KAJIAN TENTANG PENYELENGGARAAN SISTEM REKAM MEDIS DI RSUD KABUPATEN KEPULAUAN TALAUD THE STUDY OF MEDICAL RECORD SYSTEM IMPLEMENTATION IN TALAUD ISLANDS REGIONAL HOSPITAL Gaynel S. P. Timburas*, Chreisye K. F. Mandagi*, Sulaemana Engkeng* *Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi Manado. ABSTRAK Rekam medis merupakan sumber informasi serta sarana komunikasi yang dibutuhkan oleh pasien maupun pemberi pelayanan kesehatan dan pihak-pihak terkait lain (klinisi, manajemen, asuransi dll) untuk pertimbangan dalam menentukan suatu kebijakan tata laksana/pengelolaan atau tindakan medis. Setiap rumah sakit dipersyaratkan mengadakan dan memelihara rekam medis yang memadai dari setiap penderita, baik untuk penderita rawat inap maupun penderita rawat jalan. Tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya meningkatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit merupakan tujuan dari Rekam medis. Tujuan penelitian ini untuk melakukan kajian tentang penyelenggaraan sistem rekam medis di Rumah sakit umum daerah Kabupaten Kepulauan Talaud. Penelitian ini adalah penelitian kualitatifdengan menggunakan metode wawancara mendalam, lokasi penelitian terletak di instalasi rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kepulauan Talaud pada bulan November – Desember 2016.informan berjumlah 4 orang, yang terdiri dari: Penanggung jawab rekam medis Rumah Sakit, Koordinator Penerimaan Pasien, Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis, Koordinator pengumpulan, pelaporan, dan penyajian data. Hasil dari penelitian ini didapatkan bahwa penyelenggaraan sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud menurut nomor masih kurang baik, ini dikarenakan penyimpanan menurut nomor hanya diberlakuakn untuk berkas rawat jalan. Penyelenggaraan rekam medis di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud harus diperbaiki agar bisa meningkatkan mutu pelayanan kepada pasien di rumah sakit. Penyelenggaraan sistem rekam medis sebaiknya juga mengikuti pedoman sistem penyelenggaraan yang berlaku di Indonesia. Kata Kunci : Sistem, Rekam Medis, Rumah Sakit ABSTRACT Medical record is a source of information and communication tool that is needed by the patient or the health care provider or the other related parties (clinic, management, insurance, etc.) to deliberate an determine a management policy or medical action. Every hospital is required to implement and maintain a sufficient record from every patient whether it is the inpatient or outpatient. To achieve a good administration in the effort to improve the health care in the hospital is the objective of medical records. The objective of this research is to conduct a study about the implementation of medical record system in Talaud Islands Regional Hospital. This is a qualitative research that uses the in-depth interview method. This research takes place in the medical record installation of Talaud Islands Regional Hospital from November to December 2016. There are 4 respondents that consist of: the person in charge of the hospital’s medical records, the coordinator of patient receptionist, the coordinator of medical records data management, and the coordinator of collection, report and data presentation. The result of this research shows that the implementation of medical record system in Talaud Islands Regional Hospital by numbers is still not good enough. It is because the storage by number only applied to the outpatient archives. The implementation of medical records system in Talaud Islands Regional Hospital should be fixed in order to improve the service quality to the patients in the hospital. The implementation of medical records system is also follow the principals of implementation system that applied in Indonesia. Keywords: System, Medical Record, Hospital
.
1
Penelitian yang dilakukan oleh
PENDAHULUAN Pelayanan kesehatan pada pasien yang
Asmuni (2009) di RSU Dokter Pirngadi
datang ke fasilitas pelayanan kesehatan
Medan menggunakan jenis penelitian
seperti klinik, puskesmas, rumah sakit,
survey analitik dengan tipe Explanatory
dan lain-lain tidak lagi ditangani oleh
Researche menyatakan bahwa waktu
satu orang, maka dibutuhkan sarana
tunggu
pasien
komunikasi dalam pelayanan kesehatan.
berkas
rekam
Pelayanan
ruangan yang sudah tidak lagi memadai
kesehatan
membutuhkan
untuk medis
mendapatkan terlalu
informasi yang diolah secara sistematik
mengakibatkan
menjadi hasil yang dapat dipercaya,
berkas rekam medis. Petugas kesehatan
untuk itu diperlukan sumber informasi
sulit
yang
sehingga pelayanan yang di berikan
memadai.
merupakan
Rekam
sumber
medis
informasi
serta
penumpukan
lama.
melakukan
pencarian
berkas-
berkas
kepada pasien terhambat.
sarana komunikasi yang dibutuhkan oleh pasien
maupun pemberi pelayanan
METODE PENELITIAN
kesehatan dan pihak-pihak terkait lain
Penelitian ini menggunakan metode
(klinisi, manajemen, asuransi dll) untuk
penelitian
pertimbangan dalam menentukan suatu
pengumpulan
kebijakan tata laksana/pengelolaan atau
interview (wawancara mendalam). untuk
tindakan medis (PORMIKI, 2015).
menjelaskan
Menurut
Permenkes
kualitatif data
dengan
secara
dan
in-depth
menggambarkan
No.
penyelenggaraan sistem rekam medis di
269/MenKes/Per/III/2008 tentang rekam
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
medis, adalah berkas yang berisikan
Kepulauan Talaud. Lokasi penelitian
catatan dan dokumen tentang identitas
terletak di instalasi rekam medis Rumah
pasien,
Sakit
pemeriksaan,
pengobatan,
Umum
Daerah
tindakan dan pelayanan lain yang telah
Kepulauan
di berikan kepada pasien Rekam medis
penelitian dilakukan dari bulan Oktober-
yang baik adalah rekam medis yang
November
memuat
di
empat orang yaitu Penanggung jawab
butuhkan, baik yang di peroleh dari
rekam medis Rumah Sakit, Koordinator
pasien, pemikiran dokter, pemeriksaan
Penerimaan
dan tindakan dokter, komunikasi antar
Pengolahan
tenaga medis / kesehatan (Sampurna
Koordinator pengumpulan, pelaporan,
DKK, 2005 ).
dan penyajian data. Pengumpulan data
semua
informasi
yang
Talaud.
Kabupaten Pelaksanaan
2016. Informan berjumlah
Pasien, Data
Koordinator
Rekam
Medis,
berasal dari Data Primer di peroleh dari
2
hasil wawancara mendalam dengan
Sistem
memakai panduan wawancara kepada
Medis
informan yang sudah di tentukan. Data
Wawancara dan hasil observasi yang
Sekunder Data sekunder di peroleh dari
dilakukan di bagian Rekam Medis
data yang ada di Instalasi rekam medis
RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud di
RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud.
dapatkan bahwa penamaan pasien pada
Penamaan
Pasien
Rekam
rekam medis dilakukan berdasarkan HASIL DAN PEMBAHASAN
identitas yang dimiliki pasien berupa
Visi dan Misi Rekam Medis RSUD
KTP/SIM
Talaud :
lengkap pada lembar observasi
A. Visi
Penamaan
dengan
ini
status
penamaan
bertujuan
.
untuk
Menyajikan informasi secara cepat,
membedakan identitas seorang pasien
tepat, akurat.
dengan pasien lainnya agar tidak terjadi
B. Misi
kekeliruan
1. Memberikan pelayanan prima
pendataan
pasien
rekam medis.
bagi penggunan jasa rumah
Alur pelaksanaan sistem penamaan
sakit.
pasien
2. Mengembangkan
dalam
rekam
medis
berdasarkan
pengelolaan
wawancara di lakukan ketika pasien
data yang meliputi pengolahan,
memberikan tanda pengenal kepada
penyajian, dan analisa data.
petugas rekam medis. nama pasien di
3. Membantu melengkapi status
tulis sesuai tanda pengenal yang dimiliki
medical record sesuai standar
pasien. Petugas akan membuatkan kartu
rekam medis.
status pasien serta kartu rekam medis. Pelaksanaan
dalam
penamaan
rekam medis di RSUD Kabupaten
Karakteristik Informan Informan
sistem
yang
Kepulauan Talaud sudah sesuai dengan
dilaksanakan di bagian Rekam Medis
pedoman yang di keluarkan oleh Depkes
RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud
RI
yaitu Informan berjumlah empat orang
identitas “Gaynel Timburas” akan di
yaitu Penanggung jawab rekam medis
tulis juga sesuai kartu identitas tersebut.
Rumah Sakit, Koordinator Penerimaan
Penulisan
Pasien, Koordinator Pengolahan Data
berkewarganegaraan asing sampai saat
Rekam
ini belum pernah dilakuakan di RSUD
Medis,
penelitian
Koordinator
pengumpulan, pelaporan, dan penyajian
Tahun
2006.
Contohnya
untuk
kabupaten Kepulauan Talaud.
data.
3
kartu
pasien
rekam
Sistem Pemberian Nomor Pasien Wawancara
dan
dengan
memisahkan
yang
berkas rekamm medis poliklinik dengan
Kabupaten
berkas rekam medis pasien yang di
Kepulauan Talaud menyatakan sistem
rawat. penyimpanan berkas rekam medis
pemberian
diberikan
secara desentralisasi akan mebuat pasien
dengan menggunakan cara menurut
mendapat pelayanan yang cepat juga
penomoran Seri. Pedoman observasi
efisiensi waktu serta beban kerja petugas
menyatakan bahwa cara Seri dilakukan
menjadi lebih ringan.
dilakukan
di
observasi
medis
RSUD
nomor
paisen
dengan status Lengkap dalam sistem
Sistem penyimpanan rekam medis
pemberian nomor pasien. Pemberian
menurut nomor berdasarkan wawancara
nomor cara seri (Serial Numbering
dan observasi menunjukan sistem yang
System) merupakan salah satu dari tiga
dipilih di RSUD Kabupaten Kepulauan
sistem
Talaud menggunakan sistem angka akhir
pemberian
nomor
pasien
(Admission Patient Number). Alur
sistem
pemberian
(Terminal Digit Filling System)dengan nomor
Ada
tidak lengkap
pada
pedoman
rekam medis dilakuakan ketika pasien
observasi. Status ada tidak lengkap
yang namanya sudah di tuliskan dalam
dikarenakan dalam sistem penyimpanan
kartu status pasien atau kartu rekam
berkas menurut nomor dengan sitem
medis. Petugas rekam medis akan
akhir hanya dilakukan pada berkas
memberikan
sesuai
pasien rawat jalan. Pasien rawat inap
dengan cara penomoran yang digunakan
tidak menerapkan sistem angka akhir,
di
akan
cara penyimpanan berkas rekam medis
memberikan kartu kuning kepada pasien
pasien rawat inap menggunakan map
untuk dibawa ketika pasien kembali
yang dikelompokan berdasarkan warna
berobat.
yang telah di tentukan oleh pihak rumah
rumah
nomor
sakit.
pasien
Petugas
sakit. Sistem penyimpanan rekam medis Sistem Penyimpanan Rekam Medis
menurut
Wawancara
yang
angka akhir banyak dipilih karena secara
dilakukan di bagian Rekam Medis
umum lebih mudah, efektif, dan efisien
RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud
(Depkes 2006).
dan
observasi
nomor
berdasarkan
sistem
menunjukan cara penyimpanan berkas
Penyimpanan berkas rekam medis
rekam medis pasien dilakukan secara
di RSUD kabupaten kepulauan Talaud
desentralisasi dengan status lengkap
disimpan
pada pedoman observasi. Desentralisasi
dikarenakan
merupakan cara penyimpanan berkas
penyimpanan rekam medis hanya bisa
4
dengan akses
aman,
Hal
menuju
ini ruang
dilalui dengan satu pintu dan di awasi
penyortiran,
oleh petugas rekam medis di RSUD
ditunjukan melalui arah tracer yang
Kabupaten Kepulauan Talaud.
tersimpan, tracer dikeluarkan setelah
Sarana peralatan yang digunakan
ketepatan
penyimpanan
berkas rekam medis kembali pada
dalam sistem penyimpanan rekam medis
posisinya.
di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud adalah Rak dan kotak penyimpanan
KESIMPULAN
berdasarkan hasil wawancara. Hasil
Berdasarkan
observasi
dapat disimpulkan bahwa:
menunjukan
di
RSUD
kabupaten kepulauan Talaud, selain
hasil
penelitian,
maka
1. Sistem penamaan pasien pada Rekam
kotak sortir dan rak penyimpanan
Medis
terdapat pula computer PC dan ATK.
Kepulauan
Dalam
berdasarkan identitas yang dimiliki
terdapat
sarana
penyimpanan
LAN
System
tidak
sehingga
pasien
di
RSUD Talaud
berupa
Kabupaten dilakukan
KTP/SIM
dan
computer PC tidak dapat digunakan
Pelaksanaan sistem penamaan rekam
secara optimal.
medis
Kegiatan penyimpanan rekam medis
Kepulauan
belum sesuai dengan buku pedoman
sudah
sesuai
2. Sistem pemberian nomor pasien pada Rekam Medis RSUD Kabupaten
medis menurut nomor hanya berlaku
Kepulauan Talaud diberikan dengan
pada berkas pasien rawat jalan saja,
menggunakan
sedangkan berkas pasien rawat inap
Numbering
masih disimpan menurut warna map
Penyelenggaraan sistem pemberian
sebagai berikut : warna hijau untuk
nomor pasien rekam medis sudah
berkas bagian interna, warna merah
sesuai
untuk berkas bayi baru lahir, warna
penyelenggaraan sistem rekam medis
kuning untuk berkas pasien anak, warna
3. Sistem penyimpanan Rekam Medis di
muda
untuk
berkas
Talaud
Kabupaten
rekam
merah
penyimpanan
RSUD
dengan prosedur.
penyelenggaraan. Sistem rekam medis. Sistem
di
Seri
(Serial System).
dengan
pedoman
bagian
RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud
kebidanan, dan warna biru untuk berkas
dilakukan dengan cara desentralisasi
bagian bedah.
karena berkas pasien rawat inap dan
Prosedur penyimpanan rekam medis
rawat
antara lain : berkas rekam medis yang
penyimpanan Rekam medis menurut
telah diproses akan disimpan di tempat
nomor menggunakan sistem angka
penyimpanan,
akhir (Terminal Digit Filling System)
akan
berkas
cara
dilakukan
5
jalan
dipisahkan.dan
dalam sistem penyimpanan berkas
DAFTAR PUSTAKA
menurut nomor dengan sitem akhir
Asmuni,
S.
2009.
Pengaruh
hanya dilakukan pada berkas pasien
karakteristik
rawat jalan, sedangkan Pasien rawat
perekam medis
inap tidak menerapkan sistem angka
terhadapwaktu tunggu pasien
akhir,
berkas
pada pelayanan Rekam Medis
rekam medis pasien rawat inap
Rawat jalan di Rumah Sakit
menggunakan
map
yang
Umum Dr. Pirngadi Medan
dikelompokan
berdasarkan
warna
Tahun 2008. Tesis Medan :
cara
penyimpanan
yang telah di tentukan oleh pihak
Universitas
rumah sakit.
Medan.
dan
kompetensi
Sumatera
Utara (Online)
(http://repository.usu.ac.id/bitstr SARAN
eam/123456789/6650/1/09E022
1. penyelenggaraan sistem rekam medis
24.pdf).Diakses pada tanggal 24
di
RSUD
Kabupaten
Talaud sebaiknya
Kepulauan
juni 2016.
menggunakan
Departemen
Kesehatan
RI.
2006.
sistem manual dan komputerisasi
Pedoman penyelenggaraan dan
Online sehingga dapat menyesuaikan
prosedur
dengan perkembangan teknologi dan
Rekam Medis. Jakarta: Depkes
pelayanan kepada pasien bisa lebih
RI.
optimal. Jaringan LAN di rumah
Lestari, E. 2011. Sistem Informasi
sakit juga harus di opimalkan karena
Rekam Medik pada Rumah Sakit
akan
Bersalin Graha RAP Tanjung
sangat
rekam
membantu
pegawai
medis
menyelenggarakan
sistem
dalam
Balai
Karimun.
rekam
http://ejournal.unsri.ac.id/index.
medis di rumah sakit.
php/jsi/index. diakses pada 18
2. Sistem penyimpanan rekam medis
Oktober
menurut
nomor
sebaiknya
2016
pukul
20.30
WITA.
diberlakukan untuk seluruh berkas
Menteri Kesehatan RI. 2008. Peraturan
rekam medis agar sesuai dengan
Menteri
buku pedoman penyelenggaraan
Indonesia,
sistem
269/MENKES/PER/III/2008,
rekam
medis
dari
Kesehatan
Republik Nomor
Departemen Kesehatan RI Tahun
tentang rekam medis. Jakarta :
2006.
MenKes RI
6
Menteri Kesehatan RI. 2007. Keputusan Menteri
Kesehatan
Indonesia,
Republik
Nomor
:
377/Menkes/SK/III/2007, Tentang
Standar
Profesi
Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Jakarta : Menkes RI Pawito. 2007. Penelitian Komunikasi Kualitatif. Yogyakarta : LKiS Menteri Kesehatan RI. 2013. Peraturan Menteri
Kesehatan
Tahun
No.
55
2013
tentang
Penyelenggaraan
Pekerjaan
Perekam Medis. PORMIKI. 2015. Pentingnya Rekam Medis. Jakarta: PORMIKI Sampurna, Budi ; Syamsu, Zulhasmar ; Siswaja, Tjetjep Dwidja. 2005. Bioetik Dan Hukum Kedokteran. Jakarta
:
Mahasiswa
Pengantar
Bagi
Kedokteran
dan
Hukum WHO. 2006. Medical Record Manual: A Guide
For
Developing
Countries. Filipina: WHO.
7
