JASA

BUKU INFORMASI MELAKUKAN PENGELOLAAN INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Kode Modul

DAFTAR ISI DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------BAB I

PENDAHULUAN -----------------------------------------------------------------------A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------

BAB II MERENCANAKAN KEBUTUHAN INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA --BAB III MENYUSUN PROGRAM INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA ------------BAB IV MELAKSANAKAN PROGRAM INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA --------DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------

Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 2 dari 40


Kode Modul

BAB I PENDAHULUAN

A.

Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu memahami informasi pengadaan barang/jasa yang digunakan dalam proses pengadaan barang/jasa

dalam

tahapan

perencanaan

pengadaan,

pemilihan

penyedia

barang/jasa dan manajemen kontrak. B. Tujuan Khusus Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Merencanakan Kebutuhan Informasi Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi kegiatan melakukan identifikasi kebutuhan informasi dari berbagai pemangku kepentingan secara tepat, menyusun rencana kebutuhan informasi pengadaan barang/jasa untuk keperluan perencanaan, pemilihan penyedia, manajemen kontrak secara tepat 2. Menyusun program informasi pengadaan barang/jasa yang meliputi kegiatan menetapkan program informasi pengadaan barang/jasa secara tepat sesuai dengan target pengguna pengadaan barang/jasa, menetapkan jenis media informasi pengadaan barang/jasa secara tepat sesuai dengan target pengguna informasi dan jenis informasi yang dibutuhkan 3. Melaksanakan program informasi pengadaan barang/jasa yang meliputi kegiatan mengorganisasikan program informasi pengadaan barang/jasa sesuai dengan jadwal yang ditetapkan, memastikan program informasi pengadaan barang/jasa bersifat sahih, terkini dan transparan serta dapat diakses secara mudah. 4. Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi Pengelolaan Informasi Pengadaan yang meliputi kegiatan membuat metode, Instrumen dan jadwal monitoring dan evaluasi informasi pengadaan barang/jasa sesuai kebutuhan, memonitor pelaksanaan program informasi pengadaan barang/jasa sesuai dengan jadwal dan instrumen yang telah ditetapkan, melakukan evaluasi pelaksanaan program Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 3 dari 40


informasi

pengadaan

barang/jasa

Kode Modul

secara

tepat

baik

proses

maupun

efektifitasnya.


Halaman: 4 dari 40


Kode Modul

BAB II MERENCANAKAN KEBUTUHAN INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA 1. Definisi Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. (Jogiyanto, 2001). Menurut George R. Terry, bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna. Sedangkan menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau yang akan datang. Definisi data adalah data sering disebut sebagai bahan mentah informasi. Tapi menurut Murdick, dkk (1984) merumuskan bahwa data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Menurut Zulkifli Amsyah (1987) data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media. (Gultom et al, 2005). Dalam Undang-Undang No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pengertian informasi adalah keterangan pernyataan, gagasan dan tandatanda yang mengandung nilai, makna dan pesan baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan informasi dan komunikasi secara elektronik dan non elektronik. Informasi publik adalah informasi yang disimpan, dikelola, dikirim dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. 2. Definisi Informasi Pengadaan Barang/Jasa


Halaman: 5 dari 40


Kode Modul

Informasi Pengadaan Barang Jasa Pemerintah dapat digolongkan sebagai informasi publik. Berdasarkan Pasal 11 (1) Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik setiap saat meliputi (c) seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya serta Pasal 14 Informasi Publik yang wajib disediakan oleh Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah dan/atau badan usaha lainnya yang dimiliki oleh negara dalam Undang-Undang ini pada ayat (m), yang menyebutkan mekanisme pengadaan barang dan/jasa menunjukkan bahwa informasi pengadaan barang/jasa sebagai informasi publik. Dengan demikian, maka pengertian informasi pengadaan barang/jasa adalah informasi yang disimpan, dikelola, dikirim dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa pemerintah. 3. Sumber Informasi Sumber dari informasi adalah data. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut dan membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan. Mengambil suatu tindakan berarti akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, proses kemala lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Inilah yang disebut siklus informasi.


Halaman: 6 dari 40


Kode Modul

DATA (Ditangkap)

Hasil Tindakan

INPUT DATA (Data)

Keputusan Tindakan

PROSES (Model)

Penerima

OUTPUT (Information)

Gambar 1. Siklus Informasi Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Jhon Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.


Halaman: 7 dari 40


Kode Modul

RELEVAN

AKURAT

TEPAT WAKTU

KUALITAS INFORMASI

Gambar 2. Kualitas Informasi Akurat Informasi pengadaan barang/jasa harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi pengguna yang menerima dan memanfaatkan informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya akurat demikian juga dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat jika mengandung komponen: 1.

Completeness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi tidak lengkap akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

2.

Correctness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.

3.

Security, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan.


Halaman: 8 dari 40


Kode Modul

Tepat Waktu Informasi pengadaan barang/jasa yang diterima harus tepat pada waktunya, informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologiteknologi mutakhir untuk mendapatkannya, mengolah dan mengirimkannya. Relevan Informasi pengadaan barang/jasa harus mempunyai relevansi atau manfaat bagi si pengguna. Relevansi informasi untuk satu pengguna tertentu dengan yang lainnya berbeda. Nilai Informasi Nilai

informasi

ditentukan

oleh

dua

hal,

yaitu

manfaat

dan

biaya

mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan dalam suatu organisasi umumnya digunakan untuk beberapa kegiatan, sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam organisasi perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Fungsi Informasi Adapun fungsi informasi adalah: 1. Meningkatkan pengetahuan, khususnya bagi pengguna informasi tersebut 2. Meminimalkan ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan 3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari suatu hal


Halaman: 9 dari 40


Kode Modul

Konsep Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang Jasa Pengertian Informasi Publik Dalam Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pengertian informasi adalah keterangan pernyataan, gagasan dan tandatanda yang mengandung nilai, makna dan pesan baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan informasi dan komunikasi secara elektronik dan non elektronik. Informasi publik adalah informasi yang disimpan, dikelola, dikirim dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Informasi Pengadaan Barang Jasa Informasi Pengadaan Barang Jasa Pemerintah dapat digolongkan sebagai informasi publik. Berdasarkan Pasal 11 (1) Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik setiap saat meliputi (c) seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya serta Pasal 14 Informasi Publik yang wajib disediakan oleh Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah dan/atau badan usaha lainnya yang dimiliki oleh negara dalam Undang-Undang ini pada ayat (m), yang menyebutkan mekanisme pengadaan barang dan/jasa/ menunjukkan bahwa informasi pengadaan barang/jasa sebagai informasi publik. Dengan demikian, maka pengertian informasi pengadaan barang/jasa adalah informasi yang disimpan, dikelola, dikirim dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa pemerintah. Pengguna Informasi Pengadaan Barang Jasa Pengguna informasi pengadaan barang/jasa adalah pihak yang menerima atau menggunakan informasi pengadaan barang/jasa. Pengguna informasi pengadaan barang/jasa dapat menentukan kualitas seperti apa, menyampaikan apa dan Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 10 dari 40


bagaimana barang/jasa

kebutuhan harus

informasi

bekerja

Kode Modul

mereka.

dengan

Penyedia

pengguna

informasi

informasi

pengadaan

tersebut

untuk

menentukan kebutuhan mereka, dan bekerja sama dengan sumber informasi lain. Pengguna informasi pengadaan barang/jasa merupakan prioritas utama, kelangsungan hidup sistem informasi. Kebutuhan informasi bagi pengguna perlu diidentifikasi dalam rangka memuaskan pengguna. Mutu dan kualitas mutu untuk menjamin kepuasan pengguna. Kepuasan pengguna akan berimplikasi kepada perbaikan terus menerus sehingga kualitas harus diperbaharui setiap saat agar pengguna tetap puas. Pengguna membutuhkan informasi yang akurat, relevan, ekonomis cepat, tepat, serta mudah mendapatkannya. Pada saat ini pengguna dihadapkan kepada beberapa permasalahan, seperti banjir informasi, informasi yang disajikan tidak sesuai, kandungan informasi yang diberikan kurang tepat, jenis informasi kurang relevan, bahkan ada juga informasi yang tersedia namun tidak dapat dipercaya. Permasalahan tersebut menjadi sebuah tantangan bagi penyedia informasi. Informasi menjadi kebutuhan pokok bagi pengguna tertentu, sehingga jika kebutuhan informasinya tidak terpenuhi akan menjadi masalah bagi pengguna. Informasi dibutuhkan pengguna bertujuan untuk menambah pengetahuan, dan meningkatkan keterampilan yang pada akhirnya dapat merubah sikap dan perilakunya. Kebutuhan informasi bagi setiap pengguna berbeda-beda antara pengguna yang satu dengan lainnya. Kebutuhan informasi bagi pengguna dapat diketahui dengan cara melakukan identifikasi kebutuhan pengguna. Dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa peranan informasi pengadaan barang/jasa memegang peranan penting. Karena apabila pelaku pengadaan barang/jasa tidak memiliki informasi yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa

dan/atau

memperoleh

atau

memiliki

informasi

pengadaan

barang/jasa yang salah, tidak relevan dan sudah tidak up to date, akan menyulitkan baginya menyelesaikan proses pengadaan barang/jasa tersebut dengan baik dan sempurna. Bahkan dapat menyebabkan kerugian keuangan negara/daerah.

Informasi

harus

dimiliki

dan

dipahami

oleh

pemangku

kepentingan. Karena dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa, sebagaimana disebutkan pada Pasal 1 (1) Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 dan Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 11 dari 40


Kode Modul

Perubahannya yang kedua, pada Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012, yaitu informasi

pengadaan

barang/jasa

sejak

perencanaan

kebutuhan

sampai

diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Tujuan Informasi Pengadaan Barang Jasa Maksud kebutuhan informasi pengadaan barang/jasa adalah untuk memenuhi data atau informasi yang dibutuhkan di dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah sejak perencanaan kebutuhan pengadaan sampai diperolehnya barang/jasa oleh Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya. Tujuan kebutuhan informasi pengadaan barang/jasa adalah agar informasi pengadaan barang/jasa tersebut dapat digunakan untuk melaksanakan proses pengadaan barang/jasa yang kredibel dan akuntabel. Pengguna informasi dalam hal ini pemangku kepentingan (stakeholder), berdasarkan Pasal 1 (1) Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 dan perubahannya, melaksanakan

membutuhkan proses

informasi

pengadaan

pengadaan

barang/jasa,

yaitu

barang/jasa sejak

untuk

perencanaan

kebutuhan pengadaan, pemilihan penyedia barang/jasa, serta untuk keperluan manajemen kontrak. Untuk mengetahui data dan informasi yang dibutuhkan oleh pemangku kepentingan di atas, dan untuk memudahkan mengetahuinya, dilakukan dengan bantuan pertanyaan yaitu: 5 W 1 H, yaitu What untuk mengetahui informasi pengadaan barang/jasa apa saja yang dibutuhkan. Why, mengapa informasi pengadaan barang/jasa dibutuhkan, untuk apa. Who, siapa yang membutuhkan informasi pengadaan barang/jasa tersebut. Where, dimana memperolehnya dan mencarinya. When, kapan informasi pengadaan barang/jasa dibutuhkan dan harus diinformasikan kepada yang membutuhkan, dan How, bagaimana cara memenuhi atau memperoleh informasi barang/jasa yang dibutuhkan tersebut. Tahapan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang Jasa Pengelolaan informasi pengadaan barang jasa dapat dilakukan seperti konsep manajemen lainnya, yaitu dengan pendekatan fungsi-fungsi manajemen. Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 12 dari 40


Kode Modul

Tahapan-tahapan pengelolaan informasi tersebut adalah: 

Perencanaan  merencanakan kebutuhan informasi pengadaan barang jasa



Penyusunan  membuat, mengumpulkan, mengolah dan menganalisis informasi pengadaan barang/jasa



Pelaksanaan  melaksanakan pengelolaan sistem informasi pengadaan barang/jasa



Pengendalian  mendokumentasi dan melakukan pengawasan (monitoring dan evaluasi) pengelolaan informasi pengadaan barang jasa

Pada tahap perencanaan dilakukan identifikasi kebutuhan informasi. Dalam hal pengadaan barang jasa artinya dilakukan identifikasi kebutuhan informasi pada perencanaan, pelaksanaan pengadaan baik pelaksanaan lelang/seleksi dan pelaksanaan kontrak, serta pada tahapan pengawasan pengadaan barang jasa baik internal dan eksternal. Identifikasi kebutuhan informasi ini adalah hal apa saja yang dibutuhkan pada setiap kegiatan langkah pengadaan barang jasa. Pada tahap penyusunan atau pengorganisasian informasi dilakukan pengumpulan data dari berbagai sumber. Untuk mendistribusikan informasi diperlukan penyusunan data dan informasi. Data dan informasi yang telah tersusun ini kemudian dianalisis dan diperiksa validitasnya sehingga menjadi informasi yang benar-benar bermanfaat bagi pengguna. Pelaksanaan

pengelolaan

informasi

dalam

hal

ini

teknik

melakukan

pendistribusian informasi. Pendistribusian informasi juga perlu mengingat proses baku yang ada di organisasi. Artinya pendistribusian informasi terkait dengan sistem manajemen informasi yang diberlakukan oleh organisasi pengadaan barang jasa. Pada pengadaan barang jasa sektor publik di Indonesia, sesuai Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 dan perubahannya, Pasal 108, sistem manajemen informasi pengadaan barang jasa diatur dan dikembangkan oleh LKPP. Tahapan pengendalian terdiri dari tahap dokumentasi dan pengawasan (monitoring dan evaluasi) pengelolaan informasi. Tahap ini adalah tahap melakukan penyimpanan dan dokumentasi sekaligus melaksanakan pengendalian Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 13 dari 40


Kode Modul

pengawasan pengelolaan informasi. Pada tahap ini dapat teridentifikasi baik tidaknya pelaksanaan pengelolaan informasi dan apakah distribusi informasi dilakukan dan informasi yang didistribusikan menghasilkan produk akhir yang bermanfaat. Berdasarkan Pasal (1), maka dalam proses pengadaan barang/jasa, informasi yang dibutuhkan disusun berdasarkan tahapannya yaitu: a.

Perencanaan pengadaan barang/jasa,

b.

Pemilihan penyedia (tender/seleksi)

c.

Pelaksanaan kontrak dan pembayaran

d.

Penyerahan pekerjaan/barang

Informasi yang dibutuhkan dan/atau berhasil diidentifikasi, harus relevan dan baru (uptodate) dan mudah diakses, atau diunduh, oleh para pemangku kepentingan termasuk masyarakat dan calon penyedia barang/jasa. Berikut

adalah

kegiatan-kegiatan

pada

tahapan

pengadaan

barang/jasa

pemerintah: Tabel 1. Kegiatan pada Tahapan Pengadaan Barang Jasa Item Kegiatan

Tahapan Perencanaan Pengadaan

Pemilihan Penyedia



Penyusunan Rencana Kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa



Analisis Pasar Barang/Jasa



Strategi Pengadaan Barang/Jasa



Penetapan Cara Pengadaan Barang/Jasa



Penyusunan Organisasi Pengadaan Barang/Jasa



Penyusunan Kerangka Acuan Kerja Pengadaan



Penyusunan Paket Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa



Penyusunan Dokumen RUP Barang/Jasa (+Pengumuman RUP)



Kaji Ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa



Penyusunan Dokumen Spesifikasi Teknis Barang/Jasa


Halaman: 14 dari 40


Kode Modul

Item Kegiatan

Tahapan 

Penyusunan HPS Barang/Jasa



Penetapan Sistem Pemilihan Penyedia Barang/Jasa



Penetapan Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa



Penyusunan Tahapan dan Jadwal Pengadaan Barang/Jasa



Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa



Penilaian Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa



Pengumuman Rencana Pengadaan Barang/Jasa



Penjelasan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa



Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa



Evaluasi Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa



Penetapan dan Pengumuman Pemenang Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Pelaksanaan Kontrak dan Pembayaran



Pengelolaan Sanggahan Peserta Pemilihan Penyedia Barang/Jasa



Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Penyedia Barang/Jasa



Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa



Pemilihan Penyedia Barang/Jasa melalui Penunjukan Langsung



Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan systemE-Tendering



Pengadaan Barang/Jasa dengan systemE-Purchasing



Pengadaan Barang/Jasa dengan Swakelola



Penyusunan Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa



Finalisasi Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa



Persiapan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa



Pengelolaan

Program

Mutu

Pelaksanaan

Pengadaan

Barang/Jasa 

Perubahan Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa



Penyusunan Rencana Anggaran Pengadaan Barang/Jasa


Halaman: 15 dari 40


Kode Modul

Item Kegiatan

Tahapan 

Pengendalian Pembayaran Pelaksanaan

Kontrak

Pengadaan

Barang/Jasa 

Pengelolaan

Risiko

Pelaksanaan

Kontrak

Pengadaan

Barang/Jasa 

Pengendalian Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa



Pengelolaan Jaminan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa



Penanganan

Kegagalan

Pelaksanaan

Kontrak

Pengadaan

Kontrak

Pengadaan

Barang/Jasa 

Penyelesaian

Perselisihan

Pelaksanaan

Barang/Jasa 

Pemutusan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa



Penyusunan

Laporan

Pelaksanaan

Kontrak

Pengadaan

Barang/Jasa Penyerahan Pekerjaan/Barang



Penyerahan Barang Hasil Pengadaan Barang/Jasa menjadi Barang Milik Instansi



Informasi Aset Hasil Pengadaan Barang/Jasa



Inventarisasi Kebutuhan Informasi Aset Pengadaan Barang/Jasa



Evaluasi Kinerja Pengadaan Barang/Jasa



Penilaian

Prestasi

Pelaksanaan

Kontrak

Pengadaan

Barang/Jasa

Umum

Merencanakan



Pemeriksaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa



Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa



Koordinasi Pengadaan Barang/Jasa



Pengelolaan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

atau

mengidentifikasi

kebutuhan

informasi

dapat

berarti

melakukan proses merincikan data-data yang ingin diperoleh atau didapatkan sesuai dengan kebutuhan kemudian diolah dan disampaikan kepada pengguna Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 16 dari 40


Kode Modul

lain. Identifikasi kebutuhan informasi pengadaan berarti proses merinci data-data yang ingin diperoleh atau didapatkan sesuai dengan kebutuhan kegiatan pengadaan yang sedang dilakukan, kemudian disampaikan kepada pengguna lain yang membutuhkan pada kegiatan pengadaan yang sama atau berbeda yang terkait pada informasi tersebut. Seperti dijelaskan di atas identifikasi kebutuhan informasi pengadaan disusun berdasarkan kegiatan pada tahapan pengadaan, yang akan dijelaskan berikut ini. 1. Cara dan Format Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi Pengadaan Identifikasi kebutuhan informasi merupakan langkah awal dalam menentukan jenis informasi apa yang yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna akan tergantung pada keberhasilan dalam melakukan identifikasi kebutuhan informasi. Identifikasi kebutuhan informasi yang tidak tepat sudah pasti menghasilkan informasi yang tidak berguna. Identifikasi kebutuhan informasi adalah sebuah proses untuk mendapatkan informasi yang sesuai kebutuhan dan diinginkan pengguna. Dalam proses identifikasi kedua belah pihak terlibat aktif pada tahap ini. Informasi yang diperoleh dari pengguna menjadi acuan abagi penyedia informasi sebagai bahan pertimbangan menyediakan informasi yang tepat. Tiga

faktor yang harus

dipenuhi ketika melakukan identifikasi kebutuhan informasi yaitu lengkap, detail, dan benar. Lengkap, artinya semua informasi yang diharapkan pengguna didapatkan oleh pihak yang melakukan identifikasi. Detail, adalah informasi yang terkumpul terinci sampai hal-hal yang kecil. Benar, yaitu semua data yang diperoleh harus benar, bukan benar menurut yang mengidentifikasi tetapi benar dan sesuai dengan apa yang dimaksud pengguna.

Contoh melakukan identifikasi kebutuhan informasi Lengkapi tabel berikut dengan bantuan dari orang lain di papan diskusi. Dalam kolom pertama, masukkan pemangku kepentingan (stakeholder). Dalam kolom


Halaman: 17 dari 40


Kode Modul

kedua, masukkan rincian yang dibutuhkan dari pemangku kepentingan ini . Di kolom terakhir, masukkan rincian informasi yang dibutuhkanstakeholder. Contoh Identifikasi Kebutuhan Informasi Kegiatan

:


Unit Kerja :

PPK …

Stakeholder (pihak yang membutuhkan informasi dan dapat menyediakan informasi)

Informasi yang ingin diketahui unit kerja dari Stakeholder 

PA/KPA

Informasi apa yang dibutuhkan dari unit kerja

Nama paket pengadaan pada RUP Informasi kode akun Lingkup kegiatan paket KAK kegiatan RAB kegiatan

   

Usulan perubahan RUP HPS Spesifikasi teknis Rancangan kontrak

Usulan perubahan spesifikasi dan HPS  Hasil survey pasar (harga, jenis barang dll.)

   

Rincian HPS Metode pelaksanaan Spesifikasi teknis Rancangan kontrak

    

Pokja ULP

(Hanya sebagai contoh identifikasi kebutuhan informasi. Silahkan mengidentifikasi setiap langkah kegiatan pada setiap tahapan pengadaan seperti tercantum pada Tabel 1)

2. Identifikasi

Kebutuhan

Informasi

untuk

Keperluan

Perencanaan

Pengadaan Barang/Jasa Informasi pengadaan barang/jasa untuk keperluan perencanaan pengadaan barang/jasa, dibutuhkan : (1)

Sejak

dilakukannya

penyusunan

Rencana

Kerja

Anggaran

Kementerian/Lembaga (RKA-K/L) dan Rencana Kerja Anggaran- Satuan Kerja Perangkat

Daerah

(KA-SKPD),

penyusunan

Dokumen

Anggaran

berupa

DIPA/DPA-SKPD (2) Setelah diterimanya DIPA/DPA-SKPD dimaksud. Pengguna Anggaran (PA) menyusun persiapan perencanaan kebutuhan barang/jasa secara riil, nyata dan memang benar barang/jasa tersebut dibutuhkan didasarkan pada informasi yang dibutuhkan, sehingga pada saat pelaksanaan pengadaan barang/jasa dapat mengetahui informasi maupun dokumen yang diperlukan serta langkah-langkah yang harus dilakukan.


Halaman: 18 dari 40


Kode Modul

Adapun identifikasi kebutuhan informasi pengadaan barang/jasa dalam tahapan perencanaan pengadaan berdasarkan Lampiran 1, Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 dan perubahannya terdiri dari: 1. Identifikasi Kebutuhan dari K/L/D/I. 2. Penyusunan dan Penetapan Rencana Penganggaran. 3. Penetapan Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa. 4. Penyusunan Kerangka Acuan Kerja. 5. Pengumuman Rencana Umum Pengadaan. Di bawah ini diberikan contoh informasi pengadaan barang/jasa yang dibutuhkan pada tahap perencanaan pengadaan barang/jasa. Tabel 2. Informasi Pengadaan Barang/Jasa yang Dibutuhkan pada Tahap Perencanaan Pengadaan Barang Jasa


Halaman: 19 dari 40


Kode Modul

3. Identifikasi Kebutuhan Informasi untuk Keperluan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemilihan penyedia barang/jasa, merupakan tugas dari Unit Layanan Pengadaan (ULP)/Pejabat Pengadaan. Tujuan melakukan pemilihan penyedia barang/jasa adalah memilih penyedia barang/jasa yang memiliki kompetensi tinggi sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Dalam melaksanakan

pemilihan

penyedia

barang/jasa,

ULP/Pejabat

Pengadaan

membutuhkan informasi pengadaan barang/jasa yang diperoleh dari Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan dari calon penyedia barang/jasa itu sendiri atau juga dari luar atau masyarakat luas. Informasi yang berkaitan dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa sangat dibutuhkan dalam penetapan pemenang, yang benar, tepat dan berkualitas. Dilarang memilih penyedia barang/jasa yang bermasalah dan/atau

menimbulkan

permasalahan

seperti

sanggahan

dan/atau

mengakibatkan kerugian negara/daerah. Pengguna informasi pengadaan barang/jasa yaitu PPK, ULP/Pejabat Pengadaan dalam melakukan persiapan pemilihan penyedia barang/jasa, harus berpedoman Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 dan Perubahan Kedua tentang Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa dalam Pasal 33 ayat (1) yang menyebutkan Persiapan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa terdiri atas kegiatan: (1).

Perencanaan pemilihan penyedia barang/jasa,

(2).

Pemilihan sistem pengadaan,

(3).

Persiapan metode pemilihan kualifikasi,

(4).

Penyusunan jadwal pemilihan,

(5).

Penyusunan dokumen pengadaan, dan

(6).

Penetapan HPS.

Terdapat penambahan informasi dalam tahap pemilihan penyedia barang/jasa, yang disebutkan padaPeraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Pada

Pasal

3,

bahwa,

proses

persiapan

pemilihan

penyediabarang/jasa diakukan setelah Rencana Umum Pengadaan (RUP) Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 20 dari 40


Kode Modul

ditetapkan. Berdasarkan Pasal 3 diatas,mengharuskan kepada PA/KPA, PPK, ULP/PP melaksanakan persiapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Informasi Pasal 3 ini, harus disampaikan oleh PA/KPA kepada masyarakat penyedia barang/jasa. Untuk keseragaman aturan dalam melakukan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sekurang-kurangnyacalon penyedia barang/jasa memiliki kualifikasi persyaratan sebagaimana ditetapkan dalamPasal 19 Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 dan Perubahannya. Demikian juga halnya dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa melalui swakelola, yang ditetapkanpada Pasal 26 sampai dengan Pasal 32 tentang swakelola, baik yang dilakukan oleh penanggung jawabanggaran, instansi pemerintah lain, dan kelompok masyarakat. Informasi barang/jasa yang dibutuhkan untuk melakukan pemilihan penyedia barang/jasa pemerintahdapat dirinci sebagai berikut:


Halaman: 21 dari 40


Kode Modul

Tabel 3. Informasi Pengadaan Barang/Jasa dalam Tahapan Pemilihan Penyedia


Halaman: 22 dari 40


Kode Modul

Tabel 4. Informasi Pengadaan Barang/Jasa dengan Cara Swakelola

4. Identifikasi Kebutuhan Informasi untuk Keperluan Manajemen Kontrak PPK dalam melaksanakan manajemen kontrak, melakukannya sejak diterimanya Rencana Umum Pengadaan dari PA/KPA, yang selanjutnya PPK membuat rancangan kontrak, HPS dan spesifikasi teknis. Berdasarkan tugas pokok PPK dalam Pasal 11 (e) yaitu PPK memiliki tugas mengendalikan pelaksanaan kontrak untuk diperolehnya barang/jasa sebagaimana direncanakan, maka informasi yang dibutuhkan dalam manajemen kontrak antara lain: (1).

Manajemen Kontrak

adalah kegiatan untuk mengelola suatu kontrak agar kontrak tersebut dapat digunakan sebagai pedoman dan sebagai alat pengendalian pelaksanaan pekerjaan manajemen kontrak berfungsi membantu manajemen investasi, agar proyek dapat terlaksana dengan baik sesuai kriteria “waktu, mutu dan biaya”, tanpa ketegangan karena adanya sengketa. (2).

Pengertian Kontrak

Kata “Kontrak” berasal dari bahasa Inggris, contractyang berarti perjanjian. Kontrak adalah kesepakatan antara dua orang atau lebih tentang sesuatu hal yang mengakibatkan salah satu pihak mempunyai kewajiban terhadap yang lain dan salah satu pihak mempunyai hak terhadap yang lain, begitu pula sebaliknya. Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 23 dari 40


Kode Modul

Penyusunan kontrak disyaratkan oleh dua unsur yaitu ada kebutuhan akan bantuan dan kebutuhan akan memperoleh keuntungan dari bantuan yang diberikan. Tabel 5. Informasi Pengadaan Barang/Jasa dalam Tahapan Manajemen Kontrak


Halaman: 24 dari 40


Kode Modul

Informasi-informasi yang berkaitan dengan manajemen kontrak yang perlu diketahui oleh masyarakat khususnya penyedia barang/jasa agar dalam pengajuan surat penawaran dan kelengkapan surat-surat pencairan anggarannya tidak terlambat dan terhambat karena tidak mengetahui informasi yang dibutuhkan.


Halaman: 25 dari 40


Kode Modul

BAB III MENYUSUN PROGRAM INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA Penyusunan informasi pengadaan barang/jasa yang terdiri dari informasi untuk keperluan (1). Perencanaan pengadaan barang/jasa (2). Informasi pemilihan penyedia barang/jasa dan (3). Informasi

untuk

keperluan

manajemen

kontrak

yang

digunakan

untuk

pengambilan keputusan, dalam penyusunannya harus memiliki kualitas sebagaimana dijelaskan pada subbab tentang kualitas informasi pengadaan barang/jasa. 1. Sumber-sumber Informasi Pengadaan Barang/Jasa Dalam menyusunnya dibutuhkan data dan informasi yang akurat dan relevan, uptodate, serta sahih atau dapat dipercaya. Dikeluarkan oleh sumber yang legal, seperti : Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas), Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya dan unit kantor atau masyarakat luas dan/atau masyarakat pengusaha dan lain sebagainya. Disamping itu sumber-sumber informasi pengadaan barang/jasa pemerintah dapat diperoleh dari : (1). Wawancara (2). Penelitian (3). Perpustakaan (4). Website (5). DIPA (6). DPA-SKPD (7). Kontrak sebelumnya (8). ULP/Pokja ULP (9). Daftar Hitam LKPP (10).Daftar Perusahaan Asuransi/Penjamin di Kemenkeu (11).Asosiasi Profesi/Perusahaan Penyedia Barang/Jasa


Halaman: 26 dari 40


Kode Modul

2. Target Penggunaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Target penggunaan informasi pengadaan barang/jasa, yaitu harus bisa memberikan kepuasan bagi pengguna informasi pengadaan barang/jasa dan informasi tersebut memiliki kualitas sebagaimana dijelaskan sebelumnya. Misalnya : mudah diperoleh bagi pengguna baik mereka dari dalam K/L/D/I, atau dari luar seperti penyedia barang/jasa, para mahasiswa dan masyarakat luas. Oleh karena itu penempatan informasi harus mudah dijangkau, mudah diperoleh dan mudah dilihat, dan juga bisa diunduh pada websiteK/L/D/I atau atau pada internet. Untuk mengetahui target penggunaan informasi pengadaan barang/jasa bisa dilihat pada: • Penayangan pengumuman lelang/seleksi dan lain-lain oleh K/L/D/I banyak yang membaca dan mengunduh. Mereka memahami dan menjadi calon penyedia barang/jasa untuk mengikuti kegiatan pelelangan/seleksi tersebut. • Dapat diikutinya aturan dan peraturan yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa yang dikeluarkan baik berupa buku, tayangan di website, sehingga berkurangnya penggunaan informasi pengadaan barang/jasa yang sudah tidak relevan dan uptodateatau sudah tidak berlaku lagi karena dicabut. 3. Media Informasi Pengadaan Barang/Jasa Untuk penyampaian informasi pengadaan barang/jasa dibutuhkan media guna menyampaikan

dan/atau

mengambil

(download)

informasi

berkenaan.

Media

Informasi semakin banyak bentuk dan jenisnya yang bisa digunakan dan berfungsi melakukan kegiatan mentransfer informasi. Oleh karena itu diperlukan pemilihan terhadap media informasi yang tepat. Dengan

semakin

majunya

iptek,

maka

pemilihan

media

informasi

harus

menyesuaikan, serta tidak menggunakan media informasi yang tidak modern lagi, tidak

cepat

dan

akurat

dengan

tujuan

penyampaian

informasi

pengadaan

barang/jasa. a. Pemilihan Jenis Media Informasi Pengadaan Barang/Jasa Dalam memilih jenis media informasi pengadaan barang/jasa, memperhatikan efisiensi dan efektvitas, baik terhadap kualitas informasi tersebut serta jumlah biaya untuk mengadakan alat serta membandingkan dengan besarnya ongkos menyewa Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 27 dari 40


media

informasi

diterapkannya

dibandingkan

e-procurement,

Kode Modul

mengusahakan maka

dipilih

sendiri.

media

Sehubungan

informasi

dengan

yangmenunjang

pelaksanaan e-procurement, e-purchasingdan e-catalog, dan peranan layanan pengadaandengan Sistem Elektronik (LPSE). b. Jenis-Jenis Media Informasi Pengadaan Barang/Jasa Media Informasi adalah suatu instrumen sebagai perantara informasi. Perkembangan ilmu informasidan teknologi yang semakin pesat seperti sekarang ini telah menyebabkan

media

informasisemakin

berkembang.

Semakin

bertumbuh

kembangnya media informasi sejalan dengan semakinbertambahnya kesadaran masyarakat akan pentingnya informasi. Untuk mempermudah danmempercepat memperoleh

dan/atau

menyampaikan

informasi

pengadaan

barang/jasa

dibutuhkanmedia informasi antara lain: (1). Website K/L/D/I (2). Portal Pengadaan (3). Portal LPSE (4). Layanan melalui media televisi baik pemerintah dan swasta. (5). Pesawat radio, baik pemerintah dan swasta (6). Searchengine (google, you tube, facebook, dan lain-lain). (7). Papan Pengumuman resmi. (8). Surat kabar. (9). Leaflet. (10). Compactdisk (11). USB/flashdisk. c. Penentuan Jenis Media Informasi yang Tepat Guna Media informasi yang tepat dalam menyampaikan dan menerima informasi pengadaan barang/jasaadalah media informasi yang memiliki kualitas dapat melaksanakan fungsi informasi pengadaanbarang/jasa, serta disesuaikan dengan situasi dan kondisi informasi pengadaan barang/jasa yangakan disampaikan, antara lain: (1). Melalui surat kabar Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 28 dari 40


Kode Modul

(2). Papan pengumuman resmi (3). Website K/L/D/I (4). WebsiteLKPP, www.lkpp.go.id Tabel 6. Nama Informasi Pengadaan Barang/Jasa dan Media Informasi

4. Analisis Kebutuhan Informasi Penyusunan informasi dilakukan dengan menganalisis kebutuhan informasi yang akan atau/dan telah didapatkan pengguna informasi dalam sebuah kegiatan. Analisis kebutuhan informasi ini merupakan kegiatan praktis yang dilakukan oleh pengolah informasi. Pada dasarnya analisis kebutuhan informasi meliputi identifikasi kebutuhan informasi dan analisis kebutuhan, sehingga pengolah informasi mengerti dan penilaian kebutuhan terkait dengan keputusan yang akan diambil.Namun identifikasi pada modul ini dimasukkan pada bagian perencanaan kebutuhan informasi, sedangkan pada bagian ini diperuntukkan pada analisis kebutuhan informasi yang sudah dan akan didapatkan oleh pengolah informasi, sehingga dalam penyusunan informasi dapat dianalisis tindakan atau keputusan yang akan diambil. Di bawah ini adalah tabel format analisis kebutuhan informasi yang dijadikan contoh penerapan penyusunan informasi.

Contoh Analisis Kebutuhan Informasi Kegiatan

:


Unit Kerja

:

PPK


Halaman: 29 dari 40


No.

Kode Modul

Informasi yang Dibutuhkan

Asal Informasi

Bentuk

Ada

1.

Dokumen Anggaran (Satuan 3/DraftRKAKL)

PA/KPA

Naskah Softcopy

V

Digunakan untuk analisis kode akun, pemaketan dll.

2.

Ruang Lingkup Pekerjaan (KAK)

PA/KPA

Naskah Softcopy

V

Digunakan untuk analisis pelaksanaan pengadaan

3.

RAB

PA/KPA

Naskah

V

Digunakan untuk analisis biaya dan penyusunan HPS

4.

Hasil survey pasar

Pokja ULP dan PPK

BA Hasil Survey

V

Digunakan untuk penyusunan HPS


Belum

Keterangan

Halaman: 30 dari 40


Kode Modul

BAB IV MELAKSANAKAN PROGRAM INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA 1. Pemahaman Penggunaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Dengan semakin banyaknya jenis informasi pengadaan barang/jasa yang dibutuhkan

oleh

pemangku

kepentingan

sejak

menyusun

perencanaan

kebutuhan barang/jasa sampai barang/jasa diperoleh, mengharuskan informasi pengadaan barang/jasa perlu dikelola dengan baik, dan secara lebih modern, diperbaharui terus menerus, untuk mengikuti perubahan yang terjadi. Baik terhadap pengelolaannya, sistemnya dan sarana serta prasarananya. Terlebih lagi dengan semakin majunya ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam mengelola informasi harus memahami informasi yang dibutuhkan, mengetahui informasi apa yang terbaru dan telah berubah dari yang semula, siapa saja yang membutuhkan informasi dan jenisnya, kapan informasi dibutuhkan, dimana sebaiknya menempatkan informasi serta bagaimana cara agar

informasi

mudah

disampaikan

dan

cepat

diperoleh

oleh

yang

membutuhkan. Tentu termasuk penyusunan materi informasi tersebut. Dengan begitu banyak dan luasnya informasi pengadaan barang/jasa, maka pada Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya membangun Project Management Information System (MIS) yang memiliki tugas untuk menyampaikan dan menerima informasi yang dibutuhkan pada K/L/D/I termasuk informasi pengadaan barang/jasa pemerintah yang dibutuhkan secara internal dan untuk eksternal yaitu bagi masyarakat dan mereka yang membutuhkan. Contoh : Project Management Information System. 2. Penyesuaian Informasi Pengadaan Barang/Jasa Terkini Proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilaksanakan oleh K/L/D/I serta melibatkan beribu-ribu penyedia barang/jasa, peranan Informasi dalam proses pengadaan barang/jasa memegang peranan penting dan cukup menentukan keberhasilan proses pengadaan barang/jasa. Penggunaan informasi pengadaan barang/jasa dalam proses pengadaan barang/jasa adalah yang masih berlaku sebagaimana ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan, harus bersih (clean) dari permasalahan dan bisa digunakan mengambil kebijakan atau Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 31 dari 40


Kode Modul

keputusan yang tidak diskriminatif, transparan, efisien, efektif terbuka serta akuntabel. Tidak menggunakan informasi pengadaan barang/jasa yang sudah tidak berlaku lagi atau dari sumber yang tidak benar atau ilegal, karena sudah dicabut dengan diterbitkannya peraturan dan ketentuan yang terbaru dan/atau informasi yang tidak benar atau palsu. Oleh karena itu dalam memberikan informasi dan/atau menerima informasi pengadaan barang/jasa agar memperhatikan kebenaran dan masih berlakunya informasi dimaksud, yaitu memperhatikan, input-processing-outputbahkan juga outcome-nya. Karena berdasarkan permasalahan dan kasus-kasus pengadaan barang/jasa

yang

dihadapi

sekarang

ini

yaitu

pelaksanaan

pengadaan

barang/jasa masih terdapat pemangku kepentingan menggunakan informasi pengadaan

barang/jasa

yang

tidak

benar

dan

sudah

dicabut

seperti

menggunakan Keppres No. 18 Tahun 2000, tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yaitu: (1). Mensyaratkan Kartu Tanda Anggota (KTA) dari asosiasi profesi (2). Menggolongkan Badan Usaha Kecil, Menengah dan Besar, dengan istilah K1, K2 dan K3 (3). Mewajibkan memiliki Surat Izin Tempat Usaha (SITU) bagi penyedia barang/jasa (4). Nomor rekening Bank yang ditetapkan mengarah diskriminatif 3. Pelaksanaan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang Jasa Pelaksanaan pengelolaan informasi pengadaan barang jasa secara sistem dilakukan oleh LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah). Hal ini dinyatakan pada Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 dan perubahanperubahannya Pasal 108 ayat 1 dan 2 yang berbunyi: (1).

LKPP mengembangkan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik

(2).

LKPP

menetapkan

arsitektur

sistem

informasi

yang

mendukung

penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. (3).

K/L/D/I mempergunakan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Secara Elektronik yang dikembangkan oleh LKPP.


Halaman: 32 dari 40


(4).

Kode Modul

Ketentuan lebih lanjut tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ditetapkan oleh LKPP.

Pada ayat (3) di atas disebutkan bahwa K/L/D/I mempergunakan sistem informasi pengadaan barang jasa yang telah dikembangkan oleh LKPP tersebut. Sebagai pengguna sistem informasi pengadaan barang/jasa, tentunya K/L/D/I sebelum melakukan pelayanan informasi terhadap sistem tersebut akan melakukan langkah-langkah pengumpulan dan pengolahan serta penganalisisan informasi yang diperoleh, sehingga K/L/D/Iinformasi yang didistribusikan pada sistem tersebut adalah informasi yang sesuai kriteria kualitas informasi pada bab sebelumnya, yaitu akurat, tepat waktu dan relevan. Pengendalian Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Tidak semua informasi memiliki nilai yang sama. Beberapa informasi mungkin perlu disimpan dalam jangka panjang untuk mendukung kebutuhan operasional institusi K/L/D/I atau untuk menjaga informasi dari nilai abadi. Sementara, informasi lainnya dapat dibuang ketika informasi tersebut hidup lebih lama dari manfaatnya. Untuk memastikan bahwa selalu bekerja dengan informasi yang relevan dan dapat diandalkan, sebaiknya dilakukan hal berikut: • Teratur menghancurkan catatan (rekaman) sementara segera setelah catatan tersebut tidak lagi diperlukan, sesuai dengan prosedur pengelolaan informasi dan keamanan prosedur institusi K/L/D/I; dan • Bekerja sama dengan spesialis pengelolaan informasi untuk benar mentransfer salinan digital atau kertas dari sumber informasi Menerapkan praktek-praktek ini akan membuat lebih mudah untuk cepat mengakses informasi yang benar-benar dibutuhkan dan akan membantu untuk mengurangi biaya penyimpanan dan pemeliharaan. Namun tetap mengikuti pedoman dari peraturan perihal pengaturan pembuangan informasi pemerintah. Pengelolaan informasi pengadaan barang/jasa yang dilaksanakanoleh K/L/D/I, dilanjutkan dengan melakukan evaluasi untukmengetahui apakah informasiJudul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 33 dari 40


Kode Modul

informasi pengadaan barang/jasa tersebut masih relevan untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Kenyataan yang terjadi bahwa masih ditemukan pemangkukepentingan

melaksanakan

proses

pengadaan

barang/jasa

menggunakan peraturan dan dasar hukum yang sudah tidak berlaku lagi dan/atau sudah dicabut atau diganti. Demikian pula kekeliruan di dalam melaksanakan

pengadaan

barang/jasa

disebabkan

karenaketidaktahuan

melaksanakannya dengan benar sesuai denganperaturan dan dasar hukum antara lain: Peraturan Presiden No. 54Tahun 2010 dan perubahan kedua, Peraturan Presiden No. 70 Tahun2012 dan peraturan yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa. Demikian pula harus diketahui apakah media informasi yang selamaini digunakan masih

berfungsi

membutuhkan

dan

dipergunakan

informasi

pengadaan

oleh

penggunaatau

barang/jasa.

Dari

mereka

yang

monitoring

atau

pemantauan yang dilakukan selanjutnyaditindaklanjuti dengan evaluasi

guna

perbaikan-perbaikanbaik

menyangkut

melakukan

materinya,

cara

penyampaian serta media informasiyang digunakan dan lain sebagainya. 1.

Pengorganisasian dan Pendokumentasian Informasi

Kegiatan

terakhir

dalam

pengelolaan

informasi

adalah

organisasi

dan

dokumentasi informasi. Organisasi dan dokumentasi ini merupakan proses penyimpanan dalam rangka pendayagunaan informasi semaksimal mungkin bagi pengguna. Fungsi tahap ini adalah penyimpanan informasi hasil pengumpulan, pengolahan dan analisis informasi yang telah disajikan pada sistem informasi pengadaan barang jasa. Pendokumentasian informasi adalah kegiatan pengorganisasian, penyimpanan dan pengamanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh K/L/D/I guna membantu pengelola informasi dalam melayani permintaan informasi.Dokumentasi merupakan proses perekaman dan penyimpanan data dan informasi pengadaan barang jasa dalam bentuk basis data yang dilakukan secara sistematis dan cermat. Kegiatan dokumentasi informasi ini dapat dilakukan secara manual ataupun secara komputerisasi menggunakan aplikasi. Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 34 dari 40


Kode Modul

Hasil dokumentasi informasi pengadaan barang jasa ini harus disimpan dan diorganisasi secara teratur, lengkap, cermat, aman dan mudah dilacak atau diambil kembali ketika informasi pengadaan barang jasa tersebut diperlukan. Tujuan tahapan ini adalah untuk menata informasi yang telah dikumpulkan, diolah, dianalisis sebelumnya. Selanjutnya juga dapat menghindari adanya duplikasi atau redundansi pekerjaan, dan tentunya tahap ini berguna agar informasi tersebut dikatakan mampu telusur ketika dibutuhkan di masa mendatang. Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi : (1). Melakukan deskripsi informasi, pada tahap ini setiap pengelola informasi K/L/D/I membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi; (2). Melakukan verifikasi informasi, artinya setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya; (3). Melakukan otentifikasi informasi, dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap K/L/D/I; (4). Pemberian kode informasi, dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengodean yang ditentukan oleh masing-masing K/L/D/I, pengodean informasi meliputi: i. kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka; ii. kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok primer atau fungsi; dan iii. kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau kegiatan. (5). Penataan/organisasi

dan

penyimpanan

informasi,

dilakukan

agar

dokumentasi dan informasi lebih sistematis.

Pengamanan dan penyimpanan dokumentasi informasi dimaksudkan agar informasi memenuhi aspek-aspek: • Confidentiality (kerahasiaan) aspek yang menjamin kerahasiaan data atau informasi, memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh orang yang Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 35 dari 40


Kode Modul

berwenang dan menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan. • Integrity (integritas) aspek yang menjamin bahwa data tidak diubah tanpa ada ijin pihak yang berwenang (authorized), menjaga keakuratan dan keutuhan informasi serta metode prosesnya untuk menjamin aspek integrity ini. • Availability (ketersediaan) aspek yang menjamin bahwa data akan tersedia saat dibutuhkan, memastikan user yang berhak dapat menggunakan informasi dan perangkat terkait (aset yang berhubungan bilamana diperlukan). Penyimpanan dan pendokumentasian informasi sangat berhubungan dengan kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009, definisi arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi

kemasyarakatan,

dan

perseorangan

dalam

pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Setiap kegiatan, baik dalamorganisasi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalamproses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Proses pengorganisasian dan pendokumentasian informasi sama halnya dengan pengaturan dan penyimpanan arsip dimana hal-hal tersebut di bawah ini yang harus dilakukan dalam pengaturan dan penyimpanan arsip: •

Lokasi penempatan arsip, baik secara sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan/kombinasi

•

Prosedur registrasi, metode klasifikasi dan pengindeksan


Halaman: 36 dari 40


Kode Modul

•

Prosedur pengorganisasian dan pemeliharaan file

•

Lamanya arsip disimpan dalam suatu sistem (jadwal retensi arsip) dari penilaian arsip

Pendokumentasian

dan

pengarsipan

dokumen/catatan/rekaman

informasi

pengadaan barang jasa selanjutnya dijabarkan pada Modul Pengelolaan Dokumen Pengadaan Barang Jasa. 2.

Monitoring Evaluasi Pengelolaan Informasi Pengadaan B/J

a.

Pengertian Monitoring dan Evaluasi

(1).

Kegiatan monitoring dan evaluasi merupakan proses yangsistematis yang

dilaksanakan terencana dan dilakukan secaraberkesinambungan yang dilakukan pada permulaan, selamaprogram berlangsung dan pada akhir program setelahprogram dianggap selesai. (2).

Di dalam kegiatan monitoring dan evaluasi diperlukanberbagai informasi

atau data yang menyangkut objekyang sedang dimonitor dan dievaluasi yang berkaitandengan pengelolaan informasi pengadaan barang/jasasejak tahap perencanaan pengadaan, tahap pemilihanpenyedia barang/jasa dan pelaksanaan manajemen

kontraktermasuk

keberhasilan

dan

permasalahan

yang

ditemukanserta upaya pemecahannya, efisiensi dan efektivitas mediainformasi, serta materi informasi pengadaan barang/jasa. b.

Maksud dan Tujuan

Monitoring

dan

Evaluasi

(Monev)

merupakan

kegiatan

rutin

yang

berkesinambungan dan harus terus menerus dilakukan. Pada dasarnya monevmerupakan kegiatan pemantauan pelaksanaan kegiatan bukan suatu kegiatan untuk mencari kesalahan, tetapi membantu melakukan tindakan perbaikan secara terus menerus. Monitoring dan Evaluasi (monev) dilakukan sebagai usaha untuk menentukan apa yang sedang dilaksanakan dengan cara memantau hasil/prestasi yang dicapai dan jika terdapat penyimpangan dari standar yang telah ditentukan, maka segera diadakan perbaikan, sehingga semua hasil/prestasi yang dicapai dapat sesuai denganrencana.


Halaman: 37 dari 40


Demikian

halnya

dengan

pelaksanaan

Kode Modul

pengelolaan

informasipengadaan

barang/jasa dilakukan monitoring dan evaluasiuntuk mengetahui apakah informasi pengadaan masih relevandan mampu memberikan informasi kepada yang membutuhkanserta diketahui hambatan dan permasalahan dalam hal mencari(unggah) informasi dimaksud. 3.

Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi dan Tindakan Evaluasi

Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi terhadap pengelolaaninformasi pengadaan barang/jasa berkaitan dengan segala upaya,tindakan atau proses untuk menentukan apakah pelaksanaanpengelolaan informasi pengadaan barang/jasa telah dilaksanakandengan baik dan benar oleh pemangku kepentingan sejak tahapperencanaan pengadaan barang/jasa, pemilihan pengadaanbarang/jasa dan pelaksanaan manajemen kontrak. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi dilakukan oleh Petugas Khusus yang berada dibawah PA/KPA atau Kepala Kantor Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Pemangku Kepentingan membantupelaksanaan monitoring dan evaluasi dengan memberikan data dan informasi yang dibutuhkan. Monitoring dan evaluasi dilakukan terhadap informasi pengadaan barang/jasa dalam tahap perencanaan, pemilihan penyedia dan manajemen kontrak. Dari hasil evaluasi ini dilakukanperbaikan dan penyempurnaannya.


Halaman: 38 dari 40


Kode Modul

Tabel 7. Laporan Hasil Monitoring dan Tindakan Evaluasi terhadap Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa

Disamping itu perlu dilakukan Monitoring dan Evaluasi terhadap: (1). Berapa besar anggaran untuk pengadaan barang/jasa tahun anggaran berkenaan? Berapa besar daya serapnya dan berapa sisanya? Dari hasil monitoring ini akan diketahui apa penyebab rendah dan tingginya daya serap dan upaya perbaikannya. (2). Apakah metode pengadaan yang digunakan dapat dilaksanakan dengan baik? (3). Bagaimana dengan pemaketan pengadaan barang/jasa? Apakah memenuhi persyaratan bagi usaha kecil dan/ataubukan kecil? (4). Bagaimana dengan penetapan informasi dan ketentuan dalam dokumen pengadaan? Apakah bisa atau tidak dilakukan? Dan persyaratan yang Judul Modul: Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 39 dari 40


Kode Modul

ditetapkan dapat dilaksanakan dengan baik ataukah terlalu rigid sehingga sulit untuk mengerjakannya? Dengan melakukan monitoring terhadap dokumen pengadaan akan diperoleh masukan, apa alasannya banyak calon penyedia barang/jasa yang sudah mendaftar lantas mengundurkan diri? (5). Apakah sumber daya manusia pada ULP/Pejabat Pengadaandapat dan sesuai dengan prosedur pengadaan? Misalnya mampu untuk mengerjakan prosedur pelelangan untuk pekerjaan di bidang ke Pekerjaan Umum, dan Kementerian lainnya. (6). Apakah informasi pengadaan barang/jasa dapat diserap oleh Pemangku Kepentingan? 4. Jadwal Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan perencanaan, pemilihan penyedia dan manajemen kontrak, dilakukan oleh pemangku kepentingan dalam setahun, dilakukan 2 (dua) kali dan disesuaikan dengan meningkatnya proses pengadaan barang/jasa. Berikut ini disajikan dalam tabel 8. Laporan Jadwal Monitoring dan Evaluasi. Tabel 8. Laporan Jadwal Monitoring dan Evaluasi

Berdasarkan hasil monitoring yang dilakukan oleh petugas khusus yang dibantu oleh pemangkukepentingan, diharapkan akan diperoleh masukan terhadap pemenuhan dan manfaat informasi pengadaan barang/jasa guna menunjang pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada Unit Kantor/SKPD pada K/L/D/I.


Halaman: 40 dari 40

JASA

Recommend Documents