KAJIAN PEKERJAAN SEORANG SEKRETARIS DI PERUSAHAAN JASA KONSULTAN KEUANGAN PIALANG BERJANGKA

KAJIAN PEKERJAAN SEORANG SEKRETARIS DI PERUSAHAAN JASA KONSULTAN KEUANGAN PIALANG BERJANGKA Alsen Medikano Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK-BSI) Jl. Merdeka 168 Bogor [email protected]

ABSTRACT A secretary profession should not be underestimated, it can be proved by the number of job openings became secretary in newspapers, magazines, tabloids, television and even on the internet. No escape from the many rumors that said secretary job is considered negative. Because appearance with tight clothes, super mini skirts, assessed the community to create a negative effect "opening body". But actually it is a form of work and their work professionalism to stand up, smile, say hello, and standby. A company secretary futures brokerage financial consulting services in their daily face the leadership of such owner, branch manager, colleagues or clients, administrative division, the division of human resources, training and placement division employees, division technical support, and most major operating division marketing division, which is backbone of the company. Research carried out on several corporate secretary in futures brokerage services financial consultant who has worked more than two years with library research techniques, interview through behavioral observations and opinions from the secretary that in the near to conclusion to reinforce the purpose of a study of secretarial work. It would be better a secretary at the company's futures brokerage financial consulting services are given periodic training, which can sync or optimize their work with the basic skills they have. Key words: secretary, profesionalism, futures brokerage financial consulting 1.

PENDAHULUAN Profesi seorang sekretaris tidak boleh dipandang sebelah mata, dapat dibuktikan dengan banyaknya iklan lowongan menjadi sekretaris di koran, majalah, tabloid, televisi bahkan di internet. Tidak lepas dari itu banyak rumor yang mengatakan pekerjaan sekretaris dianggap negatif. Karena penampilan dengan busana ketat, rok super mini, dinilai masyarakat menciptakan efek negatif ”membuka aurat”. Tetapi sebenarnya itu merupakan wujud profesionalisme mereka terhadap pekerjaan dan tuntuan pekerjaan yang harus stand up, smile, say hello, dan standby. Sekretaris dibutuhkan karena pimpinan menganggap harus ada sentuhan yg cekatan, terampil, cerdas, inovatif dan bisa membawa suasana kerja menjadi tidak kaku. Saat ini perusahaan banyak membutuhkan sekretaris selain dilihat penampilan, wajah menawan, cerdas, terampil dan kemampuan beberapa bahasa serta pengusaan komputer, tetapi dibutuhkan

juga sekretaris yang menguasai seluruh pekerjaan atau produk perusahaan yang tidak ada dalam job desk. Dapat dilihat dibeberapa perusahaan, sekretaris memiliki peranan penting dalam struktur atau peranan potensial dalam suatu perusahaan, seperti perusahaan jasa konsultan keuangan. Biasanya sekretaris seperti ini tidak hanya bekerja sesuai job desk, tetapi lebih dari tangan kanan seorang pimpinan yang mutlak harus mengetahui seluk beluk perusahaan dan bisnis yang dijalankan perusahaan tersebut. Tanggung jawab bisa dikatakan ringan, bisa dikatakan berat, tergantung dari pelaku atau sekretaris itu sendiri. Saat ini banyak sekretaris harus bisa ”learning by doing” tetapi keuntungan yang akan didapatkan sekretaris seperti gaji yang berlipat ganda, fasilitas kantor, tunjangan hidup, bonus, entertaint sudah didepan mata. Seorang sekretaris harus memiliki mental yang kuat dengan fisik yang mendukung, oleh sebab itu beberapa

perusahaan mencari kandidat sekretaris mulai usia 20 sampai 28 tahun, dari akademi maupun universitas dengan jurusan sekretaris. Seorang sekretaris akan menghadapi segala macam tipe sifat manusia, mulai tamu yang cuek, arogan, temperamen, egois, bahkan yang ramah. Sekretaris tidak memiliki anak buah tetapi membentuk karakter, paradigma atas arahan pimpian, makanya pekerjaan sekretaris dikatakan unik. Seorang sekretaris perusahaan jasa konsultan keuangan pialang berjangka dalam kesehariannya menghadapi pimpinan seperti owner, branch manager, kolega atau nasabah, divisi administrasi, divisi sumber daya manusia, divisi training dan penempatan karyawan, divisi technical support, divisi operasional dan paling utama divisi marketing, yang merupakan tulang punggung perusahaan. Banyak hal yang harus dipelajari untuk seorang sekretaris di perusahaan jasa konsultan keuangan pialang berjangka, bukan hanya sebagai juru ketik atau notulen dari setiap rapat yang diadakan oleh pimpinan atau setingkat manajer, tetapi membuat terciptanya situasi yang kondusif di perusahaan, serta menyelaraskan produktifitas sebagai orang yang mau dipimpin dan sebagai wakil pimpinan perusahaan yang bisa dibanggakan. 2.

TINJAUAN TEORI Untuk menunjang penelitian ini dibutuhkan teori-teori yang relevan untuk menjelaskan kajian pekerjaan sekretaris di perusahaan jasa konsultan keuangan pialang berjangka, dilihat dari arti sekretaris, tugas pokok dan perusahaan jasa konsultan keuangan pialang berjangka itu sendiri. Berikut ini akan dijelaskan tinjauan teori yang mendukung penelitian ini, yaitu : 2.1. Pengertian Sekretaris Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. (www.wikipedia.org, April 2011). Menurut Fowler (2001: 1142). Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dari masalah-masalah lainnya dan pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan

dengan tanggung jawab diperusahaan tersebut. 2.2. Pengertian Kesekretariatan Kesekretariatan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar. (www.wikipedia.org, April 2011). 2.3. Kedudukan dan Peran Sekretaris Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja. 2.4. Ruang Lingkup dan Peran Sekretaris A. Ruang Lingkup 1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan. 2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern. 3. Menyelenggarakan rapat-rapat. 4. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan. B. Tugas Administratif Kesekretariatan 1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. 2. Mengamankan rahasia perusahaan atau organisasi. 3. Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC). C. Fungsi 1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen 2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. 3. Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan 4. Sebagai pusat dokumentasi

Sumber : Diktat Perkuliahan ASMI Jakarta 2009 Gambar 1. Pekerjaan Seorang Sekretaris

2.5. Macam-Macam Sekretaris Pada prinsipnya terdapat dua macam sekretaris, yaitu 1. Sekretaris Pribadi Sekretaris perseorangan. Apabila sekretaris digaji oleh perseorangan maka ia disebut Private Secretary, sementara bila sekretaris tersebut digaji oleh perusahaan maka ia disebut Personal Secetary. 2. Sekretaris Perusahaan Sekretaris dalam perusahaan mengepalai suatu unit khusus (secretariat), dimana merupakan manajer diunitnya, mempunyai bawahan yang kerap harus membuat suatu aturan untuk keseluruhan pekerjaan kesekretariatan di perusahaan. 2.6. Pengembangan Diri Seorang Sekretaris A. Arti dan Pentingnya Pengembangan Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu

dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup : 1. Pre Service Training Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi : a. Pendidikan formal yang diselenggarakan umum. b. Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja. 2. In Service Training adalah latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya. B. Tujuan Pengembangan Sekretaris Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal : 1. Menambah pengetahuan 2. Menambah keterampilan 3. Merubah sikap C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung

kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu : 1. Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien. 2. Kepribadian yang menarik 3. Kemauan untuk bekerja. 2.7. Tugas Seorang Sekretaris di Perusahaan Jasa Keuangan Pialang Berjangka Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 10 macam yaitu : a. Tugas-tugas Rutin b. Tugas-tugas Khusus c. Tugas-tugas Istimewa d. Tugas-tugas Pendamping Leader e. Tugas Keuangan dan Administrasi f. Tugas Sosial & Hubungan Masyarakat g. Tugas Insidental h. Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting i. Tugas Sekretaris dalam Event Marketing j. Tugas Sekretaris dalam Pendamping Calon Wakil Pialang Berjangka 2.8. Perdagangan Berjangka Menurut Hendarto (2005:36), Perdagangan Berjangka adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan jual beli komoditas dengan penyerahan kemudian berdasarkan Kontrak Berjangka dan opsi atas Kontrak Berjangka. Penyelenggaraan perdagangan berjangka, jelas, bisa memberikan manfaat yang luas, baik terhadap individu maupun pertumbuhan ekonomi sebuah negara. Antara lain, lantaran ia mempunyai fungsi pembentukan harga (price discovery) yang transparan. Dari resiko, seperti kata orang bijak, kehidupan manusia tidak bisa dilepaskan dengan risiko. Persoalannya, bagaimana mengantisipasi atau meminimalisir kemungkinan terjadinya risiko itu. dalam perdagangan berjangka, justru hal itulah yang dilakukan, tepatnya, melalui hedging. Perdagangan berjangka sering disebut sebagai kegiatan yang beresiko, komplek, dan sangat bergejolak, sehingga hanya cocok bagi orang yang memiliki keterampilan bisnis yang tinggi. Tiap sekretaris di perusahaan pialang berjangka

harus mengerti dan memahami setiap produk-produk yang ada di perusahaan pialang berjangka tersebut, untuk melancarkan tugas dan fungsi pokoknya. 3.

METODE PENELITIAN Metode penelitian sebagai sistematika penulisan untuk memudahkan penelitian dan menyelesaikan penulisan, secara umum penulis menggunakan : A. Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan membaca buku literatur mengenai pekerjaan sorang sekretaris, kesekretariatan, perdagangan berjangka, selain itu penulis melakukan pencarian informasi yang dikumpulkan menjadi data, melalui internet tentang peraturan pemerintah tentang perdagangan berjangka, macam-macam produk yang ada di bursa perdagangan berjangka jakarta, aspek sumber daya manusia, yaitu sekretaris di perusahaan jasa konsultan keuangan perdagangan berjangka. B. Observasi Observasi dilakukan dalam bentuk observasi pekerjaan rutin seorang sekretaris dengan teknik wawancara tanya jawab di perusahaan jasa konsultan keuangan perdagangan berjangka, dimana menghimpun informasi dari pekerjaan rutin yang dilakukan seorang sekretaris setiap hari kerja. Kemudian mencocokkan informasi yang didapat dari internet. Sehingga didapatkan analisa yang pasti. C. Menarik Kesimpulan Proses analisa telah didapat dan pasti, maka dilakukan pengambilan simpulan dengan cara melihat tujuan yang sudah disusun yaitu kajian terhadap pekerjaan seorang sekretaris di perusahaan jasa konsultan keuangan pialang berjangka, dengan mempertimbangkan aspek surmber daya manusia yang terlibat dalam pekerjaan sekretaris. 4.

PEMBAHASAN DAN ANALISA Ingat waktu masih kuliah? Banyak mahasiswa mengkotak-kotakkan dunia kerja menjadi dua bagian besar yaitu job yang saya mau dan job yang harus saya hindarkan. Pertanyaan dilanjutkan dengan, bagaimana mendapatkan job yang saya mau dan terhindar dari job yang saya tidak suka. Namun jika ingin menelusuri di kampus tidak ada mata kuliah yang mengajarkan sebenarnya bagaimana mendapatkan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan itu. Kata orang, pekerjaan di setiap perusahaan itu berbeda, bisa tergantung bidang

perusahaannya, bisa juga tergantung dari work environment dari perusahaan tersebut. Bagaimana pekerjaan sekretaris di berbagai perusahaan? Berbeda dari segi apanya? Survey pernah dilakukan pada tahun 2009 terhadap sekretaris dan asisten di perusahaan keuangan di Amerika, ada beberapa perbedaan yang mendasar perusahaan di Indonesia dengan perusahaan di Amerika seperti, sifat pekerjaan administratif. Kinerja sekretaris juga merupakan salah satu unsur penilaian kinerja seluruh organisasi atau perusahaan. Sebagai individu yang paling dekat dengan atasannya, prestasi seorang sekretaris dapat dengan mudah dapat dilihat langsung oleh atasannya. Atasan menjadi orang yang paling paham kinerja sekretarisnya. Maka dari itu sekretaris yang berprestasi akan diberi lebih banyak tanggung jawab dan pada akhirnya akan berkembang menjadi tugas pengelolaan suatu proyek. Berawal dari sini sekretaris pada akhirnya akan dituntut untuk mengikuti pelatihan manajerial untuk pengembangan karir demi kemajuan organisasi atau perusahaannya Sekretaris pekerjaan unik, tanpa anak buah, menjadi pionir perusahaan, tetapi harus mengurus segala macam pekerjaan yang melibatkan banyak orang. Peran terpenting sekretaris adalah adalah sebagai penentu suasana dikantornya. Sekretaris yang baik dapat menentukan suasana ideal untuk bekerja di kantor, irama, budaya kerja sehinga karyawan mempunyai produkstifitas yang tinggi serta keberhasilan kerja yang maksimal dan pimpinan dapat lebih mudah memantau kerja dari bawahannya. Walaupun kemajuan teknologi mempermudah banyak tugas sekretaris, akan tetapi dengan semakin kompleksnya kerja seorang eksekutif, kebutuhan akan tenaga sekretaris yang mampu mengantisipasi perkembangan zaman terus meningkat. Sekretaris yang kompeten merupakan asset yang sangat berharga bagi seorang eksekutif. Saat ini ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, eksekutif menjadi tergantung pada dukungan stafnya untuk mengontrol sistem yang baru. Ini juga merupakan undangan untuk sekretaris untuk meninggalkan kenyamanan yang sudah Anda kenal dan kenikmatan masa lalu dan mulai menantang peran mereka yang telah berubah di tempat kerja dengan antusias. Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut bagi orangorang yang menggeluti profesi Sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan

memperlebar wawasan bila tidak ingin tenggelam dalam persaingan atau rutinitas pekerjaan. Walaupun demikian, era informasi ini hendaknya tidak dijadikan ancaman sebab era ini sebenarnya telah menciptakan kesempatan yang tidak terduga bagi para sekretaris untuk meningkatkan status pekerjaannya. Bagaimana halnya dengan sekretatris di jasa konsultan keuangan pialang berjangka? Sekretaris di perusahaan pialang berjangka jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya tidak jauh beda dengan sekretaris di perusahaan jasa lainnya dan instansi pemerintah atau swasta. Perbedaan utama sekretaris perusahaan pialang berjangka harus mengetahui tata cara pekerjaan marketing bahkan bisa menjadi sosok seorang marketing, baik dari penampilan, tata berbicara dan kepribadian. Perubahan-perubahan akibat dari kemajuan iptek telah terjadi. Kebanyakan dari perubahan-perubahan itu biasanya jelas terlihat, misalnya: a. Banyak tugas, seperti pembukuan dan pengetikan, sekarang dikerjakan dengan komputer. b. Surat-surat di banyak kantor tidak lagi dikirim dengan jasa pos, tetapi dengan alat kirim elektronik, seperti mesin faks atau email. c. Telepon semakin vital fungsinya. d. Penelitian tidak lagi terbatas pada perpustakaan lokal, tetapi dari database yang bersifat nasional. e. Mencari arsip di kantor-kantor yang modern, berarti memanggil data dari dokumen yang tersimpan di dalam disket. Perhatikan bagaimana pengaruh teknologi terhadap profesi sekretaris dan bagaimana peran sekretaris berubah dengan cepat hanya dalam beberapa dekade. Hal-hal kecil, seperti mengerti cara kerja mesinmesin dan system baru serta bagaimana cara kerja mesin-mesin dan sistem baru serta bagaimana cara menggunakannya untuk kelancaran tugas-tugas ternyata juga sangat penting bagi peningkatan karier Anda. Satu keharusan yang harus dimiliki sekretaris dalam Era Globalisasi Informasi ini adalah kemampuan untuk bekerja secepatnya terutama dalam menangani informasi-informasi vital. Demikian juga bagi sekretaris yang tidak begitu tertarik dengan informasi-informasi baru. Penelitian terhadap sekretaris dilakukan dengan teknik observasi langsung yaitu wawancara dari beberapa sekretaris

yang sudah bekerja lebih dari 2 tahun selama 15 menit. Berikut ini data-data penelitian yang didapat dan di analisa tiap-tiap elemen pekerjaan sekretaris : A. Sekretaris harus mampu : 1. Membagi waktu kerja dengan keluarga 2. Menjadi ujung tombak dalam perusahaan atau organisasi 3. Menentukan arah dan tujuan perusahaan atau organisasi 4. Mempunyai trik menyimpan rahasia 5. Siap kapan saja dan harus pergi kemana saja 6. Siap mengobarkan apa yang menjadi hobi atau kesukaan B. Tugas sederhana seorang sekretaris di perusahaan jasa : 1. Membantu pimpinan 2. Menyiapkan agenda rapat 3. Menyusun administrasi dan pembukuan perusahaan 4. Mengatur daftar kegiatan perusahaan dan organisasi C. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris : 1. Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak 2. Memberikan informasi perusahaan dan organisasi kepada yang bukan haknya 3. Tidak mempertunjukkan sifat keras kepala dan menang sendiri 4. Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain 5. Tidak mudah menerima informasi negatif D. Hal-hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris dalam bekerja : 1. Keterampilan kesekretarisan seperti mengetik cepat, public speaking 2. Mempunyai inisiatif dan inovatif 3. Cerdas dan cekatan 4. Ingatan yang baik 5. Wawasan luas 6. Ketelitian tinggi 7. Mempertimbangan sesuatu hal sebelum melakukan tindakan 8. Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna. E. Langkah-langkah dari penampilan diri seorang sekretaris untuk mengembangkan kepribadian dan karakternya : 1. Mampu mengaktualisasikan diri 2. Mampu melihat secara objektif 3. Memiliki pandangan hidup 4. Menghargai orang lain 5. Peka akan tujuan

6. 7.

Memiliki rasa humor Melihat peluang kedepan dengan baik 8. Pandai berdiskusi F. Sikap seorang sekretaris yang harus dimiliki menuju kepribadian yang baik : 1. Handal 2. Cekatan 3. Jujur 4. Ketekunan 5. Kerajinan; 6. Membawa diri sesuai norma yang berlaku 7. Adaptasi yang sesuai 8. Mengerti merapikan diri dan membuat nyaman di pandang orang G. Karena setiap pagi dan sore diadakan rapat maka sekretaris dalam perusahaan jasa konsultan keuangan pialang berjangka, membuat mengklasifikasikan suatu formasi rapat disesuaikan jumlah peserta, ruangan, meja dan kursi, seperti: 1. Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U” dengan posisi pimpinan rapat berada di barisan paling depan 2. Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan 3. Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan berada di depan H. Mengarahkan pimpinan dan pembicara rapat menjelaskan sistematika penjelasan dengan cara : 1. Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu oleh diri sendiri 2. Menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh peserta rapat 3. Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai dengan tiap pokok pembahasan rapat 4. Memunculkan karakter yang bisa dijadikan sebagai ciri khas 5. Materi disampaikan secara singkat, padat dan jelas. 6. Dan lain sebagainya I. Mengarahkan pimpinan rapat untuk mengambil keputusan dengan tepat, sepert : 1. Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan bisa diterima oleh semua peserta rapat 2. Votting : Artinya keputusan yang akan diambil berdasrkan dengan suara terbanyak 3. Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya pimpinan rapa dapat

mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain sebagainya J. Berikut ini adalah pekerjaan rutin seorang sekretaris di jasa keuangan pialang berjangka : 1. Membuat Profil Perusahaan 2. Membuat Memo Intern dan Memo Extern Perusahaan 3. Membuat Brosur Produk Perusahaan 4. Menyusun dan Menetapkan Agenda Rapat Harian, Mingguan, Bulanan, Tahunan 5. Membuat ID Card Karyawan Bukan Marketing & Karyawan Marketing 6. Membuat Laporan Inventaris perusahaan 7. Menyusun Stock Opname Perusahaan 8. Membuat Daftar Lisensi Manager Marketing 9. Menyusun Laporan Kerja TiapTiap Manager Marketing 10. Mengurus Segala Perijinan Perusahaan 11. Membuat Daftar semua karyawan Office Boy, Security, Branch Manager, Backoffice, dan Staf Marketing 12. Membuat Penawaran dan kontrak Kerja Perusahaan 13. Membuat Laporan Hasil Dinas Luar Staf Back Office atau Manager 14. Membuat Laporan Performance Manager Marketing 15. Membuat Laporan Performance Staff Marketing 16. Menyusun dan Mengirim ke E-mail Kantor Pusat Laporan Harian, Mingguan, Bulanan 17. Menyusun, Melapor dan Mengirim ke Email Pimpinan & Kantor Pusat Laporan Kerja Tahunan 18. Membuat Laporan Reward Marketing 19. Membuat Laporan Penurunan Jabatan 20. Memantau & Membuat Laporan Hasil Pekerjaan dari Karyawan Back Office 5. 5.1.

PENUTUP Simpulan Profesi seorang sekretaris tidak boleh dipandang sebelah mata, dapat dibuktikan

dengan banyaknya iklan lowongan menjadi sekretaris di koran, majalah, tabloid, televisi bahkan di internet. Untuk mewujudkan profesionalisme seorang sekretaris, mereka harus dituntut untuk stand up, smile, say hello, dan standby. Untuk sekretaris di perusahaan jasa konsultan keuangan pialang berjangka dibutuhkan yang cekatan, terampil, cerdas, inovatif dan bisa membawa suasana pekerjaan nyaman dan tidak kaku. Seorang sekretaris perusahaan jasa konsultan keuangan pialang berjangka dalam kesehariannya menghadapi pimpinan seperti owner, branch manager, kolega atau nasabah, divisi administrasi, divisi sumber daya manusia, divisi training dan penempatan karyawan, divisi technical support, divisi operasional dan paling utama divisi marketing, yang merupakan tulang punggung perusahaan. Banyak hal yang harus dipelajari untuk seorang sekretaris di perusahaan jasa konsultan keuangan pialang berjangka, bukan hanya sebagai juru ketik atau notulen dari setiap rapat yang diadakan oleh pimpinan atau setingkat manajer, tetapi membuat terciptanya situasi yang kondusif di perusahaan, serta menyelaraskan produktifitas sebagai orang yang mau dipimpin dan sebagai wakil pimpinan perusahaan yang bisa dibanggakan. Penelitian dilakukan terhadap beberapa sekretaris di perusahaan jasa konsultan keuangan pialang berjangka yang sudah bekerja lebih dari 2 tahun dengan teknik studi pustaka, observasi wawancara melalui perilaku dan pendapat dari sekretaris sehingga di dapat simpulan untuk menguatkan tujuan dari penelitian yang dilakukan terhadap pekerjaan sekretaris. Sehingga didapat hasil dari penelitian yang merupakan gambaran besar pekerjaan dari seorang sekretaris di perusahaan jasa keuangan pialang berjangka, antara lain : 1. Membuat Profil Perusahaan 2. Membuat Memo Intern dan Memo Extern Perusahaan 3. Membuat Brosur Produk Perusahaan 4. Menyusun dan Menetapkan Agenda Rapat Harian, Mingguan, Bulanan, Tahunan 5. Membuat ID Card Karyawan Bukan Marketing & Karyawan Marketing 6. Membuat Laporan Inventaris perusahaan 7. Menyusun Stock Opname Perusahaan 8. Membuat Daftar Lisensi Manager Marketing 9. Menyusun Laporan Kerja Tiap-Tiap Manager Marketing

10. Mengurus Segala Perijinan Perusahaan 11. Membuat Daftar semua karyawan Office Boy, Security, Branch Manager, Backoffice, dan Staf Marketing 12. Membuat Penawaran dan kontrak Kerja Perusahaan 13. Membuat Laporan Hasil Dinas Luar Staf Back Office atau Manager 14. Membuat Laporan Performance Manager Marketing 15. Membuat Laporan Performance Staff Marketing 16. Menyusun dan Mengirim ke E-mail Kantor Pusat Laporan Harian, Mingguan, Bulanan 17. Menyusun, Melapor dan Mengirim ke Email Pimpinan & Kantor Pusat Laporan Kerja Tahunan 18. Membuat Laporan Reward Marketing 19. Membuat Laporan Penurunan Jabatan 20. Memantau & Membuat Laporan Hasil Pekerjaan dari Karyawan Back Office Sekretaris yang berprestasi akan diberi lebih banyak tanggung jawab dan akhirnya akan berkembang menjadi tugas pengelolaan suatu proyek. Berawal dari sini sekretaris pada akhirnya akan dituntut untuk mengikuti pelatihan manajerial untuk pengembangan karir demi kemajuan organisasi atau perusahaannya. Peran terpenting sekretaris adalah adalah sebagai penentu suasana dikantornya. Sekretaris yang baik dapat menentukan suasana ideal untuk bekerja di kantor, irama, budaya kerja sehinga karyawan mempunyai produkstifitas yang tinggi serta keberhasilan kerja yang maksimal dan pimpinan dapat lebih mudah memantau kerja dari bawahannya. 5.2.

Saran Akan lebih baik seorang sekretaris di perusahaan jasa konsultan keuangan pialang berjangka diberikan pelatihan secara berkala, dimana dapat menyelaraskan atau mengoptimalkan pekerjaannya dengan kemampuan dasar yang dimilikinya. Serta harus memiliki prinsip : - Tutup Mulut Rapat – Rapat - Pasang Mata Awas – Awas - Buka Telinga Lebar – Lebar DAFTAR PUSTAKA Fowler. Secretary. The Concice Oxford Dictionary of Current English, cetakan ke-3. 2005

Hendarto, Kusumarsono. Belajar Trading. Penerbit Andi Yogyakarta. 2005 Anonim. Diktat Kuliah Sekretaris. ASMI. Jakarta. 2009 www.wikipedia.org\profesi\sekretaris. April 2010