Job crafting ~ kleine aanpassingen aan de baan zodat deze beter past bij de capaciteiten en interesses van de werknemer ~
Rapport interviewstudie naar job crafting activiteiten van jongere en oudere werknemers en de rol van de organisatie
Inhoudsopgave
1 Inleiding
3
2 Literatuur
4
3 Opzet en uitvoering interviewstudie
7
4 Resultaten
8
5 Conclusies en aanbevelingen
15
Bijlage 1: Interviewprotocol
17
Bijlage 2: Lijst job crafting activiteiten
19
2
1. Inleiding Job crafting is het op eigen initiatief doen van kleine aanpassingen aan de baan zodat deze beter past bij de capaciteiten en interesses van de werknemer. Een voorbeeld is een werknemer die handig is met computers en daarom collega’s op het werk hulp aanbiedt als zij computerproblemen hebben. Of een werknemer met veel ervaring met lastige klanten die daarom deze klanten voor zijn of haar rekening neemt. We weten uit onderzoek dat werknemers die job craften, ofwel hun baan aanpassen aan hun eigen capaciteiten en interesses, meer bevlogen en inzetbaar zijn en beter presteren. Interesses en capaciteiten veranderen met leeftijd. Zo kunnen fysieke capaciteiten afnemen met leeftijd, terwijl kennis en ervaring toenemen met leeftijd. Tegelijkertijd zitten oudere werknemers vaak langer in dezelfde baan. Daarom kan een misfit tussen de persoon en de baan ontstaan; de baan en persoon passen niet meer optimaal bij elkaar. Door de baan te blijven aanpassen aan veranderingen in capaciteiten en interesses wordt de fit hersteld. Job crafting is dus een manier waarop ouder(wordend)e werknemers hun baan kunnen blijven aanpassen aan veranderingen in hun interesses en capaciteiten, waardoor ze langer kunnen en willen doorwerken. Daarom doet Dorien Kooij van de afdeling Human Resource Studies, Tilburg Universiteit, onderzoek naar hoe oudere werknemers job craften en hoe organisaties dit gedrag kunnen stimuleren. De onderzoeksvraag is: Hoe kunnen organisaties (ouder wordende) werknemers stimuleren om hun baan te blijven aanpassen aan hun capaciteiten en interesses zodat zij langer gemotiveerd, productief en inzetbaar zijn? Om deze vraag te beantwoorden worden drie studies uitgevoerd: 1) een interviewstudie naar job crafting gedrag van werknemers en de rol die de organisatie daarbij speelt; 2) een vragenlijstonderzoek (met 3 meetmomenten) naar het effect van HR instrumenten op job crafting en het effect van job crafting op werkuitkomsten zoals inzetbaarheid; 3) een interventiestudie naar het effect van een job crafting workshop (over hoe de eigen capaciteiten en interesses te integreren in de baan) op werkuitkomsten. De interviewstudie is nu afgerond en in dit rapport worden de bevindingen van deze eerste studie gedeeld. Eerst wordt de literatuur over verschillende job crafting vormen en activiteiten en over factoren die job crafting stimuleren kort besproken.
3
2. Literatuur Job crafting vormen en activiteiten Wrzesniewski en Dutton (2001) zijn de grondleggers van het job crafting concept. Zij maken een onderscheid tussen drie vormen van job crafting: ‘task crafting’, ‘crafting relationships’ en ‘cognitive crafting’. Task crafting is het aanbrengen van wijzigingen in het takenpakket, door bijvoorbeeld extra taken naar zich toe te trekken, taken anders uit te voeren of door taken af te stoten. Crafting relationships is het aanbrengen van wijzigingen in de kwaliteit en hoeveelheid relaties op het werk, door bijvoorbeeld meer samen te werken met een specifieke collega. Cognitive crafting, ten slotte, is het veranderen van het beeld van het werk, door bijvoorbeeld verschillende taken meer als een geïntegreerd geheel te zien. Deze laatste vorm van craften is niet meegenomen in dit onderzoek. Voortbouwend op deze vormen van job crafting en gebruikmakend van het Job DemandsResources model (Demerouti, Bakker, Nachreiner & Schaufeli, 2001), onderscheiden Tims en anderen (2012) vier vormen van job crafting: (a) het vergroten van structurele hulpbronnen (die werknemers helpen hun werk goed uit te voeren en zich te ontwikkelen), zoals afwisseling en ontwikkelingsmogelijkheden; (b) het vergroten van sociale hulpbronnen, zoals coaching en feedback; (c) het vergroten van uitdagende taakeisen, die fysieke en/of psychologische inspanningen vergen, maar toch ervaren worden als belonend (LePine, Podsakoff & LePine, 2005), zoals het initiëren van nieuwe projecten en; (d) het verminderen van belemmerende taakeisen, die veel fysieke en psychologische inspanning vergen, zoals taken met een zware emotionele belasting. Ondanks dit onderzoek naar verschillende vormen van job crafting, staat job crafting onderzoek in de kinderschoenen. Bovendien is het huidige job crafting onderzoek met name gericht op het craften van uitdagender werk (Fried et al., 2007), terwijl oudere werknemers waarschijnlijk ook andere vormen van job crafting gebruiken. Er zijn drie redenen waarom oudere werknemers anders zullen craften dan jongere werknemers: 1. Capaciteiten veranderen met leeftijd (Kanfer & Ackerman, 2004). Zo nemen fysieke capaciteiten en bepaalde cognitieve capaciteiten (zoals werkgeheugen) af, terwijl andere cognitieve capaciteiten (zoals ervaring en algemene kennis) toenemen. Oudere werknemers kunnen dus job craften door zich meer toe te leggen op taken die een beroep doen op hun algemene kennis dan op taken die een beroep doen op hun werkgeheugen. Een oudere systeemanalist kan dus job craften door zich meer te richten op service en verkooptaken dan op complexe nieuwe software. 2. Motivatie verandert met leeftijd. Oudere werknemers hechten bijvoorbeeld meer waarde aan autonomie, aan betekenisvolle relaties, en aan zinvol werk dat gebruik maakt van hun kennis en vaardigheden. Daarom zullen oudere werknemers hun werk zo craften dat ze verschillende vaardigheden kunnen gebruiken, dat ze verantwoordelijk zijn voor een
4
geheel product of dienst, dat ze meer beslissingen kunnen nemen en dat ze zinvolle relaties met anderen kunnen aangaan bijvoorbeeld door anderen te coachen en te helpen. 3. Oudere werknemers gebruiken strategieën om succesvol oud te worden op het werk, zoals delegeren van minder belangrijke taken, inhuren van een assistent, vragen van advies en ondersteuning aan collega’s, regelmatig een taak buiten hun expertisegebied op zich nemen en regelmatig collega’s coachen. Deze strategieën zijn een vorm van job crafting die met name oudere werknemers zullen toepassen. Gebaseerd op de job crafting literatuur en de literatuur rondom ouder worden, beargumenteren Kooij, Tims, en Kanfer (2015) dat er drie hoofdvormen van job crafting van ouder(wordend)e werknemers zijn: 1) Ontzie craften: crafting activiteiten gericht op het verlagen van de belasting, zoals het inhuren van een assistent, het delegeren van minder belangrijke taken en het gebruiken van hulpmiddelen; 2) Ontwikkel craften: crafting activiteiten gericht op het leren van nieuwe vaardigheden en ontwikkeling, zoals het zoeken naar nieuwe taken, het netwerken met andere professionals en het werk uitdagender maken; 3) Benut craften: crafting activiteiten gericht op het benutten van bestaande kennis, vaardigheden, en motivatie, zoals het zoeken naar taken die aansluiten bij de interesses, taken naar zich toe trekken om kennis en capaciteiten optimaal te benutten, zoeken naar taken om ongebruikte kennis en vaardigheden te kunnen benutten, en het regelmatig coachen van collega’s.
Factoren die job crafting gedrag stimuleren Job crafting is een vorm van proactief werkgedrag. Uit de literatuur komen een aantal factoren naar voren die job crafting en proactief werkgedrag stimuleren: Individuele factoren: - Intelligentie - Baan specifieke kennis/expertise (routine) - Zelfwerkzaamheid: vertrouwen in eigen kunnen - Proactieve persoonlijkheid: van nature proactief zijn - Nauwgezetheid - Toekomstperspectief: gericht zijn op de toekomst - Leer en prestatie oriëntatie: gericht zijn op leren en goed presteren - Flexibele rol oriëntatie: verantwoordelijk voelen voor meer dan alleen eigen taken Organisatie/werkomgeving factoren: - Steun en flexibiliteit top management: werknemers voelen zich gesteund door het top management en het top management staat open voor verandering - HR instrumenten gericht op empowerment, zoals het werken in teams, flexibele functieomschrijvingen, gedecentraliseerde besluitvorming, mogelijkheid om deel te 5
-
nemen aan besluitvorming in de organisatie en ideeën naar voren te brengen, uitgebreide trainingen, mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling, informatievoorziening over zakelijke ontwikkelingen en prestaties van de organisatie en baanrotatie. Autonomie: werknemers hebben de vrijheid om zelf te bepalen hoe het werk uit te voeren Baanverrijking: werknemers hebben een uitdagende en afwisselende baan Tijds/werkdruk Transformationeel en participatief/empowering leiderschap: leiderschap gekenmerkt door visie, inspiratie en het delen van macht, autoriteit en beslissingsbevoegdheid Goede relatie met leidinggevende Vertrouwen tussen collega’s
De literatuur over job crafting vormen en activiteiten en factoren die job crafting gedrag stimuleren dient als basis voor de interviewstudie.
6
3. Opzet en uitvoering interviewstudie Om job crafting gedrag van werknemers en de rol die de organisatie daarbij speelt in kaart te brengen zijn 80 werknemers van verschillende leeftijden uit 10 verschillende organisaties geïnterviewd. Om een zo breed mogelijk beeld van job crafting te krijgen, zijn de interviews afgenomen binnen heel verschillende organisaties, zoals een bouwbedrijf, een gemeente, een hotelketen, een verzekeringsmaatschappij en retailorganisaties. De interviewvragen gaan met name over of en hoe werknemers craften, waarom zij dat doen, en welke factoren dit gedrag stimuleren. Het interviewprotocol kunt u vinden in de bijlagen. De 80 geïnterviewde werknemers hebben een gemiddelde leeftijd van 44 jaar, de helft is man, en ze zijn gemiddeld 14 jaar in dienst bij hun organisatie. Zij zijn werkzaam in verschillende beroepen, zoals chef-kok, projectleider, P&O-adviseur, timmerman, caissière, marketing assistent, manager klantenservice, monteur, medewerker groepsreserveringen, accountmanager, account controller, veiligheidsconsultant, grondverontreinigingsadviseur, medewerker catering en applicatiebeheerder. Zij geven zichzelf gemiddeld een score van 3.9 voor hun gezondheid (van 1 = slecht tot 5 = uitstekend) en een score van 3.6 op hun toekomstperspectief (gemeten met vragen zoals ‘het grootste deel van mijn leven ligt nog voor me’ en ‘mijn toekomst zit vol mogelijkheden’, van 1 = helemaal niet mee eens tot 5 = helemaal mee eens). Van de 80 geïnterviewde werknemers zijn 42 jonger dan 45 en 38 ouder dan 45 jaar. De jongere werknemers hebben een gemiddelde leeftijd van 34 jaar, zijn 8 jaar in dienst van hun organisatie, scoren een 4 op gezondheid en een 3.8 op toekomstperspectief. De oudere werknemers hebben een gemiddelde leeftijd van 55 jaar, zijn gemiddeld 21 haar in dienst van hun organisatie, scoren een 3.8 op gezondheid en een 3.4 op toekomstperspectief.
7
4. Resultaten Job crafting activiteiten en vormen Van de 80 geïnterviewde werknemers craften 15 werknemers niet (8 oudere en 7 jongere werknemers) en 65 werknemers wel. Deze werknemers noemen gemiddeld 2,4 job crafting activiteiten. Op basis van de literatuur over job crafting en ouder worden zijn deze job crafting activiteiten gecategoriseerd in dimensies en hoofddimensies. De dimensies (en hoofddimensies tussen haakjes) zijn: - Fysieke, cognitieve en emotionele belasting verlagen (ontzie craften) Dit zijn crafting activiteiten zoals ervoor zorgen dat het werk minder emotioneel, fysiek en geestelijk belastend is, meer toeleggen op routinetaken, contact met mensen die te veel energie kosten beperken en collega’s om hulp en steun vragen. Quote: ‘… ik heb het nu zo ingericht dat ik een lijn oude automaten niet meer maak, dat is wel een verandering die ik zelf heb ingezet ja. … Die oude automaten vereisen heel veel boorwerkzaamheden, terwijl het bij die nieuwe automaten vooral veel klikken is. Als je de hele dag oude automaten moet maken, sta je de hele dag met zo’n boor in je handen. Dat is gewoon best zwaar.’ -
Werkdruk verminderen (ontzie craften) Dit zijn crafting activiteiten zoals delegeren van taken naar collega’s, extra taken zoveel mogelijk laten vallen en taken die de werknemer niet meer kan uitvoeren zoveel mogelijk laten vallen. Quote: ‘Als er bijvoorbeeld een heel stel offertes gemaakt moeten worden, dan moeten wij dat in een bepaald systeem zetten. Ik heb dus gevraagd of iemand anders dat ook voor mij kan doen. Het zijn gewoon doe werkzaamheden, waardoor ik wat meer tijd heb om me met andere dingen bezig te houden.’ ‘Dus, iets wat ik niet kan, wat ik wel wil doen maar niet kan, dan gaat dat gewoon naar de jongeren, dan moeten zij dat doen. Voorheen deed ik altijd lampen hangen, aan het plafond, maar ik durf niet meer op een trap te staan. Ik ben nu heel onzeker op een trap. Dus, ja, dat gaat gewoon naar de jongeren toe.’
-
Werk anders aanpakken (ontzie craften) Dit zijn crafting activiteiten zoals het gebruiken van hulpmiddelen om het werk goed te kunnen blijven doen, het zoeken naar nieuwe manieren om het werk goed te kunnen blijven doen en taken veranderen om gezond het werk te kunnen blijven doen. Quote: ‘Ja, kijk ik word binnenkort 64. Dan is een pakket van 40 kilo dat is toch, begint zwaarder te worden als toen ik 50 was. Maar ik pak ze nog hoor. Alleen je moet weten hoe je ze pakt. Want dan wegen ze geen 40 kilo meer. Dus ik pak ze nu wel anders op.’ ‘Ik heb er voor gezorgd dat er hier drie indraaimotors zijn.’ 8
-
Instrumentele sociale hulpmiddelen vergroten (ontwikkel craften) Dit zijn crafting activiteiten zoals collega’s en experts om advies vragen, netwerken met professionals en contact zoeken met collega’s om iets te leren. Quote: ‘Ik zit bijvoorbeeld in …. [allerlei netwerken]. Dat heeft natuurlijk halverwege wel met mijn werk te maken, maar niet helemaal. Dat staat niet in mijn functieomschrijving. Maar ik denk wel dat ik er een betere medewerker van word door op die manier mijn netwerk uit te breiden.’ ‘Ik heb meer contact gezocht met die collega van de technische dienst. … om gebruik te maken van zijn kennis. Hij weet er net iets meer van af dan ik.’
-
Uitdagende taken vergroten (ontwikkel craften) Dit zijn crafting activiteiten zoals meer verantwoordelijkheden op zich nemen, zoeken naar taken om zich te ontwikkelen, regelmatig taken buiten expertise op zich nemen en taken veranderen om meer regelruimte te hebben. Quote: ‘Ja ik ben vanuit mijn eigen initiatief die beurzen op gaan pakken, ik ben van mezelf wat onzeker dus ik vond dit een kans om van die onzekerheid af te komen. Als ik in de toekomst een managersfunctie wil bekleden zal ik dat toch moeten.’ ‘Ik wil graag de komende zomer de brochure productie op mij nemen. Ik weet nu al wat ik mezelf op de hals haal. Maar ik wil het wel doen. Dat heeft meer te maken met je eigen ontwikkeling omdat je toch een bepaalde uitdaging zoekt.’
-
Variatie en interessante taken vergroten (benut craften) Dit zijn crafting activiteiten zoals het naar zich toetrekken van leuke taken, taken afwisselender maken, taken zoeken om rol op het werk te verbreden, taken naar zich toetrekken die het werk meer zin geven, taken veranderen als de werknemer deze niet meer uit kan voeren, investeren in goede relaties met klanten en proberen de sociale cohesie op het werk te vergroten. Quote: ‘Nou ik denk gewoon dat ik gewoon veel dingen naar me toe trek. En ik vind het ook leuk om een beetje afwisselend te werken.’ ‘Een extra taak van mij vergeleken bij andere collega's is bij mij de rapportages. Ik heb voor die extra taak gekozen, vanwege de interesse, ik vind het ook leuk.’ ‘Totdat we tot de ontdekking kwamen dat tapijt toch een beetje zwaar werd voor me. Toen hebben we binnen de winkel gezocht naar een andere optie. Toen heb ik een groot gedeelte van de logistiek op me genomen. Lossen, laden, verdelen van de vracht, wegwerken van de vracht.’ ‘Ik hecht heel veel waarde aan persoonlijk contact omdat het nou eenmaal prettiger is om iemand aan de telefoon te spreken als je die daadwerkelijk gezien hebt. …Ik ben heel 9
gauw geneigd om dan als je iemand al een tijdje aan de telefoon hebt en je bent puur zakelijk om ook eens zakelijk een afspraak te maken. Dat vind ik wel belangrijk.’ ‘Ik ben ook altijd heel erg van de cadeautjes kopen als mensen jarig zijn. Een bloemetje voor iemand die zoveel jaar in dienst is. Altijd. Het sociale dat is zo belangrijk binnen een bedrijf.’ -
Gebruik kennis en vaardigheden vergroten (benut craften) Dit zijn crafting activiteiten zoals actief hulp aanbieden aan collega’s, advies geven, kennis overdragen, collega’s coachen, taken naar zich toetrekken die de werknemer goed kan, werk veranderen om kennis te benutten en taken zoeken die aansluiten bij de kennis en ervaring. Quote: ‘Ik denk dat dit een stuk gebaseerd is op mijn ervaring die ik in de jaren heb opgedaan. Ik sta intern hier een beetje bekend van als we echt hele boze klanten hebben geef ze maar aan J01, dat vind ik het leukste wat er is. Dat komt door het feit dat ik altijd rustig blijf. Maar dat is wel een specifieke taak binnen mijn afdeling, dan zeg ik kom maar geef maar aan mij.’ ‘Ik heb wel het idee dat ik heel snel op dingen inspring en dat is uiteraard wel een stukje ervaring van me. Er zijn bijvoorbeeld heel veel klachten over de klimaatbeheersing. … Eigenlijk valt dat niet helemaal onder mijn functie, want het ligt eigenlijk op het bordje van de kwaliteitsmanager.’ ‘Ik ben dan beter met een Excel en een Access en minder inhoudelijk, nou dan heb ik daar weer andere mensen voor in mijn team.’ ‘[Kennis] probeer ik door te geven. Echt aan de jongeren. … En dat is wel leuk.’
De geïnterviewden noemen dus verschillende vormen van job crafting en verschillende job crafting activiteiten. Vergeleken met de job crafting literatuur is vooral de hoofddimensie benut craften (variatie en interessante taken vergroten en gebruik kennis en vaardigheden vergoten) nieuw.
Job crafting vormen en activiteiten naar leeftijd In onderstaande tabel zijn de vormen van job crafting uitgesplitst naar leeftijd (jonger of ouder dan 45 jaar). Uit deze tabel blijkt dat oudere en jongere werknemers evenveel craften, maar dat de job crafting vormen en activiteiten wel verschillen en dat oudere werknemers meer verschillende job crafting activiteiten gebruiken dan jongere werknemers (zie ook bijlage 2). Oudere werknemers craften meer om zichzelf te ontzien en proberen dus de fysieke, cognitieve en emotionele belasting en de werkdruk te verlagen en werk anders aan te pakken. Jongere werknemers vragen echter ook om hulp bij fysiek zwaar werk en proberen fysiek zwaar werk te 10
verminderen. Jongere werknemers craften iets vaker door de variatie in hun werk en interessante taken te vergroten, maar binnen deze vorm van job craften is wel verschil in welke specifieke job crafting activiteiten jongere en oudere werknemers gebruiken: jongere werknemers trekken iets vaker leuke taken naar zich toe, ook om de afwisseling in hun werk te vergroten, zoeken veel vaker naar nieuwe taken als ze het niet zo druk hebben (oudere werknemers zitten vaak langer in hun functie en hebben het dus waarschijnlijk drukker) of naar taken om hun rol te verbreden, terwijl oudere werknemers iets vaker op zoek zijn naar zinvol werk en taken veranderen omdat ze bepaalde taken niet meer uit kunnen voeren. Verder zoeken jongere werknemers meer contacten dan oudere werknemers. Oudere en jongere werknemers maken allebei hun contacten intensiever. Jongere en oudere werknemers proberen allebei het gebruik van hun kennis en vaardigheden te vergroten, bijvoorbeeld door taken die aansluiten bij hun kennis en ervaring naar zich toe te trekken, maar binnen deze vorm van job crafting zijn er wel verschillen. Jongere werknemers bieden actief hulp aan aan collega’s, terwijl oudere werknemers actief advies geven. Verder trekken jongere werknemers veel vaker taken naar zich toe waar ze goed in zijn of veranderen ze hun taken om te zorgen dat de baan aansluit bij hun kennis en vaardigheden, terwijl oudere werknemers veel vaker actief kennis overdragen of collega’s coachen. Tot slot craften jongere werknemers vaker om zich te ontwikkelen dan oudere werknemers, met name door sociale hulpbronnen (contacten met anderen) te vergroten. Jongere werknemers netwerken dus meer en intensiveren contacten om van te leren. Jongere werknemers maken verder hun baan uitdagender door uitdagende taken en taken waar ze van kunnen leren naar zich toe te trekken en meer verantwoordelijkheid op zich te nemen, terwijl oudere werknemers hun baan uitdagender maken door hun beslissingsbevoegdheid te vergroten. Job crafting vorm Fysieke, cognitieve en emotionele belasting verlagen (ontzie craften) Werkdruk verminderen (ontzie craften) Werk anders aanpakken (ontzie craften) Totaal ontzie craften Instrumentele sociale hulpmiddelen vergroten (ontwikkel craften) Uitdagende taken vergroten (ontwikkel craften) Totaal ontwikkel craften Variatie en interessante taken vergroten (benut craften Gebruik kennis en vaardigheden vergroten (benut craften) Totaal benut craften Totaal
Jongere werknemers 4
Oudere werknemers 12
1 1 6 7 19 26 49 17 66 98
8 10 30 2 12 14 39 14 53 97
Tot slot zijn de gegevens over de gezondheid, het opleidingsniveau, het aantal dienstjaren in de organisatie en het toekomstperspectief van de werknemers gerelateerd aan deze job crafting vormen. Hieruit blijft dat werknemers die zichzelf minder gezond voelen, een korter toekomstperspectief hebben en lager opgeleid zijn meer craften door de fysieke, cognitieve en 11
emotionele belasting van hun werk te verlagen en dat werknemers met een korter toekomstperspectief vaker variatie en interessante taken binnen hun baan vergroten.
Omgevingsfactoren die job crafting gedrag stimuleren De geïnterviewde werknemers noemen een aantal omgevingsfactoren die hen geholpen hebben om te job craften (met tussen haakjes hoeveel werknemers deze factor genoemd hebben): - Autonomie (23 – 9 oudere en 14 jongere werknemers) Quote: ‘Het feit dat ik de ruimte krijg om bijna alles in te vullen zoals ik zelf wil. Mijn autonomie heeft mij de mogelijkheid gegeven om dit zo in te richten.’ ‘Je krijgt de vrijheid in deze organisatie om voor een deel je eigen werk in te vullen. Je hebt een werkpakket en dat moet gewoon klaar.’ -
Ruimte leidinggevende (16 – 7 oudere en 9 jongere werknemers) Quote: ‘Ja, die [leidinggevende] legt het wel redelijk bij jezelf neer, dat je zelf het initiatief moet nemen daartoe. Die is niet heel erg sturend van goh, nu zou jij dit of zou je, nee.’ ‘En daar geeft … [leidinggevende] me alle ruimte in.’
-
Hulp, steun en vertrouwen collega’s (13 – 4 oudere en 9 jongere werknemers) Quote: ‘Ja zeker bij een collega van de technische dienst kon ik altijd terecht voor vragen. Hij heeft ook veel verstand van auto's, dus hij is daarin wel een grote steun geweest en nog steeds eigenlijk.’ ‘En ik denk dat er daarnaast meer op het relationele vlak tussen jou en je collega’s ruimte moet zijn. Want het is een ding of je in principe ruimte krijgt, maar daarna moet je onderling afstemmen van ik wil dit graag doen of wil jij dat graag doen, zal ik dit doen, zal jij dat doen.’
-
Klimaat (9 – 3 oudere en 6 jongere werknemers): flexibel, open (informeel), gericht op ontwikkeling en realisatie van talent Quote: ‘Nou het heeft wel geholpen dat we in dit bedrijf een vrij losse cultuur hebben.’ ‘Sowieso is deze organisatie erg open voor leren.’ ‘Ik zou zeggen de hele organisatie, de omgeving, maakt het mogelijk. Misschien is het wel de filosofie. … Tijdens mijn sollicitatiegesprek, zat ik met de grote baas en hij vertelde dat hij een nieuwe ecologie afdeling wilde opzetten en hij had een heel verhaal en ik weet het niet meer precies, maar hij zei dat binnen de organisatie dat het zijn idee was dat ik
12
als ecoloog zou werken, maar dat als zou blijken dat ik talent heb voor of me beter voel bij iets anders, dat ik dat dan moet doen.’ -
Steun leidinggevende (9 – 4 oudere en 5 jongere werknemers) Quote: ‘Je moet een leidinggevende hebben die daar ook achter staat.’ ‘Vanuit de teammanager dat idee. Dat geeft ook wel aan van, oké, er wordt meegedacht en meegeholpen om jou te faciliteren om nog iets uit te breiden zodra er ruimte voor is.’ ‘Dat hij ietsje meer ziet van nou, daar zou je eens aan kunnen denken of daar zou je je eens in kunnen verdiepen of ik zie dat je dat helemaal niet doet, daar moet je eigenlijk ook wat mee.’
-
Vertrouwen leidinggevende (7 – 1 oudere en 6 jongere werknemers) Quote: ‘Omdat ik inderdaad echt dat vertrouwen voel. Als het vertrouwen er niet is, zou ik dat niet durven. Maar dat durf ik nu wel.’
-
HR instrumenten gericht op empowerment: training en ontwikkeling (7 – 2 oudere en 5 jongere werknemers), brede functietitel/omschrijving (4 – 3 oudere en 1 jongere werknemer), functioneringsgesprek waarin werknemer wensen kan aangeven (3 – 1 oudere en 2 jongere werknemers), betrokkenheid in besluitvorming (2 jongere werknemers) en flexibele werktijden en locatie (2 – 1 oudere en 1 jongere werknemer) Quote: ‘Er is bijna altijd wel opleidingsbudget beschikbaar voor de medewerkers en het wordt ook vanuit ons personeelsbeleid erg gestimuleerd om mensen te mobiliseren. Bijvoorbeeld dat als je niet tevreden bent met je baan, je ook de ruimte krijgt om even ergens anders te kijken, om jezelf te ontplooien, of een cursus te volgen.’ ‘… [functie] en dan krijg je er de beschrijving bij en die is zo generiek algemeen, daar kun je van alles van maken.’ ‘Dat heb ik wel tijdens functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken aangegeven.’ ‘Als je wilt, kun je naast je reguliere werkzaamheden heel veel je eigen input geven op een visie van een ander cluster over hoe willen we brieven opstellen voor burgers tot de HRM-visie.’ ‘Ook het flexibel werken maakt het veel makkelijker.’
-
Tijds/werkdruk (5 – 2 oudere en 3 jongere werknemers) Quote: ‘Ik heb heel erg praktisch en snel in de dingen die ik doe in mijn werk, en dat heeft natuurlijk met ervaring te maken in mijn werk. Dus dat betekent dat ik tijd over hou en ruimte om andere dingen te doen.’ 13
‘Het is in die zin best druk, dus ik heb nog niet gehad dat er een moment was dat ik nog iets erbij wilde wat niet kon of zo.’ ‘Dus er is sowieso altijd meer werk dan je kunt doen. Er blijven altijd dingen op de plank liggen en daardoor kun je natuurlijk ook een beetje uitzoeken. Dus dat is aan een kant dan wel weer een voordeel.’ -
Organisatie/leidinggevende stuurt op resultaat (5 – 2 oudere en 3 jongere werknemers) Quote: ‘Ik denk enerzijds dus de ruimte die je letterlijk krijgt binnen het project. Het wat is bekend maar hoe niet, dat mag je zelf invullen.’
De geïnterviewden noemen autonomie, de ruimte die ze krijgen van hun leidinggevende en de hulp, steun en vertrouwen van collega’s het vaakst als factoren die hun job crafting gedrag faciliteren of stimuleren. Vergeleken met de literatuur is een ‘flexibel, open (informeel) klimaat, gericht op ontwikkeling en realisatie van talent’ nieuw. De factor ‘sturen op resultaat’ wordt ook genoemd door geïnterviewden, maar niet in de literatuur, hoewel dit ook onderdeel van empowering leiderschap of zelfsturende teams kan zijn. In de literatuur wordt een goede relatie met de leidinggevende genoemd als stimulerende factor. Door de geïnterviewden wordt deze goede relatie gekenmerkt door vertrouwen en steun. Verder is de ruimte die de leidinggevende geeft heel belangrijk. Dit komt overeen met transformationeel en participatief/empowering leiderschap zoals genoemd in de literatuur. Ook al is job crafting per definitie op eigen initiatief van werknemers, de leidinggevende speelt een belangrijke rol. Volgens de literatuur craften werknemers zonder dat de leidinggevende het weet of als de leidinggevende het gedoogt. Uit de interviews blijkt echter dat werknemers vaak met hun leidinggevende overleggen over hun job crafting activiteiten of dat ze hun wensen aangeven bij de leidinggevende die dat vervolgens samen met de werknemer oppakt.
Omgevingsfactoren die job crafting gedrag stimuleren naar leeftijd Uit de splitsing oudere en jongere werknemers die de verschillende omgevingsfactoren noemen blijkt dat jongere werknemers vaker (66) factoren noemen die hun job crafting gedrag stimuleren dan ouder werknemers (39). Oudere werknemers hebben hun omgeving dus minder nodig om te job craften. Oudere werknemers noemen autonomie en de ruimte van de leidinggevende het vaakst als stimulerende factor, gevolgd door steun van de leidinggevende en hulp, steun en vertrouwen van collega’s. Jongere werknemers noemen autonomie, de ruimte van de leidinggevende en hulp, steun en vertrouwen van collega’s het vaakst als stimulerende factor, gevolgd door het klimaat binnen de afdeling en het vertrouwen van de leidinggevende. Het zijn dus veelal dezelfde omgevingsfactoren die job crafting gedrag van jongere en oudere werknemers stimuleren.
14
5. Conclusie en aanbevelingen Uit de literatuur weten we dat job crafting positieve effecten heeft voor zowel werknemers als voor de organisatie. We weten echter te weinig over de (vormen van) job crafting activiteiten die (met name oudere) werknemers gebruiken. Bovendien is meer inzicht nodig in welke omgevingsfactoren job crafting gedrag faciliteren of stimuleren. Om verschillende (vormen van) job crafting activiteiten en omgevingsfactoren die dit gedrag stimuleren in kaart te brengen is een interviewstudie onder 80 jongere en oudere werknemers met verschillende banen in verschillende organisaties gedaan. Uit deze interviewstudie blijkt (in lijn met de literatuur) dat 3 hoofddimensies onderscheiden kunnen worden: 1) Ontzie craften: crafting activiteiten gericht op het verlagen van de belasting en de werkdruk, zoals zorgen dat het werk minder fysiek zwaar is, het inhuren van een assistent, het delegeren van minder belangrijke taken en het gebruiken van hulpmiddelen; 2) Ontwikkel craften: crafting activiteiten gericht op het leren van nieuwe vaardigheden en ontwikkeling, zoals het zoeken naar nieuwe taken, het netwerken met andere professionals en het werk uitdagender maken; 3) Benut craften: crafting activiteiten gericht op het benutten van bestaande kennis, vaardigheden, en motivatie, zoals het zoeken naar taken die aansluiten bij de interesses, taken naar zich toe trekken om kennis en capaciteiten optimaal te benutten, zoeken naar taken om ongebruikte kennis en vaardigheden te kunnen benutten en het regelmatig coachen van collega’s. Verder blijkt dat oudere en jongere werknemers evenveel craften, maar dat de job crafting vormen en activiteiten wel verschillen en dat oudere werknemers meer verschillende job crafting activiteiten gebruiken. Over het algemeen craften oudere werknemers meer om zichzelf te ontzien, terwijl jongere werknemers meer craften om zich te ontwikkelen. Zowel jongere als oudere werknemers craften om hun bestaande kennis, vaardigheden, en motivatie te benutten. Daarbij zoeken jongere werknemers met name naar afwisseling, een goede tijdsbesteding, taken waar ze goed in zijn en contacten met anderen, terwijl oudere werknemers zoeken naar zinvol werk, mogelijkheden om kennis over te dragen of collega’s te coachen en taken veranderen omdat ze bepaalde taken niet meer uit kunnen voeren. De job crafting activiteiten van oudere werknemers geven weer hoe oudere werknemers hun baan (willen) veranderen. Deze job crafting activiteiten kunnen daarom een bron van inspiratie zijn voor leidinggevenden van oudere werknemers die uit zichzelf minder proactief zijn. Uit de interviews (zie met name bijlage 2) blijkt dat oudere werknemers met name craften door: - Leuke taken toevoegen, waarbij verschilt wat als een leuke taak ervaren wordt; - Taken toevoegen die aansluiten bij de kennis en ervaring, ook op basis van eerdere functies; - Taken toevoegen om zich op een bepaald gebied te ontwikkelen; - Taken toevoegen die het werk zinvoller maken, omdat werknemers van het begin tot het eind betrokken zijn of omdat werknemers betekenis kunnen hebben voor anderen; - Taken toevoegen om het werk afwisselender te maken; 15
- Contacten met mensen die te veel energie kosten beperken; - Relaties met klanten intensiveren, bijvoorbeeld door klanten face-to-face te ontmoeten; - Relaties met collega’s intensiveren. Leidinggevenden kunnen deze job crafting activiteiten bespreken met hun oudere werknemers als deze een verminderde fit met hun baan ervaren. Tot slot kwamen uit de interviews een aantal omgevingsfactoren naar voren die job crafting gedrag faciliteren en die organisaties kunnen gebruiken om job crafting binnen hun organisatie te stimuleren. Jongere en oudere werknemers geven aan dat autonomie, de ruimte van de leidinggevende, hulp, steun en vertrouwen van collega’s, een flexibel, open (informeel) klimaat, gericht op ontwikkeling en realisatie van talent, steun en vertrouwen van de leidinggevende en HR beleid gericht op empowerment belangrijke factoren zijn om te job craften. Ondanks dat het belang van deze factoren voor het job crafting gedrag van werknemers getoetst moet worden in kwantitatief onderzoek, kunnen op basis van deze eerste resultaten de volgende aanbevelingen geformuleerd worden: - Leidinggevenden stimuleren/trainen om zoveel als mogelijk participatief of empowering leiderschap te vertonen. Deze vorm van leiderschap wordt gekenmerkt door een aantal gedragingen, namelijk leading by example, werknemers coachen, werknemers betrekken in besluitvorming, werknemers goed informeren, en betrokken zijn bij werknemers. - Banen zoveel als mogelijk zo vormgeven dat werknemers zelf kunnen bepalen hoe ze hun werk uitvoeren. - HR instrumenten gericht op empowerment implementeren, zoals het werken in teams, flexibele functieomschrijvingen, gedecentraliseerde besluitvorming, mogelijkheid om deel te nemen aan besluitvorming in de organisatie en ideeën naar voren te brengen, uitgebreide trainingen, mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling, informatievoorziening over zakelijke ontwikkelingen en prestaties van de organisatie en baanrotatie.
16
Bijlage 1 Interview protocol Datum/tijd:….……………………………. Geslacht: …………………………………. Bedrijf: ………………………………………… Functie: ………………………………........... Introductie Ik ben universitair docent aan de Universiteit van Tilburg. Ik interview u in verband met een onderzoeksproject naar job crafting gedrag van jongere en oudere werknemers. Job crafting is het op eigen initiatief kleine aanpassingen doen aan de baan om te zorgen dat de baan beter past bij de eigen interesses en capaciteiten. Het gesprek zal maximaal een uur duren. Gaat u ermee akkoord dat het gesprek wordt opgenomen? Dit is van belang voor het onderzoek. Alle informatie is vertrouwelijk en wat u zegt wordt alleen gebruikt voor het onderzoek. Als er iets onduidelijk is, geeft u dat dan alstublieft aan. Algemeen - Hoe lang werkt u al in uw huidige organisatie? En in uw huidige functie? - Uit hoeveel personen bestaat uw afdeling? - Hoeveel uur per week werkt u (volgens uw contract)? - Kunt u mij kort vertellen wat uw functie inhoudt? - In hoeverre zijn uw taken vastgelegd of heeft u juist ruimte om hier zelf invulling aan te geven? Job crafting Job crafting
Follow-up vragen voor elke job crafting activiteit Motivatie - Waarom heeft u dit aangepast/ veranderd? - Waren er belangrijke gebeurtenissen, mijlpalen of keerpunten die tot deze aanpassing hebben geleid?
Job crafting algemeen Denkt u even terug aan toen u begon in uw huidige baan. Is uw baan veranderd sinds u begon met deze baan? Zo ja, hoe is uw baan veranderd? Welke veranderingen waren uw eigen initiatief? Verduidelijking - Op welke manier heeft u uw baan aangepast aan uw eigen interesses en capaciteiten? Eigen gemaakt? - Uit wat voor taken bestaat uw dagelijks werk? Op welke manier zijn deze taken een onderdeel van uw baan geworden? - Hoe geeft u invulling aan uw werk? En hoe verschilt dit van collega’s in dezelfde functie? Taak crafting In welk opzicht zijn de taken die u nu uitvoert anders dan toen u begon met de baan of anders dan uw functieomschrijving? Zijn deze veranderingen door u geïnitieerd? Verduidelijking - Heeft u extra taken op u genomen die geen onderdeel waren van uw functieomschrijving (hoe concreet is die omschrijving)? Minder taken?
17
Hulpmiddelen - Was er iets in het bijzonder dat u hielp deze aanpassing mogelijk te maken? - Wat voor hulp heeft u gekregen van anderen bij het maken van deze verandering? Denkt u hierbij aan uw leidinggevende of collega’s. - Hoe heeft uw organisatie bijgedragen aan het doen van deze aanpassing? Is er bijvoorbeeld een bepaald klimaat in
Andere taken? - Heeft u de manier van uitvoeren van taken veranderd ten opzichte van toen u begon in deze baan? Pakt u taken nu anders aan?
Relatie crafting Heeft u zelf actief uw relaties met anderen veranderd op het werk in uw huidige baan? Verduidelijking - Bijvoorbeeld, soms willen mensen zelf bepalen hoe vaak ze contact hebben met anderen, met wie ze praten om hun werk te doen, of wie ze willen betrekken bij hun werk. Heeft u uw relaties op uw werk op deze manier veranderd? Zo ja, kunt u vertellen wanneer en hoe u dit heeft gedaan? - Hoe zijn uw relaties op uw werk veranderd sinds u bent begonnen in uw huidige baan? Zijn deze veranderingen uw eigen initiatief geweest?
de organisatie of bepaalde personeelsinstrumenten die daarbij hebben geholpen? - Welke persoonlijke eigenschappen van u hebben het mogelijk gemaakt deze aanpassing te doen? Uitdagingen - Welke uitdagingen en hindernissen heeft u ervaren tijdens het doen van deze aanpassing? Hoe heeft u deze uitdagingen overwonnen? - Heeft iemand u tegengehouden bij of beperkt in het maken van deze verandering? - Welke rol heeft uw werkomgeving gespeeld in deze verandering? Hierbij kunt u denken aan uw leidinggevende, het klimaat binnen de organisatie of bepaalde personeelsinstrumenten.
Cognitief crafting Heeft u ‘actief’ of bewust de manier waarop u over uw werk denkt of naar uw werk kijkt veranderd? Zo ja, kunt u mij vertellen hoe en wanneer u dit deed? Verduidelijking - Wat is volgens u het doel of de betekenis van uw werk? Hoe bent u tot deze conclusie gekomen? Zijn uw gedachten hierover veranderd sinds u bent begonnen met deze baan? Toekomst crafting Als u zelf uw baan kon creëren in deze organisatie, hoe zou deze baan er dan uit zien? Hoe verschilt deze gewenste baan ten opzichte van uw huidige baan?
Crafting en leeftijd Als u terugkijkt op uw carrière, zijn de aanpassingen die u nu doet aan uw baan, anders dan de aanpassingen die u vroeger deed aan uw baan? Denkt u dat jongere en oudere werknemers op een andere manier hun baan aanpassen aan hun interesses en capaciteiten? Heeft u daar een voorbeeld van? Afronding Tot slot wil ik u vragen deze korte vragenlijst in te vullen. Hartelijk dank voor uw medewerking!
18
- Waarom zou u deze aanpassing willen doen? - Wat heeft u ervan weerhouden deze aanpassing te doen? - Wat zou u nodig hebben om deze aanpassing te doen?
Bijlage 2 Lijst job crafting activiteiten (de vetgedrukte activiteiten zijn in uw organisatie genoemd) Job crafting activiteit Nieuwe taak toevoegen om een gezonde werkomgeving te houden Hulpmiddel gaan gebruiken Werk anders doen om makkelijker te maken Nieuwe taak toevoegen om werk makkelijker te maken Taken veranderen om duurzaam inzetbaar te zijn Fysiek zware taken verminderen Werk minder fysiek belastend maken Werk minder stressvol maken Hoeveelheid werk verminderen Hulp vragen aan anderen Relaties met collega’s minder intensief maken Contact met mensen die teveel energie kosten beperken Taken delegeren naar collega’s Extra taken zoveel mogelijk laten vallen Taken die werknemer niet meer kan uitvoeren laten vallen Werk uitdagender maken Meer beslissingen zelf nemen Meer verantwoordelijkheid op zich nemen Nieuwe taken zoeken/toevoegen om zich te ontwikkelen Netwerken met andere professionals Contacten zoeken met collega’s om iets te leren Leuke taak toevoegen Taken toevoegen die werk zinvoller maken Taken afwisselender maken Nieuwe taken zoeken als het rustig is op het werk Rol verbreden/leuke taken uitbreiden Nieuwe taken toevoegen Taken die werknemer niet meer kan uitvoeren vervangen Taken veranderen vanuit interesse Zorgen voor meer contacten met collega’s Zorgen voor meer contacten met klanten Relatie met collega’s intensiveren Relatie met klant intensiveren Sociale cohesie op het werk vergroten Taken toevoegen waar werknemer goed in is Taken toevoegen die aansluiten bij kennis en ervaring Taken veranderen om kennis en capaciteiten te benutten Actief hulp aanbieden aan collega’s Actief advies geven Actief kennis overdragen Andere werknemers coachen 19
Jongere wn 0 0 0 0 1 2 0 0 0 2 0 0 1 0 0 5 1 4 9 3 4 19 2 6 6 3 1 0 1 2 2 3 3 1 5 6 3 3 0 0 0
Oudere wn 1 3 3 1 2 1 1 3 1 2 1 4 2 3 2 3 3 1 5 0 2 15 4 4 2 0 0 2 2 1 0 4 4 1 1 6 1 0 2 3 1
20
