Jaarverslag 2013 van de
Stichting Voedselbank Houten
aangesloten bij de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken
1. Inhoudsopgave
Hoofdstuk 2 – Inleiding - blz. 3 Hoofdstuk 3 – Organisatie van de Voedselbank Houten - blz. 4 3.1 Algemeen 3.2 Bestuur 3.3 Vrijwilligers en taakgroepen - blz. 5 3.4 Huisvesting Hoofdstuk 4 – Onze cliënten en het intaketeam - blz. 6 4.1 Bemensing van het intaketeam 4.2 Aantal voedselpakketten / cliënten 4.3 Verblijfsduur bij de voedselbank - blz. 7 4.4 Gesprekken in het Sociaal Loket 4.5 Aanmeldingen - blz. 8 Hoofdstuk 5 – De voedselverwerving en voedselveiligheid 5.1 Aanvoer van voedsel 5.2 Vervoer - blz. 9 5.3 Voedselveiligheid en de NVWA - blz.10 Hoofdstuk 6 – Voorraadbeheer en uitgifte - blz.11 6.1 Voorraadbeheer 6.2 Uitgifte Hoofdstuk 7 – Communicatie - blz.12 7.1 Nieuwe website 7.2 Meer over communicatie in 2013 - blz.13 7.3 Enquête onder onze cliënten - blz.14 Hoofdstuk 8 – Financiën en fondsenwerving - blz.15 8.1 Jaarrekening 2013 – de cijfers - blz.16 8.2 Toelichting op de jaarrekening 2013 8.3 Fondsenwerving en sponsoren - blz.18
2
2. Inleiding De Voedselbank Houten is sinds 15 mei 2013 één van de 150 leden van de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken. Deze vereniging is op die datum opgericht als voortzetting van de Stichting Voedselbanken Nederland. Met deze nieuwe, overkoepelende organisatie blijkt het mogelijk om meer landelijke fondsen (o.a. Postcodeloterij) en bedrijven (o.a. Lidl, Hak, Unilever, FrieslandCampina, Postcodeloterij) te interesseren om sponsor of partner te worden van de Voedselbanken in Nederland. Onze Houtense Voedselbank heeft evenals alle andere leden de volgende doelstellingen. Het bieden van directe voedselhulp aan hen die dat tijdelijk nodig hebben Het voorkomen van verspilling van goed voedsel Voedselbanken – ook de onze – hanteren de volgende kernwaarden als maatstaf voor hun handelen: We werken uitsluitend met vrijwilligers We verstrekken voedsel dat door anderen gedoneerd wordt We verstrekken zoveel mogelijk gezond voedsel We verstrekken uitsluitend gratis voedsel We verdelen het voedsel zo eerlijk mogelijk We zijn neutraal en onafhankelijk ('burgers voor burgers') We zijn transparant in onze verantwoording Andere belangrijke ontwikkelingen waar we in 2013 mee te maken hebben gehad: Het aantal cliënten is in een jaar tijd verdubbeld. Dachten we in 2012 nog dat de economische crisis aan Houten wel zou voorbijgaan, in 2013 zijn we met de neus op de realiteit gedrukt. Voor het eerst kregen we ook een “nieuwe categorie” cliënten: ZZP’ers en mensen die wel vermogen hebben (huis) maar onvoldoende inkomen. Het is een zorgelijke ontwikkeling, waarvan het eind ook in 2014 nog niet in zicht lijkt te komen. Zie verdere bijzonderheden hierover in hoofdstuk 4. Alle intake- en vervolggesprekken met de cliënten worden sinds mei 2013 gehouden in het “Sociaal Loket” van de gemeente Houten aan Het Kant 3. Samen met het nieuwe WMO-loket, het Info-spreekuur, de Rechtshulpwinkel en de Schulphulpverlening maken we nu deel uit van dat éne centrale punt waar inwoners van Houten met al hun sociale vragen terecht kunnen. We zijn er trots op dat de gemeente Houten daarmee ook de Voedselbank erkent als een organisatie die letterlijk broodnodig is! De Voedselbank Houten is hiermee opnieuw steviger verankerd in de Houtense samenleving. Zie verdere bijzonderheden in hoofdstuk 4. Onze voedselbank heeft duidelijk geprofiteerd van de maatschappelijke aandacht die er was voor armoede en voedselhulp. Landelijk was er veel publiciteit en ook wijzelf hebben bij veel gelegenheden de plaatselijke media gezocht en gevonden. Meerdere kerkelijke en maatschappelijke organisaties hebben actie gevoerd voor onze voedselbank, waardoor we een hoog bedrag aan (éénmalige) middelen er bij kregen. JCI Kromme Rijn schonk ons een koelaanhangwagen, een spinningmarathon bracht bijna € 4.500 op en een actie van Rijnconsult bracht ons € 5.000 in het laatje. Zie verder Hoofdstuk 8 en de bijlage achterin voor een overzicht voor alle sponsors.
3
De zoektocht naar een nieuwe huisvesting, waar we in het vorige jaarverslag al over schreven, heeft in het verslagjaar uiteindelijk geleid tot het vinden van een nieuwe locatie. De eerste handtekeningen konden in december worden gezet om de voormalige “Wijkpost De Grund” te gaan huren van de gemeente Houten. Zie verder hoofdstuk 3.4 De website wordt een steeds belangrijker onderdeel in de onderlinge communicatie, maar zeker ook in onze presentatie naar de Houtense samenleving. In 2013 is een tweede webmaster gevonden, waardoor de actualiteit van de website nog beter kan worden bewaakt. Daarnaast is een totaal vernieuwde website gepresenteerd. In hoofdstuk 7 van dit verslag zijn daarover meer bijzonderheden te vinden.
3. Organisatie van de Voedselbank Houten 3.1 Algemeen Stichting Voedselbank Houten is een zelfstandige stichting die uitsluitend ten doel heeft het verstrekken van (tijdelijke) voedselhulp aan inwoners van de gemeente Houten die door welke oorzaak dan ook niet voldoende leefgeld hebben. Om te bepalen wie daarvoor in aanmerking komt vindt er een financiële toetsing plaats met als uitgangspunt de landelijk vastgestelde normen. Met het inzamelen van voedsel wordt ook geprobeerd de voedselverspilling tegen te gaan onder het motto: “Wij verdelen de rest”. Alle werkzaamheden worden door vrijwilligers uitgevoerd, zowel de intake, het gehele logistieke proces, de financiën, de (digitale)communicatie, de planning van vrijwilligers en de externe contacten. Voor alle inspanningen geldt dat ze onbetaald worden verricht. Uiteraard zijn er – soms aanzienlijke – kosten voor de bedrijfsvoering. Inkomsten daarvoor worden door sponsoring verkregen, door donaties van particulieren en inzamelacties of collecten van kerken, scholen e.d. 3.2 Bestuur Het vierhoofdige bestuur van de Stichting is in 2014 ongewijzigd gebleven. Elk bestuurslid heeft een aantal specifieke aandachtsgebieden. Functie Naam Aandachtsgebieden Voorzitter Dhr. B.(Ben) de Jong Intake, ICT en Vrijwilligerszaken Secretaris Mw. A.A.F. (Cisca) ten Hoeve Communicatie en PR Penningmeester Dhr. R.A. (Ruud) van de Steeg Financiën en Fondsenwerving Dhr. A. (Ab) Hubers Voedselverwerving en Uitgifte De financiële administratie wordt voor het bestuur verzorgd door: Administrateur Dhr. F.W. (Fred) Bregman Financiële administratie
4
3.3 Vrijwilligers en taakgroepen Meer dan 30 vrijwilligers zetten zich in om het werk voor de Voedselbank goed te laten verlopen. Iedere medewerker maakt deel uit van een taakgroep. Intaketeam. Deze vrijwilligers houden zich bezig met intakegesprekken en het beoordelen van de financiële situatie van de cliënten. Voorraadbeheer. In deze groep houden de vrijwilligers zich bezig met het ordenen en administreren van de voedselvoorraad. De voorraad wordt geordend op soort en houdbaarheidsdatum. Het principe “Last In First Out” (LIFO) wordt nauwkeurig toegepast. Uitgifteteam. Elke vrijdag worden de kratten voor de cliënten door dit team met voedsel gevuld. Twee gastvrouwen ontvangen de cliënten, schenken koffie en onderhouden de contacten bij het wachten voor de uitgifte. Vervoer en onderhoud. Dit team verzorgt op de uitgiftedag het ophalen van de producten vanuit het distributiecentrum Arnhem, één van de acht regionale distributiecentra van Voedselbanken Nederland. Bij noodzakelijk vervoer op andere dagen kan ook een beroep op hen worden gedaan. Deze ritten konden in 2013 worden gerealiseerd met een auto van Autobedrijf van Vulpen. ICT, Communicatie & PR. In de loop van 2013 kon een tweede deskundige ICT-er worden gevonden, zodat de werkzaamheden gespreid konden worden. Door dit team werd in 2013 een geheel nieuwe website gebouwd. Financiën en Fondsenwerving. Begin 2013 trad een nieuwe penningmeester aan. De penningmeester houdt niet zelf de financiële administratie bij, maar dat gebeurt door de boekhouder / administrateur. Fondsenwerving, het zoeken van nieuwe sponsoren en het onderhouden van contacten met bestaande financiële donateurs behoort ook tot de verantwoordelijkheid van de penningmeester. Dit team behoeft uitbreiding, omdat de contacten met de sponsoren en het zoeken naar nieuwe fondsen veel werk vraagt. 3.4 Huisvesting Sinds haar start is de Voedselbank Houten al op meerdere plaatsen gehuisvest geweest. Steeds was er sprake van tijdelijkheid: een garagebedrijf, een oude school, noodlokalen en sinds medio 2011 de voormalige ruimte van de GGD aan de Papiermolen. Van meet af aan was deze ruimte met slechts 72 m2 veel te klein. Er was te weinig werk- en opslagruimte, niet voldoende plaats voor de cliënten en evenmin kantoor- of spreekruimte. Toen in de loop van 2013 bleek dat het aantal cliënten snel steeg, werd de noodzaak om een andere plaats te vinden steeds groter. Aan het eind van het verslagjaar zijn we met de gemeente Houten overeengekomen om de voormalige wijkpost “De Grund” aan De Poort te gaan huren. Dat zal een verdubbeling geven van de oppervlakte en aanzienlijke verbetering van de werkomstandigheden. In het jaarverslag van 2014 zullen we daar uitvoerig op terug komen.
5
4. Het intaketeam en onze cliënten Het intaketeam is verantwoordelijk voor de intakegesprekken met nieuwe cliënten, de herindicatiegesprekken van huidige cliënten en de verwerking van deze gegevens in een daarvoor bestemd digitaal systeem. De aanvragen voor een voedselpakket komen – bij voorkeur via hulpverleners – binnen bij de coördinator van het intaketeam, deze doet de eerste screening en vraagt zo nodig aanvullende informatie. Aan de hand van de gegevens wordt besloten of het pakket direct van start kan gaan of dat er eerst een intakegesprek wordt ingepland. Bij aanmelding door een hulpverlener die duidelijkheid over de financiële situatie kan geven, start de verstrekking van een pakket binnen enkele dagen na aanmelding. 4.1 Bemensing van het intaketeam Onze Voedselbank heeft indertijd de keus gemaakt om de financiële screening van cliënten met deskundige vrijwilligers te doen. Daarvoor zoeken we mensen die relevante kennis of ervaring hebben in het voeren van gesprekken. Gelukkig is dat in 2013 goed gelukt en was er ook sprake van een goede continuïteit. In de loop van 2013 vertrok één collega, maar gelukkig kwamen er ook twee nieuwe bij. Het team bestond uiteindelijk uit 7 intakers en een coördinator. Het lijkt een groot aantal, maar alle intakers hebben slechts beperkte tijd beschikbaar naast hun andere dagelijkse bezigheden. 4.2 Aantal voedselpakketten / cliënten De cijfers van 2013 zien er als volgt uit. Aantal adressen op 1-1-2013
28
Aantal adressen op 31-12-2013
54
Totaal aantal personen op 31-12-2013
131
Aantal in 2013 ingestroomd
56
In 2012 waren we nog in de veronderstelling dat de gevolgen van de (economische) crisis aan Houten grotendeels voorbij zou gaan. Echter, als snel in 2013 bleek dat er alleen sprake was van vertraging. De stijging was bijna 100%! Maar hoewel het begin- en eindcijfer slechts 26 verschillen, zijn er niet minder dan 56 adressen nieuw ingestroomd. Dit bleek een enorme klus om te verwerken in ons digitale systeem, te spreken en controleren. De pieken van de nieuwe aanmeldingen lagen in maart/april, juni, september en traditioneel in november/december. In die maanden kwamen er soms 7 nieuwe adressen per maand bij! Het gemiddelde door het jaar heen lag op bijna 5 nieuwe adressen per maand. Na 3-6 maanden (afhankelijk van de problematiek) wordt met elke cliënt een herindicatiegesprek gevoerd om te kunnen beoordelen of de financiële problemen nog zo groot zijn dat men in aanmerking blijft komen voor een voedselpakket. Hierdoor konden er in 2013 ook 27 pakketten worden stopgezet. Meestal omdat er een verbetering was opgetreden in de financiële situatie, soms om andere redenen. De uitstroom vond het hele jaar door plaats, met pieken in augustus, september en november. Gemiddeld vertrokken er 2 à 3 cliënten per maand.
6
Over de samenstelling van het cliëntenbestand kan nog gezegd worden dat er verhoudingsgewijs meer (alleenstaande) vrouwen dan mannen cliënt zijn en ook zijn er meer éénoudergezinnen dan gezinnen met beide ouders. Qua leeftijd zitten de meeste cliënten tussen de 30-50 jaar met uitschieters naar boven en onder. We hebben pasgeboren baby’s en onze oudste cliënt is 80 jaar. We hebben het afgelopen jaar 60 kinderen gehad onder de 18 jaar. 4.3 Verblijfsduur bij de Voedselbank Een voedselpakket blijft noodhulp, bijvoorbeeld als de uitkering nog niet rond is, tijdens of na een echtscheiding, bij schuldenproblematiek of bij het verliezen van een baan. De meeste mensen maken minder dan 3 maanden gebruik van de voedselbank; van de mensen die in 2013 de voedselbank verlaten hebben waren dat 10 adressen. Zeven cliënten (gezinnen) hadden 3-6 maanden de ondersteuning van de voedselbank nodig. Vijf gezinnen tussen de 6-12 maanden, vijf gezinnen langer dan 1 jaar. Een uitzondering is één cliënt die door omstandigheden 3,5 jaar een voedselpakket heeft gekregen. We hebben drie maten pakketten: één persoon, klein gezin en groot gezin. Gemiddeld door het jaar hadden we 14 adressen voor eenpersoonshuishoudens, 15 kleine gezinnen en 11 grote gezinnen. 4.4 Gesprekken in het Sociaal Loket Met ingang van mei 2013 voeren we de intake- en herindicatie gesprekken in het Sociaal loket van de gemeente Houten. We zijn erg blij dat we partner zijn geworden van deze organisatie. We zien dit als erkenning van onze plaats en noodzaak in de Houtense samenleving. In de praktijk merken we dat de lijntjes met andere hulpverleners korter zijn geworden en we daar gemakkelijk andere collega’s kunnen aanspreken om te overleggen over een gezamenlijke cliënt. Er zijn in 2013 zo’n 110 persoonlijke gesprekken met cliënten gevoerd. Onze cliënten hebben niet alleen financiële problemen, maar er speelt nog veel meer in hun leven. Daarom komen ze niet altijd opdagen als we een afspraak met hen hebben. Dit kwam 30 keer voor in 2013. Vervelend voor de intakers die hier tijd voor hebben vrijgemaakt, maar we weten inmiddels dat we hiermee rekening moeten houden. Naast de afspraken met de cliënten is er telefonisch contact en mailcontact tussen cliënten en de coördinator en hulpverleners van onze cliënten en de coördinator.
7
4.5 Aanmeldingen Cliënten bellen ook regelmatig zelf de coördinator om te vragen of ze in aanmerking komen voor een voedselpakket. In dat geval start het voedselpakket niet onmiddellijk, maar brengen we eerst de financiële situatie in kaart en kijken we , samen met de cliënt, wat er nodig is om hun situatie te verbeteren. De coördinator is 2 dagen in de week telefonisch bereikbaar voor nieuwe aanvragen en contact met hulpverleners en voor cliënten die iets willen bespreken met het intaketeam. Bij een aanmelding via een hulpverlener die het financiële document invult kan het voedselpakket bijna altijd dezelfde week nog worden opgestart. We merkten in 2013 dat de crisis Houten duidelijk heeft bereikt. We hebben nu ook mensen met een hypotheek (die onder water staat) in ons bestand en er is ook een toeloop van ZZP-ers met onvoldoende inkomen. Dit vraagt weer om nieuwe kennis van deze situatie die we met elkaar als intakers vergaren en delen. Onze intakers hebben verschillende opleidingen en ervaringen die goed van pas komen. We bespreken iedere 6 weken de cliënten die in die periode op gesprek zijn geweest en zoeken met elkaar hoe we deze mensen het beste kunnen helpen en of er nog andere hulpverlening ingeschakeld moeten worden.
5. De voedselverwerving De Voedselbank Houten is aangesloten bij de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken. Deze koepelorganisatie heeft 8 distributiecentra in het land. De vereniging maakt afspraken of sluit contracten af met grote fabrikanten en retail centra, die voedingsmiddelen ter beschikking stellen. Deze partijen worden verdeeld over de Regionale DC’s. De Voedselbank Houten is ingedeeld bij het DC in Arnhem. De binnengekomen goederen worden naar rato verdeeld over de lokale voedselbanken. Op vrijdagochtend halen we ons deel uit het DC op, vanaf januari 2013 gebeurt dat met een bestelwagen van Autobedrijf Van Vulpen en sinds dat voorjaar ook met een koelaanhangwagen die we gekregen hebben van JCI Kromme Rijn. De overige voedingsmiddelen worden lokaal ingezameld. 5.1 Aanvoer van voedsel Geen voedselpakketten zonder voldoende voedsel. Ook in 2013 hebben we daar ruimschoots aan kunnen voldoen. Dat we dit konden doen is - naast het meedelen uit het Regionale DC, waar de landelijke supermarkten zuivel, groenten en vlees aan leveren - te danken aan heel veel plaatselijke bedrijven, scholen en particulieren. Regelmatig werden we
8
gebeld door Houtense bedrijven, die ons vroegen of we bepaalde producten konden gebruiken. (Een complete lijst van donateurs vindt u op de laatste pagina’s van dit verslag). Met voedselbanken in onze regio wisselen we ook regelmatig producten uit. Ook in 2013 ontvingen we vanaf het voorjaar tot de late herfst wekelijks verse groente van de heer Theo Jongerius Sr. Soms zoveel dat we voedselbanken uit de omgeving konden helpen. Verder ontvingen we fruit, tomaten en brood van diverse plaatselijke bedrijven. Achterin dit verslag vindt u de namen van die bedrijven terug. In het verslagjaar waren er diverse evenementen waar we de overschotten van mochten ophalen: van de UIT-dagen (introductie voor studenten in Utrecht) kregen we ook dit jaar weer een grote hoeveelheid lunchpakketten, de SPAR-beurs in het voorjaar en de AGFbeurs in het najaar in de Expo Houten leverde een enorme hoeveelheid voedsel op. Ook bij dit soort inzamelingen laten we de omliggende voedselbanken meedelen en in voorkomende gevallen stellen we het DC in Arnhem op de hoogte, zodat ook in een bredere kring “mee-gedeeld” kan worden. Vanaf november zijn we wekelijks voorzien van verse (winter)groente door de Plattelandwinkel De Achterdijk, feitelijk gedoneerd door de gezamenlijke diaconieën van de kerken in Houten, verenigd in het IDO (Interkerkelijk Diaconaal Overleg). Vanuit de kerken ontvingen we ook dit jaar heel veel support. De Nederlands Gereformeerde Kerk (NGK) “De Lichtboog” zamelde maandelijks voedsel in. Diaconieën en Caritas stelden collecteerden voor het werk van de voedselbank. Opvallend is dat steeds meer particulieren hun eigen overschotten komen brengen. Wij vinden dat een goed teken, omdat verspilling zo wordt tegengegaan. Samengevat kunnen we zeggen dat de Voedselbank Houten voldoende aanvoer van verse groenten heeft. Vlees en kaas zijn een veel “zeldzamer” product. Gelukkig is Slagerij Van Schip aan de Odijkseweg (winkelcentrum “De Dikke Boom”) een trouwe maandelijkse sponsor die grote partijen ingevroren vlees aan de voedselbank doneert. 5.2 Vervoer Het transport van voedsel wordt verzorgd door meerdere chauffeurs die in een wisselend rooster zijn opgedeeld in koppels van twee om wekelijks het vervoer te verzorgen voor onze cliënten in Houten. In 2013 zijn we gestart met een nieuwe sponsor: Autobedrijf Van Vulpen stelde wekelijks een auto te beschikking, inclusief benzine, waarmee we ’s vrijdags – en incidenteel op andere dagen – onze producten kunnen ophalen. Een geweldige sponsor waar we erg blij mee zijn!
9
Een belangrijke ontwikkeling maakten we in 2013 mee met betrekking tot het gekoeld vervoer van de producten. JCI Kromme Rijn (een service- en netwerkclub die in de wandeling nog wel eens de “juniorkamer” wordt genoemd), heeft ons een grote, nieuwe koelaanhangwagen cadeau gedaan. Een fantastisch project, waarmee onze voedselbank in één keer het probleem van gekoeld vervoer heeft kunnen oplossen. Zelfs de bestickering kregen we cadeau!
Op de activiteitenmarkt van de gemeente Houten in september 2013 werd de aanhanger voor het oog van de Houtense bevolking aan ons overgedragen. De foto’s spreken hierbij voor zich. 5.3 Voedselveiligheid en NVWA Alle voedselbanken in Nederland vallen als één organisatie onder het toezicht van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. In het zogenaamde “Infoblad 76” zijn richtlijnen gepubliceerd voor “Charitatieve instellingen en vrijwilligersorganisaties”. Indien de voedselbank werkt volgens deze richtlijnen, wordt daarmee voldaan aan de eisen die gesteld zijn in de Europese Hygiëneverordening 852/2004. Steekproefsgewijs kan de NVWA controles uitvoeren en nadere regels stellen. Onze voedselbank kon in 2013 een belangrijke verbetering doorvoeren. Omdat we sinds half april konden beschikken over de koelaanhanger, konden alle producten gekoeld vervoerd worden. De chauffeurs meten de temperatuur bij ontvangst in Arnhem en ook bij aankomst in Houten wordt gemeten. Zo zijn we er zeker van dat de “koudeketen” in stand blijft. Een belangrijke eis van de NVWA is dat de koudeketen in stand blijft tot en met de laatste uitgifte aan de cliënten. In 2013 behoefde deze laatste schakel nog extra aandacht. Aan het eind van het kalenderjaar werd echter duidelijk dat we zouden gaan verhuizen naar een ander pand. Die gelegenheid zullen wij aangrijpen om alle aspecten van voedselveiligheid (bouwkundig, procedureel en administratief) op orde te brengen. In het jaarverslag van 2014 zult u hierover meer kunnen lezen. Dit kwaliteitsproject zal worden begeleid door de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken.
10
6. Voorraadbeheer en uitgifte Stichting Voedselbank Houten deelt wekelijks voedselpakketten uit aan haar cliënten. Deze frequentie hangt samen met de eveneens wekelijkse distributie die vanuit de DC’s van Voedselbanken Nederland plaatsvindt. We streven ernaar om de pakketten zodanig te vullen dat er in elk geval voor drie dagen voedsel meegegeven kan worden. De aanvoer vanuit het DC en de lokale sponsors wordt aangevuld met inzamelacties en voedselgiften van particulieren; daardoor verschilt de hoeveelheid aanvoer per week. Medewerkers voorraadbeheer zorgen voor een verantwoorde opslag van alle niet-bederfelijke artikelen, gerangschikt op datum. De medewerkers van de uitgifte houden zich op de uitgiftedag bezig met het vullen van de kratten voor de cliënten. 6.1 Voorraadbeheer Van alle artikelen die binnenkomen wordt administratie bijgehouden. De plaats van herkomst of de naam van het bedrijf dat het voedsel leverde is daarbij van belang. Goeddeels worden artikelen direct uitgegeven, maar als het quotum van zo’n 20-25 artikelen voor één cliënt wordt overschreden, gaan de overige artikelen de voorraadkamer in. Bij de wekelijkse uitgifte worden de oudste artikelen het eerst uitgegeven. Overigens volgen we ook hierbij het Infoblad 76 van de NVWA, waar ook richtlijnen in zijn opgenomen voor het hanteren van de THT-datum. Deze datum kan beschouwd worden als de “garantiedatum van de fabrikant”. Daarna zijn de artikelen nog prima houdbaar, maar onze Voedselbank is dan zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit. Medewerkers van voorraadbeheer houden wekelijks bij welke producten in de pakketten gaan, zodat – wanneer ook maar enigszins mogelijk – ook variatie kan worden aangebracht in de voedingsmiddelen die de cliënten meekrijgen. 6.2 Uitgifte De medewerkers van de uitgifte zorgen voor het vullen van de kratten voor de cliënten. In 2013 zijn in dit proces geen belangrijke veranderingen opgetreden. We zagen met elkaar uit naar een nieuwe locatie, met meer ruimte. Behalve de uitgifte van de “gewone” voedselpakketten is er regelmatig ook meer te verdelen. In de eerste plaats zijn dat de pakketten van de Stichting Jarige Job. Deze landelijke organisatie – waar wij lid van zijn – zorgt voor een verjaardagspakket voor alle kinderen van de basisschool. Dit wordt door de cliënten en hun kinderen bijzonder gewaardeerd!
11
Verder was er een actie van een particulier, die er voor heeft gezorgd dat er zoveel bonnen door supermarktklanten van C1000 en later Jumbo werden gedoneerd, dat de cliënten wel tot vier keer toe een extra “boodschappenpakket” konden meekrijgen. (Zie de foto van de website hieronder.) Ook andere personen of organisaties weten de voedselbank te vinden, als zij iets extra’s aan onze cliënten willen aanbieden. Zo bood een kapster gratis knipbeurten aan, zorgde de Rotary Houten Castellum voor gratis kaarten voor het vakantiefestijn “Fladderen”, maakten schoolkinderen snoepdoosjes (foto) voor de cliënten en jongeren van NGK “De Lichtboog” maakten pakketjes met voedsel voor vogels in de winter. Dat dit soort aanbiedingen blijft komen, bewijst wel hoezeer de voedselbank leeft in Houten.
7. Communicatie 7.1 Nieuwe website Veel Houtenaren zijn inmiddels al gewend aan het nieuwe logo en de nieuwe kleuren die sinds vorig jaar op de geheel vernieuwde website te vinden zijn (http://www.voedselbankhouten.com/ ).
Met de bouw van deze nieuwe website zijn we begin 2013 begonnen, eerst nog met het oude logo en de vertrouwde groene kleur, maar in de loop van het jaar werd dit in lijn gebracht met de nieuwe huisstijl van Voedselbanken Nederland.
12
Op de homepage wordt naast het tonen van de meest recente berichten, ook een willekeurige selectie van onze sponsors weergegeven. Zo ziet elke websitebezoekers steeds weer een andere groep van sponsorlogo’s. Sommige sponsors willen wij wat meer onder de aandacht brengen, daar gebruiken wij het onderdeel “Sponsor van de maand” voor. Andere vernieuwingen zijn: Een speciale pagina waarop informatie met betrekking tot onze ANBI-status gevonden kan worden. Dit is een wettelijke vereiste vanaf 1 januari 2014; Nadrukkelijkere koppeling met Twitter en Facebook; Een overzichtelijker menustructuur; Een zogenaamde ‘responsive gebruikersinterface’. Dit houdt in dat wanneer de website op een tablet of op een smartphone wordt geopend, de lay-out automatisch wordt aangepast en geoptimaliseerd voor deze apparaten. De pagina’s worden nu via een ‘Content Management System’ (Wordpress) beheerd. Daardoor kan de website makkelijker onderhouden worden door verschillende mensen. Interessant is ook om te zien dat de website steeds beter bezocht wordt. Vanaf het moment dat de website begin juli 2013 ‘live’ ging, kun je een stijgende trend zien. 7.2 Meer over communicatie in 2013 Tweede webmaster. Een website is naar ons idee pas geslaagd als websitebezoekers het interessant genoeg vinden om terug te komen. Om die reden zijn wij in 2013 ook op zoek gegaan naar een tweede webmaster. Naast het aanbieden van allerlei noodzakelijk informatie is het ons streven om via de website op regelmatige basis te vertellen over het reilen en zeilen van de Voedselbank, over acties die onze sponsors voor ons hebben gehouden, e.d. Hiervoor is het nodig dat de website aangepast kan worden op momenten dat dit nodig is, ook al is één van de webmasters even niet beschikbaar. In oktober 2013 kwam deze lang gekoesterde wens in vervulling en hebben we sindsdien de beschikking over twee webmasters. We twitteren : @VBHouten en we maken gebruik van Facebook. http://www.facebook.com/pages/Voedselbank-Houten/212020448871063 Facebook gebruiken we met name om de Voedselbank meer onder aandacht te brengen van de inwoners van Houten. Dat werkt tweeledig. Drempelverlagend, de Voedselbank Houten is immers een onderdeel van hulpverlenend Houten en we raken in zicht van de inwoners op een manier die ook helpend kan zijn. Zo benaderen mensen ons met enige regelmaat of we nog spullen kunnen gebruiken. Vaak ook zijn dit non-food artikelen en dan wordt verwezen naar onze netwerkpartners w.o. Aisa.nu, Stichting Timon, Humanitas DMH of de Eco-kringloop in Houten. Twitter gebruiken we met name om acties aan te kondigen van bijvoorbeeld AH of Curves.
13
Nieuwe folder om donateurs te werven. Voor de activiteitenmarkt 2013 is een nieuwe folder ontwikkeld, die wat betreft logo en kleurgebruik volledig is afgestemd op de nieuwe website. Door de ingesloten machtiging konden mensen een bedrag doneren aan de Voedselbank. Hiermee hebben we een mooi bedrag aan donaties ontvangen. Maatschappelijke stages. De Voedselbank Houten wordt regelmatig benaderd voor maatschappelijke stages. In 2013 heeft een drietal jongeren van College De Heemlanden in Houten in hun eigen vakantie stage gelopen bij ons; zij zijn actief geweest bij de uitgifte en de cliëntcontacten. Dat bleek een groot succes! Ook journalisten in opleiding weten ons te vinden voor opdrachten en projecten. 7.3 Enquête onder onze cliënten Al jaren geven we inmiddels voedselpakketten uit, terwijl we eigenlijk nooit naar de mening van de cliënten hadden gevraagd. Daarom hebben we in het najaar van 2013 we een korte enquête gehouden onder onze cliënten om een beeld te krijgen van onze dienstverlening en zo nodig verbeteringen door te voeren. Ja
Nee
Soms
Wij proberen u in elk pakket minimaal 3 maaltijden te geven. Kunt u echt drie maaltijden klaar maken van één pakket?
67%
6%
27%
Lukt het u om producten die koel moeten blijven ook koel thuis te krijgen? Hebt u wel eens artikelen ontvangen die bedorven waren?
93%
4%
3%
51%
32%
17%
Als u “ja” invult, hoe vaak In de afgelopen zes maanden? Weet u nog welke artikelen dat waren?
Hoe vindt u de afwisseling van de samenstelling van het pakket? Hoe vindt u dat u bij de Voedselbank ontvangen wordt? Wat vindt u van de privacy bij de Voedselbank? Wat vindt u van de uitgiftetijd? Opmerkingen kunt u hieronder opschrijven -De uitgiftetijd is lastig voor werkenden / als baby slaapt. -Kunt u niet langer openblijven, bijv. tot 16.00 uur? -Samenstelling van het pakket is vaak veel te zoet.
14
Incidenteel, zegt 54% Vergeten, zegt 6% Altijd, zegt 4% Eén keer wordt genoemd: Kip, vlees, brood, jam. Zuivel, groente en boeter wordt 2 à 3 keer genoemd Goed
Matig
Slecht
83%
14%
3%
96% 96% 74%
-
4% 4% 26%
Uit de antwoorden hebben we enkele algemene conclusies getrokken, waar we al mee aan de gang zijn, of waarmee we in 2014 verder mee kunnen. De cliënten zijn over het algemeen tevreden met hun pakket, maar met name de grote gezinnen lukt het niet altijd om er drie maaltijden van samen te stellen. Inmiddels houden we daar meer rekening mee. Het komt nog te vaak voor dat een vers of gekoeld / diepgevroren artikel er niet goed uitzag of “bedorven” was. Inmiddels doen we volop mee met het landelijke project Voedselveiligheid. Er wordt nu door de medewerkers nog veel meer op gelet. De uitgiftetijd wordt niet altijd als ideaal ervaren; toch kunnen we daar weinig aan veranderen. De beschikbaarheid van de vrijwilligers hangt daar mee samen. Wanneer mensen een serieus probleem hebben met het ophalen, vinden we daar met de nodige flexibiliteit altijd wel een oplossing voor. De manier waarop we de cliënten ontvangen wordt kennelijk heel positief ervaren. Het is prettig dan men zich veilig voelt en dat de privacy voldoende wordt bewaakt.
8. Financiën en fondsenwerving De financiële administratie is in 2013 uitgevoerd door Fred Bregman, administrateur, onder formele verantwoordelijkheid van Ruud van de Steeg, penningmeester. Op 6 februari 2014 heeft het bestuur van het stichtingsbestuur decharge verleend aan de administrateur c.q. de penningmeester en het financiële overzicht over 2013 formeel vastgesteld. Deze vaststelling kon gebeuren omdat een kascommissie, bestaande uit Mw. Diny van Donk en de heer Peter Scholte, de jaarrekening had gecontroleerd en alles in orde had bevonden.
15
8.1 Jaarrekening 2013 – de cijfers Hieronder is de jaarrekening 2013 afgedrukt met vergelijkende cijfers over 2012. Voor een nadere toelichting algemeen of de onderscheiden posten zie hierna.
8.2 Toelichting op de jaarrekening 2013 Het meest in het oog springt natuurlijk het voordelig saldo over 2013; niet minder dan € 20.581. Er zijn behoorlijk wat financiële acties geweest in Houten, die voor dit geweldige bedrag hebben gezorgd. Maar natuurlijk is het niet het doel van de voedselbank om een hoog saldo te vergaren. Dit resultaat komt in 2014 heel goed van pas als we kosten moeten gaan maken voor een nieuwe huisvesting (inmiddels een te verwachten bedrag van rond € 15.000) en de huur en energiekosten daarvan zullen omstreeks € 12.000 per jaar gaan bedragen. Een groot deel van het voordelige saldo zal volgend jaar dus verbruikt worden en de noodzaak om meer sponsors en donateurs te werven blijft voor de toekomst onverminderd groot.
16
Toelichting balans 31 december 2013 Transportmiddelen Humbaur koelaanhanger met verzekerde waarde € 8.500; in april 2013 geschonken aan de VBH door de Juniorkamer Kromme Rijn. Kenteken 64-WJ-ZF. Waarde € 8.500,00 bij: Honda koelaggregraat en diverse accessoires € 2.497,29 € 10.997,29 af: restwaarde € 1.000,00 af te schrijven in 4 jaar € 9.997,00 € 10.997,29 - afschrijving 2013 € 2.497,29
= boekwaarde
Kapitaal stand 1 januari 2013 bij: voordelig saldo 2013 stand 31 december 2013
€ 8.500.00 € 4.316,55 € 20.581,33 € 24.897,88
Toelichting resultatenrekening 2013 Vervoerskosten € 750,98 Dit betreft kosten van stalling en onderhoud van de koelaanhanger en benzine voor het koelaggregraat. Verzekeringen € 365,09 Verzekering koelaanhanger € 172,81 Aansprakelijkheidsverzekering VBH € 192,28 Deze polis is beëindigd per ultimo 2013. Zie verder onder verzekeringen. Huur € 5.175 De VBH huurt van de gemeente Houten de ruimte aan Papiermolen 1 te Houten; de ruimte wordt gebruikt voor kantoor, opslag en als uitgiftepunt. De gemeente berekende in 2013 de kosten van gas/water/elektra niet door wegens het ontbreken van de benodigde meters. Afschrijving € 3.047,29 afschrijving koelaanhanger € 2.497,29 en inventaris € 550 Diverse kosten € 868,61 Dit is voornamelijk verpakkingsmateriaal voor (het portioneren van) de voedingsmiddelen. Donaties maatschappelijk € 18.811 Betreft koelaanhanger van Juniorkamer € 8.500, actie Nacht zonder dak van College De Heemlanden € 8.542 en PCBS de Zonnewijzer € 1.769. Renteopbrengsten € 36,76 De rente wordt bijgeschreven op 2 januari van het volgende jaar. € 36,76 is de rente over het spaarsaldo in 2012. (De rente over 2013 bedraagt € 198,33)
17
Diverse opbrengsten € 421 Dit is de opbrengst van rommelmarkt en verkoop van pompoenen door particulieren. Rechten en verplichtingen die niet blijken uit de balans Lidmaatschap Vereniging van Nederlandse Voedselbanken. Op 15 mei 2013 is de VBH - de oprichtingsdatum van de VNV - lid geworden van deze overkoepelende vereniging. Er is een gezamenlijke huisstijl ontwikkeld, die verplicht door ons gehanteerd dient te worden. Het zogenaamde “Voedselbank Reglement” beschrijft de rechten en verplichtingen waar aangesloten voedselbanken zich aan houden. Huurovereenkomst. De VBH heeft in juni 2011 een overeenkomst afgesloten met de gemeente Houten inzake de huur/verhuur van ca 72,5 m², zijnde een gedeelte van de Sporthal De Molenwiek, voor een huursom van € 5.000 per jaar. In de huursom zijn begrepen de kosten onderhoud aan de algemene technische installaties. Indexatie vanaf het jaar 2013. De huur wordt steeds stilzwijgend met een jaar verlengd. Overige overeenkomsten De VBH heeft overeenkomsten afgesloten inzake het gebruik en kosten van auto’s en telefoons. Verzekeringen De VBH heeft voor de koelaanhanger een z.g. werkmaterieelverzekering afgesloten bij Voogd & Voogd te Middelharnis. De gemeente Houten heeft bij de VNG een collectieve verzekering afgesloten voor vrijwilligers die onbetaalde werkzaamheden met een maatschappelijk belang verrichten voor derden. Vrijwilligers van de VBH zijn zulke vrijwilligers. De verzekering bestaat uit een ongevallen- en een persoonlijke eigendommenverzekering, een rechtsbijstandverzekering plus een aantal aansprakelijkheidsverzekeringen. 8.3 Fondsenwerving en sponsoren Voedselbanken zijn voor de bedrijfsvoering volledig afhankelijk van giften en van sponsors. Dat geldt voor het voedsel dat we inzamelen en uitdelen, maar ook voor alle andere kosten: huur, energie, kosten inventaris, administratie en noem maar op. Het onderhouden van een goede relatie met onze sponsors en het vinden van nieuwe sponsors heeft ook in 2013 belangrijk resultaat gehad. Kerken en scholen zijn belangrijkste sponsors. De kerken zorgen ook via het Interkerkelijk Diaconaal Overleg (IDO) voor wekelijkse donatie van versproducten, met name in de winterperiode. In 2013 hebben daarnaast grote maatschappelijke acties bijgedragen aan een goede financiële buffer. Zo droeg Organisatieadviesbureau Rijnconsult tijdens de kerstactie van Houten FM aan ons een cheque over van € 5.000, de opbrengst van een interne veiling. In het overzicht hierna zijn meer prachtige voorbeelden te vinden van sponsoren en donateurs. Hoe blij we ook zijn met al deze initiatieven, het blijft vooral moeilijk om sponsoren te vinden die zich voor een langere periode aan de Voedselbank
18
willen verbinden. En voor de bedrijfskosten is dat wel noodzakelijk. Maar we blijven vol goede moed ook in 2014 donateurs en sponsors werven! Dank aan al deze bedrijven, particulieren, scholen, kerken etc. die er direct of indirect voor hebben gezorgd dat we in 2013 onze cliënten wekelijks konden voorzien van een ruim gevulde krat met levensmiddelen. Met hun hulp hopen we dat ook de komende jaren te kunnen doen. Op de volgende bladzijden van dit jaarverslag ziet u een overzicht van alles wat we in 2012 ontvingen om onze cliënten van dienst te kunnen zijn. Hierbij zijn overigens niet de particulieren opgenomen die ons met een eigen financiële bijdrage steunen. Ook zij verdienen onze grote dank.
Opbrengst van de voedsel-inzamelactie van het Katholiek Vrouwen Gilde (KVG) in oktober 2013.
19
20
21
22
23
Stichting Voedselbank Houten De Poort 81 3991 DX Houten Telefoon: 030-737 06 26 (algemeen) / 06-10 44 12 05 (voedsel) Website: www.voedselbankhouten.nl
24
