Jaarverslag werking Maurits Sabbebibliotheek 2013

KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN FACULTEIT THEOLOGIE EN RELIGIEWETENSCHAPPEN MAURITS SABBEBIBLIOTHEEK CH. DEBERIOTSTRAAT 26 BUS 3102 3000 LEUVEN, BELGIË

AAN

Faculteitsraad

VAN DATUM

4 april 2014

NOTA

C.C. AANTAL BLZ.

6

Jaarverslag werking Maurits Sabbebibliotheek 2013 1. STATE-OF-THE-ART ONDERZOEKSCOLLECTIE In 2013 werd een voltijdse verantwoordelijke voor acquisitie aangenomen: Ward De Pril. Hij zorgt samen met de academisch bibliothecaris en de bibliothecaris voor het collectieprofiel van de bibliotheek en is dagelijks bezig met het aankopen van monografieën en reeksen. Nieuwe aanwinsten: Aantal nieuwe monografieën: 2100 Standing orders voor reeksen: 313, waarvan 13 nieuwe, en 1 geschrapt Totaal aantal lopende tijdschriften: 954 (692 aankoop; 108 gift; 154 ruil) Aantal nieuwe boeken beschreven in de catalogus: 62078; in LIBIS geschrapt: 954 Hiervan zijn 21198 records afkomstig van de bewaarcollectie Maastricht. Hierbij werden de reeds bestaande beschrijvingen in de catalogus van de Universiteit Maastricht in LIBIS geïmporteerd door LIBIS, een operatie die begeleid werd door onze jesuitica medewerker. Daarnaast zijn 30783 afkomstig van de onverwerkte stocks (wat overeenkomt met 39905 volumes); oude drukken: 5724 (waarvan een deel door het onverwerkte-stocksproject werd ingevoerd) Tijdschriften: Voor de tijdschriften werd een overzicht aangemaakt van alle lopende tijdschriften, met vermelding van de financieringsbron en de vorm waarin we ze ontvangen (p, e of p+e). Dit was een noodzakelijke stap om te kunnen beslissen voor welke tijdschriften we naar een e-versie kunnen overstappen en wat daarvan de consequenties zijn. Samen met verschillende partners in Vlaanderen (waaronder de UGent en UA) wordt onder begeleiding van een specialist momenteel gewerkt aan het uitschrijven van een collectieprofiel van onze bibliotheek, in eerste instantie rond de oude bronnen, daarna wordt dit uitgebreid met de moderne onderzoekscollectie, waarvoor we reeds een aantal jaren een beknopt plan hebben.

2. BIBLIOGRAFISCH GEHEUGEN VAN THEOLOGIE EN RELIGIESTUDIE In december 2013 werd een volgend project ignatiana en jesuitica voor de volgende vijf jaar door de jezuïeten goedgekeurd. Er werd een volledig nieuwe workflow uitgetekend, waarbij het accent nog sterker komt te liggen op het invoeren van de jesuiticaboeken in de catalogus. Op 10 oktober 2013 werd een bewaargeving van meer dan 20.000 volumes jesuitica afkomstig van de Universiteit Maastricht plechtig ondertekend. Al deze materialen werden door middel van 12 heen-en-weer ritten tussen Leuven en Maastricht naar de Maurits Sabbebibliotheek gevoerd en staan opgesteld in een van de magazijnen over een totaal van 627 boekenplanken. Daarnaast werd ook een grote hoeveelheid van niet minder dan 1.637 jansenistische pamfletten in bewaargeving VERONIQUE VERSPEURT, BIBLIOTHECARIS TEL. + 32 16 32 38 07 [email protected] www.theology.be/bib

BLZ. AAN

2 Faculteitsraad

VAN FOUT! VERWIJZINGSBRO N NIET GEVONDEN.

gegeven. Deze waren nog niet opgenomen in een catalogus en zodoende niet beschikbaar voor wetenschappelijk onderzoek. Ze werden dan ook naar aanleiding van een tentoonstelling rond jansenisme in oktober integraal beschreven en via de digitale catalogus ter beschikking gesteld. Er werd tevens verder gewerkt aan de portaalsite www.flandrica.be (met integraal gedigitaliseerde topstukken van zes grote Vlaamse erfgoedbibliotheken). De bibliothecaris van de Maurits Sabbebibliotheek leidt hiervan sinds 2013 de redactieraad. Sinds 2012 werkt een halftijds catalograaf oude drukken van de universiteitsbibliotheekdiensten vast voor onze bibliotheek. Daarnaast werkt sinds oktober 2013 Dirk Aerts, van algemeen bibliotheekbeheer, halftijds op tijdelijke basis in onze bibliotheek om te helpen bij het schrijven van dossiers. Zo werd in het najaar samen met de archivaris van het Stadsarchief van Mechelen gewerkt aan een dossier om de Bibliotheek Kardinaal d’Alsace als Vlaams topstuk te laten erkennen. Daarnaast werd samen met Lieve Watteeuw gewerkt aan een projectaanvraag ‘Abdijbibliothecarissen. De laatste getuigen’ dat op 28 februari 2014 bij de administratie Kunsten & Erfgoed van de Vlaamse Gemeenschap is ingediend. Daarnaast nog: Twee tentoonstellingen: Autour du jansénisme. Port-Royal et Louvain (11.10-21.11.2013), naar aanleiding van het Frankrijkjaar aan de KU Leuven. Leuven, the Low Countries and the Council of Trent (4.12.2013-6.02.2014), naar aanleiding van de 450ste verjaardag van de opening van het Concilie van Trente. Nieuwe schenkingen en depots: - Bibliotheek van de Vlaamse kapucijnen (Antwerpen) - Bibliotheek van Jacques Van Nieuwenhove (Nijmegen, collectie bevrijdingstheologie) - Collectie jesuitica en jansenistica van de Universiteit Maastricht - Collectie van 100-tal oude drukken, jesuitica uit Oxford - Collectie Nederlandse kapucijnen uit Breda - Bibliotheek van de conventuelen van Halle - Bibliotheek van de assumptionisten (Antwerpen) - Schenking 50-tal oude drukken van Sjef van der Horst - Schenking 20-tal oude drukken van de salvatorianen van Welkenraedt - Heel wat kleinere schenkingen (ook oude drukken) van privépersonen (o.a. Bert Leijssen, Antoon Vergote, …) en congregaties - Via KADOC: enkele kleinere collecties van kloosters

3. IEDERE BRON VOOR IEDEREEN OP IEDER MOMENT BESCHIKBAAR In totaal: 95.630 bezoekers, 3371u open op een jaar In de zomer 2013 werd een nieuw toegangsregistratiesysteem in dienst genomen: Syntegro. Dit is beter afgesteld op de moderne noden en zal het genereren van statistieken mogelijk maken. De grote boekscanner in de consultatieruimte werd in december 2013 en februari 2014 geüpgrade waardoor sneller kan worden gescand. Om de vindbaarheid van de boeken in de bibliotheek te vergroten, wordt sinds februari 2012 gewerkt met drie in plaats van één boekenopruimdagen (lesvrije week in februari, dag van proclamatie in juli, de week voor het academiejaar start in september), steeds met de geapprecieerde hulp van onze

BLZ. AAN

3 Faculteitsraad

VAN FOUT! VERWIJZINGSBRO N NIET GEVONDEN.

AAP/BAP’ers. Tegelijk werd in 2013 gewerkt aan het communiceren van de regel van een maximum van 20 boeken op de tafels. Uit het dalend aantal problemen met onvindbare boeken aan de balie, maken we op dat dit resultaat heeft. Er werd in oktober gestart met een signalisatieproject, door aan alle boekenrekken een houder te bevestigen met vrij gedetailleerde inhoudsbeschrijving en een locator te ontwerpen die in de catalogus voor elk boek aangeeft waar in welke leeszaal het zich bevindt. Hiervoor werkt onze bibliotheek als pionier samen met LIBIS. In 2013 werd samen met heel wat academici van de faculteit gewerkt aan een goed uitgewerkte nota rond de digitaliseringsnoden aan onze faculteit. Dit resulteerde in de start van het digitaliseren van een verzameling documenten uit het archief Vaticanum II, in samenwerking met de dienst digitalisering van de universiteitsbibliotheekdiensten. Uiteraard werden de reeds lopende digitaliseringsinitiatieven, zoals het digitaliseren van materiaal uit de kapucijnencollectie van het Onderzoeks- en documentatiecentrum Capuchins in the Low Countries, onverminderd voortgezet. Onverwerkte-stocksproject: ca. 39.905 onverwerkte boeken en tijdschriften werden in 2013 verwerkt. 30.783 hiervan krijgen een definitieve plaats in de bibliotheek en worden in LIBIS beschreven. Sinds dit jaar werden meteen ook de oude drukken uit de aangepakte collectie verwerkt (in totaal 1000tal). Voor wat betreft de personele middelen die hierin werden geïnvesteerd, gaat het over 1.1 VTE facultaire en 1.8 VTE universitaire personeelsleden als catalograaf gedurende het volledige jaar. Verder werd gebruik gemaakt van gemiddeld 1.7 VTE jobstudenten van de faculteit. Tot op heden werd 28.5% verwerkt. Voortgang project

0%  

10%  

20%  

30%  

40%  

50%  

60%  

70%  

80%  

90%  

100%  

4. GRADUATE STUDIELANDSCHAP (OOK VOOR EEN INTERNATIONAAL PUBLIEK) Het concept integrale onderzoeksomgeving werd verder uitgewerkt. Zie punt 7 voor de concrete invulling ervan. In oktober 2013 werd een multifunctioneel lokaal uitgerust met C-touch screen en een schrijfbord in gebruik genomen. Dit lokaal kan worden gereserveerd door iedereen van de faculteit om les te geven, maar kan ook voor klein overleg, vergaderingen en groepswerk worden gebruikt. Er wordt bewust ingezet op tweetalige communicatie via alle kanalen: bibliotheekfolder, website, schermen in de bibliotheek, blogberichten, Toledoberichten, enz. Ook de signalisatie in de leeszalen zal volledig tweetalig zijn. Zeven buitenlandse jobstudenten worden tewerkgesteld in de bibliotheek in het kader van een betere studiefinanciering.

BLZ. AAN

4 Faculteitsraad

VAN FOUT! VERWIJZINGSBRO N NIET GEVONDEN.

5. HERKENBARE FACULTEITSBIBLIOTHEEK, GEÏNTEGREERD IN DE CAMPUSBIBLIOTHEEK EN DE UB, EN ACTIEF IN INTERNATIONALE BIBLIOTHEEKNETWERKEN In 2013 werd een intentieverklaring tot nauwere samenwerking tussen de Maurits Sabbebibliotheek en KADOC uitgewerkt en ondertekend. Dit protocol regelt vanuit een erkenning van elkaars identiteit, expertise en collectieprofiel de manier waarop de herbestemming van archieven en bibliotheken die samen worden aangepakt, praktisch in zijn werk gaat. Sinds vorig jaar is er ook een maandelijks overleg over de gezamenlijke initiatieven tussen de bibliothecaris van onze bibliotheek en het afdelingshoofd erfgoedbibliotheek KADOC. De Maurits Sabbebibliotheek participeert aan de volgende werkgroepen en overlegorganen binnen de Universiteitsbibliotheek (UB): - Werkgroepen catalografie (zowel gewone als oude drukken) en seriële publicaties - Werkgroep acquisitie - Werkgroep balieverantwoordelijken - Werkgroep cultureel erfgoedbeleid UB - Werkgroep digitalisering - Werkgroep Flandrica Leuven De bibliothecaris is sinds het najaar 2013 portefeuillehouder erfgoed van de UB. De bibliothecaris vertegenwoordigt sinds 2013 de KU Leuven in de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, een organisatie die de belangen van de zes grote erfgoedbibliotheken in Vlaanderen behartigt en samenwerkingstrajecten voor deze bibliotheken uittekent met de steun van de Vlaamse Gemeenschap. De Maurits Sabbebibliotheek volgde de twee studiedagen voor de Vlaamse vakvereniging van Religieus-wetenschappelijke Bibliothecarissen en was aanwezig op de studiedagen van zowel de Nederlandse als de Duitse vakvereniging. Op Europees vlak was de bibliotheek mede-organisator van de BETH-conferentie van 11 tot 15 september in Parijs. De bibliothecaris legde ook een aantal interessante contacten met collega’s van het Amerikaanse continent op de ATLA conferentie in North Carolina van 18 juni tot 22 juni. 6. GEMOTIVEERDE EXPERTEN DIE DE UITDAGINGEN VAN HET TOEKOMSTIGE INFORMATIELANDSCHAP AANKUNNEN In 2013 werden volgende nieuwe personeelsleden aangeworven: Griet Frère (15 april, halftijds), Ward De Pril (1 oktober, voltijds) en Nele Gabriëls (1 oktober, halftijds). Volgende personeelsleden vertrokken: Leontine D’hondt (1 augustus, voltijds) en Griet Frère (15 september, halftijds). Daarnaast werkten de volgende poolmedewerkers meestal deeltijds in de bibliotheek: Katrien Coenen, Liesje De Corte, Kim De Roo, Griet Frère, Tinne Van Menxel. Tot slot werken sinds mei 2013 twee medewerkers van de universiteitsbibliotheekdiensten als catalograaf van onverwerkte stocks: Veronique Stevens en Geert Erven. In 2013 werd beslist de tweewekelijkse teamvergaderingen af te schaffen en de dagelijkse werking van de bibliotheek op te volgen in een maandelijkse vergadering van de bibliotheekcel. Deze worden altijd door de academisch bibliothecaris voorgezeten.Tegelijk worden vele zaken in kleinere groepen uitgewerkt en worden nieuwe en/of jonge medewerkers door een persoonlijk maandelijks gesprek intensiever begeleid. In februari en maart 2013 werden er functioneringsgesprekken gehouden met alle bibliotheekmedewerkers.

BLZ. AAN

5 Faculteitsraad

VAN FOUT! VERWIJZINGSBRO N NIET GEVONDEN.

In mei en juni 2013 participeerde het volledige bibliotheekteam als groep aan enkele workshops resultaatgericht samenwerken, georganiseerd door de Universiteitsbibliotheek. Hierin werd concreet gewerkt met een case studie rond de werkverdeling om de magazijnen in onze eigen bibliotheek in orde te houden. In juni 2013 was de bibliothecaris een week te gast in de theologische bibliotheek, Pitts Theology Library, van Emory University waar ze best practices ging bekijken rond de algemene werking van de bibliotheek en meer in het bijzonder rond de functie van reference librarian. In juli 2013 volgde de jesuitica medewerker een week zomercursus in het kader van de Londen Rare Books School Programme van de University of Londen rond Europese boekbanden. In het najaar 2013 kregen enkele bibliotheekmedewerkers in een uitwisselingstraject binnen de universiteitsbibliotheek de kans om een aantal dagen in een andere bibliotheek aan de balie te gaan werken. In september 2013 volgden twee medewerkers de tweejaarlijkse tweedaagse conferentie in Oostende rond nieuwe bibliotheektrends en moderne bibliotheektechnologie Informatie aan Zee van de VVBAD (Vlaamse Vereniging voor Bibliotheken, Archieven en Documentatiecentra). Verschillende personeelsleden volgden workshops of studiedagen, georganiseerd door de Vlaamse vakverenigingen VRB en FARO. Voor de vrijwilligers werd gewerkt aan een betere communicatie door berichten op papier in de koffiekamer te leggen of aan het bord te hangen. 7. OPEN EN EFFICIËNT MANAGEMENT EN INFRASTRUCTUUR Er was regelmatig overleg tussen decaan, academisch bibliothecaris, administratief directeur en bibliothecaris. Op deze overlegmomenten worden alle personeelsdossiers samen uitgewerkt, worden nieuwe beleidsopties besproken en uitgewerkt en worden de verschillende werven van nabij opgevolgd. Voor heel wat contracten werd vorig jaar samengewerkt met de juridische dienst, dit met het oog op het creëren van enkele modelcontracten die dan als sjabloon kunnen worden gebruikt voor toekomstige contracten zodat niet voor elk geval afzonderlijk met de juridische dienst moet worden gewerkt. Het nieuwe sleutelplan voor de volledige bibliotheek werd volledig afgewerkt. De nieuwe diefstal- en brandalarmcentrale werden in werking genomen. In de preciosa is nu de klimaatregeling helemaal optimaal. Er werd hiertoe nog een bijkomende bevochtiger geïnstalleerd. In 2013 werden heel wat plannen voor de herinrichting van de leeszalen gemaakt en enkele opstellingen uitgeprobeerd. Ten eerste zal er in de zomer 2014 overal nieuwe verlichting worden gehangen en wordt de elektriciteitsvoorziening deels vernieuwd. Dit hele plan werd met allerlei proefopstellingen uitgeprobeerd gedurende het volledige voorbije jaar. In alle leeszalen worden onderzoekslandschappen ingericht, rekken verplaatst, laadpunten voor laptops en tablets ingericht en worden per verdieping 4 lege tafels voorzien. Tot slot werd het plan getekend voor de volledige herinrichting van de gelijkvloerse consultatieruimte en wordt er een digitaal labo uitgebouwd. We verwachten het einde van al deze werken tegen oktober 2014.

BLZ. AAN

6 Faculteitsraad

VAN FOUT! VERWIJZINGSBRO N NIET GEVONDEN.

Begin 2013 werd de inrichting van het grote onderzoekslandschap in de Augustinusvleugel, 2 verdieping, afgewerkt; recent werden hiertoe akoestische scheidingswanden geïnstalleerd.

de

Ter preventie van dreigende schade aan het Jozef-II magazijn (onder het Maria-Theresiagebouw, dus buiten de eigenlijke bibliotheek) en aantasting van de boeken die er bewaard worden, wordt sinds december 2013 aan een groot project rond behoud en beheer gewerkt. Er zijn hierin twee trajecten. Enerzijds een ontstoffings- en reinigingsoperatie van de 350.000 boeken uit dat magazijn. Hierbij zijn gedurende 4.5 maanden een 36 personen betrokken, waaronder het volledige bibliotheekteam en heel wat studenten van de eigen faculteit. We worden in dit traject begeleid door dr. Lieve Watteeuw, een experte conservatie-restauratie van handschriften en boeken. Anderzijds is er ook een bouwkundig traject waarbij de klimaatomstandigheden en de bouwkundige constructie bekeken worden in functie van het in optimale conditie plaatsen van deze ruimte zodat het een volwaardig magazijn kan worden voor onze bibliotheek. Hiervoor wordt nauw samengewerkt met verschillende diensten van de afdeling bouwkundig onderhoud van de universiteit. We verwachten het einde van de werken tegen het begin van de zomer.

Op 16 oktober 2014: 40 jaar Maurits Sabbebibliotheek.