BUKU INFORMASI EVALUASI KINERJA PENGADAAN BARANG/JASA
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
DAFTAR ISI DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------BAB I
PENDAHULUAN -----------------------------------------------------------------------A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------
BAB II EVALUASI KINERJA PENGADAAN BARANG/JASA BAB III PERSIAPAN EVALUASI KINERJA PENGADAAN BARANG/JASA -----------------BAB IV PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA PENGADAAN BARANG/JASA --------------BAB V LAPORAN EVALUASI KINERJA PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH ----DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 2 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
BAB I PENDAHULUAN
A.
Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melakukan evaluasi kinerja pengadaan barang/jasa pemerintah, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun melalui penyedia barang/jasa.
B. Tujuan Khusus Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Merumuskan indikator keberhasilan pengadaan barang/jasa yang meliputi kegiatan menjelaskan pengertian evaluasi kinerja dalam konteks dengan pengadaan barang/jasa secara komprehesif dari aspek terkait yang melingkupinya, menetapkan sasaran atau obyek evaluasi kinerja pekerjaan pengadaan
barang/jasa
dengan
cermat
dan
merumuskan
indikator
keberhasilan pelaksanaan pekerjaan pengadaan barang/jasa secara cermat, tepat dan terukur. 2. Menyusun instrumen evaluasi kinerja pengadaan barang/jasa yang meliputi kegiatan menyusun metode dan instrumen evaluasi kinerja untuk setiap indikator keberhasilan secara cermat, baik isi/materi maupun formatnya, melakukan uji sahih terhadap metode dan Instrumen evaluasi kinerja secara komprehensif, baik validitas maupun reliabilitasnya. 3. Mengevaluasi kinerja pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi kegiatan mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan dan indikator kebehasilan pekerjaan pengadaan barang/jasa dikumpulkan secara cermat dengan menggunakan instrumen yang telah disusun, mengevaluasi dan menetapkan kinerja pelaksanaan pekerjaan pengadaan barang/jasa secara cermat dan obyektif dengan mengacu pada indikator kinerja yang telah ditetapkan, merumuskan hasil evaluasi kinerja dan membuat laporannya secara cermat dan lengkap Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 3 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
sesuai
dengan
pedoman
dan/atau
Kode Modul
format
laporan
evaluasi
kinerja
pengadaan barang/jasa yang berlaku, mendokumentasikan dan melakukan administrasi terhadap hasil evaluasi kinerja pengadaan barang/jasa dengan menggunakan format dan prosedur yang diberlakukan.
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 4 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
BAB II EVALUASI KINERJA PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH Aktivitas evaluasi kinerja diperlukan oleh organisasi untuk memberi keyakinan memadai atas keberhasilan atau kegagalan kinerja organisasi. 1. Pengertian Kinerja Pengertian kinerja atau performance adalah hasil kerja yang dapat dicapai
oleh
seseorang
atau
kelompok
orang
dalam
suatu
perusahaan/organisasi sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan/organisasi secara legal, tidak melanggar
hukum dan tidak bertentangan dengan moral dan
etika (Rivai &Basri, 2004:16). Kinerja organisasi juga merupakan gambaran akan unjuk kerja organisasi dalam mencapai tujuan/sasaran. Kinerja organisasi ini seringkali dapat
ditunjukkan
dengan
berbagai
ukuran
keberhasilan
mencapai
tujuan/sasaran atau tingkat capaian kinerja tertentu yang diukur dengan ukuran kinerja (performance measure) ataupun indikator kinerja (performance indikator). Dalam PMK 143/2015 dijelaskan bahwa kinerja adalah prestasi kerja berupa keluaran dari suatu kegiatan atau hasil dari suatu program dengan kuantitas dan kualitas terukur. Keluaran adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan. 2. Pengertian Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Jika mengacu pada PMK 143 maka pengertian kinerja PBJP adalah prestasi kerja berupa keluaran dan hasil dari suatu kegiatan PBJP dengan kuantitas dan kualitas terukur.Keluaran adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh suatu kegiatan PBJP yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan. Kinerja PBJP merupakan bagian dari kinerja organisasi. Untuk mengetahui posisi kinerja PBJP dalam kinerja organisasi dapat dilakukan
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 5 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
dengan pendekatan pola hubungan “pengertian dan ruang lingkup PBJP”.Pola hubungan PJBP dalam sistem AKIP dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 2.1 Pola hubungan kinerja PBJP dalam sistem AKIP
Sumber: Permenpan dan Perpres 54/2010 beserta perubahannya Perencaaan strategis dan tahunan menjadi sumber informasi untuk penyusunan RKA dan penetapan kinerja. Penetapan kinerja akan dirinci dengan beberapa indikator kinerja dalam dokumen isian pelaksanaan anggaran (DIPA). Selanjutnya kinerja aktual merupakan realisasi dari DIPA. Kinerja aktual harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk laporan keuangan dan LAKIP. Penyusunan dan penyajian laporan keuangan dilakukan dalam rangka akuntabilitas dan keterbukaan dalam pengelolaan keuangan negara, termasuk prestasi kerja (kinerja) yang dicapai atas penggunaan anggaran (UU 17/2003). Sedangkan LAKIP merupakan ikhtisar yang menjelaskan secara ringkas dan lengkap tentang capaian kinerja yang disusun berdasarkan rencana kerja yang ditetapkan dalam rangka pelaksanaan APBN/APBD. Jika ditinjau dari pengertian PBJP yaitu dari identifikasi kebutuhan sampai dengan fisik (output) selesai maka dapat diungkap bahwa kinerja PBJP merupakan bagian dari RKA sampai dengan kinerja aktual organisasi. Sehingga keberhasilan kinerja PBJP sangat berperan signifikan dalam keberhasilan kinerja organisasi. Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 6 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Jika ditinjau dari ruang lingkup PBJP yaitu belanja yang sebagian atau seluruhnya berasal dari APBN/APBD maka realisasi belanja PBJP merupakan bagian dari total realisasi belanja organisasi. Pertanggungjawaban realisasi belanja PBJP menjadi bagian dari laporan keuangan dan LAKIP. Sehingga efisiensi dan efektivitas capaian output dari belanja BPJP menjadi bagian dari prestasi kinerja organisasi di LAKIP dan kualitas informasi keuangan PBJP menjadi bagian dari kualitas kewajaran laporan keuangan.
3. Pengertian Evaluasi Kinerja Evaluasi pada dasarnya merupakan penafsiran atau interpretasi yang bersumber pada data kuantitatif, sedang data kuantitatif merupakan hasil dari pengukuran (Sudijono, 1996, dalam carpedia.com). Evaluasi merupakan pemikiran kritis terhadap keberhasilan dan kekurangan dalam sebuah program pengembangan diri yang telah dilakukan seseorang (Endang Sri Astuti & Resminingsih dalam carpedia.com). Pengertian evaluasi kinerja adalah suatu metode dan proses penilaian dan pelaksanaan tugas seseorang atau sekelompok orang atau unit-unit kerja dalam satu perusahaan atau organisasi sesuai dengan standar kinerja atau tujuan yang ditetapkan lebih dahulu. Evaluasi kinerja merupakan cara yang paling adil dalam memberikan imbalan atau penghargaan kepada pekerja (Syafrizal Helmi, Shelmi.wordpress.com). Sedangkan menurut PMK 143/2015, evaluasi kinerja merupakan penilaian terhadap capaian Sasaran Kinerja, konsistensi perencanaan dan implementasi, serta realisasi penyerapan anggaran. Evaluasi
kinerja
dilakukan
dalam
rangka
pelaksanaan
fungsi
akuntabilitas dan fungsi peningkatan kualitas (PMK 249/2011). Fungsi akuntabilitas bertujuan untuk membuktikan dan mempertanggungjawabkan secara profesional kepada masyarakat atas penggunaan anggaran yang dikelola Kementerian/Lembaga bersangkutan bagi kepentingan masyarakat. Sedangkan fungsi peningkatan kualitas bertujuan untuk mempelajari faktorfaktor yang menjadi pendukung dan/atau kendala atas pelaksanaan RKA K/L sebelumnya sebagai bahan penyusunan dan pelaksanaan RKA K/L serta upaya Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 7 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
peningkatan kinerja di tahun-tahun berikutnya. Ruang lingkup evaluasi kinerja meliputi : a. Penyerapan anggaran; b. Konsistensi antara perencanaan dan implementasi; c. Pencapaian keluaran (efektivitas) dan analisisnya; d. Efisiensi dan analisisnya. 4. Evaluasi Kinerja Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Sesuai dengan pengertian evaluasi kinerja yang ada di PMK 143/2015 maka evaluasi Kinerja Kegiatan Pengadaan Barang/jasaadalahpenilaian terhadap capaian Sasaran Kinerja kegiatan PBJP, konsistensi perencanaandan implementasi kegiatan PBJP, serta realisasi penyerapan anggaran kegiatan PBJP.Dan sesuai dengan PMK 249/2011 maka evaluasi kinerja kegiatan PBJP dilakukan dalam rangka pelaksanaan fungsi akuntabilitas kegiatan PBJP dan fungsi peningkatan kualitas kegiatan PBJP. Fungsi akuntabilitas kegiatan PBJP bertujuan untuk membuktikan dan mempertanggungjawabkan
kegiatan
PBJP
secara
profesional
kepada
masyarakat atas penggunaan anggaran kegiatan PBJP yang dikelola instansi pemerintah bersangkutan bagi kepentingan masyarakat. Sedangkan fungsi peningkatan kualitas kegiatan PBJP bertujuan untuk mempelajari faktor-faktor yang menjadi pendukung dan/atau kendala atas pelaksanaan kegiatan PBJP sebelumnya,
atau
tahun
anggaran
yang
dievaluasi,
sebagai
bahan
penyusunan perencanaan dan peningkatan kinerja kegiatan PBJP di tahuntahun berikutnya. Sebagaimana layaknya aktivitas, evaluasi kinerja PBJP dapat dilakukan oleh evaluator (subjek evaluasi) dan atas objek evaluasi. Subjek evaluasi kinerja PBJP adalah pelaku evaluasi kinerja PBJP.Pelaku ini dapat dibagi menjadi 2, yaitu yang berwenang melakukan evaluasi dan yang melakukan evaluasi atau evaluator.Kedua pelaku tersebut dapat dirangkap oleh pihak yang berwenang melakukan evaluasi mau pun dilakukan oleh dua pihak yaitu yang berwenang evaluasi dan evaluator yang mendapat penugasan dari yang
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 8 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
berwenang.Evaluator dapat berasal dari intern organisasi mau pun dari eksternal organisasi. Objek evaluasi kinerja kegiatan PBJP merupakan sasaran yang dapat berupa informasi PBJP, proses PBJP atau kondisi PBJP yang akan dievaluasi oleh evaluator. Objek evaluasi kinerja kegiatan PBJP harus diidentifikasi di tiap tahapan PBJP. Sehingga objek evaluasi kinerja kegiatan PBJP terdiri dari: a. perencanaan PBJP b. pemilihan penyedia PBJP c. manajemen kontrak PBJP d. manajemen informasi aset e. manajemen ketersediaan penyedia PBJP 5. Ruang Lingkup Evaluasi Kinerja Kegiatan PBJP Ruang lingkup evaluasi kinerja kegiatan PBJPmerupakan ruang lingkup evaluasi kinerja di tiap tahapan kegiatan PBJP. Ruang lingkup tersebut terdiri dari: a. penyerapan anggaran kegiatan PBJP b. konsistensi antara perencanaan dan implementasi kegiatan PBJP c. pencapaian keluaran (efektivitas) dan analisis efektivitas kegiatan PBJP d. efisiensi dan analisis efisiensi kegiatan PBJP
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 9 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
BAB III PERSIAPAN EVALUASI KINERJA PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH Persiapan evaluasi kinerja PBJP dilakukan dengan beberapa langkah, yaitu mempersiapkan model logika informasi kinerja kegiatan PBJP, inventarisasi indikator kinerja dan target kinerja kegiatan PBJP, pengumpulan datakinerja kegiatan PBJP serta penyiapan formula ukuran kinerja kegiatan PBJP. 1. Model Logika Informasi Kinerja Kegiatan PBJP Kinerja kegiatan PBJP diukur mulai dari penggunaan sumber daya (input) dan adanya relevansi antara keluaran (output) dengan hasil (outcome). Rumusan output pada level organisasi dan output pada level unit organisasi harus sesuai dengan pendekatan Logic Modeldalam sebuah arsitektur kinerja kegiatan PBJP. Secara umum, Logic Model digunakan untuk memberikan gambaran hubungan logis antara sumber daya (input), aktivitas (proses), keluaran (output) dan hasil dari program (outcome). Konsep dasar logic model adalah sebagai berikut: a. Segala sesuatu pasti mempunyai fungsi; b. Sesuatu yang mempunyai fungsi, pasti mempunyai pasangan; c. Hubungan pasangan tersebut membentuk pola standar (universal) sebagai “hubungan sebab-akibat”, yang dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3.1 Pola Hubungan Sebab-Akibat dalam Logic Model
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 10 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
2. Inventarisasi Indikator Kinerja Kegiatan PBJP Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif atau kualitatif yang mengindikasikan pencapaian suatu target sasaran atau tujuan yang telah disepakati dan ditetapkan.Indikator kinerja berguna untuk : a. Dasar penilaian kinerja, baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pemantauan dan evaluasi. b. Petunjuk kemajuan dalam rangka mencapai tujuan atau sasaran Dalam PMK 143/2015 dijelaskan bahwa indikator kinerja merupakan instrumen yang digunakan untuk mengukur Kinerja. Rumusan indikator kinerja ini menggambarkan tanda-tanda keberhasilan program/kegiatan yang telah dilaksanakan beserta Keluaran/Hasil yang diharapkan. Indikator kinerja inilah
yang
akan
digunakan
sebagai
alat
ukur
setelah
berakhirnya
program/kegiatan, berhasil atau tidak. Indikator kinerja terdiri dari indikator input, output dan outcome. Indikator input dimaksudkan untuk melaporkan jumlah sumber daya yang digunakan dalam menjalankan suatu kegiatan atau program. Indikator output dimaksudkan untuk melaporkan unit barang/jasa yang dihasilkan suatu kegiatan atau program. Sedangkan Indikator outcome dimaksudkan untuk melaporkan hasil (termasuk kualitas pelayanan) suatu program atau kegiatan. Berdasarkan uraian diatas, Indikator kinerjakegiatan PBJP dapat dijelaskan sebagai instrumen yang digunakan untuk mengukur Kinerja kegiatan PBJP. Rumusan indikator kinerja ini menggambarkan tanda-tanda keberhasilan kegiatanPBJP yang telah dilaksanakan beserta Keluaran kegiatan PBJP yang diharapkan. Indikator kinerja kegiatan PBJPterdiri dari indikator input, output dan outcome dari kegiatan PBJP. Secara
utuh
kegiatan
PBJP,
Indikator
input
kegiatan
PBJP
menggambarkan jumlah sumber daya yang digunakan dalam menjalankan suatu kegiatan PBJP. Indikator output kegiatan PBJP merupakan unit barang/jasa yang dihasilkan suatu kegiatan PBJP. Sedangkan Indikator outcome merupakan hasil (termasuk kualitas pelayanan) suatu kegiatanPBJP. Sedangkan secara parsial (bagian) indikator kinerja kegiatan PBJP perlu diinventarisasi di tiap tahapan kegiatan PBJP. Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 11 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
a. Indikator kinerja kegiatan perencanaan PBJP a. Rencana Umum Pengadaan (RUP) Indikator input dalam RUP berupa RAB dan KAK yang melekat dalam dokumen
anggaran,
indikator
output
berupa
RUP
dan
indikator
outcomenya adalah RUP dikaji ulang. Pasal 22 Perpres 70 tahun 2012 menjelaskan bahwa RUP Barang/Jasa meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: mengindentifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan K/L/D/I; menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk Pengadaan Barang/Jasa; menetapkan kebijakan umum tentang: pemaketan pekerjaan; cara pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa; pengorganisasian Pengadaan Barang/Jasa; penetapan penggunaan produk dalam negeri. menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) Kemudian Pasal 25 Perpres 4 tahun 2015 menjelaskan bahwa PA KLI/Pemda mengumumkan RUP Barang/Jasa secara terbuka kepada masyarakat luas setelah rencana kerja dan anggaran (RKA) KLI/Rancangan perda
APBD
disetujui
oleh
DPR/Pemerintah
Daerah
dan
DPRD.
Pengumuman tersebut dilakukan dalam website KLI/PemDa masingmasing, papan pengumuman resmi untuk masyarakat, dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Pengumuman tersebut paling kurang berisi: a) nama dan alamat Pengguna Anggaran; b) paket pekerjaan yang akan dilaksanakan; c) lokasi pekerjaan; dan d) perkiraan besaran biaya. Dari kedua pasal tersebut dapat dijelaskan bahwa 1 (satu) keluaran RUP terdiri dari pengumuman RUP dan yang tidak wajib diumumkan. Indikator kinerja kegiatan RUP dapat dibagi menjadi 2 (dua) kelompok yaitu indikator kinerja kegiatan untuk pengumuman RUP dan indikator Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 12 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
kinerja kegiatan untuk “yang tidak diumumkan”. Inventarisasi indikatornya dapat dikembangkan sebagai berikut: Tabel 3.1 Pengembangan Ukuran dan Nilai Indikator Keluaran RUP Kelompok indikator Pengumuman RUP
RUP yang tidak diumumkan
Jenis indikator Keluaran
Nama indikator
Ketepatan pemaketan Ketepatan waktu pengumuman Efisiensi Efisiensi pemaketan Ketepatan informasi kebutuhan b/j Keluaran Kejelasan KAK Organisasi pengadaan memadai Ketepatan waktu penyajian informasi kebutuhan b/j Efisiensi Ketepatan waktu penyusunan KAK Ketepatan waktu penyusunan struktur organisasi Sumber: Perpres 54/2010 dan perubahannya
Sedangkan pengembangan pengukuran efisiensi RUP dapat dilakukan dengan contoh sebagai berikut: b. Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) Input yang digunakan dalam penysunan RPP berupa: • RUP, • Berita acara kaji ulang RUP, • Standar dokumen rancangan kontrak • Biaya survai pasar (jika ada) Output yang akan diraih berupa: Spesifikasi
teknis
barang/pekerjaan
konstruksi
atau
KAK
jasa
konsultansi/jasa lainnya/swakelola, HPS/RAB Rancangan kontrak.
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 13 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Sedangkan outcome/hasilnya berupa RPP digunakan sebagai dasar penyusunan
dokumen
rencana
pemilihan
penyedia
PBJP.
Jika
memperhatikan uraian diatas dan mencermati Peraturan LKPP nomor 6 tahun 2012 tentang juknis PBJP maka indikator kinerja kegiatan RPP dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) yaitu kelompok spesifikasi teknis, HPS dan rancangan kontrak. Inventarisasi indikator kinerja RPP dapat dikembangkan sebagai berikut: Tabel 3.3 Pengembangan Ukuran Dan Nilai Indikator Keluaran RPP Kelompok indikator
Spesifikasi teknis
Jenis indikator Keluaran
Efisiensi Keluaran HPS Efisiensi
Rancangan kontrak
Keluaran
Efisiensi
Nama indikator Kejelasan spesifikasi teknis (ada SOP penyusunan spesifikasi) Spesifikasi teknis sesuai hasil kaji ulang RUP Waktu penyusunan mendekati tanggal dokumen anggaran Ada hasil survai pasar Ada dukungan data lain yang akuntabel Waktu penyusunan semakin mendekati tanggal pengumuman lelang Kehematan nilai HPS Kehematan biaya survai Mengacu ke standar dokumen Kejelasan pengendalian kontrak di SSKK (ada SOP pengembangan SSKK) Kejelasan jadwal kontrak Kejelasan format laporan-laporan pelaksanaan kontrak Waktu penyusunan mendekati tanggal dokumen anggaran
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 14 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
b. Indikator Kinerja Kegiatan Pemilihan Penyedia PBJP a. Dokumen Pengadaan Indikator
input
dokumen
pengadaan
adalah
RPP
(Spesifikasi
teknis/KAK, HPS dan rancangan kontrak), indikator output berupa dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan dan indikator outcome adalah pengumuman pelelangan/seleksi. Inventarisasi indikator kinerja Dokumen Pengadaan dapat dikembangkan sebagai berikut: Tabel 3.5 Pengembangan Ukuran dan Nilai Indikator Keluaran Dokumen Pengadaan Kelompok indikator
Jenis indikator
Keluaran Dokumen kualifikasi Efisiensi
Keluaran Dokumen pemilihan
Efisiensi
Nama indikator Ketepatan metode kualifikasi Kejelasan kriteria penyedia Kejelasan prosedur kualifikasi (ada SOP kualifikasi) Kejelasan prosedur pembuktian kualifikasi (ada SOP kualifikasi) Waktu penyusunan mendekati tanggal dokumen rencana pelaksanaan pengadaan (RPP) Ketepatan metode pemasukan penawaran Kejelasan syarat teknis evaluasi penawaran Ketepatan metode evaluasi penawaran Kejelasan prosedur evaluasi penawaran (ada SOP evaluasi penawaran) Kejelasan prosedur klarifikasi (ada SOP klarifikasi) Kejelasan prosedur negosiasi (ada SOP negosiasi harga dan teknis) Waktu penyusunan mendekati tanggal dokumen rencana palaksanaan pengadaan (RPP)
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 15 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
b. Pelaksanaan Pelelangan Pelelangan merupakan proses pemilihan penyedia dan barang/jasa yang ditawarkan oleh penyedia. Indikator input pelaksanaan pemilihan penyedia PBJP adalah dokumen pengadaan dan indikator output berupa berita acara hasil pemenang pelelangan/seleksi. Sedangkan indikator outcome adalahberita acara serah terima pemenang lelang dari pokja ULP kepada PPK. Inventarisasi
indikator
kinerja
Pelaksanaan
Pelelangan
dapat
dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Kertas Kerja Proses Pelelangan
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Berita Acara Hasil Pelelangan
Keluaran
Efisiensi
Nama indikator Dokumentasi langkah pelaksanaan SOP kualifikasi Dokumentasi langkah pelaksanaan SOP pembuktian kualifikasi Dokumentasi langkah pelaksanaan SOP evaluasi penawaran Dokumentasi langkah pelaksanaan SOP klarifikasi Dokumentasi langkah pelaksanaan SOP negosiasi harga dan teknis Waktu pelaksanaan semakin cepat dibandingkan dengan jadwal Nama pemenang sesuai dengan hasil kertas kerja proses pelelangan Pemenang diumumkan sesuai ketentuan Ketepatan tanggal pengumuman (sesuai jadwal) Total waktu pelelangan lebih kecil atau lebih cepat dibandingkan jadwal
c. Indikator Kinerja Kegiatan Manajemen Kontrak PBJP a. Administrasi Kontrak Indikator input untuk administrasi proyek adalah berita acara serah terima pemenang lelang dan SPPBJ dan indikator output berupa laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, laporan kemajuan pekerjaan, Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 16 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
laporan penyelesaian pekerjaan. Sedangkan indikator outcome dari administrasi proyek adalah laporan kemajuan pekerjaan dan laporan penyelesaian pekerjaan menjadi lampiran Laporan Hasil Pengadaan dari PPK ke PA/KPA. Inventarisasi
indikator kinerja Pelaksanaan
manajemen
administrasi
kontrak dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Laporan harian, mingguan dan bulanan
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi Laporan kemajuan pekerjaan dan laporan penyelesaian pekerjaan
Keluaran
Efisiensi
Nama indikator Laporan sesuai format Kejelasan informasi atau isi laporan Laporan disahkan oleh yang berwenang (sesuai kontrak) Laporan didistribusikan kepada pihak sesuai kontrak Waktu penyusunan laporan sesuai dengan jadwal Laporan sesuai format Kejelasan informasi atau isi laporan Laporan disahkan oleh yang berwenang (sesuai kontrak) Laporan didistribusikan kepada pihak sesuai kontrak Waktu penyusunan laporan sesuai dengan jadwal
b. Fisik Kontrak Indikator input dari fisik kontrak adalah Surat Perintah Melaksanakan Kerja (SPMK). Indikator output berupa realisasi jumlah dan spesifikasi B/J, lokasi B/J, waktu B/J. Sedangkan indikator outcome berupa B/J digunakan. Inventarisasi indikator kinerja Pelaksanaan manajemen fisik kontrak dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Volume
Jenis indikator
Keluaran
Nama indikator Realisasi volume sesuai jadwal kontrak Kejelasan proses quality control atas capaian volume oleh rekanan Keberadaan dokumentasi proses pencapaian volume
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 17 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Efisiensi
Keluaran Spesifikasi
Efisiensi
Keluaran Lokasi
Efisiensi
Kode Modul
Keberagaman atau diversifikasi bentuk dokumentasi proses pencapaian volume Keberadaan dokumentasi komunikasi antara PPK dan penyedia sesuai dengan SSKK Waktu atau tanggal realisasi volume sesuai jadwal kontrak Realisasi spesifikasi sesuai jadwal kontrak Kejelasan proses quality control atas capaian spesifikasi oleh rekanan Keberadaan dokumentasi proses pencapaian spesifikasi Keberagaman atau diversifikasi bentuk dokumentasi proses pencapaian spesifikasi Keberadaan dokumentasi komunikasi antara PPK dan penyedia sesuai dengan SSKK Waktu atau tanggal realisasi spesifikasi sesuai jadwal kontrak Realisasi lokasi sesuai jadwal kontrak Keberadaan dokumentasi lokasi Keberagaman atau diversifikasi bentuk dokumentasi lokasi Keberadaan dokumentasi komunikasi antara PPK dan penyedia sesuai dengan SSKK Waktu atau tanggal realisasi lokasi sesuai jadwal kontrak
c. Keuangan Kontrak Indikator input keuangan kontrak berupa BAST pengadaan, kontrak, BA pembayaran, kuitansi dan lampiran pendukung. Indikator output berupa penerbitan surat perintah pembayaran (SPP). Sedangkan Indikator outcomeberupa Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). Inventarisasi indikator kinerja Pelaksanaan manajemen keuangan kontrak dapat dikembangkan sebagai berikut:
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 18 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kelompok indikator
Surat perintah membayar (SPM)
Jenis indikator Penyerapan anggaran Konsistensi penyerapan anggaran
Keluaran
Efisiensi
Kode Modul
Nama indikator Ketepatan penyerapan sesuai pagu anggaran Ketepatan penyerapan sesuai rencana penarikan dana di dokumen anggaran Keberadaan surat tagih pembayaran kontrak dari rekanan Surat tagih pembayaran sesuai jadwal kontrak Keberadaan dokumentasi proses pemeriksaan capaian volume, fisik dan lokasi kontrak Keberadaan Berita Acara Serah Terima (BAST) Keberadaan dokumentasi proses verifikasi tagihan pembayaran SPM disahkan oleh PPSPM/PPK SKPD Waktu atau tanggal SPM sesuai jadwal kontrak
d. Pemeriksaan Hasil PBJP Indikator input berupa kontrak, laporan harian,mingguan, bulanan. Indikator output berupa BAST pengadaan. Indikator outcome berupa BAST menjadi lampiran dokumen pembayaran dan menjadi lampiran laporan hasil PBJP. Inventarisasi indikator kinerja Pelaksanaan Pemeriksaan hasil PBJP dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Kertas Kerja Pemeriksaan Hasil Pengadaan
Jenis indikator
Nama indikator
Keluaran
Keberadaan SOP pemeriksaan hasil pengadaan Keberadaan dokumentasi proses pemeriksaan capaian administrasi, fisik, volumen dan lokasi kontrak Keberagaman atau diversifikasi bentuk dokumentasi proses pemeriksaan capaian administrasi, fisik, volumen dan lokasi kontrak oleh PPHP
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 19 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Efisiensi
Keluaran
Berita Acara Serah Terima (BAST)
Efisiensi
Kode Modul
Waktu pemeriksaan sesuai jadwal kontrak Dokumen BAST sesuai SOP pemeriksaan hasil pengadaan dan atau standar dokumen yang berlaku umum (LKPP) Kejelasan informasi spesifikasi, volume dan lokasi di BAST BAST ditandatangani oleh PPHP dan pihak terkait yang berwenang Waktu atau tanggal BAST sesuai jadwal kontrak
d. Indikator Kinerja Kegiatan Manajemen Informasi Aset a. Penyerahan Aset Hasil PBJP Indikator input berupa BAST pengadaan. Indikator output berupa laporan hasil PBJP dari PPK kepada PA/KPA. Sedangkan indikator outcome berupa penetapan status penggunaan aset. Inventarisasi
indikator
kinerja
Penyerahan
aset
hasil
PBJP
dapat
dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikator
Keluaran
Laporan hasil PBJP
Efisiensi
Nama indikator Laporan hasil PBJP sesuai format/standar Kejelasan informasi volume, spesifikasi, lokasi dan waktu pelaksanaan PBJP Laporan ditandatangani oleh PPK Keberadaan dokumen pendukung laporan sesuai ketentuan Waktu penyampaian laporan sesuai jadwal (anggaran atau kebutuhan)
b. Penggunaan Aset Hasil PBJP Indikator output berupa status penggunaan aset. Indikator output berupa
laporan
penggunaan
aset.
Inventarisasi
indikator
kinerja
Penggunaan aset hasil PBJP dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikator
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Nama indikator Halaman: 20 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Laporan penggunaan aset atau hasil PBJP
Keluaran
Efisiensi
Kode Modul
Keberadaan dokumentasi penerimaan oleh PA/KPA atas Laporan hasil PBJP dari PPK Laporan penggunaan aset sesuai format/standar Kejelasan informasi pengguna aset Kejelasan informasi status penggunaan aset Keberadaan distribusi dokumen penggunaan aset sesuai ketentuan Waktu penggunaan sesuai kebutuhan operasional unit
c. Pengamanan Aset Aspek Administrasi Aset Indikator input dari aspek adminstrasi aset adalah jurnal atau entry data aset ke pembukuan atau aplikasi akuntansi unit. Indikator output berupa data aset ada di laporan BMN. Sedangkan indikator outcome berupa data aset wajar dan menjadi bagian kewajaran laporan keuangan unit organisasi. Inventarisasi indikator kinerja aspek administrasi aset dalam rangka pengamanan aset hasil PBJP dapat dikembangkan sebagai berikut : Kelompok indikator
Laporan Barang Milik Negara/Daera h (BMN/D)
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Nama indikator Keberadaan dokumen sumber untuk pembukuan (entri data) sesuai ketentuan ada output aplikasi (register transaksi harian dalam SIMAK BMN) Ketepatan akun penyajian aset di laporan BMN, neraca dan catatan atas laporan keuangan Waktu entri data ke aplikasi (SIMAK BMN) sama atau dekat dengan tanggal Surat Perintah Membayar (SPM)
Halaman: 21 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Aspek Hukum Aset Indikator input dari aspek hukum aset adalah dokumen legalitas aset hasil
pengadaan.
Output
aspek
hukum
aset
berupa
dokumen
kepemilikan disimpan/dikuasai unit. Indikator outcome adalah status hukum aset diungkap di catatan atas laporan keuangan unit organisasi. Inventarisasi indikator kinerja aspek hukum aset dalam rangka pengamanan aset hasil PBJP dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikator
Dokumen kepemelikan Barang Milik Negara/Daera h (BMN/D)
Keluaran
Efisiensi
Nama indikator Keberadaan dokumen kepemilikan BMN/D sesuai ketentuan Dokumen kepemilikan BMN/D disimpan oleh pejabat yang berwenang (sesuai ketentuan) Kejelasan informasi Daftar semua bukti kepemilikan di pejabat yang berwenang Waktu penyerahan dokumen kepemilikan ke pejabat berwenang sama atau dekat dengan tanggal Surat Perintah Membayar (SPM)
Aspek Fisik Aset Indikator input dari fisik aset adalah BAST pengadaan. Indikator output aspek fisik aset berupa dokumentasi posisi, lokasi dan kondisi aset. Indikator outcome aspek fisik aset berupa informasi posisi, lokasi dan kondisi aset diungkap di catatan atas laporan keuangan unit organisasi. Inventarisasi
indikator
kinerja
aspek
fisik
aset
dalam
rangka
pengamanan aset hasil PBJP dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator Kartu Inventaris Barang Milik Negara/Daera h (BMN/D)
Jenis indikator
Keluaran
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Nama indikator Kejelasan informasi di Kartu Inventaris Barang Keberadaan kode barang yang melekat di fisik BMN/D Keberadaan bukti/kontrak peminjaman/kontrak kerjasama jika BMN/D dipinjam pegawai atau dikerjasamakan dg pihak ketiga Halaman: 22 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Efisiensi
Kode Modul
Keberadaan pengamanan fisik (seperti; pagar untuk aset tanah/bangunan atau password untuk komputer) Tanggal cetakan KIB sama dengan atau dekat dengan tanggal Surat Perintah Membayar (SPM)
e. Indikator Kinerja Kegiatan Manajemen Ketersediaan Penyedia PBJP a) Indikator kinerja penyedia PBJP dalam proses pelelangan Peran Penyedia PBJP dalam Proses Penjelasan Indikator input adalah penyedia PBJP mengisi daftar hadir peserta penjelasan dokumen pengadaan. Indikator output adalah penyedia PBJP tercantum dalam Berita Acara Penjelasan Lelang. Indikator outcome adalah penyedia PBJP menandatangani Berita Acara Penjelasan Lelang. Inventarisasi indikator kinerja “peran penyedia PBJP dalam proses penjelasan lelang” dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikator
Berita Acara Penjelasan Lelang (BAPL)
Keluaran
Efisiensi
Respon
penyedia
Nama indikator Keberadaan nama dan tanda tangan penyedia di Daftar hadir penjelasan lelang Keberadaan nama dan tanda tangan penyedia di BAPL Keberadaan saran/feedback penyedia di notulensi penjelasan lelang Tanggal BAPL sama dengan atau dekat dengan tanggal Pelaksanaan penjelasan lelang PBJP
dalam
pembuktian
kualifikasi/klarifikasi/negosiasi. Respon
penyedia
dapat
dilihat
saat
pembuktian
kualifikasi/klarifikasi/negosiasi. Indikator input respon penyedia PBJP berupa kejelasan data penyedia di formulir isian kualifikasi/data penawaran/data penawaran harga. Indicator outputnya berupa Berita Acara
pembuktian
kualifikasi/klarifikasi/negosiasi.
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Sedangkan Halaman: 23 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
outcomenya adalah penyedia diproses selanjutnya (kualifikasi atau evaluasi penawaran). Inventarisasi indikator kinerja “respon penyedia PBJP dalam proses pembuktian
kualifikasi/klarifikasi/negosiasi”
dapat
dikembangkan
sebagai berikut: Kelompok indikator
Berita Acara pembuktia n kualifikasi/ klarifikasi/ negosiasi
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Nama indikator Kebersediaan penyedia memberikan data yang dibutuhkan di pembukitan kualifikasi Kebersediaan penyedia menjawab pertanyaan klarifikasi dari pokja ULP Keberadaan data untuk alat negosiasi Kebersediaan penyedia menandatangani Berita Acara pembuktian kualifikasi/ klarifikasi/negosiasi Tanggal BA pembuktian kualifikasi/ klarifikasi/negosiasi sesuai dengan jadwal pelelangan
b) Indikator Kinerja Penyedia dalam Proses Kontrak Ketaatan pada Jadwal Kontrak Indikator input berupa berita acara rapat awal kontrak. Indikator outputnya berupa dokumentasi realisasi
pelaksanaan kontrak sama
dengan jadwal kontrak. Sedangkan outcome dari ketaatan pada jadwal kontrak berupa penyelesaian pekerjaan tepat waktu. Inventarisasi indikator kinerja “ketaatan penyedia PBJP pada jadwal kontrak” dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator Laporan mobilisasi, laporan harian, mingguan dan bulanan
Jenis indikator
Keluaran
Nama indikator Penyedia mendatangani Laporanlaporan Keberadaan dokumentasi pendukung laporan-laporan Kejelasan informasi laporan dan dokumentasi pendukung laporanlaporan Laporan-laporan diperiksa oleh
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 24 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Efisiensi
Kode Modul
konsultan pengawas Tanggal laporan sesuai dengan jadwal mobilisasi dan jadwal kontrak
Ketaatan pada pencapaian fisik (kuantitas dan kualitas) kontrak Indikator input ketaatan pada pencapaian fisik kontrak berupa data gambar/spesifikasi B/J dan indikator output berupa dokumentasi realisasi fisik sesuai jadwal di kontrak. Sedangkan indikator outcome berupa penyelesaian fisik sesuai gambar/spesifikasi. Inventarisasi indikator kinerja “ketaatan penyedia PBJP pada pencapaian fisik kontrak” dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Laporan kemajuan pekerjaan dan laporan penyelesaian pekerjaan
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Nama indikator Penyedia mendatangani Laporanlaporan Keberadaan dokumentasi pendukung laporan-laporan Keberagaman/diversifikasi dokumentasi pendukung laporan Kejelasan informasi laporan dan dokumentasi pendukung laporanlaporan Laporan-laporan diperiksa oleh konsultan pengawas Tanggal laporan sesuai dengan jadwal mobilisasi dan jadwal kontrak
f. Indikator Kinerja Kegiatan PBJP melalui Swakelola Secara umum indikator kinerja kegiatan PBJP melalui swakelola dapat dikembangkan
dengan
mengacu
atau
mengadopsi
langkah-langkah
inventarisasi indikator kinerja kegiatan PBJP melalui penyedia. Minimal ada 3 (tiga) kegiatan dalam swakelola, yaitu perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Inventarisasi indikator kinerja kegiatan perencanaan swakelola lebih kurang sama dengan indikator kinerja tahap kegiatan RUP dan RPP. Sedangkan inventarisasi indikator kinerja “tahap pelaksanaan kegiatan PBJP melalui swakelola” dapat dikembangkan sebagai berikut: Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 25 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kelompok indikator
Laporan pelaksanaan PBJP melalui swakelola
Kode Modul
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Nama indikator Keberadaan tim pelaksana swakelola Keberadaan KAK dan dokumen lain sebagai panduan pelaksanaan Keberadaan Dokumentasi pelaksanaan swakelola sesuai tuntutan KAK Keberagaman/diversifikasi dokumentasi pelaksanaan swakelola Laporan pelaksanaan dibuat oleh tim pelaksana swakelola Tanggal laporan sesuai dengan jadwal swakelola
Sedangkan inventarisasi indikator kinerja “tahap pengawasan kegiatan PBJP melalui swakelola” dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Laporan pengawasan atas kegiatan PBJP melalui swakelola
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Nama indikator Keberadaan tim pengawas swakelola Keberadaan dokumentasi proses pengawasan kegiatan swakelola sesuai tuntutan KAK Keberagaman/diversifikasi dokumentasi pengawasan swakelola Keberadaan proses verifikasi/pengendalian dalam dokumentasi pengawasan swakelola Laporan pengawasan dibuat oleh tim pengawas Tanggal laporan sesuai dengan jadwal swakelola
3. Pengumpulan Data Kinerja Kegiatan PBJP Data yang diperlukan dalam rangka evaluasi kinerja PBJP
dapat
diperoleh dari data di dokumen anggaran dan dari pelaksanaan kegiatan PBJP. Secara utuh kegiatan PBJP, beberapa data
yang perlu dikumpulkan untuk
keperluan evaluasi kinerja kegiatan PBJP meliputi, antara lain: Pagu anggaran Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 26 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Target volume keluaran Target indikator kinerja keluaran Rencana penarikan dana Realisasi anggaran Realisasi volume keluaran Realisasi indikator kinerja keluaran Secara parsial (bagian), data yang perlu dikumpulkan untuk tiap kegiatan PBJP dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan evaluasi kinerja di tiap tahapan kegiatan PBJP. Jenis dan jumlah data yng diidentifikasi dan dikumpulkan disesuaikan dengan kebutuhan “operasionalisasi formula/rumus pengukuran kinerja kegiatan PBJP” di tiap ruang lingkup evaluasi kinerja kegiatan PBJP. 4. Formula Ukuran Kinerja Kegiatan PBJP Pembahasan formula ukuran kinerja kegiatan PBJP di bagian ini menggunakan contoh evaluasi kinerja kegiatan PBJP di bagian pelaksanaan kontrak PBJP. a. Penyerapan Anggaran Kegiatan PBJP Penyerapan anggaran kegiatan PBJP diukur dengan rumus sebagai berikut:
P b/j =
RA b/j x 100% PA b/j
Keterangan: P b/j
= Penyerapan anggaran kegiatan PBJP
RA b/j = Akumulasi realisasi anggaran kegiatan PBJP PA b/j = Akumulasi pagu anggaran kegiatan PBJP Sebagai contoh: Suatu satuan kerja “ben kredibel” memiliki pagu anggaran kegiatan PBJP tahun anggaran 2015 sebesar Rp10.000.000.000 dan realisasi anggaran kegiatan PBJP sampai dengan akhir tahun anggaran 2015 sebesar
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 27 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Rp9.500.000.000, maka pengukuran penyerapan anggaran kegiatan PBJP sebagai berikut:
RA b/j = 9,500,000,000 PA b/j = 10,000,000,000 RA b/j P b/j = x 100% PA b/j 9,500,000,000 = x 100% 10,000,000,000 = 0.95 b. Konsistensi antara perencanaan dan implementasi kegiatan PBJP Pengukuran konsistensi antara perencanaan dan implementasi kegiatan PBJP dilakukan berdasarkan ketepatan waktu penyerapan setiap bulan. Rumus untuk pengukuran tersebut sebagai berikut :
K b/j =
∑ tingkat penyerapan per bulan jumlah bulan ∑
K b/j =
b/j bulan ke n (∑∑ RA RPD b/j bulan ke n
x 100%
)
N
Keterangan : K b/j
= Konsistensi antara perencanaan dan implementasi PBJP
RA b/j
= Realisasi anggaran kegiatan PBJP
RPD b/j
= Rencana penarikan dana kegiatan PBJP
N
= Jumlah bulan sampai dengan bulan ke n
Sebagai contoh: Suatu satuan kerja “ben kredibel” memiliki rencana penarikan dana dan realisasi anggaran kegiatan PBJP sampai dengan bulan Juni 2015 sebagai berikut: Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 28 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
bulan
RPD
RPD Kumulatif
RA
Januari Februari Maret April Mei Juni
800,000,000 800,000,000 800,000,000 800,000,000 800,000,000 800,000,000
800,000,000 1,600,000,000 2,400,000,000 3,200,000,000 4,000,000,000 4,800,000,000
100,000,000 300,000,000 500,000,000 1,250,000,000 1,800,000,000
tingkat jml K b/j penyerapan bulan perbulan 6.25 12.50 15.63 31.25 37.50 6 17.19 103
Tabel diatas menunjukkan konsistensi antara perencanaan dan implementasi kegiatan PBJP sampai dengan bulan Juni 2015 adalah 17,19. Catatan: Ukuran kinerja konsistensi ini diperlukan untuk mengukur kinerja kegiatan PBJP yang dilaksanakan minimal 2 (dua) bulan dan pengadaan rutin operasional.
c. Pencapaian Keluaran (Efektivitas) dan Analisis Efektivitas Kegiatan PBJP Pencapaian keluaran (bagian efektivitas) kegiatan PBJP diukur dengan rumus sebagai berikut:
∑ PK b/j
=
(
RVK b/j x TVK b/j
∑
RIKK b/j TIKK b/j m n
)
x 100%
Keterangan: PK b/j
= Pencapaian keluaran kegiatan PBJP
RVK b/j
= Realisasi volume keluaran kegiatan PBJP
TVK b/j
= Target volume keluaran kegiatan PBJP
RIKK b/j
= Realisasi indikator kinerja keluaran kegiatan PBJP
TIKK b/j
= Target indikator kinerja keluaran kegiatan PBJP
m
= Jumlah indikator kinerja keluaran kegiatan PBJP
n
= Jumlah jenis keluaran kegiatan PBJP
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 29 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Catatan: Jika ada angka realisasi (baik volume maupun indikator kinerja) yang tinggi tapi mencerminkan kinerja yang tidak baik maka formula yang dipakai bukan R/T tapi menggunakan formula: [T- (R-T)]/T. Misalnya pengadaan laptop: target volume 10 unit di bulan juni (6), realisasi bulan agustus (8). Jika waktu dijadikan indikator kinerja keluaran maka berarti kelambatan kinerja (dari bulan 6 ke bulan 8). Pengukuran
indikator
kinerja
waktunya
RIKK/TIKK, tapi menggunakan formula
tidak
menggunakan
rumus
[TIKK – (RIKK –TIKK)]/TIKK.
Sehingga operasionalisasi perhitungan indikator kinerja waktunya menjadi: [6 – (8-6)]/6 = 67%. Sebagai contoh, berikut ini operasionalisasi pengukuran pencapaian output di tahap pelaksanaan kontrak. Suatu satuan kerja “ben kredibel” memiliki kegiatan pengadaan laptop dan printer masing-masing 1 unit dengan indikator kinerja dan realisasinya sebagai berikut :
Keluaran Laptop Printer
target realisasi Indikator Kinerja (TVK) (RVK) Keluaran (IKK) Waktu (bulan ke) 1 1 item spesifikasi Waktu (bulan ke) 1 1 item spesifikasi
target (TIKK) 5 4 7 3
Realisasi (RIKK) 5 3 7 2
Catatan: Indikator kinerja keluaran diperoleh dari nama indikator di jenis indikator keluaran seperti yang telah diinventarisasi di bagian B.Inventarisasi indikator kinerja kegiatan PBJP
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 30 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Dengan data tersebut maka perhitungan pencapaian keluarannya adalah sebagai berikut:
pencapaian keluaran
formula
Laptop
1/1 x {[(5/5) + (3/4)]/2}
0.87
Printer
1/1 x {[(7/7) + (2/3)]/2}
0.83
PK
TOTAL PK PK b/j= PK 2 jenis keluaran (laptop + printer)
1.70 0.85
d. Efisiensi dan Analisis Efisiensi Kegiatan PBJP Efisiensi diukur dengan rumus sebagai berikut:
∑ Efis b/j =
(
1-
RAK b/j / RVK b/j PAK b/j / TVK b/j n
)x
100%
Keterangan: Efis b/j
= efisiensi kegiatan PBJP
RAK b/j
= Realisasi anggaran per keluaran kegiatan PBJP
RVK b/j
= Realisasi volume keluaran kegiatan PBJP
PAK b/j
= Pagu anggaran per keluaran kegiatan PBJP
TVK b/j
= Target volume keluaran kegiatan PBJP
n
= Jumlah jenis keluaran kegiatan PBJP
Sebagai contoh: Suatu satuan kerja “ben kredibel” memiliki pagu anggaran beserta realisasi setiap keluaran kegiatan PBJP sebagai berikut :
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 31 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Keluaran Laptop Printer
target realisasi (TVK) (RVK) 50 40 30 25
Kode Modul
pagu (PAK) 500,000,000 30,000,000
realisasi (RAK) 280,000,000 20,000,000
Dari data tersebut dapat diukur efisiensi kegiatan PBJP sebagai berikut : (RAK/RVK) / 1- {(RAK/RVK) / (PAK/TVK)} (PAK/TVK) 280,000,000 7,000,000 10,000,000 0.70 0.30 20,000,000 800,000 1,000,000 0.80 0.20 TOTAL 0.50 Efis b/j (laptop + printer) 0.25
realisasi (RAK)
RAK/RVK
PAK/TVK
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 32 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
BAB IV PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH Secara ideal pelaksanaan evaluasi kinerja PBJP dilakukan sesuai dengan 4 (empat) ruang lingkup evaluasi kinerja yaitu Penyerapan anggaran, Konsistensi perencanaan dengan implementasi, Pencapaian keluaran dan efisiensi. Namun demikian, evaluator harus dapat mempertimbangkan penerapan ruang lingkup evaluasi kinerja tersebut untuk tiap tahapan PBJP. Sehingga ruang lingkup evaluasi kinerja PBJP akan berbeda di tiap tahapan PBJP.
Ada yang dapat
dilakukan evaluasi kinerja secara penuh dan ada yang hanya sebagian dari ruang lingkup tersebut. Pelaksanaan evaluasi kinerja yang digunakan di modul ini adalah memberi skor 1 jika indikator tercapai. Untuk mengukur capaian indikator akan digunakan pendekatan formula seperti yang telah diterangkan diatas. Di bab ini hanya diungkapkan hasil evaluasi. Contoh proses operasionalisasi formula untuk evaluasi kinerja PBJP telah diberi contoh di bab III untuk tahap pelaksanaan kontrak. Bab ini memberikan contoh hasil evaluasi kinerja kegiatan di setiap tahapan kegiatan PBJP dengan asumsi tercapai semuanya. Sehingga pengukuran realisasi dibagi target untuk setiap nama indikator kinerja keluaran/efisiensi. Sehingga hasil evaluasi kinerja yang digunakan adalah memberi skor 1. Setiap hasil evaluasi kinerja (skor) diperolah melalui perhitungan formula. Sehingga seyogyanya dibuat kertas kerja operasionalisasi pengukuran kinerja. di setiap hasil evaluasi per nama indikator kinerja. Dan tabel penilaian capaian indikator untuk setiap tahap kegiatan PBJP akan menjadi lampiran dari laporan evaluasi kinerja PBJP yang akan dibahas di bab V. 1. Evaluasi Kinerja Perencanaan PBJP a. Rencana Umum Pengadaan (RUP) Dari 4 (empat) ruang lingkup evaluasi kinerja PBJP, yang dapat diterapkan dalam evaluasi kinerja RUP adalah jenis indikator pencapaian keluaran RUP
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 33 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
dan efisiensi waktu pengumuman RUP. Hasil Penilaian capaian indikatornya dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikator Keluaran
Pengumuman RUP
Efisiensi
Keluaran RUP yang tidak diumumkan Efisiensi
Nama indikator
Hasil evaluasi kinerja
Ketepatan pemaketan
1
Ketepatan waktu pengumuman
1
Efisiensi pemaketan
1
Ketepatan informasi kebutuhan b/j
1
Kejelasan KAK
1
Organisasi pengadaan memadai
1
Ketepatan waktu penyajian informasi kebutuhan b/j
1
Ketepatan waktu penyusunan KAK
1
Ketepatan waktu penyusunan struktur organisasi
1
Hasil skor penilaian evaluasi kinerja RUP
9
b. Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) Dari 4 (empat) ruang lingkup evaluasi kinerja PBJP, yang dapat diterapkan dalam evaluasi kinerja RPP, pencapaian keluaran RPP adalah : 1) Spesifikasi/KAK Ukuran kualitas spesifikasi/KAK dapat menggunakan 2 (dua) indikator kinerja, yaitu: sesuai dengan standar pelayanan minimum (SPM)/Standar operating procedure (SOP)/standar teknis, ada di Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) dan ada rincian spesifikasi. 2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Ukuran kualitas HPS dapat menggunakan 3 (tiga) indikator kinerja yaitu ada survai pasar, data pasar sesuai dengan struktur pasar, dan menjelang pengadaaan (maksimal 28 hari kerja sebelum berakhirnya pemasukan penawaran) Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 34 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Efisiensi HPS yang dapat dihitung melalui pembandingan antara nilai HPS dengan pagu anggaran. 3) Rancangan kontrak Ukuran kualitas rancangan kontrak dapat menggunakan 2 (dua) indikator kinerja yaitu cara merancang kontrak dan ada pengembangan SSKK. Hasil penilaian capaian indikator kinerja RPP dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Spesifikasi teknis
Keluaran
Efisiensi
Keluaran
HPS Efisiensi
Rancangan kontrak
Nama indikator
Hasil evaluasi kinerja
Kejelasan spesifikasi teknis (ada SOP penyusunan spesifikasi)
1
Spesifikasi teknis sesuai hasil kaji ulang RUP
1
Waktu penyusunan mendekati tanggal dokumen anggaran
1
Ada hasil survai pasar
1
Ada dukungan data lain yang akuntabel
1
Waktu penyusunan semakin mendekati tanggal pengumuman lelang
1
Kehematan nilai HPS
1
Kehematan biaya survai
1
Mengacu ke standar dokumen
1
Kejelasan pengendalian kontrak di SSKK (ada SOP pengembangan SSKK)
1
Kejelasan jadwal kontrak
1
Kejelasan format laporan-laporan pelaksanaan kontrak
1
Waktu penyusunan mendekati tanggal dokumen anggaran
1
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 35 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Hasil skor capaian indikator kinerja RPP
13
2. Evaluasi Kinerja Pemilihan Penyedia PBJP a. Pencapaian keluaran Rencana pemilihan Ukuran kualitas keluaran dari rencana pemilihan dapat menggunakan 3 (tiga) indikator kinerja, yaitu; ketepatan penentuan metode pemilihan, ketepatan penentuan syarat penyedia barang/jasa dan ketepatan kriteria evaluasi teknis barang/jasa. Hasil penilaian capaian indikator kinerja Dokumen Pengadaan dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikator
Keluaran Dokumen kualifikasi
Efisiensi
Dokumen pemilihan
Keluaran
Nama indikator
Hasil evaluasi kinerja
Ketepatan metode kualifikasi
1
Kejelasan kriteria penyedia
1
Kejelasan prosedur kualifikasi (ada SOP kualifikasi)
1
Kejelasan prosedur pembuktian kualifikasi (ada SOP kualifikasi)
1
Waktu penyusunan mendekati tanggal dokumen rencana pelaksanaan pengadaan (RPP)
1
Ketepatan metode pemasukan penawaran
1
Kejelasan syarat teknis evaluasi penawaran
1
Ketepatan metode evaluasi penawaran
1
Kejelasan prosedur evaluasi penawaran (ada SOP evaluasi penawaran)
1
Kejelasan prosedur klarifikasi (ada
1
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 36 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kelompok indikator
Jenis indikator
Kode Modul
Hasil evaluasi kinerja
Nama indikator SOP klarifikasi)
Efisiensi
Kejelasan prosedur negosiasi (ada SOP negosiasi harga dan teknis)
1
Waktu penyusunan mendekati tanggal dokumen rencana palaksanaan pengadaan (RPP)
1
Hasil skor capaian indikator kinerja dokumen pengadaan
12
b. Pelaksanaan pemilihan Ruang lingkup evaluasi kinerja pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa meliputi; penerapan anggaran, pencapaian keluaran dan efisiensi. 1) Penyerapan anggaran kegiatan pemilihan penyedia PBJP Anggaran kegiatan pemilihan merupakan pagu anggaran dan realisasi dalam proses pemilihan yang dilakukan oleh kelompok kerja (pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP). Anggaran ini dapat berupa honor pokja ULP dan atau pemakaian persediaan/barang milik daerah (BMD). 2) Pencapaian keluaran kegiatan pemilihan penyedia PBJP Ukuaran kualitas keluaran dari kegiatan pemilihan penyedia dapat menggunakan 2 (dua) indikator kinerja, yaitu ketepatan waktu penentuan pemenang
dan
kesesuaian
penerapan
kriteria
evaluasi
kualifikasi/penawaran. 3) Efisiensi kegiatan pemilihan penyedia Ukuran efisiensi kegiatan dapat menggunakan 2 (dua) indikator kinerja, yaitu efisiensi waktu dan efisiensi nilai pemenang. Efisiensi waktu Ukuran efisiensi waktu dapat diukur melalui pembandingan antara realisasi waktu pemilihan dengan rencana waktu pemilihan. Efisiensi nilai pemenang
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 37 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Ukuran efisiensi nilai pemenang dapat diukur melaluipembandingan antara nilai pemenang pengadaan dengan nilai HPS. Hasil Inventarisasi indikator kinerja Pelaksanaan Pelelangan dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Kertas Kerja Proses Pelelangan
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Keluaran Berita Acara Hasil Pelelangan Efisiensi
Nama indikator
Hasil evaluasi kinerja
Dokumentasi langkah pelaksanaan SOP kualifikasi
1
Dokumentasi langkah pelaksanaan SOP pembuktian kualifikasi
1
Dokumentasi langkah pelaksanaan SOP evaluasi penawaran
1
Dokumentasi langkah pelaksanaan SOP klarifikasi
1
Dokumentasi langkah pelaksanaan SOP negosiasi harga dan teknis
1
Waktu pelaksanaan semakin cepat dibandingkan dengan jadwal
1
Nama pemenang sesuai dengan hasil kertas kerja proses pelelangan
1
Pemenang diumumkan sesuai ketentuan
1
Ketepatan tanggal pengumuman (sesuai jadwal)
1
Total waktu pelelangan lebih kecil atau lebih cepat dibandingkan jadwal
1
Nilai pemenang semakin hemat dibanding HPS
1
Hasil skor capaian indikator kinerja pelaksanaan pelelangan
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
11
Halaman: 38 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
3. Evaluasi Kinerja Manajemen Kontrak PBJP a. Administrasi Kontrak Hasil penilaian indikator kinerja Pelaksanaan manajemen administrasi kontrak dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Laporan harian, mingguan dan bulanan
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Laporan kemajuan pekerjaan dan laporan penyelesaian pekerjaan
Keluaran
Efisiensi
Nama indikator
Hasil evaluasi kinerja
Laporan sesuai format
1
Kejelasan informasi atau isi laporan
1
Laporan disahkan oleh yang berwenang (sesuai kontrak)
1
Laporan didistribusikan kepada pihak sesuai kontrak
1
Waktu penyusunan laporan sesuai dengan jadwal
1
Laporan sesuai format
1
Kejelasan informasi atau isi laporan
1
Laporan disahkan oleh yang berwenang (sesuai kontrak)
1
Laporan didistribusikan kepada pihak sesuai kontrak
1
Waktu penyusunan laporan sesuai dengan jadwal
1
Hasil skor capaian indikator kinerja manajemen administrasi kontrak
10
b. Fisik Kontrak Hasil capaian evaluasi kinerja Pelaksanaan manajemen fisik kontrak dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikator
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Nama indikator
Hasil evaluasi kinerja Halaman: 39 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kelompok indikator
Jenis indikator
Keluaran Volume
Efisiensi
Keluaran Spesifikasi
Efisiensi
Lokasi
Keluaran
Kode Modul
Hasil evaluasi kinerja
Nama indikator Realisasi volume sesuai jadwal kontrak
1
Kejelasan proses quality control atas capaian volume oleh rekanan
1
Keberadaan dokumentasi proses pencapaian volume
1
Keberagaman atau diversifikasi bentuk dokumentasi proses pencapaian volume
1
Keberadaan dokumentasi komunikasi antara PPK dan penyedia sesuai dengan SSKK
1
Waktu atau tanggal realisasi volume sesuai jadwal kontrak
1
Realisasi spesifikasi sesuai jadwal kontrak
1
Kejelasan proses quality control atas capaian spesifikasi oleh rekanan
1
Keberadaan dokumentasi proses pencapaian spesifikasi
1
Keberagaman atau diversifikasi bentuk dokumentasi proses pencapaian spesifikasi
1
Keberadaan dokumentasi komunikasi antara PPK dan penyedia sesuai dengan SSKK
1
Waktu atau tanggal realisasi spesifikasi sesuai jadwal kontrak
1
Realisasi lokasi sesuai jadwal kontrak
1
Keberadaan dokumentasi lokasi
1
Keberagaman atau diversifikasi bentuk dokumentasi lokasi
1
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 40 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kelompok indikator
Jenis indikator
Efisiensi
Kode Modul
Hasil evaluasi kinerja
Nama indikator Keberadaan dokumentasi komunikasi antara PPK dan penyedia sesuai dengan SSKK
1
Waktu atau tanggal realisasi lokasi sesuai jadwal kontrak
1
Hasil skor capaian indikator kinerja manajemen fisik kontrak
17
c. Keuangan Kontrak Hasil evaluasi kinerja Pelaksanaan manajemen keuangan kontrak dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikator
Hasil evaluasi kinerja
Nama indikator
Penyerapan Ketepatan penyerapan sesuai pagu anggaran anggaran
1
Konsistensi Ketepatan penyerapan sesuai rencana penyerapan penarikan dana di dokumen anggaran anggaran
1
Surat perintah membayar (SPM) Keluaran
Keberadaan surat tagih pembayaran kontrak dari rekanan
1
Surat tagih pembayaran sesuai jadwal kontrak
1
Keberadaan dokumentasi proses pemeriksaan capaian volume, fisik dan lokasi kontrak
1
Keberadaan Berita Acara Serah Terima (BAST)
1
Keberadaan dokumentasi proses verifikasi tagihan pembayaran
1
SPM disahkan oleh PPSPM/PPK SKPD
1
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 41 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kelompok indikator
Jenis indikator Efisiensi
Kode Modul
Hasil evaluasi kinerja
Nama indikator Waktu atau tanggal SPM sesuai jadwal kontrak
1
Hasil skor capaian indikator kinerja manajemen keuangan kontrak
10
d. Pemeriksaan Hasil PBJP Hasil penilaian evaluasi kinerja Pelaksanaan Pemeriksaan hasil PBJP dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Kertas Kerja Pemeriksaan Hasil Pengadaan
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Berita Acara Serah Terima (BAST)
Keluaran
Nama indikator
Hasil evaluasi kinerja
Keberadaan SOP pemeriksaan hasil pengadaan
1
Keberadaan dokumentasi proses pemeriksaan capaian administrasi, fisik, volumen dan lokasi kontrak
1
Keberagaman atau diversifikasi bentuk dokumentasi proses pemeriksaan capaian administrasi, fisik, volumen dan lokasi kontrak oleh PPHP
1
Waktu pemeriksaan sesuai jadwal kontrak
1
Dokumen BAST sesuai SOP pemeriksaan hasil pengadaan dan atau standar dokumen yang berlaku umum (LKPP)
1
Kejelasan informasi spesifikasi, volume dan lokasi di BAST
1
BAST ditandatangani oleh PPHP dan pihak terkait yang berwenang
1
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 42 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kelompok indikator
Jenis indikator
Kode Modul
Hasil evaluasi kinerja
Nama indikator Waktu atau tanggal BAST sesuai jadwal kontrak
Efisiensi
1
Hasil skor capaian indikator kinerja pemeriksaan hasil kontrak
8
4. Evaluasi Kinerja Manajemen Informasi Aset a. Penyerahan Aset Hasil PBJP Hasil
penilaian
evaluasi
kinerja
Penyerahan
aset
hasil
PBJP
dapat
dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Laporan hasil PBJP
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Hasil evaluasi kinerja
Nama indikator Laporan hasil PBJP sesuai format/standar
1
Kejelasan informasi volume, spesifikasi, lokasi dan waktu pelaksanaan PBJP
1
Laporan ditandatangani oleh PPK
1
Keberadaan dokumen pendukung laporan sesuai ketentuan
1
Waktu penyampaian laporan sesuai jadwal (anggaran atau kebutuhan)
1
Hasil skor capaian indikator kinerja penyerahan aset
5
b. Penggunaan Aset Hasil PBJP Hasil
penilaian
evaluasi
kinerja
Penggunaan
aset
hasil
PBJP
dapat
dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikator
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Nama indikator
Hasil evaluasi kinerja
Halaman: 43 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kelompok indikator
Laporan penggunaan aset atau hasil PBJP
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Kode Modul
Nama indikator
Hasil evaluasi kinerja
Keberadaan dokumentasi penerimaan oleh PA/KPA atas Laporan hasil PBJP dari PPK
1
Laporan penggunaan aset sesuai format/standar
1
Kejelasan informasi pengguna aset
1
Kejelasan informasi status penggunaan aset
1
Keberadaan distribusi dokumen penggunaan aset sesuai ketentuan
1
Waktu penggunaan sesuai kebutuhan operasional unit
1
Hasil skor capaian indikator kinerja penggunaan aset
6
c. Pengamanan Aset Aspek Administrasi Hasil evaluasi kinerja aspek administrasi aset dalam rangka pengamanan aset hasil PBJP dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Laporan Barang Milik Negara/D aerah (BMN/D)
Jenis indikator
Keluaran
Efisiensi
Nama indikator Keberadaan dokumen sumber untuk pembukuan (entri data) sesuai ketentuan ada output aplikasi (register transaksi harian dalam SIMAK BMN) Ketepatan akun penyajian aset di laporan BMN dan neraca Waktu entri data ke aplikasi (SIMAK BMN) sama atau dekat dengan tanggal Surat Perintah Membayar (SPM)
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Hasil evaluasi kinerja 1 1 1
1
Halaman: 44 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Hasil skor capaian indikator kinerja aspek administrasi dalam rangka pengamanan aset
4
Aspek Hukum Aset Hasil evaluasi kinerja aspek hukum aset dalam rangka pengamanan aset hasil PBJP dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikato r
Hasil evaluasi kinerja
Nama indikator
Keberadaan dokumen kepemilikan BMN/D sesuai ketentuan Dokumen kepemilikan BMN/D Dokumen kepemeli Keluaran disimpan oleh pejabat yang berwenang (sesuai ketentuan) kan Barang Kejelasan informasi Daftar semua Milik bukti kepemilikan di pejabat yang Negara/D berwenang aerah Waktu penyerahan dokumen (BMN/D) kepemilikan ke pejabat berwenang Efisiensi sama atau dekat dengan tanggal Surat Perintah Membayar (SPM) Hasil skor capaian indikator kinerja aspek hukum dalam rangka pengamanan aset
1 1
1
1
4
Aspek Fisik Aset Hasil evaluasi kinerja aspek fisik aset dalam rangka pengamanan aset hasil PBJP dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Kartu Inventaris Barang Milik Negara/Dae rah (BMN/D)
Jenis indikator
Nama indikator
Keluaran
Kejelasan informasi di Kartu Inventaris Barang Keberadaan kode barang yang melekat di fisik BMN/D Keberadaan bukti/kontrak peminjaman/kontrak kerjasama jika BMN/D dipinjam pegawai atau dikerjasamakan dg pihak ketiga Keberadaan pengamanan fisik (seperti; pagar untuk aset
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Hasil evaluasi kinerja 1 1
1
1 Halaman: 45 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
tanah/bangunan atau password untuk komputer) Tanggal cetakan KIB sama dengan Efisiensi atau dekat dengan tanggal Surat Perintah Membayar (SPM) Hasil skor capaian indikator kinerja aspek fisik dalam rangka pengamanan aset
1 5
5. Evaluasi Kinerja Manajemen Ketersediaan Penyedia PBJP a.
Evaluasi Kinerja Penyedia PBJP dalam Proses Pelelangan Peran penyedia PBJP dalam proses penjelasan Hasil evaluasi kinerja “peran penyedia PBJP dalam proses penjelasan lelang” dapat dikembangkan sebagai berikut:
Kelompok indikator
Jenis indikator
Nama indikator
Keberadaan nama dan tanda tangan penyedia di Daftar hadir penjelasan lelang Keberadaan nama dan tanda Berita Acara Keluaran tangan penyedia di BAPL Penjelasan Keberadaan saran/feedback Lelang penyedia di notulensi (BAPL) penjelasan lelang Tanggal BAPL sama dengan Efisiensi atau dekat dengan tanggal Pelaksanaan penjelasan lelang Hasil skor capaian indikator kinerja ‘peran penyedia dalam proses penjelasan lelang’
Hasil evaluasi kinerja 1 1 1
1 4
Respon penyedia PBJP dalam pembuktian kualifikasi/klarifikasi/negosiasi. Hasil evaluasi kinerja “respon penyedia PBJP dalam proses pembuktian kualifikasi/klarifikasi/negosiasi” dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator Berita Acara pembuktian kualifikasi/kla
Jenis indikator Keluaran
Nama indikator Kebersediaan penyedia memberikan data yang dibutuhkan di pembukitan
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Hasil evaluasi kinerja 1
Halaman: 46 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
rifikasi/negosi asi
kualifikasi Kebersediaan penyedia menjawab pertanyaan klarifikasi dari pokja ULP Keberadaan data untuk alat negosiasi Kebersediaan penyedia menandatangani Berita Acara pembuktian kualifikasi/ klarifikasi/negosiasi Tanggal BA pembuktian Efisiensi kualifikasi/ klarifikasi/negosiasi sesuai dengan jadwal pelelangan Hasil skor capaian indikator kinerja respon penyedia PBJP dalam proses pembuktian kualifikasi/klarifikasi/negosiasi b.
1 1
1
1 5
Evaluasi Kinerja Penyedia dalam Proses Kontrak Ketaatan pada Jadwal Kontrak Hasil evaluasi kinerja “ketaatan penyedia PBJP pada jadwal kontrak” dapat dikembangkan sebagai berikut:
Kelompok indikator
Jenis indikator
Nama indikator
Penyedia mendatangani Laporan-laporan Keberadaan dokumentasi pendukung laporan-laporan Laporan Keluaran mobilisasi, Kejelasan informasi laporan laporan dan dokumentasi pendukung harian, laporan-laporan mingguan Laporan-laporan diperiksa dan bulanan oleh konsultan pengawas Tanggal laporan sesuai Efisiensi dengan jadwal mobilisasi dan jadwal kontrak Hasil skor capaian indikator kinerja ketaatan penyedia pada jadwal kontrak
Hasil evaluasi kinerja 1 1 1 1 1 5
Ketaatan pada Pencapaian Fisik (Kuantitas dan Kualitas) Kontrak
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 47 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Hasil evaluasi kinerja “ketaatan penyedia PBJP pada pencapaian fisik kontrak” dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikator
Hasil evaluasi kinerja
Nama indikator
Penyedia mendatangani Laporan-laporan Keberadaan dokumentasi pendukung laporan-laporan Keberagaman/diversifikasi Laporan dokumentasi pendukung Keluaran kemajuan laporan pekerjaan Kejelasan informasi laporan dan dan laporan dokumentasi pendukung penyelesaian laporan-laporan pekerjaan Laporan-laporan diperiksa oleh konsultan pengawas Tanggal laporan sesuai dengan Efisiensi jadwal mobilisasi dan jadwal kontrak Hasil skor capaian indikator kinerja ketaatan penyedia pada pencapaian fisik kontrak
1 1 1
1 1 1 6
6. Evaluasi Kinerja Kegiatan PBJP Melalui Swakelola Hasil evaluasi kinerja Kegiatan PBJP melalui swakelola dapat dikembangkan sebagai berikut: kinerja
“tahap
pelaksanaan
kegiatan
PBJP
melalui
swakelola”
dapat
dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Laporan pelaksanaan PBJP melalui swakelola
Jenis indikator
Keluaran
Nama indikator Keberadaan tim pelaksana swakelola Keberadaan KAK dan dokumen lain sebagai panduan pelaksanaan Keberadaan Dokumentasi pelaksanaan swakelola sesuai tuntutan KAK
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Hasil evaluasi kinerja 1 1
1 Halaman: 48 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Keberagaman/diversifikasi dokumentasi pelaksanaan swakelola Laporan pelaksanaan dibuat oleh tim pelaksana swakelola Tanggal laporan sesuai dengan Efisiensi jadwal swakelola Hasil skor capaian indikator kinerja kegiatan pelaksanaan swakelola
1 1 1 6
Kinerja “tahap pengawasan kegiatan PBJP melalui swakelola” dapat dikembangkan sebagai berikut: Kelompok indikator
Jenis indikator
Nama indikator
Keberadaan tim pengawas swakelola Keberadaan dokumentasi proses pengawasan kegiatan swakelola sesuai tuntutan KAK Keberagaman/diversifikasi Laporan dokumentasi pengawasan Keluaran pengawasan swakelola atas kegiatan Keberadaan proses PBJP melalui verifikasi/pengendalian dalam swakelola dokumentasi pengawasan swakelola Laporan pengawasan dibuat oleh tim pengawas Tanggal laporan sesuai dengan Efisiensi jadwal swakelola Hasil skor capaian indikator kinerja kegiatan pengawasan swakelola
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Hasil evaluasi kinerja 1 1
1
1
1 1 6
Halaman: 49 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
BAB V PELAPORAN EVALUASI KINERJA PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH Kepala instansi pemerintah menyampaikan laporan hasil evaluasi kinerja kegiatan PBJP untuk setiap program/kegiatan K/L/D/I yang dipimpinnya kepada atasan langsungnya. Laporan hasil evaluasi kinerja kegiatan PBJP memuat evaluasi penyerapan anggaran, konsistensi perencanaan dan implementasi, pencapaian keluaran dan efisiensi kegiatan PBJP. A. Format Laporan Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Format laporan evaluasi kinerja pengadaan/jasa merupakan bentuk laporan yang digunakan. Format tersebut dapat mengacu ke PMK 249/2011 tentang evaluasi kinerja yang memberikan bentuk deskripsi dengan poin-poin sebagai berikut: LAPORAN HASIL EVALUASI KINERJA ATAS PELAKSANAAN RKA K/L TA ... KEMENTERIAN/LEMBAGA .... 1. Kata pengantar 2. Daftar isi 3. Diskripsi program Berisi tinjauan mengenai tujuan dan sasaran program, termasuk mengenai model logika informasi kinerja, yang berisi uraian mengenai hubungan antara permasalahan, hasil, keluaran, kegiatan dan masukan. 4. Identifikasi dan keterlibatan pemangku kepentingan Berisi penjelasan mengenai keterlibatan pemangku kepentingan dalam proses evaluasi kinerja 5. Persiapan evaluasi kinerja Berisi penjelasan mengenai hal-hal apa yang akan dilakukan dalam proses evaluasi kinerja, termasuk penyusunan desain pengumpulan data 6. Pengumpulan data
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 50 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
Berisi penjelasan mengenai jenis data yang dibutuhkan dan mekanisme pengumpulannya. 7. Pengukuran dan penilaian Berisi mekanisme pengukuran dan penilaian yang didukung format beserta penjelasan mengenai perhitungan aspek-aspek kinerja. 8. Analisis Berisi penjelasan mengenai: a. hasil pengukuran dan penilaian untuk setiap aspek b. hasil pengukuran dan penilaian periode saat ini dengan periode sebelumnya. 9. Keterbatasan dalam proses evaluasi Berisi informasi mengenai kendala dan keterbatasan dalam proses evaluasi kinerja. 10. Kesimpulan dan rekomendasi Berisi kesimpulan dan rekomendasi untuk perbaikan lebih lanjut. Jika laporan hasil evaluasi kinerja kegiatan PBJP mengadopsi format laporan tersebut maka di bagian 7.pengukuran dan penilaian evaluasi kinerja PBJP memuat hasil evaluasi kinerja di tiap tahapan PBJP. Contoh hasil evaluasi kinerja tersebut dapat menggunakan hasil penilaian yang telah diungkap di bab IV. Hasil tersebut dapat ditampilkan dalam bentuk akumulasi penilaian sebagai berikut:
No. 1
2
3
Kinerja tahapan kegiatan PBJP EVALUASI KINERJA PERENCANAAN PBJP Hasil skor penilaian evaluasi kinerja RUP Hasil skor capaian indikator kinerja RPP EVALUASI KINERJA PEMILIHAN PENYEDIA Hasil skor capaian indikator kinerja dokumen pengadaan Hasil skor capaian indikator kinerja pelaksanaan pelelangan EVALUASI KINERJA MANAJEMEN KONTRAK
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
NILAI KINERJA sub skor % jumlah 22 16.42 9 13 23 17.16 12 11 45
33.58 Halaman: 51 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Hasil skor capaian indikator kinerja manajemen administrasi kontrak Hasil skor capaian indikator kinerja manajemen fisik kontrak Hasil skor capaian indikator kinerja manajemen keuangan kontrak Hasil skor capaian indikator kinerja pemeriksaan hasil kontrak EVALUASI KINERJA MANAJEMEN INFORMASI ASET Hasil skor capaian indikator kinerja penyerahan aset Hasil skor capaian indikator kinerja penggunaan aset Hasil skor capaian indikator kinerja aspek administrasi dalam rangka pengamanan aset Hasil skor capaian indikator kinerja aspek hukum dalam rangka pengamanan aset Hasil skor capaian indikator kinerja aspek fisik dalam rangka pengamanan aset EVALUASI KINERJA MANAJEMEN KETERSEDIAAN PENYEDIA PBJP Hasil skor capaian indikator kinerja ‘peran penyedia dalam proses penjelasan lelang’
4
5
Hasil skor capaian indikator kinerja respon penyedia PBJP dalam proses pembuktian kualifikasi/klarifikasi/negosiasi Hasil skor capaian indikator kinerja ketaatan penyedia pada jadwal kontrak Hasil skor capaian indikator kinerja ketaatan penyedia pada pencapaian fisik kontrak total hasil evaluasi kinerja PBJP
Kode Modul
10 17 10 8 24
17.91
20
14.93
134
100
5 6 4 4 5
4 5 5 6
Bagian yang lain dapat dikembangkan dengan informasi yang relevan untuk tiap hasil evaluasi kinerja PBJP di tiap tahapan kegiatan PBJP. B.
Distribusi Laporan Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Laporan hasil evaluasi kinerja PBJP didistribusikan oleh evaluator kepada pihak yang membutuhkan sesuai penugasan evaluasi kinerja kegiatan PBJP. Pihak yang membutuhkan hasil evaluasi kinerja kegiatan PBJP minimal terdiri dari: 1. Atasan langsung evaluator
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 52 dari 53
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
2. Pengguna
Anggaran/Kuasa
Kode Modul
Pengguna
Anggaran
K/L/D/I
yang
bersangkutan 3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang bersangkutan 4. Inspektorat K/L/D/I yang bersangkutan. 5. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).
Judul Modul: Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016
Halaman: 53 dari 53