Jaarverslag 2015 Stichting SAMUN
Inhoud Jaarverslag 2015 Hoofdstuk 1 Opening Statement 1.1 ANBI Status 1.2 Doelstelling SAMUN 2015-2016 1.3 Resultaat Hoofdstuk 2 Organisatie en Activiteiten 2.1 Profiel & Structuur 2.2 Beleidsplan SAMUN Hoofdstuk 3 Financiële informatie 3.1 Begroting 2015-2016
2
Hoofdstuk 1: Opening Statement Lieve vrienden van Stichting Student Amsterdam Model United Nations, Namens het bestuur van SAMUN, alle delegates en betrokkenen introduceer ik met groot plezier het jaarverslag van 2015. Ook dit jaar hebben alle betrokkenen weer met passie, liefde en inzet hun steentje bijgedragen aan het nog altijd groeiende succes van onze jonge stichting. De boodschap is echter nog hetzelfde als tijdens de allereerste bijeenkomst van SAMUN. Tijdens deze bijeenkomst ongeveer 10 jaar geleden kwam een groep enthousiaste Amsterdamse studenten en vrienden bij elkaar om een simulatie van de Verenigde Naties bij te wonen (MUN). Na een geweldige ervaring sloten steeds meer studenten zich aan en begonnen zij zich te organiseren om steeds meer en beter beslagen ten ijs te komen op de diverse nationale en internationale conferenties die zij bezochten. Dit is uitgegroeid tot het netwerk dat SAMUN vandaag de dag is. SAMUN is opgericht met als belangrijkste doel het delen van de passie en het plezier van young professionals en studenten met een specifieke interesse in internationale politiek en diplomatie. Met nog altijd groeiend enthousiasme voor het reilen en zeilen van internationale organisaties zoals de Verenigde Naties zet SAMUN zich in voor steeds grotere groepen Amsterdamse studenten. Stichting SAMUN is trots dat zij naast steeds grotere groepen studenten en groeiende professionaliteit ook haar toegankelijke karakter heeft behouden, hetgeen de basis is voor zowel de ontwikkeling van alle belangrijke diplomatieke kwaliteiten maar ook het absolute fundament voor een wereldwijd netwerk van vrienden. Namens het gehele bestuur, Jonna Luijten Voorzitter Stichting SAMUN
3
1.1 ANBI Status
Stichting SAMUN heeft sinds februari 2015 het ANBI-Status keurmerk. Dit houdt in dat de organisatie een Algemeen Nut Beogende Instelling is. Deze status is van belang omdat donateurs hun schenkingen kunnen aftrekken van belastingen wanneer deze aan een stichting zijn die dit keurmerk draagt. Ook betekent dit dat de stichting zelf geen schenk- en/of erfbelasting hoeft te betalen over de ontvangen schenkingen en erfenissen. Samengevat betekent dit dat elke geschonken euro ook daadwerkelijk ten goede komt aan de stichting en haar doelstellingen. Voor de ANBI- Status is het belangrijk om het volgende te weten: -
de fiscale naam is: Stichting Student Amsterdam Model United Nations ook wel Stichting SAMUN genoemd
-
Het fiscale nummer is: 854.25.501
-
De jaarlijkse verantwoording vind je in dit jaarverslag
-
De financiële jaarrekening vind ook in ons jaarverslag, inclusief de bezoldiging van het bestuur
In het financiële jaarverslag staat expliciet wat er aan onkostenvergoedingen en vacatiegelden zijn betaald en zal blijken dat deze niet aan een bovenmatige standaard onderhevig zijn. Bestuurders van SAMUN ontvangen geen vacatiegelden en slechts onkostenvergoedingen voor gemaakte onkosten die bestuursleden redelijkerwijs hebben door hun functie bij de instelling. Daarnaast staat ook in de financiële jaarrekening welke kosten de stichting heeft gemaakt die in redelijke verhoudingen staan met de bestedingen.
4
SAMUN heeft een beperkt eigen vermogen welke alleen ten behoeve van de doelstelling van de stichting komt. Dit vermogen is niet hoger dan redelijkerwijs nodig voor het werk ten behoeve van de doelen van de stichting.
1.2 Doelstelling SAMUN (2015-2016) Het studiejaar 2015-2016 is voor SAMUN een essentieel jaar omdat het één jaar na de geboorte en oprichting van SAMUN als officiële stichting betreft. De afgelopen jaren hebben we dus een duidelijke stap gemaakt richting professionalisering en hier hoort een haalbare maar ook ambitieuze doelstelling bij. De expertise van het bestuur en de trainers is in het afgelopen jaar sterk toegenomen en ook de ambitie, kwantiteit en kwaliteit van de deelnemers gaat met sprongen vooruit. De doelstelling van SAMUN voor het jaar 2015-2016 is het voortbrengen van ten minste 75 delegatieleden die succesvol het trainingstraject van SAMUN zullen doorlopen. Daarnaast wil SAMUN met deze 75 delegatieleden ten minste 3 verschillende internationale conferenties bezoeken. Ook zal SAMUN een aantal eendaagse nationaal georganiseerde conferenties bezoeken. Het totale aantal deelnemers hieraan zal rond de 50 delegatieleden zijn. Naast het bezoeken van conferenties zal Stichting SAMUN een eendaags evenement organiseren in de vorm van een simulatie bij de OPCW. Deze simulatie wordt begroot op een 50-tal participanten. Wellicht zal SAMUN in april een eendaagse MUN-simulatie organiseren welke een zelfde aantal (50) participanten moet behalen.
5
Hoofdstuk 2: Organisatie en Activiteiten De SAMUN Foundation werkt hard aan het verbeteren van de nu al grote gemeenschap van studenten met internationale interesse en aspiraties. De samenwerking die de SAMUN Foundation nu al heeft met de universiteiten door Nederland en Europa intensiveert gestaag. Ook binnen Amsterdam neemt het netwerk van studenten betrokken bij SAMUN toe en is er na tien jaar al een substantieel netwerk van alumni gevormd. Al deze mensen worden verbonden door de achterliggende ideeën van de Verenigde Naties, dat een sterkere Verenigde Naties een sterkere wereld maakt en de studenten die hun kennis delen hier elke dag aan bijdragen. De SAMUN Foundation vindt dat elke student met internationale aspiraties op diverse manieren kan leren van de wereld van de Model UN. SAMUN is een organisatie voor en door studenten die hierin kan fungeren als de ideale partner. Samen met gemotiveerde en geïnteresseerde studenten bouwt SAMUN aan een gemeenschap van de leiders van morgen. Voorbeelden van hoe SAMUN dit netwerk ontwikkelt zijn bijvoorbeeld de diverse trainingsprogramma’s die dienen ter voorbereiding van een internationale of nationale conferentie. Bij deze trainingsprogramma’s komen alle essentiële diplomatieke eigenschappen uitgebreid aan bod. Het geven van toespraken, lobbyen, debatteren en het schrijven van formele documenten zijn slechts een greep uit de reeks thema’s die in het lesprogramma naar voren komen. Een overzicht van het lessenwitboek zal verderop in dit jaarverslag ook nog aan bod komen. De conferenties die SAMUN bezoekt worden uitgezocht op hun prestigieuze karakter en de nauwe samenwerking met gerenommeerde universiteiten waaronder Harvard, Oxford, Stockholm School of Economics en de Parijse Sciences Po. Naast de trainingen organiseert SAMUN ook jaarlijks nog een tweetal eigen conferenties. In samenwerking met de Universiteit van Amsterdam wordt een eendaagse simulatie van de Verenigde Naties georganiseerd in de maand april. Daarnaast wordt in samenwerking met het agentschap tegen het gebruik van chemische wapens (Het
6
OPCW) een eendaagse simulatie georganiseerd van de executive council van het agentschap.
2.1 Profiel en structuur Het doel van Stichting SAMUN is het creëren van een platform voor de ontwikkeling van kennis omtrent nationaal en internationaal relevante vraagstukken. Daarnaast bereidt de stichting haar deelnemers voor op (inter)nationale conferenties, tijdens welke dergelijke vraagstukken worden besproken in de vorm van (in)formele sessies. Dit platform heeft als functies: i.
De ontwikkeling en vergroting van de kennis omtrent internationale vraagstukken over onder andere internationaal recht, veiligheid, mensenrechten en sociaal-economische vraagstukken;
ii.
Het verbreden en verdiepen van contacten met studenten en gelijkgestemden van over de hele wereld, met als voornaamste doel het delen van kennis omtrent bovenstaande onderwerpen;
iii.
Het ontwikkelen van de kwaliteiten van de deelnemers om de bovenstaande onderwerpen op een zo goed mogelijke, weloverwogen en diplomatiekformele wijze over te brengen.
Stichting SAMUN is vorig jaar opgericht door de pro bono praktijk van internationaal advocaten kantoor Hogan Lovells. Het achterliggende doel voor hun diensten was het verbeteren van de ontwikkelingsmogelijkheden van SAMUN als organisatie en de toegang tot de wettelijke benodigde expertise voor deze professionalisering. Tevens is Hogan Lovells via hun afdeling notarieel recht verantwoordelijk voor de notariële akte, welke verreist is ter oprichting van de stichting. SAMUN is een stichting met ten minste drie bestuurders: een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De organisaties bestaat in praktijk uit twee besturen: een Algemeen Bestuur en een Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit bestuurders die zich ontfermen over de dagelijkse gang van zaken binnen de SAMUN Stichting. Zij zorgen ervoor dat de deelnemers worden geworven, geselecteerd, getraind en een onvergetelijke ervaring krijgen tijdens de MUN. Dit bestuur is verantwoordelijk 7
voor de gehele organisatie, naleving en uitvoering van de doeleinden van SAMUN zoals beschreven in haar statuten. Ook de organisatie van een eendaagse MUN, het bezoek aan internationale organisaties en ad hoc evenementen valt onder hun verantwoording. Het Dagelijks Bestuur van SAMUN stelt per delegatie Head Delegates (HDs) aan. Deze HDs zijn verantwoordelijk voor de organisatie van de praktische zaken betreffende een specifieke MUN (onder andere vervoer en verblijf) en zullen zij tijdens de MUN het aanspreekpunt zijn vanuit SAMUN. Het Algemeen Bestuur bestaat uit oud bestuurders, Head Delegates, oprichters en ambassadeurs van de SAMUN Stichting. Met veel ervaring en kennis heeft dit bestuur de verantwoordelijkheid het Dagelijks Bestuur te vormen, in te werken en te begeleiden in het uitvoeren van haar taken. Tevens zorgt het Algemeen Bestuur voor de continuïteit van SAMUN en de daarbij behorende doeleinden.
2.2 Beleidsplan SAMUN Student Amsterdam Model United Nations (SAMUN) is een stichting zonder winstoogmerk die een platform biedt voor de ontwikkeling van kennis omtrent nationaal- en internationaal relevante vraagstukken. SAMUN bereidt haar deelnemers voor op (inter)nationale conferenties (Model United Nations ofwel MUNs), tijdens welke dergelijke vraagstukken worden besproken in de vorm van formele en informele sessies. Deze voorbereiding kent zowel een inhoudelijk als een competentiegericht aspect. Het inhoudelijke aspect betreft diepteanalyses van (inter)nationale vraagstukken. Het competentiegerichte aspect betreft de ontwikkeling van onderhandelingstechnieken en (Engelse) publieke spreekvaardigheid. De hoofddoelen van SAMUN zijn (1) het maatschappelijk verrijken van haar deelnemers, (2) hen de mogelijkheid bieden hun visie op een gestructureerde, goed beargumenteerde en diplomatieke manier uit te dragen en (3) deelnemers in contact te brengen met gelijk geïnteresseerden van over de hele wereld, met als uiteindelijk doel het creëren van nieuwe inzichten met betrekking op mogelijke oplossingen van mondiale vraagstukken. In dit beleidsplan zal uiteen worden gezet hoe deze doelstellingen de komende jaren concreet vorm krijgen in het beleid van SAMUN en diens vermogensbeheer.
8
TE VERRICHTEN WERKZAAMHEDEN EN AMBITIES
SAMUN geeft invulling aan diens doelstelling door de organisatie van reizen naar nationale en internationale MUNs en de voorbereiding hierop door middel van een trainingstraject. Dit betekent dat SAMUN deelnemers werft en enthousiasmeert voor een MUN-deelname. SAMUN faciliteert hun deelname door de praktische organisatie van de reis naar de MUN, betreffende de inschrijving bij de MUN-organisatie, het vervoer naar en het verblijf tijdens de conferentie. Deelnemers worden voorbereid op hun deelname door het geven van circa acht trainingen (per MUN-traject) op het gebied van de VN, internationale diplomatie en publiek spreken. Naast de eerder genoemde conferenties organiseert SAMUN ook bezoeken aan diverse internationaal georiënteerde organisaties. Op deze wijze biedt SAMUN diens deelnemers een nauwe koppeling van het geleerde met de professionele praktijk. Dit is beide zeer succesvol geweest het afgelopen jaar; op termijn ambieert SAMUN daarom een uitbreiding van het jaarlijks bezoeken van minimaal twee internationale en twee nationale MUNs op de volgende gebieden:
1.
Netwerk:
-
Sociaal netwerk: De continue uitbreiding van het netwerk van SAMUN door
geïnteresseerden zonder enige MUN-ervaring hiermee kennis te laten maken. Ook: de blijvende binding van deelnemers met verschillende achtergronden onderling en aan SAMUN, door sociale activiteiten te organiseren en hieraan gerelateerd; -
Activiteiten: Uitbreiding van activiteiten met een inhoudelijke focus gerelateerd
aan de doelstelling van SAMUN, zoals excursies naar organisaties binnen een relevant werkveld; 2.
Training:
-
Professionals: De uitbreiding van het netwerk van professionals dat als
gastspreker op kan treden om de kennis en training van de delegates te verrijken; -
Gevorderden training: Het bieden van aanvullende uitdaging en training voor
ervaren deelnemers, eventueel gericht op een speciale (prestigieuze) MUN of een andere rol, zoals die van chair i.p.v. delegate; 9
3.
Simulaties:
-
Organisatie MUN: Op korte termijn in samenwerking met professionele
organisaties zoals de Organisation for the Prohibition of Chemical Weapons (OPCW) en op lange termijn in eigen beheer; -
Uitbreiding simulaties: Jaarlijks minimaal 3 MUNs bezoeken waarvan minimaal 2
in het buitenland; naast de traditionele committees binnen Model United Nations de deelnames uitbreiden naar andersoortige simulaties; 4.
Organisatie:
-
Professionalisering SAMUN: op het gebied van financiën (o.a. door middel van een
zakelijke rekening), communicatie (o.a. door middel van een website) en sponsoring (o.a. door middel van een ANBI keurmerk, uitbreiding relaties en crowdfunding).
Elk van deze ambities zal gecommuniceerd worden via zowel traditionele communicatie kanalen (flyers, studieverenigingen, colleges) als online media (Facebook, Blackboard en mail). Om de beschreven ambities te realiseren zullen bovendien contacten met professionele organisaties, relevante instanties en MUNs uitgebreid en geïntensiveerd worden. Deze ambities zullen verzekeren dat de werkzaamheden van SAMUN ook in de toekomst leiden tot het behalen van de beschreven doelstellingen van de stichting. FONDSENWERVING EN INKOMSTENBESTEDING SAMUN is een stichting zonder winstoogmerk. De voornaamste kosten van SAMUN betreffen de kosten (promotie-, reis-, verblijf- en deelnamekosten) gerelateerd aan de primaire doelstelling van de stichting: de organisatie van reizen naar MUNs. Dit houdt in dat voor iedere specifieke MUN allereerst promotiekosten gemaakt worden voor het werven van de deelnemers door middel van flyers. Daarnaast boekt SAMUN zowel de reis (vaak bus of vliegtuig) als het verblijf (hostel) voor diens deelnemers, waarvan de kosten betaald worden door de deelnemers. Tot slot betaalt SAMUN ook de deelnamekosten voor de MUN, die bekend staan als conference fees (betaling voor deelname aan conferentie) en social fees (betaling voor deelname aan sociale activiteiten gerelateerd aan de specifieke MUN). Al deze kosten worden per MUN doorberekend aan de deelnemers, die deze betalen aan de stichting. Dit gebeurt in termijnen, zodat de activiteiten van SAMUN financieel toegankelijk zijn voor een grote doelgroep. Hiervoor 10
wordt gewerkt met een transparante begroting die zowel aan de start als aan het einde van het trainingstraject inzichtelijk gemaakt wordt voor de deelnemers. Vanwege de hoogte van de kosten streeft SAMUN ernaar een groeiend deel hiervan te laten vergoeden door sponsors. Daarnaast heeft iedere deelnemer de mogelijkheid om vrijwillig een kleine bijdrage aan SAMUN te leveren ten behoeve van de continuïteit en professionalisering van de organisatie. Vanuit deze inkomsten worden ook (on)kosten vergoed die niet gerelateerd zijn aan de organisatie van een reis naar een specifieke MUN, zoals bijvoorbeeld de kosten van een zakelijke rekening en een beloning voor gastsprekers. Voor alle activiteiten en uitgaven van SAMUN geldt dat de kosten altijd zo laag mogelijk gehouden worden en de begroting inzichtelijk is voor zowel de deelnemers als de sponsors en andere belangstellenden. VERMOGENSBEHEER Het vermogen van SAMUN wordt beheerd op een zakelijke rekening door de penningmeester, zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. De stichting houdt niet meer vermogen aan dan redelijkerwijs nodig is voor de continuïteit van de voorziene werkzaamheden ten behoeve van de doelstelling van de instelling.
11
Hoofdstuk 3: Financiële informatie SAMUN is een non-profit organisatie en heeft dan ook geen winstoogmerk. Er is geen verloning voor het bestuur, de bestuursleden vervullen hun taak op vrijwillige basis. De voornaamste kosten van SAMUN betreffen de kosten (promotie-, reis-, verblijf- en deelnamekosten) gerelateerd aan de primaire doelstelling van de stichting: de organisatie van reizen naar MUNs. Dit houdt in dat voor iedere specifieke MUN allereerst promotiekosten gemaakt worden voor het werven van de deelnemers door middel van flyers. Daarnaast boekt SAMUN zowel de reis (vaak bus of vliegtuig) als het verblijf (hostel) voor diens deelnemers, waarvan de kosten betaald worden door de deelnemers. Tot slot betaalt SAMUN ook de deelnamekosten voor de MUN. Voor de praktische organisatie en de trainingen die worden gegeven ter voorbereiding van een MUN, wordt geen geld in rekening gebracht. De gemaakte kosten worden per MUN doorberekend aan de deelnemers, die deze betalen aan de stichting. Vanwege de hoogte van de kosten streeft SAMUN ernaar een groeiend deel hiervan te laten vergoeden door sponsors. Daarnaast heeft iedere deelnemer de mogelijkheid om vrijwillig een kleine bijdrage aan SAMUN te leveren ten behoeve van de continuïteit en professionalisering van de organisatie. Vanuit deze inkomsten worden ook (on)kosten vergoed die niet gerelateerd zijn aan de organisatie van een reis naar een specifieke MUN, zoals bijvoorbeeld de kosten van een zakelijke rekening en een beloning voor gastsprekers. Voor alle activiteiten en uitgaven van SAMUN geldt dat de kosten altijd zo laag mogelijk gehouden worden en de begroting inzichtelijk is voor zowel de deelnemers als de sponsors en andere belangstellenden. De stichting houdt niet meer vermogen aan dan redelijkerwijs nodig is voor de continuïteit van de voorziene werkzaamheden ten behoeve van de doelstelling van de instelling. Het boekjaar loopt van 1 juli tot 31 juni. De administratie van SAMUN is openbaar en dus beschikbaar voor alle belangstellenden.
12
3.1 Jaarbegroting 2015-2016 De jaarbegroting voor 2015-2016 is grotendeels gebaseerd op voorgaande jaren. SAMUN heeft enkele jaren ervaring met de organisatie van reizen naar diverse MUN’s. Daardoor is er goed inzicht in de kosten die daarmee gepaard gaan. De kosten van MUN’s 1, 2 en 3 zijn gebaseerd op vergelijkbare MUN’s die voorgaande jaren bezocht zijn door SAMUN. De kosten zijn onderverdeeld in promotie, waarmee de kosten voor het drukken van flyers bedoeld worden. De kosten voor accommodatie, transport en conference fee betreffen al het vervoer, verblijf in een hostel en de deelnamekosten die aan de organiserende partij betaald moeten worden. Daarnaast wordt er in de aanloop van een MUN in het buitenland vaak een bezoek gebracht aan een eendaagse MUN in Nederland, bijvoorbeeld Grunmun. Hier wordt over het algemeen een bedrag van 10,euro per deelnemer voor gevraagd. De eendaagse MUN betreft een MUN die in april in Amsterdam georganiseerd gaat worden. De MUN in samenwerking met OPCW zal dit jaar voor de tweede keer georganiseerd worden. Doordat wij te gast zullen zijn bij de OPCW, bestaan de kosten voor SAMUN enkel uit promotie en de reiskosten voor de chair. De overige kosten op de jaarbegroting bestaan uit kosten die gemaakt worden voor de professionalisering van SAMUN. Hierbij moet gedacht worden aan promotie, de oprichting van SAMUN als stichting, kosten van de website en het hebben van een zakelijke rekening. Tot slot zal er in januari een feest worden georganiseerd. In de begroting is tot op heden geen rekening gehouden met eventuele subsidies of overige fondsen. Mocht hier in het komende jaar wel sprake van zijn, zal dit verrekend worden in de bijdrage van de deelnemers.
13
14
