JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2, No. 1, (2013) ISSN: 2337-3539 (2301-9271 Print)
1
Perancangan Model Pengambilan Keputusan Untuk Penentuan Kapasitas Sumber Daya Galangan dalam Proses Pembangunan Kapal Berdasarkan Pendekatan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) Riga Rekso Permana, Sri Rejeki Wahyu Pribadi dan Soejitno Jurusan Teknik Perkapalan, Fakultas Teknologi Kelautan, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111 Indonesia e-mail:
[email protected]
Abstrak— Pada penelitian ini akan dibangun sebuah sistem pendukung keputusan yang membantu proses pengambilan keputusan dalam perencanaan produksi di departemen Perencanaan & Teknik dan departemen PPC PT. Dumas Tanjung Perak Shipyard Surabaya dengan menggunakan pendekatan sistem Enterprise Resource Planning. Penggunaan sistem yang terkomputerisasi diharapkan mampu mendukung proses pengambilan keputusan dengan cepat dan akurat. Sumberdaya yang ada digalangan yaitu sumberdaya manusia, material, waktu, peralatan produksi, dan sistem yang digunakan sangat menentukan proses pembangunan kapal sehingga diperlukan kontrol produksi dalam menentukan kapasitas perencanaan dan kapasitas aktual agar pekerjaan dapat selesai tepat waktu, perancangan sistem pengambilan keputusan ini menghasilkan output berupa perhitungan jam orang, perhitungan selisih kapasitas jam orang, perhitungan kapasitas peralatan produksi, permintaan material, grafik beban pekerjaan, grafik pembangunan kapal, dan grafik jadwal induk produksi. Kata Kunci— bangunan baru, enterprise planning, jam orang, pengambilan keputusan.
resource
I. PENDAHULUAN redibilitas suatu galangan sangat ditentukan oleh proses eksternal dan internal dari perusahaan galangan tersebut, interaksi prose eksternal dan internal yang baik akan menghasilkan serangkaian keputusan yang efektif dan efisien dalam ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan, sehingga menguntungkan perusahaan dan memuaskan keinginan konsumen hal ini dapat menciptakan reputasi perusahaan menjadi baik dimata konsumen, beberapa perusahaan masih belum mampu memberikan keputusan yang tepat untuk suatu permasalahan dilapangan ketika proses produksi kapal berlangsung, karena keputusan yang telah dibuat tersebut kurang dapat diandalkan kelayakannya dalam arti belum tentu
K
menghasilkan keuntungan yang maksimal atau tidak dapat mengoptimalkan sumber daya perusahaan yang dimiliki, hal ini disebabkan proses pengambilan keputusan tersebut berdasarkan intuisi saja tanpa menggunakan perhitungan dan pertimbangan yang baik, sehingga berdampak masih sering terjadinya keterlambatan proses produksi. Untuk mendukung kelancaran keputusan diperlukan suatu sistem yang mampu memberikan basis dukungan yang lebih akurat dalam mengambil keputusan saat terjadi permasalahan dilapangan selama proses produksi berlangsung dengan memperhatikan kapasitas sumber daya galangan yang dimiliki perusahaan. Dengan adanya sistem berbasis komputer menggunakan pendekatan Enterprise Resource planning (ERP) akan dapat memberikan rekomendasi perbaikan yang berorientasi pada sistem informasi yang berlaku digalangan sehingga dapat meningkatkan produktivitas perusahaan, perancangan sistem baru dirancang untuk mengkoordinasikan sumber daya perusahaan, informasi dan aktifitas dalam satu logic database. II. TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Pendukung Keputusan Sistem pendukung keputusan merupakan sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mempertinggi efektifitas pengambilan keputusan dari masalah semi terstruktur. [1] B. Sistem Pengambilan Keputusan Ada empat tahapan yang harus dilalui dalam proses pengambilan keputusan yaitu tahap penelusuran, tahap perancangan, tahap pemilihan, dan tahap implementasi. [2] C. Sumber Daya Galangan Sumber daya galangan adalah segala sesuatu yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan proses produksi, sumber daya galangan meliputi sumber daya manusia, sumber daya material, sumber daya peralatan, sumber daya keuangan, dan sumber daya waktu. [3]
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2, No. 1, (2013) ISSN: 2337-3539 (2301-9271 Print) D. Proses Dasar Pembangunan Kapal Faktor – faktor yang berhubungan dengan proses produksi di galangan antara lain man (tenaga kerja), tenaga kerja langsung, tenaga kerja tak langsung, staff, sistem, pola manajerial , pola manajerial meliputi : planning and scheduling, material management, produksi, keteknikan (engineering), ekonomi galangan, marketing (pemasaran), personalia, manajemen, equipment (peralatan dan perlengkapan galangan), store (gudang minimal 7, bengkel produksi minimal 3, peralatan produksi, peralatan bongkar muat, building berth, dock dll. [3] E. Enterprise Resource Planning (ERP) Secara garis besar sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas atau juga disebut sebuah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. [4]
2
(MRP II) merupakan bagian inti dari sistem ERP. MRP II menerima informasi dari peramalan (forecasting), pemasukan pesanan (order entry), rekayasa (engineering), dan plant equipment maintenance, selanjutnya MRP II memberikan informasi kepada hutang (accounts payable), piutang (account receivable), pengiriman (shipping), perencanaan bisnis, dan fungsi-fungsi lain dari perusahaan, ukuran-ikuran kinerja dari MRP II yang dipadukan. [5] III. URAIAN PENELITIAN Pada bab ini akan dijelaskan langkah pengerjaan penelitian ini. Mulai dari identifikasi permasalahan, pengunpulan data dan studi kondisi awal sistem proses produksi yang ada sekarang, perancangan sistem baru, analisis sistem, perbandingan sistem lama dan sistem baru, dan pengujian software. A. Identifikasi Masalah Kegiatan identifikasi masalah dilakukan untuk menjawab perumusan masalah yaitu bagaimana sistem proses produksi yang ada saat ini, langkah-langkah apa saja yang dilakukan apabila terjadi masalah dilapangan, bagaimana menentukan kebijakan penetapan kapasitas sumber daya galangan, serta bagaimana merancang sebuah sistem pengambil keputusan untuk penetapan proses produksi bangunan baru. B. Pengumpulan Data dan Studi Kondisi Awal Sistem Pengumpulan informasi tentang perusahaan merupakan upaya untuk mendapatkan gambaran umum sistem yang telah ada dan berlangsung di dalam perusahaan, kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui proses–proses yang ada dalam sistem sehingga diperoleh pemahaman tentang sistem secara menyeluruh, adapun data–data yang dikumpulkan antara lain struktur organisasi perusahaan, sistem perencanaan dan penjadwalan produksi, kapasitas fasilitas yang dimiliki perusahaan, data kalender kerja, dan berat bock division, jadwal induk produksi, dan data–data lain yang diperlukan dalam penelitian ini. Bila ditemui data yang sulit didapatkan akan diberikan beberapa asumsi yang sesuai dengan kaidahkaidah yang berlaku secara umum.
Gambar 1 Proses Sistem ERP [5] Perencanaan bisnis merupakan langkah pertama dari ERP dan merupakan landasannya. Perencanaan bisnis dimulai dengan penetapan pernyataan visi dan misi perusahaan, pernyataan visi akan menjadi pedoman bagi stakeholders dalam mengelola perusahaan menuju ke masa depan yang diinginkan, setelah formulasi misi maka tujuan strategik ditetapkan untuk perusahaan itu, tujuan strategik berfokus seputar sasaran pasar dan keuangan serta akan mencakup sasaran pengembangan produk dan sistem manufaktur, tujuan keuangan mencakup return on investment (ROI), dan ukuran– ukuran profitabilitas lainnya. Tujuan pengembangan produk menyangkut tingkat kompleksitas desain produk, kandungan teknologi, fleksibilitas, biaya produksi, kualitas, dan lain–lain, tujuan manufacturing berfokus pada cara–cara dimana sistem manufaktur itu akan memberikan suatu keunggulan kompetitif untuk perusahaan. Perencanaan sumber daya manufacturing
Gambar 2 Urutan proses pembangunan kapal di PT. Dumas Gambar 2 menjelaskan urutan proses pembangunan kapal di PT. Dumas mulai dari raw material hingga delivery, proses pembangunan kapal di PT. Dumas menggunakan comparison
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2, No. 1, (2013) ISSN: 2337-3539 (2301-9271 Print) methode yaitu metode pembanding yang didasarkan pada pengalaman produksi kapal-kapal yang telah dibangun sebelumnya. Pada tahap fabrikasi hingga tahap erection masing-masing tahapan memiliki standart produktivitas yang berbeda, untuk penentuan jumlah tenaga kerja langsung didasrkan pada pengalaman sebelumnya tetapi untuk jenis kapal yang belum pernah dibangun di PT. Dumas, maka perusahaan menggunakan tenaga ahli dari perusahaan lain. Kelebihan dari sistem ini yaitu pengambilan keputusan lebih cepat karena berdasarkan intruksi satu orang, pekerjaan menjadi rapi sehingga efisien dalam pemakaian material, kelemahan dari sistem ini yaitu keputusan yang diambil bersifat subjektif karena bergantung pada satu individu saja, tidak ada record terhadap pengambilan keputusan-keputusan yang dilakukan saat terjadi permasalahan dilapangan, sering terjadi keterlambatan proses produksi. C. Perancangan Sistem Perencanaan Produksi berhubungan dengan penentuan volume, ketepatan waktu, penyelesaian order, utilisasi kapasitas, dan pemerataan beban, tujuan untuk meyusun suatu rencana produksi untuk memenuhi permintaan pada waktu yang tepat dengan menggunakan sumber–sumber atau alternatif–alternatif yang tersedia. Proses Pengambilan keputusan sangat ditentukan emapt hal berikut yaitu ketersedian building berth, ketersediaan beban pekerjaan,, ketersediaan material, ketersediaan tenaga kerja langsung.
Gambar 3 Perancangan Menu Program Perancangan menu program yang ditunjukkan Gambar 3 sangat penting karena berhubungan dengan tampilan program dan fungsi program, sistem yang dirancang harus dapat menampilakan hasil-hasil perhitungan dalam bentuk form, tabel, atau grafik, sistem harus mampu melakukan operasioperasi lain melalui model yang telah dibuat secara matematis, sistem harus mampu memberikan fasilitas pengingat untuk menyimpan data inputan maupun data outputan, serta sistem harus dapat membantu pengambil keputusan dalam melakukan pekerjaan apabila terjadi kesalahan operasi. Untuk menjamin keamanan data maka sistem dibuat agar tidak semua karyawan dan staf di perusahaan tersebut dapat masuk ke sistem ini, hanya beberapa karyawan yang dapat
3
masuk dan mengakses sistem ini, yang dapat mengakses sistem ini yaitu pihak–pihak yang berhubungan dengan bagian PPC dan bagian Perencanaan & Teknik pada perusahaan tersebut, serta kepala atau atasan di departemen tersebut.
No 1 2 3 4 5 6 7
Tabel 1. Daftar Pengguna Sistem Pengguna Username Direktur Produksi & Komersil Manajer Komersil Manajer Produksi Kepala Perencanaan & Teknik Kepala PPC Kepala Pemasaran Kepala Gudang
Password
Dumas1
-
Dumas2 Dumas3 Dumas4
-
Dumas5 Dumas6 Dumas7
-
Tabel 1 menampilkan daftar pengguna atau user yang dapat mengakses program. Tahap selanjutnya setelah user login akan muncul menu–menu untuk menjalankan proses perhitungan dan melakukan input data bagi database dalam software. D. Analisis Sistem Manfaat yang didapat dari perancangan sistem baru ini antara lain sebagai tempat penyimpanan data, mempercepat waktu pencarian dokumen, peningkatan produktivitas kerja, sebagai pengendali proses produksi. Kelebihan dari sistem ini antara lain sistem mampu melakukan perhitungan kapasitas tambahan secara otomatis, dapat melakukan penambahan data, edit data, dan menyimpan data, sistem mudah dioperasikan, serta dapat merecord penyelesaian masalah-masalah dilapangan. E. Pengujian Prototipe Software Pengujian prototipe program ini dilakukan dalam dua pengujian, yaitu uji validasi saat proses penulisan kode program saat proses pengerjaan software, serta uji verifikasi dilakukan saat prototipe program telah selesai. Uji validasi dilakukan terhadap keberhasilan program mengeksekusi semua perhitungan yang ada dalam prototipe software yang dirancang ini, keberhasilan uji validasi didasarkan kepada kesesuaian hasil keluaran program dengan alur logaritma yang telah disusun. Uji validasi dilakukan dengan membandingkan perhitungan kapasitas perencanaan jam orang dengan menggunakan microsoft excel dan hasil perhitungan yang ditampilkan oleh rancangan software baru. Uji verifikasi dilakukan untuk melihat tingkat kebenaran program yaitu terhadap tingkat keberhasilan perintah–perintah yang terdapat pada menu standart, tingkat kebenaran harga perhitungan perencanaan kapasitas galangan, dan keberhasilan program dalam menampilkan beban kerja dan jadwal induk produksi dalam bentuk grafik. Uji verifikasi merupakan indeks yang menunjukkan sejauh mana suatu alat dalam hal ini program komputer dapat dipercaya atau diandalkan, setiap alat seharusnya memiliki kemampuan untuk memberikan hasil yang relative konsisten dari waktu ke waktu. Dalam penelitian ini uji verifikasi dilakukan dengan cara mendemokan langsung
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2, No. 1, (2013) ISSN: 2337-3539 (2301-9271 Print)
4
program dan mensimulasikan program terhadap bebrapa user setelah user melakukan demo langsung terhadap program, user memberikan umpan balik dalam hal ini masukan dan kritikan terhadap program. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil yang di berikan software yang di bangun dengan pendekatan sistem Enterprise Resource Planning ini adalah penentuan kapasitas galangan saat proses pembangunan kapal sehingga kemampuan galangan dalam menerima voleme pekerjaan dapat diketahui dari sistem ini. Dalam hal ini, kapasitas yang dibahas adalah kapasitas jam orang dan kapasitas peralatan produksi pada proses pembangunan kapal baru di galangan. Dengan membandingkan kapasitas aktual dan kapasitas jam orang yang tersedia di galangan kita dapat mengetahui kapan galangan tersebut overload atau underload, hal ini bertujuan untuk dapat mengantisipasi jika galangan tersebut mengalami kelebihan kapasitas dari perencanaan awal sehingga dapat di ambil keputusan kapan harus menggunakan tenaga subkon atau pengadaan jam lembur agar pekerjaan dapat diselessaikan sesuai dengan kontrak yang disepakati. Dan juga dapat mengetahui jika kapasitas underload , hal ini menandakan kapasitas perencanaan awal masih belum optimal sehingga tidak perlu menggunakan tenaga kerja organik terlalu banyak pada waktu tertentu. Dengan sistem pengambilan keputusan ini pengambil keputusan (user) dapat menentukan keputusan yang tepat dan optimal.
Gambar 4 Load Data Permintaan Material Gambar 4 menunjukkan kemampuan sistem untuk melakukan load data, hal ini ditunjukkan dengan memasukkan kode barang pada tools load data, maka secara otomatis informasi tentang tanggal permintaan barang, nama barang, jumlah barang, tanggal pemakaian dan tanggal kedatangan barang akan muncul secara otomatis.
Gambar 5 Perhitungan Selisih Kapasitas Jam Orang Gambar 5 mendemontrasikan perhitungan kapasitas jam orang, perhitungan kapasitas jam orang aktual dilakukan dengan cara memasukkan seluruh pekerjaan yang ada pada saat itu, dalam contoh Gambar 6.16 diambil pekerjaanpekerjaan pada bulan november tahun 2012, mula-mula pilih jumlah pekerjaan dengan memilih tools input JO dari Gambar 5 terlihat terdapat 9 pekerjaan yang terjadi dibengkel fabrikasi pada november 2012, selanjutnya memasukkan data pekerjaan-pekerjaan apa saja yang terjadi saat itu dari gambar 6.16 pekerjaan yang terjadi pada bulan tersebut antara lain fabrikasi blok 111 dengan jumlah JO 768,5546625, kemudian fabrikasi blok 113 dengan jumlah JO 411,7707333, dan seterusnya hingga fabrikasi blok 219 dengan jumlah JO 542,9955166 kemudian Klik tools hitung pada perintah hitung jam orang untuk mengetahui jumlah Jam Orang aktual yang terjadi pada saat itu. Untuk menghitung selisih kapasitas jam orang terlebih dahulu memasukkan data kapasitas maksimum galangan yang sudah terintegrasi dengan menu kapasitas perencanaan, dengan memilih tahun dan bulan pada perintah kapasitas maksimum secara otomatis jumlah hari aktif pada bulan tersebut akan muncul, dan memilih nama bengkel untuk memunculkan jumlah pekerja pada bengkel fabrikasi, klik hitung pada perintah JO maksimum secara otomatis program akan menghitung jumlah kapasitas Jam Orang maksimum, dan klik Perbandingan hasil untuk mengetahui perhitungan hasil selisih kapasitas. Dari Gambar 5 selisih perhitungan kapasitas bernilai negatif sehingga muncul peringatan Overload hal ini berarti galangan mengalami overload capacity, maka dalam kasus ini user dapat mengambil keputusan untuk menambah tenaga kerja dengan cara subkon, atau dengan melemburkan tenaga kerja organik.
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2, No. 1, (2013) ISSN: 2337-3539 (2301-9271 Print)
5
manager–manager pelaksana mengingat PT. Dumas Tanjung Perak Shipyard memiliki dua lokasi working area yang berjauhan.
DAFTAR PUSTAKA [1] Daihani, U. D. (2001). Komputerisasi Pengambilan Keputusan. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. [2] Herbert, S. (1980). Le Nouveau management. Paris: Economica.
Gambar 6 Grafik Jadwal Induk Produksi Gambar 6 mempresentasikan kemampuan sistem untuk menampilkan grafik, grafik pada Gambar 6 memperlihatkan durasi bagian pekerjaan-pekerjaan dari masing-masing kapal. Jadwal induk produksi membantu user dalam mengambil keputusan apabila terjadi keterlambatan proses produksi untuk dilakukan penjadwalan ulang dengan memperhatikan beban kerja galangan saat itu dan jumlah tenaga kerja langsung yang di miliki galangan pada saat itu. V. KESIMPULAN Sistem pengambilan keputusan dengan pendekatan metode enterprise resource planning (ERP) dirancang untuk mengkoordinasikan sumber daya manusia, sumber daya peralatan produksi, dan waktu yang telah ditentukan dalam satu logic database. Program sistem pengambilan keputusan ini dirancang sebagai usulan untuk membantu pihak pengambil keputusan dalam hal ini manajer PPC dalam menentukan alternatif–alternatif dalam proses pembangunan kapal yang optimal, seperti menentukan bagian mana yang perlu overtime maupun pekerjaan yang akan disubkontrakan. Penentuan jumlah kapasitas jam orang tambahan yang harus disediakan oleh pihak manajemen untuk memenuhi beban kerja dengan subkontrak, outsourching, atau kerja lembur berdasarkan sistem penunjang keputusan yang telah di bangun adalah dengan mempertimbangkan selisih antara jumlah jam orang aktual dengan jumlah jam orang maksimum. Adanya umpan balik dari perhitungan selisih kapasitas jam orang tambahan yang menerus dapat dijadikan standart produktivitas baru yang lebih efisien waktu pengerjaan ppembangunan kapal. Program sistem pengambilan keputusan ini berlaku untuk membantu pengambil keputusan untuk mempercepat proses pengambilan keputusan tetapi tidak menggantikan user sebagai pengambil keputusan. Pengembangan sistem ini untuk waktu yang akan datang diharapkan lebih lengkap dalam hal kapasitas galangan dimana semua komponen seperti kapasitas jam orang, kapasitas peralatan dan mesin, alokasi waktu, dan keuangan yang ada di galangan, sehingga mampu menjalankan fungsi perencanaan produksi secara utuh. Program sistem pengambilan keputusan ini dapat dikembangkan dengan program berbasis web sehingga dapat dipakai oleh beberapa pihak, dalam hal ini
[3] Soejitno. (1990). Pendayagunaan Faktor - Faktor produksi secara optimal sebagai upaya peningkatan produktivitas pada galangan galangan kecil di Surabaya. Surabaya: Jurusan Teknik Perkapalan FTK Pusat Penelitian ITS. [4] Lashanta. (2011, 03 17). Apa itu ERP? Retrieved 01 08, 2013, from Uga18huntersBlogs's: http://uga18hunter.blogspot.com/2012/12/antara-erp-edi-apa-itu.html. [5] Gaspersz, V. (2004). Production Planning and Inventory Control Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT menuju manufakturing 21. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama.
