JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 7 NO. 1 Maret 2014
ISSN : 2086 – 4981
PERBANDINGAN PENERAPAN BALANCED SCORECARD DAN IT BALANCED SCORECARD ANTARA PERUSAHAAN DENGAN PERGURUAN TINGGI DALAM MENGATASI DILEMA ORGANISASI Yance Sonatha1 Ruzita Sumiati2
ABSTRACT The dilemma is a condition that happens during decision making, where each option has both good and bad. In the organization, there is often found the circumstances that led to a dilemma. If it is not handle correctly, it will have a great impact on the organization’s performance. Because of that, we need a tool to measure and identify it. The one that is used is the Balanced Scorecard (BSC). The utilization of IT- BSC can be modified and synergized with the Balanced Scorecard method and other techniques such as Economic Value Added. BSC is not only intended for large-scale organization, but also to small and mediumsized enterprises. BSC Utilization proven to identify existing problems so that organizational performance can be maintained. Keywords : Balanced Scorecard, IT-BSC, Economic Value Added, Organization dilemma, tool, INTISARI Dilema adalah suatu kondisi yang terjadi selama pengambilan keputusan, di mana setiap pilihan memiliki baik dan buruk. Dalam organisasi, ada sering ditemukan keadaan yang menyebabkan dilema. Jika tidak menangani dengan benar, itu akan memiliki dampak yang besar pada kinerja organisasi. Karena itu, kita membutuhkan alat untuk mengukur dan mengidentifikasi itu. Salah satu yang digunakan adalah Balanced Scorecard (BSC). Pemanfaatan IT-BSC dapat dimodifikasi dan disinergikan dengan metode Balanced Scorecard dan teknik lain seperti Economic Value Added. BSC tidak hanya ditujukan untuk organisasi skala besar, tetapi juga untuk usaha kecil dan menengah. BSC Pemanfaatan terbukti untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada sehingga kinerja organisasi dapat dipertahankan. Kata Kunci: Balanced Scorecard, IT-BSC, Economic Value Added, dilema Organisasi, alat,
1 2
Dosen Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Padang Dosen Jurusan Teknik Mesin Politeknik Negeri Padang
80
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 7 NO. 1 Maret 2014 PENDAHULUAN Dilema menjadi sebuah sorotan, ketika apapun keputusan yang diambil, memiliki sisi buruk yang tidak dapat diabaikan. Dilema membuat manajer kesal, tidak ada jalan keluar, tidak ada cara terbaik untuk mengatasinya. Dilema menyebabkan apa yang psikolog katakan disonansi kognitif. Inilah yang terjadi jika dua proses pemikiran (kognisi) mengalamai bentrokan. Disonansi Ini adalah pengalaman yang tidak menyenangkan, yang mengarah ke emosi negatif seperti marah atau frustrasi jika disonansi tidak bisa terangkat. Sangat dimengerti bahwa dilema menyebabkan reaksi emosional yang kuat. [1]. Semakin ketatnya tingkat persaingan bisnis seiring dengan semakin eksesifuya globalisasi, semakin menambah faktor ketidakpastian bisnis yang mengendali pewujudan return (imbal hasil) perusahaan dalam jangka panjang. Dalam menyikapi kemungkinan terjadinya kondisi tersebut, setiap perusahaan atau entitas bisnis lainnya dituntut kemampuannya merumuskan strategi bisnis yang dapat menjangkau pewujudan kinerja masa depan perusahaan. Dalam kondisi yang dernikian, perusahaan harus berani menerapkan balanced scorecard sebagai suatu instrumen kontemporer untuk membangun kemampuan perusahaan dalam menghasilkan financial return jangka panjang. Kesuksesan jangka panjang sebuah organisasi ditentukan oleh pengembangan kapabilitas dan kompetensinya. Salah satu tools yang digunakan oleh organisasi untuk meningkatkan kinerja dan mengukur dilema serta permasalahan yang ada adalah Balanced Scorecard, yang dikembangkan oleh Robert S Kaplan
ISSN : 2086 – 4981
dan David P Norton pada tahun 1992 [2]. PENDEKATAN PEMECAHAN MASALAH Balanced Scorecard Balanced Scorecard (BSC) pada awalnya diciptakan untuk mengatasi masalah tentang kelemahan sistem pengukuran kinerja eksekutif yang berfokus pada aspek keuangan. Selanjutnya BSC berkembang sebagai pendekatan dalam penyusunan rencana strategis. Menurut Kaplan dan Norton, dengan memperluas ukuran kinerja eksekutif ke kinerja non keuangan maka akan lebih komprehensif menjadi empat perspektif : [3] 1. Perspektif keuangan (financial perspective) 2. Perspektif pelanggan (customer perspective) 3. Perspektif proses bisnis internal (internal business process perspective) 4. Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth perspective) Balanced Scorecard dikembangkan berdasarkan empat prinsip dasar manajemen bisnis, yaitu : [Purohit dan Miner, 2002] 1. Aliran dan komunikasi kunci dari tujuan strategis 2. Fokus pada kunci keselarasan dengan matiks kinerja 3. Menyelaraskan perubahan yang terjadi dengan tujuan strategis 4. Mengadakan review struktur untuk memonitor kinerja Setiap ukuran dalam BSC menyajikan suatu aspek dari strategi perusahaan, karena dengan sistem ini manajemen dapat menggunakannya untuk berbagai alternatif pengukuran terhadap halhal berikut : 1. Faktor-faktor kritis yang menentukan keberhasilan strategi perusahaan
81
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 7 NO. 1 Maret 2014 2. Menunjukkan hubungan individu / sub bisnis unit dengan yang dihasilkannya 3. Menunjukkan bagaimana pengukuran nonfinansial mempengaruhi finansial jangka panjang
ISSN : 2086 – 4981
4. Memberikan gambaran luas tentang perusahaan yang sedang berjalan Gambar 1 berikut ini memperlihatkan tampilan BSC ditinjau dari empat perspektif :
Gambar 1 Balanced Scorecard Balance Scorecard lebih dari sekedar pengukuran taktis atau operasional. Perusahaan menggunakan fokus hasil pengukuran untuk menghasilkan berbagai proses manajemen penting, seperti : - Memperjelas dan menerjemahkan visi dan misi - Mengkomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis - Merencanakan, menerapkan sasaran dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis - Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis Beberapa langkah dalam membangun setiap perspektif dalam mengidentifikasi dilema yang ada dalam sebuah organisasi adalah sebagai berikut : [4] 1. Mendefinisikan situasi yang ada
2. Membangun perspektif 3. Mengidentifikasi indikatorindikator dalam setiap perspektif 4. Mengidentifikasi data indikator hasil antara aktual dan target yang diinginkan 5. Mengembangkan rumus pengukuran, skala dan pembobotan 6. Membangun rencana aksi 7. Implementasi Pokok Permasalahan Pokok permasalahan yang akan dikaji adalah bagaimana memanfaatkan Balanced Scorecard dalam mengidentifikasi dan mengukur dilema yang ada didalam organisasi. Adapun tujuan akhirnya adalah meningkatkan kinerja perusahaan. Identifikasi didasarkan pada beberapa studi kasus pemanfaatan Balanced Scorecard
82
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 7 NO. 1 Maret 2014 dan sinerginya dengan metode dan teknik lainnya. Dalam penulisan paper kali ini, metode yang dipakai adalah studi literatur, yaitu dengan membandingkan beberapa penelitian tentang pemanfaatan dan modifikasi dari balanced scorecard terutama antara perusahaan dengan perguruan tinggi.
ISSN : 2086 – 4981
1. Penerjemahan visi dan misi organisasi 2. Komunikasi dan keterkaitan 3. Perencanaan bisnis 4. Feedback dan pembelajaran Penelitian lain dilakukan oleh Hendrik Andersen, Ian Cobbold dan Gavin Lawrie pada tahun 2001 mengenai penerapan BSC pada perusahaan industri kecil menengah dan merupakan sebagian kerangka kerja manajemen strategis. Perusahaan kecil dan menengah yang dimaksudkan bisa dari ukuran struktur organisasi atau struktur proses manajemennya. Balanced Scorecard dirancang di perusahaan kecil dan menengah memiliki langkah-langkah yang hampir sama dengan perusahaan besar. Perbedaannya terletak pada lamanya proses. Biasanya organisasi lebih kecil proses akan lebih cepat karena lebih sedikit orang dan struktur organisasi tidak rumit [5]. Tahapan awal dalam penerapan BSC adalah menentukan tujuan strategis, kemudian adanya pemahaman yang sama mengenai aktifitas dan hasil yang diinginkan. BSC menyediakan strategic linkage model untuk memudahkan mengidentifikasi hubungan sebab akibat diantara objektif terpilih serta memudahkan tim perancang dalam mengaplikasikan system thinking. Gambar 2 berikut ini memberikan contoh penerapan BSC di perusahaan kecil dan menengah menggunakan strategic model linkage :
HASIL DAN PEMBAHASAN Berikut ini beberapa penerapan Balanced Scorecard di beberapa studi kasus yang berbeda : Kasus : Proses Bisnis Perusahaan / Enterprise Penelitian dan tulisan tentang penerapan balanced scorecard dalam identifikasi proses bisnis perusahaan sudah banyak dilakukan. Salah satunya penelitian yang dilakukan oleh Abhijit Sinha pada tahun 2006. Fokus dari penelitian ini adalah menggunakan BSC sebagai salah satu tool manajemen strategis perusahaan, karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang muncul dari internal maupun eksternal perusahaan. Pemanfaatan BSC sebagai tool untuk mengidentifikasi pressure points, pengaturan objektif organisasi, conflict interest, penentuan prioritas tujuan,perencanaan dan anggaran. Untuk itu [2] mendefinisikan 4 poin utama yang harus dipenuhi dan dilakukan. Keempat poin tersebut adalah :
83
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 7 NO. 1 Maret 2014
ISSN : 2086 – 4981
Gambar 2 BSC dengan Strategi Linkage Model pada Perusahaan Kecil Menengah Balanced scorecard digunakan tinggi di Iran. Hasilnya nanti bisa sebagai pusat sistem manajemen dijadikan sebagai acuan dalam strategis secara efektif penyusunan rencana strategis mengalamatkan sejumlah isu-isu perguruan tinggi yang ada di sana. fundamental yang terkait didalam Metode yang digunakan oleh pengembangan bisnis kecil dan Nayeri et al [6] dalam membuat menengah sebaik penerapan di model BSC untuk perguruan tinggi di perusahaan bear. Isu-isu terkait Iran adalah mengumpulkan data diantaranya : untuk membangun model BSC 1. Pandangan yang lebih baik kemudian menormalisasikannya. terhadap arah perusahaan Pemberian skor dari hasil 2. Melandasi pemahaman normalisasi data masing-masing terhadap model bisnis yang perspektif dilakukan dengan sedang dikembangkan menggunakan metode Group 3. Memberikan kemampuan untuk Analytical Hierarchy Process fokus dan pemilihan prioritas (GAHP). Pemodelan ini diterapkan 4. Memberikan kelincahan pada enam sekolah di Iran dan organisasi (organizational agile) diperoleh hasil kekuatan dan kelemahan masing-masing sekolah. Kasus : Perguruan Tinggi Penelitian lain dilakukan oleh Banyak penelitian yang Prabowo, H [7], yang bertujuan dikembangkan dalam menerapkan untuk mengukur efisiensi dan metode balanced scorecard di efektifitas pengadaan teknologi perguruan tinggi. Pada penulisan informasi dan komunikasi (TIK) di paper kali ini ada dua kasus yang perguruan tinggi di Indonesia. akan dikemukakan. Metode yang digunakan adalah ITSalah satu penelitian dilakukan Balanced Scorecard. oleh Nayeri, et al [6] yang tujuan IT-Balanced Scorecard adalah pengembangan model strategis BSC sebuah metode pengukuran dan ini adalah mengevaluasi lingkungan evaluasi terhadap dilema dan strategis bisnis bagi pendidikan permasalahan penerapan teknologi
84
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 7 NO. 1 Maret 2014 informasi dan komunikasi (TIK) di sebuah organisasi. Metode ini dikembangkan pada tahun 1992 oleh Gold dan Wilcock pada tahun 1994. Metode ini pada prinsipnya didasarkan pada balanced scorecard-nya Kaplan dan Norton. Ada empat perspektif dalam ITBalanced Scorecard ini, yaitu : 1. Perspektif Kontribusi Organisasi (Corporate Contribution) Perspektif ini berisi ukuran yang menunjukkan bagaimana manajemen (pimpinan) dalam menilai atau melihat organisasi TIK. 2. Perspektif Orientasi Pengguna (User Orientation) Perspektif ini berisi ukuran yang menunjukkan bagaimana user menilai/melihat hasil-hasil organisasi TIK.
Perspektif
Corporate Contribution
User Orientation
Operational Excellence
Future Orientation
ISSN : 2086 – 4981
3. Perspektif Kesuksesan Operasional (Operational Excellence) Perspektif yang menunjukkan ukuran efektif dan efisiensi proses TIK. 4. Perspektif Orientasi Masa Depan (Future Orientation) Perspektif ini berisi ukuran yang menggambarkan bagaimana posisi TIK dalam tantangan ke depan Secara umum keempat perspektif yang ada dalam ITBalanced Scorecard ini mampu menggambarkan keterkaitan strategi TIK dengan strategi organisasi. Penelitian yang dilakukan Prabowo,H [7], menghasilkan contoh-contoh ukuran yang ada dalam 4 persepktif IT-Balanced Scorecard di perguruan tinggi seperti terlihat pada tabel 1 berikut ini:
Tabel 1 IT Balanced Scorecard untuk Perguruan Tinggi Goal No Ukuran 1 Nilai finansial untuk seluruh proyek TIK yang berhasil diimplementasikan 2 Nilai efisiensi pengelolaan proses Meningkatkan kontribusi setelah menggunakan TIK TIK dalam organisasi 3 Persentase jumlah implementasi TIK perguruan tinggi terhadap total rencana pengembangan 4 Information capital index yang berhasil dicapai organisasi perguruan tinggi 5 User satisfaction index untuk produk Menerapkan Service dan layanan IT Level Agreement 6 Persentase ketercapaian SLA Membangun kerja sama 7 Jumlah kegiatan kerjasama industri industri terkait dengan implementasi TIK di kampus 8 Jumlah digital content yang berhasil dikembangkan dan siap diimplementasikan Meningkatkan kualitas operasional 9 Ketercapaian rencana kerja (sesuai jadwal dan anggaran) 10 Ketercapaian realisasi anggaran Membangun SDM yang 11 Competency Gap Index baik 12 Tingkat IT Staff Retaintion
Berdasarkan ukuran dan target yang telah ditetapkan, kemudian dilakukan analisis untuk menyusun
langkah-langkah inisiatif (program kerja) pencapaian target. Setelah menyusun ukuran-ukuran dan target
85
JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN VOL. 7 NO. 1 Maret 2014 yang ingin dicapai, dilakukan sosialisai kepada seluruh staff organisasi TIK di perguruan tinggi untuk mendapatkan dukungan dan sekaligus komitmen untuk mencapainya. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, dilakukan kegiatan monitoring bulanan dan evaluasi tengah tahunan (6 bulan) terhadap pencapaian target yang ada didalam masing-masing IT Balanced Scorecard. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi yang dilakukan, akan didapatkan upayaupaya untuk meningkatkan ketercapaian atas target ataupun dimungkinkan untuk meningkatkan / mengubah target yang telah ditetapkan.
ISSN : 2086 – 4981
pengembangan yang lebih lanjut dibutuhkan supaya setiap stakeholder yang terlibat dapat memahami organisasi luar dan dalam. DAFTAR PUSTAKA [1] Buytendijk, F. 2001. Dealing with Dilemmas : Where Business Analytics Fall Short, Joh Wiley and Sons
KESIMPULAN Balanced Scorecard merupakan tool manajemen strategis yang sangat penting yang dapat membantu organisasi tidak saja dalam mengukur kinerjanya tetapi juga dalam menentukan/ mengendalikan strategi-strategi yang dibutuhkan dalam mencapai tujuannya. Dengan kata lain, aplikasi dari tool ini menjamin konsistensi antara visi,misi dengan aksi yang merupakan langkah awa pengembangan untuk kesuksesan organisasi. Selain itu, implementasi yang lebih baik menjamik pengembangan kompetensi didalam organisasi sehingga membantu meningkatkan kemampuan bersaing perusahaan. Tetapi pengimplementasian ini tidaklah mudah karena melibatkan subyektifitas. Selain itu, BSC lebih komplek dibandingkan tool-tool lainnya. Pengukuran dibutuhkan pada lingkungan, industri dan bisnisbisnis yang terkait dengan organisasi. Alasannya karena organisasi harus memahami kapabilitas BSC dalam mengendalikan strategis bisnisnya. Tetapi masih banyak perbaikan dan
86
[2]
Shinha, A. 2006. Balanced Scorecard : A Strategic Management Tool, Vidyasagar University Journal of Commerce (11),pp. 71-81
[3]
Rousseau, A. F. 2004. Utilising the Balanced Scorecard for the Strategic Role Enhancement of Internal Auditing, Thesis Magister Commercii in Business Management, Rand Afrikaans University
[4]
Olve, J. G et al. 1999. A Practical Guide to Using Balanced Scorecard, John Wiley and Sons
[5]
Andersen, H et al. 2001. Balanced Scorecard Implementation in SMEs : Reflection in Literature and Practice, 2GC Active Management Conference Paper, Denmark, pp. 1-12
[6]
Nayeri,M.D et al. 2008. Universities Strategic Evaluation Using Balanced Scorecard, World Academy of Science, Engineering and Technology (37), pp. 316-321
[7]
Prabowo, H. 2007. Implementasi IT Balanced Scorecard di Perguruan Tinggi, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, Yogyakarta, pp. J59 – J62
