JURUS SAKTI 1 SUKSES PILOTING **Kombinasikan dengan Buku Pintar SAKTI** No.
Modul
PENJELASAN
Administrator
1
Instalasi Java a. Lakukan pengecekan versi java runtime dengan mengetik java -version pada Command Prompt b. Bila muncul pesan error, lakukan install java runtime versi 1.6.0_45 c. Bila versi java runtime yang terinstall lebih rendah atau lebih tinggi dari versi java yang terdapat pada gambar 1. Lakukan unisntall dan install java runtime versi 1.6.0_45 d. Lakukan uninstall Update Java
2
Instalasi SAKTI Client a.Run As Administrator Installer SAKTI Client b. Bila terdapat pesan error tambahkan JAVA_HOME\bin pada Path dalam System Variables
3 4
5
6
Update SAKTI Client Jalankan petunjuk manual untuk update SAKTI Client Menambahkan Exception IP JBOSS, IP JasperReport dan IP FTP pada Internet Option b. Copy file sky Setup Referensi Lokal a. Login sebagai Administrator Lokal b. Memastikan pengguna telah sesuai c. Setup Pejabat (KPA, PPSPM, PPK, Bendahara) d. Membuat ADK Pejabat e. Setup Penandatangan (KPA, PPSPM, PPK, Bendahara) dan Penandatangan Aset (KPA) f. Setup Bendaharawan (Bendahara) g. Pastikan kesesuaian NIP, E-mail dan No HP antara point c,d dan e Instalasi menggunakan Paket Instaler : klik exe ikuti petunjuk instalasi
Anggaran 1 Status history yang dipakai adalah DIPA revisi ke ... , RKAKL saat ini belum dipakai 2
DIPA awal, DIPA Revisi, Revisi POK, semua masuk ke SAKTI lewat menu konversi. Dari aplikasi eksisting gunakan menu kirim ke SPAN untuk menghasilkan ADK. Fitur revisi kewenangan satker di SAKTI untuk keseragaman tidak kita
3 4 5 6 7 8 9
Perbedaan revisi ke... antara SAKTI dengan dokumen DJA tidak masalah (misal di DJA rev ke 2, di SAKTI rev ke 3) Penulisan nomor DIPA tidak boleh mengandung spasi, DIPA-xxx.xx.x.xxxxxx/xxxx , contoh: DIPAPastikan konversi berhasil dengan mencetak laporan FA pada modul GLP, dan jumlah pagu sama dengan dokumen Pengambilan ADK DIPA dari aplikasi Custom Web (RKAKL Online) untuk DIPA Revisi Akhir Yang wajib dikonversi adalah dipa awal dan dipa revisi terakhir Jika status history tidak urut (misal dari revisi 1 loncat ke revisi 3), tidak mengapa, namun pastikan revisi terbaru ada Untuk ADK DIPA Revisi terakhir, sebelum dikonversi, jangan lupa di rename dulu yang misalnya berekstensi .s1602
Komitmen 1 2 3 -
Untuk Supplier Tipe 2, lakukan download supplier dari OM SPAN (menu komitmen > cek data supplier), kemudian import supplier di SAKTI Untuk Supplier Tipe 1, rekam manual sesuai referensi supplier pada Aplikasi SAS (disarankan copy-paste) Untuk Supplier Tipe 3, lakukan terima ADK dari Aplikasi GPP (ADK KOM). Hal-hal yang perlu diperhatikan : Bila ada pegawai di Satker ybs yang baru mutasi (awal tahun gajinya masih dibayar di Satker lama), harap lakukan koordinasi terlebih dahulu dengan Satker lamanya sebelum melakukan upload ADK KOM, dan GPP. Hal tersebut perlu dilakukan bila Satker lama dan Satker barunya Piloting SAKTI dalam wakti yang bersamaan Contoh : Pegawai dengan nama Jono pada bulan Januari-Maret gajinya masih dibayar di KPPN Lampung, kemudian April-sekarang dibayar di KPPN Padang (bersamaan melaksanakan piloting II b) Maka sebaiknya KPPN Lampung melakukan koordinasi dengan KPPN Padang untuk melakukan perekaman SPM Gaji terlebih dahulu sampai dengan bulan Maret, baru kemudian dilanjutkan oleh KPPN Padang
-
Ubah kedudukan menjadi aktif, untuk pegawai yang di awal tahun masih menerima pembayaran gaji di Satker ybs namun saat ini sudah pensiun/pindah Nomor Rekening hanya boleh mengandung angka
-
Pastikan Nama Pemilik Rekening sama dengan yang sudah terdaftar di SPAN (terutama untuk pegawai baru pindah)
7
Untuk kontrak yang outstanding (belum lunas), cetak karwas kontrak terlebih dahulu dari SPAN sebagai dasar input di SAKTI
8
Release Retensi Kontrak direkam sebagai termin, dan potongan retensinya di-netto-kan ke nilai termin. Pastikan nilai retensi pada line, dan potongan retensi pada jadwal pembayaran TIDAK DIISIContoh: Pembayaran Kontrak Rp 1.000.000 Retensi Rp 50.000
9
Untuk LS non kontraktual yang menghasilkan aset tetap/persediaan harus diawali dengan input BAST non kontraktual Sedangkan untuk LS non kontraktual yang tidak menghasilkan aset tetap/persediaan , silahkan langsung lakukan perekaman 10 SPP Bendahara 1 Kumpulkan berkas (SPP, SPM,nota,kuitansi dsb) per siklus UP/GUP. Tanggal Perintah Bayar & Kuitansi diisi tanggal yang sudah dicatat oleh bendahara / sesuai kondisi riil yang ada ( misal kuitansi 2 15 januari maka tanggalnya di SAKTI juga 15 Januari ,jangan diinput sesuai tanggal hari ini/server karena akan berdampak pada persediaan/aset). Untuk cetakan kuitansi akan tetap muncul tanggal server. 3 Pisahkan kuitansi dalam 1 SPM yg ada aset/persediaan dan yang non aset/persediaan. Rekam kuitansi yang ada asset/persediaan terlebih dahulu, nilai uangnya sudah termasuk pajak (bruto). Hati-hati saat memilih 4 kode persediaan maupun asset. (persediaan kode awal 1, sedangkan aset kode awal 3) 5 6 7 8 9
Rekap dan rekam kuitansi non asset/persediaan di satu kuitansi (total nominal kuitansi tidak lebih dari 50 juta, bila lebih jadikan 2 kuitansi) untuk kuitansi dalam 1 SPM dalam siklus UP/GUP secara berurutan untuk mempermudah pengecekan saldo. Setelah merekam satu siklus GUP (sampai catat SP2D di kas bendahara) selalu cek Laporan FA, cek juga laporan LPJ (Buku Kas Umum,BP UP, BP Kas Bank, BP Kas Tunai, BP Perwalian) untuk memastikan kondisi saldo. Saat Cut Off : Pastikan saldo antara aplikasi existing dan SAKTI sudah sama. Cek Semua saldo,kalau belum sama tidak bisa dilakukan cut off Untuk transaksi Dropping TKPKN termasuk pajaknya dan sejenisnya diinput di pemindahan kas Transaksi Pajak GUP untuk transaksi Januari s.d sblm Cut off direkap per bulan per akun
10
Menu Migrasi saldo awal hanya digunakan untuk mencatat sisa saldo tahun lalu yang dilaporkan ke SAIBA, kalau tidak ada di SAIBA maka tidak boleh diinput di saldo awal
11
Jenis SP2D yang dicatat di pemindahan kas kategori LS Banyak penerima/LS lembur adalah jenis SPP 231 dan 237 yang suppliernya bendahara. Untuk jenis SPP gaji lainnya, pencatatan seperti dropping
12
Saldo pada LPJ Bendahara menurut UAKPA akan terbentuk otomatis setelah tutup buku bulanan oleh modul GLP
Pembayaran 1 Data supplier pegawai harus sudah teregistrasi di SPAN (Modul Komitmen) 2 Data Gaji INDUK dari Apl GPP di import ke aplikasi SAKTI melalui Modul Komitmen 3 Payment Terms/Jatuh tempo pembayaran gaji HARUS 99(gaji) sedangkan selain gaji menggunakan 0 (Segera)
4 5 6 7
Untuk keperluan konversi transaksi berjalan, SPP/SPM yang diinput di SAKTI dilakukan secara berurut sesuai urutan pada Aplikasi SAS Penanggalan Transaksi SPP dan SPM sesuai dengan tanggal input transaksi (tgl server SAKTI) Pencatatan Nomor SP2D mengambil ADK dari OM SPAN (menggunakan menu Upload di SAKTI) Jika ada nilai uang di REKAP GAJI belum terpetakan di COA, maka nilai uang tsb bisa di input manual di RUH COA / AKUN belanja/potongan, sesuai peruntukannya
8
Untuk menghindari penolakan ADK-PMRT oleh SPAN, PASTIKAN versi Aplikasi yang digunakan adalah versi terkini(update) Di aplikasi eksisting, satu SPM satu output, Di SAKTI, satu SPM bisa beberapa output. Untuk Piloting SAKTI Satu SPM hanya 9 untuk satu output saja Persediaan 1 Metode Penilaian menggunakan metode Harga Satuan Terakhir 2 Aplikasi Pesediaan eksisting yang digunakan minimal versi psedia16_uat
3
4
Pada saat melakukan migrasi data transaksi, potensi error/gagal migrasi yang paling sering terjadi adalah:- Perbedaan harga barang kondisi usang/rusak dengan harga barang kondisi baik (Solved menggunakan versi psedia16_uat. Akan tetapi pada dalam laporan persediaan versi aplikasi Persediaan dan SAKTI akan terjadi selisih pada catatan nilai barang persediaan usang/rusak berat) - Saldo barang minus/negatif (Perbaiki di data aplikasi eksisting) Untuk KPPN yang tidak memiliki saldo barang persediaan sampai dengan akhir periode TAYL (saldo persediaan 0), tidak perlu melakukan migrasi data transaksi namun cukup melakukan migrasi data referensi saja
Pada saat melakukan penginputan transaksi tahun berjalan, pastikan transaksi sama dengan dengan kronologis transaksi yang diinput di aplikasi persediaan eksisting (lakukan pencetakan Register transaksi harian untuk transaksi masuk dan keluar dari aplikasi persediaan eksisting untuk referensi). Untuk tanggal transaksi yang lebih dulu terjadi (dilihat dari tanggal buku) diinput lebih dulu dari pada transaksi yang terjadi di tanggal yang lebih akhir Pembelian dari kuitansi/BAST yang menghasilkan persediaan harus Menggunakan Kode Golongan 1 (Persediaan), maka perlu di 6 koordinasikan dengan bendahara masing-masing, agar tidak salah memilih kode barang aset Dalam Satu Sub-Sub Kelompok barang bisa terdiri dari beberapa Kode Barang (Misal Kode Sus-Sub Kelompok Barang 7 1010301001 Alat Tulis Terdiri dari 1010301001000001 Pensil 2b dan 1010301001000002 Bolpoin Faster) Lakukan penggolongan barang dengan pendekatan sub-sub kelompok barang saat melakukan pembelian persediaan untuk 8 memudahkan pencatatan di kuitansi/BAST 9 Nilai yang diinputkan merupakan nilai Bruto (Sudah Termasuk PPN) persediaan yang dimaksud pada saat perekaman kuitansi/BAST yang menghasilkan persediaan karena ada perbedaan 10 pemahaman terkait kode persediaan yang sudah diinputkan sebelumnya Jika memang Harus menambahkan kode barang baru Perlu di koordinasikan dengan pengelola persediaan untuk menghindari 11 duplikasi kode barang persediaan Jika harga per satuan tidak mendapatkan nilai bulat sampai satu rupiah maka dapat diinput 2 kali untuk kode sub-sub kelompok yang sama. (Misal pembelian Alat Tulis sebesar Rp.100.000 dengan kuantis 11. Jika dibagi rata maka harga satuan menjadi Rp 12 9.090,91. Terkait hal tersebut akan diinputkan Alat Tulis kuantitas 10 dengan harga satuan Rp. 9.090,- dan Kuantitas 1 dengan harga satuan Rp 9.100,-) Jika terdapat selisih Jumlah kuantitas Persediaan, Modul persediaan bisa melakukan Koreksi terhadap jumlah kuantitas 13 persediaan yang diinputkan di kuitansi/BAST. Tetapi jika kesalahan pada Nilai dan Kode Sub-Sub Kelompok Barang maka hanya bisa dilakukan koreksi pada kuitansi/BAST. Atas kuitansi/BAST yang sudah di detailkan oleh modul Persediaan atau telah di buatkan SPP nya oleh Modul Pembayaran maka 14 tidak bisa diubah Aset Tetap 1 Harus Menggunakan Kode Golongan Bukan 1 (Persediaan) 2 Nilai yang diinputkan merupakan nilai Bruto (Sudah Termasuk PPN) 5
3
4
5
Jika belum yakin terhadap kode barang yang dipilih lakukan identifikasi kode BMN yang seharusnya mulai dari golongan, bidang, kelompok, sub kelompok dan sub-sub kelompok. Apakah Aset Tersebut berdiri sendiri atau digunakan untuk pengembagan aset lainnya. Jika digunakan untuk pengembangan aset lainnya maka kode barang harus sesuai aset yang mau di kembangkan. (Misal Aset Riil nya adalah Monitor tetapi peruntukannya di gunakan untuk mengganti monitor yang rusak pada P.C Unit yang telah ada maka pencatatannya bukan sebagai Monitor 3100203002 tetapi dimasukkan sebagai P.C Unit 3100102001. Penjelasan detail bisa dimasukkan dalam kolom keterangan ) Pengembangan Aset dengan nilai di bawah kapitalisasi nilai aset maka disetarakan dengan perolehan Non Aset (Jasa).
6 7 8 9
Mohon Perhatikan apakah Aset yang diperoleh Merupakan KDP, ATR atau BMN Pada umumnya karena proses selanjutnya akan berbeda di modul Aset Tetap. Koordinasikan dengan bagian pengeloal BMN agar ada sinergi antar lini. Atas BAST/Kwitansi yang sudah di detailkan oleh modul Aset Tetap atau telah di buatkan SPP nya oleh Modul Pembayaran maka tidak bisa diubah Jika ada selisih sebelum dan sesudah migrasi dari SIMAK-BMN ke SAKTI, proses finalisasi dilakukan apabila data yang tidak dimigrasi dilakukan proses inventarisasi fisik
General Ledger dan Pelaporan 1 2 3 4
Lihat list jurnal di SAIBA > Transaksi > Jurnal Penyesuaian 2016. Jika di SAIBA belum diinput, liat di SAIBA 2015 Desember Di SAKTI menggunakan menu Jurnal Penyesuaian Khusus, untuk penyesuaian Uang Muka Belanja 1142xx tidak perlu dijurnal balik Nilai pada Jurnal Penyesuaian Khusus menggunakan tanda negatif (-) untuk membalik Debet menjadi Kredit atau sebaliknya Pastikan transaksi semua modul sudah diinputkan
5
Kesalahan karena lupa input Aset/Persediaan atau salah kategori, dibuatkan Jurnal Manual sesuai menu koreksi yang digunakan 6 Posting semua jurnal 7 Tutup buku periode Des 2015 sampai dengan cutt off Portal SPAN Upload ADK Sebelum upload ADK, pastikan pejabat sudah terdaftar dan aktif. Cek status pejabat bisa melalui user level kppn sbg bun atau kppn sebagai satker di menu informasi pejabat 1 Apabila ada kegagalan upload adk, perhatikan pesan errornya. Apabila pesan errornya "NIP Pejabat tidak terdaftar di Portal" maka coba cek di informasi pejabat, nip di adk sama dengan nip di informasi pejabat. pastikan status pejabat aktif kemudian pastikan juga kode kppn di adk sama dengan kode kppn di informasi pejabat. Saat perekaman supplier biasanya user salah pilih kode kppn bayarnya Download ADK 2 Untuk memudahkan download ADK di Konverter, harap ditulis nama ADK pada hal belakang SPM SPAN SMS 1
2
A
B
Aktivasi PIN Perintah aktivasi menggunakan separator titik. pastikan tidak ada spasi diantara text yang diketik. PIN awal adalah berisi kombinasi angka dan huruf atau huruf saja. pastikan huruf diketik dengan huruf kecil Alamat IP Production Alamat Portal SPAN : sakti.kemenkeu.go.id Alamat SPAN SMS : saktisms.kemenkeu.go.id Alamat Portal Konverter : portalsakti.kemenkeu.go.id
Koreksi BAST/Kwitansi Persediaan/Aset Tetap yang salah Pembukuan Kwitansi/BAST menghasilkan Persediaan dicatat sebagai Aset Tetap 1. Lakukan Pedetailan Aset tetap 2. Hapus BMN dalam Modul Aset Tetap Menggunakan Menu Koreksi Pencatatan RUH => Transaksi BMN => Penghapusan => Koreksi Pencatatan 3. Koreksi Persediaan ke Modul Persediaan menggunakan Koreksi Jumlah Persediaan => Koreksi => Koreksi Jumlah (Bertambah) 4. Lakukan Proses Jurnal Penyesuaian a. Contoh Kasus : Kuitansi/BAST akun 528111, seharusnya beli HVS, namun dicatat P.C oleh operator b. Jurnal : Debet - 391113 Koreksi Persediaan Kredit - 391116 Koreksi Aset Non Revaluasi Kwitansi/BAST menghasilkan Aset Tetap dicatat sebagai Persediaan 1. Tambahkan satu Barang Persediaan Baru untuk menampung kesalahan pencatatan tersebut 2. Lakukan Proses Pendetailan Persediaan dalam Modul Persediaan 3. Hapus Persediaan di Modul Persediaan menggunakan Koreksi Jumlah Persediaan => Koreksi => Koreksi Jumlah (Keluar) 4. Input BMN dalam Modul Aset Tetap Menggunakan Menu Perolehan Lainnya RUH => Transaksi BMN => Perolehan=> Perolehan Lainnya 5. Lakukan Proses Jurnal Penyesuaian a. Contoh Kasus : Kuitansi/BAST akun 53, seharusnya beli P.C, namun dicatat HVS oleh operator b. Jurnal : Debet - 491429 Pendapatan Perolehan Aset Lainnya Kredit - 391113 Koreksi Persediaan
C
D
E
F
Kwitansi/BAST Belanja Modal dan menghasilkan Aset Tetap tetapi tidak dicatat Aset Tetapnya 1. Input BMN dalam Modul Aset Tetap Menggunakan Menu Perolehan Lainnya RUH => Transaksi BMN => Perolehan=> Perolehan Lainnya 2. Lakukan Jurnal Penyesuaian Detail Jurnal : a. Contoh Kasus : Kuitansi/BAST akun 53, seharusnya beli P.C, namun dicatat Non Barang b. Jurnal : Debet - 491429 Pendapatan Perolehan Aset Lainnya Kredit - 595115 Beban Aset Ekstrakomtabel (tergantung jurnal SPP) Kwitansi/BAST Belanja Barang menghasilkan Persediaan tetapi tidak dicatat Persediaanya 1. Input Persediaan ke Modul Persediaan menggunakan Koreksi Jumlah Persediaan => Koreksi => Koreksi Jumlah (Bertambah) 2. Lakukan Jurnal Penyesuaian Detail Jurnal : a. Contoh Kasus : Kuitansi/BAST akun 521811, seharusnya beli HVS, namun dicatat Non Barang b. Jurnal : Debet - 391113 Koreksi Persediaan Kredit - 521811 Belanja Barang Persediaan Barang Konsumsi Kwitansi/BAST menghasilkan Aset Tetap dicatat sebagai Aset Tetap yang Salah 1. Lakukan Pedetailan Aset tetap 2. Hapus BMN dalam Modul Aset Tetap Menggunakan Menu Reklasifikasi Keluar RUH => Transaksi BMN => Penghapusan => Reklasifikasi Keluar 3. Input BMN dalam Modul Aset Tetap Menggunakan Menu Reklasifikasi Masuk RUH => Transaksi BMN => Perolehan=> Reklasifikasi Masuk 4. Tidak Perlu Jurnal Penyesuaian Kwitansi/BAST menghasilkan Persediaan dicatat sebagai Persediaan yang salah 1. Lakukan Proses Pendetailan Persediaan dalam Modul Persediaan 2. Hapus Persediaan di Modul Persediaan menggunakan Koreksi Jumlah Persediaan => Koreksi => Koreksi Jumlah (Keluar) 3. Jika harga satuan berbeda dengan persediaan masuk sebelumnya lakukan proses koreksi nilai Persediaan => Koreksi => Koreksi Nilai 4. Input Persediaan ke Modul Persediaan menggunakan Koreksi Jumlah Persediaan => Koreksi => Koreksi Jumlah (Bertambah) 5. Tidak Perlu Jurnal Penyesuaian
