Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland Van Aan
: Regiobestuur KNHS Zeeland : Leden KNHS Regio Zeeland
Datum Inzake
: 20.09.2015 : JWP 2016
Inleiding Hiervoor u ligt het jaarwerkplan (jwp) 2016 van de KNHS Regio Zeeland. Het is voor de 1ste keer dat de regio aan de algemene vergadering een jwp voorlegt. Samen zullen we nog moet zoeken naar het gewenste format om een jwp aan u aan te bieden. In het jwp 2016 kiest het regiobestuur ervoor om het jwp feitelijk in 2 delen, hoofdstukken te knippen. In hoofdstuk 1 zal ingegaan worden op de “going-concern”, zeg maar de voortgang op de in ons meerjarenbeleidsplan ingeslagen weg. In hoofdstuk 2 worden enkele projecten beschreven die we in 2016 willen uitvoeren. Zoals gezegd, is dit de 1ste maal dat we de AV een jwp aanbieden. Ik hoop dan ook dat we erin slagen om op deze wijze transparant te maken wat we als regiobestuur samen met de leden doen om de mooiste sport in Zeeland nog mooier te maken.
Pagina 1 van 12
Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland 1.0 Bedrijfsvoering 1.1 Ledenontwikkeling De KNHS Regio Zeeland kende tot 2014 een behoorlijke solide en constante aantal leden. Het leek erop dat de crisis in die zin aan de paardensport voorbij ging. Echter in 2014 was er voor het eerst na jaren van groei en consolidatie een kentering. In een jaar tijd daalde het aantal leden met bijna 80 leden (ca. 5%). Dit getal betreft in het bijzonder de wedstrijdsporters. Over het verloop van de individuele en recreatie leden die in 2014 aan de regio zijn toebedeeld, hebben we geen inzicht. Waarschijnlijk is ook bij deze leden sprake van een daling. Hoewel in 2015 weer sprake is van een toename van het aantal leden (okt. 2015: 1666), zullen we als regio nauwlettender de ledenontwikkeling moeten (blijven) volgen. Dit is ook noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een van de (belangrijkste) doelstellingen van het meerjarenbeleidsplan (mjb): ledengroei. Voor een kleine regio is het van groot belang dat er sprake is van een robuust en duurzaam aantal leden willen we kunnen blijven voortbestaan en de dingen doen die we in het mjb hebben uitgezet. In 2016 zullen enkele plannen worden ontwikkeld die moeten leiden tot het vinden, binden en behouden van onze leden. 1.2 Financiën Ook de financiën behoeven in 2016 nadere aandacht. Met de KNHS zijn enkele eerste gesprekken geweest om te komen tot een meer substantiële afdracht aan de regio. Deze verhoging is nodig om een solide basis te hebben voor de uitvoering van de noodzakelijke en verplichte activiteiten van een regio. Zonder een dergelijke solide basis kan niet worden gewerkt aan het ambitieniveau zoals vastgelegd in ons mjb. De herziening van de afdracht is een traject dat verdergaande implicaties heeft. Hierover zal uiteindelijk de Ledenraad moeten besluiten. Tot dat moment zal het regiobestuur enkele projecten voorleggen aan het Federatiebestuur om op die wijze extra middelen binnen te halen om de druk op de begroting hiervoor te ontlasten. De projecten in 2016 worden in hoofdstuk 2 nader beschreven. Daarnaast zal het regiobestuur in 2016 nadrukkelijker op zoek gaan naar sponsoren om regionale activiteiten te kunnen ondersteunen. Het regiobestuur streeft er naar om langjarige verbintenissen aan te gaan. 1.3 Sportief De sportieve prestaties van Zeeuwen op diverse fronten zijn nadrukkelijk groeiende. Met enige regelmaat mogen we Zeeuwse kampioenen en reserve kampioenen op de KNHS kampioenschappen feliciteren. Daarnaast zien we dat het aantal pony ruiters in de regio groeiende i;, de aantallen die afgelopen zomer aan de regiokampioenschappen hebben deelgenomen, zijn in decennia niet zo groot geweest. Ook kloppen Zeeuwse talenten nadrukkelijker op de deur van het RABO Talenten plan, om het RABO Talenten team maar niet te vergeten waarin 2 Zeeuwen zitten (2 op 8!!)
Pagina 2 van 12
Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland Het regiobestuur is blij met deze ontwikkelingen. Te meer daar deze ontwikkelingen als een steun in de rug voelen voor de RBT’s. Het RBT zal in 2016 worden voortgezet. Daarnaast is de regio in 2015 begonnen om de samenwerking met het KWPN verder uit te diepen. Behalve het samen aanbieden van bijscholing tijdens de jaarlijkse KWPN clinic, hebben we samen met De Kroo Ruitersport een impuls gegeven aan een competitie voor het beste gefokte Zeeuwse spring- en dressuurpaard. Het is de bedoeling om dit een jaarlijks vervolg te geven. Tot slot neemt het regiobestuur het initiatief om in 2016 te starten met een equipe wedstrijd dressuur, bestaande uit paarden en pony combinaties, voor verenigingen. Tijdens de AV van 24.11.2016 wordt een uitgewerkt voorstel voorgelegd. De equipe wedstrijd heeft als doel om verenigingen (naast het VK tijdens de kampioenschappen) een platform te bieden waarop zij in teamverband hun prestaties kunnen meten met andere verenigingen.
Pagina 3 van 12
Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland 2.0 Projecten 2.1 Upgrade website www.knhszeeland.nl 1. Wat gaan we doen? In 2016 wordt de website van de KNHS Zeeland volledig herzien. Herziening van de website wordt begeleid door de portefeuillehouder Communicatie en Marketing. Ten behoeve van dit project wordt een kleine begeleidingsgroep namens de KNHS Zeeland benoemd. Voor dit project is de samenwerking gezocht met de KNHS, afdeling Communicatie. 2. Waarom gaan we dit doen? De website van de KNHS Zeeland is inmiddels 4 jaar oud. Gelet op de technologische ontwikkelingen in de wereld van internet door de opkomst van sociale media, mobiel internetgebruik e.d. is de website in die zin hopeloos verouderd. Binnen de KNHS Zeeland is op basis van het document Website KNHS Zeeland een aantal uitgangspunten geformuleerd. Het belangrijkste uitgangspunt betreft de visie dat we als regio willen aansluiten op de landelijk uitgerolde principes van de website KNHS.nl. Recent is daarom de samenwerking gezocht met de KNHS. Resultaat hiervan is dat beide partijen de intentie hebben uitgesproken dat gezamenlijk voor de KNHS Regio Zeeland een regio site binnen KNHS.nl wordt ontwikkeld. Dit platform zal worden gezien als een pilot voor een landelijk aanbod dat de KNHS aan de regio’s wil doen. 3. Wat willen we bereiken? Het realiseren van een herziene website knhszeeland.nl die • Aansluit bij KNHS.nl qua performance en lay out • Optimaal kan communiceren met social media en mobiel internetgebruik • Een herkenbaar Zeeuwse identiteit heeft • Eenvoudig en gebruiksvriendelijk in gebruik en onderhoud is 4. Wie zijn betrokken of nemen deel? Namens het regiobestuur zal de portefeuillehouder Communicatie en Marketing optreden als projectleider. Het regiobestuur fungeert als stuurgroep en wordt op onderdelen betrokken bij de inhoudelijke ontwikkeling van de website. Daarnaast zal voor specifieke kennis op hippisch gebied of ICT/Communicatie gebied worden gezocht onder ter zake kundige leden. De klankbordgroep van de regio treedt op als gebruikersgroep en wordt betrokken bij de acceptatie testen van ontwerp en gebruik. 5. Wat is hiervoor nodig? De activiteitenplanning wordt opgesteld in samenspraak met de KNHS.
Pagina 4 van 12
Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland Nr.
Activiteit
Toelichting
Wie
Wanneer gereed
6. Hoeveel gaat het kosten Nr.
Kostenpost
Toelichting
1
Ontwikkelkosten website
De kosten voor de website binnen het platform van de KNHS kan wrs kosteloos plaatsvinden. KNHS Zeeland participeert in pilot
2 3
Hostingkosten Kosten upgrade (in meerjarenbegroting)
Totale reservering upgrade website KNHS Zeeland
Kosten/opbrengsten Eenmalig
Structureel Eenmalig
In de mjb heeft de regio in 2015 en 2016 een reservering opgenomen voor de upgrade van de website € 4.000,=
Uit reserves
In beginsel wordt rekening gehouden met een meevaller als de ontwikkeling binnen budget KNHS kan worden gerealiseerd. Deze meevaller is afhankelijk van de lasten die de regio zelf moet dragen, maar mag niet groter zijn dan de begrote kosten voor een upgrade.
Pagina 5 van 12
Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland 2.2 Verbetering Regio Kampioenschappen 1. Wat gaan we doen: Verbetering Zeeuwse Kampioenschappen Het KNHS Regiobestuur streeft ernaar om een blijvende impuls te geven aan de Zeeuwse Kampioenschappen. Hiervoor zijn investeringen nodig die momenteel boven de beschikbare middelen uitgaan. Met dit plan beoogt het Regiobestuur om via een aanvullend budget vanuit de algemene middelen van de KNHS de eerste initiatieven en stappen te kunnen zetten voor een structurele en blijvende verbetering van de Zeeuwse Kampioenschappen. 2. Waarom gaan we dit doen In 2014 heeft het KNHS Regiobestuur in de ‘slipstream’ van het project ‘Dichterbij de paardensporter’ samen met diverse sleutelspelers diverse wijzigingen doorgevoerd in haar regionale opbouw van de KNHS Zeeland. In navolging van de landelijke wijzigingen heeft de Regio vertegenwoordigers in de landelijke fora en vindt op regio niveau afstemming plaats over de thema’s binnen de fora. De Regio heeft ook de structuur vereenvoudigd, kringen zijn opgeheven en het regiobestuur heeft een klankbordgroep ingericht met leden die een achtergrond hebben in diverse disciplines. Deze voorgenomen wijzigingen zijn gevat in een strategisch beleidsplan voor de Regio dat loopt tot en met 2017. In dat plan is ook opgenomen dat er een structurele verbetering moet komen voor de Zeeuwse Kampioenschappen. Het wordt steeds moeizamer om een kampioenschap te organiseren dat voldoet aan de verwachtingen van een Kampioenschap, maar ook de uitstraling heeft dat bij een kampioenschap past. In het bijzonder dient er (als eerste) aandacht te zijn voor de Springkampioenschappen die de afgelopen jaren (ondanks het hoogwaardige sportieve karakter) meer en meer een gewone wedstrijd is geworden. In die zin wil het Regiobestuur hierin investeren met regievoering, middelen en betere (logistieke) voorwaarden voor een kampioenschap. 3. Wat willen we bereiken Doelstelling van het project is een duurzame verbetering van de kwaliteit van de kampioenschappen, waardoor de kampioenschappen weer cachet krijgen en deelnemers en bezoekers weer trots zijn op deelname en bezoek aan het evenement. De kampioenschappen zijn weer een van de belangrijkste wedstrijden van het jaar. Om de doelstelling te kunnen realiseren, dienen de volgende resultaten te worden bereikt: • Het aantal deelnemers aan de kampioenschappen neemt toe; • De Regio heeft de volledige regie over de organisatie van de kampioenschappen; • Er is een consistent en onafhankelijk wedstrijdsecretariaat samengesteld dat verantwoording aflegt aan regiobestuur; • De Regio weet langjarig sponsoren aan zich te binden en beschikt over een adequaat marketingprogramma; • De Regio beschikt over voldoende middelen om blijvend te investeren in de kampioenschappen
Pagina 6 van 12
Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland 4. Wie zijn betrokken Binnen het Regiobestuur is het bestuurslid wedstrijdzaken verantwoordelijk voor het behalen van beoogd doel en resultaat. Op korte termijn wordt een (voorlopig) wedstrijdsecretariaat ingesteld. Dit secretariaat is tevens de werkgroep dien zorgdraagt voor de uitvoering van de in dit plan voorgestelde activiteiten en acties. De Klankbordgroep van de regio fungeert ook als klankbordgroep voor het project verbetering Kampioenschappen. 5. Wat is hiervoor nodig? Nr. 1
2
3
Activiteit Samenstellen wedstrijdsecretariaat in wording (WSIW) Inrichten en uitwerken Kader Kampioenschappen
Doen van voorstellen m.b.t. prijzenschaal
4
Aanschaf materialen wedstrijdsecretariaat
5 6
Aanschaf en beheer prijzen ste Uitvoeren 1 ZK in nieuwe opzet
Toelichting Het wedstrijdsecretariaat fungeert als werkgroep voor de Verbetering Kampioenschappen In dit kader wordt omschreven wat nodig is voor de organisatie van Kampioenschappen, alsmede de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om op een accommodatie kampioenschappen te organiseren. In dit kader zijn ook de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden beschreven. Omdat organisaties nu zelf kunnen kiezen voor de wijze waarop prijzen worden gegeven, is een eenduidige en consistente prijzenschaal nodig. Deze prijzenschaal dient afgestemd te zijn op aantal deelnemers en af te vaardigen deelnemers naar HIPPIADE en KNHS Indoor Kampioenschappen Hard- en software t.b.v. de organisatie van kampioenschappen Kantoormiddelen Rozetten, Bekers, Staatsiedekens ste De 1 kampioenschappen die in de nieuwe opzet zullen worden georganiseerd, zijn de ZK Springen 2016
Wie PNA
Wanneer gereed 15.10.2015
WSIW
31.12.2015
WSIW
01.04.2016
i.o.m. JHO
01.06.2016
WSIW WSIW
01.06.2016 xx.08.2016
6. Hoeveel gaat het kosten In onderstaand overzicht zijn de kosten die de Regio al maakt i.v.m. de kampioenschappen al verdisconteerd. De kosten hebben betrekking op de organisatie van de kampioenschappen in 1 jaar: Indoor Kampioenschappen Dressuur (2 dagen) Indoor Kampioenschappen Springen ( 1 dag) Pagina 7 van 12
Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland ZK Outdoor Dressuur (2 dagen) ZK Outdoor Springen (1 dag) Nr. 1
Kostenpost Hard- en software
2 3
Kantoormiddelen Prijzen
4 5
Marketing Sponsoropbrengsten
6
Vergoedingen vrijwilligers
7
Bijdrage Eventing Kampioenschap
8 9
Accommodaties Inschrijvingen
10 11 12
Juryleden Catering Structurele bijdrage Regio uit lopende begroting Totale (extra) kosten kampioenschappen
Toelichting 3 laptops 1 printer (MFP) Software (Office pakket; Concours 3.5) Presentatiescherm Papier; printerinkt; etc. Staatsiedekens (84 p.j.) Rozetten (168 p.j.) Bekers (252 p.j.) Wervingskosten sponsoring De Regio heeft momenteel geen sponsoren. Er wordt hard gewerkt aan een algemeen marketingplan om sponsors binnen te halen. De Regio streeft naar een kosteloze inzet van vrijwilligers. Toch wordt rekening gehouden met een min. vergoeding. (ca. 100 vrijwilligers over 6 dagen) De Regio Zeeland is te klein om zelfstandig kampioenschappen voor eventing te organiseren. Hiervoor zal aansluiting worden gezocht bij een bestaand evenement. Gebruikskosten Betreft een raming op basis van afgelopen jaren 32 150 Directe en indirecte kosten
Kosten/opbrengsten Eenmalig; afschrijven in 3 jaar
Structureel Structureel
Structureel
Structureel
Structureel Structureel
€ 2.500,=
Pagina 8 van 12
Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland 2.3 Verdieping Regionale Beloften Trainingen 1. Wat gaan we doen: Binnen de KNHS Zeeland gaan we het Belofte plan verder uitwerken, zodat we de kwaliteit van de Zeeuwse Ruiters naar een nog hoger niveau kunnen brengen. Dit ook door een tweede fase(leergang 2) te ontwikkelen binnen het huidige plan van de KNHS Zeeland. Voor de aanvang van de trainingen gaan we aan de slag met een train de trainer sessie. Dit om met een eenduidige doel het belofte plan aan te vangen. 2. Waarom gaan we dit doen • • •
Bevorderen dat jeugdige ruiters en amazones op een hoger niveau hun sport kunnen beoefenen. Een betere aansluiting vinden bij landelijke talentprogramma’s, zoals het KNHS RABO Talentenplan. De ruiters leren veel met elkaar en leren netwerken.
3. Wat willen we bereiken Doelstelling het Belofte Plan KNHS Zeeland is zorgdragen voor een betere aansluiting naar de Rabo talentenplan. En daarmee ook de kwaliteit van de ruiters op een nog hoger niveau brengen. Om de doelstelling te kunnen realiseren, dienen de volgende resultaten te worden bereikt: • Het aantal deelnemers op de Rabo talenten selectie uit Zeeland neemt toe; • Het aantal deelnemers aan de KNHS Kampioenschappen vanuit het belofte plan neemt minimaal met 5% toe. • De deelnemers vanuit leergang 2 scoren gemiddeld 63 % of hoger ; • Voor de doelgroep eventing en springen is het streven in 2016 ook een leergang 2 op te zetten . 4. Wie zijn betrokken Binnen het Regiobestuur is het bestuurslid Jeugdzaken verantwoordelijk voor het behalen van beoogd doel en resultaat. Om dit alles te kunnen borgen is er een netwerk opgebouwd van vrijwilligers, instructeurs, eigenaren accommodatie, fysiotherapeut, mental coach, sportdocent, adviseur didactiek en waar nodig wordt de desbetreffende kennis aangeroepen. 5. Wat is hiervoor nodig? Beschrijf hier in het schema welke activiteiten worden ontwikkeld door wie en wanneer deze gereed dienen te zijn. Nr. 1
Activiteit Verder professionaliseren van het belofte plan KNHS Zeeland
Toelichting Borgen en verbeteren van de kwaliteit. En verder uitbouwen van leergang 2
Wie EPA
Wanneer gereed 15.10.2016
Pagina 9 van 12
Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland 6. Hoeveel gaat het kosten Nr. 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Kostenpost Eigen bijdrage geselecteerden regio talenten training Instructie springen/eventing tbv regio trainingen Instructie dressuur tbv regio trainingen Accommodatie Rabo Regio training rijhal en theorie ruimte . Fysieke trainingen Theoriebijeenkomsten Mentale coaching Afsluiting dressuur stal Stalbezoek springstal/eventing Secretariële ondersteuning Reiskostenvergoeding vrijwilligers/instructie Administratiekosten Onvoorzien Structurele bijdrage Regio uit lopende begroting Ontwikkelkosten verdiepingsmodule RBT Totale (extra) kosten Regionale Beloften Trainingen
Toelichting
Kosten/opbrengsten Eenmalig Structureel Structureel Structureel Structureel Structureel Structureel Structureel Structureel Structureel Structureel Structureel Structureel
Directe en indirecte kosten
Structureel Eenmalig € 2.500,=
Pagina 10 van 12
Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland 2.4 Recreatiesport 1. Wat gaan we doen? In het structuurplan Regio Zeeland is één van de onderwerpen het inrichten van een platform voor de recreatieve paardensporter. Dit platform dient vrij toegankelijk te zijn voor de ruiters en amazones en tevens voor de paardensportaanbieders binnen de regio. Op dit platform kunnen zowel paardensporters als paardensportaanbieders terecht met vragen en suggesties. Daarnaast bieden we middels dit centrale platform de gelegenheid activiteiten kenbaar te maken die in de regio voor deze doelgroep worden georganiseerd. 2. Waarom gaan we dit doen? Recreatiesport is een betrekkelijk nieuw fenomeen binnen de KNHS omdat de focus altijd heeft gelegen op de wedstrijdsport. Wanneer recreatieve paardensporters vragen hebben of suggesties willen doen, dient er een regionaal platform ingericht te worden waar zij terecht kunnen en adequaat antwoord krijgen. Daarnaast zien we binnen de regio diverse goede initiatieven (Ruiterroutes Noord Beveland, Schouwse Fok- en Menvereniging, Recreatieruiters Zeeuws Vlaanderen, De Bevelandse Aanspanning etc.) die worden ontplooid door verenigingen die niet zijn aangesloten bij de KNHS. Juist voor deze initiatieven willen we een platform faciliteren als KNHS om de deelname aan de verschillende activiteiten te stimuleren 3. Wat willen we bereiken? Een goed functionerend F.A.Q. platform waar binnen afgesproken tijdlijnen (bijvoorbeeld binnen 48 uur reactie op het ingezonden bericht) antwoord wordt gegeven op vragen en suggesties. Een toename van het aantal deelnemers aan paardensportactiviteiten met als hoger doel meer paardensporters in de regio. 4. Wie zijn betrokken of nemen deel? Binnen het regiobestuur is de portefeuillehouder recreatiesport verantwoordelijk. Daarnaast wordt de werkgroep recreatiesport actief betrokken bij de inrichting van het platform. Daarnaast is het idee de paardensportaanbieders en verenigingen te betrekken bij dit platform. 5. Wat is hiervoor nodig?
Nr. 1
Activiteit Brainstormsessie werkgroep
2
Ontwikkeling en bouwen platform
3
Introductie platform
Toelichting Ideeën over de inrichting en doel worden verzameld Digitale plaats (website) wordt (door)ontwikkeld om gebruiksklaar te maken Nieuw platform wordt geïntroduceerd bij de initiatiefnemers en paardensportaanbieders
Wie PB/WGRS
Wanneer gereed 31-12-2015
PB
31-3-2016
PB/WGRS
30-4-2016
Pagina 11 van 12
Jaarwerkplan 2016 KNHS Regio Zeeland Nr. 4
Activiteit Evaluatie werking platform
5
Dag organiseren sportaanbieders Natuurwerkdag
6
Toelichting Vanuit een evaluatie (obv vooraf vastgestelde criteria) met betrokkenen wordt het platform verbeterd Producten promoten met o.a. Enjoy The Ride, workshops en clinics Ruiter- en menroutes worden samen met Staatsbosbeheer en evt andere grondeigenaren bewerkt/onderhouden
Wie PB
Wanneer gereed 31-12-2016
PB/WGRS
30-9-2016
PB/JS
19-3-2016
6. Hoeveel gaat het kosten Nr. 1 2 3 4
Kostenpost Vergadering werkgroep Platform (door)ontwikkelen Introductiebijeenkomst Evaluatie/onderhoud
5
Dag organiseren sportaanbieders Natuurwerkdag
6
Totaal budget Eigen middelen Extra benodigd budget t.b.v. recreatiesport
Toelichting
Kosten/opbrengsten
Website bouwen/aanpassen Betrokkenen worden geïnformeerd Met vertegenwoordigers evalueren en verbeteren (incl. webbouwer) Presentatie(s) t.b.v. sportaanbieders m.b.t. producten/activiteiten Promoten van deze activiteit, mensen uitnodigen en verzorging vrijwilligers
Eenmalig Eenmalig Structureel Eenmalig Eenmalig
T.b.v. recreatiesport € 2.500,-
Pagina 12 van 12
