Jasa

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 1 File Untuk Panitia Pengadaan Barang/Jasa

KATA PENGANTAR Petunjuk operasional ini membahas langkah demi langkah yang harus dilakukan panitia pengadaan barang/jasa di dalam aplikasi. Pembuatan petunjuk operasional ini untuk membantu panitia menggunakan aplikasi SPSE Versi 3.5. Diharapkan dengan adanya petunjuk operasional ini, panitia lebih mudah dalam menggunakan aplikasi dan dapat langsung melengkapi data‐data yang masih kurang ke dalam aplikasi SPSE. Walaupun dalam menyusun petunjuk operasional ini penulis telah berusaha menyampaikan materi secara lengkap dan terstruktur, tentunya setiap karya tidak ada yang benar‐benar sempurna sehingga mungkin petunjuk operasional ini kurang dapat memenuhi kebutuhan para pengguna aplikasi atau mungkin para pengguna aplikasi masih mengalami kesulitan atau masalah setelah membaca petunjuk operasional ini. Penulis membuka kesempatan lebar‐lebar bagi para pengguna aplikasi untuk melakukan konsultansi mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi, khususnya mengenai apa yang telah dijelaskan dalam petunjuk operasional ini melalui telepon/fax di 021‐7822803 ataupun email di [email protected]. Semoga petunjuk operasional ini cukup membantu memudahkan pekerjaan Anda dalam menggunakan aplikasi SPSE. Jakarta, Maret 2014 Penulis i

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ……………………………………………………………………………………………………………….

i

DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………………………………………………………

ii

PENDAHULUAN …………………………………………………………………………………………………………………….

1

I.

Hierarki Pembuatan Kode Akses Ke SPSE ………………………………………………………………….

1

II. Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE ……………….……………………………………………………….

2

III. Menu Aplikasi untuk Panitia ......................................................................................

3

A. Home ..................................................................................................................

3

B. Daftar Paket .......................................................................................................

5

B.1 Membuka Menu Daftar Paket ……………………………………………………………….

5

B.2 Membuat Paket Baru …………………………………………………………………………….

5

C. Berita ………..........................................................................................................

15

D. Lelang Non Eproc ................................................................................................

17

E. Log Akses ............................................................................................................

23

F. Ganti Password ...................................................................................................

24

G. Logout ................................................................................................................

26

IV. Proses Pengadaan Secara Elektronik Pengadaan Satu File ..........................................

26

V. Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) ....................................................................

41

A. Cara Menggunakan APENDO .........................................................................

41

B. Lupa Password APENDO ................................................................................

46

ii

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia PENDAHULUAN Untuk menciptakan proses pengadaan yang bersifat transparan, terbuka, menyatu, bersaing sehat, sesuai aturan dan dapat memudahkan untuk proses pengelolaan pengadaan barang/jasa, sejak tahun 2011 Kementerian Pertanian menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang dikembangkan oleh LKPP. Proses pengadaan barang/jasa secara elektronik ini pun didukung Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2010 dan Nomor 70 Tahun 2012. I.

Hierarki Pembuatan Kode Akses ke SPSE Pembuatan kode akses untuk aplikasi SPSE berjenjang. Untuk pembuatan kode akses panitia pengadaan barang/jasa dan PPK diproses oleh Admin Agency. Admin PPE (Pusat Pelayanan Elektronik) (PUSDATIN)

Admin Agency

Verifikator

Auditor

Helpdesk

(Itjen, BPK, dll)

(PUSDATIN)

(Biro Keuangan dan (PUSDATIN)

Perlengkapan)

Panitia

PPK

(Pokja ULP

(PPK Instansi)

Rekanan / Penyedia

Instansi)

Pengadaan Barang / Jasa

Gbr 1.1 Hierarki Pembuatan Kode Akses Panitia

1

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia II.

Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE Berikut merupakan alur pembuatan kode akses ke SPSE :

Gbr 2.1 Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE

Formulir isian untuk membuat User ID baru dan password atau pun pembuatan kepanitiaan untuk paket pengadaan baru dapat diunduh oleh panitia pengadaan barang/jasa dari website LPSE Kementerian pada menu Special Content.

Gbr 2.2 Formulir Pembuatan Kode Akses dan Pembuatan Kepanitiaan Paket Pengadaan Baru

2

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia III.

Menu Aplikasi Untuk Panitia A. HOME Untuk dapat masuk ke dalam menu

, langkah yang dilakukan panitia adalah :

.

1. Klik tombol

2. Masukkan User ID dan Password yang sudah diberikan oleh Admin Agency. 3. Klik tombol

.

Gbr 3.A.1 Halaman Login

Pada menu

ada beberapa informasi yang dibutuhkan oleh panitia pengadaan

barang/jasa terkait proses pengadaan yang sedang dilaksanakan.

3

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia

Gbr 3.A.2 Halaman Menu Home

Keterangan gambar : digunakan untuk memilih kepanitiaan

1.

sesuai dengan paket pengadaan yang akan dikerjakan; 2.

: digunakan untuk mengunduh Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) yang digunakan untuk membuka dokumen penawaran dari rekanan/penyedia pengadaan barang/jasa; : keterangan proses pengadaan yang ada di dalam

3.

aplikasi SPSE. Angka yang berada di dalam kurung () merupakan informasi jumlah pengadaan; : digunakan untuk mencari lelang yang

4.

dilaksanakan secara full e‐procurement menggunakan aplikasi SPSE. Ketikkan nama pengadaan yang ingin dicari kemudian klik tombol

;

5.

:

berisi

informasi mengenai kode lelang, nama lelang, tahapan lelang (jadwal lelang) dan jumlah peserta yang mengikuti pengadaan; Permasalahan!!! Tanya : Bagaimana bila panitia lupa password?

4

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia Jawab : panitia dapat mengirimkan e‐mail permintaan ke [email protected] untuk mereset password ke helpdesk LPSE dengan melampirkan informasi nama lengkap, user id dan NIP. B. DAFTAR PAKET B.1 Membuka Menu Daftar Paket Menu

digunakan oleh panitia untuk membuat paket baru. Informasi yang

ada pada menu adalah nama paket, status paket pengadaan (draft, sedang berjalan atau sudah selesai), satuan kerja yang menjadi penyelenggaran proses pengadaan dan sebuah link untuk melihat lembar kerja lelang (view lelang).

Gbr 3.B.1 Halaman Menu Daftar Paket

B.2 Membuat Paket Baru Untuk dapat mengumumkan paket pengadaan baru, panitia harus memprosesnya terlebih dahulu dengan memasukkan beberapa data utama ke dalam aplikasi melalui menu kemudian klik tombol

.

5


Gbr. 3.B.2 Halaman Menu Edit Paket

Keterangan gambar 1. Nama Paket : diisi dengan nama paket pengadaan yang akan dilaksanakan; 2. Lokasi Pekerjaan : diisi dengan alamat tempat pengadaan akan dilaksanakan. Lokasi pekerjaan bisa dilakukan dibanyak tempat. Bila lokasi pekerjaan lebih dari satu (1) dapat ditambahkan dengan cara mengklik tombol lokasi ada yang ingin dihapus, klik tombol

. Bila ada salah satu

pada bagian alamat yang ingin dihapus.

¾ Kabupaten : untuk mengisi kabupaten cukup dipilih salah satu kabupaten yang ada dalam aplikasi dengan mengklik

.

6

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia ¾ Detail Lokasi : diisi dengan alamat lengkap lokasi pekerjaan akan dilaksanakan. 3. Satuan Kerja : pilih satuan kerja dengan mengklik tombol 4. PPK : pilih PPK dengan mengklik tombol

.

.

5. Anggaran : diisi dengan data anggaran yang dipergunakan untuk proses pengadaan. ¾ Tahun : pilih tahun anggaran yang dipergunakan dengan mengklik tombol . ¾ Sumber Dana : pilih sesuai dengan sumber dana yang dipergunakan dengan mengklik tombol

.

¾ Kode : diisi sesuai dengan RKAKL mulai dari kode kementerian hingga kode akun (untuk APBN). ¾ Nilai : diisi dengan nilai total yang tertera pada sumber dana. 6. Nilai Pagu Paket : diisi dengan nilai pagu paket. 7. No Surat Rencana Pelaksanaan : diisi dengan nomor surat rencana pelaksanaan yang dibuat oleh PPK untuk panitia pengadaan barang/jasa. Bila data edit paket sudah diisi lengkap, klik tombol

untuk membuat

draft lelang. Setelah itu, untuk mengumumkan paket pengadaan yang masih dalam bentuk draft, panitia memilih

untuk masuk ke halaman Lelang Baru.

Gbr 3.B.3 Halaman Menu Daftar Paket

7


Gbr 3.B.4 Halaman Lelang Baru

Keterangan gambar 1. Kode Lelang : kode lelang secara otomatis dibuat oleh aplikasi. 2. Paket Lelang : sudah dimasukkan oleh panitia saat pembuatan draft paket pengadaan. 8


3. Kategori : diisi dengan kategori paket pengadaan dengan mengklik tombol

.

4. Jenis Pelelangan : diisi dengan jenis pelelangan yang sesuai dengan mengklik tombol . 5. Metode : dipilih sesuai dengan metode yang sesuai dengan mengklik tombol

.

6. Kualifikasi Usaha : diisi dengan kualifikasi usaha yang sesuai dengan mengklik tombol . 7. Nilai Pagu Paket : sudah otomatis terisi saat panitia menginput nilai pagu di halaman edit paket. 8. Nilai HPS : diisi dengan nilai HPS paket pengadaan. 9. Lokasi Pekerjaan : lokasi pekerjaan sudah secara otomatis terisi saat saat panitia menginput nilai pagu di halaman edit paket. 10. Jenis Kontrak : ¾ Cara Pembayaran : diisi dengan cara pembayaran yang akan dilakukan oleh panitia. Pemilihan cara pembayaran dilakukan dengan cara mengklik tombol . ¾ Pembebanan Tahun Anggaran : diisi dengan informasi mengenai pembebanan tahun anggaran pelaksanaan pengadaan, pembebanan tahun anggaran tunggal atau jamak. Pengisian pembebanan tahun anggaran dilakukan dengan cara mengklik tombol

.

¾ Sumber Pendanaan : merupakan informasi mengenai apakah pengadaan boleh diikuti oleh rekanan/penyedia tunggal atau konsorsium (penggabungan rekanan/penyedia). Pemilihan suber pendanaan dilakukan dengan cara mengklik tombol

.

11. Syarat Kualifikasi : syarat kualifikasi wajib diisi oleh panitia pengadaan barang/jasa karena penginputan syarat kualifikasi akan dipergunakan panitia pada saat evaluasi kualifikasi. Cara memasukkan syarat kualifikasi, panitia klik [ Detail Kualifikasi ].

9


Gbr 3.B.5 Halaman Menu Checklist Syarat Administrasi

Keterangan gambar a) Ijin Usaha : syarat ijin usaha dimasukkan oleh panitia sesuai kebutuhan. Panitia harus mencentang

terlebih dahulu sebelum memasukan ijin usaha yang

dibutuhkan oleh panitia. Bila tidak dicentang, penulisan ijin usaha tidak akan tersimpan di aplikasi. Bila data ijin usaha butuh kolom tambahan, panitia dapat mengklik tombol

. Bila panitia ingin menghapus salah satu ijin

usaha, panitia dapat mengklik tombol

.

b) Kewajiban pelunasan pajak : dimasukkan sesuai bulan dan tahun yang dibutuhkan oleh panitia yang dapat menunjang proses pengadaan. Panitia harus mencentang terlebih dahulu sebelum memasukan kewajiban pelunasan pajak yang dibutuhkan oleh panitia. Bila panitia membutuhkan syarat tambahan lain, panitia dapat mengklik tombol

. Jika tidak dicentang, syarat kualifikasi tidak

akan tersimpan di aplikasi. Bila panitia ingin menghapus salah satu syarat kualifikasi, panitia dapat mengklik tombol

.

Bila semua syarat kualifikasi sudah dimasukkan, klik tombol tombol

kemudian klik

untuk kembali ke halaman Lelang Baru.

10

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia 12. Jadwal Lelang : yang dimasukkan oleh panitia ke dalam aplikasi merupakan jadwal berdasarkan peraturan yang diatur di dalam peraturan hukum yang berlaku (saat petunjuk operasional ini dibuat, menggunakan PP No.54 dan 70). Panitia memasukkan jadwal lelang dengan mengklik tombol semua jadwal terisi, klik tombol

dan pilih tanggal yang sesuai. Setelah kemudian klik tombol

untuk

kembali ke halaman Lelang Baru.

Gbr 3.B.6 Halaman Jadwal Lelang

Tombol

digunakan oleh panitia bila ada proses pengadaan yang

dilaksanakan dengan waktu yang bersamaan. Panitia dapat menghemat waktu dengan memilih jadwal lelang yang paling sesuai dengan mengklik tombol tombol

kemudian klik

.

11

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia 13. Dokumen Lelang : dokumen yang dimasukkan adalah RKS dalam bentuk PDF maupun word dengan cara mengklik tombol

. Selama Lelang Baru belum

diumumkan oleh Ketua panitia pengadaan barang/jasa, panitia dapat menghapus RKS lama dengan mengklik tombol

.

Setelah semua field pada halaman Lelang Baru, klik tombol

bila keluar kotak

dialog yang menanyakan kebenaran data yang dimasukkan, klik tombol

sehingga akan muncul secara otomatis Pakta Integritas pada akun Ketua panitia pengadaan barang/jasa.

Gbr 3.B.7 Halaman Kotak Dialog Pengecekan Isi Data

12


Gbr 3.B.8 Halaman Pakta Integritas

Untuk mengumumkan paket lelang yang sudah diinputkan data dasarnya, Ketua panitia pengadaan barang/jasa harus mengklik tombol

. Setelah mengklik

tombol tersebut, akan keluar kotak dialog notifikasi kembali untuk meyakinkan Ketua 13

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia panitia apakah data yang akan diumumkan sudah benar. Bila Ketua panitia sudah yakin data yang akan diumumkan benar, klik tombol ditekan, secara otomatis, tombol

. Bila tombol

sudah

akan menghilang dan data

dokumen RKS tidak dapat diedit kembali. Bila posisi halaman Edit Lelang sudah seperti gambar 3.B.9 Halaman Edit Lelang, maka pengadaan secara elektronik sudah mulai dilakukan dan pengumuman akan secara otomatis muncul di aplikasi sesuai tanggal yang dimasukkan ke dalam menu Jadwal Lelang.

Gbr 3.B.9 Halaman Edit Lelang

14

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia Permasalahan!!! Tanya : Bagaimana bila data yang diinputkan terdapat kesalahan? Jawab : Selama pengadaan masih dalam bentuk draft, data yang diinputkan masih dapat diedit oleh panitia. C. BERITA Pada menu

, panitia dapat memasukkan data pengadaan yang butuh diketahui

oleh rekanan/penyedia pengadaan barang/jasa.

Gbr 3.C.1 Halaman Menu Berita

Untuk memasukkan data ke dalam menu

, panitia menekan tombol

kemudian isi Judul, Isi, dan Attachment (bila ada data yang akan dilampirkan) dengan menekan tombol

kemudian klik tombol

. Disarankan agar

panitia tidak menghapus segala data yang sudah dimasukkan ke dalam menu

agar

bila dibutuhkan data lama, data lama tersebut masih dapat dicari di dalam aplikasi.

15


Gbr 3.C.2 Halaman Edit Berita

Bila terdapat kesalahan saat memasukkan data pada menu

. Perubahan dapat

dilakukan dengan cara mengklik Judul berita, kemudian lakukan perubahan berita yang dibutuhkan. Menghapus lampiran dapat dilakukan dengan mengklik tombol perubahan sudah berhasil dilakukan klik tombol

. Bila

agar perubahan yang dilakukan

disimpan oleh aplikasi.

16


Gbr 3.C.3 Alur Mengubah Data Berita

Bila ada data yang ingin dihapus, centang terlebih dahulu


. D. LELANG NON E‐PROC Menu

digunakan oleh panitia bila panitia hanya ingin mengumumkan

pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan dalam sebuah instansi tetapi proses pengerjaan masih dilakukan secara manual.

17


Gbr 3.D.1 Halaman Menu Lelang Non E‐Proc

Pada menu ini terdapat dua macam lelang yaitu : 1. Pengumuman Model A : pengumuman ini digunakan bila panitia hanya mengumumkan satu paket pengadaan saja.

Gbr 3.D.2 Halaman Form Pengumuman Model A

18

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia Untuk dapat mengakses halaman ini, panitia mengklik tulisan Pengumuman Model A. Keterangan gambar 1. Metode Pemilihan : panitia memilih metode pemilihan yang akan dilaksanakan untuk pengadaan yang berjalan dengan cara mengklik tombol radio button; 2. Satuan Kerja : panitia memilih satuan kerja sesuai dengan instansi yang melaksanakan proses pengadaan dengan cara mengklik tombol

;

3. Tahun Anggaran : panitia memilih tahun anggaran penggunaan dana untuk proses ;

pengadaan yang akan diumumkan dengan cara mengklik tombol

4. Nomor Pengumuman : diisi sesuai dengan nomor pengumuman pengadaan; 5. Nama Paket : diisi dengan nama paket pengadaan yang akan dilaksanakan; 6. Pagu Anggaran : diisi dengan nilai pagu anggaran paket pengadaan. Angka yang dimasukkan dapat dipisahkan dengan tanda titik (.); 7. HPS : diisi dengan nilai HPS paket pengadaan. Angka yang dimasukkan dapat dipisahkan dengan tanda titik (.); 8. Syarat Pengambilan Dokumen : diisi dengan informasi syarat pengambilan dokumen yang harus dibawa/diserahkan rekanan kepada panitia saat mendaftar; 9. Tanggal dan Waktu Pengambilan Dokumen : diisi dengan waktu pengambilan dokumen dengan cara mengklik tombol

. Karena proses pengadaan dilakukan

secara manual maka sebaiknya informasi waktu pengambilan dokumen jelas; 10. Tempat Pengambilan Dokumen : diisi dengan lokasi pengambilan dokumen. Karena proses pengadaan dilakukan secara manual maka sebaiknya informasi lokasi pengambilan dokumen jelas; 11. Keterangan Lain : diisi dengan informasi yang memudahkan rekanan seperti lokasi ULP, tanggal pelaksanaan Aanwidjzing, dll. Bila semua data sudah dimasukkan dan akan segera diumumkan, maka panitia mengklik tombol

tetapi bila memang pengumuman masih ingin

disimpan sebagai draft, panitia dapat menekan tombol

.

19

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia 2. Pengumuman Model B : pengumuman ini digunakan untuk mengumumkan banyak paket pekerjaan termasuk pekerjaan konstruksi. Khusus untuk pekerjaan konstruksi 1 (satu) paket, panitia mengumumkan paket pengadaannya dengan menu ini.

Gbr 3.D.3 Halaman Form Pengumuman Model B

Untuk dapat mengakses halaman ini, panitia mengklik tulisan Pengumuman Model B. Bila semua data sudah dimasukkan dan akan segera diumumkan, maka panitia mengklik tombol

tetapi bila memang pengumuman masih ingin

disimpan sebagai draft, panitia dapat menekan tombol

.

20

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia Keterangan gambar 1. Metode Pemilihan : panitia memilih metode pemilihan yang akan dilaksanakan untuk pengadaan yang berjalan dengan cara mengklik tombol radio button; 2. Satuan Kerja : panitia memilih satuan kerja sesuai dengan instansi yang melaksanakan proses pengadaan dengan cara mengklik tombol

;

3. Tahun Anggaran : panitia memilih tahun anggaran penggunaan dana untuk proses pengadaan yang akan diumumkan dengan cara mengklik tombol

;

4. Nomor Pengumuman : diisi sesuai dengan nomor pengumuman pengadaan; 5. Nama Paket : diisi dengan nama paket pengadaan yang akan dilaksanakan. Bila paket pengadaan lebih dari satu (1) maka panitia dapat menambahkan baris nama paket dengan menekan tombol dihapus, panitia cukup menekan tombol

dan bila ada nama paket yang ingin ;

6. Pagu Anggaran : diisi dengan nilai pagu anggaran paket pengadaan. Angka yang dimasukkan dapat dipisahkan dengan tanda titik (.); 7. HPS : diisi dengan nilai HPS paket pengadaan. Angka yang dimasukkan dapat dipisahkan dengan tanda titik (.); 8. Bidang/Sub Grade/Grade : diisi dengan nilai yang sesuai dengan paket pengadaan yang akan dilaksanakan (grade A, dll); 9. Syarat Pengambilan Dokumen : diisi dengan informasi syarat pengambilan dokumen yang harus dibawa/diserahkan rekanan kepada panitia saat mendaftar; 10. Hari dan Tanggal : diisi dengan waktu pengambilan dokumen dengan cara mengklik tombol

. Karena proses pengadaan dilakukan secara manual maka sebaiknya

informasi waktu pengambilan dokumen jelas; 11. Tempat Pengambilan Dokumen : diisi dengan lokasi pengambilan dokumen. Karena proses pengadaan dilakukan secara manual maka sebaiknya informasi lokasi pengambilan dokumen jelas; 12. Keterangan Lain : diisi dengan informasi yang memudahkan rekanan seperti lokasi ULP, tanggal pelaksanaan Aanwidjzing, dll.

21

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia Data yang dimasukkan dalam form Pengumuman Model A dan Pengumuman Model B akan muncul pada halaman menu

.

Gbr 3.D.4 Halaman Menu Lelang Non E‐Proc

Keterangan gambar 1. Tahun Anggaran : digunakan untuk melihat pengumuman yang berada ditahun anggaran tertentu. Pilih data pengumuman dari tahun anggaran yang diinginkan dengan cara mengklik tombol

. Bila tahun anggaran sudah dipilih maka secara

otomatis, data pengumuman yang ditampilkan adalah pengumuman yang berada di bawah tahun anggaran tersebut; 2. Pencarian : digunakan untuk mencari pengumuman tertentu dalam satu (1) tahun anggaran tertentu. Metode pencarian menggunakan data nomor pengumuman; 3. No : merupakn nomor urut pengumuman; 4. Nomor Pengumuman : berisi nomor pengumuman dari paket pengadaan yang akan diumumkan; 5. Jumlah Paket : berisi informasi jumlah paket pengadaan yang akan dilaksanakan; 6. Tanggal Dibuat : berisi informasi tanggal pembuatan pengumuman; 7. Status : berisi informasi status pengadaan, masih berupa draft atau sudah diumumkan (terbit). 22

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia Bila ingin mengubah status pengumuman dari draft menjadi terbit maka, panitia klik nomor pengumuman dari pengumuman yang ingin diumumkan kemudian klik tombol .

Gbr 3.D.5 Halaman Pengumuman Pengadaan Non E‐Proc

Pengumuman lelang non e‐proc yang sudah berstatus terbit dapat dilihat oleh rekanan/penyedia melalui menu Cari Lelang Non Eproc di halaman utama website LPSE Kementerian Pertanian. E. LOG AKSES Menu

merupakan catatan akses terakhir yang dilakukan oleh pengguna. Pada

menu ini terdapat keterangan waktu pengguna login dan logout aplikasi serta keterangan lokasi tempat aplikasi diakses dalam bentuk alamat IP. 23


Gbr 3.D.1 Halaman Log Akses

Menu log akses ini tidak dapat diubah oleh pengguna dan secara otomatis dilakukan oleh sistem. Sebaiknya menu ini diakses secara rutin, jika pengguna merasa tidak pernah login seperti yang tercatat pada menu log akses, kemungkinan ada orang lain yang menggunakan password pengguna sehingga disarankan agar pengguna segera mengganti password awal. F. GANTI PASSWORD Bila pengguna ingin mengubah password awal yang diberikan oleh Admin Agency, penguna dapat menggunakan menu

. Pengguna harus menginputkan password lama,

masukkan password baru dan mengetikkan ulang password baru kemudian klik tombol . Ketika password sudah diganti, maka saat login kembali, panitia harus menggunakan password terbaru.

24


Gbr 3.F.1 Halaman Menu Ganti Password

Keterangan gambar 1. Password Lama : ketikkan password awal yang diberikan oleh Admin Agency. 2. Password Baru : ketikkan password baru yang diinginkan oleh pengguna dengan panjang password minimal 6 karakter. 3. Ulangi Password : ketikkan ulang password baru yang diinginkan oleh pengguna. Tips membuat password yang aman: 1. Panjang password minimal 12 karakter dengan kombinasi huruf dengan angka, misal p455w0rd 4dm1n. 2. Jangan gunakan informasi pribadi seperti nama anak, nama pasangan, tahun lahir, dll untuk password Anda. 3. Ubah password secara berkala, misal password diubah setiap 6 bulan sekali. 4. Jangan samakan password dengan user ID Anda. 25

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia G. LOGOUT Menu

digunakan bila pengguna sudah selesai melakukan proses yang

dilakukannya. Sebaiknya menu

tetap dipergunakan meskipun komputer yang

digunakan komputer pribadi untuk melindungi keamanan data. IV.

Proses Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik Pengadaan dengan Satu File 1. Login (Bagian III.A). 2. Pilih kepanitiaan yang sesuai dengan paket pengadaan yang akan dilaksanakan dengan menekan tombol

.

Gbr 4.1 Halaman Home

3. Isi menu

dan ikuti langkah bagian B.1 dan B.2.

4. Pada tahapan ini, panitia belum dapat melihat nama rekanan/penyedia yang mengikuti proses pengadaan. Dihalaman View Lelang, saat Aanwidjzing / pemberian penjelasan akan muncul pemberitahuan jumlah pertanyaan yang masuk dari rekanan/penyedia. Panitia dapat menjawab pertanyaan rekanan/penyedia selama jangka waktu yang sudah ditentukan. Untuk menjawab pertanyaan rekanan/penyedia, panitia mengklik tulisan [Kirim Penjelasan] / [Penjelasan Lelang].

26


Gbr 4.2 Halaman Home Untuk Aanwidjzing

Pada halaman Penjelasan Lelang klik tombol

untuk menjawab

pertanyaan dari rekanan/penyedia. Kolom dokumen dan bab pada form jawaban diisi sama dengan isi dari form pertanyaan rekanan/penyedia. Sedangkan kolom uraian diisi dengan kode pengirim baru diisi dengan jawaban pertanyaan dari rekanan/penyedia. Bila ada data dukung untuk menjawab pertanyaan rekanan/penyedia, panitia dapat .

melampirkan dokumen tersebut dengan menekan tombol Setelah semua form terisi, klik tombol

untuk mengirimkan jawaban.

Gbr 4.3 Halaman Form

27


Gbr 4.4 Halaman Penjelasan Lelang

5. Tahap pembukaan dokumen penawaran dilakukan oleh panitia dengan menggunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO). Penggunaan APENDO dapat dilihat pada bagian V.A. Setelah dokumen penawaran berhasil di deskripsi, panitia harus memasukkan harga penawaran dengan cara mengklik menu [Memasukkan Harga Penawaran] pada halaman View Lelang.

28


Klik [Memasukkan Harga Penawaran] untuk memasukkan harga penawaran rekanan

Gbr 4.5 Halaman View Lelang

Gbr 4.6 Halaman Pemasukan Harga Penawaran dan Terkoreksi

29

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia Keterangan gambar 1. Nama penyedia barang/jasa : otomatis terisi dengan nama perusahaan yang mendaftar dan memasukkan dokumen penawaran; 2. Harga penawaran : diisi dengan harga penawaran yang diajukan oleh rekanan/penyedia. Angka dapat dipisahkan dengan tanda titik (.) untuk memudahkan penulisan; 3. Harga terkoreksi : dikosongkan terlebih dahulu. Harga terkoreksi akan dimasukkan pada tahapan evaluasi penawaran bagian evaluas harga; 4. Keterangan : diisi dengan catatan yang diperlukan oleh panitia. Bila sudah selesai mengisi form pemasukan harga penawaran dan terkoreksi, klik tombol

dan hasil input harga penawaran akan terlihat pada halaman View

Lelang.

Gbr 4.7 Halaman View Lelang Data Harga Penawaran

6. Pada tahap evaluasi penawaran panitia melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga dari dokumen penawaran yang sudah dikirimkan oleh rekanan/penyedia. Panitia harus melakukan semua proses evaluasi mulai dari evaluasi administrasi, teknis dan harga karena setiap hasil evaluasi sebelumnya akan mempengaruhi evaluasi berikutnya. Bila semua evaluasi sudah diinputkan, panitia dapat menginputkan BA 30

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia Evaluasi Penawaran pada menu Dokumen Berita Acara / Informasi Lainnya di halaman View Lelang. Cara menginputkan evaluasi penawaran dengan cara mengklik [Evaluasi Lelang].

Gbr 4.8 Halaman View Lelang Menu Evaluasi Lelang

Sebelum melakukan evaluasi, panitia sebaiknya mengecek informasi daftar hitam terlebih dahulu dengan mengklik Informasi Daftar Hitam LKPP. Bila peserta lelang tidak terdaftar pada daftar hitam LKPP, panitia melakukan evaluasi administrasi dengan cara mencentang

untuk perusahaan yang lulus tahap evaluasi administrasi. Bila

perusahaan tidak lulus maka kolom alasan wajib diisi dengan minimal 10 karakter. Kemudian klik tombol

.

31


Gbr 4.9 Halaman Evaluasi Administrasi

Selanjutnya lakukan evaluasi teknis dengan cara mengklik Evaluasi Teknis. Panitia melakukan evaluasi teknis dengan cara mencentang

untuk perusahaan yang lulus

tahap evaluasi. Bila perusahaan tidak lulus maka kolom alasan wajib diisi dengan minimal 10 karakter. Kemudian klik tombol

.

32


Gbr 4.10 Halaman Evaluasi Teknis

Evaluasi terakhir yang dilakukan pada tahapan Evaluasi Penawaran adalah Evaluasi Harga. Untuk melakukan evaluasi ini, panitia menekan Evaluasi Harga dan melakukan evaluasi harga dengan mengisi harga terkoreksi dan mencentang

untuk

perusahaan yang lulus tahap evaluasi. Harga yang melebihi HPS dan pagu akan diberikan notifikasi oleh aplikasi. Bila perusahaan tidak lulus maka kolom alasan wajib diisi dengan minimal 10 karakter. Kemudian klik tombol

.

33


Gbr 4.11 Halaman Evaluasi Harga

Bila semua tahapan evaluasi penawaran sudah dilakukan, panitia dapat mengupload BA Evaluasi Penawaran pada halaman View Lelang pada menu Dokumen Berita Acara / Informasi Lainnya.

34


Gbr 4.12 Halaman Dokumen Berita Acara / Informasi Lainnya

Upload BA Evaluasi Penawaran tekan tombol dilampirkan selanjutnya klik tombol

dan pilih BA yang akan

.

7. Panitia akan melakukan evaluasi dokumen kualifikasi dan pembuktian kualifikasi kepada rekanan/penyedia yang telah lulus dari tahapan evaluasi penawaran. Klik [Evaluasi Lelang] dan Evaluasi Kualifikasi.

35


Gbr 4.13 Halaman Evaluasi Kualifikasi

Untuk melakukan evaluasi kualifikasi, klik nama perusahaan terlebih dahulu kemudian centang

untuk perusahaan yang lulus lulus pembuktian dokumen kualifikasi. Bila

perusahaan tidak lulus maka kolom alasan wajib diisi dengan minimal 10 karakter. Kemudian klik tombol

.

Bila pada halaman Ceklist Evaluasi dokumen kualifikasi yang dimiliki rekanan/penyedia tidak lengkap dan salah satu

tidak tercentang, maka otomatis, perusahaan tersebut

dianggap tidak lulus evaluasi kualifikasi.

36


Gbr 4.14 Halaman Ceklist Evaluasi

8. Setelah melakukan evaluasi dokumen kualifikasi dan pembuktian kualifikasi, panitia mengupload berita acara pelelangan pada halaman View Lelang pada menu Dokumen Berita Acara / Informasi Lainnya. Upload BA Hasil Pelelangan dengan cara tekan tombol dan pilih BA yang akan dilampirkan selanjutnya klik tombol

.

9. Penetapan pemenang hanya dapat dilakukan oleh Ketua panitia pengadaan barang/jasa dengan cara klik [Evaluasi Lelang] dan Evaluasi Akhir. Masukkan urutan pemenang dan pilih radio button klik tombol

untuk rekanan yang ditetapkan sebagai pemenang. Kemudian dan

.

37


Gbr 4.15 Halaman Evaluasi Akhir

Bila Ketua sudah menekan tombol

maka

seluruh tombol pada tahapan Evaluasi Akhir akan menghilang.

38


Gbr 4.16 Halaman Evaluasi Akhir

10. Tugas Ketua panitia selanjutnya adalah mengumumkan pemenang pengadaan. Untuk mengumumkan, Ketua panitia mengklik [Pengumuman Pemenang] pada halaman View Lelang. Kemudian pada halaman Undangan Lelang klik tombol

.

Gbr 4.17 Halaman Undangan Lelang

Bila tombol

sudah diklik maka seluruh tombol pada halaman ini akan

menghilang. Sehingga bila panitia kembali ke halaman View Lelang, akan terlihat 39

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia rangkuman proses pengadaan yang sudah dilakukan oleh panitia. Rangkuman pengadaan pun dapat dicetak dalam bentuk PDF dengan mengklik tombol .

Gbr 4.18 Halaman View Lelang

11. Untuk menjawab sanggahan dari rekanan pada tahapan Masa Sanggah Hasil Lelang klik [Lihat Sanggahan] pada halaman View Lelang.

Gbr 4.19 Halaman Sanggahan Lelang

40

Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Panitia Untuk menjawab klik [Balas] dan isi form serta lampirkan data penunjang dengan mengklik tombol


.

Gbr 4.20 Halaman Form Balas Sanggahan Lelang

12. Surat penunjukkan penyedia barang/jasa dilakukan penginputan oleh PPK. Untuk cara penginputan SPPBJ dapat dilihat pada Petunjuk Operasional Untuk PPK. 13. Penandatanganan kontrak dilakukan penginputan oleh PPK. Untuk cara penginputan kontrak dapat dilihat pada Petunjuk Operasional Untuk PPK. V.

Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) A. Cara Penggunaan APENDO 1. Unduh APENDO dari menu

kemudian pilih menu Apendo. Panitia akan

diarahkan ke website inaproc lkpp untuk mengunduh Apendo. Unduh Apendo versi 3.1.2 – Windows dengan cara mengklik tulisan Download. Simpan file Apendo pada folder yang mudah ditemukan.

41


Gbr 5.A.1 Alur Download Apendo

2. Buka aplikasi dengan cara, buka folder hasil unduh > apendo panitia > bin > apendo.exe

Gbr 5.A.2 Alur Mengakses Apendo

3. Masukkan User ID dan Password default Apendo. User id : lpselkpp dan password : panitialpse kemudian klik tombol

.

42


Gbr 5.A.3 Halaman Awal Apendo Panitia

4. Isi halaman Password dan Kunci terlebih dahulu sebelum melakukan proses deskripsi dokumen penawaran. Sebelum halaman ini diisi, panitia tidak akan dapat melakukan proses deskripsi dokumen penawaran. Setelah form diisi semua, panitia mengklik tombol

.

43


Gbr 5.A.4 Halaman Setting/ Password dan Kunci

Keterangan gambar 1. User ID : diisi dengan user id yang panitia inginkan; 2. Password Lama : diisi dengan password default Apendo; 3. Password Baru : diisi dengan password baru yang panitia inginkan; 4. Konfirmasi : ketik ulang password baru; 5. Jika Anda Lupa Password atau User ID Anda : pertanyaan yang dipilih oleh panitia akan membantu panitia saat panitia lupa password. Untuk dapat mengaktifkan pilihan ini, panitia dapat mencentang dengan mengklik tombol

kemudian memilih 3 (tiga) pertanyaan

.

44


5. Klik tombol

untuk memasukkan dokumen penawaran bertipe rhs yang

akan dideskripsi oleh panitia.

Gbr 5.A.5 Halaman Kerja Apendo

6. Selanjutnya masukkan kunci private dokumen yang ada pada aplikasi SPSE ke dalam aplikasi Apendo kemudian pilih folder tempat menyimpan hasil deskripsi dokumen penawaran.

45


Gbr 5.D.6 Halaman Memasukkan Kunci Private

Copy kunci private dokumen yang ada pada aplikasi SPSE kemudian aplikasi Apendo kemudian klik tombol

pada

. Kemudian pilih folder tempat

menyimpan hasil deskripsi dokumen penawaran. B. Lupa Password APENDO 1. Klik tulisan Lupa Password? Klik Disini; 2. Isi form Recovery Password;

46


Gbr 5.B.1 Halaman Recovery Password

3. Klik tombol

.

Gbr 5.B.2 Notifikasi Penggantian Password

47

Jasa

Recommend Documents