Jaarverslag 2013 Erasmus Universiteit Rotterdam
Gemeenschappelijke Medezeggenschapscommissie EUR
1. Inleiding. Het jaarverslag 2013 is het tweede verslag in de reeks jaarverslagen die de Gemeenschappelijke Medezeggenschapscommissie (GMC) sinds 2012 uitbrengt. In dit verslag wordt aangegeven welke zaken in 2013 de GMC heeft behandeld in de reguliere overleggen van de GMC en in de overleggen met de Secretaris van het College van Bestuur. De Secretaris treedt daarbij ook op als gesprekspartner namens de directeuren van de Shared Service Centers (SSC’s) en de Universiteitsbibliotheek (UB)).
Het jaarverslag is als volgt ingedeeld: • • •
Verslag van de werkzaamheden van de Commissie. Samenstelling en werkwijze GMC De taken en bevoegdheden van de Commissie en andere medezeggenschapsorganen (bijlage).
2. Het verslag van de werkzaamheden in 2013 van de GMC. In dit verslagjaar heeft een aantal bijzondere onderwerpen de agenda van de GMC beheerst: • Reorganisatie ISS • Campus in Ontwikkeling/het nieuwe werken • R&O • Topondersteuning voor een topuniversiteit/SSC 3.0 Daarnaast heeft de GMC aandacht besteed aan de zogeheten Risico-inventarisatie en evaluatie (RIE), de dreigende onderbezetting in de BHV-taken en last but not least de eigen scholing van de GMC en Dienstcommissieleden, die zich deze keer vooral richt op de thema’s effectief vergaderen, het nieuwe werken en snel en kritisch lezen. In het voorjaar heeft een aantal leden van de GMC deelgenomen aan de Cursus ‘Samenwerking medezeggenschap lokaal overleg’, met leden van de Universiteitsraad, EUROPA en faculteitsraden. In het verslagjaar is de GMC vier keer in een formele overlegvergadering samen geweest en twee keer heeft de GMC separaat overlegd met de Secretaris van het College van Bestuur. De GMC heeft voorts enkele informele overleggen gehad: een met een delegatie van de IC-council van het ISS, twee keer intern over de het onderwerp Topondersteuning voor een topuniversiteit/SSC 3.0 en twee keer heeft de GMC gesproken met het kernteam dat ingesteld is om voorstellen te doen rond het laatstgenoemde onderwerp. De eerste keer vond dat overleg plaats met de voltallige GMC en de tweede keer werden de honneurs waargenomen door een delegatie van de GMC.
2A. Reorganisatie van het ISS. Deze langlopende reorganisatie heeft in 2013 uiteindelijk zijn beslag gekregen. De GMC heeft in het verslagjaar gesprekken gevoerd met de Council van het ISS: om met elkaar kennis te maken maar ook om te horen wat de gevoelens van de council waren ten opzichte van de reorganisatie. Na kennis te hebben genomen van de opvattingen van de zijde van het College van Bestuur en – uiteraard – van de meningen van de diverse Dienstcommissies en dienstleidingen (als bekend heeft deze reorganisatie ook zo zijn effecten op met name de SSC’s, UB en SMC) is de GMC tot een voorwaardelijk positief advies gekomen. Mede op basis van dit advies en het advies van de Council is de Universiteitsraad tot een eveneens instemmend advies gekomen, zij het dat het deel van reorganisatie dat betrekking heeft op de overgang van ISS-personeel naar het SSC OOS eerst zal ingaan per 1.1.2014 nadat een Stuurgroep een implementatieplan zal hebben voorgelegd, waarmee tegemoet is gekomen aan de aanbevelingen die zowel de GMC als de Council hebben gedaan.
2B. Campus in ontwikkeling/het nieuwe werken Dit jaar is gestart met de ontwikkeling van flexibel kantoorconcept op H3. Gebleken is dat de projectgroep hiervoor zich alleen bezighoudt met de bouwkundige zaken en de inrichting. Werkplekvoorzieningen (IT en telefonie) en huisen spelregels met betrekking tot het flexibel gebruik, vallen buiten de scope. De GMC is van mening dat inrichting, voorzieningen en gebruik als samenhangend geheel behandeld moeten worden en heeft hier aandacht voor gevraagd, maar nog geen specifieke reactie ontvangen.
2C. Resultaats- en Ontwikkelingsgesprekken (R&O) Ook dit thema loopt al langer. De GMC is een voorstander van het vervangen van de bij de R&O-gesprekken gehanteerde driepuntschaal door een vijfpuntschaal: op die wijze is een genuanceerder oordeel mogelijk. Daarnaast ziet de GMC graag dat personeelsleden op een gemakkelijke wijze zelf hun personeelsdossier kunnen inzien: nu kan dat al, maar de digitale procedure is ingewikkeld en wellicht te eenzijdig. Toegezegd is dat er een evaluatie van de invoering van R&O komt, wellicht in het najaar 2013 dan wel begin 2014. De door de GMC ingebrachte punten zullen daarbij worden meegenomen.
2D. Topondersteuning voor een topuniversiteit/SSC 3.0 De EUR heeft in de afgelopen tijd diverse reorganisaties gekend: wij verwijzen bij voorbeeld naar de reorganisatie met betrekking tot Financiën, ICT en natuurlijk ISS. De thans voorgestelde organisatiewijziging - kortweg aangeduid als SSC 3.0 - grijpt in op de aantallen bestaande functies voor de O&O-ondersteuning en wat genoemd wordt de generieke overhead (ofwel de algehele ondersteuning). Twee factoren spelen daarbij een rol: • door de universiteiten zijn prestatieafspraken gemaakt met het ministerie van OCW over de efficiency. Daaropvolgend is er een rapport Berenschot1 verschenen waaruit bleek dat de EUR met een cijfer van 21,9% voor de ondersteuning negatief afweek van de overige universiteiten die gemiddeld niet verder kwamen dan 19,9% van de gehele fte-omvang. Ook bleek uit het zelfde rapport dat de O&O-ondersteuning relatief hoog is. • Als tweede factor speelt in dit proces mee BV 2013. De inzet van BV2013 was dat meer - ook kwalitatief - bereikt moest worden met minder ondersteuning: om die reden is in dit programma in het verleden fors geïnvesteerd, met de bedoeling om deze investeringen terug te verdienen. Dit alles betekent een teruggang in de fte-omvang binnen de EUR. Om het gehele proces te begeleiden is door het College een kernteam geformeerd. Dat team zal voorstellen aan het College moeten doen, de betrokken partijen gehoord. De GMC heeft op 2 data met het kernteam overlegd: op 5 mei vond een gedachtewisseling met het kernteam en de voltallige GMC plaats en op 5 juni heeft een delegatie van de GMC diepgaander met het kernteam gesproken. Uitdrukkelijk is toen gesteld dat de aard van beide gesprekken het karakter van een interview hadden en niet gezien konden worden als een formeel door de GMC uitgebracht advies. De GMC heeft zich bij de bespreking laten leiden door het rapport van de commissie Hoogendoorn: Thuis in de wereld; het Huis op orde d.d. juli 2010 waarin de commissie de reorganisatie van het Bureau van de Universiteit naar SSC’s en Stafdiensten evalueerde. De aanbevelingen uit dat rapport worden door de GMC onderschreven; kernpunten uit dat advies zijn: kom tot een heldere scheiding tussen enerzijds een compacte strategische staf ten behoeve van het College van Bestuur en anderzijds de aansturing van de stafafdelingen; onderzoek bijvoorbeeld of een directeur bedrijfsvoering vereist is. Voorts: kom voor de verschillende SSC’s tot (bedrijfs)plannen, waarin ambitieuze doelen zijn vastgelegd, en de inrichting van de processen per werkterrein. Evenzeer belangrijk: kom tot een inhaalbeweging op het gebied van management development (met name ook voor leidinggevenden).Tot slot: streef meer zakelijkheid na, zeker als het gaat om het functioneren van alle medewerkers.
1. Berenschotrapport ‘Benchmarkonderzoek Nederlandse Universiteiten’ d.d. november 2011
Voorts heeft de GMC aangegeven dat een heldere en adequate voorlichting aan het personeel over dit bijzonder belangrijke onderwerp een vanzelfsprekendheid dient te zijn. De GMC ziet de voorstellen van het kernteam met uiteraard bovengemiddelde aandacht tegemoet.
2E Risico-inventarisatie en evaluatie (RIE) Conform de ARBO-voorschriften worden regelmatig zogenaamde RIE’s opgesteld: evaluaties waaruit blijkt hoe de organisatieonderdelen omgaan met de ARBO-voorschriften. Deze RIE’s worden vooral opgesteld op het niveau van het betrokken onderdeel, maar kennen ook een component die op de EUR als geheel slaat. De GMC heeft een eerste bespreking gevoerd over de RIE’s en onderschrijft de adviezen van de diverse Dienstcommissies. Nog niet alle onderdelen hebben een RIE afgeleverd: bij ABD verschijnt die naar verwachting in 2014. Dan buigt de GMC zich verder over dit onderwerp.
2F. Bedrijfshulpverlening (BHV). Door ruimere openingstijden en een toenemend aantal studenten in de weekend- en avonduren heeft het UB-personeel deze zomer gezamenlijk ongeveer 200 uur in avonduren en weekenden gewerkt als ontruimingsmedewerker, om aldus goed te kunnen reageren op incidenten. Beheerders van organisatieonderdelen zijn verantwoordelijk voor het beschikbaar hebben van BHV-personeel (BHV-ers, EHBO-ers en Ontruimingsmedewerkers). Het SSC EFB coördineert de BHV-organisatie. De GMC verwacht dat door het streven van het CvB om tot campus te komen die 7 dagen per week 24 uur geopend is, deze kwestie meer naar voren zal komen en vraagt zich af of, conform de Shared Service gedachte, deze materie niet efficiënter op centraal niveau kan worden opgepakt. De Secretaris van het CvB heeft toegezegd dit onderwerp te bespreken met de beheerders.
3. Samenstelling en werkwijze GMC. De leden van de GMC worden in de regel voor drie jaar via een getrapte verkiezing gekozen: uit de zes dienstcommissies die de EUR rijk is, worden per dienstcommissie twee vertegenwoordigers aangewezen als lid van de GMC. Voor de periode 2012 – 2014 gold een iets afwijkende termijn, omdat de verkiezingen van de dienstcommissies en daarmee de overkoepelende GMC in de pas gaan lopen met de verkiezingen voor Universiteitsraad en faculteiten. Concreet houdt dat in dat de huidige leden van de dienstcommissie nu aangewezen zijn als lid voor de termijn van 1 januari 2012 tot en met 31 augustus 2014. Vanaf 1 september 2014 worden de leden weer als vanouds voor de volle termijn van 3 jaar gekozen.
De leden van de GMC zijn: • • • • • • • • • • • •
Judith Gulpers Teun Potjewijd Manon Bakker-de Rooij Wouter van der Linden Els de Cannière Harmen Rebel Irma Brons John van Wel Anja Veerman Rick Stil Jan de Leeuw Jan Goossens
namens UB namens UB namens het SSC HR&F namens het SSC HR&F namens het SSC EFB namens het SSC EFB namens het SSC ICT namens het SSC ICT namens het SSC OO&S namens het SSC OO&S namens de stafafdelingen namens de stafafdelingen
De GMC komt in principe vier keer per jaar samen voor een onderlinge vergadering, tenzij twee leden van de GMC vragen om een extra vergadering. Daarnaast vergadert de GMC twee keer per jaar met de Secretaris van het College van Bestuur. De onderlinge vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de GMC, de overlegvergadering door de Secretaris van het College van Bestuur. De huidige voorzitter van de GMC is Jan Goossens; de GMC heeft gekozen voor een roulerend secretarisschap. Voor wat betreft het wettelijk kader: in de WHW (de Wet op het Hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek) is bepaald dat de universiteiten een dienstraad (lees: binnen de EUR GMC en de DC’s) moeten hebben ten behoeve van de ondersteunende diensten. Omdat in 2008 het Bureau van de Universiteit waaronder deze ondersteunende diensten vielen, opgeheven werd en vervangen werd door SSC’s, Stafafdelingen en UB is overgegaan tot de vorming van zes dienstcommissies (te weten vier voor de SSC’s, één voor de UB en één voor de Stafafdelingen) en één GMC.
4. De medezeggenschapsorganen van de EUR. Aan dit verslag is een bijlage gevoegd, waarin uiteengezet welke medezeggenschapsorganen de EUR rijk is en wat hun bevoegdheden zijn. De GMC beveelt u dit overzicht van harte aan. Mochten er na lezing nog vragen bij u openstaan of ontstaan, aarzel dan niet contact op te nemen met uw dienstcommissie en/of de GMC. Meer informatie over de Dienstcommissies en de GMC kunt u vinden op www.eur.nl/medezeggenschap.
Bijlage. De verschillende bevoegdheden van de medezeggenschapsorganen van de EUR. Inleiding. De Erasmus Universiteit kent zoals alle Nederlandse Universiteiten een sterke democratie: personeel en studenten praten mee over diverse (beleids)kwesties. Dat meepraten binnen de muren van de instelling gebeurt op diverse niveaus, waarbij elk niveau een overlegorgaan kent dat eigen bevoegdheden heeft, die vaak in de wet genoemd worden. Het is vooral het onderscheid in die bevoegdheden dat het soms moeilijk maakt voor de gemiddelde bewoner van de campus om precies te bepalen waar die verschillen in bevoegdheid zitten, temeer omdat sommige bevoegdheden door meer dan één orgaan worden uitgeoefend. Om die reden worden in deze notitie niet alleen de diverse organen genoemd, maar wordt er ook in aangegeven welke bevoegdheden het orgaan in het algemeen heeft.
De Dienstcommissies van de EUR. Binnen de muren van de EUR bestaan zes dienstcommissies, die alle thuishoren bij de ondersteunende diensten van de universiteit. Te onderscheiden zijn de dienstcommissie van het Shared Service Center EFB, HR&F, ICT en OO&S, de Universiteitsbibliotheek en de dienstcommissie voor de stafafdelingen. Doorgaans telt elke dienstcommissie drie leden, die van de bibliotheek kent als enige vijf leden. De dienstcommissies hebben een zwaarwegend adviesrecht op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het algemene personeelsbeleid en de arbeidsvoorwaarden. De dienstcommissie heeft ook instemmingsrecht vooral waar het gaat om reorganisaties. Alle bevoegdheden hebben uitsluitend betrekking op het eigen dienstonderdeel: zo heeft bij voorbeeld de dienstcommissie HR&F geen bevoegdheid over datgene wat binnen een andere dienstonderdeel plaats vindt. De leden van de dienstcommissies worden direct gekozen door de medewerkers van respectievelijk EFB, HR&F, ICT, OO&S, UB en de stafdelingen.
De Gemeenschappelijke medezeggenschapscommissie van de EUR. Deze commissie (GMC) bestaat uit 12 leden: elke dienstcommissie vaardigt 2 leden af naar de GMC. In feite heeft de GMC de zelfde bevoegdheden als de dienstcommissie, maar dan over zaken die de gewone dienstcommissies overstijgen. Te denken is dan ook reorganisaties waarbij meer dan één dienstonderdeel betrokken is of zaken die voor alle medewerkers van de ondersteunende diensten gelden. In feite fungeert de GMC als een soort van ‘centrale ondernemingsraad’, maar dan voor de ondersteunende diensten. De leden van de GMC worden getrapt gekozen: elke dienstcommissie vaardigt twee leden af naar de GMC.
Het EUROPA. De vakbonden onderhandelen en maken afspraken over de arbeidsvoorwaarden op zowel nationaal als lokaal niveau. De afspraken op nationaal niveau worden gemaakt met de Vereniging van Samenwerkende Universiteiten (VSNU) en worden vastgelegd in de zogeheten Collectieve Arbeidsovereenkomst Nederlandse Universiteiten, kortweg aangeduid als CAO-NU. Elke universiteit werkt de landelijke cao-afspraken uit in het zogeheten Lokaal Overleg: het College van Bestuur maakt met de vakbonden die verenigd zijn in het EUROPA nadere afspraken over arbeidsvoorwaarden en de rechtspositie van al het personeel van de instelling. Op dit moment bestaat het EUROPA uit 7 leden namens de vakbonden voor wat betreft de personeelsvertegenwoordiging. De vakbonden wijzen de leden aan.
De faculteitsraad. De faculteitsraad heeft veel bevoegdheden die gelijk zijn aan die van de Universiteitsraad (zie hieronder), maar die bevoegdheden zijn dan beperkt tot de eigen faculteit. Om maar enkele voorbeelden te noemen: de faculteitsraad heeft instemmingsrecht bij de vaststelling of wijziging van het onderwijs- en examenreglement en heeft tevens instemmingsrecht bij de vaststelling of wijziging van het faculteitsreglement; voorts als er een reorganisatie plaatsvindt, wordt de personeelsgeleding van de faculteitsraad daarover in een vroeg stadium geïnformeerd door de decaan. De decaan betrekt de personeelsgeleding ook inhoudelijk bij (het voornemen tot) de reorganisatie en het daaruit voortvloeiende sociaal plan. Het aantal leden varieert per faculteit, maar in alle gevallen bestaat de raad voor 50% uit personeelsleden en 50% uit studentleden van de faculteit zelf. Zij worden gekozen door respectievelijk de medewerkers en de studenten van de desbetreffende faculteit.
De Universiteitsraad. De Universiteitsraad kent 24 leden: 12 personeelsleden en 12 studentleden. Ook deze leden worden gekozen door respectievelijk de medewerkers van de universiteit en de studenten. De Raad heeft diverse in de wet verankerde bevoegdheden: het initiatiefrecht (het doen van voorstellen), het recht om door het College van Bestuur (CvB) geïnformeerd te worden, adviesrecht en instemmingsrecht. Daarnaast heeft de Raad tot taak het bevorderen van de openheid en het waken tegen discriminatie. Goede voorbeelden van de bevoegdheden van de Raad zijn bij voorbeeld dat de Raad het recht van voordracht heeft ten aanzien van één lid van de Raad van Toezicht, dat de Raad wordt gehoord bij benoeming en ontslag van een lid van het CvB enz. Instemmingsrecht heeft de Raad op het gebied van een deel van het jaarverslag van de EUR, het strategisch plan, de vormgeving van het kwaliteitszorgsysteem van o.a. het onderwijs, het studentenstatuut, het bestuurs- en beheersreglement van de EUR. De lijst is niet uitputtend, maar voor wie alle bevoegdheden van de raad wil kennen: de informatie is te vinden op het web http://www.eur.nl/fileadmin/ASSETS/abd/JZ/BBR-EUR_CvB_DEFINITIEF_2-4-2012.pdf . en dan met name hoofdstuk IV.
Meer informatie: Op de website van de EUR kunt u ook meer informatie vinden over de hiervoor genoemde medezeggenschapsorganen. Als u naar www.eur.nl/medezeggenschap gaat, vindt u daar aanvullende informatie als agenda’s, verslagen, samenstelling van de organen en de bevoegdheden van deze organen.
Tot slot: Belangrijk is om te weten is dat geen van de bovengenoemde organen zich bezig zal houden met individuele gevallen op rechtspositioneel gebied, omdat die thuishoren bij de individuele werknemer of student. Voor individuele zaken kunt u terecht bij uw vakbond of de vertrouwenspersonen van de EUR: wel staan de commissies en raden natuurlijk open voor suggesties die het functioneren van uw organisatieonderdeel verder kunnen verbeteren.
December 2013
