Sistem Aplikasi eProcurement
Registrasi (Penyedia Barang/Jasa)
2015
Powered by ProMISE
KATA PENGANTAR
Buku “Panduan Penggunaan Aplikasi eProcurement” ini dibuat sebagai pedoman dalam mengoperasikan aplikasi eProcurement. eProcurement dikembangkan berdasarkan prosedur dan proses bisnis yang disesuaikan dalam lingkup PT. Jakarta Propertindo. Implementasi eProcurement dibuat dengan tujuan agar proses pengadaan dapat lebih cepat, efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan nilai tambah serta meningkatkan daya saing perusahaan. Ruang lingkup implementasi eProcurement saat ini mencakup proses pelaksanaan pengadaan dimana akan terus dikembangkan seiring dengan terjadinya perubahan kebijakan perusahaan. Demikian panduan ini disusun dengan harapan dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya sesuai dengan kebutuhan.
Jakarta, Desember 2015
Bagian e-Procurement
i
Daftar Isi KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... i Daftar Gambar ....................................................................................................................................iii Daftar Tabel ........................................................................................................................................iv I.
Registrasi Penyedia Barang/Jasa Perusahaan Lokal ........................................................... 1
II.
Registrasi Penyedia Barang / Jasa Perorangan Lokal ................................................................ 12
III.
Penutup ................................................................................................................................. 23
ii
Daftar Gambar
Gambar 1 : Registrasi Penyedia Barang/Jasa Perusahaan Lokal ........................................................................ 1 Gambar 2 : Form Data Perusahaan .................................................................................................................... 4 Gambar 3 : Form Data Pokok Perusahaan ......................................................................................................... 6 Gambar 4 : Tambah Bidang – Subbidang ........................................................................................................... 7 Gambar 5 : Form Tambah Master Bank ............................................................................................................. 8 Gambar 6 : Form Data Pengalaman ................................................................................................................... 9 Gambar 7 : Tambah Bidang Subbidang ............................................................................................................ 10 Gambar 8 : Upload File Kontrak dan BAST ....................................................................................................... 10 Gambar 9 : Form Konfirmasi Data Tersimpan Perusahaan .............................................................................. 11 Gambar 10 : Data Report Perusahaan Lokal .................................................................................................... 12 Gambar 11 : Registrasi Penyedia Barang/Jasa Perorangan Lokal .................................................................... 13 Gambar 12 : Form Data Perusahaan Perorangan ............................................................................................. 16 Gambar 13 : Form Data Pokok Perusahaan ..................................................................................................... 17 Gambar 14 : Tambah Bidang – Subbidang ....................................................................................................... 18 Gambar 15 : Form Tambah Master Bank ......................................................................................................... 19 Gambar 16 : Form Data Pengalaman ............................................................................................................... 20 Gambar 17 : Tambah Bidang Subbidang .......................................................................................................... 21 Gambar 18 : Upload File Kontrak dan BAST ..................................................................................................... 21 Gambar 19 : Form Konfirmasi Data Tersimpan Perorangan ............................................................................ 22 Gambar 20 : Data Report Perusahaan Perorangan .......................................................................................... 23
iii
Daftar Tabel
Tabel 1 : Data Input Form Data Perusahaan ...................................................................................................... 4 Tabel 2 : Data Input Form Data Pokok Perusahaan ........................................................................................... 6 Tabel 3 : Data Input Tambah Bidang - Subbidang .............................................................................................. 7 Tabel 4 : Data Input Form Tambah Master Bank ............................................................................................... 8 Tabel 5 : Data Input Form Data Pengalaman ..................................................................................................... 9 Tabel 6 : Data Input Form Data Perusahaan Perorangan ................................................................................. 16 Tabel 7 : Data Input Form Data Pokok Perusahaan ......................................................................................... 17 Tabel 8 : Data Input Tambah Bidang - Subbidang ............................................................................................ 18 Tabel 9 : Data Input Form Tambah Master Bank ............................................................................................. 19 Tabel 10 : Data Input Form Data Pengalaman ................................................................................................. 20
iv
I.
Registrasi Penyedia Barang/Jasa Perusahaan Lokal Calon mitra kerja yang ingin mendapatkan id login dan password dan mengikuti pengadaan
yang diadakan oleh PT. Jakarta Propertindo harus mendaftarkan diri terlebih dahulu dengan klik tombol pendaftaran seperti gambar dibawah ini.
Gambar 1 : Registrasi Penyedia Barang/Jasa Perusahaan Lokal
Dengan menu ini, aplikasi akan menampilkan formulir data perusahaan seperti yang terdapat pada Gambar 2. Field yang bertanda * (mandatory ) wajib di isi .
1
2
3
Gambar 2 : Form Data Perusahaan Tabel 1 : Data Input Form Data Perusahaan
Nama Field Nama Pengguna Nama Login
Password Retype Password Kualifikasi Asosiasi (optional) Mendaftar di Unit Nama Perusahaan
Keterangan User ID Isi nama pengguna dari yang perusahaan bersangkutan Isi Id Login yang diinginkan untuk digunakan mengakses aplikasi eProcurement. Jika Id sudah digunakan maka nantinya akan diberi pemberitahuan. Isi kata kunci yang digunakan sebagai verifikasi pengguna pada saat ingin mengakses aplikasi eProcuremennt Isi Konfirmasi kata kunci Data Perusahaan Pilih Kualifikasi perusahaan Pilih Asosiasi yang dimiliki perusahaan (dapat dikosongkan) Unit terdefault PT. Jakarta Propertindo Isi nama perusahaan 4
Alamat Propinsi Kode Pos Telepon Fax Nama Pimpinan Nomor KTP Email Pimpinan Kontak Kontak Email Kontak HP Homepage No NPWP Upload Dokumen NPWP No SP PKP Dokumen SP PKP No SIUJK Tanggal Berakhir SIUJK Dokumen SIUJK No SIUP Tanggal Berakhir SIUP Dokumen SIUP No Surat Ijin Usaha Lainnya Tanggal Terbit Surat Ijin Usaha Lainnya Dokumen Surat Izin Usaha Lainnya No Akta Pendirian perusahaan Tanggal Akta Dokumen Akta Pendirian dan Akta Pengesahan No Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir Tanggal Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir Dokumen Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir No Sertifikat Badan Usaha Tanggal Berakhir Sertifikat Badan Usaha (SBU) Dokumen Sertifikat Badan Usaha (SBU) No Surat Domisili Perusahaan (SDP) Tanggal berakhir Surat Domisili Perusahaan (SDP) Dokumen Surat Domisili Perusahaan (SDP) No Copy Laporan Keuangan tahun terakhir (audited) Dokumen Captcha Tombol Batal Tombol Lanjut
Isi alamat perusahaan Pilih propinsi perusahaan Isi Kode pos perusahaan Isi Telepon perusahaan Isi Fax perusahaan Isi Nama Pimpinan perusahaan Isi Nomor KTP pimpinan perusahaan Isi Email Pimpinan perusahaan Isi nama Kontak person perusahaan Isi Email Kontak person Isi Kontak HP Isi Alamat situs perusahaan ( jika ada ) Data Lainnya Isi nomor NPWP perusahaan. Jika No NPWP sudah ada maka akan diberikan pemberitahuan. Upload dokumen NPWP ( harus pdf ) Isi Nomor SP PKP Upload dokumen SP PKP ( harus pdf ) Isi Nomor Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi Pilih Tanggal berakhir Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi Upload dokumen SIUJK ( harus pdf ) Isi Nomor Surat Ijin Usaha Perorangan Pilih Tanggal berakhir Surat Ijin Usaha Perorangan Upload dokumen SIUP ( harus pdf ) Isi nomor Surat Ijin Usaha Lainnya Pilih Tanggal Terbit Surat Ijin Usaha Lainnya Upload dokumen surat izin usaha lainnya ( harus pdf ) Isi nomor Akta Pendirian perusahaan Pilih Tanggal Akta Pendirian perusahaan Upload dokumen Akta Pendirian/Perubahan terakhir perusahaan ( harus pdf ) Isi No Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir Pilih tanggal Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir Upload dokumen Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir ( harus pdf ) Isi nomor Sertifikat Badan Usaha Pilih Tanggal Berakhir SBU Upload dokumen SBU ( harus pdf ) Isi nomor Surat Domisili Perusahaan (SDP) Pilih Tanggal berakhir Surat Domisili Perusahaan (SDP) Upload dokumen Surat Domisili Perusahaan (SDP) ( haarus pdf ) Isi nomor Copy Laporan Keuangan tahun terakhir (audited) Upload dokumen Copy laporan keuangan tahun terakhir (Audited) ( harus pdf ) Isi captcha Membatalkan registrasi Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya
5
Setelah pengguna menekan tombol lanjut, maka aplikasi akan menampilkan formulir data pokok perusahaan seperti pada gambar berikut.
Gambar 3 : Form Data Pokok Perusahaan Tabel 2 : Data Input Form Data Pokok Perusahaan
Nama Field Tombol Tambah Tombol Aksi (Delete) Tombol Lanjut
Keterangan Untuk menambah data bidang-subbidang perusahaan Untuk menghapus bidang-subbidang usaha Untuk melanjutkan ke proses berikutnya
Pengguna dapat menekan tombol tambah untuk menambah data bidang-subbidang perusahaan. Setelah pengguna menekan tombol tambah, aplikasi akan menampilkan formulir tambah bidangsubbidang.
6
Gambar 4 : Tambah Bidang – Subbidang
Tabel 3 : Data Input Tambah Bidang - Subbidang
Nama Field Dropdown bidang usaha Checkbox subbidang usaha Tombol Pilih
Keterangan Untuk menampilkan daftar subbidang usaha yang sesuai dengan bidang usaha yang dikehendaki Untuk memilih subbidang usaha yang dikehendaki Untuk menambahkan bidang-subbidang usaha yang telah dipilih ke dalam data pokok perusahaan
Setelah pengguna menekan tombol pilih, maka aplikasi akan menampilkan daftar bidang-subbidang yang telah dipilih sebelumnya. Untuk melanjutkan ke proses berikutnya, pengguna dapat menekan tombol lanjut dan aplikasi akan menampilkan formulir tambah master bank.
7
Gambar 5 : Form Tambah Master Bank Tabel 4 : Data Input Form Tambah Master Bank
Nama Field Nama Bank Cabang Bank Alamat Kota Nomor Account Nama Pemegang Account Tombol Lanjut Tombol Lewat
Keterangan Pilih Nama bank yang digunakan Cabang bank tempat akun bank terdaftar Alamat bank terdaftar Kota tempat akun bank terdaftar Nomor akun bank perusahaan Nama pemegang akun bank perusahaan Untuk melanjutkan ke proses berikutnya Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya dengan tidak menyimpan data master bank.
Setelah pengguna menekan tombol lanjut, aplikasi akan menampilkan formulir data pengalaman .
8
Gambar 6 : Form Data Pengalaman
Tabel 5 : Data Input Form Data Pengalaman
Nama Field Nama Paket Pekerjaan Tambah (Bidang-subbidang) Lokasi Nama Alamat Telepon Nomor Tanggal Nilai Kontrak Kontrak BA Serah Terima Keterangan Pekerjaan Upload File Kontrak dan BAST Tombol Lanjut Tombol Lewat
Keterangan Nama Paket Pekerjaan dari pengalaman terakhir Pop-up untuk menambah data bidang-subbidang pengalaman perusahaan Lokasi pekerjaan Nama pemberi tugas pada pekerjaan ini Alamat pemberi tugas pada pekerjaan ini Telepon pemberi tugas pada pekerjaan ini Nomor kontrak pekerjaan Tanggal mulai kontrak pekerjaan Nilai kontrak pekerjaan Tanggal berakhir kontrak pekerjaan Tanggal berita acara serah terima pekerjaan Keterangan pekerjaan Upload file kontrak pekerjaan Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya dengan menyimpan data pengalaman Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya tanpa menyimpan data pengalaman 9
Gambar 7 : Tambah Bidang Subbidang
Gambar 8 : Upload File Kontrak dan BAST
Setelah pengguna menekan tombol lanjut atau skip, aplikasi akan menampilkan konfirmasi penyimpan data registrasi .
10
Gambar 9 : Form Konfirmasi Data Tersimpan Perusahaan
11
Pengguna dapat mencetak data registrasi dengan menekan tombol ”Cetak Data” pada halaman konfirmasi penyimpanan ini sedangkan untuk kembali kehalaman home tekan tombol ”Kembali”.
Gambar 10 : Data Report Perusahaan Lokal
II.
Registrasi Penyedia Barang / Jasa Perorangan Lokal Calon mitra kerja yang ingin mendapatkan id login dan password dan mengikuti pengadaan
yang diadakan oleh PT. Jakarta Propertindo harus mendaftarkan diri terlebih dahulu dengan klik tombol pendaftaran seperti gambar dibawah ini.
12
Gambar 11 : Registrasi Penyedia Barang/Jasa Perorangan Lokal
Dengan menu ini, aplikasi akan menampilkan formulir data perusahaan seperti yang terdapat pada Gambar 12 Field yang bertanda * ( mandatory ) wajib di isi .
13
14
15
Gambar 12 : Form Data Perusahaan Perorangan Tabel 6 : Data Input Form Data Perusahaan Perorangan
Nama Field Nama Pengguna Nama Login
Password Retype Password Nama Perusahaan Perorangan Alamat Propinsi Kode Pos Telepon Fax Mendaftar di Unit Email HP Pemilik No KTP / SIM / Passport Tanggal SIM / KTP / Passport Upload Dokumen SIM / KTP / Passport No NPWP Upload Dokumen NPWP No Surat Ijin Usaha Lainnya Tanggal Terbit Surat Ijin Usaha Lainnya Dokumen Surat Izin Usaha Lainnya No Bukti Setor Pajak Tahunan Tanggal Bukti Setor Pajak Tahunan Dokumen Bukti Setor Pajak Tahunan No Sertifikat Keahlian Tanggal Berakhir Sertifikat Keahlian Dokumen Sertifikat No CV Dokumen CV Captcha Tombol Batal Tombol Lanjut
Keterangan User ID Isi nama pengguna dari yang perusahaan bersangkutan Isi Id Login yang diinginkan untuk digunakan mengakses aplikasi eProcurement. Jika Id sudah digunakan maka nantinya akan diberi pemberitahuan. Isi kata kunci yang digunakan sebagai verifikasi pengguna pada saat ingin mengakses aplikasi eProcuremennt Isi Konfirmasi kata kunci Data Perorangan Isi nama perusahaan perorangan Isi alamat perusahaan perorangan Pilih propinsi perusahaan perorangan Isi Kode pos perusahaan perorangan Isi Telepon perusahaan perorangan Isi Fax perusahaan perorangan Unit terdefault PT. Jakarta Propertindo Isi Email perorangan Isi nomor HP Data Lainnya Isi Nomor KTP / SIM / Passport Pilih Tanggal KTP / SIM / Passport Upload Dokumen SIM / KTP / Passport ( harus pdf ) Isi nomor NPWP perusahaan. Jika No NPWP sudah ada maka akan diberikan pemberitahuan. Upload dokumen NPWP ( harus pdf ) Isi nomor Surat Ijin Usaha Lainnya Pilih Tanggal Terbit Surat Ijin Usaha Lainnya Upload dokumen surat izin usaha lainnya ( harus pdf ) Isi No Bukti Setor Pajak Tahunan Pilih Tanggal Bukti Setor Pajak Tahunan Upload Dokumen Bukti Setor Pajak Tahunan ( harus pdf ) Isi Nomor Sertifikat Keahlian Pilih Tanggal Berakhir Sertifikat Keahlian Upload dokumen ( harus pdf ) Isi Nomor CV Upload Dokumen CV ( harus pdf ) Isi captcha Membatalkan registrasi Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya
Setelah pengguna menekan tombol lanjut, maka aplikasi akan menampilkan formulir data pokok perusahaan perorangan seperti pada gambar berikut.
16
Gambar 13 : Form Data Pokok Perusahaan Tabel 7 : Data Input Form Data Pokok Perusahaan
Nama Field Tombol Tambah Tombol Aksi (Delete) Tombol Lanjut
Keterangan Untuk menambah data bidang-subbidang perusahaan Untuk menghapus bidang-subbidang usaha Untuk melanjutkan ke proses berikutnya
Pengguna dapat menekan tombol tambah untuk menambah data bidang-subbidang perusahaan. Setelah pengguna menekan tombol tambah, aplikasi akan menampilkan formulir tambah bidangsubbidang.
17
Gambar 14 : Tambah Bidang – Subbidang Tabel 8 : Data Input Tambah Bidang - Subbidang
Nama Field Dropdown bidang usaha Checkbox subbidang usaha Tombol Pilih
Keterangan Untuk menampilkan daftar subbidang usaha yang sesuai dengan bidang usaha yang dikehendaki Untuk memilih subbidang usaha yang dikehendaki Untuk menambahkan bidang-subbidang usaha yang telah dipilih ke dalam data pokok perusahaan
Setelah pengguna menekan tombol pilih, maka aplikasi akan menampilkan daftar bidang-subbidang yang telah dipilih sebelumnya. Untuk melanjutkan ke proses berikutnya, pengguna dapat menekan tombol lanjut dan aplikasi akan menampilkan formulir tambah master bank.
18
Gambar 15 : Form Tambah Master Bank Tabel 9 : Data Input Form Tambah Master Bank
Nama Field Nama Bank Cabang Bank Alamat Kota Nomor Account Nama Pemegang Account Tombol Lanjut Tombol Lewat
Keterangan Pilih Nama bank yang digunakan Cabang bank tempat akun bank terdaftar Alamat bank terdaftar Kota tempat akun bank terdaftar Nomor akun bank perusahaan Nama pemegang akun bank perusahaan Untuk melanjutkan ke proses berikutnya Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya dengan tidak menyimpan data master bank.
Setelah pengguna menekan tombol lanjut, aplikasi akan menampilkan formulir data pengalaman .
19
Gambar 16 : Form Data Pengalaman Tabel 10 : Data Input Form Data Pengalaman
Nama Field Nama Paket Pekerjaan Tambah (Bidang-subbidang) Lokasi Nama Alamat Telepon Nomor Tanggal Nilai Kontrak Kontrak BA Serah Terima Keterangan Pekerjaan Upload File Kontrak dan BAST Tombol Lanjut Tombol Lewat
Keterangan Nama Paket Pekerjaan dari pengalaman terakhir Pop-up untuk menambah data bidang-subbidang pengalaman perusahaan Lokasi pekerjaan Nama pemberi tugas pada pekerjaan ini Alamat pemberi tugas pada pekerjaan ini Telepon pemberi tugas pada pekerjaan ini Nomor kontrak pekerjaan Tanggal mulai kontrak pekerjaan Nilai kontrak pekerjaan Tanggal berakhir kontrak pekerjaan Tanggal berita acara serah terima pekerjaan Keterangan pekerjaan Upload file kontrak pekerjaan Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya dengan menyimpan data pengalaman Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya tanpa menyimpan data pengalaman
20
Gambar 17 : Tambah Bidang Subbidang
Gambar 18 : Upload File Kontrak dan BAST
Setelah pengguna menekan tombol lanjut atau skip, aplikasi akan menampilkan konfirmasi penyimpan data registrasi .
21
Gambar 19 : Form Konfirmasi Data Tersimpan Perorangan
Pengguna dapat mencetak data registrasi dengan menekan tombol ”Cetak Data” pada halaman konfirmasi penyimpanan ini sedangkan untuk kembali kehalaman home tekan tombol ”Kembali”.
22
Gambar 20 : Data Report Perusahaan Perorangan
III.
Penutup Dengan
adanya
buku
panduan
penggunaan
aplikasi
eProcurement,
diharapkan
mempermudah pengguna dalam mengoperasikan aplikasi eProcurement sesuai dengan pedoman yang terdapat dalam buku ini. Dengan kemudahan pengoperasian sistem, diharapkan proses pengadaan dapat lebih cepat, efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan nilai tambah serta meningkatkan daya saing perusahaan.
23
