Kantine Organisatie SC Leovardia Het reglement van de kantine van SC Leovardia bestaat uit een aantal delen. We hebben met dit reglement de bedoeling dat het duidelijk is hoe de organisatie van de kantine er uit ziet, welke procedures we werken, welke openingstijden er zijn en hoe we om gaan met de gratis verstrekkingen. Naast dit reglement hebben we een aantal regels opgesteld voor het gebruik van de kantine. Organisatie Kantinecommissie: De kantinecommissie valt in het bestuur rechtstreeks onder de penningmeester. De commissie komt officieel eens per 6 weken bijeen. Organogram:
Penningmeester
Bestuurslid accommodatie
Kantine
Beheer kantine
Inkoop
Indelling medewerkers
Activiteiten reservering
Kantine medewerker
medewerker
Keuken
Inname goederen/ beheer keuken
Schoonmaak kantine
Kantine: verantwoording in bestuur:
Thimo Bosma , Jan de Jong
Beheer kantine:
Henk v.d. Leij
Inkoop:
Henk v.d. Leij
Indeling medewerkers:
Hydo Wiersma, Rein Postema
Kantine en keuken medewerkers:
Op dit moment ronde de vijftig medewerkers
Activiteiten reservering:
Robbie van Dijk
Financien kassa:
Freek Smidt
Inname goederen/beheer keuken:
John Langoor, Rein Postema
Schoonmaak Kantine
Annelies Dijkhof, Tina Scheffel
Financien Kassa
De kantinecommissie bestaat uit vier personen, te weten kantinebeheer, kantineadministratie, bezetting kantine en evenementen / activiteitenbegeleiding. Het voorraadbeheer en schoonmaak vallen rechtstreeks onder kantinebeheer. Functieomschrijving Kantinecommissieleden: Kantinebeheer: • • • • • • • • • • •
Aanspreekpunt bestuur op het gebied van alle kantinezaken. Draagt zorg voor juiste implementatie en uitvoering van kantinebeleid en procedures Zorgt voor inkoopcontracten /afspraken met leveranciers (ism penningmeester vereniging) Ziet toe op netheid en presentatie van zowel kantine als medewerkers Organiseert cursussen op gebied van hygiene / kantine en alchohol / tapcurus /service van medewerkers. Zorgt voor onderhoudsplan ism accommodatiebeheer voor installaties / inventaris / etc Organiseert minimaal 2 x per jaar kantinemedewerkers vergadering en eens in 6 weken kantinecommissievergadering. Verantwoordelijk voor juiste vergunningen en wetgeving en draagt zorg voor juiste handhaving (rookbeleid / alcoholgebruik) Vervangt Kantine Administratie bij diens afwezigheid Verantwoordelijk voor inkoop kantine Verantwoordelijk voor assortiment kantine
Kantine Administratie: • • • • •
Verantwoordelijk voor geldstroom kantine Verantwoordelijk voor afdrachten cashgelden naar bank (wekelijks) Verantwoordelijk voor invullen weekstaten kasgelden kantine Verantwoordelijk voor uitgifte gratis consumptieverbruik Vervangt kantinebeheerder bij diens afwezigheid
Bezetting Kantine: • • • •
Zorgt voor rooster kantinemedewerkers Werft en selecteert kantinemedewerkers Zorgt voor bezetting kantine op afgesproken openingstijden en bij aangevraagde evenementen Zorgt voor opleiding en begeleiding kantinemedewerkers
Evenementen / Activiteiten Kantine: • • •
Aanspreekpunt kantine ten aanzien van evenementen /activiteiten buiten normale openingstijden om, ondersteuning vanuit kantine aan evenementen ism kantinebeheerder. Beheer evenementen / activiteitenkalender Beheer bezetting / agenda vergaderruimtes
• • • •
Ziet toe op juiste gebruik vergaderruimtes Zorgt voor bezetting servicemedewerker tijdens thuiswedstrijden eerste elftallen. Ziet toe op juiste toepassing gratis consumptiegebruik Zorgt voor maandelijkse lijst met gratis verstrekkingen consumpties (naar beheer kantine)
Functieomschrijvingen Kantinepersoneel: Voorraadbeheer ( 1 persoon) • • • • •
Ondersteunt kantinebeheer bij inkoop Verwerkt bestellingen en checkt bestellingen bij binnenkomst Zorgt voor wekelijks telling voorraad (maandagmorgen) Zorgt voor netheid in voorraadruimte Ziet toe op houdbaarheidsdatums
Schoonmaak ( 2 – 3 personen) • • •
Zorgt voor schoonmaak kantine / keuken / vergaderruimtes / hal / wc Maakt samen met kantinebeheer schoonmaakrooster en zorgt voor aftekening Zorgt voor voldoende schoonmaakmaterialen en besteld deze via inkoop kantine.
Kantinemedewerker (meerdere personen): • • • • • • • •
Zorgt voor bediening kantine tijdens de afgesproken openingstijden Zorgt voor sfeer en helpt ‘klanten’ op een plezierige wijze met respect Is eerste aanspreekpunt voor gasten ten aanzien van vragen aan de bar Zorgt tijdens dienst voor netheid bar en kantine Zorgt dat koelkasten gevuld blijven Na afloop / sluiting kantine tafels schoon / stoelen op tafels / bar schoon / keuken schoon. Na afloop / sluiting kantine geld tellen, lijst invullen en geld in kluis deponeren Zorgt voor juiste afsluiting pand
Servicemedewerker (meerdere personen): • • • •
Zorgt voor bediening tijdens thuiswedstrijden eerste elftallen voor gasten Zorgt voor voldoende koffie / cake en na afloop voor hapje en drankje Ruimt maximaal anderhalf uur na de wedstrijd bestuur / sponsorkamer op en sluit ruimte af Zorgt voor juiste vullen van gratis consumptielijst.
Openingstijden Clubhuis SC Leovardia: De openingstijden van het clubhuis van SC Leovardia worden bepaald aan de hand van de trainings- en wedstrijdtijden. Ze zijn als volgt vastgesteld: ZATERDAG: ZONDAG: MAANDAG: DINSDAG: WOENSDAG DONDERDAG: VRIJDAG
08.00 uur – 19.00 uur (’s middags is ook in vakanties en bij afgelastingen het clubhuis altijd open van 14.00 – 18.00 uur) 10.00 uur – 18.30 uur (afhankelijk van programma) 16.00 uur – 22.30 uur 16.00 uur – 22.30 uur 14.00 uur – 23.00 uur (keuken open) 16.00 uur – 24.00 uur (keuken open) 18.00 uur – 24.00 uur (keuken open)
Voor evenementen en activiteiten zullen in overleg met de kantinecommissie andere openingstijden gelden. Bij activiteiten op de zaterdagavond zal het clubhuis om 18.00 uur worden gesloten, dit zal aangekondigd worden in het clubhuis en altijd in overleg met de kantinecommissie. Openingstijden worden vermeld op een zichtbare plaats in het clubhuis (wettelijk verplicht) ! Bardiensten: De bardiensten die de medewerkers draaien zijn opgedeeld in bepaalde wenselijke tijden, daarbij zijn we in de basis uitgegaan van het volgende schema en bezetting: ZATERDAG:
08.00 uur – 12.00 uur 12.00 uur – 16.00 uur 16.00 uur – 19.00 uur 10.30 uur – 14.00 uur ZONDAG: 10.00 uur – 14.00 uur 14.00 uur – 18.00 uur MAANDAG: 16.00 uur – 19.30 uur 19.30 uur – 22.30 uur DINSDAG: 16.00 uur – 19.30 uur 19.30 uur – 22.30 uur WOENSDAG: 14.00 uur – 17.00 uur 17.00 uur – 20.00 uur 20.00 uur – 23.00 uur DONDERDAG: 16.00 uur – 19.30 uur 19.30 uur – 24.00 uur VRIJDAG: 18.00 uur – 20.00 uur
2 / 3 personen 2 personen 2 personen 1 / 2 extra personen in keuken 2 personen 2 /3 personen (eventueel keuken apart, afhankelijk programma) 1 persoon 1 persoon 1 persoon 1 persoon 1 persoon 1 persoon 1 / 2 personen 1 persoon 2 personen 1 persoon
20.00 uur – 24.00 uur
1 / 2 personen
Het rooster voor bardiensten zal zo veel mogelijk over het gehele jaar in augustus worden ingevuld, dat betekend dus dat je ruimschoots van te voren weet wanneer je dienst hebt. Insteek is dat medewerkers zoveel mogelijk in vast koppels draaien en dat de ‘drukke’ avonden en middagen wordt gerouleerd met een maximum van eens in de 14 dagen. Barmedewerkers dienen als zijn niet kunnen zoveel waar mogelijk zelf voor vervanging te zorgen, een lijst met medewerkers zal aan de medewerkers worden voorzien. Bij wijziging en vervanging wel even doorgeven aan de planning. Het kan in de praktijk voorkomen dat sommige bardiensten niet kunnen worden gevuld. De kantinecommissie zal dan bij de afdeling (jeugd / senioren) een verzoek doen om samen met een ervaren medewerker de dienst te draaien als ondersteuning. Met name op de avonden na trainingen en na wedstrijden willen we graag gebruik maken van de senioren, die dan eens in het jaar of half jaar 4 uurtjes de leden voorzien van een hapje en drankje. CONTRACTEN / VERGUNNINGEN / OPLEIDINGEN: Contacten: Inkoopcontracten worden afgesloten door de kantinebeheerder en penningmeester. Bij langlopende overeenkomsten zullen de voorstellen eerst door het bestuur moeten worden bekrachtigd. Doel is om bij alle leveranciers op rekening te kopen en te laten bezorgen. Wijzigingen in bestaande contracten of het toevoegen van leveranciers moeten altijd gemeld worden aan de penningmeester zodat deze de leveranciers kan toevoegen tot het leveranciersbestand. Vergunningen: Voor het voeren van een kantine zijn bepaalde vergunningen nodig. De kantinebeheerder zal deze vergunningen uit naam van het bestuur aanvragen en onderhouden. Twee personen dienen als beheerder / vergunninghouder te bezitten over de juiste personen. Alle vergunningen dienen in een map kantinebeheer te liggen op een plaats waar we tijdens de openingstijden direct bij kunnen komen. Verder dienen in deze map de controlelijsten voor onderhoud aan installaties te zitten en keuringsrapporten van installaties en machines. Inhoud Map Kantinebeheer: • • • • • • •
Vergunningen Openingstijden Keuringslijsten installaties Aftekenlijst schoonmaak (door schoonmaak bij te houden) Onderhoudsschema installaties kantine Kopie van alle formulieren in kantine (dagstaat, weekstaat, gratis verstrekkingen) Lijst met adressen, id en telefoonnummers van kantinemedewerkers.
• •
Opleidingspapieren op gebied van sociale hygiene en alcoholpreventie van medewerkers. Kantinereglement
Opleidingen: SC Leovardia streeft er naar om de medewerkers in de kantine te voorzien van de basiscursussen die beschikbaar zijn voor barmedewerkers. Het gaat hierbij om het volgende aanbod: • • •
Tapcursus (eens per twee jaar door leverancier bieren) Cursus Sociale Hygiene en alcoholpreventie Cursus ‘De vriendelijke gastheer / vrouw’
Deze laatste cursus zullen we intern met behulp van professionals uit de horeca eens per jaar houden om de service naar de klanten en de manier van omgaan te verbeteren, de barmedewerkers is tenslotte het visitekaartje van de vereniging. ALCOHOL GEBRUIK: Het is niet toegestaan om personen beneden de 18 jaar alcohol te verkopen of via derden te laten drinken in het clubhuis van SC Leovardia. Desgewenst mag de kantinemedewerker bij twijfel vragen om identificatie. Via een bord ‘ wij schenken niet aan personen beneden de 18 jaar’ zal dit ook kenbaar worden gemaakt in de kantine. Aan leiders / trainers die nog in functie zijn wordt GEEN alcohol geschonken. Verder is het gebruik van alcohol door medewerkers tijdens de dienst alleen na 16.00 uur op zaterdag / zondag en op avonden na 21.30 uur toegestaan, met de nodige mate, en dan hebben we het over 2/3 consumpties maximaal. De kantinemedewerker moet tevens personen die in een door hem / haar geconstateerde toestand door het gebruik van te veel alcohol verdere consumptie weigeren. ROOKBELEID: In het gehele gebouw van SC Leovardia is roken verboden, dus ook in de vergaderruimtes. Op daarvoor aangewezen goed zichtbare plekken mag gerookt worden.
GELDZAKEN: Alle geldzaken binnen de kantine liggen bij de kantineadministratie. Praktijk: Bij opening van de kantinedienst telt de barmedewerker het wisselgeld. Iedere consumptie moet worden verwerkt op de kassa. De barmedewerker telt het aanwezig geld en zet dit op de dagstaat. De barmedewerker deponeert het geld in de kluis. De kantineadministratie zorgt dat de kassa iedere dag wordt afgeslagen en dat de volgende kantinemedewerker weer met voldoende geld de kantinedienst kan aanvangen, eventueel kan gekozen worden door meerdere wisselgeldzakjes gereed te maken gedurende de week. De kantineadministratie maakt aan het eind van de week een weekstaat op en zorgt er voor dat het geld wordt afgestort volgens de afstortprocedure. (zie bijlage Rabobank afstorten) Een weekstaat met de afstortformulieren worden in het bakje van de boekhouding gedeponeerd voor verwerking in het kasboek, de boekhouding controleert op deze wijze ook of de afstortingen op de bank zijn binnengekomen. Een kopie en de dagstaten met uitdraai worden bewaard in een map die in het bezit is van de kantineadministratie, desgewenst kan de boekhouding of penningmeester om inzage vragen in deze map. Verder zorgt de kantineadministratie voor het bijhouden van de omzet in het daarvoor bestemde excellbestand (budget / omzet) en stuurt maandelijks de boekhouding / penningmeester en kantinebeheer een overzicht. Contante betalingen vanuit de kantine kas: Betalingen vanuit de kas kantine voor inkopen en clubaangelegenheden worden NIET geaccepteerd, daarvoor kan men gebruik maken van het voorschotformulier en of declaratie, te verkrijgen via de penningmeester of te downloaden vanaf de website van SC Leovardia.
GRATIS VERSTREKKINGEN: Kantinepersoneel: Iedere kantinemedewerker mag per uur 1 consumptie nuttigen van de vereniging en bij diensten langer dan 3 uur een warme hap. Hij/ zij dient de consumpties te noteren op het formulier gratis verstrekkingen kantinepersoneel en dit na de dienst af te tekenen en in de map ‘Gratis Verstrekkingen’ te doen. Het formulier is persoonlijk dat betekend dat meerdere mensen niet zoals in het verleden gebruik kunnen maken van het formulier. Koffiekaart vrijwilligers / Medewerkers: Alle vrijwilligers van SC Leovardia ontvangen in augustus / september koffie / thee kaart. Op deze kaart staat en te goed op van 50 bakjes koffie. Als de kaart vol is kan de vrijwilliger bij inlevering van de volle kaart voor € 7,50 een nieuwe kaart kopen. Per vakje krijg je een stempel voor het bakje koffie. De kaarten kunnen worden afgehaald en gekocht bij een door de kantinecommissie aangewezen persoon. De afdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor de juiste aanlevering van de gegevens. Na aftekening zal de kaart op persoon worden uitgegeven. Consumptiekaart vrijwilligers / medewerkers: Het bestuur is bevoegd om sommige vrijwilligers te voorzien van een consumptiekaart. Dit zijn in zijn algemeenheid vrijwilligers die op meerdere dagen gedurende lange tijd werkzaamheden verrichten voor de vereniging. De consumptiekaarten worden in opdracht van het bestuur uitgegeven door een door de kantinecommissie aangewezen persoon. Gratis Consumpties tijdens vergaderingen: Bij vergaderingen die zijn aangemeld bij de planning van de kantinecommissie kan bij melding bij de kantinemedewerker een formulier gratis verstrekkingen worden gehaald. Via dit formulier mogen de aanwezige personen 1 consumptie van de vereniging krijgen en zal er gratis koffie worden geschonken tijdens de vergadering. Zonder formulier worden er geen gratis verstrekkingen gegeven. Kortom, zonder melding vergadering, geen toegang en gratis consumptie van de vereniging. Thuiswedstrijden seniorenelftallen / dames / A1 Junioren: Bij thuiswedstrijden van seniorenelftallen / dames / A1 is er gratis koffie voor de leiders / trainers en scheidsrechter. Na afloop kan met inlevering van het formulier gratis verstrekkingen teams 1 gratis consumptie per gast van de vereniging worden aangeboden. Thuiswedstrijden overige teams:
In de bestuur- en commissiekamer is gratis koffie beschikbaar. De gastvrouw / heer van dienst verzorgd dit en kan ook de scheidsrechter uit de daarvoor aanwezige koelkast een consumptie geven. Consumptieverbruik thuiswedstrijden eerste elftallen: Zowel bij de zaterdag 1 als de zondag 1 zal een gastvrouw of heer de gasten bedienen. Voorafgaand aan de wedstrijd is er koffie en koek beschikbaar. In de rust is er gelegenheid voor besturen en gasten om een kopje koffie te drinken. Na afloop is er tot maximaal 1 uur na de wedstrijd gelegenheid om een drankje te nemen. Verder is er een hapje aanwezig (kaas / worst / hapje en/of warme snack) De consumpties worden door de gastvrouw / heer genoteerd op het aanwezige formulier gratis verstrekkingen. Verder is het toegestaan dat de kaartverkoop en boekjesverkoop een gratis consumptie van de vereniging kunnen krijgen. Voor jeugdleden (programmaverkoop) is dit uiteraard wat drinken en een warme snack. Gratis consumptieverstrekking voor bestuursleden en commissievoorzitters: Uit hoofde van hun functie en als gastheer / vrouw van de vereniging kunnen bestuursleden en een beperkt aantal commissievoorzitters een alleen aan hen verstrekt formulier gratis verstrekkingen gebruiken om hun gasten te voorzien van een drankje of koffie. De kantinecommissie is voorafgaande aan het seizoen op de hoogte welke mensen hiervan gebruik kunnen maken. Sfeer / Binding : Op gezellige avonden / middagen is de kantinemedewerker bevoegd om een pinda of zoutje op de bar / tafel te zetten. Op donderdag en vrijdagavond zal er rond de klok van 22.30 een warme bitterbal of kaas / worst worden geserveerd.
AANVRAGEN ACTIVITEITEN / VERGADERINGEN: Vergaderingen: Indien men gebruik wil maken van de vergaderruimtes dient men deze een week voorafgaande aan de vergadering te reserveren bij de kantinecommissie. Deze reserveert de aangevraagde zaal en zet ter bevestiging de aanvraag in de daarvoor bestemde activiteitenkalender. De sleutel van de kamer kan bij de bar worden opgehaald met het formulier gratis verstrekking. Na afloop van de vergadering dient de ruimte netjes te worden opgeleverd. De sleutel kun je weer inleveren bij de bar. Evenementen / Activiteiten: Evenementen en activiteiten moeten minimaal 1 maand van te voren worden gemeld bij de kantinecommissie. In de kantinecommissie zit iemand die als taak heeft om de activiteit / evenement vanuit de kantine te ondersteunen. Er zal in dit geval altijd overleg plaats vinden en de gemaakte afspraken worden ter bevestiging op schrift gezet. Bij evenementen zal in principe geen andere verkoopprijzen worden gehanteerd dan normaal, alleen na toestemming van bestuur / kantinebeheer is het mogelijk om daar van af te wijken. Feesten / Partijen: Voor leden en sponsoren is het mogelijk om een besloten feest te organiseren in het clubhuis van SC Leovardia. Afspraken daarover worden gemaakt met de kantinebeheerder. Deze feesten en partijen mogen alleen plaatsvinden op tijden waarop de kantine normaal is gesloten. ONDERHOUD INSTALLATIES / GEBREKEN: Van alle installaties in de kantine dient een onderhoudsplan te komen. Accommodatiebeheer en de kantinecommissie zijn samen verantwoordelijk voor een goed onderhoudsplan. Gebreken op het technisch vlak worden altijd gemeld aan accommodatiebeheer, deze zorgt voor een oplossing.
