Jasa)

Pengembangan dan Implementasi Aplikasi eProcurement di PT. Taspen Persero

User Manual (penyedia Barang/Jasa)

PT. Mitra Mandiri Informatika 2016

Panduan Aplikasi e-Procurement

KATA PENGANTAR

Buku “Panduan Penggunaan Aplikasi eProcurement” ini dibuat sebagai pedoman dalam mengoperasikan aplikasi eProcurement. eProcurement dikembangkan berdasarkan prosedur dan proses bisnis yang disesuaikan dalam lingkup PT. Taspen. Implementasi eProcurement dibuat dengan tujuan agar proses pengadaan dapat lebih cepat, efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan nilai tambah serta meningkatkan daya saing perusahaan. Ruang lingkup implementasi eProcurement saat ini mencakup proses pelaksanaan pengadaan dimana akan terus dikembangkan seiring dengan terjadinya perubahan kebijakan perusahaan. Demikian panduan ini disusun dengan harapan dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya sesuai dengan kebutuhan.

Jakarta, Januari 2016

Bagian e-Procurement

2


Daftar Isi KATA PENGANTAR ......................................................................................................................... 2 Daftar Isi ........................................................................................................................................... 3 Daftar Gambar .................................................................................................................................. 4 Daftar Tabel ...................................................................................................................................... 6 I.

Pendahuluan ............................................................................................................................. 7

II.

Halaman Depan ........................................................................................................................ 8 1.

Login ..................................................................................................................................... 9

III.

Registrasi Penyedia Barang/Jasa ........................................................................................ 9

IV.

Proses Pengadaan .............................................................................................................20

1.

Pra Pengadaan ...................................................................................................................20 a)

Pengumuman Kualifikasi ................................................................................................20

b)

Undangan Kualifikasi ......................................................................................................23

c)

Jadwal Kualifikasi ...........................................................................................................24

d)

Data Kualifikasi ...............................................................................................................25

e)

Hasil Kualifikasi...............................................................................................................26

2.

V.

Pengadaan .........................................................................................................................27 a)

Pengumuman Pengadaan ..............................................................................................27

b)

Undangan Pengadaan ....................................................................................................29

c)

Jadwal Pengadaan .........................................................................................................32

d)

Data Penawaran .............................................................................................................33

e)

Penawaran Harga ...........................................................................................................34

f)

Hasil Penetapan .............................................................................................................36

g)

Hasil Pengadaan ............................................................................................................37

Sistem .....................................................................................................................................38 1.

Sertifikat Rekanan ..............................................................................................................38

2.

Ubah Data User ..................................................................................................................38

3.

Ubah Data Perusahaan ......................................................................................................39

4.

Ubah Data Pengalaman .....................................................................................................42

5.

Ubah Data Bank .................................................................................................................42

VI.

Penutup...............................................................................................................................43

3


Daftar Gambar Gambar 1 : Halaman Depan ............................................................................................................. 8 Gambar 2 : Login & Password .......................................................................................................... 9 Gambar 3 : Registrasi Penyedia Barang dan jasa ........................................................................... 9 Gambar 4 : Form Data Perusahaan ...............................................................................................11 Gambar 5 : Tampilan Pop Up Pilih Unit..........................................................................................14 Gambar 6 : Tambah Bidang Subbidang Perusahaan ....................................................................14 Gambar 7 : Pilih Bidang Subbidang Perusahaan ...........................................................................15 Gambar 8 : Data Master bank ........................................................................................................15 Gambar 9 : Data Pengalaman ........................................................................................................16 Gambar 10 : Pilih Bidang Subbidang Usaha Pengalaman.............................................................17 Gambar 11 : Form Konfirmasi Data Tersimpan .............................................................................19 Gambar 12 : Menu Sebelum Menjadi Vendor Aktif ........................................................................20 Gambar 13 : Menu Setelah Menjadi Vendor Aktif ..........................................................................20 Gambar 14 : Tampilan Menu Pengumuman Kualifikasi .................................................................21 Gambar 15 : Detail Pengumuman Kualifikasi .................................................................................22 Gambar 16 : Konfirmasi Terdaftar di Kualifikasi .............................................................................23 Gambar 17 : Undangan kualifikasi .................................................................................................23 Gambar 18 : Detil Data Pra Kualifikasi ...........................................................................................24 Gambar 19 : Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi ....................................................................24 Gambar 20 : Jadwal Kualifikasi ......................................................................................................25 Gambar 21 : Data Kualifikasi ..........................................................................................................25 Gambar 22 : Detil Data Kualifikasi Keuangan ................................................................................26 Gambar 23 : Hasil Kualifikasi .........................................................................................................27 Gambar 24 : Hasil Kualifikasi .......................................................................................................27 Gambar 25 : Pengumuman Pengadaan .........................................................................................28 Gambar 26 : Detil Daftar Pengadaan .............................................................................................28 Gambar 27 : Konfirmasi sudah terdaftar di pengadaan .................................................................29 Gambar 28 : Tampilan Menu Undangan Pengadaan .....................................................................29 Gambar 29 : Detail Undangan Pengadaan ....................................................................................31 Gambar 30 : Konfirmasi Daftar Undangan Pengadaan..................................................................32 Gambar 31 : Jadwal Pengadaan ....................................................................................................32 Gambar 32 : Data Penawaran ........................................................................................................33 Gambar 33 : Detil data Penawaran ................................................................................................34 Gambar 34 : Data Penawaran harga ...........................................................................................35 Gambar 35 : Masukan Penawaran(Auction) ..................................................................................36 Gambar 36 : Hasil Penetapan Pemenang ......................................................................................36 Gambar 37 : Hasil Pengadaan - Detil Pengadaan .........................................................................37 Gambar 38 : Hasil Pengadaan-Log Penawaran .............................................................................37 Gambar 39 : Hasil Pengadaan-Usulan Calon Pemenang ..............................................................37 Gambar 40 : Hasil Pengadaan-Pemenang ....................................................................................38 Gambar 41 : Sertifikat Rekanan .....................................................................................................38 Gambar 42 : Ubah Data User .........................................................................................................39 Gambar 43 : Ubah Data Perusahaan .............................................................................................40 Gambar 44 : Ubah Data Pengalaman..........................................................................................42 Gambar 45 : Ubah Data Bank ........................................................................................................42 4


5


Daftar Tabel Tabel 1 : Data Input Login ................................................................................................................ 9 Tabel 2 : Data Input Form Data Perusahaan .................................................................................12 Tabel 3 : Data Input Pilh Unit ..........................................................................................................14 Tabel 4 : Data Input Bidang Subbidang .........................................................................................15 Tabel 5 : Data Input Master Bank ................................................................................................16 Tabel 6 : Data Input Data Pengalaman ..........................................................................................17 Tabel 7 : Data Input Bidang Subbidang .........................................................................................18 Tabel 8 : Data Input Menu Pengumuman Kualifikasi .....................................................................21 Tabel 9 : Data Input Detail Pengumuman Kualifikasi .....................................................................22 Tabel 10 : Data Input Undangan Kualifikasi ...................................................................................23 Tabel 11 : Data Input detil Pra Kualifikasi dan Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi ...............24 Tabel 12 : Data Input Data Kualifikasi ............................................................................................25 Tabel 13 : Data Input Detil Data Kualifikasi keuangan ...................................................................26 Tabel 14 : Data Input Hasil kualifikasi ............................................................................................27 Tabel 15 : Data Input Pengumuman Pengadaan ...........................................................................28 Tabel 16 : Data Input Detil Daftar Pengadaan dan Konfirmasi daftar pengadaan .........................29 Tabel 17 : Data Input Menu Undangan Pengadaan .......................................................................29 Tabel 18 : Data Input Detail Undangan Pengadaan .......................................................................32 Tabel 19 : Data Input Detil Data Penawaran ..................................................................................34 Tabel 20 : Detil Data Penawaran harga .......................................................................................35 Tabel 21 : Data Input Hasil Pengadaan..........................................................................................38 Tabel 22 : Data Input Ubah Data Perusahaan ...............................................................................40 Tabel 23 : Data Input Ubah Data Pengalaman ..............................................................................42 Tabel 24 : Data Input Ubah Data Bank...........................................................................................43

6


I.

Pendahuluan Secara garis besar panduan penggunaan aplikasi eProcurement dikelompokkan dalam lima

modul yang terdapat pada aplikasi eProcurement, yaitu: 1. Halaman Depan 2. Modul Pengadaan 3. Modul Pengadaan (Penyedia Barang/Jasa) 4. Modul Kontrak 5. Modul Penilaian Penyedia Barang/Jasa Pengguna dalam aplikasi eProcurement ini dikelompokkan ke dalam empat pengguna, yaitu: 1. Panitia Pengadaan 2. Penyedia Barang/Jasa 3. Administrator (SysAdmin) 4. Analisa Kebutuhan 5. Timeproc Tiap-tiap pengguna dapat mengakses menu pada aplikasi eProcurement (kecuali halaman depan) sesuai dengan wewenang yang dimilikinya setelah login ke dalam aplikasi dengan melakukan verifikasi id login dan password. Untuk Kantor Pusat dan Unit Kerja, id login dan password dapat dibuat melalui Modul Sistem pada aplikasi eProcurement oleh pengguna yang memiliki wewenang sebagai administrator (admin). Sedangkan untuk penyedia barang/jasa, id login dan password didapat setelah penyedia barang/jasa melakukan pendaftaran sebagai penyedia barang/jasa pada menu registrasi penyedia barang/jasa.

7


Gambar 1 : Halaman Depan

II. Halaman Depan Halaman depan merupakan tampilan awal pada saat pengguna mengakses aplikasi eProcurement. Menu yang terdapat pada halaman depan merupakan menu yang dapat diakses tanpa mengharuskan pengguna melakukan login terlebih dahulu. Halaman depan dapat dilihat seperti Gambar 1. Halaman depan menampilkan beberapa informasi mengenai eProcurement, terdiri dari : 

Registrasi Penyedia Barang/Jasa digunakan untuk registrasi bagi penyedia barang/jasa yang belum menjadi Penyedia Barang/Jasa di e-Procurement PT Taspen



Form Login Merupakan fasilitas yang ditujukan kepada setiap pengguna untuk masuk ke aplikasi eProcurement.



Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa Merupakan fasilitas aplikasi yang dapat digunakan untuk melihat pengadaan yang ada di lingkungan Taspen. Pengguna bisa melakukan pencarian pengadaan berdasarkan kata kunci, wilayah tanggal mulai dan akhir



Hasil Pelelangan Menampilkan informasi hasil pelelangan yang sudah selesai proses pengadaannya. 8




Berita e-Procurement Menampilkan informasi yang berkaitan dengan pengadaan barang & jasa.



Lupa Password Fasilitasi yang diberikan aplikasi apabila user lupa password.

1. Login Lakukan login pada sistem (Gambar 2) kemudian tekan tombol “Login” maka sistem akan melakukan verifikasi pengguna, jika diterima sistem akan memberikan tampilan sesuai dengan hak akses pengguna.

Gambar 2 : Login & Password Tabel 1 : Data Input Login

Nama Isian Username Password Tombol Login

Keterangan Isi username Isi Password Untuk masuk ke aplikasi

III. Registrasi Penyedia Barang/Jasa Calon mitra kerja yang ingin mendapatkan id login dan password dan mengikuti pengadaan yang diadakan oleh PT. Taspen harus mendaftarkan diri terlebih dahulu dengan klik tombol seperti Gambar 3. Dan akan menampilkan form registrasi seperti Gambar 4.

Gambar 3 : Registrasi Penyedia Barang dan jasa 9


10


Gambar 4 : Form Data Perusahaan 11

Panduan Aplikasi e-Procurement Tabel 2 : Data Input Form Data Perusahaan

Nama Isian Nama Pengguna Nama Login Password Retype Password Kualifikasi Asosiasi(Optional) Mendaftar di Unit Nama Perusahaan Alamat Propinsi Kode Pos Telepon Fax Penanggung Jawab Email Nama Pimpinan Nama Admin No HP Admin Homepage No NPWP Upload Dokumen No SP PKP Dokumen SP PKP No SIUJK Tanggal Berakhir SIUJK Dokumen SIUJK No SIUP/SIUL Tanggal berakhir SIUP/SIUL Dokumen SIUP/SIUL No Akta Tanggal Akta Dokumen Akta No SBU Tanggal Berakhir SBU Dokumen SBU No Dokumen Neraca No Surat Keterangan Domisili Perusahaan Tanggal Berakhir Surat Keterangan Domisili Perusahaan Dokumen Surat Keterangan Domisili Perusahaan No SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir

Keterangan Nama dari yang bersangkutan Id Login yang diinginkan untuk digunakan mengakses aplikasi eProcurement Kata kunci yang digunakan sebagai verifikasi pengguna pada saat ingin mengakses aplikasi eProcuremennt Konfirmasi kata kunci Kualifikasi perusahaan Asosiasi yang dimiliki perusahaan (dapat dikosongkan) Unit tempat pendaftaran penyedia barang/jasa Nama Perusahaan Alamat Perusahaan Propinsi Perusahaan Kode Pos perusahaan Telpon perusahaan Fax perusahaan Penanggung Jawab Perusahaan Email Perusahaan Nama Pimpinan Perusahaan Nama Admin Perusahaan No HP Admin Perusahaan Homepage Perusahaan No NPWP Perusahaan Dokumen NPWP Perusahaan No SP PKP Perusahaan Dokumen SP PKP Perusahaan No SIUJK Perusahaan Tanggal berakhir SIUJK Perusahaan Dokume SIUJK Perusahaan No SIUP/Surat Izin Usaha Lainnya Perusahaan Tanggal berakhir SIUP/ Surat Izin Usaha Lainnya Perusahaan Dokumen SIUP/ Surat Izin Usaha Lainnya Perusahaan No Akta Perusahaan Tanggal Akta Perusahaan Dokumen Akta perusahaan No SBU perusahaan Tanggal Berakhir SBU Perusahaan Dokumen SBU perusahaan No neraca perusahaan Dokumen Neraca perusahaan No Surat Keterangan Domisili Perusahaan Tanggal Berakhir Surat Keterangan Domisili Perusahaan Dokumen Surat Keterangan Domisili Perusahaan No SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir 12


Nama Isian Dokumen SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir No TDP Tanggal Berakhir TDP Dokumen TDP No KTP komisaris dan direktur Tanggal Berakhir KTP komisaris dan direktur Dokumen KTP komisaris dan direktur Dokumen Struktur Organisasi No Surat Keagenan Dokumen Surat Keagenan No Angka Pengenal Import Dokumen Pengenal Import No Sertifikasi Tenaga Ahli Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli No Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi Dokumen Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi Upload Dokumen Foto Dokumentasi Tampak dalam dan luar gedung/kantor perusahaan No Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik Dokumen Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik No surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana Dokumen surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana No Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit Dokumen Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit Dokumen Pakta Integritas Tombol Batal Tombol Lanjut

Keterangan Dokumen SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir No TDP Tanggal Berakhir TDP Dokumen TDP No KTP komisaris dan direktur Tanggal Berakhir KTP komisaris dan direktur Dokumen KTP komisaris dan direktur Dokumen Struktur Organisasi No Surat Keagenan Dokumen Surat Keagenan No Angka Pengenal Import Dokumen Pengenal Import No Sertifikasi Tenaga Ahli Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli No Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi Dokumen Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi Upload Dokumen Foto Dokumentasi Tampak dalam dan luar gedung/kantor perusahaan No Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik Dokumen Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik No surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana Dokumen surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana No Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit Dokumen Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit Dokumen Pakta Integritas Tombol untuk membatalakan registrasi Tombol untuk menyimpan data registrasi dan lanjut ke pengisian selanjutnya

*wajib diisi/Mandatory

13


Gambar 5 : Tampilan Pop Up Pilih Unit Tabel 3 : Data Input Pilh Unit

Nama Isian Field Isian Combo Box Tombol cari Tombol Pilih

Keterangan Isi kata kunci pencarian Pilih Metode pencarian Untuk mencari unit Untuk memilih Unit

Setelah pengguna mengisi semua data madatory maka pengguna dapat menekan tombol lanjut untuk menyimpan semua data dan lanjut ke tahapan selanjutnya yaitu memilih bidang sub bidang perusahaan seperti Gambar 6 dan Gambar 7.

Gambar 6 : Tambah Bidang Subbidang Perusahaan

14


Gambar 7 : Pilih Bidang Subbidang Perusahaan Tabel 4 : Data Input Bidang Subbidang

Nama Isian Tombol Tambah Tombol Lanjut Tombol Pilih Check box

Keterangan Memilih dan menambah bidang dan subbidang perusahaan Menimpan data dan lanjut ke pengisian selanjutnya Memilih bidang subbidang Ceklis check box untuk memilih bidang subbidang

Setelah melengkapi data perusahaan, rekanan dapat melengkapi data master bank seperti pada Gambar 8. Pengguna dapat memilih tombol lanjut untuk menyimpan data master bank atau tombol skip apabila tidak ingin mengisi master bank dan lanjut ke data selanjutnya

Gambar 8 : Data Master bank 15

Panduan Aplikasi e-Procurement Tabel 5 :

Data Input Master Bank

Nama Isian Nama Bank Cabang Bank Alamat Kota Nomor Account Nama Pemegang Account Tombol Lanjut Tombol Skip

Keterangan Pilih Nama Bank Isi cabang Bank Isi Alamat Bank Isi Kota Bank Isi Nomor Account Isi nama pemegang account Untuk meyimpan data Untuk melewati pengisian

Setelah mengisi data master bank pengguna dapat mengisi data pengalaman seperti pada Gambar 9. Pengguna dapat memilih tombol lanjut untuk menyimpan data pengalaman atau tombol skip apabila tidak ingin mengisi data pengalaman dan lanjut ke data selanjutnya

Gambar 9 : Data Pengalaman

16

Panduan Aplikasi e-Procurement Tabel 6 : Data Input Data Pengalaman

Nama Isian Nama Paket Pekerjaan Tombol tambah Lokasi Nama Alamat telepon nomor Tanggal nilai kontrak BA Serah terima Keterangan pekerjaan Tombol upload file Tombol lanjut Tombol skip

Keterangan Isi Nama Paket Pekerjaan Untuk menambah bidang subbidang Isi lokasi Isi nama pemberi tugas/pengguna barang jasa Isi alamat pemberi tugas/pengguna barang jasa Isi telepon pemberi tugas/pengguna barang jasa Isi nomor kontrak Isi tanggal kontrak Isi nilai kontrak Isi tanggal selesai kontrak Isi tanggal BA serah terima Isi keterangan pekerjaan Upload dokumen spk/kontrak Untuk lanjut ke tahapan selanjutnya Untuk membatalkan pengisian

Gambar 10 : Pilih Bidang Subbidang Usaha Pengalaman

17

Panduan Aplikasi e-Procurement Tabel 7 : Data Input Bidang Subbidang

Nama Isian Tombol Tambah Tombol Pilih Check box

Keterangan Memilih dan menambah bidang dan subbidang pengalaman Memilih bidang subbidang usaha pengalaman Ceklis check box untuk memilih bidang subbidang usaha pengalaman

Setelah pengguna menekan tombil lanjut atau skip, aplikasi akan menampilkan data rekanan yang telah diisi saat registrasi seperti pada Gambar 11. Pengguna dapat menekan tombol cetak untuk mencetak data atau kembali untuk kembali kehalaman sebelumnya.

18


Gambar 11 : Form Konfirmasi Data Tersimpan 19


IV. Proses Pengadaan Rekanan yang telah melakukan registrasi dapat login ke aplikasi menggunakan username dan password yang telah didaftarkan saat registrasi. Rekanan yang telah mendaftar namun belum disetujui oleh oleh panitia hanya diperbolehkan mengakses menu seperti pada Gambar 12 dan rekanan yang telah mendaftar dan telah disetujui dapat mengakses menu seperti pada Gambar 13 dan bisa mengikuti pengadaan.

Gambar 12 : Menu Sebelum Menjadi Vendor Aktif

Gambar 13 : Menu Setelah Menjadi Vendor Aktif

1. Pra Pengadaan a) Pengumuman Kualifikasi Pada menu pengumuman kualifikasi, pengguna dapat mendaftar untuk mengikuti tahap kualifikasi pengadaan yang bersifat umum. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar pengadaan yang sesuai dengan jadwal pendaftaran penyedia barang/jasa seperti pada Gambar 14.

20


Gambar 14 : Tampilan Menu Pengumuman Kualifikasi Tabel 8 : Data Input Menu Pengumuman Kualifikasi

Nama Isian

Keterangan

Listbox Organisasi

Untuk Memilih Organisasi

Tombol Cari

Untuk Mencari Pengumuman Prakualifikasi

Tombol Detil

Untuk Melihat Pengumuman Prakualifikasi



Pencarian

Pada form pencarian organisasi, pilihlah organisasi. Setelah selesai tekan tombol “CARI”. Hasil pencarian akan ditampilkan pada ”Daftar Pengadaan”. 

Melihat Data

Pengguna dapat melihat daftar kualifikasi dengan menekan tombol detil pada salah satu pengumuman kualifikasi. Kemudian aplikasi akan menampilkan pengumuman kualifikasi seperti pada Gambar 15

21


Gambar 15 : Detail Pengumuman Kualifikasi Tabel 9 : Data Input Detail Pengumuman Kualifikasi

Nama Isian Tombol Ambil Formulir Kualifikasi

Tombol Daftar Kualifikasi

Keterangan Untuk mengunduh formulir kualifikasi pengadaan. Tombol ini hanya akan aktif jika pengadaan masih dalam tahap pendaftaran penyedia barang/jasa. Untuk mendaftar kualifikasi pengadaan. Tombol ini hanya akan aktif jika pengadaan masih dalam tahap pendaftaran dan pengguna belum terdaftar sebagai calon penyedia barang/jasa kualifikasi pengadaan tersebut.

Setelah pengguna menekan tombol daftar pengadaan, maka aplikasi akan mencatat pengguna sebagai calon penyedia barang/jasa yang akan mengikuti kualifikasi pengadaan. Setelah pengguna menyetujui pendaftaran kualifikasi akan ditampilkan Gambar 16. 22


Gambar 16 : Konfirmasi Terdaftar di Kualifikasi

b) Undangan Kualifikasi Pada menu undangan kualifikasi pengguna dapat melihat dan mengikuti pengadaan yang ada. Pada index akan ditampilkan daftar undangan kualifikasi seperti pada Gambar 17. Pengguna dapat mencari undangan kualifikasi berdasrkan unit, nama pengadaan dan kualifikasi dengan mengisi dan memilih kata kunci pencarian dan klik tombol cari. Pengguna dapat melihat detil pengadaan dengan mengklik aksi detil

Gambar 17 : Undangan kualifikasi Tabel 10 : Data Input Undangan Kualifikasi

Nama Isian Unit Nama Pengadaan Kualifikasi Tombol Cari Aksi Detil

Keterangan Isi Unit Isi Nama Pengadaan Pilih Kualifikasi Untuk mencari pengadaan Untuk melihat detil pengadaan

Pengguna dapat melihat detil data Pra kualifikasi seperti pada Gambar 18. Pengguna dapat mencetak undangan dengan klik tombol cetak undangan dan daftar pelelangan dengan klik tombol daftar pelelangan.

23


Gambar 18 : Detil Data Pra Kualifikasi

Setelah pengguna terdaftar akan muncul konfirmasi seperti pada Gambar 19

Gambar 19 : Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi Tabel 11 : Data Input detil Pra Kualifikasi dan Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi

Nama Isian Tombol Cetak Undangan Tombol daftar pelelangan Tombol kembali Tombol cetak Ambil dokumen pengadaan

c)

Keterangan Untuk cetak Undangan Untuk daftar pelelangan Untuk kembali ke halaman sebelumnya Untuk mencetak undangan Untuk mengambil dokumen pengadaan

Jadwal Kualifikasi Setelah mendaftar pelelangan pengguna dapat melihat jadwal kualifikasi seperti pada

Gambar 20.

24


Gambar 20 : Jadwal Kualifikasi

d)

Data Kualifikasi Pada menu data kualifikasi, pengguna dapat memasukkan data kualifikasi perusahaan

yang dibutuhkan dalam tahap seleksi kualifikasi. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar pengadaan yang diikuti oleh pengguna seperti pada Gambar 21. Pengguna dapat melakukan pencarian pengadaan berdasarkan nomor pengadaan, nama pengadaan, tahun, periode dan kualifikasi dengan mengisi atau memilih kata kunci pencarian lalu klik cari. Pengguna dapat mengisi data kualifikasi dengan mengklik aksi detil.

Gambar 21 : Data Kualifikasi Tabel 12 : Data Input Data Kualifikasi

Nama Isian Nomor pengadaan Nama Pengadaan tahun Periode Kualifikasi Jenis Pengadaan

Keterangan Isi nomor pengadaan Isi Nama Pengadaan Isi tahun pengadaan Pilih Periode Pilih Kualifikasi Pilih Jenis Pengadaan 25


Nama Isian

Keterangan Untuk melihat detil data kualifikasi keuangan

Aksi detil

Gambar 22 : Detil Data Kualifikasi Keuangan Tabel 13 : Data Input Detil Data Kualifikasi keuangan

Nama Isian Nomor Audit Tanggal Audit Nama auditor Aktiva Lancar Aktiva Tetap Utang Jangka Pendek Utang jangka panjang Kekayaan bersih Tombol simpan Tombol kembali

e)

Keterangan Isi Nomor Audit Pilih tanggal audit Isi Nama Auditor Isi Aktiva lancar Isi Aktiva Tetap Isi utang jangka pendek Isi utang jangka panjang Isi kekayaan bersih Untuk menyimpan data kualifikasi keuangan Untuk kembali ke halaman sebelumnya

Hasil Kualifikasi Setelah dilakukan tahapan evaluasi oleh panitia pengguna dapat melihat hasil

kualifikasi pada menu hasil kualifikasi seperti pada Gambar 23. Pengguna dapat melakukan pencarian hasil kualifkasi pengadaan berdasarkan nomor pengadaan, nama pengadaan, tahun, periode dan kualifikasi dengan mengisi atau memilih kata kunci pencarian lalu klik cari. Pengguna dapat melihat hasil kualifikasi dengan mengklik aksi detil.

26


Gambar 23 : Hasil Kualifikasi Tabel 14 : Data Input Hasil kualifikasi

Nama Isian Nomor pengadaan Nama Pengadaan tahun Periode Kualifikasi Jenis Pengadaan Aksi detil

Keterangan Isi nomor pengadaan Isi Nama Pengadaan Isi tahun pengadaan Pilih Periode Pilih Kualifikasi Pilih Jenis Pengadaan Untuk melihat detil data kualifikasi keuangan

Untuk melihat detil hasil kualifikasi pengguna dapat mengklik aksi detil. Data hasil kualifikasi akan ditampilkan seperti pada Gambar 24. Pengguna dapat mengklik tombol kembali untuk kembali kehalaman sebelumnya atau tombol cetak undangan untuk mencetak undangan.

Gambar 24 :

Hasil Kualifikasi

2. Pengadaan

a) Pengumuman Pengadaan Pada menu pengumuman pengadaan, pengguna dapat melihat pengumuman pengadaan pengadaan barang/jasa yang mengikuti proses pengadaan seperti pada Gambar 25. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar pengumuman pengadaan dan pencarian pengumuman pengadaan berdasarkan unit, nama pengadaan dan kualifikasi. Untuk melihat detil pengadaan pengguna dapat mengklik aksi detil.

27


Gambar 25 : Pengumuman Pengadaan Tabel 15 : Data Input Pengumuman Pengadaan

Nama Isian Unit Nama Pengadaan Kualifikasi Tombol Cari Aksi Detil

Keterangan Isi Unit Isi Nama Pengadaan Pilih Kualifikasi Untuk mencari pengadaan Untuk melihat detil pengadaan

Untuk mendaftar pengadaan, pengguna dapat menglik aksi detil dari pengadaan yang ingin diikuti lalu klik tombol daftar pengadaan seperti pada Gambar 26. Pengguna yang dapat mengikuti pengadaan adalah pengguna yang DRT nya belum expired.

Gambar 26 : Detil Daftar Pengadaan

Setelah mendaftar pengadaan pengguna harus mengambil dokumen pengadaan dengan mengklik tombol ambil dokumen pengadaan seperti pada Pengguna dapat mencetak undangan

28


pengadaan dengan klik tombol cetak dan kembali kehalaman sebelumnya dengan klik tombol kembali.

Gambar 27 : Konfirmasi sudah terdaftar di pengadaan Tabel 16 : Data Input Detil Daftar Pengadaan dan Konfirmasi daftar pengadaan

Nama Isian Tombol daftar pelelangan Tombol kembali Tombol cetak Ambil dokumen pengadaan

b)

Keterangan Untuk daftar pelelangan Untuk kembali ke halaman sebelumnya Untuk mencetak undangan Untuk mengambil dokumen pengadaan

Undangan Pengadaan Pada menu undangan pengadaan, pengguna dapat melihat undangan

pengadaan

dan mendaftar pengadaan tersebut. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar undangan pengadaan yang sedang berlangsung seperti pada Gambar 28.

Gambar 28 : Tampilan Menu Undangan Pengadaan Tabel 17 : Data Input Menu Undangan Pengadaan

Nama Isian Listbox Wilayah

Keterangan Untuk Memilih Wilayah 29


Nama Isian Tombol Cari Tombol Detil 

Keterangan Untuk Mencari Pengumuman Pengadaan Untuk Melihat Undangan Pengadaan

Pencarian

Pada form pencarian wilayah, pilihlah wilayah. Setelah selesai tekan tombol “CARI”. Hasil pencarian akan ditampilkan pada ”Daftar Pengadaan”. 

Melihat Data

Pengguna dapat melihat undangan pengadaan dengan menekan tombol detil pada salah satu undangan pengadaan. Kemudian aplikasi akan menampilkan form pendaftaran pengadaan seperti pada Gambar 29 .

30


Gambar 29 : Detail Undangan Pengadaan

31

Panduan Aplikasi e-Procurement Tabel 18 : Data Input Detail Undangan Pengadaan

Nama Isian Tombol Ambil Dokumen Pengadaan Tombol Daftar Pengadaan Tombol Cetak

Keterangan Untuk Mengambil Dokumen Pengadaan Untuk Daftar Pengadaaan Untuk Mencetak Undangan Pengadaan

Klik tombol “Daftar Pelelangan” jika ingin mengikuti pengadaan. Setelah berhasil, akan ditampilkan konfirmasi pendaftaran pengadaan seperti Gambar 30.

Gambar 30 : Konfirmasi Daftar Undangan Pengadaan

c) Jadwal Pengadaan Penguna yang telah mendaftar pengadaan dapat melihat jadwal pengadaan seperti pada Gambar 31.

Gambar 31 : Jadwal Pengadaan

32


d) Data Penawaran Daftar data penawaran dapat dilihat pada Gambar 32. Pengguna yang dapat memasukkan data penawaran adalah pengguna yang hadir dalam penjelasan. Pengguna dapat memasukkan data penawaran dengan mengklik aksi detil yang akan muncul pada pengadaan yang sedang berlangsung.

Gambar 32 : Data Penawaran

Pengguna harus mengisi detil data penawaran untuk dapat memasukan penawaran harga seperti pada Gambar 33. Pengguna harus mengupload dokumen data penawaran, mengisi nomor surat penawaran dan memilih tanggal batas penawaran. Apabila semua data penawaran telah diisi, pengguna dapat memasukan harga penawaran dengan mengklik tombol lanjut penawaran harga.

33


Gambar 33 : Detil data Penawaran Tabel 19 : Data Input Detil Data Penawaran

Nama Isian Tombol upload Nomor surat penawaran Tanggal Pemasukan Surat Penawaran Tanggal Batas Penawaran Sumber Penjamin Penawaran Nilai Jaminan Penawaran Tomblo kembali Tombol simpan Lanjut penawaran harga

e)

Keterangan Untuk dokumen data penawaran Isi nomor surat penawaran Otomatis terisi Pilih tanggal batas penawaran Isi sumber penjamin penawaran Isi nilai jaminan penawaaraan Kembali ke halaman sebelumnya Untuk menyimpan data penawaran Untuk memasukkan penawaran harga

Penawaran Harga Pengguna yang telah mengisi data penawaran dapat memasukkan penawaran harga

seperti pada Gambar 34. Untuk pengadaan dengan metode pelelangan umum pengguna harus memasukan penawaran dibawah harga hps. Apabila penguna memasukkan penawaran diatas harga hps akan muncul alert notifikasi untuk memasukkan penawaran dibawah harga HPS. Untuk pengadaan dengan metode pemilihan langsung pengguna bebas memasukkan jumlah penawaran. Apabila harga penawaran telah dimasukkan pengguna dapat mengklik tombol simpan untuk menyimpan data penawaran.

34


Gambar 34 Tabel 20 :

: Data Penawaran harga

Detil Data Penawaran harga

Nama Isian Total harga penawaran Tombol kembali Tombol simpan Tombol cetak

Keterangan Isi harga penawaran Untuk kembali ke halaman sebelumnya Untuk menyimpan data penawaran harga Untuk mencetak data penawaran harga

Pengguna yang diikutkan oleh panitia pengadaan dalam tahapan auction dapat memasukkan penawaran kembali di menu penawaran harga. Harga penawaran yang boleh dimasukan harus lebih kecil dari harga penawaran dikurang selisih. Pengguna dapat memasukkan penawaran berulang kali hingga waktu auction selesai. Pengguna juga dapat melihat peringkat penawaran yang dimasukkan.

35


Gambar 35 : Masukan Penawaran(Auction)

f) Hasil Penetapan Setelah proses evaluasi selesai pengguna dapat melihat daftar pemenang pengadaan seperti pada Gambar 36. Pada hasil penetapan pemenang pengguna dapat melihat nama penyedia barang/jasa yang ditetapkan sebagai pemenang, nilai teknis, nilai harga, total harga dan harga. Pengguna juga dapat melihat masa sanggah. Apabila pengguna memiliki sanggahan dapat mengajukannya ke pihak panitia pengadan.

Gambar 36 : Hasil Penetapan Pemenang

36


g) Hasil Pengadaan Pada menu hasil pengadaan pengguna dapat melihat hasil pengadaan yang berlangsung seperti detil pengadaan, log penawaran, calon pemenang dan pemenang seperti pada Gambar 37, Gambar 38, Gambar 39 dan Gambar 40.

Gambar 37 : Hasil Pengadaan - Detil Pengadaan

Gambar 38 : Hasil Pengadaan-Log Penawaran

Gambar 39 : Hasil Pengadaan-Usulan Calon Pemenang

37


Gambar 40 : Hasil Pengadaan-Pemenang Tabel 21 : Data Input Hasil Pengadaan

Nama Isian Tombol Daftar pengadaan Tombol calon pemenang Tombol lihat pemenang Tombo kembali

Keterangan Untuk melihat log penawaran Untuk melihat calon pemenang Untuk melihat oemenang Untuk kembali ke halaman sebelumnya

V. Sistem 1. Sertifikat Rekanan Menu ini dapat digunakan pengguna untuk mencetak sertifikat yang dimiliki oleh pengguna seperti pada Gambar 41. Pengguna dapat mengklik tombol cetak sertifikat untuk mencetak sertifikat.

Gambar 41 : Sertifikat Rekanan

2.

Ubah Data User Menu ini dapat digunakan oleh pengguna untuk mengubah data pengguna. Data yang

dapat diubah oleh pengguna adalah Nama Pengguna, Password, dan email seperti padaGambar

42. Klik tombol simpan untuk menyimpan perubahan.

38


Gambar 42 : Ubah Data User

3.

Ubah Data Perusahaan Pada menu ubah data perusahaan pengguna dapat mengubah data perusahaan yang

telah dibuat sebelumnya saat registrasi seperti pada Gambar 43. Klik tombol simpan untuk menyimpan perubahan.

39


Gambar 43 : Ubah Data Perusahaan Tabel 22 : Data Input Ubah Data Perusahaan

Nama Isian Kualifikasi Asosiasi(Optional) Mendaftar di Unit Nama Perusahaan Alamat Propinsi Kode Pos Telepon Fax Penanggung Jawab Email Nama Pimpinan Nama Admin No HP Admin Homepage No NPWP Upload Dokumen No SP PKP Dokumen SP PKP No SIUJK Tanggal Berakhir SIUJK Dokumen SIUJK No SIUP Tanggal berakhir SIUP Dokumen SIUP No Surat Izin Usaha Lainnya Tanggal terbit Surat Izin Usaha Lainnya

Keterangan Kualifikasi perusahaan Asosiasi yang dimiliki perusahaan (dapat dikosongkan) Unit tempat pendaftaran penyedia barang/jasa Nama Perusahaan Alamat Perusahaan Propinsi Perusahaan Kode Pos perusahaan Telpon perusahaan Fax perusahaan Penanggung Jawab Perusahaan Email Perusahaan Nama Pimpinan Perusahaan Nama Admin Perusahaan No HP Admin Perusahaan Homepage Perusahaan No NPWP Perusahaan Dokumen NPWP Perusahaan No SP PKP Perusahaan Dokumen SP PKP Perusahaan No SIUJK Perusahaan Tanggal berakhir SIUJK Perusahaan Dokume SIUJK Perusahaan No SIUP Perusahaan Tanggal berakhir SIUP Perusahaan Dokumen SIUP Perusahaan No Surat Izin usaha lainnya perusahaan Tanggal terbit Surat Izin Usaha Lainnya perusahaan

40


Nama Isian Dokumen Surat Izin Usaha Lainnya No Akta Tanggal Akta Dokumen Akta No SBU Tanggal Berakhir SBU Dokumen SBU No Dokumen Neraca No Surat Keterangan Domisili Perusahaan Tanggal Berakhir Surat Keterangan Domisili Perusahaan Dokumen Surat Keterangan Domisili Perusahaan No SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir Dokumen SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir No TDP Tanggal Berakhir TDP Dokumen TDP No KTP komisaris dan direktur Tanggal Berakhir KTP komisaris dan direktur Dokumen KTP komisaris dan direktur Dokumen Struktur Organisasi No Surat Keagenan Dokumen Surat Keagenan No Angka Pengenal Import Dokumen Pengenal Import No Sertifikasi Tenaga Ahli Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli No Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi Dokumen Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi Upload Dokumen Foto Dokumentasi Tampak dalam dan luar gedung/kantor perusahaan No Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik Dokumen Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik No surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana

Keterangan Dokumen Surat Izin Usaha Lainnya perusahaan No Akta Perusahaan Tanggal Akta Perusahaan Dokumen Akta perusahaan No SBU perusahaan Tanggal Berakhir SBU Perusahaan Dokumen SBU perusahaan No neraca perusahaan Dokumen Neraca perusahaan No Surat Keterangan Domisili Perusahaan Tanggal Berakhir Surat Keterangan Domisili Perusahaan Dokumen Surat Keterangan Domisili Perusahaan No SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir Dokumen SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir No TDP Tanggal Berakhir TDP Dokumen TDP No KTP komisaris dan direktur Tanggal Berakhir KTP komisaris dan direktur Dokumen KTP komisaris dan direktur Dokumen Struktur Organisasi No Surat Keagenan Dokumen Surat Keagenan No Angka Pengenal Import Dokumen Pengenal Import No Sertifikasi Tenaga Ahli Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli No Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi Dokumen Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi Upload Dokumen Foto Dokumentasi Tampak dalam dan luar gedung/kantor perusahaan No Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik Dokumen Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik No surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana 41


Nama Isian Dokumen surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana No Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit Dokumen Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit Dokumen Pakta Integritas Tombol Batal Tombol Lanjut

Keterangan Dokumen surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana No Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit Dokumen Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit Dokumen Pakta Integritas Tombol untuk membatalakan registrasi Tombol untuk menyimpan data registrasi dan lanjut ke pengisian selanjutnya

4. Ubah Data Pengalaman Pada menu ini pengguna dapat mengubah data pengalaman atau menambah data pengalaman seperti pada Gambar 44. Klik aksi edit untuk mengedit data pengalaman dan tombol tambah untuk menambah pengalaman.

Gambar 44

: Ubah Data Pengalaman

Tabel 23 : Data Input Ubah Data Pengalaman

Nama Isian Tombol tambah Aksi edit Aksi delete

5.

Keterangan Untuk menambah pengalaman Untuk mengedit pengalaman Untuk menghapus pengalaman

Ubah Data Bank Pada menu ubah data bank pengguna dapat mengedit data bank ataupun menambah

data bank lainnya seperti pada Gambar 45. Pengguna dapat mengklik aksi edit untuk mengedit dan tombol tambah untuk menambah

Gambar 45 : Ubah Data Bank

42

Panduan Aplikasi e-Procurement Tabel 24 : Data Input Ubah Data Bank

Nama Isian Tombol tambah Aksi edit Aksi delete

Keterangan Untuk menambah pengalaman Untuk mengedit pengalaman Untuk menghapus pengalaman

VI. Penutup Dengan adanya buku panduan penggunaan aplikasi eProcurement, diharapkan mempermudah pengguna dalam mengoperasikan aplikasi eProcurement sesuai dengan pedoman yang terdapat dalam buku ini. Dengan kemudahan pengoperasian sistem, diharapkan proses pengadaan dapat lebih cepat, efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan nilai tambah serta meningkatkan daya saing perusahaan.

43

Jasa)

Recommend Documents