Lampiran 2
DAFTAR PEMEGANG KUNCI PETI BESI / KABINET KALIS API
__________________________________________ (BAHAGIAN / UNIT KEWANGAN ZON/ PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI / KAMPUS CAWANGAN) BIL.
NAMA PEMEGANG KUNCI
NO. PEKERJA
TARIKH MULA
TARIKH TAMAT
6
Lampiran 3
LAPORAN PEMERIKSAAN BERKALA PENGENDALIAN PETI BESI/KABINET KALIS API
_________________________________________ (BAHAGIAN / UNIT KEWANGAN ZON/ PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI / KAMPUS CAWANGAN) PERKARA
HASIL PEMERIKSAAN
/
X
1. Mempunyai sekurang-kurangnya sebuah peti besi/kabinet kalis api yang kukuh. 2. Peti besi/kabinet kalis api ditempatkan di dalam bilik Ketua Jabatan atau ditempatkan di dalam bilik lain yang berkunci. 3. Peti besi mempunyai kunci dan nombor kombinasi. Kunci dan nombor kombinasi dipegang oleh dua (2) orang pegawai yang berlainan yang seorang daripadanya hendaklah berjawatan dalam Kumpulan Sokongan 1 dan ke atas. Bagi peti besi model lama yang masih boleh digunakan dan hanya mempunyai satu (1) kunci sahaja, kunci tersebut hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci. Kunci kabinet berkunci tersebut hendaklah disimpan dalam bilik Ketua Jabatan. 4. Nombor kombinasi peti besi ditukar apabila terdapat pertukaran pegawai yang bertanggungjawab. 5. Daftar Pemegang Kunci Peti Besi/Kabinet Kalis Api dikemaskini setiap kali ada pertukaran pegawai yang bertanggungjawab. 6. Peti besi besi/kabinet kalis api tidak menyimpan apa-apa wang, cek, dokumen atau barang berharga selain wang, cek, dokumen atau barang berharga kepunyaan Universiti. Wang tunai yang disimpan tidak melebihi RM500.00 dan jumlah pungutan (termasuk tunai, cek, wang pos dan kiriman wang) tidak melebihi RM2,000.00. Jika penyimpanan melebihi jumlah ini, hendaklah mendapat kelulusan Ketua Jabatan. Had nilai di atas tidak termasuk panjar wang runcit yang telah diluluskan oleh Bendahari. 7. Kandungan peti besi besi/kabinet kalis api disenaraikan dan disahkan semasa berlaku pertukaran pegawai yang bertanggungjawab. Senarai ini dimasukkan ke dalam Nota Serah Tugas bersama-sama dengan penyerahan kunci peti besi.
7
PERKARA
HASIL PEMERIKSAAN
/
X
KOMEN/CADANGAN UNTUK PENAMBAHBAIKAN ___________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Disediakan oleh:
__________________ Nama : Jawatan : Tarikh :
8
Lampiran 4
LAPORAN PEMERIKSAAN PENERIMAAN
BERKALA
KAUNTER
___________________________________________ (BAHAGIAN / UNIT KEWANGAN ZON/ PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI / KAMPUS CAWANGAN) PERKARA
HASIL PEMERIKSAAN
/ 1.
X
KEPERLUAN ASAS KAUNTER PENERIMAAN a) Mempunyai peti besi/kabinet kalis api yang kukuh. b) Mempunyai nombor kombinasi peti besi dan dua (2) kunci peti besi berasingan yang dipegang oleh dua (2) orang pegawai yang berlainan. c) Mempunyai Daftar Pemegang Kunci Peti Besi/Kabinet Kais Api dan dikemaskini setiap kali ada pertukaran pegawai yang bertanggungjawab. d) Mempunyai kabinet/ laci berkunci untuk tujuan penyimpanan wang kutipan sebelum dimasukkan ke dalam peti besi. e) Mempunyai akses kepada Financial Accounting Integrated System (FAIS) untuk merekod terimaan wang dan mempunyai pencetak resit rasmi yang boleh berfungsi dengan baik. f) Mempunyai bilik khas berasingan untuk kutipan/terimaan wang. Jika tidak mempunyai bilik khas dan ruang yang mencukupi, kaunter penerimaan hendaklah diletakkan ditempat yang selamat.
2.
KAWALAN KAUNTER PENERIMAAN a) Staf bertanggungjawab telah diberi kuasa untuk memungut / menerima wang di kaunter penerimaan. b) Mempunyai buku log / daftar staf yang bertanggunjawab menjaga kaunter penerimaan setiap hari.
KOMEN/CADANGAN UNTUK PENAMBAHBAIKAN ___________________________________________________________________________ Disediakan oleh: ___________________ Nama : Jawatan :
Tarikh
:
9
Lampiran 5
SENARAI SEMAKAN KEPERLUAN ASAS KAUNTER PENERIMAAN
___________________________________________ (BAHAGIAN / UNIT KEWANGAN ZON/ PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI / KAMPUS CAWANGAN) KEPERLUAN ASAS
HASIL PEMERIKSAAN
/ a)
Mempunyai peti besi/kabinet kalis api yang kukuh.
b)
Mempunyai nombor kombinasi peti besi dan dua (2) kunci peti besi berasingan yang dipegang oleh dua (2) orang pegawai yang berlainan.
c)
Mempunyai Daftar Pemegang Kunci Peti Besi/Kabinet Kais Api dan dikemaskini setiap kali ada pertukaran pegawai yang bertanggungjawab.
d)
Mempunyai kabinet/ laci berkunci untuk tujuan penyimpanan wang kutipan sebelum dimasukkan ke dalam peti besi.
e)
Mempunyai akses kepada Financial Accounting Integrated System (FAIS) untuk merekod terimaan wang dan mempunyai pencetak resit rasmi yang boleh berfungsi dengan baik.
f)
Mempunyai bilik khas berasingan untuk kutipan/terimaan wang. Jika tidak mempunyai bilik khas dan ruang yang mencukupi, kaunter penerimaan hendaklah diletakkan ditempat yang selamat.
X
KOMEN/CADANGAN UNTUK PENAMBAHBAIKAN ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
Disediakan oleh:
___________________ Nama : Jawatan : Tarikh :
10
Lampiran 6
LAPORAN PEMERIKSAAN STOK CEK
______________________________________ (BAHAGIAN / UNIT KEWANGAN ZON/ PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI / KAMPUS CAWANGAN)
PERKARA
HASIL PEMERIKSAAN
/
X
1. Daftar stok cek disedia dan diselenggara dengan baik. 2. Stok cek baru yang telah diterima telah direkodkan dalam daftar. 3. Stok cek lama dan tidak boleh digunakan lagi telah dihapuskan dan telah dimaklumkan kepada pihak bank secara bertulis. 4. Daftar pengeluaran cek ada disediakan dan diselenggara dengan baik. 5. Daftar Buka Palang Cek ada disediakan dan diselenggara dengan baik.
KOMEN/CADANGAN UNTUK PENAMBAHBAIKAN ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
Disediakan oleh:
___________________ Nama : Jawatan : Tarikh :
11
