Kalkul® a zpracování Kontrolního hlášení Kontrolní hlášení (dále jen KH) je nový elektronický formulář, který budou muset od roku 2016 podávat všichni plátci DPH. Tento formulář obsahuje informace o některých plněních podléhajících DPH. Tento manuál neslouží jako obecné školení ke KH a nenahradí Vaši iniciativu ke zjištění podrobných informací o KH. Pokud jste dosud vzorový formulář KH a pokyny k jeho vyplnění neprostudovali, stáhněte a pročtěte si tyto a další informace z internetových stránek finanční správy. Velmi důležitým souborem ke stažení jsou Informace (dříve též zvané Pokyny) k vyplnění kontrolního hlášení DPH. Odkazy na důležité informace naleznete zde: http://www.financnisprava.cz/cs/dane-a-pojistne/dane/dan-z-pridane-hodnoty/kontrolni-hlaseni-DPH Vzorový formulář KH ve formátu pdf slouží pouze pro informační účely. Kontrolní hlášení bude možné podávat pouze elektronicky pomocí XML souboru přes daňový portál finanční správy nebo přes datovou schránku daňového subjektu. Kalkul® při vytvoření jak přiznání k DPH tak i Kontrolního hlášení umožňuje výběr tisku přiznání k DPH resp. sestavy KH nebo vytvoření XML souboru pro elektronické podání (dále jen EPo). V tomto manuálu naleznete obecné stručné informace o některých úskalích KH a zejména podrobné informace o konkrétním zpracování KH v Kalkul1V11, Kalkul2 (resp. Kalkul5) a Kalkul1V09 včetně nastavení konfigurace a popisu zpracování údajů DPH pro KH. Nejsou opomenuty ani obecné informace, jak naložit s vytvořeným XML souborem. Manuál je záměrně podrobný, aby byl oporou i méně zkušeným uživatelům a „nováčkům“ elektronických podání. Zkušení uživatelé si najdou potřebné informace snadno pomocí seznamu kapitol a podkapitol, avšak doporučuji manuál pročíst aspoň jednou celý a pro Vás důležité informace si zatrhnout. Některé záležitosti jsou zmíněny v obecných i konkrétních kapitolách, podrobně však většinou jen v jedné z nich. Určitě věnujte co nejdříve (nejlépe před začátkem účtování a vystavování dokladů) pozornost podkapitole o možnostech evidenčních čísel vystavených dokladů „Dokladové řady, evidenční čísla dokladů a jejich tisk na dokladech“, která je obsažena v každé kapitole pro konkrétní Kalkul. Tento manuál je zpracován centrálním distributorem programů Kalkul® Mgr. Petrou Pelikánovou a slouží jako pomůcka při zrpacování údajů v programech Kalkul®, nenahrazuje nápovědu v programu přímo obsaženou ani obecná školení ke KH. Tento manuál nemůže být bez souhlasu Mgr. Petry Pelikánové nijak dále šířen ani využíván za jiným účelem než jako pomůcka pro vedení zpracování údajů v programech Kalkul®. Tento manuál se týká následujích programů a verzí: Kalkul1V11.37, Kalkul1V09.67, Kalkul2V05.37 a Kalkul5V01.37 a je aktuální pro pravidla paltící pro KH počátkem roku 2016, vycházejí ze zákona o DPH, Pokynů k vyplnění KH a definice XML pro KH uveřejněných na internetových stránkách Finanční správy v prosinci 2015. Tento manuál je v průběhu roku 2016 upravován a doplňován, stejně jako samotné programy Kalkul. Upravené pasáže oproti předchozí verzi manuálu jsou vždy červeně. Toto je Verze č. 2 manuálu ze 14. 01. 2016.
1
Obsah Kontrolní hlášení a jeho vybraná úskalí KH musejí elektronicky odevzdávat všichni plátci DPH DIČ u daňových dokladů Nově evidované údaje pro KH XML soubor a tisk „formuláře“ XML a Výzvy k „opravám“ Poslední Výpis z evidence Oddíly Kontrolního hlášení A1, B1 – režim přenesení daňové povinnosti (tuzemský reverse charge) A2 – přijatá plnění od plátců z EU (evropský reverse charge) A3 – investiční zlato A4, B2 – ostatní plnění jednotlivě uvedená dle dokladů A5, B3 – ostatní plnění souhrnně uvedená Kalkul1V11 a zpracování KH Nastavení Konfigurace Nové údaje u záznamů v evidencích a jejich přednabízení Kalkulem Dokladové řady, evidenční čísla dokladů a jejich tisk na dokladech Rozdělování záznamů v evidenci DPH do Oddílů KH Vnucení jednotlivého uvedení v KH DIČ a přiřazení záznamu do KH Netypické případy údajů pro KH a jejich zpracování v programech Kalkul Kontroly záznamů pro KH v Kalkulu Kontrolní součty Oddílů Kalkul2 a Kalkul5 a zpracování KH Nastavení Konfigurace Nezbytností pro KH je zaúčtování záznamu Nové údaje u záznamů v evidencích a jejich přednabízení Kalkulem Dokladové řady, evidenční čísla dokladů a jejich tisk na dokladech Rozdělování záznamů pro sestavu KH do Oddílů KH Vnucení jednotlivého uvedení v KH DIČ a přiřazení záznamu do KH Netypické případy údajů pro KH a jejich zpracování v programech Kalkul Kontroly záznamů pro KH v Kalkulu Kontrolní součty Oddílů Kalkul1V09 a zpracování KH Nastavení Konfigurace Dokladové řady, evidenční čísla dokladů a jejich tisk na dokladech Nové údaje u záznamů v evidenci DPH a jejich přednabízení Kalkulem Rozdělování záznamů v evidenci DPH do Oddílů KH Vnucení jednotlivého uvedení v KH DIČ a přiřazení záznamu do KH Netypické případy údajů pro KH a jejich zpracování v programech Kalkul Kontroly záznamů pro KH v Kalkulu Kontrolní součty Oddílů XML soubor a EPo Vytvoření XML pro EPo Nesprávné XML pro Kalkul6 Kde se vytvořené XML ukládá Načítání XML do EPo XML soubor a tisk „formuláře“ Výzvy k „opravám“ a upravené XML
3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 5 5 6 7 7 8 8 9 10 10 10 11 11 12 12 12 13 13 14 15 15 15 16 16 17 17 17 18 18 19 19 19 20 20 21 21 21 21 21 21 22 2
Kontrolní hlášení a jeho vybraná úskalí Následující upozornění vycházejí ze zákona o DPH, Pokynů k vyplnění KH a definice XML pro KH uveřejněných na webu Finanční správy v prosinci 2015. Tato upozornění jsou dovozena centrálním distributorem programů Kalkul® Mgr. Petrou Pelikánovou a nejsou oficiálním výkladem Finanční správy. KH musejí elektronicky odevzdávat všichni plátci DPH Poprvé za leden, resp. první kvartál 2016 (tj. v únoru resp. dubnu) musejí plátci DPH odevzdat KH. Právnické osoby odevzdávají KH měsíčně (bez ohledu na to, zda jsou kvartální či měsíční plátci), fyzické osoby odevzdávají v souladu s periodicitou odevzdávání přiznání k DPH (měsíční plátci měsíčně, kvartální plátci kvartálně). DIČ u daňových dokladů Vystavujete-li doklad pro soukromé osoby, není na něm uvedeno DIČ bez ohledu na výši částky. Vystavujete-li (řádný) daňový doklad pro podnikatele plátce DPH, je na něm uvedeno DIČ bez ohledu na výši částky. POZOR! Vystavujete-li (řádný) daňový doklad pro podnikatele neplátce DPH s částkou nad 10.000,- Kč vč. DPH, musí na něm být uvedeno DIČ příjemce dokladu, a to právě pro účely KH, kde toto DIČ také musí být uvedeno. U přijatých daňových dokladů s částkou nad 10.000,- Kč vč. DPH, které zamýšlíte uplatnit pro odpočet DPH, sdělte své DIČ vystaviteli a trvejte na vystavení „řádného“ daňového dokladu (zjednodušený daňový doklad „tzv. paragon nebo strvzenka“ nad 10.000,- Kč již nestačí). Toto není nová podmínka, avšak nyní vyvolá její nesplnění okamžitý nesoulad v KH – při jednotlivém uvedení zjednodušeného daňového dokladu Vámi v KH se nesehraje s informacemi KH vystavitele, který tento doklad jednotlivě neuvede. Pokud vedete účetnictví svým klientům, informujte je o této nezbytnosti. Nově evidované údaje pro KH Kromě doposud evidovaných údajů souvisejících s DPH vstupují do KH další dvě nové informace – Evidenční číslo daňového dokladu a datum DUZP/DPPD. POZOR! U vystavených dokladů uvádíte svá čísla, u přijatých uvádíte čísla vystavitele – je nezbytný soulad údajů v KH příjemce a vystavitele dokaldu. Evidenční číslo může obsahovat i písmena (malá a velká nehrají roli) a znaky jako mezery a pomlčky (nehrají roli vůbec, neberou se v KH v úvahu ani když jsou uvedena). U dokladů vystavených v Kalkulu máte více možností tohoto číslování (viz další kapitoly), u přijatých dokladů musíte vyjít z údajů na dokladu, při nejasnostech doporučuji domluvu s vystavitelem. XML soubor a tisk „formuláře“ V Kalkulu máte možnost vytisknout sestavu údajů pro KH, avšak z tehcnických důvodů zde není možnost tisku pdf formuláře KH. Údaje ve „formuláři“ si vytiskněte až po načtení do EPo a provedení šech oprav. Více k tomuto naleznete v poslední kapitole věnované XML. XML a Výzvy k „opravám“ Vadný XML soubor KH (byť s drobnou chybou třeba v názvu města) bude považován za neodevzdaný vůbec. Neodevzdané KH rovnou zakládá povinnost uhradit pokutu. Limit pro opravu je shodný s limitem původního odevzdání KH – tedy musíte na chybu přijít sami a včas odevzdat opravené KH. Proto je lepší XML soubor vždy před odevzdáním nechat zkontrolovat. POZOR! Pro KH neplatí „5-ti denní tolerance“ pro odevzdání po limitu, tak jak ji znáte u přiznání k DPH. Máte-li datovou schránku, komunikuje s Vámi úřad přes ni. pokud ale nemáte datovou schránku, může Vám být případná Výzva z FÚ (např. k odstranění nejasnosti v KH)ú doručena obyčejným e-mailem, doručena je okamžikem odeslání z FÚ (bez ohledu na možnost spadnutí do spamu). Lhůty pro reakci na Výzvu jsou velmi krátké (i 5 kalendářních dnů), proto si kontrolujte e-maily i během dovolené. Poslední Výpis z evidence KH v oddílech A1 a B1 nahrazuje Výpis z evidence pro daňové účely odevzdávaný elektronicky v souvislosti s plněními poskytnutými v režimu přenesení daňové povinnosti. POZOR! Za veškerá plnění v tomto režimu do konce roku 2015 je třeba odevzdat stále ještě Výpis z evidence, až pro plnění roku 2016 se bude odevzdávat už jen KH. 3
Oddíly Kontrolního hlášení Tato kapitola slouží jako shrnutí struktury KH a důležitých bodů jednotlivých oddílů KH jako takových i v návaznosti na programy Kalkul (toto podrobněji naleznete v dalších kapitolách). Přes svoji podrobnost tato kapitola nemá a nemůže nahradit oficiální Informace k vyplnění KH uveřejněné na webu MFČR, slouží pouze k určitému dovysvětlení pro uživatele programů Kalkul a doporučuji používat ji vždy současně s aktuálními Informacemi k vyplnění KH, které mají vždy přednost před tímto manuálem. Souhrnně uvádím, že Číslo řádku je položka automatická u všech oddílů KH a z Vašeho pohledu bude důležitá pouze ve chvíli, kdy dostanete od FÚ Výzvu s číslem řádku, v němž nastali nejasnosti. Toto si poté dohledáte v uloženém „odevzdaném“ XML (více v poslední kapitole). A1, B1 – režim přenesení daňové povinnosti (tuzemský reverse charge) Tyto oddíly nahrazují dříve podávaný elektronický výkaz Výpis z evidence pro daňové účely. Vazba na řádky přiznání k DPH: A1 = ř. 25, B1 = ř. 10 + 11 Částka v těchto oddílech není rozhodující, tzn. že zde budou uvedeny všechny doklady v režimu přenesení daňové povinnosti bez ohledu na výši částky, neplatí zde žádný limit jako u běžných plnění. POZOR! Veškerá plnění v režimu přenesení daňové povinnosti bez ohledu na částku spadají pro KH do oddílu A1/B1, ale některá plnění DPH spadají do tohoto režimu až od určité částky (např. mobilní telefony s kódem plnění 14). Plnění, která spadají do tohoto režimu až od určité částky, si stále musí uživatel programu hlídat sám a dle toho vystavit/přijmout a zejména zaúčtovat správně doklad (do limitu klasický doklad i s vypočtenou a zaplacenou daní, nad limit doklad „bez daně“ s dopočtem u příjemce). Toto ale platilo už dříve, není to od roku 2016 rozdíl, jen se rozšiřuje okruh plnění a mění se limity. DIČ odběratele/dodavatele je povinnou položkou, což plyne z faktu, že tento režim je určen pro plnění mezi plátci DPH. Je nezbytné přijmout/vystavit a/nebo zaúčtovat v Kalkulu daňový doklad s konkrétním DIČ – použijete-li v Kalkulu pro tento případ „otazníkové“ DIČ, bude KH chybné. Evidenční číslo daňového dokladu je také nezbytnou položkou. U přijatých dokladů se uvádí číslo dokladu vystavitele, tedy neuvádí se evidenční číslo pro vaše účetnictví „PFR-37“, ale evidenční číslo z vystavitelova účetnictví „VRC-2015050133“. U vystavených dokladů se uvádí Vaše číslo dokladu VRC-123/2016. Toto číslo má bohužel velký význam pro sehrání údajů z obou kontrolních hlášení. Pokud nebude v obou KH shodné, přijde Vám pravděpodovně Výzva od FÚ a pak bude nezbytná domluva s vystavitelem/příjemcem dokladu. Podrobně o možnostech uvádění čísel dokladů do KH v Kalkulu bude pojednáno v následujích kapitolách věnovaných jednotlivým Kalkulům. DUZP je taktéž nezbytnou položkou, jde o DUZP uvedené na dokladu (bez ohledu na to, kdy jste přijatý doklad Vy obdrželi). DUZP nesmí být starší 1.1.2016 (pro tyto datumy se odevzdává ještě Výpis z evidence). Základ daně je povinná položka u A1 (vystavený doklad VRC) a u B1 v minimálně jedné ze tří sazeb DPH. Základ daně se v sestavách a XML souborech Kalkulu uvádí s přesností na haléře, nezaokrouhluje se na koruny. Daň se uvádí pouze v B1 u přijatých plnění (= přijatých dokladů), kde má povinnost odvést daň příjemce. Daň se v sestavách a XML souborech Kalkulu uvádí s přesností na haléře, nezaokrouhluje se na koruny. Kód předmětu plnění je povinnou položkou dle číselníku v příloze zákona o DPH, tento číselník se stále rozšiřuje, jak se rozšiřuje okruh plnění v režimu přenesení daňové povinnosti. Např. pro stavební a montážní práce je kód předmětu plnění „4“. POZOR! Doporučuji vystavovat doklady pouze s jedním takovýmto předmětem plnění. Doklady s několika různými kódy předmětu plnění v jednom dokladu Kalkul do KH správně nezpracuje. A2 – přijatá plnění od plátců z EU (evropský reverse charge) Zvláštní elektronická evidence těchto dokladů nebyla dosud vyžadována, doposud se elektronicky odváděla pouze evidence vystavených dokladů v tomto režimu jako Souhrnné hlášní (což trvá dále v nezměněné podobě). Tento oddíl je tedy novinkou v elektronické evidenci. Ze své podstaty se doklady zde uvedené nemohou shodovat s doklady žádném jiném KH českého subjektu. Vazba na řádky přiznání k DPH: A2 = ř. 3 + 4 + 5 + 6 + 9 + 12 + 13 Částka v těchto oddílech není rozhodující, tzn. že zde budou uvedeny všechny doklady od plátců z EU v režimu reverse charge (= daň není na dokladu vyčíslena, počítáte a odvádíte ji Vy) bez ohledu na výši částky, neplatí zde žádný limit jako u běžných plnění. 4
DIČ dodavatele (= VAT ID) není povinnou položkou, ačkoliv v naprosté většině případů zde konkrétní DIČ z dané evropské země bude uvedeno. Ve výjimečných případech se v totmo režimu vyskytují i osoby bez evropského DIČ a tato položka může zůstat prázdná (v Kalkulu použijete „otazníkové“ DIČ). Evidenční číslo daňového dokladu je také nezbytnou položkou. Uvádí se číslo dokladu vystavitele, tedy neuvádí se evidenční číslo pro vaše účetnictví „PFR-37“, ale evidenční číslo z vystavitelova účetnictví „ENV123456“. Na dokladech z méně formálních zemí může být nelehké číslo dokladu vyčíst, avšak vzhledem k tomu, že zde prozatím nebude docházet k sehrávání, není toto kritické jako v ostatních oddílech. DPPD je nezbytnou položkou, jde o datum povinnostu přiznat daň, které určíte dle pravidel zákona o DPH. Základ daně je povinná položka pro minimálně jednu ze tří sazeb DPH. Základ daně se v sestavách a XML souborech Kalkulu uvádí s přesností na haléře, nezaokrouhluje se na koruny. Daň se uvádí dle Vašeho výpočtu, neboť v tomto režimu má povinnost odvést daň příjemce. Daň se v sestavách a XML souborech Kalkulu uvádí s přesností na haléře, nezaokrouhluje se na koruny. A3 – investiční zlato Speciální režim pro investiční zlato není pro svoji výjimečnost v Kalkulu a tedy ani ve zpracování KH nijak podchycen. Pro vedení evidence o investičním zlatu není Kalkul určen. Tento oddíl lze doplnit pouze ručně na stránkách daňového portálu po načtení ostatních údajů do elektronického formuláře KH. A4, B2 – ostatní plnění jednotlivě uvedená dle dokladů Tyto oddíly jsou se jako elektronická evidence odevzdávají nově. Dané daňové případy byly i doteď v Kalkulu vedeny a mohli jste si je vytisknout jako sestavy podkladů pro přiznání k DPH v různých podobách. Avšak pro účely KH přibyly nové údaje evidenčního čísla dokladu vystavitele a DUZP vystavitele. Vazba na řádky přiznání k DPH: A4 = ř. 1 + 2, B2 = ř. 40 + 41 Částka v těchto oddílech zpravidla je rozhodující, tzn. že se zde uvádějí veškeré „řádné“ daňové doklady s celkovou částkou dokladu (včetně DPH a nepodléhajících či osvobozených plnění) přesahující limit 10.000,Kč. Limit částky dokladu a zařazení dokladu do jednotlivých Oddílů (za splnění podmínky DIČ) hlídá a dělá Kalkul sám pro všechna podléhající a osvobozená plnění. Pro částky překračující limit výší nepodléhajícího plnění (např. plnění podléhající DPH je ve výši 9.000,- Kč vč. DPH a nepodléhající plnění je ve výši 2.000,- Kč, celkem tedy 11.000,- Kč na doklad) je třeba u daných položek „vnutit“ uvedení těchto případů jako jednotlivých do A4/B2. Existují také výjimky, kdy se doklady uvádějí do těchto oddílů i při nedosažení limitu částky. Nejčastěji se s těmito výjimkami setkáte u platebních kalendářů (typicky tzv. soupis záloh pro úhrady energií), kde celková částka všech plateb přesahuje limit, dále u použití poměru u přijatých plnění (nikoli krácení koeficientem) zcela bez ohledu na limit či opravou v souvislosti s insolvencí taktéž bez ohledu na limit. V těchto případech máte možnost v Kalkulu u daných položek „vnutit“ uvedení do těchto jednotlivých A4/B2 bez ohledu na částku. DIČ odběratele/dodavatele je povinnou položkou, nemůže zde být položka bez konkrétního DIČ. Je nezbytné přijmout/vystavit a/nebo zaúčtovat v Kalkulu daňový doklad s konkrétním DIČ. Toto platí i při vystavování dokladu pro podnikatele neplátce (viz dříve). Použijete-li v Kalkulu pro tento případ „otazníkové“ DIČ, bude doklad vždy zahrnut do souhrnných oddílů A5/B3 bez ohledu na částku. A naopak lze uvedením „otazníkového“ DIČ (zejména u přijatých plnění) ovlivnit uvedení dokladu pouze v souhrnné části místo části jednotlivé – ovšem zde je třeba dobře zvážit soulad takového postupu se zákonem o DPH a závaznými pravidly pro vyplnění KH. Evidenční číslo daňového dokladu je také nezbytnou položkou. U přijatých dokladů se uvádí číslo dokladu vystavitele, tedy neuvádí se evidenční číslo pro vaše účetnictví „PFA-37“, ale evidenční číslo z vystavitelova účetnictví „VFA-2015050133“. U vystavených dokladů se uvádí Vaše číslo dokladu VRC-123/2016. Toto číslo má bohužel velký význam pro sehrání údajů z obou kontrolních hlášení. Pokud nebude v obou KH shodné, přijde Vám pravděpodovně Výzva od FÚ a pak bude nezbytná domluva s vystavitelem/příjemcem dokladu. Podrobně o možnostech uvádění čísel dokladů do KH v Kalkulu bude pojednáno v následujích kapitolách věnovaných jednotlivým Kalkulům. DPPD je taktéž nezbytnou položkou. U (B2) přijatých plnění (= dokaldů) jde o DUZP vystavitele uvedené na dokladu (bez ohledu na to, kdy jste přijatý doklad Vy obdrželi). Datum, kdy jste daňový doklad za přijaté plnění obdrželi, rozhodné pro možnost uplatnit si nárok na odpočet DPH, se v KH nikde neuvádí. Takový doklad musí být uveden v KH za období, kdy si nárok na odpočet uplatňujete Vy, ale s datumem starším, kdy mělo být DPH odvedeno druhým plátcem. U (A4) uskutečněných plnění (= vystavených dokaldů) jde o DUZP vystavitele = Vaše uvedené na dokladu. 5
Základ daně je povinná položka pro minimálně jednu ze tří sazeb DPH. Základ daně se v sestavách a XML souborech Kalkulu uvádí s přesností na haléře, nezaokrouhluje se na koruny. Daň se uvádí v souladu dokladem a pravidly pro DPH. Daň se v sestavách a XML souborech Kalkulu uvádí s přesností na haléře, nezaokrouhluje se na koruny. Kód režimu plnění je povinnou položkou dle číselníku v Informacích k vyplnění KH, pro většinu plnění bude kód „0“, pro cestovní služby a použité zboží je jiný. POZOR! Zde jde o zcela jiný kód než je kód v režimu přenesení daňové povinnosti (A1/B1). Doporučuji vystavovat doklady pouze s jedním takovýmto předmětem plnění. Doklady s několika různými kódy režimu plnění v jednom dokladu Kalkul do KH správně nezpracuje. Vyskytne-li se Vám výjimečný případ DPH těchto jiných režimů, doporučuji ponechat konfiguraci v nastavení kódu „0“ a u daného řádku změnit kód až po načtení XML pro KH do EPo. Opravy „za insolvencí“ se jednotlivě uvádějí bez ohledu na částku. Pro výjimečnost tohoto plnění Kalkul uvedení tohoto příznaku ve svých evidencích neumožňuje. Pro tyto případy doporučuji vnutit v Kalkulu jednotlivé uvedení do tohoto oddílu (A4/B2) a po načtení XML pro KH do EPo doplnit do příslušného řádku vhodný záznam do poslední kolonky „§44 ZDPH“. POZOR! Tato výjimka (kolonka) se netýká „běžných“ opravných daňových dokladů (dobropisů a vrubopisů), ale pouze oprav výše daně u pohledávek za dlužníky v insolvenčním řízení. Použití poměru se jednotlivě uvádí bez ohledu na částku. Jendá se o případy, kdy do DPH vstupuje jen poměrná část „ceny a DPH“ vynaložené za určité plnění (jen ta část, z níž je plnění využito firemně a ne soukromě), tzn. že si jako nárok na odpočet DPH (pouze oddíl B2) uplatňujete pouze poměrnou část celkové DPH na dokladu. POZOR! Nejedná se o krácený odpočet z oddílu V. přiznání k DPH, který souvisí s podílem osvobozených plnění. Tento poměr se do evidencí v Kalkulu zavádí již rovnou v ponížené výši a není dodatečně krácen. Pro výjimečnost tohoto plnění Kalkul uvedení tohoto příznaku ve svých evidencích neumožňuje. Pro tyto případy doporučuji vnutit v Kalkulu jednotlivé uvedení do tohoto oddílu (B2) a po načtení XML pro KH do EPo doplnit do příslušného řádku „ANO“. A5, B3 – ostatní plnění souhrnně uvedená Tyto oddíly jsou se jako elektronická evidence odevzdávají nově, ale uvádějí se zde pouze souhrnné částky základů daně a daní pro jednotlivé částky. Vazba na řádky přiznání k DPH: A5 = ř. 1 + 2, B3 = ř. 40 + 41 Částka v těchto oddílech zpravidla je rozhodující, tzn. že se zde uvádějí souhrny z veškerých „řádných“ daňových dokladů s celkovou částkou dokladu nedosahující limitu 10.000,- Kč (kromě výjimek uvedených výše), veškerých zjednodušených daňových dokladů a veškerých daňových dokladů bez konkrétního DIČ (s „otazníkovým“ DIČ). Limit částky dokladu a zařazení dokladu do jednotlivých plnění hlídá a dělá Kalkul sám. DIČ, Evidenční číslo daňového dokladu ani DPPD se zde nijak neuvádějí. Základ daně je povinná položka pro minimálně jednu ze tří sazeb DPH. Základ daně se v sestavách a XML souborech Kalkulu uvádí s přesností na haléře, nezaokrouhluje se na koruny. Daň se uvádí v souladu dokladem a pravidly pro DPH. Daň se v sestavách a XML souborech Kalkulu uvádí s přesností na haléře, nezaokrouhluje se na koruny.
6
Kalkul1V11 a zpracování KH Na samotném účtování ani vysatvování dokladů v programech Kalkul se nic podstatného nemění. Změna spočívá v rozšíření evidovaných údajů pro přijatá i uskutečněná plnění. Nové evidované údaje lze dodatečně doplnit (např. při pozdější aktualizaci) nebo změnit, avšak pro ušetření práce a starostí je ideální vše si dopředu promyslet a připravit. Při jakékoli dodatečné úpravě údajů je třeba dobře zvážit skutečnost, že se budou sehrávat údaje KH dvou subjektů, kterých se dané plnění (doklad) týká a i po změně by se měly shodovat (to se zejména týká evidenčních čísel dokladů). Nastavení Konfigurace Nejdříve doporučuji podívat se do Nastavení – Konfigurace – Doklady a Sesatvy – Sestavy – DPH – Kontrolní hlášení. Použití režimu s jediným typem plnění je třeba mít nastavené na Ano a kód režimu na 0. V současné chvíli se toto týká všech plnění mimo cestovní službu a použité zboží. Vzhledem k výjimečnosti těchto plnění není zpracováno jejich automatické rozlišení, avšak řešení existuje i pro tyto (viz níže). Dále je zde limit celkové částky dokladu důležitý pro zařazení dokladu do souhrnné nebo jednostlivé části KH. V současné době je limit 10.000,- Kč včetně DPH (shodný s limitem pro vystavení zjednodušeného či „řádného“ daňového dokladu). Dle posledního výkladu z prosince 2015 jde o celkovou částku všech plnění na dokladu (i nepodléhajících či osvobozených). Režimem evidenčního čísla dokladu si můžete vybrat v jakém tvaru se budou do KH uvádět vystavené doklady. Toto je velmi důležité a bude to samostatně pojednáno v jedné následující podkapitolce. Blokování zadávání parametrů v evidencích doporučuji nechat ze začátku implicitně – tedy otevřené pro evidenci DPH a blokované pro ostatní evidence (pohledávky, závazky, pokladna). Pokladnou zde není myšlena „prodejní pokladna“ pro vystavování stvrzenek (VPS), ale „klasická“ pokladna s výdajovými a příjmovými pokladními doklady. A,A,A,N – U implicitního nastavení se Vám po prvním záspisu záznamu do evidence DPH (zde a nikde jinde) nabídne nové okno „Údaje pro KH k DPH“. V tomto okně lze zadat nové údaje (resp. se údaje přednabízejí a lze je upravit) a aktivovat režim jednotlivého uvedení – vše bude rozebráno níže. Toto okno se při daném nastavení zobrazí také po každé editaci v evidenci DPH, ale nezobrazí se po přepisu záznamu v evidenci DPH pomocí automatického opravného režimu (např. po opravě pohledávky). Pro usnadnění práce je zde u zobrazování okna kontrola částky na limit a okno se nabídne pouze při překročení limitu. Účtujete-li běžné plnění nedosahující limit, nebude Vás okno „zdržovat“. Ze začátku doporučuji toto nastavení, protože jednoznačně uvidíte, co se Vám v Kalkulu pro účely KH ukládá pro každý jednotlivý záznam. N,N,N,N – Pokud všechny parametry odblokujete, pak se Vám okno pro zadání nových údajů bude přednabízet dvakrát, poprvé po zápisu záznamu do evidence pohledávek/závazků/pokladny a podruhé po zápisu do evidence DPH (provedete-li ho). V takovém případě je lepší obě okna udržovat v souladu, avšak pokud by se stalo, že údaje v obou oknech pro KH budou v nesouladu, mají přednost údaje v okně evidence DPH před údaji v evidenci závazků, pohledávek, pokladny (v tomto pořadí, kdyby náhodou byl jeden záznam ve více evidencích). Přes toto ošetření doporučuji neduplikovat zadávání nebo dbát na soulad obojího zadávání. Při všech odblokovaných oknech Kalkul vždy nabízí okna pro běžná plnění pod limit částky pouze při zápisu do knih, nikoli při zápisu do evidence DPH. Při úpravě záznamu v knihách se okno také bude nabízet. N,N,N,A – Pokud zablokujete zadání parametrů pro evidenci DPH a odblokujete ostatní, pak se bude okno nabízet pouze při zápisu do knih pohledávek/závazků/pokladny a nebude se nabízet při zápisu do evidence DPH. V takovém případě se okno nenabídne ani při ručním vložení nebo úpravě záznamu přímo v evidenci DPH. Zato se okno nabídne při úpravě záznamu v knihách. V budoucnu pro zkušené uživatele může toto nastavení „ušetřit“ spoustu Enterů a PgDn – pokud necháte oblokovaná okna pouze pro knihu závazků (popř. i pokladní knihu) a ostatní zablokujete, pak Vás nebudou „zdržovat“ dotazy u Vámi vydaných dokladů, které se budou automaticky správně vyplňovat z údajů v programu, ale bude se Vám okno nabízet u přijatých dokladů, kde je třeba Vaše ruční zadání z údajů na dokladu. Toto nastavení, ale určitě nevolte pro první období KH, nejdříve se dobře seznamte s tím, co Kalkul dělá a nechte si to zobrazovat. Při odblokovaných oknech zápisu do knih Kalkul vždy nabízí okna pro běžná plnění pod limit částky. A,A,A,A – Pokud zablokujete zobrazování oken s parametry po všech zápisech, pak budou v KH uvedeny implicitní údaje. Tyto údaje budou shodné s těmi, které Vám Kalkul sám v (odblokovaných) oknech přednabízí, což jsou u vydaných dokladů jejich čísla a DUZP, u přijatých dokladů variabilní symbol a datum plnění. Podrobněji o přednabízení viz níže. Toto nastavení opravdu není vhodné pro správné vyplnění údajů přijatých 7
dokladů a může snadno vést k odevzdání KH, které se správně nesehraje s údaji v KH vystavitelů Vámi přijatých dokladů, bude následovat Výzva z FÚ a spousta práce s dohledáváním a opravami. Toto nastavení lze zvážit snad jedině, pokud své KH nebudete odevzdávat Vy, ale Vaše účetní a Vám tedy půjde pouze o sestavu pro Váš přibližný přehled. Nové údaje u záznamů v evidencích a jejich přednabízení Kalkulem Po zápisu záznamu (dokladu) do knih či evidence DPH (dle nastavení v konfiguraci) se objeví okno s možností zadání nových údajů pro KH – evidenčního čísla dokladu a datumu DUZP/DPPD. V tomto okně Vám již Kalkul přednabízí nějaké údaje podle pevného klíče: U vydaných dokladů (uskutečněných plnění) se nabízí se „kalkulovské“ číslo dokladu ve tvaru dle nastavení konfigurace (viz další podkapitolka) a datum DPH ze záznamu (odpovídá DUZP na dokladu). U vydaných dokladů se předpokládá soulad těchto přednabízených údajů s realitou a s ohledem na soulad předanbízeného údaje s údajem vytištěným na dokladu (viz další podkapitolka) doporučuji toto neměnit. Pokud si nejste opravdu jisti, že změna nepovede k nesehrání údajů v KH Vašem a příjemce dokladu, pak ponechte přednabízené údaje. U přijatých dokladů (přijatých plnění) tuzemských „běžných“ se přednabízí jako ev. číslo dokladu číslo Variabilního symbolu a jako DUZP/DPPD se nabízí Vámi zadané datum dle klíče: je-li datum DPH větší než datum vystavení dokladu, použije se menší z nich (co nastalo dříve). Tyto údaje se mohou a nemusejí shodovat se skutečností, proto těmto případům věnujte zvýšenou pozornost. Evidenční číslo dokladu nemusí vůbec souhlasit s VS nebo může souhlasit čátečně, ale navíc může obsahovat i písmenné dokladové zkratky a číslo roku. Veškeré tyto údaje můžete do kolonky zadat (je dostatečně široká). Jako datum DPH zadáváte datum, kdy daný odpočet chcete nárokovat, nejdříve však datum, kdy jste daný doklad obdrželi. Avšak toto datum často bývá pozdější než datum DUZP (datum DUZP vystavitele dokladu) uvedené na dokladu, které ale musí být uvedeno v KH. Toto datum nemá Kalkul možnost nijak vytušit a musíte ho zadat Vy. U přijatých plnění/dokladů z EU a tuzemských v režimu přenesení daňové povinnosti se záznamy doevidence DPH přidávají ručně se správným kódem plnění (popř. pomocí interního dokladu VID). V těchto případech se v okně nic nepřednabízí a údaje je třeba vyplnit dle přijatých dokladů. Tyto údaje nemají žádnou návaznost na knihy pohledávek/závazků/pokladní, vyskytují se pouze v evidenci DPH. V knihách se tyto případy vyskytují zcela bez údajů pro DPH (tak jak to odpovídá přijatým dokladům a platbám). Dokladové řady, evidenční čísla dokladů a jejich tisk na dokladech Vzhledem k uvádění Vašeho evidenčního čísla dokladu v KH Vašem i Vašich zákazníků, je třeba si před ještě před vystavením prvního dokladu rozmyslet formát, v jakém mají být čísla uváděna. Důležité je, aby mohlo dojít k souhře dokladů z obou KH, aniž byste se s příjemci dokladů museli složitě domlouvat. Z výše uvedeného je Vám již jistě zřejmé, že se jedná o údaje pro Oddíly KH A1 a A4 Vystavujete-li doklady přímo v Kalkulu, pak Vám nabízí 4 automatické možnosti formátu evidenčního čísla dokladu. Tyto možnosti se nastavují v konfiguraci (viz výše). jde o velmi důležitý údaj, neboť v patičce daňových dokladů se tiskne řádek s textem „Ev.č.dok.KH:“ a daným číslem v přednastaveném formátu. Pro úplnost také znovu dodávám, že jakékoli pomlčky, lomítka a mezery mohou a nemusejí být uváděny libovolně, neboť se při sehrávání nebudou brát v úvahu. V Kalkulu a jím tvořených dokladů, evidencí a exportů se tyto uvádějí pro lepší přehlednost. Řady dokladů s jejich specifikacemi naleznete v Jiné – Číselníky – Ostatní – Typů dokladů. Možnost 1 = Zkratka typu dokladu a číslo dokladu – do KH a na doklad bude uvedeno číslo s dokladovou zkratkou dané řady dokladů a pořadovým číselm dokladu. Pro „běžnou“ vydanou fakturu bude tedy uvedeno „VFA-123456“. Toto nastavení je pohodlné, neboť je jednoznačné v rámci jednoho roku pro všechny doklady a Vy nemusíte nic dalšího rozmýšlet a v Kalkulu upravovat. Zvažte nastavený zbůsob tisku dokladů v Konfiguraci. Pokud tisknete doklad s lomítkem a rokem na konci čísla (12345/2016), pak je vhodnější možnost 2. Možnost 2 = Zkratka typu dokladu a číslo dokladu / rok vystavení – do KH a na doklad bude uvedeno číslo s dokladovou zkratkou dané řady dokladů, pořadovým číselm dokladu a rokem vystavení dokladu. Pro „běžnou“ vydanou fakturu bude tedy vedeno „VFA-123456/2016“. Toto nastavení je také pohodlné a je jednoznačné i v rámci různých let pro všechny doklady a Vy nemusíte nic dalšího rozmýšlet a upravovat. Zvažte nastavený zbůsob tisku dokladů v Konfiguraci. Pokud netisknete doklad s lomítkem a rokem na konci čísla, pak je vhodnější možnost 1 nebo 3. Možnost 3 = Číslo dokladu – do KH a na doklad bude uvedeno pouze pořadové číslo dokladu. Pro „běžnou“ vydanou fakturu bude tedy uvedeno „123456“. Toto nastavení vypadá jednoduše, protože se jím může8
te vyhnout používání písmen a znaků a použijí se pouze čísla. POZOR! Při této volbě se může snadno stát, že dojde k nesouladu už jen ve Vašem KH. Budete-li vystavovat faktury i pokladní doklady od čísla 1, pak na KH budou 2 různé údaje (řádky) se stejným evidenčním číslem, ale různými hodnotami DIČ, DUZP a částek, což by byla chyba. Při tomto nastavení je nezbytné, abyste u jednotlivých dokladových řad dopředu nastavili různá, jednoznačná číslování. Vysvětlím to na vzorovém příkladu nastavení (můžete mít i vlastní systém). Každý doklad může mít až 10 čísel, první 4 číslice můžete věnovat roku vystavení (2016XXXXXX), pátou číslici můžete věnovat „druhu“ dokladu, např. 20161XXXXX pro faktury, 20162XXXXX pro pokladní doklady, 20163XXXXX pro opravné doklady atp., šestou číslici můžete věnovat různým dokladovým řadám tohoto druhu dokladu, např. 201610XXXX pro faktury VFA, 201611XXXX pro faktury VF1 atp. Zbývající číslice můžete věnovat přímo dokladům, tj. 2016110001 pro první vydanou fakturu řady VF1. Pokud potřebujete více rozlišovacích míst (např. pro provozy nebo cokoli dalšího), můžete číslo roku zkrátit na první 2 číslice. Dobře také zvažte, kolik dokladů dané řady obvykle v daném roce vystavíte – pro desítky dokladů stačí na číslování 2 místa (s rezervou překročení 100 dokladů nechte 3 místa), pro stovky dokladů stačí na číslování 3 místa (s rezervou překročení 1000 dokladů nechte 4 místa) atd. Zvažte nastavený zbůsob tisku dokladů v Konfiguraci. Pokud tisknete doklad s lomítkem a rokem na konci čísla (12345/2016), pak je vhodnější možnost 2. Možnost 4 = Variabilní symbol – do KH a na doklad bude uveden pouze variabilní symbol dokladu. Pro doklad s libovolným číslem (např. 123456/2015), ale s VS 987654 bude tedy uvedeno „987654“. Toto nastavení může ušetřit práci např., pokud máte jednoznačné, ale krátké číselné řady dokladů (do 6 číslic celkem) a do variabilního symbolu necháváte přidat rok vystavení (nastaveno v konfiguraci dokladů). Pokud budou dokladové řady nastaveny např. následovně: první číslici můžete věnovat „druhu“ dokladu, např. 1XXXXX pro faktury, 2XXXXX pro pokladní doklady, 3XXXXX pro opravné doklady atp., druhou číslici můžete věnovat různým dokladovým řadám tohoto druhu dokladu, např. 10XXXX pro faktury VFA, 11XXXX pro faktury VF1 a zbývající číslice věnujete přímo dokladům, tj. 110001 pro první vydanou fakturu řady VF1. Variabilní symbol pro tento doklad bude 1100012016 a do KH se uvede evidenční číslo dokladu 1100012016. POZOR! Při této volbě se může snadno stát, že dojde k nesouladu ve Vašem KH a i v obou KH. Tuto variantu si musíte dobře rozmyslet. Kromě uvedených automatických možností máte samozřejmě i možnost ručního vyplnění (změny) čísla dokladu v příslušném okně. Ale tato změna se promítne pouze do KH, nijak se nepromítne do kolonky tištěné na dokladu a mohlo by dojít k nedorozumění a nesehrání údajů obou KH. Rozdělování záznamů v evidenci DPH do Oddílů KH Záznamy z evidence DPH Kalkul sám rozřaďuje do příslušných oddílů KH. Toto řazení je navázáno na kód plnění DPH. Jednotlivé kódy plnění DPH a jejich návaznost na řádky přiznání k DPH naleznete v Jiné – Číselníky – Účetní – Plnění DPH. Návaznosti Oddíl KH = řádek přiznání k DPH = kód plnění jsou následující: A1 = ř. 25 = kód plnění 47 B1 = ř. 10 + 11 = kód plnění 65 + 69 A2 = ř. 3 + 4 + 5 + 6 + 9 + 12 + 13 = kód plnění 24 + 25 + 28 + 30 + 57 + 59 + 63 + 67 A4 = ř. 1 + 2 = kód plnění 7 + 8 + 9 + 23 A5 = ř. 1 + 2 = kód plnění 7 + 8 + 9 + 23 B2 = ř. 40 + 41 = kód plnění 5 + 19 B3 = ř. 40 + 41 = kód plnění 5 + 19 Veškeré řádky kombinující více sazeb DPH v jendom řádku jsou v Kalkulu chápány jako součtové řádky. Tak např. řádek 2 pro sníženou a druhou sníženou sazbu je v číselníku plnění součtovým řádkem pro řádky 221 a 222, atd. Je samozřejmě nezbytné mít aktuální číselník plnění DPH (databáze CISDPH.DBF). Proto při obnovování databází klasickým způsobem tuto databázi neobnovujte. Pokud obnovíte všechna data ze starší verze, pak je třeba uvedenou databázi vymazat a nechat automaticky naplnit aktuálními hodnotami. To provedete v Nastavení – Servisní úkony – Výmaz databází – mezerníkem označíte jen zde uvedenou databázi, obnoví se pak sama. Oddíly A4/A5 a B2/B3 jsou určeny stejným kódem plnění DPH a Kalkul používá pro správné zařazení další tři údaje. Příznak Vnucení jednotlivého uvedení nastavený na Ano zařadí záznam do A4, B2. Při nastavení příznaku na Ne zkoumá Kalkul dále, a to limit částky dokladu a DIČ. Nadlimitní doklady s konkrétním DIČ 9
jsou řazeny do A4, B2. Podlimitní doklady s konkrétním DIČ nebo doklady s „otazníkovým“ DIČ bez ohledu na částku, zařazuje do A5, B3. Vnucení jednotlivého uvedení v KH Tento příznak se zobrazuje v každém okně pro zadání údajů pro KH. Pro přenesení daňové povinnosti a přijatá plnění z EU (oddíly A1, B1, A2) nemá tento příznak vlastně smysl, toto se vždy uvádí jednotlivě. Příznak je implicitně přednastaven na „N“, což znamená, že u běžných plnění Kalkul dle kódu plnění DPH, DIČ a částky dokladu rozhoduje, do kterého Oddílu KH záznam uvede, zda jednotlivě do A4/B2 nebo souhrnně do A5/B3. Kalkul sám hlídá limit částky dokladu a zařazení dokladu do jednotlivých Oddílů (za splnění podmínky DIČ) pro všechna podléhající a osvobozená plnění. Pro částky překračující limit výší nepodléhajícího plnění (např. plnění podléhající DPH je ve výši 9.000,- Kč vč. DPH a nepodléhající plnění je ve výši 2.000,- Kč, celkem tedy 11.000,- Kč na doklad) je třeba u daných položek „vnutit“ uvedení do těchto případů jako jednotlivých do A4/B2. Ve výjimečných případech (podrobně pojednaných v kapitole věnované Oddílům KH) je třeba jednotlivě uvést i doklady, které nedosahují částky limitu, a právě pro tyto je určen příznak, který při nastavení na „A“ způsobí, že záznam bude uveden do oddílů A4/B2 bez oheldu na částku. V těchto případech dbejte na uvedení konkrétního DIČ u daného záznamu. Pokud by se z nějakého důvodu stalo, že doklad (vydaný i přijatý) s částkou nad limit nechcete uvést jednotlivě, ale souhrnně, pak je třeba použít „otazníkové“ DIČ, pro tyto případy není žádný zvláštní příznak. Zvažte ale správnost takového postupu. DIČ a přiřazení záznamu do KH Pro všechna tuzemská plnění (běžná i v přenesení daň. povinnosti, uskutečněná i přijatá) je uvedení konkrétního DIČ do záznamu evidence DPH v Kalkulu nejpodstatnější položkou. K tomuto najdete více také v úvodních kapitolách Úskalí a Oddíly KH. Režim přenesení daň. povinnosti vůbec nemá smysl bez konkrétního DIČ, takový doklad nelze vystavit pro ani přijmout od neplátce DPH. Nemá tedy smysl uvažovat o tom, že by v tomto režimu mohlo být použito „otazníkové“ DIČ, pokud byste toto přece jen udělali, pak KH nikdy nebude vyplněno správně, není zde žádná souhrnná kolonka bez DIČ pro tato plnění. U běžných tuzemských plnění je DIČ určující pro uvedení do jednotlivého nebo souhrnného oddílu. Nemáli záznam konkrétní DIČ (je použito otazníkové), vždy bude uveden do souhrnného oddílu (A5/B3) bez ohledu na částku, protože jinak by šlo o chybný záznam, a to o tzv. nepropustnou chybu z hlediska pro EPo. Je-li u záznamu konkrétní DIČ, pak Kalkul vyhodnocuje částku dokladu ve vazbě na limit a příznak vnucení jednotlivého uvedení a podle těchto zařadí záznam do jednotlivého nebo souhrnného oddílu. Podmínku konkrténího DIČ můžete použít při účtování souhrnného (společného) dokladu za např. denní nebo měsíční tržbu. Tento doklad s velkou pravděpodobností překročí limitní částku, ale protože je jen zástupný za zjednodušené daňové doklady (které se neuvádějí jednotlivě), musí být v souhrnné části a toho docílíte právě vystavením souhrnného dokladu s „otazníkovým“ DIČ. U přijatých plnění z EU je možné neuvést konkrétní DIČ (použít „otazníkové“ DIČ), avšak jedná se o výjimečné přesně specifikované případy, takže tato situace témeř nenastane. tedy i zde by mělo být uvedeno konkrétní DIČ z dané země EU. Netypické případy údajů pro KH a jejich zpracování v programech Kalkul Použití poměru se do Oddílu B2 pro KH (přijatá běžná plnění)) uvádí jednotlivě bez ohledu na částku. Jendá se o případy, kdy do DPH vstupuje jen poměrná část „ceny a DPH“ vynaložené za určité plnění (jen ta část, z níž je plnění využito firemně a ne soukromě), tzn. že si jako nárok na odpočet DPH uplatňujete pouze poměrnou část celkové DPH na dokladu. POZOR! Nejedná se o krácený odpočet z oddílu V. přiznání k DPH, který souvisí s podílem osvobozených plnění. Tento poměr se do evidencí v Kalkulu zavádí již rovnou v ponížené výši a není dodatečně krácen. Pro výjimečnost tohoto plnění Kalkul uvedení tohoto příznaku ve svých evidencích neumožňuje. Pro tyto případy doporučuji vnutit v Kalkulu jednotlivé uvedení do tohoto oddílu (B2) a po načtení XML pro KH do EPo doplnit do příslušného řádku „ANO“. Pro cestovní služby a použité zboží v Oddílu A4 pro KH (uskutečněná plnění a vystavené dokaldy) je jiný kód režimu plnění než pro většinu plnění, které mají kód „0“. Tento kód je povinnou položkou dle číselníku v Informacích k vyplnění KH. POZOR! Zde jde o zcela jiný kód než je kód v režimu přenesení daňové povinnosti (A1/B1). Doporučuji vystavovat doklady vždy pouze s jedním takovýmto předmětem plnění. Doklady s několika různými kódy režimu plnění v jednom dokladu Kalkul do KH správně nezpracuje. Vyskytne-li 10
se Vám výjimečný případ DPH těchto jiných režimů, doporučuji ponechat konfiguraci v nastavení kódu „0“ a u daného řádku změnit kód až po načtení XML pro KH do EPo. Opravy „za insolvencí“ se jednotlivě uvádějí od Oddílu A4 a B2 bez ohledu na částku. Pro výjimečnost tohoto plnění Kalkul uvedení tohoto příznaku ve svých evidencích neumožňuje. Pro tyto případy doporučuji vnutit v Kalkulu jednotlivé uvedení do tohoto oddílu (A4/B2) a po načtení XML pro KH do EPo doplnit do příslušného řádku vhodný záznam do poslední kolonky „§44 ZDPH“. POZOR! Tato výjimka (kolonka) se netýká „běžných“ opravných daňových dokladů (dobropisů a vrubopisů), ale pouze oprav výše daně u pohledávek za dlužníky v insolvenčním řízení. Speciální režim pro Investiční zlato není pro svoji výjimečnost v Kalkulu a tedy ani ve zpracování KH nijak podchycen. Pro vedení evidence o investičním zlatu není Kalkul určen. Tento oddíl lze doplnit pouze ručně na stránkách daňového portálu po načtení ostatních údajů do elektronického formuláře KH. Kontroly záznamů pro KH v Kalkulu Při vytváření sestavy KH provádí Kalkul několik zběžných kontrol, které Vám mohou pomoci odstranit chyby přímo v evidenci DPH v Kalkulu ještě před vytvořením XML souboru. Kalkul kontroluje chybějící = „otazníkové“ DIČ v Oddílech KH A1, B1 a chybějící evidenční číslo dokladu v Oddílech KH A1, A2, A4, B1, B2. Při detekci některé z těchto chyb, nabídne Kalkul k tisku protokol chyb. Na tomto protokolu Vám Kalkul u každé chyby napíše řádek záznamu v evidenci DPH a číslo dokladu. Pokud Vám Kalkul rovnou ukáže sestavu KH, pak to znamená, že chyby nenašel. Tyto kontroly jsou v souladu s pravidly pro vyplnění KH, ale zdaleka nenahrazují kontroly přímo v elektronickém podání na daňovém portálu. Tedy i po odstranění všech chyb a bezchybného vytvoření sestavy KH v Kalkulu, načtěte vytvořené XML do EPo a nechte proběhnout kontroly tam (více v poslední kapitole). Kontrolní součty Oddílů Po vytvoření XML pro EPo se nabídnou k tisku kontrolní součty Oddílů KH poskládné tak, aby byla možná jejich snadná kontrola na součty řádků přiznání k DPH. Toto není jen opis řádků přiznání DPH, který vstupuje do Oddílu C v KH, ale je to skutečně součet hodnot ze sestavy. Je to tedy opravdová kontrola, že máte číselnou shodu údajů v KH a přiznání k DPH. Tuto kontrolu doporučuji provádět všem a zejména těm, u nichž se liší období pro odevzdání KH a přiznání k DPH. Kontrolu povedete tak, že vytisknete tuto sestavu Kontrolních součtů KH a sestavu Součty plnění DPH za stejné období a srovnáte následující hodnoty, zda si odpovídají. Kontrolní hlášení Přiznání k DPH A2 celkem základy daně = ř. 3 + 4 + 5 + 6 + 9 + 12 + 13 A4+A5 celkem základy daně u základní sazby DPH = ř. 1 A4+A5 celkem základy daně u 1. a 2. snížené sazby DPH = ř. 2 B2+B3 celkem základy daně u základní sazby DPH = ř. 40 B2+B3 celkem základy daně u 1. a 2. snížené sazby DPH = ř. 41 A1 celkem základy daně = ř. 25 B1 celkem základy daně u základní sazby DPH = ř. 10 B1 celkem základy daně u 1. a 2. snížené sazby DPH = ř. 11 Veškeré řádky kombinující více sazeb DPH v jendom řádku jsou v Kalkulu chápány jako součtové řádky. Tak např. řádek 2 pro sníženou a druhou sníženou sazbu je v číselníku plnění součtovým řádkem pro řádky 221 a 222, atd. Při kontrole vemte v úvahu, že součty Oddílů KH se uvádějí s přesností na haléře, kdežto součty v řádcích přiznání k DPH jsou zaokrouhleny na celé koruny. Může zde tedy vzniknout zaokrouhlovací rozdíl.
11
Kalkul2 a Kalkul5 a zpracování KH Na samotném účtování ani vysatvování dokladů v programech Kalkul se nic podstatného nemění. Změna spočívá v rozšíření evidovaných údajů pro přijatá i uskutečněná plnění. Nové evidované údaje lze dodatečně doplnit (např. při pozdější aktualizaci) nebo změnit, avšak pro ušetření práce a starostí je ideální vše si dopředu promyslet a připravit. Při jakékoli dodatečné úpravě údajů je třeba dobře zvážit skutečnost, že se budou sehrávat údaje KH dvou subjektů, kterých se dané plnění (doklad) týká a i po změně by se měly shodovat (to se zejména týká evidenčních čísel dokladů). Nastavení Konfigurace Nejdříve doporučuji podívat se do Nastavení – Konfigurace – Doklady a Sesatvy – Sestavy – DPH – Kontrolní hlášení. Použití režimu s jediným typem plnění je třeba mít nastavené na Ano a kód režimu na 0. V současné chvíli se toto týká všech plnění mimo cestovní službu a použité zboží. Vzhledem k výjimečnosti těchto plnění není zpracováno jejich automatické rozlišení, avšak řešení existuje i pro tyto (viz níže). Dále je zde limit celkové částky dokladu důležitý pro zařazení dokladu do souhrnné nebo jednostlivé části KH. V současné době je limit 10.000,- Kč včetně DPH (shodný s limitem pro vystavení zjednodušeného či „řádného“ daňového dokladu). Dle posledního výkladu z prosince 2015 jde o celkovou částku všech plnění na dokladu (i nepodléhajících či osvobozených). Režimem evidenčního čísla dokladu si můžete vybrat v jakém tvaru se budou do KH uvádět vystavené doklady. Toto je velmi důležité a bude to samostatně pojednáno v jedné následující podkapitolce. Blokování zadávání parametrů v evidencích doporučuji nechat ze začátku implicitně – tedy otevřené všechny evidence, na které se okno „Údaje pro KH k DPH“, tj. pohledávky, závazky, pokladna. Pokladnou zde není myšlena „prodejní pokladna“ pro vystavování stvrzenek (VPS), ale „klasická“ pokladna s výdajovými a příjmovými pokladními doklady. N,N,N – U implicitního nastavení se Vám po zápisu do knih pohledávek/závazků/pokladny (zde a nikde jinde) nabídne nové okno „Údaje pro KH k DPH“. V tomto okně lze zadat nové údaje (resp. se údaje přednabízejí a lze je upravit) a aktivovat režim jednotlivého uvedení – vše bude rozebráno níže. Okno se taktéž nabídne při ruční úpravě záznamu v knihách, ale nezobrazí po přepisu záznamu v knihách pomocí automatického opravného režimu (po ruční úpravě záznamu v měsíční či roční databázi). Pro usnadnění práce je zde u zobrazování okna kontrola částky na limit a okno se nabídne pouze při překročení limitu. Účtujete-li běžné plnění nedosahující limit, nebude Vás okno „zdržovat“. Ze začátku doporučuji toto nastavení, protože jednoznačně uvidíte, co se Vám v Kalkulu pro účely KH ukládá pro každý jednotlivý záznam. V případě, že jeden záznam bude ve více evidencích, je lepší obě okna udržovat v souladu, avšak pokud by se stalo, že údaje v obou oknech pro KH budou v nesouladu, mají přednost údaje v okně v tomto poředí: evidence závazků, pohledávek, pokladny. N,A,A – V budoucnu pro zkušené uživatele může toto nastavení „ušetřit“ spoustu Enterů a PgDn – pokud necháte oblokovaná okna pouze pro knihu závazků (popř. i pokladní knihu) a ostatní zablokujete, pak Vás nebudou „zdržovat“ dotazy u Vámi vydaných dokladů, které se budou automaticky správně vyplňovat z údajů v programu, ale bude se Vám okno nabízet u přijatých dokladů, kde je třeba Vaše ruční zadání z údajů na dokladu. Toto nastavení, ale určitě nevolte pro první období KH, nejdříve se dobře seznamte s tím, co Kalkul dělá a nechte si to zobrazovat. Při odblokovaných oknech zápisu do knih Kalkul vždy nabízí okna pro běžná plnění pod limit částky. A,A,A – Pokud zablokujete zobrazování oken s parametry po všech zápisech, pak budou v KH uvedeny implicitní údaje. Tyto údaje budou shodné s těmi, které Vám Kalkul sám v (odblokovaných) oknech přednabízí, což jsou u vydaných dokladů jejich čísla a DUZP, u přijatých dokladů variabilní symbol a datum plnění. Podrobněji o přednabízení viz níže. Toto nastavení opravdu není vhodné pro správné vyplnění údajů přijatých dokladů a může snadno vést k odevzdání KH, které se správně nesehraje s údaji v KH vystavitelů Vámi přijatých dokladů, bude následovat Výzva z FÚ a spousta práce s dohledáváním a opravami. Toto nastavení lze zvážit snad jedině, pokud své KH nebudete odevzdávat Vy, ale Vaše účetní a Vám tedy půjde pouze o sestavu pro Váš přibližný přehled. Nezbytností pro KH je zaúčtování záznamu Do KH se promítnou pouze zaúčtované záznamy, tj. záznamy v měsíční či roční databázi. Zobrazování okna „Údaje pro KH k DPH“ se váže na zápis do knih pohledávek, závazků a pokladny a nové údaje v tomto okně lze tedy pro každý záznam upravit pouze v těchto evidencích. Do KH se však dostane i záznam, kte12
rý není zapsán v knihách a je pouze zaúčtován, takovýto záznam má nové údaje shodné s přednabízenými (viz dále) a bez zápisu do knih je nelze nijak ručně změnit. Naopak záznam, který je pouze v knihách a není zaúčtován, se do KH vůbec nepromítne (ačkoli u něj mohou klidně být upraveny nové údaje). Pokud jste např. v situaci, kdy jeden člověk obstarává vytváření dokladů a zápisy do knih a druhý člověk účtuje, pak první člověk by měl hlídat i okno s novými údaji, avšak do evidence KH se záznam promítne, až je druhým zaúčtován (s údaji z okna v evidenci knih od prvního účtaře). U přijatých plnění/dokladů z EU a tuzemských v režimu přenesení daňové povinnosti se záznamy účtují (v souladu s návodem k programu Kalkul2) tak, že do knihy závazků je zaúčtována přijatá faktura zcela bez údajů pro přiznání k DPH (tak jak to odpovídá přijatým dokladům a platbám), ale nově s oknem pro Kontrolní hlášení. Toto okno je třeba vyplnit dle přijaté faktury (datum DPPD a ev. číslo dokladu). Po úhradě se zaúčtuje výdaj. Zaúčtování těchto dvou záznamů do měsíční databáze však nezpůsobí výskyt v sestavě KH. Ke dni povinnosti přiznat daň se pak provede pomocí předkontace odvodů zaúčtování pro účely DPH, kde musí být jako doklad uvedeno Vaše číslo přijaté faktury (např. PFA-15), protože pokud by byl uveden jiný doklad, např. interní VID, nespáruje se údaj s oknem údajů pro KH v knize závazků. Ostatní údaje se uvedou jako doposud. V KH se pak doklad ocitne díky zaúčtování DPH z předkontace odvodů s daňovými údaji tohoto zaúčtování, avšak s DPPD a ev.č.dokladu dle okna z knihy závazků. Nové údaje u záznamů v evidencích a jejich přednabízení Kalkulem Po zápisu záznamu (dokladu) do knih (pohledávky, závazky, pokladna – dle nastavení v konfiguraci) se objeví okno s možností zadání nových údajů pro KH – evidenčního čísla dokladu a datumu DUZP/DPPD. V tomto okně Vám již Kalkul přednabízí nějaké údaje podle pevného klíče: U vydaných dokladů (uskutečněných plnění) se nabízí se „kalkulovské“ číslo dokladu ve tvaru dle nastavení konfigurace (viz další podkapitolka) a datum DPH ze záznamu (odpovídá DUZP na dokladu). U vydaných dokladů se předpokládá soulad těchto přednabízených údajů s realitou a s ohledem na soulad předanbízeného údaje s údajem vytištěným na dokladu (viz další podkapitolka) doporučuji toto neměnit. Pokud si nejste opravdu jisti, že změna nepovede k nesehrání údajů v KH Vašem a příjemce dokladu, pak ponechte přednabízené údaje. U přijatých dokladů (přijatých plnění) tuzemských „běžných“ se přednabízí jako ev. číslo dokladu číslo Variabilního symbolu a jako DUZP/DPPD se nabízí Vámi zadané datum dle klíče: je-li datum DPH větší než datum vystavení dokladu, použije se menší z nich (co nastalo dříve). Tyto údaje se mohou a nemusejí shodovat se skutečností, proto těmto případům věnujte zvýšenou pozornost. Evidenční číslo dokladu nemusí vůbec souhlasit s VS nebo může souhlasit čátečně, ale navíc může obsahovat i písmenné dokladové zkratky a číslo roku. Veškeré tyto údaje můžete do kolonky zadat (je dostatečně široká). Jako datum DPH zadáváte datum, kdy daný odpočet chcete nárokovat, nejdříve však datum, kdy jste daný doklad obdrželi. Avšak toto datum často bývá pozdější než datum DUZP (datum DUZP vystavitele dokladu) uvedené na dokladu, které ale musí být uvedeno v KH. Toto datum nemá Kalkul možnost nijak vytušit a musíte ho zadat Vy. Dokladové řady, evidenční čísla dokladů a jejich tisk na dokladech Vzhledem k uvádění Vašeho evidenčního čísla dokladu v KH Vašem i Vašich zákazníků, je třeba si před ještě před vystavením prvního dokladu rozmyslet formát, v jakém mají být čísla uváděna. Důležité je, aby mohlo dojít k souhře dokladů z obou KH, aniž byste se s příjemci dokladů museli složitě domlouvat. Z výše uvedeného je Vám již jistě zřejmé, že se jedná o údaje pro Oddíly KH A1 a A4 Vystavujete-li doklady přímo v Kalkulu, pak Vám nabízí 4 automatické možnosti formátu evidenčního čísla dokladu. Tyto možnosti se nastavují v konfiguraci (viz výše). jde o velmi důležitý údaj, neboť v patičce daňových dokladů se tiskne řádek s textem „Ev.č.dok.KH:“ a daným číslem v přednastaveném formátu. Pro úplnost také znovu dodávám, že jakékoli pomlčky, lomítka a mezery mohou a nemusejí být uváděny libovolně, neboť se při sehrávání nebudou brát v úvahu. V Kalkulu a jím tvořených dokladů, evidencí a exportů se tyto uvádějí pro lepší přehlednost. Řady dokladů s jejich specifikacemi naleznete v Jiné – Číselníky – Ostatní – Typů dokladů. Možnost 1 = Zkratka typu dokladu a číslo dokladu – do KH a na doklad bude uvedeno číslo s dokladovou zkratkou dané řady dokladů a pořadovým číselm dokladu. Pro „běžnou“ vydanou fakturu bude tedy uvedeno „VFA-123456“. Toto nastavení je pohodlné, neboť je jednoznačné v rámci jednoho roku pro všechny doklady a Vy nemusíte nic dalšího rozmýšlet a v Kalkulu upravovat. Zvažte nastavený zbůsob tisku dokladů v Konfiguraci. Pokud tisknete doklad s lomítkem a rokem na konci čísla (12345/2016), pak je vhodnější možnost 2. 13
Možnost 2 = Zkratka typu dokladu a číslo dokladu / rok vystavení – do KH a na doklad bude uvedeno číslo s dokladovou zkratkou dané řady dokladů, pořadovým číselm dokladu a rokem vystavení dokladu. Pro „běžnou“ vydanou fakturu bude tedy vedeno „VFA-123456/2016“. Toto nastavení je také pohodlné a je jednoznačné i v rámci různých let pro všechny doklady a Vy nemusíte nic dalšího rozmýšlet a upravovat. Zvažte nastavený zbůsob tisku dokladů v Konfiguraci. Pokud netisknete doklad s lomítkem a rokem na konci čísla, pak je vhodnější možnost 1 nebo 3. Možnost 3 = Číslo dokladu – do KH a na doklad bude uvedeno pouze pořadové číslo dokladu. Pro „běžnou“ vydanou fakturu bude tedy uvedeno „123456“. Toto nastavení vypadá jednoduše, protože se jím můžete vyhnout používání písmen a znaků a použijí se pouze čísla. POZOR! Při této volbě se může snadno stát, že dojde k nesouladu už jen ve Vašem KH. Budete-li vystavovat faktury i pokladní doklady od čísla 1, pak na KH budou 2 různé údaje (řádky) se stejným evidenčním číslem, ale různými hodnotami DIČ, DUZP a částek, což by byla chyba. Při tomto nastavení je nezbytné, abyste u jednotlivých dokladových řad dopředu nastavili různá, jednoznačná číslování. Vysvětlím to na vzorovém příkladu nastavení (můžete mít i vlastní systém). Každý doklad může mít až 10 čísel, první 4 číslice můžete věnovat roku vystavení (2016XXXXXX), pátou číslici můžete věnovat „druhu“ dokladu, např. 20161XXXXX pro faktury, 20162XXXXX pro pokladní doklady, 20163XXXXX pro opravné doklady atp., šestou číslici můžete věnovat různým dokladovým řadám tohoto druhu dokladu, např. 201610XXXX pro faktury VFA, 201611XXXX pro faktury VF1 atp. Zbývající číslice můžete věnovat přímo dokladům, tj. 2016110001 pro první vydanou fakturu řady VF1. Pokud potřebujete více rozlišovacích míst (např. pro provozy nebo cokoli dalšího), můžete číslo roku zkrátit na první 2 číslice. Dobře také zvažte, kolik dokladů dané řady obvykle v daném roce vystavíte – pro desítky dokladů stačí na číslování 2 místa (s rezervou překročení 100 dokladů nechte 3 místa), pro stovky dokladů stačí na číslování 3 místa (s rezervou překročení 1000 dokladů nechte 4 místa) atd. Zvažte nastavený zbůsob tisku dokladů v Konfiguraci. Pokud tisknete doklad s lomítkem a rokem na konci čísla (12345/2016), pak je vhodnější možnost 2. Možnost 4 = Variabilní symbol – do KH a na doklad bude uveden pouze variabilní symbol dokladu. Pro doklad s libovolným číslem (např. 123456/2015), ale s VS 987654 bude tedy uvedeno „987654“. Toto nastavení může ušetřit práci např., pokud máte jednoznačné, ale krátké číselné řady dokladů (do 6 číslic celkem) a do variabilního symbolu necháváte přidat rok vystavení (nastaveno v konfiguraci dokladů). Pokud budou dokladové řady nastaveny např. následovně: první číslici můžete věnovat „druhu“ dokladu, např. 1XXXXX pro faktury, 2XXXXX pro pokladní doklady, 3XXXXX pro opravné doklady atp., druhou číslici můžete věnovat různým dokladovým řadám tohoto druhu dokladu, např. 10XXXX pro faktury VFA, 11XXXX pro faktury VF1 a zbývající číslice věnujete přímo dokladům, tj. 110001 pro první vydanou fakturu řady VF1. Variabilní symbol pro tento doklad bude 1100012016 a do KH se uvede evidenční číslo dokladu 1100012016. POZOR! Při této volbě se může snadno stát, že dojde k nesouladu ve Vašem KH a i v obou KH. Tuto variantu si musíte dobře rozmyslet. Kromě uvedených automatických možností máte samozřejmě i možnost ručního vyplnění (změny) čísla dokladu v příslušném okně. Ale tato změna se promítne pouze do KH, nijak se nepromítne do kolonky tištěné na dokladu a mohlo by dojít k nedorozumění a nesehrání údajů obou KH. Rozdělování záznamů pro sestavu KH do Oddílů KH Záznamy dle pravidel zahrnuté do sestavy KH Kalkul sám rozřaďuje do příslušných oddílů KH. Toto řazení je navázáno na kód plnění DPH a definici přiznání k DPH (potažmo i použité účty). Jednotlivé kódy plnění DPH a jejich návaznost na řádky přiznání k DPH naleznete v Jiné – Číselníky – Účetní – Plnění DPH. Návaznost řádků přiznání k DPH na použité účty pak naleznete v DPH – Definice přiznání k DPH. Návaznosti Oddíl KH = řádek přiznání k DPH = kód plnění jsou následující: A1 = ř. 25 = kód plnění 47 B1 = ř. 10 + 11 = kód plnění 65 + 69 A2 = ř. 3 + 4 + 5 + 6 + 9 + 12 + 13 = kód plnění 24 + 25 + 28 + 30 + 57 + 59 + 63 + 67 A4 = ř. 1 + 2 = kód plnění 7 + 8 + 9 + 23 A5 = ř. 1 + 2 = kód plnění 7 + 8 + 9 + 23 B2 = ř. 40 + 41 = kód plnění 5 + 19 B3 = ř. 40 + 41 = kód plnění 5 + 19 Veškeré řádky kombinující více sazeb DPH v jendom řádku jsou v Kalkulu chápány jako součtové řádky. Tak např. řádek 2 pro sníženou a druhou sníženou sazbu je v číselníku plnění i definici přiznání součtovým řádkem pro řádky 221 a 222, atd. 14
Je samozřejmě nezbytné mít aktuální číselník plnění DPH (databáze CISDPH.DBF) a definice DPH (databáze DPHVYKAZ). Proto při obnovování databází klasickým způsobem tyto dvě uvedené neobnovujte. Pokud obnovíte všechna data ze starší verze, pak je třeba uvedené databáze vymazat a nechat automaticky naplnit aktuálními hodnotami. To provedete v Nastavení – Servisní úkony – Výmaz databází – mezerníkem označíte jen zde uvedené databáze, obnoví se pak samy. Zde dávejte pozor, pokud jste si do číselníku účtů přidali vlastní účty, je třeba mít je správně podchyceny právě v definici přiznání k DPH (ve správných řádcích). při aktualizaci popsaným způsobem se tyto Vámi přidané účty do definice „ztratí“ a je třeba je znovu ručně přidat. Ponechání staré definice povede k chybám v DPH i KH. Oddíly A4/A5 a B2/B3 jsou určeny stejným kódem plnění DPH a Kalkul používá pro správné zařazení další tři údaje. Příznak Vnucení jednotlivého uvedení nastavený na Ano zařadí záznam do A4, B2. Při nastavení příznaku na Ne zkoumá Kalkul dále, a to limit částky dokladu a DIČ. Nadlimitní doklady s konkrétním DIČ jsou řazeny do A4, B2. Podlimitní doklady s konkrétním DIČ nebo doklady s „otazníkovým“ DIČ bez ohledu na částku, zařazuje do A5, B3. Vnucení jednotlivého uvedení v KH Tento příznak se zobrazuje v každém okně pro zadání údajů pro KH. Pro přenesení daňové povinnosti a přijatá plnění z EU (oddíly A1, B1, A2) nemá tento příznak vlastně smysl, toto se vždy uvádí jednotlivě. Příznak je implicitně přednastaven na „N“, což znamená, že u běžných plnění Kalkul dle kódu plnění DPH, DIČ a částky dokladu rozhoduje, do kterého Oddílu KH záznam uvede, zda jednotlivě do A4/B2 nebo souhrnně do A5/B3. Kalkul sám hlídá limit částky dokladu a zařazení dokladu do jednotlivých Oddílů (za splnění podmínky DIČ) pro všechna podléhající a osvobozená plnění. Pro částky překračující limit výší nepodléhajícího plnění (např. plnění podléhající DPH je ve výši 9.000,- Kč vč. DPH a nepodléhající plnění je ve výši 2.000,- Kč, celkem tedy 11.000,- Kč na doklad) je třeba u daných položek „vnutit“ uvedení do těchto případů jako jednotlivých do A4/B2. Ve výjimečných případech (podrobně pojednaných v kapitole věnované Oddílům KH) je třeba jednotlivě uvést i doklady, které nedosahují částky limitu, a právě pro tyto je určen příznak, který při nastavení na „A“ způsobí, že záznam bude uveden do oddílů A4/B2 bez oheldu na částku. V těchto případech dbejte na uvedení konkrétního DIČ u daného záznamu. Pokud by se z nějakého důvodu stalo, že doklad (vydaný i přijatý) s částkou nad limit nechcete uvést jednotlivě, ale souhrnně, pak je třeba použít „otazníkové“ DIČ, pro tyto případy není žádný zvláštní příznak. Zvažte ale správnost takového postupu. DIČ a přiřazení záznamu do KH Pro všechna tuzemská plnění (běžná i v přenesení daň. povinnosti, uskutečněná i přijatá) je uvedení konkrétního DIČ do záznamu evidence DPH v Kalkulu nejpodstatnější položkou. K tomuto najdete více také v úvodních kapitolách Úskalí a Oddíly KH. Režim přenesení daň. povinnosti vůbec nemá smysl bez konkrétního DIČ, takový doklad nelze vystavit pro ani přijmout od neplátce DPH. Nemá tedy smysl uvažovat o tom, že by v tomto režimu mohlo být použito „otazníkové“ DIČ, pokud byste toto přece jen udělali, pak KH nikdy nebude vyplněno správně, není zde žádná souhrnná kolonka bez DIČ pro tato plnění. U běžných tuzemských plnění je DIČ určující pro uvedení do jednotlivého nebo souhrnného oddílu. Nemáli záznam konkrétní DIČ (je použito otazníkové), vždy bude uveden do souhrnného oddílu (A5/B3) bez ohledu na částku, protože jinak by šlo o chybný záznam, a to o tzv. nepropustnou chybu z hlediska pro EPo. Je-li u záznamu konkrétní DIČ, pak Kalkul vyhodnocuje částku dokladu ve vazbě na limit a příznak vnucení jednotlivého uvedení a podle těchto zařadí záznam do jednotlivého nebo souhrnného oddílu. Podmínku konkrténího DIČ můžete použít při účtování souhrnného (společného) dokladu za např. denní nebo měsíční tržbu. Tento doklad s velkou pravděpodobností překročí limitní částku, ale protože je jen zástupný za zjednodušené daňové doklady (které se neuvádějí jednotlivě), musí být v souhrnné části a toho docílíte právě vystavením souhrnného dokladu s „otazníkovým“ DIČ. U přijatých plnění z EU je možné neuvést konkrétní DIČ (použít „otazníkové“ DIČ), avšak jedná se o výjimečné přesně specifikované případy, takže tato situace témeř nenastane. tedy i zde by mělo být uvedeno konkrétní DIČ z dané země EU. Netypické případy údajů pro KH a jejich zpracování v programech Kalkul Použití poměru se do Oddílu B2 pro KH (přijatá běžná plnění)) uvádí jednotlivě bez ohledu na částku. Jendá se o případy, kdy do DPH vstupuje jen poměrná část „ceny a DPH“ vynaložené za určité plnění (jen ta 15
část, z níž je plnění využito firemně a ne soukromě), tzn. že si jako nárok na odpočet DPH uplatňujete pouze poměrnou část celkové DPH na dokladu. POZOR! Nejedná se o krácený odpočet z oddílu V. přiznání k DPH, který souvisí s podílem osvobozených plnění. Tento poměr se do evidencí v Kalkulu zavádí již rovnou v ponížené výši a není dodatečně krácen. Pro výjimečnost tohoto plnění Kalkul uvedení tohoto příznaku ve svých evidencích neumožňuje. Pro tyto případy doporučuji vnutit v Kalkulu jednotlivé uvedení do tohoto oddílu (B2) a po načtení XML pro KH do EPo doplnit do příslušného řádku „ANO“. Pro cestovní služby a použité zboží v Oddílu A4 pro KH (uskutečněná plnění a vystavené dokaldy) je jiný kód režimu plnění než pro většinu plnění, které mají kód „0“. Tento kód je povinnou položkou dle číselníku v Informacích k vyplnění KH. POZOR! Zde jde o zcela jiný kód než je kód v režimu přenesení daňové povinnosti (A1/B1). Doporučuji vystavovat doklady vždy pouze s jedním takovýmto předmětem plnění. Doklady s několika různými kódy režimu plnění v jednom dokladu Kalkul do KH správně nezpracuje. Vyskytne-li se Vám výjimečný případ DPH těchto jiných režimů, doporučuji ponechat konfiguraci v nastavení kódu „0“ a u daného řádku změnit kód až po načtení XML pro KH do EPo. Opravy „za insolvencí“ se jednotlivě uvádějí od Oddílu A4 a B2 bez ohledu na částku. Pro výjimečnost tohoto plnění Kalkul uvedení tohoto příznaku ve svých evidencích neumožňuje. Pro tyto případy doporučuji vnutit v Kalkulu jednotlivé uvedení do tohoto oddílu (A4/B2) a po načtení XML pro KH do EPo doplnit do příslušného řádku vhodný záznam do poslední kolonky „§44 ZDPH“. POZOR! Tato výjimka (kolonka) se netýká „běžných“ opravných daňových dokladů (dobropisů a vrubopisů), ale pouze oprav výše daně u pohledávek za dlužníky v insolvenčním řízení. Speciální režim pro Investiční zlato není pro svoji výjimečnost v Kalkulu a tedy ani ve zpracování KH nijak podchycen. Pro vedení evidence o investičním zlatu není Kalkul určen. Tento oddíl lze doplnit pouze ručně na stránkách daňového portálu po načtení ostatních údajů do elektronického formuláře KH. Kontroly záznamů pro KH v Kalkulu Při vytváření sestavy KH provádí Kalkul několik zběžných kontrol, které Vám mohou pomoci odstranit chyby přímo v evidencích v Kalkulu ještě před vytvořením XML souboru. Kalkul kontroluje chybějící = „otazníkové“ DIČ v Oddílech KH A1, B1 a chybějící evidenční číslo dokladu v Oddílech KH A1, A2, A4, B1, B2. Při detekci některé z těchto chyb, nabídne Kalkul k tisku protokol chyb. Na tomto protokolu Vám Kalkul u každé chyby napíše číslo dokladu. Pokud Vám Kalkul rovnou ukáže sestavu KH, pak to znamená, že chyby nenašel. Tyto kontroly jsou v souladu s pravidly pro vyplnění KH, ale zdaleka nenahrazují kontroly přímo v elektronickém podání na daňovém portálu. Tedy i po odstranění všech chyb a bezchybného vytvoření sestavy KH v Kalkulu, načtěte vytvořené XML do EPo a nechte proběhnout kontroly tam (více v poslední kapitole). Kontrolní součty Oddílů Po vytvoření XML pro EPo se nabídnou k tisku kontrolní součty Oddílů KH poskládné tak, aby byla možná jejich snadná kontrola na součty řádků přiznání k DPH. Toto není jen opis řádků přiznání DPH, který vstupuje do Oddílu C v KH, ale je to skutečně součet hodnot ze sestavy. Je to tedy opravdová kontrola, že máte číselnou shodu údajů v KH a přiznání k DPH. Tuto kontrolu doporučuji provádět všem a zejména těm, u nichž se liší období pro odevzdání KH a přiznání k DPH. Kontrolu povedete tak, že vytisknete tuto sestavu Kontrolních součtů KH a sestavu Součty plnění DPH za stejné období a srovnáte následující hodnoty, zda si odpovídají. Kontrolní hlášení Přiznání k DPH A2 celkem základy daně = ř. 3 + 4 + 5 + 6 + 9 + 12 + 13 A4+A5 celkem základy daně u základní sazby DPH = ř. 1 A4+A5 celkem základy daně u 1. a 2. snížené sazby DPH = ř. 2 B2+B3 celkem základy daně u základní sazby DPH = ř. 40 B2+B3 celkem základy daně u 1. a 2. snížené sazby DPH = ř. 41 A1 celkem základy daně = ř. 25 B1 celkem základy daně u základní sazby DPH = ř. 10 B1 celkem základy daně u 1. a 2. snížené sazby DPH = ř. 11 Veškeré řádky kombinující více sazeb DPH v jendom řádku jsou v Kalkulu chápány jako součtové řádky. Tak např. řádek 2 pro sníženou a druhou sníženou sazbu je v číselníku plnění i definici přiznání součtovým řádkem pro řádky 221 a 222, atd. Při kontrole vemte v úvahu, že součty Oddílů KH se uvádějí s přesností na haléře, kdežto součty v řádcích přiznání k DPH jsou zaokrouhleny na celé koruny. Může zde tedy vzniknout zaokrouhlovací rozdíl. 16
Kalkul1V09 a zpracování KH Na samotném účtování ani vysatvování dokladů v programech Kalkul se nic podstatného nemění. Změna spočívá v rozšíření evidovaných údajů pro přijatá i uskutečněná plnění. Nové evidované údaje lze dodatečně doplnit (např. při pozdější aktualizaci) nebo změnit, avšak pro ušetření práce a starostí je ideální vše si dopředu promyslet a připravit. Při jakékoli dodatečné úpravě údajů je třeba dobře zvážit skutečnost, že se budou sehrávat údaje KH dvou subjektů, kterých se dané plnění (doklad) týká a i po změně by se měly shodovat (to se zejména týká evidenčních čísel dokladů). Nastavení Konfigurace Nejdříve doporučuji podívat se do Speciální – Konfigurace – Doklady – Kontrolní hlášení. Použití režimu s jediným typem plnění je třeba mít nastavené na Ano a kód režimu na 0. V současné chvíli se toto týká všech plnění mimo cestovní službu a použité zboží. Vzhledem k výjimečnosti těchto plnění není zpracováno jejich automatické rozlišení, avšak řešení existuje i pro tyto (viz níže). Dále je zde limit celkové částky dokladu důležitý pro zařazení dokladu do souhrnné nebo jednostlivé části KH. V současné době je limit 10.000,- Kč včetně DPH (shodný s limitem pro vystavení zjednodušeného či „řádného“ daňového dokladu). Dle posledního výkladu z prosince 2015 jde o celkovou částku všech plnění na dokladu (i nepodléhajících či osvobozených). Režimem evidenčního čísla dokladu si můžete vybrat v jakém tvaru se budou do KH uvádět vystavené doklady. Toto je velmi důležité a bude to samostatně pojednáno v jedné následující podkapitolce. Dokladové řady, evidenční čísla dokladů a jejich tisk na dokladech Vzhledem k uvádění Vašeho evidenčního čísla dokladu v KH Vašem i Vašich zákazníků, je třeba si před ještě před vystavením prvního dokladu rozmyslet formát, v jakém mají být čísla uváděna. Důležité je, aby mohlo dojít k souhře dokladů z obou KH, aniž byste se s příjemci dokladů museli složitě domlouvat. Z výše uvedeného je Vám již jistě zřejmé, že se jedná o údaje pro Oddíly KH A1 a A4 Vystavujete-li doklady přímo v Kalkulu, pak Vám nabízí 4 automatické možnosti formátu evidenčního čísla dokladu. Tyto možnosti se nastavují v konfiguraci (viz výše). jde o velmi důležitý údaj, neboť v patičce daňových dokladů se tiskne řádek s textem „Ev.č.dok.KH:“ a daným číslem v přednastaveném formátu. Pro úplnost také znovu dodávám, že jakékoli pomlčky, lomítka a mezery mohou a nemusejí být uváděny libovolně, neboť se při sehrávání nebudou brát v úvahu. V Kalkulu a jím tvořených dokladů, evidencí a exportů se tyto uvádějí pro lepší přehlednost. Řady dokladů s jejich specifikacemi naleznete v Speciální – Konfigurace – Doklady – Číselné řady dokladů. Možnost 1 = Zkratka typu dokladu a číslo dokladu – do KH a na doklad bude uvedeno číslo s dokladovou zkratkou dané řady dokladů a pořadovým číselm dokladu. Pro vydanou fakturu bude tedy uvedeno „FA123456“. Toto nastavení je pohodlné, neboť je jednoznačné v rámci jednoho roku pro všechny doklady a Vy nemusíte nic dalšího rozmýšlet a v Kalkulu upravovat. Zvažte nastavený zbůsob tisku dokladů v Konfiguraci. Pokud tisknete doklad s lomítkem a rokem na konci čísla (12345/2016), pak je vhodnější možnost 2. V konfiguraci dokladů máte nyní nově možnost tisk „/2016“ za dokladem zablokovat. Možnost 2 = Zkratka typu dokladu a číslo dokladu / rok vystavení – do KH a na doklad bude uvedeno číslo s dokladovou zkratkou dané řady dokladů, pořadovým číselm dokladu a rokem vystavení dokladu. Pro „běžnou“ vydanou fakturu bude tedy vedeno „FA-123456/2016“. Toto nastavení je také pohodlné a je jednoznačné i v rámci různých let pro všechny doklady a Vy nemusíte nic dalšího rozmýšlet a upravovat. Zvažte nastavený zbůsob tisku dokladů v Konfiguraci. Pokud netisknete doklad s lomítkem a rokem na konci čísla, pak je vhodnější možnost 1 nebo 3. Možnost 3 = Číslo dokladu – do KH a na doklad bude uvedeno pouze pořadové číslo dokladu. Pro vydanou fakturu bude tedy uvedeno „123456“. Toto nastavení vypadá jednoduše, protože se jím můžete vyhnout používání písmen a znaků a použijí se pouze čísla. POZOR! Při této volbě se může snadno stát, že dojde k nesouladu už jen ve Vašem KH. Budete-li vystavovat faktury i pokladní doklady od čísla 1, pak na KH budou 2 různé údaje (řádky) se stejným evidenčním číslem, ale různými hodnotami DIČ, DUZP a částek, což by byla chyba. Při tomto nastavení je nezbytné, abyste u jednotlivých dokladových řad dopředu nastavili různá, jednoznačná číslování. Vysvětlím to na vzorovém příkladu nastavení (můžete mít i vlastní systém). Každý doklad může mít až 10 čísel, první 4 číslice můžete věnovat roku vystavení (2016XXXXXX), pátou a šestou číslici můžete věnovat „druhu“ dokladu, např. 201601XXXX pro faktury, 201602XXXX pro po17
kladní doklady, 201603XXXX pro opravné doklady atp. Zbývající číslice můžete věnovat přímo dokladům, tj. 2016010001 pro první vydanou fakturu řady FA. Pokud potřebujete více rozlišovacích míst (např. pro provozy nebo cokoli dalšího), můžete číslo roku zkrátit na první 2 číslice. Dobře také zvažte, kolik dokladů dané řady obvykle v daném roce vystavíte – pro desítky dokladů stačí na číslování 2 místa (s rezervou překročení 100 dokladů nechte 3 místa), pro stovky dokladů stačí na číslování 3 místa (s rezervou překročení 1000 dokladů nechte 4 místa) atd. Zvažte nastavený zbůsob tisku dokladů v Konfiguraci. Pokud tisknete doklad s lomítkem a rokem na konci čísla (12345/2016), pak je vhodnější možnost 2. Možnost 4 = Variabilní symbol – do KH a na doklad bude uveden pouze variabilní symbol dokladu. Pro doklad s libovolným číslem (např. 123456/2015), ale s VS 987654 bude tedy uvedeno „987654“. Toto nastavení může ušetřit práci např., pokud máte jednoznačné, ale krátké číselné řady dokladů (do 6 číslic celkem) a do variabilního symbolu doplňujete rok vystavení. Pokud budou dokladové řady nastaveny např. následovně: první dvě číslice můžete věnovat „druhu“ dokladu, např. 10XXXX pro faktury, 20XXXX pro pokladní doklady, 30XXXX pro opravné doklady atp. a zbývající číslice věnujete přímo dokladům, tj. 100001 pro první vydanou fakturu řady FA. Variabilní symbol pro tento doklad uvádíte ve formátu 1100012016 a do KH se uvede evidenční číslo dokladu 1100012016. POZOR! Při této volbě se může snadno stát, že dojde k nesouladu ve Vašem KH a i v obou KH. Tuto variantu si musíte dobře rozmyslet. Kromě uvedených automatických možností máte samozřejmě i možnost ručního vyplnění (změny) čísla dokladu v příslušných okéncích. Ale tato změna se promítne pouze do KH, nijak se nepromítne do kolonky tištěné na dokladu a mohlo by dojít k nedorozumění a nesehrání údajů obou KH. Nové údaje u záznamů v evidenci DPH a jejich přednabízení Kalkulem Po provedení zápisu záznamu (dokladu) do evidence DPH se v okně „Záznam do hlášení o dani“ objeví nový řádek s možností zadání nových údajů pro KH – datumu DUZP/DPPD, evidenčního čísla dokladu a příznaku vnucení jednotlivého uvedení záznamu (viz níže). V tomto řádku Vám již Kalkul přednabízí nějaké údaje podle pevného klíče: Po vystavení vydaných dokladů a zápisu do evidence DPH se nabízí „kalkulovské“ číslo dokladu ve tvaru dle nastavení konfigurace (viz předchozí podkapitolka) a datum DPH ze záznamu (odpovídá DUZP na dokladu). U vydaných dokladů se předpokládá soulad těchto přednabízených údajů s realitou a s ohledem na soulad předanbízeného údaje s údajem vytištěným na dokladu (viz předchozí podkapitolka) doporučuji toto neměnit. Pokud si nejste opravdu jisti, že změna nepovede k nesehrání údajů v KH Vašem a příjemce dokladu, pak ponechte přednabízené údaje. U záznamů zaúčtovaných/zanesených do knih a následně zapsaných do evidence DPH – přijatých dokladů (přijatých plnění) a vydaných dokladů bez vystavení (uskutečněná plnění) se jako datum DUZP/DPPD se nabízí Vámi zadané datum při účtování/zápisu do knih, stejně jako tomu je u datumu DPH. Tento údaj se může a nemusí shodovat se skutečností, proto těmto případům věnujte zvýšenou pozornost. Evidenční číslo dokladu se v tomto případě přednabízí dle zadaného dokladu vzniku v knize pohledávek/závazků/pokladní (je-li zadán) a u závazků je třeba obvykle změnit. Jako datum DPH zadáváte datum, kdy daný odpočet chcete nárokovat, nejdříve však datum, kdy jste daný doklad obdrželi. Avšak toto datum často bývá pozdější než datum DUZP (datum DUZP vystavitele dokladu) uvedené na dokladu, které ale musí být uvedeno v KH. Toto datum nemá Kalkul možnost nijak vytušit a musíte ho zadat Vy. U ručně zadaných záznamů do evidence DPH – např. přijatých plnění/dokladů v režimu přenesení daňové povinnosti, kdy se záznamy do evidence DPH přidávají ručně se správným řádkem přiznání DPH, se přednabízí datum DUZP/DPPD shodné datumem zadávání (aktuální datum), stejně jako tomu je u datumu DPH. Evidenční číslo je prázdné a údaje pro KH je třeba vyplnit dle dokladů. Tyto záznamy nemají žádnou návaznost na knihy pohledávek/závazků/pokladní, vyskytují se pouze v evidenci DPH. Rozdělování záznamů v evidenci DPH do Oddílů KH Záznamy z evidence DPH Kalkul sám rozřaďuje do příslušných oddílů KH. Toto řazení je navázáno na řádek přiznání v DPH. Návaznosti Oddíl KH = řádek přiznání k DPH: A1 = ř. 25 B1 = ř. 10 + 11 A2 = ř. 3 + 4 + 5 + 6 + 9 + 12 + 13 A4 = ř. 1 + 2 A5 = ř. 1 + 2 18
B2 = ř. 40 + 41 B3 = ř. 40 + 41 Veškeré řádky kombinující více sazeb DPH v jendom řádku jsou v Kalkulu chápány jako součtové řádky. Tak např. řádek 2 pro sníženou a druhou sníženou sazbu je v Kalkulu součtovým řádkem pro řádky 221 a 222 (viz Nabídka čísel řádků přiznání k DPH zobrazující pro dané okénko při rozúčtování DPH) atd. Oddíly A4/A5 a B2/B3 jsou určeny stejným řádkem přiznání DPH a Kalkul používá pro správné zařazení další tři údaje. Příznak Vnucení jednotlivého uvedení nastavený na Ano zařadí záznam do A4, B2. Při nastavení příznaku na Ne zkoumá Kalkul dále, a to limit částky dokladu a DIČ. Nadlimitní doklady s konkrétním DIČ jsou řazeny do A4, B2. Podlimitní doklady s konkrétním DIČ nebo doklady bez DIČ bez ohledu na částku, zařazuje do A5, B3. Vnucení jednotlivého uvedení v KH Tento příznak se zobrazuje v každém okně pro zadání údajů pro KH. Pro přenesení daňové povinnosti a přijatá plnění z EU (oddíly A1, B1, A2) nemá tento příznak vlastně smysl, toto se vždy uvádí jednotlivě. Příznak je implicitně přednastaven na „N“, což znamená, že u běžných plnění Kalkul dle řádku přiznání DPH, DIČ a částky dokladu rozhoduje, do kterého Oddílu KH záznam uvede, zda jednotlivě do A4/B2 nebo souhrnně do A5/B3. Kalkul sám hlídá limit částky dokladu a zařazení dokladu do jednotlivých Oddílů (za splnění podmínky DIČ) pro všechna plnění podléhající DPH. Pro částky překračující limit výší nepodléhajícího plnění (např. plnění podléhající DPH je ve výši 9.000,- Kč vč. DPH a nepodléhající plnění je ve výši 2.000,- Kč, celkem tedy 11.000,- Kč na doklad) je třeba u daných položek „vnutit“ uvedení do těchto případů jako jednotlivých do A4/B2. Ve výjimečných případech (podrobně pojednaných v kapitole věnované Oddílům KH) je třeba jednotlivě uvést i doklady, které nedosahují částky limitu, a právě pro tyto je určen příznak, který při nastavení na „A“ způsobí, že záznam bude uveden do oddílů A4/B2 bez oheldu na částku. V těchto případech dbejte na uvedení konkrétního DIČ u daného záznamu. Pokud by se z nějakého důvodu stalo, že doklad (vydaný i přijatý) s částkou nad limit nechcete uvést jednotlivě, ale souhrnně, pak je třeba neuvést DIČ, pro tyto případy není žádný zvláštní příznak. Zvažte ale správnost takového postupu. DIČ a přiřazení záznamu do KH Pro všechna tuzemská plnění (běžná i v přenesení daň. povinnosti, uskutečněná i přijatá) je uvedení konkrétního DIČ do záznamu evidence DPH v Kalkulu nejpodstatnější položkou. K tomuto najdete více také v úvodních kapitolách Úskalí a Oddíly KH. Režim přenesení daň. povinnosti vůbec nemá smysl bez konkrétního DIČ, takový doklad nelze vystavit pro ani přijmout od neplátce DPH. Nemá tedy smysl uvažovat o tom, že by v tomto režimu nebylo použito konkrétní DIČ, ale pokud byste toto přece jen udělali, pak KH nikdy nebude vyplněno správně, není zde žádná souhrnná kolonka bez DIČ pro tato plnění. U běžných tuzemských plnění je DIČ určující pro uvedení do jednotlivého nebo souhrnného oddílu. Nemáli záznam konkrétní DIČ (je použito otazníkové), vždy bude uveden do souhrnného oddílu (A5/B3) bez ohledu na částku, protože jinak by šlo o chybný záznam, a to o tzv. nepropustnou chybu z hlediska pro EPo. Je-li u záznamu konkrétní DIČ, pak Kalkul vyhodnocuje částku dokladu ve vazbě na limit a příznak vnucení jednotlivého uvedení a podle těchto zařadí záznam do jednotlivého nebo souhrnného oddílu. Podmínku konkrténího DIČ můžete použít při účtování souhrnného (společného) dokladu za např. denní nebo měsíční tržbu. Tento doklad s velkou pravděpodobností překročí limitní částku, ale protože je jen zástupný za zjednodušené daňové doklady (které se neuvádějí jednotlivě), musí být v souhrnné části a toho docílíte právě vystavením dokladu bez DIČ. Netypické případy údajů pro KH a jejich zpracování v programech Kalkul Použití poměru se do Oddílu B2 pro KH (přijatá běžná plnění)) uvádí jednotlivě bez ohledu na částku. Jendá se o případy, kdy do DPH vstupuje jen poměrná část „ceny a DPH“ vynaložené za určité plnění (jen ta část, z níž je plnění využito firemně a ne soukromě), tzn. že si jako nárok na odpočet DPH uplatňujete pouze poměrnou část celkové DPH na dokladu. POZOR! Nejedná se o krácený odpočet z oddílu V. přiznání k DPH, který souvisí s podílem osvobozených plnění. Tento poměr se do evidencí v Kalkulu zavádí již rovnou v ponížené výši a není dodatečně krácen. Pro výjimečnost tohoto plnění Kalkul uvedení tohoto příznaku ve svých evidencích neumožňuje. Pro tyto případy doporučuji vnutit v Kalkulu jednotlivé uvedení do tohoto oddílu (B2) a po načtení XML pro KH do EPo doplnit do příslušného řádku „ANO“. 19
Pro cestovní služby a použité zboží v Oddílu A4 pro KH (uskutečněná plnění a vystavené dokaldy) je jiný kód režimu plnění než pro většinu plnění, které mají kód „0“. Tento kód je povinnou položkou dle číselníku v Informacích k vyplnění KH. POZOR! Zde jde o zcela jiný kód než je kód v režimu přenesení daňové povinnosti (A1/B1). Doporučuji vystavovat doklady vždy pouze s jedním takovýmto předmětem plnění. Doklady s několika různými kódy režimu plnění v jednom dokladu Kalkul do KH správně nezpracuje. Vyskytne-li se Vám výjimečný případ DPH těchto jiných režimů, doporučuji ponechat konfiguraci v nastavení kódu „0“ a u daného řádku změnit kód až po načtení XML pro KH do EPo. Opravy „za insolvencí“ se jednotlivě uvádějí od Oddílu A4 a B2 bez ohledu na částku. Pro výjimečnost tohoto plnění Kalkul uvedení tohoto příznaku ve svých evidencích neumožňuje. Pro tyto případy doporučuji vnutit v Kalkulu jednotlivé uvedení do tohoto oddílu (A4/B2) a po načtení XML pro KH do EPo doplnit do příslušného řádku vhodný záznam do poslední kolonky „§44 ZDPH“. POZOR! Tato výjimka (kolonka) se netýká „běžných“ opravných daňových dokladů (dobropisů a vrubopisů), ale pouze oprav výše daně u pohledávek za dlužníky v insolvenčním řízení. Speciální režim pro Investiční zlato není pro svoji výjimečnost v Kalkulu a tedy ani ve zpracování KH nijak podchycen. Pro vedení evidence o investičním zlatu není Kalkul určen. Tento oddíl lze doplnit pouze ručně na stránkách daňového portálu po načtení ostatních údajů do elektronického formuláře KH. Kontroly záznamů pro KH v Kalkulu Při vytváření sestavy KH provádí Kalkul několik zběžných kontrol, které Vám mohou pomoci odstranit chyby přímo v evidenci DPH v Kalkulu ještě před vytvořením XML souboru. Kalkul kontroluje chybějící DIČ v Oddílech KH A1, B1 a chybějící evidenční číslo dokladu v Oddílech KH A1, A2, A4, B1, B2. Při detekci některé z těchto chyb, nabídne Kalkul k tisku protokol chyb. Na tomto protokolu Vám Kalkul u každé chyby napíše číslo položky v Databázi evidence DPH. Pokud Vám Kalkul rovnou ukáže sestavu KH, pak to znamená, že chyby nenašel. Tyto kontroly jsou v souladu s pravidly pro vyplnění KH, ale zdaleka nenahrazují kontroly přímo v elektronickém podání na daňovém portálu. Tedy i po odstranění všech chyb a bezchybmného vytvoření sestavy KH v Kalkulu, načtěte vytvořené XML do EPo a nechte proběhnout kontroly tam (více v poslední kapitole). Kontrolní součty Oddílů Po vytvoření XML pro EPo se nabídnou k tisku kontrolní součty Oddílů KH poskládné tak, aby byla možná jejich snadná kontrola na součty řádků přiznání k DPH. Toto není jen opis řádků přiznání DPH, který vstupuje do Oddílu C v KH, ale je to skutečně součet hodnot ze sestavy. Je to tedy opravdová kontrola, že máte číselnou shodu údajů v KH a přiznání k DPH. Tuto kontrolu doporučuji provádět všem a zejména těm, u nichž se liší období pro odevzdání KH a přiznání k DPH. Kontrolu povedete tak, že vytisknete tuto sestavu Kontrolních součtů KH a sestavu Součty plnění DPH za stejné období a srovnáte následující hodnoty, zda si odpovídají. Kontrolní hlášení Přiznání k DPH A2 celkem základy daně = ř. 3 + 4 + 5 + 6 + 9 + 12 + 13 A4+A5 celkem základy daně u základní sazby DPH = ř. 1 A4+A5 celkem základy daně u 1. a 2. snížené sazby DPH = ř. 2 B2+B3 celkem základy daně u základní sazby DPH = ř. 40 B2+B3 celkem základy daně u 1. a 2. snížené sazby DPH = ř. 41 A1 celkem základy daně = ř. 25 B1 celkem základy daně u základní sazby DPH = ř. 10 B1 celkem základy daně u 1. a 2. snížené sazby DPH = ř. 11 Veškeré řádky kombinující více sazeb DPH v jendom řádku jsou v Kalkulu chápány jako součtové řádky. Tak např. řádek 2 pro sníženou a druhou sníženou sazbu je v Kalkulu součtovým řádkem pro řádky 221 a 222 (viz Nabídka čísel řádků přiznání k DPH zobrazující pro dané okénko při rozúčtování DPH) atd. Při kontrole vemte v úvahu, že součty Oddílů KH se uvádějí s přesností na haléře, kdežto součty v řádcích přiznání k DPH jsou zaokrouhleny na celé koruny. Může zde tedy vzniknout zaokrouhlovací rozdíl.
20
XML soubor a EPo Následující informace jsou aktuální pro podobu webových stránek MFČR v lednu 2016. Uvedené postupy nejsou jediné možné, slouží jako základní návod pro „nezkušené“ a upozornění pro ostatní. Manuál je věnován předevší Kontrolnímu hlášení, avšak tato kapitola má obecnou platnost i pro jiná XML pro EPo z Kalkulu. Vytvoření XML pro EPo Po vytvoření sestavy KH máte možnost ji vytisknout nebo klávesou F8 (s popisem EPo-XML) vyexporotvat do souboru formátu XML pro EPo. Kalkul Vám napíše kam a pod jakým názvem soubor ukládá. V případě přiznání k DPH je při tisku možnost výběru vytvoření PDF (resp. zhuštěného či nezhuštěného tisku) a EPo souboru. Ještě před vytvořením XML souboru se objeví okno s doplněním údajů důležitých pro elektronické podání. Zde je třeba zdůraznit, že Číslo FÚ se uvádí dle starého číselníku, který máte dostupný v nápovědě k programu pod F1, jde o trojmístné číslo, které ale v samotném EPo vydíte jako úplně jiné čtyřmístné číslo. Např. číslo FÚ pro jihomoravský kraj je dle starého číselníku 461, avšak v EPo na stránkách daňového portálu uvidíte 3000. Tento nesoulad je způsoben definicí XML, my ho bohužel nemůžeme ovlivnit. Číslo územního pracoviště je pak čtyřmístné a shodné s tím, které je vidět (např. 3003 pro Brno III). Číslo OKEČ je třeba vybrat dle oboru činnosti z oficiálního číselníku OKEČ na stránkách Českého statistického úřadu nebo vybrat činnost přímo po načtení do EPo. Nesprávné XML pro Kalkul6 V dřívějších verzích Kalkulu byl využíván tisk přes tiskovou nadstavbu Kalkul6, tisk do Kalkul6 byl také přes soubor formátu XML, ale nejedná se o XML vhodné pro EPo. Dotaz při jakémkoli tisku na vytvoření tohoto „špatného“ XML zní „Do souboru XML pro K6“. Pokud se Vám tento dotaz v programu při tisku objevuje a Vy ho nevyužíváte, zablokujte ho. Zobrazování dotazu můžete vypnout v Nastavení – Konfigurace – Tiskový systém – Export do XML pro Kalkul6 – Export do XML nebude používán nastavením na hodnotu „A“. Toto XML rozhodně nenačítejte do elektronických formulářů (nepodaří se to) ani neodevzdávejte datovou schránkou. Kde se vytvořené XML ukládá Po vytvoření souboru XML pro EPo Kalkul napíše kam a pod jakým názvem soubor ukládá: „V podadresáři .\XML\ byl uložen soubor KHL12345.XML“. Je-li například Kalkul nainstalován v adresáři K1_2016 uloženém na disku C:\, pak XML soubory naleznete na disku C:\ v adresáři K1_2016 a podadresáři XML. Odtud můžete tyto soubory kamkoli zkopírovat a přejmenovat (neměňte však příponu XML). Načítání XML do EPo Po vytvoření XML souboru jej můžete načíst do elektronického podání. Otevřete internetový prohlížeč a najděte stránky daňového portálu MFČR https://adisepo.mfcr.cz/adistc/adis/idpr_epo/epo2/uvod/vstup.faces a zde vyhledejte příslušný elektronický formulář Kontrolní hlášení. Hned na úvodní stránce formuláře naleznete možnost (tlačítko) „Načtení souboru“, na toto kliknete a poté vyberete možnost „Procházet“ a doklikáte se až k příslušnému XML souboru, dle příkladu výše tedy C:\K1_2016\XML\KHL12345.XML, který necháte načíst. Poté projdete jednotlivé stránky formuláře a doplníte případné drobnosti. Nikdy nezapomeňte projet kontrolu vyplněného formuláře, kterou naleznete vpravo pod heslem „Protokol chyb“, a všechny nepropustné chyby opravte a propustné zvažte, zda necháte tak. Toto teprve odevzdejte se zaručeným elektronickým podpisem nebo přes datovou schránku. XML soubor a tisk „formuláře“ V Kalkulu máte možnost vytisknout sestavu údajů pro KH, stejně jako je možnost tisku sestavy pro Výpis z evidence či Souhrnné hlášení. Není zde možnost vytisknout pdf formulář, protože tento de facto neexistuje, nemá pevnou délku ani podobu, vzorový formulář KH na stránkách finanční správy je pouze informativní obrázek. Kontrolní hlášení je možné podávat pouze elektronicky pomocí XML souboru. Vždy před odevzdáním načtěte Kalkulem vytvořený XML soubor do EPo na daňovém portálu, nechte proběhnout kontroly a teprve po odstranění možných chyb a doplnění dalších případných údajů si uložte toto upravené, zkontrolované XML, odevzdejte toto upravené, zkontrolované XML (ať už přes datovou schránku či se zaručeným elektronickým podpisem) a také si vytiskněte „formulář“ s těmito opravdu odevzdanými údaji. Všechny tyto možnosti Vám nabízí přímo daňový portál a pro archivaci elektronickou i papírovou je třeba uložit to, co jste skutečně definitivně odevzdali (platí i pro přiznání k DPH a jiná EPo). 21
Výzvy k „opravám“ a upravené XML XML soubor vždy před odevzdáním nechte zkontrolovat, avšak i tak může dojít k tomu, že potřebujete něco dodatečně opravit. Údaje opravíte přímo v evidencích Kalkulu a necháte znovu vytvořit XML pro KH, které bude obsahovat veškeré údaje pro KH daného období. I toto upravené XML opět načtětě do EPo na daňovém portálu a nechte před odevzdáním zkontrolovat.
22
