Jak mluvit

VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ Fakulta informatiky a statistiky Katedra systémové analýzy

PREZENTACE A MEZILIDSKÁ KOMUNIKACE Jak psát / Jak mluvit

Richard Bébr 2000

PREZENTACE A MEZILIDSKÁ KOMUNIKACE

JAK PSÁT / JAK MLUVIT

OBSAH

Obsah 0. TATO SKRIPTA

5

0.1 PODKLADY --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 0.2 ODKAZY A CITACE ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 5 0.3 DŮLEŽITÁ POZNÁMKA -------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 0.4 PODĚKOVÁNÍ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 5 0.5 RECENZE ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

1. ÚVOD

6

1.1 TERMINOLOGIE ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 1.2 ZÁKLADNÍ POJMY ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 1.3 OBSAH A FORMA PREZENTACE --------------------------------------------------------------------------------------- 7 1.4 NÁZEV PREZENTACE --------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 1.5 NEŽÁDOUCÍ PREZENTACE --------------------------------------------------------------------------------------------- 8 1.6 PRÁVNÍ A LEGISLATIVNÍ PROBLÉMY---------------------------------------------------------------------------------- 9 1.7 SPOLEHLIVOST A DŮVĚRYHODNOST --------------------------------------------------------------------------------- 9 1.8 MORÁLNÍ HLEDISKA -------------------------------------------------------------------------------------------------- 10 1.9 STUDIUM PREZENTACE ----------------------------------------------------------------------------------------------- 10

2. CHOVÁNÍ, VYSTUPOVÁNÍ, JAZYK

11

2.1 CHOVÁNÍ, VYSTUPOVÁNÍ --------------------------------------------------------------------------------------------- 11 2.1.1 Principy .................................................................................................................................. 11 2.1.2 Základní pravidla ................................................................................................................... 11 2.1.3 Mezinárodní styk ................................................................................................................... 12 2.2 JAZYK ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 2.2.1 Hovorová a spisovná čeština ................................................................................................ 13 2.2.2 Slovní zásoba ........................................................................................................................ 13 2.2.3 Stavba vět ............................................................................................................................. 15 2.2.4 Používání cizích slov a profesních výrazů ............................................................................ 15 2.2.5 Prezentace v cizím jazyku ..................................................................................................... 16

3. PŘÍPRAVA PREZENTACE

18

3.1 OČ JDE V PŘÍPRAVĚ -------------------------------------------------------------------------------------------------- 18 3.2 VZNIK PREZENTACE, TÉMA ------------------------------------------------------------------------------------------ 19 3.3 ZÁSADY PŘÍPRAVY ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 20 3.3.1 Spolupráce, konzultace ......................................................................................................... 20 3.3.2 Písemný a ústní projev .......................................................................................................... 20 3.3.3 Publikum ................................................................................................................................ 21 3.3.4 Práce s prameny, citace ........................................................................................................ 22 3.3.5 Zázemí a pomůcky ................................................................................................................ 25 3.3.6 Postup přípravy ..................................................................................................................... 25 3.4 PÍSEMNÁ PREZENTACE ----------------------------------------------------------------------------------------------- 25 3.4.1 Rozsah díla ........................................................................................................................... 25 3.4.2 Forma .................................................................................................................................... 26 3.4.3 Příprava s vydavatelem ......................................................................................................... 26 3.4.4 Struktura písemné prezentace .............................................................................................. 26

⇒1⇐



OBSAH 3.5 ÚSTNÍ PREZENTACE -------------------------------------------------------------------------------------------------- 27 3.5.1 Osnova ústní prezentace ...................................................................................................... 27 3.5.2 Načasování ........................................................................................................................... 28 3.5.3 Text prezentace..................................................................................................................... 29 3.5.4 Příprava vystoupení .............................................................................................................. 29 3.5.5 Důležité upozornění .............................................................................................................. 29 3.6 ZPESTŘENÍ PREZENTACE -------------------------------------------------------------------------------------------- 30 3.6.1 Humor .................................................................................................................................... 30 3.6.2 Zábavné vsuvky .................................................................................................................... 30 3.6.3 Pointování ............................................................................................................................. 31 3.7 ARCHIVACE VLASTNÍ TVORBY --------------------------------------------------------------------------------------- 31

4. PROVEDENÍ PREZENTACE

32

4.1 IMAGE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 32 4.2 PÍSEMNÁ PREZENTACE ----------------------------------------------------------------------------------------------- 32 4.3 ÚSTNÍ PREZENTACE -------------------------------------------------------------------------------------------------- 33 4.3.1 Základy .................................................................................................................................. 33 4.3.2 Navázání kontaktu s publikem .............................................................................................. 33 4.3.3 Udržení zájmu posluchačů .................................................................................................... 34 4.3.4 Podání ................................................................................................................................... 35 4.3.5 Rétorika ................................................................................................................................. 36 4.3.6 Tréma .................................................................................................................................... 37 4.4 NONVERBÁLNÍ KOMUNIKACE ---------------------------------------------------------------------------------------- 38 4.4.1 Princip ................................................................................................................................... 38 4.4.2 Oblek, celkový vzhled............................................................................................................ 38 4.4.3 Proxemika ............................................................................................................................. 39 4.4.4 Kontakt očima........................................................................................................................ 40 4.4.5 Gestikulace ............................................................................................................................ 40 4.4.6 Mimika ................................................................................................................................... 41 4.4.7 Pohyb, postoj ......................................................................................................................... 41 4.5 ZDOKONALOVÁNÍ ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 42

5. ODBORNÁ PREZENTACE

43

5.1 NEPERIODICKÉ PUBLIKACE------------------------------------------------------------------------------------------ 43 5.2 DIPLOMOVÉ A DISERTAČNÍ PRÁCE --------------------------------------------------------------------------------- 43 5.3 SEMINÁŘE A SYMPOZIA ---------------------------------------------------------------------------------------------- 45 5.3.1 Charakteristika ...................................................................................................................... 45 5.3.2 Příprava ................................................................................................................................. 46 5.3.3 Vystoupení ............................................................................................................................ 46 5.4 VÝUKA ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 47 5.4.1 Přednášky ............................................................................................................................. 47 5.4.2 Cvičení .................................................................................................................................. 47 5.4.3 Školení .................................................................................................................................. 47

6. MÉDIA A MULTIMÉDIA

50

6.1 PREZENTACE V MÉDIÍCH --------------------------------------------------------------------------------------------- 50 6.1.1 Co jsou to média ................................................................................................................... 50 6.1.2 Proč prezentovat prostřednictvím médií................................................................................ 50 6.1.3 Specifika vystoupení v médiích ............................................................................................. 50 6.1.4 Některé zásady při komunikaci s médii ................................................................................. 51 6.2 PŘÍSPĚVKY PRO PERIODICKÝ TISK --------------------------------------------------------------------------------- 52 6.2.1 Zásady ................................................................................................................................... 52 6.2.2 Formality ................................................................................................................................ 53

⇒2⇐



OBSAH 6.3 ROZHLAS A TELEVIZE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 53 6.3.1 Vystoupení a rozhovory ........................................................................................................ 53 6.3.2 Příprava a provedení ............................................................................................................. 54 6.4 TISKOVÉ KONFERENCE----------------------------------------------------------------------------------------------- 55 6.5 MULTIMÉDIA ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 56

7. FIREMNÍ PREZENTACE A KOMUNIKACE

57

7.1 ZÁKLADNÍ ÚVAHA ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 57 7.2 KORESPONDENCE ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 57 7.3 DOKUMENTACE-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 58 7.4 REKLAMA -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 59 7.5 VÝSTAVY A VELETRHY ----------------------------------------------------------------------------------------------- 60 7.5.1 Specifika ................................................................................................................................ 60 7.5.2 Příprava ................................................................................................................................. 60 7.5.3 Komunikace s návštěvníky.................................................................................................... 61 7.5.4 Vyhodnocení. ........................................................................................................................ 61 7.6 ZPRÁVY ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 61 7.7 PREZENTACE PRO MANAŽERY -------------------------------------------------------------------------------------- 62 7.8 JEDNÁNÍ A PORADY--------------------------------------------------------------------------------------------------- 62 7.9 INTERNET --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 63

8. DISKUSE A OBHAJOBY

65

8.1 ZÁKLADNÍ POJMY ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 65 8.2 DRUHY DISKUSE------------------------------------------------------------------------------------------------------- 65 8.2.1 Zodpovídání dotazů............................................................................................................... 65 8.2.2 Sálová diskuse ...................................................................................................................... 66 8.2.3 Panelová diskuse .................................................................................................................. 67 8.2.4 Jiné druhy diskuse................................................................................................................. 67 8.3 OPONENTURY A OBHAJOBY ----------------------------------------------------------------------------------------- 67

9. POMŮCKY PRO PREZENTACI

70

9.1 POMŮCKY PRO PŘÍPRAVU TEXTŮ ----------------------------------------------------------------------------------- 70 9.1.1 Textové editory ...................................................................................................................... 70 9.1.2 Speciality MS WORD ............................................................................................................ 70 9.1.3 Jiné pomůcky pro písemnou prezentaci................................................................................ 72 9.2 POMŮCKY PRO ÚSTNÍ PREZENTACI --------------------------------------------------------------------------------- 72 9.2.1 Terminologie .......................................................................................................................... 72 9.2.2 Vizuální pomůcky .................................................................................................................. 72 9.2.3 Výběr vizuálních pomůcek .................................................................................................... 74 9.2.4 Audio ..................................................................................................................................... 74 9.2.5 Přehled audiovizuálních pomůcek ........................................................................................ 74 9.2.6 Příprava audiovizuálních pomůcek ....................................................................................... 77 9.2.7 Jak správně používat audiovizuální pomůcky....................................................................... 77 9.2.8 Písemné materiály k ústnímu projevu ................................................................................... 78 9.2.9 Softwarové pomůcky pro ústní prezentaci ............................................................................ 78

10. LITERATURA

80

⇒3⇐



OBSAH

11. PŘÍLOHY

82

11.1 CALL FOR PAPERS -------------------------------------------------------------------------------------------------- 82 11.2 POKYNY PRO CAMERA READY ------------------------------------------------------------------------------------ 83 11.3 SPOLEČENSKÁ JEDNÁNÍ ------------------------------------------------------------------------------------------- 85 11.4 MEZINÁRODNÍ STYK ------------------------------------------------------------------------------------------------- 86 11.5 PROBLÉM ROZDÍLNÝCH KULTUR ---------------------------------------------------------------------------------- 87 11.6 ABSURDNÍ PŘEKLAD ------------------------------------------------------------------------------------------------ 88 11.7 MIKROPOVÍDKA S POINTOU ---------------------------------------------------------------------------------------- 88 11.8 MS WORD 97------------------------------------------------------------------------------------------------------- 89

Tabulky TAB. 1 - SPOLEČENSKÁ VÝZNAMNOST ....................................................................................................... 11 TAB. 2 - ROZDÍL MEZI PÍSEMNÝM A ÚSTNÍM PROJEVEM ............................................................................... 20 TAB. 3 - STANDARDNÍ POMŮCKY ............................................................................................................... 25 TAB. 4 - PROXEMIKA ................................................................................................................................ 39 TAB. 5 - PROCVIČOVÁNÍ

........................................................................................................................... 49

TAB. 6 - SKLADBA ŠKOLENÍ ...................................................................................................................... 49 TAB. 7 - SPECIFIKA MÉDIÍ

......................................................................................................................... 51

TAB. 8 - ZAJIŠTĚNÍ STÁNKU ...................................................................................................................... 60 TAB. 9 - SROVNÁNÍ AUDIOVIZUÁLNÍCH POMŮCEK ....................................................................................... 76 TAB. 10 - SYMBOLY

................................................................................................................................. 89

TAB. 11 - SPECIÁLNÍ ZNAKY...................................................................................................................... 90 TAB. 12 - MÍRY - PŘEPOČET...................................................................................................................... 90

Obrázky OBR. 1 - ZÁKLADNÍ PRVKY PREZENTACE ................................................................................................... 18 OBR. 2 - STRUKTURA NADPISŮ A TEXTŮ .................................................................................................... 27 OBR. 3 - POJMY PROXEMIKY ..................................................................................................................... 39 OBR. 4 - ZÁKLADNÍ TYPY DISKUSE

............................................................................................................ 66

⇒4⇐



KAPITOLA 0 - TATO SKRIPTA

0. Tato skripta 0.1 Podklady Tato skripta vznikla z poznatků, studovaných na VŠE v semináři „Prezentace systémů“. Ve skriptech jsou použity rozsáhlé citace z diplomových prací absolventů VŠE Josefa Trajera [TRA98] a Pavla Kubaláka [KUB99], ve kterých je též uvedena obsáhlá bibliografie. Dále jsou použity chytré nápady studentů z diskusí při přednáškách a zajímavé myšlenky ze semestrálních prací.

0.2 Odkazy a citace Odkaz na literaturu, kde čtenář nalezne bližší podrobnosti, je ve formě [XXXnn], kde XXX je zkratka jména autora a nn rok vydání. Seznam takto citované literatury je v kap. 10. Odkazy uvnitř skript jsou provedeny číslem kapitoly, odstavce nebo bodu ve formátu kap. X, odst. X.Y, bod Z.Z.Z .

0.3 Důležitá poznámka Úloha autora těchto skript je velice nevděčná. Jestliže učím jak psát / jak mluvit měl bych sám psát i mluvit přímo ukázkově. Předkládaný text může být příkladem, že se to vždy úplně nepovede. Autor doufá, že si jeho čtenáři (a při přednáškách i posluchači) vezmou poučení z chyb a nedostatků a budou psát i mluvit nejen dobře, ale ještě lépe než ten, který je to měl naučit.

0.4 Poděkování Děkuji kolegům z VŠE za cenné nápady a náměty pro koncepci i provedení skript. Mimořádné díky patří Prof. JUDr. Vladislavu Dřínkovi a Doc. PhDr. Karlu Pstružinovi, CSc a dále Doc. Ing. Prokopu Tomanovi, CSc, Doc. Ing. Petru Douckovi, CSc a Ing. Stanislavu Hornému, CSc za podnětné tipy a inspirativní poznámky v neformálních diskusích. Rád bych poděkoval také Ing. Miroslavu Haladovi, CSc (systémová a inženýrská hlediska), Daně Bartkové (problémy jazykové a etické), Petrovi Širokému (žurnalistické zásady) a Ing. Michaele Bébrové (pohledy studenta a praktika) za rady a připomínky v průběhu zpracování.

0.5 Recenze Recenzi skript připravili Stanislav Horný a Tomáš Vilím, jejichž názory jsem se pokusil v textu respektovat. ISBN: 80 - 7079 - 947 - 1

⇒5⇐



KAPITOLA 1 - ÚVOD

1. Úvod 1.1 Terminologie Prezentace není věda v pravém slova smyslu, i když využívá výsledků různých vědních oborů. Terminologie v oblasti prezentace a mezilidské komunikace není tudíž ustálená. V těchto skriptech používáme některé pojmy, jejichž význam je nutno předem alespoň přibližně stanovit, abychom se vůbec domluvili. • Komunikace obecně je sdělování a přijímání informací; mezilidská komunikace probíhá mezi lidmi. Předávané a přijímané informace mohou mít jakoukoliv formu - vnímány jsou především opticky nebo akusticky (i když příjemné čichové, chuťové a hmatové informace také nebývají k zahození). • Prezentace je sdělování informací jedné nebo několika osobám (je to tedy jednosměrná komunikace). Bývá písemná nebo ústní. Příklady: přednáška, článek v tisku, vystoupení v rozhlase, ... • Interakce je výměna informací (obousměrná komunikace) mezi dvěma či více jedinci. ◊ Dialog je interakce mezi dvěma jedinci nebo dvěma skupinami (z nichž každá reprezentuje určitý jednolitý názor). Příklady: rozhovor dvou pracovníků, jednání se zahraniční delegací. ◊ Diskuse je interakce mezi několika individualitami. Příklad: brainstorming, porada, diskuse na semináři.

• Publikum je obecná množina čtenářů, posluchačů nebo diváků. • Cílová skupina je publikum, na které je zaměřena prezentace.

1.2 Základní pojmy Softwarové noviny č. 9, 1992 Richard Bébr

Ble ble ble aneb prezentujeme své výtvory Přijdu na jakýsi seminář a napjatě očekávám referát, jehož obsah mě eminentně zajímá. Mladý programátor vědeckého vzhledu hovoří: "Vážení přátelé, mám teda přednést několik teda slov o programovém teda vybavení, které jsme teda vytvořili teda abychom usnadnili teda zpracování teda ekonomických úloh teda ...". Po zhruba dvou stech "teda" (kterých řečník dosáhne velmi brzy) přestávám vnímat obsah referátu, dělám si už jen čárky za každé "teda" a chytrá i poučná sdělení mi zůstanou utajena. Další řečník pronáší svou řeč s jakýmsi nasal twangem, který ve spojení s ozvučením špičkovými přístroji Tesla vyústí v zajímavý projev "Blaglble uaá plokvlk aa dlavlu, gln óa vlkplk!". Řečníkovo umění zřetelné artikulace je jaksi nulové, mé poznatky z referátu jsou téže hodnoty. Následující příspěvek přednáší sympatický chasník, nepoužívající pomocných slůvek a navíc srozumitelně vyslovující všechny hlásky: " ...a jsme ve čtvrté úrovni menu; zapomněl jsem říci, že ve druhé úrovni musíme použít CTRL-F5, abychom dosáhli stavu, o kterém budu hovořit za chvíli; nyní máme jak jsem řekl třetí úroveň a k první úrovni musím poznamenat, že při vyvolání programu, který popíši později, můžeme parametricky ovlivnit funkce, o nichž jsem mluvil dříve, na obrazovce se vypíše formulář F3, značně podobný formuláři F117, který jak jsem se již zmínil vysvětlím v rámci druhé položky třetí úrovně speciálního menu ..." atd. Na semináři pro širokou laickou veřejnost hovoří mladí šuhajové plynně o nutnosti "alokace prvku v sémantické síti n-tého řádu"; na úzce odborném setkání specialistů se dozvíme, že "s tím síťovým softvárem už musíme nějak pohnout". Na výstavce software se zajímám o nějaký produkt. Ujme se mě krásná demonstrační slečna; zjistivši, že jsem zřejmě seriózní klient, zavede mě k superodborníkovi, abych získal poučení z první ruky. Odborník nažhaví stroj, hrábne do kláves (klap - klap) a obrazovka se zaplní (blik - blik - píp) pestrobarevnými texty a symboly, z nichž nestačím ani jeden přečíst, tím méně rozluštit a pochopit. Do toho zní odborníkova řeč "tohle asi znáte, ale spíše vás bude zajímat klap - blik - píp tento souhrnný přehled, lepší však je modifikace klap - blik - píp kde vidíte i další možnosti klap - blik - píp ale my umíme i klap -blik píp a navíc klap - blik - píp. Omdlévaje přemírou dojmů na něco se vymluvím a odebéřu se k jinému stánku, kde mi staří známí nabídnou trojitý fernet a rozumnou debatu na úrovni, kterou (i po těch fernetech) stačím sledovat a vnímat. Potěšen a osvěžen odvážím se k další expozici, kde předvádějí jakési veledílo: "Zde vidíte základní obrazovku - vlevo nahoře identifikátor, to znamená jednoznačný alfanumerický symbol jištěný kontrolním znakem, vypočítaným ze vzorce ...a jako celek kontrolovaný takto ...A nyní přistoupíme k druhé položce ...". Ježto tato jediná obrazovka obsahuje 86 položek (a pak nás čekají další obrazovky), zabral by výklad všechen čas, který mám vymezen na prohlídku celé výstavy. Otřesen a zcela deprimován vyžádám si alespoň "stručné popisy" ("propagační materiály"). Z nich se dozvím, že "systém pracuje s nejmodernějšími prostředky, uživatel rozvíjí roletová menu a využívá snadno dostupných oken ...". O tom, co vlastně systém dělá je v materiálu letmá zmínka v rozsahu 1 věty nebo ani to ne. Mladé odborníky totiž nikdo nikdy neučil řečnickým a písemným projevům a nepěstoval v nich vyjadřovací schopnosti. Od útlého mládí vnímali otřesnou úroveň projevů z různých tribun, z rozhlasu a televize a četli příšernou češtinou psané tiskoviny. Záměrně v nich byl pěstován pocit, že pěkná a lahodná řeč se používá jen v divadle a hezké čtení je pouze v nějakých divných knížkách. Před dávnými léty se zmíněné dovednosti se slušným úspěchem učily na školách; ve shonu a chvatu dnešní cválající reality není na takové prkotiny čas ani nálada. Ale valí se na nás svět, kde platí "publish or perish", kde se odborník musí prezentovat referáty, proslovenými s perfektním přednesem a nadto v cizí řeči, kde musíme umět odpovídat na dotazy bez použití "-é -é -é jak bych to řekl -é -é -é", kde bez dobrého informativního textu neprodáš sebelepší výrobek. Musíme na sobě hodně pracovat, abychom i na tomto poli obstáli.

⇒6⇐



KAPITOLA 1 - ÚVOD Citace příspěvku ze Softwarových novin (uveřejněná již v roce 1992, ale stále platná) osvětlila některé důvody, proč se prezentací a mezilidskou komunikací hlouběji zabývat. Každý technický nebo administrativní pracovník - zvláště pak manažer - komunikuje často s různými partnery. Komunikace je buď ústní (osobní nebo s pomocí technických prostředků) nebo písemná (včetně faxů, počítačů apod.). Komunikace může být typu 1:n (prezentace), kdy seznamujeme širší okruh zájemců s danou problematikou nebo typu m:n (interakce), kdy diskutujeme danou problematiku ve skupině (speciálním případem je interakce 1:1, tedy dialog dvou partnerů). Pro písemnou i ústní komunikaci existuje řada metod a technik, ale i zvyklostí, konvencí a uzancí. Také je k dispozici velké množství technických a programových pomůcek. Pro určité téma a určitou situaci musíme umět najít adekvátní způsoby prezentace. K prezentaci patří např. reklama, dokumentace produktů, předvádění na výstavách a veletrzích. Komunikační schopnosti pracovníků pomáhají vytvářet image firmy a mohou mít velký vliv na obchodní úspěch. V současné době, kdy pracujeme i v nadnárodním měřítku, je důležitá též prezentace a interakce na mezinárodní úrovni. S komunikací úzce souvisí chování a společenské vystupování pracovníků i manažerů. Hmotné nebo nehmotné produkty (např. informační systémy), ale též nové nebo zajímavé myšlenky vyžadují častou prezentaci před odbornou i laickou veřejností (besedy, přednášky, semináře, veletrhy apod.). Prezentace bývá svěřována autorům nebo pracovníkům zadavatele, investora i provozovatele. Součástí prezentace je umění komunikovat se sdělovacími prostředky. Pro tisk je často třeba napsat článek, poskytnout (a též autorizovat) interview nebo být účastníkem tiskové konference. Specifické přístupy jsou potřebné pro připravená i nepřipravená vystoupení a rozhovory v rozhlase a v televizi. Vhodnou prezentací v médiích lze mnoho získat, nevhodnou mnoho ztratit! Velice důležitá je prezentace, při které předvádíme výsledky svého studia, své práce, svého myšlení. Jsou to např. seminární a diplomové práce, prezentace vědomostí pro zkoušejícího ve škole, prezentace vlastní práce pro vlastního šéfa - ale i prezentace vlastní osoby v životopise a při pohovoru s personalistou (sháním-li zaměstnání). Umění dobré písemné a ústní prezentace v těchto případech přispívá k vlastnímu úspěchu (a prospěchu). Cílem těchto skript je seznámit čtenáře se zásadami písemné i ústní prezentace, se základními pravidly chování v různých komunikačních situacích a upozornit na některé důležité metody a techniky přípravy a provedení prezentačních činností. Předmětem zájmu je prezentace, provedená jednotlivcem pro skupinu posluchačů (1:n). Nezabýváme se dialogem (ve dvojici ani ve skupině), neboť to je samostatné široké téma (zmiňujeme však diskusi, což je interakce, přímo související s prezentací).

1.3 Obsah a forma prezentace Účelem prezentace bývá nejčastěji: • informovat - o novém objevu, o novém produktu, o nové službě, o nové technologii nebo metodologii, informovat management o stavu projektu ..., • vysvětlit myšlenky, poznatky, principy, postupy ..., • přesvědčit cílovou skupinu o platnosti nějakého tvrzení, o důležitosti projektu nebo produktu, o správnosti řešení ..., • přimět cílovou skupinu k činu - koupit produkt, objednat si službu, schválit projekt ..., • naučit čtenáře či posluchače nějakým znalostem nebo dovednostem - učebnice, výuka ve škole, firemní kurz, školení uživatelů ..., • zaujmout (a případně i pobavit) sdělením nějaké myšlenky, nápadu, příběhu, příkladu ... . Z hlediska tématu prezentace mohou být čtenáři či posluchači odborníci nebo laici. Každá prezentace má dvě stránky: • obsahovou - co prezentovat (volba tématu, určení podtémat, logika myšlenek, ...), • formální - jak prezentovat (způsob podání, technika podání, pomůcky, ...). Obě tyto stránky musí být v rovnováze - nelze preferovat jednu před druhou: obsahově závažná prezentace bez odpovídající formy nezaujme čtenáře či posluchače, formální efekty samy o sobě nic neříkají. Obě stránky prezentace je také nutno přizpůsobit účelu prezentace i předpokládaným čtenářům, posluchačům nebo divákům. Každá prezentace vyžaduje vždy důkladnou přípravu obsahové i formální stránky. Druhy prezentace: • Písemná -

příspěvky pro semináře a sympozia, příspěvky pro odborný tisk, příspěvky pro všeobecný tisk, projekty,

⇒7⇐



KAPITOLA 1 - ÚVOD -

zprávy (výzkumné, závěrečné, diplomové, habilitační, ...), dokumentace, podklady pro reklamu, inzerce, letáky, propagační materiály, interní sdělení, memoranda, informace pro management, firemní zpravodaj, sylaby, skripta, knihy, neperiodické publikace, multimediální celky, prezentace prostřednictvím Internetu.

• Ústní ◊

semináře a sympozia, přednášky, cvičení, školení, rozhovory, vystoupení a relace v rozhlase a televizi, prezentace výsledků práce pro manažery, výstavy, veletrhy, náborové akce, oponentury a obhajoby, tématické porady. Ústní prezentace může být „tváří v tvář“ (přednášky, školení, veletrhy, ...) nebo „před neviditelnou skupinou“ (vystoupení v médiích) [HUR95]. V prvním typu máme možnost sledovat reakce publika (a podle nich modifikovat svůj projev), v druhém případě používáme poněkud jiných prostředků (viz např. kap. 6).

Důležité je rozhodnutí nejen co, ale také koho budu prezentovat. Při komunikaci v podniku nebo v organizaci prezentuji sebe nebo svůj tým a výsledky své práce. Při veřejné prezentaci mohou nastat tyto případy: • Prezentuji svoji firmu (zaměstnavatele) - nemusí jít o reklamu, ale o prezentaci ideí a „stylu“ mé firmy. Doporučuje se prezentaci předem konzultovat (některé firmy dokonce požadují připravené prezentace předkládat předem k posouzení a souhlasu). • Prezentuji sebe - má význam hlavně u vědeckých pracovníků nebo u jiných výrazných individualit. I když píšeme nebo mluvíme pouze za sebe, měli bychom dodržet loajalitu ke své firmě nebo instituci a nevystupovat proti ní. Svého zaměstnavatele jsme si zvolili dobrovolně a jakékoliv byť i střídmé kritizování a napadání by vrhalo špatné světlo i na nás. Jsme-li „na volné noze“, tato starost odpadá. • Prezentuji sebe i firmu - nejčastější případ. Výhradní prezentace firmy připadá v úvahu na výstavách a veletrzích, při školení apod. Jenom sebe reprezentuji na přednáškách, při obhajobách atd. Firmu i sebe pak prezentuji např. na seminářích a ve většině vystoupení v médiích.

1.4 Název prezentace Písemná prezentace se většinou nějak jmenuje. Článek v novinách má titulek, kniha i výzkumná zpráva má název, dokumentace je nadepsána názvem systému, dopis nebo memorandum má uvedenu „Věc“ apod. Název může být předem zadán editorem (např. u dokumentace), většinou však „tvoříme“ název sami. Zde si uvědomíme důležitá hlediska: • Název je to první, co padne čtenáři do oka. Může ho zaujmout nebo také odradit od dalšího čtení. Název tedy má vystihovat obsah a současně být atraktivní a upoutávat pozornost. V názvu ovšem nepoužíváme laciných efektů, vulgarismů apod. Čtenáři bývá oceněn vtipný název. • Název má být sice výstižný, ale vždy stručný. Stalo se zlozvykem používat např. u výzkumných zpráv sáhodlouhých názvů, které mají plně vystihnout celý obsah. K tomu však je anotace, seznam klíčových slov a jiné pomůcky. Dlouhé a obtížně vyslovitelné názvy jsou pro prezentaci naprosto nevhodné!! • Název, zvláště u firemní komunikace často svádí k použití příšerné úřední češtiny. Snažme se vždy o čistý a příjemný jazyk! ◊ Příklad, jak to nemá být: „Věc: Provedení opatření k zamezení rozšíření vzrušení“.

1.5 Nežádoucí prezentace Některé písemné i ústní projevy jsou vysloveně nežádoucí a moudrý člověk se jim zdaleka vyhýbá. Jde zejména o tyto případy: • Prezentace proti zaměstnavateli (byla zmíněna v odst. 1.3). Máme-li jakékoliv připomínky a kritické poznámky ke svému zaměstnavateli, prezentujeme je pouze uvnitř firmy, nikdy ne na veřejnosti!

⇒8⇐



KAPITOLA 1 - ÚVOD • Bezobsažná prezentace = taková, kdy nemám co říci. Většinou se provádí pro získání bodů za publikační činnost (zejména na vysokých školách) nebo pro získání čárky v červené knize našeho manažera nebo je to vynucená prezentace na něčí příkaz či přání. Bezobsažnou prezentací otrávíme čtenáře či posluchače a sobě děláme ostudu. Nemám-li co sdělit, nepíši a nemluvím. • Nutno též upozornit na nebezpečí předčasné prezentace [BEB98]. Často býváme nuceni (např. netrpělivými manažery) prezentovat systém nebo jiný produkt v zárodečném stadiu vývoje, kdy leccos nebývá ještě zcela jasné. Hrozí dvojí nebezpečí: ◊ Prezentujeme předčasně produkt dosud nehotový a nevyjasněný; při dalších fázích realizace může dojít k nečekaným potížím, realizace se pozdrží nebo bude muset změnit některé parametry; skutečnost v konfrontaci s předčasnou prezentací (většinou trochu nadnesenou a hýřící optimismem) může působit trapným a případně odrazujícím dojmem (viz: poručíme větru, dešti ...). ◊ Prezentujeme-li produkt předem příliš podrobně, mohou také uniknout závažné a důležité informace, které může kdokoliv (třeba konkurence) využít a zneužít.

Než přehnané oslavné tirády je vždy lepší střízlivá, rozumná prezentace. Předstihne-li realizovaný produkt svými dobrými vlastnostmi prezentaci, je to vždy lepší než naopak.

1.6 Právní a legislativní problémy Všechny lidské činnosti a tedy i mezilidská komunikace a prezentace se nesmějí protivit platným zákonům. Všem pisatelům a řečníkům nutno připomenout, že neznalost zákona neomlouvá. V písemném i ústním projevu musíme respektovat zákony na ochranu utajovaných skutečností, zákony na ochranu osobnosti, obchodní zákoník atd. Zvláště pak nutno autory upozornit na autorský zákon. Jeho problematika je dosti komplikovaná a doporučujeme vždy nahlédnout do literatury, zabývající se tímto tématem; ve složitých nebo sporných případech je účelné vyhledat právní pomoc. Pro autora písemných i ústních projevů je znalost autorského zákona užitečná např. z těchto důvodů: • Aby pochopil, využíval a obhajoval vlastní práva při tvorbě, vydávání a prezentaci svých autorských děl. • Aby znal povinnosti, ukládané zákonem autorům. • Aby znal povinnosti, ukládané zákonem vydavatelům a pořadatelům různých akcí a znal i formy provedení některých úkonů (např. autorská smlouva, …). To má velice praktický význam i proto, abychom nebyli vydavatelem a šiřitelem našich děl podváděni a „bráni na hůl“. • Aby nenarušil cizí autorská práva (např. opisováním a citacemi bez uvedení pramene - viz bod 3.3.4). Ke studiu lze doporučit lit. [SME95] a [SME99], kde nalezneme aplikace autorského práva v informatice včetně srozumitelně podaných základů.

1.7 Spolehlivost a důvěryhodnost Čtenář či posluchač by rád obdržel od autora informace, na které se může spolehnout a kterým může důvěřovat. Každé sdělení se však dá prezentovat různým způsobem a některé postupy jsou schopny informaci zdeformovat. Říká se tomu manipulace s informacemi a provádí se zhusta záměrně k ovlivnění čtenářů či posluchačů. Existuje mnoho druhů manipulace - od prosté (normální) lži přes podvrh, mystifikaci apod. až po čistou pravdu, prezentovanou takovým způsobem, že v posluchači nebo čtenáři zůstává velice zkreslený dojem. ◊ Nejznámějším trikem je použití procent místo absolutních hodnot. Před nemnoha léty jsme často slýchali, že v Sovětském svazu zvýšili výrobu traktorů o 20 %, kdežto v prohnilém kapitalizmu jen o 1 % (že se v SSSR vyrobilo místo původních 100 celých 120 traktorů, kdežto v USA to bylo zvýšení o 1000 strojů, to už se neříkalo). ◊ Po americko-britské operaci proti Iráku prohlásili ruští generálové opovržlivě: „Takřka každá pátá střela minula cíl“. Tutéž informaci lze ovšem vyjádřit větou: „ Účinnost střelby byla lepší než 80 %“!

Můžeme také podávat zcela pravdivou informaci o nějakém subjektu, který je sám zmanipulován (např. známé Potěmkinovy vesnice), nebo získat správnou informaci z nesprávného zdroje (teploměr umístěný na přímém slunci). Důležitá je i volba slov ve sdělení: čím přesněji je každé slovo definováno, tím kvalitnější celkovou informaci získáme. ◊ Ve sdělení „teplota je 20° Celsia“ je každé slovo přesně definováno a informace má jediný možný význam. Naproti tomu zpráva „politická situace je normální“ má mnoho zcela rozdílných významů, protože ani jedno slovo není přesně definováno (snad jen kromě slovesa „je“).

Podrobnější rozbor těchto fenoménů lze nalézt v lit. [BEB99b]. Autoři všech písemných i ústních děl by se měli jakýchkoliv úmyslných manipulací vyvarovat (viz též odst. 1.8); měli by ale také dávat pozor, aby se jim nepovedly manipulace nechtěné (zaviněné třeba jen chybami v češtině - viz např. bod 2.2.3). Inteligentní publikum časem většinu manipulací prohlédne, autor pro ně přestane být spolehlivým a důvěryhodným zdrojem informací, upadne v opovržení a o jeho prezentace nebude zájem. A to přece nechceme.

⇒9⇐



KAPITOLA 1 - ÚVOD

1.8 Morální hlediska Talent je dar a současně závazek, který bychom neměli promrhat ani zneužívat, ale z morálního hlediska jsme povinni ho použít ku prospěchu ostatních. Schopnost dobré písemné či ústní prezentace (ať již vrozená nebo získaná), schopnost zaujmout a ovlivnit cílové skupiny znamená i mimořádnou odpovědnost. Mnoho z těch, kteří přičichli k umění dobře psát nebo mluvit cítí jakési puzení provokovat a exhibovat. Vágní a nechutně omílaný pojem „tvůrčí svoboda“ používají k pokryteckému ospravedlnění svých podivných a škodlivých výplodů. Tito lidé si často ani neuvědomí, co mohou svými projevy způsobit. Všichni ale víme, jaké zlo napáchali někteří charismatičtí řečníci, kolik špatností zaseli do duší čtenářů někteří „úspěšní“ spisovatelé. V této oblasti nelze ovšem nic zakazovat ani nařizovat. Rozumný a slušný člověk se k prezentování nechutností, nemravností, zloby a zášti nikdy nesníží. Těm, kteří zneužívají svých schopností a produkují různé nemorální a nepřijatelné ideje bychom měli dát najevo své pohrdání a opovržení (v tomto případě neporušíme zásady společenského chování dle odst. 2.1).

1.9 Studium prezentace Prezentace vždy vyžaduje důkladnou přípravu: • obsahu sdělení (volba tématu, podklady, základní myšlenky, logika sdělení ...), • formální stránky (grafická úprava, způsob ústního projevu, pomůcky ...). Někdy se povede zajímavá a úspěšná prezentace bez důkladné přípravy. Musíme si však ihned uvědomit, že je to výjimečný případ, daný šťastnou shodou okolností. Podruhé už se to povést nemusí. Opojení z úspěchu bývá nejhorším rádcem pro další činnost. Ač je to obtížné, snažme se být vždy objektivní a spíše kritičtí (můžeme si třeba říci, že s dobrou přípravou by to bylo ještě lepší). Někteří lidé mají pro různé druhy prezentace vrozený talent. Talentovaný jedinec se však často na svoji nezaslouženou dispozici spoléhá, nestuduje a netrénuje; to pak vede k určitému ustrnutí, ke stereotypům a nakonec ke ztrátě charisma a k poklesu prestiže. Soustavné studium, cvičení a kritické hodnocení vlastních výkonů je nezbytné pro rozvíjení (nebo i jen udržení) talentu; může však také pomoci vytvořit dobrého tvůrce písemností a dobrého řečníka i tam, kde talent chybí. Velmi důležité je nevyhýbat se příležitostem k různým prezentacím a tak se zdokonalovat praxí. • Studium: existuje bohatá literatura (některé z mnoha titulů jsou uvedeny v kap. 10), lze doplňkově studovat specializované obory (např. pedagogiku) na různých školách, k dispozici jsou kurzy (písemné i ústní komunikace a prezentace), pořádané renomovanými firmami. • Cvičení (trénink): pro písemnou prezentaci je to např. vytváření různých verzí a různých zpracování téhož tématu, pro ústní prezentaci cvičení před magnetofonem nebo videokamerou. • Hodnocení: výsledky cvičení i prezentací se musí vždy hodnotit; první hodnocení provádí sám autor, je však velmi prospěšné, může-li výsledky posoudit a komentovat odborník, bývá užitečné požádat o názor i bystrého laika; závěry z hodnocení využíváme při příští prezentaci. Prezentace je zároveň řemeslem i uměním a nestačí jen úzké zaměření na určitý specializovaný obor. Dobrý řemeslník i dobrý umělec musí být v kontaktu s okolním světem (především s lidmi!), sledovat stav a vývoj společnosti, komunikovat s okolím. Pro zlepšování písemných a ústních projevů je vhodná dobrá četba, kulturní zážitky, rozšiřování odborného a všeobecného rozhledu; nezbytný je i kultivovaný společenský život. Přínosem je sledování cizích prezentací (četba, poslech, ... včetně sledování rozhlasu a televize) a jejich vlastní hodnocení (co je dobře a proč, co je špatně a proč). Pro odborné prezentace je nutné sledování specializované literatury (odborných časopisů, knih atd.), abychom neobjevovali objevené a nepopisovali popsané; četba aktuálních publikací nás udržuje „v obraze“ a může také dodat inspiraci pro naše další prezentace. Některé rady ke zdokonalování jsou uvedeny v odst. 4.5. S ústní prezentací je spojeno bezvadné společenské chování a vystupování. I to je možno studovat a cvičit. Blíže o tom v odst. 2.1.

⇒ 10 ⇐



KAPITOLA 2 - CHOVÁNÍ, VYSTUPOVÁNÍ, JAZYK

2. Chování, vystupování, jazyk 2.1 Chování, vystupování 2.1.1 Principy Existuje bohatá literatura o společenském chování. V těchto skriptech vycházíme zejména z lit. [SME98] a [PAV98], cenné rady najdeme i v [HUR95]. „Chování člověka ve společnosti, které je obecně přijatelné a žádoucí, nazýváme tzv. slušným chováním. Je to takový systém mezilidských vztahů, který usnadňuje začlenění člověka do společnosti, urychluje poznávací procesy a představuje jistý všeobecně přijatelný způsob chování“ [SME98]. Jde tedy o nepsané (nebo i psané) normy chování v možných situacích mezilidského styku (a mezilidské komunikace). Pro sjednocení postupů a způsobů v konkrétních situacích jsou zavedeny určité rituály (obřady). To všechno vytváří jednotnou úroveň chování nejrůznějších jedinců i společenských skupin. Ti, kteří tyto normy přijmou, mohou spolu vzájemně komunikovat, aniž by vznikly vážné problémy; chovají-li se partneři podle přijatých norem a dodržují základní uzance, překonají snadno úvodní překážky pro dobré dorozumění. Nutno poznamenat, že základní prvky norem slušného chování jsou platné v celém civilizovaném světě a usnadňují tedy i mezinárodní komunikaci mezi lidmi. Cíle „slušného chování“ můžeme shrnout takto: • v žádném případě neurazit partnera, • vyhnout se situacím, z nějakých důvodů nepříjemným pro některého z partnerů, • usnadnit navázání prvního kontaktu mezi partnery, • přispět k dorozumění partnerů.

2.1.2 Základní pravidla Podle [SME98] je třeba mít neustále na paměti čtyři pilíře společenských pravidel: • Takt - nemyslet na sebe, vžít se do situace partnera, jednat s partnerem tak, jak bychom si přáli aby on jednal s námi, .… • Ohleduplnost - nesnažit se o výhody na úkor jiných, nebýt druhým na obtíž, snažit se usnadňovat ostatním lidem život, nepřekážet, .… • Úcta k lidem - (neznamená podlézavou přehnanou „uctivost“) - vážit si jednotlivého člověka i všech lidí, mít úctu k lidské práci a jejím výsledkům, .… • Estetičnost - pěstovat schopnost posuzovat věci z estetického hlediska; ve společenském styku je nutno vypadat a chovat se vkusně. Zdůrazňujeme, že tato čtyři pravidla je nutno dodržovat vždy, tedy i při ústní prezentaci a dokonce i při písemné prezentaci! Pro různé společenské situace je nutno znát a pochopit zákon společenské významnosti [SME98] základní zásady jsou uvedeny v tab. 1. Pořadí Významnější

než

1

starší

mladší

2

žena

muž

3

nadřízený

podřízený

4

známá populární zasloužilá

osobnost

méně známá osobnost

TAB. 1 - SPOLEČENSKÁ VÝZNAMNOST

Méně významná osoba dává přednost, prokazuje úctu, projevuje pozornost, poskytuje úsluhy apod. osobě významnější. Významnější osobě jsou méně významné osoby představovány. V některých případech ovšem musíme respektovat tato pravidla s určitým citem. Rozhodnutí o porušení hierarchie významnosti závisí vždy na osobě významnější. Platí to především pro vztah k ženám.

⇒ 11 ⇐



KAPITOLA 2 - CHOVÁNÍ, VYSTUPOVÁNÍ, JAZYK Např. nadřízený muž může podřízenou ženu pozdravit první, dát jí přednost ve dveřích apod. Podobně starší muž se může rozhodnout prokazovat mladší ženě určitou úctu. Nejsložitější je případ mladší nadřízený muž - starší podřízená žena, který vyžaduje mnoho taktu a zdvořilosti, ale dá se při snaze obou stran zvládnout. Někdy může být komplikované i rozhodnutí, která osobnost je známější, zasloužilejší, populárnější. Respektování pravidla společenské významnosti je základem zdvořilosti a „slušného chování“, jak jsme je definovali dříve. S pravidly společenského chování je dobré seznámit se i z toho důvodu, abychom neupadli do nervózního mindráku až uvidíme, jak se jiní (účastníci jednání či prezentace) umějí chovat.

2.1.3 Mezinárodní styk Obchodní i administrativní styk s jinými národy je dnes samozřejmý. Při prezentaci a komunikaci na mezinárodním poli jde často o styk odlišných kultur, který je dosti náročný. Přitom umění obstát v této oblasti je důležité pro úspěch jednání i různých prezentací (a tedy i pro uzavření obchodních kontraktů a dosažení žádaných dohod, ale i pro získání dobrého jména autora a jeho zaměstnavatele na mezinárodním poli - což je nezanedbatelný přínos). V západním světě se kontakt s rozdílnými kulturami úspěšně vyučuje v řadě škol. Problém rozdílných kultur je podrobněji rozebrán v lit. [SRO99]; výňatky jsou uvedeny v příloze 11.5. Zjednodušeně řečeno, existují tři stupně umění komunikace s příslušníky jiných národů (nepočítáme-li stupeň nulový - tedy neznalost a neúspěch): 1. Neodpuzovat, neurazit, nedotknout se, nepůsobit špatným dojmem. To je zcela základní úroveň, která musí být vždy udržena. Vyžaduje alespoň elementární znalosti. 2. Vyhovět, uspokojit, vyjít vstříc. Tato úroveň se doporučuje, vyžaduje však větší znalosti a určitou praxi. 3. Porozumět, pochopit jinou „duši“, dokázat se vžít do mentality jiného národa, rozumět jeho kultuře. Této úrovně dosáhnou jen vyvolení: vyžaduje talent, perfektní znalost jazyka, hluboké studium (nejen obchodních, administrativních a technických problémů), praxi a také neformální osobní kontakty. Jedinci, kteří této úrovně dosáhnou, jsou vyhledáváni a skvěle placeni. Některé zásady mezinárodních kontaktů jsou např. v lit. [HUR95], ze které uvádíme ukázky v příloze 11.4. Další náměty jsou uvedeny v příloze 11.3. Různé drobnosti k používání cizích jazyků viz bod 2.2.5. ◊ Velmi dobře je zpracovaná lit. [HOF97], která se zabývá návody k mezinárodním jednáním, vedeným v angličtině. Kompletní text knihy je uveden v angličtině i v češtině (zrcadlová úprava). Obsah je užitečný hlavně pro ústní jednání a prezentace, pro písemnou komunikaci je zde uvedena např. standardní terminologie, užívaná v Evropské unii (v některých slovnících tyto výrazy nenajdeme).

O státu, který míníme navštívit, s jehož občany máme jednat nebo jim cokoli prezentovat bychom měli znát důležité základní údaje. Musíme se zajímat o to, jak má vypadat: -

jednací jazyk, vizitky, oslovování, oblékání, příprava jednání, formy jednání, společné stolování, humor, témata rozhovoru, dary, postavení ženy, pracovní dny a svátky.

Lit. [VSB98] uvádí tyto údaje pro každý z vybraných 25 států světa. Lit. [MOL95] popisuje zevrubně pravidla a zvláštnosti mezinárodního styku se zvláštním zřetelem k evropským státům. Dostupná literatura se obvykle vyhýbá otázce spropitného. Nesme-li si jisti, zda v nějaké situaci dávat spropitné a v jaké výši, je nejlépe optat se místního znalce. Pokud tuto možnost nemáme, dáváme spropitné dle vlastní úvahy ve výši zhruba ± 5 % placené částky. V některých zemích může být spropitné jemně a zdvořile odmítnuto (jste-li stálým a váženým zákazníkem); v tom případě je nevhodné jakékoliv vnucování (naopak je na místě být na tuto poctu náležitě hrdý).

⇒ 12 ⇐




2.2 Jazyk 2.2.1 Hovorová a spisovná čeština Každá prezentace pro české publikum by se měla vyznačovat pěknou češtinou. Názor, že u odborného spisu nebo projevu na kvalitě jazyka nezáleží, je zcela scestný. Dobře použitý český jazyk je na počtení i na poslech půvabný; krásně česky napsané povídání nebo hezky proslovený projev je pro čtenáře nebo posluchače sám o sobě příjemným zážitkem. Čeština může být spisovná nebo hovorová. Pro písemnou prezentaci používáme vždy spisovný jazyk, při ústní prezentaci záleží na okolnostech. Čím je prezentace oficiálnější (prostředí, posluchači, druh prezentace), tím větší jsou kladeny nároky na správné dodržování pravidel spisovného jazyka. [KOH96] však upozorňuje, že pedantsky uplatňované normy mohou při ústní prezentaci vést až k intelektuálskému, nažehlenému jazyku, který bude znít nevěrohodně a neosloví posluchače. Doporučuje tedy použít „jazyk spisovný v jeho běžné hovorové podobě“. Výborně také působí spisovná čeština, přednášená s hovorovou - ne však vulgární - slovní a větnou melodií (to vyžaduje cvičení a praxi). V ústním projevu je velmi důležitá melodie řeči. [SME98] uvádí příklad: řekneme-li někomu prostou větu „Ty jsi ale dobrý“, pak pouze tónem, důrazem a melodií řeči odlišíme, zda to říkáme pochvalně, lhostejně nebo ironicky - shazovačně. Při tvorbě písemné prezentace si uvědomíme, že čtenář nemá k dispozici akustický vjem a musíme tedy volit takové obraty, které jsou jednoznačné, nepotřebují zdůraznění nebo „přibarvení“ přízvukem a melodií a jsou i bez těchto pomůcek srozumitelné a jednoznačné. V písemném projevu můžeme emotivní významy někdy vyjádřit grafickou úpravou. Výslovnost v ústním projevu nesmí mít hovorové nešvary (polykání hlásek, nezřetelné souhlásky, špatně vyslovované samohlásky, ...); jasná a zřetelná výslovnost je vždy naprosto nezbytná! [HAU79] uvádí jako drastický příklad dotaz zahraničního studenta, který se učí česky: „Co je to šim si si?“ Na to český kolega odpoví: „No esi si si šim!“. ◊ Poznámka: Dříve se děti učily správně česky mluvit a psát tak, že četly knihy (správnou češtinu zajišťovali jazykoví korektoři ve většině nakladatelství) a poslouchaly rozhlas (který dbal na vysokou úroveň českého jazyka ve všech relacích). Dnes děti vstřebávají češtinu z masových médií, kde se jazyková úroveň pomalu, ale jistě zhoršuje. Na jazykové korektory nejsou peníze, v soukromých rozhlasových a TV stanicích ani nevědí, proč by měli správně česky mluvit (a navíc to ani neumějí). Média jsou ještě k tomu plná reklamy, která - jak uvedeme v odst. 7.4 používá místo češtiny často příšerného jazyka. Kde se tedy mají děti naučit dobře česky?

Nářečí v písemnostech nepoužíváme, v ústním projevu jen někdy pro ozvláštnění (vždy musí být jasný záměr - proč nářečí použijeme). I když se řečník pečlivě vyhýbá nářečním tvarům, často prozradí jeho původ výslovnost některých hlásek (typické je např. brněnské „y“, vyslovované jako „i“). Není-li takový krajový vliv přehnaný, nebývá na závadu. Zajímavým jazykovým útvarem je slang. Slovo „slang“ vzniklo v angličtině jako zkratka pro „s-language” podle anglického přivlastňovacího „s“ (soldier's, programmer's, hunter's ... language). Jde tedy o jazyk nějaké profese nebo nějaké skupiny, zaměřené na určitou činnost (studentský slang, ...). V ústním projevu používáme slangové výrazy opatrně, nejspíše před publikem, které je samo používá. Vždy však je dobré tyto výrazy v projevu odlišit trochu ironickým hlasovým podbarvením. Někdy lze slang použít pro oživení („programátoři říkají ...“). V písemném projevu je vhodné slangové výrazy a věty odlišit graficky; pokud předpokládáme obecnou cílovou skupinu a považujeme za nezbytné použít slangu, připojíme výklad (při velmi malém rozsahu v závorce, při větším rozsahu v poznámce pod čarou, při rozsáhlejším použití slangu uvedeme významy v příloze). Vždy však musíme mít k použití slangu důvod a navíc musíme slang perfektně ovládat. Bližší informace o jednotlivých formách jazyka (archaický, profesní, vojenský atd.) a vhodnosti jejich použití lze najít v lit. [KOH96].

2.2.2 Slovní zásoba Slovní zásobu každého člověka je možno rozdělit do dvou skupin: • aktivní - kterou člověk ve svých ústních projevech běžně používá, • pasivní - slova, jejichž význam člověk zná, ale nepoužívá je; pasivní zásoba je několikanásobně větší než aktivní. Bohatší aktivní slovník pomáhá vyjadřovat se přesněji, dokonaleji. Prezentace se nesmí stát díky příliš malé slovní zásobě jednotvárnou (obzvláště, když má autor oblíbené některé slovo a často je používá, nemluvě už o používání pomocných slovíček v ústním projevu - prostě, vlastně, ehm, atd.). Při stylizování textu pro písemnou i ústní prezentaci musí autor velmi pečlivě zvážit výběr každého slova. Zvolená slova nesmějí být vágní, dvojznačná, ale musí to být přesné a jednoznačné výrazy zabraňující špatnému pochopení obsahu.

⇒ 13 ⇐



KAPITOLA 2 - CHOVÁNÍ, VYSTUPOVÁNÍ, JAZYK V písemné prezentaci má být uplatněn co nejbohatší jazyk, používající širokou slovní zásobu. Pro ústní prezentaci vybíráme srozumitelná, snadno vyslovitelná slova. Lit. [GIB92] např. uvádí pro anglické řečníky slovníček anglických synonym pro písemné a ústní projevy: k určitým slovům, používaným v písemném projevu jsou zde uvedena synonyma pro ústní projev (jednodušší, lépe vyslovitelná). Pro češtinu existuje obecný slovník synonym, v některých softwarových produktech (např. MS WORD97) je tezaurus synonym zabudován. Všem autorům doporučuji synonymické pomůcky využívat (pomohou zpestřit projev a odstranit trapné opakování téhož slova ve větě nebo v odstavci). V ústním projevu klade velké nároky na posluchače časté používání abstraktních pojmů a formulací. „Příliš hutná řeč naplněná mnoha myšlenkami vyjádřenými abstraktně může způsobit, že posluchači přestanou být schopni výklad sledovat“ ([TOM81]). Slovník je nutné přizpůsobit i okolnostem a publiku. Při prezentaci mladším lidem (například studentům) je možné použít různých nespisovných a hovorových výrazů, ale například před vědeckými pracovníky bude nutné sdělit stejný obsah jinými slovy. Každý řečník by si měl svou slovní zásobu rozšiřovat (nejlépe četbou dobré odborné i krásné literatury). U každého slova, které použijeme, musíme znát přesný význam. [HAU79] např. upozorňuje na slovo „vesměs“, které znamená „úplně, všeobecně, bez výjimky“ - často se však nesprávně používá ve smyslu „většinou“. Pokud se nad významem slova nezamyslíme, můžeme zplodit i perlu, např. (jak se to stalo nedávno jednomu moderátorovi v rozhlase) „zimní letovisko“. Velmi časté (dokonce někdy v projevech odborníků) je nesmyslné slovo „nejoptimálnější“. I novináři a moderátoři používají některá slova ve významu odlišném od skutečného. V poslední době je to např. slovo „osobnost“ - ne však v původním významu (silná individualita, v něčem zcela mimořádná), ale označuje se jím kdekdo (od třetiřadé hvězdičky pornofilmů až po umolousaného politika, který v životě nikdy nic zvláštního nedokázal). Ze sdělovacích prostředků pak toto komolení významu slov přechází do širší veřejnosti. ◊ Poznámka: mistrem v perfektním čarování s významy je u nás Jiří Suchý. Například na otázku jakéhosi „baviče“ „pane Suchý, kdy jste se naposledy zasmál?“ odpověděl pohotově „pane …, já jsem se ještě naposledy nezasmál!“.

V psaném i mluveném textu můžeme použít ustálená rčení, ale vyhýbáme se módním slovům, frázím a různým klišé. Fráze je nabubřelý, bezobsažný, neupřímný slovní obrat. ◊ Karel Čapek říká (V zajetí slov, poprvé 1920): „Aby se ustálené rčení stalo frází, musí v něm být něco falešného, něco nepravdivého a přepjatého. Fráze vždycky tak trochu lže. Fráze není ustálené rčení, ale ustálené lhaní. Fráze je zmechanizovaná neupřímnost. Fráze je náhražkou vzdělání, myšlení, stanoviska, zájmu, citu, poznatku, přesvědčení, víry; je falšováním všech duševních hodnot. Na rozdíl od falšování potravin je to činnost dovolená a dokonce vážená; namnoze se jí učí na školách, je prakticky prováděna na politických schůzích a s vynálezem knihtisku a rotačky se stala předmětem strojové velkovýroby“. Před 80 léty popsal Karel Čapek to, co nás trápí dodnes; vynález rozhlasu a televize ještě rozšířil velkovýrobu a pěstování čím dál ohavnějších a nepříjemnějších frází. Všichni to známe např. z projevů těch, kteří si myslí, že jsou politiky.

Klišé je slovní obrat, otřelý častým užíváním a opakováním, ztrativší působivost. Červená nit, vinoucí se těmto skripty … už poněkud zastarala, ale vývojem vznikají další a další výrazy. Lit. [DAN97] uvádí řadu nepříliš pěkných slov a slovních spojení, která se rozmáhají a zvláště někteří „činitelé“ a „představitelé“ je tupě papouškují: ◊ Obrat něco je o tom... nebo něco není o tom... ve významu něco záleží v něčem, „smyslem něčeho je...“. Namátkou: „Volby nejsou o tom, aby...“, „Volby do senátu jsou o něčem jiném...“, „Demokracie je o tom, že...“ nebo dokonce „Když mužstvo hraje naplno, je to o něčem jiném“ a zcela kuriózně „Můj syn je narkoman, ale mé dcery jsou o něčem jiném“! ◊ Slovní spojení až tak říká totéž co příliš (jde zřejmě o vliv slovenštiny) - „není to až tak nebezpečné“, „není to až tak důležité“. Zní to módně, ale není to až tak česky. ◊ Každý druhý činitel nebo představitel každou chvíli něco vnímá - „já tu kriminalitu vnímám jako…“, „demokracii vnímám ve smyslu…“. Jde o jakousi verzi obratu „něco je o tom“, vyhrazenou však pouze pro „nejvyšší kruhy“; v české hospodě by obyčejný Čech „vnímal situaci“ leda ze zábavných důvodů. ◊ Slovesu oslovit byl přisouzen nový, nikdy dříve neslýchaný zcela nesprávný význam a používá se i v různých nesmyslných obratech - od „program naší strany oslovil voliče“ až po kreace typu „ten vepřový bůček mě oslovil“. ◊ Ve „vyšší společnosti“ je každou chvíli někdo nucen čelit něčemu (zejména tlakům). V normálním jazyku to znamená, že se mu něco nepovedlo nebo že se na něj něco špatného provalilo.

Archaismy můžeme použít v mírně ironickém kontextu pro osvěžení projevu: např. „...jest se domnívati“ (Z. Jirotka: Saturnin). Chceme-li použít z nějakých důvodů přechodníky, musíme je proklatě dobře ovládat (a není to jednoduchá záležitost)! Chybné použití přechodníku („dívaje se z okna, pršelo“) nebo použití nesprávného tvaru („jdouce do školy, byl jsem smuten“) by mělo být trestné. Obvyklá výmluva, že špatný přechodník má být právě „ta legrace“ svědčí pouze o autorově nízké duševní úrovni.

⇒ 14 ⇐




2.2.3 Stavba vět Rozdíly mezi psaným a mluveným projevem (viz bod 3.3.2) mají vliv i na stavbu a délku vět. Používání dlouhých vět v ústním projevu nese s sebou několik nevýhod a nebezpečí. Dlouhá věta klade vysoké nároky na chápání posluchačů, kteří si musí uchovat v paměti mnoho slov a z nich pochopit význam. I pro přednášejícího skrývají dlouhé věty nebezpečí, neboť při nich může ztratit dech, musí se v průběhu věty nadechnout a tím větu rozdělit (a může se k obveselení posluchačů ve složité větě i ztratit). Příliš časté používání a nahromadění krátkých vět ale způsobuje monotónnost. Nejlépe působí střídání delších a kratších vět. Čeština dává možnost dosti volně měnit slovosled a tím klást důraz na určitá slova. V písemném projevu míváme problémy např. s interpunkcí (která je v češtině dost komplikovaná a často dokáže podstatně ovlivnit nebo i změnit význam věty). Důležitou zásadou ústního projevu je nepoužívat příliš často zájmen místo konkrétních názvů (jmen, označení atd.), aby nedošlo k nedorozumění. Stavba vět musí být jasná, přehledná, nedvojsmyslná. Další zásadou je neřadit za sebe zápory („nemůžeme neříci“). Čeština to sice umožňuje, ale řazení záporů většinou znejasňuje smysl sdělení a navíc působí šroubovaně, nepřirozeně. V písemném i ústním projevu je velmi důležité dbát na to, aby věty neměly dvojí význam. [HAU79] uvádí typické příklady: ◊ „V novém obchodním domě bude kromě nábytku a osobních automobilů zastoupen úplný sortiment zboží“. Bude se tam prodávat nábytek nebo ne? ◊ „N.N. dával neoprávněně obžalovanému X.Y. celé balíky zboží“. N.N. neoprávněně dával nebo byl X.Y. neoprávněně obžalován? ◊ „Oženil se s krásnou dívkou, s níž měl čtyři děti“. Děti měli před svatbou nebo po svatbě? (Lépe je říci např. „...oženil se s krásnou dívkou a měli spolu čtyři děti“). ◊ „Je to lenoška naší babičky, která se už dvacet let válí na půdě“. Bez komentáře.

Zajímavé by bylo pojednání o slohu a stylu v češtině. Toto téma je však velmi obsáhlé a vymyká se rozsahu těchto skript. Zájemce odkazujeme např. na lit. [CLP90]. Je však nutno poznamenat, že každý autor si vytváří svůj styl (jak v písemných, tak i v ústních projevech). Někdo vědomě či nevědomě přebírá styl od nějakého vzoru, někdo si vytváří sám svůj osobitý styl, který se časem tříbí a zdokonaluje. Vytvoření vlastního stylu je velmi těžké a náročné, přispívá však ke vzniku určitého osobního kouzla (charisma), které má obrovský vliv na oblibu autora mezi čtenáři nebo posluchači (viz odst. 4.1).

2.2.4 Používání cizích slov a profesních výrazů Přehnané používání cizích slov ztěžuje komunikaci. Použije-li autor cizí slovo, musí znát jeho přesný význam, a pro ústní projev i správnou výslovnost (viz též [KOH96]); hlavně však musí vědět, proč je nutné na daném místě použít právě cizí slovo. V žádném případě nemáme těchto výrazů používat, abychom oslnili čtenáře či posluchače, abychom zdůraznili své znalosti, inteligenci a zasvěcenost v oboru. ◊ V poslední době slyšíme často podivná slova jako „negociace“, „kontraproduktivní“ apod. (nenajdete je ani ve slovníku cizích slov, ale bez problémů mohou být nahrazena českými výrazy), která svědčí o chorobné snaze státi se inteligentem a která normální publikum niterně popuzují. ◊ Snaha o oslnivé používání cizích výrazů vede až k absurditám: na jídelním lístku kterési restaurace můžeme číst „hamandeggs se šunkou a vejci“.

Je třeba zvážit, zda cizím výrazům budou čtenáři či posluchači rozumět, zejména budou-li to převážně laici. Pokud nejsou dané cílové skupině některá slova běžná, měl by je autor prezentace objasnit. Buď je definovat (je-li definice jednoduchá a jasná), nebo je srozumitelně vysvětlit. Mnoho cizích slov má české ekvivalenty, které je třeba přednostně používat. Na druhé straně některé odborné termíny, kterým zasvěcení rozumí, jsou vžité a nemá smysl pro ně pracně vyhledávat nebo dokonce vymýšlet české verze. Jak pracovat s cizojazyčnými slovy v českém prostředí: • Použít české termíny (jsou-li) - musíme je ovšem znát (nejsme-li si jisti, nahlédněme do slovníku cizích slov nebo do některého odborného slovníku - je jich na trhu dostatek). ◊ Zdálo by se na příklad, že slovo „počítač“ se už dostatečně vžilo a nejsou s ním problémy. Avšak ještě v prosinci 1999 jsme mohli číst v jakýchsi novinách: „jaký máte vztah ke komputrům?“.

• Vytvořit českou náhradu - příliš se nedoporučuje. Často se ovšem setkáváme s přejatými slovy, která se do češtiny dostala různými cestami a pěšinkami. Tady buďme opatrní a posuzujme novotvar podle charakteru díla a podle publika, kterému je určeno. Známe roztomilé písíčko (pro popularizaci), přijatelný displej, ale i ohavné slovo adventura. • Použít cizí slovo s českou gramatikou nebo i fonetikou. To má své problémy, např.: běžně se používá manažer, ale management píšeme po anglicku. Někde se dostaneme do zajímavých problémů: oblíbené slovo image - je to ten image nebo ta image?

⇒ 15 ⇐



KAPITOLA 2 - CHOVÁNÍ, VYSTUPOVÁNÍ, JAZYK ◊ Pozor také na různé záludy - software je mužského rodu a 2. pád je softwaru, nikoliv (jak lze porůznu spatřit) softwareu. Lépe zní „realtimová hra“ než obvykle užívané „real-timeová“ (všechny tyto tvary nejsou ovšem z hlediska češtiny nejvytříbenější).

• Není-li zbytí, napíšeme cizí slovo tak, jak je psáno v originále a gramatickým tvarům se raději obratně vyhneme (vytvoříme takovou větu, aby cizí slovo bylo v 1. pádu, píšeme tak, aby nebyl zřejmý rod atd.). • Pro ústní projev musíme dát pozor na výslovnost. Software se běžně vyslovuje po anglicku softvér, football se vyslovuje po česku fotbal (nikoliv futból). ◊ Různí hochštapleři předvádějí znalosti cizích jazyků přehnaně cizokrajnou výslovností, často i nesprávnou. Když někdo říká v českém projevu dejtabanka, můžeme být i obveseleni a pomyslíme si své. Šuhaje tohoto typu bezpečně poznáme při výslovnosti názvu databanky ORACLE: frajeři říkají ou'rejkl, což je (včetně přízvuku) zcela špatně, nicméně to působí oslnivým dojmem (správná výslovnost je 'or∋kl, nikdo však nebude nic namítat ani proti zcela českému orákl).

Pokud si nejsme zcela jisti, vyhledáme odbornou pomoc u přátel a kolegů; můžeme se však obrátit i na Ústav pro jazyk český Akademie věd České republiky. Upozornění: v poslední době se množí nesprávné používání slov metoda, metodika a metodologie. Nejučeněji zřejmě zní „metodologie“ a proto se používá i tam, kde nemá co pohledávat. - Metoda je způsob nebo postup, jak dosáhnout nějakého cíle nebo poznání (léčebná metoda, výrobní metoda, metoda kritické cesty, metoda nejmenších čtverců, …). - Metodika je souhrn metod, soubor pravidel a pokynů k nějaké činnosti (metodika vyučování, metodika vědecké práce, metodika výzkumu, …). - Metodologie je nauka o vědeckých metodách, výklad metod. - Metomanie není posedlost metodikami, ale chorobná touha po alkoholu.

2.2.5 Prezentace v cizím jazyku V době rostoucích mezinárodních vztahů a vazeb budeme často nuceni prezentovat produkt nebo myšlenku v cizím jazyku. To je velmi složitá problematika, která má být řešena přímo v jazykových kurzech. Zde uveďme jen některé zásady: • Texty prezentace vytváříme sami, překlad pořídíme sami jen tehdy, známe-li slušně příslušný jazyk (nikdy však neškodí nechat přeložený text revidovat profesionálním překladatelem). ◊ Renomované světové odborné časopisy požadují jazyk velmi solidní úrovně. Na seminářích a sympoziích (a také při komunikaci mezi evropskými státy) není kvalita jazyka tak rozhodující, neměli bychom si však dělat ostudu. ◊ Rozhodneme-li se zadat překlad profesionálovi, kontrolujeme nebo konzultujeme odborné termíny, které překladatel nemusí znát. Poznámka: dobrý překladatel, který nezná odborný termín, optá se autora nebo specialisty. Špatný překladatel (nechce se „shodit“!?!) si něco vymyslí a text pak může působit i žertovným dojmem. Trapas bude ovšem vždy autorův! Příklad neseriózního překladu, který poškodil jméno renomované firmy je v příloze 11.6.

• Pro ústní komunikaci a prezentaci platí např.: ◊ V češtině výslovnost příliš neovlivňuje sémantiku (Čech porozumí i cizinci s příšernou výslovností češtiny). U jiných jazyků tomu tak nebývá - výslovnost je často velmi důležitá! ◊ Některá pravidla výslovnosti cizího jazyka jsou pro Čecha zdánlivě nezajímavá, jejich porušování může však vést někdy i k nesrozumitelnosti. Např. česká výslovnost koncových souhlásek b jako p, d jako t, v jako f způsobí v angličtině mnohé omyly a pro Angličana je nepřijatelná; to se týká i některých samohlásek (známý příklad na důležitost výslovnosti: bad # bed # bat # bet). ◊ Cizí jazyky mohou mít jiný přízvuk, jak slovní (v ruštině je významným sémantickým prvkem, ale není zanedbatelný ani např. v angličtině), tak i větný (např. melodie tázacích vět je v různých jazycích různá). Správné používání přízvuku a melodie způsobuje, že projev zní přirozeně. V ruštině, ale i v angličtině se někdy s přízvukem mění i výslovnost: analyse ('æn∋laiz) - analysis (∋'næl∋zis) ◊ Některé národy jsou k cizincům a jejich neznalostem tolerantní (Angličané, zejména však Italové), jiné národy vyžadují perfektní znalost jejich jazyka (např. Francouzi) - dobře popsáno ve [VSB98]. ◊ I když v cizím jazyku známe slangové výrazy, nikdy je nepoužívejme! Slang se rychle mění, ale především v ústech cizince působí nevhodně nebo i směšně.

• V daném cizím jazyku bychom měli znát alespoň základy frazeologie a idiomatiky. Naopak musíme dávat pozor, abychom české idiomy nepřekládali doslova! Příklady: ◊ Český idiom sejde s očí, sejde s mysli zní v angličtině out of sight, out of mind (což lze také dle Dr. Součka přeložit jako neviditelný idiot). ◊ V Británii nesmíme popřát dobrou chuť (to se tam prostě nedělá, angličtina ani nemá příslušnou frázi). Jestliže to z nějakých důvodů nějak zkusíme, pozvedne Brit lehce obočí a odpoví frází mind your business (což se netýká obchodu, ale znamená to prostě hleďte si svého).

⇒ 16 ⇐



KAPITOLA 2 - CHOVÁNÍ, VYSTUPOVÁNÍ, JAZYK • Nesnažte se mluvit s cizincem jeho rodným jazykem „perfektně“, pokud to neumíte proklatě dobře. Může se vám stát, že cizinec přijme tento styl a spustí vodopád vám zcela neznámých slov, navíc všelijak vázaných a vyslovovaných tak, jak je zvykem u nich doma v hospodě. Lépe je raději předem cizince upozornit na malé znalosti jeho rodného jazyka, byť bychom i mluvili docela slušně. • Pozor na zkratky - některé (všeobecně známé) můžeme použít v originále (IBM), většinou však se zkratkám vyhýbáme, abychom nekomplikovali práci překladatelům. • Překlad může být různých druhů: ◊ Překlad písemnosti - viz výše. Mimořádnou pozornost věnujeme překladům právních textů (např. smlouvy), které by měl revidovat právník, znalý právní terminologie ve zdrojovém i cílovém jazyku. ◊ Tlumočení ústního projevu „větu po větě“: mluvíme v určitých celcích, které nesmějí být příliš dlouhé (aby si je tlumočník zapamatoval), ale ani příliš krátké (aby tlumočník pochopil smysl celku; krátké bloky jsou také nepříjemné pro posluchače). Určitou výhodou je to, že tlumočník při nejasnostech může požádat o výklad. ◊ Kabinové tlumočení ústního projevu: tlumočník slyší náš projev a okamžitě jej říká v jiném jazyku. S kabinovým tlumočníkem nejsme v přímém kontaktu (vše zprostředkuje technika). Používáme jednoduché věty (pozor zvláště na složitá souvětí, kde smysl určuje až poslední slovo), vyloučeny jsou zkratky! Je dobré zjistit si předem znalosti odborné terminologie u tlumočníků a podle toho orientovat projev. Kabinový překlad bývá vícestupňový: např. český projev jeden tlumočník překládá souběžně do angličtiny, z této angličtiny jiný tlumočník do ruštiny apod. Musíme tedy počítat s tím, že odezva a reakce některých částí publika může být za projevem dosti opožděna!

V některých případech můžeme sice projev perfektně připravit předem, ale je nutno počítat i s diskusí, která se bude odehrávat v jednacím jazyku. Tlumočník může leccos zachránit, ale bývá dosti trapné (a neefektivní) vozit ho s sebou na všechna jednání. Přijít na vědecké sympozium (kde jednacím jazykem je angličtina) s tlumočníkem je hanba.

⇒ 17 ⇐



KAPITOLA 3 - PŘÍPRAVA PREZENTACE

3. Příprava prezentace 3.1 Oč jde v přípravě Úspěch každé prezentace závisí na přípravě a provedení. Je nutno zdůraznit, že obě tyto činnosti se podílejí na úspěchu stejným dílem. O provedení pojednáme v kap. 4, nyní se budeme zabývat přípravou. Poznamenáváme, že tato kapitola se týká hlavně odborných prezentací; poněkud tedy opomíjíme zvláštnosti přípravy např. pro tvorbu beletrie, poezie apod. Příprava pro písemný i ústní projev se obecně skládá z těchto činností: • volba nebo zadání tématu, • stanovení účelu prezentace, • dramaturgie prezentace, • analýza publika, • soustředění a zpracování pramenů, • osnova, načasování, • další přípravné práce a činnosti.

Téma

Publikum

Účel

OBR. 1 - ZÁKLADNÍ PRVKY PREZENTACE

[KUB99] uvádí: „Při tvorbě nějaké prezentace musí autor v každé situaci kontrolovat, zda se pokouší předat předmět sdělení (téma) za zvoleným účelem určenému publiku (viz obr. 1). Téma, publikum a účel je potřeba vnímat spojitě. Autor je sice může odděleně zkoumat, jejich vztahy jsou však příliš propojeny, příliš se ovlivňují a tyto vazby je třeba respektovat“. Uvedené komponenty a jejich vazby budeme připomínat i v dalším textu těchto skript. Uvědomit si úplně a v plném rozsahu tyto tři prvky je základem přípravy jakékoliv prezentace. Správná a dostatečně podrobná analýza obsahu a vazeb těchto prvků je pro přípravu nezbytná. Téma, účel, publikum a jejich vzájemné vztahy určují obsahovou i formální stránku prezentace, ovlivňují celou přípravu i vlastní provedení. Správné poznání pomůže zvolit i detaily, jako např. mimiku a gestikulaci v ústním projevu, volbu obrázků, tabulek a grafů v písemné prezentaci atd. U špatných prezentací můžeme vždy zjistit opomenutí nebo chybný rozbor u některého z uvedených prvků. Zajímavým problémem je způsob, kterým autoři k přípravě prezentace přistupují. [KUB99] píše: „Protože každý člověk je jiný, jiné je i prostředí a zvyky, které mu pomáhají navodit tvůrčí atmosféru. Jestliže si někdo pečlivě organizuje i nejjednodušší každodenní situace, potom je nasnadě, že i proces tvorby podrobí přesnému časovému plánu - vždy ve stejnou denní dobu, po stejný čas, v klidné atmosféře. Ten, komu záleží na rituálech, si ještě navíc vezme stejné pero, stejnou košili, sedí na stejném místě jako minule apod. Ten, kdo je schopen napsat vědecké pojednání během cesty metrem pravděpodobně na zachování stejného prostředí a zvyků tak závislý nebude. Myslím si, že v žádném případě není možné jednoznačně doporučit určité prostředí či zvyky. Jedná se o zcela individuální záležitost; každý autor musí poznat, co mu vyhovuje nejvíce, kdy má nejlepší výsledky a jak vše dále rozvíjet“. Dodejme, že i v odborných prezentacích je velice vítaná inspirace a nějaké to „tvůrčí rozpoložení“. Neměli bychom však na ně spoléhat a doufat, že nás najednou políbí múza a prezentaci vytvoříme naráz, na poslední chvíli, v nejkvalitnějším provedení. V praktickém životě jsme limitováni termíny a řadou jiných podmínek

⇒ 18 ⇐



KAPITOLA 3 - PŘÍPRAVA PREZENTACE a pokud by se tvůrčí záblesk náhodou včas nedostavil, mělo by to neblahé následky. Doporučujeme tudíž věnovat se důkladné přípravě pečlivě a systematicky; případná tvůrčí jiskra může naše dílo jen vylepšit. Nedoporučuje se přivolávat inspiraci alkoholem ani jinými drogami. Geniální myšlenky, které vás po několika vodkách napadnou, jsou geniální většinou jen pro toho, kdo je v tomtéž stavu (a s podroušeným publikem bychom raději neměli počítat). Dále je prokázáno, že zářivou myšlenku, která vás na cestě k deliriu napadla, nejste v daném stavu schopni zaznamenat (už jen proto, že vás neposlouchají ruce ani při práci s propiskou natož na klávesnici počítače, kde můžete napáchat ještě další škody). Osvědčuje se dobrá pomůcka: po konzumaci větší dávky alkoholu zkuste své úžasné nápady namluvit do diktafonu. Poslech záznamu ve střízlivém stavu vás poučí, jak to s tou lihovou inspirací vlastně je.

3.2 Vznik prezentace, téma Prezentace vzniká buď ze svobodné vůle autora nebo na základě zadání (zadání je také např. stanovený stálý termín pro odevzdávání zpráv, školní rozvrh apod.). • Prezentace může být zadána nebo žádána pořadatelem nějaké akce, nakladatelstvím, organizátorem semináře apod. Zadáním je i pracovní úkol (předložení výzkumné zprávy, školení uživatelů, přednášky a cvičení na vysoké škole, situační zpráva pro management,…). Zadáním je žádost redakce o příspěvek, zadáním může být výzva k aktivní účasti na sympoziu. ◊ Některá zadání musíme přijmout (pracovní úkoly), některá můžeme přijmout i odmítnout (call for papers viz odst. 5.3, výzvu redakce k sepsání článku, pozvání televize na rozhovor). Odmítnutí si dobře rozmyslíme zadaná prezentace by mohla být pro nás velmi užitečná a ze společenského i pracovního hlediska lukrativní. Odmítnutí nabídky nám může uzavřít další autorskou cestu v některém směru. ◊ Zadání zpravidla obsahuje téma (někdy jen náměty na téma) a účel prezentace; charakter budoucího publika z těchto údajů snadno odvodíme. Zadání ve většině případů obsahuje termín, do kterého je třeba prezentaci připravit; bývají určeny i některé podmínky, týkající se formy prezentace. Pokud zadání přijmeme, je nutno termín i podmínky splnit (lepší než nesplnění je včasné odmítnutí). ◊ Zadání může obsahovat jen termín a rozsah prezentace s tím, že téma si zvolí autor.

• Prezentace nabídková vzniká z vůle autora, který pak více či méně připravenou prezentaci nabízí k provedení. Při přípravě nabídkové prezentace si autor sám určuje téma, účel a rozhodne se i pro publikum, které chce oslovit. Podle těchto hledisek pak prezentaci připraví a nabízí (výběr těch, kterým prezentaci nabídne je určen trojicí téma - účel - publikum). ◊ Z hlediska úspěchu je značně riskantní nabízet pouze téma (základní myšlenku, ideu). To si mohou dovolit jen renomovaní autoři a i ti bývají požádáni alespoň o abstrakt (někdy jen o osnovu), na základě kterého padne rozhodnutí o přijetí prezentace. ◊ Pro každou nabídkovou prezentaci tedy předem připravíme jak téma, tak i návrh osnovy a abstrakt (stručné vyjádření toho, co bude v konečné podobě prezentováno). Rozsah abstraktu je úměrný rozsahu prezentace a závažnosti jejího tématu; ohledně rozsahu je většinou nutná dohoda s možným zájemcem. ◊ V některých případech žádá zájemce i ukázku textu; jsou i případy, kdy ještě před konečným rozhodnutím musíme předložit úplný text prezentace.

Vybírá-li si autor sám téma, doporučuje [TRI88] posuzovat např. následující kriteria: • Zpracovatelnost - měl by se vyvarovat témat, která vyžadují: - zkušenosti, které autor postrádá, - vysokou odbornost, které se autorovi nedostává, - prameny, které nejsou autorovi k dispozici.

• Vymezení - téměř každý pramen přináší většinou poněkud odlišný pohled na dané téma a před zahlcením může autora zachránit pouze zúžení tématu, a to např. podle: - času, předpokládaného pro ukončení práce (měl by si uvědomit, co všechno je za určité období opravdu schopen nastudovat, zpracovat a kvalitně připravit k tisku nebo projevu), - prostoru vymezeného pro práci (objem textu, délka projevu, …).

• Osobní zaujetí - autor by měl vybrat téma, se kterým se může sžít; pokud dané téma autora nezajímá, bude podle toho pravděpodobně vypadat i konečný výsledek - nudný, nezajímavý, bezduchý. • Přínos - měl by vybrat téma, k němuž má co říci a které osloví publikum; měl by také téma specifikovat s ohledem na vlastní perspektivu (aby mohl závěry v budoucnu použít). Pokud téma nudí autora, bude pravděpodobně nudit i čtenáře či posluchače.

⇒ 19 ⇐




3.3 Zásady přípravy 3.3.1 Spolupráce, konzultace Velmi důležitá je otázka spolupráce autora se zástupcem vydavatele, pořadatele nebo organizátora prezentace. Některé druhy prezentací ji nevyžadují nebo ani neumožňují; pokud však existuje možnost spolupráce, měl by jí autor co nejvíce využívat. Průběžné konzultace během přípravy jsou nutné zejména v těchto případech: příspěvky pro tisk, diplomové práce, knihy, vystoupení v rozhlase a televizi. Konzultace jsou velmi užitečné pro obě strany. Vydavatel či pořadatel (nebo např. vedoucí diplomové práce) uplatňuje své požadavky a podmínky, ale také přináší různá zlepšení. Při konzultacích se diskutuje nejen téma a osnova, ale i formální náležitosti prezentace. Autor se může mnohé naučit, neboť je většinou ve styku s profesionály s bohatou praxí. Často se objevují nečekané pohledy, zajímavé přístupy, inspirativní náměty, nové neotřelé myšlenky. Po dohodě může autor v rozumných mezích měnit a doplňovat téma, osnovu i vlastní zpracování. Tyto činnosti můžeme srovnat se spoluprací divadelního či filmového autora s dramaturgem. V přípravné fázi prochází prezentace zřetelným vývojem a dobrý „dramaturg“ může tento vývoj průběžně usměrňovat k dosažení co největšího úspěchu. ◊ Snaha o spolupráci se ovšem nesmí zvrhnout v otravování a soužení kohokoliv.

Pokud autor nemá možnost „oficiálních“ konzultací, měl by si najít „neoficiálního dramaturga“ - kolegu, vedoucího, přítele atd., neboť v přípravné fázi je velmi užitečné mít po ruce kritického oponenta, který bývá i zdrojem dobrých nápadů.

3.3.2 Písemný a ústní projev Písemná prezentace je určena pro čtenáře, ústní prezentace je pořádána pro posluchače. V některých případech (např. semináře) předáme písemně příspěvek a pak jej ústně předneseme. Mezi psaným a ústním projevem je zásadní rozdíl, který si musí prezentující již na začátku přípravy uvědomit. Rozdíl vyplývá ze způsobu přijímání sdělované informace. Písemný projev je „paralelní“ - způsob i tempo příjmu si řídí příjemce sám. Ústní projev je naproti tomu „sériový“ - příjemce je zcela závislý na postupu toho, kdo informaci podává (a to jak způsobem, tak i tempem). Čtenář si může přizpůsobit rychlost čtení podle obtížnosti textu, může se k jednotlivým částem vracet, přečíst je znovu a promyslet je. V psaném textu jsou přípustné libovolné odkazy vpřed i vzad. V ústním projevu sice můžeme odkazovat vpřed („jak uvedu později“) nebo i vzad („jak jsem již řekl“, a pak alespoň částečně zopakovat), avšak odkazy používáme velmi opatrně, abychom se nedostali do nezvládnutelných zmatků (o nevhodných odkazech v ústním projevu se zmiňuje např. citace v odst. 1.2). PREZENTACE PÍSEMNÁ

ÚSTNÍ

(čtenář)

(posluchač)

NEZAJÍMAVÝ TEXT

může odložit, zahodit

většinou nemůže prezentaci opustit

TEMPO

přizpůsobí si tempo čtení podle obtížnosti textu

musí přijmout tempo řečníka

může se vracet, přečíst znovu, promyslet

neexistuje

K PŘEDCHOZÍMU TEXTU

ODKAZY

vpřed i vzad - libovolně

opatrně, raději méně

DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE

neexistují, vše musí být v textu

gesta, mimika, výslovnost, …

PŘIZPŮSOBENÍ PREZENTACE REAKCÍM PUBLIKA

neexistuje

řečník může vést prezentaci podle okamžitých reakcí publika

OBRÁZKY, TABULKY, GRAFY

obsažné, podrobné, čtenář má čas na jejich studium

vizuální pomůcka - jednoduché, přehledné, z dálky čitelné

AKTUÁLNOST INFORMACE

opožďuje se (od přípravy k vydání uplyne určitý čas)

může být aktuální (např. doplněna až při vystoupení)

MOŽNOST NÁVRATU

TAB. 2 - ROZDÍL MEZI PÍSEMNÝM A ÚSTNÍM PROJEVEM

Písemný projev čte zájemce sám, bez doplňujících informací. Vše musí být řečeno v textu, sdělení se nepřizpůsobuje čtenářovým reakcím. Nezajímavý nebo neupoutávající text může čtenář odložit. Při ústním projevu posluchač vidí řečníka, projev je doplněn gesty, mimikou, výslovností a melodií slov i vět. Dobrá ústní

⇒ 20 ⇐



KAPITOLA 3 - PŘÍPRAVA PREZENTACE prezentace je vedena podle okamžitých reakcí posluchačů. Při nezájmu nemůže však posluchač většinou prezentaci opustit (ze společenských důvodů nebo proto, že je účast povinná). Nezanedbatelným hlediskem je i rychlost a aktuálnost předání informace. Ústní sdělení bývá aktuální, písemné se vždy poněkud opožďuje. Obvykle však ústní podání není tak závažné (a závazné) jako písemné. Písemná prezentace je faktograficky přesnější, neboť může (a dokonce má) použít jednoznačných objektivních vyjadřovacích prostředků (tabulky, grafy, schemata postupů, dějů, vztahů), které mohou být velmi podrobné (čtenář má čas na jejich studium). Při ústním projevu lze doplnit sdělení audiovizuálními pomůckami (tabule, flipchart, zpětný projektor, datavideo, …), které však nemají odvádět pozornost od vlastního ústního sdělení a mají mnohá omezení (čitelnost, zřetelnost, nevelký objem údajů atd.) - viz odst. 9.2. V tab. 2 jsou rozdíly mezi písemným a ústním projevem stručně popsány a vzájemně konfrontovány.

3.3.3 Publikum Podle [KUB99] je nejbližším publikem autor sám. Nepřipravuje prezentaci pouze proto, aby své myšlenky a názory sdělil publiku, ale také proto, aby si je sám ujasnil. Když autor přistoupí na to, že on sám je publikem, měl by přestat uvažovat jako pisatel nebo řečník a začít uvažovat jako čtenář nebo posluchač. Jestliže je z tohoto pohledu se svým dílem spokojen, může doufat, že budoucí publikum bude spokojeno také. V horším případě si autor uvědomí, že celý text je zmatený či neúplný; potom nezbývá nic jiného než vše přepracovat. To však předpokládá, že autor nebude mít snahu sám sebe podvádět. Pro někoho může být snazší akceptovat špatnou formulaci svých myšlenek než obětovat spoustu času a energie k přepracování některých pasáží. To je ovšem špatné. ◊ Filmař, který svým dílem týdny a měsíce žije a zná důvěrně každé políčko natočeného materiálu musí být schopen vžít se do přístupu diváka, který uvidí film jako celek bez jakýchkoliv předběžných nebo doplňujících informací. Jestliže to filmař nedokáže, může vzniknout dílo nejasné, nesrozumitelné a nelíbivé. Pohled očima budoucího publika vždy přinese závažná zlepšení a úpravy (podle [BEB98]).

Z tohoto důvodu je potřeba mít ještě tzv. užší publikum. Patří do něho přátelé, spolupracovníci, spolužáci, profesoři, … a toto publikum je většinou nejpozornější. Pomáhá „doladit“ formulaci tématu, radí jak opravit jednotlivé věty či odstavce. V průběhu tvorby je pro autora velmi významné také tzv. širší publikum. Sem patří ti, kteří nevědí (a ani je nezajímá) kolik času a energie autor již do dané prezentace investoval. Chtějí jen číst nebo slyšet něco, co je pro ně nějakým způsobem zajímavé nebo důležité a pravděpodobně nebudou nadšeni nudnými, nic neříkajícími a špatně zpracovanými pasážemi, ani z úcty k autorovi. Pokud autor nemá v období přípravy nikoho z užšího či širšího publika k dispozici, měl by si vytvořit představu fiktivního čtenáře či posluchače, dostatečně pozorného, vnímavého a informovaného, který mu dává připomínky a podněty ke zpracování. Účelem prezentace je předat čtenářům či posluchačům nějaké sdělení, přesvědčit je o něčem, vzdělat je obecně řečeno poskytnout jim informace, ze kterých budou mít prospěch. Jestliže zájemci takové sdělení neobdrží, je to chyba prezentujícího. Vždy je nutné přizpůsobit obsah i formu prezentace konkrétnímu publiku. Rozdílně prezentujeme např. informační systém před veřejností, před manažery, před specialisty, před potenciálními zákazníky nebo před studenty. Každou skupinu bude zřejmě zajímat jiný pohled na systém, u každé skupiny lze očekávat rozdílnou úroveň znalostí a rozdílnou úroveň motivace. Autor však by měl vždy čtenáře i posluchače přesvědčit, že bude psát nebo mluvit o tom, co je pro ně prospěšné, co se jich týká. Aby prezentace oslovila určitou skupinu lidí, musí si přednášející o této skupině zjistit základní fakta, udělat si jakýsi portrét dané skupiny, aby mohl předpovědět její cíle, potřeby, očekávání. Pak bude schopen upravit a přizpůsobit obsah prezentace pro tuto skupinu a může se rozhodnout pro styl a úroveň konkrétního provedení. [HUR95] popisuje základní charakteristiky, které by měl autor o cílové skupině znát: ◊ velikost skupiny, věkový rozsah, zájem, rozsah vzdělání, ekonomické pozadí, poměr mužů a žen, politické názory, zastoupení jiných etnik a ras, co přinese prezentace / co očekává publikum, je prezentace spojena se zvláštní událostí nebo záminkou?

[TOM81] uvádí otázky, nad kterými by se měl zamyslet autor při přípravě prezentace: -

Co očekává zájemce od prezentace? Co ví o tématu prezentace? Jaké problémy tíží zájemce (které by mu mohla prezentace pomoci vyřešit)? Jaká je obecná úroveň znalostí zájemce? Co musí autor podrobně vysvětlit? Co stačí jen naznačit? Kterým odborným výrazům nebudou zájemci rozumět? - Které poznatky musí být doloženy srozumitelným příkladem, srovnáním atd.

⇒ 21 ⇐



KAPITOLA 3 - PŘÍPRAVA PREZENTACE [TRA98] podrobněji rozebírá vlastnosti cílové skupiny pro ústní prezentace. S malými obměnami můžeme tento rozbor využít i pro prezentace písemné: • Věk a pohlaví - ovlivní volbu jazyka, metafor, odkazů, analogií, argumentů, atd. Mladí lidé mají méně vědomostí a zkušeností, snáze přijímají myšlenky, mají větší ochotu experimentovat, humor na ně působí účinněji. Naopak někdy nechtějí přijímat rady starší generace. Starší posluchači ocení význam historie. Muži přijímají logickou a pokrokovou argumentaci, ženy ocení emotivní a konzervativní nebo i pragmatický přístup. • Úroveň vzdělání a znalostí o tématu prezentace - ovlivní volbu jazyka (viz odst. 2.2) přirovnání, metafor atd. Chybou je mluvit před vzdělanějším publikem příliš zjednodušeně. Naopak mluvit o věcech, kterým posluchači nerozumějí, působí destruktivně. Jistá úroveň znalostí z oblasti tématu dovoluje prezentujícímu na ní stavět (na semináři o výpočetní technice se předpokládá, že každý ví, co je to soubor, vstupní a výstupní zařízení, operační paměť, harddisk, databáze, textový procesor atd. a vysvětlováním těchto pojmů by přednášející posluchače jen nudil; při školení uživatelů to tak samozřejmé není). Úroveň znalostí také ovlivní podrobnost prezentace, vzdělané obecenstvo je zvyklé na důkazy a hlubší vysvětlení. Pro méně informované publikum je vhodnější zvolit praktičtější méně teoretický přístup, založený třeba na příkladech z oblasti zájmu posluchačů. • Vnější podmínky: Při ústní prezentaci je pozornost, motivace, soustředěnost posluchačů často ovlivněna i vnějšími podmínkami. Jedná se zejména o hluk z okolí, špatné osvětlení, nepohodlnost židlí, teplotu vzduchu, nedostatečné větrání, atd. Mezi důležité faktory dále patří denní doba, pořadí prezentace a jiné již vyslechnuté prezentace. Pokud tyto podmínky známe předem, musíme na ně reagovat již v přípravě projevu. Jestliže se rušivé podmínky objeví až při prezentaci, musíme improvizovat. Správná reakce (např. vtip, žertovná glosa) je důležitá, navodí vhodnou atmosféru a může záporný efekt vnějších podmínek nejen eliminovat, ale i využít pro zpestření projevu. • Důvod posluchačovy návštěvy na ústní prezentaci: ◊ Z osobního zájmu, chce slyšet přednášejícího (například kvůli jeho renomé), jehož téma a přístup jsou blízké posluchačovu oboru, mají vztah k jeho práci atd. V tomto případě by mělo mít vystoupení osobní ráz. ◊ Zájem o téma bývá nejčastějším důvodem. Posluchače dané téma zajímá, vztahuje se k tomu co dělají, k jejich oboru, zájmu atd. V této situaci je dobré zjistit, který aspekt by posluchače nejvíce zajímal. ◊ Konkurence, protichůdné stanovisko: posluchači mohou být lidé, kteří s prezentujícím nesouhlasí, mají jiný názor. V tomto případě je dobré začít prezentaci výčtem předpokládaných stížností, protiargumentů, záporných stanovisek a vypořádat se s nimi dříve, než začne hlavní část prezentace. ◊ Z donucení: někdo posluchačům nařídil, aby se dostavili (např. na školení); prezentující musí posluchače co nejrychleji zaujmout, získat je pro své téma, zdůraznit přínosy atd.

• Čtenář se rozhodne přečíst nějakou publikaci z obdobných důvodů. Navíc může být zaujat názvem publikace (který byl vhodně zvolen - viz odst. 1.4). Ve vztahu k publiku si autor musí dát pozor na neblahý „syndrom experta“ ([HOS97], [SOK99]), který se projevuje uvažováním typu: • když to vím, umím, rozumím tomu já - rozumí tomu i ostatní, • termíny, odborné výrazy a zkratky, které používám, musí přece znát každý, • posluchači nebo čtenáři vědí, proč je právě toto důležité, • musím jim sdělit všechna fakta, informace a podrobnosti, vše co o té věci vím, • všechno, co říkám, je důležité.

3.3.4 Práce s prameny, citace K vybranému tématu je nutné soustředit prameny a podklady. [RAU96] dělí informační prameny na primární a sekundární. Primárními informačními prameny rozumí původní dokumenty (např. knihovní fond v knihovně, kniha, časopis, kopie článku, …). Jejich popis označuje jako sekundární informační prameny (např. jednotlivé katalogové lístky). Funkcí sekundárních pramenů je zastupovat prameny primární, např. při vyhledávání. Každý, kdo častěji připravuje prezentace, by si měl zřídit archiv podkladů, které možná někdy využije nebo které už někdy využil. Do archivu ukládáme: • Primární prameny - výstřižky a kopie zajímavých článků, kopie knižních stránek apod., vždy s vyznačením pramene (doplníme bibliografický záznam - viz níže). • Sekundární prameny - odkazy na knihy, publikace, noviny atd. Odkaz je tvořen stručným zápisem hlavní myšlenky (nebo myšlenek) vlastními slovy a bibliografickým záznamem.

⇒ 22 ⇐



KAPITOLA 3 - PŘÍPRAVA PREZENTACE Pečlivější autor si pořizuje kartotéku, někdo má dokonce databanku pramenů v počítači. Každý má osobitý styl pořizování, evidování a archivování výstřižků a výpisků, takže se jedná o velice individuální záležitost. [KUB99] soudí, že nejdůležitější není způsob, ale systematičnost a spojitost soustřeďování a uchovávání podkladů. Vlastní archiv podkladů doplňujeme vždy, když narazíme na nějakou zajímavou myšlenku (ne jen při přípravě konkrétní prezentace)! Nejčastěji používáme běžně dostupných informačních zdrojů: • Vlastní knihovna, vlastní archiv podkladů (viz odst. 3.7). • Školní nebo podniková knihovna. • Veřejné knihovny - všeobecné, technické, … • Archivy (státní, oblastní, institucionální). • Specializované instituce, nakladatelství a vydavatelství, podniky provádějící rešerše atd. • Internet (pozor na spolehlivost a důvěryhodnost informace). • Výměna poznatků s kolegy v ČR i v zahraničí (pošta, fax, e-mail). • Odborná i všeobecná periodika - nalezneme v knihovnách (často i na Internetu), některá sami odebíráme, některá docházejí na pracoviště. Důležité jsou rešerše (seznamy pramenů pro určité téma). Rešerše provádíme sami sledováním informačních zdrojů nebo výběrem z bibliografie, ve sledovaných zdrojích zveřejněné (takováto bibliografie bývá mírně zastaralá - její „stáří“ udává rok vydání publikace plus doba potřebná k vydání). Rešerši je možno zadat i specializované firmě nebo instituci (např. Státní technická knihovna poskytuje rešeršní služby). Podrobněji o tom píše [KUB99]. Podklady nejprve důkladně studujeme. Přitom se rozhodneme, které pasáže ze studovaných pramenů v připravované prezentaci uvedeme. U každého použitého úryvku musí být odkaz na pramen. Soupis pramenů se nazývá bibliografie a uvádí se na konci písemné prezentace. Bibliografie se skládá z bibliografických záznamů, které mají předepsanou strukturu. [ECO97] se podrobně zabývá problematikou bibliografie, kterou pro danou prezentaci sestavujeme. V bibliografii lze uvádět i prameny, ze kterých přímo necitujeme, ale které doporučujeme čtenáři k dalšímu studiu. Z podkladů můžeme v prezentaci použít: • shrnutí - formulace základních bodů přebírané pasáže, • citace - doslovný přepis některých partií, • parafráze - vyjádření vlastními slovy. Zvláště je nutno upozornit na citace. Setká se s nimi již student při zpracování diplomové práce. Je dovoleno citovat z cizího díla, vždy však musí být jasné, co je citováno a také odkud. Citát bychom měli dát do uvozovek a doplnit odkazem na pramen pomocí některého ze známých obratů: Jak říká lit. [XYZnn] „... ....“ / V lit. [XYZnn] je uvedeno: „... ...“ / „... ...“ (lit. [XYZnn]) „... ...“ (viz lit. [XYZnn]) apod. Nepřesáhne-li citace dva nebo tři řádky, je možno vložit ji přímo do textu odstavce a oddělit uvozovkami. Je-li naopak citace delší, uvedeme ji raději ve formě souvislého odsazeného textu. V tom případě není zapotřebí uvozovek, poněvadž bude zcela jasné, že všechny odsazené části textu jsou citacemi pramenů. Obrázky a grafy přebíráme opatrně, abychom nedokonalým provedením nedělali citovanému autorovi ostudu. Vždy ovšem uvedeme (nejlépe v titulku) „převzato z lit. [XYZnn]“ nebo je-li obrázek upraven „podle lit. [XYZnn]“. Bibliografický záznam má přesně stanovenou strukturu (viz [CSN96b]). Názory na formu citace v textu se liší: používá se číslování „lit. [1]“ nebo alfanumerického značení „lit. [BEB99]“. Někteří autoři volí i jiné způsoby. Soukromě lze doporučit zachovat v této oblasti střídmost a vyhýbat se samoúčelným efektům. Citace je nástroj a pomůcka, nikoliv umělecké dílo! V bibliografickém záznamu se uvádí: ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ -

označení záznamu, např. [1] nebo [BEB98]; příjmení autora, čárka; iniciála křestního jména, tečka; (je-li více autorů, oddělují se čárkami - viz např. záznam [TRI88]); dvojtečka; název publikace, tečka, konec řádku; na dalším řádku: pro časopisecký článek: název časopisu, (ročník), číslo, rok vydání (odděluje se čárkami, viz např. záznam [SRO99]);

⇒ 23 ⇐



KAPITOLA 3 - PŘÍPRAVA PREZENTACE - pro skripta - viz např. záznam [BEB98]; - pro příspěvek ve sborníku - viz např. záznam [BEB99b]; - pro knihu: (vydání), nakladatelství, místo, rok vydání.

Ukázku způsobu zápisu bibliografických záznamů naleznete v kap. 10 těchto skript, kde je však použito poněkud odlišné techniky - uspořádání do tabulky. [ECO97] doporučuje: • Úryvky z textů musí být citovány v rozumné míře. • Myšlenku autora, z něhož citujeme, bychom měli sdílet, ledaže by se před a za citovanou pasáží nacházely naše vlastní kritické výhrady a poznámky. • Z každé citace musí být jasně identifikovatelný autor a knižní nebo rukopisný pramen. • Odkaz na autora a na jeho dílo musí být naprosto jasný. • Citace musí být naprosto věrné. Je možno do hranatých závorek připojit případný vlastní komentář; pro vynechání části citace doporučuje se použít tři tečky, popř. tři tečky v hranatých závorkách. • Citování je něco jako důkazní řízení při soudním líčení. Vždy musíme být schopni sehnat vhodné svědky a prokázat, že jsou věrohodní. Náš odkaz musí proto být správný a přesný a musí být kýmkoli ověřitelný. Autor může použít buď citaci nebo parafrázi. Parafráze je v podstatě vyjádřením myšlenky studovaného autora vlastními slovy. Parafráze by většinou měla být kratší než originál; mnohdy může používat dokonce stejných slov (např. u speciálních termínů). Parafrázi neuvádíme do uvozovek, ale musíme uvést pramen, např. použitím obratů: „podle lit. [XYZnn] je tento systém ... ...“ nebo „ ... ... (zpracováno s použitím lit. [XYZnn])“ apod. Parafrázi je vhodné nějak graficky oddělit (např. uvést v samostatném odstavci, volit jiný druh písma, …). Autor, který bez zábran opisuje a neuvádí při tom pramen, vytváří plagiát. Plagiát je morálně i právně zcela nepřípustný. U studenta může být důvodem ke známce „nevyhovující“; u praktiků působí opovržení, může být však až podnětem k soudnímu sporu. Citací, parafrází i plagiátů se týkají ustanovení autorského zákona. Uvádění bibliografických záznamů a citací je v současné době upraveno normou [CSN96b]. Podrobnosti jsou např. v lit. [KUB99]. [TRI88] i [ECO97] předkládají několik inspirativních příkladů citací, parafrází i plagiátu. Rozmohl se také ohavný zvyk obsáhle citovat vlastní práce. V seznamu pramenů tvoří převážnou část jméno autora prezentace. Není to sice formální závada, u čtenáře však vzniká dojem, že autor: - publikuje pouze proto, aby publikoval, - nečte nic jiného než vlastní výplody, - je velice ješitný.

Lépe je snažit se o vyvážený seznam pramenů a z vlastních děl citovat jen ta opravdu nejdůležitější, související s probíraným tématem. Při ústní prezentaci používáme citací obecně méně často. Zarámujeme je třeba slovy „cituji … … konec citátu“. Údaj o autorovi a názvu díla uvádíme hned u citace (např. v televizi platí uzance, že autor má být uveden ještě před citací - „XY řekl: …“). Pokud musíme v ústní prezentaci použít větší množství citací, je vhodné připravit a posluchačům rozdat bibliografické údaje, někdy i texty vybraných citací. Jelikož se prezentace v průběhu přípravy vyvíjí, je často nutno shánět další podklady; některé dříve pořízené materiály se také mohou stát nepotřebnými. Všechny podklady je ale nutno uchovávat - nic nevyhazovat, nic na discích a disketách nemazat! I po provedení prezentace nebo odevzdání díla je velmi žádoucí veškeré materiály archivovat pro budoucnost. Každý, kdo v této branži někdy pracoval zná tristní pohled na zoufalého autora, který: -

připravuje novou prezentaci, potřebuje naléhavě podklady z určité oblasti, ví, že při své předchozí práci měl tyto podklady v kartotéce a v počítači, vzpomíná, jak si říkal, že tohle už nikdy potřebovat nebude, proklíná sám sebe, neboť tenkrát kartotéční lístky vyhodil a soubory včetně záložních kopií smazal, s hrůzou zjišťuje, že zdroj těchto materiálů zbankrotoval, odstěhoval se, byl zrušen atd., takže podkladů není.

Máme-li vždy před očima zlaté pravidlo nevyhazovat - nemazat, nedostaneme se nikdy do popsaných smutných situací. Naopak, při občasné prohlídce archivů objevíme skvosty, které poslouží ke vzniku nové, zcela objevné a překvapující prezentace.

⇒ 24 ⇐




3.3.5 Zázemí a pomůcky Jakmile chceme použít nějaký odborný termín, musíme si být jisti, že slovo i jeho obsah jsou po odborné stránce v pořádku. Neznáme-li přesný význam pojmů, které chceme použít, musíme jej zjistit (s pomocí slovníků i s pomocí odborníků). Jsou-li v prezentaci odborné pojmy z naší vlastní branže, má být jejich správné a přesné použití samozřejmostí. Když z nějakých důvodů zabloudíme do jiných oborů, musíme i zde uvádět odborná slova přesně a správně (často to vyžaduje značné úsilí, ale musíme je vynaložit). ◊ Napíšeme-li např. do detektivní povídky „…vyňala z kabelky elegantní devítku Magnum s tlumičem“ je to velký nesmysl (na devítku Magnum by madam potřebovala batoh, nemluvě už o eleganci a tlumiči). Specialista nám doporučí spíše něco jako „…elegantní Webley 6.35“, což je přijatelné i s tím tlumičem. Autor nemá být lenivý a domluvit se s odborníky; terminologie musí být v pořádku.

Příprava prezentace vyžaduje některé standardní pomůcky, bez kterých bychom ani neměli začít pracovat. Ty hlavní máme v tab. 3. Pravidla českého pravopisu

↓ PRO CIZÍ JAZYK ↓

Počítač s textovým editorem

Slovník cizích slov

Slovníky

Rozum

Výkladové slovníky

Dobrá kondice a nálada

Výkladový slovník oboru

Spousta známých, kteří poradí TAB. 3 - STANDARDNÍ POMŮCKY

3.3.6 Postup přípravy Při přípravě písemné i ústní prezentace se doporučuje tento postup: • Určení tématu - účelu - publika. Hlavní myšlenky. • Sběr, studium a vyhodnocení podkladů. • Koncepční návrh osnovy: - napsat osnovu tak, jak se právě jeví, jak nás teď napadla, - vynechat dostatek místa u jednotlivých bodů, - připsat do osnovy odkazy na podklady.

• Rozvíjet a měnit osnovu:

⇐ Nejpozději zde by měl nastoupit počítač ⇐

- připisovat do osnovy okamžité (i detailní) nápady, náměty, myšlenky, - rozvíjet body, připravovat přibližný text, - podle potřeby i měnit osnovu.

• Vytvořit ucelený koncept textu - vytisknout. • Pročíst, opravit, doplnit. • Nechat odležet 1 - 2 týdny. • Vytisknout, přečíst z pohledu budoucího publika, opravit, doplnit. • Vytvořit konečnou verzi. Poslední dva kroky se doporučuje několikrát opakovat (je-li dost času, pak poslední tři kroky). ◊ Poznámka: nejlépe se kontroluje a opravuje ve vytištěném konceptu - na obrazovce to není ono.

Na závěr se doporučuje vzniklou písemnost nahlas přečíst.

3.4 Písemná prezentace 3.4.1 Rozsah díla Pro stanovení plánovaného rozsahu díla i pro zhodnocení rozsahu hotového díla se používají tyto jednotky: • Normostránka (NS) = 30 řádků po 60 znacích (strojovým písmem courier napsaná stránka A4 s dvojitým řádkováním). • Autorský arch (AA) = 20 normostránek. • Kilobyte (KB) = většinou 1000 znaků, teoreticky 1024. Vydavatel určí předem přesně nebo orientačně rozsah díla (v některé z uvedených jednotek). Autor by neměl odevzdat text ani kratší ani delší (tolerance ± 15 % se většinou připouští). Dodržení plánovaného rozsahu je zvláště důležité u periodických tiskovin a u všech publikací, které jsou složeny z příspěvků několika různých

⇒ 25 ⇐



KAPITOLA 3 - PŘÍPRAVA PREZENTACE autorů (sborníky). Případné závažnější změny rozsahu musí být nutně včas projednány s vydavatelem (který je nerad vidí a ještě méně rád povoluje). Neschválené nedodržení rozsahu může být důvodem k odmítnutí díla. Honorář obecně závisí na rozsahu díla a na formě výsledné prezentace (renomovaný odborný časopis zaplatí zpravidla víc než regionální noviny - i když mohou existovat výjimky). Výše honoráře nebo způsob výpočtu má být uveden v autorské smlouvě (viz bod 3.4.3), pokud je sepsána.

3.4.2 Forma Dbáme na to, abychom zvolili a udrželi určitou formu díla. Pomiňme beletristické projevy (román, povídka, …); pro odborné písemné prezentace můžeme volit např. tyto formy (podrobnosti probereme ve specializovaných kapitolách - viz odkazy): - tisková zpráva (bod 6.2.1), - učebnice, příručka (odst. 7.3), - esej (bod 6.2.1), - fejeton (bod 6.2.1), - referát, koreferát, sdělení (odst. 5.3), apod. Jde o to, aby celá písemnost byla zpracovaná podle zásad zvolené formy, aby např. referát na sympozium nezabíhal do tiskové zprávy, aby zábavný fejeton neobsahoval části v podobě příručky atd. Pro úplnost však nutno zdůraznit, že v zábavných formách může být záměrně použito pro některé partie formy strohého odborného vyjádření; je-li to provedeno funkčně (s určitým jasným cílem), může takový postup přinést paradoxně oživení textu. Naopak v odborném díle můžeme uměřeně použít i esejistické prvky.

3.4.3 Příprava s vydavatelem S vydavatelem díla bychom měli konzultovat všechny obsahové i formální otázky a problémy. Dobrý vydavatel se postará o dobrou dramaturgii našeho díla. U rozsáhlejších děl sepisuje vydavatel s autorem autorskou smlouvu. Měla by obsahovat alespoň tyto údaje: -

osobní údaje autora (jméno, příjmení, rodné číslo), údaje o vydavateli, název díla, rozsah díla, honorář, počet autorských výtisků, další vydání, úprava rukopisu.

Návrh smlouvy předkládá vydavatel. Autor by se měl se smlouvou podrobně seznámit než ji podepíše! V případech, kdy se smlouva nesepisuje, platí ústní dohody. Gentlemani je dodržují, o negentlemany nebývá zájem. Někdy nechá vydavatel zpracovat k prezentaci lektorský posudek. Jde zejména o tyto případy: - článek pro renomovaný odborný časopis (zvláště některá významná západní periodika), - příspěvek na kvalitní sympozium (někdy i seminář), - publikace zprávy ve sborníku výzkumných prací apod.

Lektoři posuzují dílo podle určité osnovy (vhodnost tématu, logika zpracování, přínos, forma zpracování, jazyk atd.) Posudek je autorovi zaslán a v příspěvku by měly být provedeny úpravy podle připomínek lektora. Pokud je to možné, doporučuje se osobní kontakt s lektorem, vyjasnění připomínek a prodiskutování možné nápravy. Je dobré brát lektorské posudky vážně přinejmenším ze dvou důvodů: - vydavatel dá na lektora a pokud bychom připomínky nerespektovali, příspěvek může být odmítnut, - lektoři bývají kvalitní odborníci, jejich připomínky jsou vždy pro prezentaci přínosné a jejich posudek pomáhá autorovi zlepšit dílo (a v budoucnu se vyvarovat některých nedostatků).

3.4.4 Struktura písemné prezentace Práci členíme hierarchicky. Členění je dáno logickými celky tématu. Zvolíme si číslování (je upraveno normou [CSN97a]). Norma platí pro všechny druhy psaných dokumentů a říká např.: - pro číslování se musí používat arabské číslice, - hlavní oddíly (první úroveň) musí být číslovány průběžně počínaje číslem 1, - mezi čísla označující pododdíly různých úrovní se vkládá tečka; za číslicí označující poslední úroveň se tečka užít nesmí, - číslo 0 (nula) může být přiděleno prvnímu oddílu každé úrovně, jestliže tvoří předmluvu, úvod nebo jiný oddíl podobného typu.

⇒ 26 ⇐



KAPITOLA 3 - PŘÍPRAVA PREZENTACE U nejvyšší úrovně číslování (kapitola) se v praxi připouští (někdy dokonce doporučuje) tečka za číslem (použito i v těchto skriptech). Od druhé úrovně počínaje se tečka za číslem objevit nesmí. Doporučený způsob psaní nadpisů a vztah mezi nadpisy a texty naznačuje obr. 2 (toto uspořádání je přehledné a usnadňuje křížové odkazy). Obvykle začínáme číslovat jedničkou, v některých případech (ještě před úvod chceme zařadit nějaký ucelený text - jako v těchto skriptech) si dovolíme i nulu. Stanovíme si také terminologii odkazů: první úroveň je třeba kapitola, druhou nazveme podkapitola, třetí úroveň bude odstavec apod. Tyto pojmy pak důsledně používáme v celé práci („viz odstavec 3.4.5“, „viz kapitola 4“, „viz podkapitola 1.2“). Ukázku máme i v těchto skriptech (viz odst. 0.2), kde používáme hierarchie „kapitola - odstavec - bod“. 1. Název1 text ← sem nepatří žádný text ! 1.1 Název2 text ← sem nepatří žádný text ! 1.1.1 Název3 text ← běžný text zařazujeme pod nejnižší úroveň číslování v dané větvi ! 1.1.2 Název4 text ← běžný text zařazujeme pod nejnižší úroveň číslování v dané větvi ! 1.2 Název5 text ← běžný text zařazujeme pod nejnižší úroveň číslování v dané větvi ! 1.3 Název6 atd. OBR. 2 - STRUKTURA NADPISŮ A TEXTŮ

Odstavce s odrážkami mají přesná pravidla: • Začíná-li odstavec za odrážkou velkým písmenem, musí končit tečkou. To má výhodu, že v odstavci po jediné odrážce může být i několik samostatných vět. Používá se pro zásadní i pro obsáhlá tvrzení. - začíná-li odstavec malým písmenem, musí končit čárkou nebo středníkem (všechny odstavce v jednom sledu odrážek končí ovšem stejnou interpunkcí); - i v odstavci končícím středníkem může být středník; není to však příliš pěkné; - v odstavci, končícím čárkou, může být středník; používáme ho však co nejméně, - poslední odstavec končí vždy tečkou.

Rozsáhlejší prezentace se mohou skládat ze základního textu a z příloh. [KUB99] otázku příloh rozebírá: „Do příloh by měl autor umístit všechny materiály, které by pokazily spád a přehlednost vlastního textu, tzn. obsáhlé tabulky, schémata, grafy, diagramy, statistické údaje, rozsáhlé citace apod. Vnitřními odkazy si potom práce zachovává svou integritu. Pokud se však jedná o krátké příklady anebo o ty, které jsou velmi důležité, může je autor podle vlastního uvážení zařadit do textu tak, aby nerušily jeho srozumitelnost a transparentnost. V příloze může být též např. uvedeno chápání problému z jiného hlediska, které nevytváří předpoklady pro další tvrzení“. Obvykle se říká, že vlastní text je určen všem, přílohy pak zájemcům o detaily konkrétních témat. Pro zvolené téma vytváříme osnovu. Obecně vzato pro většinu písemných prezentací platí staré školské „úvod - stať - závěr“. V úvodu naznačíme cíle prezentace, můžeme se zmínit o důvodu vzniku této prezentace, poděkujeme spolupracovníkům apod. „Stať“ představuje vlastní popis problému, rozčleněný na samostatné části. Zde můžeme zvolit osnovu výkladovou (podle zásad výuky - od jednoduchého k složitějšímu, k partiím, uvedeným na začátku se lze podrobněji vrátit později) nebo příručkovou (vše o jednom logickém celku na jednom místě). V závěru rekapitulujeme hlavní výsledky, posoudíme splnění cílů, patří sem i návrhy na další postup a na různá opatření atd.

3.5 Ústní prezentace 3.5.1 Osnova ústní prezentace Pro ústní prezentaci připravujeme osnovu především s ohledem na publikum a respektujeme rozdíly mezi písemnou a ústní prezentací (viz bod 3.3.2). Základem je členění na úvod, hlavní část a závěr. Popis jednotlivých částí je převzat z lit. [TRA98]:

⇒ 27 ⇐




A. Úvod prezentace Z formálního hlediska je úvod nejdůležitější částí celé prezentace. Měl by být především věnován posluchačům, kteří většinou přijdou vstřícně naladěni a zvědaví. Úkoly prezentujícího v úvodu: • navázat s posluchači kontakt, • motivovat posluchače, • stručně vysvětlit posluchačům téma prezentace a seznámit je s osnovou. Posluchače nejprve zajímá samotná osobnost přednášejícího, kdo to je a jaký postoj k němu mají zaujmout, chtějí se s ním seznámit. Prezentující by se tedy měl posluchačům představit a naznačit, co ho s publikem spojuje (společná zkušenost, zájem, cíle atd.) - zosobnit danou prezentaci. Další částí úvodu je motivování posluchačů. Toho prezentující docílí krátkým seznámením publika s obsahem a účelem prezentace, vysvětlením publiku, proč je daná prezentace pro ně důležitá, co nového jim přinese, jak pomůže uspokojit jejich potřeby a vyřešit jejich problémy - sdělit jim, proč by měli danou prezentaci poslouchat. V neposlední řadě by měl úvod sloužit také k překonání počátečního neklidu, napětí a trémy přednášejícího.

B. Hlavní část prezentace Hlavní část je rozdělena na oddíly, ve kterých bude prezentující detailněji přibližovat jednotlivé myšlenky. Přechod mezi oddíly musí být zřetelný, aby posluchači měli čas přijmout, co bylo řečeno, a aby stále věděli, jaký tematický celek je prezentován. Principy a postupy rozvíjení jednotlivých myšlenek (vysvětlení, popsání, vyprávění, prokazování, postup od nejjednoduššího k nejsložitějšímu, od známého k novému, časový sled, logická chronologie, atd.) jsou popsány v lit. [TOM81] a [HAM96]. [WAR96] doporučuje použít mnemotechnickou pomůcku W5H (z anglického „Who, What, Why, When and How” - kdo, co, proč, kdy a jak). Při přípravě hlavní části prezentace si musíme uvědomit i čas, který budeme mít na prezentaci vymezen. Objem informací, které chceme sdělit musí být tomuto času úměrný (nesmíme sdělení „přehustit“).

C. Závěr prezentace Zatímco úvod prezentace patří posluchačům, závěr musí být věnován tomu, co bylo hlavním tématem a účelem prezentace. Nadcházející konec prezentace by měl být předem ohlášen, aby posluchači napnuli pozornost. Obvykle se závěr skládá ze dvou částí: • shrnutí hlavních myšlenek prezentace, připomenutí problémů a jejich řešení, uvedení zjevných i skrytých přínosů, • zakončení - vyzdvižení závěrů s ohledem na cíle prezentace nebo výzva k určitému jednání; poslední věty by měly být výmluvné, smysluplné, příhodné, působivé a nezapomenutelné (proto by měly být předem připraveny a napsány, přednášející však by si měl tyto věty zapamatovat a při jejich pronášení se nedívat do poznámek, ale na své posluchače).

3.5.2 Načasování S přípravou osnovy prezentace úzce souvisí její načasování. Délka prezentace bývá omezena, na seminářích má každý účastník přidělen čas pro vystoupení, při výuce je dán počet vyučovacích hodin, taktéž je tomu při prezentaci v rozhlase či televizi; na veletrzích a výstavách se zákazníci ptají, jak dlouho bude prezentace trvat. Aby prezentující stihl přednést všechny body osnovy, je dobré si v poznámkách ke každé části zaznamenat její předpokládanou délku a v průběhu vystoupení tyto časy kontrolovat. Špatné rozvržení nebo nedodržování rozvrhu způsobí, že řečník: • buď brzy vyčerpá téma a mluví kratší dobu než která je stanovena; to většinou není na závadu, v některých případech to však působí nevhodně; jestliže se řečník snaží i v tomto případě dodržet daný čas, jsou poslední pasáže rozvleklé, nudné a celkový dojem z projevu je oslaben (lépe je - pokud je to možné raději předčasně skončit), • nebo spotřebuje příliš mnoho času v prvních částech a pak je nucen překročit limit, čímž např. ubírá čas na diskusi nebo i na další přednášky (což publikum rozladí); jestliže se snaží dodržet omezení za každou cenu (bývá k tomu veden pořadatelem), je nucen redukovat obsah závěrečných partií a oslabit tak celkový dojem; jak se zachovat je uvedeno v bodu 4.3.3. Orientačně: volné přečtení 1 stránky A4 řádkování 2 (normostránka) trvá cca 3 minuty, rychlost by neměla být větší než 60 slov za minutu.

⇒ 28 ⇐




3.5.3 Text prezentace Prezentující má ujasněný obsah svého vystoupení, nemůže se ale spoléhat jen na svou paměť. Proto si připravuje poznámky. V podstatě existují čtyři přístupy, jak poznámky vytvořit: 1. Napsat celý text prezentace a pak jej posluchačům přečíst. 2. Napsat celý text prezentace a pak jej přednášet zpaměti s občasným nahlédnutím do textu. 3. Připravit si jen poznámky. 4. Prezentovat bez jakýchkoli poznámek. Varianta 1 se příliš často nepoužívá (mimo politických a „oficiálních“ projevů, kde záleží na každém slovu). Čtené projevy působí na posluchače negativně, nudí je, musí se více soustředit na pochopení obsahu (viz rozdíly mezi mluveným a písemným projevem, popsané v bodu 3.3.2). O účinku čtených projevů píše též [HAM96]. Rovněž možnost 4 je výjimkou. Tento způsob používají jen zkušení řečníci, kteří dané téma již vícekrát prezentovali. Pro odborné prezentace se nedoporučuje. Pro řečníky - začátečníky je nejvhodnější varianta 2. V napsaném úplném textu zvýrazníme (graficky) důležité myšlenky. Tato varianta ale nepřichází v úvahu při některých prezentacích: výstava, veletrh, rozhovory pro média apod. Nejrozšířenější je varianta 3. Někdy se doporučuje do poznámek vložit doslovně napsané mimořádně důležité části prezentace. Poznámky mají přednášejícímu pomáhat přemýšlet a mluvit při dostatku volnosti; musí tedy splňovat několik podmínek: - být okamžitě srozumitelné, - být napsány tak, aby vyjadřovaly jasné pořadí prezentace, - vyjadřovat informace stručnými a jasnými výrazy, které přednášející dokáže na první pohled převést do řeči (důležité je i grafické zpracování - barva, typ a velikost písma atd.), - vyjadřovat různé stupně důležitosti, - napovídat, jakým způsobem, formou a stylem mají být interpretovány.

Způsob, jak si připravit poznámky, které splňují všechny požadované podmínky, popisuje [HAM96].

3.5.4 Příprava vystoupení Každý prezentující by měl s dostatečným předstihem znát datum, místo, čas a dobu trvání své prezentace. Před prezentací by si měl u organizátorů zjistit, zda je místnost dosti velká pro očekávaný počet posluchačů a jak je vybavená audiovizuálními prostředky. Podle vybavení a velikosti místnosti musí přizpůsobit své pomůcky (odst. 9.2) i přípravu chování při prezentaci. ⇒ Předběžná příprava (dlouhodobá): - Vypracovat prezentaci, pomůcky, poznámky; nacvičit projev. - Zvolit oblečení, doplňky, boty.

⇒ Před dnem vystoupení: - Navštívit kadeřníka. - Připravit oblečení (žehlení?!). - Soustředit a seřadit poznámky, pomůcky, podklady.

⇒ V den vystoupení před zahájením akce: -

Seznámit se s prostředím. Zkontrolovat akustiku a zvukovou aparaturu. Zkontrolovat zařízení pro audiovizuální pomůcky, ověřit si obsluhu. Zajistit distribuci písemných materiálů. Zkontrolovat poznámky, podklady, pomůcky. Zkontrolovat oblek, boty.

⇒ Těsně před vystoupením: -

Navštívit WC. Zkontrolovat detaily oblečení: kravata, manžety, knoflíky (pánové i zapínání u kalhot!). Učesat se. Soustředit se, pravidelně a správně dýchat.

3.5.5 Důležité upozornění V praxi mohou nastat neočekávané a leckdy nemilé situace; pečlivá příprava pomůže tyto situace překonat: • Vlastní vystoupení můžete absolvovat v naprosté pohodě, budete elegantně improvizovat, sršet vtipem, okouzlovat publikum. Na to by vám postačily jen velmi stručné poznámky a perfektní projev z nich vytvoříte přímo na místě.

⇒ 29 ⇐



KAPITOLA 3 - PŘÍPRAVA PREZENTACE • Ale také se vám může přihodit leccos, co ovlivní vaši kondici: dva dny před vystoupením vám uteče milenka s ohavným programátorem, na seminář nepřijede krásná matematička z Brna, na kterou jste se tak těšil (čtenářky zde dosadí obdobné situace ze svého pohledu), v den vaší prezentace vás rozbolí zub; ale postačí i to, že na vás padne mindrák či spleen (česky chandra), že vám „to nějak nemyslí“ apod. Pro tyto tristní případy budete potřebovat co nejlepší a co nejobsažnější přípravu, abyste při prezentaci se ctí obstáli. Z toho plyne: do přípravy zapracujte všechno, i zábavné prvky. Tím své vystoupení pojistíte a budete úspěšní i v případě, že vaše kondice nebude nejlepší.

3.6 Zpestření prezentace 3.6.1 Humor Určité odlehčení s trochou legrace neuškodí ani vysoce odborné prezentaci. Na mezinárodním poli však je nutno být obezřetný - pro některé národy není humor vhodný (velmi užitečné jsou v tomto směru rady v lit. [VSB98]). Také je třeba dávat pozor, abychom se nevhodným vtipkováním nedotkli některých cizích národních nebo náboženských pojmů a symbolů. Nikdy si neděláme legraci z něčích osobních vad, tělesných nedostatků atd.!! [TOM81] upozorňuje na různé formy žertování: • Humor záleží v komickém a přitom dobrosrdečném líčení událostí a jevů. Člověk se schopností humoru dovede pobavit čtenáře nebo posluchače. Při prezentaci použijeme humor, který nikoho neuráží ani nepohoršuje. Humor a vtip jsou vhodné: ◊ za předpokladu, že umíte být vtipní, ◊ že máte jako řečník nebo pisatel určité zkušenosti (víte, jak humor podat), ◊ nejde-li o vtip jízlivý, urážlivý neb nemístný.

• Ironie si tropí posměch. Hovoří vážně o určitých věcech a přitom se jim vlastně vysmívá. Po nabytí určité zkušenosti můžeme použít i lehké ironie, která však nemá být osobně urážlivá. • Sarkasmus je jízlivý a zlý. Dovede bodnout a ranit druhého. Můžeme ho použít jen ve zvláštních případech: ◊ je-li spravedlivě, přesně a dobře umístěn, ◊ tam, kde si to oběť opravdu zaslouží (viz např. odst. 1.8).

Doplňme ještě další možnosti: • Parodie - komické napodobení nebo zesměšnění nějakého díla, stylu, žánru nebo formy; pro úspěšnost parodie musí být splněny tyto podmínky: ◊ publikum musí znát parodovaný originál, ◊ autor musí být schopen zpracovat vynikající seriózní dílo v té oblasti, kterou chce parodovat; jak říká paní Spáčilová, autor by měl mít parodovaný žánr svým způsobem rád.

• Satira - dílo, které útočným, sžíravým vtipem kritizuje nedostatky a zlořády. Komunistickými teoretiky umění byla satira (jako leccos jiného užitečného) bohužel zdiskreditována. Dobrá satira však může být velmi úspěšná; v našich oborech - ekonomii a informatice - máme pro satiru nepřeberné množství námětů. Avšak pozor: nejde o laciné zesměšňování, ale o skutečně vtipnou a logicky vybudovanou kritiku. Do ústní prezentace ovšem není vhodné vkládat běžné anekdoty nebo hospodské vtipy, i když je umíme dobře vyprávět. To si necháme na neformální setkání po prezentaci. Žertování a vtip mají být intelektuální záležitostí. Pokleslí „baviči“ v poslední době nahrazují humor a vtip pitvořením, blábolením, koktáním, vulgární sprostotou, převlékáním (vousatý šuhaj v ženských šatech je nepochybně k popukání) apod. Všichni tyto trapnosti známe a měli bychom se jich vystříhat už jen proto, abychom se sami necítili trapně.

3.6.2 Zábavné vsuvky Do písemného i ústního odborného projevu je možno pro oživení vsunout nějaký příběh, příměr apod. Je však nutné: ◊ aby vsuvka nějak souvisela s prezentovaným tématem, ◊ aby autor uměl např. příhodu dobře a zábavně podat.

Vsuvka ovšem nemá být dlouhá; jejím úkolem je zábavně ilustrovat výklad, nikoliv odvádět pozornost.

⇒ 30 ⇐




3.6.3 Pointování Velmi dobře působí výrazné pointování některých pasáží prezentace (dobrá závěrečná pointa zanechá v čtenářích i posluchačích nadlouho příznivý dojem). Pointa je stručné, vtipné, překvapující vyvrcholení nebo závěr určitého celku. Výtečnými pointami vynikaly např. klasické povídky žánru sci-fi. Jako příklad uvádíme v příloze 11.7 sci-fi povídku, otištěnou v roce 1994 v Softwarových novinách. Pointa je podle klasických zásad obsažena v poslední větě. Povídka je zároveň ukázkou stručného a hutného způsobu vyjadřování, jaký je žádoucí pro všechny prezentace, které nemají publikum příliš nudit. ◊ Poznámka: stručnými a hutnými mikropovídkami, honorovanými podle počtu bytů, se ovšem neuživíme.

3.7 Archivace vlastní tvorby Kdysi jsem napsal, že tvůrčí duchové zpravidla odmítají jakýkoliv pořádek. Softwarové noviny č. 4, 1996. Richard Bébr „Konec starých časů“ - výňatek. Různí intelektuálové a umělci jako vždy neustále brojí proti počítačům, které svazují tvůrčí myšlení a přivádějí lidstvo do zajetí logiky, jež je veleduchům odevždy odporná. Pokrok spočívá v tom, že prakticky všichni tito proti počítačům protestující myslitelé mají své PC a tvrdě ho využívají, protože by se jinak neuživili. Kolem počítačů panuje ovšem neuvěřitelný nevěstinec, neboť pořádek je uživateli-vědci a uživateli-umělci hodnocen jako zastaralá pumprdence a tento názor je nakažlivý. Nepořádný přístup vede k žertovným situacím a jevům, kdy např. puncovaný bohém nemůže v den redakční uzávěrky najít svůj nadmíru inteligentní esej, který se ztratil v houštině sedmkrát backslashovaných adresářů a důmyslně, leč idiotsky vymyšlených názvů filů (a tím přijde čtenářská veřejnost o půvabný výtvor sofistikovaného ducha a sofistikovaný duch o zajímavý honorář).

Je nutné (a vyplácí se!!) archivovat své vlastní výtvory a výplody a udržovat v nich aspoň minimální nezbytný pořádek. Je vhodné uchovávat nejen písemné prezentace, ale i texty (resp. podklady) prezentací ústních. Dále je velmi účelné archivovat i veškeré prameny a podklady, které jsme pro své prezentace získali (ať už byly či nebyly použity). Archivy mají dvojí účel: - získáme přehled o vlastních dílech a při občasné prohlídce archivu se nejen pokocháme vlastním umem, ale narazíme i na zajímavé myšlenky, které mohou dát vzniknout novým tématům a novým prezentacím; - máme-li zadanou tvorbu nějaké prezentace, můžeme z archivů získat neocenitelné podklady - jak citovatelné perly z našich minulých prací, tak i důležité podklady z archivu pramenů.

• Archiv může vypadat různě. Většinou to budou desky, obálky, krabice, ... , v ideálním případě počítačová databáze. • Počítačový archiv prezentací se tvoří velmi jednoduše tak, že po vytvoření platného znění nějaké prezentace ji uložíme do nějak organizovaného systému složek a souborů. Organizaci si vymyslíme a realizujeme sami, může být prajednoduchá. V žádném případě nelitujeme času na to, abychom si k uloženému dokumentu připsali alespoň základní ediční údaje (název, kde a kdy publikováno, předneseno, ...). V MS WORD si můžete otevřít SOUBOR - VLASTNOSTI, kde je prostor, připravený pro všechny možné poznámky. Nezapomeneme také na vyhledávání, které vám nabízejí moderní softwarové prostředky. Sám textový editor obsahuje mnohé možnosti (viz karta SOUBOR - OTEVŘÍT s hledáním, zobrazováním vlastností a s náhledy do souborů). Z počítačového archivu se také dá výborně „citovat“ (třeba přes schránku Windows). • Do písemného archivu prezentací zařazujeme buď tisky rukopisů z počítačového archivu (jako zálohu) nebo xeroxy přímo z publikací nebo obojí. Dokumenty, uložené v písemném archivu mají být řádně označeny (název, kde a kdy publikováno) - pozor však: pište identifikační údaje tak, aby nebránily nebo nepřekážely při provedení xeroxu z uloženého dokumentu! Při budování archivů nezapomínáme: nic nemazat - nic nevyhazovat!

⇒ 31 ⇐



KAPITOLA 4 – PROVEDENÍ PREZENTACE

4. Provedení prezentace 4.1 Image Podle definice je image obraz osoby, věci nebo jevu, často záměrně pěstovaný s cílem získat úspěch. Pro náš případ můžeme zkoumat image pisatele nebo řečníka. Především záleží na vašem osobním rozhodnutí, zda si chcete vytvořit a udržovat osobní image nebo zda se chcete zařadit do davu běžných uniformních autorů a řečníků (i to je možné a pokud prezentujete dobře, je to také cesta). Pokud se rozhodneme pro osobní image, pak si uvědomíme, že se vytváří pomocí obsahu a formy projevu. Obojí je nutno sladit, vytvořit určitý vlastní styl. Můžeme ze sebe vytvořit např.: -

sžíravého kritika, lehkovážného sanguinika, žertéře, seriózního vědce, muže (ženu) z lidu, mladého naivistu atd.

Nejprve pečlivě zkoumáme, jak sladit image s osobním vzhledem. Jste-li (fyzicky) typ strýce z hospody, těžko budete vytvářet image ďábelského playboye (spisovatelé to mají jednodušší, čtenář je osobně nezná). Také posoudíme své schopnosti v určitém oboru; člověk, který neumí podat ani obyčejný vtip, se nemůže nutit do role jiskrného žertéře. Jakmile se tedy (po zralé úvaze) pro nějaký ten typ rozhodneme, musíme ho vytvářet, pěstovat a udržovat. Chce to opět sledovat dobré i špatné vzory, přidávat své vlastní nápady a trénovat a cvičit. Pozor: image se nedá prosadit razantně, ale vytváří se postupnou výstavbou. Chceme-li být úspěšní, musíme při každé prezentaci hlídat dodržení předsevzatého stylu. A nezapomeňme, že styl, image i česky „šmrnc“ záleží na pečlivém provedení detailů, jejich vzájemném sladění a uzpůsobení s ohledem na určený cíl. Než se rozhodneme a začneme na sobě pracovat, uvědomíme si, že pracně vybudovaný obraz o osobě se jen velmi těžko v budoucnu ruší nebo mění! Všichni známe herce, kteří se osvědčili jako padouši a pak už jsou obsazováni výhradně do rolí těch zlých, jiní jsou zase najímáni výhradně na sympaťáky a klaďáky apod. Jestliže budete znám jako lehkovážný žertéř, těžko publikum uvěří, že jste také seriózní vědec. Pouze ti nejlepší a nejschopnější jedinci mohou občas vybočit z vytvořeného stylu a přehrát se úspěšně do zcela jiné role. ◊ Poznámka pro ty, kteří pozorně četli výše uvedený text i bod 2.2.4: slovo IMAGE je podle Pravidel českého pravopisu mužského i ženského rodu; autorovi těchto skript se nechtělo pohrávat si s rody a tak je celý text tohoto odstavce, nazvaného IMAGE napsán takovým způsobem, aby se choulostivé podstatné jméno nevyskytlo nikde v souvislosti s gramatickým rodem. Může tudíž tento text sloužit i jako ukázka, jak si poradíme s cizími slovy, která se těžko zasazují do české gramatiky.

4.2 Písemná prezentace V dávných dobách (před několika léty) se písemné prezentace psaly ručně (opravdu!) nebo na psacím stroji. Takto vzniklý „rukopis“ byl odevzdán vydavateli, který zajistil přepsání (sazbu) pro tisk nebo rozmnožení. Písemnosti vydávané v malém počtu se psaly přes průklepový papír nebo se rozmnožovaly na tzv. ormigu nebo cyklostylu. Pro pořádek nutno uvést, že při tomto postupu bylo velice obtížné rukopis nějak upravovat, problémem bývalo i přidání nebo vypuštění jediného slova (o přeskupování odstavců a jiných kouzlech se autorům ovšem ani nesnilo). Tuto historii připomínáme současným autorům proto, aby si vážili techniky a pomůcek, které jsou dnes k dispozici. V odst. 9.1 se zmíníme o psaní na počítači a o záludech, které na autora při této práci čekají. V současné době se tedy rukopis (toto označení se stále používá) pořizuje na počítači. Produktem je buď výstup z tiskárny nebo digitální podoba rukopisu na médiu. Malý počet výtisků se pořídí přímo na tiskárně počítače, větší dávku zvládne rozmnožovací technika. Pro zhotovení velkého počtu výtisků se využívají různé tiskové techniky; příspěvek se dodává tiskárně (nebo obdobnému pracovišti) v jedné ze dvou možných forem: • „Camera ready copy“ - tiskárna obdrží od autora příspěvek, vytištěný na tiskárně počítače přesně v té podobě, v jaké se objeví v tisku. Tato forma bude detailněji popsána v bodu 5.3.2. • Digitální - tiskárně odevzdá autor svůj příspěvek na médiu. O této formě se zmíníme v bodu 6.2.2. Řada podniků má svá vlastní pracoviště DTP (Desk Top Publishing) - viz např. lit. [HOR96] a [HOR97b]. Autor písemné prezentace by měl všechny formální náležitosti konzultovat s odborníky z tohoto pracoviště. Málokterá vydavatelská pracoviště provádějí korektury a jazykové úpravy (místo toho většinou potěší čtenáře sdělením „písemnost neprošla jazykovou úpravou“). Je proto na autorovi, aby si sám provedl pečlivé

⇒ 32 ⇐



KAPITOLA 4 – PROVEDENÍ PREZENTACE korektury a snažil se o slušný jazyk. Kontrola pravopisu v textových editorech je sice velmi dobrá, ale sama nestačí; autor musí konečnou podobu spisu svědomitě a starostlivě přečíst a opravit. K této korektuře se kupodivu hodí lépe tisk na papíru než obrazovka. Nezbytnou součástí autorovy výbavy mají být i Pravidla českého pravopisu (např. [HAR97]; vzhledem k vývoji jazyka si pořídíme po nějakém čase čerstvé vydání), kde kontrolujeme zvláště pravopis cizích slov i méně užívané české tvary („musí i musejí“). Po formální stránce dodržujeme všechny platné normy, pokyny vydavatele, firemní zvyklosti a předpisy (existují-li). Také v mezinárodním měřítku (nyní zvláště v Evropské unii) existují určité normativy písemné komunikace. Formální náležitosti jednotlivých typů písemných projevů probereme v příslušných kapitolách těchto skript.

4.3 Ústní prezentace 4.3.1 Základy Celý tento odstavec je zpracován podle [TRA98]. Nejdůležitější formy ústního projevu jsou: • pódium, učebna - typická prezentace 1:n (řečník hovoří ke skupině posluchačů), • zasedání, porada, jednání - prezentace m:n (vzájemná výměna informací ve větší skupině), • rozhlas, televize (prezentace před neviditelnou skupinou), • blízký kontakt (zákazník, spolupracovník, vedoucí, malá skupinka). Na rozdíl od písemných projevů (které vznikají např. v tiché a klidné pracovně autora) je při ústní prezentaci žádoucí určitá pohotovost řečníka. Především je potřeba reagovat na chování posluchačů, sledovat jejich odezvu na projev a podle ní řídit způsob podání ústního projevu (např. povzbudit opadající pozornost). Také je nutné sledovat vlastní projev a pohotově reagovat na jeho průběh (napravit přeřeknutí, dodržovat a korigovat načasování atd.). K ústní prezentaci může vzniknout diskuse, ve které je nutno pohotově odpovídat na otázky i na případné provokace. Existují různé metody, jak se v určitých situacích chovat. Řečník si však musí umět tyto metody ve vhodný okamžik vybavit a aplikovat na konkrétní situaci. Pokud někdo není pohotový od přírody, musí trénovat a cvičit se v rychlé a bystré reakci na různé možné situace. Pohotovost se vyžaduje i tam, kde není přímé publikum - např. při vystoupení v rozhlase nebo televizi. Jak jsme již konstatovali (odst. 3.1), není alkohol (tím méně jiné drogy) tou nejvhodnější pomůckou pro tvorbu úspěšné prezentace. To se týkalo přípravy, ale v případě ústní prezentace se to týká ve zvýšené míře i provedení! Požadavek abstinence před (a samozřejmě při) ústním projevu není pumprdentní moralizmus, ale praxí ověřený reálný zákon. Je pravda, že např. před vystoupením na semináři je možno vypít tzv. „panáka na kuráž“ (tím je míněno max. 0,5 dl „tvrdého“ alkoholu); před zasedáním, poradou, jednáním nebo „blízkým kontaktem“ se to však nedoporučuje. Jde jednak o čichové vjemy, které nemusí být našim partnerům sympatické, ale jde také o snížení pohotovosti, která - jak jsme uvedli výše - má při ústním projevu závažný význam. Větší dávka alkoholu, která již ovlivňuje artikulaci, nepřipadá u normálního řečníka v úvahu (snad až na výjimky, které jsou k vidění na naší politické scéně). Důležitá je péče o zdravotní stav. Řečník má dbát o dobrou funkci hlasového ústrojí a dýchání i o stav zubů a ústní dutiny. Není zanedbatelná ani pohybová schopnost: např. při vysokoškolské přednášce trvající zpravidla 90 minut přednášející obvykle nesedí, přechází po pódiu, obsluhuje projekční techniku, manipuluje s tabulí atd. odpovídá to několika km chůze. I při různých jiných prezentacích nebývá zvykem sedět, dokonce při některých tiskových konferencích prezentující stojí za pulty. Řečník má být odolný proti únavě, aby při déletrvající prezentaci neutrpěl závěr vlivem malátnosti nebo zemdlenosti přednášejícího. Každý, kdo chce být dobrým řečníkem, by měl svůj zdravotní stav sledovat, konzultovat s lékařem a včas se starat o nápravu vad a poruch i o dobrou prevenci. Cenné poznatky i návody na cvičení pro ústní projevy nalezneme v lit. [TRN97].

4.3.2 Navázání kontaktu s publikem Základem úspěšné prezentace je vzbuzení a udržení pozornosti posluchačů. „Mít stále na mysli posluchače a vžívat se do jejich postavení je jedním z hlavních předpokladů úspěchu řečníka“ - [TOM81]. „Úvod je nejdůležitější částí, kdy prezentující může získat sympatie a pozornost posluchačů, nebo je hned na počátku ztratí a již se mu nemusí podařit posluchače vrátit zpět na svou stranu. Posluchači hodnotí prezentujícího dříve, než vůbec cokoli řekne podle jeho vzhledu a příchodu na pódium. Prezentující musí kladně zapůsobit hned

⇒ 33 ⇐



KAPITOLA 4 – PROVEDENÍ PREZENTACE prvním kontaktem, například úsměvem, úklonem, chůzí, postojem apod. V úvodu se prezentující dívá pouze na posluchače (nečte, nenahlíží do poznámek)“ - [TRA98]. Počítejme s tím, že v úvodu většinou na řečníka silně působí tréma. Musíme mít tedy vstupní věty promyšleny (a nacvičeny) předem - v úvodu se nevyplácí improvizovat. ◊ Známý je případ nervního šuhaje, který začal svůj projev před větším shromážděním slovy „nýbrž nejsem žádný řečník, ale nazdar!“, což ovšem nepodepřelo obraz seriózního vědce.

Důležitou částí úvodu je představení osoby prezentujícího a tématu prezentace publiku. Na začátku každé prezentace se posluchačům v mysli vynořují otázky: „Je to určeno pro mne? Má smysl, abych to sledoval? Mohu věřit tomu, co mi říká? Je přednášející jeden z nás?“ [EHR95]. Úkolem prezentujícího je přesvědčit posluchače, aby si na všechny tyto otázky odpověděli „ano“. Prezentující si musí u posluchačů získat důvěru, naznačit, že danému tématu opravdu rozumí. Dalším úkolem je navodit u posluchačů dojem, že přednášející je jedním z nich, odvolat se na to, co má s posluchači společného - zkušenosti, původ nebo zájem, společné cíle a uznávané hodnoty atd. Posluchače tedy získáme na svou stranu hned v úvodu jednak svým vystupováním a jednak prvními větami. Proto musíme úvod pečlivě a detailně připravit a nacvičit (jak obsah, tak i provedení). Pozor na tzv. „sebevražedný začátek“ ([HOS97], [SOK99]). Nepoužívejte věty typu „Nevím, zda se mi podaří podat všechny informace o našem novém produktu, pracuji zde krátce, ale udělám co budu moci, abych …“. [HUR95] uvádí, že v ústním projevu máme postupně (pro každé dílčí téma): - říci publiku, co mu chceme říci, - říci mu to, - říci publiku, co jsme mu řekli.

Při různorodém publiku se chováme spíše pragmaticky. Vtip, který ¼ publika pobaví a ¾ urazí není vhodný. Mladý řečník musí počítat s tím, že mezi posluchači mohou být i starší lidé, kteří některé výrazy a obraty nesnášejí a kterým se příčí i některé způsoby projevu (včetně „netradičního“ oblečení a celkové úpravy řečníka). Při odborné prezentaci neexistuje žádný důvod provokovat nebo popuzovat byť i jen část publika. Snažíme se oslovit převážnou většinu posluchačů (nejlépe všechny); je to účelné pro získání co nejširšího zájmu o naše téma (a někdy i o nás osobně). Konečné rozhodnutí o použití některých méně běžných způsobů prezentace je nejlépe učinit až při vlastním projevu, kdy průběžně sledujeme reakce na naše vystoupení.

4.3.3 Udržení zájmu posluchačů Přednášející musí průběžně sledovat, zda posluchači stále mají zájem, zda se jejich pozornost neztrácí. Upadá-li pozornost posluchačů, přednášející musí zareagovat, použít některý z triků, které má mít předem připraveny. Zájem posluchačů především udrží samo téma, přizpůsobené dané skupině posluchačů (jazyk, podrobnost, příklady atd.); při opadajícím zájmu je vhodné např.: ◊

uvést zajímavý příklad, vložit humornou poznámku, přednést neočekávané sdělení, uvést téma do neobvyklých souvislostí, ilustrovat téma příběhem, uvést překvapující fakta, vyslovit neuvěřitelnou hypotézu apod. Pozor: příklady a srovnání uvádíme vždy z oblasti zájmu posluchačů (nikoliv řečníka).

Důležitým faktorem pro udržení pozornosti je samotné podání - střídat krátké a dlouhé věty, nemluvit neosobně (používat 1. osobu jednotného a množného čísla), nečíst příspěvek, nepoužívat mnoho cizích a odborných termínů, nalézt kompromis mezi „epickou šíří“ a stručností. Pozornost se zvýší zapojením publika, nejlépe pomocí otázek. „Otázka je jednou z nejvhodnějších forem, jak zaktivizovat pozornost posluchače“ [TOM81]. Nejčastější jsou tzv. řečnické otázky, kdy řečník položí otázku, ale nečeká na ni odpověď, po chvilce ji sám zodpoví. Účelem je přimět posluchače k aktivnímu zamyšlení místo pasivního poslouchání. Aby prezentující zdůraznil některá tvrzení a docílil pozornosti publika, může využít rétoriky - odmlčet se a pak myšlenku vyslovit, zesílit nebo ztišit hlas, zpomalit přednes a zdůraznit každé jednotlivé slovo, změnit tón hlasu, opakovat důležité slovo nebo větu (viz bod 4.3.5). V neposlední řadě může myšlenku doprovodit gestem a mimikou. Zájem posluchačů vzbudí a udrží také vhodné používání audiovizuálních pomůcek (viz odst. 9.2). Jakkoliv se prezentující snaží udržet si pozornost výše popsanými způsoby, nemůže přirozeně zabránit fyziologickým a psychickým procesům únavy; proto [KOH96] doporučuje přerušit prezentaci tzv.

⇒ 34 ⇐



KAPITOLA 4 – PROVEDENÍ PREZENTACE psychopřestávkami. Jedná se o „vybočení z tématu a oslovení posluchačů něčím zajímavým a aktuálním, osobní vzpomínkou, nejlépe ovšem humorem“. Prezentace se dá oživit i drobnými „odskoky“; uvedeme jako příklad několik námětů: ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊

„Budu velice osobní“ a uvést krátkou osobní zkušenost. „Připomeňme si historii“ a uvést (zajímavou) historickou paralelu. „Nedávno jsem slyšel zajímavý rozhovor“ a citovat podstatu. „V jedné klasické pohádce (povídce, knize) se říká: “ citovat a dát do souvislosti s tématem. „V Polsku (Rusku, Německu, USA, …) říkají (dělají, dosahují, používají, …)“ … Budoucnost: „Představte si, že (za pár let, v příštím tisíciletí, až budou naši vnuci na našem místě,…)“ a uvést buď reálnou prognózu nebo v žertu karikovat nedostatky přítomnosti jejich přehnaně zveličenými důsledky. ◊ Uvést paralelu s odborným tématem z krásné literatury „Karel Čapek (Bass, Jirásek, Škvorecký, … , ale i s černým humorem Gottwald, Lenin, Stalin atd.) kdesi napsal: …“.

Pokud by byl projev přerušován hlasitými nesouhlasnými nebo nepřátelskými poznámkami nebo výkřiky, radí [TOM81]: - rušitele usadit vtipnou poznámkou (měli bychom mít vtipné poznámky pro podobný účel připraveny předem), - odkázat na to, že po skončení projevu (což bude za … minut) bude mít možnost přihlásit se do diskuse, - poznamenat, že vy jemu do řeči skákat nebudete,

apod. Záleží na situaci a na okamžitém nápadu. Nikdy se nerozčilujte, nebuďte nervózní, nenechte se připravit o dobrou náladu! Nenapadne-li vás nic, pak prostě a klidně pokračujte. Přesáhnou-li provokace únosnou míru, obraťte se na pořadatele. Na některých akcích ukazují pořadatelé řečníkovi zbývající čas. V takovém případě platí: • Nedejte se tím znervóznit. • Nezrychlujte řeč (není to stejně nic platné a pokazíte získaný dobrý dojem)! • Podle potřeby můžete vypustit třeba celé kapitoly; přitom postupujte takto: ◊ ◊ ◊ ◊ -

ukončete ucelené téma, řekněte (heslovitě), co vypouštíte, odkažte posluchače na písemné materiály (jsou-li), nabídněte zájemcům náhradu, např.: osobní setkání a diskusi mimo program, odkaz na jiné vaše publikované práce, pozvání na jinou akci, kde budete tato témata prezentovat, písemný nebo osobní kontakt mimo oficiální akce atd.

• Závěr svého projevu musíte proslovit!

4.3.4 Podání Myšlenky nestačí jenom vyslovit, nýbrž je nutno je posluchačům přiblížit. Řečník má k dispozici několik druhů prostředků, jak oživit a zpřístupnit prezentaci, jak ji lépe rozčlenit, jak přiblížit abstraktní termíny a údaje. „Nikdy se nesmíme omezit na několik stále a doslovně opakovaných klišé, jež časem působí komicky a trapně“ [TOM81]. Podrobnější popis prostředků k oživení prezentace lze najít v [KOH96] a [TOM81].

A. Číselné a statistické údaje V jistých okamžicích prezentace může přednášející podložit svá tvrzení číselnými nebo statistickými údaji. Ovšem těch by měl prezentující používat s mírou, protože příliš mnoho údajů posluchače unavuje a nezapamatují si je. Vyloučeny jsou rozsáhlé tabulky s mnoha čísly, které bychom neměli nejen číst, ale ani promítat. Dobrým způsobem prezentace číselných a statistických údajů jsou grafy, diagramy atd., při ústním projevu ukazované nebo promítané (viz odst. 9.2).

B. Citáty, aforismy, přísloví, rčení Citátem potvrzují řečníci pravdivost svých názorů nebo tvrzení, odvolávají se na odborníky, experty a známé osobnosti. Citát je nutno uvést správně a udat pramen. „Aforismy jsou myšlenky, které neobyčejně stručně a přiléhavě vyjadřují určitou zásadu nebo pravdu“ [TOM81]. Použije-li přednášející přísloví, rčení nebo aforismus, osvětlí tak svůj výklad lépe, než kdyby o dané problematice mluvil několik minut.

C. Přirovnání Přirovnáním vysvětluje přednášející posluchačům neznámou věc tím, že se odvolává na zkušenost posluchače a srovnává nové věci s věcí známou. Přirovnání podporuje představivost posluchačů a oživuje

⇒ 35 ⇐



KAPITOLA 4 – PROVEDENÍ PREZENTACE prezentaci. Příkladem přirovnání může být: „Kapacita kompaktního disku je 640 MB, což je více než 450 disket a lze na něm uchovat přibližně 350 000 stran normalizovaného textu.“

D. Příklady a příběhy Obecné tvrzení posluchačům mnoho neříká, zvláště když se jedná o laiky. Příklad pomáhá přiblížit daný problém, učinit si o věci konkrétní názornou představu. Příklady a příběhy mají při prezentacích svou nezastupitelnou roli, musí však být vybrány a upravovány podle tématu a účelu prezentace i podle konkrétní skupiny posluchačů. Pro příklady uvádí [TOM81] požadavky: - Mají ujasňovat, potvrzovat a oživovat nejdůležitější tvrzení prezentace a být v přímém vztahu k myšlenkám, které ilustrují. Jedině tehdy splní svůj úkol - vtisknou se spolu s myšlenkou do paměti posluchače. - Příklady a příběhy nemají být zatíženy přílišnými podrobnostmi. - Je-li obecenstvo různorodé, řečník by měl použít k doložení svého tvrzení několik příkladů blízkých různým kategoriím posluchačů. - Údaje obsažené v příkladu musí být správné. - Příklad se svým obsahem, formulací nebo podáním nemá dotknout posluchačů.

Příběhy jsou vítaným zpestřením prezentace, musí však být poutavé, zajímavé, stručné a musí nějak souviset s tématem. Vulgární, hrubé a podbízivé příběhy nemají v prezentacích místo.

E. Osvěžující doplňky Narazíme-li při projevu na pojem, o kterém známe nějaký zajímavý nebo i žertovný doplněk, neváháme ho uvést. Osvěžíme tím výklad, probudíme pozornost a vůbec se nezdržíme. Příklady: ◊ Mluvíme o disketě. „Mimochodem - víte z čeho byla odvozena velikost diskety 3 ½" ? Z velikosti kapsičky manažerské košile“. ◊ Mluvíme o ochraně a bezpečnosti informačních systémů: systém musí být odolný proti nevhodné obsluze… „Jak říkáme u nás v Česku - systém musí být trottelfest und idiotensicher“. ◊ Narazíme na slovo „interface“, „které se do češtiny překládá jako meziksicht“ (pro německé publikum při projevu v angličtině zwischengesicht).

F. Ukončení ústní prezentace Po výrazném proslovení závěru bývá vhodné pronést ještě krátkou závěrečnou frázi, která oznámí publiku jednoznačný konec. Nikdy se nerozplýváme v rozsáhlých lichotkách („Byli jste nádherné publikum, jsem hluboce dojat vaší pozorností, ……“). Obvykle se používá „Děkuji za pozornost“, stručným chasníkům postačí archaismus „Toť vše“.

4.3.5 Rétorika Rétorika je řečnické umění a nauka o řečnictví. Má velice dlouhou tradici a její zásady stále platí. Podrobnosti nalezneme v lit. [KOH96], jejíž myšlenky jsou zpracovány v lit. [TRA98], kterou nyní budeme parafrázovat. Důležitým nástrojem při jakémkoliv ústním sdělení je řečníkův hlas. Jestliže řečník chce ústně sdělovat informace, musí si být vědom toho, že jeho technika přednesu - hlas, artikulace, modulace, dýchání - je základem vystoupení a hlavním prostředkem, jak dané sdělení účinně posluchačům předat. Účinnost správně zvolených parametrů hlasu a projevu je dobře známá z erotické oblasti. • Hlas má sílu, výšku a barvu. ◊ Přednášející musí volit takovou základní sílu hlasu, aby ho zřetelně slyšeli všichni posluchači. Sílu hlasu je třeba upravovat podle velikosti přednáškové místnosti, její akustiky, neklidu v místnosti, podle hluku pronikajícího z okolí atd. Před vystoupením by si měl řečník vyzkoušet akustiku místnosti (požádat známého, organizátora apod., aby se postavil na druhý konec místnosti a sdělil, zda je dobře rozumět). V současnosti lze počítat s tím, že ve většině přednáškových místností jsou k dispozici zesilovací zařízení. To usnadňuje řečnický výkon, přednášející nemusí tolik namáhat hlasivky. Nemá-li přednášející nainstalován mikrofon na sobě, musí dávat pozor, aby mluvil do něj (při používání tabule nebo jiných vizuálních pomůcek je třeba zvýšit hlas nebo nemluvit vůbec). Zesilovací zařízení má být dobře seřízené, nesmí rušit přednes a nemělo by jej omezovat. Podle síly hlasu se také dá posoudit povaha člověka. Tiše mluví ostýchaví lidé s nedostatečnou důvěrou v sama sebe či své sdělení. Naopak přílišná hlasitost činí dojmem agresivnosti. Řečník by se měl o svůj hlas starat a zvláště před vystoupením se vyhnout všemu, co na něj nepříznivě působí - kouření, studené nápoje, mráz, hlasité výkřiky. ◊ Relativní sílu hlasu je třeba měnit podle obsahu pronášené řeči. Důležitá sdělení lze zdůraznit zvýšením hlasu, nebo před vyslovením důležité myšlenky je možné se odmlčet, aby posluchači byli nuceni napnout sluch. ◊ Každý člověk má svou zvláštní barvu hlasu. Hlas může působit na posluchače sympaticky, nesympaticky nebo neutrálně. Barva hlasu je dána člověku přírodou, ale dá se pěstovat a zdokonalovat.

⇒ 36 ⇐



KAPITOLA 4 – PROVEDENÍ PREZENTACE ◊ Na posluchače působí řečníkův tón hlasu, který může být přátelský, útočný, přednáškový, kazatelský, slavnostní atd. Přátelský (nikoliv vtíravý) tón pomáhá získat sympatie posluchačů. ◊ Základní výška hlasu je určena fyziologickými parametry řečníka (soprán, alt, tenor, bas), relativní výška se mění podle melodie řeči. ◊ Poznámka: hlas může na posluchače působit přímo (přednáška ve škole, …) nebo prostřednictvím techniky (sály, vybavené reprodukční technikou, také rozhlas a televize, ale i např. telefon). Nutno upozornit, že jeden a týž hlas se může v každém z těchto případů jevit zcela různě. O lidech, jejichž hlas působí v reprodukční technice dobře, říkáme, že jsou fonogenní.

• Artikulace - mluva některých lidí může být nesrozumitelná díky nedbalé artikulaci, kdy člověk vyslovuje hlásky a slabiky nezřetelně, rozmazaně, v polovině je polyká a neodděluje je, takže mnohé hlásky splývají. Špatná artikulace může být zásadní překážkou pro veřejný projev. Většinou bývá důsledkem nevhodných mluvících návyků; pomocí magnetofonu lze zjistit chyby, které je možno zcela odstranit nebo alespoň zmírnit. Dobrá artikulace je pro ústní prezentaci zcela nezbytná! • Modulace - pohyb hlasu v jisté tónové škále a v určitém rozmezí síly. Nesprávná modulace vede k monotónnosti nebo naopak k afektovanosti přednesu. Modulace hlasu dodává obsahu řeči širší význam. Správným měněním výšky a síly hlasu lze udržet pozornost posluchačů. Stoupání hlasu je charakteristické pro vyslovení otázky, vyjádření nerozhodnosti a pochybnosti, naopak při vyjadřování rozhodnosti, důvěry a konečnosti určité záležitosti či při odpovědi na otázku hlas klesá (platí pro češtinu - v jiných jazycích může být jinak). Hlas lze modulovat i v čase měněním tempa řeči. Pokud přednášející po celou dobu zachová stejné tempo (rychlé či pomalé), působí jeho přednes monotónně. Důležitou úlohu při projevu mají přestávky v řeči, které mají různou funkci. Nahrazují interpunkční znaménka, oddělují jednotlivé části atd. Zvláštní význam mají tzv. dramatické pauzy - ty mají za úkol vzbudit pozornost posluchačů, přinutit je k zamyšlení. Přestávky v řeči také souvisejí s dýcháním. • Dýchání - správné dýchání je základem dobrého mluvení. Chce-li přednášející zabránit tomu, aby zůstal uprostřed řeči bez dechu, pak musí dýchat pravidelně, nadechnout se před započetím věty ústy a nosem zároveň, držet prsa mírně a nenápadně vypjatá pro usnadnění dýchání a zbytečně nezvyšovat hlas oproti obvyklému způsobu mluvení. V dlouhých větách používáme tzv. přídechy (krátké nadechnutí na vhodném místě uprostřed věty). Větší nádechy jsou břišní, přídechy hrudní. Při použití mikrofonu nesmí být nádechy a výdechy slyšet (nutno cvičit a zkoušet). Zcela nevhodné je mlaskání do mikrofonu. • Opakování pomocných slov - je obvyklou chybou řečníků. Některá tato slova jsou módní, používají se jen v některém období („tak nějak“, „normálně“), některá jsou „věčná“ a setkávali jsme se s nimi u řečníků před 50 léty a setkáváme se s nimi i dnes („prostě“, „vlastně“, „teda“). Někdy používá řečník různá citoslovce, např. podivný neurčitý zvuk (něco jako odkašlání kombinované s „hmmmm“) mezi větami nebo i mezi slovy; známý a populární je zvuk „ééé - ééé“. Opakování slov nebo zvuků upoutává pozornost posluchačů na úkor obsahu. Řečníka na tento nedostatek musí někdo upozornit nebo on sám se musí slyšet (z magnetofonové nahrávky), aby si to uvědomil. Pro kvalitní ústní projev je bezpodmínečně nutné se těchto zlozvyků zbavit! • Vady řeči - mohou být vážnou překážkou řečnických výkonů, přitahují pozornost posluchačů, nebo je dráždí. Každopádně snižují soustředěnost na obsah prezentace. Mimo již zmiňované špatné artikulace se nejčastěji objevuje šišlání, koktavost, rotacismus (výslovnost r a ř), huhňavost atd. Odstraňování těchto vad musí posoudit a případně řídit specialista - foniatr.

4.3.6 Tréma Tréma je pocit nejistoty, nervozity, strachu, úzkosti, atd., který doprovází téměř každého člověka před nějakým veřejným vystoupením. Projevuje se napětím svalů (strnulý postoj, zaťaté pěsti, křečovité držení se řečnického pultu), hraním si s různými předměty, přeskakováním hlasu, rychlou mluvou, vyplňováním mezer v řeči různými „chm“, odkašláváním si atd. Tréma často pramení ze strachu, že si přednášející svým vystoupením způsobí ostudu, že posluchači nedocení prezentaci, nebo že se přednášející bude zajíkat, koktat, nevystačí s dechem, nebude vědět jak dál. Prvním pravidlem, jak se trémy zbavit, je uvědomit si, že je to zcela běžný pocit, kterým trpí skoro každý i zkušení herci, zpěváci, řečníci. Velmi důležitá je jistota, že projev je perfektně připraven. Před vlastní prezentací by se měl přednášející uvolnit, rozhodně by neměl přemýšlet nebo hovořit o svých obavách. V okamžiku kdy jde k řečnickému pultu by měl zachovat uvolnění svalů, jít sebevědomě (posluchači jej pozorují - viz odst. 4.4). Po příchodu by neměl okamžitě mluvit, ale připravit si materiály, klidným pohledem přehlédnout obecenstvo. Pak se zhluboka nadechnout a pomalým tempem začít hovořit, soustředit se na vlastní prezentaci a ne na trému.

⇒ 37 ⇐



KAPITOLA 4 – PROVEDENÍ PREZENTACE Nejdůležitější zásadou jak se zbavit trémy je využívat všech příležitostí k veřejnému vystoupení. Toto je základní metoda jak nejen odstranit trému, ale i jak zlepšovat všechny své schopnosti veřejně něco prezentovat. • Poznámka: většinou se trémy nelze úplně zbavit; mírná tréma však bývá prospěšná.

4.4 Nonverbální komunikace 4.4.1 Princip Lidé si při vzájemném styku předávají sdělení nejen slovy, ale i pomocí tzv. nonverbální komunikace (latinsky verbum = slovo, non = ne, tedy komunikace neužívající slov). V praxi každý z nás tento druh komunikace dobře zná: kdykoliv hovoříme s druhým člověkem, díváme se na jeho tvář, zaznamenáváme jeho mimiku, gesta, celkový postoj a tím si dokreslujeme řeč, kterou s námi onen člověk komunikuje verbálně. Obličej, ruce, paže, nohy nehovoří o nic méně než jazyk a jsou upřímnější. Jejich prostřednictvím získáváme až 65% informací ze vzájemných rozhovorů. Podceňování nonverbální komunikace svědčí o neprofesionálnosti řečníka. Zatímco verbální komunikace je spojena především s rozumem, nonverbální komunikace vyjadřuje spíše sdělení ze světa emocí, prozrazuje mnoho o vnitřním stavu jedince, vyjadřuje jeho náladu, osobnost, schopnost nebo ochotu navázat styky s ostatními. Není sporu, že emocionální stavy mají vztah k fyziologickým projevům. Všechny výzkumy prokazují, že nonverbální komunikace je posluchači často akceptována jako věrohodnější než komunikace verbální. Nonverbální komunikaci neřídí vždy racionální rozvaha, cílevědomý rozum; podvědomě a bezděčně právě jejím prostřednictvím se vyjádří pravda. A tak posluchači často vidí, že nelze věřit tomu, co slyší. Stejně jako u řeči existují i u nonverbální komunikace určité zlozvyky, které je nutno eliminovat. Tyto zlozvyky zbytečně upoutávají pozornost posluchačů na úkor vlastního sdělení. Řečník si musí být vědom toho, že při jeho projevu na něm posluchači vnímají úplně vše; začnou jej hodnotit už podle jeho vzhledu i podle toho, jak přichází k řečnickému pultu. Dobrý řečník nesmí u obecenstva vytvářet zbytečné prvotní averze (tzv. halo efekt - první dojem, kterým člověk zapůsobí), které by později těžce odbourával. Od samého začátku (včetně příchodu) by měl řečník všemi prostředky vyjádřit, že mu na dané přednášce záleží, že to pro něj není rutina.

4.4.2 Oblek, celkový vzhled První dojmy jsou také založeny na skutečnosti, jak člověk vypadá. Pomocí oblečení vysíláme signály svému okolí a vyjadřujeme tak určité sdělení, svou příslušnost k nějaké skupině v konkrétním časovém okamžiku. Způsob, jak se oblékáme je spjat s tím, jak chceme vypadat. Je ovšem také spojen s kulturou, ze které pocházíme, s vlastní představou o stylu a s pravidly, která dodržujeme. Také okolnosti a okolí člověka určují jisté meze oblečení. Při prezentacích je důležité zvolit oděv, který bude odpovídat oběma pólům - posluchačům i řečníkovi. Posluchači by měli považovat řečníkův oděv za adekvátní - nesmí je dráždit, urážet, nebo strhávat zbytečnou pozornost. Důležitý je obsah sdělení řečníka a on by neměl rušit situaci neodpovídajícím oděvem. Na druhou stranu řečník sám se musí v daném obleku cítit dobře. Je důležité si uvědomit, že oděv řečníka patří k prvním dojmům, které publikum registruje; může tedy vzbudit prvotní sympatie nebo antipatie, které pak ovlivní přístup publika k celé prezentaci (viz výše popsaný halo efekt). • Muži nemusí nutně vybírat obleky, nutné je ale sako a kravata. • Ženy by měly volit kostýmy, punčochy jsou nezbytné v každé situaci; boty musí mít uzavřenou špičku, nejsou vhodné příliš vysoké podpatky. Celkově má být žena k prezentaci oblečena decentně a vkusně. • Ve výjimečných případech je oblek pořadatelem předepsán (pro pány to bývá např. smoking, půjdete-li si pro Nobelovu cenu, musíte mít frak, apod.). Pak není o čem přemýšlet. Zvláštním případem, kdy lze zvolit i sportovní oblečení, jsou různá výjezdní zasedání, školení v přírodě, konference spojené s aktivním odpočinkem apod. Na možnost neformálního oblečení je nutné upozornit v pozvánce, aby nenastaly situace, kdy by se někdo mohl cítit trapně - viz příloha 11.3. ◊ Pokud si nejsme jisti svým vkusem nebo máme nějaké problémy s volbou oděvu pro určitou příležitost, můžeme se poradit s některou firmou (pozor - renomovanou!), která se zabývá konzultační činností v tomto oboru. ◊ Ženy musí dávat pozor, aby jejich oblečení nebylo eroticky vyzývavé. Zde hrají roli i nepatrné a zdánlivě nevýznamné detaily. Také v této oblasti existují dobré poradenské firmy.

Samozřejmostí musí být, že před každým vystoupením si řečník zkontroluje svůj oděv z hlediska neporušenosti, čistoty (límečky, rukávy, vyčištěné boty, atd.) a zda mu „sedí“ (kravata!). Důležitá je také osobní hygiena - účes, čisté ruce a nehty, dech, muži by měli být oholeni atd.

⇒ 38 ⇐




4.4.3 Proxemika Proxemika se zabývá další oblastí nonverbální komunikace - prostorem, vzdáleností mezi hovořícími. Obecně se rozlišují čtyři odlišná pásma: • Intimní vzdálenost je typická pro milence nebo děti s rodiči. Když jsou vzájemně cizí lidé nuceni být v takovéto blízkosti, vyvolává to v nich rozpaky, nepříjemné pocity, často strnou a snaží se nedotýkat ostatních. • Osobní vzdálenost může být buď menší (od 50 do 90 cm), nebo větší (od 90 do cca 150 cm). V této zóně se vedou rozhovory se známými lidmi. V jiných kulturách bývá zvykem hovořit ve společnosti na menší nebo větší vzdálenost. Dálněvýchodní národy nebo evropští seveřané preferují větší odstup; jižní národy (např. Italové) inklinují k bližšímu kontaktu. • Společenská vzdálenost od cca 1,5 do 5,00 m se používá při formálních, společenských a obchodních vztazích. V této společenské vzdálenosti mají oči zcela jinou úlohu než v intimní nebo osobní vzdálenosti, neboť zde může být kontakt udržován jedině očima; proto nepsané pravidlo přikazuje dívat se na osobu, s níž hovoříme. • Veřejná vzdálenost se rozlišuje na menší od 4 do 6 m (používá se při neformálním shromáždění - vedoucí a podřízení) a větší nad 6 m, která je typická při větších shromážděních, konferencích, apod.

DRUH PREZENTACE

VZDÁLENOST

MENŠÍ

VĚTŠÍ

Pódium, učebna

veřejná

4-6m

>6m

Zasedání, porada, jednání

společenská

1,5 m

5m

Blízký kontakt

společenská někdy i osobní

1,5 m 5m 0,5 - 0,9 m 0,9 - 1,5 m

Rozhlas, televize

virtuální

viz poznámka v textu

TAB. 4 - PROXEMIKA

V tab. 4 jsou jednotlivým druhům ústní prezentace, probíraným v těchto skriptech přiřazeny vzdálenosti podle výše uvedeného rozdělení. Poznámka k řádku „rozhlas, televize“: při vystoupení v těchto médiích jsme sice fyzicky velice vzdáleni od posluchačů, ale co do efektu jsme vlastně přítomni „přímo u nich“ - ve společenské vzdálenosti! Této vzdálenosti můžeme říkat „virtuální“, musíme ji mít vždy na paměti (prostředí rozhlasového nebo televizního studia představě o publiku vůbec neodpovídá). Pouze při diskusích vícečlenné skupiny ve studiu je navozen přibližný dojem publika (ve skutečnosti však publikem není tato diskutující skupina, ale diváci a posluchači a vzdálenost od publika záleží na záběru kamer a postavení mikrofonů).

VERTIKÁLNÍ PROXEMIKA

„OSOBNÍ BUBLINA“

OBR. 3 - POJMY PROXEMIKY

Na obr. 3 jsou znázorněny dva další důležité pojmy z oblasti proxemiky. Tzv. osobní bublina je prostor, který určitá osoba považuje za „svůj“ - soukromý, nedotknutelný (jde o intimní vzdálenost, popsanou výše).

⇒ 39 ⇐



KAPITOLA 4 – PROVEDENÍ PREZENTACE Vstup do „osobní bubliny“ je povolen pouze některým osobám (v rodině, v erotické oblasti). Rozměry osobní bubliny jsou individuální, u různých jedinců (i u různých kultur) různé. Vniknutí do cizí osobní bubliny je ve společenském styku nepřípustné. Vertikální proxemika, je výškový odstup prezentujícího vůči partnerovi nebo publiku. Výše postavený (nebo posazený) jedinec je dominantní, získává určitou převahu, je aktivní, lépe přesvědčuje; níže postavený má submisivní roli. ◊ Dobrý manažer posadí klienta do překrásného hlubokého křesla, sám zůstává sedět za stolem, čímž zcela přirozeně zajistí svůj dominantní přístup. Ve školách je stupínek, na seminářích pódium; kde není tato výbava, postačí, když přednášející stojí a posluchači sedí. ◊ Naopak je možno vertikální proxemiky využít ke zdůraznění rovnosti, nenadřazenosti (tím, že prezentující zůstává ve stejné výškové úrovni s publikem). Např. při semináři na vysoké škole může vyučující zvýraznit rovnoprávnost diskusního prostředí tím, že sedí ve stejné úrovni se studenty.

4.4.4 Kontakt očima Při jakémkoli rozhovoru, přednášce i prezentaci si hovořící a posluchači vyměňují pohledy. [TOM81] uvádí výsledky psychologických výzkumů, které zjistily, že dva lidé se po dobu hovoru jeden na druhého dívají průměrně 35 ~ 40% času, že pohled obvykle trvá od jedné do sedmi vteřin a je zaměřen na oči druhého. Zbytek času se hovořící i naslouchající dívají jinam. Lidé se dívají na druhého, aby zjistili jeho reakci na svá slova, zda jim rozuměl a zda s nimi souhlasí. [TOM81] také popisuje experimenty, kdy nebyl posluchačům a hovořícím umožněn kontakt očima. Hovořící se stal v těchto případech značně nejistý, neboť nemohl zjišťovat reakce posluchačů. Pohled často představuje i určitý signál. Například přednášející očima zjišťuje, zda mu posluchači rozumí a souhlasí s ním atd. Pohled do očí prozrazuje upřímnost a pravdomluvnost. [KOH96] přímo píše: „... oči jsou skutečně zrcadlem duše, ...posluchači by měli i prostřednictvím očí řečníka uvěřit jeho slovům.“ Významným varovným znakem je uhýbání očima. Při pódiové prezentaci se má řečník na své posluchače dívat po většinu času; zrak neustále skloněný k „papírům“ je špatnou vizitkou prezentujícího. I z pohledů posluchačů pozná řečník mnoho; strašným zážitkem je na příklad tak zvané „publikum skloněných hlav“, které působí na řečníka depresivně (musí si však uvědomit, že za tuto reakci posluchačů může sám). Při přednášce pro širší publikum si může řečník vybrat některého posluchače (posluchačku), ke kterému pak hovoří. Musí je ovšem střídat, nelze se upnout na jediný objekt!

4.4.5 Gestikulace Gesta jsou pohyby hlavy, těla, rukou nebo nohou, které předávají vizuální informace. Gesta musí doprovázet a doplňovat mluvené slovo, ale nesmějí přitahovat pozornost více než samotná řeč. Řečník, který by zůstával bez pohybu, by působil nepřirozeným dojmem. Správná gesta jsou taková, která jsou přirozená a synchronizovaná s řečí. Umělá gesta působí většinou rušivě. Při gestikulaci by měl být prezentující opatrný, používat gesta uměřeně, ne příliš často a ne příliš výrazná (rozmáchlá). Žádná gestikulace je lepší než přehnaná. Gesta a pohyby těla mají vliv na posluchače tím, že zdůrazňují sílu a názornost pronášených slov, ale působí i na řečníka samotného. Pohyby uvolňují jeho napětí, přenášejí emoce na posluchače. Čím intenzivnější jsou pocity, které hovořící ve svém projevu prožívá, tím více doprovází přednes pohyby svého těla. Gesta jsou vždy důkazem zaujetí, znalosti a zápalu pro věc. Podle [TOM81] je nutno dbát na to, aby: • gesta byla přirozená, aby spontánně doprovázela mluvené slovo, doplňovala je a byla s ním v souladu, • gesta nebyla křečovitá; to se stává zvláště tehdy, když řečník má paže u těla a pohybuje pouze předloktím nebo rukou (takových nevhodných gest a obzvláště pohybů rukou si lze všimnout u některých televizních komentátorů), • gesta měla svůj význam; gesta, která nenavazují na mluvené slovo, působí podivně, někdy i směšně, nemají vlastně žádný smysl, • řeč nezačínala ani nekončila náhlým gestem; na začátku řeči na gesta není obecenstvo připraveno a na konci řeči by gesto zůstalo jaksi „viset ve vzduchu“, • gesta byla sladěna s pohyby ostatního těla; gesta jsou obvykle doprovázena pohyby ostatních částí těla, jako je trup nebo mimika obličeje a proto mají být s nimi koordinována, • gesto bylo používáno v pravou chvíli, v okamžiku, kdy je třeba zdůraznit mluvené slovo. Dalších praktických zásad je mnoho, např.: - při gestikulaci musí řečník dávat pozor, aby si nezakrýval ústa - např. mikrofonem, rukou při mnutí brady apod.; není vhodné ani odvracení od publika - řečníkovi má být na ústa vidět!

⇒ 40 ⇐



KAPITOLA 4 – PROVEDENÍ PREZENTACE - vhodná je gestikulace jen jednou rukou, druhá ruka má být volně svěšena nebo položena na stole či řečnickém pultu, - u většiny gest se vyvarujte několikerého opakování gesta, vůbec pak neopakujte gesto v pravidelném rytmu (působí až komicky), - nepoužívejte zdviženého ukazováku (navozuje povýšenecké kazatelské mentorování); lépe je použít ukazovátko (třeba kuličkové pero), - potřebujete-li brýle na blízko při nahlížení do poznámek, může nevhodně působit časté snímání a nasazování brýlí; tento pohyb však můžete účelně a vhodně spojit s plynulým gestem pro zvýraznění projevu, - pánové by při ústním projevu nikdy neměli mít ani jednu ruku hluboko v kapse.

Při prezentaci v cizině pozor na gesta, která mají v daném národním prostředí jiný význam (některá u nás běžná gesta mohou mít v jiném prostředí neslušný nebo urážlivý význam)! Gestikulaci je vhodné analyzovat z videozáznamu a pak cvičit (trénovat) odstranění závad a zlepšení účinku. Gestikulaci nelze přeceňovat ani podceňovat!

4.4.6 Mimika Mimika jsou pohyby svalů ve tváři řečníka, tedy „jak se tváříme“. Při jakémkoli ústním vystoupení má být mimika přirozená, posluchač ji očekává, ale jde o míru s jakou je používána. Mimikou lze vyjádřit mnoho (ne)souhlas, sympatie, úžas, neporozumění atd. Velice důležitý je úsměv, který dává najevo dobrou vůli, snahu vyjít vstříc, navozuje přátelskou atmosféru. Úsměv se ovšem nesmí zvrhnout v trvalou křečovitou „úsměvnou grimasu“. ◊ Dříve bývalo v módě manažerské „keep smiling“. Dnes se již tento neustálý široký úsměv nenosí, přednost mívá přirozený výraz (ovšem nikoliv zasmušilý, depresivní, popudlivý, urážlivý apod.).

Mimika má být střídmá, žádné přehnané grimasy! Chybou je ale i „poker face“ (nehybná tvář), která působí dojmem nezaujatosti řečníka, nudí a odpuzuje posluchače. Nehybná tvář, navíc se znuděným výrazem bývá častá u řečníků, kteří mají buď velkou trému a jsou „ztuhlí“ nebo u těch, kteří se usilovně snaží o „vážný“ typ přednesu. Znuděný nebo otrávený výraz je pak automatickým důsledkem křečovitosti přístupu, nemá původ v nudě nebo nechuti řečníka, ale publiku se tak jeví, což je velmi nepříjemné. Tento výraz často nasazují studenti nebo „čerství“ absolventi při svých prvních projevech a dost si tím škodí.

4.4.7 Pohyb, postoj Prezentující musí zapůsobit na posluchače již svým příchodem. Příchod má být uvolněný, klidný, sebejistý (ne přehnaně). Jestliže přicházející řečník přenáší váhu na špičky nohou, vzbuzuje dojem ustrašeného člověka, kráčí-li s vypjatou hrudí, vzniká dojem přílišného sebevědomí, jde-li příliš rychle, prozrazuje nervozitu atd. U řečnického pultu, u mikrofonu, v učebně před posluchači zaujímá prezentující určitý postoj. Měl by klidně stát v poloze, která mu je pohodlná a změnit polohu teprve po několika minutách, kdy se mu již stala nepohodlnou. Podivně působí, když se řečník pravidelně pohupuje z jedné nohy na druhou. Stejně nevhodná je i strnulá a vypjatá póza. V průběhu prezentace, přednášky apod. má řečník občas změnit místo a pohybovat se (například k obsluze vizuálních prostředků, počítače, …). Zde platí pravidlo: dělat to přirozeně, bez náhlých obratů a křečovitých pohybů. Některý přednášející má ve zvyku chodit po pódiu, případně procházet učebnou. Pokud to umí provést přirozeně, není námitek, avšak jen pro výuku a školení; např. pro vystoupení na seminářích a sympoziích se chození po pódiu nehodí. V průběhu vystoupení by měl mít přednášející hlavu vzpřímenou a dívat na své posluchače. Důležitá je práce s audiovizuálními pomůckami během prezentace (viz odst. 9.2). Obsluha techniky nesmí řečníka odvádět od soustředění na projev, musí být dobře nacvičená, plynulá. Stává se, že je publikum zaujato neobratností prezentujícího (který pracně a komicky hledá vypínač nebo se k velkému obveselení marně snaží zaostřit; jakékoliv publikum má sklon ke škodolibosti!). Takové akce narušují soustředění a odvádějí pozornost od vlastního tématu prezentace. Řečník pak těžko a pracně bojuje o znovuzískání kontaktu s publikem. Je tedy nutné osvojit si obsluhu technických zařízení a přímo na místě prezentace si předem veškeré manipulace vyzkoušet a zvyknout si na případné zvláštnosti (viz též bod 3.5.4). Málokdo si uvědomí, že velmi důležitý je i odchod. Je to poslední řečníkova akce, kterou publikum sleduje a cokoli nevhodného by mohlo poškodit celkový dojem z prezentace. Velmi špatný je styl „zaplať bůh , už to mám za sebou“ nebo „už mi můžete všichni být ukradeni“. Publikum to velmi přesně vycítí a nedobrý pocit v něm nadlouho zůstane spojen s celou prezentací.

⇒ 41 ⇐




4.5 Zdokonalování Někteří lidé mají vrozené nadání a zvládají všechny techniky prezentace bez problémů: přirozeně přeměňují své myšlenky na čtivý text, mají bohatou slovní zásobu, správně artikulují, nepociťují přílišnou trému atd. Mnoho lidí se však nenarodí s tímto nadáním a některou z potřebných technik musí trénovat. Avšak i lidé s vrozeným nadáním by měli cvičit, kontrolovat a zdokonalovat svůj projev (viz též odst. 1.9). V písemném projevu se zdokonalujeme jednoduše tak, že hodně píšeme a pak to vše po sobě pečlivě a kriticky čteme. Dobrý známý, který je schopen a ochoten naše spisky číst a kritizovat, bývá k nezaplacení. Osvědčuje se uložit někam vlastní písemné projevy, vracet se k nim po čase a číst je znova. Čtení vlastních písemností se doporučuje z papírového výtisku, ne z obrazovky. Magnetofonová nahrávka umožní zdokonalit jazykovou a rétorickou stránku prezentace; jejím poslechem si řečník uvědomí své chyby - opakování slov, špatnou výslovnost, rychlost řeči atd. Videokamera pomůže prezentujícímu odhalit chyby v nonverbální komunikaci - používání nevhodných gest, pohybů atd. Dobrým trikem je zrychlená projekce videozáznamu. Přitom se výrazně projeví chyby v gestikulaci - zejména opakování gest a pohybů působí vyloženě komicky. Zrychlená projekce je výborným stimulem ke zlepšení nonverbálního projevu. Každý potenciální řečník by měl své projevy procvičovat - před přáteli, před magnetofonem, před videokamerou. Vynikající je cvičné vystoupení před odborníkem (specialistou na mluvený projev), který kritizuje a radí (existují firmy, které příslušnými odborníky disponují). [HUR95] však říká: „Příliš mnoho zkoušek může omrzet. Nic se nemá přehánět. Nakonec by mohla prezentace postrádat spontánnost a nadšení“. Pro systematické zdokonalování je dobré kriticky sledovat výkony jiných řečníků (na seminářích, v televizi, při výuce a školení apod.), uvědomovat si jejich chyby v projevu verbálním i nonverbálním a vyvodit pro sebe závěry - vystříhat se takových chyb a rušivých momentů. Kladným příkladem nám může být Český rozhlas, jehož hlasatelé a moderátoři jsou v naprosté většině případů perfektními profesionály, jejichž řeč je vytříbená a rétorika vzorná. Působí zde zřejmě dlouholetá tradice (státní rozhlas vždy dbal na kvalitu mluveného slova). Naproti tomu některé soukromé stanice přímo předvádějí záporné příklady, jak by ústní projev vypadat neměl. Je to zejména: - rádoby lidovost, založená na nedbalé výslovnosti, pokřikování a „vlezlém“ tónu hlasu (je to ukázka, jak „lidovost“ vypadat nemá a jak může být tento projev nepříjemný), - křečovitý „humor“, vtipkování bez vtipu (bývá založeno na trapném pitvoření a neustálém upozorňování na to, že jde o legraci, případně i na bezdůvodném chechtání moderátora), které může snad působit jen na posluchače velmi nízké duševní úrovně, - bezostyšné tykání posluchačům při telefonických vstupech, - řvaní, hýkání, jásání, nucený smích (který vyvolává spíše dojem, jako by někdo šlapal „hlasateli“ na břicho), dívčí chichotání moderátorek pokročilejšího věku apod.

Pokud jde o televizi, tam již není spolehnutí ani na státní TV. Profesionálně kvalitní projevy můžeme vidět např. v relacích CNN (někdy přenáší ČT2). Nicméně i ukázky špatného projevu a pochopení podstaty proč je špatný jsou pro studium ústní prezentace velmi účelné. Nejlepší tréninkovou metodou jak si osvojit dané techniky je využívat všech příležitostí k veřejnému projevu a nebránit se jim. Je ale nutné, aby si řečník po každém vystoupení provedl rozbor a kritiku všech stránek svého projevu. Užitečná je i kritika provedená přáteli a známými. Vždy se analyzuje: • co příště nesmí být, • co příště musí být jinak, • co bylo výborné a mělo by se použít příště (ještě zdokonalit?), ◊ důležitý je i časový rozbor: vyhodnocení plánované a skutečné délky, co se nestihlo, jak se to řešilo, co z toho pro příští vystoupení vyplývá.

Chyby jsou lidské, ale jejich opakování je známkou nedbalosti nebo hlouposti. Studium, cvičení, trénink a kontrolu technik projevu nesmíme podceňovat. Vyžaduje čas a jisté úsilí, bohatě se však vyplácí. Dobrý autor nebo řečník získává osobní prospěch (odborný, společenský a také finanční), ale je užitečný i svému zaměstnavateli (který by to měl umět ocenit). Doporučuje se i zdokonalování v projevech v jiném kulturním prostředí. Zde je neocenitelná literatura typu [VSB98] nebo [MOL95].

⇒ 42 ⇐



KAPITOLA 5 – ODBORNÁ PREZENTACE

5. Odborná prezentace 5.1 Neperiodické publikace Knihu můžeme vydat vlastním nákladem; to však vyžaduje speciální znalosti a zkušenosti, jejichž popis se vymyká rámci těchto skript. Běžně vydáváme knihu v některém nakladatelství, které nás buď požádá o sepsání konkrétní knihy nebo mu svou připravovanou knihu nabízíme (viz odst. 3.2). Při přípravě knihy spolupracujeme úzce s nakladatelským redaktorem, který jednak řídí dramaturgii publikace a jednak nás seznamuje s formálními a technickými náležitostmi a požadavky. Pečlivě si ohlídáme nakladatelskou smlouvu (bod 3.4.3) a stejně pečlivě ji pak plníme. Ve školské praxi se často vytvářejí skripta a sylaby, které zpravidla vydává sama škola. V otázce formalit, požadavků a vydavatelské smlouvy je nutná spolupráce s edičním oddělením školy; téma a osnovu připravujeme ve spolupráci s odbornými útvary (např. katedrami). Nezapomínáme na to, že existuje ediční plán školy, do kterého je třeba připravovanou publikaci včas zařadit a naplánované termíny plnit. Pro skripta i sylaby se nechávají zpracovat recenzní posudky. Připomínky recenzentů bývají fundované a doporučuje se respektovat je. Sylabus je výtah, přehled myšlenkového postupu. Jeho účelem je podpora studia, přináší souhrn faktů, dává podněty k samostatnému studiu, uvádí bibliografii. Nemusí být psán „čtivým“ způsobem, stačí stručné věty, definice, tabulky, grafy, odkazy na literaturu. Sylabus bývá pořizován pro přednášky určitého předmětu; přináší jejich obsah a stručný přehled včetně nejdůležitějších výňatků. Rozsah sylabu je od několika stran do přibližně 20 - 30 stran. Skripta (učební text např. pro vysokoškolské studium) podávají ucelený výklad některého přednášeného tématu nebo slouží jako příručka např. k práci s programovým systémem. Jejich rozsah se počítá na desítky nebo i stovky stránek. Skripta může vydat i podnik pro školení svých zaměstnanců. V neperiodických publikacích má být vždy zařazen obsah. Umísťuje se vpředu nebo na konci publikace, vždy však tak, aby byl jednoduše a rychle k nalezení (čtenář, který si vybírá odbornou publikaci většinou chce prohlédnout obsah). Odborné publikace mohou mít i rejstřík. Doporučuje se vždy tam, kde je v publikaci nutno často hledat. Rukopis publikace odevzdáváme editorovi v té formě, jakou nám určí. Většinou jde o elektronickou podobu, skripta a sylaby lze někdy odevzdat jako camera ready (viz bod 5.3.2). Někdy zpracováváme příručku nebo učebnici pro zaměstnance naší firmy. Je to něco mezi skripty, dokumentací a odbornou knihou. Proto se také řídíme radami, uvedenými u těchto publikací.

5.2 Diplomové a disertační práce Diplomová práce a její obhajoba je typickou ukázkou písemné a současně i ústní prezentace. Vyznačuje se tou zvláštností, že autor ji připravuje a realizuje jen jednou v životě (kromě výjimek, kterými se nebudeme zabývat). Proto by měl student dbát na rady svých pedagogů, kteří už řadu diplomek zažili, kteří to se studentem myslí dobře a snaží se ho úspěšně provést úskalími práce i obhajoby. Při zpracování je užitečné řídit se také pokyny lit. [ECO97]. Obhajobě se věnujeme v odst. 8.3, nyní uvedeme nejdůležitější problémy vlastní diplomové práce: • Se zpracováním je nutno začít včas! Školy dávají příležitost v různých seminářích, kde si posluchač může připravit téma a formou seminárních prací i některé ucelené části budoucí práce. • Nejdůležitější je častý kontakt s vedoucím práce, který má řídit veškeré činnosti od zadání až po čistopis. Konzultace s vedoucím se týkají jak obsahu, tak formy práce. Vedoucí může v průběhu zpracování schválit i úpravy zadání (diplomant sám bez souhlasu vedoucího nesmí zadání upravit ani změnit). Spolupráce s vedoucím je také jedním z kriterií při hodnocení diplomanta. Obecně vzato je škoda nevyužít znalostí a zkušeností pedagoga, který má vedení diplomových prací ve svých povinnostech a je za ně placen. Dobrý vedoucí doporučí užitečnou literaturu, probere se studentem harmonogram přípravy a psaní apod. • Od diplomové práce se nečeká objevnost, ale není samozřejmě na závadu. V každém případě se po diplomantovi žádá: -

porozumění tématu práce s literaturou včetně správně použitých a uváděných citací (viz bod 3.3.4), logické řazení témat a myšlenek, vlastní stanovisko k důležitým problémům, využití grafů a tabulek a jejich vypovídací schopnosti (pokud to téma dovoluje),

⇒ 43 ⇐



KAPITOLA 5 – ODBORNÁ PREZENTACE - slušná úroveň vyjadřování, - dobrý vzhled práce.

• Diplomová práce má obvykle tuto strukturu: - úvod - proč toto téma, o co jde (i o co nejde) - jaký je cíl práce, - 3 až 5 kapitol - jednotlivá dílčí témata, - závěr - shrnutí hlavních myšlenek, konfrontace s cílem diplomky, přínosy, případně i doporučení.

• • • •

V práci uvádíme všechny použité metody a metodiky včetně pramenů, kde byly získány. V první kapitole po úvodu většinou uvádíme teoretická východiska a poznatky. Jednou z kapitol může být i praktický příklad, u kterého by neměl chybět rozbor. Některé diplomové práce popisují řešení určitého praktického úkolu; jejich struktura je pak podobná projektu. • Práce může mít přílohy (viz bod 3.4.4). • [ECO97] uvádí další zásady, které by měl autor při psaní diplomové práce dodržet: -

vyložit všechny použité termíny a pojmy, nepoužívat sáhodlouhé věty a souvětí, logicky členit text do odstavců, při psaní na nečisto zapsat všechny nápady, využívat vedoucího práce jako člena užšího publika (viz bod 3.3.3), nepřekládat cizí křestní jména (Jan von Neumann nebo Vilém Gates nezní nejlépe), při vyjádření vlastního názoru použít „já“, „my“ používat spíše sporadicky, neuvádět odkazy a prameny ke sdělením všeobecně známým či banálním, nezapomenout na poděkování.

Některé formální náležitosti diplomové práce jsou uvedeny v pokynech, které škola vydává, které je nutno plně respektovat a které si diplomant vyžádá na počátku prací. Diplomová práce se odevzdává v zadaném počtu výtisků (student by měl počítat nejméně s jedním výtiskem pro sebe). Práce se odevzdávají vázané (vazba trvá 1 hodinu až několik dnů - rychlosti je úměrná cena). Z pokynů pro diplomové práce na VŠE Praha si uvedeme ukázku důležitých bodů: A. Struktura diplomové práce: 1. Zadání. 2. Předepsaný titulní list (v příloze Pokynů). 3. Předepsané prohlášení (v příloze Pokynů). 4. Obsah diplomové práce s odkazy na čísla stránek. 5. Text diplomové práce: Úvod: - důvod výběru tématu (návaznost na seminární práci, oblast budoucího zaměstnání, …), - stručně charakteristika současného stavu problémové oblasti, řešené v diplomové práci (v ČR, ve světě), - cíle diplomové práce (předpokládané přínosy). Vlastní text: - členěný do kapitol, - z textu musí být zřejmé vlastní názory a myšlenky diplomanta (používat 1. osobu jednotného čísla); přejaté myšlenky musí mít odkaz na použitý pramen (odkaz na literaturu ze seznamu použité literatury, doslovné citace musí být označeny uvozovkami apod.). Závěr: - velice stručná rekapitulace obsahu kapitol diplomové práce, - technika zpracování diplomové práce (metody, postupy, prostředky, podklady, …), - výsledek, ke kterému diplomant dospěl a ohodnocení využitelnosti, další náměty pro řešení v uvedené oblasti, …. 6. Seznam použité literatury (vzor v příloze). 7. Případné přílohy: - seznam příloh, - číslované přílohy (u vícestránkových příloh označte číslem přílohy každou stránku). 8. Záznam o diplomové práci (vzor v příloze).

B. Forma diplomové práce: […] Členění kapitol nejvýše do 4 stupňů. Rozsah diplomové práce bez příloh by měl být 60-80 standardních stránek A4. Text diplomové práce musí respektovat pravidla pravopisu a pravidla pro formální úpravu dokumentů.

⇒ 44 ⇐



KAPITOLA 5 – ODBORNÁ PREZENTACE Velkou pozornost věnujeme časovému rozplánování práce. Termín odevzdání je předem dán, započetí si určíme sami a dohodneme s vedoucím práce. Do časového rozpočtu musí být zahrnuto: -

sehnání a studium podkladů a literatury, tvorba hrubé a podrobné osnovy práce, vlastní zpracování, průběžné konzultace s vedoucím, koncept rukopisu a jeho prodiskutování s vedoucím, rukopis, vytvoření čistopisu, tisk, rozmnožení, vazba.

Poslední tři položky lze poměrně přesně časově naplánovat, ostatní se odhadují s dostatečnou rezervou. Nejlepším přístupem je účast v některém diplomovém semináři, kde si můžeme formou seminárních prací připravit ucelené partie diplomové práce v dostatečném časovém předstihu. Disertační práce se týkají úzkého okruhu specialistů a nebudeme je podrobně rozebírat. Odkazujeme na lit. [ECO97] a na normu [CSN97b]. Pro disertace jsou také vydávány různé interní pokyny, podle kterých je třeba disertaci upravit. Norma [CSN97b] upozorňuje např. na použití souvisejících norem: ◊ ◊ ◊ ◊ ◊

ISO 31 - Veličiny, jednotky a značky. ISO 215 - Formální úprava příspěvků do periodik. ISO 690 - Bibliografické citace: Obsah, forma a struktura. ISO 2014 - Psaní kalendářních dat. ISO 2145 - Číslování oddílů a pododdílů psaných dokumentů.

Dále podává řadu doporučení, např.: -

Každá kapitola musí začínat na nové straně. Poznámky musí být omezeny na minimum. Rovnice a vzorce musí být zarovnány s okrajem a od okolního textu odděleny zvláštní mezerou. Je-li v práci více vzorců, musí být identifikovány po sobě následujícími čísly umístěnými do okrouhlých závorek na konci řádku. Je-li nutné rovnice nebo vzorce zalomit do následujícího řádku, musí se to stát před rovnítkem nebo po znaménku plus, minus, krát nebo děleno. Ilustrace (kresby, grafy, fotografie, mapy, tabulky, …) mají být zařazeny poblíž jejich první citace v textu. Musí být uveden pramen jakýchkoliv nepůvodních údajů v ilustraci nebo v tabulce. Ilustrace a tabulky mají být číslovány odděleně a postupně. Soupis bibliografických citací musí být umístěn na novou stránku bezprostředně za hlavním textem před přílohami. Dokumenty, neodkazované v hlavním textu, ale uváděné jako doplňující informace, musí být sepsány v příloze s názvem „Bibliografie“. Přílohy mohou zahrnovat více podrobných informací, více širších výkladů metod a technik, které jsou shrnuty v textu, doporučenou četbu a další informace, které nejsou nezbytné pro pochopení hlavního textu. Stránkování příloh musí být postupné a navazující na stránkování hlavního textu.

Zásady pro tvoru disertací lze vhodně použít i pro diplomové práce.

5.3 Semináře a sympozia 5.3.1 Charakteristika V tomto odstavci použijeme myšlenky, zpracované v lit. [KUB99]. Semináře a sympozia jsou setkání odborníků, z nichž někteří prezentují svým kolegům nové poznatky, metody, zajímavá řešení, názory na problémy apod. Seminář bývá zaměřen spíše prakticky, sympozium bývá na vysoké teoretické úrovni, často s mezinárodní účastí. Pořádají se i akce s obdobnou náplní s názvy jako konference, workshop, talks apod. Princip však je společný: aktivní účastníci publikují své příspěvky ve sborníku a ústně je prezentují na zasedáních pro pasivní účastníky. Pro aktivního účastníka je tedy seminář (sympozium, …) typickým příkladem kombinace písemného a ústního projevu. Zpravidla je nutno počítat i s diskusí. Od toho se odvíjí osnova prezentace a způsob vystupování; načasování je nutné přizpůsobit organizaci akce. Na seminářích a sympoziích probíhají jednotlivé prezentace téměř celý den, jedna za druhou. Organizátor (pořadatel) sestavuje časový plán a snaží se jej dodržovat, aby každý vystupující měl k dispozici předem dohodnutý čas, aby zbyl prostor na dotazy a aby se nemusel program protahovat. Někdy probíhá paralelní jednání v sekcích a skupinách; v tom případě je nutná i vzájemná časová koordinace, aby sekce navazovaly na společná zasedání a naopak. Všichni autoři by měli vždy dodržovat dohodnuté časy svých vystoupení (a v průběhu projevu dbát pokynů organizátorů).

⇒ 45 ⇐



KAPITOLA 5 – ODBORNÁ PREZENTACE Diskuse na těchto akcích může být různých druhů - viz odst. 8.2. Jako první a poslední v denním bloku prezentací bývá zařazen nějaký odlehčený nebo méně důležitý příspěvek. Na začátku bloku jsou lidé nesoustředění, mnoho posluchačů teprve přichází do sálu atd. Před koncem bloku se také posluchači již plně nesoustředí, jejich pozornost patří nadcházejícímu občerstvení nebo dalšímu společenskému programu. Vystoupení v těchto časech jsou obecně velmi nepříjemná a náročná, řečník se musí s nepříznivými podmínkami vyrovnat a nepodlehnout jim. Dobrý řečník se zajímavým tématem však může „probudit“ a zaujmout posluchače i v extrémním čase; pokud se to podaří, je úspěch mimořádný, takové vystoupení si posluchači dlouho pamatují.

5.3.2 Příprava Organizátor (pořadatel) semináře nebo sympozia vydá v předstihu (zpravidla několik měsíců dopředu) tzv. call for papers, které představují výzvu k zaslání příspěvků a jsou rozeslány vybraným podnikům, institucím i jedincům, slibujícím zajímavé a užitečné referáty. Tato výzva obsahuje některé důležité základní údaje. Pro představu uvádíme ukázku správně zpracovaného call for papers v příloze 11.1. Pokud se autor chce aktivně zúčastnit nabízené akce, zašle přihlášku (odpověď na call for papers, struktura bývá přesně určena např. formulářem k vyplnění) pořadatelům. Pořadatelé požadují buď návrh příspěvku (obsahuje rozsah, téma, anotaci, a případně abstrakt) nebo plné znění referátu. Přesná forma musí být uvedena ve výzvě. Přihláška se zasílá (podle pokynů) písemně, na disketě nebo elektronickou poštou (e-mail). V některých případech posuzují přihlášené referáty lektoři (zpravidla u sympozií), někdy jen programový výbor (u seminářů). Pokud je přihláška přijata, oznámí pořadatel autorovi případné připomínky, určí termín dodání čistopisu a zašle včas pokyny pro jeho vypracování. Čistopis může být požadován v elektronické podobě (formát bývá zadán, často je to RTF nebo MS WORD), pak jeho formální úpravu a přípravu pro tisk zajišťuje pořadatel. Častěji je však příspěvek požadován ve formě camera ready copy: kvalitně vytištěný (např. na laserové tiskárně) a dodaný pořadateli v papírové podobě. Přesně tak bude ve sborníku (fotografickou cestou) vytištěn! Někdy se vyžaduje i současné zaslání digitálního souboru (na disketě), ze kterého byl tisk pořízen; v tomto případě určuje pořadatel také textový editor nebo formát souboru. Disketa slouží jako záloha pro případ ztraceného, poškozeného nebo formou nevyhovujícího vytištěného textu. Systém camera ready copy usnadňuje, urychluje a zlevňuje tisk sborníku, přináší však zásadní problém: udržet jednotnou úpravu sborníku, do kterého přispívají třeba i desítky autorů. Proto vydávají organizátoři pokyny pro camera ready copy. Čím jsou tyto pokyny podrobnější a přesnější, tím lépe sborník vypadá (pokud všichni autoři pokyny dodrží; nesplnění pokynů však může mít za následek odmítnutí příspěvku). Ukázka velmi dobrých pokynů pro camera ready je v příloze 11.2. K dalšímu publikování příspěvku např. v odborném časopisu si vyžádáme souhlas pořadatele. Příspěvky jsou prezentovány písemně i ústně. Na velkých sympoziích nebo konferencích mohou být některé příspěvky pouze publikovány ve sborníku. Příprava prezentace tohoto typu musí bezpodmínečně zahrnovat přípravu písemnou i přípravu ústního projevu. Autor ji musí podstoupit přinejmenším proto, aby si ověřil předpokládaný časový rozsah svého vystoupení.

5.3.3 Vystoupení Příspěvky na seminářích, sympoziích a podobných akcích řadíme mezi pódiová vystoupení a rozlišujeme: • Referát (na semináři nebo sympoziu „příspěvek“) je plně zaměřen na jedno ucelené téma. Délka referátu je 15 ~ 30 minut. Někdy se používá označení „keynote paper“. • Koreferát - doplnění referátu jiným řečníkem; opírá se o přednesené hlavní téma, které vystupující doplní vlastním názorem. Koreferát by neměl referátu oponovat. Délka koreferátu je 5 ~ 10 minut. Označuje se též jako „position paper“. • Sdělení - krátké samostatné jednoduché vystoupení na jedno konkrétní téma (5 ~ 10 minut). Nutno počítat s tím, že účastníci semináře nebo sympozia dostávají sborníky předem, nejpozději při příchodu na první přednášku. Pro autora je tedy základní zásadou příspěvek nečíst (viz též [TRA98]), nebo alespoň ho nečíst doslova tak, jak je publikován. Není smutnějšího obrazu než autor, který za řečnickým pultem monotónně slabikuje svůj text a posluchači sledují tento text slovo za slovem ve sborníku (někteří si dokonce ukazují prstem); tato „činnost“ vede spolehlivě k hromadnému usínání.

⇒ 46 ⇐



KAPITOLA 5 – ODBORNÁ PREZENTACE Řečník by se měl nejprve představit, uvést odkaz na příspěvek ve sborníku (stránku, název, téma) a pak referát spíše vysvětlovat, komentovat nejdůležitější myšlenky, rozvést je, osvěžit novými příklady (viz též bod 4.3.3) apod. Důležité jsou i audiovizuální pomůcky a správná práce s nimi (viz odst. 9.2). Publikum seminářů a sympozií tvoří odborníci, kteří dané problematice rozumějí, mají teoretické znalosti i praktické zkušenosti. Při prezentaci je nutné stavět na znalostech posluchačů, nepopisovat známé věci publiku, které je obeznámeno s odbornými termíny a běžnými metodami daného oboru. Úroveň znalostí a zkušeností u jednotlivých posluchačů může být však rozdílná a dobrý řečník se musí snažit říci něco zajímavého všem.

5.4 Výuka 5.4.1 Přednášky Mezi pódiová vystoupení patří i samostatná přednáška - např. populárně vědecké objasnění nějakého problému laikům, přednáška na škole apod. Doba trvání bývá 40 ~ 90 minut a příprava i provedení jsou dosti náročné. Přednáška může být jediná (jednorázová akce) nebo je součástí série přednášek (předmět na škole). Důležité je zachovávat návaznost nejen jednotlivých přednášek série, ale respektovat i vztah k jiným přednáškám, které dané publikum vyslechlo nebo v budoucnu vyslechne. Publikum může být odborně zaměřené (studenti) nebo laické (populární přednáška). Obsah i formu přednášky je nutno charakteru publika přizpůsobit. Přednášku nelze zaměňovat za školení. Cílem přednášky není naučit nějakou činnost, ale vysvětlit publiku méně známé nebo neznámé teoretické i praktické poznatky. V rámci přednášky jsou posluchači pasivní, neprovádí se praktické procvičování, součástí přednášky však může být demonstrace a přednáška by měla obsahovat i příklady. Je možno odkazovat na literaturu, kterou si posluchači musí sami opatřit (měla by být ovšem alespoň v knihovnách dostupná). Posluchači nedostávají text přednášky, ale přednášející jim může rozdat různé materiály (shrnutí, tabulky, grafy, přehledy, seznamy literatury), na které se pak může odkazovat. U přednášky je velmi důležité načasování, aby začátek nebyl příliš rozvleklý a konec uspěchaný nebo aby v poslední čtvrthodině přednášející neměl už co říci. Studenti doporučují svým přednášejícím na vysoké škole: -

nezačínat hned výklad, ale říci něco obecného a počkat na uklidnění, pozdravit, přivítat posluchače, v úvodu sdělit téma přednášky (a pokud to jde i přednášky příští), nebýt „odtažitým vědcem“, ale mluvit pro „své studenty“.

Důležitá je volba formy diskuse při přednášce. Rozhodnutí bývá ponecháno přednášejícímu, který si může vybrat z těchto možností: - žádná diskuse, - dotazy v průběhu přednášky (ihned, jak posluchači něčemu nerozumí); zde musí přednášející velmi dovedně pracovat s časem, aby stihl odpřednášet všechno; odpovědi na složité dotazy je lépe přesunout na konec přednášky, - dotazy na konci přednášky (mají být zařazeny vždy); zde je nebezpečí buď rozsáhlé diskuse (s „přetažením“ času) nebo nedostatečné či žádné diskuse, kdy není vyplněn stanovený čas (přednášející má mít připravena ještě nějaká drobná sdělení, kterými může vhodně vyplnit čas při nedostatku diskutujících).

5.4.2 Cvičení Při cvičení se posluchači aktivně seznamují s látkou, která jim byla vysvětlena na přednášce, případně i s technickými, softwarovými a jinými pomůckami, které s daným tématem souvisejí. Cvičení je zaměřeno na zvládnutí a prohloubení látky i na ovládnutí technických prostředků, nutných k praktickému využití. Skládá se z cyklů; v každém cyklu proběhne stručný výklad aplikace a pak zpracování příkladu. Používají se i některé principy, uváděné jako zásady pro školení (viz bod 5.4.3).

5.4.3 Školení V tomto bodu používáme poznatků lit. [TRA98], kde je pojednáno o školení v oblasti informatiky (východiskem je lit. [WAR96]). Účelem školení není rámcově informovat o nějakém systému nebo přesvědčovat účastníky o jeho výhodách či dokonce koupi. Účelem školení je naučit posluchače se systémem pracovat, naučit je správně používat a využívat funkce systému. • Osnova školení, příklady, zadání cvičení, pomůcky - to vše musí být do detailu přesně předem připraveno a načasováno. Školitel nemůže mít zpracovánu osnovu jen v hrubých bodech a spoléhat, že si v danou chvíli vzpomene jak dál, že vymyslí příklad na místě, že si vybere či dokonce vytvoří tu pravou pomůcku,

⇒ 47 ⇐



KAPITOLA 5 – ODBORNÁ PREZENTACE že rychle vymyslí zadání cvičení, atd. Školení musí být ze všech typů prezentací nejdetailněji připraveno. Pro školení dostávají posluchači důkladně zpracované podklady (většinou tištěné materiály, ale mohou to být i softwarové pomůcky a nástroje). • Podání a přednes jsou specifické. Musí respektovat skutečnost, že posluchači získávají nové znalosti a vědomosti - že se učí. Proto by měl být výklad podáván pedagogickým přístupem (postup od známého k neznámému, postup od jednoduchého ke složitějšímu, z celku odvozovat části a z částí celek, používat názorné pomůcky, příklady, atd.). U školení je velice důležité procvičování a čas na dotazy. I technika přednesu je odlišná od jiných typů prezentací. Úkolem prezentujícího je posluchače něco naučit, proto musí mluvit pomalu, aby si posluchači stihli dělat poznámky, musí zdůrazňovat, upozorňovat na obtížnější části. Přednášející musí stále povzbuzovat dlouhodobou paměť posluchačů, čehož dosáhne: -

předkládáním informací v rozumném rozsahu, uváděním nových informací do vztahu k již existujícím znalostem, získáním a udržením zájmu posluchačů, používáním příkladů z pracovní (osobní) oblasti zájmu posluchačů, opakováním informací rozmanitými způsoby, praktickým procvičováním teoretických znalostí (learning by doing).

• Pomůcky musí být připraveny předem a měly by být koordinovány s materiály, které posluchači dostanou a se softwarovými prostředky, které jsou pro ně připraveny. Specifikem školení je to, že v jeho průběhu se může prezentující odkazovat pouze na ty materiály a pomůcky, které jsou posluchačům k dispozici. Výjimečně a nezávazně (spíše jen pro zájemce) je možné upozornit např. na jinou literaturu. Existují dvě rozdílné skupiny účastníků školení, u kterých motivace pramení z různých důvodů: ⇒ Účastník bude koncovým uživatelem daného systému, o jehož koupi rozhodl někdo jiný a on se musí s daným systémem seznámit a naučit pracovat, aby nepřišel o své místo, aby mu byl zvýšen plat, aby byl povýšen atd. Na školení je vyslán svým zaměstnavatelem. Typickým příkladem jsou účetní, kteří se musí naučit účtovat pomocí počítače. Do této skupiny lze zahrnout i lidi, kteří se na dané školení přihlásí sami, ale dělají to pro zvýšení své kvalifikace a možnosti získání lepšího zaměstnání. ⇒ Druhou skupinu tvoří lidé, kteří sami rozhodli o koupi daného systému (buď z komerčních nebo osobních důvodů) a chtějí se s ním naučit pracovat. Do této skupiny například patří člověk, který si koupil počítač, případně si objednal služby externího informačního systému. Účastníkům první skupiny musí být systém předveden celý, nelze příliš spoléhat, že oni sami se budou seznamovat s dalšími funkcemi, které jim na školení nebyly předvedeny. Pro tuto skupinu posluchačů je nutné mít připraveno mnoho konkrétních příkladů z jejich praxe. Účastníci druhé skupiny navštěvují školení dobrovolně. Očekává se, že tito účastníci sami zkoušejí se systémem pracovat; proto je možno iniciovat jejich zájem i o některé nadstavbové funkce systému. Určitý čas by měl být věnován diskusi nad problémy a situacemi, se kterými se uživatelé systému již střetli. Důležitým faktorem je samotná osoba školitele, jak dokáže posluchače nadchnout a motivovat. Dobrý školitel je ten, který: -

motivuje účastníky školení vzhledem ke stanoveným úkolům, oceňuje všechny účastníky školení tak často, jak jen to je možné, vyhýbá se trestům jakéhokoliv druhu, je dalek jakékoliv agresivity v každé situaci, identifikuje negativní faktory motivace a nahradí je pozitivními.

Před začátkem školení je důležité vědět, jaké znalosti a zkušenosti posluchači mají v přednášené oblasti, jaké odborné termíny znají (zda vůbec vědí, co je to například soubor, disketa, displej atd.), jak dokáží s výpočetní technikou pracovat (zda umějí používat myš, disketovou jednotku atd.). Jistá orientace v této oblasti se při školení většiny aplikací předpokládá, na nutné znalosti však musí školící instituce vždy upozornit v nabídce kurzů nebo v přihlášce. Posluchače školení není nutné zasvěcovat do problematiky, kterou daná aplikace řeší, tu znají velice dobře a možná lépe než školitel (při kurzu účetního programu nemá cenu posluchače seznamovat s účetními standardy a zásadami). Školení mají být rozdělena do jednotlivých lekcí. U každé lekce je důležité znát její cíl, tedy to, s čím se mají účastnící seznámit, co se mají naučit. Každá lekce musí mít tento hlavní cíl detailněji propracován na dílčí cíle. Dobré hlavní i dílčí cíle musí být praktické, užitečné, přesně definované a limitované. Obsah školení i každé lekce lze rozdělit do tří skupin - na to, co posluchač: • musí znát - to co je absolutně základní a nutné, aby mohl se systémem na dané úrovni pracovat a aby mohl postoupit do další lekce, • by měl znát - aby byl kompetentní v dané oblasti, • by mohl znát - získání nadstandardních hlubších znalostí v dané oblasti.

⇒ 48 ⇐



KAPITOLA 5 – ODBORNÁ PREZENTACE Během lekce musí školitel své posluchače minimálně seznámit s obsahem označeným „musí znát“ a procvičit tento obsah. Jestliže při lekci zbude čas, může školitel rozšířit svůj výklad i o další dvě skupiny. ŠKOLITEL

POSLUCHAČ

1

předvede celou operaci

sleduje předvedení

2

předvede dílčí krok A

procvičí dílčí krok A

3

předvede dílčí krok B

procvičí dílčí krok B

4

předvede celou operaci

procvičí celou operaci

TAB. 5 - PROCVIČOVÁNÍ

Školení probírá jednotlivé činnosti, které se skládají z operací. V přípravě školení musí být přesně určeno, které operace budou školeny a proč. Toto „proč“ je velice důležité pro zvýšení motivace účastníků. Seznámení s operacemi musí být seřazeno tak, aby se zvýšila efektivnost školení. Jestliže operaci, kterou chce školitel posluchačům vysvětlit, je možné rozložit na dílčí kroky, je dobré posluchače nejdříve seznámit s každým krokem zvlášť, procvičit jej a posléze z těchto kroků sestavit celou operaci. Přechod na další operaci je možný, až když všichni zvládnou současnou operaci. Postup procvičení operace je uveden v tab. 5. Provádění operací má školitel demonstrovat na odpovídajícím technickém vybavení (např. velikost paměti a rychlost počítače musí odpovídat požadavkům procvičovaného programu). Průběh demonstrace je nutné stále doprovázet komentářem - co se dělá, proč se to dělá, klást důraz na hlavní body, upozorňovat na obtížnější místa. Školení se od ostatních typů prezentací také liší svým načasováním. Každé školení má daný počet jednotlivých lekcí, každá lekce má přesně stanovenou délku. Ani počet lekcí ani délku lekce není možné ve většině případů měnit (školení je zaplaceno na daný počet hodin, místnost je na tuto dobu zadána, atd.). I když školitel zná obsah, cíle a časová omezení, není načasování jednoduché. Jestliže školitel probere látku příliš rychle, musí vyplnit vzniklý prostor dalším výkladem (zpravidla tím, co by posluchači měli a mohli znát). V opačném případě musí některé části vynechat (což je špatné a u některých typů školení zcela nepřípustné; takový případ může vyvolat i problémy se zákazníkem, který školení objednal). 10 %

poslech

demonstrace

25 %

sledování, poslech

procvičování

65 %

práce

výklad

TAB. 6 - SKLADBA ŠKOLENÍ

Protože školení je práce s lidmi, musí si být instruktor vědom toho, že každá lekce může být s každou skupinou jiná; někde se bude daná skupina celé hodiny „trápit“ s určitou operací, kdežto v jiné skupině tuto operaci posluchači zvládnou během několika minut. V tab. 6 je zachycena doporučená struktura využití času školení. Jak je vidět, největší část (65%) zabírá procvičování . Zbytek tvoří demonstrace a výklad. U procvičování je důležité, aby měl školitel připraveny další činnosti pro rychlejší posluchače, kterými vyplní čas, než ostatní dořeší danou úlohu. O motivaci, zdrojích motivace a demotivace, o tom, jak působit na dlouhodobou paměť posluchačů školení, o vyhodnocování školení a seznámení s jednotlivými učebními metodami pojednává podrobně lit. [WAR96].

⇒ 49 ⇐



KAPITOLA 6 - MÉDIA A MULTIMÉDIA

6. Média a multimédia 6.1 Prezentace v médiích 6.1.1 Co jsou to média Slovo médium v původním významu označuje nosič informací. Pojem masová média (nepříliš pěkně „masmédia“) byl zaveden s prudkým rozvojem prostředků hromadného sdělování; v současné době se tyto prostředky označují často obecně jen jako „média“. Někteří autoři dělí média na dvě skupiny: • Tradiční masová média: tisk, rozhlas, televize. • Skrytá masová média: škola, církev, divadlo, kino. V těchto skriptech se zabýváme převážně první skupinou, ze „skrytých médií“ se zmiňujeme jen o škole. V celém tomto odstavci používáme poznatky lit. [TRA98].

6.1.2 Proč prezentovat prostřednictvím médií Média v současnosti patří k základním zdrojům, kde lidé získávají informace. Obzvláště televize je dnes hlavní metodou předávání i získávání podstatných informací a konkrétních údajů. [HAM96] uvádí: ◊ ◊ ◊ ◊

77 procent Američanů získává okolo 90 procent zpráv z televize. 47 procent získává všechny zprávy z televize. Každá větší americká společnost má své vlastní televizní studio. Videokazety jsou v domácnostech a kancelářích samozřejmostí.

Tyto údaje jsou platné pro USA, kde je odlišná kultura a jiné společenské návyky, avšak i u nás se tomuto přístupu přibližujeme. Média mají ve společnosti značnou moc a sdělení v nich mají závažný dopad. Pomocí médií lze najednou informovat velké množství lidí. Vystoupení v médiích (pokud jsou úspěšná!) znamenají pro firmu dobrou propagaci, pro jednotlivce úspěch, popularitu, posílení osobního postavení. Chceme-li touto cestou působivě informovat veřejnost, musíme přesně vědět co budeme sdělovat, jak a proč, ale především komu a jakým prostřednictvím. Určití lidé čtou určité noviny a časopisy, sledují určité rozhlasové či televizní stanice - tedy různé skupiny lze oslovit různými druhy médií a v různých médiích je různý prostor pro sdělování informací; pro prezentaci daných informací se nehodí všechna média a všichni jejich reprezentanti. U některých médií - jako je rozhlas a televize - hraje roli i čas (denní doba) prezentace, neboť různé cílové skupiny sledují zvolená média v různých časech. Do práce médií se můžeme zapojit aktivně (jsme sami autory nebo aktéry) nebo se můžeme stát pasivním objektem zájmu (média o nás referují). V obou případech můžeme působit kladně - v pozitivním smyslu (a k našemu prospěchu) ovlivňovat publikum. Horší situace nastane, jestliže je z nějakého důvodu o nějakém subjektu vytvářen negativní obraz, který působí na publikum záporně. Média mohou tento subjekt velmi snadno zatratit a případně zcela zničit. Důsledky nepřízně médií (a tedy i publika) mohou být pro jedince i pro podnik či instituci vyloženě zhoubné. Musíme si proto uvědomit, že vždy záleží na tom, s jakým záměrem ke konkrétnímu subjektu dané médium přistupuje! Techniky manipulace s publikem pomocí médií jsou propracované a tak lze podle libosti zbožnit a vynést na vrchol cokoliv nebo kohokoliv (bez ohledu na skutečnou kvalitu) nebo zavrhnout a zlikvidovat cokoliv a kohokoliv (opět bez ohledu na kvalitu). ◊ Jestliže jsme k médiím v aktivním vztahu, záleží sice na našich kvalitách, ale ne zcela. Dobrý redaktor nebo moderátor může např. vedením interview svůj objekt povznést nebo „shodit“. V rozhovorech pro rozhlas a televizi lze stříhat a tím projev značně zkreslit (vždy jsou po ruce výmluvy na časové vymezení), v tisku může např. být váš článek zařazen v takové grafické úpravě a do takových souvislostí, že ve výsledném účinku na publikum získává nebo ztrácí úroveň. Samozřejmě jde o manipulaci s informacemi, ale ta bývá u médií častá, musíme si na ni zvyknout a být na ni připraveni.

Tyto zásady nutno mít neustále na paměti - hra s médii je hra s ohněm. I ten, jehož prezentace jsou vždy vysoké kvality, by měl být s médii zadobře a používat i trochu diplomacie a pragmatiky. Popudit Boha společnosti se nevyplácí.

6.1.3 Specifika vystoupení v médiích Při prezentaci v kterémkoliv médiu musíme dávat pozor na zjevnou a skrytou reklamu. Zjevná reklama může být jedině placená (formou inzerce, vkládaných reklam atd.) a musí být jako reklama označena. V poslední době se množí zvláštní druh reklamy v tisku, provedené často přesně ve stylu článků daného periodika

⇒ 50 ⇐



KAPITOLA 6 - MÉDIA A MULTIMÉDIA a označené jen na nenápadném místě drobným písmem jako „placená inzerce“ nebo i jako „komerční stránka“. Nutno podotknout, že to není nejetičtější způsob reklamy. Skrytá reklama by sice neměla být, ale vyskytuje se velmi často. Odborné prezentace se jí leckdy nevyhnou. Musíme vždy problém skryté reklamy konzultovat s realizátorem prezentace (vydavatelem, redaktorem), neboť ten je obeznámen s podmínkami a možnostmi např. uvádění jména firmy v odborném pořadu nebo článku; navíc je zodpovědný za vyloučení nepřípustných forem reklamy. MÉDIUM

TYP PREZENTACE

SPOLUPRÁCE PŘI PŘÍPRAVĚ

SPOLUPRÁCE PŘI PROVEDENÍ

tisk

písemná

vydavatel, redakce

vydavatel, redakce

rozhlas

ústní - bez nonverbální složky

redakce

moderátor

televize

ústní

scénárista, režisér, moderátor

režisér, moderátor

jen dodání podkladů, dohled

dohled, řízení prezentace

multimédia písemná, ústní

TAB. 7 - SPECIFIKA MÉDIÍ

Prezentace pro různá média mají své zvláštnosti. Pokusíme se je vyjádřit v tab. 7. Pro tisk, rozhlas a televizi můžeme aktivně pracovat od přípravy až po provedení prezentace. Multimediální celky jsou zcela specifické a zpravidla můžeme pro ně jen dodat podklady, případně dohlížet na provedení.

6.1.4 Některé zásady při komunikaci s médii Je velký rozdíl prezentovat cokoliv v médiu poprvé nebo být ostříleným stálým přispěvatelem. V druhém případě se obě strany vzájemně znají: prezentující ví, co se žádá a redaktoři i režiséři vědí, co od něj mohou očekávat. Tam, kde se jedná o dialog - při rozhovorech a interview - může dojít i k situacím, kdy si reprezentant média a prezentující náhle mimořádně porozumějí a vznikne nedefinovatelná skvělá atmosféra, ve které obě strany podávají vynikající výkony, někdy i nad rámcem svých běžných schopností a dovedností. Pro publikum takto vznikají nezapomenutelné zážitky. Pro prezentace v médiích platí některé zásady: • Vznik prezentace pro tisk může být jak na základě zadání ze strany vydavatele, tak i na principu nabídky ze strany autora. V oblasti rozhlasu a televize jde většinou o zadání, objednávku, pozvání. • S ohledem na obrovský dopad každého mediálního vystoupení (viz 6.1.2) připravujeme se na jakoukoli prezentaci v jakémkoli médiu mimořádně pečlivě. • Provedení zcela podřizujeme požadavkům daného média (ať již obecně platným, tak i těm, které nám budou pro konkrétní prezentaci zadány, uloženy, navrženy). • Směrodatným je pracovník, který má naši prezentaci na starosti - redaktor, režisér, moderátor. Pro rozhlas a televizi také platí: • Mějme na paměti zásady projevu k „neviditelné skupině“; platí jiná proxemika než odpovídá prostředí. • Celou strukturu prezentace i její načasování určuje v plném rozsahu redaktor nebo režisér. Při prezentaci v médiích mohou nastat dva případy: ⇒ Prezentující sám provádí celou prezentaci: - v tisku jde o příspěvek, článek, zprávu, - v rozhlase a televizi o vystoupení.

⇒ Prezentace probíhá v dialogu zástupce média s prezentujícím: - v tisku jde o interview (říká se i rozhovor), - v rozhlase a televizi je to rozhovor - je-li účastníků více, pak diskuse, debata apod.

Pro publikum se může se označení typu prezentace pozměňovat - interview v časopise je uvedeno třeba jako „povídání s X.Y.“, rozhovor v televizi je označen jako „beseda“, „rozprava“ apod. Kromě určení typu používají média ještě název prezentace; vyžadují se poutavé a zajímavé titulky. V tisku si autor většinou název určí sám, v rozhlase a v televizi si název určují zástupci média sami. Během přípravy můžeme zamýšlený název naší prezentace zjistit (a v případě názvu nevhodného pokusit se o jeho změnu).

⇒ 51 ⇐



KAPITOLA 6 - MÉDIA A MULTIMÉDIA [TRA98] upozorňuje na některé důležité zásady pro rozhovory (mohou být aplikovány i na interview): • Poslouchat pozorně otázky, uvědomit si, kdo otázky klade a proč se na danou věc ptá. • Odpovídat jasně a vysvětlit zřetelně své stanovisko, držet se problému a neodchylovat se od tématu, nedělat závěry nebo předčasná prohlášení, která se nedají vzít zpět; pozor na předčasnou prezentaci. Není dobré důkladně odpovídat na otázky, když víme, že odpověď nebo daná fakta jsou nejistá. Musíme to však jasně („na rovinu“) říci; nemůžeme se otázce vyhýbat, otázku obcházet apod. Posluchači i diváci jsou vnímaví, vycítí řečnické snahy o zamlžení problému a zaujmou k prezentujícímu negativní postoj. • Při vystoupení máme být loajální se svými zaměstnavateli a s firemní politikou. Výjimečně můžeme mluvit „za sebe“ (jako soukromou osobu). To však musí být v úvodu rozhovoru zdůrazněno a v průběhu pak používáme obratů „osobně si myslím“ apod. Ani v tomto případě bychom však neměli svého zaměstnavatele kritizovat, „shazovat“ a odporovat jeho strategii. Jestliže u někoho dobrovolně pracuji, měl bych být neformálně loajální z vlastního přesvědčení! • Prezentující musí přemýšlet o cílové skupině, na kterou se bude prostřednictvím média obracet - zda jsou to laici, či zda mají nějaké znalosti o dané problematice, do jaké úrovně podrobnosti má zajít. Důležité je, aby vystupující nepoužíval terminologii, které nebude skupina rozumět. To zvláště platí při prezentaci informačních systémů: informatici mají svůj žargon, který s oblibou používají a kterému laici opravdu vůbec nerozumějí. Někdy lze ukázky profesního slangu využít jako zábavné osvěžující vsuvky - vždy však s příslušným výkladem.

6.2 Příspěvky pro periodický tisk 6.2.1 Zásady Pro periodický tisk můžeme psát různé příspěvky; nutno si však uvědomit zásadní rozdíl mezi všeobecným a odborným tiskem. Tento rozdíl je dán cílovou skupinou, které je daný tisk určen a týká se především formy prezentace. Pokud jde o téma, existují témata určená výlučně pro odborný nebo všeobecný tisk; nalezneme však i náměty, které můžeme zpracovat pro kterýkoliv druh periodického tisku. Nyní si uvedeme příklady podání tiskových příspěvků; při jejich studiu je vhodné přemýšlet o rozdílech aplikací ve všeobecném a odborném tisku. Základní běžně užívané formy jsou: • tisková zpráva (stručný jasný popis nějaké události nebo jevu); pokud obsahuje i komentář, měl by být jasně a zřetelně oddělen od objektivního sdělení, • esej (duchaplné pojednání o nějakém problému, vytvořené na vysoké umělecké i stylistické úrovni), • fejeton (krátká, vtipná, zajímavá stať s aktuální tématikou), • článek (obsáhlejší pojednání o nějakém tématu) - zde jsou rozdíly mezi článkem pro všeobecný tisk a pro odborný tisk velmi markantní, • povídka - ve všeobecném tisku častá, na odborném poli jen v některých periodikách (jejichž redakce má pro zařazování povídek smysl, může si je dovolit a má publikum, které dobrou povídku ocení; nejlepší povídky pro odborný tisk jsou takové, které se nějakým způsobem dotýkají základního určení časopisu). Většinou píšeme příspěvek občas. Někdy však můžeme vytvořit „seriál“ - soubor příspěvků, které budou vycházet v daném periodiku v několika číslech po sobě následujících. Seriál může obsahovat: - jeden článek, příliš dlouhý pro jedno číslo a rozdělený tudíž na „pokračování“, - jedno téma, rozdělené z logických důvodů do několika „lekcí“, - soubor článků, velmi volně spojených základním tématem; každý článek tvoří uzavřený celek, další v řadě může být o něčem zcela jiném - jen v duchu základní myšlenky seriálu.

Autorům se doporučuje mít připraven celý seriál předem, ještě před zveřejněním první části (i když nám smlouva dovolí předávání jednotlivých částí postupně). Zvláště poslední typ („volný“ seriál) svádí k tomu, že autor vytváří každý díl těsně před redakční uzávěrkou. Výsledek takovéto práce je poměrně nekvalitní a navíc hrozí nebezpečí nepředvídané překážky - např. nemoc, rodinný problém, naléhavý pracovní úkol apod. Nesplnění některého termínu pro seriálový díl přináší vydavateli velké problémy, celistvost seriálu se poruší a na čtenáře taková situace působí dosti neblaze. Jak již bylo v těchto skriptech řečeno, texty většinou neprocházejí jazykovou úpravou a neprovádějí se korektury. Autor proto musí v příspěvku dbát na správný jazyk. Interview (rozhovor) pro tisk může být písemné (obdržíme otázky, písemně odpovíme - dnes často faxem nebo e-mailem) nebo ústní (redaktor se ptá, rozhovor je nahráván, redaktor jej pak zpracuje). Při odborné prezentaci často záleží na každém slovu a proto můžeme požádat o autorizaci (přečtení a korekturu navržené tiskové podoby rozhovoru). Tak lze ovlivnit některá možná nedorozumění, zkreslení a mylné interpretace.

⇒ 52 ⇐



KAPITOLA 6 - MÉDIA A MULTIMÉDIA Autorizace však není pro redakce povinná, některá média ji zásadně nedělají (mají špatné zkušenosti s texty, zcela přepracovávanými při „autorizaci“).

6.2.2 Formality Každý autor, který chce uveřejnit své dílo v tisku, by měl dodržovat alespoň následující pravidla, aby usnadnil práci vydavateli [KOU94]: • práci předávat zásadně v elektronické podobě - jinak redakce srazí honorář za přepis, • soubor dodat na disketě či e-mailem - po dohodě s redakcí, • při zasílání e-mailem soubor připojit vždy jako přílohu, ne jako vlastní text dopisu, • text ukládat jako ASCII nebo případně RTF, • dát pozor na kódování češtiny - Latin-2, Kamenických či CP 1250, • znak CRLF používat výhradně jako oddělovač odstavců, • text neformátovat - zarovnat nalevo (ne do bloku), neodsazovat první řádky odstavců, vše jedním fontem, žádné zvláštní styly nadpisů ani fontové změny ve vlastní stati, • požadovanou kurzivu , tučné písmo, podtržení vyznačit způsobem, který dohodneme s redakcí, • do stati neuvádět matematické vzorce, schémata, obrázky, tabulky, zkrátka nic kromě samotného textu pouze odkaz a vše potřebné uložit do zvláštního souboru či přiložit na papíře. Zvlášť je nutno dohodnout -

způsob pořízení a dodání fotografií, grafické doplňky (obrázky, skici, náčrty, schémata, plánky, grafy …), případné použití barev v textu i v obrázcích, tabulky, vzorce a rovnice.

Nejhorší je pečlivě vypiplaný text s mnoha grafickými „ozdobami“. Redakční grafik musí takový text nejprve zbavit všech okras a pak teprve formátovat podle vlastních potřeb (které jsou prioritní, neboť jde o celkový vzhled a image periodika) - práce v redakci tedy přibývá a komplikuje se. Dodržení zásad usnadní práci vydavateli a také se nemůže stát, že by vydání pečlivě připravovaného díla ztroskotalo na nekompatibilitě textových formátů. Náležitosti a úpravu upravuje [ISO86]. Redakce někdy nabídne autorovi i náhled před tiskem (případně i s korekturou); této možnosti bychom měli v každém případě využít!

6.3 Rozhlas a televize 6.3.1 Vystoupení a rozhovory Samostatná vystoupení (kdy je prezentující před kamerami nebo mikrofony zcela sám) pro naprostou většinu technických nebo ekonomických odborníků zůstanou nedostupná (jen špičky typu pana Grygara mohou mít „svůj“ pořad. Počítejme však s účastí v rozhovorech, besedách, diskusích apod., kdy jste na scéně (ve studiu) vy a moderátor, případně ještě další účastníci (diskutující, diváci, …). U prezentace v rozhlase a televizi je nutné, aby prezentující sám zhodnotil své schopnosti - „zda si na to troufne“. U těchto typů prezentací je velice důležitá pohotovost. Rozhovory mohou být: • Nepřipravené - moderátor nás „přepadne“ (třeba na ulici) a žádá zodpovězení důležitých otázek (které slyšíme poprvé v životě). Takováto extempore přenecháme politikům, umělcům a jiným „osobnostem“. Nepřipravený rozhovor na odborné téma většinou nepřipadá v úvahu; osloví-li nás redaktor a chce-li okamžitě závažné odpovědi a stanoviska, je nutné ho odmítnout a domluvit si například schůzku. • Připravené - kdy předem známe alespoň téma rozhovoru a většinou i okruhy otázek. U připravených rozhovorů se vždy alespoň rámcově domlouvají režijní požadavky. S moderátorem a režisérem pořadu dohodneme: ◊ buď přesné otázky - prezentující si může připravit odpovědi, ale nikdy by je neměl při vlastním vystoupení číst, ◊ nebo jen témata rozhovoru - tato varianta klade vyšší nároky na pohotovost, vyjadřovací schopnosti a sebekontrolu prezentujícího; takto koncipované vystoupení je však přirozenější, ◊ zda může mít prezentující během rozhovoru k dispozici podklady (a které), ◊ zda dodržovat spisovnou nebo hovorovou češtinu, jak používat odborných termínů apod., ◊ na koho se má prezentující obracet - zda na moderátora nebo na diváky (posluchače).

⇒ 53 ⇐



KAPITOLA 6 - MÉDIA A MULTIMÉDIA U obsáhlejších pořadů můžeme očekávat i scénář (se kterým se pečlivě seznámíme), zkoušky a četné režijní zásahy. Při běžných rozhovorech (např. pro zpravodajství) tyto záležitosti odpadají nebo se aspoň výrazně zjednodušují. [HUR95] tvrdí, že klíčem úspěchu při poskytování rozhovoru je říkat to, co si člověk myslí a myslet si to, co říká. Člověk musí předpokládat všechny možné otázky a reakce, které budou následovat a rychle se rozhodnout jak reagovat. Jsme-li požádáni o rozhovor, měli bychom si podle [HUR95] zjistit mnoho informací: -

bude to rozhovor, diskuse u kulatého stolu, zábavný pořad? bude přítomno publikum a zda bude klást otázky? jaké je téma hovoru a na jaké úrovni bude hovor veden, čeho všeho se bude (nebo může) týkat, kdo rozhovor povede, jak bude probíhat, proč vybrali právě mne, zda bude rozhovor veden kvůli zprávě, kvůli nějaké události, kvůli vysvětlení a poučení nebo jen tak náhodou, zda bude součástí zpravodajství nebo jiného (jakého?) pořadu, zda bude vysílán živě nebo ze záznamu, jak dlouho bude trvat, zda půjde po povrchu nebo více do hloubky, zda bude nebo byl veden rozhovor na dané téma i s někým dalším (a s kým) před nebo po vašem rozhovoru - je druhá osoba vaším rivalem nebo spojencem?

Všem těmto skutečnostem přizpůsobujeme obsahovou i formální stránku projevu. Musíme také předpokládat, že redaktor (moderátor) bude dostatečně připraven, obeznámen s dostupnými materiály, hlavními myšlenkami, problémy atd. Proto bychom se měli i my náležitě připravit - zvažovat fakta, argumenty, názory, své vystupování atd. Důležité je mít ověřené informace, a to nejlépe z několika nezávislých zdrojů (v běžné žurnalistice se požadují alespoň dva nezávislé zdroje). Pokud neznáme otázky předem, je nutno pokusit se odhadnout, které otázky člověk dostane a připravit si na ně předem odpovědi. [HUR95] radí: „Dbejte o to, aby vás nemohli tazatelé přistihnout nepřipraveného; a kdyby k takové situaci došlo, nenechte to na sobě znát. Doporučuje se ještě před vystoupením sledovat programy ,vašeho‘ moderátora. Získáte tak představu, co vás čeká a jak se moderátor vyjadřuje a prezentuje“.

6.3.2 Příprava a provedení Je důležité si uvědomit, že v rozhlase i v televizi se neskáče do řeči (leda ve výjimečných případech se souhlasem nebo podle pokynu režiséra)! Nevhodné jsou i hádky (pokud je nepředepisuje scénář). Při vystoupení v rozhlase si musí být prezentující vědom toho, že ho posluchači nevidí (jsou odkázáni jen na to, co slyší), nemohou sledovat gestikulaci, tedy nonverbální komunikaci. Tím více je nutno dodržovat pravidla a rady rétoriky (viz bod 4.3.5). V žádném případě se prezentující nesmí dopustit takové chyby, že by se nechal unést rozhovorem a začal by v zápalu věci moderátorovi ukazovat grafy, obrázky, tabulky atd. Prezentující by neměl používat příliš složitá souvětí, při ústním projevu se k nim posluchači nemohou vracet a nemusí je pochopit. Věty mají být jasné a stručné. Často se v rozhlase zařazují krátké přestávky v rozhovoru (bývají vyplněny hudebními vložkami). Přestávka (3 ~ 5 minut) dává možnost opětně se zkoncentrovat a připravit se na další část rozhovoru (mezi hudebními přestávkami se probírají ucelená podtémata). Při vystoupení v televizi je nutné dodržovat nejen pravidla a rady rétoriky, ale také si uvědomit, jak jsou důležité vizuální vjemy (nonverbální komunikace - viz odst. 4.4). Prezentující musí působit příjemně a vstřícně, i když právě neříká nic důležitého nebo nového. Měl by používat mimiku a gesta, ale uměřeně, vypadat uvolněně, i když se tak necítí. Rozhodně by nikdy neměl ztrácet rozvahu a zvyšovat hlas, dávat najevo své rozpaky a pochyby, nebo vypadat frustrovaně. Pozor na proxemiku: ve studiu můžeme být ve střední vzdálenosti od ostatních účinkujících, „virtuální odstup“ od diváka se však může výrazně měnit, neboť záběry mohou být různé - od celkových až po detailní. Diváci sledují výraz, postoj (způsob sezení), gestikulaci, mimiku, pohyby rukou atd. Prezentující má být přirozený, gesta a mimiku nepřehánět (může být i v detailním záběru)! Sezení (postoj) má být uvolněné, pohodlné, ale ne ledabylé. Nutno dávat pozor na celé tělo, v celkových záběrech mohou být např. i nohy. Je třeba nedopouštět se některých verbálních i nonverbálních zlozvyků, diváci by se soustředili na ně místo na vlastní sdělení. Prezentující se musí kontrolovat i tehdy, mluví-li jiní (možnost prostřihu právě na něj). U televizního vystoupení je dobré seznámit se předem s prostředím - kde je moderátor, kde ostatní účastníci debaty, kde kamery atd. Předem je nutno domluvit (s režisérem) zda se obracet k moderátorovi, k druhým diskutujícím nebo k divákům (svítící kamera).

⇒ 54 ⇐



KAPITOLA 6 - MÉDIA A MULTIMÉDIA Při televizním vystoupení je nutné věnovat pozornost i zevnějšku: • Účes, líčení atd. (přenecháme maskérům). • Oblečení je velmi důležité; nutno dohodnout: - typ (společenské, sportovní, ...), - úpravu (přesné nebo ledabylé oblečení), - barevnost (někdy jde o celkovou barevnou kompozici, často se vylučuje některá barva - zpravidla modrá - vzhledem ke klíčování obrazu, kameramani nemají rádi zářivě bílé košile a halenky) atd.

Vše je nutné předem konzultovat s režisérem pořadu, což je komentováno v [HUR95]: „Když budete vystupovat v televizi, brzy zjistíte, že se do značné míry jedná o vykonstruované představení. V pozadí stojí vždy režisér, který rozhoduje, jak začít a jak bude vše probíhat. Všechno se dělá kvůli divákům, aby byl pořad pro ně co nejzajímavější a poskytl jim co nejvíce informací“. Rozhlas i televize nabízejí možnost vysílání živě nebo ze záznamu. Každá metoda má pro prezentujícího výhody i nevýhody. Živý rozhovor předává sdělení přímo cílové skupině a odstraňuje možnost dodatečně je pozměňovat nebo chybně interpretovat. Živé vysílání také ale znamená, že vše co prezentující řekne, je závazné, nemůže vzít svá slova zpět. Proto je při živém vysílání zdaleka nejdůležitější dokonalá příprava, aby se nestalo, že prezentující neví kudy kam nebo řekne něco nepatřičného. Naopak u vysílání ze záznamu může být nakonec něco vystřiženo, upraveno, pozměněno. Je však lépe nespoléhat na možnost dodatečných úprav a raději se vždy chovat jako v přímém přenosu.

6.4 Tiskové konference Nejdůležitějším důvodem, proč svolávat tiskové konference nebo přijímat novináře je získat kontakty, protože pozornost, kterou nám věnují média, se mnohonásobně vrátí v rozšířeném okruhu zájemců. Dalším důvodem je informovat veřejnost (o čemkoli - například o novém informačním systému). Před svoláním tiskové konference musí být jasné odpovědi na tyto otázky: -

proč zrovna tisková konference, cíle konference, obsah sdělení, kdy se uskuteční, kde se bude konat, jak bude konference strukturována, kdo bude pozván.

Specifikem tiskových konferencí je to, že účastníci, ale především prezentující musí být náležitě připraveni, mít všechny potřebné materiály po ruce; dotazovaní musí být pohotoví, i na „dotěrné“ otázky musí odpovídat v klidu. Velké nároky jsou kladeny na formulaci odpovědi - musí být jasná, přesná a hlavně si ji musí odpovídající řádně promyslet. Odpověď se nedá vzít zpět a u tiskových konferencí se neprovádí autorizace. Na tiskovou konferenci by měli být přizváni lidé, o kterých víme, že se zajímají o danou oblast, o naše záležitosti, kteří mohou tiskovou konferenci účelně směrovat a dát jí mnoho dobrých impulsů. Důležitý je výběr dne v týdnu a denní doby tak, aby vyhovoval především zástupcům médií. Vhodný bývá čas před polednem. Nezanedbatelná je otázka občerstvení; mnohé zástupce médií tato oblast zajímá více než vlastní téma konference. Správně zvolená nabídka pokrmů a nápojů má příznivý dopad na způsob, jakým o nás budou média referovat. Běžná tisková konference probíhá obvykle podle následujícího schématu: 1. Přivítání účastníků. 2. Prezentace. 3. Otázky. 4. Neformální diskuse. Na začátku nebo na konci tiskové konference mají být rozdány tiskové materiály. Tyto materiály by měly být prezentovány jako oddělené dokumenty, přehledně sestavené, aby si novináři mohli vybrat kteroukoliv informaci. V tiskových materiálech pozor na každé slovo! Podle [HUR95] mají materiály obsahovat alespoň: • námět, vyznačený v hlavních bodech, • podpůrné informace, např. statistiky, podrobnosti, někdy i biografii, • stanovisko ředitele nebo někoho z vedení. Organizaci tiskové konference se doporučuje vždy svěřit specializované firmě, která má v tomto směru zkušenosti (ví, jak, kdy a kde zajistit místnost, vybavení, zesilovací zařízení, občerstvení, ale umí i sestavit program, ví koho a jak pozvat atd.).

⇒ 55 ⇐



KAPITOLA 6 - MÉDIA A MULTIMÉDIA

6.5 Multimédia Multimédia jsou definována jako spojení textu, obrazu, zvuku a animovaných obrazů. Multimediální prezentace tedy využívá kombinace různých způsobů působení na publikum. ◊ Občas se můžeme setkat s CD, na kterém je uvedeno „multimediální prezentace“ např. „výroční zprávy společnosti“. Často jde ale jen o text, doplněný semtam grafem nebo tabulkou a nanejvýš vybavený hypertextovými odkazy. To ovšem není multimediální prezentace.

Multimediální prezentace může být dvojího typu: • Celá prezentace je připravena na počítači a na něm se i provozuje. Toho se používá zejména: - na výstavách a veletrzích, kdy taková prezentace běží na některém počítači stánku a láká publikum k hlubší prohlídce stánku, - pro jednotlivého uživatele, který si takovou prezentaci přehrává doma nebo v práci většinou sám nebo s minimem spolupracovníků či známých - jde o soukromé oslovení individua (v tomto případě se v prezentaci používá hypertextových odkazů i jiných aktivit uživatele; neexistuje však žádná zpětná vazba k autorovi prezentace).

• Multimediální celek je určen jako doprovod a pomůcka k ústní prezentaci (viz též odst. 9.2). Používá se např. v předváděcích místnostech lepších firem, kde zájemci a potenciální zákazníci získávají informace o firmě a jejích produktech. Můžeme samozřejmě tento typ použít i pro prezentaci např. při přednášce ve škole i pro veřejnost nebo při školení. Pro využití multimediálních pomůcek jako doprovodu ústní prezentace musíme ovšem počítat s tím, že je k tomu zapotřebí perfektní, poměrně složitá a dosti nákladná technika! Příprava multimediální prezentace je vysoce odbornou záležitostí. Nejprve je nutno vytvořit celkovou koncepci, pak připravit a zpracovat jednotlivé složky a nakonec integrovat všechny složky do konečného celku. Tato práce vyžaduje znalosti, zkušenosti, vkus, tvůrčí schopnosti a nápady a to v oblasti textů, typografie, grafiky, hudby, práce se zvuky, fotografie, filmu, videa atd. Je nutno: • Pořídit základní materiál pro každý obor (text, audio, grafiku, video). To lze provést buď využitím archivů (hudebních nahrávek, videoklipů apod.) nebo vytvořením dané složky (natočením zvukového záznamu, natočením filmové nebo video sekvence, napsáním textů apod.). • Upravit získaný materiál (editovat text, sestříhat zvuky i animované obrazy, upravit fotografie apod.). • Integrovat upravené složky do multimediálního celku. Ke každé činnosti v každé z uváděných oblastí existuje velké množství technických a softwarových pomůcek a nástrojů (které je třeba perfektně ovládat), řada pravidel a zásad pro splnění tvůrčích záměrů (jak pracovat s kamerou, jak stříhat obraz nebo zvuk, …) a tyto všechny prostředky musí být využity s nějakým tvůrčím záměrem podle různých estetických a uměleckých hledisek a zákonitostí. Přitom si uvědomíme, že každá ze zmíněných oblastí je sama o sobě nesmírně rozsáhlá. Např. jen v oblasti filmu a videa je nutno ovládat: dramaturgii, scenáristiku, řízení výroby, režii (případně i práci s herci), snímání obrazu (kameru), střihovou skladbu, pořízení a mixáž zvukové složky atd. Prezentace tohoto typu by tedy měla být vždy zadána specializované firmě. Zadavatel však musí na práci dodavatele multimediálního celku neustále dohlížet a usměrňovat ji. Cílem práce má být prezentace, ne několik samostatných tvůrčích uměleckých výbojů (z nichž každý je sice nádherný, ale nějak to „nejde dohromady“).

⇒ 56 ⇐



KAPITOLA 7 - FIREMNÍ KOMUNIKACE

7. Firemní prezentace a komunikace 7.1 Základní úvaha V každé firmě, organizaci, instituci atd. probíhá rozsáhlá písemná i ústní komunikace. • Jsou zde nejrůznější interakce - jak interní (uvnitř podniku), tak i externí (ve styku s okolím podniku): ◊ písemné - dopisy, faxy, elektronická pošta, memoranda, interní sdělení; ◊ ústní - telefon, rozhovory a jednání se spolupracovníky, s manažery, se zákazníky a klienty.

• Časté jsou i prezentace - též interní a externí: ◊ písemné - zprávy včetně výzkumných, dokumentace projektů i produktů, reklamní texty, firemní příručky a skripta, firemní zpravodaj, prezentace prostřednictvím Internetu, …; ◊ ústní - prezentace výsledků práce před manažery (vlastními i cizími), výstavy a veletrhy, prezentace produktů, ….

Problematika firemní komunikace je specializovaná a široce zkoumaná disciplina, které jsou věnovány celé obsáhlé knihy (např. [GIB92], [HUR95], [WAR96] apod.). Vzhledem k omezenému rozsahu těchto skript probereme tedy v následujících odstavcích zběžně jen některé důležité druhy firemní komunikace a to především takové, kde se uplatňuje ve větší míře prezentace. V takových případech lze na firemní komunikaci také aplikovat zásady, probrané v jiných kapitolách těchto skript. Na druhé straně je nutno si uvědomit, že firemní komunikace probíhá vždy podle interních předpisů a norem, které jsou v různých firmách různé a nelze je tedy v plném rozsahu ve skriptech popsat. Základní pravidlo pro firemní komunikaci zní: Po nástupu do firmy, organizace, instituce je nutno seznámit se s interními normami, předpisy, pokyny a zvyklostmi pro komunikaci i prezentaci. Přitom slovo „seznámit se“ znamená: zjistit co všechno existuje, vyžádat si podklady, prostudovat, konzultovat se služebně staršími spolupracovníky, dodržovat při všech úkonech. Kvalitní firmy zajistí samy pro nového zaměstnance potřebné informace, případně ho i vyškolí. Je zcela špatné považovat interní předpisy a pokyny za jakousi pumprdenci a nevěnovat této oblasti pozornost. Dobré firmy (a u špatných přece zaměstnání nehledáme) dbají totiž na vysokou úroveň interní i externí komunikace (neboť to je součást image firmy!) a vytvářejí ucelený systém grafických i akustických projevů. Je to např. logo firmy, formulář dopisu, dokumentace produktu, ale i jednotné zdvořilé ohlášení v telefonu a vysoká úroveň prezentací na výstavách a veletrzích. Nutno si uvědomit, že úroveň a kvalita komunikace se promítá nejen do vnějšího obrazu, ale i do obchodního a ekonomického úspěchu firmy. Součástí firemní komunikace je i bezvadné společenské chování a vystupování (viz odst. 2.1 a tam uvedenou literaturu). Některé firmy mají i v této oblasti své interní pokyny a předpisy, např. etické kodexy.

7.2 Korespondence Korespondence (dopisy, interní sdělení, memoranda, …) je důležitým prvkem písemné komunikace. Korespondence se odehrává klasickou formou (dopis, spis) nebo použitím techniky (fax). E-mail zmíníme v odst. 7.9. Písemný dokument je vizitkou firmy (i vizitkou pisatele). Dbáme tedy na použití správného papíru (s hlavičkou, s vodoznakem, s logem firmy,…), na dodržení všech formalit a na použití dobré češtiny (úřední dopis svádí k úřední češtině, ale ta není pěkná). Povinné údaje předepisují firemní normy; obecně má mít každý dopis: -

datum, identifikaci (např. jednací číslo), jde-li o odpověď, pak odkaz na písemnost, ke které odpověď patří - většinou jejím identifikačním označením), věc (vyjádřenou stručně a jasně), vlastní text (u delšího spisu členěný do odstavců), závěr, pozdrav a podpis.

Se spisovým řádem je nutno se v každé firmě seznámit; doporučuje se nahlédnout do spisů, vedených služebně staršími spolupracovníky a případně si nechat vysvětlit detaily. Z mnoha zásad uvedeme dvě důležité: • Velmi přísná jsou podpisová pravidla - kdo co podpisuje (lépe řečeno: kdo má, kdo může a kdo nesmí určitou písemnost podepsat). Nutno přesně dodržovat!! • Důležitá je identifikace dopisu, která souvisí s metodami archivace dokumentů a s evidencí návaznosti spisů. Promyšlený systém označování pomáhá při běžné práci i při tvorbě nových písemností (např. lze snadno projít historii určitého tématu). Stanovený způsob identifikace spisu musíme bezpodmínečně dodržovat; v lepších firmách hlídají správná značení sekretářky a podatelny.

⇒ 57 ⇐



KAPITOLA 7 - FIREMNÍ KOMUNIKACE Některé firmy mají zavedeny systémy elektronické správy dokumentů. Každý takový systém má svá pravidla (a uživatelské příručky), která je nutno - jako u všech počítačových systémů - přesně respektovat.

7.3 Dokumentace Dokumentujeme přípravu i výsledky práce. V každé firmě existuje mnoho druhů dokumentace, všimněme si dvou důležitých typů: • Projekt - dokumentuje přípravu nějaké činnosti firmy, určuje, jak se tato činnost bude provádět. • Dokumentace produktu nebo služby pro zákazníka, klienta, uživatele (pro práci s produktem i pro údržbu produktu). Dokumentace musí být zpracována striktně podle firemních norem, předpisů, pokynů i zvyklostí. Pro přiblížení otázek, souvisejících s tímto tématem uvedeme základní poznatky o dokumentaci informačních systémů podle lit. [BEB98]: Sebelépe navržený a realizovaný systém je bez dobré dokumentace k ničemu! Systém je nutno vybavit důkladnou a pečlivou dokumentací. Pro zpracování dokumentace platí množství norem a předpisů, jednotlivé špičkové firmy mají většinou své vlastní metodické pokyny a návody. V zásadě existují dva druhy dokumentace: • Řešitelská = kompletní popis systému i jeho prvků, určený především pro další rozvoj a údržbu systému. • Uživatelská = slouží uživatelům systému, popisuje a vysvětluje jejich práci. ◊ Uživatelská dokumentace musí obsahovat manuál (příručku), kde jsou stručně a přesně uvedeny definice a popisy pojmů a uživatelských činností. U každého pojmu nebo činnosti je uvedeno vše, co s tímto tématem souvisí. Manuál je určen pro uživatele, který již umí se systémem pracovat. ◊ Uživatelská dokumentace může obsahovat i učebnici, která slouží jako výukový text pro seznámení se systémem. Učebnice je koncipována podle pedagogických zásad výkladu od jednoduchého k složitému, o jednom tématu se může zmiňovat na různých místech, má být názorná, doplněná příklady, obrázky a grafikou. ◊ V praxi se často setkáváme s dokumentací, která je vlastně sloučením manuálu a učebnice. Taková dokumentace vzniká ve snaze ušetřit náklady, jde však o zcela nesprávnou cestu. Hybridní dokumentace neumožňuje jednoznačné hledání (jako manuál) a naopak manuálovým stylem ztěžuje učení.

Úroveň uživatelské dokumentace je měřítkem úrovně systému. U vyspělých firem je pravidlem, že pro tvorbu uživatelské dokumentace se vytváří tým, složený např. z těchto profesních odborníků: ◊ autor systému (i programátor) - pro výklad základních textů a pouček, v první fázi pro ostatní členy týmu, v dalších fázích pro konceptní formulace; ◊ pedagog (pro správný způsob podání látky, pro přizpůsobení úrovně dokumentace předpokládané úrovni čtenáře); ◊ lingvista (pro jazykovou čistotu, správnost a jednoduchost); špičkové světové firmy produkují dokumentaci ve zjednodušené angličtině, používající omezený slovník a jednoduché gramatické konstrukce, takže je srozumitelná a snadno bez větších problémů přeložitelná do jiných jazyků (volba jednoduchého, avšak sémanticky přesného jazyka je dosti obtížná!); ◊ grafik (pro tvorbu obrázků a ilustrací, volbu typů písma, zvýrazňování, odsazování, zalamování i pro celkový vzhled); ◊ redaktor (pro dramaturgii dokumentace, celkové uspořádání, přiblížení čtenáři, skladbu kapitol, odstavců a bodů, pro montáž jednotlivých prvků, pro tvorbu rejstříků a obsahů atd.); ◊ někdy bývá přizván i psycholog.

Dokumentace je nejen pomůckou pro uživatele, ale i vizitkou firmy, takže se vyplácí věnovat pozornost také provedení (obálka, vazba, logo, ....). Samozřejmě je nutno dobře, vzhledně a prakticky vyřešit i celý komplet dodávané dokumentace s příslušenstvím (písemnosti, diskety, CD, pomůcky, ...). Součástí dodávky bývají i různé licenční podmínky, ujednání s provozovatelem nebo uživatelem (není-li součástí smlouvy) a podobně. V poslední době se rozmohl trend „dokumentace pro idioty“. K tomu malá poznámka (k diskusi): Softwarové noviny č. 4, 1996. Richard Bébr „Konec starých časů“ - výňatek. Pravidlo „vše pro blbce“ bylo dovedeno k dokonalosti, má však jednu nevýhodu: neblbec tomu nemůže přijít na chuť a je zcela dezorientován. Z nových (spisovnou češtinou psaných) uživatelských příruček se dozvím, co mám konkrétně dělat, třeba jak uchopit a přesunout objekt nebo složku odsud támhle. Nikdo se mi však neobtěžuje sdělit, proč vlastně bych daný úkon měl provádět a proč bych měl objekt nebo složku uchopovat a přesouvat. S nostalgií vzpomínám na prastarou dokumentaci HewlettPackard, kde bylo vždy řečeno nejprve o co jde, pak proč o to jde a teprve nakonec jak si mám počínat. Dnes se s takovými výklady neobtěžují ani renomované firmy. Jsi prostě uživatel, tudíž blb a nám jest tě jenom naučit sérii mechanických úkonů. Pokud tomu náhodou rozumíš nebo jsi inteligentnější než podprůměr, tvoje škoda.

⇒ 58 ⇐




7.4 Reklama Reklama je svébytným druhem písemné prezentace. Podle lit. [BEB98]: Zboží, o kterém se zákazník nedozví, se neprodá. Pro firmu, která své produkty nebo služby nabízí širší množině potenciálních uživatelů, je nutná reklamní kampaň, jejíž návrh a realizaci svěřujeme renomovaným odborným firmám. Nutno upozornit, že reklamní kampaň bývá finančně velice nákladná (při reklamě jen v tisku mluvme o statisících Kč, chceme-li i reklamu v televizi, mysleme raději v milionech). Jednoznačný návod pro vedení reklamní kampaně nelze ovšem poskytnout. To je věc marketingových a reklamních odborníků (práce s reklamou je dosti specializovaná a jsou pro ni potřebné příslušné odborné znalosti), nicméně manažeři firmy by měli být nejen iniciátory, ale i supervizory reklamní kampaně. Konstatujme, že reklama je něco mezi řemeslem, vědou a uměním a podle toho se chovejme. Jako v každé prezentaci je i v reklamě nutno přesně určit trojici téma - účel - publikum. Musíme vyjasnit všechny tři složky i jejich vzájemné vazby. Pokud jde o publikum, nabývá cílová skupina mimořádnou důležitost. Jestliže ji přesně stanovíme, musíme cílové skupině přizpůsobit obsahovou i formální stránku reklamní akce. Zde hraje velkou roli věk, pohlaví, ale i národnost (na Američana působí zcela jiná reklama než např. na Němce). Reklama je vysoce specializovanou a velmi odbornou disciplinou. Budeme-li ji sami tvořit, musíme ji hluboce studovat. Abychom mohli reklamu zadávat, její tvorbu řídit a výsledky schvalovat, seznámíme se např. s „kodexem reklamy“ a nahlédneme do nejrůznější literatury (na téma „reklama“ je na trhu spousta knih, např. leccos nalezneme v [BLAC94] nebo v [NEM93]); můžeme vyslechnout zajímavé přednášky (i na VŠE) a poučit se z realizovaných reklam a jejich ohlasu u publika. Pěkná je i diplomová práce [SOK99], která se zabývá prezentací a reklamou v oblasti softwarových produktů. Reklama může mít různé formy. Nelze s dobrým svědomím doporučit tzv. reklamu šokem nebo reklamu s útokem na nižší lidské pudy; v některých případech se používá, pro seriózní firmu je nevhodná, slušné a normální lidi (o které nám jde nebo by mělo jít) spíše odrazuje. Reklama by měla používat dobrý jazyk na vysoké úrovni. Jsme v České republice, naše reklama by se tedy měla vyjadřovat správně česky! Není to samozřejmé, jak by se na první pohled zdálo. České reklamní agentury často produkují tak příšernou češtinu, že je z ní normálnímu českému občanovi doslova nevolno. Na příklad: • „EXTRA VELKÉ KOUSKY OVOCE“ - copak nemáme slovo „zvláště“? • „KELÍMEK GRÁTIS“ - snad „zdarma“?! • „SET NÁDOBÍ“, „ KIT PRO KUTILY“ - není v žádném slovníku spisovné češtiny, ale za to je tam „sada“ nebo velmi hezká „souprava“. • „KINDERVEJCE“ - slovo, jehož vytvoření by mělo být ohodnoceno minimálně 2 roky nepodmíněně (dokonce lze slyšet i „kindrsurpréza“, ale to nestojí ani za komentář). Všichni známe mnoho dalších příkladů. A to už raději nerozebíráme výslovnost; reklamní hlasatelé patrně v životě neslyšeli o pravidlech výslovnosti českých hlásek, o slovním a větném přízvuku atd. Zhusta se v reklamě používá zběsilého co nejrychlejšího řvaní (proč?), které správnou výslovnost snad ani neumožňuje a navíc prostého občana děsí a popuzuje. ◊ Poznámku k češtině v reklamě najdeme i v bodu 2.2.1. Jedním z nemilých zlozvyků je také tykání posluchačům a dokonce v textech divákům. Pokud to dělají např. výrobci žvýkaček nebo limonád pro teenagery, je to jejich věc. Prodáváme-li však např. informační systém nebo speciální on-line informatické služby, nemůžeme na budoucího zákazníka pořvávat jako na pubescenta. Často se používá reklamních textů, vytvořených v zahraničí v cizím jazyku (pokud je reklama správně udělaná, je to špatně, neboť je zaměřena na jinou cílovou skupinu). Dokonce se někdy texty ani nepřekládají, ale to už je vrchol arogance, projev kolonialismu a obyčejné hulvátství. Normální je text přeložit, ale pozor, abyste nedopadli jako známá světová společnost, jejíž do češtiny přeložený inzerát způsobil velkou ostudu (ukázka je uvedena v příloze 11.6). S reklamou souvisí tvorba propagačních a nabídkových materiálů. I tu bychom měli svěřit specialistům. Jestliže máme z nějakých důvodů nabídku nebo propagační brožurku apod. vytvořit sami, snažíme se: - neupadnout do „zdeúřední“ češtiny, - psát čtivě, jasně, logicky, srozumitelně, správně česky, - použít všech znalostí a dovedností z oblasti prezentace.

Jako všechno ostatní, musí se i tvorba nabídek, propagačních materiálů, prospektů atd. řídit firemními předpisy, pokyny a zvyklostmi.

⇒ 59 ⇐




7.5 Výstavy a veletrhy 7.5.1 Specifika ⇒ Veletrh: -

záležitost ryze komerční, propagace firmy, navázání obchodních kontaktů, uzavírání obchodů, vyznačuje se účastí mnoha různých firem, je pořádán na specializovaném výstavišti, je přístupný široké odborné i laické veřejnosti.

⇒ Výstava: - může být jak komerční, tak i jen propagační, informativní, naučná apod., - bývá tématická a pořádá ji jedna firma nebo skupina firem, - může být uspořádána v prostorách firmy, ve veřejných (najatých) prostorách, ve školách, při seminářích a sympoziích apod., - předem je určeno, jaká skupina zájemců bude mít na výstavu přístup - od úzce vymezených skupin specialistů až po neomezený všeobecný přístup.

Aby prezentace na veletrhu nebo výstavě splnila svůj účel, musí být perfektně připravena a po všech stránkách zajištěna. Na veletrhu mají návštěvníci možnost konfrontovat stánky různých firem. Na výstavce, pořádané jedinou firmou nelze však spoléhat na to, že návštěvník nemá s čím srovnávat a bude tak shovívavý k nedostatkům. Obecně platí, že návštěvníka nesmíme nikdy podceňovat. Pro celou problematiku veletrhů a výstav je klíčová lit. [LEI95].

7.5.2 Příprava Provozování stánku na veletrhu či výstavě není levnou záležitostí. Prezentující pracovníci, reklamní materiály, pomůcky a v neposlední řadě i sama prezentace vyjadřují kvalitu organizace, produktů a služeb. Proto je nutno věnovat velkou pozornost přípravě stánku, a to jak organizační, tak i personální. PERSONÁLNÍ (POČET, KVALIFIKACE) vedoucí stánku zástupce vedoucího poradce, prodejce doprovod, pohoštění administrativa tiskový mluvčí překladatel

ORGANIZAČNÍ infrastruktura stánku rozdělení stánku pořádání akcí styk s médii reklama, prospekty komunikace

elektrická přípojka, počítače pohoštění, obsluha expozice, zázemí co, kdy, kde, jak

telefon, fax, mail, …

TAB. 8 - ZAJIŠTĚNÍ STÁNKU

„Dobrý stánek zve kolemjdoucí k návštěvě, je otevřený a komunikativní, jsou u něj zajímavé a výrazné exponáty i kompetentní personál. Podstatnou roli hraje klima panující ve stánku“ [LEI95]. Důležité je zajištění připojení elektrického rozvodu, nainstalování počítačů, telefon, fax, mail i např. datová linka (u prezentace online služeb) až po občerstvení (viz tab. 8). Nestačí výrobek nebo službu jen ukazovat, jeho použití a užitek musí být předvedeny a vysvětleny. Velký význam mají i prezentační pomůcky, např. optické a akustické efekty, předváděcí programy, propagační materiály, grafy, fotografie, video nebo multimediální show atd. Nesmíme ale zapomenout, že to jsou jen podpůrné prostředky; důležité je zákazníky oslovovat. Pozornost věnujeme výběru personálu, který bude reprezentovat firmu na výstavě nebo veletrhu, protože tito lidé budou vytvářet obraz o dané firmě. [LEI95] uvádí kritéria, kterými je dobré se řídit při výběru pracovníků do stánku: -

znalost výrobku nebo služby (systému), znalost zákazníků, znalost cizích jazyků, znalost vlastní firmy, technické znalosti a dovednosti, nutné pro předvádění exponátů, schopnost jednat s lidmi.

⇒ 60 ⇐



KAPITOLA 7 - FIREMNÍ KOMUNIKACE K tomu je nutno přidat kvalitní ústní projev, tedy umění poutavě a srozumitelně vyprávět, využívat rétoriku, schopnost tvořit smysluplné věty, což není přesně totéž jako schopnost jednat s lidmi.

7.5.3 Komunikace s návštěvníky Na výstavu i veletrh mohou přijít různé skupiny návštěvníků: od těch, kteří přicházejí záměrně, jsou motivováni, chtějí se informovat a vyhledávají konkrétní expozice a prezentace, až po ty, kteří se bez konkrétního cíle nechají unášet proudem davu. Zde nastává rozdíl v přístupu k těmto skupinám - ti prví spíše sami osloví personál stánku a mají zájem o konkrétní věci, informace či řešení; ty druhé je nutné oslovit a otázkami zjistit jejich zájem, zaujmout, nabízet atd. Každá ze skupin návštěvníků má odlišné očekávání informace o novinkách, rozšíření vzdělání, diskuse s odborníky, získání nabídek, uzavření kontraktu, srovnání s ostatními atd. Koncepce a provedení stánku musí s těmito typy očekávání počítat. Základem navázání kontaktu s návštěvníkem je správné uvítání, protože ovlivňuje první dojem. Jestliže je již navázán kontakt, musí mít návštěvník pocit, že se mu plně věnujete. Personál ve stánku by nikdy neměl obsluhovat více zájemců najednou - nebo přijde o všechny. Mohou nastat takové situace, kdy vzhledem k velkému náporu není možné se plně věnovat jen jednomu zákazníkovi. Pak je třeba dalšímu návštěvníkovi naznačit, že obsluhující o něm ví, nějak ho zaměstnat (může si prohlédnout prospekty atd.) a jakmile se některý z kolegů uvolní, ihned ho upozornit na čekajícího zájemce. Dalším bodem je jednání s návštěvníkem. Zde je důležité zjistit zájmy a problémy. Zájemce je spokojen, když dostane dobrou radu, když má pocit, že se s ním jedná individuálním přístupem. Vůbec nejlepší metodou je pokládat návštěvníkovi takové otázky, jejichž zodpovězením potvrdí stanoviska vystavovatele, což má mnohem větší cenu, než mnoho přesvědčujících slov (zájemce bude mít pocit, že na tuto myšlenku přišel sám a přijme ji). Ovšem i naslouchání je neméně důležité. Při jednání pozor na proxemiku - jde o blízký kontakt, kterému nutno přizpůsobit gestikulaci, mimiku i sílu a barvu hlasu. Návštěvník nemá příliš času, proto občerstvení či pohoštění musí být prováděno rychle a racionálně. Do standardní nabídky nápojů patří káva, čaj, džus, minerální voda. Alkohol by měl být pro všechny zaměstnance stánku přes den tabu a kouření by mělo být odloženo raději na pracovní přestávky. Návštěvníkům ovšem můžeme alkohol nabídnout a chtějí-li kouřit, zajistíme popelník.

7.5.4 Vyhodnocení. Po každém veletrhu nebo výstavě následuje velice důležitá etapa - zhodnocení, kontrola úspěšnosti a poučení se z chyb. Pokud trvá výstava či veletrh několik dní, máme alespoň částečná vyhodnocení provádět denně. Po skončení výstavy či veletrhu je kromě vyhodnocení třeba vykonat ještě řadu činností. Musíme se postarat o splnění přání zákazníků, vyřízení objednávek, prohloubení navázaných kontaktů, naplánování a sjednání návštěv atd.

7.6 Zprávy Ve výzkumných či technických zprávách autoři popisují nějakou činnost (např. výzkum, vývoj), její předmět a její výsledky: - zpráva o provedení nebo vytvoření něčeho (to něco má svou dokumentaci), - zpráva sama je výsledkem (matematické řešení, návrh systému, …).

Ve většině zpráv tohoto typu by mělo být obsaženo alespoň: • jak zní zadání, kdo práci zadal, kdo ji zaplatil, • organizace - kdo se podílel, jakou měrou, co dělal, • postup řešení, návaznost na jiná řešení, • vysvětlení řešení - východiska řešení, použité podklady, metody, model, popis (matematika, program), • výsledky (jsou-li jaké), porovnání s jinými známými výsledky, • doporučení pro další práce a činnosti, návrh podmínek realizovatelnosti, možné aplikace, • ekonomická hlediska(náklady, přínosy, …), • literatura, • nákresy, grafy, tabulky, vzorce …, • výstupy z výpočtů. Náležitosti a úpravu výzkumných a technických zpráv upravuje [CSN96a]. Zásadním vodítkem jsou také firemní předpisy, normy, pokyny a zvyklosti.

⇒ 61 ⇐



KAPITOLA 7 - FIREMNÍ KOMUNIKACE [CSN96a]doporučuje např. toto uspořádání zprávy: • Úvodní část: -

titulní stránka, referát (abstrakt), obsah, slovník znaků, symbolů, jednotek, zkratek, akronymů nebo termínů, předmluva, je-li požadována.

• Hlavní textová část: -

úvod, jádro zprávy s hlavními ilustracemi a tabulkami, závěry a doporučení, poděkování, existuje-li, soupis citací.

• Dodatky (přílohy): - nevyskytují se vždy, ale mohou tvořit i podstatnou část některých zpráv.

• Další závěrečné části: - rozdělovník, - údaje o dostupnosti atd.

Kromě toho můžeme na výzkumné a technické zprávy aplikovat zásady, uvedené pro diplomové a disertační práce (viz odst. 5.2).

7.7 Prezentace pro manažery Managementu musíme často prezentovat výsledky své práce, různé situace, problémy i úspěchy. Rozlišujeme přesně prezentaci pro manažery vlastní firmy či instituce a pro manažery „cizí“. Z naší známé trojice téma - publikum - účel je vždy jednoznačně určeno téma a publikum, účel prezentace se však liší: • Pro vlastní manažery je účelem prezentace seznámit je se stavem či výsledky. Zde je nutná naprostá korektnost - nic neomlouváme a nezamlouváme, popisujeme úspěchy i nedostatky. Nezapomínáme, že správná informace je pro management nesmírně důležitá a také nezapomínáme, že na jakékoliv manipulace s informacemi se vždy dříve či později přijde; správný manažer se pak s autorem nekorektních zpráv už dále nebaví a dá mu to (leckdy tvrdě) pocítit. ◊ Občas je nutno i vlastní manažery přesvědčit (prosazujeme určité řešení, chceme získat pro svůj tým úkol, peníze, …); vycházíme z prezentace typu „seznámit“ s cíleným zdůrazněním některých momentů a s použitím různých strategických i taktických přesvědčovacích metod - vždy však bez přehánění, bez lhaní a bez bombastických triků).

• Tím není řečeno, že pro manažery cizích firem a institucí můžeme lhát a podvádět. Strategie i taktika jsou však přizpůsobeny účelu, kterým je přesvědčit publikum o tom, že naše firma nebo instituce je schopná nějaké pro ně užitečné činnosti a navíc i o tom, že jsme seriózní organizace, se kterou stojí za to být v kontaktu. Zajímavým druhem prezentace pro cizí management jsou nabídky do výběrových řízení, které se řídí přesnými pravidly (viz lit. [BEB98]) a kde úspěch znamená často získání výhodného obchodu. Při písemných prezentacích dbáme všech obecných zásad. V ústní prezentaci je důležité respektovat proxemiku (odlišnou od např. veřejných vystoupení) a dodržovat i ostatní zásady ústního projevu. Musíme působit sympaticky, nevtíravě, nebudeme agresivní ale ani bojácní a ustrašení. Na prezentaci se důkladně připravíme. Úspěch u vlastních manažerů se projeví v naší další práci (i v kariéře), úspěch u cizích manažerů může přinést našemu zaměstnavateli nezanedbatelný prospěch. Solidní firma si zdatných pracovníků, schopných nejen pracovat, ale svou práci i dobře prezentovat, velice váží.

7.8 Jednání a porady Teoreticky je porada setkání několika individualit pro výměnu informací nebo nalezení nějakého řešení, jednání pak je styk určitých skupin za účelem dosažení nějakého cíle (např. dohody, kontraktu, …). V praxi se tato terminologie příliš nedodržuje a oba pojmy se bez problémů vzájemně zaměňují; nepůsobí to žádné škody a nemají námitky ani jazykovědci. Porada i jednání se skládají z jednotlivých prezentací a na ně navazujících diskusí. Každý účastník může prezentovat svůj názor nebo problém v rámci probíraného tématu; k tomu použije všech zásad a prostředků ústní prezentace (viz kap. 1až 9 těchto skript). V rámci jednání i porady se rozvíjí i diskuse - o té pojednává kap. 8. Uveďme z lit. [BEB98] alespoň dva méně známé náměty pro zvýšení účinnosti porad: • Vždy se doporučuje, aby někdo z přítomných fungoval jako „advocatus diaboli“, přicházel s protiargumenty a stavěl se do role krajního skeptika a pesimisty. Jednání se pak vyznačuje přinášením

⇒ 62 ⇐



KAPITOLA 7 - FIREMNÍ KOMUNIKACE nových argumentů kladných i záporných a z jejich střetu mohou vyplynout nové cenné myšlenky a náměty pro další práce. Diskuse skupiny, která se zabývá jen klady, nebývá příliš plodná. ◊ Poznámka: termín je převzat z církevního procesu svatořečení (prohlášení za svatého), které probíhá jako skutečné soudní jednání. Procurator Dei prezentuje vše kladné, dobré a zdůrazňuje vynikající vlastnosti a zásluhy dotyčného. Advocatus diaboli oponuje a snaží se snést všechna negativní fakta. Tribunál pak rozhoduje. Toto pojetí je velice vhodné, neboť vylučuje pozitivní i negativní jednostrannost.

• Někdy se osvědčuje zřízení funkce tzv. „absolutního blba“. Tato důležitá osobnost v klíčových bodech debaty prohlásí, že tomu vůbec nerozumí a nechá si problém vysvětlit od přítomných specialistů. Má-li se odborník vyjadřovat stručně, jasně a srozumitelně (aby to pochopil i „absolutní blb“), je nucen si nejprve sám vyjasnit základ problému. Nutnost zřetelné, jednoduché a pregnantní formulace sama o sobě často vede k nalezení dobrého řešení. Pro každou poradu i jednání má být určen pracovník, který shromáždění řídí. Je to činnost velice zodpovědná, ale také intelektuálně i fyzicky namáhavá a někdy i vyčerpávající. Pro jednání na „vyšší úrovni“ nebo pro mezinárodní jednání má být také stanoven pracovník (který vyniká organizačními schopnostmi, praxí, jazykovými znalostmi atd.), který zajišťuje organizaci akce. Větší podniky mají na tuto práci specializovaná oddělení. Z porady ani jednání se nedoporučuje pořizovat zvukový záznam; jediná výjimka nastane, pokud si to všichni účastníci současně přejí. Může se však sepsat písemný záznam nebo zápis. Záznam vypracuje jeden (předem určený) pracovník, který ho sám podepíše („Za správnost: …“) a rozešle účastníkům. Zápis podepisují všichni zúčastnění nebo alespoň zástupci skupin nebo týmů. V poslední době se tyto pojmy někdy zaměňují, což ale není správné a je to na škodu věci. Z veledůležitých nebo mezinárodních jednání se pořizuje protokol (který má své zákonitosti); podepíší jej vedoucí delegací.

7.9 Internet Tento odstavec je zpracován podle [KUB99] a uvádíme jen některé důležité postřehy. Podrobně rozebírá problematiku prezentací na Internetu např. [HLA97] nebo [HOR98]. V současné době se do popředí zájmu všech lidí světa vyhledávajících informace dostává pravděpodobně nejzajímavější a nejdynamičtěji se rozvíjející médium dneška: World Wide Web (dále jen WWW či stránky). Velkou výhodou WWW je variabilita a interaktivita. Na svých stránkách může autor publikovat prakticky cokoliv s použitím nejrozmanitější grafiky i zvuku. Mezi přednosti prezentace na Internetu můžeme zařadit ([SOK99]): • cílová skupina se může poměrně snadno, rychle a opakovaně dostat k požadovaným informacím, • prezentace může využít grafiky, zvuku, • existuje možnost „stažení“ programů (např. demo verzí), • nekladou se požadavky na rozsah prezentace (ani minimální ani maximální), • nejsme nuceni přizpůsobit se časovému programu (jako např. v případě televize nebo rozhlasu), • úpravy a změny prezentace jsou snadné, • Internet působí celosvětově, • náklady nejsou vysoké. Díky celosvětové působnosti může navštívit kterékoliv stránky kdokoliv. V praxi se připojují na www různé typy uživatelů: • Zájemce o konkrétní informace. Ví přesně jaké informace a o čem chce získat. • Zákazník, shánějící zboží nebo službu. • Konzument, požadující zajímavosti, zábavu. • Uživatel, hledající kontakty, debaty, diskuse, styk s jinými uživateli. • Nadšenec (někdy až fanatik), milující „brouzdání“ sítí („surfování“). [HLA97] rozděluje stránky i podle účelu: 1. Nabídka přímé služby či prodej produktů: -

stručnost (zákazník by neměl stále rolovat), transparentnost, vše po ruce, formulářové uspořádání (tlačítka, zaškrtávací pole, rolovací seznamy, atd.), maximální srozumitelnost, minimum grafiky či jiných ozdob, apod.

⇒ 63 ⇐



KAPITOLA 7 - FIREMNÍ KOMUNIKACE 2. Prezentace produktů: - úvodní stránka by měla být stručná, podrobnější informace uvést prostřednictvím odkazů na další stránky, - úvodní stránka by měla upoutat zajímavou grafikou, animací či zvukem.

3. Poskytování informací: - mohou být podrobnější a delší, - vhodné použít vícesloupcovou sazbu, - velké animace či klipy umístit prostřednictvím odkazů.

4. Doplňme ještě nežádoucí informační exhibicionismus a grafomanství. Prostředky jsou neomezené. Zásady, uvedené výše vycházejí především z technické výbavy potenciálních uživatelů. U ryze komerčních stránek je cílem předložit informace co nejdříve, v co nejpřehlednější formě. Opačný přístup může být zvolen u stránek poskytujících informace. Další zásady [HLA97]: ◊ nejdůležitější informace umístit na hlavní stránku, ◊ odkazy - obsahově ucelené a uzavřené pasáže dát na zvláštní stránku (uživatelé stránky většinou nečtou, spíše po nich brouzdají), ◊ u dlouhých dokumentů umístit odkazy na začátek stránky či např. na jednotlivé kapitoly, ◊ na každou stránku umístit odkaz na e-mailovou adresu pro bližší kontakt, ◊ text formulovat jako by v něm žádné odkazy nebyly, ◊ u obrázků nabízet alternativní popis (užitečné při načítání bez grafiky), ◊ při použití imagemapy jednotlivé odkazy zřetelně oddělit a umístit na stránku i alternativní odkazy, ◊ grafické pozadí volit s ohledem na přenosovou rychlost, ◊ dodržovat autorská práva a ochranné známky.

Pro podnikovou komunikaci je mimořádně důležitá elektronická pošta (e-mail). Je to v současné době jeden z nejužitečnějších prostředků komunikace mezi lidmi i mezi podniky a institucemi. Výhodou je rychlost, celosvětový rozsah, jednoduchost komunikace, možnost textových i grafických příloh.. Určitou nevýhodou je snadná napadnutelnost e-mailové komunikace (zachycování zpráv, pozměňování cizích zpráv) a její zneužívání (zasílání reklamy, obtěžování účastníků, distribuce virů, …). V jiných než anglosaských zemích bývá problémem i národní prostředí. V různé literatuře - od denního tisku až po nádherně vázané knihy - nalezneme spoustu chvály Internetu, jeho možností a schopností. Pro vyvážený objektivní pohled uvedeme zde některá negativní hlediska: • Prezentace na Internetu je ve své podstatě anonymní, prakticky nejsou poskytovány záruky správnosti a důvěryhodnosti informací. • Internet je často zneužíván pro prezentace silně zmanipulované. • Informace na Internetu mohou být napadeny (a pozměněny) počítačovými vandaly. • Elektronická pošta není zabezpečena proti zneužití předávaných informací. • V přílohách elektronické pošty se mohou vyskytnout soubory, nakažené viry nebo makroviry. Vždy je nutno posuzovat informace, získané z Internetu, kriticky a zcela realisticky a počítat s nejrůznějšími možnými útoky na naše www stránky i na náš e-mail. Podrobnosti nalezneme např. v lit. [BEB99a]; velmi zajímavá je lit. [SME99], která pojednává o právních problémech, spojených s Internetem.

⇒ 64 ⇐



KAPITOLA 8 - DISKUSE A OBHAJOBY

8. Diskuse a obhajoby 8.1 Základní pojmy Diskuse je sice druh interakce, ale protože úzce souvisí s prezentací, bude alespoň stručně v této kapitole zmíněna. Většina ústních prezentací předpokládá nějakou diskusi - v průběhu prezentace nebo po jejím skončení. Existuje několik druhů „oficiální“ diskuse: zodpovídání dotazů, sálová a panelová diskuse (viz odst. 8.2; tyto základní typy jsou znázorněny na obr. 4). Často se však objevují neoficiální diskuse o přestávkách, večer po skončení programu atd., vyvolané záměrně nebo vzniklé zcela náhodně. Říkává se jim diskuse kuloární; přinášejí účastníkům zajímavé a důležité poznatky, ale i užitečné osobní kontakty. Někdy bývají kuloární diskuse mnohem užitečnější než diskuse oficiální.

8.2 Druhy diskuse 8.2.1 Zodpovídání dotazů Po proslovení přednášky (referátu) - např. na semináři - následují zpravidla dotazy na řečníka. Je nutno pozorně naslouchat dotazu a dodržovat tato pravidla: -

vyslechnout dotaz až do konce, aby bylo jasné, co vše obsahuje, klást si otázku, kam asi dotaz směřuje, rozebrat si, co dotyčný chce vědět doopravdy, všimnout si, jak byl dotaz položen (nejistě? nevraživě? s opravdovým zájmem? konstruktivně? ...).

Důležitým bodem je vyjasnění dotazu, protože lidé někdy formulují otázky nepřesně, ptají se na více věcí najednou, mluví v dlouhých souvětích (která ani nemají charakter otázky). Není dobré odpovídat jen na tu část dotazu, kterou přednášející zachytil, ale měl by přimět tazatele, aby svůj dotaz objasnil, lépe strukturoval. Požadavek vyjasnění nesmí vyznít příliš kriticky. Při zodpovídání dotazů by měl být prezentující maximálně vstřícný, přesný, stručný a zdvořilý ([WAR96] přímo píše „as honestly as possible“), protože posluchači si všímají, jak se chová ke každému z nich. Dotazující je v dané chvíli zástupcem většiny posluchačů. Velice důležité je vyvarovat se dlouhých (rozvleklých) debat. V publiku se např. najde člověk zapálený do technických detailů a nejnovějších výsledků vývoje a požaduje rozsáhlé podrobné informace. V žádném případě není možné se s takovýmto člověkem dlouho vybavovat (je zapotřebí taktně a zdvořile mu nabídnout, že si s ním prezentující o dané věci pohovoří po vystoupení, slíbit mu zaslání podrobnějších informací, odborných zpráv a článků atd.), protože ostatní posluchače dlouhý monolog na odtažité téma za chvíli přestane zajímat i bavit a ztratí se kontakt mezi nimi a řečníkem. V podobných případech má zasáhnout i organizátor, neboť by mohl být narušen časový plán. Také mohou nastat situace, kdy prezentující neumí odpovědět na danou otázku. Zde nezbývá nic jiného, než přiznat, že odpověď přednášející nezná (je vyloučeno aby lhal, blufoval, nebo se vyhýbal odpovědi). Většina autorů odborné literatury doporučuje odpověď v tomto smyslu: „Bohužel na váš dotaz neumím ihned odpovědět, protože s sebou nemám potřebné údaje, ale jestliže budete chtít, mohu vám je vyhledat a zaslat“. Vyhýbání se odpovědi, uhýbání od tématu a přizpůsobování si dotazu sice pomáhá prezentujícímu „zodpovědět“ nepříjemné otázky, ale nepůsobí na posluchače vůbec dobře a nemělo by být nikdy použito. Mohou se objevit i dotazy poťouchlé, provokativní, zaměřené na zpochybnění nebo zesměšnění řečníka. Takový dotaz je nutno přesně rozpoznat (ujistit se, že opravdu není seriózně míněn!) a reagovat např. vhodným žertem nebo mírně ironickým poukazem na neúnosnou délku odpovědi. Měli bychom dát najevo, že jsme neserióznost dotazu rozpoznali, ale nic více: nikdy s dotazy tohoto typu nepolemizujeme a nesnažíme se s dotazujícím bojovat ani ho zesměšnit nebo urazit! Jsme-li součástí publika a chceme-li sami položit řečníkovi otázku, snažíme se dodržet alespoň tyto zásady: • dotaz má být položen na jedno konkrétní téma (chceme-li položit najednou více otázek, musíme je výrazně oddělit a u každé z nich dodržovat základní pravidla pro jedinou otázku), • řečníkovi musí být jasné, na co se vlastně ptáme (podstata otázky), • dotaz má být co nejstručnější, • neklademe dotazy poťouchlé, provokativní, nezesměšňujeme řečníka, nesnažíme se ho uvést do rozpaků, • nepouštíme se do rozvleklých debat se řečníkem. Někdy můžeme i vyjádřit svůj názor k některému přednesenému tématu (aniž položíme otázku). V tomto případě se chováme jako při sálové diskusi (viz bod 8.2.2).

⇒ 65 ⇐



KAPITOLA 8 - DISKUSE A OBHAJOBY

Publikum

ZODPOVÍDÁNÍ DOTAZŮ

Přednášející

Organizátor

Publikum

SÁLOVÁ DISKUSE

Panel

Publikum

PANELOVÁ DISKUSE

Moderátor

OBR. 4 - ZÁKLADNÍ TYPY DISKUSE

8.2.2 Sálová diskuse Sálová diskuse je buď organizovaná nebo se sama vyvine třeba ze zodpovídání dotazů. Princip spočívá v tom, že kdokoliv z posluchačů může pronést svůj názor nebo položit komukoliv v sále otázku. Sálová diskuse považuje všechny účastníky za rovnocenné a z obecného hlediska nemá žádná pravidla. Pokud sálovou diskusi organizujeme, měly by být alespoň některé zásady stanoveny a sděleny účastníkům na počátku diskuse (např.

⇒ 66 ⇐



KAPITOLA 8 - DISKUSE A OBHAJOBY základní téma, maximální délka jednoho příspěvku, celkový čas vymezený na diskusi apod.). U plánované sálové diskuse má být určena jedna osoba (zpravidla z řad pořadatelů akce), která přiděluje slovo, hlídá časy a předem dohodnuté zásady; tento organizátor neřídí autoritativně diskusi (může ji ovšem nenápadně usměrňovat) a pokud se neporušují daná pravidla, nezasahuje do ní. Jestliže se sálová diskuse rozvine neplánovaně, doporučuje se ponechat ji pro počátek volný průběh. Spontánní výměna názorů je pro účastníky cenná a navíc může přinést i zajímavé nápady a postřehy. Po určitém čase (který nelze určit, musíme ho vycítit) je však nutno diskusi usměrnit. Provede to buď organizátor akce (např. někdo z pořadatelů semináře) nebo - jde-li např. o individuální přednášku - sám přednášející. Většinou je nutno vracet diskutující k základnímu tématu (neorganizovaná diskuse má sklon těkat a rozšiřovat svůj záběr) a dále hlídat čas, který je ještě k dispozici. Není vhodné jakoukoliv sálovou diskusi ukončit náhle. Na blížící se konec účastníky včas upozorníme, můžeme třeba i pro zbytek diskuse výrazně omezit délku příspěvků apod. Pokud jsme aktivními účastníky sálové diskuse, můžeme: • přednést svůj názor, který: -

se má týkat diskutovaného tématu, má být formulován stručně, jasně, zřetelně, nemá být urážlivý, osobně někoho napadající atd., může být zdravě provokativní (podnítí další zajímavou diskusi);

• položit dotaz někomu jinému v sále na základě jeho diskusního příspěvku; • být dotázáni jiným diskutujícím v sále. Poslední dvě možnosti řešíme podle pravidel zodpovídání dotazů v odst. 8.2.1.

8.2.3 Panelová diskuse Panelová diskuse se opírá o tzv. panel, což je skupina 4 ~ 7 odborníků, specialistů na dané téma. Ti úvodem posluchače seznámí s tématem a svými názory na ně a pak odpovídají na otázky ze sálu. Nevylučuje se ovšem i diskuse mezi účastníky v sále. Panelová diskuse má být moderována a osoba moderátora zde hraje velkou roli. Jeho úkolem je řídit diskusi, přenášet udělené slovo přiměřeně do sálu a do panelu, hlídat časy a zamezit závažnému odbočení od daného tématu. V panelové diskusi je důležité občas shrnout dosavadní výsledky, zhodnotit je a použít jako podklad dalších úvah. Velkou chybou je nechat hovořit jen panel a nedat prostor účastníkům ze sálu. Panel by měl spíše vyprovokovat sál k živé diskusi. Jsme-li zařazeni do panelu, čekají nás tři úlohy: • krátká ústní prezentace na dané téma (nezapomeneme na přípravu!), • zodpovídání dotazů ze sálu (dle 8.2.1), • prezentace dalších vlastních názorů (dle 8.2.2). Účast v panelu neopravňuje k přezírání publika v sále - naopak: panel by měl publiku sloužit!

8.2.4 Jiné druhy diskuse Existují další druhy diskuse, ale ty souvisejí především s interakcí (diskuse s klienty a zákazníky, diskuse s nadřízenými, se spolupracovníky, s podřízenými) a nebudou tudíž v těchto skriptech probírány. Diskuse na jednáních a poradách je zmíněna v odst. 7.8. Diskuse při výuce je vlastně zodpovídání dotazů, může se ale rozvinout i v diskusi sálovou. Má určité specifické vlastnosti - především to, že vyučující je zde absolutní autoritou co do organizace a čas zde hraje klíčovou roli (nelze překročit dané vyučovací hodiny). Zajímavé jsou i diskuse na mezinárodních akcích. Na typologii diskusí se nic nemění, je však třeba porozumět dotazům a názorům (někdy to nebývá lehké, ale to je věc cviku) a znát v cizím jazyku různé fráze a obraty, které se v diskusích používají. Pro angličtinu je neocenitelné např. studium lit. [HOF97].

8.3 Oponentury a obhajoby Oponentury a obhajoby jsou sice určitou formou interakce, do těchto skript je však zařazujeme z toho důvodu, že jsou nedílnou součástí některých písemných prezentací (diplomových a disertačních prací, projektů, výzkumných zpráv apod.). Tento odstavec zpracujeme s použitím lit. [BEB98]. Oponentura je nějaké více či méně formalizované jednání, jehož účelem je dávat připomínky, posuzovat a většinou i hodnotit nějakou písemnou prezentaci (koncepci, projekt, dokumentaci, výzkumnou zprávu, vědeckou práci). Oponentura má své charakteristické znaky:

⇒ 67 ⇐



KAPITOLA 8 - DISKUSE A OBHAJOBY • • • •

třístrannost jednání: autor # oponent # posuzovatel, seznámení s předmětem posouzení předem (s dostatečným předstihem), diskuse o posuzovaném díle, formulace závěrů (doporučení) k předmětu posouzení: - co je dobře (ponechat, rozpracovat, realizovat, ....), - co je nutno změnit, - jak dále postupovat.

Autor je navrhovatel a tvůrce posuzovaného díla. Oponent je odborník (i externista), který předmět posouzení obdrží předem, analyzuje jej a vypracuje (většinou písemně) jeho hodnocení - posudek. Posuzovatel oponenturu řídí a rozhoduje o jejích výsledcích - váží všechna pro (autor) a proti (oponent) a stanoví konečný soud. Pro každou oponenturu musí být určen jeden konkrétní pracovník, který reprezentuje posuzovatele, řídí oponenturu, v jejím rámci má absolutní pravomoci a je za její výsledky odpovědný. Postup oponentury: • Autor uvede své dílo (stručně, jasně, přehledně): 5 ~ 8 minut, nevytahovat se, být střízlivý, ne přehnaně suverénní, v celkovém dojmu solidní. • Oponenti přednesou své posudky. • Autor odpovídá oponentům: je-li to možné, střízlivě a logicky vyvrací připomínky - je-li připomínka správná, uzná ji! • Diskuse: autor - oponent -posuzovatel. • Závěr - zápis, výsledky, …. Připomínky oponentů bývají někdy zcela nesprávně brány jako odhalení chyb řešitelů, nikoliv jako podněty pro zlepšení systému. Oponentura je pak pojata jako bojové střetnutí na život a na smrt místo aby byla vedena jako diskuse s cílem zdokonalení projektu. To není dobrý přístup. Oponentura nemůže ale být ani selankou, plnou vzájemné chvály a neutrálních řečí. Někdy jsou dokonce oponentury považovány za nutnou formalitu, kvůli které nestojí za to vydávat jakékoliv kvantum energie. Nejhorší případ nastane, vyhýbají-li se účastníci oponentury zodpovědnosti za cokoliv a nechtějí si s ničím pálit prsty (viz následující ukázka z literatury). Takovou oponenturu je lépe zrušit, pracovníky vyhodit a nasadit na projekt, oponentury a realizaci schopné (nikoliv všeho schopné) lidi. ESPRIT, Ostrava 1992. Richard Bébr

Ptičestva (str. 70). Extremizovaná ukázka textu, který napíše oponent, aby se vyhnul případným konfrontacím a přitom neztratil odborný image: "... projekt je v rámci daných podmínek a omezení s přihlédnutím k současnému stavu poznání řešen vcelku bez závažných nedostatků ... některé aspekty řešení jsou sice v gnoseologické konsekvenci příliš artibilní, avšak v souhrnném hledisku věcně skufanditní ... toliko na stránkách 23 a 32 se vyskytují drobné překlepy ... v obr.3 by snad bylo lépe nahradit kolečka čtverečky ... v přehledu literatury jsem postrádal některá méně známá periodika ...".

Diskuse musí být věcné a používat pouze fakta; všeobecné povídání, osobní útoky a podobně se netrpí. Cílem oponentury není za každou cenu obhájit dílo, ale získat podněty pro další práci. Využívá se všech prostředků prezentace, pozor však na proxemiku: jde o bližší kontakt, tudíž gestikulace a mimika musí být uměřená. Obhajoba je dvoustranná (není zde oponent, ale recenzent, který je jakýmsi „poradcem“ hodnotitele nebo hodnotící komise) a od oponentury se podstatně liší: předložené dílo buď obhájíme nebo neobhájíme - výsledek často nelze po obhajobě měnit. Cílem obhajoby je tudíž obhájit dílo a využijeme k tomu všech prostředků strategických, taktických, ale i řečnických. Postup obhajoby je obdobný jako při oponentuře. Prezentace na oponentuře má informovat a vysvětlovat, prezentace na obhajobě může i přesvědčovat posluchače a snažit se přimět je k činu (schválení díla). Pokud jde o obhajobu diplomové práce, má zpravidla tento průběh: ◊ ◊ -

Diplomant je předsedou komise přivítán a požádán o stručné uvedení své práce. Během 3 ~ 6 minut přednese diplomant svůj úvodní projev: tento projev má být předem připraven, neměl by být čten ani odříkáván zpaměti, ale pěkně a uvolněně přednesen, měl by obsahovat: téma (o čem práce je), zdůvodnění (proč byla práce zpracována), cíl práce, osnova práce (zmínka o náplni jednotlivých kapitol), stručně závěry. ◊ Pak jsou přečteny posudky recenzenta a vedoucího práce. V nich jsou uvedeny připomínky k práci a mohou v nich být uvedeny i body, na které žádá recenzent nebo vedoucí práce výslovnou odpověď. S posudky se může diplomant

⇒ 68 ⇐



KAPITOLA 8 - DISKUSE A OBHAJOBY seznámit cca 1 týden před obhajobou a doporučuje se probrat je s vedoucím práce (a konzultovat s ním i možné odpovědi na posudky). ◊ Potom diplomant odpoví na posudky. Výrazné chyby přizná, neomlouvá; pokud to jde, může vysvětlit, proč k nim došlo. Sporné body se pokusí objasnit. Na výslovné otázky odpoví - opět střízlivě a věcně. Není vhodné jakýmkoliv způsobem napadat recenzenta (nebo dokonce komisi), bagatelizovat připomínky nebo zpochybňovat jejich podstatu. ◊ Pak se případně rozvine diskuse o diplomové práci. Diskutuje kdokoliv z komise a může klást diplomantovi jakékoliv otázky. Diplomant zachovává klid a snaží se korektně odpovídat (viz zodpovídání dotazů - 8.2.1).

Obhajoba diplomové práce se řídí všemi zásadami dobré ústní prezentace - musí však být opřena o perfektní písemnou prezentaci, tedy vlastní diplomovou práci. Souvislosti uvádíme v odst. 5.2.

⇒ 69 ⇐



KAPITOLA 9 - POMŮCKY PRO PREZENTACI

9. Pomůcky pro prezentaci 9.1 Pomůcky pro přípravu textů 9.1.1 Textové editory Jak jsme se zmínili v odst. 4.2, byla ještě před několika léty práce na písemnostech velmi obtížná. Přeskupování slov, vět a odstavců ve strojopisném konceptu se provádělo vystřihováním a přelepováním (!), jakékoliv úpravy v hotovém textu byly prakticky vyloučeny. Překlepy se odstraňovaly zabílením a přepisem vadných míst, pokud však byl nový text delší, bývalo obvykle nutno přepsat celou stránku. Pokud jste do nové písemnosti chtěli použít cokoliv z písemností dřívějších, muselo se to celé opsat a to bylo skoro pracnější, než napsat něco nového. Velká pracnost, nesnadné změny a ostatní obtíže však měly určitou výhodu: nutily autora k přemýšlení nad osnovou, nad každým odstavcem, nad každou větou. A přemýšlení bývá - zvláště u tvůrčí práce - velmi užitečné. Obtížnost přípravy písemné prezentace vedla k tomu, že se publikovalo méně, ale o to kvalitněji (když už to dá tolik práce, tak ať to stojí za to!). Prastará technologie tisku (rukopis - sazba) umožnila provádění korektur: redakce měly své jazykové korektory, autor dostával tzv. „kartáčový obtah“ - písemnost v tištěné podobě, ale ještě nezalomenou do sloupců a stránek (tam mohl provést různé opravy a úpravy pomocí standardních korektorských značek; obtah pak označil Imprimatur nebo většinou jen Impr.a tak vydal souhlas s vytištěním). Prováděla se tedy zcela běžně autorizace (dnes tak vzácná) a tiskoviny vynikaly jazykovou správností a bezchybností (a to se týkalo - ač to zní neuvěřitelně - i novin a časopisů). Pokud někdo nevěří, nechť si pročte starší tiskovinu a hledá v ní chyby; porovnání počtu chyb např. na 1000 slov v publikacích starších než 20 let s dnešními není pro současnost příliš lichotivé. Textový editor umožňuje samozřejmě obrovská kouzla s texty. Výmazy, přesuny, přepisy atd. neobyčejně usnadňují autorovi práci. Dobrý autor těchto možností s povděkem využívá k vylepšení svého díla. Snadnost úprav je však zrádná a tak špatný autor plodí obrovské množství spisů, vzniklých smísením a přeskupením různých pasáží ze starších prací. Mnoho skvělých a zajímavých myšlenek k takovéto činnosti ovšem nepotřebuje a čtenář se pouze nudí. Protože výstup z editoru se používá přímo k tisku (bez korektora a bez grafika), vyniká dílo navíc množstvím chyb i překlepů a příšernou grafickou úpravou. Chasníkovi, který začal pracovat s editorem se např. strašně líbí různá písma a jejich úpravy a tak v prostém půlstránkovém interním sdělení je použito nejméně 6 fontů v provedení normálním i v kurzivě, leccos je tučně i v kapitálkách. Tímto způsobem často předvádějí různí šéfové svým podřízeným, jak umějí využívat moderní softwarové prostředky (podřízeným nezbývá než jen tiše úpět). Z toho vyplývá několik zásad: • Při tvorbě písemných prezentací využíváme moderní textové editory k usnadnění práce. • S používaným textovým editorem se co nejpodrobněji seznámíme, abychom uměli využít všech jeho výhod. • Snadnost práce nesmí vést k nedbalosti, opomíjení myšlenek a ke snížení kvality písemného projevu. • Před odevzdáním písemného díla nutno provést jazykovou korekturu! Pravopisná kontrola v textovém editoru je sice dobrá, ale všechny chyby zdaleka nezachytí! ◊ Když např. ve větě „objevil se určitý sklon“ vám vypadne písmenko „k“, editor je spokojen, čtenář však ne; stejně tak sebelepší kontrola nehlídá v českém textu shodu podmětu s přísudkem, psaní mě, mně, mne, mi a podobně.

• Písemnost nesmíme přeplnit (přeplácat) grafickými efekty. Velmi opatrně a s citem používáme: - různé řezy písma (fonty), - rámečky (ohraničení) a výplně (stínování), - různé druhy odrážek (snažíme se omezit počet různých druhů odrážek; každý typ odrážky má charakterizovat určitý typ sdělení), - různé formáty běžných odstavců (zvolíme jeden běžný styl odstavce pro celý dokument; jiné formáty použijeme jen u těch odstavců, kde odlišnost umíme zdůvodnit).

9.1.2 Speciality MS WORD V současné době platí, že MS WORD je „more or less“ mezinárodním standardem. Nebudeme se přít, zda to je dobře či špatně - prostě to tak je. Měli bychom tedy o MS WORD něco vědět. Každý student VŠE tento textový editor zná a umí s ním pracovat (alespoň teoreticky). Existují různá skripta (např. [HOR97a]), učebnice i manuály; práce s WORD se učí a cvičí již v 1. ročníku vysoké školy. Pro efektivní písemné zpracování prezentací však základní znalosti nestačí a je třeba stále se zdokonalovat.

⇒ 70 ⇐




Čtěte a kontrolujte své dovednosti

pro písemné prezentace bychom měli teoreticky znát

a umět aplikovat: • Základní úkony (bez velkého přemítání): -

předvolby (NÁSTROJE - MOŽNOSTI, NÁSTROJE-VLASTNÍ), otevírání, ukládání, zavírání dokumentu, informace o dokumentu, psaní, vkládání, přepis, výmazy, označování, přesuny, kopie, pohyb v dokumentu (znáte různé možnosti?), zvláštní znaky, speciální znaky, práce s uvozovkami, autotext, formátování písma a odstavce, ohraničení, stínování (výplně), odrážky, číslování, přenos formátu, tabulátory, jazyk, volba jazyka, kontrola a opravy pravopisu, tezaurus, styl: odstavec, znak, následnost a dědičnost stylů, co vše lze se stylem dělat, přenos stylů mezi dokumenty, šablony, nadpisy, práce s osnovou, vše o tabulce, přechody na jiné místo dokumentu, hledání, záměny, automatické opravy, oddíly, sloupce, záhlaví a zápatí, vzhled stránky, titulky, křížové odkazy, obsah, seznam obrázků.

• Doplňkové znalosti a dovednosti (nevyskytují se tak často, musíme je znát, smíme nahlížet do manuálu): -

import objektů z jiných dokumentů, propojení dokumentů, spolupráce WORD - EXCEL - PowerPoint …, poznámky pod čarou, vysvětlivky, záložky, pole, dělení slov, práce s rozsáhlými dokumenty (hlavní dokument, vnořené dokumenty).

• Orientační znalost (vědět, že to existuje, co to umí a kde o tom najít informace): -

iniciály, WordArt, Clipart, kreslení obrázků, rejstřík, revize dokumentů, přenos mezi dokumenty, porovnání dokumentů, hromadná korespondence, tvorba formulářů, makra.

Dále si uveďme několik dobře míněných rad pro práci s MS WORD: • Doporučuje se projít všechny položky hlavního menu, každou rozvinout a u každého příkazu se zeptat sám sebe: „co to je? k čemu se to používá?“; chceme-li s WORDEM vážně pracovat, musíme znát odpověď na takto položené otázky u všech nabízených položek! (nemusíme vědět „jak se to používá“ - to si vždy můžeme někde najít). Musíme tedy porozumět všem nabídkám. • Dobře si prostudujeme položky NÁSTROJE - MOŽNOSTI, NÁSTROJE - VLASTNÍ a NÁSTROJE AUTOMATICKÉ OPRAVY. Pak provedeme základní nastavení; doporučuje se např.: - zrušit v kartě NÁSTROJE - MOŽNOSTI - ULOŽIT položku „povolit rychlé ukládání“; zůstala tam z jakýchsi historických důvodů, na dnešních počítačích není potřeba a leckde velice zlobí (při konverzích a v hlavním dokumentu), - zrušit v kartě NÁSTROJE - AUTOMATICKÉ OPRAVY - PŘI PSANÍ položky „automaticky odrážky“ a „automaticky číslování“; tyto možnosti jsou jen projevem křečovité snahy výrobce o „usnadnění práce“ - při psaní však zdržují a leckdy děsí uživatele, - z karty NÁSTROJE - VLASTNÍ - PŘÍKAZY „vytáhnout“ na panel nástrojů ikony „vložit symbol“ a „tezaurus“; zjednoduší a zrychlí se vkládání symbolů (které potřebujeme dosti často) a umožní se rychlá práce s tezaurem synonym (který se doporučuje využívat pro osvěžení textů (viz např. bod 2.2.2).

• Při vytváření nového stylu vypněte v kartě stylu položku AUTOMATICKY AKTUALIZOVAT. Vyhnete se tak různým nemilým situacím. • Pro vkládání méně obvyklých symbolů je výhodné používat kombinace ALT + numerické klávesy; jejich užití je popsáno v lit. [HOR97a], v příloze 11.8 uvádíme praktický přehled nejdůležitějších symbolů a speciálních znaků. • Buďte velmi opatrní při konverzích z jiných formátů (i z formátů předchozích verzí MS WORD!). Mimořádnou ostražitost vyžaduje konverze hlavních a vnořených dokumentů - v MS WORD 97 mohou konvertované dokumenty tohoto druhu vyvolat přímo hororové a často nenapravitelné reakce. Máme-li pracovat např. s hlavním dokumentem, vytvořeným v nižší verzi WORDu, osvědčuje se tento postup: načíst s konverzí, uložit jako „prostý text“ (!), načíst do souboru WORD 97, naformátovat.

⇒ 71 ⇐



KAPITOLA 9 - POMŮCKY PRO PREZENTACI • Chceme-li přidat titulky např. k obrázkům a použijeme postupu dle HELP nebo dle manuálu (označit objekt a VLOŽIT TITULEK), nepodaří se nám vytvořit seznam obrázků. WORD 97 totiž vkládá titulky do textových polí a zde nemůže být použito proměnného pole TC - položka obsahu. Máme dvě možnosti: - vložit titulek dle uvedeného postupu a pak pro každý titulek změnit textové pole na rám (FORMÁT - TEXTOVÉ POLE - ZMĚNIT NA RÁM), - nastavit kurzor na volný řádek pod obrázkem a použít VLOŽIT TITULEK; nyní nebude použito textového pole a titulek bude zařazen do seznamu obrázků; jeho umístění (nad objekt - pod objekt apod.) musíme zajistit sami.

• Pracujete-li na obsáhlejším dokumentu, kde se často vyskytuje nějaká specialita, neváhejte si pro tuto specialitu „vytáhnout“ příslušnou ikonu na nástrojovou lištu. Ušetříte leckdy spoustu práce! ◊ Příklad: v chemickém spisu pracujeme často s indexy a psaní třeba H2SO4 pomocí menu FORMÁT - PÍSMO je dosti šílené; vytažením ikonek pro horní a dolní index na lištu půjde práce lépe od ruky.

• WORD pracuje s různými měrnými jednotkami (centimetr - palec - bod). V příloze 11.8 je uveden vzájemný přepočet těchto jednotek. • Využívejte často „tabulku“ - má obrovské možnosti, uplatní se i tam, kde by to nikdo neřekl; zajímavé jsou např. „tabulky“ bez vytištěné mřížky. Ukázkou použití jediné tabulky s částečně nevytištěnou mřížkou je tab. 8. Tabulka bez mřížky se používá např. pro filmový scénář (v levém sloupci obraz, v pravém k němu příslušný zvuk - na to nelze použít sloupce!). Také si můžeme pomocí tabulky udělat úhledný seznam literatury, např.: [KOH96] Kohout, J. :

Rétorika. 2.vydání, Management press, Praha, 1998.

[KOU94] Koubský, P. :

Jak se dělá časopis. Softwarové noviny, 1994, č. 4, s. 18 - 40.

[KUB99] Kubalák, P. :

Písemná prezentace systémů. Diplomová práce, VŠE, Praha 1999.

[LEI95]

Leicher, R. :

Prezentace na výstavách a veletrzích. Grada, Praha 1995.

[MOL95] Mole, J. :

Jiný kraj, jiný mrav. Management Press, Praha, 1995.

Taková tabulka literatury je samozřejmě setříděna podle 1. sloupce.

9.1.3 Jiné pomůcky pro písemnou prezentaci Nejsou jen textové editory, ale pro písemné prezentace existují ještě další pomůcky. Jsou to např. tabulkové kalkulátory (tabulkové procesory, prostě spreadsheety), vhodné pro tvorbu tabulek s výpočty a pro vypracování elegantních grafů. Pokud volíme MS EXCEL, je propojitelný s MS WORD různými způsoby. Existují také prostředky DTP (Desktop Publishing), avšak to již jsou rozsáhlé obory, které je nutno studovat samostatně. Na VŠE jsou pro zvládnutí i aplikace těchto prostředků vypsány speciální předměty a jsou k mání i knihy a skripta, zejména od Ing. Horného, CSc.

9.2 Pomůcky pro ústní prezentaci 9.2.1 Terminologie Audiovizuální pomůcky umožňují doprovodit ústní prezentaci obrazovými prostředky (textem, grafikou) a/nebo zvukem (hudbou, ruchy). Většinou jde o pomůcky vizuální (obrazové), jen ve zvláštních případech se používá i audio (výstavy, veletrhy, …). Celý tento odstavec je zpracován dle [TRA98].

9.2.2 Vizuální pomůcky Lidé jsou tvorové vnímající zrakem. V literatuře [HUR95] a [HAM96] se udává, že si pamatujeme přibližně 80% až 85% z toho co vidíme, zatímco jen 15% až 20% z toho, co slyšíme. Ve studii Minnesotské univerzity se uvádí, že použijeme-li vizuální pomůcky, zvětší se naše schopnost přesvědčovat až o polovinu. Vizuální znázornění je jedním z hlavních zdrojů přenosu informací; jeden obrázek může být cennější než stovky slov. Pro používání vizuálních prostředků při ústní prezentaci mluví rozmanité důvody: • Pomáhají k jasnosti a přesnosti. Slova mohou být dvojznačná a vágní, což může vést k chybné interpretaci. Vizuální pomůcka upřesňuje to, co bylo řečeno, vyjasňuje a potvrzuje stanoviska prezentujícího. • Umožňují prezentovat informace, kterým by člověk velice těžko rozuměl a obtížně je vnímal, kdyby se jednoduše jen přečetly. Vizuálně lze prezentovat informace, které nemohou být účinně slovy vůbec

⇒ 72 ⇐



KAPITOLA 9 - POMŮCKY PRO PREZENTACI vyjádřeny a sděleny. Místo popisování Mony Lisy by měla být ukázána malba. Diagram datových toků byl vytvořen jako vizuální konceptuální model a také tak by měl být prezentován. Hodnoty prodeje mohou být předloženy buď v tabulce, nebo jako řada grafů. Nový počítačový program může být zájemcům představen pomocí zpětného projektoru jako po sobě následující slidy, či přímo promítnut pomocí datavideo projektoru. • Vizuální pomůcky udržují pozornost posluchačů a zabraňují „bloumání posluchačovy mysli“. Posluchačova pozornost má sklon „cestovat“ a musí být stále znovu a znovu upoutávána. Dobré vizuální pomůcky to dělají a pomáhají udržovat soustředěnost posluchačů. • [HAM96] jako důvod pro použití vizuálních pomůcek uvádí: „... stala se z nás díky televizi vizuálně orientovaná společnost. Člověk už nemůže jen mluvit, musí také něco ukazovat. Vizuálně znázornit myšlenky nebo fakta znamená podat informace plus smyslově zapůsobit, tudíž sdělení jsou lépe přijata“. Na druhou stranu nutno upozornit na nebezpečí, vyplývající z neuváženého a nesprávného použití vizuálních pomůcek. Jako každý nástroj by se měly používat pro podporu jiných metod, nikoliv aby je nahrazovaly. Pokud je použijeme nesprávně, mohou odvrátit pozornost publika od tématu prezentace. Při jakémkoli předvedení vizuálního materiálu posluchači okamžitě soustředí pozornost na to, co se jim ukazuje na úkor poslouchání. Pokud pomůcky nejsou dostatečně zřetelné a jasné, dobře zpracované nebo dobře prezentované, mohou zmást publikum a učinit celou prezentaci nepřehlednou. Vizuální pomůcky jsou vázány na určitou techniku v místě prezentace. Pokud tato technika není k dispozici nebo v okamžiku prezentace selže, jsme odkázáni pouze na ústní projev. Při přípravě bychom měli i s touto možností počítat a připravit si i náhradní verzi bez vizuálních pomůcek (třeba zkrácenou). Rozhodne-li se přednášející použít nějakou pomůcku, měl by umět ovládat potřebný přístroj, aby ho tato činnost příliš nezaměstnávala a neodváděla od tématu, nebo aby nerozptylovala publikum (mnohdy se stává, že přednášející nechtěně a nevědomky pobaví publikum svým „zápasem“ s přístroji). Je nutné si uvědomit, že některé informace je dobré sdělit vizuálně, jiné je lépe sdělit slovy. Při tomto rozhodování hraje hlavní úlohu téma, dále pak účinek, jaký má sdělení vyvolat a v neposlední řadě také část mozku, na kterou chceme v průběhu přednášky zapůsobit.

A. Sdělení, při kterých používat vizuální pomůcky „Kognitivní část mozku, která se zabývá fakty, jejich logickým uspořádáním, organizací a sběrem dat, nejsnáze pochopí obsah sdělení, je-li vizuálně dokumentováno. Reaguje nejlépe na konkrétní představy a nevyvratitelná, snadno zařaditelná, holá fakta. Vizuální dokumentaci a její účinek lze dobře využít v následujících případech: -

přehledné grafické znázornění faktů, nové údaje, známé jen přednášejícímu, údaje známé všem, ale dosud neukázané v tomto kontextu nebo ještě neinterpretované, sdělení, které je nutné podepřít nebo dokumentovat objektivními údaji, aby mu lidé uvěřili, čísla, fakta, údaje, směry vývoje; informace, které lidé nevstřebají a nemohou vstřebat pouhým poslechem, chronologické údaje, které je nutno opakovat a pamatovat si v přesném pořadí, srovnání.

„Je-li je nutný faktografický, analytický přístup podložený údaji - explicitní, logický a jasný - je ideální použít vizuálního znázornění“ [HAM96]. V těchto případech je vizuální pomůcka těžištěm přednesu, hraje primární úlohu a je důležitější než slovní vyjádření.

B. Sdělení, při kterých nepoužívat vizuální pomůcky Jde o taková vyjádření, která mají dramatický a vypravěčský charakter. Ta působí na tvořivou, instinktivní a emocionální část mozku, která lépe reaguje na barvité a citově zabarvené vyprávění, podněcující fantazii. Zde je nutné zapůsobit, využít vypravěčova osobního charisma. Při tomto typu sdělení se nechává posluchačům volnost k vlastním interpretacím a také se více méně počítá se zapojením představivosti každého posluchače. Dalším případem, kdy je nevhodné požívat vizuální pomůcky, jsou situace, kdy bychom chtěli na publikum zapůsobit tabulkami, grafy atd., které jsou příliš podrobné. Tyto pomůcky nepomáhají posluchačům vnímat, pochopit a zapamatovat si, co jim chce přednášející sdělit. [EHR95] uvádí, že „…zhruba 90% toho, co se používá a předvádí na firemních prezentacích, je podle našeho názoru zbytečné mrhání času a námahy - ať už jde o filmy, flip charty, fólie (slidy) nebo něco jiného“. Dále se uvádějí časté chyby přednášejících, kterých by se nikdy neměli dopustit: „Údaje na tomto diapozitivu se vám asi nepodaří přečíst, protože jich je tam příliš mnoho. Pro jistotu vám je přečtu…“. „Ukážu vám ještě jeden graf - to nikdy nemůže škodit…“.

⇒ 73 ⇐




9.2.3 Výběr vizuálních pomůcek Výběr vizuálních pomůcek je limitován: -

informacemi, které chce přednášející sdělit, časem, který je k dispozici (na přípravu), velikostí a konfigurací místnosti, dostupnými pomůckami v místnosti, přístupností zařízení, financemi.

Máme-li připravit pětiminutovou řeč, rozsah vizuálních pomůcek může být omezen. Máme-li však za úkol provozovat stánek na výstavě či veletrhu, pak máme mít připraveno mnoho podpůrných vizuálních pomůcek pro zaujetí návštěvníků. Problém často může způsobit i skutečnost, že ne každá organizace je dostatečně vybavena vizuálními prostředky. Jen některé velké firmy mají místnost s velkými obrazovkami a jen málo z nich má datavideo projektory. Využití fólií (slidů) a zpětného projektoru je značně obtížné, či dokonce nemožné v prostorách, kde není k dispozici místnost se zatemněním. Nutno upozornit, že každý přednášející, který chce používat vizuální pomůcky, by si měl s předstihem ověřit, zda jsou v místě prezentace k dispozici příslušné prostředky.

9.2.4 Audio Samostatný zvuk se používá v současné době jen velice zřídka (např. jako zvuková ilustrace nebo jako hudební kulisa). Nejčastěji bývá zvuk využit jako doprovod obrazového sdělení (video, datavideo, multimediální prezentace).

9.2.5 Přehled audiovizuálních pomůcek Zpracováno podle [TRA98]:

A. Tabule [Vizuální]. Na modernější tabule se píše fixy (možnost barevného podání); časté jsou však i tabule „klasické“ pro psaní křídou (barevné křídy nebývají dnes již běžně k dispozici). Tabule mají mnoho výhod: jsou levné, jednoduché na obsluhu a nejsou závislé na technice. Mezi další výhody patří množství informací, které na nich lze vyjádřit a jednoduchost, se kterou je možno provádět různé korekce a doplnění. Mohou být používány i ve větších přednáškových místnostech. Tabule má však i několik nevýhod. Nemáme-li do místnosti přístup předem, abychom si na tabuli napsali texty, počítejme se zdržováním a s tím, že si na chvíli nebudeme moci všímat svých posluchačů. Musíme zvolit zda si zcela nevšímat posluchačů v době, kdy píšeme na tabuli, nebo mluvit k posluchačům otočený k nim zády. Studenti považují za nejhorší ty přednášky, kdy vyučující celou hodinu vykládá látku a zároveň píše na tabuli, takže mu vůbec není rozumět, a když navíc tzv. „pravou rukou píše a levou okamžitě maže“. Dříve než přednášející začne, měl by se ujistit, že je tabule čistá. Přednášející by neměl zapomínat na psací potřeby (fixy, křídy) a zkontrolovat si je před prezentací. Ty, které najde v přednáškové místnosti, zcela jistě nebudou v dobrém stavu. Píšeme-li křídou, dáváme velký pozor na možné (velmi snadné) znečištění oděvu. Přednášející, upatlaný od křídy nevypadá nejlépe. Nutno si také uvědomit, že tabule neuchová trvalý záznam toho, co bylo na ní napsáno a nelze se vracet k tomu, co již bylo smazáno.

B. Flip chart [Vizuální]. Flip charty jsou velké listy papíru připevněné ke stojanu. Přednášející může mít zápisy předem připravené nebo je tvoří přímo v průběhu přednášky. List s nepotřebným zápisem se obrátí a tím se ukáže další. V průběhu přednášky je možno se vrátit k již probraným listům. Diagramy, grafy, tabulky, obrázky mohou být připraveny předem, ale u flip chartu je velkou výhodou, že mohou být doplněny a měněny i během prezentace. Prezentující jich může také využít k zaznamenávání dotazů a poznámek posluchačů i k objasnění svých odpovědí. Při poradách managementu bývají flip charty často používány jako prostředek zpětné vazby, kde účastnící zapisují své problémy nebo řešení pro další komentář jako základ následující diskuse. Flip charty jsou levné a jednoduše se obsluhují. Nepotřebují žádné speciální vybavení, kromě několika fixů. Pro malé místnosti a malé obecenstvo jsou ideální a ačkoli jsou na „nízké technické úrovni“, jejich široké využití z nich dělá velmi dobrou profesionální vizuální pomůcku.

⇒ 74 ⇐




C. Zpětný projektor [Vizuální]. Princip je jednoduchý: promítají se texty nebo obrázky, připravené na fóliích. Fólie (slidy) jsou průhledné acetátové listy, na které přednášející napíše či vytiskne požadovaný obraz. Dnes lze text a obrázky tisknout na slidy přímo z počítače pomocí tiskárny. Při tisku v kopírkách či tiskárnách je nutné volit speciální typ fólie (obyčejné fólie se v laserových tiskárnách taví). Dalším nebezpečím jsou fólie s orámováním, které mohou značně poškodit tiskárnu i kopírku. Inkoustové tiskárny vyžadují speciální typy fólií s další vrstvou vstřebávající inkoust. Také je možné na zpětný projektor umístit LCD nástavec, umožňující přímou projekci z počítače na stěnu; promítaný obraz však nebývá dostatečně jasný a čitelný. Prezentující by měl každý slide předložit minimálně na půl minuty a pohovořit přímo o něm. Dobré je mít list papíru či kartu a postupně odhalovat jednotlivé kroky a přimět tak posluchače k tomu, aby nebyli napřed, ale aby se plně soustředili na výklad. Slide lze během prezentace také doplňovat (máme-li po ruce fixy), ale příliš se to nedoporučuje. Lépe je klást slidy na sebe (doplňovat obraz o další sdělení) - vyžaduje to ovšem pečlivou přípravu. Používá-li řečník zpětný projektor, měl by si zkontrolovat, zda má slidy správně nasměrované a zpětný projektor zaostřen. Neměl by zapomenout, že po celou dobu by se měl dívat na své posluchače, neztrácet s nimi kontakt (na rozdíl od tabule), ukazovat a označovat části na slidu, ne na promítací ploše za ním. Lze použít jednoduché ukazovátko, například tužku, kterou můžete odložit na slide, zatímco hovoříte o dílčím bodu. Běžně jsou k dostání různé doplňky jako šipičky, ručičky apod., kterými lze na slidech efektně ukazovat. Dají se pořídit i laserová ukazovátka, kterými se promítá světelný bod na projekční plochu. Zde pozor - přímé svícení takovým ukazovátkem do oka může způsobit poškození zraku! Nikdy neukazujeme na slidy ani na projekční plochu prstem! Prezentující by si měl zjistit nejlepší místo, kde by měl stát, nebo by se měl pravidelně pohybovat, aby každý dobře viděl. Doporučuje se očíslovat slidy, předejde se tak dlouhému srovnávání, když se pomíchají a přednášející často v zápalu řeči ztratí přehled.

D. Datavideo projektor [Vizuální nebo i audiovizuální]. Datavideo projektory umožňují projekci počítačového obrazu na promítací plochu. Potřebujeme tedy počítač, datavideo projektor (a samozřejmě data + předváděcí program). Čitelnost a jasnost obrazu je velice dobrá, barvy věrně odrážejí předlohu, což umožňuje využít širokou nabídku barev počítače. Projektorem lze nahradit předvádění klasických slidů či diapozitivů a vylepšit prezentaci o mnoho efektů. Je-li k dispozici i audio výstup, může mít prezentace i zvukovou složku. • Zpravidla se používá prezentační software, který může zpestřit projekci přechodovými efekty při střídání snímků, postupným sestavováním textu na snímku, animacemi objektů, zvukovými efekty atd. (viz bod 9.2.9). • Datavideo projektorem je možno přímo představovat nejrůznější počítačové programy pro více lidí najednou, kteří se již nemusí tísnit před monitorem. • Takto promítaná prezentace je velice působivá a díky ní si posluchači vytvoří dobrý dojem o prezentujícím. Dříve byly datavideo projektory jen napevno nainstalovány pouze v místnosti pro prezentace určené. Dnes jsou již přenosné a lze je používat téměř kdekoliv. Nevýhodou při používání datavideo projektorů je naprostá závislost na technice. Jestliže se cokoliv v systému pokazí, je celá prezentace ohrožena nebo dokonce neuskutečnitelná. Jako záloha může posloužit zpětný projektor se slidy. Další nevýhodou jsou vyšší pořizovací náklady.

E. Diapozitivy [Vizuální]. Diapozitivy mají všechny výhody fotografie. Výroba diapozitivů není nákladná, ale špičkové promítací zařízení není již tak levné. Nutná je místnost s dobrým zatemněním, obzvláště za slunečných dnů, dobrý povrch, na který se bude promítat - nejlépe speciální promítací plátno. Diapozitivy je nutno popsat a spodní levý roh červeně označit. Vždy si rychle předem prohlédněte všechny diapozitivy a zkontrolujte, zda jsou seřazeny ve správném pořadí a zda jsou správně vloženy v zásobníku. K diapozitivům je vždy dobré uvést rozšiřující výklad, posluchači musí vědět, co daný diapozitiv znamená a proč byl zařazen do přednášky. Příprava diapozitivů je dosti náročná, fotografie musí být na vysoké úrovni. Jestliže pochybujete o svých schopnostech, vyhledejte raději zkušeného amatéra nebo profesionála. Zpracování svěříme vždy specializovaným provozovnám. Vyvolání, opravné snímky, adjustace - to jsou všechno možná časová zdržení, proto se doporučuje mít časovou rezervu několika týdnů. Diapozitivy nízké kvality nelze vůbec použít.

⇒ 75 ⇐



KAPITOLA 9 - POMŮCKY PRO PREZENTACI Diapozitivy poskytují kvalitní zobrazení i komplikovaného předmětu, oblast využití je však poněkud omezena (zvláště fotografie s mnoha podrobnostmi jsou náročné na vnímání). V průběhu prezentace není možno diapozitivy pozměňovat.

F. Film [Audiovizuální]. Příprava filmu je nesmírně náročná a nákladná, využití v prezentacích je ale velice omezené. Promítání filmu je vhodné nejvýše jako doplněk (nikoliv doprovod) ústní prezentace. Navzdory dobré kvalitě zvuku a barev byl film většinou vytlačen videem. Z pohledu prezentujícího se také dosti obtížně obsluhuje. Většina přístrojů je sice poloautomatická, přesto se film musí vložit do přístroje a být celý přehrán bez zastavení, není možno ho doplnit výkladem. Další nevýhodou je, že i moderní filmové projektory jsou hlučnější než video přehrávače. V současnosti lze tuto technologii použít jen při promítání archivních filmů.

G. Video [Audiovizuální]. Kvalitní video produkce je nákladná. Video, které při prezentaci předvedete, bude srovnáváno s profesionálními standardy a téměř vždy diváci najdou chyby. Pro zhotovení videa např. pro účely firemní propagace je třeba najmout profesionály. Video je velice působivé a dokáže sdělovat vizuální informaci rychle a výborným způsobem, obraz lze doplnit profesionálně namluveným komentářem. Video může být buď doplňkem ústní prezentace (jako film, ale můžeme také promítat krátké časově omezené části) nebo je určeno pro samostatnou prezentaci - např. na veletrhu. Před začátkem prezentace je nutné mít celé zařízení nainstalováno a funkční, kazetu mít přetočenou na správném místě, aby nevznikly žádné mimořádné časové mezery. Při početnějším publiku vyžaduje videoprojekce několik monitorů s velkými obrazovkami.

H. Zvukové pásky

CENA ZAŘÍZENÍ NÁROČNOST OBSLUHY KOREKCE, OPRAVY KONTAKT S PUBLIKEM TRVALOST ZÁZNAMU MOŽNÁ PŘÍPRAVA PŘEDEM NÁROČNOST PŘÍPRAVY ZÁVISLOST NA TECHNICE VHODNOST PRO ODBORNOU PREZENTACI

☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺

AUDIO

VIDEO

FILM

DIAPOZITIVY

DATAVIDEO

ZPĚTNÝ PROJEKTOR

FLIPCHART

TABULE

[Audio]. Přehrávku zvukového pásku můžeme využít třemi způsoby: • Samostatný pořad (slovo, hudba, ruchy) - např. na výstavě jako výklad exponátů. • Zvuková kulisa (většinou jen hudba) - vytváření atmosféry a nálady, posluchač nesleduje zvuk detailně, vnímá ho jen jako pozadí. • Doplněk ústní prezentace (dle potřeby) - zvuková ilustrace výkladu. Zvukové pásky nejsou mimořádně nákladné, zařízení pro reprodukci bývá snadno dosažitelné, pro ústní prezentace však není jejich použití vhodné, snad jen v mimořádných zdůvodněných případech.

☺ nízká

střední

vysoká

malá

střední

velká

snadné možné

☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺

☺

TAB. 9 - SROVNÁNÍ AUDIOVIZUÁLNÍCH POMŮCEK

Pomůcky, diskutované v tomto bodu jsou pro přehled srovnány v tab. 9.

⇒ 76 ⇐

dobrý

ujde

obtížné špatný

dobrá

špatná

ano

ne

malá

střední

velká

malá

střední

velká

vhodné možné nevhodné




9.2.6 Příprava audiovizuálních pomůcek V určitém stádiu prací má již přednášející jasno, co by chtěl pomocí audiovizuálních pomůcek posluchačům sdělit a rozhodl se, jaký prostředek použije. Další fází je příprava konkrétní pomůcky. Pro přípravu se vyžaduje vkus, alespoň základní smysl pro rozvržení a kompozici vytvářené plochy, cit pro práci s barvami. Pokud tyto vlastnosti nemáme, je lépe zadat vytvoření pomůcky specialistovi. Praxe však ukazuje, že většina prezentujících si např. s tvorbou účelných slidů poradí (s pomocí softwarových prostředků, které jsou k dispozici). Uvědomíme-li si účel vizuální nebo audiovizuální pomůcky, dodržíme i hlavní zásady: • Jednoduchost - pomůcka musí být divákem rychle pochopena. Není to obrázek v knize, který může čtenář libovolně dlouho studovat. • Výraznost - obraz bude pozorován z různé vzdálenosti poměrně krátkou dobu. Divák se musí v obraze rychle zorientovat. • Originalita - pomůcka musí diváka zaujmout, má vypovídat i o svém autorovi. Jak vytvořit originální pomůcku je rozebráno v [TRA98]. Dalším důležitým principem je množství informací vyjadřovaných jednotlivou pomůckou. Přeplnění pomůcky informacemi patří k největším a nejběžnějším chybám. „Nejdůležitější schémata nebo diagramy musíte navrhnout tak, aby bylo možné si je zapamatovat. Pokud budou příliš podrobné, posluchači zapomenou nejenom okrajové informace v nich obsažené, ale i to hlavní, co jim chcete sdělit; je-li divákovi předloženo příliš mnoho informací na zapamatování, nezapamatuje si nic“ [HAM96]. Pravidlem o počtu informací vyjádřených na pomůcce je 7 ± 2, tedy na jednom slidu by mělo být od 5 do maximálně 9 odkazů, bodů či krátkých vět vyjadřujících informaci. Dalším pravidlem je, že přednášející by měl ukazovat pouze tolik, kolik dokáže vysvětlit v krátkých kompaktních úsecích, až pak ukazovat další obrázek, pohovořit o něm, pak další. Takto také lze dosáhnout vršení informací, což je vlastně přidávání jednoho údaje po druhém. Publikum je svědkem toho, jak materiál postupně roste, vrší se. To je velmi účinná a působivá metoda zajišťující logickou posloupnost. Na okraji zájmu by neměla stát barva, s jejíž pomocí lze vyjádřit mnoho informací. Barva podněcuje dramatické, citové reakce, je kontrastem k chladným, faktografickým informacím, dodá jim zajímavost, různost, pádnost. S barvou je však nutno zacházet velmi opatrně, abychom nenarušili zřetelnost a čitelnost obrazu. Výborné je např. světlé písmo na tmavém podkladu, které je dobře čitelné i z větší vzdálenosti. Pro velkou výraznost se doporučuje černé nebo fialové pozadí a žluté nebo bílé písmo. Nevhodné je velmi členité pozadí, zcela špatné je tmavé písmo na tmavém podkladu (kupodivu častá chyba u mladých studentů). Důležité je uvědomit si, že některé barvy již mají svůj vžitý společenský význam, tak například červená znamená varování, příkaz, nebo zákaz. Zelená je „volno“, povolení nebo pokyn k akci. Modrá vyjadřuje sice klid, ale blikající modrá připomíná ambulanci nebo policii. Je ale nutno upozornit na nebezpečí nesprávného použití barev, neúměrného množství a kombinací barev (obrázek může být tzv. „přeplácaný“). Nezkušení tvůrci pomůcek by měli vyhledat pomoc a rady výtvarníků, ti mají s použitím barev zkušenosti. Totéž platí pro druhy písma, tvorbu pozadí atd. Je-li návrh pomůcky již hotov, měl by jej tvůrce s někým prodiskutovat, pokud možno s tím, kdo o dané věci příliš mnoho neví. Tvůrce návrhu by měl kolegovi, známému či příteli pomůcku ukázat bez přílišného komentáře - jen sdělit kontext, aby mohl pochopit smysl. Pak by ho měl požádat, aby řekl, co vidí, jak to interpretuje. Pokud názorná pomůcka přináší jiné sdělení, než tvůrce očekával, nebo je víceznačná či nesrozumitelná, neměl by se jí snažit obhajovat, ale měl by ji upravit nebo předělat. Důležitou zásadou při tvorbě pomůcek je uplatňování důslednosti. Od začátku do konce je potřeba používat stejné symboly a znaky. Začne-li člověk psát na tabuli, flip chart nebo slide tiskacím písmem, neměl by po chvíli přecházet na písmo psací, napíše-li datum ve formě 15.1.98, neměl by později psát 20. května 1998, atd.

9.2.7 Jak správně používat audiovizuální pomůcky Jedním z důvodů používání audiovizuálních pomůcek je zaujetí posluchačů. Proto při každém novém slidu, diapozitivu nebo motivu by měl přednášející ztichnout a nehýbat se (minimálně 10 vteřin) a nechat své posluchače v klidu vnímat novou informaci, aby byl celkový dojem co nejpůsobivější. Aby se v publiku probudila zvědavost a očekávání je dobré říci, co se právě přednášející chystá ukázat předtím, než to ukáže, například „Nyní Vám ukáži diagram datových toků ...“ Posluchači potřebují čas, aby zpracovali a pochopili to, co je předváděno. Teprve až když posluchači zpracují informaci, může se k ní podat konkrétní výklad. Vizuální pomůcky jsou dobrým pomocníkem, ale přednášející by si měl rozmyslet, které ukáže, a které ne. Vždyť ne všechny jsou stejně důležité a potřebné pro dané vystoupení a ne všechny se přesně váží k dané tématice, i když jsou třeba pěkně zpracované. I zde platí, že někdy méně může znamenat více. Jestliže by

⇒ 77 ⇐



KAPITOLA 9 - POMŮCKY PRO PREZENTACI přednášející promítal rychle jeden diapozitiv či slide za druhým, posluchači si stejně nic nezapamatují a jak píší autoři publikace [HUR95]: „... vnitřně zaúpíte a propadnete pesimismu - zase jeden lidský stroboskop?“. Pomůcky musí působit vzhledně a pořádně. Slidy a diapozitivy by měly být uloženy v deskách či pouzdrech. Posluchači toto vše velice bedlivě pozorují a všímají si i těch nejmenších detailů a za nevzhledné pomůcky „udělí prezentujícímu trestné body“, budou si myslet, že si je dost pečlivě nepřipravil nebo že k vystoupení přistupuje lehkovážně, ale také že nemá k publiku dostatečný respekt. Podle pomůcek budou posluchači hodnotit nejen kvalitu samotného přednášejícího, ale i kvalitu jeho firmy.

9.2.8 Písemné materiály k ústnímu projevu Mnoho přednášejících ke svému vystoupení připravuje i písemné materiály, které dají posluchačům k dalšímu prostudování. Posluchači většinou nemají při prezentaci dostatek času na úvahy a tyto materiály jim pomohou zamyslet se později, dále v nich mohou přednášející shrnout nejdůležitější myšlenky přednášky a uvést v nich podrobnější údaje a informace, či mohou posloužit k čistě propagačním účelům. Písemné materiály k ústní prezentaci jsou dvojího druhu: • pro podporu prezentace, • k pozdějšímu prostudování. Jestliže posluchači dostanou písemné materiály předem, hrozí nebezpečí „ztráty publika“: • Posluchači čtou rychleji než přednášející mluví, budou před ním napřed, zatímco on bude podrobněji a pečlivě vysvětlovat nějaký bod, budou přemýšlet o něčem úplně jiném. • Posluchači si dělají své vlastní závěry z tištěného slova spíše než z verbálního vysvětlení. • Přednášející ztratí s posluchači kontakt, pozornost posluchačů je upoutána písemnými materiály a ne přednášejícím, ten pak nemůže navazovat kontakt pohledem, neuplatní gestikulaci a mimiku. Východiskem je rozdat předem jen takové materiály, které podporují výklad a které budou ústně vysvětlovány, ostatní dát posluchačům až po skončení výkladu. Písemné materiály nemají být zcela totožné s výkladem, ale musí jej doplňovat, obsahovat to, co přednášející nemůže na pódiu říci z časových či jiných důvodů. V neposlední řadě by zde měly být uvedeny údaje o osobě přednášejícího - profese, kontaktní adresy, spojení. Výhodou psaných materiálů je, že si posluchači z přednášky odnesou shrnutí hlavních myšlenek, mohou se k nim později vracet, mají spojení na přednášejícího. Písemné materiály jsou relativně levné, a když jsou hotové, jsou absolutně nezávislé na technických prostředcích. Nevýhodou je nebezpečí ztráty kontaktu s posluchači popsané výše.

9.2.9 Softwarové pomůcky pro ústní prezentaci Existují speciální počítačové programy vytvořené k usnadnění přípravy i samotného průběhu prezentace. Cílem těchto programů je prezentovat dané informace dostatečně názorně, ale také zaujmout diváky a upoutat jejich pozornost pomocí různých obrazových a zvukových efektů. Další výhodou prezentačních programů je možnost připravené snímky vytisknout, a to jak na papír, tak i na fólie (a získat tak klasické slidy pro zpětný projektor). Postup prezentace - střídání snímků - lze ovládat ručně nebo je předem připraven a běží automaticky. Základní jednotkou prezentace u těchto programů je snímek (slide). Postup tvorby jednotlivých snímků: • výběr pozadí ze šablony nebo jeho tvorba, • volba nebo tvorba předlohy snímku - rozmístění objektů na snímku, • výběr objektů nebo jejich tvorba - text, grafy, obrázky, atd., • volba dynamických prvků k jednotlivým objektům a snímkům - animace, sestavovací efekty, přechodové efekty, zvuk. Jednoduché prezentace lze vytvořit i v ucelených sadách kreslících programů (například CorelDraw nabízí Corel Show) nebo v tabulkových kalkulátorech (například v QuattroPro lze řídit slide show prostřednictvím speciálně naplněné tabulky). Takové prezentace jsou však poměrně jednoduché, proto je lépe pro náročné prezentace použít specializovaných produktů, kde je výběr opravdu široký. Rozdíl mezi jednotlivými produkty je především v množství předdefinovaných pozadí a formátů snímků, rozsahem kreslících funkcí, fontů písma a knihoven obrázků, animací, přechodových efektů a zvuků, v podpoře tvorby grafů a dalších objektů. Patrně nejznámějším produktem je MS PowerPoint. Jeho výhodou je kompatibilita s ostatními produkty Microsoft, tedy možnost přebírání objektů, vytvořených v jiných programových systémech (pro naše účely jde především o MS WORD a MS EXCEL). PowerPoint nabízí rozsáhlou sadu funkcí pro kreslení a grafiku, takže lze snadno vytvářet grafy, ozdobit text zvláštními textovými efekty, použít 3D efekty nebo stínování, vytvářet texturové, obrázkové nebo průhledné

⇒ 78 ⇐



KAPITOLA 9 - POMŮCKY PRO PREZENTACI výplně a automatické tvary. Základní galerii klipartů lze doplnit z instalačního CD-ROMu balíku MS Office, nebo z internetovské stránky firmy Microsoft. Výhodou MS PowerPoint je možnost připravit ke každému snímku poznámky, které lze vytisknout nebo je vyvolat na obrazovce při projekci. PowerPoint umožňuje animace textu, grafů, obrázků, objektů vložených z jiných aplikací, videoklipů a zvuků. V jednom dialogovém okně se definuje typ animace (aplikace jich má bohatý výběr), uspořádání pořadí animací, nastavení času, který má uplynout před začátkem přehrávání každé animace. Dále je možné zaznamenat komentář přednášejícího a učinit tak prezentaci zcela automatickou, či je možné použít hudebních nahrávek. V rámci jednoho souboru je možné vytvořit miniprezentace přizpůsobené pro různé typy posluchačů. Stačí jen vybrat snímky, které má vlastní prezentace obsahovat, a také pořadí, ve kterém mají být určitým způsobem posluchačům předvedeny. Další možností je nastavení prezentace pro předvádění tam, kde mohou lidé procházet prezentaci sami, nebo kde je nastavena jako automatická a po skončení se začne přehrávat znovu (výhodné pro výstavy a veletrhy). Pomocí propojení dvou počítačů může přednášející na své obrazovce zobrazit poznámky a nástroje Správce prezentace, zatímco posluchači vidí na druhém počítači pouze prezentaci bez nástrojů a poznámek.

⇒ 79 ⇐



KAPITOLA 10 - LITERATURA

10. Literatura !N! = nejdůležitější

Z = základní

BEB98

Manažerské informační systémy I. Externí zdroje informací.

Bébr, R.

D = doporučená

P = doplňková D

Skripta VŠE Praha, 1998.

BEB99a

Bébr, R.

BEB99b

Bébr, R.

BLAC94 Black, S.

Lesk a bída Internetu. In: Sborník semináře Tvorba software 99, Tanger, Ostrava, 1999.

Reliability and Trustworthiness of an Information Chain. In: IDIMT 99 Proceedings, VŠE Praha.

Nejúčinnější propagace. Grada, Praha, 1994.

Grafická úprava tiskovin.

BLAZ90

Blažej, B.

CEC97

Čechová, M.

CER92

Černá, M., Stocklová, A.

CLP90

Chloupek, J.:

CSN90

ČSN 010195

Bibliografický záznam.

CSN96a

ČSN ISO 5966

Formální úprava vědeckých a technických zpráv.

CSN96b

ČSN ISO 690

Bibliografické citace.

CSN97a

ČSN ISO 2145

CSN97b

ČSN ISO 7144

DAN97

Daneš, F.

ECO97

Eco, U.

EHR95 GIB92

Ehrenborg, J., Mattock, J. Gibson, J.W., Hanna, M.S.

GRU98

Gruber, D.:

HAL80

Halada, M.

HAM96

Hamlinová, S.

HAR97 HAU79

Hartmanová, D., Hartmanová, V. Hausenblas, K., Kuchař, J.

HLA97

Hlavenka, J.

HOF97

Hoffmann,U., Tobin,M.

HOR96

Horný, S.

HOR97a Horný, S.

SPN, Praha, 1990.

Stylistika současné češtiny. ISV Praha, 1997.

Služby knihoven a informačních středisek. Skripta. Univerzita Karlova Praha, 1992.

Stylistika češtiny. SPN Praha, 1991. Český normalizační institut, 1990. Český normalizační institut, 1996. Český normalizační institut, 1996.

Číslování oddílů a pododdílů psaných dokumentů. Český normalizační institut, 1997.

Formální úprava disertací a podobných dokumentů. Český normalizační institut, 1997.

Český jazyk na přelomu tisíciletí. Academia, Praha, 1997.

Jak napsat diplomovou práci. Votobia, 1997.

Přesvědčivé vystupování. Management Press, Praha, 1995.

Introduction to Human Communication. Wm. C. Brown Publishers, USA, 1992.

Řečnické triky aneb nenechte se ukecat. Repronis, Ostrava, 1998.

Systémové inženýrství NADAS, Praha, 1980.

Jak mluvit, aby vás lidé poslouchali. Talpress, Praha, 1996.

Pravidla českého pravopisu. Fin Publishing, Olomouc, 1997.

Čeština za školou. Panorama, Praha, 1979.

Vytváříme WWW stránky a spravujeme moderní web site. Computer Press, 1997.

Vedeme jednání v angličtině. Ivo Železný, Praha, 1997.

Technologie zpracování textů a grafiky. VŠE Praha, 1996.

WORD 97 - tvorba dokumentů v praxi. Skripta VŠE Praha, 1998.

⇒ 80 ⇐

P D P P P P P D D D D D D D Z Z P P !N! !N! P D P P D



KAPITOLA 10 - LITERATURA HOR97b Horný, S. HOR98

Horný, S.

HOS97

Hospodářová, I.

HUR95

Hurst,B.

ISO86

ISO 215

KOH96

Kohout, J.

KOU94

Koubský, P.

KUB99

Kubalák, P.

LEI95

Leicher, R.

MOL95

Mole, J.

NEM93

Němec, P.

PAV98

Pavlíčková, M.

Počítačová typografie a design dokumentů. Grada Publishing, Praha, 1997.

Návrh a tvorba prezentací na WWW. Skripta VŠE, 1998.

Veřejná prezentace od A do Z. Expertis, Praha, 1997.

Encyklopedie komunikačních technik. Grada, Praha 1995.

Presentation of contributions to periodicals … 1986.

Rétorika. 2.vydání, Management press, Praha, 1998.

Jak se dělá časopis. Softwarové noviny, 1994, č. 4, s. 18 - 40.

Písemná prezentace systémů. Diplomová práce, VŠE, Praha 1999.

Prezentace na výstavách a veletrzích. Grada, Praha 1995.

Jiný kraj, jiný mrav. Management Press, Praha, 1995.

Public relations. Management Press, Praha, 1993.

Tak jsem si myslel, že jsem úspěšnej manažer aneb pravidla společenského chování pro manažery.

P D P !N! D !N! D Z Z D P D

Management Press, Praha, 1998.

POS94

Postler, M.

RAU96

Rauch, J.

SME95

Smejkal,V., Sokol,T.

SME98

Smejkal, V.

SME99

Smejkal, V.

SOK99

Sokolowská, M.

SRO99

Šroněk,I.

TOM81

Toman, J.

TRA98

Trajer, J.

TRI88

Trimmer,J. F., McCrimmon, J.,M.

TRN97

Trnka, J.

VSB98

Kolektiv autorů

WAG98

Wage, J., L.

WAR96

Warner, T.

Metodika zpracování a úprava diplomových prací. Skripta VŠE, 1994.

Metody zpracování informací II. Skripta VŠE Praha, 1996.

Počítačové právo. C.H.Beck, Praha, 1995.

Lexikon společenského chování. Grada, Praha, 1998.

Internet a paragrafy. Grada, Praha, 1999.

Prezentace softwarových produktů. Diplomová práce, VŠE, Praha, 1999.

Mezikulturní rozdíly a jejich význam pro mezinár. jednání Mezinárodní politika, č. 8, 1999.

Jak dobře mluvit. Svoboda, Praha, 1981.

Ústní prezentace systémů. Diplomová práce, VŠE, Praha 1998.

Writing with a purpose. Houghton Mifflin Company, Boston, 1988.

Soudobá rétorika (pro ekonomy) I. Skripta VŠE Praha, 1997.

Obchodní zvyklosti. Vysoká škola báňská, Ostrava, 1998.

Řeč těla jako účinný nástroj prodeje. Management Press, Praha, 1998.

Communication skills for information systems. Pitman Publishing, London, 1996.

⇒ 81 ⇐

D P D Z D D P !N! Z D D D D !N!



KAPITOLA 11 - PŘÍLOHY

11. Přílohy 11.1 Call for papers Výzva k zaslání příspěvků může být různě uspořádána, ale nikdy by neměly chybět tyto části: • Co, kdy a kde bude pořádáno. • O co jde, jaká jsou základní témata. • Jak přihlašovat příspěvky. • Organizace, platby, ... • Termíny.

Příklad: The Prague University of Economics and the University of Linz have the pleasure to invite you to participate in the 7th Interdispilinary Information Management Talks (IDIMT'99). The aim of this annually talks is to provide an interdisciplinary and informal forum for a holistic interchange of concepts and ideas on Information Management, Information Engineering, Business Processes and related topics. The increasing interest in information as a vital resource makes it necessary to provide both technology transfer and also opportunities for establishing technical and commercial cooperation across borders. The cooperation of technical and economic research institutes and of researchers with different economic and historical backgrounds provides an interesting basis for interdisciplinarity.

Call for Papers and Participation

IDIMT'´99 7th Interdisciplinary Information Management Talks Zadov Sport Hotel Olympia (near Vimperk) Czech Republic

Sept. 2 - 3, 1999

Site and Accommodation: …… Conference Language: …… Conference Fees: …… Payment: …… Programme Committee:

Topic of sessions: • Business Process Reengineering - Hopes and Disillusions. • EU Standardisation Process in IS/IT. • Cooperative Activities and Distributed Communication. • Human Dimension of IS. • Concepts and Practice in IS Development. • Quality Management and Audit of IS/IT. • Applied Systemic Thinking. Panel Discussion Theme: Future Life in Information Society (habits, culture, etc.)

(výbor, který se stará o obsah)

…… Organising Committee: (výbor, který se stará o organizaci)

…… Registration: ……

⇒ 82 ⇐




Call for Position Papers Each session will be covered by one keynote paper and several position papers. The draft version of the keynote papers will be placed on [ftp adress] in directory … in February 1999. Please submit your position paper (extended abstract, in English, typed in double spaced format, approx. 4 pages, electronic versions are preferred) until april 4, 1999 to Dr. So-and-so Systems Engineering and Automation Johannes Kepler University Linz A-4040 Linz, Altenbergstr. 69, Austria Phone: +43-mm mm nn nn, fax: pp pp qq qq E-mail: [email protected] Authors of accepted position papers will be invited to submit a full-length paper to be included in the proceedings. ……

Deadlines Keynote Papers on ftp

February 13, 1999

Extended Abstract due

April 4, 1999

Notification of Acceptance

April 29, 1999

Camera Ready Copies due

May 30, 1999

Conference Opening (9:30)

September 2, 1999

Conference

September 2 - 3, 1999

11.2 Pokyny pro Camera Ready Ve sbornících, do kterých přispívá několik autorů formou camera ready, je nutno pro zajištění jednotné úpravy rozeslat autorům pokyny pro zpracování. Jestliže všichni autoři takové pokyny dodrží (a editor na to řádně dbá!), má sborník perfektní celkovou úpravu a vzhled. ◊ Poznámka: Uvádíme příklad výborně zpracovaných pokynů. Sborníky, podle nich vytvořené, jsou velice úhledné a jsou k nahlédnutí na katedře systémové analýzy VŠE.

ADVICE FOR THE PREPARATION OF CAMERA-READY CONTRIBUTIONS FOR CONFERENCES Abstract The proceedings of the conference will be published by the publishing house R. Oldenbourg Verlag Wien-München. The preparation of manuscripts which are to be reproduced by photo-offset requires special care. Manuscripts which are submitted in technically unsuitable form have to be returned for retyping or will be cancelled if the volume otherwise cannot be finished in time. The following instructions should be followed closely. These instructions serve also as sample pages. 1. Layout 1.1 Pages - Printing Area Please keep to the following printing area (instruction for European A4 size paper 21,0 cm by 29,7 cm / 8,27 inch by 11,69 inch): left and right margin should be 2 cm (0,78 inch) the margin at the top of the page should be 3 cm (1,18 inch); at the bottom 2,5 cm (0,98 inch). If you have to use any other paper size, make sure your text fits into a frame of 17 cm (6,7 inch) by 24,2 cm (9,5 inch) centred on the page.

⇒ 83 ⇐



KAPITOLA 11 - PŘÍLOHY 1.2 Typeface and Size Please use TIMES or one of the similar typefaces widely used in phototypesetting and text editors (no sans-serif typeface). If there is no other instruction mentioned, use one-and a half-line spacing. The text should always be justified. Paragraphs should not be intented.

Heading level

Font size and style (Example)

Title:

capitalised, centred in

Author:

TIMES 18 POINT BOLD TIMES 18 POINT (centred)

Abstract:

Times 12 point italics

1

TIMES 14 point bold

1.1

1st level heading: 2nd level heading:

TIMES 12 point bold 1.1.1 3rd level heading: TIMES 12 point Text: TIMES 12 point Lettering of figures: Indications to figures:

TIMES 10 point bold TIMES 10 point italics

Literature and Notes:

TIMES 10 point

Please use italic print to emphasise words in running text; bold type in running text and underlining should be avoided. Please do use a spell checking programme. You are responsible for the proofreading of your manuscript. It will be reproduced for the conference proceedings without any change. 1.3 Headings and their Spacing Title of contribution (centred) 18 pt after First name, family name (centred) 36 pt after Abstract 12 pt after 1 1st-level heading 18 pt before, 18 pt after 1.1 2nd-level heading 12 pt before, 12 pt after 1.1.1 3rd-level heading 12 pt before, 12 pt after New paragraph 6pt after 1.4 Formulas Formulas should be centred and spaced as the following example: x+y=z In cases of long and complicated formulas the spacing may be varied. 1.5 Figures and Tables Figures (if possible originals) should be pasted into the manuscript and centred between the margins. For halftone figures (photos), please forward high-contrast glossy prints and mark the space in the text as well as the back of the photograph clearly, so that there can be no doubt about where or which way up they should be placed. Figures and tables should be numbered and lettered in 10 point bold and in one-line spacing. 1.6 Page Numbering Your paper should show no printed page numbers; they are inserted by the volume editor. Please number the sheets at the bottom of the reverse side in pencil. There should be no running heads. 1.7 Notes Footnotes should be numbered and printed on the same page in TIMES 10 point one-lined spacing. 1.8 References References should be listed alphabetically at the end ot the contribution. In the running text indications should be put into brackets, e.g. [3].

2. Language The language should be English.

⇒ 84 ⇐




11.3 Společenská jednání Skripta [BEB98] upozorňují namátkou na některé detaily osobních kontaktů, které jsou zdánlivě podružné, příliš se o nich nemluví a nepíše, mohou však mít při vzájemných stycích partnerů velký význam. Uvedená skripta se zabývají tvorbou systémů a připomínají, že „při tvorbě systémů hraje roli důmyslná koncepce a pečlivé provedení detailů, byť i zdánlivě nepodstatných - a to platí i pro partnerské kontakty“. • Jednání mají být vedena v přátelském, nikoliv však kamarádském duchu (i když jsme s některými partnery opravdu kamarádi, necháme si to na jindy). Při jednání neztrácíme sebejistotu (musí být ovšem něčím podepřena - znalostmi, zkušenostmi, pravdou ve sporu apod.), nevhodná je však suverenita (zvláště dávaná najevo okatě a nepříjemně), nepřípustná je arogance. • Při jednání se nevylučují spory, vylučují se však hádky. Zdánlivě neřešitelný rozpor (rozpory jsou vždy řešitelné!) je třeba odložit (na příště) a někde si vyžádat nezávislé stanovisko (můžeme třeba o ně požádat nadřízenou organizační úroveň - jestliže existuje a je ochotná ke spolupráci). • Cílem snažení všech partnerů má být dobrý, užitečný produkt (např. informační systém), výborné řešení problému, kvalitní dílo, oboustranně výhodná dohoda, …. Pokud to někdo nechápe nebo podle toho nejedná, nemá být účastníkem kooperačních jednání. Některé detaily, jejichž znalost je užitečná pro organizátory jednání: • Na jakýchkoliv jednáních se může kouřit pouze v případě, že všichni účastníci jsou kuřáci a všichni vysloví s kouřením souhlas (vyžadovat svolení od nekuřáků je hulvátství, neboť slušný nekuřák většinou kouřit dovolí a pak tiše trpí; je-li přítomen byť i jediný nekuřák, prostě se nekouří). I při jednání ve volné přírodě je vhodné organizovat přestávky na kouření. ◊ Poznámka: kuřák vydrží bez cigarety cca 45 (max. 60) minut, vykouření cigarety trvá 7 - 10 minut, při kávě nebo těsně po ní vyžaduje kuřák vždy cigaretu.

• V každém případě (i když nejsou na jednání kuřáci) je nutno po 45-60 minutách jednání vyhlásit 10-15 minutovou přestávku. Jinak hrozí ospalost z únavy a ztráta pozornosti. • Při jednání se nepodává alkohol, účastníci se před jednáním neposilňují ani pivem. Připouští se 1 tzv. panák (5 cl) tvrdého (přes 30%) alkoholu pro celé jednání (při podpisech důležitých dokumentů nebo smluv bývá připito šampaňským). Po ukončení oficiální části je možno alkohol podávat, avšak v tom případě je vyloučeno pokračovat jakoukoliv formou v závazných ujednáních, tvořit písemné dokumenty apod. Nedoporučuje se ovšem ani v této neoficiální části přehánět alkoholovou konzumaci. ◊ Poznámka: Za dob komunistického režimu často jednali rudí bossové se zástupci západních firem. Lstiví kapitalisté při takovýchto jednáních nalévali značkový koňak (pro zvláště kované soudruhy finskou vodku), sami pak pili čaj místo koňaku nebo vodu místo vodky. Známé socialistické heslo "je to zadarmo, je to dobré, to beru ve velkém" se uplatnilo a soudruh socmanažer posléze v mlhavém stavu podepsal vše, co mu střízlivý kapitalista podstrčil. Takto bylo uzavřeno mnoho velkých a pro socialismus nesmírně nevýhodných obchodů. Socialistické heslo o tom, co je zadarmo, je v mnohých z nás hluboce zakořeněné. Kapitalisté to dobře vědí a proto i dnes štědře nalévají. Za kiks v opilosti nemohl být za komunismu komunistický boss postižen. V demokracii a především ve správném businessu je ale opilost přitěžující okolností a kiks v tomto stavu má velice nepříjemné pracovní i osobní důsledky (v současné době u nás bohužel jen pro někoho, ale to už se vymyká rámci těchto skript).

• Při oficiálních večeřích je podání kávy + koňaku mezinárodně uznávaným signálem k ukončení, rozloučení a odchodu. • Na jakékoliv jednání (i s tuzemskými partnery) přicházíme vhodně oblečeni: páni sako a kravatu, dámy nejlépe kostým a vždy punčochy! Podrobnosti o vhodném oblečení jsou popsány v řadě knih a časopisů. Oblečení nereprezentuje jenom vás, ale vaši instituci nebo firmu! Pouze při zvláštních typech jednání v terénu nebo při tzv. výjezdním jednání např. ve sportovním středisku se připouští neformální (vždy však čisté a upravené) oblečení. Na možnost neformálního oblečení je vhodné (spíše nutné) upozornit již při písemném nebo ústním pozvání. • Budování, provoz a reengineering v oblasti informačních systémů vyžadují stále častěji mezinárodní kontakty a kooperace. Zde je nezbytná znalost cizího jazyka. • Nutno konstatovat jeden zásadní rozdíl mezi anglickým a českým manažerem. Anglicky umí ve světě kdekdo, česky nikdo. Anglický manažer umí (perfektně) anglicky - dobrý český manažer umí kromě češtiny také anglicky. Angličanovi rozumí skoro každý, Čechovi nikdo. Angličan nerozumí ovšem nikomu. Toho lze účelně využít! • I když mluvíme příslušným jazykem perfektně, přizveme k nejdůležitějším momentům kooperace profesionálního překladatele - např. ve smlouvách hraje každé slovíčko významnou roli a sebemenší posun významu může způsobit značné škody.

⇒ 85 ⇐



KAPITOLA 11 - PŘÍLOHY • Při jakékoliv vícejazyčné komunikaci pozor na zkratky v písemných i ústních projevech - většinou způsobí kolaps překladu! Kabinový tlumočník zpravidla nestačí zareagovat (přeložit okamžitě zkratku v jednom jazyce do správné zkratky v druhém jazyce je takřka nemožné), v písemných dokumentech může zkratka způsobit nejasnost. Jen všeobecně a mezinárodně známé a užívané zkratky se dají použít při diskusi, ale bývají většinou jasné jen specialistům (IBM v informatice, IFRB v radiokomunikacích apod.). Nikdy nepochybíme, vyhneme-li se zkratkám úplně. • Výborná manažerská finta (hodí se u vrcholových manažerů) je předstírání neznalosti jednacího jazyka a soustavné používání překladatele. Mluví-li cizinec, náš manažer mu rozumí a může si rozmyslet a přichystat odpověď. Dohadování s překladatelem při obou směrech překladu pak dává další časové rezervy pro přesné vybroušení odpovědí. Není ale diplomatické po skončení takového jednání obrátit se na cizince jeho plynnou mateřštinou. • Řada firem ve světě a dnes už i u nás používá velice nevybíravé metody s cílem získat pro sebe nějaký prospěch. Účinná je třeba kompromitace některého konkrétního pracovníka. Využívá se k tomu alkohol, „reprezentační“ dárky, poskytování „služeb“ (např. zajímavý bezplatný pobyt o dovolené v exkluzivní lokalitě) a zejména sex v různých podobách a mutacích. Nejlepší prevencí je krajní zdrženlivost absolutně ve všech směrech. Nezapomínejme, že scénáře zneužitelných situací připravují specialisté-profesionálové a nemáme šanci předem odhadnout nekalé úmysly. Nezbývá tedy než chovat se vždy vzorně, ač to může být nemilé a někdy i trochu drsné. • Podobně je to i s úplatky. Vyskytují se všude, zvláště při zadávání státních zakázek. Peněžní forma nebývá obvyklá, spíše se používají věcné dary, atraktivní cesty, dovolené a stáže, lukrativní konzultantské smlouvy, tučné zakázky pro firmu, spřízněnou s upláceným apod. Šikovné firmy se navíc zajišťují dokumentací úplatku, aby bylo možno upláceného v případě potřeby kompromitovat. • Je také nutno upozornit, že mezinárodní jednání v evropských i celosvětových orgánech, organizacích a institucích mají přesná pravidla a především mají stanoveny a předepsány vzory dokumentů pro přípravu jednání, pro vlastní jednání i pro výsledky jednání; i korespondence je formalizována. Na omezeném prostoru skript nelze uvádět podrobnosti, je však třeba vědět, že formalizace existuje a v případě potřeby se s ní seznámit.

11.4 Mezinárodní styk Dobré rady přináší lit. [HUR95], ze které v této příloze uvedeme citaci zajímavých pravidel a doporučení: Základní pravidla chování: • zdvořilost je v mezinárodní komunikaci základním pravidlem, • nevyužívejte toho,že druzí nejsou dostatečně obeznámeni s vaším jazykem a vašimi zvyky, nechcete-li, aby oni sami využívali vaší neznalosti jejich jazyka a zvyků, • je třeba zjistit, jaká jsou pravidla a omezení v dané kultuře, jaká míra formálnosti se vyžaduje, • je lépe přiznat neznalost nebo nevědomost (jazyka a zvyklostí) než předstírat plynulé zvládnutí jazyka a důvěrnou obeznámenost s místními zvyky; to první je považováno za přijatelné, to druhé - pokud vyjde najevo, že jste hostitele uvedli v omyl, může vést k trapné situaci. Co bychom měli vědět o cizincích, s kterými budeme jednat: • považují jednání za hru, věří ve vítězství obou stran nebo ve výhru jedné a prohru druhé strany? • jak je pro ně důležité neztratit tvář? • jaký je jejich přístup k času? upřednostňují rychlost nebo volnější tempo? • považují dlouhé přestávky, pauzy a odmlky za přirozené nebo je znervózňují? • záleží jim na tom, co si o nich myslíte? • říkají „ne“ nebo pro zápor používají jiný výraz (prostor pro pochybnosti)? • mají sklon jednat temperamentně a emocionálně? • je společenský styk součástí jednání? • jaký je jejich vztah k penězům? k ženám v podnikání? k právníkům? k odborům? k soukromému jednání? Co učinit pro cizince, kteří přijeli na jednání: -

umožněte cizincům, aby se cítili jako doma, zjistěte si jména návštěvníků ještě před příjezdem a naučte se je vyslovovat, zorientujte je v okolí: ukažte prostorový vztah letiště - hotel - pracoviště - centrum města, ukažte toalety, bufet, jídelnu, kuřárnu, představte jim všechny, kteří s nimi přijdou do styku, buďte připraveni vyhovět zvláštním požadavkům hostů.

⇒ 86 ⇐



KAPITOLA 11 - PŘÍLOHY Oslovení: - pokuste se vyslovovat jména hostů tak, jak je vyslovují oni; napodobení přízvuku není nutné ale komolení jména je nezdvořilost, - pokud cizinci nezvládají výslovnost vašeho jména, neurazte se; je možné, že prostě nedokážou vyslovit některé hlásky; mohou také úmyslně komolit jména jako zdůraznění kulturních a jazykových rozdílů - sami tuto taktiku nepoužívejte.

Rozdíly: • Američané a Evropané začínají jednání velmi krátkou společenskou konverzací a potom jsou připraveni vrhnout se na obchodní záležitosti, • lidé z Latinské Ameriky, z Dálného a Středního východu upřednostňují delší dobu seznamování; využívají ji pro sbírání a ověřování informací, k seznamování a k vytvoření tvůrčí (v jejich pojetí) atmosféry, • Rusové a východoevropané protahují jednání, jak jen to jde; počítají s tím, že čím déle na dohodu čekáte a čím více o ni musíte bojovat, tím více si jí budete vážit; chovají se k vám jako k prosebníkům a nechávají vás čekat , • v některých asijských a latinských kulturách se slovo „ne“ nepoužívá, proto při výroku „ano“ musíte v kontextu zjišťovat zda ne, možná nebo ano, • lidem z Východu vyhovuje mlčení, lidé ze Západu se při něm cítí nepříjemně; Arabové a Asijci mohou jako součást taktiky používat dlouhé odmlky, Američané a Evropané se snaží mlčení přerušit a často říkají a dávají najevo více, než původně zamýšleli.

11.5 Problém rozdílných kultur V této příloze uvádíme výňatky z článku [SRO99], důležité pro studium bodu 2.1.3. Pojmu kultura se používá - kromě označení pro vzdělanost, umění apod. - i ve výrazech jako „mezikulturní rozdíly, mezikulturní zvláštnosti, politická kultura, firemní kultura, …“. Pojem kultura je zde míněn jako souhrn hodnot, víry, náboženství, historie, tradic, zvyklostí i etikety, které si osvojují a sdílejí osoby, jež jsou součástí určité etnické, náboženské aj. skupiny. Projevuje se mj. v jednání a chování příslušníků skupiny. Národní kultura je průřez názorů a hodnot sdílených v dané zemi a charakterizujících způsob, jakým se v ní určitá činnost uskutečňuje. Za prvky národní kultury mohou být považovány např. jazyk, národnost, vzdělávací systém, rodina, vztah muže a ženy, společenské skupiny a další. Pro řadu národů jsou jejich kulturní specifika daleko významnější než krátkodobé výsledky. K mezikulturním rozdílům je vždy nezbytné přihlížet. O tom, že nemusí jít o kultury zcela odlišné, svědčí i učebnicový příklad návštěvy amerického prezidenta J. F. Kennedyho v Západním Berlíně na počátku šedesátých let. Kennedy chtěl dát najevo, že se ztotožňuje s jeho obyvateli a v anglicky předneseném projevu pronesl německou větu: Ich bin ein Berliner. Prezidentovi poradci si ale neuvědomili, že slovo Berliner označuje kromě Berlíňana i oblíbené pečivo - plněnou koblihu! Všimněme si některých okolností, u nichž se vyskytují výrazné kulturní rysy, ke kterým je vhodné přihlížet: • Individualistické pojetí a přístupy - jeho opakem je pojetí skupinové. Individualistický přístup považuje za nejvyšší hodnoty svobodu, rozvoj osobnosti, osobní úspěchy aj. Práva jednotlivce jsou nadřazena povinnostem vůči rodině nebo společnosti. Postavení se získává, nikoli dědí. Pro skupinové pojetí není rozhodující prospěch jednotlivce, nýbrž prospěch skupiny nebo společnosti, jíž je osobní svoboda podřízena. Příslušnost ke skupině je dána tím, v jaké skupině se člověk narodí. Součástí skupinového pojetí je v mnoha společnostech výrazný význam možné ztráty tváře. Hierarchický přístup se považuje za přirozený. • Jazyk jako pomůcka pro komunikaci zvýrazňuje protichůdnost výše uvedených přístupů. Na jedné straně je to přímočarost a na straně druhé nepřímost a náznakovost. Individualistický přístup se vyhýbá zdánlivým zbytečnostem (nezávazný hovor, formálnost, …), usiluje o jednoznačnost, zavrhuje odbíhání, nejasnosti a neurčitosti. Skupinové pojetí považuje vedle samotného sdělení za významné souvislosti, mimoverbální narážky a naznačované významové odstíny; značná část jednání je věnována nezávaznému rozhovoru, pěstování osobních styků - jazyk je více prostředkem pro rozvíjení kontaktů než pro řešení problémů. • Čas může být posuzován filozoficky, technicky i podle jiných aspektů. Různé kultury mají značně odlišný vztah k času. Některé skupiny (monochronické) jsou charakterizovány posedlostí časem, přesností. Polychronické kultury kladou menší důraz na přesnost, větší na časové souvislosti; nedodržování termínů a lhůt není nic neobvyklého. V některých skupinách je běžný lineární přístup k času, kde se čas pohybuje po přímce minulost - přítomnost - budoucnost; minulost není zajímavá, čas ve kterém se nic nerozhodne,

⇒ 87 ⇐



KAPITOLA 11 - PŘÍLOHY nepodnikne nebo neudělá, je ztracený. Při multiaktivním přístupu je čas subjektivní, vztahuje se k určité události, činnosti nebo osobě, je možno s ním manipulovat, utvářet jej bez ohledu na stav hodin. • Severoamerické a evropské kultury (kromě jihoevropských) kladou důraz na rychlost jednání, jiné oblasti na vzájemné poznání, radost z jednání apod. bez ohledu na čas. • V některých kulturách je běžný rychlý spád konverzace včetně skákání do řeči (které je jinde nemyslitelné). Někde se pak čekání na odpověď nepohybuje ve vteřinách, ale v minutách. ◊ Je vždy vhodné a většinou i účelné vyhovět partnerovu pojetí času; tím dáme najevo pochopení a vstřícnost. Zamyslíme se i nad tím, zda jiný přístup k času nemá alespoň v jednotlivostech něco do sebe.

Ve většině případů nejsou mezikulturní rozdíly rozhodující složkou pro jednání. Současně ale není vhodné je podceňovat. Je dobré znát rozdíly a odlišnosti a uvědomovat si je před kontakty s příslušníky jiných kultur. Je na místě k nim přihlížet, ne se jim přizpůsobovat. Čím větší znalosti o jiných se berou při kontaktech a jednáních v úvahu, tím méně nepříjemných překvapení je možno očekávat.

11.6 Absurdní překlad Doslovná citace z inzerátu firmy Casio, uveřejněného v denním tisku ČR: • Psací stroj Daisy Wheel. Rozsáhlá paměť umí podržet až 50 korespondenčních složek a 1000 typů. Automatický návrat nosiče a automatické přemísťování Vám umožní psát, zatímco stroj bude odvádět svou práci. Daisy Wheel Vám zajistí nejlepší od všeho. • Kalkulačky Casio Graphic Scientific jsou prostě úžasné. Podíváte se na svůj vzorec v podobě grafu. Stroj má 169 funkcí včetně matričních operací. Má též funkce pro změnu ohniskové vzdálenosti. • Digitální diář SF 9500 spolu s rozvinutým archem. Štítek umožňuje ohromné možnosti rozvinutého archu. Čte a píše Lotus a zakládá Lucid 3D. • Čtenář se vůbec nedozví, o co jde a co je mu to vlastně nabízeno. • Překladatel neznal odbornou terminologii a byl natolik neseriózní, že se ani nenamáhal někde zeptat. Podivná slova si přeložte do angličtiny a použijte odborný slovník. Např.: -

matriční operace = matrix operation = operace s maticemi změna ohniskové vzdálenosti = zoom = plynulá změna rozměru rozvinutý arch = spreadsheet = tabulkový kalkulátor apod.

• Po překladu jednotlivých slovíček se překladatel nenamáhal vytvořit české věty. Vznikají šílenosti: - … Vám umožní psát, zatímco stroj bude odvádět svou práci … - … zajistí Vám nejlepší od všeho … - … umožňuje ohromné možnosti …

11.7 Mikropovídka s pointou Softwarové noviny 1/94 Richard Bébr

Svět je sen a sen je svět. Znali jsme se s Karlem odmalička. On vyrůstal u počítače, já spíše ležel v knihách a studoval: MSC v oboru Computer Science, MSC v aplikované psychologii a tak dál. On seděl u počítače, hrál hry, programoval, hrabal se v animované grafice. Po létech jsme se setkali. Byl jsem na vrcholu vědecké kariéry, on se už prakticky od počítače nevzdaloval. Sehnal na videu film "Někdo to rád horké" a digitalizoval slavnou písničku Marilyn Monroe. Pak si s tím grafickými a akustickými editory pohrál; měnil zvuk, přizpůsobil mu obraz. Marilynka teď zpívala přímo pro Karla. Miloval ji. Taky si do počítače natáhl Brigitu Bardotovou z Goddardova "Pohrdání"; pohrál si s tím a místo k Michaelu Piccolimu mluvila teď Brigitka jen a jen ke Karlovi. Miloval ji. Vytvářel vily, ve kterých jeho dámy bydlely a dělal kolem nich překrásnou krajinu. Hračička. Uběhla další léta. Pracoval jsem, on řádil na počítači. Měla se k němu M.M., B.B., C.C. a v poslední době i Jane Fondová. Sešli jsme se u jeho počítače s láhví koňaku. "Zatím s nimi komunikuji", povídal "ale jednou vstoupím do svého počítače. A pak s nimi budu žít". Doktorskou disertačku jsem zpracoval na téma "Počítačový maniak". Pak mě navštívil pán od kriminálky. "Našli jsme Karla mrtvého u jeho počítače. Počítač byl v chodu. Nikdo - ani pitva nemůže určit příčinu smrti. Nevíte o tom něco?". Nevěděl jsem. Pozval mě jako experta, abych si prohlédl Karlův počítač, snad prý něco objevím. Z počítače se line hudba, na obrazovce zamilovaně zpívá Marilyn. Sotva usednu, rozvíjí se na obrazovce text. Zírám a tupě čumím: "Mám se skvěle, můžeš vstoupit, kámo, vše je připraveno! Karel". Napadá mě, že jsem vždycky miloval Marlene Jobertovou. A tak klidně a s rozmyslem tisknu klávesu <ENTER>.

⇒ 88 ⇐




11.8 MS WORD 97 TAB. 10 - SYMBOLY

ALT znak název 038

&

ampersand

0146

’

apostrof

92

\

back slash

0169

©

copyright

36

$

dolar

035

#

dvojkřížek

0182

¶

konec odstavce

0215

×

krát

60

<

menší než

0177

±

plusminus

0137

‰

promile

59

;

středník

094

^

stříška

126

~

tilda

0133

…

0180

´

úhlové minuty

0189

˝

úhlové vteřiny

0176

°

úhlový / teplotní stupeň

0147

“

uvozovky anglické

0148

”

uvozovky anglické

0187

»

uvozovky francouzské

0171

«

uvozovky francouzské

044

,

uvozovky jednoduché dolní

0145

‘

uvozovky jednoduché horní

tři tečky (CTRL tečka)

34

"

uvzovky rovné (viz

62

>

větší než

64

@

zavináč

91

[

závorka hranatá

93

]

závorka hranatá

123

{

závorka vlnitá

125

}

závorka vlnitá

0134

†

zemřel (úmrtí)

)

uvozovky rovné opraví WORD ihned na oblé české; po napsání znaku musíme tudíž použít ALT BACKSPACE pro zrušení automatické opravy.

⇒ 89 ⇐



KAPITOLA 11 - PŘÍLOHY TAB. 11 - SPECIÁLNÍ ZNAKY

SHIFT

• • •

CTRL •

• • • • •

ALT

• •

znak ENT ENT ENT mezera r t

název dělení slov předběžné konec odstavce konec řádku (ne odstavce) konec stránky (tvrdý) mezera neoddělitelná pomlčka neoddělitelná ® (registered) ™ (trademark)

TAB. 12 - MÍRY - PŘEPOČET

jednotka

palec

1 palec 1 centimetr

0,394“

1 bod

0,167“

centimetr

bod (pt)

2,54 cm

72 pt 28,35 pt

0,0351 cm

⇒ 90 ⇐

Jak mluvit

Recommend Documents