1 KETENTUAN POKOK DAN TATA CARA PENGADAAN BARANG/JASA DI LINGKUNGAN PT PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO) (Summary) SK. DIREKSI NO. HK.56/5/13/PI.II-12 ...
Best Practice dan Benchmark tentang Modern Procurement
Prinsip prinsip, Etika dan Tatacara Pengadaan
PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA DI PT PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO)
Pokok-Pokok di Dalam Pedoman PBJ 2012 • • • • • • • • •
Terdapat Batas Nilai di Tiap Metode Pengadaan Metoda Pembelian Langsung Penunjukan Langsung Terhadap Brand / Merk Kontrak Jangka Panjang untuk Pekerjaan Rutin (Contoh : Cleaning Service, Pengamanan, Permakanan, dll) Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa Penggabungan Pekerjaan Sejenis Pendaftaran pada Pelelangan E-Auction Pemasukan Dokumen Harga Kedua
Tahapan Generik Proses Pengadaan Barang/Jasa
PERSIAPAN PENGADAAN User
PEMELIHARAAN User + Supplier
PROSES PENGADAAN
PELAKSANAAN / PEMBANGUNAN
Penyelenggara Pengadaan
User + Suplier
SERAH TERIMA PEKERJAAN/ BARANG User + Supplier+ Keuangan
Posisi Proses Pengadaan
Metode Pengadaan Barang/Jasa 1
2 PELELANGAN/SELEKSI UMUM
PEMILIHAN / SELEKSI LANGSUNG
3 PENUNJUKAN LANGSUNG
5
4 PENGADAAN LANGSUNG
PEMBELIAN LANGSUNG
METODE PROSES PENGADAAN BARANG/JASA (1) 1. Pelelangan/Seleksi Umum > 10 Miliar Pengumuman Pelelangan di Website dan/atau Papan Pengumuman Pemasukan Dok. Harga Kedua Akibat dari Penawaran > HPS/OE Perubahan HPS Dapat Dilakukan Apabila Penawaran Harga Kedua yang telah Dinegosiasi Tetap > HPS/OE Min. 3 Peserta 1 atau 2 yang Daftar GAGAL PEMILIHAN LANGSUNG
Tidak Ada Penawaran yg Masuk -> Pemilihan Langsung dengan Mengundang Peserta Baru Evaluasi Pendaftaran Harga diatas OE » Pemasukan dok harga ke 2 » tetap diatas OE » negosiasi berjenjang » tetap diatas OE » gagal » review OE
2. Pemilihan Langsung/ Seleksi Langsung 500 juta – 10 miliar Yang diundang min. 2 Wajib negosiasi > 10 Miliar Justifikasi dari Pejabat Berwenang atau Direktur Terkait Sebagai Akibat dari Pelaksanaan Pelelangan/Seleksi Umum Gagal Dimana Jumlah Peserta yang mendaftar hanya 1 (satu) atau 2 (dua) peserta Harga diatas OE » Pemasukan dok harga ke 2 » tetap diatas OE » negosiasi berjenjang » tetap diatas OE » gagal » review OE
7
METODE PROSES PENGADAAN BARANG/JASA (2) 3. Penunjukan langsung • • •
Anak Perusahaan BUMN / AP BUMN / Perusahaan terafiliasi BUMN EO dalam kondisi mendesak
Merk yang Telah Ditetapkan • •
Repeat Order Perubahan Spesifikasi Maksimal 20% dari Spesifikasi Terdahulu Volume Barang/Jasa tidak dibatasi
Sebagai Akibat dari Pelaksanaan Pemilihan Langsung/Seleksi Langsung Gagal , yang Menghasilkan hanya 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa
4a. Pengadaan Langsung Barang, Jasa Lainnya dan Jasa Konstruksi
Untuk pengadaan langsung barang dan jasa lainnya Perikatan berupa Surat Pesanan Untuk pengadaan langsung jasa konstruksi Perikatan berupa Surat Perintah Kerja Nilai pekerjaan sampai dengan 500 juta 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Tahapan : Undangan Pemasukkan Dok. Harga Evaluasi Dok. Harga Undangan Nego Nego SP/SPK
8
METODE PROSES PENGADAAN BARANG/JASA (3) 4b. Pengadaan Langsung Jasa Konsultasi Perikatan berupa Perjanjian/Surat Perintah Kerja Nilai pekerjaan sampai dengan 500 juta
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Tahapan : Undangan Penjelasan Teknis Pemasukan dok. Teknis dan harga Evaluasi dok. Teknis dan harga Undangan Negosiasi Negosiasi Perjanjian/SPK
5. Pembelian Langsung Untuk barang yang diperdagangkan secara swalayan yang telah diberikan label harga Nilai pekerjaan sampai dengan 500 juta Pembayaran dilakukan secara tunai/transfer Bukti pembayaran berupa invoice elektronik atau struk elektronik
9
Ketentuan Lainnya (1) Kualifikasi Supplier Pemborongan 1. Penyedia Barang/Jasa lainnya dan pemborongan a. Orang Perseorangan atau Grade 1 dapat melaksanakan pekerjaan sampai 100 jut b. Golongan kecil : 1) Grade 2 dapat melaksanakan pekerjaan maks. 500 juta 2) Grade 3 dapat melaksanakan pekerjaan maks 1 miliar 3) Grade 4 dapat melaksanakan pekerjaan maks 2.5 miliar c. Golongan Non Kecil : 1) Grade 5 dapat melaksanakan pekerjaan maks. 10 miliar 2) Grade 6 dapat melaksanakan pekerjaan maks 50 miliar 3) Grade 7 dapat melaksanakan pekerjaan sampai nilai tak terbatas
Kualifikasi Supplier Konsultan/ Non Konstruksi
2. Penyedia Jasa Konsultan Konstruksi/Non Konstruksi a. Orang perseorangan dapat Orang Perseorangan atau Grade 1 dapat melaksanakan pekerjaan sampai 250 juta b. Golongan kecil : 1) Grade 2 dapat melaksanakan pekerjaan maks. 500 juta 2) Grade 3 dapat melaksanakan pekerjaan maks 750 juta c. Golongan Non Kecil : 1) Grade 4 dapat melaksanakan pekerjaan sampai nilai tak terbatas
10
Ketentuan Lainnya (2) Jenis Jaminan
JAMINAN PENAWARAN JAMINAN PELAKSANAAN
Ketentuan Jaminan
• •
JAMINAN PEMELIHARAAN JAMINAN PEMBAYARAN
• •
JAMINAN UANG MUKA •
JAMINAN SANGGAHAN
•
Jaminan Penawaran Utk Pek > 500 juta ; 3-5% HPS Jaminan Pelaksanaan Utk Pek > 500 juta ; 3% * Nilai Kontrak (Lembaga Pendidikan/Yayasan) 5% * Nilai Kontrak (Lainnya) Jika Penawaran 80% HPS, Maka Besarannya 3% atau 5% dari HPS. Jaminan Pemeliharaan 5% Retensi dari Nilai Kontrak Jaminan Pembayaran Utk Pek. yang Penguasaan Fisiknya tidak di Pihak IPC; Sebesar Angsuran Pembayaran Jaminan Uang Muka Besaran Sesuai Uang Muka Jaminan Sanggahan Sebesar Jaminan Penawaran (hanya untuk Pelelangan dan Seleksi Umum
11
Ketentuan Lainnya (3) Sistem Penyampaian Dokumen Penawaran 1. Satu Sampul 2. Dua Sampul 3. Dua Tahap
1. Penyampaian secara manual 2. Penyampaian secara elektronik
Sistem Evaluasi Dokumen Penawaran Sistem Evaluasi pengadaan barang/jasa 1. Sistem Evaluasi Scoring a. Sistem Evaluasi Kualitas b. Sistem Evaluasi Kualitas dan Harga c. Sistem Evaluasi Harga Terendah 2. Sistem Evaluasi Non-Scoring (Sistem Gugur)
12
Ketentuan Lainnya (4) Negosiasi
Pelelangan TIDAK ADA negosiasi
Negosiasi untuk pelelangan hanya dilakukan apabila setelah pemasukan dokumen harga kedua semua penawaran harga tidak ada yang berada dibawah atau sama dengan HPS/OE
Negosiasi untuk pemilihan langsung, seleksi langsung, penunjukkan langsung dan pengadaan langsung wajib dilakukan
13
Ketentuan Lainnya (5) Ketentuan Sanggahan • Sanggahan hanya untuk metoda Pelelangan/Seleksi Umum • Jaminan Sanggah • Pengajuan Sanggahan selambatlambatnya 3 (tiga) hari
Jawaban selambat-lambatnya 14 hari
Blacklist
Kriteria Black List 1. Pemalsuan dokumen = 5 tahun 2. Pengunduran diri setelah ditunjuk sebagai pemenang = 2 tahun 3. Sanggahan tidak benar = 2 tahun 4. Tidak membayar denda karna terlambat = 2 tahun 5. Tidak menyerahkan sebagian/ seluruhnya barang/jasa = 5 tahun 6. Kontrak dibatalkan sepihak = 2 tahun
14
Ketentuan Lainnya (6) Kewenangan Penetapan Pemenang 1. Penetapan Pemenang a. Cabang pelabuhan utama sampai dengan 25 miliar b. Cabang pelabuhan kelas I/Unit kerja/satuan kerja sampai dengan nilai 20 miliar c. Untuk cabang pelabuhan lainnya sampai dengan 15 miliar
Kewenangan Penandatanganan Kontrak 2. Penandatangan Kontrak a. Kantor pusat : 1) Nilai > 500 miliar dilakukan oleh Direktur Utama 2) Nilai diantara 500 juta sampai dgn 500 miliar dilakukan oleh direktur terkait 3) Surat Pesanan sampai dengan 500 juta dilakukan oleh kepala biro pengadaan b. Cabang pelabuhan dilakukan oleh General Manager c. Unit kerja dilakukan oleh Kepala Unit Kerja d. Satuan kerja dilakukan oleh kepala satuan kerja
15
Ketentuan Lainnya (7) Surat Perjanjian/Kontrak Mengantur Tentang : 1. Standarisasi Perjanjian/Kontrak 2. Isi Dokumen Perjanjian/Kontrak 3. Perubahan Kontrak 4. Ketentuan Lain dalam Perjanjian/Kontrak 5. Jenis Perjanjian/Kontrak
Hirarki Dokumen Pengadaan Apabila terjadi perbedaan antara Perjanjian dengan Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) Administrasi dan Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) Teknis serta Risalah Aanwijzing maka yang menjadi acuan adalah: 1. Risalah Aanwijzing 2. Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) Administrasi dan Teknis 3. Surat Keputusan Direksi ini
