JAK NA PAPERLESS | Petr Dolejší | Senior Solution Consultant |
PAPERLESS – CO TO VLASTNĚ JE Wikipedia - „Paperless představuje fungování, kde je odstraněno nebo výrazně omezeno používání papíru. Toho se dosáhne tím, že se dokumenty používají v digitální podobě.“ Klíčové je používání elektronické/digitální formy informací, kdekoliv je to možné Pro dosažení požadovaného cílového stavu je rozhodující •
uchovávání informací v el. podobě v rámci celého životního cyklu
•
použití ochranných prvků v souladu s legislativou (tam kde je třeba)
•
distribuce a sdílení el. dokumentů s partnery a klienty
•
schopnost příjmu a zpracování el. dokumentů od cizích původců
Je třeba počítat s tím, že papíru se obvykle nelze zbavit na 100% •
… ale i to lze řešit vhodnou formou digitalizace
Klasická papírově orientovaná organizace
Vytváření
Aplikace
Tiskárna
Prostá digitalizace Příchozí dokumenty
Papír Zpracování
Provozní systémy
Úložiště dokumentů
Dlouhodobé ukládání
Archiv
ŽIVOTNÍ CYKLUS DOKUMENTU Cesta k pochopení kde a jak se dokumenty používají
Vytváření
Používání
Doručení
Uchování
Papír/el. dokument
Informační systémy
Distribuce účastníkům
Informační hodnota
Ručně/automaticky
Vytěžení dokumentů
Tisk, (E-)Pošta
Zákonné požadavky
Uvnitř org./externí
Provedení rozhodnutí
Ochrana
Od 5 do 100 let
PAPERLESS DNES A ZÍTRA Z pohledu práce s informacemi Dnes
Zítra Elektronické dokumenty • optimalizace interních procesů • sdílení informací • interně/s partnery
Důvěryhodné elektronické dokumenty • plná elektronizace procesů
• vznik, příjem i výstup • právní dokumenty
Listinné dokumenty
• důvěryhodná archivace
• právní závazky, smlouvy • vstup do organizace
• předmět dlouhodobé archivace
Listinné dokumenty • historická či umělecká hodnota
Moderní paperless koncept
Vytváření
PKI
Důvěryhodná digitalizace
Biometrie
Příchozí dokumenty
Důvěryhodný el. dokument
X
Zpracování
Provozní systémy
Úložiště dokumentů
Dlouhodobé ukládání
Důvěryhodný archiv
X
Archiv
PROČ MÁ SMYSL SKUTEČNÝ PAPERLESS? A kdo by se jím měl zabývat především?
Čím víc papíru, tím větší potenciální úspory Skutečná elektronizace celého životního cyklu dokumentů Budoucnost směřuje jednoznačně tímto směrem Největší „uživatelé“ papíru •
veřejná správa a samospráva
•
banky a pojišťovny
•
utility a operátoři
•
právní kanceláře a soudy
•
…
DŮVĚRYHODNÝ ELEKTRONICKÝ DOKUMENT Co po nich máme požadovat
Pro elektronické dokumenty je třeba zajistit stejné existenční podmínky, jaké jsou pro používání listinných dokumentů; budeme pravděpodobně používat odlišné nástroje, které jsou často lepší, než jejich listinné ekvivalenty.
Právní relevance
Digitální důvěra
Datová integrita
Dlouhodobá dostupnost
VZNIK A PŘÍJEM DOKUMENTŮ Přínosy moderních paperless postupů
Vytváření primárně důvěryhodných dokumentů v rámci organizace •
uplatnění uznávaného elektronického podpisu/značky
•
použití dynamického biometrického podpisu
Povýšení prosté digitalizace na důvěryhodný proces •
inspirace mechanismy autorizované konverze
•
fixace důvěry digitalizačního procesu pomocí uznávaného el. podpisu/značky
Komplexní zpracování a kontrola příchozích el. dokumentů •
kontrola a validace přijatých el. dokumentů – respektování pravidel v rámci EU
•
příprava na eIDAS – nové služby v oblasti doručování, digitální identity, validace, …
ZPRACOVÁNÍ A SDÍLENÍ DOKUMENTŮ Přínosy moderních paperless postupů
Zavedené business procesy obvykle není třeba měnit •
analýza přínosů důvěryhodných el. dokumentů pro jejich optimalizaci
Důvěryhodné sdílení dokumentů napříč organizací •
prostřednictvím vhodných úložišť a procesů
•
příležitost pro využití nových technologií pro práci s čistě el. dokumenty
Zjednodušené sdílení dokumentů a důvěry s partnery •
rychlé a bezpečné el. kanály – ISDS, zákaznické portály, eIDAS, …
•
příležitost nabízet služby v oblasti důvěryhodných dokumentů klientům
•
např. dlouhodobá důvěryhodná archivace osobních dokumentů
DLOUHODOBÉ UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ Přínosy moderních paperless postupů
Zajištění digitální kontinuity elektronických dokumentů •
… v souladu s národní i EU legislativou
Implementace služeb důvěryhodného elektronického archivu •
in house implementace nebo řešení v cloudu
•
ideálně v těsné integraci s garantovaným úložištěm dokumentů
Bez důvěryhodné dlouhodobé péče o el. dokumenty nelze mluvit o PAPERLESS (platí pro použití jakýkoliv el. dokumentů)
PŘÍKLADY ZAVÁDĚNÍ PAPERLESS PRINCIPŮ
LOGICKÁ ČÁST
Garantované úložiště
FYZICKÁ ČÁST
USER FRONT-END
ECM/DMS
INTEGRITY
Důvěryhodný archiv
INTEGRATION API
VALIDITY
SDÍLENÍ A ARCHIVACE DOKUMENTŮ – VEŘEJNÁ SPRÁVA
BIOMETRICKÝ PODPIS A ARCHIVACE – FINANČNÍ SEKTOR
IS
IS
BIOMETRIE
IS
IS
PKI
API
INTEGRITY
Důvěryhodný archiv DATA STORAGE DŮVĚRYHODNÝ ELEKTRONICKÝ ARCHIV
DŮVĚRYHODNÁ ARCHIVACE
VALIDITY
Integrační platforma
E-PROCUREMENT PRO B2B – NADNÁRODNÍ KORPORACE E-mail
IS
SAP
IS
B2B Portál Sign Verify Archive Timestamp API Centrální PKI služby
CA
TSA
HSM
DOPLNĚNÍ GARANTOVANÉHO ÚLOŽIŠTĚ O ARCHIVACI
OBJECT-BASED STORAGE DATA STORAGE MANAGEMENT
CAPACITY DISKS
FYZICKÁ ČÁST
Konektor / API
VALIDITY
INTEGRITY
Architektura řešení
Důvěryhodný archiv
LOGICKÁ ČÁST
ARCHIVACE FINANČNÍCH DOKUMENTŮ V CLOUDU
INTEGRATION API
INTEGRITY
Důvěryhodný archiv
USER FRONT-END
VALIDITY
ERP (SaaS)
DATA STORAGE
ELEKTRONICKÝ ARCHIV (SaaS) Backup
BACKUP STORAGE
Cloud
Organizace
ARCHITEKTURA ARCHIVU S VELKÝM „A“ – VEŘEJNÁ INSTITUCE
FireWall RC
Gateway FireWall Archive Data Storage
DIGITAL ARCHIVE
QRNT
VŠECHNY PŘÍCHUTĚ PAPERLESS Proč řeší každý něco jiného?
Co organizace, to jiná motivace pro budování paperless řešení Každý usiluje o … •
zefektivnění, sjednocení a zrychlení práce s dokumenty
•
eliminaci papíru
… ale dál už to má každý jinak •
jednotný přístup k el. dokumentům (integrace)
•
právní dokumenty pouze v el. podobě (B2B, B2C, G2?)
•
příjem a zpracování velkého množství dokumentů (archivace, důvěryhodná digitalizace)
•
lepší komunikace a sdílení informací (PKI, komunikační projekty)
•
využití existujících technologií naplno (PKI, archivace a důvěryhodná úložiště)
PROČ ZAČÍT S PAPERLESS UŽ DNES?
Nové možnosti práce s dokumenty •
… využívání nových moderních technologií (PKI, biometrie …)
•
… fungování „on the go“ pomocí mobilních zařízení
•
… stejné služby pro dokumenty napříč různými zařízeními
Připravenost na budoucí jednoznačně elektronický trh •
… jinak to prostě nepůjde
Splnění legislativních požadavků moderně •
… legislativa už dnes paperless nebrání, a občas dokonce ukazuje i cestu
www.sefira.cz
