Kajian Analisa Pengembangan Sistem PDPT Kesehatan
Executive Summary Latar belakang Progam Pangkalan Data Pendidikan Tinggi diantaranya adalah upaya reformasi birokrasi di lingkungan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia Konsep Reformasi Birokrasi dalam Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan
UU PT No 12/2012 Terkait PDPT Pasal 56 (1) Pangkalan Data Pendidikan Tinggi merupakan kumpulan data penyelenggaraan Pendidikan Tinggi seluruh Perguruan Tinggi yang terintegrasi secara nasional. (2) Pangkalan Data Pendidikan Tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berfungsi sebagai sumber informasi bagi: a. lembaga akreditasi, untuk melakukan akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi; b. Pemerintah, untuk melakukan pengaturan, perencanaan, pengawasan, pemantauan,
dan evaluasi serta pembinaan dan koordinasi Program Studi dan Perguruan Tinggi; dan c. Masyarakat, untuk mengetahui kinerja Program Studi dan Perguruan Tinggi. (3) Pangkalan Data Pendidikan Tinggi dikembangkan dan dikelola oleh Kementerian atau dikelola oleh lembaga yang ditunjuk oleh Kementerian. (4) Penyelenggara Perguruan Tinggi wajib menyampaikan data dan informasi penyelenggaraan Perguruan Tinggi serta memastikan kebenaran dan ketepatannya Perbedaan sisitim pendidikan di profesi kesehatan memerlukan sinkronisasi data oleh karena itu perlu konsep tersendiri yang memudahkan institusi pendidikan kesehatan untuk dapat melaksanakan kewajibanya untuk pelaporan. PDPT Kesehatan yang akan dikembangkan proyek HPEQ terutama untuk mendukung kekhususan data yang tidak bisa diakomodasi oleh PDPT dan menyiapkan koneksi data dasar yang dibutuhkan K/L lain. Pengembangan PDPT Kesehatan juga dimaksudkan dalam mendukung persiapan infrastruktur Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) yang menjadi project outcomes utama dari komponen 1.
Salah satu penunjang utama sistem akreditasi LAM yang berstandar internasional adalah data yang baik. Analisis situasi saat ini menunjukkan masih diperlukan pengembangan sistem pengelolaan data yang harmonis, efisien dan mampu laksana. Selama ini, data yang harus dikumpulkan dan disampaikan oleh perguruan tinggi kepada berbagai lembaga tidak sepenuhnya
sinkron, khususnya karena perbedaan data yang dibutuhkan oleh berbagai lembaga tersebut. Identifikasi berikutnya memperlihatkan bahwa jenis data yang dikumpulkan bersifat generik, padahal sesungguhnya dibutuhkan data yang bersifat lebih spesifik, baik untuk memperkuat basis data bidang pendidikan kesehatan maupun pendidikan masing-masing profesi. Dari kebutuhan untuk mendukung persiapan infrastruktur Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) Maka dilakukan serangkaian kegiatan diantaranya adalah : Persiapan template data dasar (4 profesi & perwakilan institusi), Workshop finalisasi template data dasar, Uji coba instrumen pengumpulan data & workshop hasil pengumpulan data, Workshop evaluasi hasil coba template data dasar 4 profesi, Penyusunan template data : Workshop penyusunan templete online (bersama KKI dan komponen 3) setelah kegiatan ini dilaksanakan maka dilakukan pengembangan perangkat lunak yang disepakati dengan mengembangkan Database yang serupa dengan pdpt DIKTI dengan lebih spesifik pada kebutuhan program kesehatan, pengembangan web entry PDPT bidang kesehatan serta Aplikasi Web loader untuk yang ditujukan untuk digunakan oleh institusi yang masih mengalami kesulitan dalam akses internet dan integrasi langsung ke PDPT Kes.
PENDAHULUAN PDPT dan PDPTKES ? •
PDPT pada hakikatnya adalah rekaman data menyangkut penyelenggaraan perguruan tinggi baik akademik maupun non akademik;
•
PDPT memerlukan pengelolaan tersistem agar dapat menghasilkan informasi yang bermakna
•
Data perguruan tinggi digunakan untuk mendukung pengelolaan perguruan tinggi (mencakup semua siklus manajemen : PDCA)
•
Validitas dan kelengkapan data menjadi tanggungjawab bersama antara Ditjen Dikti dan Perguruan Tinggi
•
PDPT Kesehatan yang akan dikembangkan proyek HPEQ terutama untuk mendukung kekhususan data yang tidak bisa diakomodasi oleh PDPT dan menyiapkan koneksi data dasar yang dibutuhkan K/L lain.
TUJUAN PDPT DAN PDPTKES •
Mendefinisikan dan mencari kesepadanan data yang ada di internal Ditjen DIKTI dan entitas lainnya di siklus manajemen pendidikan tinggi, seperti BAN-PT, Kopertis dan PSP (Pusat Statistik Pendidikan) Balitbang
•
Menjamin integritas dan konsistensi antara data yang berasal dari Ditjen DIKTI maupun entitas lainnya di siklus manajemen pendidikan tinggi
•
Mendefinisikan dan mengklarifikasi proses bisnis masing-masing entitas di dalam siklus manajemen pendidikan tinggi serta menjamin aliran data yang komprehensif dari dan ke Ditjen DIKTI dan entitas pendidikan tinggi lainnya
•
Merancang dan mengimplementasikan Database terpusat Ditjen DIKTI
•
Menghasilkan informasi yang komprehensif serta menjamin integritas, kosistensi dan validitas data yang pada umumnya berasal dari database Ditjen DIKTI yang memiliki struktur, platform, teknologi, dan produk database yang berbeda
ISUE YANG MENDASARI PROGRAM PDPT KES Perbedaan
HPEQ
Pengajaran
Berupa
modul
sistem
dengan
pembelajaran
komprehensif berbeda-beda
yang di
Umum
Solusi
Berupa mata kuliah
!
dengan
modul ke mata kuliah
sistem
pembelajaran SKS.
setiap
Dibuat
hirarki
yang sifatnya opsional (khusus)
fakultas kedokteran. Hampir 70% DEPKES dan
Hampir
Dosen
30% DIKNAS
DIKNAS
Sarana
Kelas, klinik, Puskesmas,
Kelas,
! Ditambahkan di
Prasarana
Rumah
Laboratorium
sub database PDPT
Sakit,
100%
! Dibuat NUP
Status
Laboratorium
Jumlah
Banyak
dosen
Teaching)
dosen untuk
Health
(Tim
Satu Dosen untuk
!
satu
satu
terakomodir
modul
kelas
mata
kuliah
Sudah tran
mengajar dosen dan transaksi kelas.
Ujian
Dua kali
! Ditambahkan di
Satu kali
Kelulusan
sub database PDPT Health
Sinkronisasi data dan pemenuhan data dengan kementrian dan lembaga lain serta stakeholder pendidikan profesi kesehatan Kolaborasi 3 Komponen
Kementerian Kesehatan
HEALTH SYSTEM
EDUCATION SYSTEM
RESEARCH SYSTEM
Kementerian Riset dan Teknologi
Kementerian Pendidikan
Interfacing Stakeholders for Courtesy : Irawan Yusuf Health Professional Education MONE
COMMUNITY
PDPT EPSBED BAN PT
INDUSTRY
Health Professional Education
OTHERS
IMC
MOH
Competence Test
Registration
distribution demand disease
Strategi pengembangan (termasuk roadmap pengembangan) Strategi pengembangan yang dilakukan dalam mengembangkan web entry dan aplikasi web loader dilakukan dengan metode pengembangan insourching dengan merekrut programer yang ditugaskan untuk mengembangkan system tersebut. ( Yang lebih tepat mengisi mas Herul ) Pengembangan yang dilakukan oleh tim developer saat di bagi menjadi dua tim Pengembang yaitu tim bandung dan semarang, Tim Ini akan melakukanpengembangan dengan tugas yang dikerjakan adalah sebagai berikut A. Capaian pengembangan sistem hingga saat ini. Setelah melakukan tahapan desain dan analisa dengan tim pokja template data serta bisnis proses , maka tim desain menghasilkan desain system web entry yang memiliki fungsi utama untuk melakukan pelaporan data dari institusi kesehatan dengan menggunakan internet secara ON LINE Dari hasil kerja tim pengembang PDPT Kes dalam hal ini dikerjakan oleh tim semarang dan tim bandung telah menghasilkan desain Modul Pengembangan PDPT Kesehatan yang akan dibuat untuk web entry dan web loader sebagai berikut : I.
Pengelompokan Pengguna ( User management Sistem). 1) Seting hak akses pengguna (Web loader ) 2) Aktifasi dan reset pengguna(Web loader )
II.
Informasi Pelaporan Akademik 1) Pendaftaran mahasiswa baru yang ikut kuliah. (Web loader dan Web Entry ) 2) Pendataan kapasitas mahasiswa setiap angkatan yang masuk (Web loader dan Web Entry) 3) Data Mahasiswa . (Web loader dan Web Entry) 4) Data Dosen Dikti. (Web loader dan Web Entry ) 5) Data Dosen Non Dikti. (Web loader dan Web Entry) 6) Data Aktifitas Mengajar(Web loader dan Web Entry) 7) Data Perkuliahan. (Web loader dan Web Entry) 8) Data Matakuliah. (Web loader dan Web Entry )
9) Sarana Prasarana. (Web loader dan Web Entry) i. Sarana klinis Rumah sakit Pendidikan(Web loader dan Web Entry ) ii. Sarana klinis komunitas(Web loader dan Web Entry ) 10) Kurikulum. i. Terdiri dari kurikulum klinik dan sebelum klinik(Web loader dan Web Entry ) ii. Substansi matakuliah pada kurikulum pbl (Web loader dan Web Entry ) iii. Metode perkuliahan. (Web loader dan Web Entry ) 11) Status akademik. (Web loader dan Web Entry ) 12) Kelulusan Ujian Kompetensi (Web loader dan Web Entry ) 13) Penilaian. (Web loader dan Web Entry ) 14) Input nilai yang diajar dosen. III.
Tools. 1) Export ke file untuk di upload(Web loader) 2) Upload secara otomatis(Web loader) 3) Import data dari epsbed(Web loader dan Web Entry )
Dari 3 modul dan 18 fungsi system yang direncanakan baru 5 fungsi yang sudah berjalan diantaranya adalah : 1) Seting hak akses pengguna 2) Aktifasi dan reset pengguna. 3) Data Mahasiswa. 4) Sarana Prasarana. 5) Export File untuk di upload
Lesson learned dan Hambatan/Kendala yang dihadapi dalam pengembangan system. Pada proses pengembangan system di lapangan terdapat beberapa kendala dalam pelaksanaan develop Sebagai berikut: a.
Status Programer / Pengembang Status yang saat ini di implementasikan adalah dengan merekrut melalui surat tugas dimana kurang memiliki kekuatan untuk mengikat programer tersebut untuk dapat di dorong kecepatan pengembangannya . Akan lebih baik jika pecruitment programer dengan system kontrak sehingga dapat di andalkan kecepatannya dan dapat di buatkan deadline yang ketat.
b.
Data Data yang saat ini di jadikan acuan untuk pengembangan system dengan harapan dapat serupa sehingga tidak akan membebani pengguna/ institusi pengguna adalah PDPT umum Pada kenyataannya data ini juga belum di develop / dikembangkan dengan tuntas dan ternyata masih ada miss presepsi contohnya pada table data kurikulum yang dinyatakan sama dengan matakulih padahal pada kenyataanya pertemuan sinkronisasi dengan beberapa profesi bukan itu yang dimaksud
c.
Kebijakan Masih belum menentunya kebijakan pelaporan sehingga dalam proses pengembangan belum dapat memastikan pengembangannya seperti apa. Contohnya : Belum ada kepastian akan di laporkan per semester karena profesi tidak menganut system semester.
Berdasarkan pembahasan pada pertemuan Pengembangan PDPT Bidang Kesehatan pada tanggal 6-7 Desember 2012, diperlukan adanya kesepakatan nomenklatur terkait integrasi antara PDPT Bidang Kesehatan dengan PDPT Umum (yang saat ini sedang berjalan di DIKTI).
Berikut ini adalah poin-poin yang perlu disepakati: 1. Aturan Translasi data kesehatan ke Data Umum (Data Common) Data Pendidikan Tinggi Bidang Kesehatan memiliki irisan dengan Data Pendidikan Tinggi Umum. Beberapa data yang beririsan ini memiliki perlakuan yang berbeda antara Pendidikan Tinggi Bidang Kesehatan dengan Pendidikan Tinggi pada umumnya. Berikut ini beberapa contoh irisan data yang memiliki perlakuan berbeda yang telah kami engkapi dengan usulan dari tim pengembangan PDPT Bidang Kesehatan agar bisa diintegrasikan dengan PDPT Umum: a. Issue: Tidak adanya kode mata kuliah ataupun kode kelas untuk perkuliahan di PT Bidang Kesehatan yang berbasis distribusi. Hal ini akan mempengaruhi data transaksi nilai semester
mahasiswa
(tran_nilai-semester_mhs)
dan
data
transaksi
bobot
nilai
(tran_bobot_nilai) yang akan dilaporkan ke PDPT Umum. Usulan: •
Penambahan kode kelas pada transaksi bobot nilai.
b. Issue : Definisi Kurikulum yang digunakan di PDPT Umum mereferensi ke Mata Kuliah (tmst_matakuliah) dan Frekuensi Kurikulum (tref_frek_kurikulum), dimana pada penjelasan mengenai tabel mata kuliah di dokumen kamus data menggunakan “Mata Kuliah / Kurikulum” menyatakan bahwa yang dimaksud dengan kurikulum di PDPT adalah Mata Kuliah. Sementara di pengembangan PDPT Bidang Kesehatan definisi kurikulum yang dipahami adalah daftar mata kuliah yang harus diselesaikan oleh seorang mahasiswa pada tahun masuk tertentu. Usulan : •
Menyeragamkan definisi kurikulum sebagai daftar mata kuliah yang harus diselesaikan oleh seorang mahasiswa.
c. Issue : Pada proses perkuliahan kepaniteraan klinik di PT Bidang Kesehatan tidak ada penggunaan semester.
Hal ini menghadapi kendala saat akan mengintegrasikan data
perkuliahan kepaniteraan klinik di program studi bidang kesehatan ke ke PDPT Umum, dimana pada tabel mata kuliah di PDPT Umum ada atribut semester yang wajib diisi. Usulan : •
menggunakan semester 0 untuk data perkuliahan kepaniteraan klinik.
d. Issue : Proses perkuliahan profesi dan spesialis kesehatan melibatkan dokter dan tenaga kesehatan sebagai dosen klinis ataupun pembimbing klinis. Setiap dokter (nantinya tenaga kesehatan lain juga demikian) secara unik harus memiliki Surat Tanda Registrasi yang diterbitkan oleh KKI sebagai syarat atau ijin melakukan praktek klinis. Sehingga dosen klinis (dan juga pembimbing klinis akan datang) wajib memiliki surat ijin tersebut. Setiap dokter dan pembimbing klinis pada kenyataannya dapat melakukan praktek di berbagai sarana klinis. Setiap sarana
pendidikan klinis seperti Rumah Sakit Pendidikan,
Puskesmas, Poliklinik dan lainnya juga dapat memiliki MOU dengan lebih dari satu Pendidikan Tinggi Bidang Kesehatan. Dengan kondisi seperti ini, sangat memungkinkan satu dosen klinis atau pembimbing klinis memiliki lebih dari satu mahasiswa dari berbagai perguruan tinggi yang berbeda. Pada kondisi lain, terdapat dosen klinis yang juga telah memiliki NIDN sehingga yang bersangkutan dapat mengajar di pra klinis yaitu FK/FKG (jenjang pendidikan SKed) dan di sarana klinis yaitu RSP, RSD, Puskesmas atau sarana klinis lainnya. Usulan : •
Menambahkan tabel relasi yang menghubungkan master dosen (TMST_DOSEN) yang memiliki NIDN dengan master dosen klinis yang memiliki No STR sebagai nomor identitas unik.
2. Pelaporan pendidikan tenaga kesehatan oleh Perguruan Tinggi ke PDPT Bidang Kesehatan Untuk Perguruan Tinggi Negeri atau Perguruan Tinggi Swasta yang memiliki banyak program studi dan memiliki program studi bidang kesehatan harus melakukan pelaporan ke PDPT umum untuk data pada program studi selain program studi kesehatan dan untuk data umum pada program studi kesehatan, serta melakukan pelaporan ke PDPT Bidang kesehatan untuk data spesifik di program studi kesehatan.
Dengan demikian, Perguruan Tinggi yang memiliki program studi kesehatan harus melaporkan baik ke PDPT Umum maupun PDPT Bidang Kesehatan. Yang perlu diperhatikan yaitu pelaporan data-data umum yang menjadi referensi untuk data spesifik program studi bidang kesehatan seperti data Dosen, Mahasiswa, Mata Kuliah. Jika data umum pada program studi kesehatan harus dilaporkan ke PDPT Umum terlebih dahulu baru setelah itu data yang telah dilaporkan tersebut digunakan sebagai referensi di PDPT Bidang kesehatan prosesnya menjadi tidak efisien. Karena itu, disini diusulkan agar data umum yang dilaporkan ke PDPT Bidang Kesehatan bisa dianggap sebagai pelaporan resmi PDPT, dan ada mekanisme tertentu untuk mengirimkan data umum dari PDPT Bidang Kesehatan ke PDPT Umum (akan dibahas di poin selanjutnya) Usulan: •
Data Umum pada Program Studi Bidang Kesehatan yang dilaporkan ke PDPT Bidang Kesehatan dapat dipertimbangkan sebagai laporan resmi, dan akan ditransfer dari PDPT Bidang Kesehatan ke PDPT Umum.
3. Mekanisme pelaporan ke PDPT Common menggunakan web service PDPT Menindaklanjuti yang telah dijelaskan pada poin 2 mengenai pelaporan data umum ke PDPT Bidang kesehatan, perlu dirancang mekanisme pelaporan data umum dari PDPT Bidang Kesehatan ke PDPT Umum. Mengingat ada tiga mekanisme pelaporan ke PDPT Umum (Web Loader, Web Service, dan Web Data Entry) maka untuk pelaporan data dari PDPT Bidang Kesehatan ke PDPT Umum bisa menggunakan mekanisme Web Service. Usulan: •
Menggunakan mekanisme Web Service untuk pelaporan data umum dari PDPT Bidang Kesehatan ke PDPT Umum.
4. Penggunaan Dispatcher PDPT Common untuk PDPT Bidang Kesehatan Pelaporan data baik ke PDPT umum dan PDPT Bidang Kesehatan dilakukan di level institusi. Jika dimungkinkan, akan lebih efisien jika pelaporan bisa dilakukan melalui satu pintu yaitu Dispatcher PDPT. Jadi, Dispatcher PDPT bisa digunakan untuk menerima upload
data umum dari aplikasi Web Loader PDPT dan upload data bisang kesehatan dari aplikasi Web Loader Kesehatan. Dari sisi teknis hal ini dimungkinkan karena Dispatcher PDPT dirancang secara modular, dimana untuk menambahkan modul baru, misalnya mpdul Kesehatan, tidak akan mengganggu modul lain yang sudah dibangun untuk PDPT Umum. Usulan: • Menggunakan Dispatcher PDPT untuk pelaporan data Bidang Kesehatan dengan login tunggal untuk PT yang sama.
Rencana Tindak Lanjut Pengembangan Sistem ke Depan. Dari apa yang telah dibuat rencana tindak lanjut yang perlu di lakukan adalah : 1. Penyelesaian pembanganunan system yang baru selesai 5 fungsi 2. Penetapan kesepakatan untuk pelaporan pdpt kes untuk di laksanakan institusi yang terkait. 3. Evaluasi / Testing system yang telah selesai dibuat. 4. Sosialisasi Sistem. 5. Ujicoba Pelaporan.
