JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) 1-8
1
Pembuatan Metode Evaluasi Kematangan Pelaksanaan Proyek dengan Menggabungkan COBIT 5 Domain BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan Best Practice PMBOK 4th. Studi Kasus : Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia Indah Mayang Sari, Ahmad Holil Noor Ali dan Indah Kurnia Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111
E-mail:
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstrak—Keberhasilan pengelolaan proyek bergantung pada bagaimana merencanakan, mengelola, mengatur dan memonitor jalannya proyek. Setiap proyek memiliki karakteristik tertentu yang perlu diperhatikan oleh pelaksana proyek. Perusahaan telah banyak menerapkan prosedur sebagai standart pelaksanaan dan monitoring proyek. Namun, perusahaan seringkali kesulitan untuk mengelola proyek -proyek yang mereka jalankan. Ini berdampak pada pelaksanaan proyek yang berjalan tidak sesuai rencana atau bahkan mengalami kegagalan. Berdasarkan alasan di atas, dalam penelitian ini akan dilakukan pembuatan metode evaluasi tingkat kematangan terhadap pelaksanaan proyek di perusahaan yang tepat guna. Pembuatan metode evaluasi ini menggunakan best practice PMBOK 4th dan framework COBIT 5 domain BAI 1.11 dan MEA 1.04. Penggabungan ini dilakukan dengan memetakan poin objective pada domain COBIT 5 dengan point objective pada sembilan knowledge area di PMBOK 4th. Kemudian, untuk melihat tingkat relevansi metode dalam proses evaluasi organisasi, hasil hibridisasi metode ini akan diujikan pada tempat studi kasus yaitu DPSI Bank Indonesia. Dengan hibridisasi ini, akan didapatkan sebuah metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek yang lebih akurat dan spesifik. Selain itu, dengan performa metode evaluasi tersebut, nilai kematangan perusahaan dalam pengelolaan proyek dapat didefinisikan secara jelas. Dan dari hasil ini, perusahaan dapat menentukan upaya tindak lanjut ataupun perbaikan. Kata Kunci— COBIT 5 BAI 1.11, COBIT 5 MEA 1.04, Maturity Level, Metode evaluasi, Pelaksanaan Proyek, PMBOK 4th
K
I. PENDAHULUAN
eberhasilan pengelolaan proyek bergantung pada bagaimana merencanakan, mengelola, mengatur dan memonitor jalannya proyek. Manajemen proyek merupakan penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik dalam memenuhi persyaratan proyek yang dapat dicapai dengan lima proses, yaitu inisiasi, perencanaan, eksekusi/implementasi, monitoring dan kontrol, dan penutupan. Pengelolaan proyek membutuhkan sistem manajemen yang terstruktur dan terintegrasi agar proyek tersebut dapat berjalan dengan baik. Perusahaan telah banyak menerapkan prosedur sebagai standart pelaksanaan dan monitoring proyek, karena setiap proyek memiliki karakteristik tertentu yang perlu diperhatikan oleh pelaksana proyek. Namun, perusahaan seringkali kesulitan untuk mengelola proyek-proyek yang mereka jalankan sehingga ini berdampak pada pelaksanaan proyek yang tidak sesuai rencana atau mengalami kegagalan.
Menanggapi hal tersebut, terdapat beberapa penelitian sebelumnya yang berusaha mencari solusi dengan mengintegrasikan beberapa framework ke dalam sebuah pengukuran. Diantaranya yaitu penelitian Turcato.Lance tentang "Integrating COBIT into the IT Audit Process (Planning, Scope Development, Practices)" [3]. Selain itu terdapat penelitian Chris Vandersluis, ― The Project Management System Maturity Model” [4]. Dalam papernya Chris menjelaskan konsep dan model pengukuran project maturity level dari pengelolaan proyek di suatu organisasi. Dan juga terdapat penelitian tentang Mapping of COBIT with ITIL and ISO 27002 (IT Governance Institute, 2008) [5] untuk efektivitas manajemen dan penyelarasan IT dengan bisnis. Selain itu, juga terdapat penelitian oleh Maxwell J. Shanahan, CISA, FCPA, Max Shanahan & Associates, dengan judul ― Mapping COBIT 4.0 with PMBOK 3th‖ [6]. Pada paper ini dijelaskan hasil pemetaan pada setiap domain di COBIT dengan aktivitas di PMBOK. Dari penelitian – penelitian yang telah dilakukan sebelumnya (Maxwel J Shanahan, 2009), ditemukan beberapa kekurangan, diantaranya mapping yang dilakukan hanya sebatas pemetaan domain COBIT dengan aktivitas di PMBOK tanpa adanya rincian indikator capaian pada setiap tingkat kematangan. Selain itu, belum ada penelitian yang menggabungkan metode evaluasi kematangan pengelolaan proyek dari COBIT 5 dengan PMBOK 4th. Untuk itu, penelitian ini bertujuan untuk membuat metode evaluasi pelaksanaan proyek dengan menggabungkan COBIT 5 domain BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan best practice PMBOK 4th. Penggabungan metode evaluasi ini dilakukan untuk meningkatkan performa penilaian kematangan perusahaan dari kondisi kekinian pelaksanaan proyek. Selain itu, dengan hibridisasi metode evaluasi ini, akan didapatkan nilai kematangan pelaksanaan proyek yang sesuai dengan kondisi kekinian organisasi yaitu Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia. II. TINJAUAN PUSTAKA A. COBIT 5 Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) adalah sekumpulan dokumentasi best practice untuk IT governance yang dapat membantu auditor, manajemen dan pengguna untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan teknis lainnya. COBIT dikembangkan oleh IT Governance Institute, yang merupakan bagian dari Information System
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) 1-8 Audit and Control Association (ISACA). COBIT saat ini yang dipakai yaitu COBIT 5.0 yang merupakan versi terbaru dari COBIT sebelumnya yaitu COBIT 4.1. COBIT 5 terbagi ke dalam 2 area yaitu governance dan manajemen. Kedua area ini total terdiri dari 5 domain dan 37 proses yaitu sebagai berikut [10]: Governance of Enterprise IT o Evaluate, Direct and Monitor (EDM) – 5 proses Management of Enterprise IT o Align, Plan and Organise (APO) – 13 proses o Build, Acquire and Implement (BAI) – 10 proses o Deliver, Service and Support (DSS) – 6 proses o Monitor, Evaluate and Assess (MEA) – 3 proses
Gambar 1 Domain Proses COBIT 5 [2]
Dari COBIT 5 ini diambil dua buah domain yaitu BAI 1.11 (Monitor & Control a Project) dan MEA 1.04 (Analyze & Report Performance). Berikut ini isi dari kedua buah domain tersebut.
Gambar 2 BAI 1.11 Monitor and Control Projects [2]
Gambar 3 MEA 1.04 Analyze & Report Performance [2]
2 B. PMBOK 4th Salah satu metode yang umum digunakan dalam manajemen proyek adalah Project Management Body of Knowledge (PMBOK). PMBOK merupakan suatu standar yang diakui untuk profesi manajemen proyek. Standarstandar tersebut termasuk dokumen yang menjelaskan norma-norma, metode, proses dan implementasi dalam sebuah proyek sebagai elemen penting dari disiplin profesional manajemen proyek. PMBOK bertujuan untuk mengidentifikasi pekerjaan yang baik dan menetapkan langkah-langkah umum dalam manajemen proyek. Metode dalam PMBOK adalah kombinasi dari pengetahuan dalam bidang manajemen proyek yang mempertimbangkan berbagai aspek proyek. PMBOK mempunyai tujuan dalam bidang pengetahuan tentang manajemen proyek yang juga dapat mencakup pengukuran dan evaluasi keberhasilan atau kegagalan proyek[2]. Dalam organisasi yang telah matang, manajemen proyek berada dalam konteks yang lebih luas diatur oleh manajemen program dan manajemen portofolio. Strategi organisasi dan prioritas terkait dan memiliki hubungan antara portofolio dan program, dan antara program dan proyek individu. Perencanaan organisasi berdampak pada proyek-proyek melalui prioritas berdasarkan risiko, pendanaan dan rencana strategis organisasi. Perencanaan organisasi dapat mengarahkan dana dan dukungan untuk komponen proyek berdasarkan kategori risiko, tujuan bisnis atau jenis umum dalam proyek, seperti infrastruktur dan perbaikan proses internal. Menurut framework PMBOK edisi ke- 4, terdapat 9 area pengetahuan (knowledge area) yang dapat menunjang pengelolaan sebuah proyek, yaitu : 1. Manajemen Integrasi Proyek (Project Integration Management) 2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project Scope Management) 3. Manajemen Waktu Proyek (Project Time Management) 4. Manajemen Biaya Proyek (Project Cost Management) 5. Manajemen Kualitas Proyek (Project Quality Management) 6. Manajemen Sumber Daya Manusia (Project Human Resource Management) 7. Manajemen Komunikasi Proyek (Project Communication Management) 8. Manajemen Risiko Proyek (Project Risk Management) 9. Manajemen Pengadaan Proyek (Project Procurement Managament) C. Maturity Model Maturity model adalah suatu metode untuk mengukur level pengembangan manajemen proses, yang berarti adalah mengukur sejauh mana kapabilitas manajemen tersebut. Seberapa bagusnya pengembangan atau kapabilitas manajemen tergantung pada tercapainya tujuan-tujuan COBIT tersebut. Sebagai contoh adalah ada beberapa proses dan sistem kritikal yang membutuhkan manajemen keamanan yang lebih ketat dibanding proses dan sistem lain yang tidak begitu kritis. Di sisi lain, derajat dan kepuasan pengendalian yang dibutuhkan untuk diaplikasikan pada suatu proses adalah didorong pada resiko enterprise dan kebutuhan yang diterapkan. Penjelasan tentang maturity model dapat dijabarkan pada tabel 1 sebagai berikut :
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) 1-8
Level
Tabel 1 Maturity Model yang Diadaptasi Dari [8] Nama
Tipe
0
Non Existent
Pada level ini tidak ada proses terhadap isu apapun alias tidak ada isu yang dibahas
1
Initial/adhoc
Pada level ini telah mengenali bahwa terdapat isu TI yang ada dan harus ditangani. Namun tidak ada proses standard untuk menangani isu TI itu. Namun sebaliknya ada proses yang menjadi pendekatan ad-hoc yang diaplikasikan pada kasus individual atau kasus demi kasus secara terpisah-pisah. Pendekatan manajemen yang menyeluruh masih belum terorganisasi dengan baik
2
Repeatable but Intuitive
Proses prosedur yang ada telah dikembangkan sehingga juga diikuti oleh orang lain yang melakukan pekerjaan yang sama. Namun belum ada pelatihan formal atau prosedur standar komunikasi yang dipakai dan juga pertanggungjawaban masih bersifat individual. Pada level ini, terdapat ketergantungan terhadap keahlian individual sehingga terjadinya kesalahan masih besar kemungkinan terjadi
3
Defined Process
Prosedur kerja telah distandarisasi dan didokumentasikan serta dikomunikasikan melalui proses pelatihan. Telah dimandatkan pula, bahwa prosedur ini wajib dipatuhi, namun bagaimanapun juga ada deviasi prosedur dalam pelaksanaannya yang belum diakomodasi. Prosedur itu sendiri masih belum memuaskan
4
5
Managed and Measurable
Manajemen memonitor dan mengukur kepatuhan dengan prosedur dan mengambil suatu tindakan bila nampak suatu proses tidak berjalan secara efektif. Proses di dalam Enterprise selalu dalam ditingkatkan dan menyediakan hasil yang baik. Otomatisasi dan tools digunakan secara terbatas
Optimised
Proses yang telah berada pada level praktek yang amat baik, berdasarkan pada hasil continous improvement dan pemodelan maturity dari Enterprise yang lain. TI digunakan sebagai cara integrasi yang mengotomatisasi workflow, menyediakan tools untuk peningkatan kualitas dan keefektifan, sehingga membuat Enterprise cepat beradaptasi
D. Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia DPSI merupakan salah satu ditektorat yang berada di kantor Bank Indonesia Pusat. Organisasi Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi merupakan penggabungan Direktorat Teknologi Informasi dan Unit Khusus Manajemen Informasi. Penggabungan ini baru dilakukan pada tahun 2011 lalu merujuk pada surat edaran Peraturan Dewan Gubernur Bank Indonesia nomor: 10/15/PDG/2008 pada tanggal 23 Desember 2008 tentang Organisasi Bank Indonesia. Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi terdiri dari beberapa satuan kerja dan tim. Terdapat 5 sektor di dalam DPSI, yaitu : Biro Strategi dan Pengembangan Sistem
3 Informasi, Bagian Pengelolaan Layanan SI, Bagian Pengelolaan Operasional SI, Bagian Pengelolaan Sarana SI, dan Bagian Pengelolaan Aset dan Administrasi SI. Analisis dan evaluasi manajemen proyek TI dilakukan pada sektor Biro Strategi dan Pengembangan Sistem Informasi untuk tim Manajemen Program SI (MPSI) yang melakukan seluruh pengelolaan proyek sistem informasi di DPSI. Berikut adalah gambar yang menunjukkan struktur lengkap organisasi Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi.
Gambar 4 Struktur Organisasi Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia (Bank Indonesia, 2012)
III. METODE PENELITIAN Penelitian ini dilakukan di laboratorium PPSI, jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Metode penelitian diperlukan sebagai panduan dalam proses pengerjaan proyek penelitian agar tahapan-tahapan dalam mengerjakannya dapat berjalan secara terarah dan sistematis pada gambar 5.
Gambar 5 Metode Penelitian
Dalam penelitian ini, dilakukan pembuatan metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek dengan hibridisasi COBIT 5 BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan PMBOK 4 th. Kemudian dilakukan evaluasi pada hasil studi kasus di DPSI Bank Indonesia. Tahap-tahap tersebut dijabarkan pada gambar berikut. Pembuatan model evaluasi ini sendiri dapat dijabarkan pada proses berikut (gambar 6).
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) 1-8
4
3.
Gambar 6 Penjabaran Proses Pembuatan Metode Evaluasi
Setelah metode evaluasi dibuat, langkah selanjutnya yaitu melakukan verifikasi dan validasi model. Verifikasi dilakukan dengan metode traceback, yaitu menganalisa gap antara best practice yang ada dengan hasil mapping dari COBIT 5 BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan PMBOK 4th. Sedangkan validasi, dilakukan dengan menguji-cobakan metode evaluasi yang telah dibuat pada tempat studi kasus di sebuah organisasi DPSI Bank Indonesia. IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai proses pembuatan metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek dengan menggabungkan framework COBIT 5 dengan best practice PMBOK 4th. Kemudian dilakukan verifikasi dan validasi terhadap model yang telah dibuat. A. Hasil Mapping BAI 1.11 dengan PMBOK 4th Berikut ini hasil mapping proses antara BAI 1.11 dengan PMBOK 4th ditinjau dari Process Description: Tabel 2 Hasil Mapping BAI 1.11 dengan PMBOK ditinjau dari Process Description
Mapping BAI 1.11 – PMBOK 4th PMBOK 4th Masuk ke dalam fase Monitoring & Control di siklus hidup proyek. Pengukuran performa proyek pada knowledge Melakukan area : pengukuran 2. Project Scope Management performa 2.4 Verify Scope proyek melalui 2.5 Control Scope criteria kunci 1 3. Project Time Management pada cakupan, 3.6 Control Schedule schedule, 4. Project Cost Management kualitas, biaya 4.3 Control Cost dan resiko 5. Project Quality Management 5.3 Perform Quality Control 8. Project Risk Management 8.6 Monitor and Control Risk Masuk ke dalam fase Planning di siklus hidup proyek. Identifikasi penyimpangan terdapat pada knowledge area: 2. Project Scope Management 2.2 Define Scope Melakukan 2.3 Create WBS identifikasi 3. Project Time Management penyimpangan 2 3.1 Define Activities dari rencana 3.2 Sequence Activities awal 3.3 Estimated Activity Resources 3.4 Estimated Activity Durations 3.5 Develop Schedule 4. Project Cost Management 4.1 Estimate Costs 4.2 Determine Budget
4.
Melakukan penilaian terhadap dampak dari penyimpangan pada proyek dan keseluruhan program Melaporkan hasil kepada pihak utama pemegang kepentingan
2.
Melakukan perbandingan hasil antara perencanaan (di fase planning) dengan 3 realisasi (di fase eksekusi). Masuk ke dalam fase Monitoring & Control di siklus hidup proyek.
4
Masuk ke dalam Project Communication Management 7.5 Report Performance
Dari hasil mapping pada tabel 2, diketahui bahwa terdapat empat proses pada BAI 1.11 yang dijabarkan ke dalam lima knowledge area dan 2 fase proses di PMBOK 4th. Berikut ini (tabel 3) hasil mapping proses antara BAI 1.11 dengan PMBOK 4th ditinjau dari Output : Tabel 3 Hasil Mapping BAI 1.11 dengan PMBOK Ditinjau Dari Output COBIT 5 BAI 1.11 Project Performance Criteria 1. (Kriteria kinerja pengelolaan proyek)
COBIT 5
1.
5. Project Quality Management 5.1 Plan Quality 8. Project Risk Management 8.1 Plan Risk Management 8.2 Identify Risk 8.3 Perform Qualitative Risk Analysis 8.4 Perform Quantitative Risk Analysis 8.5 Plan Risk Response
2.
Project Progress Report (Laporan progress pengelolaan proyek)
3.
Agreed on hang to project plan (Persetujuan
Mapping Output PMBOK 4th
Source Selection Criteria (Output Document Plan Procurement) Performance Report (Output Document Report Performance) Progress Report mencakup : Scope : Monitor & Control Project Work 1. Change Request 2. Project Management Plan Updates 3. Project Document Updates Time : Control Schedule 1. Work Performance Measurements 2. Organizational Process Assets Updates 3. Change Request 4. Project Management Plan Updates 5. Project Document Updates Cost : Control Cost 1. Work Performance Measurements 2. Budget Forecasts 3. Organizational Process Assets Updates 4. Change Requests 5. Project Management Plan Updates 6. Project Document Updates Quality : Perform Quality Control 1. Quality Control 2. Validated Changes 3. Validated Deliverables 4. Organizational Process Assets Updates 5. Change Requests 6. Project Management Plan Updates 7. Project Document Updates Risk : Monitor & Control Risk 1. Risk Register Updates 2. Organizational Process Assets Updates 3. Change Requests 4. Project Management Plan Updates 5. Project Document Updates Document Project Management Plan
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) 1-8
5
pada dokumen perencanaan proyek)
Berikut ini tabel RACI chart dari domain COBIT BAI 1.11 mengenai pembagian kewenangan dalam pengelolaan proyek :
Gambar 7 RACI Chart dari COBIT 5 BAI 1.11 [2]
Proses mapping ini pun dilakukan melalui tahapan yang serupa pada COBIT 5 MEA 1.04 dengan PMBOK 4 th. B. Pembuatan Metode Evaluasi Setelah melakukan mapping pada bagian sebelumnya, hasil penggabungan kedua buah metode tersebut akan ditransformasikan ke dalam sebuah metode evaluasi pengukuran kematangan proyek. Metode evaluasi ini bertujuan untuk mengukur seberapa besar tingkat kematangan pengelolaan proyek yang dilakukan pada sebuah organisasi. Metode evaluasi ini pun dibuat pada file excel, yang terdiri dari dua sheet, yaitu : Relevance of Activity Pada sheet ini, pelaku monitoring proyek memilih aktifitas dan indikator proses apa saja yang relevan dengan proses monitoring pengelolaan proyek, dan memberikan bobot pada masing-masing indikator proses yang telah dipilih. Maturity Measurement Pada sheet ini, pelaku monitoring proyek, memilih statement yang merepresentasikan proses monitoring pengelolaan proyek di organisasi, dengan mencentang dan memberikan bobot pada masing-masing statement yang dipilih. Dari pengisian kedua sheet tersebut, akan didapatkan nilai kematangan monitoring pengelolaan proyek dari sebuah organisasi. Berikut ini flowchart (bagan 1) dari perhitungan nilai kematangan pada metode evaluasi ini :
Bagan 1 Flowchart Metode Evaluasi
C. Verifikasi Metode Evaluasi Verifikasi metode evaluasi pada penelitian ini dilakukan menggunakan metode traceback, yaitu membandingkan proses dari hasil mapping dengan kedua framework yang dipakai (COBIT 5 BAI 1.11 dengan PMBOK 4th). Tabel 4 Verifikasi Metode Evaluasi
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) 1-8
6
2.1 - 3
Berdasarkan tabel verifikasi di atas dapat diketahui bahwa metode evaluasi yang dibuat mencakup lima knowledge area (time, scope, cost, quality, risk) dan dua fase pengelolaan proyek yaitu planning dan monitoring & controlling. D. Validasi Metode Evaluasi Validasi metode evaluasi dilakukan dengan menguji cobakan metode evaluasi pada objek studi kasus yaitu DPSI Bank Indonesia, yang kemudian akan menghasilkan nilai kematangan monitoring pengelolaan proyek organisasi tersebut. Berdasarkan sheet relevance of activity, dapat terlihat bahwa hanya 6 dari 9 data responden yang dapat dilanjutkan analisis karena 3 responden sama sekali tidak melakukan aktifitas monitoring pengelolaan proyek. Aktifitas yang dilakukan oleh DPSI Bank Indonesia yaitu aktifitas dengan jumlah responden 4 untuk masing-masing indikator proses. Sehingga pada terdapat 13 aktifitas (81.25% tingkat kesesuaian dengan hasil mapping metode evaluasi) yang dilakukan oleh DPSI Bank Indonesia dalam proses monitoring pengelolaan proyek. Dari tabel rekapitulasi bobot, dapat diketahui bahwa nilai bobot tertinggi yaitu 3.78, dan nilai bobot terendah yaitu 1.78. Rata-rata dari nilai bobot indikator proses ini adalah 2.92, dan nilai median dari bobot indikator proses yaitu 2.89. Tabel 5 berikut merupakan rekapitulasi indikator proses berdasarkan urutan besar bobot yang dihasilkan pada tabel 5.21. Tabel 5 Tabel Rekapitulasi Indikator Proses Bobot 4.1 - 5 3.1 - 4
Indikator Proses Tidak ada Percent of projects on time and on budget Percent of projects meeting stakeholder expectation Percent activities aligned to scope and expected outcomes Frequency of status reviews Percent deviations from plan addressed Percent of stakeholders participating in projects (involvement index)
1.1 - 2
0-1
Number of program/project on time and within budget Percent stakeholders satisfied with program/project quality Percent of projects meeting stakeholders expectation (on time, on budget) Percent of meeting attend by stakeholder solving and agreed of project deliverable Percent of critical processes monitored Percentage of goals and metrics approved by stakeholders Percent active programs undertaken without valid and risk control Percent of project following project management standards and practices Percent stakeholder signoffs for update review of active programs Number of program needing significant rework due to quality defects Cost of application maintenance vs. overall IT cost Number of report document assign by key stakeholder Percentage performance reports delivered as scheduled Percentage of goals and metrics approved by stakeholders Percent processes with goals and metrics effectiveness reviewed and improved Amount of stakeholder satisfaction with the measuring process Percent processes with defined goals and metrics Percent processes with goals and metrics effectiveness reviewed and improved Percent goals and metrics aligned to enterprise monitoring system Number of improvement actions driven
by monitoring activities Percent of project receiving post-implementation reviews Percent of metrics that can be benchmarked to industry standards and set targets Tidak ada
Tabel 5.31 berikut merupakan rekapitulasi hasil nilai kematangan pengelolaan proyek dari objek studi kasus DPSI Bank Indonesia. Tabel 6 Rekapitulasi Hasil Maturity Level DPSI BI Responde n 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Maturity Level
Keterangan
2.689361647 3.429548867 2.688367876 2.855476653 2.942754516 2.571572581 3.511079697
8. 9. Rata-rata :
2.194892847 3.338146343 2.913466781
Defined Defined Defined Defined Definef Defined Managed & Measurable Repeatable bu Intuitive Defined Defined
Dari hasil rekapitulasi nilai maturity level dari 9 data yang diperoleh, didapatkan nilai kematangan pengelolaan proyek di DPSI Bank Indonesia adalah 2.913 atau ―Defined‖. Nilai kematangan ini akan dibandingkan untuk dianalisis dengan nilai kematangan pengelolaan proyek di DPSI Bank Indonesia yang pernah diukur sebelumnya menggunakan acuan best practice PMBOK 4th pada sebuah studi kerja praktek bulan Agustus 2012 kemarin.
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) 1-8 Berikut ini diagram perbandingan nilai kematangan pengelolaan proyek yang dihasilkan oleh metode evaluasi yang baru (nomor 1) dibandingkan dengan pengukuran kematangan yang pernah dilakukan sebelumnya menggunakan PMBOK (nomor 2) pada gambar 5.2
7 Dari analisis hasil validasi metode evaluasi pengelolaan proyek yang telah dilakukan di atas, dapat diketahui bahwa DPSI Bank Indonesia sebagai objek studi kasus memiliki nilai kematangan pada level 3 atau ―Defined‖ dengan maturity level 2.913. V. KESIMPULAN
Gambar 8 Diagram Perbandingan Nilai Kematangan Pengelolaan Proyek di DPSI BI
Jika dilihat dari diagram batang di atas, dapat dilihat bahwa nilai kematangan yang dihasilkan dari metode evaluasi yang baru menghasilkan nilai yang lebih tinggi (2.913) daripada nilai pengukuran kematangan yang dilakukan sebelumnya yang hanya bernilai 2.692. Kesenjangan nilai kematangan ini dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya : Faktor kompleksitas dari metode evaluasi Metode evaluasi dibuat dari hasil mapping dua buah framework yaitu COBIT 5 domain BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan PMBOK 4th, sedangkan pengukuran sebelumnya hanya mengacu pada PMBOK 4th. Seperti yang kita ketahui bahwa metode evaluasi 9dari hasil mapping) hanya memakai 5 knowledge area saja yang sesuai dengan proses monitoring pengelolaan proyek. Dapat dimungkinkan bahwa 4 knowledge area yang tidak dipakai ini yang menurunkan nilai kematangan pada pengukuran sebelumnya. Artinya, bahwa pada pengukuran kematangan menggunakan metode evaluasi ini, pihak objek studi kasus memiliki nilai yang cukup tinggi. Faktor diferensiasi objek dan tempat pengujian metode evaluasi. Adanya perbedaan objek penelitian baik dari segi jumlah responden, jumlah unit satuan kerja yang diukur, maupun tempat pengujian metode evaluasi ini, berpengaruh dalam menghasilkan nilai kematangan pengelolaan proyek. Faktor periode pengukuran nilai kematangan pengelolaan proyek. Adanya perbedaan periode (waktu) pengukuran nilai kematangan pengelolaan proyek ini pun berpengaruh terhadap hasil yang didapatkan. Faktor perkembangan organisasi. Adanya peningkatan nilai kematangan dapat terjadi karena pihak DPSI telah melakukan perbaikan dan lebih berkembang pada proses pengelolaan proyek. Selain itu dimungkinkan pihak DPSI memiliki kesadaran untuk melakukan perbaikan berkelanjutan setelah dilakukan pengukuran kematangan sebelumnya.
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, berikut ini kesimpulan yang dapat diberikan. Metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek dihasilkan dari mapping COBIT 5 Domain BAI 1.11 (Monitor & Control a Project) dan MEA 1.04 (Analyse & Report Performance) dengan PMBOK 4th. Metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek terdiri dari dua sheet yaitu relevance of activity (relevansi aktifitas) dan maturity measurement (pengukuran nilai maturity level). Dari hasil validasi metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek pada objek studi kasus yaitu Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia, diketahui bahwa : Melalui sheet relevance of activity, DPSI Bank Indonesia melakukan 13 aktifitas dari total 16 aktifitas monitoring pengelolaan proyek atau setara dengan 81.25% kesesuaian dengan hasil mapping metode evaluasi. Melalui sheet maturity measurement, DPSI Bank Indonesia memiliki nilai kematangan (maturity level) yaitu 2.931 atau ‖Defined‖. Nilai maturity level yang dihasilkan melalui metode evaluasi ini (hibridisasi COBIT 5 dengan PMBOK 4th) memberikan nilai 0.221 lebih tinggi dibandingkan dengan pengukuran maturity level sebelumnya yang pernah dilakukan oleh DPSI Bank Indonesia yang hanya menggunakan PMBOK 4th. Adanya kesenjangan nilai kematangan ini kemungkinan disebabkan oleh beberapa hal yaitu faktor kompleksitas metode evaluasi, faktor diferensiasi objek dan tempat pengujian metode evaluasi, faktor periode pengukuran nilai kematangan, dan faktor perkembangan organisasi. DAFTAR DAFTAR PUSTAKA [1] PMBOK 4th http://www.pmi.com/PMBOK-4 [2] COBIT 5.0 http://www.isaca.com/cobit-5-guidelines [3] Turcato.Lance, "Integrating COBIT into the IT Audit Process (Planning, Scope Development, Practices)", April 2006, San Fransisco, ISACA [4] Chris Vandersluis , ― The Project Management System Maturity Model‖ [5] Mapping of COBIT with ITIL and ISO 27002 (IT Governance Institute) 2008 [6] Maxwell J. Shanahan, CISA, FCPA, Max Shanahan &
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) 1-8 Associates, Australia, ― Mapping COBIT 4.0 with PMBOK 3th‖ [7] Suchit Ahuja , Integration of COBIT, Balanced Scorecard and SSE-CMM as a strategic Information Security Management (ISM) framework [8] Capability Maturity Model. http://www.estylesoft.com/?id=317&pid=1 [9] Delbecq, A., Van de Ven, A., & Gustafson, D. (1975). Group Techniques for Program Planning: A Guide to Nominal Group and Delphi Processes. Glenview, IL: Scott, Foresman and Company. [10 Johnson, D., Meiller, L., Miller, L., & Summers, G. (1987). ] Needs Assessment: Theory and Methods. Ames, IA: Iowa State University Press. [11 Witkin, B., & Altschuld, J. (1995). Planning and Conducting ] Needs Assessment: A Practical Guide. Thousands Oaks, CA: Sage Publications.
8
