAN TEORI....................................................................................... 7 2.1 Sistem Manajemen Pengetahuan .................................................................. 7 2.1.1 Pengertian Pengetahuan ........................................................................ 7 2.1.2 Pengertian Manajemen Pengetahuan .................................................... 7 2.1.3 Data, Informasi, Pengetahuan, Kecerdasan .......................................... 8 2.1.4 Modal Intelektual .................................................................................. 9 2.2 Modal Manusia sebagai Sumber Strategis.................................................. 11 2.3 Tujuan Strategis .......................................................................................... 12 2.4 Konversi Pengetahuan ................................................................................ 13 2.5 Model Manajemen Pengetahuan ................................................................ 15 2.5.1 Tujuan Pengetahuan............................................................................ 15 2.5.2 Proses Pengukuran Pengetahuan dengan KMAT ............................... 16 2.6 Proses Utama Manajemen Pengetahuan..................................................... 17 viii
2.6.1 Identifikasi Pengetahuan..................................................................... 18 2.6.1.1 Pemetaan Pengetahuan................................................................ 19 2.6.1.2 Celah Pengetahuan ...................................................................... 20 2.6.2 Perolehan Pengetahuan ....................................................................... 21 2.6.3 Pengembangan Pengetahuan............................................................... 22 2.6.4 Distribusi Dan Pemberian Pengetahuan.............................................. 23 2.6.5 Pemanfaatan Pengetahuan .................................................................. 25 2.6.6 Pemeliharaan Pengetahuan ................................................................. 26 2.7 Manajemen Pengetahuan Berdasarkan TI .................................................. 26 2.8 Tahapan Pengerjaan.................................................................................... 30 BAB 3 METODE PENELITIAN .............................................................................. 33 3.1 Profil Perusahaan........................................................................................ 33 3.1.1 Aktivitas Pokok Perusahaan ............................................................... 34 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan .......................................................... 36 3.2 Model Bisnis Organisasi............................................................................. 38 3.2.1 Situasi Kompetisi ................................................................................ 38 3.2.1.1 Pendatang Baru ........................................................................... 38 3.2.1.2 Pemasok ...................................................................................... 39 3.2.1.3 Pelanggan .................................................................................... 39 3.2.1.4 Produk Pengganti ........................................................................ 40 3.2.1.5 Pesaing ........................................................................................ 41 3.2.2 Analisis Terhadap Faktor Sukses Perusahaan..................................... 41 3.3 Analisa Pengetahuan dalam Perusahaan..................................................... 42 3.4 Analisa Infrastruktur................................................................................... 45 3.4.1 Arsitektur Jaringan.............................................................................. 45 3.4.2 Arsitektur Perangkat Lunak dan Perangkat Keras .............................. 45 3.5 Analisa Konversi Pengetahuan ................................................................... 49 3.6 Skenario Penerapan Manajemen Pengetahuan Berdasar Proses Utama Manajemen Pengetahuan .................................................................................. 51 ix
3.6.1 Identifikasi Pengetahuan..................................................................... 51 3.6.2 Perolehan Pengetahuan ....................................................................... 54 3.6.3 Pengembangan Pengetahuan............................................................... 54 3.6.4 Distribusi dan Pengembangan Pengetahuan ....................................... 55 3.6.5 Pemanfaatan Pengetahuan .................................................................. 56 3.6.6 Pemeliharaan Pengetahuan ................................................................. 57 BAB 4 PERANCANGAN PROTOTIPE................................................................... 59 4.1 Kriteria Perancangan .................................................................................. 59 4.2 Rancangan Konseptual Sistem yang Diinginkan........................................ 60 4.3 Alat Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan............................... 61 4.4 Skenario Penggunaan Sistem Manajemen Pengetahuan ............................ 62 4.4.1 Skenario sebagai Intranet ................................................................... 62 4.4.2 Skenario sebagai Groupware.............................................................. 68 4.4.3 Skenario sebagai Data Warehouse ..................................................... 68 4.4.4 Skenario sebagai Decision Support System ........................................ 70 4.4.5 Skenario sebagai Transparent Capture Tools..................................... 70 4.4.6 Skenario sebagai Workflow................................................................. 72 4.4.7 Skenario sebagai Manajemen Dokumen............................................. 73 4.5 Perbandingan Prototipe dengan Sistem Manajemen Pengetahuan Ideal.... 74 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................... 78 5.1 Kesimpulan ................................................................................................. 78 5.2 Saran ........................................................................................................... 80 DAFTAR ACUAN .................................................................................................... 82 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 83 LAMPIRAN A Knowledge Management Assessment Tool (KMAT) .......................L1 LAMPIRAN B Instrumen Celah Pengetahuan .......................................................... L4 LAMPIRAN C Instrumen Pengembangan Pengetahuan ........................................... L5 LAMPIRAN D Instrumen Pembagian Pengetahuan ................................................. L7 RIWAYAT HIDUP x
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Pemetaan Pengetahuan Berdasarkan Keahlian .................................... 52 Tabel 3.2 Pemetaan Pengetahuan Berdasarkan Sumber Informasinya ................ 52
xi
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1
Hirarki Pengetahuan........................................................................ 9
Gambar 2.2
Model Spiral Penciptaan Pengetahuan oleh Nonaka .................... 14
Gambar 2.3
Alat Penilaian Pengetahuan yang Dikembangkan oleh ARTHUR ... ANDERSEN ................................................................................. 17
Gambar 2.4
Proses Utama dari Manajemen Pengetahuan ................................ 18
Gambar 2.5
Tipe dari Celah Pengetahuan ........................................................ 20
Gambar 2.6
Peranan TI dalam Manajemen Pengetahuan ................................. 28
Gambar 2.7
Fasilitas dalam Sistem Manajemen Pengetahuan ......................... 29
Gambar 2.8
Tahapan Pengerjaan Keseluruhan ................................................. 32
Gambar 3.1
Struktur Perusahaan PT Guna Elektro .......................................... 37
Gambar 3.2
Analisis Pengetahuan PT Guna Elektro ........................................ 43
Gambar 3.3
Skema Jaringan PT Guna Elektro ................................................. 46
Gambar 3.4
Penerapan Model Spiral Penciptaan Pengetahuan oleh Nonaka... 50
Gambar 4.1
Rancangan Konseptual Prototipe .................................................. 60
Gambar 4.2
Arsitektur Microsoft Share Point Portal Server 2003 ................... 62
Gambar 4.3
Tampilan Halaman Depan ............................................................ 63
Gambar 4.4
Tampilan Layar Visi dan Misi dari Strategi Perusahaan .............. 64
Gambar 4.5
Tampilan Halaman Berita ............................................................. 64
Gambar 4.6
Tampilan Halaman Lokasi ............................................................ 65
Gambar 4.7
Tampilan Layar Halaman Sumber Daya Manusia ........................ 66
Gambar 4.8
Tampilan Halaman Situs ............................................................... 66
Gambar 4.9
Tampilan Halaman Situs Pribadi .................................................. 67
Gambar 4.10 Tampilan Halaman Pribadi yang Bersifat Umum......................... 68 Gambar 4.11 Tampilan sebagai Groupware ....................................................... 69 Gambar 4.12 Tampilan Data Warehouse ........................................................... 69 Gambar 4.13 Tampilan sebagai Decision Support System ................................. 70 Gambar 4.14 Tampilan sebagai Transparent Capture Tools.............................. 71 xii
Gambar 4.15 Tampilan Halaman Pencarian Pengetahuan.................................. 71 Gambar 4.16 Tampilan sebagai Workflow.......................................................... 72 Gambar 4.17 Tampilan Persetujuan Dokumen ................................................... 72 Gambar 4.18 Tampilan sebagai Manajemen Dokumen...................................... 73 Gambar 4.19 Tampilan Melihat Versi Dokumen................................................ 74 Gambar 4.20 Perbedaan Prototipe dengan Sistem Manajemen Pengetahuan Ideal............................................................................................... 72
xiii
