Kan het Beter? Goedkoper? Duurzamer?

Kan het Beter? Goedkoper? Duurzamer? Inkopen van printers en multifunctionals via i Europese Aanbesteding b di

PIANOo Congres 2011

Amstersfoort © 2011

DOCplus

improving document performance

Agenda Introductie Marktontwikkelingen Voorbereiden en scope aanbesteding Gunningcriteria Financieel Duurzaamheid

Vragen

2

© 2010 27-5-2011

DOCplus


Introductie

© 2011

DOCplus


Over Johan Kosters ● Meer dan 20 jjaar document ●

professional Directeur DOCplus

Onafhankelijk adviesbureau voor Documentinfrastructuur en services

● Oprichter Docufacts.nl

Online informatiebron voor document professionals

● Mede oprichter EOMS Collectief

Opleiding voor Enterprise Output Management

● Lid werkgroep ´Criteria Criteria duurzaam ●

4

inkopen reproductie apparatuur ‘ Bestuurslid MPSA

© 2010 27-5-2011

DOCplus


DOCplus – Improving Document Performance ● Onafhankelijk j advies voor eindgebruikers g ● ● ● ●

Documentinfrastructuur Managed Print/Document Services Uitbesteding van Document Services Postverzending

● Full Service in alle fasen

● Strategie Strategie, ontwerp & specificeren ● Inkopen & implementeren ● Contract & service management

● Partner P t mett Fulton F lt Francis F i Consulting C lti

● Focus op multinationals and internationale organisaties ● Netwerk in VS, Asië en Europa ● Saving $ 60 million for customers

5

© 2010 27-5-2011

DOCplus


DOCplus – Manage ‘Managed Print Services’

6

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Marktontwikkelingen

© 2011

DOCplus


Marktontwikkelingen ● Co Consolidatie so da e van a de hardware a d a e aanbieders aa ede s ● Veenman -> Xerox ● NRG, Danka, IBM -> Ricoh O é -> > Canon C ● Océ

● Technologie ● ● ● ●

g Cloud Printing Mobile Printing Remote management Uniformiteitinfrastructuur

● Van hardware naar Managed Services

HARDWARE LEVERANCIERS • Canon • Xerox • Ricoh • Konica Minolta • Sharp • Toshiba • Kyocera Mita • HP • Lexmark • OKI • Samsung

● Hardware, software, supplies, diensten ● Van transactie naar servicelevel ● Onderdeel van Managed IT services

8

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Marktontwikkelingen ● Co Convergentie e ge e van a Kopie, op e, Print,, Scan, Sca , Fax a ● Opkomst A4 MFP en kleurapparatuur ● Informatiebeveiliging ● Netwerk, harddisk ● Rondslingerende afdrukken

● Software steeds belangrijkere rol ● ● ● ● ●

Accounting Follow-me Routing & Rules l Scanning & workflow integratie Programmeerbare g user interfaces

● Remote beheer

● Automatische tellerstandopname ● Just J t in i time ti tonerlevering t l i ● Preventief onderhoud en herstel op afstand

9

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Kennis van infrastructuur in eigen organisatie? ● 90% van a organisaties o ga sa es heeft ee geen gee inzicht c in1) ● ● ● ● ●

● Aantal printers, multifunctionals, scanners, faxen ● Kosten voor infrastructuur, supplies en onderhoud

83% h heeft ft geen h heldere ld Print P i t Infrastructuur I f t t Strategie St t i 2) 3% van omzet wordt uitgegeven aan documentverwerking1) 55% van netwerkbelasting is print gerelateerd 2) 70% van kopieën hebben een digitaal origineel 1) 25% van helpdesk vragen zijn printer gerelateerd 2)

1) Gartner 2) InfoTrends 10

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Voorbereiden aanbesteding © 2011

DOCplus


Aanbesteden van print infrastructuur

Vi i Visie

Waar staan we nu?

• Beleid • Assessment • Doelstellingen • Benchmark

12

© 2011 27-5-2011

Waar willen we heen?

• Smart • KPI

Hoe komen we daar?

• • • •

Project scope

Roadmap Mijlpalen Ri htlij Richtlijnen Architectuur

DOCplus


Doelstelling van de aanbesteding ● Co Contracteren ac e e van a leverancier e e a c e voor oo de realisatie ea sa e van a een ee

professionele kopieer-, printen scan infrastructuur welke de performanceverbetering van bedrijfsprocessen ondersteunt. ondersteunt

● PLUS ● ● ● ● ● ● ● ●

13

Kostenreductie ‘out of pocket’ Lagere beheerslast FM en IT Betere duurzaamheid Betere informatieveiligheid Aansluiten op dynamiek organisatie Aansluiten op de IT ontwikkelingen Ondersteunen/versnellen van digitalisering werkprocessen Ruime voldoende tevredenheid medewerkers

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Voorbereiden ● Projectgroep ojec g oep inrichten c e

● Wie zijn budgetverantwoordelijk? ● Inkoop, FM, IT, business, arbo&milieu ● 12 – 18 maanden d voor contractexpiratie t t i ti

● Marktverkenning g

● Ontwikkelingen en mogelijkheden? ● ● ● ●

Media Whitepapers Conferenties Huidige leverancier

● Marktconsultatie

● Leveranciers ● Onafhankelijke adviseurs

14

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Hoe goed kent u uw infrastructuur? ● Ge Gebruikte u e Applicaties pp ca es

● ●

15

● PDF 34% ● Word 26% ● Excel E l 13% ● Email 3% ● Overig 24% Printjobs ● 1 – 5 pagina 92% ● A3 3,5% 3 5% Apparatuur ● Ratio 2,31 ● Bezetting 1,7% ● Volume 1.433

© 2011 27-5-2011

● Volume ou e ●

● 9.000 per kantoormedewerker Top 10% gebruikers

● 47% volume l ● 33% kleurvolume

● Zwartwit versus Kleur ● 18% kleurvolume ● 46% van kosten

DOCplus


Scope

© 2011

DOCplus


Huidige situatie ● Waar aa bestaat es aa de infrastructuur as uc uu uit? u

●

17

● Hardware ● Software ● Onderhoud O d h d ● Supplies ● Diensten Huidige situatie ● Meerdere leveranciers ● Meerdere M d beslissers b li en budgetten b d tt ● Niet beheerd ● Niet uniform ● € 700 – € 1.200 per FTE

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Wat heeft uw organisatie nodig de komende 5 jaar?

18

© 2010 27-5-2011

DOCplus


Scope van de aanbesteding

Operational Service Delivery Services Supply Service to deliver

Printers Multifunctionals Hardware infrastructure S Scanners Faxes Software infrastructure Hardware Maintenance Helpdesk 1st line support

NOT In Scope

Accounting  Follow-me Scanning Workflow Remote beheer 



19

© 2010 27-5-2011

 



 

Consumables Supply Paper supply

To be discussed



Helpdesk 2nd line support Internal FM valet services

In Scope



 DOCplus


Gunningcriteria

Financieel

© 2011

DOCplus


Kosten van documentverwerking 1)

1) HP & All Associates Group

21

© 2011 27-5-2011

DOCplus


U betaalt 20 – 40% te veel!

Pe ercentage of Respondentts

40%

29 5% 29,5%

30%

23,8% 20% 12,3%

12,0% 9,7%

10%

7,8% 5,0%

0% 1% to 4%

4% to 9%

10% to 19% 20% to 29% 30% to 39%

40% or more

Don't know

Percentage of Cost Savings

*InfoTrends Survey

22

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Waardoor betaalt u teveel? ● Veel ee te e veel ee apparatuur appa a uu ● ● ● ●

Ad hoc beleid voor printers en multifunctionals Te veel luxe extra functionaliteit M d Medewerker k – Machine M hi Ratio R ti 2,31 2 31 -> > 8 – 20 Extreem lage bezettinggraad van 1,7% -> 5 - 10%

● ● ● ●

Inkoop hardware, onderhoud en supplies gescheiden Geen inzicht in de totale kosten Geen stuurmechanisme Geen kleur management

● ● ● ●

Veel te veel ‘VRIJE’ afdrukken in het contract Geen transparantie in de kostenstructuur Hogere kosten tijdens contract Hoge tarieven voor kleur

● Versnipperde pp budgetten g en kostenplaatsen p

● Slechte contractcondities

23

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Kostenstructuur componenten ● Hardware a d a e

● Gewenst functioneel niveau bepalend voor vaste kosten ● Maandelijkse huur (lease) van de basisvoorziening

● Meerdere typen typen, zwartwit/kleur zwartwit/kleur, basis snelheid snelheid, aantal invoerladen invoerladen, energystar, follow-me, scan workflow, …

● Oplag voor optionele uitbreidingen

● Hogere snelheid snelheid, extra bulklade bulklade, finishing finishing, …

● Flexibiliteit

●

● Aanpassingen tijdens het contract ● Inschatten van de behoefte, begrijpen van risico’s leverancier Onderhoud en supplies

● Variabele a abe e kosten oste op bas basiss van a werkelijk e e j geb gebruik u e en se serviceniveau ce eau ● Minimale uptime 96% tijdens kantooruren

● All-in tarief per afdruk

● A4 zwartwit en A4 kleur

● Indexering, te gebruiken norm vastleggen 24

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Kostenstructuur componenten ● Software So a e ● ● ● ●

Per functionaliteit Licentie/gebruiksvergoeding voor server / apparaat / medewerker S Support t (15% – 30%) Wie is eigenaar aan het einde van het contract?

● Overige g diensten

● Afhankelijk van gewenst servicelevel

● Installatie, training, wijzigingen, retourname ● Extra serices ● Advies

25

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Beoordelen financieel ● Nieuw eu situatie s ua e ≠ Huidige u d ge s situatie ua e ● Definieer Referentie infrastructuur

● Op basis van beleid en verwachte nieuwe inrichting ● Huidige d volumes l ● Geen 100% garantie van de afname

● Calculatie

● Op basis van de referentie infrastructuur ● Gehele contractperiode ● Wel/niet W l/ i t meenemen dynamiek d i k / contract t t fl flexibiliteit ibilit it

● Beoordeling gunningcriteria

● Beoordelingg ten opzicht p van laagste g inschrijver j ● Mate van geboden financiële flexibiliteit en zekerheid ● Aandeel 40 – 55% in EMVI

26

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Gunningcriteria g

Duurzaamheid © 2011

DOCplus


Hoe kan printen bijdragen aan duurzaamheid? ● Programma og a aO Overheid e e d 2020: 0 0 20% 0% duurzamer duu a e ● Papier ● Voorkom waste!

● FFollow-me ll mett automatische t ti h verwijdering ijd i ● 60% wordt zelfde week weggegooid -> bewust enkelzijdig

● Digitaal altijd beter?

●

● Slechte beheerde IT is ook niet duurzaam! Infrastructuur

● Consolidatie van apparatuur ● Bewust kiezen voor functioneel serviceniveau ● Energiezuinige apparatuur: TEC waarde

● Functioneel i l

● Gebruik de geboden energiefuncties ● Korte opwarmtijd, p j , toner en benodigde g warmte

28

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Componenten duurzaamheid & milieu

Productie Apparatuur

Operationeel Gebruik

Leverancier

End of Life & Recycling

Soort S t materialen t i l

Functionaliteit F ti lit it

Maatregelen M t l

Herbruikbaarheid H b ikb h id

Compensatie

Consumables

Procedures

Levensduur

Energieverbruik

29

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Beoordelen duurzaamheid ● TEC C waarde aa de

● Typical Electricity Consumption (kwH/week) ● Onderdeel van EnergyStar 1.1

http://www.eu-energystar.org/nl/database/?cmd=selectform;table=mfd

● Beoordeling gunningcriteria

● Totale TEC waarde Referentie infrastructuur ● Aangeboden apparatuur door de leverancier ● Relatief t.o.v. laagste TEC waarde

● Harde functionaliteit ● ● ● ●

Eigenschappen Ei h van de d apparatuur t Opwarmtijd vanuit slaapstand Follow-me Energiebeheerfuncties

● Zachte functionaliteit

● Wat doet de leverancier aan duurzaamheid

30

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Realisatie van 60% duurzaamheidsverbetering ● Realisatie ea sa e ● ● ● ●

Beleid & strategie Slimme infrastructuur G Gewenst t gedrag d Continuïteit in aanpak

● Print Duurzaam Programma ● ● ● ● ●

Yvonne Keijzers D Duurzamer W Werken k

Johan Kosters DOC l DOCplus

Actief programma Informatie & Tips Techniek & Tools Communicatie Meetbaar resultaat

● Start september 2011 31

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Samenvatting ● Begin eg tijdig jd g met e de voorbereiding oo be e d g ● Vorm projectgroep met inkoop, IT, FM, business ● Maak goede inventarisatie van huidige situatie en IT en organisatie ● ● ● ● ● ● ●

32

ontwikkelingen t ikk li Informeer u over de marktontwikkelingen Ontwikkel visie en beleid Centraliseer ´control´ passend bij IT aanpak Bepaal de scope en te bereiken doelstellingen Bepaal het noodzakelijke basis niveau en ‘plus’ faciliteiten Bepaal de gewenste kostenstructuur en flexibiliteit O Organiseer i een programmatische ti h aanpakk voor kostenefficiëntie, volumereductie en verduurzaming tijdens de contractperiode

© 2011 27-5-2011

DOCplus


Vragen? Meer information: Johan Kosters Mobile: +31 616088839 E-mail: [email protected] Web: b www.docplus.nl d l l 33

© 2010 27-5-2011

DOCplus


Kan het Beter? Goedkoper? Duurzamer?

Recommend Documents