Jaarverslag 2014 van de
Stichting Voedselbank Houten
aangesloten bij de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken
1. Inhoudsopgave
Hoofdstuk 2 – Inleiding Hoofdstuk 3 – Organisatie van de Voedselbank Houten 3.1 Algemeen 3.2 Bestuur 3.3 Vrijwilligers en taakgroepen 3.4 Huisvesting Hoofdstuk 4 – Onze cliënten en het intaketeam 4.1 Bemensing van het intaketeam 4.2 Aantal voedselpakketten / cliënten 4.3 Verblijfsduur bij de voedselbank 4.4 Gesprekken in het Sociaal Loket 4.5 Aanmeldingen Hoofdstuk 5 – Voedselverwerving en voedselveiligheid 5.1 Aanvoer van voedsel 5.2 Vervoer 5.3 Voedselveiligheid en de NVWA Hoofdstuk 6 – Voorraadbeheer en uitgifte 6.1 Voorraadbeheer 6.2 Uitgifte…. en nog wat! Hoofdstuk 7 – Financiën en fondsenwerving 7.1 Jaarrekening 2014 – de cijfers 7.2 Toelichting op de jaarrekening 2014 7.3 Fondsenwerving en sponsoren
- blz. 3 - blz. 4
Hoezo controle door de NVWA? Bijlage: Overzicht sponsoren 2014 (4 pagina’s)
- blz.19 - blz.20
2
- blz. 5 - blz. 6 - blz. 8
- blz. 9 - blz.10 - blz.11 - blz.12 - blz.13 - blz.14 - blz.15 - blz.16 - blz.18
2. Inleiding De Voedselbank Houten is één van de 159 leden van de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken. Deze vereniging is mei 2013 opgericht als voortzetting van de Stichting Voedselbanken Nederland. Met deze nieuwe, overkoepelende organisatie blijkt het mogelijk om meer landelijke fondsen (o.a. Postcodeloterij) en bedrijven (o.a. Lidl, Hak, Unilever, Friesland Campina) te interesseren om sponsor of partner te worden van de Voedselbanken in Nederland. Onze Houtense Voedselbank heeft evenals alle andere leden de volgende doelstellingen. Het bieden van directe voedselhulp aan hen die dat tijdelijk nodig hebben Het voorkomen van verspilling van goed voedsel Voedselbanken – ook de onze – hanteren de volgende kernwaarden als maatstaf voor hun handelen: We werken uitsluitend met onbetaalde vrijwilligers We verstrekken alleen voedsel dat door anderen gedoneerd wordt We verstrekken zoveel mogelijk gezond voedsel We verstrekken uitsluitend gratis voedsel We verdelen het voedsel zo eerlijk mogelijk We zijn neutraal en onafhankelijk ('burgers voor burgers') We zijn transparant in onze verantwoording
De zes belangrijkste gebeurtenissen in 2014: Het aantal cliënten is (na de verdubbeling in 2013) gelukkig in 2014 niet verder gestegen. Maar het aantal daalde ook niet erg: we sloten het jaar af met 51 adressen, slechts een fractie minder dan een jaar daarvoor. Totaal konden we over het hele jaar genomen 116 gezinnen / alleenstaanden ondersteunen met voedselhulp. Een groot deel van hen (44%) had die hulp gelukkig korter dan een jaar nodig. Zie verdere bijzonderheden hierover in hoofdstuk 4. Op 5 april 2014 konden we de opening van onze nieuwe locatie aan De Poort 81 vieren samen met heel veel belangstellenden uit Houten en daarbuiten. Absoluut een hoogtepunt, waar we vele maanden naar toegewerkt hebben. Bouwkundige aanpassingen werden door bouwbedrijf Van Dort uit ’t Goy gratis uitgevoerd en door de hulp van vele vrijwilligers – al of niet aan de voedselbank verbonden – konden we al op 4 april de eerste voedselpakketten uitgeven. Zie ook hoofdstuk 3.4, waar u meer leest over alles wat hiervoor kwam kijken. Het Sociaal Loket, waar alle intake- en vervolggesprekken met de cliënten sinds mei 2013 worden gehouden werd met ingang van 1oktober 2014 verplaatst naar het gemeentehuis.
3
Samen met het WMO-loket, het Info-spreekuur, de Rechtshulpwinkel en de Schulphulpverlening blijven we wel deel uit maken van dat éne centrale punt waar inwoners van Houten met al hun sociale vragen terecht kunnen. We zijn er trots op dat we binnen de gemeente Houten daar inmiddels een vanzelfsprekend onderdeel zijn. Zie verdere bijzonderheden in hoofdstuk 4. Onze nieuwe locatie bood een uitgelezen kans om alle aspecten rondom voedselveiligheid (koudeketen, hygiëne, administratief, bouwkundig etc.) op orde te brengen. Voedselbanken Nederland heeft daartoe samen met de NVWA een “Handboek Voedselveiligheid” opgesteld en is een groot project gestart om alle lokale voedselbanken ook daadwerkelijk GROEN te laten worden. Uiteindelijk heeft dat er toe geleid dat we aan het eind van het jaar het officiële certificaat kregen uitgereikt door het bestuur van Voedselbanken Nederland. Een belangrijke mijlpaal! Zie verder bij hoofdstuk 5.3 Een heel andere ontwikkeling konden we realiseren door samen te gaan werken met “Het oude station”, waar verstandelijk beperkten een zinvolle dagbesteding geboden wordt in een kleinschalige horecalocatie. In de zomerperiode waarin wekelijks veel fruit, tomaten of groenten is te verpakken voor onze cliënten, kwamen twee medewerkers elke donderdagmiddag deze werkzaamheden verrichten. Dat scheelt behoorlijk voor het werk van het uitgifteteam op de vrijdag. Daarnaast was het erg leuk dat zij ook een rol speelden bij de catering tijdens de opening van onze nieuwe locatie op 5 april.
bewerkt kan worden.
Sinds het voorjaar van 2014 beschikt de voedselbank over een moestuintje. Door de Volkstuinvereniging Houten is er op het volkstuincomplex aan de Binnenweg een stukje grond beschikbaar gesteld en bewerkt, zodat er gewassen geplant kunnen worden. Er is een groepje enthousiaste vaste vrijwilligers die de tuin onderhoudt. Zij worden daarbij geholpen door cliënten van Stichting Philadelphia. Ook de medetuinders ondersteunen de vrijwilligers door o.a. adviezen te geven over de gewassen en het onderhoud van de tuin. In de loop van 2014 hebben de cliënten van de voedselbank al mogen proeven van de opbrengst van de moestuin. Dankzij 'ons fonds' en inwoners van Houten is er een basis aan gereedschappen waarmee de tuin
3. Organisatie van de Voedselbank Houten 3.1 Algemeen Stichting Voedselbank Houten is een zelfstandige stichting die uitsluitend ten doel heeft het verstrekken van (tijdelijke) voedselhulp aan inwoners van de gemeente Houten die door welke oorzaak dan ook niet voldoende leefgeld hebben. Om te bepalen wie daarvoor in aanmerking komt vindt er een financiële toetsing plaats met als uitgangspunt de landelijk vastgestelde normen. Met het inzamelen van voedsel wordt ook geprobeerd de voedselverspilling tegen te gaan onder het motto: “Wij verdelen de rest”.
4
Alle werkzaamheden worden door vrijwilligers uitgevoerd, zowel de intake, het gehele logistieke proces, de financiën en sponsorwerving, de (digitale)communicatie, de inzet van vrijwilligers en de externe contacten. Voor alle inspanningen geldt dat ze onbetaald worden verricht. Uiteraard zijn er – soms aanzienlijke – kosten voor de bedrijfsvoering. Inkomsten daarvoor worden door sponsoring verkregen, door donaties van particulieren en inzamelacties of collecten van kerken, scholen e.d. 3.2 Bestuur Het vierhoofdige bestuur van de Stichting is in 2014 ongewijzigd gebleven. Omdat de penningmeester, Ruud van de Steeg, vanwege zijn eigen drukke werkzaamheden geen mogelijkheden meer had om voor de Voedselbank te werken, hebben we het gehele jaar gezicht naar een opvolger. Pas in februari 2015 is dat gelukt. In het overzichtje hieronder hebben wij zijn opvolgster al opgenomen, dit om misverstanden te voorkomen. Zij is formeel aangetreden op 19 februari 2015. Achter de naam van ieder bestuurslid staan de bijbehorende aandachtsgebieden. Functie Voorzitter Secretaris Penningmeester
Naam Aandachtsgebieden Dhr. B.(Ben) de Jong Intake, ICT en Vrijwilligerszaken Mw. A.A.F. (Cisca) ten Hoeve Moestuin, Communicatie en PR Mw. J. (Janneke) v. Valkenburg Financiën en Fondsenwerving Dhr. A. (Ab) Hubers Voedselverwerving en Uitgifte De financiële administratie wordt voor het bestuur verzorgd door: Administrateur Dhr. F.W. (Fred) Bregman Financiële administratie
3.3 Vrijwilligers en taakgroepen Meer dan 30 vrijwilligers zetten zich in om het werk voor de Voedselbank goed te laten verlopen. Iedere medewerker maakt deel uit van een taakgroep. Intaketeam. Deze vrijwilligers houden zich bezig met intakegesprekken en het beoordelen van de financiële situatie van de cliënten. Voorraadbeheer. In deze groep houden de vrijwilligers zich bezig met het ordenen en administreren van de voedselvoorraad. De voorraad wordt geordend op soort en houdbaarheidsdatum. Het principe “Last In First Out” (LIFO) wordt nauwkeurig toegepast. Uitgifteteam. Elke vrijdag worden de kratten voor de cliënten door dit team met voedsel gevuld. Twee gastvrouwen ontvangen de cliënten, schenken koffie en onderhouden de contacten bij het wachten voor de uitgifte. Vervoer en onderhoud. Dit team verzorgt op de uitgiftedag het ophalen van de producten vanuit het distributiecentrum Arnhem, één van de acht regionale distributiecentra van Voedselbanken Nederland. Bij noodzakelijk vervoer op andere
5
dagen kan ook een beroep op hen worden gedaan. Deze ritten konden in 2014 worden gerealiseerd met een auto van Autobedrijf Van Vulpen. ICT, Communicatie & PR. Twee webmasters onderhouden de website met steeds meer interessante berichten. Daarnaast publiceren zij (extra) nieuwsberichten o.a. over vaste sponsors en gebruiken de “social media”, voornamelijk Facebook. Ook bouwden zij de nieuwe Excel-sheets voor voorraadbeheer en intake (zie www.voedselbankhouten.nl) Financiën en Fondsenwerving. Begin 2015 is onze nieuwe penningmeester aangetreden, Janneke van Valkenburg. Nadat we de afgelopen jaren al enkele keren van penningmeester moesten wisselen, hopen we nu een stabiele situatie te hebben bereikt. De penningmeester houdt niet zelf de financiële administratie bij, maar dat gebeurt door de boekhouder / administrateur. In plaats van “penningmeester” spreken we liever van het “bestuurslid financiën en fondsenwerving”, wat de lading beter dekt. Moestuin. Een groepje medewerkers is in 2014 begonnen met de moestuin die door de Volkstuinvereniging Houten gratis ter beschikking is gesteld. De opbrengst van deze moestuin is bedoeld om uit te delen aan onze cliënten. 3.4 Huisvesting
Sinds de start van de Voedselbank Houten is deze al op meerdere plaatsen gehuisvest geweest: een garagebedrijf, een oude school, noodlokalen en de voormalige ruimte van de GGD aan de Papiermolen. Geen enkele locatie voldeed aan de eisen van werk- , ontvangst en opslagruimte, laat staan aan de eisen die door de NVWA gesteld worden aan de voedselveiligheid. Uiteindelijk is het in 2014 gelukt om de voormalige wijkpost van de Gemeente Houten te huren aan De Poort 81, gebouwd tegen de SCC De Grund aan. Bouwbedrijf Van Dort B.V. uit ’t Goy bleek bereid om alle benodigde interne verbouwingen uit te voeren, zonder
6
daar arbeidsloon voor te rekenen, een reeks van onderaannemers leverde materialen (zie ook de lijst van sponsoren achterin dit verslag), vrijwilligers en cliënten gingen aan het verven, schoonmaken en inrichten en uiteindelijk werd onze nieuwe locatie geopend op zaterdag 5 april 2014. De officiële openingshandeling werd verricht door de heer Theo Jongerius Sr. Inmiddels een eindje over de 80, maar sinds drie jaar “hofleverancier” van de Voedselbank Houten, die in het zomerseizoen wekelijks door hem zelf geteelde andijvie, sla, komkommers, bonen, bloemkolen, tomaten, wortelen, prei en soms ook “vergeten groenten” bij ons kwam afleveren. Zijn beide kleinkinderen teelden pompoenen en verkochten die ook ten bate van onze Voedselbank. Het was dus geen wonder dat we hen drieën maar wát graag de officiële openingshandeling lieten verrichten. De eerste maanden dat we van ons nieuwe De grijze roldeur, waar vroeger de auto’s van de onderkomen konden gemeente Houten in- en uitreden, bleek een lastig genieten, kwam er nóg obstakel te zijn voor onze manier van werken. Bij het een lastige uit- en inladen van producten moest steeds de hele omstandigheid aan het wand open. Dat leverde problemen op met de werklicht: de temperatuur in en bewaartemperatuur en ook ongewenste dieren en de voedselbank liep veel insecten kregen ruim toegang. Daarom waren we te hoog op, waardoor de genoodzaakt om de roldeur te vervangen door een medewerkers onder vaste, geïsoleerde wand met dubbele deuren, extreme waardoor het werkklimaat en de voedselveiligheid omstandigheden hun aanzienlijk verbeterde. De foto van de voorgevel op werk moesten doen en bladzijde 6 geeft de nieuwe situatie weer. ook de vries- en koelapparatuur veel te veel elektriciteit verbruikte. We waren genoodzaakt om zowel in de uitgifteruimte als in de voorraadkamer een (gebruikte) airco-installatie te laten aanbrengen. Inmiddels was de zomer voorbij, zodat we pas in 2015 daar volop profijt van kunnen hebben. Dankzij het voordelig financieel saldo waarmee we 2013 hadden kunnen afsluiten, waren al deze investeringen mogelijk. (Totaal een bedrag van om en nabij de € 15.000,- !) Alhoewel we met de gemeente Houten een huurcontract van 3 jaar overeengekomen zijn, hopen we uiteraard van harte dat we veel langer op deze nieuwe plek kunnen blijven zitten, mits natuurlijk het aantal cliënten in de komende jaren niet extreem zal stijgen. Bovendien is het niet onmogelijk dat het terrein van “De Grund” in de toekomst een andere bestemming krijgt. Vooralsnog gaan we er van uit, dat de gemeente Houten ook in dat geval volop mee zal werken om de Voedselbank Houten een werkbare locatie te blijven bieden.
7
4. Onze cliënten en het intaketeam Het intaketeam is verantwoordelijk voor de intakegesprekken met nieuwe cliënten, de herindicatiegesprekken van huidige cliënten en de verwerking van deze gegevens in een daarvoor bestemd digitaal systeem. De aanvragen voor een voedselpakket komen – bij voorkeur via hulpverleners – binnen bij de coördinator van het intaketeam, deze doet de eerste screening en vraagt zo nodig aanvullende informatie. Aan de hand van de gegevens wordt besloten of het pakket direct van start kan gaan of dat er eerst een intakegesprek wordt ingepland. Bij aanmelding door een hulpverlener die duidelijkheid over de financiële situatie kan geven, start de verstrekking van een pakket binnen vrijwel direct. De financiële check volgt dan later. 4.1 Bemensing van het intaketeam Onze Voedselbank voert de financiële screening van cliënten uit met deskundige vrijwilligers. Daarvoor zoeken we mensen die relevante kennis of ervaring hebben in het voeren van gesprekken. Gelukkig is dat ook in 2014 goed gelukt en was er ook sprake van een goede continuïteit. Het team bestond aan het einde van het jaar uit 6 intakers en een coördinator. Het lijkt een groot aantal, maar alle intakers hebben slechts beperkte tijd beschikbaar naast hun andere dagelijkse bezigheden. 4.2 Aantal voedselpakketten / cliënten Het volgende overzicht geeft de cijfers van 2014 in vergelijking met het 2013.
Aantal cliënten / adressen dat ingeschreven stond op 31 december Totaal aantal personen dat gebruik maakte van de Voedselbank op 31 december Aantal nieuwe cliënten dat in de loop van het jaar is ingestroomd Aantal cliënten dat in de loop van het jaar de Voedselbank heeft verlaten Totaal aantal gezinnen dat we in de loop van het jaar hebben kunnen ondersteunen
2013
2014
54 131 56
51 146 62
27
65 116
(niet geteld)
Na de enorme stijging in 2013 van het aantal cliënten / adressen, was er sprake van een stabilisatie in 2014. Wel steeg het aantal personen met ruim 10%. Ook het afgelopen jaar was het aantal aanmeldingen in april, september en november relatief hoog. Niet gemakkelijk verklaarbaar, net zo min als het feit dat we in de zomervakantie altijd de minste cliënten hebben. Na 3-6 maanden (afhankelijk van de problematiek) wordt met elke cliënt een herindicatiegesprek gevoerd om te kunnen beoordelen of de financiële problemen nog zo groot zijn dat men in aanmerking blijft komen voor een voedselpakket.
8
Over de samenstelling van het cliëntenbestand kan nog gezegd worden dat er verhoudingsgewijs meer (alleenstaande) vrouwen dan mannen cliënt zijn en ook zijn er meer éénoudergezinnen dan gezinnen met beide ouders. Qua leeftijd zitten de meeste cliënten tussen de 30-50 jaar met uitschieters naar boven en onder. We hadden in 2014 één pasgeboren baby en onze oudste cliënt was 81. Totaal hadden we het afgelopen jaar 70 kinderen onder de 18 jaar. Eind december was de gezinssamenstelling van onze cliënten als volgt: Aantal personen per gezin 1 2 3 4 5 6 10
Aantal gezinnen 10 14 13 8 3 2 1 Totaal
Totaal aantal personen 10 28 39 32 15 12 10 146
4.3 Verblijfsduur bij de Voedselbank Er wordt ons vaak gevraagd hoe lang onze cliënten van de voedselbank gebruik maken. Uitgangspunt blijft: voedselhulp is tijdelijke ondersteuning, namelijk zolang totdat de financiële omstandigheden weer enigszins op orde zijn. Daarom is het goed te weten dat in 2014 van de 116 gezinnen die we hebben kunnen ondersteunen, 44% minder dan een half jaar cliënt was. Maar minstens zo vaak spelen er ook heel ingewikkelde financiële problemen, die niet op deze korte termijn opgelost (kunnen) worden. Overigens is het ook regel, dat er een maximum verblijfsduur is van 3 jaar, tenzij de problematiek bewijsbaar langer duurt. De totale gebruiksduur van de mensen die de voedselbank in 2014 verlieten, was als volgt: Verblijfsduur van minder dan 3 maanden Verblijfsduur van 3 – 6 maanden Verblijfsduur van 12 – 24 maanden Verblijfsduur van 24 – 36 maanden Verblijfsduur van langer dan 3 jaar (uitzonderlijk)
29 adressen 22 adressen 23 adressen 10 adressen 2 adressen
4.4 Gesprekken in het Sociaal Loket Sinds twee jaar voeren we de intake- en herindicatie gesprekken als onderdeel van het Sociaal loket in de gemeente Houten. Dat we partner zijn geworden van deze organisatie zien wij als erkenning van onze plaats en noodzaak in de Houtense samenleving. In de praktijk merken we dat de lijntjes met andere hulpverleners korter zijn geworden en we zo gemakkelijk andere hulpverleners kunnen aanspreken om te overleggen over de hulp die aan een cliënt geboden wordt of zou moeten worden.
9
Er zijn in 2014 zo’n 140 persoonlijke gesprekken met cliënten gevoerd. Onze cliënten hebben niet alleen financiële problemen, maar er speelt nog veel meer in hun leven. Daarom komen ze niet altijd opdagen als we een afspraak met hen hebben. Dit kwam 28 keer voor in 2014, dus bij 20%. Vervelend voor de intakers die hier tijd voor hebben vrijgemaakt, maar we weten inmiddels dat we hiermee rekening moeten houden. Naast de afspraken met de cliënten is er telefonisch contact en mailcontact tussen cliënten en de coördinator en hulpverleners van onze cliënten en de coördinator. In oktober 2014 is het Sociaal Loket verhuisd van het Kant, waar we in een apart gebouw de cliënten konden ontvangen, naar het gemeentehuis zelf aan het Onderdoor. De cliënten ervaren dat niet altijd als prettig omdat hun “zichtbaarheid” is toegenomen (als je het Sociaal Loket bezoekt, geef je toe dat je het niet meer zelf kunt), maar ook ervaren intakers de setting van het gemeentehuis soms als “formeler”. In de loop van het komende jaar zullen we dit nauwgezet volgen en zo nodig onze procedures aanpassen. 4.5 Aanmeldingen Cliënten bellen ook regelmatig zelf de coördinator om te vragen of ze in aanmerking komen voor een voedselpakket. In dat geval start het voedselpakket niet onmiddellijk, maar brengen we eerst de financiële situatie in kaart en kijken we , samen met de cliënt, wat er nodig is om hun situatie te verbeteren. De coördinator is 2 ochtenden in de week telefonisch bereikbaar voor nieuwe aanvragen en contact met hulpverleners en voor cliënten die iets willen bespreken met het intaketeam. Via de mail is de hele week contact mogelijk. Bij een aanmelding via een hulpverlener die het financiële document invult kan het voedselpakket bijna altijd dezelfde week nog worden opgestart. Na de verdubbeling van het cliëntenbestand in het “crisisjaar 2013”, is het aantal cliënten in 2014 gestabiliseerd. Zoals eerder gemeld konden regelmatig cliënten de voedselbank verlaten, maar er kwamen toch ook steeds weer nieuwe cliënten bij. Traditioneel lag de “dip” in de zomervakantie, terwijl de piek van nieuwe aanmeldingen als even traditioneel lag in de maanden januari, april, september en november. Een duidelijke verklaring hebben we daar niet voor. Het intaketeam bespreekt zo nodig iedere 6 weken de cliënten die in die periode op gesprek zijn geweest; we zoeken met elkaar hoe we deze mensen het beste kunnen “helpen aan hulp”; in dat opzicht willen wij meer bieden dan alleen maar voedsel.
10
5. De voedselverwerving en voedselveiligheid De Voedselbank Houten is aangesloten bij de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken. Deze koepelorganisatie heeft 8 distributiecentra in het land. De vereniging maakt afspraken of sluit contracten af met grote fabrikanten en retail centra, die voedingsmiddelen ter beschikking stellen. Deze partijen worden verdeeld over de regionale DC’s. De Voedselbank Houten is ingedeeld bij het DC in Arnhem. De binnengekomen goederen worden naar rato verdeeld over de lokale voedselbanken. Op vrijdagochtend halen we ons deel uit het DC op, de laatste jaren gebeurt dat met een bestelwagen van Autobedrijf Van Vulpen en sinds voorjaar 2013 ook met een koelaanhangwagen die we gekregen hebben van JCI Kromme Rijn. De overige voedingsmiddelen worden lokaal ingezameld. 5.1 Aanvoer van voedsel Geen voedselpakketten zonder voldoende voedsel. Ook in 2014 hebben we daar goed aan kunnen voldoen. Dat we dit - naast de landelijke aanvoer -konden doen is te danken aan heel veel plaatselijke kerken, bedrijven, scholen en particulieren. Regelmatig werden we gebeld door Houtense bedrijven, die ons vroegen of we bepaalde producten konden gebruiken. (Een complete lijst van donateurs vindt u op de laatste pagina’s van dit verslag). Met voedselbanken in onze regio wisselen we ook regelmatig producten uit. Ook in 2014 ontvingen we vanaf het voorjaar tot de late herfst wekelijks verse groente van de heer Theo Jongerius Sr. Soms zoveel dat we voedselbanken uit de omgeving konden helpen. Verder ontvingen we fruit, tomaten en brood van diverse plaatselijke bedrijven. Tot onze grote spijt moest de heer Jongerius aan het eind van 2014 zeggen, dat hij stopt met het verbouwen van groenten. Zijn hoge leeftijd (al een eindje boven de 80) en zijn gezondheidstoestand laat dat niet meer toe. De foto op deze pagina is dus voor onze Voedselbank een kostbare herinnering geworden. In het verslagjaar waren er diverse evenementen waar we de overschotten van mochten ophalen: van de UIT-dagen (introductie voor studenten in Utrecht) kregen we ook dit jaar weer het overschot aan lunchpakketten, de SPAR-beurs in het voorjaar en de AGF-beurs in het najaar leverde eveneens een grote hoeveelheid voedsel op. Ook bij dit soort inzamelingen laten we de omliggende voedselbanken meedelen en in voorkomende gevallen stellen we het DC in Arnhem op de hoogte, zodat ook in een bredere kring “mee-gedeeld” kan worden.
11
in de wintermaanden werden we wekelijks voorzien van verse groenten door de Plattelandwinkel De Achterdijk, feitelijk gedoneerd door de gezamenlijke diaconieën van zeven kerkgenootschappen in Houten, verenigd in het IDO (Interkerkelijk Diaconaal Overleg). Ook andere versproducten en soms kip en vis werden langs deze weg aan ons gedoneerd. Totaal stelden deze diaconieën voor niet minder dan € 3.100,- aan vers voedsel beschikbaar. Het aantal particulieren die hun eigen overschotten komen brengen neemt ook nog steeds toe. Wij vinden dat laatste een goed teken, omdat verspilling zo wordt tegengegaan. Samengevat kunnen we zeggen dat de Voedselbank Houten voldoende aanvoer van verse groenten had in 2014. Vlees en kaas is een veel “zeldzamer” product. Gelukkig is Slagerij Van Schip aan de Odijkseweg (winkelcentrum “De Dikke Boom”) een trouwe maandelijkse sponsor die grote partijen ingevroren vlees aan de voedselbank doneert. 5.2 Vervoer Het transport van voedsel wordt verzorgd door meerdere chauffeurs die in een wisselend rooster zijn opgedeeld in koppels van twee om wekelijks het vervoer te verzorgen voor onze cliënten in Houten. Ook in 2014 stelde Autobedrijf Van Vulpen wekelijks een auto te beschikking, inclusief benzine, waarmee we ’s vrijdags – en incidenteel op andere dagen – onze producten kunnen ophalen. Een geweldige sponsor waar we erg blij mee zijn! De koelaanhangwagen die we in het vorig verslagjaar kregen van JCI Kromme Rijn bewees ook in 2014 goede diensten. Aan alle kanten verschenen ook stickers van sponsoren op deze aanhanger, want bedrijven die een donatie doen (hetzij in voedsel, in geld of in diensten) van meer dan € 1.500,- kunnen wij (als dat op prijs gesteld wordt) “belonen” met een logo op de wagen, zodat iedereen kan zien wie onze beste sponsoren zijn, voor hen maken wij graag reclame! 5.3 Voedselveiligheid en NVWA Alle voedselbanken in Nederland vallen als één organisatie onder het toezicht van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. In het zogenaamde “Infoblad 76” zijn richtlijnen gepubliceerd voor “Charitatieve instellingen en vrijwilligersorganisaties”. Indien de voedselbank werkt volgens deze richtlijnen,
12
wordt daarmee voldaan aan de eisen die gesteld zijn in de Europese Hygiëneverordening 852/2004. De Vereniging van Nederlandse Voedselbanken heeft als doel dat eind 2015 alle aangesloten voedselbanken “Groen” zijn, m.a.w. dat zij voldoen aan alle regels uit het Handboek Voedselveiligheid dat in samenwerking met de NVWA is opgesteld. Onze verhuizing in 2014 naar een nieuwe locatie was een uitgezochte gelegenheid om niet alleen het gebouw, maar ook het gehele proces van voedselontvangst en -uitgifte zó in te richten, dat we voldoen aan alle eisen die in het Handboek en door de NVWA zijn gesteld. Bijgaande afdruk van het behaalde certificaat spreekt voor zichzelf. Op 4 december 2014 was het feest, zoals hiernaast is te zien. De Voedselbank Houten behoort nu tot de categorie A van de voedselbanken, wat betekent dat we droge kruidenierswaren mogen distribueren, maar ook koel- en diepvriesproducten en dat wij dat laatste in een gesloten koel- en diepvriesketen doen. Regelmatig wordt er – steekproefsgewijs – gecontroleerd op de volgende punten: Koelketenbewaking (koeling op 4°, diepvries op -18°) Reiniging en desinfectie (gebouw, materialen, handen) Plaagdierbestrijding en -preventie (door extern bedrijf) Productcontrole op THT, TGT, allergenendeclaratie en productadministratie Portioneren producten (consumenteneenheden maken van grootverpakkingen) Dit laatste onderdeel vereist speciale voorzieningen, die we in onze nieuwe locatie konden realiseren in de voormalige douchecabine: een afgesloten ruimte die geheel betegeld is met een glad werkblad en voorzieningen voor de medewerkers als haar- en mondkapjes en het gebruik van wegwerpschorten en handschoenen. De foto geeft een goed beeld hoe wij dit werk nu heel verantwoord kunnen uitvoeren.
6. Voorraadbeheer en uitgifte Stichting Voedselbank Houten deelt voedselpakketten wekelijks uit. Deze frequentie hangt samen met de eveneens wekelijkse distributie die vanuit de DC’s van Voedselbanken Nederland plaatsvindt. We streven ernaar om de pakketten zodanig te vullen dat er in elk geval voor drie dagen een maaltijd
13
bereid kan worden. De aanvoer vanuit het DC en de lokale sponsors wordt aangevuld met inzamelacties en voedselgiften van particulieren; daardoor verschilt de hoeveelheid aanvoer per week. Medewerkers voorraadbeheer zorgen voor een verantwoorde opslag van alle niet-bederfelijke artikelen, gerangschikt op datum. De medewerkers van de uitgifte houden zich op de uitgiftedag bezig met het vullen van de kratten voor de cliënten. 6.1 Voorraadbeheer Van alle artikelen die binnenkomen wordt administratie bijgehouden. De plaats van herkomst of de naam van het bedrijf dat het voedsel leverde is daarbij van belang. Goeddeels worden artikelen direct uitgegeven, maar als het quotum van zo’n 20-25 artikelen voor één cliënt wordt overschreden, gaan de overige artikelen de voorraadkamer in. Bij de wekelijkse uitgifte worden de oudste artikelen het eerst uitgegeven. Overigens volgen we ook hierbij het Infoblad 76 van de NVWA, waar ook richtlijnen in zijn opgenomen voor het hanteren van de THT-datum. Deze datum kan beschouwd worden als de “garantiedatum van de fabrikant”. Daarna zijn de artikelen nog prima houdbaar,
Een medewerker voorraadbeheer vertelt. “Men zegt wel, dat klagen niet helpt, maar dat gaat bij de voedselbank niet altijd op. We zaten op de bodem van onze voorraad, dus klaagden we dat we bijna niets meer hadden om uit te geven. Maar zaterdag voor Kerst werd er een actie gehouden door Houten FM o.a. ook voor de Voedselbank. Er is die dag ingezameld en aan het eind van de middag moest de actie worden gestaakt omdat er zoveel was binnengekomen, dat we het niet meer konden bergen: zeker 80 kratten met houdbaar voedsel. Pas na een week hard werken met 4 mensen waren de kratten uitgepakt en de vakken weer gevuld. Dus klagen helpt echt wel!”
maar onze Voedselbank is dan zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit. Medewerkers van voorraadbeheer houden wekelijks bij welke producten in de pakketten gaan, zodat – wanneer dat door de aanvoer ook maar enigszins mogelijk is – ook variatie kan worden aangebracht in de voedingsmiddelen die de cliënten meekrijgen. 6.2 Uitgifte……en nog wat! De medewerkers van de uitgifte zorgen voor het vullen van de kratten voor de cliënten. In 2014 zijn in dit proces geen belangrijke veranderingen opgetreden.
14
Maar behalve de uitgifte van de “gewone” voedselpakketten is er regelmatig ook meer te verdelen. In de eerste plaats zijn dat de pakketten van de Stichting Jarige Job. Deze landelijke organisatie – waar wij lid van zijn – zorgt voor een verjaardagspakket voor alle kinderen van de basisschool. Dit wordt door de cliënten en hun kinderen bijzonder gewaardeerd! Een greep uit alle extra’s die onze cliënten kregen aangeboden: Enkele particulieren hebben de Stichting Het Houtens Hulppietje opgericht en verzorgden voor alle kinderen van onze cliënten (van 0-17 jaar!) sinterklaascadeautjes. Het was heel bijzonder dat zo’n initiatief in korte tijd dit wilde verzorgen en ook nog zoveel sponsors vond om dit te realiseren. Nu al weten we dat deze stichting van plan is om nog heel lang door te gaan! www.hethoutenshulppietje.nl Alweer voor het tweede jaar organiseerden de leden van de Lion’s Club Houten een diner voor onze cliënten, door de eigen leden bereid en ook nog eens op een externe locatie. Zo’n “avondje uit” wordt door onze cliënten heel erg gewaardeerd. Het lijkt er op, dat dit diner een traditie gaat worden! De Personeelsvereniging van de NS gaf aan alle cliënten van de Voedselbanken Zeist en Houten een éénmalig cadeautje: voor ieder gezinslid een gratis dagkaart. Ook daar waren onze cliënten erg blij mee, want een dagje uit schiet er bij in, als je in financieel moeilijke tijden verkeert. En verder…..is er eigenlijk te veel om op te noemen wat aan onze cliënten als extra’s werd aangeboden: een workshop energiebesparing van SME-advies, een aanbod voor een gratis knipbeurt van Lekker Haar, gratis kaarten voor het Fladderen in de zomervakantie van de Rotaryclub Castellum , te veel om op te noemen. Aan het eind van het jaar kregen alle cliënten van de Nederlandse Voedselpakket een kerstpakket van de Jumbo-supermarkten. Samen met de succesvolle inzamelactie van Houten FM op Het Rond leverde het voor onze cliënten een feestelijk kerstfeest op!
7. Financiën en fondsenwerving De financiële administratie is in 2014 uitgevoerd door Fred Bregman, administrateur, onder formele verantwoordelijkheid van Ruud van de Steeg, penningmeester in 2014. Op 5 maart 2015 heeft het bestuur van de stichting decharge verleend aan de administrateur c.q. de penningmeester en het financiële overzicht over 2014 formeel vastgesteld. Deze vaststelling kon gebeuren omdat een kascommissie, bestaande uit Mw. A. van den Broek en de heer R.J. Versluis, de jaarrekening had gecontroleerd en alles in orde had bevonden.
15
7.1 Jaarrekening 2014 – de cijfers Hieronder is de jaarrekening 2014 afgedrukt met vergelijkende cijfers over 2013. Voor een nadere toelichting algemeen of de onderscheiden posten zie hierna.
7.2 Toelichting op de jaarrekening 2014 Algemeen Zoals vorig jaar al verwacht, hebben we voor de nieuwe huisvesting flinke kosten moeten maken. Het pand moest aangepast worden aan ons gebruik: de keuken verplaatst, een kantoorruimte gerealiseerd, enkele nieuwe doorgangen gemaakt. Alle arbeid daarvoor is gratis verricht door Bouwbedrijf Van Dort (in hun vrije tijd!) en het materiaal kregen we tegen inkoopsprijs. De roldeur moest vervangen worden door een vaste wand, en tenslotte bleek na ingebruikname dat aanvullende airco-installaties nodig waren. Daarvoor hebben we gebruikte installaties kunnen aanschaffen bij een gespecialiseerd bedrijf. Al met al is voor deze aanpassing een bedrag van rond € 15.000 uitgegeven. Dankzij het voordelig saldo over 2013 was dit geld ook beschikbaar. Over 2014 is het voordelig saldo gedaald naar zo’n € 6.100 Het streven van de Stichting is om tenminste de bedrijfskosten van één jaar in reserve te hebben, omdat financiële sponsoring nu eenmaal onvoorspelbaar is en de kosten wel doorlopen. In 2015 hopen we - met onze nieuwe penningmeester – in het benaderen van financiële sponsors een flinke stap vooruit te zetten.
16
Verdere toelichting op de jaarrekening 31 december 2014 Balans De banksaldi zijn conform de jaaropgave 2014 van de Rabobank Houten. Inventaris In 2013 was het bedrag op de balans slechts € 50 In 2014 was het saldo op de grootboekrekening € 10.714 (waaronder de aanschaf van airco’s van € 5.473). Afboeking op de voorziening van € 3.500 en een afschrijving over 2014 van € 2.414 levert een boekwaarde op van € 4.850, wat op de balans is opgenomen. Investering in De Poort 81 (huurrecht) In 2014 was het saldo van de grootboekrekening € 11.271 (nota’s van Van Dort). Afboeking voorziening van € 4.000 en afschrijving over 2014 van € 2.271 levert een boekwaarde op van € 5.000, wat op de balans is opgenomen. Voorziening huisvesting Deze bedroeg in 2013 € 7.500. Dit bedrag is afgeboekt op inventaris en investering in ons gebouw (huurrecht) en is daarmee geheel opgeheven. Vervoermiddelen De koelaanhanger (van JCI Kromme Rijn ontvangen in 2013) had inclusief het aggregaat een aanschafwaarde van circa € 11.000 ; na afschrijving in 2013 en 2014 bedraagt de boekwaarde € 6.000. Verlies- en Winstrekening 2014 Attenties en representatie € 2.970 Hierin zijn over 2014 ook opgenomen de kosten die gemaakt zijn bij de opening van de nieuwe vestiging voor een bedrag van circa € 2.100 Huisvestingskosten € 1.555 Hierin zijn opgenomen diverse inrichtingskosten ten bedrage van € 780 Diverse kosten € 3.112 Hierin opgenomen een tweetal schadegevallen voor eigen rekening van € 829 en € 605. Tevens diverse reclame en naamborden bij De Poort volgens nota van Signs & More van € 500 Donaties kerkelijk € 12.380 Hierin opgenomen een extra bijdrage van Caritas PCI € 6.000, verjaardagsfonds van de Prot. Gemeente Houten € 1.272 en bijdrage collecten PGH € 1.678 Rechten en verplichtingen die niet blijken uit de balans Lidmaatschap Vereniging van Nederlandse Voedselbanken. Sinds 15 mei 2013 is de VBH - de oprichtingsdatum van de VNV - lid van deze overkoepelende vereniging. Er is een gezamenlijke huisstijl ontwikkeld, die verplicht door ons gehanteerd dient te worden. Het zogenaamde “Voedselbank Reglement” beschrijft de rechten en verplichtingen waar aangesloten voedselbanken zich aan moeten houden.
17
Huurovereenkomst. Het pand aan De Poort 81 is gehuurd van de gemeente Houten voor een periode van 3 jaar, ingaande 1 april 2014. De huursom bedraagt € 8.500 per jaar. Elektra, gas en water komt ook voor eigen rekening, weliswaar “liften we mee” op het contract dat de gemeente met de energieleverancier heeft afgesloten. Maandelijks wordt daarom een voorschot aan de gemeente betaald. Overige overeenkomsten De VBH heeft overeenkomsten afgesloten inzake het (gesponsorde) gebruik van een auto (bij Autobedrijf Van Vulpen) en heeft een overeenkomst bij XS4ALL, Tele2 en KPN voor internet en diverse mobiele telefoons. Verzekeringen De VBH heeft voor de koelaanhanger een z.g. werkmaterieelverzekering afgesloten bij Voogd & Voogd te Middelharnis.De gemeente Houten heeft bij de VNG een collectieve verzekering afgesloten voor vrijwilligers die onbetaalde werkzaamheden met een maatschappelijk belang verrichten voor derden. Vrijwilligers van de VBH zijn zulke vrijwilligers. De verzekering bestaat uit een ongevallen- en een persoonlijke eigendommenverzekering, een rechtsbijstandverzekering plus een aantal aansprakelijkheidsverzekeringen. 7.3 Fondsenwerving en sponsoren Voedselbanken zijn voor de bedrijfsvoering volledig afhankelijk van giften en van sponsors. Dat geldt voor het voedsel dat we inzamelen en uitdelen, maar ook voor alle andere kosten: huur, energie, kosten inventaris, administratie en noem maar op. Het onderhouden van een goede relatie met onze sponsors en het vinden van nieuwe sponsors heeft ook in 2014 succes gehad. Eén van de allerbelangrijkste sponsoren was in 2014 Bouwbedrijf Van Dort, waarvan de werknemers geheel belangeloos alle nodige bouwkundige werkzaamheden verrichten om het nieuwe pand voor ons gebruik geschikt te maken. Kerken blijven belangrijkste sponsors. De kerken zorgen ook via het Interkerkelijk Diaconaal Overleg (IDO) voor wekelijkse donatie van versproducten, met name in de winterperiode. In 2014 hebben daarnaast grote maatschappelijke acties bijgedragen aan de voedselvoorraad. Een goed voorbeeld is de kerstactie van Houten FM, gecombineerd met Serious Request. In het overzicht hierna zijn meer prachtige voorbeelden te vinden van sponsoren en donateurs. Hoe blij we ook zijn met al deze initiatieven, het blijft vooral moeilijk om sponsoren te vinden die zich voor een langere periode aan de Voedselbank willen verbinden. En voor de bedrijfskosten is dat eigenlijk wel noodzakelijk. Dank aan al deze bedrijven, particulieren, scholen, kerken etc. die er direct of indirect voor hebben gezorgd dat we in 2014 onze cliënten wekelijks konden voorzien van een ruim gevulde krat met levensmiddelen. Met hun hulp hopen we dat ook de komende jaren te kunnen doen. Op de volgende bladzijden van dit jaarverslag ziet u een overzicht van alles wat we in 2014 ontvingen om onze cliënten van dienst te kunnen zijn. Hierbij zijn overigens niet de particulieren opgenomen die ons met een eigen financiële bijdrage steunen. Ook zij verdienen onze grote dank.
18
Hoezo, controle door de NVWA? Vrijdag, 14 november 2014. Alle vrijwilligers zijn druk bezig voor de uitgifte aan de cliënten van die middag. Plotseling stapt er een onbekende man de Voedselbank binnen die zich formeel legitimeert als medewerker van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. Er was een klacht binnengekomen bij de NVWA dat onze producten “bedorven” geweest zouden zijn. Daar stonden we dan, toch wat gespannen, ineens onderwerp van échte inspectie! Alles werd nagelopen, procedures bekeken, diepvrieskasten moesten open, ingrediëntendeclaraties worden overlegd. En ondertussen werd er gekeken naar de hygiëne in het gebouw. En wat een opluchting was er, toen de inspecteur kon melden: “….omtrent de inhoud van de klacht heb ik niets aangetroffen, uw producten en werkwijze zijn in orde.” Waarmee maar weer bewezen is, dat onze werkwijze met betrekking tot voedselveiligheid prima op orde is. (Maar toch na afloop een paar zweetdruppeltjes gewist…..!)
19
20
21
22
23
Stichting Voedselbank Houten De Poort 81 3991 DX Houten Telefoon: 030-737 06 26 (algemeen) / 06-10 44 12 05 (aanbod van voedsel) Aanmelden als cliënt: 06-12 94 07 55 (dinsdag en donderdag van 9-12 uur) Website: www.voedselbankhouten.nl
24
