Jaarverslag Maart 2010 Utrecht

Jaarverslag 2009

Maart 2010 Utrecht

Inhoudsopgave Leeswijzer

3

Voorwoord

4

1

Beleid en Management

5

2 2.1 2.2 2.3 2.4

Inspectie Reguliere inspectiecyclus Invloed op concernbrede ontwikkelingen Voorlichting Digitaal depot

6 6 7 8 8

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

Archieven Archiefbeheersysteem Acquisitie Inventarisatie Indicering Materiële verzorging Depotbeheer Reproductie Archiefbank

9 9 9 12 16 19 19 20 21

4 4.1 4.2 4.3 4.4

Collecties Restauratie en conservering Beeldmateriaal Bibliotheek Fotografie

22 22 23 24 26

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Publiek & Presentatie Studiezalen Tentoonstellingen en bruiklenen Educatie Publieksactiviteiten en evenementen Winkel

27 27 30 31 32 34

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

Communicatie & Marketing Bezoekcijfers Externe communicatie Website Projecten Relaties en samenwerkingsverbanden Interne communicatie

35 35 37 38 39 40 40

7 7.1 7.2 7.3 7.4

Bedrijfsvoering Facilitair Beheer Post en Archiefzaken Financiële administratieve processen ICT

41 41 43 44 44

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6

Personeel Personeelsbezetting Flexibele arbeidsvoorwaarden Ziekteverzuim Arbeidsomstandigheden Vorming en scholing Ondernemingsraad

46 46 47 47 47 48 48

Lijst van medewerkers

49

2

Leeswijzer Voor u ligt het jaarverslag van 2009. Voorafgegaan door een korte samenvatting in het Voorwoord, geeft het in de hoofdstukken 2 t/m 6 per afdeling (Inspectie, Archieven, Collecties, Publiek & Presentatie) een overzicht van de werkzaamheden, de betrokken medewerkers, de speerpunten en de resultaten. Het geheel wordt besloten met een verslaglegging van de organisatiebrede en ondersteunende afdelingen op het gebied van Communicatie & Marketing (7), Bedrijfsvoering (8) en Personeel & Organisatie(9).

3

Voorwoord Voor een archief, schatbewaarder van het verleden, is toekomstgericht werken wat ons voortdurend bezighoudt. Het behoud en beheer van collecties en archieven, evenals de verwerving van nieuwe aanwinsten, zijn daarin onlosmakelijk met elkaar verbonden. Deze vervolgens optimaal toegankelijk te maken voor iedereen die iets te zoeken heeft, is de kroon op het werk. De laatste jaren is ook het verwerven en stimuleren van nieuw publiek een aanwinst voor het vak. Ons op het lijf geschreven, hoewel niet altijd vanzelfsprekend. 2009 was voor Het Utrechts Archief een jaar met extra dimensies op het vlak van duurzaam denken, toekomstbestendig maken en publieksgericht werken. Voortbouwen Na de opening van de nieuwe locatie Hamburgerstraat in 2008, volgt de verbouwing van depot, kantoren en de studiezaal op de Alexander Numankade. Na een jaar van voorbereidingen, kon in het najaar de verhuizing naar de tijdelijke locatie aan de Archimedeslaan plaatsvinden. Een complexe operatie voor mens en materiaal, die resulteerde in een soepele overgang naar een situatie waarin de archieffuncties en de dienstverlening naar het publiek in een aangepaste vorm gedurende de verbouwing kan worden gecontinueerd. Tegelijkertijd werd het Plan van Eisen opgesteld en in samenwerking met de Gemeente Utrecht voorbereidingen voor de verbouwing getroffen. Met de tijd mee Ook de digitale dienstverlening kreeg dit jaar een enorme impuls. Als deelnemer in de pilot rond E-depot, onderzoekt het archief met collega-instellingen de mogelijkheden om als archieven adequaat te anticiperen op de digitale ontwikkelingen. Steeds meer bronnen worden digitaal toegankelijk gemaakt, hetgeen ook nieuwe toepassingen mogelijk maakt. Om gebruikers nog beter van dienst te kunnen zijn, ontwikkelde Het Utrechts Archief met partners de Archiefbank, een nieuwe applicatie die met scanning on request de dienstverlening een meerwaarde geeft. In 2009 werd het concept uitgewerkt en de technische ontwikkeling in gang gezet. Dankzij subsidie van Erfgoed van de Oorlog konden vele bronnen rond het thema Utrecht in de Tweede Wereldoorlog worden gedigitaliseerd, waarmee tevens de testfase van de Archiefbank kon worden uitgevoerd. De Archiefbank wordt begin 2010 geïmplementeerd. Publieksgericht aanbod De ambitie om het archief ook voor een breder publiek toegankelijk te maken door middel van de permanente opstelling, wisseltentoonstellingen en een publieksgerichte programmering heeft in 2009 verder vorm gekregen. Er werden drie tentoonstellingen gerealiseerd en twee succesvolle nieuwe series gestart (historische filmvoorstellingen en lezingenreeks door jonge historici). Ook scholen weten beter de weg naar het archief te vinden, zo blijkt uit bijna een verdubbeling van het schoolbezoek. Als deelnemer in de Stichting Utrechts Museumkwartier werkten we samen met de Utrechtse Musea aan evenementen zoals Museumnacht en Kindermuseumnacht en andere doelgroepgerichte projecten als Vrijdag Museumdag en Museum voor de Klas. Als mede-initiatiefnemer van de Stadsdag die jaarlijks op 2 juni gevierd zal gaan worden, organiseerden we de eerste editie van de stadsverjaardag. Positieve waardering van het publiek was er ook voor de permanente opstelling waarin bezoekers met een eigen inlogcode gegevens kunnen verzamelen en daarmee een eigen historische krant kunnen samenstellen. De toepassing van nieuwe, interactieve media speelt hierin een belangrijke rol. Het Utrechts Archief mag zich met de nominatie voor de Cinekid New Media Award 2009 een volwaardige speler op dit veld prijzen. Dit jaar gingen we verder met onderzoek naar de rol die nieuwe media in het archief kunnen spelen. De ontwikkeling van een game is hiervan een concreet resultaat, dat in 2010 zal worden gepresenteerd. Meer bezoekers In 2009 werd duidelijk dat de opening van het nieuwe publiekscentrum ook nieuw publiek heeft gegenereerd. Het fysieke totaalbezoek steeg met 25 %, waarbij het bezoek aan de studiezaal gelijk is gebleven. Het bezoek via de website bereikte zijn record van bijna 1,5 miljoen unieke bezoekers, De website is daarmee onze best bezochte locatie, en hoewel minder zichtbaar wordt ook deze locatie voortdurend uitgebreid en verbouwd.

4

1

Beleid en Management

Algemeen bestuur Het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief bestond in 2009 uit: Dhr. Mr. A. Wolfsen (voorzitter) Dhr. V.A.M. van der Burg (vicevoorzitter) Dhr. K. E. Driehuijs Mw. W. ’t Hooft Dhr. H.H. Janssen Dhr. J.H. Scheffer (adviseur) Dhr. T. de Weger Mw. I. Broos (Adviseur Provincie) Met ingang van 15 juni werd dhr. De Weger opgevolgd door dhr. F. de Gelder. Met ingang van 7 december verlieten Mw. W. ’t Hooft en dhr. J. Scheffer het Algemeen Bestuur Het bestuur vergaderde in 2009 vier maal, op 23 maart, 15 juni, 21 september en 7 december.

Management Team Het Management Team van Het Utrechts Archief bestond in 2009 uit: Saskia van Dockum (directeur) Kaj van Vliet (Rijksarchivaris & hoofd Archieven) Erik Tigelaar (hoofd Collecties) Joyce Pennings (hoofd Publiek & Presentatie)* Fred Dalhuisen (hoofd Bedrijfsvoering) * In verband met een sabbatical van het Hoofd Publiek & Presentatie (1 november 2008 – 1 maart 2009), zijn de betreffende werkzaamheden tijdelijk waargenomen door directeur (receptie, fotodienst), hoofd Collecties (studiezaal) en hoofd Communicatie & Marketing (vaste opstelling, wisselexposities, educatie, website, winkel, activiteitenprogramma). Het Management Team vergadert tweewekelijks, waarbij ook aanzitten: Jeroen van Oss (adviseur gemeentearchivaris), Anne Houk de Jong (hoofd Communicatie & Marketing / beleidsecretaris)

Nevenfuncties en lidmaatschappen Saskia van Dockum: voorzitter Stichting Utrechts Museumkwartier, voorzitter Stichting Archeologische Monumentenwacht, bestuurslid Centrum voor Beeldende Kunst Utrecht, commissaris RAAP BV, inkomend bestuurslid van de Maatschappij voor Handel en nijverheid Kaj van Vliet: bestuurslid Kring van Utrechtse archivarissen, redactielid Tijdschrift Oud-Utrecht, redactielid Sleutels tot de Utrechtse geschiedenis Erik Tigelaar: lid van de Commissie straatnaamgeving van de gemeente Utrecht Joyce Pennings: redactielid Tijdschrift Oud-Utrecht Anne Houk de Jong: lid van het Marketeeroverleg Stichting Utrechts Museumkwartier, lid van CommunicatiePlatform Archieven, lid van BRAIN/Werkgroep Collectieve promotie, lid van Nederlandse Museumvereniging/Sectie PR

5

2

Inspectie

Hoofd Medewerkers

Jeroen van Oss Marjo Barthels, Aat in ’t Hout, Bernard Mantel

Bijdragen aan transparantie en good governance Transparantie en good governance van het gemeentebestuur zijn gebaat bij gedegen informatie- en archiefbeheer. Het Utrechts Archief draagt bij door archiefwettelijk toezicht en expertise op het gebied van analoog en digitaal archiefbeheer. Doelstellingen 2009-2012 1. alle inspectiepunten, bij de gemeente, de regiopolitie en de gemeenschappelijke regelingen, zijn in 2012 eenmaal geïnspecteerd volgens de nieuwe methode, gericht op good governance, kwaliteitszorg en risicomanagement. 2. Het Utrechts Archief adviseert het college bij concernbrede ontwikkelingen op het gebied van (digitaal) informatie- en archiefbeheer. 3. in 2012 zijn vijf nieuwe tools (bijvoorbeeld een leidraad substitutie, een instrument voor een self assessment etc.) voor de archiefvormers opgesteld en op een bij de doelgroep passende wijze gepresenteerd. 4. in 2012 heeft Het Utrechts Archief een operationeel digitaal depot voor born digital en gedigitaliseerde documenten en zijn vijf typen digitale aanwinsten verworven, opgenomen in het preserveringsregime, toegankelijk gemaakt en aan het publiek beschikbaar gesteld.

2.1

Reguliere inspectiecyclus

De inspectiepunten worden in een vaste cyclus van vier jaar geïnspecteerd. Tussentijds wordt in een followup bezoek gepeild hoever het met de opvolging van de aanbevelingen staat. In 2009 is een nieuwe cyclus van inspecties gestart. Van de gemeente Utrecht lopen van de elf gestarte inspecties negen door in het eerste kwartaal van 2010. Twee zijn volledig in 2009 afgerond. De inspectie van Bestuur Regio Utrecht start eind 2010. Inspectiepunten Gemeente Utrecht, gestart in 2009: •

Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling

•

Bestuurs- en concerndienst (afgerond)

•

Gemeentelijke Ombudsman Utrecht (afgerond)

•

Gemeentelijke Brandweer Utrecht

•

Geneeskundige en Gezondheidsdienst

•

Centraal Museum, follow up

•

Stadsontwikkeling, follow up

•

Wijken, follow up

•

Stadswerken

•

Rekenkamer

•

Griffie

6

Inspectiepunten Gemeenschappelijke Regelingen, gestart in 2009: •

Veiligheidsregio (afgerond)

•

Facilitaire Dienst Utrechtse Recreatieschappen (Recreatie Midden Nederland)

•

Bestuur Regio Utrecht

•

Regiopolitie, monitoren (afgerond)

Per 1 mei verzorgt de eenheid Inspectie ook de inspectietaak voor Archief Eemland, waardoor ruimte ontstond ruimte voor uitbreiding van 0,8 FTE. Deze is per 1 oktober 2009 ingevuld met de komst van Bernard Mantel in de functie van inspecteur. Vanaf die datum zijn de taken van de eenheid op het gebied van verwerving van overheidsarchieven (rijk, provincie, gemeente), alsmede het verlenen van machtigingen voor vernietiging, overgedragen aan de afdeling Archieven. Naar verwachting zal de gemeente Nieuwegein per 1 januari 2010 haar archiefbeheer, inclusief de archiefinspectie, voor tien jaar aan Het Utrechts Archief uitbesteden.

2.2

Invloed op concernbrede ontwikkelingen

In augustus 2009 heeft de gemeente een traject ingezet om de manier van werken van de ambtelijke organisatie te vernieuwen. Hiertoe is het zogeheten ‘Koersdocument’ opgesteld, dat drie hoofdlijnen bevat: 1) De Basis op orde, 2) Publieksdienstverlening en 3) het Nieuwe werken. In elk van de drie domeinen speelt digitalisering van de informatiestromen een grote rol. Een belangrijk hulpmiddel voor het realiseren van de doelstelling is de bouw van het Stadskantoor, dat in 2013 alle gemeentelijke diensten zal herbergen. Het streven is om in dat stadskantoor zo min mogelijk met papieren documenten te werken. De eenheid inspectie van Het Utrechts Archief is nauw betrokken bij deze ontwikkelingen: • Met het hoofd Innovatie informatievoorziening van het Service Centrum DIV is afgestemd over het concept van een papierarm stadskantoor, in combinatie met een Servicehuis op afstand, van waaruit de papieren documenten ontvangen, bewaard, bewerkt, beschikbaar gesteld en zo nodig gedigitaliseerd worden. • Op 10 december heeft mr. A. Wolfsen, voorzitter van het bestuur van Het Utrechts Archief het College van B&W van Utrecht een brief gestuurd, waarin hij wijst op de noodzaak van het inrichten van een digitaal depot enerzijds en uitbreiding van de fysieke depots voor papieren archieven, vanaf 2014. Naar aanleiding hiervan is met de gemeentesecretaris afgesproken een plan op te stellen voor een gemeenschappelijk e-depot voor digitale archiefbescheiden van de gemeente Utrecht en van Het Utrechts Archief. Er is hiertoe een werkgroep samengesteld uit medewerkers van afdeling O&I van de Bestuurs- en concerndienst, het Servicecentrum Informatievoorzieningen en het Servicecentrum DIV. Deze zal halverwege 2010 verslag uitbrengen. Deze voorziening zal worden ondergebracht in het programma de Basis op orde van het Koersdocument. • Met de afdeling DIV is overleg gevoerd over de inrichting en het programma van eisen van het Servicehuis, samen met het hoofd Archieven. Hierbij was met name de inrichting van een archiefruimte van belang en vervanging van termijn te vernietigen massale documentenbestanden door digitale exemplaren. • Met de diensten Stadsontwikkeling en Burgerzaken en Gemeentebelastingen is overleg gepleegd over vervanging van respectievelijk vergunningendossiers en akten van de burgerlijke stand door digitale exemplaren. • De plannen voor bouwen inrichting van een archiefruimte stadskantoor zijn getoetst. Deze zijn door de gemeente ingetrokken, ten gunste van het model papierarm Stadskantoor – Servicehuis op afstand. • Over de voortgang van het project ‘Grote Schoonmaak’, de bewerking van de semistatische archieven van de diensten van de gemeente Utrecht, is overleg geweest, samen met het hoofd Archieven. Er is een overbrengingsschema voor de komende vijftien jaar opgesteld.

7

2.3

Voorlichting

Het opstellen van een leidraad Substitutie en het organiseren van een presentatie hiervan is uitgesteld naar 2010. Deze zal tevens gebruikt worden voor de inspectiepunten van Archief Eemland.

2.4

Digitaal depot

De pilot Gemeenschappelijke digitale depotvoorziening voor RHC’s met Het Nationaal Archief is afgerond met een evaluatierapport. Hieraan namen, naast het Nationaal Archief, ook het Noord-Hollands Archief en het Zeeuws Archief deel. Het Utrechts Archief leverde de voorzitter van de Stuurgroep (Saskia van Dockum) en de projectleider (Jeroen van Oss). In het kader van de pilot zijn in 2009 de volgende activiteiten uitgevoerd: • Maart-september: bouwen van een koppeling tussen het digitaal depot en MaisFlexis, uitgevoerd door De Ree. • Juni: presentatie van de pilot tijdens de KVAN-dagen in Haarlem, vanuit Het Utrechts Archief door Kaj van Vliet. • Juli – september: testsessies in de testruimte van Het Utrechts Archief van de digitaal depot software van Het Utrechts Archief, gecombineerd met workshops over de vaktechnische en organisatorische veranderingen als gevolg van de invoering van een digitaal depot. Dit aan de hand van twee digitale archieven, van het Projectbureau Leidsche Rijn van de gemeente Utrecht en de theatergroep Growing up in Public. Hieraan nam een tiental medewerkers van de drie kerngroep RHC’s deel. • September: Dag van het digitaal depot in Het Utrechts Archief. Voorlichting en workshops voor de directeuren en MT-leden van de RHC’s. • September – december: oprichten en bijhouden van het blog http://digitalearchieven.blogspot.com om het archiefveld op de hoogte te houden van de wederwaardigheden van de pilot. • December: presentatie van het evaluatierapport aan de Stuurgroep. De conclusie van Stuurgroep was, dat de invoering van een gemeenschappelijk digitaal depot met behulp van de door het Nationaal Archief ontwikkelde software op termijn haalbaar is, mits een aantal belangrijke ontwikkelpunten ten aanzien van de applicatie, de koppelingen, financiering en organisatieontwikkeling worden aangepakt. Uitgaven Bijdrage aan bouwen van koppelingen met beheersapplicaties en aanpassen beheersapplicatie MaisFlexis: € 15.000,-

8

3

Archieven

Hoofd

Kaj van Vliet

Medewerkers Archiefbeheer: Acquisitie: Inventarisatie:

Indicering:

Materiële verzorging: Depotbeheer: Reproductie: Project Archiefbank:

3.1

Roosje Keijser, Theo van de Sande, Annelot Vijn (applicatiebeheerder Mais Flexis) Marjo Barthels, Aat in ’t Hout, Jeroen van Oss, Roosje Keijser, Jellie van der Meulen, Theo van de Sande, Floortje Tuinstra. Kees van Kalveen (onbezoldigd), Roosje Keijser, Huib Leeuwenberg (onbezoldigd),Jellie van der Meulen, Gert Jan Röhner, Mariëtte Rommers, Theo van de Sande, Edwin Stolp, Floortje Tuinstra Hanneke Blijham, Anja Grimminck, Albert Hogeweij, Martine van der Kaa, Irma Klaver, Tina Macht, Josien Persoon, Guy Pinckaers, Peter Pouwels, Theo van de Sande, Herma Westra. Wilma Broeks, Anja Grimminck, Bep Kooy, Miny Obbens, Edwin Stolp, Gea Witvoet, Christie Zwart Wilma Broeks, Edwin Stolp Martine van der Kaa, Theo van de Sande, Mariëtte Rommers Annelot Vijn, Mariëtte Rommers, Evert Jan Regterschot, Sigrid Krijger, Erik Tigelaar, Jeroen van Oss (vanaf mrt. 2009), Joyce Pennings (vanaf mrt. 2009)

Archiefbeheersysteem

Vaste werkzaamheden • Beheren van de applicatie en de gegevens van het archiefbeheersysteem Mais Flexis • Informatie verstrekken aan de afdelingen Archieven, Publiek & presentatie, Inspectie en de rijks- en gemeentearchivaris • Onderhouden van procedures en formulieren • Deelnemen aan het gebruikersoverleg van Mais Flexis • Deelnemen aan het applicatiebeheerdersoverleg van Mais Flexis Bijzondere werkzaamheden in 2009 • Optimaliseren gegevens openbaarheid en rechtstitel • Implementeren Mais Flexis versie 5.1 en 5.3 • Voorbereiden en implementeren archiefpas (in samenhang met nieuwe bezoekersregistratie voor Hamburgerstraat) • Voorbereiden en begeleiden van procedure voor werken met archieven op dislocatie tijdens verbouwing van de locatie Alexander Numankade

3.2

Acquisitie

Verwerving archieven gemeente Utrecht •

Acquisitie bereidt de overbrenging voor van archiefbestanden van beheerseenheden van de gemeente Utrecht, de politieregio Utrecht en gemeenschappelijke regelingen met Het Utrechts Archief als bewaarplaats. Zij begeleidt en controleert de bewerking van deze bestanden door de archiefvormers en voert met hen overleg over de voorwaarden in de verklaring van overbrenging.

9

• •

Acquisitie beoordeelt aanvragen voor het verlenen van een machtiging voor vernietiging van archiefbescheiden van beheerseenheden van de gemeente Utrecht, de politieregio Utrecht en gemeenschappelijke regelingen met Het Utrechts Archief als bewaarplaats. In verband met de bouw van het nieuwe Stadskantoor in 2011 heeft de gemeente Utrecht ca. 3 km archief voor bewerking geselecteerd (project Grote Schoonmaak), waarvan een gedeelte voor overbrenging in aanmerking komt. In 2009 zijn in dat kader de volgende archieven overgebracht:

Overbrenging gemeentelijke archieven Gemeentelijke Distributiedienst, aanvulling, 1956-2008 Gemeentepolitie, 1905-1994 Stedelijk Gymnasium Utrecht, aanvullingen Totaal

In meters 0,3 20 3 23,3

Verwerving archieven rijk en provincie • •

Acquisitie bereidt de overbrenging van archiefbestanden van beheerseenheden van de Rijksoverheid en de Provincie in Utrecht voor. Zij begeleidt en controleert de bewerking van deze bestanden door de archiefvormers en voert met hen overleg over de voorwaarden in de verklaring van overbrenging. In de meeste gevallen wordt de overbrenging gecoördineerd door het Nationaal Archief via een landelijk overleg waarin ook Het Utrechts Archief participeert. In het verslagjaar heeft alleen bilateraal overleg met het Nationaal Archief plaatsgevonden.

Overbrenging archieven rijk en provincie Districtsbureau en de arbeidsbureaus in de provincie Utrecht, 1941-1991 Inspectie landinrichting Utrecht, aanvulling 1956-1993 Rijkswaterstaat, aanvulling, 1851-1972 (1989) Rijkswaterstaat, 1972-1980 Geneeskundige Inspectie Utrecht 1946 Totaal

In meters 1,25 1,85 6,0 5,5 0,1 14,7

Vervreemding archieven rijk Dorpsgerechten, notariële archieven, DTB etc. betreffende de gemeenten in Vecht en Venen (vervreemding t.b.v. SA Vecht en Venen) Totaal

In meters 171,2 171,2

Verwerving archieven particuliere instellingen •

• •

Acquisitie voert overleg over de verwerving van archiefbestanden van particuliere instellingen, bedrijven en personen. Zij selecteert de archieven die voor opname in aanmerking komen. Indien besloten wordt tot opname van een archief, begeleidt en controleert Acquisitie de bewerking van deze bestanden. In geval van een negatieve keuze wordt de archiefaanbieder geadviseerd over een alternatieve bestemming. In dit kader wordt contact onderhouden met de archiefvormers. Het Utrechts Archief streeft er bij de verwerving van particuliere archieven naar dat 80 pct. daarvan in toegankelijke staat (niveau 3 of hoger) wordt overgedragen. Bijzondere aandachtspunten bij de verwerving van particuliere archieven in de periode 2009-2012 zijn: a. bedrijven en organisaties van nieuwe bewoners van de stad (aandachtsveld Stad Utrecht), b. buitenplaatsen en kastelen (aandachtsveld provincie), c. voorgangers van de Protestantse Kerk Nederland (3 km in periode 2007-2015, waarvan 1200 m in 2009-2012) (aandachtsveld kerkelijke archieven landelijk)

10

Overdracht particuliere archieven

In meters

Aandachtsveld Stad Utrecht Album afscheid J.C. Jansen als directeur Gem. Informatiecentrum Utrecht, losse aanwinst Associatie Studie-Verenigingen Utrecht, losse aanwinst Buitenplaats De Liesbosch, losse aanwinst Burgemeester De Ranitz, aanvulling Comité Stop de Chloortrein door Utrecht Drie charters van het Nationaal Archief, losse aanwinst Eetcafe De Baas Federatie van Unitates en Bonden Foto's Rijksklinieken te Utrecht 1912, losse aanwinst Gemeentelijk Vervoerbedrijf Utrecht (GVU/GEVU) 1977-2003 GVU, stukken Max Velthuis / Stichtse stadsbus Historisch Werkmateriaal, aanvulling Instituut Voor Architectuur (IVA) Maatschappij voor Weldadigheid, losse aanwinst OKN St. Gertrudis en St. Marie, Vrouwenvereniging, aanvulling Springstof SSR NU, aanvulling St. Martinusvereniging, losse aanwinst St. Willibrordusvereniging, aanvulling Stalhouderij Schoonhoven & Buijtendijk Stichting Growing up in public Stichting Laan van de waan Utrechtse Historische Studenten Kring (UHSK) Vereniging Het Utrechtsch Museum van Kunstnijverheid, aanvulling Vincentiusvereniging Utrecht, aanvulling

0,12 0,12 2 0,12 0,1 7,5 0,5 0,24 63 15 0,32 1,5 0,02 0,35 3 5 0,12 0,24 0,5 2,2 0,12 3 6 1

Aandachtsveld provincie Utrecht Familie De Beaufort, aanvulling F.A. van Lynden Huis Amerongen, rentmeestersarchief Stichting Samenwerkende Ziekenhuizen Midden-Nederland Van Eedenfonds VNG afdeling Utrecht

0,12 0,4 0,12 1,12 1 21

Aandachtsveld kerkelijke archieven landelijk Ds. J. van Dijkstichting Doetinchem GKN Deputaatschap Bid- en Dankstonden GKN Deputaatschap Gemeenteopbouw GKN Deputaatschap Kerkopbouw GKN Deputaatschap Oorlogsschade GKN Deputaatschap PFO, aanv. GKN Deputaatschap voor de bijbelvoorziening GKN Deputaatschap voor de radiokerkdiensten in de Wereldomroep GKN Deputaatschap voor Evacuatiemoeilijkheden GKN Gereformeerd Traktaatgenootschap Filippus, 1878-2003 GKN Landelijk Centrum voor Gereformeerd Jeugdwerk 1976GKN Landelijk Centrum voor Gereformeerd Jeugdwerk, aanvulling vóór 1976 Hervormd Evangelisatorisch Beraad Humanistische beweging, diverse aanvullingen NHK Atomium NHK Begeleidingscommissie Mentoraat aan beginnende predikanten

1 0,1 24,6 3,24 0,24 1,12 0,01 0,1 0,25 8,5 20,5 4 6,2 13,75 0,36 0,6

0,2

11

NHK bijzondere akten NHK Bouw- en Restauratiecommissie NHK Bronkhorst, aanvulling NHK Collectie Jacobus Rolandus, 1629 NHK Commissie Maatschappelijk en Cultureel Werk NHK Hervormd Huwelijks Contactbureau NHK Raad Pers en Publiciteit NHK Stichting Steun Kerkbouw Orde der Verdraagzamen Raad voor de Zending en gedeponeerde archieven, 1951-1999 Nederlandse Zendingschool en Hendrik Krämer Instituut, 1905-1999 Remonstrantse Broederschap te Utrecht, aanvulling Stichting Kerk en Wereld, fotoarchief Stichting Silo Nederland te Utrecht Stichting Westhill, aanvulling

0,1 45 2,3 0,2 2,5 0,12 7 9 1,2 168 15 2,76 1 0,24 0,24

Aandachtsveld NS-archieven landelijk Van Gend en Loos (collectie Stichting Behoud Bedrijfscollectie) Totaal

20 495,26

3.3

Inventarisatie

Vaste werkzaamheden • Inventariseren van archieven. • Adviseren bij externe bewerking van nieuw te verwerven archieven. • Beheren van de toegangen in het archiefbeheersysteem Mais Flexis . • Converteren en controleren van nieuwe of nieuw bewerkte toegangen naar het archiefbeheersysteem, ca. 50 per jaar. • Verwerken van correcties op eerder toegankelijk gemaakte bestanden (niveau 3-5). • Verwerken van kleine, zogenaamde interne aanvullingen op eerder toegankelijk gemaakte bestanden en van losse aanwinsten (niveau 3-5). • Afwerken van door derden vervaardigde, met nieuwe archiefoverdrachten meegeleverde inventarissen op niveau 3 of hoger, en geschikt maken voor raadpleging op de studiezaal en via de website.

Specificatie 1102-2 1102-3 1187 1310 1311 1316 748 1298 1304 1320 Totaal

Raad voor de Zending en gedeponeerde archieven, 1951-1999 Nederlandse Zendingschool en Hendrik Krämer Instituut, 1905-1999 Utrechtse Studenten Ruitervereniging Hippeia Atletiekvereniging AV Hermes te Utrecht Utrechts Atletiekvereniging AV Vitesse Rooms-katholieke krant Het Centrum Leeuwenberghgemeente Utrecht 1985-2007 Houthandel De Wit (houtzaagmolen de Ster) te Utrecht Regionale inspectie gezondheidszorg Distributiedienst van de Distributiekring Utrecht

In meters 168 15 0,35 3,30 0,12 0,65 4,35 1,6 0,09 0,30 193,76

12

Bijzondere werkzaamheden In 2005 gold een kwart van alle door Het Utrechts Archief beheerde archieven als niet of onvoldoende ontsloten (toegangsniveau 0, 1 of 2). Van deze archieven (totale omvang 4150 meter ) is in de periode 20052008 een aanzienlijk gedeelte onderhanden genomen en tenminste van een globale toegang (niveau 3 of hoger) voorzien. Tussen 2009 en 2012 zal nog eens 1600 m (400 meter per jaar) op deze wijze worden ge(her)ïnventariseerd. Zo voortgaande kan de achterstand van 2005 in tien jaar geheel worden weggewerkt. Bij de selectie van de in 2009-2012 te bewerken bestanden wordt prioriteit gegeven aan alle niet of onvoldoende ontsloten archieven van militaire organisaties (thema Oorlog en Vrede) en van kastelen en buitenplaatsen. Waar mogelijk zullen ook externe middelen worden geworven om deze doelstelling te verwezenlijken. De werkzaamheden van clusters 1 en 2 liggen direct in het verlengde van de genoemde doelstelling. Daarbij gaat het om in totaal 1440 meter archief. De resterende 160 meter zullen in het kader van cluster 4 worden gerealiseerd.

Cluster 1 Doel: Eindproduct: Omvang: Doorlooptijd:

Verbeteren van inventarissen van onvoldoende niveau (niveaus 1 en 2) Inventarissen op tenminste niveau 3, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website 680 meter 2009-2012

Planning voor 2009: Gerealiseerd in 2009:

200 meter 126,21 meter

Specificatie 346 397 533 534 621 1418-1 1418-2

1418-3 1418-4 1418-5

1418-6 1418-7 1418-8 1418-9 1418-10

1418-11

Kamer van koophandel Amersfoort Nederlandse bond van gereformeerde jongelingsverenigingen, afd. Utrecht Familie Hacke Huwelijkse bijlagen van de registers van de burgerlijke stand van de gemeenten in de provincie Utrecht 1923-1932 Provinciale Utrechtse stichting tot bestrijding der tuberculose Deputaatschap voor advies inzake financiële controle van de gereformeerde kerken in Nederland 1937-1972 (1974) Deputaatschap van het algemeen kerkelijk bureau en de kerkelijke statistiek van de gereformeerde kerken in Nederland 1938-1984 (1985) Deputaatschap voor de informatiedienst van de gereformeerde kerken in Nederland (1961) 1962-1984 (1985) Deputaatschap fonds algemene kerkelijke arbeid van de gereformeerde kerken in Nederland 1962-1969 Deputaatschap voor advies inzake salariëring van kerkelijke functionarissen en eventuele coördinatie van kerkelijke bureau's van de gereformeerde kerken in Nederland 1963-1965 Deputaatschap personele zaken, financiën en organisatie de gereformeerde kerken in Nederland 1966-1984) Deputaatschap werkwijze synode van de gereformeerde kerken in Nederland 1971-1984 Deputaatschap voor de coördinatie van de gemeenschappelijke arbeid van de gereformeerde kerken in Nederland 1970-1972 Deputaatschap tractementsbeleid en levensstijl van de gereformeerde kerken in Nederland (1979) 1981-1982 Deputaatschap en het bureau voor toezicht landelijke samenwerking van de gereformeerde kerken in Nederland (1891) 1905-1975 (1979) Deputaatschap en het bureau voor toezicht landelijke

In meters 27 0,3 0,2 54,46 8,5 0,51 1,26

1,49 0,11 0,09

9,67 0,69 0,08 0,08 15,35

2,5

13

1418-12 1418-13

1418-14

samenwerking van de gereformeerde kerken in Nederland (aanvulling) 1911-1984 Stichting pensioenfonds samenbinding van de gereformeerde kerken in Nederland 1952-1984) Stukken betreffende de voorbereiding en bouw van een dienstencentrum van de gereformeerde kerken in Nederland 19651975 (1982) Verzameling van T. van der Kooij van de Gereformeerde kerken in Nederland 1956-1978 (1986)

Totaal

Cluster 2 Doel: Eindproduct:

1,78 1,24

0,9 126,21

Omvang: Doorlooptijd:

Globaal toegankelijk maken van ongeïnventariseerde archieven Inventarissen op tenminste niveau 3, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website 660 meter (70+70+260+260) 2009-2012


70 meter 12,5 meter

Specificatie 1318 Totaal

Gemeente utrecht, sociale dienst

Cluster 3 Doel:

In meters 12,5 12,5


Beschrijven van alle niet geïnventariseerde ‘interne aanvullingen’ op archiefbestanden van het voormalige Gemeentearchief Volledig bijgewerkte toegangen, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website 100 meter (50+50) 2009-2010


50 meter 10 meter

Specificatie 525 Totaal

Verenigde bedrijven Bredero nv: fotomateriaal

Eindproduct:

Cluster 4 Doel: Eindproduct:

In meters 10 10


Overige inventarisatiewerkzaamheden Inventarissen (niveaus 4-5) in Mais Flexis, geschikt voor raadpleging op de studiezaal en via de website 1132 meter (waarvan 160 meter categorie niveau 0-2) 2009-2011


144 meter 0 meter

14


Publicatie van inventarissen Gedrukte inventarissen op niveau 5 in layout van de reeks Het Utrechts Archief 5 publicaties 2009-2011

Bijzonderheden:

In volgorde verschijnen de toegangen van: - Gemeentebestuur Vleuten-De Meern (2010) - Bisschoppen van Utrecht (2010) - Staten van Utrecht (2011) - EBG Voorstander (2011) - Huis Van Hardenbroek (2011) De publicatie van de inventarissen van Vleuten-De Meern en EBG Voorstander zal met extern geld worden gefinancierd.


0 toegangen 0 toegangen


Integreren beschrijvingen uit aanvullingen en wijzigingen in HUA-toegangen in Mais Flexis Alle aanvullingen en wijzigingen in MF en raadpleegbaar via Internet Nader te bepalen Sept. 2009-dec. 2010


10 toegangen 234 toegangen


Registreren archiefvormers in Mais Flexis Alle archiefvormers globaal beschreven in MF en via overzicht raadpleegbaar via Internet 1300 archiefbestanden, waarvan 1050 met toegang en naar schatting 5500 archiefvormers Febr. 2008-april 2009

Bijzonderheden:

Voortzetting van het in 2008 gestarte project. In samenhang hiermee wordt ook gewerkt aan een update van het archievenoverzicht.

Planning voor 2009:

100 archiefvormers 1300 archieftitels (update rechtstitels en openbaarheid) 100 archiefvormers 1300 archieftitels (update rechtstitels en openbaarheid)

Gerealiseerd in 2009:


Omzetten toegangen in Mais Flexis omzetten naar EAD-format Alle toegangen in MF in EAD-format 1050 toegangen 2011-2012

15

Bijzonderheden:

Uitvoering volgens in 2009 op te stellen Plan van aanpak


0 toegangen Plan van aanpak 35 toegangen

Extra werkzaamheden Vanwege de aangepaste dienstverlening in de studiezaal originelen op locatie Bloeyendael werden 99 aantal toegangen versneld online gepubliceerd in pdf-formaat.

3.4

Indicering

Algemeen In aansluiting op het beleid van de voorbije jaren wil Het Utrechts Archief ook in 2009-2012 blijven investeren in het nader ontsluiten van belangrijke archiefseries voor het familie- en huizenonderzoek. Daartoe zal een tweetal grote en in de dienstverlening zeer succesvolle, (lang)lopende projecten worden gecontinueerd, namelijk: 1. Genlias: index op de Burgerlijke Stand 1811-1949 (totaal 1.300.000 records) en de Doop-, Trouw- en Begraafboeken ca. 1600-1811 (aantal records onbekend) van alle gemeenten in de provincie Utrecht. 2. Notaris: repertorium op de Notariële akten van notarissen in de stad Utrecht 1560-1811 (totaal 345.000 records), met scans van alle akten. Vaste werkzaamheden • Verwerken van correcties op bestaande nadere toegangen. • Deelnemen aan het gebruikersoverleg van GenLias. • Werven en begeleiden van vrijwilligers.

Bijzondere werkzaamheden Cluster 1 (Notaris) Doel:

Eindproduct 2009-2012:

Omvang totaal: Doorlooptijd:

Bijzonderheden:

Het scannen en ontsluiten op onder meer persoonsnamen, beroepen, geografische namen en trefwoorden van de protocollen van de notarissen residerende in de stad Utrecht over de periode 1560-1811 Er zullen van 28.000 akten uittreksels worden vervaardigd, 11.000 ingevoerd en 50.000 op juiste invoer worden gecontroleerd, 50.000 akten worden gescand. Uittreksels van 50.000 akten zullen worden toegevoegd aan het bestand dat on line raadpleegbaar is, zowel in de studiezalen als op Internet. Per 31 dec. 2012 zullen 250.000 akten on line raadpleegbaar zijn. 345.000 records (1989) 1998 – 2010

Het totaal aantal akten is bij een nauwkeurige herberekening in 2004 vastgesteld op ca. 345.000. Daarvan zullen in principe alle akten uit de periode vóór 1750 (300.000) eind 2010 binnen het huidige project worden afgerond. De resterende 45.000, alle uit de periode 1750-1811, zullen in de jaren daarna door een groep vrijwilligers worden bewerkt. In 2009 zullen alle records met bijbehorende scans uit de (verouderde) applicatie Notaris worden geconverteerd naar Mais Flexis. Voor deze voorbereiding en begeleiding van deze conversie is een projectgroep samengesteld.

16

Planning 2009 Uittreksels Invoer Controle Scans

7.500 7.000 13.000 12.000

gerealiseerd 5.940 9.293 20.275 25.986

Totaal internet

202.500

#

Project Conversie Notaris naar Mais Flexis Het in 2008 gestarte project Conversie Notaris naar Mais Flexis is in 2009 voortgezet, zodanig dat de definitieve conversie in februari 2010 kan plaatsvinden en de data plus alle images vanaf eind april 2010 via een nieuw zoekscherm als onderdeel van de Archiefbank kunnen worden bevraagd. De invoer van nieuwe records gebeurt sinds 1 januari 2010 volledig in Mais Flexis. Naar verwachting zal het project per 1 april 2010 worden afgerond.

Cluster 2 (Genlias) Doel:

Eindproduct 2009-2012:

Omvang:

Dit landelijke project heeft als doel de presentatie op Internet van de nadere toegangen op de geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten van de Burgerlijke Stand (BS) van alle gemeenten vanaf 1811. De invoer van de Memories van successie (aangiften van het vermogen van overleden personen) is bij Het Utrechts Archief beperkt tot de periode 1806-1842/56. Vanaf 2007 worden ook de Doop-, Trouw- en Begraafboeken (tot 1811) via dit systeem worden ontsloten. - Overlijdensakten BS 1811-1942: er zullen 50.000 records worden ingevoerd en op juiste invoer worden gecontroleerd. Eind 2009 zullen dan alle 700.000 records zijn ingevoerd, op juiste invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Geboorteakten BS 1811-1902: er zullen 100.000 records worden ingevoerd en op juiste invoer gecontroleerd. Eind 2009 zullen alle 500.000 records (m.u.v. stad Utrecht, volgt eind 2010) zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Huwelijken BS 1923-1932: vanaf 2007 worden er 35.000 akten ingevoerd. Eind 2009 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Overlijdens BS 1943-1950: vanaf 2007 worden er 55.000 akten worden ingevoerd. Eind 2009 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Overlijdens BS 1951-1960: vanaf 2010 worden er 70.000 akten worden ingevoerd. Eind 2011 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Doop-, Trouw- en Begraafboeken Utrecht: vanaf 2007 worden de gegevens uit het klappersysteem ingevoerd. Die op de Trouwboeken zijn in 2008 voltooid (55.000 records); in 2009-2012 worden de klappers op de Doop- en Begraafboeken ingevoerd (resp. 200.000 en 200.000 records). - Doop-, Trouw- en Begraafboeken provincie Utrecht: in 2009 zal voor deze werkzaamheden een plan van aanpak waarbij wordt gestreefd naar samenwerking met de collega-instellingen in de provincie. In 2010 zal een aanvang worden gemaakt met de invoer van de DTB Zuilen en Vleuten-De Meern (ca. 20.000 records). Vanaf 2011 is er ruimte voor invoer en controle van 100.000 records per jaar. - Huwelijksakten BS 1811-1922: 166.661 (afgerond in 2002) - Huwelijksakten BS 1923-1932: 35.000 - Geboorteakten BS 1811-1902: 500.000 - Overlijdensakten BS 1811-1942: 700.000 - Overlijdensakten BS 1943-1950: 55.000 - Overlijdensakten BS 1951-1960: 70.000

17

Doorlooptijd:

Bijzonderheden:

- Memories van successie 1806-1842/56: 65.000 (afgerond in 2007) - Doop-, trouw en begraafboeken vóór 1811: onbekend. (1996) 1998 – 2010 (excl. DTB)

In 2009-2010 ontwikkelt de STAP een nieuwe landelijke website voor genealogisch onderzoek (wiewaswie.nl), waarin de gegevens uit het huidige Genlias, Digitale Stamboom, IISS en andere systemen worden opgenomen. Het Utrecht Archief is actief betrokken en deelnemer in de klankbordgroep. In 2009-2010 zullen alle nog resterende oude tienjarentafels worden vervangen in alfabetische volgorde per gemeente.

Planning voor 2009 BS Huwelijken BS overlijden BS geboorte Memories DTB Utrecht Trouwen* DTB Utrecht Dopen* DTB Zuilen en Vleuten Totaal internet **

0 75.000 25.000 0 25.000 25.000 10.000

gerealiseerd 5.093 113.063 155.987 4.685 26.159 0 0

1.185.000

1.410.340

* van de B-klappers stad Utrecht (totaal 55.281 records) zijn in 2009 van de DTB Utrecht Trouwen 26.159 gecontroleerd en op studiezaal gepubliceerd, en van de DTB Utrecht Dopen 6476 gecontroleerd; deze worden in 2010 op Genlias geplaatst.

Cluster 3 Doel: Eindproduct 2009-2012: Omvang: Doorlooptijd: Bijzonderheden

Beschikbaar stellen van alle nadere toegangen van voldoende niveau met een tekst of databasebestand via de website 40 naar Mais Flexis geconverteerde tekst- en databasebestanden, online doorzoekbaar op de website 40 nadere toegangen 2007-2012 In 2008 is gestart met de ontwikkeling van een nieuw scherm voor uitgebreid zoeken in nadere toegangen op de website; Medio 2009 gereed zijn, om daarna geleidelijk met nieuwe zoekcategorieën te worden uitgebreid. In 2008 is gestart met voorbereidingen voor conversie van de nadere toegang op de notariële akten van Utrecht van vóór 1811 uit Notaris naar MF. Dit project moet voor eind 2009 worden afgerond (zie cluster 1)

Planning voor 2009 10

Gerealiseerd 3

18

3.5

Materiële verzorging

Algemeen Niet verpakt worden archieven die: • Op de nominatie staan vervreemd, afgestoten of vernietigd te worden. Verpakt op deltaplanniveau worden archieven die: • Recentelijk geïnventariseerd zijn • Een verpakkingsniveau hebben van minder dan 4 (deltaplanniveau) en een toegangniveau van 3 of hoger (werkvoorraad per 1-1-2009: 1600 meter) Voorlopig verpakt worden archieven die: • Een verpakkingsniveau hebben van minder dan 2c (verhuisklaar) en een toegangniveau van minder dan 3 (werkvoorraad per 1-1-2009: #0 meter) Voor voorlopig verpakken geldt als norm verpakkingsniveau 2c. Dit houdt in dat de stukken in zodanige materiële staat moeten verkeren dat een professionele, ter zake kundige verhuizer de stukken kan verplaatsen zonder risico’s ten aanzien van de materiële staat en toegankelijkheid. Dit geldt zowel voor interne als externe verplaatsingen. Vaste werkzaamheden • Definitief verpakken en etiketteren van daarvoor in aanmerking komende archieven volgens de normen van het Deltaplan Cultuurbehoud, met name nieuw geïnventariseerde archieven. Bijzondere werkzaamheden in 2009 Planning voor 2009 Herverpakken van archieven met een verpakkingsniveau minder dan 4 en een toegangsniveau van 3 of hoger (omvang 200 m) Verpakken van beeldmateriaal uit RAU-archieven afkomstig van G5: 100 kaartboeken en atlassen collectie RAU; 7385 NS-tekeningen; 1000 bouwtekeningen archief restauratie vijf binnenstadskerken Ontnieten van het DEMKA-archief (totale omvang 70 m)

3.6

Gerealiseerd in meters 200 m

50 m

Depotbeheer

Vaste werkzaamheden • (Doen) plaatsen van nieuwe archieven en herplaatsen van reeds aanwezige archieven na bewerking. • (Doen) lichten en terugplaatsen van archieven bij uitlening, externe reproductie, restauratie, bestraling. • (Doen) lichten van archieven in geval van vervreemding, afstoting, vernietiging en overdracht aan de ontvanger. • (Doen) opbouwen en aanpassen van stellingen. • Beheren voorraad stellingen en planken. • Beheren van de archieven in de pre-quarantaine- en quarantaine-ruimte. • Beheren vindplaatsgegevens in het archiefbeheersysteem Mais Flexis.

Bijzondere werkzaamheden in 2009 • •

Voorbereiden en begeleiden van de tijdelijke plaatsing van 1,5 km archieven en collecties in de Rtoren en de tijdelijke uitplaatsing van 1 km archieven in depot Kampen in verband met de geplande renovatie van de G-toren Optimaliseren van de liggende berging van de R-toren

19

• •

3.7

Invoer van de nieuwe depotplaatsen (1 km archiefmateriaal in extern depot en herplaatsing 1,5 km in R-toren). Bestandsregistratie beeldmateriaal uit RAU-archieven op G5.

Reproductie

Algemeen Op basis van het in 2008 opgestelde informatie- en digitaliseringsplan wil Het Utrechts Archief in de periode 2009-2020 de meest geraadpleegde en meest kwetsbare 10 % van de collectie digitaliseren en online publiceren. Bij het zoeken in archieven zal hiertoe medio 2010 nieuwe functionaliteit op de website beschikbaar komen, die voorziet in het lezen en tegen vastgestelde tarieven downloaden van images van archiefmateriaal, gekoppeld aan de beschrijvingen in de toegangen en nadere toegangen. De archiefbank biedt ook mogelijkheden voor het online indienen van een verzoek tot digitalisering door bezoekers van de website. Doelstelling is om vanaf 2009 500.000 images per jaar te produceren (waarvan 300.000 op basis van aanvullende financiering), zodat de archiefbank eind 2012 2 miljoen images bevat. Na de herziening van de planning voor het project Archiefbank (maart 2009) is de doelstelling voor digitalisering in 2009 bijgesteld tot 250.000 images (waarvan 150.000 extern en 100.000 intern, en 75.000 op basis van externe financiering).

Planning voor 2009 Verfilmen (extern) hiaten BS hiaten NS Tekeningen Digitaliseren Scannen (intern): notariële akten Utrecht voor 1811 Scannen (extern): DSO, bouwtekeningen gemeente Utrecht 1979-1986, 2e helft Scannen (intern): kaartboeken en kronieken Nieuwlicht (hoogwaardige opnames Fotodienst) Scannen (extern): stukken t.b.v. de Archiefbank (25 x 1 m per week / 150.000 images) * Digitaliseren rolfilms (extern): huisarchief Drakestein totaal

4582 opnamen 6 rolfilms in images 100.000 12.022 638 110.342 4.629 227.631

* Waarvan 74.866 gefinancierd met subsidie van het ministerie van VWS (Erfgoed voor de Oorlog) en 5.033 met sponsorgeld van Huize Molenaar.

20

3.8

Project: Archiefbank

Doel:

Bouw van een archiefbank

Doorlooptijd: Geschatte input in tijd:

febr. 2008-dec. 2010 1000 uur per jaar

Bijzonderheden:

In maart 2009 is de oorspronkelijke projectopzet gewijzigd en is besloten dat het project in samenwerking met De Ree Archiefsystemen wordt voortgezet. De financiering van de nieuwe functionaliteit in Mais Flexis wordt voor het merendeel gefinancierd door De Ree Archiefsystemen.

Gerealiseerd in 2009 • • • • • • • • •

Functioneel ontwerp Archiefbank (i.s.m. De Ree) Technisch ontwerp Archiefbank (i.s.m. De Ree) Functioneel ontwerp Archiefbank (i.s.m. AB-C Media) Digitale duurzaamheidstrategie Tarieflijst Archiefbank Notitie auteursrecht van derden en privacygevoelige informatie Richtlijnen voor de controle op auteursrecht Richtlijnen voor de controle op privacygevoelige informatie Digitaliseren 25 x 1 m archiefmateriaal (i.s.m. Microformat)

Gestart in 2009, naar verwachting medio 2010 gerealiseerd • Inrichting imageserver • Uitbreiding webwinkel (i.s.m. AB-C Media) • Aanpassen uitgebreid zoeken in archieven, implementatie webservices (i.s.m. AB-C Media)

21

4

Collecties

Hoofd

Erik Tigelaar

Medewerkers Restauratie en conservering: Beeldmateriaal: Bibliotheek: Fotografie:

4.1

Eugène Hoes, Wim Jongerius en Werner Mammen (vrijwilliger vanaf 13 mei) Lloyd Davies, Douwe Koen, Victor Lansink, Peter Notermans en Tolien Wilmer Margot Le Fèvre, Leny Jurritsma (applicatiebeheerder VUBIS) en Joke Mammen Johan Denters, Berry Geerligs (hoofd tot 1 augustus), Gerard van der Haar (tot 1 april), Irma Klaver (tot 1 augustus) en Rob de Wilde

Restauratie en conservering

Algemeen De werkzaamheden gaan uit van de behoefte van de gebruiker en hebben als doel: een behandeling van de wegens hun materiële staat van raadpleging uitgesloten inventaris- en catalogusnummers van archivalia, beelddocumenten en bibliotheekwerken, tot het voor hernieuwde raadpleging minimaal noodzakelijke niveau.

Projecten restauratie/conservering archieven

Hof van Utrecht Totaal

Bladen Bladen

aantal 530 530

Projecten restauratie/conservering collecties

Beelddocumenten (reinigen glasnegatieven) Bibliotheekwerken Totaal

Stuks Stuks Stuks

aantal -489 489

Projecten materiële verzorging

Collectie Coenen van ’s-Gravesloot Overige beelddocumenten Charters (t.b.v. dienstverlening) Totaal

Stuks Stuks Stuks Stuks

aantal 39 8 29 76

Behandeling te exposeren objecten

Stuks

aantal 101

22

Bruiklenen aan derden aantal 32

Overige werkzaamheden • Advisering verpakkingsmedewerkers en advisering m.b.t. inrichting expositieruimten • Voorbereiden scannen Utrechts Nieuwsblad • Het uitvoeren van schimmeltesten op 46 archieven

4.2

Beeldmateriaal

Algemeen Bij de ontsluiting gelden de volgende prioriteiten: • Invoer en conversie catalogusbeschrijvingen daterend van voor 1998. • Negatieven van de fotodienst van Het Utrechts Archief. • Nieuwe aanwinsten.

Acquisitie

Affiches Bewegend beeld Cartografische documenten Fotografische documenten Geluidsdocumenten Technische tekeningen Tekeningen en prenten Totaal

aantal 1050 27 8 25.916 --24 27.025

Bijzondere aanwinsten • Album met 30 door E.A. van Blitz en Zn vervaardigde foto’s van de bouw en de afbraak van de (tijdelijke) gebouwen van de Jaarbeurs op het Janskerkhof en op het Vredenburg te Utrecht, 1916-1917. • Circa 25.000 in het Utrechts Nieuwsblad afgedrukte persfoto’s van gebeurtenissen in de stad en de provincie Utrecht in de periode 1980-1995 en van Utrechtse personen uit de periode 1960-1995. • Tekening van een onbekende kunstenaar: gezicht op IJsselstein, circa 1685. • Aan J. van Liender toegeschreven tekening: profiel van de stad Utrecht vanuit het noordoosten, ca. 1750. • Aan A. Brondgeest toegeschreven tekening: de hal van het stadhuis te Montfoort, circa 1830. • Tekening van E. Hovy: het besneeuwde Janskerkhof en de Janskerk te Utrecht, 1902.

Verliezen

Foto’s van opgravingen

aantal 347

23

Ontsluiting

Affiches Bewegend beeld Cartografische documenten Fotografische documenten Geluidsdocumenten Technische tekeningen Tekeningen en prenten Totaal Raadpleegbaar in Atlantis 31-12

aantal ---7893 --892 8785 126.489

De volgende beelddocumenten zijn ontsloten: • In 2009 verworven foto’s, tekeningen en prenten; negatieven van de Fotodienst van Het Utrechts Archief; glasnegatieven van Foto- pers- en filmbureau Het Zuiden, foto’s van de Nederlandse Spoorwegen, foto’s, tekeningen en prenten van bijzondere gebeurtenissen in de stad Utrecht (Historische Atlas en persfoto’s); foto’s van bekende Utrechtse personen (Iconografische Atlas). • Prentbriefkaarten en foto’s betreffende de volgende plaatsen in de provincie: Lopik, Maartensdijk, Mijdrecht, Nieuwersluis, Nigtevecht, Odijk, Oudewater, Polsbroek, Portengen, Renswoude, Soest, Soestdijk, Soestduinen, Tienhoven en Veenendaal.

Overige werkzaamheden • Het beantwoorden van specialistische vragen op het gebied van de collectie en de geschiedenis van de spoorwegen in Nederland. • Het (mede) voorbereiden van de tentoonstelling Poorten der Verbeelding. Utrechtse stadspoorten herbouwd door Lieuwe Wynia • Het voorbereiden van de tentoonstelling De stad uit met het Stichtse lijntje. Ruim een eeuw spoor tussen Utrecht en Baarn • Vervaardigen van filmcompilaties ten behoeve van de publiekspresentaties

4.3

Bibliotheek

Algemeen Bij de ontsluiting gelden de volgende prioriteiten: • Nieuwe aanwinsten. • Artikelen uit 82 geselecteerde series lopende tijdschriften. • Boeken en tijdschriften van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief (op het gewenste ontsluitingsen integratieniveau brengen). • Artikelen uit een nog nader te bepalen aantal geselecteerde series lopende en afgesloten tijdschriften uit de periode tot 1998 betreffende de provincie Utrecht behalve de stad Utrecht.

Acquisitie Boeken en nieuwe tijdschriftabonnementen Lopende periodieken Totaal

aantal 555 400 955

24

Bijzondere aanwinsten • Feestgids bij de viering van het 70-jarig bestaan van het gezelschap "Utrechts Brandweer" te Utrecht op 5, 6 en 7 maart 1921 1851-6 maart-1921. - [Utrecht] : [Moesman], [1921]. • Utrechtschen vrienden-Rol (handschrift). - Trajecti ad Rhenum : [s.n.], 1792 Album amicorum in 1792 aan dominee Wilhelm Leendert Krieger (1749-1822), predikant te Utrecht van 1785 tot 1791, aangeboden door zijn 'Utrechtschen vrienden en Vriendinnen' bij zijn vertrek van Utrecht naar Den Haag. In het album komen veel bekende Utrechtse familienamen voor, zoals Van Lynden, Taets van Amerongen, Ram, Martens, Strick van Linschoten, Bondam en Huydecoper. Ook Hieronymus van Alphen heeft hierin een bijdrage geleverd. (Schenking van Mw. H.J. van Asch van Wijck te Driebergen)

• •

Petronella Moens / door W.H. Warnsinck Bz. en J. Decker Zimmerman. - Amsterdam : H. Frijlink, 1843. Do Schat - Utrecht 1923-1963 / [onder red. van H. Kaapaan ... [et al.]. - [S.l.] : [s.n.], [1963]. Bevat programma van de feestavond. - Uitgegeven ter gelegenheid van het 40-jarig jubileum van de Utrechtse brood- en banketbakkerij Do Schat.

Verliezen

Boeken en tijdschriften van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief

aantal 250

Ontsluiting

In 2009 verworven boeken en nieuwe tijdschriftabonnementen Artikelen betreffende stad en provincie Utrecht in 82 series lopende tijdschriften Totaal Herontsluiting Boeken en tijdschriften van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief Als tweede exemplaar opgenomen boeken van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief Raadpleegbaar in VUBIS 31-12

aantal 555 902 1457

889 74 63.642

Overige werkzaamheden • Het Utrechts Archief participeert samen met de Provinciale Bibliotheekcentrale, de Gemeentebibliotheek Utrecht, de Universiteitsbibliotheek Utrecht en de SSG in de Stichting Stichts Algemeen Bibliografisch Netwerk (Sabine). Deze Stichting heeft als doel het opbouwen, onderhouden en ter beschikking stellen van een gegevensbestand met de titels van de publicaties betreffende de provincie Utrecht. De titels worden door Het Utrechts Archief via downloaden vanuit VUBIS ter beschikking gesteld. • Deelnemen aan het gebruikersoverleg van VUBIS. • Het beantwoorden van specialistische vragen op het gebied van de collectie. • Tijdschriftenadministratie en begeleiden bindwerk. • Het leveren van bijdragen aan de rubriek Literatuursignalement in het tijdschrift Oud-Utrecht. • Beoordelen van drie catalogussystemen op bruikbaarheid voor ontsluiting collectie en voor presentatie via het Internet. • Het digitaliseren en ontsluiten van het Utrechts Nieuwsblad 1893-heden.

25

4.4

Fotografie

Algemeen Als gevolg van de opkomst van de digitale fotografie is het aantal externe opdrachten flink teruggelopen en is de omzet navenant gedaald. De webwinkel en de eigen beeldbank bieden wel kansen. Daarom is besloten een extra impuls te geven aan het digitaliseren van beelddocumenten ten behoeve van de beeldbank. Om het werkproces te optimaliseren zijn de fotografen ondergebracht bij de afdeling Collecties. Per 1 augustus 2009 is de Fotodienst als aparte unit opgeheven. De fotografen vormen vanaf die datum de sectie Fotografie van de afdeling Collecties.

Fotografie extern Fotografieopdrachten en bestellingen van reproducties De omzet bedroeg dit jaar € 70.152,15 waarvan € 15.650,58 afkomstig was van bestellingen via de website en de studiezalen. In opdracht van derden werden 29 fotoreportages gemaakt. Dit resulteerde in 3995 opnamen. (Overige inkomsten: downloads € 3783,53 en gebruiksvergoedingen € 4367,75). Enkele voorbeelden van fotografieopdrachten • 327 opnamen van gebouwen in de stad Utrecht ten behoeve van een publicatie over Industrieel Erfgoed in de stad. Opdrachtgever: afdeling Cultuurhistorie en Monumenten van de dienst StadsOntwikkeling van de gemeente Utrecht. • 286 opnamen van bedrijfsgebouwen en bedrijventerreinen ten behoeve van de Vastgoedmonitor Utrecht 2009. Opdrachtgever: afdeling Economische Zaken van de dienst StadsOntwikkeling van de gemeente Utrecht. • Maandelijks werd een fotoreportage gemaakt van de Naturalisatiebijeenkomst in het Nationaal Museum van Speelklok tot Pierement. Opdrachtgever: afdeling Bestuurs- en Concernondersteuning van de Bestuurs- en Concerndienst van de gemeente Utrecht.

Fotografie intern Fotografie

Personeelsactiviteiten Publieksactiviteiten Locaties t.b.v. collectie beeldmateriaal Totaal

Opnamen Opnamen Opnamen Opnamen

aantal 636 249 824 1709

Scans/opnamen Scans/opnamen Scans/opnamen

aantal 582 6038 6620

Digitaal reproduceren

Documenten uit archieven Documenten uit de collectie beeldmateriaal Totaal

Overige werkzaamheden • Digitale beeldbewerking en printen van afbeeldingen voor tentoonstellingen van Het Utrechts Archief. • Het verzorgen van ca. 1200 afdrukken (analoog) van negatieven van Foto- pers- en filmbureau Het Zuiden en van de Nederlandse Spoorwegen. • Voor de winkel: het vervaardigen van prints en prentbriefkaarten en adviseren over het assortiment. • Voor Communicatie & Marketing: het vervaardigen van promotiemateriaal. • Financiële administratie van de Fotodienst van Het Utrechts Archief.

26

5

Publiek & Presentatie

Hoofd

Joyce Pennings

Medewerkers Studiezalen:

Mustafa Ahdoudi, Mieke Breij (coördinator), Hennie Douma, Sander Geurts, Reinier Hilhorst, Jantine de Jong, Janne Kok, Aleid Mooij, Hans van Noord, Annelot Vijn en Meike Wielheesen. Educatie & publieksactiviteiten: Nettie Stoppelenburg, Floortje Tuinstra, Samantha Hassink-Burbidge, Oproepkrachten educatie: Tijn Pieren, Stijn van den Hurk, Sander Geurts, Hanneke Blijham Winkel: Nettie Stoppelenburg Receptie/winkel: Angelique van Lunteren-Brekelmans, Ilja Raspe, Rita Schippers-Garretsen, Ab Fernhout, Mieke van der Hoeven; oproepkrachten: Willem Janssen, Tijn Pieren, Christie Zwart.

5.1

Studiezalen

Bezoekers studiezalen • Het Utrechts Archief beschikt over twee studiezalen. De studiezaal voor genealogie en omgevingsgeschiedenis op de locatie Hamburgerstraat en de studiezaal voor raadpleging originele stukken op de Alexander Numankade. In verband met de renovatie van het gebouw aan de A. Numankade werd de studiezaal aldaar eind september 2009 gesloten. In de maand oktober vond de verhuizing en inrichting plaats van de tijdelijke studiezaal aan de Archimedeslaan 21. In de daaraan voorafgaande maanden was een werkgroep belast met het uitdenken en realiseren van de noodzakelijke logistieke aanpassingen, die in de tijdelijke studiezaal sinds begin november 2009 van kracht werden. • In de studiezaal aan de Archimedeslaan kunnen archiefstukken en bibliotheekwerken onder de volgende voorwaarden worden ingezien: - Het maximaal aantal te raadplegen archiefstukken/bibliotheekitems bedraagt 5 per dag. - Raadpleging van stukken uitsluitend na aanvraag via onze website, uiterlijk één dag voorafgaande aan het voorgenomen bezoek. - Uitgesloten van raadpleging (in verband met hun kwetsbaarheid) zijn charters, originele prenten, kaarten, tekeningen, affiches en stukken van groot formaat. - Voor archieven die tijdelijk in een depot in Kampen zijn ondergebracht geldt een aanvraagtermijn van vijf werkdagen. • Het studiezaalbezoek is met 9777 in 2009 licht toegenomen t.a.v. het voorgaande jaar (9568). In verband met de verhuizing naar de tijdelijke locatie Archimedeslaan was de studiezaal originelen de maand oktober gesloten. • In de maanden november en december daalde het bezoek aan de studiezaal originelen, wat uiteraard nauw samen hangt met de beperkte dienstverlening vanwege de verbouwing. • De studiezaal Hamburgerstraat (genealogie, omgevingsgeschiedenis) werd verhoudingsgewijs meer geraadpleegd dan de studiezaal voor originelen. • Tot aan de zomer van 2009 werd het burgerservicenummer gehanteerd bij de inschrijving van nieuwe bezoekers en het vervaardigen van bezoekerspassen. Gezien de ontwikkelingen op het gebied van de privacywetgeving is het Utrechts Archief hiervan afgestapt en wordt nu een combinatie van postcode en huisnummer gebruikt als bezoekersnummer. • Via de website en studiezaal werden vele reproducties aangevraagd. Met name de beeldbank was zeer populair. Het aantal gedownloade afbeeldingen hieruit bedroeg 975 en het aantal uitgevoerde reproductieopdrachten (die gemiddeld vier afbeeldingen omvatten) bedroeg 721.

27

Bezoek in cijfers 2004

2006

2007

2008

2009

2.695 11.588

2583 9832

2555 10.087

2783 9568

2217 9777

15.764 3.377 3.413 22.554

16.499 3.796 3.824 24.119

18.016 3100 2830 23.946

21.732* 3228 4057 29.017

16585 4532 4009 25.126

14758 2912 1762 19.432

Uitleningen Externe uitleningen (onderzoek) Externe uitleningen (tentoonstellingen) Totaal uitleningen

420 64 484

644 67 711

306 18 324

275 20 295

277 53 330

370 9 379

Inlichtingen (schriftelijke en per email) Openingsuren

1.238 2.017

1.358 1.954

1302 1954

1300 1954

1407 1954

1900 1954

Bezoekers studiezalen Totaal bezoekers Totaal bezoeken

3.356 13.387

Aangevraagde archiefstukken* Aangevraagde archiefstukken geautomatiseerd Aangevraagde archiefstukken handmatig Aangevraagde bibliotheekwerken handmatig Totaal aangevraagde stukken

2005

Top 20 via geautomatiseerde aanvragen in 2009* Aantal aanvragen

Positie

Toegang

1

1007-3 Gemeentebestuur van Utrecht (1813-1969), deel 3: stukken over afzonderlijke onderwerpen met classificatienummers

2

223 rooms-katholiek: Kapittel van Oud Munster te Utrecht

595

3

233 Staten van Utrecht 1581-1810

503

4

324 Verzameling Van Atteveld

446

5

216 Domkapittel te Utrecht

438

6

1294 Dienst van het kadaster en de openbare registers in de provincie Utrecht

1180

405

7

1007-2 Gemeentebestuur van Utrecht 1813-1969, deel 2: stukken over afzonderlijke onderwerpen zonder classificatienummers

382

8

53 Familie De Beaufort

365

9

79 Provinciaal bestuur 1813-1920

350

10

1001 Huis Amerongen

315

11

903 Maatschappij tot exploitatie van staatsspoorwegen

285

12

1128 Het Utrechts Archief: transcripties en fotokopieën

204

13

836 N.V. Koninklijke Nederlandse Jaarbeurs te Utrecht

200

14

26 Familie Des Tombe

198

15

1182 Leger des Heils te Utrecht

198

16

59 Rijksuniversiteit Utrecht, college van curatoren

192

28

17

239-1 Hof van Utrecht

191

18

702-1 Stad Utrecht, secretarie 1577-1795

186

19

449 Aartsbisdom Utrecht

178

20

900 Hollandsche ijzeren spoorweg-maatschappij

178

* Deze top 20 betreft alleen de aanvragen via het geautomatiseerde systeem. Ook in 2009 zijn er veel vertrouwde archieven in de top 20, zoals de kapittel-, familie- en huisarchieven, bestuursarchieven en de archieven de Nederlandse Spoorwegen. Ook het Kadaster blijft veel gevraagd. De hoge positie van het Kadaster is bijzonder omdat een groot gedeelte van dit archief in digitale vorm beschikbaar is en de vraag zich beperkt tot één specifieke serie, de zgn. Hyp 4. Wat betreft de stijgers valt vooral de verzameling van Atteveld op (4). Dit archief is afgelopen jaar in het geheel gescand en diende als proef voor de Archiefbank. Ook de nummers 1 en 8 hebben hiervan geprofiteerd. De stijging van raadpleging van de archieven van het Leger des Heils is verrassend, temeer omdat het archief nog in bewerking is. Opmerkelijk is de afname in aanvragen naar de dorpsgerechten en de notarissen. Jarenlang behoorden deze twee blokken tot de vaste top 5 van de archieven. Door de vervreemding van archieven naar streekarchieven en RHC’s in de provincie zijn deze blokken sterk uitgedund. Ook verdwenen uit de top 20 zijn de bouwtekeningen periode 1979-1986. Alle tekeningen zijn inmiddels gescand en via een intern zoeksysteem op de studiezalen raadpleegbaar.

Dienstverlening via de website

Visitors/Sessions Hits Pageviews Waaronder: Beeldmateriaal Notariële akten Bezoek (later contact,

2007

2008

2009

849.090 18.068.925 4.945.058

1.123.062 119.611.905 44.984.342

1.474.908 178.126.331 72.933.617

350.571 1.214.783 54.509

8.998.741 3.207.208 2.657.158

3.467.567 1.771.606

242.451

2.590.122 413.833

8.007.300

310.679 201.196 188.031 106.625 94.985 90.859 87.310 86.458 83.750

583.390 117.373 324.226 2.696.517 111.695 316.946 77.681 571.491 229.873

hierin ook reactieformulieren) Formulieren afzonderlijk

Thema’s (Bevat o.a. van de oude website: webexposities)

Archieven Onderzoek Webwinkel Kranten Actueel Voorouders Zoeken op de kaart Burgerlijke Stand Werkstukken (totaal) Lespaketten: WO II Gezondheidszorg Vrouwenverenigingen Trijn van Leemput

257.110 264.503 36.449

47.910

19.216 28.694

43.497 5.139 1.912 961

29

Leendert Stuuroort Educatie (totaal) Organisatie Woonomgeving Spoorwegen Expositie Archiefbeheer English Agenda (later in actueel) Groeikaart Utrecht in beeld Paypal IDeal

5.2

17.019

517 61.174 60.579 41.845 33.573 26.853 19.282 21.026 11.911 10.439 5.810 240 179

91.781 50.442 66.294 24.492 110.975 15.459 28.762 111.695 14.596 8358

Tentoonstellingen en bruiklenen

Tentoonstellingen •

Utrecht rond 1900 door de ogen van Anthony Grolman 22 november 2008 – 28 februari 2009

•

Poorten der verbeelding. Utrechtse stadspoorten herbouwd door Lieuwe Wynia 28 maart – 20 juni 2009

•

Het stadsrecht uit 1122 2 – 6 juni 2009

•

Utrecht on tour. Reizigers over de Domstad 16 juli – 25 okt. 2009

•

De Val van de Muur in het Utrechts Nieuwsblad van 1989 8 – 21 november 2009

Bruiklenen Ook verleende Het Utrechts Archief zijn medewerking aan tentoonstellingen door beschikbaarstelling van bruiklenen. In 2009 leende het archiefstukken en tekeningen uit voor de volgende tentoonstellingen: • •

•

Museum Meermanno Westreenianum, Den Haag Tentoonstelling Maerlants Rijmbijbel, 11 oktober 2008 - 11 januari 2009 Archief Stadsbestuur van Utrecht: Index van Cornelis Booth op Burgerboek 14e eeuw Centraal Museum Utrecht Tentoonstelling “Jan van Scorel en de Utrechtse schilderkunst”, 21 maart-28 juni 2009 - Monumenta passim in templis – A. van Buchel, 18e-eeuwse kopie door Van Engelen - Contract kerkmeester van de Oude Kerk Amsterdam en Maarten van Heemskerk in 1537 (Archief Huijdecoper) - Protocol van de kapittelvergaderingen van het Kapittel van St. Marie (1538) - Testament van Jan van Scorel (1537) uit Stadsarchief I. - Brieven van de directeur van het Centraal Museum uit 1928 Museum Huis Doorn Tentoonstelling Keizer Wilhelm II als tuinman, augustus 2009 Documenten betr. aanleg en onderhoud van het park uit archief Keizer Wilhelm II

30

5.3

Educatie

Onderwijsbezoek Het onderwijs is de primaire doelgroep voor het publiekscentrum aan de Hamburgerstraat. Zowel op de website als in de permanente opstelling wordt educatief materiaal gepresenteerd. In samenhang met de interactieve presentatie worden diverse educatieve programma’s aangeboden voor zowel basisonderwijs als voortgezet onderwijs. In dit verslagjaar bezochten 2030 leerlingen en studenten de interactieve presentatie op de locatie Hamburgerstraat. De piek van het onderwijsbezoek lag in de maanden maart, april, juni, oktober en november. Ruim de helft van de scholen kwam met het verzoek om rond een zelf gekozen thema te werken, hetgeen met het concept van de eigen historische krant en een rondleiding op maat kan worden ingevuld. Leerlingen kunnen in de interactieve presentatie informatie verzamelen in een elektronisch dossier en daarmee eigen historische krant maken. Het thema Middeleeuwen is een favoriet onderwerp gebleken.

Basisonderwijs • Stadsrecht verdwenen? Mooi niet! (groep 5-6) 25 klassen, waarvan 21 in het kader van het project Museum voor de klas. •

Helden zijn er ook in Utrecht (groep 7-8) Thema ‘Heldentocht Hoograven’; 3 klassen met in totaal 60 leerlingen Het Utrechts Archief

•

Programma op maat - Introductie Uropas (Agatha Snellenschool, 100 leerlingen) - Jenaplan Cleofas (90 leerlingen)

Voortgezet onderwijs • Van gildenbroeder tot fabrieksarbeider (VMBO, onderbouw HAVO-VWO) 3 klassen met in totaal 62 leerlingen: •

Maak je eigen reportage. Historische journalistiek in Utrecht (onderbouw HAVO-VWO, 4 HAVO) 5 klassen met in totaal 106 leerlingen

•

Van Romeins fort tot middeleeuwse stad (bovenbouw HAVO-VWO) 4 klassen met in totaal 82 leerlingen

•

Poorten der Verbeelding 1 klas met in totaal 25 leerlingen

•

Onderzoek voor profielwerkstuk Geschiedenis (5 HAVO, 6 VWO) 14 leerlingen

•

Programma op maat 7 klassen

Hoger onderwijs • Programma op maat - Utrechtse Historische Studentenkring (30 ll.) - Reinwardtacademie (2x, 220 ll.) - Archiefinstructie 1ste jaars Geschiedenis van de Universiteit Utrecht (138 ll.) - Archiefschool Amsterdam (10 ll.) - Hogeschool Utrecht (3x, 38 ll.)

31

Speciaal onderwijs • Programma op maat - Internationale Schakelklas (2 maal 33 leerlingen) Docenten/Pabostudenten - Studiemiddag NUOVO (15 p.) - Stedelijk Gymnasium (15 p.) - ROC Midden Nederland (34 p.) - Pabo Domstad (30 leerlingen) - Pabo Marnixacademie (22 leerlingen) Overig -

UIT-dagen van de Universiteit Utrecht

Cursussen en workshops In 2009 werden de volgende cursussen en workshops gegeven, waaraan in totaal 41 cursisten deelnamen: - Archiefonderzoek voor beginners (8 cursisten) - Paleografie voor beginners (12 cursisten) - Genealogie voor beginners (7 cursisten) - Archiefbeheer voor particulieren (14 cursisten)

Rondleidingen In 2009 namen 2263 mensen deel aan een rondleiding.

Genealogisch Spreekuur Het NGV verzorgde in 2009 elke eerste zaterdag van de maand (behalve in juni, juli en augustus) een genealogisch spreekuur voor beginnende onderzoekers.

5.4

Publieksactiviteiten en evenementen

Naast educatieve groepsactiviteiten zoals cursussen, rondleidingen en schoolprogramma’s werd in 2009 een programmering met activiteiten en evenementen gepresenteerd om ook (nieuwe) individuele bezoekers te trekken, die nog onbekend zijn met het archief. Voor kinderen werden vele activiteiten en workshops georganiseerd. Naast de Kindermuseumnacht, was de workshop Maak je eigen middeleeuws St. Maartenszegel het meest succesvol. Voor de allerkleinsten was er de poppenkast op het plein, waarin historische figuren die ook in de presentatie een plek hebben, een belangrijke rol spelen.

Activiteiten en evenementen Zaterdag 18 april

Kloppend Hart, voorstelling door cabaratière Yvonne Groeneveld.

Zaterdag 9 mei

Lezing Hoe verbeeld je verdwenen poorten?, door Lieuwe Wynia, over het herbouwen van de Utrechtse stadspoorten. Met rondleiding door de expositie Poorten der Verbeelding.

Dinsdag 2 juni

Stadsdag – de verjaardag van Utrecht. Lezing Utrecht, met recht een stad, door Kaj van Vliet over het stadsrecht van Utrecht.

Zondag 25 oktober

Lezing Utrecht in de groei, door architectuurhistorica Bettina van Santen over de groei van Utrecht in de loop der eeuwen.

32

Zaterdag 28 november Sinterklaasmarkt. Zondag 20 december

Herinneringen ophalen onder de kerstboom.

Serie bewogen geschiedenis: historische films uit het archief Zondag 19 april

Filmvoorstelling Utrecht – Mooi Nederland, de oudste film van de gehele stad Utrecht

Zondag 10 mei

Filmvoorstelling Utrecht, zooals U het niet kent, een zwijgende film die gezien kan worden als een vroeg staaltje van Utrecht-promotie.

Zondag 14 juni

Filmvoorstelling Utrecht, wat ben jij veranderd: filmer Frans van Hattem toont afwisselend oude (1930) en nieuwe (1962) situaties in Utrecht.

Serie jonge historici aan het woord, lunchpauzelezingen Donderdag 8 oktober

Godard Adriaan van Reede van Amerongen, een Utrechts diplomaat in 17e eeuws Berlijn, door Tijn Pieren.

Donderdag 5 november Steekspelen in Utrecht in de 15e eeuw, door Giorgio Zanoli. Donderdag 3 december Rode Jeugd in Utrecht, de links-radicale generatie uit ’68, door Maarten van Riel.

Speciale activiteiten voor kinderen: Voorjaarsvakantie 14 februari – 22 februari • Kinderworkshop Stad in waterverf, 17 februari • Kinderrondleiding Monnik Marchelm en het oude Paulusklooster, 19 februari Meivakantie 25 april - 5 mei • Themakrant maken over oorlog en bevrijding. Zaterdag 9 mei • BamBoeBouwen. Workshop bouwen met bamboe op het plein, in het kader van de tentoonstelling Poorten der Verbeelding. Zondag 10 mei • Kinderatelier Poorten Bouwen: maak je eigen poort aan de hand van een speciaal ontworpen bouwplaat. • Kinderatelier Bouwen met woorden: bouw een poort van woorden. Zaterdagen 23 mei, 6 juni, 11 juli, 22 augustus en 19 september • Poppenkast op het plein Zomervakantie 14 juli – 22 augustus • Themakranten over middeleeuwen, helden en nog veel meer. Herfstvakantie / week van de geschiedenis, 17 - 25 oktober • Kinderworkshops over de oorlog, themakrant over oorlog en vrede. Woensdag 11 november / Sint Maarten • Kinderatelier Maak een middeleeuws St. Maartenszegel • Kinderatelier Maak je eigen St. Maartenskrant.

33

Evenementen i.s.m. Culturele Zondagen Zondag 15 maart

(uit)Vretende beestjes in het kader van boekenweek Literaire Zoo Dieren in het archief: de ongewenste in perkament en papier en de gewenste in onze fotocollectie.

Zondag 13 september Uitfeest! Met filmvoorstelling en kinderworkshops kalligraferen Zondag 8 november

Niemandsland, Berlijn en Utrecht met expositie1989 in het UN, documentaires en lezingen

Evenementen i.s.m. Museumkwartier / Culturele Zondagen Zaterdag 30 mei

Museumnacht. Componist Merlijn Twaalfhoven maakte speciaal voor deze museumnacht een landschap van klanken rond Het Utrechts Archief. Op het plein traden vele performers op.

Zaterdag 17 oktober

Kindermuseumnacht. Kinderboekenschrijvers lezen voor uit eigen werk, speurtocht in het donker, optredens van monniken.

Evenementen i.s.m. landelijke evenementen Zaterdag 12 september Landelijke Open Monumentendag met als thema ‘op de kaart gezet’. Zaterdag 17 oktober

5.5

Landelijke Archievendag in het kader van oorlog en vrede. Met een film over Utrecht in de oorlog en een expositie van oude kranten uit de oorlog.

Winkel

Het assortiment van de geschiedeniswinkel werd in 2009 uitgebreid met prentbriefkaarten, boekenleggers, reproducties van plattegronden en recent verschenen publicaties. Met een nieuwe kaartenwand is meer nadruk gelegd op de verkoop van kaarten en aantrekkelijk geprijsde reproducties. De publicaties behoren tot de best verkochte artikelen, gevolgd door kaarten en reproducties. Dankzij het Paulusbier staat de categorie food op derde plaats, gevolgd door schrijfwaren. Tot de bestsellers kan het informatiegidsje over de Paulusabdij (in drie talen) worden gerekend (174 exemplaren). Daarnaast werden ook Grolmans Utrecht (105 exemplaren) en de Historische Atlas van de stad Utrecht (30 exemplaren) goed verkocht, evenals het Fotoboek van Utrecht, Ridders in een klooster en Historisch Groen. Hoewel het assortiment boeken zich vooral richt op de stad Utrecht, worden ook publicaties over provinciale onderwerpen redelijk verkocht, zoals Tastbare Tijd, Het Baarnse Bos, De Pyramide van Austerlitz en Overlangbroek op de kaart. Bijzondere vermelding verdienen het Utrechtsspel en de dvd Verleden van Utrecht van de serie waar Het Utrechts Archief aan heeft meegewerkt. Het vaste (en best verkochte) assortiment kaarten met oude prenten en tekeningen, werd in 2009 aangevuld met kaarten behorend bij de tentoonstellingen Poorten der Verbeelding en Utrecht on Tour. Van de overige producten liepen vooral de boekenleggers en de reproducties van oude plattegronden goed. In de categorie Food verkocht Het Utrechts Archief toepasselijke producten zoals Utrechtse Grachtenwijn, het een chocoladezegel en het Paulus Utrechts Abdijbier. Van deze laatste blijkt de geschenkverpakking nog steeds goed in de smaak te vallen. In 2009 zijn ook literflessen geïntroduceerd. Voor kinderen is er een speciaal assortiment, met historische kinderboeken die zich in Utrecht afspelen, een kleurboek en wat ‘kinderdingetjes’, zoals potloden met ridders en veren pennen.

34

6

Communicatie & Marketing

Hoofd Medewerkers

6.1

Anne Houk de Jong* Sigrid de Grave (website), Nusch Romijn (vanaf 1 november), Gerjanne van Hees (1 januari – 1 juni),

Bezoekcijfers

Bezoekcijfers Publiekspresentatie Hamburgerstraat Het bezoek aan de publiekslocatie Hamburgerstraat is in 2009 gegroeid tot bijna 17.000. Dit omvat bezoek aan de permanente opstelling en tijdelijke tentoonstellingen, aan activiteiten en evenementen en bezoek door scholen en groepen (rondleidingen). Het expositiebezoek schommelde maandelijks rond 600, met uitschieters richting 1000 in februari en oktober en een dip in september naar 443 (start seizoen, evenementenbezoek) en december naar 325. Het schoolbezoek is in 2009 traag gestart. De maanden maart, april, juni, oktober en november bleken de stevige maanden te zijn; augustus valt als vakantiemaand uiteraard uit. Het andere groepsbezoek dat tevens rondleidingen omvat, schommelde tussen 103 en 373. Ook hier blijkt een sterke daling in de zomermaanden. De deelname aan grote projecten en collectieve evenementen zoals Museumnacht (mei), Open Monumentendag, Uitfeest (13 september), Week van de Geschiedenis (oktober), Kindermuseumnacht (oktober), Sinterklaasverkoop(november) trok een groot aantal (nieuwe) bezoekers naar het archief. Zonder deze evenementen bedraagt het bezoekaantal 13.758, dus gemiddeld ruim 1000 bezoekers per maand.

Bezoekcijfers Publiekspresentatie Hamburgerstraat 2009 3000

2500

2000

900 2000

1500

1200

103

400

376 300 1000

200 196 30

180

287 258

334

82 500

373

194 231

238

25

179 68 122

266 58 0

233 109

960 623

614

635

600

618

overig evenementen groepen/rondleiding scholen expositie

559

641

jul-09

aug-09

161

1064

190 616

443

325

0 jan-09

feb-09

mrt-09

apr-09

mei-09

jun-09

sep-09

okt-09

nov-09

dec-09

Bezoekcijfers studiezalen Het studiezaalbezoek is met 9777 in 2009 licht toegenomen t.a.v. het voorgaande jaar (9568). Hierbij zij opgemerkt dat de studiezaal originelen de gehele maand oktober gesloten was i.v.m. de verhuizing naar de tijdelijke locatie Archimedeslaan. Naar schatting scheelt dit 350 bezoeken. Bij continuë openstelling zou waarschijnlijk de 10.000-grens zijn bereikt. Hoewel de zomermaanden iets minder zijn bezocht dan gemiddeld, blijken ook juli en augustus geschikte maanden voor onderzoekers. Het bezoek in november en december aan de studiezaal originelen is gedaald t.o.v. het voorgaand gemiddelde. Dit heeft ongetwijfeld te maken met de aangepaste dienstverlening die m.i.v. november van kracht is, vanwege de verbouwing van locatie Alexander Numankade.

35

Over de hele linie laat zich dus in de loop van het jaar een licht dalende trend zien, waarbij de studiezaal Hamburgerstraat (genealogie, omgevingsgeschiedenis) verhoudingsgewijs meer geraadpleegd wordt dan de studiezaal voor originelen.

Bezoekcijfers studiezalen 2009 1200

1000

800 485

452

453 387

322

462

600

341 222

ANK/Bloeyendael

357

258

251

Hamburgerstraat

400 503

557

534

200

496

573 468

500

488 373

462

400

433

nov

dec

0 Jan

Feb

Mrt

April

Mei

Juni

Juli

Aug

sep

okt

De 25.000 gepasseerd De ambitie zoals beschreven in het meerjarenbeleidsplan is “ erop gericht om – naast verdere optimalisering van de dienstverlening voor onze huidige gebruikers - ook nieuwe bezoekers te trekken en het bereik van onze informatie (dit is inclusief de website) in de beleidsperiode 2009-2012 te verdubbelen….. “. Het kwantitatieve streven is om gedurende de beleidsperiode 2009-2012 een groeicurve te ontwikkelen via 25.000 naar minimaal 30.000 fysieke bezoekers. Het totaal aantal fysieke bezoeken bedraagt 26768, waarmee de 25.000-grens is bereikt. In vergelijking met het gehele voorgaande jaar (waarvan het eerste half jaar op 1 locatie) is het bezoekcijfer gegroeid met 25,6 %, waarbij met name een forse groei bij scholen en rondleidingen.

studiezalen scholen Groepen/rondleidingen expositie evenementen Totaal

2008 9568 1095 1199 HS 5844 HS 3600 HS 21.306

2009 9777 2030 2263 7698 5000 26.768

+ 209 + 1035 +1064 + 1854 + 1400 + 5462

2% 94,6% 88,7% 31,7% 39 % 25,6 %

Bezoekcijfers website In 2009 bezochten bijna 1,5 miljoen bezoekers onze website. Ten opzichte van 2008 is dit een stijging van zo’n 30 %, waarmee de website de best bezochte locatie van Het Utrechts Archief is (zie ook 5.1 en 7.3).

36

6.2

Externe Communicatie

Public relations en free publicity Door het beschikbaar stellen van inhoudelijke informatie en beeldmateriaal aan media en aan andere strategische samenwerkingspartners, verschijnt Het Utrechts Archief regelmatig in de lokale/regionale media. Het Utrechts Archief verstuurt persberichten naar schrijvende pers, vakbladen en radio/tv met betrekking tot nieuwsitems, activiteiten, tentoonstellingen, presentaties, aankondigingen, cursussen, enz. (zie activiteitenprogramma in 6.5). In 2009 werd Het Utrechts Archief ca 500 vermeld in de diverse, overwegend regionale media. Het werkte daarin intensief samen met opgebouwde perscontacten, waaronder AD/Utrechts Nieuwsblad, Ons Utrecht en ANP Midden. Daarnaast is er een structurele relatie met RTV Utrecht, die zich uit in concrete deelname aan projecten (w.o. de serie Verleden van Utrecht), opdrachtfilms en aandacht op tv en radio voor diverse activiteiten. In 2008 startte Het Utrechts Archief met de vaste tweewekelijkse rubriek Herinneringen in AD/Utrechts Nieuwsblad. Dit bood de gelegenheid om regelmatig ook inhoudelijke verhalen over collecties, archieven en werkzaamheden van het archief op een breed publiek over te brengen. Gekoppeld aan een lezersoproep om reacties in te sturen, werden lezers ook op de website geattendeerd. Wegens reorganisatie van AD/UN moest deze succesvolle rubriek in september 2009 worden stopgezet. Als mede-uitgever van het erfgoedmagazine GM-kwadraat kan Het Utrechts Archief vier maal per jaar inhoudelijke artikelen over collectie en activiteiten onder de aandacht brengen.

Promotie en marketing tentoonstellingen In 2009 werd promotie gemaakt voor vier tentoonstellingen: Poorten der verbeelding. Utrechtse stadspoorten herbouwd door Lieuwe Wynia (28 maart – 20 juni 2009), Het stadsrecht uit 1122 (2 – 6 juni 2009), Utrecht on tour, Reizigers over de Domstad (16 juli – 25 okt. 2009) en De stad uit met het Stichtse lijntje (17 februari – 24 mei 2010). Per tentoonstelling bestaat dit uit o.m. 1) persberichten, 2) aankondigingen op eigen en andere sites, 3) aankondiging via elektronische nieuwsbrieven, 4) productie en distributie van promotioneel drukwerk (affiche, flyer) 5) productie en plaatsing advertenties en 6) kortingsacties. Voor alle tentoonstellingen werd ook een openingsbijeenkomst georganiseerd.

Promotie en marketing publieksactiviteiten en evenementen Voor de promotie van het publieksaanbod op de locatie Hamburgerstraat werd i.s.m. Publiek & Presentatie een gevarieerd activiteitenprogramma opgesteld met wisselexposities, vakantieactiviteiten, zondagmiddagactiviteiten, kinderworkshops, lezingen, om zo publiek op verschillende manieren te laten kennismaken met het archief (zie 5.5). Ook deelname aan grotere evenementen en (landelijke) culturele manifestaties vormden hierin een bewuste keuze. Tezamen met de permanente opstelling/Maak je eigen krant, werd dit activiteitenaanbod op diverse manieren bij het brede publiek bekend gemaakt. Hiertoe werden de volgende promotiekanalen ingezet, w.o. • Website • Elektronische nieuwsbrief Algemeen • Elektronische nieuwsbrief Scholen in geschiedenis (onderwijs) • Activiteitenagenda met alle activiteiten (distributie via Holland Brochure Service) • Achterzijde historische krant als folder • Deelname aan andere sites, brochures en promotiemateriaal Promotie educatief aanbod t.a.v. onderwijs • Direct Mailing onderwijsaanbod naar basisonderwijs en voortgezet onderwijs in provincie Utrecht (adressenbestand via Duo Market Research) • Elektronische nieuwsbrief Scholen in geschiedenis • Onderwijsfolders (basisonderwijs, voortgezet onderwijs) Elektronische nieuwsbrieven In 2009 zijn twee maal vijf elektronische nieuwsbrieven verstuurd, te weten de Nieuwsbrief Algemeen en de Nieuwsbrief Scholen in Geschiedenis, speciaal gericht op onderwijs (zowel basis – als voortgezet onderwijs).

37

(Re) presentaties en deelname aan landelijke collectieve evenementen • Deelname aan 50+ beurs • Deelname aan Uitmarkt Amsterdam • Deelname aan Open Monumentendag (13 september ) • Deelname aan Week van de Geschiedenis (11-20 oktober) • Deelname aan Cinekid Festival, i.v.m. nominatie Cinekid New Media Award (15 – 20 oktober)

6.3

Website

Website als middelpunt De website staat centraal in verschillende ontwikkelingen binnen Het Utrechts Archief. Fungerend als digitale studiezaal, dienstverlening, webwinkel, informatievoorziening en communicatiemiddel zijn hierin alle domeinen/afdelingen betrokken en onderling verbonden. In de loop van 2009 is geconstateerd dat dit – zeker met het oog op gewenste vernieuwingen - een integrale aanpak vraagt, waarin besluitvorming op een strategischer niveau plaatsvindt. Derhalve is besloten de website centraal onder te brengen, de afdelingen overkoepelend. Beleid en besluitvorming vindt plaats in het strategisch weboverleg, waarin alle afdelingshoofden zijn vertegenwoordigd, onder voorzitterschap van de directeur. De eindverantwoordelijkheid ligt daarmee bij het MT. Van daaruit wordt in verschillende projectrichtingen gewerkt, waarbij de uitvoering in deeltaken is ondergebracht in verschillende projecten. De webmaster (18 u/w) is m.i.v. 1 augustus ondergebracht bij Communicatie & Marketing als aanspreekpunt m.b.t. content en informatievoorziening. Technische onderhoud en webmastering verloopt via ICT.

Best bezochte locatie In 2009 bezochten bijna 1,5 miljoen bezoekers de website, met een gemiddelde bezoekduur van 7 minuten De beeldbank blijkt grote favoriet, met bijna 3,5 miljoen bekeken afbeeldingen. Goede tweede, met 2,5 miljoen bezoeken, zijn de scans van het Utrechts Nieuwsblad waarvan nu de jaargangen 1893-1918 via de site raadpleegbaar zijn. Ook de notariële akten scoren met bijna 1,8 miljoen raadplegingen goed (zie ook 5.1).

Content en informatievoorziening De database met Utrechtse stadsbestuurders is aangevuld met de bestuurders van voor 1813 en voorzien van zoveel mogelijk afbeeldingen op de site geplaatst, zodat nu de periode van 1618 tot (bijna) heden raadpleegbaar is geworden. Aan de handschriften werd een derde werk van de Utrechtse oudheidsminnaar en geschiedschrijver Aernout van Buchel toegevoegd, zodat diens nauwkeurige beschrijvingen en tekeningen van grafmonumenten, ramen enz. uit vele kerken op één plaats bij elkaar toegankelijk zijn . De toegang betreft de Monumente quaedam sepulcralia et publica, een handschrift dat in het bezit is bij collega-instelling Tresoar. In het kader van de grootscheepse verbouwing van het Stationsgebied is er op de site aandacht gegeven aan de historische ontwikkeling van het Vredenburg in de vorm van een webexpositie. Op zondag 20 december konden Utrechters hun mooiste winterherinneringen (in de vorm van verhalen of foto’s) naar het archief brengen. In het kader hiervan werd een tijdelijke kleine digitale webexpositie gemaakt. Voor de website van het Utrechts archiefnet, de site van de samenwerkende Utrechtse archieven, zijn voor de deelnemers diverse nieuwsberichten geplaatst.

Vernieuwingen In verband met de verhuizing van de dienstverlening van de studiezaal Originelen naar de tijdelijke locatie Bloeyendael, zijn in de hele website tekstuele aanpassingen doorgevoerd en werden nieuwe reserveringsformulieren ontwikkeld, getest en geïmplementeerd. In het kader van de realisatie van de Archiefbank (zie 3.8), waarvoor bezoekers via de website verzoeken tot aanvragen kunnen indienen om archiefstukken te laten digitaliseren, is deelgenomen aan de projectgroep

38

Archiefbank. De realisatie van het project en de technische implementatie in de website is voorzien voor medio 2010. Behalve de reguliere informatievoorziening en promotie van de activiteiten werd in het najaar met ABC-media het ontwikkeltraject in gang gezet om de homepage te herzien en aanpassingen in de navigatie aan te brengen, voor zover de huidige webstructuur dat toelaat. Hiermee wordt gestreefd naar meer afstemming per doelgroep. De aanpassingen worden in de loop van 2010 geïmplementeerd. Deze fungeren als tussenfase voor het ontwikkeltraject van een geheel nieuwe website. Om meer toepassingen van nieuwe media t.a.v. de huidige en de toekomstige website te verkennen, werd in december de DISH-conference bezocht. Om tegemoet te komen aan anderstalige gebruikers zijn in het najaar de mogelijkheden onderzocht om de website te laten vertalen in het Engels. In 2010 wordt een keuze gemaakt uit wat er relevant is voor nietNederlandse webbezoekers, waarna delen vertaald gaan worden door een van de benaderde vertaalbureaus.

6.4

Speciale projecten

Communicatietraject tijdelijke verhuizing / tri-locatie De verbouwing en sluiting van de Alexander Numankade vroeg in najaar 2009 een communicatietraject richting bestaande en potentiële bezoekers, archiefvormers en relaties. Dit gebeurde via mailing, persbericht, website en aankondigingen. Alle adresvermeldingen op eigen dragers zijn aangepast, en ook gidsen, almanakken en sites zijn zo mogelijk aangepast met gegevens die voor 2010 geldig zijn. De informatie had tot doel om 1) bekend te maken dat gedurende de maand oktober de studiezaal Originelen geheel gesloten was, 2) bekend te maken dat tot eind 2010 elders een tijdelijke studiezaal is ingericht (adreswijziging) en 3) gedurende de verbouwing een aangepaste dienstverlening van kracht is. Aan het communicatietraject m.b.t. de verbouwing op locatie Alexander Numankade en de gevolgen daarvan voor omwonenden is niet gewerkt; dit ligt in eerste instantie in handen van de Gemeente Utrecht.

Nominatie Cinekid New Media Award De nominatie voor de Cinekid New Media Award was aanleiding om gedurende het festival (15-23 oktober) met een stand vertegenwoordigd te zijn. Hiervoor werd i.s.m. de afdeling ICT en Schaalwerk een stand alone exhibit gebouwd die op locatie de applicatie Maak je eigen krant presenteerde. Onderdeel hiervan was een korte film, waarin kinderen in Het Utrechts Archief laten zien hoe je een historische krant maakt. Deze werd speciaal voor deze gelegenheid geproduceerd. Ook werd een speciale kinderflyer gedrukt.

Entreetickets herzien In verband met vervanging van het bestaande inlogsysteem door een barcodesysteem was het noodzakelijk de lay out van de entreetickets te veranderen. Deze kon bij de herdruk van de tickets worden doorgevoerd.

Audioguides In 2009 is een begin gemaakt met de ontwikkeling van een audioguide-tour door de permanente opstelling. Hiervoor is samenwerking gezocht met Antenna Audio, waarmee enkele scenario’s worden uitgewerkt. Medio 2010 wordt de eerste audiotour verwacht die de hightlights belicht.

Meertaligheid Het Utrechts Archief wil op termijn ook voor niet-Nederlandstalige bezoekers het aanbod toegankelijk maken. Een eerste verkenning hiertoe is in najaar 2009 gedaan door twee Engelstalige stagiairs die als stageopdracht de tijdbalk van de website hebben vertaald. Ook voor de permanente opstelling zijn suggesties gedaan om hoogtepunten voor buitenlandse bezoekers uit te lichten. Deze worden meegenomen in de ontwikkeling van de audiotour.

39

6.5

Relaties en samenwerking

Vrienden van Het Utrechts Archief Nieuwe vrienden In de loop van 2009 is samen met het bestuur van de Vrienden van Het Utrechts Archief geconstateerd dat de ambities van het archief een andere opzet van het Vriendenverband vraagt. Dit resulteerde in een oriëntatie op nieuwe mogelijkheden en een aangepaste bestuursvorm. In 2010 wordt dit met een nieuw team verder onderzocht en vorm gegeven aan een Vriendenvereniging nieuwe stijl.

Samenwerkingsverbanden Stichting Utrechts Museumkwartier Het Utrechts Archief maakt deel uit van het samenwerkingsverband Stichting Museumkwartier. Daarmee participeert Communicatie & Marketing in het maandelijkse IUM-overleg, waarin alle museum-marketeers van het Museumkwartier zitting hebben. Deel uitmakend van dit collectief was Het Utrechts Archief medeorganisator van Museumnacht (31 mei), Kindermuseumnacht (17 oktober) en de Vrijdag Museumdag, waarbij tweewekelijks bewoners van zorginstellingen door de musea worden ontvangen met een toepasselijk ochtendprogramma. Het Utrechts Archief heeft zich via dit verband ook aangesloten bij Utrecht Toerisme en Recreatie (UTR) en Uitburo Utrecht. Communicatieplatform Archieven De afdeling Communicatie & Marketing van Het Utrechts Archief is eveneens vertegenwoordigd in het Communicatieplatform Archieven. Van daaruit is het sinds eind 2009 afgevaardigd naar de Werkgroep Collectieve Promotie van BRAIN, die een gezamenlijke campagne voorbereidt om meer bekendheid en herkenbaarheid te geven aan de archieven.

6.6

Interne communicatie

Medewerkersbijeenkomsten Om medewerkers plenair te informeren over beleid, organisatie, processen en projecten van Het Utrechts Archief wordt minstens 4 x per jaar een medewerkersbijeenkomst georganiseerd. In 2009 vonden deze plaats op 30 maart, 6 juli, 14 september, en 30 november. Daarnaast was er op 22 juni een gezamenlijk bezoek aan het Centraal Museum, en op 21 december het kerstdiner. Intranet Het oorspronkelijke idee om Intranet door middel van een Content Management Systeem zoveel mogelijk door medewerkers zelf te laten voeden, is in 2009 losgelaten. De drempel tot actualiseren van de informatie bleek te hoog, waardoor intranet als informatiebron achter liep en daardoor ook steeds minder werd geraadpleegd. Om deze vicieuze cirkel te doorbreken is besloten om de informatie te beperken, en aanvoer hiervan in handen van drie vaste leveranciers, gecoördineerd door de webmaster. Ook is de intranetpagina geïnstalleerd als openingspagina bij het opstarten van de computer, zodat apart inloggen niet meer noodzakelijk is. Tam Tam Het tweemaandelijkse personeelsblad Tam Tam verscheen in 2009 met 6 nummers. Vele medewerkers werkten ook in 2009 mee aan gevarieerde artikelen over de nice-to-knows en bezigheden van collega’s binnen en buiten het werk.

40

7

Bedrijfsvoering

Hoofd

Fred Dalhuisen

Medewerkers Facilitair beheer: Secretariaat: Financien: ICT: Floormanagement: Verhuur:

7.1

Fieneke van Bemmel- ‘t Hoen, Harro Grondman, Erwin de Kriek, Mike Nijendaal Karin Fokken, Gerda Leeman- Visch John de Leeuw, Shardha Maniessing, Irma Klaver, Yvonne Oosterbeek, Henda Voerman Benjamin van Hoorn, Erik Monna, Evert-Jan Regterschot Jeroen Haggenburg, Ton Verwey SaraLee Vos

Facilitair Beheer

Het jaar 2009 had op het gebied van huisvestingszaken vele uitdagingen.

Hamburgerstraat Gebruiksmelding • De wettelijk verplichte gebruiksmelding is afgegeven door de gemeente Utrecht. Veiligheid • Ten aanzien van beveiligingszaken werden organisatorisch en technisch de afrondende maatregelen getroffen. Met de medebewoners van het pand werd gedurende het jaar de (nachtelijke) beveiliging verder afgestemd, evenals de technische en organieke kanten van brandbestrijding. Ook de BHV organisatie is op orde gebracht. Diverse protocollen werden opgesteld en zullen tijdens oefeningen, waarvan er in het verslagjaar één plaatsvond, worden geëvalueerd. • Verschillende malen waren er met name door het hotel en keukens brandmeldingen, waarop adequaat werd gereageerd door zowel brandweer als de eigen BHV-organisatie. Tweemaal werd besloten het volledige gebouw te ontruimen, hetgeen goed georganiseerd en ordelijk verliep. Eenmaal was er sprake van een loos alarm van de zijde van het hotel en eenmaal was er daadwerkelijk sprake van een kleine beginnende brand in de liftschacht, veroorzaakt door laswerkzaamheden. De brand werd snel geblust en veroorzaakte geen schade aan gebouw en leverde geen gevaar op voor personen. • Voor de reguliere beveiliging, met name tijdens openingstijden, werden op de begane grond twee extra beveiligingscamera’s geplaatst.

Presentatiezalen • Voor de drie tijdelijke exposities werden diverse kleine technische en fysieke aanpassingen gerealiseerd. • In de loop van het jaar werd besloten de wisselexposities van zaal 5 op de benedenverdieping te verplaatsen naar zaal 1 op de begane grond. Voor beide zalen betekende dit technische en bouwkundige aanpassingen die in januari 2010 worden afgerond. Nagenoeg het gehele interieur van de permanente expositie (Ontmoetingen, met de ‘drie werelden’ en ‘eyecatcher’) werd met enkele aanpassingen in de voormalige tijdelijke expositiezaal geplaatst. • Enkele schuifdeuren van de expositiezalen werden aangepast. De drukknoppen werden vervangen door censoren waardoor de bezoeker makkelijker toegang tot de zalen kreeg.

41

Auditorium • Omdat in het auditorium de geluidsnorm van 40Db werd overschreden door het luchtverversingsysteem, moesten rigoureuze aanpassingen worden gedaan. De zaal werd derhalve twee weken voor het publiek gesloten om de noodzakelijke maatregelen te kunnen treffen. De resultaten waren uitstekend, met een geheel nieuw podium tot gevolg. Verder werden in het auditorium enkele onderdelen van de techniek op het gebied van licht, AV en ICT verbeterd. Receptie/winkel • Extremere weersomstandigheden hebben de aandacht gevestigd op warmte-, tocht- en koudeproblematiek in de ontvangstzone van het gebouw. Zowel voor personeel als publiek bleek dit problematisch. Met gebouwbeheerder en verschillende adviseurs is overlegd over de aanpak. Gestreefd wordt naar capaciteitvergroting van luchtafzuiging en verwarming (stralingspaneel), zodat dit in de toekomst afdoende blijkt. • In de winkel werd in de tweede helft van 2009 is het interieur uitgebreid met een nieuwe wandkast speciaal voor postkaarten. Extra publieksruimte • Medio 2009 werd duidelijk dat de Stichting Natuur en Milieu het huurcontract voor de op de begane grond gelegen kantine wilde beëindigen. Na overleg met bestuur en alle betrokkenen werd besloten per 1 januari 2010 deze welkome uitbreiding voor bezoekers en de verhuurfaciliteiten, circa 90 vierkante meter, erbij te huren. De nodige technische aanpassingen voor elektra, verwarming, data en inrichting (interieur en akoestiek) zullen in het begin van 2010 worden gerealiseerd. • Eventuele bouwkundige aanpassingen aan de kantine zullen worden betrokken bij het onderzoek dat aan het einde van het verslagjaar is opgestart om de mogelijkheden te bestuderen voor de realisatie van een grotere en meer zichtbare trappartij naar het souterrain. Begin 2010 worden de eerste resultaten van het onderzoek gepresenteerd door de ingehuurde architect en bouwkundig adviseur. Plein • •

•

Het plein werd ingericht met nieuwe fietsenklemmen. Voor het verbeteren van de zichtbaarheid in de stad is opnieuw een aanvraag gedaan voor het plaatsen van twee nieuwe banieren. Het vergunningstraject bleek zeer complex, enerzijds door de veranderende procedure, anderzijds door veranderende inzichten van de Welstandscommissie. Dit heeft tot gevolg gehad dat de aanvraagprocedure wederom opnieuw moet worden ingezet, nadat er bodemonderzoek op het plein heeft plaatsgevonden. Dit is voorzien in januari 2010. Om het tekort aan opslagcapaciteit enigszins te lenigen, werden op alle verdieping enkele extra kastruimten gecreëerd.

Servicekosten • Verschillende malen is met de gebouweigenaar overlegd over de servicekosten. Inmiddels is overeenstemming bereikt voor welke diensten servicekosten moeten worden betaald. Door een technisch mankement bij de registratie- en meetapparatuur echter, is de hoogte van de jaarlijkse servicekosten nog niet duidelijk. Om die reden is een reële financiële reservering opgenomen voor het afgelopen tijdvak.

Alexander Numankade - kantoren Op locatie Alexander Numankade werd intensief gewerkt aan de voorbereidingen van de renovatie van de kantoren en het voormalig gemeentelijke archiefdepot. Vooral de voorbereidingen van het kantoordeel bleken complex. In 2008 werd al flinke vertraging opgelopen door het Raadsbesluit om af te zien van de vestiging van de Openbare Bibliotheek, terwijl de planvorming reeds in de afrondende fase was. Ook in 2009 moest een tegenvaller worden geïncasseerd. Terwijl het definitieve ontwerp ter tekening voorlag, werd door één van de huurders Cumulus Welzijn, wegens bezuinigingsmaatregelen, besloten zich terug te trekken uit het project. Om geen verdere vertraging op te lopen werd besloten om het huurdersdeel van Cumulus Welzijn in de planvorming casco op te leveren. Na een selectieprocedure werd architectenbureau Bos, tevens bouwkundig architect van dit project, opdracht gegeven voor het interieurontwerp van met name de publieksruimten. Ten aanzien van de financiering waren de nodige stappen te zetten. Een complex aantal financiële zaken diende in samenhang te worden geregeld alvorens kon worden doorgegaan met de aanbesteding van de werken. De planning liep mede daardoor vertraging op, waardoor de feitelijke (sloop-) werkzaamheden niet in oktober 2009 konden aanvangen, maar voorzien wordt voor medio februari 2010. Exacte consequenties voor

42

de feitelijke oplevering worden na aanbesteding in februari 2010 duidelijk als de hoofdaannemer de planning opstelt. Het verslagjaar kon worden afgesloten met een door alle resterende partijen getekend definitief ontwerp. Alexander Numankade - archiefdepots De voorbereiding van de renovatie van het voormalig gemeentelijk archiefdepot verliep geheel volgens planning. Gezamenlijk met de Rijksgebouwendienst werd het technisch adviesbureau geselecteerd. Een belangrijke keuze, omdat de installatietechniek en niet, zoals gebruikelijk, een architect, de leiding krijgt over het project. In nauw overleg met de provinciaal archiefinspecteur is gewerkt aan het Programma van Eisen, het voorlopig ontwerp en het definitief ontwerp. Het laatste zal naar verwachting in februari worden afgesloten, waarna aanbesteding kan plaatsvinden. Ten behoeve van de sloop en renovatie van het kantoordeel moesten aan de zogeheten R-archieftoren de nodige voorzieningen worden getroffen om schade door stof te voorkomen. Beveiligingstechnisch zijn zowel fysiek als elektronisch de nodige maatregelen getroffen. Om logistieke verbeteringen te realiseren is de expeditieruimte aangepast en is er een kleine kantoorruimte met alle faciliteiten gerealiseerd. De expeditieruimte is tevens voorzien van een nieuwe borg 4 gecertificeerde los- en laaddeur en een grote carport om het laden en lossen van archiefstukken weersonafhankelijk mogelijk te maken. Bloeyendaal De voorbereidingen voor de tijdelijke huisvesting van het personeel resulteerden in april in een overeenkomst met de Provincie Utrecht voor huur van het pand Bloeyendael 1 in Rijnsweerd. Begin juni werd begonnen met de bouwkundige en technische planontwikkeling om het pand geschikt te maken voor de tijdelijke huisvesting van collectie en medewerkers. In overleg met de provinciaal inspecteur werd in het pand Bloeyendael een tijdelijk archiefdepot gerealiseerd, die zowel beveiligingstechnisch (fysiek en elektronisch), klimatologisch en qua branddetectie aan de archiefwet voldoet. Voor alle kantoorruimten werden data, elektra, beveiliging, brandmeldvoorzieningen en inrichting aangepast. Er werd stevig geïnvesteerd in met name toegangscontrole. Dit betreft investeringen die op termijn in het gerenoveerde pand aan de Alexander Numankade kunnen worden hergebruikt. Voor zowel personeel als bezoekers werd een koffievoorziening gerealiseerd. Een deel van de studiezaal originelen werd voorzien van nieuwe vloerbedekking. De entree werd voorzien van een grote luifel opdat het dagelijks transport van archiefstukken weersonafhankelijk kunnen plaatsvinden. Ook voor deze locatie werd door de gemeente een gebruiksmelding verkregen. Voor de eerste inrichting werd besloten het huidige meubilair te gebruiken. Het pand Alexander Numankade had echter veel vaste kasten, waardoor het noodzakelijk bleek een groot aantal kantoorkasten te bestellen. De verhuizing in oktober verliep voorspoedig, dankzij een goede voorbereiding. Met name de verhuizing van het personeel naar de locatie Bloeyendael, het realiseren van de tijdelijke huisvesting en het ontmantelen van het pand Alexander Numankade, legde een groot beslag op de tijd van de beschikbare medewerkers. De afdeling Facilitair bediende langdurig drie locaties, met een permanente behoefte aan technische en fysieke ondersteuning voor de back- en frontoffice.

7.2

Post-en archiefzaken

In 2009 is een verbeterde ordeningsstructuur ontworpen, waarin de archieven van alle werkprocessen ingedeeld zijn. Ook is een conceptprogramma van eisen voor een documentmanagementsysteem opgesteld. Voor het werkproces ‘afhandeling Inlichtingenverzoeken’ werd een nieuwe archiefprocedure ontworpen, die uitgaat van volledige digitale registratie, distributie, procesbewaking en archivering. Hiermee wordt een aantal tijdrovende en overbodige beheeracties opgeheven. De procedure wordt begin 2010 geïmplementeerd. Het MT heeft in december 2009 de afdeling Inspectie opdracht gegeven een organisatiebreed plan van aanpak te maken voor: 1) beleidsuitgangspunten voor de hele organisatie; 2) een uniforme postprocedure, inclusief registratiecriteria en routing en 3) archiefprocedures voor alle werkprocessen. Dit plan wordt in 2010 uitgevoerd.

43

7.3

Financieel administratieve processen

In opdracht van de directeur werd tussen september en november 2009 een extern advies opgesteld over de financiële administratie van Het Utrechts Archief. Gestreefd wordt om in 2010 een kwaliteitsslag te realiseren waarmee de voorziening van managementinformatie kan worden verbeterd. In december 2009 is gestart met een selectieprocedure voor een nieuwe controller/hoofd financiën die zitting zal hebben in het MT. Deze heeft de opdracht een op de toekomst gerichte financiële administratie in te richten waarbij het advies en de aanbevelingen van dit rapport uitgangspunt zijn. In een door Deloitte uitgevoerd haalbaarheidsonderzoek is vastgesteld dat een breder scala van producten en diensten onder de BTW-belaste prestaties kunnen worden gebracht. Om die reden is een formeel bezwaar gemaakt tegen de eigen opgave van december 2008. Vervolgens is besloten Deloitte de opdracht te geven dit project verder uit te werken en het gehele traject te begeleiden. Er is een administratieve procedure gestart met als doel om de mogelijkheid te creëren met terugwerkende kracht tot 5 jaar na dato, de BTW terug te vorderen op de gemaakte kosten ten behoeve van de BTW-belaste prestaties. De contacten met de Inspecteur der Directe Belastingen zijn in 2009 gelegd. Begin 2010 zullen de eerste gesprekken plaatsvinden. Door de structurele onderbezetting is in het verslagjaar niet toegekomen aan het voornemen om over te stappen op het nieuwe boekhoudpakket Exact voor Globe 2003 en het opnieuw vastleggen van de Administratieve Organisatie. Ook kon er dit jaar nog geen koppeling worden gemaakt tussen het nieuwe tijdregistratiesysteem en de outputcontrol.

7.4

ICT

Ook voor ICT stond het jaar 2009, naast het reguliere werk, in het teken van de verhuizing en bijbehorende technische infrastructuur van de locatie Alexander Numankade naar de locatie Bloeyendael.

Expo Hamburgerstraat Met betrekking tot kantoorautomatisering en inhoudelijke applicaties zijn er geen bijzonderheden te melden. Kinderziekten en beheerswerkzaamheden van de hard- en software legden een grote druk op het tijdsbeslag van de medewerkers van team ICT. Eind 2009 waren de meeste onvolkomenheden verholpen. In januari 2010 is de laatste grote testperiode, waarna naar verwachting de hard- en software als opgeleverd kan worden beschouwd. Verhuizing naar Bloeyendael De feitelijke verhuizing diende in een zo kort mogelijk tijdbestek gerealiseerd te worden. Door een goede voorbereiding (o.a. glasvezelverbinding), een strakke planning en extra inspanningen konden de medewerkers nagenoeg probleemloos in één weekend over van de ene werkplek naar de andere. Algemeen Er werd advies ingewonnen voor een update voor de algehele kantoorautomatisering. Gevolg is dat er door het team ICT in 2010 nieuwe kennis moet worden opgedaan (MCITP certificaten behalen) om implementatie in 2011 te realiseren. Er heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de backup- en storagecapaciteit. Een uitbreiding van de hardware was noodzakelijk en is aangeschaft. De twee medewerkers die eind 2008 in dienst zijn gekomen binnen team ICT hebben zich mede door bijscholing en kennisoverdracht in 2009 ontwikkeld tot breed inzetbare ICT-ers met ruimte voor hun eigen specialisatie. Eén medewerker heeft zijn Microsoft MSCA certificering met succes afgerond. Daarnaast is er voor het hele team een training IBM TSM Tivoli gevolgd (back-up strategie en beheer). Er zijn individuele opleiding- en bijscholingtrajecten gevolgd door de ICT-medewerkers. Aan enkele personeelsleden is op maat en cursus gegeven voor verschillende toepassingen. Twee studenten van het ROC Midden Nederland hebben bij de afdeling ICT stage gelopen (2x 18 weken).

44

In het verslagjaar is de telefooncentrale verhuisd naar de Hamburgerstraat. In het kader van de telefonische bereikbaarheid zijn verbetervoorstellen door het MT goedgekeurd. Het actieplan voor cursussen en technische verbeteringen zal in 2010 worden uitgevoerd. Er werd actief deelgenomen aan diverse projectgroepen en projecten, zoals Archiefbank, E-depot en het strategisch overleg over de website. Verder zijn de reguliere vervanging en upgrades gerealiseerd voor respectievelijk hard- en software, is de beveiligingsstrategie uitgevoerd en vanzelfsprekend is eerste-en tweedelijns gebruikersondersteuning verleend. Er is bovendien verder gewerkt aan waar nodig opnieuw inrichten en bijhouden van de Administratieve Organisatie.

45

8

Personeel

8.1

Personeelsbezetting

Algemeen Het verslagjaar 2009 stond wederom in het teken van een verhuizing naar een andere locatie. In verband met de verbouwing van de Alexander Numankade betrokken de medewerkers die aldaar werkzaam waren, per 1 oktober de nieuwe (tijdelijke) locatie aan de Archimedeslaan. Per 1 augustus is de fotodienst opgeheven en als onderdeel fotografie onderdeel van de afdeling Collecties opgenomen. Bij de afdeling Inspectie en Acquisitie zijn taken veranderd, waarmee acquisitie is ondergebracht bij de afdeling Archieven. De website is als integraal werkgebied is verplaatst van de afdeling Publiek & Presentatie naar MT, in de vorm van een strategisch weboverleg onder leiding van de directeur. Op uitvoeringsniveau maken onderdelen deel uit van taken of projecten bij de verschillende afdelingen.

Formatie 2009 Vastgestelde formatie in 2009 Op 31-12-2009 Bezet vast Bezet tijdelijk Bovenformatie bezet Bovenformatie project Notaris

Aantal Personen: 61

Fte’s: 46

56 6 12 7

43,69 4,06 8,92 4,15

Het aantal vrijwilligers binnen Het Utrechts Archief bleef rond de 60 personen.

Leeftijdsopbouw De leeftijdsopbouw van mannen en vrouwen per 31 december 2009 in dienst bij Het Utrechts Archief (vaste en tijdelijke medewerkers): leeftijd

man

vrouw

totaal

%

< 30 30-40 40-50 50-60 60-65 > 65 totaal

1 5 9 9 5 1 30

0 3 6 18 4 0 31

1 8 15 27 9 1 61

2 13 25 44 15 100,0

46

8.2

Flexibele arbeidsvoorwaarden

Het Persoonsgebonden budget (PGB) is als volgt ingezet: • • • • • •

1 medewerker liet het bedrag uitbetalen. 8 medewerkers lieten het bedrag overmaken naar het pensioenfonds. 21 medewerkers maakten gebruik van het nationale fietsplan (inclusief lopende contracten). 20 medewerkers namen hiervoor verlofuren. 1 medewerker zette het PGB in voor de levensloopregeling. 1 medewerker benutte het voor de vakbondscontributie.

Aanschaf fiets: • 7 medewerkers hebben hun fiets betaald met inzet van verlofuren. Aankoop verlof: • 3 medewerkers kochten 104 uur verlof. Verkoop verlof: • 4 medewerkers verkochten in totaal 318 uur verlof.

8.3

Ziekteverzuim van medewerkers in tijdelijke en vaste dienst

2008

2009

Verzuim percentage

4.85%

6.72%

Meldingfrequentie

2.11

1.45

Gemiddelde verzuimduur

4,96 dagen

5.60 dagen

Zoals uit de bovenstaande tabel blijkt, is het verzuimpercentage in 2009 gestegen is, terwijl de meldingsfrequentie is verminderd. Het aantal langdurig zieken is gestegen, waarbij het gaat om verzuim door niet-werkgerelateerde oorzaken. Eén van langdurig zieken is nog steeds volledig ziek, de overigen zijn reeds hersteld of zijn via een reintegratie traject hun uren weer aan het opbouwen. Er zijn twee medewerkers waarvan het zwangerschaps/bevallingsverlof gedeeltelijk in 2009 valt.

8.4 • • • •

Arbeidsomstandigheden Vanaf 1 oktober zijn de medewerkers die op de Alexander Numankade werkzaam waren, verhuisd naar de tijdelijke locatie Bloeyendael op de Archimedeslaan 21. Op 22 december 2009 is een beperkte RI&E uitgevoerd door de Arbo Unie voor locatie Bloeyendael. In het verslagjaar is het Sociaal Medisch Team drie maal bijeengekomen. De ARBO-commissie is vier maal bijeen geweest.

47

8.5 • •

Vorming en scholing Vier nieuwe medewerkers hebben een BHV-opleiding gevolgd. De herhalingslessen BHV/EHBO voor diverse medewerkers hebben het hele jaar door plaatsgevonden.

.

8.6

Ondernemingsraad

Naast een aantal terugkerende vaste onderwerpen op de OV-vergaderingen (ARBO, P&O, interne communicatie en huisvesting/verbouwing) stonden de volgende onderwerpen in 2009 op de agenda van de Ondernemingsraad:

Vergaderingen

Onderwerpen

12 januari 2009

ATV uren, balansuren, compensatie urenbehandeling instemmingaanvraag Flexibele beloningssystematiek Commissie rond de organisatieontwikkeling 2007

16 maart 2009

Brugdag 4 mei a.s. Feestdagenverlof Adviesaanvraag afdeling Inspectie en Acquisitie Instemmingaanvraag Flexibele beloningssystematiek

11 mei 2009

Adviesaanvraag afdeling Inspectie en Acquisitie Adviesaanvraag website en fotodienst Nieuwe reiskostenregeling

7 juni 2009

Adviesaanvraag afdeling Inspectie en Acquisitie Adviesaanvraag website en fotodienst Nieuwe reiskostenregeling Ondersteuning OR Blokdagen 2010

16 november 2009

Evaluatie rond huisvesting Bloeyendael Onderzoek financiële organisatie Benoeming van adjunct directeur per 1-1-2010

48

Medewerkers van Het Utrechts Archief in 2009 Directie Saskia van Dockum

Management Team

Bibliotheek Margot Le Fèvre Leny Jurritsma Joke Mammen

Saskia van Dockum (directeur) Kaj van Vliet (Rijksarchivaris & hoofd Archieven) Erik Tigelaar (hoofd Collecties) Joyce Pennings (hoofd Publiek & Presentatie) Fred Dalhuisen (hoofd Bedrijfsvoering)

Fotografie Johan Denters Berry Geerlings Gerard van der Haar Irma Klaver Rob de Wilde

Personeel & Organisatie

Archieven

Anne-Marie van Vliet Karin Philips

Hoofd Kaj van Vliet

Communicatie & Marketing

Acquisitie Roosje Keijser

Anne Houk de Jong Sigrid de Grave Gerjanne van Hees Nusch Romijn

Inspectie Jeroen van Oss (gemeentearchivaris) Aat in ’t Hout Marjo Barthels Annelot Vijn

Collecties Hoofd Erik Tigelaar Restauratie en conservering Eugène Hoes Wim Jongerius Beeldmateriaal Lloyd Davies Douwe Koen Victor Lansink Peter Notermans Tolien Wilmer

Inventarisatie Jellie van der Meulen Gert Jan Röhner Mariëtte Rommers Theo van de Sande Edwin Stolp Floortje Tuinstra Kees van Kalveen Huib Leeuwenberg Indicering Wilma Broeks Albert Hogeweij Martine van der Kaa Irma Klaver Peter Lagerweij Tina Macht Josien Persoons Guy Pinckaers Peter Pouwels Theo van de Sande Herma Westra

Materiële verzorging Bep Kooy Miny Obbens Anja Grimminck Wilma Broeks Edwin Stolp

49

Publiek & Presentatie

Bedrijfsvoering

Hoofd Joyce Pennings

Hoofd Fred Dalhuisen

Studiezalen Mustafa Ahdoudi Mieke Breij (coördinator) Reinier Hilhorst Jantine de Jong Douwe Koen Janne Kok Annelot Vijn

Secretariaat Gerda Leemans-Visch Karin Fokken

Ondersteuning Studiezalen Hennie Douma Hans van Noord Educatie Nettie Stoppelenburg Samantha Hassink-Burbidge Tijn Pieren Oproepkrachten educatie / rondleiders Tijn Pieren Stijn van den Hurk Sander Geurts Hanneke Blijham Receptie/winkel Angelique van Lunteren-Brekelmans Ilja Raspe Rita Schippers-Garretsen Ab Fernhout Mieke van der Hoeven

Financiële administratie John de Leeuw Shardha Maniessing Irma Klaver Yvonne Oosterbeek Henda Voerman Facilitair Beheer Fieneke van Bemmel – ’t Hoen Harro Grondman Erwin de Kriek Mike van Nijendaal

Verhuur SaraLee Vos Floormanagement Jeroen Haggenburg Ton Verwey ICT Benjamin van Hoorn Erik Monna Evert-Jan Regterschot

Oproepkrachten receptie / gastheer Willem Janssen Tijn Pieren Christie Zwart

50

Jaarverslag Maart 2010 Utrecht

Recommend Documents