Jaarverslag Januari 2011 Utrecht

Jaarverslag 2010

Januari 2011 Utrecht

Inhoudsopgave Leeswijzer Voorwoord

3 4

1

Beleid en Management

5

2 2.1 2.2 2.3 2.4

Inspectie Reguliere inspectiecyclus Nieuwegein Invloed op concernbrede ontwikkelingen bij gemeente Utrecht Digitaal depot

6 6 7 7 8

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

Archieven Archiefbeheersysteem Acquisitie Inventarisatie Indicering Materiële verzorging Depotbeheer Reproductie Archiefbank

9 9 9 12 16 19 19 20 21

4 4.1 4.2 4.3 4.4

Collecties Restauratie en conservering Beeldmateriaal Bibliotheek Fotografie

22 22 22 24 26

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

Publiek & Presentatie Studiezalen Bruiklenen Tentoonstellingen Educatie Publieksactiviteiten en evenementen Tijdtripper Winkel Website

27 27 31 32 32 34 36 36 36

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

Communicatie & Marketing Bezoekcijfers Externe communicatie Projecten Vrienden van Het Utrechts Archief Relaties en samenwerkingsverbanden Interne communicatie

38 38 39 41 41 42 42

7

Publicaties

43

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

Bedrijfsvoering Facilitair Beheer Post-en Archiefzaken Financiële administratie ICT Verhuur en reserveringen

44 44 46 46 47 47 2

9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

Personeel Personeelsbezetting Flexibele arbeidsvoorwaarden Ziekteverzuim Arbeidsomstandigheden Vorming en scholing Ondernemingsraad

Lijst van medewerkers

49 49 51 51 52 52 52 53

Leeswijzer Voor u ligt het jaarverslag van 2010. Voorafgegaan door een korte samenvatting in het Voorwoord, geeft het in de hoofdstukken 2 t/m 5 per afdeling (Inspectie, Archieven, Collecties, Publiek & Presentatie) een overzicht van de werkzaamheden, de betrokken medewerkers, de speerpunten en de resultaten. Het geheel wordt besloten met een verslaglegging van de organisatiebrede en ondersteunende afdelingen op het gebied van Communicatie & Marketing (6), Publicaties (7), Bedrijfsvoering (8) en Personeel & Organisatie(9).

3

Woord vooraf Utrecht en zijn bewoners hebben samen een rijke geschiedenis. Sporen ervan zijn herkenbaar in onze directe omgeving, in landschappen, bebouwing, objecten. Gelukkig is in de loop der eeuwen ook veel vastgelegd en bewaard, getuige de 26 kilometer archieven en collecties die Het Utrechts Archief beheert. Wij koesteren dit collectief geheugen van stad en land met grote zorgvuldigheid en willen dit op allerlei manieren toegankelijk maken voor iedereen die 'iets te zoeken heeft' in Utrecht. Het jaar 2010 stond dan ook in het teken van duurzaam denken, toekomstbestendig maken en publieksgericht werken. Behoud en beheer van collecties en archieven, evenals verwerving van nieuwe aanwinsten, zijn daarin onlosmakelijk met elkaar verbonden. Deze vervolgens optimaal toegankelijk maken, is de kroon op het werk. Het werven en stimuleren van publiek beschouwen we als bijzondere opdracht. Immers, mensen die kennis maken met het verleden, zien ook hoe het hedendaags bestaan van historische betekenis kan zijn. Hieraan een bijdrage te mogen leveren, is wat ons inspireert. Dat 'geschiedenis dichtbij' steeds meer mensen aanspreekt, blijkt uit de ruim 20.000 bezoekers die in 2010 onze tentoonstellingen en activiteiten bezochten. Net als in voorgaand jaar betekent dit een groei van 20%. Ook het digitale bezoek is toegenomen tot meer dan 1,5 miljoen unieke bezoekers die samen 37 miljoen webpagina's openden en daarbij bijna 140 miljoen hits maakten. Gemiddeld gingen ze 8,5 minuut op zoek in de vele databanken die online zijn te raadplegen. Tijdens verbouwing van de locatie Alexander Numankade die nog tot medio 2011 zal duren streven we naar continuering van de dienstverlening. Dit kon worden gerealiseerd door tijdelijke verplaatsing van de studiezaal originelen naar een andere locatie, Bloeyendael. Hier kon met een aangepaste aanvraagprocedure en een dagelijks transport van en naar het depot veel onderzoek voortgezet worden. Naar verwachting kunnen we najaar 2011 weer onze intrek nemen in een geheel gerenoveerde locatie. Deze complexe situatie onderstreepte het belang van digitale toegankelijkheid en online beschikbaarheid van archieven en collecties. Digitalisering van archiefstukken en 'scanning on demand' werden daarom versneld ingezet, waarmee ook de implementatie van de Archiefbank in 2010 kon worden gerealiseerd. Met de ontwikkeling van een digitale studiezaal (24/7) kunnen we preciezer aansluiten bij de wensen van huidige en nieuwe archiefgebruikers. Deze ontwikkeling maakt het mogelijk om veel onderzoek vanuit huis te doen, in plaats van een bezoek aan de studiezaal. De effecten hiervan waren in 2010 al merkbaar in het teruglopend aantal fysieke bezoeken aan beide studiezalen. De Archiefbank biedt tevens de mogelijkheid om het beheer van de collectie te verbeteren. Eenmaal gedigitaliseerde archieven zullen alleen nog bij hoge uitzondering uit het depot gehaald worden. Het Utrechts Archief houdt van samenwerken. Ook in 2010 maakten we met culturele collega's mooie belevenissen mee. De Blind Date! tijdens Uitfeest (12 september) resulteerde in een spannende co-productie met Theater Kikker, waarbij archief- en collectiestukken theatermakers inspireerden tot uniek spel. Tijdens het Festival No Label (29 t/m 31 oktober) bracht het collectief Born Digital mediakunstenaars uit binnen en buitenland samen met het archief. Deel uitmakend van de ‘Utrechtse Musea’ werkte het archief nauw samen met de museumcollega’s van het Museumkwartier op het vlak van collectieve positionering. Met ingang van 2011 zal een gezamenlijk logo worden gevoerd en zullen de activiteiten van de deelnemende musea via een gezamenlijke website makkelijker vindbaar zijn. Het Utrechts Archief weet zich al vele jaren omringd door een kring van enthousiaste vrienden en vrijwilligers. In 2010 gaf een nieuw bestuur van de vriendenstichting ‘De Utrechtse Vriendschap’ een stevige impuls aan een nieuw programma en een wervingscampagne. De huidige politieke omwenteling, de aangekondigde rijksbezuinigingen en decentralisatie van rijkstaken hebben ongetwijfeld hun effect op de toekomst van cultureel erfgoed. Ook al tonen archieven als geen ander hoe dingen van voorbijgaande aard kunnen zijn, ze maken ook zichtbaar hoe de kleinste maatschappelijke bewegingen bepalend kunnen zijn voor de toekomst. Daarom is het van groot belang dat archieven hun werk blijven doen, met overtuiging en passie, zodat de tijd ons kan leren.

4

1

Beleid en Management

1.1

Algemeen bestuur

Het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief bestond in 2010 uit: Dhr. Aleid Wolfsen (voorzitter) Dhr. Vincent van der Burg (vicevoorzitter) Dhr. Kasper Driehuijs Dhr. Harm Janssen Dhr. Floris de Gelder Mw. Irmgard Broos (Adviseur Provincie) Met ingang van 21 juni werden de heren De Gelder en Janssen namens de gemeente opgevolgd door respectievelijk mw. Mirjam de Rijk en dhr. Frits Lintmeijer. De heer Martin Berendse trad m.i.v. 4 oktober toe tot het bestuur namens het rijk. Het bestuur vergaderde in 2010 vier maal, op 29 maart, 21 juni, 20 september en 6 december.

1.2

Management Team

Het Management Team van Het Utrechts Archief bestond in 2010 uit: Mw. Saskia van Dockum (directeur) Dhr. Erik Tigelaar (adjunct-directeur, hoofd Collecties) Dhr. Kaj van Vliet (Rijksarchivaris & hoofd Archieven) Mw. Joyce Pennings (hoofd Publiek & Presentatie) Dhr. Fred Dalhuisen (hoofd Bedrijfsvoering) Naast de tweewekelijkse MT-vergaderingen werd tweemaal een tweedaagse beleidsessie gehouden op 12/13 april (Vught) en 4/5 oktober (Leusden). Hierin werd o.m. het besluit (voor)genomen om het Management Team met ingang van 2011 in omvang te verkleinen en tevens enkele organisatie-onderdelen te herschikken. Eind 2010 werd dit voorstel door de OR goedgekeurd, zodat met per 1 januari 2011 de huidige organisatiestructuur zal bestaan uit de afdelingen Inspectie en Archiefbeheer (inspectie, inventarisatie & acquisitie, indicering, digitalisering & fotografie, materieel- en depotbeheer, restauratie), Publiek en Collecties (bibliotheek, studiezalen, website, educatie, exposities en beeldmateriaal) en Bedrijfsvoering (Facilitair, Financien, ICT, secretariaat, receptie). P&O en Communicatie & Marketing vallen direct onder de Directie.

Nevenfuncties en lidmaatschappen - Saskia van Dockum: voorzitter Stichting Utrechts Museumkwartier; voorzitter Stichting Archeologische Monumentenwacht; commissaris RAAP BV; bestuurslid van de Maatschappij voor Handel en Nijverheid, departement Utrecht; bestuurslid Museumkwartier Slot Zeist - Kaj van Vliet: bestuurslid Kring van Utrechtse archivarissen, redactielid Tijdschrift Oud-Utrecht, redactielid Sleutels tot de Utrechtse geschiedenis - Erik Tigelaar: lid van de Commissie straatnaamgeving van de gemeente Utrecht - Joyce Pennings: redactielid Tijdschrift Oud-Utrecht

5

2

Inspectie

Hoofd Jeroen van Oss (tot 1 november) Bernard Mantel (waarnemend vanaf 1 november) Medewerkers Marjo Barthels, Aat in ’t Hout, Bernard Mantel Per 1 november heeft Jeroen van Oss afscheid genomen als hoofd inspectie en gemeentearchivaris. In zijn plaats is Bernard Mantel benoemd als waarnemend gemeentearchivaris in afwachting van een definitieve invulling van de vacature. Bijdragen aan transparantie en good governance Transparantie en good governance van het gemeentebestuur zijn gebaat bij gedegen informatie- en archiefbeheer. Het Utrechts Archief draagt bij door archiefwettelijk toezicht en expertise op het gebied van analoog en digitaal archiefbeheer. Doelstellingen 2009-2012 1. Alle inspectiepunten bij de gemeente, de regiopolitie en de gemeenschappelijke regelingen zijn in 2012 eenmaal geïnspecteerd volgens de nieuwe methode, gericht op good governance, kwaliteitszorg en risicomanagement. 2. Het Utrechts Archief adviseert het college bij concernbrede ontwikkelingen op het gebied van (digitaal) informatie- en archiefbeheer. 3. In 2012 zijn vijf nieuwe tools (bijvoorbeeld een leidraad substitutie, een instrument voor een self assessment etc.) voor de archiefvormers opgesteld en op een bij de doelgroep passende wijze gepresenteerd. 4. In 2012 heeft Het Utrechts Archief een operationeel digitaal depot voor born digital en gedigitaliseerde documenten en zijn vijf typen digitale aanwinsten verworven, opgenomen in het preserveringsregime, toegankelijk gemaakt en aan het publiek beschikbaar gesteld.

2.1

Reguliere inspectiecyclus

De inspectiepunten worden in een vaste cyclus van vier jaar geïnspecteerd. Tussentijds wordt in een followup bezoek gepeild hoever het met de opvolging van de aanbevelingen staat. In 2009 is een nieuwe cyclus van inspecties gestart. Van de gemeente Utrecht liepen van de elf gestarte inspecties negen door in het eerste kwartaal van 2010. De inspectie van Bestuur Regio Utrecht startte eind 2010. Inspectiepunten Gemeente Utrecht, gestart in 2009: • Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (afgerond in 2010) • Bestuurs- en concerndienst (afgerond in 2010) • Gemeentelijke Ombudsman Utrecht (afgerond) • Gemeentelijke Brandweer Utrecht (afgerond in 2010) • Geneeskundige en Gezondheidsdienst (afgerond in 2010) • Centraal Museum, follow up (afgerond in 2010, eindgesprek volgt in 2011) • Stadsontwikkeling, follow up (afgerond in 2010, eindgesprek volgt in 2011) • Wijken, follow up (afgerond in 2010) • Stadswerken (afgerond in 2010) Inspectiepunten Gemeente Utrecht, gestart in 2010: • Griffie

Inspectiepunten Gemeenschappelijke Regelingen, gestart in 2009: Facilitaire Dienst Utrechtse Recreatieschappen (Recreatie Midden Nederland) (Afgerond in 2010) Regiopolitie, monitoren (af te ronden in 2011) 6

Sinds 1 mei 2009 verzorgt de eenheid Inspectie ook de inspectietaak voor Archief Eemland. Daardoor ontstond er ruimte voor uitbreiding van 0,8 FTE. Deze is per 1 oktober 2009 ingevuld met de komst van Bernard Mantel in de functie van inspecteur. Sindsdien zijn de volgende inspecties bij inspectiepunten van Archief Eemland gestart: Inspectiepunten Archief Eemland, gestart in 2009 en doorlopend in 2010 en gestart in 2010: • Gemeente Soest • (Voormalige) gemeentelijke brandweer gemeente Amersfoort • Gemeente Amersfoort, Concernstaf • Gemeente Renswoude (afgerond in 2010) • Gemeente Baarn • Gemeente Leusden • Gemeente Amersfoort, Sector Ontwikkeling en Beheer • BEL-Combinatie, Gemeentelijk apparaat van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. In samenwerking met Streekarchief Gooi- en Vechtstreek (Afgerond in 2010) • Gemeente Woudenberg

2.2

Nieuwegein

In het verslagjaar werden de onderhandelingen over een dienstverleningsovereenkomst met gemeente Nieuwegein succesvol afgerond. De overeenkomst werd op 22 november door burgemeester C. de Vos van Nieuwegein en de bestuursvoorzitter van Het Utrechts Archief A. Wolfsen ondertekend. Vanaf 1 januari 2011 voert Het Utrechts Archief de archiefwettelijke taken van gemeente Nieuwegein uit, zoals het beheer van de overgebrachte archieven en de informatievoorziening daaruit, alsmede het archiefwettelijk toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archieven. In 2011 zal daartoe een plan worden gemaakt. Vanaf januari 2011 worden in een aantal etappes de archieven van gemeente Nieuwegein bij Het Utrechts Archief ondergebracht. Voor de onderzoekers is dat een verschil: ze zullen zich tot een andere organisatie moeten wenden. Daar staat tegenover dat de openingstijden veel ruimer kunnen zijn dan in Nieuwegein het geval was. Aangezien Nieuwegein vanaf eind 2011 volledig digitaal gaat werken, biedt de samenwerking ook de mogelijkheid om te onderzoeken hoe in de toekomst overbrenging van digitaal archief in zijn werk zal gaan. Er ontstaat ondermeer de mogelijkheid om de archiefvorming bij de gemeente zodanig in te richten dat het archief moeiteloos kan worden opgenomen in het e-depot.

2.3

Invloed op concernbrede ontwikkelingen bij gemeente Utrecht

Het koersdocument van augustus 2009 is begin 2010 bijgesteld en aan de orde geweest bij een aantal zogenaamde treintjessessies. Deze bijeenkomsten met betrokkenen van Servicecenter Informatievoorzieningen, Servicecenter DIV en informatie-adviseurs van de gemeenten waren bedoeld om de ontwikkelingen te schetsen en waar nodig bij te stellen. De inspectie is bij deze sessies aanwezig geweest en heeft daar zijn inbreng gehad. De archiefinspectie was ook betrokken bij de bijeenkomsten om een proof of concept vast te stellen, waarbij de noodzakelijke functionaliteiten van het nieuwe DMS worden ontwikkeld. In het kader van het papierarm werken in het nieuwe stadskantoor had de gemeente het voornemen een Servicehuis DIV in te richten waarin, buiten het stadskantoor, de papieren informatiestroom verwerkt en gedigitaliseerd zou worden. De inspectie heeft in samenwerking met de provinciale archiefinspectie een vooronderzoek gedaan naar het beoogde pand. Inmiddels is heeft de gemeente op dit punt een andere koers ingezet en is de inrichting van een servicehuis DIV voorlopig bevroren. Eind 2009 is de inspectie gevraagd door de Interne Auditafdeling van de gemeente Utrecht om een inhoudelijke bijdrage te leveren aan een audit van de archieffunctie bij de gemeente. Dit onderzoek is een laatste vervolg op het rapport ‘Gaten in het geheugen’ uit 2004 en de reacties van de gemeente daarop. In 2009 heeft de Raad verzocht om een definitief onderzoek op grond van artikel 23a Gemeentewet. 7

Vanaf januari 2010 heeft de afdeling inspectie meegewerkt aan het onderzoek en alle versies van het auditrapport becommentarieerd. De conclusies waren niet gunstig voor de werkwijze ten aanzien van de informatievoorziening bij de gemeente Utrecht. Op 5 november is het rapport, samen met het jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2009 besproken in de wethoudersstaf met verantwoordelijk wethouder dhr. J. Kreijkamp. Deze heeft besloten de bespreking van auditrapport en jaarverslag in College en de Raad uit te stellen totdat er een uitgewerkt plan van aanpak ligt.

2.4

Digitaal depot

Na afronding van de pilot Gemeenschappelijke digitale depotvoorziening voor RHC’s met Het Nationaal Archief is de werkgroep 'Applicatie e-depot' uitgebreid met een vertegenwoordiging van het Gelders Archief, naast de overige deelnemers Nationaal Archief, Zeeuws Archief en Noord-Hollands Archief. Na het vertrek was Jeroen van Oss (Het Utrechts Archief) als voorzitter van de werkgroep heeft Klaartje Pompe (NoordHollands Archief) de voorzittersrol overgenomen. Parallel aan de werkgroep 'Applicatie e-depot' hebben de RHC’s een werkgroep ‘organisatie’ in het leven geroepen, die onderzoek heeft gedaan naar de organisatorische effecten die de invoering van een e-depot bij de RHC’s en het Nationaal Archief zal hebben. De instelling van een werkgroep 'financiën' is aangekondigd, maar nog niet van start gegaan. Deze werkgroep zal onderzoeken wat de financiële consequenties van een e-depot zullen zijn, waarmee ook kengetallen worden opgeleverd over de kosten van het bewaren van digitaal materiaal. De werkgroep 'applicatie' is een aantal keren bijeen geweest en heeft op basis van enkele testsessies een rapport geschreven, dat in januari 2011 aan de directeuren van de RHC’s zal worden gepresenteerd. Het doen van tests werd in de praktijk nogal gehinderd door verbindingsproblemen die met inzet van de ICTafdelingen van het Nationaal Archief en Het Utrechts Archief met moeite konden worden opgelost. Daardoor was het niet mogelijk om te testen met grotere bestanden. Inmiddels is de e-depot-applicatie zo ingericht dat er een multi-tenant structuur is ontstaan. Binnen iedere tenant kan elke instelling haar eigen ‘look and feel’ inrichten. Op dit moment is dit nog niet overal doorgevoerd. Een ander aspect wat nog nader is te onderzoeken is de vraag waar het inhoudelijke beheer van de archieven wordt neergelegd. Aanvankelijk zou dit binnen het e-depot zelf plaatsvinden, maar inmiddels is door het Nationaal Archief gekozen dit aspect uit te voeren binnen de bestaande archiefbeheerssystemen. Deze optie heeft ook de voorkeur van de RHC’s. Aan de leveranciers van de archiefbeheerssystemen van de RHC’s, De Ree Archiefsystemen (MAIS-Flexis) en DeventIT (Atlantis) is aan het eind van het jaar opdracht gegeven te onderzoeken op welke wijze er koppelingen zijn te maken tussen het e-depot en de beide archiefbeheerssystemen. Resultaten van dit onderzoek worden in januari 2011 verwacht. Het rapport was niet onverdeeld gunstig over de samenwerking van de RHC’s met het Nationaal Archief. De communicatie over het beschikbaar worden van nieuwe releases van de software was in de ogen van de werkgroepleden niet optimaal. Desondanks is veel voortgang geboekt in de ontwikkeling van de applicatie. De directeuren van de RHC’s zullen in januari 2011 een beslissing nemen over de voortzetting van het project en de samenwerking met het Nationaal Archief.

8

3

Archieven Kaj van Vliet

Hoofd Medewerkers Archiefbeheer: Acquisitie: Inventarisatie: Indicering:

Materiële verzorging: Depotbeheer: Reproductie: Project Archiefbank:

3.1

Roosje Keijser, Theo van de Sande, Annelot Vijn (applicatiebeheerder MAIS-Flexis) Roosje Keijser, Jellie van der Meulen, Theo van de Sande, Floortje Tuinstra Kees van Kalveen (onbezoldigd), Roosje Keijser, Huib Leeuwenberg (onbezoldigd), Jellie van der Meulen, Gert Jan Röhner (vanaf mei 2010 onbezoldigd), Mariëtte Rommers, Theo van de Sande, Floortje Tuinstra Hanneke Blijham (tot september 2010), Anja Grimminck, Albert Hogeweij, Martine van der Kaa (tot juli 2010), Irma Klaver, Tina Macht, Joyce Pennings (vanaf juli 2010), Josien Persoon (vanaf augustus 2010 onbezoldigd), Peter Pouwels, Theo van de Sande, Herma Westra. Wilma Broeks, Anja Grimminck, Gerda Leemans (vanaf juli 2010), Miny Obbens, Edwin Stolp Wilma Broeks, Edwin Stolp Mariëtte Rommers Kaj van Vliet (projectleider), Annelot Vijn, Mariëtte Rommers, Evert Jan Regterschot, Sigrid de Grave, Anne Houk de Jong, Erik Tigelaar, Jeroen van Oss (tot november 2010), Joyce Pennings (tot juli 2010)

Archiefbeheersysteem

Vaste werkzaamheden • Beheren van de applicatie en de gegevens van het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis • Informatie verstrekken aan de afdelingen Archieven, Publiek & presentatie, Inspectie en de rijks- en gemeentearchivaris • Onderhouden van procedures en formulieren • Deelnemen aan het gebruikersoverleg van MAIS-Flexis • Deelnemen aan het applicatiebeheerdersoverleg van MAIS-Flexis Bijzondere werkzaamheden in 2010 • Verzamelen en registreren gegevens auteursrecht • Omzetten toegangen naar EAD-format • Inrichten uitvoer thematoegangen • Voorbereiden en implementeren uitleenprioriteiten en uitleenmomenten • Implementeren MAIS-Flexis versie 5.3 en 6.1 • Deelname applicatiebeheerder aan het driedaagse congres van de ECA in Geneve (april 2010) Daarnaast heeft de applicatiebeheerder in 2010 een belangrijke bijdrage geleverd aan het project E-depot (zie afd. Inspectie), het project Archiefbank (zie afdeling Archieven, Reproductie), de conversie van Notaris naar MAIS-Flexis en de conversie van Genlias-bestanden naar MAIS-Flexis (zie afdeling Archieven, Indicering).

3.2

Acquisitie

Verwerving archieven gemeente Utrecht •

Acquisitie bereidt de overbrenging voor van archiefbestanden van beheerseenheden van de gemeente Utrecht, de politieregio Utrecht en gemeenschappelijke regelingen met Het Utrechts Archief als 9

• •

bewaarplaats. Zij begeleidt en controleert de bewerking van deze bestanden door de archiefvormers en voert met hen overleg over de voorwaarden in de verklaring van overbrenging. Acquisitie beoordeelt aanvragen voor het verlenen van een machtiging voor vernietiging van archiefbescheiden van beheerseenheden van de gemeente Utrecht, de politieregio Utrecht en gemeenschappelijke regelingen met Het Utrechts Archief als bewaarplaats. In verband met de bouw van het nieuwe Stadskantoor in 2011 heeft de gemeente Utrecht ca. 3 km archief voor bewerking geselecteerd (project Grote Schoonmaak), waarvan een gedeelte voor overbrenging in aanmerking komt. In 2010 is in dat kader het volgende archief overgebracht:

Overbrenging gemeentelijke archieven Secretarie, 1970-1989 Totaal

in meters 251,0 251,0

Afgehandelde aanvragen voor machtiging tot vernietiging van nog niet overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden Gemeentelijke Geneeskundige & Gezondheidsdienst 1917-2002 (aanvraag uit 2009) Groep Centraal Technisch Onderhoud van de Dienst Stadsbeheer 1994-2005 Gemeentelijke Ombudsman 2004-2008 Voormalige Dienst Brandweer 1990-2008 Stadsschouwburg 2003-2008 (machtiging niet verleend) Dienst Burgerzaken en Gemeentebelastingen 1990-2004 Dienst Wijken (Wijkbureaus en Wijkservicecentra) 1979-2007 Regionale Brandweer Utrecht (1978) 1991-2003 en Brandweer Regio Utrechts Land (1996) 2003-2005 Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (machtiging niet verleend) Bureau Inburgering (beëindigde inburgeringstrajecten) 1996-2003 Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en Centrale Post Ambulancevervoer Utrecht (CPA) (1997) 1999-2005 (2006) StadsOntwikkeling (Afdeling Financiën en Control, Programma Bereikbaarheid en Ondernemingsraad) 1990-2007 Secretarie 1970-1989 Projectbureau Leidsche Rijn 1995-2008

Verleende machtigingen tot vernietiging van reeds overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden stukken uit de serie Hinderwetvergunningen 1911-1978 stukken uit het archief van de Gemeentelijke Middelbare Handelsschool en Handelsavondschool te Utrecht

Verwerving archieven rijk en provincie • •

Acquisitie bereidt de overbrenging van archiefbestanden van beheerseenheden van de Rijksoverheid en de Provincie in Utrecht voor. Zij begeleidt en controleert de bewerking van deze bestanden door de archiefvormers en voert met hen overleg over de voorwaarden in de verklaring van overbrenging. In de meeste gevallen wordt de overbrenging gecoördineerd door het Nationaal Archief via een landelijk overleg waarin ook Het Utrechts Archief participeert. In het verslagjaar heeft alleen bilateraal overleg met het Nationaal Archief plaatsgevonden.

Overbrenging archieven rijk en provincie Ministerie van Justitie: Notariële protocollen 1926-1935 Kamer van Koophandel Utrecht Rijksopvoedingsgesticht Montfoort, aanvulling Totaal

in meters 130,0 10,0 0,03 140,03

10

Vervreemding archieven rijk Dorpsgerechten, notariële archieven, DTB etc. (divers materaal) Totaal

in meters 2,0 2,0

Verwerving archieven particuliere instellingen •

• •

Acquisitie voert overleg over de verwerving van archiefbestanden van particuliere instellingen, bedrijven en personen. Zij selecteert de archieven die voor opname in aanmerking komen. Indien besloten wordt tot opname van een archief, begeleidt en controleert Acquisitie de bewerking van deze bestanden. In geval van een negatieve keuze wordt de archiefaanbieder geadviseerd over een alternatieve bestemming. In dit kader wordt contact onderhouden met de archiefvormers. Het Utrechts Archief streeft er bij de verwerving van particuliere archieven naar dat 80% daarvan in toegankelijke staat (niveau 3 of hoger) wordt overgedragen. Bijzondere aandachtspunten bij de verwerving van particuliere archieven in de periode 2009-2012 zijn: a. bedrijven en organisaties van nieuwe bewoners van de stad (aandachtsveld Stad Utrecht), b. buitenplaatsen en kastelen (aandachtsveld provincie) c. voorgangers van de Protestantse Kerk Nederland (3 km in periode 2007-2015, waarvan 1200 meter in 2009-2012) (aandachtsveld kerkelijke archieven, landelijk)

Overdracht particuliere archieven

in meters

Aandachtsveld Stad Utrecht Atheneum De Munnik Drukkerij Van Boekhoven Bosch Kathedrale koorschool, 1950-2000 De Vechtse Banen Sociëteit De Constructieve VVV Utrecht Losse aanwinsten, waaronder: - Notulenboek St. Martinusvereniging - Rekeningenboek Nederduitsche gereformeerde diaconie - Oorlogsdagboek Houtcentrale Hooggraven - Oorlogsdagboekjes R.C. Sangster - Dagboeken R.K. Kinderhuis (Algemene commissie voor kinderverpleging en bescherming te Utrecht) subtotaal

52,21

Aandachtsveld provincie Utrecht Dierenbescherming afd. Utrecht en Amersfoort Rode Kruis Utrecht Midden Waalse gemeente Vianen Familie Van Beuningen subtotaal

1,0 14,0 0,25 20,0 25,25

Aandachtsveld kerkelijke archieven landelijk GKN: Aanvullingen synode / deputaten Correspondentie Hoge Overheid GKN: Deputaten Informatiedienst GKN: Deputaten Kerk en Israël, aanvulling GKN: Deputaten voor Archieven en Kunstbezit / Archiefdienst GKN GKN: Studentenpastoraat Kerk en vrede, aanvulling 1983-1999 NHK en GKN: Commissie Contact Molukse en Nederlandse Kerken NHK en GKN: Predikantendocumentatie NHK: Commissie voor de Archieven, aanvulling NHK: Commissie voor het Beroepingswerk NHK: Raad voor de zaken van Kerk en Overheid NHK: Raad voor de zaken van Overheid en Samenleving NHK: Waalse Synode

6,5 14,0 4,0 25,0 1,0 0,5 1,21

4,4 4,1 5,1 8,85 6,5 12 7,5 14 10 3 9,25 12,5 1,7 11

NHK: Zeemansraad RK: Franciscanen Nederland, missie Noorwegen en Zweden subtotaal

2 2 102,9

Aandachtsveld NS-archieven landelijk subtotaal

0 190,36

Totaal

Acquisitie archieven totaal Totaal archieven overheid Totaal archieven particulier Totaal afgestoten overheid Totaal afgestoten particulier

in meters 391,3 190,36 -2,0 0

Summa totalis

3.3

579,66

Inventarisatie

Vaste werkzaamheden • Inventariseren van archieven. • Adviseren bij externe bewerking van nieuw te verwerven archieven. • Afwerken van door derden vervaardigde, met nieuwe archiefoverdrachten meegeleverde inventarissen op niveau 3 of hoger, en geschikt maken voor raadpleging op de studiezaal en via de website. • Beheren van de toegangen in het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis . • Converteren en controleren van nieuwe of nieuw bewerkte toegangen naar het archiefbeheersysteem, ca. 50 per jaar. • Verwerken van correcties op eerder toegankelijk gemaakte bestanden (niveau 3-5). • Verwerken van kleine, zogenaamde interne aanvullingen op eerder toegankelijk gemaakte bestanden en van losse aanwinsten (niveau 3-5).

Afgewerkte inventarissen, geleverd door derden bij overdracht van het archief 1106 Gemeentepolitie Utrecht, 1905-1994 1221 Burgerlijke stand van de gemeenten in de provincie Utrecht 19431950 1221-1 Burgerlijke stand van de gemeenten in de provincie Utrecht 19511960 1221-2 Burgerlijke stand van de gemeenten in de provincie Utrecht 19611970 1221-3 Burgerlijke stand van de gemeenten in de provincie Utrecht 19711980 1234 Arrondissementsrechtbank Utrecht 1930-1949 1282 Kantongerecht te Utrecht 1930-1949 1283 Kantongerecht te Amersfoort 1930-1949 1312-1 Districtsbureau voor de Arbeidsvoorziening in de provincie Utrecht 1953-1999 1312-2 Gewestelijk Arbeidsbureau's te Amersfoort, Breukelen, Soest, Utrecht en Veenendaal 1941-1984 1313 Gemeentelijk Vervoerbedrijf Utrecht, 1977-2003 (2006) 1314 Utrechtse Stichting voor Lichamelijke Oefening, (1919) 1927-1988 1315 Raad voor de kinderbescherming 1955-2004 1325 Stichting Silo-Nederland te Utrecht, (1951) 1974-2007 (2009) 1330 Vereniging Frons, Stichting Frons en Eetcafé De Baas te Utrecht, 1975-2009 1331 Nederlandse minderbroeders franciscanen in Noorwegen, 19242004

in meters 30,0 37,1 39,1 39,0 39,0 143,0 4,35 4,35 0,3 0,5 44,0 2,2 23,4 0,2 4,3 1,1 12

1332 1333 1338 1456 1457 1458 1459 1460 1461 1462 1463 1464 1465 1466 1467 1468 1469 1470 1471 1472 1473 1474 Totaal

Nederlandse minderbroeders franciscanen in Zweden, 1961-2000 (2003) Waalse hervormde gemeente te Vianen, 1730-1823 Gemeentebestuur Utrecht (secretarie), 1970-1989 NHK: Hervormd Evangelisatorisch Beraad (1968) 1970-1999 GKN: Deputaatschap Oorlogsschade 1940-1963 (1981) GKN: Deputaatschap Bid- en Dankstonden 1950-1967 NHK: Hervormd Huwelijks Contactbureau 1951-1969 NHK: Orde der Verdraagzamen 1952-1967 Waalse synode 1563-1890 GKN: Deputaatschap Kerkopbouw 1960-1978 GKN: Deputaatschap Gemeenteopbouw 1970-2000 NHK: Raad Pers en Publiciteit 1944-1995 NHK: Commissariaat Maatschappelijk en Cultureel Werk 19531980 NHK: Bouw- en restauratiecommissie 1944-2004 GKN: Gereformeerd Traktaatgenootschap Filippus 1878-2003 Atomium 1963-1999 GKN: Deputaatschap voor Evacuatiemoeilijkheden 1942-1965 GKN: Deputaatschap voor de radiokerkdiensten in de Wereldomroep 1949-1962 GKN: Deputaatschap voor de Bijbelvoorziening 1963-1967 NHK: Begeleidingscommissie mentoraat aan beginnende predikanten 1985-1998 NHK: Collectie Jacobus Rolandus 1629-1631 GKN: Stichting Steun Kerkopbouw 1954-2000

1,0 0,3 251,0 6,2 0,2 0,08 0,12 1,2 1,7 3,2 24,5 7,0 2,3 45,0 21,0 0,3 0,2 0,1 0,1 0,6 0,1 11,5 789,6

Bijzondere werkzaamheden In 2005 gold een kwart van alle door Het Utrechts Archief beheerde archieven als niet of onvoldoende ontsloten (toegangsniveau 0, 1 of 2). Van deze archieven (totale omvang 4150 meter ) is in de periode 20052008 een aanzienlijk gedeelte onderhanden genomen en tenminste van een globale toegang (niveau 3 of hoger) voorzien. Tussen 2009 en 2012 zal nog eens 1600 meter (400 meter per jaar) op deze wijze worden ge(her)ïnventariseerd. Zo voortgaande kan de achterstand van 2005 in tien jaar geheel worden weggewerkt. Bij de selectie van de in 2009-2012 te bewerken bestanden wordt prioriteit gegeven aan alle niet of onvoldoende ontsloten archieven van militaire organisaties (thema Oorlog en Vrede) en van kastelen en buitenplaatsen. Waar mogelijk zullen ook externe middelen worden geworven om deze doelstelling te verwezenlijken. De werkzaamheden van clusters 1 en 2 liggen direct in het verlengde van de genoemde doelstelling. Daarbij gaat het om in totaal 1440 meter archief. De resterende 160 meter zullen in het kader van cluster 4 worden gerealiseerd.

Cluster 1 Doel: Eindproduct: Omvang: Doorlooptijd:

Verbeteren van inventarissen van onvoldoende niveau (niveaus 1 en 2) Inventarissen op tenminste niveau 3, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website 680 meter 2009-2012

Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010:

200 meter 145,9 meter

Specificatie 534-2 1406 4005 Totaal

Huwelijkse bijlagen van de gemeenten in de provincie Utrecht 1933-1942 NHK: Stukken van Alexander Johannes Bronkhorst 1934-1993 (2005) Bouwvergunningen van de Dienst Stadsontwikkeling van de gemeente Utrecht 1979-1986

in meters 3,2 11 131,7 145,9 13


Globaal toegankelijk maken van ongeïnventariseerde archieven Inventarissen op tenminste niveau 3, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website 660 meter (70+70+260+260) 2009-2012


70 meter 21,65 meter

Specificatie 780-3 780-4 1163 1327 1328 1329 1335 1336 Totaal

Cluster 3 Doel:

Federatie van Unitates en bonden 1930-1981 Federatie van Unitates en bonden 1982-1991 Utrechtse Chemische Club te Utrecht 1929-1986 Vereeniging 'Het Utrechtsch Museum van Kunstnijverheid' te Utrecht en opvolgers (1855) 1884-1981 Vereniging van Diensthoofden van de gemeente Utrecht (1919) 1951-1995 Gemeentelijke Middelbare Handelsschool en Handelsavondschool te Utrecht (1907) 1915-1970 Utrechtse Studenten Alpen Club (USAC) 1929-1984 en Utrechtse Vrouwelijke Studenten Alpenclub (UVSAC) te Utrecht 1958-1969 Utrechtse Studenten Hockey Club te Utrecht 1971-1978

in meters 2,6 0,1 2,6 6 3,1 4,35 2 0,9 21,65

Omvang: Doorlooptijd:

Beschrijven van alle niet geïnventariseerde ‘interne aanvullingen’ op archiefbestanden van het voormalige Gemeentearchief Volledig bijgewerkte toegangen, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website 100 meter (50+50) 2009-2010


0 meter 0 meter

Eindproduct:


Overige inventarisatiewerkzaamheden Inventarissen (niveaus 4-5) in MAIS-Flexis, geschikt voor raadpleging op de studiezaal en via de website 1132 meter (waarvan 160 meter categorie niveau 0-2) 2009-2011


585 meter 0 meter

Cluster 5 Doel: Eindproduct: Omvang: Doorlooptijd: Bijzonderheden:

Publicatie van inventarissen Gedrukte inventarissen op niveau 5 in layout van de reeks Het Utrechts Archief 5 publicaties 2009-2011 In volgorde verschijnen de toegangen van: - Gemeentebestuur Vleuten-De Meern (2010) - EBG Voorstander (2011) - Huis Van Hardenbroek (2011) - Bisschoppen van Utrecht (2012) - Staten van Utrecht (2012) 14

De publicatie van de inventarissen van Vleuten-De Meern en EBG Voorstander zal met extern geld worden gefinancierd. Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010:

Cluster 6 Doel:

1 toegangen 0 toegangen

Omvang: Doorlooptijd:

Integreren beschrijvingen uit aanvullingen en wijzigingen in HUA-toegangen in MAIS-Flexis Alle aanvullingen en wijzigingen in MF en raadpleegbaar via Internet; beschrijvingen in voorbereidingen geëlimineerd Nader te bepalen Sept. 2009-dec. 2011



Eindproduct:


Registreren archiefvormers in MAIS-Flexis Alle archiefvormers globaal beschreven in MF en via overzicht raadpleegbaar via Internet 1300 archiefbestanden, waarvan 1050 met toegang en naar schatting 5500 archiefvormers Febr. 2008-april 2009 Voortzetting van het in 2008 gestarte project. In samenhang hiermee wordt ook gewerkt aan een update van het archievenoverzicht.


0 archiefvormers 0 archiefvormers


Omzetten toegangen in MAIS-Flexis omzetten naar EAD-format Alle toegangen in MF in EAD-format 1177 toegangen 2009-2012 Uitvoering volgens in 2009 op te stellen Plan van aanpak




Samenstellen thematoegang Utrecht in WO2 Thematoegang in MF en raadpleegbaar via archieven.nl 1 thematoegang 2009-2010 In het kader van het project Digitale gids Utrecht in WO2 (projectleider K. van Vliet); met subsidie van ministerie van VWS. Een extractie van de voor deze thematoegang geselecteerde beschrijvingen zal worden geplaatst op de landelijke wegwijzer voor WO2-archieven


Thematoegang online Thematoegang online


Inventariseren van archieven i.o.v. derden Inventaris op niveau 3 of hoger in MF en raadpleegbaar via Internet Nader te bepalen 2010-2012 Betreft particuliere archieven waarbij de schenker/inbewaargever bij de 15

overdracht van het archief financiële middelen ter beschikking stelt voor de afronding van de bewerking door Het Utrechts Archief. Voor 2010 betreft dit: - Rode Kruis afd. Utrecht - Atheneum De Munnik - Vincentiusvereniging - Vechtse banen Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010:

4 toegangen 1 toegang

Extra werkzaamheden Vanwege de aangepaste dienstverlening in de studiezaal originelen op locatie Bloeyendael werden 96 toegangen versneld online gepubliceerd in pdf-formaat.

3.4

Indicering

Algemeen In aansluiting op het beleid van de voorgaande jaren wil Het Utrechts Archief ook in 2009-2012 blijven investeren in het nader ontsluiten van belangrijke archiefseries voor het familie- en huizenonderzoek. Daartoe zal een tweetal grote en in de dienstverlening zeer succesvolle, (lang)lopende projecten worden gecontinueerd, namelijk: 1. Genlias: index op de Burgerlijke Stand 1811-1949 (totaal 1.300.000 records) en de Doop-, Trouw- en Begraafboeken ca. 1600-1811 (aantal records onbekend) van alle gemeenten in de provincie Utrecht. 2. Notaris: repertorium op de Notariële akten van notarissen in de stad Utrecht 1560-1811 (totaal 345.000 records), met scans van alle akten. Vaste werkzaamheden • Verwerken van correcties op bestaande nadere toegangen. • Deelnemen aan het gebruikersoverleg van GenLias. • Werven en begeleiden van vrijwilligers.

Bijzondere werkzaamheden Cluster 1 (Notaris) Doel: Eindproduct 2009-2012:

Omvang totaal: Doorlooptijd: Bijzonderheden:

Het scannen en ontsluiten op onder meer persoonsnamen, beroepen, geografische namen en trefwoorden van de protocollen van de notarissen residerende in de stad Utrecht over de periode 1560-1811 Er zullen van 28.000 akten uittreksels worden vervaardigd, 11.000 ingevoerd en 50.000 op juiste invoer worden gecontroleerd, 50.000 akten worden gescand. Uittreksels van 50.000 akten zullen worden toegevoegd aan het bestand dat on line raadpleegbaar is, zowel in de studiezalen als op Internet. Per 31 dec. 2012 zullen 250.000 akten on line raadpleegbaar zijn. 345.000 records (1989) 1998 – 2010 Het totaal aantal akten is bij een nauwkeurige herberekening in 2004 vastgesteld op ca. 345.000. Daarvan zullen in principe alle akten uit de periode vóór 1750 (300.000) eind 2010 binnen het huidige project worden afgerond. De resterende 45.000, alle uit de periode 1750-1811, zullen in de jaren daarna door een groep vrijwilligers worden bewerkt. In 2009 zullen alle records met bijbehorende scans uit de (verouderde) applicatie Notaris worden geconverteerd naar MAIS-Flexis. Voor deze voorbereiding en begeleiding van deze conversie is een projectgroep samengesteld.

16

Planning 2010 Uittreksels Invoer Controle Scans

5.000 7.500 15.000 20.000

gerealiseerd 5.038 4.907 20.011 31.456

Totaal internet

237.500

225.086 *

* Daarnaast zijn er in 2010 nog 20.339 extra records opgeleverd. Deze records zullen in 2011 met voorrang worden voorzien van een scan, zodat ze op internet kunnen worden gepubliceerd.

Project Conversie Notaris naar MAIS-Flexis Het in 2008 gestarte project Conversie Notaris naar MAIS-Flexis is in 2010 afgerond. Alle records uit het oude Notaris zijn naar MAIS-Flexis geconverteerd en in juli 2010 via archieven.nl gepubliceerd als onderdeel van de Archiefbank. Hiertoe is een nieuw zoekscherm voor de website ontwikkeld. Tevens is in het najaar van 2010 gestart met het werken met vrijwilligers voor het maken en invoeren van de uittreksels. Eind 2010 telde het team 3 vrijwilligers. De bedoeling is om dit team in 2011 verder uit te bouwen tot max. 6 vrijwilligers die in staat zijn een jaarproductie van 4000 a 5000 akten te leveren. Vanaf januari 2011 zullen voor deze taken geen tijdelijke krachten meer worden ingezet.

Cluster 2 (Genlias: Burgerlijke Stand en DTB) Doel: Dit landelijke project heeft als doel de presentatie op Internet van de nadere toegangen op de geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten van de Burgerlijke Stand (BS) van alle gemeenten vanaf 1811. De invoer van de Memories van successie (aangiften van het vermogen van overleden personen) is bij Het Utrechts Archief beperkt tot de periode 1806-1842/56. Vanaf 2007 worden ook de Doop-, Trouw- en Begraafboeken (tot 1811) via dit systeem ontsloten. Eindproduct 2009-2012: - Overlijdensakten BS 1811-1942: er zullen 50.000 records worden ingevoerd en op juiste invoer worden gecontroleerd. Eind 2009 zullen dan alle 700.000 records zijn ingevoerd, op juiste invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Geboorteakten BS 1811-1902: er zullen 100.000 records worden ingevoerd en op juiste invoer gecontroleerd. Eind 2009 zullen alle 500.000 records (m.u.v. stad Utrecht, volgt eind 2010) zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Huwelijken BS 1923-1932: vanaf 2007 worden er 35.000 akten ingevoerd. Eind 2009 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Overlijdens BS 1943-1950: vanaf 2007 worden er 55.000 akten worden ingevoerd. Eind 2009 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Overlijdens BS 1951-1960: vanaf 2010 worden er 70.000 akten worden ingevoerd. Eind 2011 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Doop-, Trouw- en Begraafboeken Utrecht: vanaf 2007 worden de gegevens uit het klappersysteem ingevoerd. Die op de Trouwboeken zijn in 2008 voltooid (55.000 records); in 2009-2012 worden de klappers op de Doop- en Begraafboeken ingevoerd (resp. 200.000 en 200.000 records). - Doop-, Trouw- en Begraafboeken provincie Utrecht: in 2009 zal voor deze werkzaamheden een plan van aanpak waarbij wordt gestreefd naar samenwerking met de collega-instellingen in de provincie. In 2010 zal een aanvang worden gemaakt met de invoer van de DTB Zuilen en Vleuten-De Meern (ca. 20.000 records). Vanaf 2011 is er ruimte voor invoer en controle van 100.000 records per jaar. Omvang: - Huwelijksakten BS 1811-1922: 166.661 (afgerond in 2002) - Huwelijksakten BS 1923-1932: 35.000 (afgerond in 2009) - Huwelijksakten BS 1933-1942 - Geboorteakten BS 1811-1902: 500.000 - Geboorteakten BS 1903-1912: 60.000 - Overlijdensakten BS 1811-1942: 700.000 (afgerond in 2009) - Overlijdensakten BS 1943-1950: 55.000 - Overlijdensakten BS 1951-1960: 70.000 17

Doorlooptijd: Bijzonderheden:

- Memories van successie 1806-1842/56: 65.000 (afgerond in 2007) - Doop-, trouw en begraafboeken vóór 1811: onbekend. (1996) 1998 – 2010; vervolgproject vanaf 2011 In 2009-2010 ontwikkelt de STAP een nieuwe landelijke website voor genealogisch onderzoek (www.WieWasWie.nl), waarin de gegevens uit het huidige Genlias, Digitale Stamboom, IISS en andere systemen worden opgenomen. Deze site zal in 2011 beschikbaar komen. In 2009-2010 zullen alle nog resterende oude tienjarentafels worden vervangen in alfabetische volgorde per gemeente.

Planning voor 2010 BS Huwelijken BS overlijden BS geboorte Memories DTB Utrecht Trouwen DTB Utrecht Dopen DTB Vianen Totaal internet

35.000 20.000 150.000 0 0 25.000 10.000

gerealiseerd 12.572 16.493 172.286 0 0 33.728 * 0

1.595.059

1.556.300 **

* Van de DTB-klappers stad Utrecht zijn 55.281 (DTB Utrecht Trouwen) en 33.728 records (DTB Utrecht dopen) gereed voor publicatie; de publicatie hiervan wacht echter op de overgang van Genlias naar WieWasWie in 2011. ** Daarnaast zijn er in de tweede helft van 2010 nog ca. 30.000 extra records van de BS Huwelijken en BS Overlijden opgeleverd; deze zullen begin 2011 nog op Genlias worden gepubliceerd.

Project DTB Utrecht digitaal In de eerste helft van 2010 is in samenwerking met de Kring van Utrechtse archivarissen een projectplan opgesteld voor het ontsluiten en digitaliseren van de DTB van alle gemeenten in provincie Utrecht. Deze index zal t.z.t. op WieWasWie worden gepubliceerd met alle images. Voor dit project heeft de Kring een subsidie van de provincie ontvangen van € 100.000, voornamelijk ten behoeve van het digitaliseren en het begeleiden van de vrijwilligers die bij dit project zijn betrokken. Deze begeleiding vindt plaats vanuit Het Utrechts Archief. Het project heeft een looptijd van ruim vier jaar (medio 2010-2014). In het najaar van 2010 is gewerkt aan de voorbereiding van het indiceren en het digitaliseren, waarmee begin 2011 zal worden gestart.

Cluster 3 Doel: Eindproduct 2009-2012: Omvang: Doorlooptijd: Bijzonderheden

Beschikbaar stellen van alle nadere toegangen van voldoende niveau met een tekst of databasebestand via de website 40 naar MAIS-Flexis geconverteerde tekst- en databasebestanden, online doorzoekbaar op de website 40 nadere toegangen 2007-2012 In 2008 is gestart met de ontwikkeling van een nieuw scherm voor uitgebreid zoeken in nadere toegangen op de website; dit scherm moet medio 2009 gereed zijn, om daarna geleidelijk met nieuwe zoekcategorieën te worden uitgebreid. In 2008 is gestart met voorbereidingen voor conversie van de nadere toegang op de notariële akten van Utrecht van vóór 1811 uit Notaris naar MF. Dit project moet in 2010 worden afgerond (zie cluster 1) In 2010 wordt gestart met voorbereidingen voor conversie van de Accessbestanden van de indexen in Genlias (BS, Memories van Successie, DTB) naar MF. Dit project moet in 2011 worden afgerond.

Planning voor 2010 5

gerealiseerd 2

18

3.5

Materiële verzorging

Algemeen Niet verpakt worden archieven die: • Op de nominatie staan vervreemd, afgestoten of vernietigd te worden. Verpakt op deltaplanniveau worden archieven die: • Recentelijk geïnventariseerd zijn • Een verpakkingsniveau hebben van minder dan 4 (deltaplanniveau) en een toegangniveau van 3 of hoger (werkvoorraad per 1-1-2009: 1600 meter) Voorlopig verpakt worden archieven die: • Een verpakkingsniveau hebben van minder dan 2c (verhuisklaar) en een toegangniveau van minder dan 3 (werkvoorraad per 1-1-2009: 0 meter) Voor voorlopig verpakken geldt als norm verpakkingsniveau 2c. Dit houdt in dat de stukken in zodanige materiële staat moeten verkeren dat een professionele, ter zake kundige verhuizer de stukken kan verplaatsen zonder risico’s ten aanzien van de materiële staat en toegankelijkheid. Dit geldt zowel voor interne als externe verplaatsingen.

Vaste werkzaamheden • Definitief verpakken en etiketteren van daarvoor in aanmerking komende archieven volgens de normen van het Deltaplan Cultuurbehoud, met name nieuw geïnventariseerde archieven.

Bijzondere werkzaamheden in 2010 Planning voor 2010 Herverpakken van archieven met een verpakkingsniveau minder dan 4 en een toegangsniveau van 3 of hoger (omvang 200 m) Ontnieten van het DEMKA-archief (totale omvang 70 m)

3.6

gerealiseerd in meters 162 50

Depotbeheer

Vaste werkzaamheden • (Doen) plaatsen van nieuwe archieven en herplaatsen van reeds aanwezige archieven na bewerking. • (Doen) lichten en terugplaatsen van archieven bij uitlening, externe reproductie, restauratie, bestraling. • (Doen) lichten van archieven in geval van vervreemding, afstoting, vernietiging en overdracht aan de ontvanger. • (Doen) opbouwen en aanpassen van stellingen. • Beheren voorraad stellingen en planken. • Beheren van de archieven in de pre-quarantaine- en quarantaine-ruimte. • Beheren vindplaatsgegevens in het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis. Bijzondere werkzaamheden in 2010 • Voorbereiden en begeleiden van de herinrichting van de G-toren

19

3.7

Reproductie

Algemeen Op basis van het in 2008 opgestelde informatie- en digitaliseringsplan wil Het Utrechts Archief in de periode 2009-2020 de meest geraadpleegde en meest kwetsbare 10% van de collectie digitaliseren en online publiceren. Bij het zoeken in archieven zal hiertoe medio 2010 nieuwe functionaliteit op de website beschikbaar komen, die voorziet in het lezen en tegen vastgestelde tarieven downloaden van images van archiefmateriaal, gekoppeld aan de beschrijvingen in de toegangen en nadere toegangen. De Archiefbank biedt ook mogelijkheden voor het online indienen van een verzoek tot digitalisering door bezoekers van de website. Doelstelling is om vanaf 2009 500.000 images per jaar te produceren (waarvan 300.000 op basis van aanvullende financiering), zodat de archiefbank eind 2012 2 miljoen images bevat.

Planning voor 2010 Verfilmen (extern) hiaten BS Overlijdens 1943-1950

in fiches Onbekend

in fiches 0

Digitaliseren Scannen (intern): notariële akten Utrecht voor 1811 Scannen (intern): Oorlogsdagboeken en kaartboeken (hoogwaardige opnames Fotodienst) Scannen (extern): stukken t.b.v. de Archiefbank (300.000 images/jaar) Scannen (extern): microfiches van het archief ex-keizer Wilhelm (i.s.m. en financiële bijdrage van Huis Doorn) Bewerken bestaande images voor publicatie in de Archiefbank totaal

in images 100.000 1.000

in images 120.000 * 1.531

300.000 0

162.608 ** 196.300

401.000

170.202 650.641

Images gepubliceerd in de Archiefbank Archieftoegangen Nadere toegangen (o.a. Notaris) totaal

302.396 900.000 1.202.396

* Dit is een schatting op basis van het aantal gescande akten (31.456) x het gemiddeld aantal images per akte (4) ** In de planning waren 50 van 1 m zendingen voorzien, waarbij werd uitgegaan van 6000 images per meter. Daarvan zijn er 37 gerealiseerd, waarbij een zending gemiddeld 1,06 m omvatte en 30 inventarisnummers. Het gemiddeld aantal images per meter bedroeg 4148. Het lagere aantal zendingen is het gevolg van: a. De noodzaak om de kwaliteitseisen tussentijds te evalueren, waarbij de productie tijdelijk opgeschort is geweest. Eén batch is opnieuw gescand. De evaluatie heeft geleid tot een optimalisering van de kwaliteit van de scans; b. Een bijstelling van de planning in verband met feestdagen, anders dan de kerstvakantie. Het verlies van een productiedag tijdens een feestdagweek leidt ertoe dat de leverancier niet altijd tijdig kan leveren. In de planning van 2011 zal dit worden ingepast. c. De verschuiving van zending 2010-38 (december) naar januari 2011 in verband met weersomstandigheden.

20

3.8

Project: Archiefbank

Doel:

Bouw van een archiefbank

Doorlooptijd: Geschatte input in tijd:

febr. 2008-dec. 2010 (verlengd tot juni 2011) 1000 uur per jaar

Bijzonderheden:

In maart 2009 is de oorspronkelijke projectopzet gewijzigd en is besloten dat het project in samenwerking met De Ree Archiefsystemen wordt voortgezet. De financiering van de nieuwe functionaliteit in MAIS-Flexis wordt voor het merendeel gefinancierd door De Ree Archiefsystemen.

Gerealiseerd in 2010 • • • • • • • • • • • • • • •

1 maart: presentatie voor collega-instellingen i.s.m. De Ree Archiefsystemen Produceren van een promotiefilm over de Archiefbank voor collega-instellingen (i.s.m. Communicatie en Marketing en Hatice Karabacak; met financiële ondersteuning van De Ree Archiefsystemen en Microformat); première tijdens de presentatie op 1 maart 25 maart: demonstratie Archiefbank aan collega applicatiebeheerders MAIS-Flexis i.s.m. De Ree Archiefsystemen Diverse demonstraties in kleiner verband voor collega’s van de archiefdiensten in Tilburg, Middelburg, Amsterdam, Zwolle, Rotterdam. 27 april: oplevering van de raadpleeg- en downloadfunctie van de images in de Archiefbank 27 april: Start themawebsite Tweede Wereldoorlog (met 80.000 images online) 5 juli: activering van de betaalfunctie in de Archiefbank in combinatie met de nieuwe tarieflijst 5 juli: publicatie van de index op de notariële akten (voorheen Notaris) in de Archiefbank Aanpassen uitgebreid zoeken en globaal zoeken (m.b.v. GSA) in archieven; implementatie webservices (i.s.m. AB-C Media) Uitbreiden van de webwinkel met producten Archiefbank (i.s.m. AB-C Media) Inrichting duurzame bewaaromgeving voor images van de Archiefbank (predepot) (i.s.m. ICT) Augustus-december: diverse tests van de on demand functionaliteit Digitaliseren 50 x 1 m archiefmateriaal (i.s.m. Microformat) Opstellen van toelichting en instructie voor gebruikers van de Archiefbank (voorlopige versie) Opstellen van een handboek Archiefbank met uitgewerkte procedure en werkinstructies

Vanaf 1 februari 2011 zal ook de on demand–functionaliteit in de Archiefbank beschikbaar komen. Ten behoeve van dit onderdeel werden in de zomer en het najaar van 2010 twee tests uitgevoerd, die aanleiding gaven tot enkele aanvullende verbeteringen van de eerder ontwikkelde functionaliteit. Doelstelling is het project voorjaar van 2011 uitgebreid te evalueren en het medio 2011 af te sluiten.

21

4

Collecties Erik Tigelaar

Hoofd Medewerkers Restauratie en conservering: Beeldmateriaal: Bibliotheek: Fotografie:

4.1

Eugène Hoes, Wim Jongerius en Werner Mammen (vrijwilliger) Lloyd Davies, Douwe Koen, Victor Lansink, Peter Notermans en Tolien Wilmer Margot Le Fèvre, Leny Jurritsma en Joke Mammen Johan Denters, Berry Geerligs en Rob de Wilde

Restauratie en conservering

Algemeen De werkzaamheden gaan uit van de behoefte van de gebruiker en hebben als doel: een behandeling van de wegens hun materiële staat van raadpleging uitgesloten inventaris- en catalogusnummers van archivalia, beelddocumenten en bibliotheekwerken, tot het voor hernieuwde raadpleging minimaal noodzakelijke niveau.

Projecten restauratie/conservering archieven

Hof van Utrecht Totaal

in aantal bladen ---

Projecten restauratie/conservering collecties

Bibliotheekwerken Totaal

in aantal stukken 60 60

Projecten materiële verzorging

Collectie Coenen van ’s-Gravesloot Overige beelddocumenten Charters (t.b.v. dienstverlening) Totaal

in aantal stukken 122 18 -140

Behandeling te exposeren objecten in aantal stukken 63

Bruiklenen aan derden in aantal stukken 4

22

Overige werkzaamheden • Advisering medewerkers materiële verzorging en advisering m.b.t. inrichting expositieruimten • Voorbereiden scannen Utrechts Nieuwsblad • Het vervaardigen van 300 boekstroken • Het uitvoeren van schimmeltesten op archieven

4.2

Beeldmateriaal

Algemeen Bij de ontsluiting gelden de volgende prioriteiten: • Invoer en conversie catalogusbeschrijvingen daterend van voor 1998. • Negatieven van de fotodienst van Het Utrechts Archief. • Nieuwe aanwinsten.

Acquisitie

Affiches Bewegend beeld Cartografische documenten Fotografische documenten Geluidsdocumenten Technische tekeningen Tekeningen en prenten Totaal

in aantallen 750 19 2 1775 --28 2574

Bijzondere aanwinsten • 12 door de amateurfilmer A.P. van Kuijk in de periode 1936-1975 vervaardigde 8 mm films over de stad Utrecht, sportevenementen in deze stad en het leven van het gezin Van Kuijk te Utrecht. • 100 stereokleurendia’s van de stad Utrecht, in de periode 1955-2000 vervaardigd door H. de Wijs. • 485 foto’s (digitaal) van het Stationsgebied te Utrecht, in de periode 2006-2010 vervaardigd door H. Boland en R.J. van der Lingen. • 439 foto’s (digitaal) van de Uithof te Utrecht, in 2010 vervaardigd door J. Denters, B. Geerligs, V. Lansink en R. de Wilde. • Prent van Melchisedech van Hoorn: profiel van de stad Utrecht uit het zuidwesten gezien, ca. 1570. Het betreft de bovenste helft van een prent met de profielen van Utrecht en Antwerpen. • Twee door J. Versteegh in de omgeving van Rhenen gemaakte tekeningen: gezicht op de Marsdijk aan de zuidzijde van de Rijn, 1776 en gezicht op de Cuneralaan aan de noordzijde van de Nederrijn aan de voet van de Heimenberg met op de voorgrond een uitrustende marskramer, 1781. • Tekening van H. van Brussel: gezicht vanaf de bevroren Vecht te Utrecht op de uitmonding van het Zwarte Water in de Vecht met op de achtergrond de Lauwerechtbrug, ca.1810.

Verliezen

Portretfoto’s uit de Iconografische Atlas

in aantallen 202

23

Ontsluiting

Affiches Bewegend beeld Cartografische documenten Fotografische documenten Geluidsdocumenten Technische tekeningen Tekeningen en prenten Totaal Raadpleegbaar in Atlantis 31-12

in aantallen -9 4 11211 --39 11263 137.752

De volgende beelddocumenten zijn ontsloten: • In 2010 verworven foto’s, tekeningen en prenten; negatieven en digitale opnamen van de Fotodienst van Het Utrechts Archief; persfoto’s van gebeurtenissen in de stad en de provincie Utrecht in de periode 1980-1995 en van Utrechtse personen uit de periode 1960-1995 (afgedrukt in het Utrechts Nieuwsblad); foto’s van de Nederlandse Spoorwegen, foto’s van bijzondere gebeurtenissen in de stad Utrecht (Historische Atlas); foto’s van bekende Utrechtse personen (Iconografische Atlas). • Prentbriefkaarten en foto’s betreffende de volgende plaatsen in de provincie: Veenendaal, Vinkeveen, Vreeland, Vreeswijk, Lage Vuursche, Werkhoven, Westbroek, Wilnis, Woerden, Woudenberg, Zegveld en Zeist.

Overige werkzaamheden • • • •

•

4.3

Het beantwoorden van specialistische vragen op het gebied van de collectie en de geschiedenis van de spoorwegen in Nederland. Het voorbereiden van de tentoonstelling De stad uit met het Stichtse lijntje. Ruim een eeuw spoor tussen Utrecht en Baarn. Het (mede) voorbereiden van de tentoonstelling Vier eeuwen beweging op de Maliebaan. Het Utrechts Archief is de thuisbasis van het Utrechts Provinciaal Filmarchief. Dit is een provinciaal expertisecentrum voor bewegend beeld waar kleinere filmbeherende instellingen in de provincie ondersteuning en advies kunnen krijgen bij de verwerving, ontsluiting en conservering van filmmateriaal. Ook kunnen zij hun kwetsbare materiaal in een speciaal filmdepot onderbrengen Vervaardigen van filmcompilaties ten behoeve van de publiekspresentaties.

Bibliotheek

Algemeen Bij de ontsluiting gelden de volgende prioriteiten: • Nieuwe aanwinsten. • Artikelen uit 82 geselecteerde series lopende tijdschriften. • Boeken en tijdschriften van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief (op het gewenste ontsluitingsen integratieniveau brengen). • Artikelen uit een nog nader te bepalen aantal geselecteerde series lopende en afgesloten tijdschriften uit de periode tot 1998 betreffende de provincie Utrecht behalve de stad Utrecht.

24

Acquisitie Boeken en nieuwe tijdschriftabonnementen Lopende periodieken Totaal

in aantallen 453 400 853

Bijzondere aanwinsten • Atlas van de terreinen der protestantsche zending in Nederlandsch Oost- en West-Indië. - 3e dr. Oegstgeest : Zendingsbureau der Samenwerkende Zendingscorporaties, 1942. • Programma voor den herdenkingsavond op maandag 23 februari 1925, ter gelegenheid van het 45-jarig bestaan van de Commissie tot verstrekking van kleeding en dekking gedurende het winterseizoen in Hotel de l'Europe, Vreeburg, Utrecht. - [S.l.] : [s.n.], [1925]. • [Aantekeningen [handschrift] van Willem Wagenaar (1872-1952), huisarts te Utrecht van 1900-1941]. [Utrecht], [1900-1941]. Enkele fol. zijn van de hand van de vrouw van Willem Wagenaar, Allegonda Geertruida Wagenaar-Tresling. - Bijgevoegd: 6 pentekeningen van de hand van Th. Haakma Wagenaar (1908-1986), Utrechts restauratiearchitect en zoon van huisarts Willem Wagenaar.

Verliezen Boeken en tijdschriften van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief

in aantallen 462

Ontsluiting In 2010 verworven boeken en nieuwe tijdschriftabonnementen Artikelen betreffende stad en provincie Utrecht in 82 series lopende tijdschriften Pamfletten uit de periode 1587-1853 Totaal Herontsluiting Boeken en tijdschriften van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief Als tweede exemplaar opgenomen boeken van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief Raadpleegbaar in VUBIS 31-12

in aantallen 403 875 287 1565

912 86 64.659

Overige werkzaamheden • Het Utrechts Archief participeert samen met de Provinciale Bibliotheekcentrale, de Gemeentebibliotheek Utrecht, de Universiteitsbibliotheek Utrecht en de SSG in de Stichting Stichts Algemeen Bibliografisch Netwerk (Sabine). Deze Stichting heeft als doel het opbouwen, onderhouden en ter beschikking stellen van een gegevensbestand met de titels van de publicaties betreffende de provincie Utrecht. De titels worden door Het Utrechts Archief via downloaden vanuit VUBIS ter beschikking gesteld. • Applicatiebeheer VUBIS. • Het beantwoorden van specialistische vragen op het gebied van de collectie. • Tijdschriftenadministratie en begeleiden bindwerk. • Het leveren van bijdragen aan de rubriek Literatuursignalement in het tijdschrift Oud-Utrecht. • Voorbereiden en begeleiden van de conversie van de titels naar een nieuw catalogussysteem of een nieuwe versie van het huidige catalogussysteem. • Het digitaliseren en ontsluiten van het Utrechts Nieuwsblad 1893-heden.

4.4

Fotografie

Algemeen Als gevolg van de opkomst van de digitale fotografie is het aantal externe opdrachten flink teruggelopen en is 25

de omzet navenant gedaald. De webwinkel en de eigen beeldbank bieden wel kansen. Daarom is besloten een extra impuls te geven aan het digitaliseren van beelddocumenten ten behoeve van de beeldbank. Om het werkproces te optimaliseren zijn de fotografen ondergebracht bij de afdeling Collecties.

Fotografie extern Fotografieopdrachten, bestellingen van reproducties en gebruik collectie Fotografieopdrachten Reprobestellingen extern Reprobestellingen via website Downloads beeldmateriaal Gebruiksvergoedingen beeldmateriaal Totaal

Omzet € 23.001 € 25.848 € 13.578 € 6.028 € 6.602 € 75.061

Enkele voorbeelden van fotografieopdrachten • 1500 opnamen van alle kerkelijke en niet-kerkelijke activiteiten in de Domkerk. Opdrachtgever: Citypastoraat. • 360 opnamen van bedrijfsgebouwen en bedrijventerreinen ten behoeve van de Vastgoedmonitor Utrecht 2010. Opdrachtgever: afdeling Economische Zaken van de dienst Stadsontwikkeling van de gemeente Utrecht. • Maandelijks werd een fotoreportage gemaakt van de Naturalisatiebijeenkomst in het Nationaal Museum van Speelklok tot Pierement. Opdrachtgever: afdeling Bestuurs- en Concernondersteuning van de Bestuurs- en Concerndienst van de gemeente Utrecht.

Fotografie intern Fotografie Personeelsactiviteiten Publieksactiviteiten Locaties t.b.v. collectie beeldmateriaal Totaal

in aantallen opnamen 850 850 564 2264

Digitaal reproduceren

Documenten uit archieven Documenten uit de collectie beeldmateriaal Totaal

in aantallen scans/opnamen 1531 17458 18989

Overige werkzaamheden • Digitale beeldbewerking en printen van afbeeldingen voor tentoonstellingen van Het Utrechts Archief. • Voor de winkel: het vervaardigen van prints en prentbriefkaarten en adviseren over het assortiment. • Voor Communicatie & Marketing: het vervaardigen van promotiemateriaal.

26

5

Publiek & Presentatie Joyce Pennings (i.v.m. ziekte vanaf 15 maart waargenomen door Saskia van Dockum (receptie), Erik Tigelaar (studiezalen) en Ellis Buis (exposities en educatie)

Hoofd

Medewerkers Studiezalen:

Mustafa Ahdoudi, Mieke Breij (coördinator), Hennie Douma (overleden op 30 december),Reinier Hilhorst, Janne Kok, Aleid Mooij, Hans van Noord, Annelot Vijn en Meike Wielheesen., Mirjam Mutzri Educatie & publieksactiviteiten: Nettie Stoppelenburg, Samantha Hassink-Burbidge, Tijn Pieren Oproepkrachten Stijn van den Hurk, Sander Geurts, Hanneke Blijham Winkel: Nettie Stoppelenburg Receptie/winkel: Angelique van Lunteren-Brekelmans, Ilja Raspe, Rita Schippers-Garretsen, Ab Fernhout, Mieke van der Hoeven; Oproepkrachten: Willem Janssen, Tijn Pieren

5.1

Studiezalen

Met ingang van 1 juli 2008 beschikt Het Utrechts Archief over studiezalen op twee locaties. De studiezaal voor genealogie en omgevingsgeschiedenis op de locatie Hamburgerstraat en de studiezaal voor raadpleging originele stukken op de Alexander Numankade. In verband met de renovatie van het gebouw aan de A. Numankade werd de studiezaal aldaar eind september 2009 gesloten en werd op een andere locatie (Archimedeslaan 21) een voorziening getroffen om tijdelijk archiefstukken te kunnen raadplegen. In 2010 was hier een aangepaste dienstverlening, waarbij: - het maximaal aantal te raadplegen archiefstukken/bibliotheekitems 5 per dag bedraagt. - raadpleging van stukken uitsluitend geschiedt na aanvraag via website, uiterlijk één dag voorafgaande aan het voorgenomen bezoek. - uitgesloten van raadpleging (in verband met hun kwetsbaarheid) zijn charters, originele prenten, kaarten, tekeningen, affiches en stukken van groot formaat Daarnaast bleef van kracht dat een deel van de archieven is uitgeplaatst naar een andere depotlocatie, waarvoor een aanvraagtermijn van vijf werkdagen geldt.

Aangezien deze beperkingen met name het werk van binnen- en buitenlandse onderzoekers belemmert, zijn wekelijks verzoeken ingediend voor het maken van uitzonderingen.

Bezoekcijfers studiezalen Het fysieke bezoek (in aantal bezoeken) aan de studiezalen is in totaal met 18% gedaald, van 9777 naar 8019. Dit is vooral een gevolg van ontmoediging van het fysieke bezoek aan de studiezaal originelen ten tijde van de verbouwing van Alexander Numankade en de introductie van de Archiefbank. Het bezoek aan deze studiezaal is gedaald van 3990 naar 2317 (42%). Het bezoek aan de studiezaal aan de Hamburgerstraat (5702) is veel minder gedaald (1,5%).

bezoek studiezalen 2010 900 800 700 600 500

Bloeyendael

400

Hamburgerstraat

300 200 100 0 Jan

Feb

Mrt

April

Mei

Juni

Juli

Aug

sep

okt

nov

dec

27

2010 Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec Totaal

Hamburgerstraat 321 355 333 490 214 217 241 247 258 239 302 250 3467

bouwtekeningen 150 163 197 179 183 178 157 172 225 218 251 162 2235

totaal Hamburgerstraat Bloeyendael 471 186 518 185 530 256 669 175 397 167 395 222 398 199 419 185 483 209 457 169 553 208 412 156 5702 2317

totaal aantal bezoeken studiezalen* 657 703 786 844 564 617 597 604 692 626 761 568 8019

Van het studiezaalbezoek aan de hamburgerstraat heeft gemiddeld 39% betrekking op bouwtekeningen. Naar verwachting zal de digitale beschikbaarstelling van bouwtekeningen in 2011 een verdere teruggang in het fysieke bezoek aan de studiezaal Hamburgerstraat tot gevolg hebben.

Raadpleging bouw tekeningen 2010 800 700 600 raadpleging bouw tekeningen

500 400

bezoek Hamburgerstraat

300 200 100

Bezoeken 2010 jan feb mrt apr mei jun jul aug sept okt nov dec Totaal

no v

se pt

ju l

m ei

m rt

ja n

0

totaal Hamburgerstraat 471 518 530 669 397 395 398 419 483 457 553 412 5702

bouwtekeningen 150 163 197 179 183 178 157 172 225 218 251 162 2235

% 32% 32% 37% 27 % 46% 45% 39% 41% 47% 48% 45% 39% 39%

28

Aanvragen en bestellingen -

-

-

Het aantal uitgevoerde bestellingen via Genlias bedroeg 803. Het aantal uitgevoerde reproductie-opdrachten (die gemiddeld vier afbeeldingen omvatten) bedroeg 560. Dit aantal is lager dan vorig jaar. Dit hangt waarschijnlijk samen met het feit dat charters, prenten en kaarten sinds oktober 2009 van raadpleging en reproductie zijn uitgesloten. Vele hiervoor geplaatste reproductieopdrachten konden in 2010 niet in behandeling worden genomen. Er werden in totaal ruim 10.000 archiefstukken aangevraagd, wat bijna een halvering is ten opzichte van het vorig jaar. Dit is het gevolg van de aangepaste dienstverlening (w.o. beperking van maximum aantal toegestane aanvragen) die ten tijde van de verbouwing van kracht is. Verder werd uitvoering gegeven aan 1905 verzoeken om inlichtingen en onderzoek. Ongeveer 200 hiervan betroffen verzoeken voor uitgebreid historisch onderzoek waaraan uitvoering werd gegeven door onze correspondent, de heer Luijt. Er vonden 132 maal uitleningen plaats aan archiefvormers (voornamelijk DSO en Kamer van Koophandel) die in totaal 525 dossiers betroffen.

Aangevraagde archiefstukken Aangevraagde archiefstukken geautomatiseerd* Aangevraagde archiefstukken handmatig Aangevraagde bibliotheekwerken handmatig Totaal aangevraagde stukken

2009 14758

2010 7086

2912 1762 19.432

2988 635 10074

Uitleningen Externe uitleningen (onderzoek) Externe uitleningen (tentoonstellingen) Totaal uitleningen

370 9 379

525

Inlichtingen (schriftelijke en per email)

1900

1905

* Met ingang van 2010 ging het aanvragen van archiefstukken via het online webformulier. De stukken werden na beoordeling aangevraagd via Mais Flexis. Dit aantal is inclusief de 1068 aanvragen die betrekking hadden op de 121 tijdelijk extern geplaatste archieven in Kampen.

Top 20 van de geautomatiseerde aanvragen via Mais Flexis in 2010 Via Mais Flexis zijn in totaal 7086 aanvragen binnengekomen m.b.t. 458 archieven. In de hieronder vermelde top 20 zijn dus niet opgenomen: de bouwtekeningen, notarissen Utrecht en alle op verschillende manieren gedupliceerde archieven zoals Burgerlijke Stand en de DTB. Hoog op de lijst staan archieven van de Stad Utrecht(rechtspraak) en Gemeentebestuur van Utrecht, hetgeen waarschijnlijk een gevolg is van de introductie van de Archiefbank. De archieven van de Raad voor de Zending (en rechtsvoorgangers) hebben duidelijk een impuls gekregen met de overdracht van de zendingsarchieven en de publicatie van de online onderzoeksgids. Het beeldarchief van de studentenvereniging Unitas is geraadpleegd in verband met de publicatie van een jubileumboek.

Toegang 1 2

702-7 Stad Utrecht, gerecht 1577-1795 1007-2 Gemeentebestuur van Utrecht 1813-1969, deel 2: stukken over afzonderlijke onderwerpen zonder classificatienummers

Aantal aanvragen 634 405 29

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

79 Provinciaal bestuur 1813-1920 1102-1 Raad voor de Zending: rechtsvoorgangers 239-1 Hof van Utrecht 1007-3 Gemeentebestuur van Utrecht 1813-1969, deel 3: stukken over afzonderlijke onderwerpen met classificatienummers 1294 Dienst van het kadaster en de openbare registers in de provincie Utrecht. 1001 Huis Amerongen 704-2 Dienst stadsontwikkeling te Utrecht, bouwdossiers: bouwtekeningen 960 Nederlandse spoorwegen, groep bedrijven infra 324 Verzameling Van Atteveld 4004 - Kamer van koophandel Utrecht: handelsregister (toegangsnr. 4004) 216 Domkapittel te Utrecht 76 Huis Zuilen 233 Staten van Utrecht 1581-1810 59 Rijksuniversiteit Utrecht, college van curatoren 780-2 Unitas studiosorum Rheno-Traiectina: fotoverzameling. 223 Kapittel van Oudmunster te Utrecht 4005 - Bouwvergunningen Dienst Stadsontwikkeling gemeente Utrecht 1979-1986 355 Verzameling Van Buchel-Booth

335 304 298 291 243 236 215 202 196 178 173 164 157 151 136 133 128 127

Dienstverlening via de website

Visitors/Sessions Hits Pageviews Waaronder: Beeldmateriaal Notariële akten Thema’s (in 2010 anders gerangschikt) Archieven

2009

2010

1.474.908 178.126.331 72.933.617

1.541.475 139.762.000

3.467.567 1.771.606

1.116.132 Zie bij archiefbank 267.696

1.137.570 583.390

Archiefbank waaronder: • Archieftoegangen • Notariële akten • Bouwdossiers • Criminele sententies • Kamer van Koophandel • Hinderwetvergunningen • Bladmuziek

-

Onderzoek Webwinkel Kranten Actueel Voorouders Zoeken op de kaart Burgerlijke Stand Werkstukken (totaal)

117.373 324.226 2.696.517 111.695 316.946 77.681 571.491 229.873

36.945.086

Zie bij archiefbank 2.998.378 558.159 1.799.662 2.657 5.477 1.455 30.219 65 106.376 39.269 151.793 63.118 128.577 42.312 835.541 55.271 30

Lespakketten: WO II Gezondheidszorg Vrouwenverenigingen Trijn van Leemput Leendert Stuuroort Educatie (totaal) Organisatie Woonomgeving Spoorwegen Expositie Activiteiten

91.781 50.442 66.294 24.492 110.975 -

14.341 26.089

Archiefbeheer English

15.459 28.762

16.294 10.227

Agenda (later in actueel) Groeikaart Utrecht in beeld

111.695

63.118

14.596 8358

6.950 -

30.594 21.106 10.432

Vergelijking van de webstatistieken van 2010 met die van 2009 blijkt complex, omdat medio 2010 een herschikking heeft plaatsgevonden van informatie en ingangen hierop. Ook de integratie van de Archiefbank heeft voormalige afzonderlijke onderdelen samengebracht. Samen gaven deze een eerste aanzet van de Archiefbank met bijna 3 miljoen pageviews (2.998.378). Deze zijn opgebouwd uit: Archieftoegangen (558.159), Indexen (1.848.603), Notariële akten (1.799.662), Bouwdossiers (2.657), Criminele sententies (5.477), stukken Kamer van Koophandel (1.455), Hinderwetvergunningen (30.219) en bladmuziek (65).

5.2

Bruiklenen

Het Utrechts Archief verleende medewerking aan tentoonstellingen van partners en collega’s door beschikbaarstelling van bruiklenen. In 2010 leende het archiefstukken en tekeningen uit voor de volgende tentoonstellingen: •

Grote kerk Breda Tentoonstelling “Woord en wapen in dienst van de Nassaus”, januari -april 2010 Betrof: Handschrift Petrus van Balen uit Oud-Synodaal Archief

•

Stadsarchief Amsterdam Tentoonstelling “De eerste foto’s van Amsterdam”, 1 april -28 juni 2010 Betrof: Foto uit de collectie van Rijkswaterstaat aanleeg Merwedekanaal

•

Koninklijk Paleis op de Dam te Amsterdam Tentoonstelling “Vicenzo Scamozzi 1548-1616” 18 juni-19 september 2010 Betrof: Plattegrond van de stadsuitbreiding Utrecht Hendrik Moreelse door A. van Lobbrecht

•

Stadsmuseum IJsselstein Tentoonstelling “Fantastische IJsselstein – stad in de Middeleeuwen” 6 november 2010 - 6 februari 2011 Betrof:: Abraham Rademaker – De IJsselpoort te IJsselstein, 1625

31

5.3

Tentoonstellingen

Het Utrechts Archief organiseerde in 2010 de volgende tentoonstellingen in eigen huis:

5.4

•

De stad uit met het Stichtse lijntje 17 februari – 24 mei 2010

•

Utrecht, met recht een kinderstad! 2-12 juni 2010

•

Maliebaan in beweging. 400 jaar groen en grandeur 23 juni – 23 oktober 2010

•

Utrecht in de jaren ’60. Foto-expositie met foto’s van Henk Hofland Vanaf 19 oktober 2010

•

…tot in de eeuwigheid. Schatten uit de Utrechtse Paulusabdij 3 december 2010 – 29 april 2011

Educatie

Onderwijsbezoek en programma's In totaal omvatte het reguliere onderwijsbezoek in het verslagjaar 1415 leerlingen en studenten (excl. deelnemers aan het Stadsdagproject). Ten opzichte van 2009 is dit een aanzienlijke daling van 30%. Onderzocht zal worden of dit een algemene trend betreft of dat er specifieke aandachtspunten zijn m.b.t huidige educatieve aanbod. Vooruitlopend hierop werden enkele programma's vernieuwd en uitgebreid om het schoolbezoek te stimuleren. Naast meer technische toepassingen is ook aandacht besteed aan de vormgeving. Voor de groepen 5-6 resulteerde dit in een geheel nieuw programma met speels karakter. Ter gelegenheid van de Stadsdag 2 juni werd onder de titel Utrecht, met recht een kinderstad! een speciaal schoolprogramma ontwikkeld voor groep 7-8. Hieraan namen 300 scholieren deel. Gebleken is dat scholen dergelijke projecten interessant vinden. Daarom zal ook in 2011 de Stadsdag worden gekoppeld worden aan een onderwijsproject voor de basisschool en zo mogelijk aan de nieuwe expositie over Dieren in Utrecht. De in 2010 zorgvuldig opgebouwde relaties met de scholen kunnen zo worden onderhouden en uitgebreid. Worden overigens bij de schoolbezoekcijfers ook deze 300 scholieren betrokken die op de diverse basisscholen deelnamen aan dit project, dan kan de daling van het schoolbezoek als minder sterk worden geïnterpreteerd, namelijk 15,5%. Enkele programma's voor het voortgezet onderwijs werden verder verdiept.

Basisonderwijs Stadsrecht verdwenen? Mooi niet! (groep 5-6) Bezocht door 18 klassen (440 leerlingen) in het kader van het project Museum voor de Klas. Help Sophie en vind de code (groep 5-6) Bezocht door 4 klassen (totaal 93 leerlingen) in het kader van het project Museum voor de Klas. Reis door Utrecht, reis door de tijd: provincie Utrecht in kaart (groep 7-8) Bezicht door 3 klassen (75 leerlingen) van de OBS ’t Palet en 1 klas (16 leerlingen) van Basisschool de Pijler. Rondleiding op maat in het kader van de Kunstuitdaging Bezocht door 2 klassen (50 leerlingen). In totaal namen 674 leerlingen van de Utrechtse basisscholen deel aan het reguliere programma-aanbod. 32

Dit is exclusief het project Utrecht, met recht een kinderstad!

Voortgezet onderwijs Van Gildenbroeder tot fabrieksarbeider (onderbouw VMBO-HAVO) - Bezocht door 3 klassen van de Werkplaats (82 leerlingen). Maak je eigen reportage (onderbouw HAVO/VWO) - Bezocht door 2 klassen van het Hooghelandt (32 leerlingen). Rondleiding op maat - 1 klas van het St-Gregorius college (25 leerlingen). - 2 klassen van De Passie (56 leerlingen) Van Romeins fort tot middeleeuwse stad (bovenbouw HAVO/VWO) - 3 klassen van het Herman Jordan College, 84 leerlingen Onderzoek voor profielwerkstuk/praktische opdrachten - 75 leerlingen, vooral van het Gerrit Rietveld College - 20 leerlingen van de Stichtse Vrije School, als voorbereiding op het gebruik van het bronnenpakket ‘Ziekte en Gezondheid’ op de website. Verover onze Schatten - 30 leerlingen van het VMBO - Unic In totaal maakten 404 leerlingen van het voortgezet onderwijs gebruik van de diverse programma's en studiemogelijkheden.

Bijzondere schoolprojecten Utrecht, met recht een kinderstad! Ter gelegenheid van de viering van de Stadsdag 2 juni 2010 werd een lesprogramma ontwikkeld rond het Utrechtse stadsrecht uit 1122. 11 schoolgroepen (300 leerlingen) namen deel aan het programma, waarbij leerlingen aan verschillende onderdelen konden meedoen. Naast het werkboekje over het stadsrecht en stadszegels konden leerlingen Utrechtse burger worden door de online Utrechtproef (Ben jij Utrecht-proof?) te maken. Daarnaast werden alle leerlingen uitgenodigd om al dan niet in groepsverband mee te doen aan de wedstrijd Wie maakt het mooiste stadszegel? Alle (ruim 200) inzendingen kregen een plaats in de tentoonstelling Utrecht, met recht een kinderstad!, waar de eigentijdse zegels de documenten en zegels uit 1122 omringden. Op 2 juni werd de tentoonstelling in het bijzijn van ruim 200 schoolkinderen feestelijk geopend.

Verover Onze Schatten! In het kader van het film- en erfgoededucatieproject Verover Onze Schatten werd Het Utrechts Archief door 30 VMBO-leerlingen van de Utrechtse School veroverd. Dit project richtte zich op het verbinden van jongeren met cultureel erfgoed, in het bijzonder met een monument in de eigen buurt. Hiervoor werd vooral van het medium film gebruik gemaakt. De "Verovering' bestond uit twee onderdelen: 1) een excursie naar de betreffende locatie waarna de leerlingen aan de slag konden met concept van de film en 2) een filmdag op locatie waarbij alle opnamen werden gemaakt. Het zeer geslaagde resultaat werd op Youtube gepubliceerd.

Hoger onderwijs Rondleidingen op maat, voor: - Eerste jaars studenten, Vakgroep Geschiedenis, Universiteit Utrecht (236 studenten) - Studenten GEO-wetenschappen, Universiteit Utrecht (30 personen) 33

-

Studenten Cell-Biology RU Utrecht, Universiteit Utrecht (30 personen) Theologische Faculteit, Universiteit Tilburg (7 personen) PABO Domstad (40 personen)

In 2010 bezochten 337 studenten van het hoger onderwijs Het Utrechts Archief in het kader van hun studie.

Cursussen en workshops In 2010 werden de volgende cursussen aangeboden: - Paleografie voor beginners (7 personen) - Paleografie voor gevorderden ( 15 personen) - Beginnen met schrijven na archiefonderzoek (5 personen) - Levende Geschiedenis (6 personen)

5.5

Publieksactiviteiten en evenementen

Naast educatieve groepsactiviteiten zoals cursussen, rondleidingen en schoolprogramma’s werd in 2010 een programmering met activiteiten en evenementen gepresenteerd om ook (nieuwe) individuele bezoekers te trekken, die nog onbekend zijn met het archief.

Serie Bewogen geschiedenis - historische films uit het archief - op de zondagmiddag - Filmvoorstelling Stichtse sneeuwpret, 19 januari - Filmvoorstelling Utrecht in het donker, 14 februari - Filmvoorstelling Spetterende schoonheden, 21 maart Serie Jonge historici aan het woord - lunchpauzelezingen op donderdag - Margaretha Turnor. Kasteelvrouwe van Amerongen (1613-1700), door Coen Wilders, 4 maart. - Studentenverzet in Utrecht, door Heleen Kole, 8 april. - De winkelpui als visitekaartje, door Marieke Lenferink, 6 mei. - Van een ‘spelonk des ongeluks’ naar een ‘goed geneeskundig gesticht’, door Timo Bolt, 14 april - Architectuur in Utrecht in de jaren ’20 en ’30, door Anna Hoekstra, 11 november. - Macht en onmacht van de adel, door Thomas van den Brink, 9 december.

Activiteiten voor kinderen: -

Vakantie vol vondsten Programma in de voorjaarsvakantie (20 februari - 28 februari), meivakantie (30 april - 9 mei) en zomervakantie (3 juli - 22 augustus), met: o Ontrafel raadsels met een archiefdoos vol opdrachten o Maak je eigen historische krant

-

Week van de geschiedenis - Land en water Programma in de herfstvakantie (16-24 oktober) met: o Maak je eigen krant over land en water o Geef kleur aan oude verhalen

-

Rond de Paulusabdij Programma in de kerstvakantie (18 december - 2 januari 2011) rond de expositie ...tot in de eeuwigheid. Schatten van de Utrechtse Paulusabdij, met: o Op zoek naar verborgen schatten van het middeleeuwse klooster o Timetrippen in de Paulusabdij

-

Poppen uit de kast! Utrechtse geschiedenis voor de allerkleinsten met poppenkast op het plein op zaterdagen 26 juni, 17 juli, 21 augustus.

-

Wie zoet is krijgt …. Zegels Ter gelegenheid van het Sint Maartensfeest op 11 november organiseerde Het Utrechts Archief 34

een kinderatelier Chocoladezegels maken, op woensdag 6 november.

Overige activiteiten -

Omdat hun hart sprak Presentatie i.s.m. RTV Utrecht, met première van de documentaire Omdat hun hart sprak. Tevens de lancering van de themalijn Utrecht in de Tweede Wereldoorlog en online publicatie van de onderzoeksgids, 23 april.

-

Sinterklaasverkoop Jaarlijkse verkoop van reproducties, fotomateriaal en publicaties, 28 november

Evenementen Woensdag 2 juni

Stadsdag - Utrecht, met recht een kinderstad! Opening van de gelijknamige kindertentoonstelling, gemaakt voor en door Utrechtse kinderen. Deelnemende kinderen ontvingen op deze dag hun insigne als 'burger van Utrecht'. De speciale avondopenstelling van de expositie werd opgeluisterd door de lezing door dhr. Cox, expert op het gebied van Nederlandse stadsrechten.

Evenementen i.s.m. Culturele Zondagen Zondag 12 september Uitfeest! Blind date In samenwerking met Theater Kikker. Acteurs hebben een blind date met het verleden Zaterdag 30 en Zondag 31 oktober

Zondag 19 december

No label – i.s.m. Born digital Weekend met (internationale) nieuwe mediatalenten en visual artists.

De smaak van Italië Met een lezing door Mariëlla Beukers.

Evenementen i.s.m. landelijke projecten e

Zaterdag 11 september Landelijke Open Monumentendag met als thema In de smaak van de 19 eeuw Gekoppeld aan de expositie Maliebaan in beweging, met o.m. een lezing door Maarten van Rossem. 16 t/m 25 oktober

Week van de Geschiedenis – Land en water Met een lezing door René de Kam.

35

5.6

Tijdtripper

In 2010 werd een nieuwe, belangrijke stap gezet op het gebied van nieuwe mediatoepassingen met de collectie van Het Utrechts Archief als uitgangspunt. Voor de ontwikkeling van een serious game werden acht teams van Utrechtse gamebouwers uitgenodigd om deel te nemen aan een gamejam, georganiseerd in samenwerking met Dutch Game Garden op 27 februari. Het winnende team Monkey Bizniz kreeg vervolgens de opdracht om een spel te ontwikkelen, waarin de locatie - de voormalige Paulusabdij - en de geschiedenis daarvan centraal zou staan. Het project werd gefinancierd door de Provincie Utrecht en de Gemeente Utrecht (Stadspromotie en Archeologie & Monumenten) en vanuit Het Utrechts Archief begeleid door een projectgroep bestaande uit Saskia van Dockum, Kaj van Vliet en Benjamin van Hoorn. T.b.v. de animaties van de stad werd nauw samengewerkt met de bouwhistorici van de Gemeente Utrecht. Deze samenwerking resulteerde in een informatieve, educatieve, doch speelse game voor de doelgroep vanaf 15 jaar, onder te titel Tijdtripper - Verborgen schatten van Utrecht. Op de aanvankelijke releasedatum 30 oktober (ter gelegenheid van het new media/visual art festival No Label) kon een testversie en een trailer getoond worden. Na een moeizame opleverperiode was de game met ingang van 2 december (de opening van de expositie over de Paulusabdij) klaar voor release en voor het publiek speelbaar via www.tijdtripper.nl. Tijdtripper werd samen met 11 andere erfgoedgames genomineerd voor de Digitale Erfgoedprijs. Deze werd gekozen door de deelnemers van de DE-conferentie op 7-8 december.

5.7

Winkel

De geschiedeniswinkel van Het Utrechts Archief heeft een goed jaar achter de rug met een toenemende omzet van publicaties. Dit betreft met name uitgaven die een relatie hebben met de tijdelijke exposities. Hierbij is de wandelroute De stad uit met het Stichtse lijntje, in eigen beheer gemaakt bij de gelijknamige expositie, een topper (90 exemplaren). Ook andere wandelgidsjes, w.o. de Wandelgids Zochergroen blijken geliefd. Gedurende de looptijd van de expositie Maliebaan in beweging steeg de vraag naar de publicaties Panden die verhalen en De Maliebaan. En in de eerste (korte) maand van ...tot in de eeuwigheid. Schatten uit de Utrechtse Paulusabdij werden reeds 56 exemplaren van de bijbehorende publicatie De Paulusabdij verkocht. Bij de exposities werden i.s.m. RTV Utrecht documentaires gemaakt, die eveneens op dvd zijn uitgebracht, zoals Maarten van Rossem over de Maliebaan en Monnikenwerk. Bouwen aan de Paulusabdij. Met de uitgave van de agenda 2010 Utrecht in de jaren '60 heeft Het Utrechts Archief een traditie weer opgepakt. In samenwerking met Bekking en Blitz werd een rijk geïllustreerde bureauagenda uitgegeven met beeldmateriaal uit de eigen collectie. Van de 52 foto's die in de agenda staan afgedrukt werden 30 geselecteerd voor de foto-expositie Utrecht in de jaren 60 - Foto's van Henk Hofland. Om deze combinatie van een jaarlijkse agenda en foto-expositie voort te zetten, zijn dit jaar de voorbereidingen voor de editie 2011 in gang gezet. Met uitgeverij Matrijs werd samenwerking gezocht, die resulteerde in de keuze voor Het Utrechts Archief als verkoopplek van de kortingsacties van deze uitgeverij. Dit leverde een extra verkoop van 269 publicaties op. Gezien de grote belangstelling voor boeken, zijn ook boekenleggers in het assortiment opgenomen. Dit jaar werden vier verschillende in eigen beheer ontworpen en geproduceerd. De belangstelling voor prentbriefkaarten blijkt groeiende. Om een groter assortiment te kunnen aanbieden, is een nieuw presentatiesysteem gemaakt. Hierdoor kon het aanbod aanzienlijk worden uitgebreid met een grote variatie aan kaarten, gebaseerd op beeldmateriaal uit de collectie van Het Utrechts Archief. Geheel nieuw in het assortiment zijn replica's van oud glaswerk, dat bij opgravingen in Utrecht is gevonden.

5.8

Website

Website als middelpunt De website staat centraal in verschillende ontwikkelingen binnen Het Utrechts Archief. Fungerend als digitale studiezaal, dienstverlening, webwinkel, informatievoorziening en communicatiemiddel zijn hierin alle domeinen/afdelingen betrokken en onderling verbonden. Om besluitvorming op een strategischer niveau te laten plaats vinden was de website in 2010 centraal ondergebracht in het Strategisch Weboverleg, waarin alle afdelingshoofden waren vertegenwoordigd, onder voorzitterschap van de directeur. Van daaruit is in verschillende projectvormen gewerkt, waarbij de uitvoering in deeltaken was ondergebracht bij de diverse afdelingen en projectengroepen, zoals Publiek & Presentatie (digitale dienstverlening, webwinkel), Archieven 36

(content, Archiefbank), Collecties (content, kranten), Communicatie & Marketing (informatievoorziening, promotie en werving, huisstijl/navigatie), ICT (technische infrastructuur, GSA). Met ingang van 2011 zal de website worden ondergebracht bij de afdeling Publiek en Collecties.

Best bezochte locatie Met ruim 1,5 miljoen bezoekers met een gemiddelde bezoekduur van 8,5 minuut is de website de best bezochte locatie van Het Utrechts Archief. Het gebruik van de digitale dienstverlening zal verder toenemen na de volledige implementatie van de Archiefbank.

Themasites In april 2010 werd de nieuwe themasite Utrecht in de Tweede Wereldoorlog gelanceerd, met o.m. egodocumenten en een online onderzoeksgids. Eind 2010 werden voorbereidingen getroffen voor een themasite over Film in Utrecht, waarbij de bestaande website Film in Utrecht (Universiteit Utrecht) wordt geïntegreerd in de site van Het Utrechts Archief. Deze wordt uitgebreid met informatie over het Utrechts Provinciaal Filmfonds en een filmcatalogus. Naar verwachting zal deze themasite begin 2011 zijn gerealiseerd.

Aanpassingen homepage Om de website toegankelijk/aantrekkelijker te maken voor verschillende doelgroepen, m.n. voor de bezoekers van locatie Hamburgerstraat, is een aantal kleine aanpassingen doorgevoerd op de homepage voor zover de bestaande style sheet dat toelaat. Zo biedt de homepage nu een overzicht van kalender- en nieuwsitems, en zijn in de menubalk knoppen voor tentoonstellingen en activiteiten toegevoegd. De knop Educatie is daardoor duidelijker gericht op het onderwijs. Voor jonge onderzoekers is er een aparte Kids-knop/pagina gemaakt en zijn filmpjes w.o. die van Maak je eigen krant toegevoegd. Op de homepage is een link naar de game Tijdtripper geplaatst, alsmede icoontjes voor Twitter en Youtube.

37

6

Communicatie & Marketing

Hoofd Medewerkers

6.1

Anne Houk de Jong Sigrid de Grave (website), Nusch Romijn (vanaf 1 mei)

Bezoekcijfers

Bezoekcijfers fysiek in totaal Het bezoekcijfer inclusief het studiezaalbezoek is dit jaar 26480 en daarmee vrijwel gelijk gebleven t.o.v. vorig jaar (26.768). Worden hierbij de 1450 bezoekers op, die op andere locaties kennis maakten met Het Utrechts Archief dan bedraagt het bezoekcijfer 27930. Met inbegrip van de ca. 575 bezoekers die een rondleiding ontvingen tijdens een bijeenkomst georganiseerd door derden, kan het totaal worden gesteld op 28505.

Bezoekcijfers Publieksprogramma Hamburgerstraat met meer dan 15% gestegen Ten opzichte van 2009 is het totaalbezoek, exclusief het studiezaalbezoek, gestegen met 17,6%. Vorig jaar bedroeg dat 16991 bezoeken; dit jaar zijn dat 19911. Bij dit totaal zijn meegeteld de 1450 bezoekers die presentaties van Het Utrechts Archief op andere locatie hebben bezocht, waaronder de Maliebaanpresentatie in de nieuwe vestiging van de Rabobank en de tentoonstelling Utrecht rond 1900 die langs Utrechtse zorginstellingen reist. Laten we deze buiten beschouwing dan is de stijging 15,8%. Gaan we uit van in de in totaal 28505 kennismakingen met het archief, dan passeert het bezoekcijfer locatie Hamburgerstraat de 20.000-grens (20485). De toename bedraagt in dat geval 20,5 % (3495). Het expositiebezoek is met 8873 bezoekers gestegen t.o.v. 2009 (7698) met 15%. De keuze van aansprekende thema’s en investering in de exposities lijken resultaat te boeken. De tentoonstellingen De stad uit met het Stichtse lijntje en de Maliebaan in beweging trokken respectievelijk 2424en 3076 bezoekers, waaronder ook veel (oud-)bewoners van Maliebaan en omgeving. Ook het bezoek aan evenementen en activiteiten (‘overigen’) is toegenomen tot samen 6002, een toename van 20%. Deze bezoekerstoename is vooral het gevolg van deelname aan collectieve evenementen zoals de Open Monumentendag, het Uitfeest, en de Culturele Zondag No label.

Regulier schoolbezoek vertonen dalende lijn Het reguliere schoolbezoek (1415, exclusief deelnemers van Stadsdagproject) is met 30% aanzienlijk gedaald t.o.v. vorig jaar, waarin 2030 scholieren en studenten het archief bezochten. Betrekken we hierbij de 300 deelnemende scholieren aan het Stadsdagproject Utrecht, met recht een kinderstad, dan wordt de dalende lijn minder sterk (15,5 %). Ook in 2011 zal de Stadsdag worden gekoppeld worden aan een onderwijsproject voor basisscholen, dan vanuit de afdeling Educatie georganiseerd. Rondleidingen lopen terug Opvallend is het teruglopend aantal rondleidingen. Aanvragen hiervoor in het reguliere aanbod zijn dit jaar gehalveerd: 1296 bezoekers werden rondgeleid. Daarentegen werd bij ontvangsten en verhuur van zalen door derden regelmatig gebruik gemaakt van een inhoudelijke programmaonderdeel. De naar schatting 575 personen die via deze weg een rondleiding ontvingen, maken voor ruim 30% deel uit van het totaal aantal rondleidingen.

Bezoekcijfers studiezalen dalen op beide locaties Het fysieke bezoek aan de studiezalen is in totaal met 18% gedaald, van 9777 naar 8019. Dit is vooral een gevolg van ontmoediging van het fysieke bezoek aan de studiezaal originelen ten tijde van de verbouwing van Alexander Numankade en de introductie van de Archiefbank. Het bezoek aan de studiezaal originelen is gedaald van 3990 naar 2317 (42%). Ook het bezoek aan de studiezaal aan de Hamburgerstraat is licht gedaald (1,5%). Naar verwachting zal in 2011 het bezoek aan deze studiezaal verder afnemen, aangezien 39% van het bezoek betrekking heeft op raadpleging van bouwtekenen. Deze zijn m.i.v. 2011 via de Archiefbank digitaal op te vragen. (zie ook 5.1) 38

expo

scholen

rondleidingen

jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec

521 632 800 900 1083 789 546 715 512 1118 651 606

100 88 415 157 60 128

36 257 290 74

totaal

8873

1715

67 69 119 151 121 179 30 51 181 144 94 90 + 575* 1871

evenement

overigen

studiezalen

80 100 340 750

45 270 135 270 80 280

1650 1655 167 90

35 130

657 703 786 844 564 617 597 604 692 626 761 568

4832

1745

8019

500

totaal extra muros* 350 1390 1762 2335 2422 2248 2743 500 1173 1870 3071 600 3800 1998 1558 1450 27055 28505

* rondleidingen die onderdeel vormden van ontvangsten en bijeenkomsten van derden

Bezoekcijfers website In 2010 werd de website ruim 1,5 miljoen maal bezocht (1.541.475 bezoeksessies), waarmee de website de best bezochte locatie van Het Utrechts Archief is (zie ook 5.1 en 7.3). Ten opzichte van 2009 (1.474.908 bezoeksessies) is dit een lichte stijging van 5%. Hiermee lijkt het aantal bezoekers na een vliegende start in 2008 te stabiliseren. Naar verwachting zal met de integratie van de Archiefbank het gebruik van de website vanaf 2011 weer verder toenemen. De gemiddelde bezoekduur steeg in 2010 met een minuut, van 7,5 naar 8,5 minuten.

6.2

Externe Communicatie

Free publicity Door het beschikbaar stellen van inhoudelijke informatie en beeldmateriaal aan media en aan andere strategische samenwerkingspartners, verschijnt Het Utrechts Archief regelmatig in de lokale/regionale media. Het Utrechts Archief verstuurt persberichten naar schrijvende pers, vakbladen en radio/tv met betrekking tot nieuwsitems, activiteiten, tentoonstellingen, presentaties, aankondigingen, cursussen, enz. (zie activiteitenprogramma in 6.5). In 2010 werden de persberichten goed opgepakt, resulterend in 262 berichtgevingen in de diverse, overwegend regionale gedrukte media.

Samenwerking met de media Het Utrechts Archief werkte ook in 2010 samen met persoonlijk opgebouwde perscontacten, waaronder AD/Utrechts Nieuwsblad, Ons Utrecht, ANP Midden en de nieuwkomer De Oud-Utrechter. Daarnaast is er een structureel samenwerkingsverband met RTV Utrecht, die zich in 2010 uit in concrete deelname aan projecten (w.o. de serie Verleden van Utrecht), opdrachtfilms (documentaire Maarten van Rossem over de Maliebaan en Monnikenwerk), de gezamenlijke presentatie van 65 jaar bevrijding van Utrecht (23 april) en uiteraard aandacht op tv en radio voor diverse activiteiten. Als mede-uitgever van het erfgoedmagazine GM-kwadraat schrijft Het Utrechts Archief vier maal per jaar inhoudelijke artikelen over collectie en activiteiten. Met regelmaat verleent Het Utrechts Archief zijn medewerking aan het programma Verborgen Verleden van NTR, waarin bekende Nederlanders op zoek gaan naar een intrigerend familieverhaal. In 2010 ontvingen we Philip Freriks, Maria Goossen, Jan Jaap van der Wal en Maarten van Rossem. 39

Digitale en nieuwe media In toenemende mate zijn in 2010 aankondigingen van tentoonstellingen, activiteiten en berichtgevingen over dienstverlening via digitale wegen gecommuniceerd. Hierdoor is Het Utrechts Archief op diverse sites te vinden. Met name de game Tijdtripper. Verborgen schatten van Utrecht is via websites goed opgepakt. Ook dit jaar werden zowel de algemene electronische nieuwsbrief als die speciaal voor het onderwijs (Scholen in geschiedenis) 6 maal verzonden. In 2010 is gestart met Twitter, waarbij een selectie van medewerkers ( Communicatie, Educatie en Dienstverlening) voor een continuïteit aan berichtgeving zorgt. Inmiddels heeft Het Utrechts Archief 335 followers. Sinds september participeert het archief in het project Fotovrijdag dat de gelegenheid biedt om elke vrijdag met een sprekend beeld de aandacht op de collectie en activiteiten van het archief te vestigen. Wekelijks wordt dit aangeleverd.

Promotie en marketing tentoonstellingen In 2010 werd promotie gemaakt voor vier tentoonstellingen: De stad uit met het stichtse lijntje (17 februari – 24 mei), Utrecht met recht een kinderstad! (2 t/m 12 juni), Maliebaan in beweging (26 juni t/m 23 oktober) en …tot in de eeuwigheid. Schatten uit de Utrechtse Paulusabdij (3 december t/m 29 april 2011). Per tentoonstelling bestaat een campagne uit o.m. 1) persberichten, 2) aankondigingen op eigen en andere sites, 3) aankondiging via elektronische nieuwsbrieven, 4) productie en distributie van promotioneel drukwerk (affiche, flyer, buitenreclame) 5) productie en plaatsing advertenties en 6) kortingsacties. Voor alle tentoonstellingen werd ook een openingsbijeenkomst georganiseerd.

Promotie en marketing publieksactiviteiten en evenementen Voor de promotie van het publieksaanbod op de locatie Hamburgerstraat werd i.s.m. Publiek & Presentatie een gevarieerd activiteitenprogramma opgesteld met wisselexposities, vakantieactiviteiten, zondagmiddagactiviteiten, kinderworkshops, lezingen, om zo publiek op verschillende manieren te laten kennismaken met het archief (zie 5.5). Ook deelname aan grotere evenementen en (landelijke) culturele manifestaties vormden hierin een bewuste keuze. Tezamen met de permanente opstelling en Maak je eigen krant, werd dit activiteitenaanbod op diverse manieren bij het brede publiek bekend gemaakt. Hiertoe werd een mix aan promotiekanalen ingezet, w.o. • Website • Twitter • Elektronische nieuwsbrief Algemeen • Elektronische nieuwsbrief Scholen in geschiedenis (onderwijs) • Activiteitenagenda met alle activiteiten (distributie via Holland Brochure Service, U-Flyer) • Achterzijde historische krant als folder • Promotioneel drukwerk zoals flyers, affiches • Deelname aan andere sites, brochures en promotiemateriaal • persberichten, agenda-items

Promotie educatief aanbod t.a.v. onderwijs In 2010 werd door rond de Stadsdag 2 juni door Communicatie en Marketing i.s.m. Educatie een schoolproject georganiseerd, wat veel contacten met Utrechtse basisscholen opleverde. Deze relaties bieden mogelijkheden om volgende jaren op voort te bouwen. • Elektronische nieuwsbrief Scholen in geschiedenis • Adressenbestand alle scholen in stad en provincie Utrecht

Presentaties De afdeling Communicatie en Marketing heeft regelmatig een flankerende rol in de organisatie/coördinatie van diverse presentaties. In 2010 waren dat bijvoorbeeld representatieve bijeenkomsten in het kader van de overdracht van de zendingsarchieven (oktober), de eerste presentatie van Archiefbank (1 maart), de presentatie van de themalijn Utrecht in de Tweede Wereldoorlog / Omdat hun hart sprak (23 april), de ondertekening van de overeenkomst met gemeente Nieuwegein en de overdracht van de archieven van de Secretarie van de gemeente Utrecht.

40

6.3

Projecten

Naast de hierboven genoemde reguliere werkzaamheden had Communicatie en Marketing de volgende specifieke projecten op het programma staan: Communicatie over aangepaste en nieuwe dienstverlening Naast de wervende activiteiten omvatte het werk in 2010 ook communicatie over diverse aanpassingen in de dienstverlening. Enerzijds waren hadden deze betrekking op aanwinsten en uitbreiding, zoals de overdracht van de Zendingsarchieven en van de Gemeente Nieuwegein, alsmede de introductie van de Archiefbank; anderzijds moesten ook aanpassingen in de dienstverleningen worden bericht, zoals die m.b.t. de tijdelijke en beperkte raadpleging van originele stukken ten tijde van de verbouwing, alsmede de zaterdagsluiting van de studiezaal Hamburgerstraat. Door vertraging van de renovatiewerkzaamheden van de Alexander Numankade is het communicatietraject rond verhuizing en vernieuwde dienstverlening doorgeschoven naar zomer 2011. Communicatie rond de verbouwing zelf is in handen van de Gemeente Utrecht.

Aanpassingen homepage website Gebleken is dat de website veel geraadpleegd wordt door archiefgebruikers, maar niet voldoet als een van de meest essentiële kanalen in de communicatiemix. In afwachting van een nieuw te ontwikkelen website is in 2010 getracht om de navigatie vanuit de homepage logischer te laten verlopen voor (niet-geroutineerde) bezoeker van het educatief en cultureel aanbod (exposities en activiteiten) van het archief. Uitgaande van de huidige style sheet zijn enkele knoppen herschikt waardoor een directere toegang tot activiteitenoverzichten. Voor kinderen werd een aparte Kids-knop gemaakt, waarachter een passender 'look and feel' .

Audioguide In 2010 is i.s.m. AntennaAudio een audiotour ontwikkeld. Hiermee kunnen bezoekers door de vaste opstelling worden geleid, voorzien van toelichting op de belangrijkste elementen uit de diverse zalen. Ook de historie vann het gebouw is daarin meegenomen. De plattegrond die bezoekers bij binnenkomst ontvangen is derhalve ook aangepast en voorzien van de diverse stops van de audiotour.

Meertaligheid Het Utrechts Archief wil op termijn ook voor niet-Nederlandstalige bezoekers het aanbod toegankelijk maken. De Engelstalige vertaling van de audiotour is hierin een eerste stap.

6.4

Vrienden van het Utrechts Archief

De Utrechtse Vriendschap In 2010 werd een nieuw bestuur gevormd van de Stichting Vrienden van Het Utrechts Archief, bestaande uit Wiljan van den Akker (Universiteit Utrecht), Marja Blom (Willibordstichting), Joris Daalhuisen (DDK) Aukje Haan (CMS Derks Star Busmann) en Theo Pranger (Statement Real Estate). Vanuit Het Utrechts Archief is Joyce Pennings als nieuwe contactpersoon benoemd. Zij volgde Tolien Wilmer op die vele jaren actief geweest is als contactpersoon. In het najaar werd een toekomstgerichte koers uitgestippeld, met als eerste doel uitbreiding van de vriendenkring met zowel particuliere als zakelijk vrienden. Onder de nieuwe naam De Utrechtse Vriendschap werd een wervingsactie gestart, ondersteund met een nieuwe flyer en aanmeldprocedure via de website. Dit resulteerde in een eerste uitbreiding met ruim 100 nieuwe vrienden. Tevens werd een jaarprogramma vastgesteld, met diverse activiteiten die voor leden van De Utrechtse Vriendschap worden georganiseerd, te beginnen met de jaarlijkse Paulusavond/nacht die op 28 januari 2011 als traditie zal worden ingezet. Communicatie en Marketing heeft in deze beginfase een actieve, ondersteunende rol gespeeld die in 2011 zal worden voortgezet door de contactpersoon.

41

6.5

Relaties en samenwerking

De afdeling Communicatie en Marketing heeft in 2010 deel genomen aan diverse samenwerkingsverbanden: Stichting Utrechts Museumkwartier Het Utrechts Archief maakt deel uit van het samenwerkingsverband Stichting Museumkwartier en leverde in 2010 de voorzitter. Communicatie & Marketing participeert in het maandelijkse IUM-overleg, waarin alle museum-marketeers van het Museumkwartier zitting hebben. Deel uitmakend van dit collectief nam Het Utrechts Archief in 2010 deel aan het weekend No Label (30-31 oktober) en Vrijdag Museumdag, waarbij tweewekelijks bewoners van zorginstellingen door de musea worden ontvangen met een toepasselijk ochtendprogramma. Het Utrechts Archief heeft zich via dit verband ook aangesloten bij Utrecht Toerisme en Recreatie (UTR) en Uitburo Utrecht. Communicatieplatform Archieven De afdeling Communicatie & Marketing van Het Utrechts Archief is eveneens vertegenwoordigd in het Communicatieplatform Archieven. Van daaruit is het afgevaardigd naar de Werkgroep Collectieve Positionering BRAIN, die een gezamenlijke positioneringscampagne voorbereidt om meer bekendheid en herkenbaarheid te geven aan de archieven. Het communicatieplatform leverde als zodanig in 2010 een bijdrage aan het Jaarboek met een artikel over imago van de archieven. Werkgroep Collectieve Positionering, BRAIN Vanuit BRAIN is in 2010 het initiatief genomen om te onderzoeken hoe de archieven als totaal zich sterker kunnen positioneren en bekend/herkenbaar kunnen maken bij een breder publiek. Aangezien het Communicatieplatform Archieven een dergelijk plan in 2009 bij Erfgoed Nederland had voorgesteld dat toen door de sectie archieven als niet ontvankelijk werd beschouwd, is door BRAIN besloten om een deelnemer van het platvorm af te vaardigen naar deze werkgroep om een herhaling van discours en zetten te voorkomen. Het Utrechts Archief heeft aldus zitting genomen in de werkgroep.

6.6

Interne communicatie

Met betrekking tot interne communicatie wordt een onderscheid gemaakt tussen 1) must know-informatie (beleids- en managementinformatie, plenair en per afdeling), 2) need-to-know-informatie (aansturing taken, als team, persoonlijk) en 3) nice-to-know-informatie (leuke wetenswaardigheden over organisatie en collega's). In 2010 heeft de interne communicatie m.b.t. 1 en 3 langs de volgende lijnen plaats gevonden: Managementinformatie via afdelingsvergaderingen en medewerkers bijeenkomsten Naast de reguliere afdelingsvergaderingen die iedere afdeling regelmatig heeft, zijn er enkele keren per jaar medewerkers bijeenkomsten om medewerkers plenair te informeren over beleid, organisatie, processen en projecten van Het Utrechts Archief. In 2010 vonden deze plaats op 8 maart, 5 juli en 1 november 2010.

Intranet Via het intranet kunnen medewerkers informatie en documenten naslaan, waaronder berichten van P&O (protocollen, richtlijnen, CAO-zaken, personeelsmutaties), de Ondernemingsraad (notulen, berichten) en het MT (notulen). Hier zijn ook handleidingen te vinden, zoals bv het huisstijlhandboek. De openingspagina wordt geupdate met verjaardagen van collega's en aankondigingen/verslagen van de diverse activiteiten.

Tam Tam Het tweemaandelijkse personeelsblad Tam Tam is gericht op leuke wetenswaardigheden rondom organisatie en medewerkers. In 2010 verscheen Tam Tam 5 maal, waaronder een zomers dubbelnummer. Vele medewerkers werkten mee aan gevarieerde artikelen over de nice-to-knows en bezigheden van collega’s binnen en buiten het werk.

42

Historisch onderzoek en publicaties Het Utrechts Archief verricht onderzoek op het terrein van de geschiedenis van stad en provincie Utrecht gericht op de publicatie van boeken, tijdschriftartikelen, bronuitgaven, rapporten, inleidingen tot tentoonstellingscatalogi e.d. In vele gevallen wordt samengewerkt met instellingen zoals: Sectie Cultuurhistorie van de gemeente Utrecht, Universiteitsbibliotheek Utrecht, Vereniging Oud-Utrecht en andere historische verenigingen in de provincie Utrecht. In 2010 zijn de volgende publicaties gereedgekomen, (mede) geschreven en/of (mede) geredigeerd door medewerkers van Het Utrechts Archief: •

Jaarboek Oud-Utrecht Redacteur: Huib Leeuwenberg

•

Tijdschrift Oud-Utrecht Redacteuren: Joyce Pennings en Kaj van Vliet

•

GM2 Redacteuren: Nettie Stoppelenburg en Anne Houk de Jong

•

Kroniek van Henrica van Erp, abdis van Vrouwenklooster (periode tot 1524) Uitgave in druk: Verloren. Auteurs: Anne Doedens en Henk Looijesteijn. Het eerste gedeelte van de tekst (periode tot 1524) is tevens in digitale vorm op de website van Het Utrechts Archief is gepubliceerd, met afbeeldingen van originele het handschrift (Universiteitsbibliotheek Utrecht, hs. 1254, p. 307-314). Deze digitale presentatie dient als voorpublicatie van de serie Sleutels tot de Utrechtse geschiedenis, waarin tussen 2011 en 2013 nog negen andere Utrechtse kroniekteksten uit de periode voor 1600 in digitale vorm zullen worden uitgegeven. Projectleiding: Kaj van Vliet (Het Utrechts Archief) en Bart Jaski (Universiteitsbibliotheek Utrecht).

•

Geroepen tot zending. Gids voor onderzoek naar de geschiedenis van de Hervormde zending in Indonesië en elders Uitgave: Het Utrechts Archief en Stichting de Zending der Protestantse Kerk in Nederland. Tevens in digitale vorm verschenen op de website van Het Utrechts Archief. Samenstelling en redactie: Huub Lems (Stichting de Zending) en Kaj van Vliet (Het Utrechts Archief). Met bijdragen vanuit Het Utrechts Archief door: Kaj van Vliet, Floortje Tuinstra en Annelot Vijn.

•

Broncommentaren 8: Jaarverslagen van Nederlandse ondernemingen vanaf 1811 tot 2005 Uitgave: Instituut voor Nederlandse Geschiedenis. Auteurs: K. Camfferman en B.R.C.J. van den Brand. Eindredactie: G.A.M. van Synghel. Met redactionele bijdrage vanuit Het Utrechts Archief door: Joyce Pennings. Dit is het laatste deel in deze reeks.

•

De Paulusabdij. Achter de muren van Utrechts oudste klooster Uitgave: Matrijs i.s.m. Het Utrechts Archief en Gemeente Utrecht. Verschenen bij de tentoonstelling ‘… tot in de eeuwigheid. Schatten uit de Utrechtse Paulusabdij’, die op 2 december 2010 werd geopend. Auteurs: Hein Hundertmark (Gemeente Utrecht) en Kaj van Vliet (Het Utrechts Archief). Redactie: René de Kam (Gemeente Utrecht) en Kaj van Vliet.

43

8

Bedrijfsvoering Fred Dalhuisen

Hoofd Medewerkers Facilitair beheer: Secretariaat: Financien: ICT: Floormanagement: Verhuur en reserveringen:

8.1

Fieneke van Bemmel- ‘t Hoen, Harro Grondman, Erwin de Kriek, Mike Nijendaal (tot 1 dec) Karin Fokken, Gerda Leeman- Visch (tot 1 juli) Angelique van Lunteren-Brekelmans (vanaf 1 juli) John de Leeuw, Shardha Maniessing, Irma Klaver, Marlies van Maarsseveen (per 1 maart) Benjamin van Hoorn, Erik Monna, Evert-Jan Regterschot Jeroen Haggenburg, Ton Verwey Angelique van Lunteren-Brekelmans

Facilitair Beheer

Het facilitair beheer van Het Utrechts Archief moest in het verslagjaar zijn aandacht verdelen over drie locaties, waarvan één in verbouwing.

Hamburgerstraat Veiligheid Ten aanzien van beveiligingszaken werden dit jaar diverse organisatorische en technische maatregelen getroffen, waardoor het voor enkele medewerkers mogelijk werd om op afstand beveiligingszaken in te stellen en uit te lezen. Met nieuwe huurders en onderhuurders in het pand werden bestaande protocollen afgestemd en beveiligingsaspecten doorgenomen, waaraan zij moeten voldoen. De BHV afstemming met alle (onder)huurders van het pand is afgerond. Het eigen personeel volgde de jaarlijkse bijscholingscursussen en er vond een ontruimingsoefening en evaluatie daarvan plaats. Expositiezalen Voor de vier tijdelijke exposities werden diverse technische en fysieke aanpassingen gerealiseerd De routing en bereikbaarheid van en naar onze tijdelijke expositieruimte in de kelder (zaal 5) liet te wensen over. Besloten werd derhalve deze ruimte voor tijdelijke exposities te verplaatsen naar zaal 1 op de begane grond, direct nabij de ingang. Voor beide zalen betekende dit flinke technische en bouwkundige aanpassingen die begin 2010 werden afgerond. De ervaring van een eerste jaar na de ruil van beide zalen zijn zeer positief te noemen. Auditorium In het auditorium zijn ook dit jaar enkele technische verbeteringen aangebracht. Zo werd de verlichting aangepast waardoor enkele onderdelen van de zaal beter werden uitgelicht. Ook op het gebied van ICT werden enkele aanpassingen doorgevoerd, waarmee de bediening van de diverse apparatuur werd verbeterd. De lange gekoesterde wens om extra koeling in de regiekamer te realiseren kon om gebouw-historische redenen nog niet worden vervuld. Een alternatief heeft zich tot op heden nog niet aangediend. Receptie / winkel Deze ontvangstruimte heeft blijvend aandacht gevraagd in verband met warmte-, tocht- en koudeproblematiek. Met name voor het receptiepersoneel bleek de klimaatbeheersing problematisch. Met gebouwbeheerder en adviseurs is verschillende malen gesproken over een doeltreffende aanpak. De technisch maatregelen die inmiddels zijn getroffen (mobiele airco en verwarming) hebben helaas niet tot een afdoende oplossing geleid. De voorlopige conclusie is dat deze open ontvangstruimte een blijvend probleem zal zijn ten aanzien van klimaatbeheersing. Serre Per 1 januari kreeg Het Utrechts Archief de beschikking over deze nieuwe ruimte. Deze voorziet o.m. in de door studiezaalbezoekers lang gewenste voorziening om op eigen gelegenheid te kunnen lunchen. Enkele automaten bieden daarbij dranken en versnaperingen. Tevens wordt de Serre ingezet als extra ruimte voor 44

eigen activiteiten, verhuur en foto-exposities. Hiervoor werden enkele bouwkundige aanpassingen gepleegd; om financiële redenen konden de nodige akoestische aanpassingen nog niet worden gerealiseerd. Plein Voor het verbeteren van de zichtbaarheid in de stad is een aanvraag gedaan voor het plaatsen van twee nieuwe banieren. Het vergunningstraject bleek zeer complex, enerzijds door de veranderende procedure, anderzijds door veranderende inzichten van de Welstandscommissie. Dit heeft tot gevolg gehad dat de aanvraagprocedure wederom opnieuw moet worden ingezet, met nieuwe aanvraag en bijbehorende technische tekeningen en artist impressions. Het daarvoor vereiste bodemonderzoek heeft i.v.m. de lange vorstperiode begin maart kunnen plaats vinden. In het najaar heeft de inspraakprocedure plaats gehad, waarbij geen bezwaar is aangetekend. Een definitief besluit wordt in januari 2011 verwacht. Algemeen De langdurig extreem warme weersomstandigheden tijdens de zomer en het feit dat er in de ICT-serverruimte een aantal apparaten was bijgeplaatst, zorgden voor een tekort aan koelcapaciteit in deze ruimte. De noodzakelijke uitbreiding werd eerst met tijdelijke apparatuur gerealiseerd. In de loop van het jaar werd de definitieve koelunit geplaatst met een capaciteit waarmee ook toekomstige warmtepieken kunnen worden opgevangen. Een grote lekkage, veroorzaakt door een onderdeel van de CV-installatie bij de mede-huurders op de bovenste verdieping, heeft weliswaar niet voor veel overlast en/of schade gezorgd, maar deed wel beseffen dat de eigen CV-installatie regelmatig op deugdelijkheid moet worden gecontroleerd. Er werden bij deze controle geen mankementen aangetroffen. Ter voorkoming van verdere vervuiling van muren en bestrating door duiven, werden door de gebouwbeheerder de noodzakelijke technische maatregelen getroffen, met wisselend resultaat. In het kader van efficiency werden verschillende facilitaire contracten onder de loep genomen. Een direct resultaat daarvan was een aanpassing van het schoonmaakcontract per oktober 2010, waarbij de schoonmaakfrequentie werd verminderd. Op termijn zullen enkele organisatorische wijzigingen, ondersteund door een technische infrastructuur, tot bezuinigingen leiden op de post beveiliging.

Alexander Numankade Kantoren Voor de renovatie van het kantoordeel van het pand aan de Alexander Numankade werd in het begin van het verslagjaar hard gewerkt aan de laatste voorbereidingen. Na de vertragingen uit voorgaand jaren kon worden gestart met de feitelijke bouw. De sloopwerkzaamheden startten in februari en de geplande oplevering werd vastgesteld op eind januari 2011. In het laatste kwartaal van het jaar werd duidelijk dat zowel opdrachtgever (Dienst Stadsontwikkeling gemeente Utrecht) als hoofdarchitect een aantal bouwkundige zaken, die in het Programma van Eisen waren opgenomen ten aanzien van bouwkundige beveiligingseisen (BORG 4 en eisen ten aanzien van weerstandsklasse 3), niet hadden verwerkt in het definitieve bestek voor de aannemer en de definitieve bouwtekeningen. Om deze fout te corrigeren heeft er veel overleg plaats gevonden tussen projectleiding, architect, aannemer en Het Utrechts Archief. Dit resulteerde eerste instantie tot twee maanden vertraging. Vervolgens zorgden lange leveringstermijnen van specifieke materialen voor extra vertraging. De nieuwe opleverdatum is op eind juni 2011.

Archiefdepots De leiding van het project is in handen van een technisch adviesbureau en niet, zoals gebruikelijk bij een architect. De voorbereidingen voor de renovatie van het voormalig gemeentelijk archiefdepot verliepen in het begin van het project (tot en met de voorlopig ontwerpfase) nagenoeg geheel volgens planning. Eenmaal aangekomen in de fase van het definitief ontwerp ontstonden er tussen het technisch adviesbureau en de Rijksgebouwendienst onenigheden over de door het bureau geleverde kwaliteit en kwantiteit. Dit resulteerde na enige maanden van getouwtrek tot het ontbinden van het contract, waarna een nieuw adviesbureau moest worden geworven. De ontstane onmin tussen Rijksgebouwendienst (RGD) en het inmiddels ontslagen adviesbureau, de daarna ingestelde procedure voor selectie en gunning van een ander technisch adviesbureau heeft voor circa 7 tot 8 maanden vertraging gezorgd. Aan het eind van het verslagjaar zijn de bestekken opgesteld en zal naar verwachting in februari de aanbestedingsprocedure worden afgerond. De opleverdatum is voorlopig vastgesteld op eind september 2011. 45

Bloeyendaal Nadat in september 2009 de medewerkers zijn gehuisvest op locatie Bloeyendaal in Rijnsweerd hebben er zich niet of nauwelijks vermeldenswaardige zaken op het facilitair terrein voorgedaan. Enkele kleinere interne verhuizingen en organisatorische verbeteringen werden gerealiseerd. De algemene tendens is dat de daar gehuisveste medewerkers tevreden zijn over deze tijdelijke locatie.

Complicaties De verbouwingswerkzaamheden aan de Alexander Numankade brachten complicaties aan het licht, met extra en onvoorzien werk tot gevolg: Het plaatsen van een nieuw trafohuis had een niet verwacht effect op de bestaande klimaatinstallatie van de Rijksarchieftoren. Zonder direct meetbare schade aan de stukken hebben de installaties langdurig gehaperd door een doorgebrande koelunit. Het duurde enkele maanden voordat de meeste problemen definitief waren opgelost. De tussentijds genomen noodmaatregelen hebben erger kunnen voorkomen. In de bouwvakantie hebben dieven de bliksembeveiliging van het gebouw aan de Alexander Numankade verwijderd. Daarnaast bleek er ook interesse voor de hoofdstroomkabel, waardoor onder meer de Rijksarchieftoren twee dagen zonder stroom heeft gezeten. Via een bypass konden inbraak- en brandmeld installatie nog dezelfde dag geoperationaliseerd worden. Voor de toekomstig medehuurder wordt een buitenspeelplaats voor de kinderopvang gerealiseerd. Het weg te pompen grondwater werd naast het voormalig gemeentelijk archiefdepot geloosd. De bevroren grond kon het water echter niet verwerken en via de fundering drong het water binnen in het kantoordeel van de zogeheten “Uithoek”. De overstroming werd ontdekt, nadat er al schade was aangericht aan daar tijdelijk opgeslagen papiervoorraad en andere materialen en gereedschappen. Ook het interieur zoals plafondplaten en vloerbedekking, alsmede meubilair moesten worden afgeschreven. Momenteel wordt de aansprakelijkheid onderzocht, waarbij opgemerkt dat de betreffende buitenpompen die in werking hadden moeten treden alle vier defect bleken te zijn. De RGD heeft deze inmiddels vervangen. Tenslotte werd het planmatige onderhoud aan de Rijksarchieftoren te laat uitgevoerd (nieuwe hoofdaannemer). Het gevolg was dat er veel storingen waren die door preventief onderhoud hadden kunnen worden voorkomen.

8.2

Post- en archiefzaken

Het plan voor een verbeterde ordeningsstructuur en het ontwerpen van een documentair structuurplan (DSP) kon in het verslagjaar niet worden afgerond. Wel is als onderdeel van het beoogde interne informatiebeleid een set archiefbeheersregels opgesteld volgens de richtlijnen van de Erfgoedinspectie. De keuzes die daarin zijn gemaakt ten aanzien van het externe toezicht en de beslissing bij het eventuele vervangen van archiefbescheiden moesten worden voorgelegd aan de Provinciale Archiefinspectie en aan de Erfgoedinspectie. Een definitieve reactie van deze beide instellingen is in 2010 nog niet ontvangen.

8.3

Financiën

Administratieve processen Financiële verslaglegging en managementinformatie In 2010 is mede n.a.v. een externe doorlichting en advies van de accountant begonnen met het maken van een kwaliteitsslag van de financiële administratie. Om dit te realiseren werd begin 2010 een nieuwe controller/hoofd financiën aangesteld. Eind 2010 is geconstateerd dat de gevraagde resultaten door de nieuwe controller/hoofd niet behaald zouden worden. Gezien de complexiteit en bijbehorende prioriteiten is besloten om een externe deskundige hierbij te betrekken. In december werd hiermee gestart. Na de eerste resultaten is besloten deze ontwikkeling door te zetten en scherp te monitoren. Besloten is om het (detacherings)contract van de nieuwe controller/hoofd administratie niet te verlengen en vooralsnog met de interimmer en de huidige medewerkers te trachten het veranderingsproces vorm te geven. BTW Het BTW-vraagstuk nadert zijn afronding. Op een aantal punten is overeenstemming bereikt. Over de resterende discussiepunten zijn onderhandelingen gaande. Medio 2011 moeten alle zaken transparant en definitief vastgesteld zijn. 46

Implementatie nieuw boekhoudsysteem De overstap op een nieuw primair systeem kon nog niet worden gerealiseerd. Dit zal, nadat de administratieve organisatie in zijn geheel is bekeken en belicht, zijn beslag krijgen in 2011. Na implementatie hiervan zal de financiële administratie adequaat kunnen reageren op vragen aangaande de financiële informatievoorziening, managementinformatie en verslaglegging.

8.4

ICT

Na de voorgaande jaren met ontwikkeling en monitoring van omvangrijke multimediaprojecten op de locatie Hamburgerstraat en de verhuizing van kantoren en studiezalen naar de tijdelijke locatie Bloeyendael, was 2010 in verhouding een rustig jaar. In afwachting van de oplevering van de locatie Alexander Numankade kon het team ICT tijd en aandacht besteden aan consolideren en verbeteren. Infrastructuur en interne processen Er is volop gewerkt aan de infrastructuur, waarbij een aantal zaken kon worden bijgewerkt. Aandachtspunten hierin waren de ontwikkeling van een sluitende back-up-strategie en opschoning van de administratie van de Active Directory. De netwerkinfrastructuur werd uitgebreid met een glasvezelverbinding naar internet. Aanpassingen van de netwerkinfrastructuur (routering en beveiliging) werd in eigen huis ter hand genomen en gerealiseerd. Voorts zijn de reguliere vervanging en upgrades gerealiseerd voor respectievelijk hard- en software en is de beveiligingsstrategie uitgevoerd. Ook werd de Administratieve Organisatie heringericht. Daarnaast werd dagelijks eerste- en tweedelijns gebruiksondersteuning verleend. De vervanging van het boekhoudpakket Exact voor Windows door de applicatie Accountview is in 2010 in gang gezet. De technische infrastructuur hiervoor is ingericht. Ten gevolge van de personeelswisseling bij de financiële administratie is het systeem nog niet geheel geïmplementeerd. Op het gebied van mobiele telefonie is vanwege het kostenaspect de overstap gemaakt naar een andere provider (Vodafone). Ondersteuning publiekspresentatie Naast het reguliere werk verleende de ICT ondersteuning bij de inrichting van de diverse tijdelijke tentoonstellingen. Ook participeerde het team in enkele publieksprojecten waarbij toepassing van nieuwe media centraal stond, zoals de ontwikkeling van de serious game Tijdtripper en het Festival No Label (visual art). Digitale dienstverlening Bestaande scans van diverse toegangen, o.a. bouwtekeningen werden gekoppeld aan beschrijvingen in MaisFlexis t.b.v. de Archiefbank. De inrichting en in gebruik name van de nieuwe server voor de applicatie Gedrukte Materialen (kranten) nam dit jaar de nodige tijd in beslag. Inmiddels nadert het project, waarin jaargangen van het Utrechts Nieuwsblad worden gedigitaliseerd en via de website beschikbaar worden gesteld, zijn voltooiing. Eind 2010 heeft een controleslag plaatsgevonden waarbij de beschikbaarheid en de kwaliteit van de gedigitaliseerd kranten is gecontroleerd. Er werd actief deelgenomen aan diverse projectgroepen en projecten, zoals Tijdtripper, Archiefbank, E-depot en het strategisch overleg over de website. Stagiairs Drie studenten van het ROC Midden Nederland liepen stage bij het team ICT.

Scholing Dit jaar bood gelegenheid voor medewerkers om zich te laten bijscholen op vlak van MCITP.

47

8.5

Verhuur en reserveringen

In toenemende mate worden de publieksruimtes op de locatie Hamburgerstraat ingezet voor bijeenkomsten en activiteiten, zowel voor intern gebruik als voor gebruik door externe partijen. In 2010 werden in totaal 236 reserveringen gedaan, te differentiëren naar commerciële verhuur (22), verhuur aan culturele partners en overheidsinstellingen (56), cursussen door externen (10) en voor intern gebruik (98). Ook de inkomsten hieruit variëren: gehanteerd worden een zakelijk tarief, een cultureel tarief en een vrienden/sponsortarief. Gebruikmaking van de ruimtes betreft vooral dagdelen tijdens kantooruren, waarbij met name het educatorium een veelgevraagde vergader- en cursusfaciliteit blijkt. Bij 106 bijeenkomsten werd tevens gebruik gemaakt van de twee floormanagers die zorgdragen voor de zaalopstelling, technische ondersteuning (AV) en catering. Bij 23 groepsontvangsten werd tevens een inhoudelijk welkomstwoord en/of rondleiding verzorgd. In de loop van 2010 werden verhuur en arrangementen actiever onder de aandacht gebracht, onder meer door middel van de website. Om dit verder te intensiveren, te coördineren en hieruit meer inkomsten te verwerven, werd het secretariaat uitgebreid met een medewerker verhuur & reserveringen.

48

9

Personeel

9.1

Personeelsbezetting

Algemeen Gedurende het hele jaar vond de dienstverlening m.b.t. raadpleging originele stukken plaats op de locatie Bloeyendael. Medewerkers van de afdelingen Archieven, Collectie en Bedrijfsvoering (grotendeels) werkten vanuit deze tijdelijk ingerichte kantoren. De locatie Hamburgerstraat is de werkplek voor de afdelingen Publiek en Presentatie, Communicatie en Marketing, Bedrijfsvoering (w.o. secretariaat, verhuur), Inspectie en directie. Medewerkers van de receptie en van de studiezalen werkten afwisselend op beide locaties. Depotmedewerkers reisden daarbij dagelijks naar locatie Numankade om de aangevraagde stukken uit het depot te halen. Het secretariaat is versterkt en heeft een uitbreiding van 10 mens uur gekregen. Naast de secretariële werkzaamheden zijn nu ook de zaalreserveringen voor de locatie Hamburgerstraat bij het secretariaat belegd. De afdeling Communicatie en Marketing is tijdelijk versterkt met een medewerker communicatie. Zo ook bij de financiële administratie waar een tijdelijke nieuwe functie van Controller/Hoofd administratie is ontstaan.

Formatie 2010 Vastgestelde formatie in 2009 Op 31-12-2010 Bezet vast Bezet tijdelijk Bovenformatie vast bezet Bovenformatie tijdelijk Bovenformatie project Notaris

Aantal Personen: 60

Fte’s: 47

52 10 4 3 3

40,3 3,7 2,1 2,4 1,4

2009 Vastgestelde formatie in 2009 Op 31-12-2009 Bezet vast Bezet tijdelijk Bovenformatie vast bezet Bovenformatie tijdelijk Bovenformatie project Notaris

Aantal Personen: 60

Fte’s: 46,21

54 6 1 8 7

42,15 4,06 1,36 5,39 4,15

Vrijwilligers Het Utrechts Archief maakt dankbaar gebruik van een grote, constante groep vrijwilligers. Rond 60 vrijwilligers houden zich bezig met indicering. Daarnaast wordt het gastheerschap op locatie Hamburgerstraat versterkt met 13 gastheren die op zaterdagen en bij speciale activiteiten het publiek ontvangen en wegwijs maken.

Leeftijdsopbouw De leeftijdsopbouw van mannen en vrouwen per 31 december 2010 in dienst bij Het Utrechts Archief (vaste en tijdelijke medewerkers): 2010

49

leeftijd

man

vrouw

totaal

%

< 30 30-40 40-50 50-60 60-65 ≥ 65 totaal

1 5 9 10 4 1 30

1 3 6 17 3 1 31

2 8 15 27 7 2 61

3 13 25 44 11 3

Personeelsmutaties In 2010 zijn de onderstaande medewerkers in vaste dienst aangesteld: 1 juli Bernard Mantel, inspecteur, 32 uur 1 oktober Erik Monna, medewerker ICT, 36 uur Een medewerker is vast benoemd in een nieuwe functie 1 oktober Mariette Rommers, vakspecialist digitalisering, 18 uur In 2010 zijn de volgende personen in tijdelijke dienst aangesteld, waarvan een persoon die werkzaam is bij Stichting Utrechts Museumkwartier (SUM): 1 september 1 april 1 mei 1 juli 1 maart

Martine van der Kaa, vakspecialist Indicedering voor 3 uur tot 1 januari 2011 Arie Noordermeer, ambtelijk secretaris OR voor 4 uur tot 1 september 2010. Nusch Romijn, medewerker communicatie voor 32 uur tot 1 augustus 2010, in december verlengd tot 1 januari 2012 als Coördinator Communicatie en Marketing Angelique Brekelmans-van Lunteren, secretarieel medewerker en medewerker reserveringen voor 32 uur tot 1 juli 2011 Ward Rennen, directeur SUM voor 32 uur tot 1 maart 2011

Zes medewerkers hebben een tijdelijke aanstelling: Mieke van der Hoeven Ab Fernhout Jeroen Haggenburg Ton Verweij Roosje Keiser

receptionist receptionist floormanager floormanager acquisitie

1 maart 2009 tot 1 maart 2011 1 maart 2009 tot 1 maart 2011 1 april 2009 tot 31 maart 2011 1 april 2009 tot 31 maart 2011 1 mei 2009 tot 1 mei 2011

Daarnaast zijn de volgende medewerkers gedetacheerd (geweest) bij Het Utrechts Archief: Richard Margharita Hanneke Blijham Bernard Mantel* Tina Macht Aleid Mooij Marlies van Maarseveen Arie Noordermeer Sami Bayar

medewerker ICT projectmdw Notaris Inspecteur project mdw Notaris vakspec infomakelaar controller/hfd financiën Ambt. Secretaris OR Projectmedew ICT

1 februari tot 1 mei 2010 (32 uur) 7 maart 2007 tot 31 augustus 2010 (22 uur) 1 oktober 2009 tot 30 september 2010 (32 uur) 1 september 2008 tot 1 januari 2011 (32 uur) 1 augustus 2009 tot 1 februari 2011 (24 uur) 1 maart 2010 tot 1 maart 2011 (32 uur) 1 september 2010 tot 1 september 2012 (4 uur) 9 november 2010 tot 23 januari 2011 (24 uur)

*Bernard Mantel is vanaf 1 juli aangesteld bij Het Utrechts Archief, overige detacheringen lopen van rechtswege af. 50

Ook is een aantal medewerkers als oproepkracht gedetacheerd bij Het Utrecht Archief. Deze vormen een pool voor de functies van ondersteunend medewerker receptie, rondleider en ondersteunend medewerker studiezalen. Er zijn ongeveer 7 personen die zowel als receptionist en rondleider oproepbaar zijn, er zijn 2 rondleiders en 3 personen die als ondersteunend medewerker studiezaal oproepbaar zijn. De onderstaande medewerkers zijn niet langer werkzaam bij Het Utrechts Archief: G.J. Röhner per 1 mei 2010 (FPU, nu als vrijwilliger) M. van der Kaa per 1 augustus 2010 (FPU, nu opnieuw een tijdelijke aanstelling) A. Noordermeer per 1 september 2010 (uit dienst, nu via een detachering) J. van Oss per 1 november 2010 (uit dienst, eigen initiatief, andere baan ) M. van Nijendaal per 1 december 2010 (uit dienst, van rechtswege)

9.2

Flexibele arbeidsvoorwaarden

Het Persoonsgebonden budget (PGB) is in 2010 als volgt ingezet: - 17 medewerkers lieten het bedrag uitbetalen. - 6 medewerkers lieten het bedrag overmaken naar het pensioenfonds. - 24 medewerkers maakten gebruik van het nationale fietsplan (inclusief lopende contracten). Aanschaf fiets: - 7 medewerkers hebben hun fiets betaald met inzet van verlofuren. Aankoop verlof: - 5 medewerkers kochten 185 uur verlof. Verkoop verlof: - 4 medewerkers verkochten in totaal 318 uur verlof.

9.3

Ziekteverzuim van medewerkers in tijdelijke en vaste dienst 2009

2010

Verzuim percentage

6.72%

11,51%

Meldingfrequentie

1.45

1.97

Gemiddelde verzuimduur

Kort: 1.23%

Kort: 1.51%

Middel: 0.80%

Middel: 1.15%

Lang: 5.22%

Lang: 8.85%

Kort : korter dan 7 dagen Middel: 7 tot 42 dagen Lang: 43 of meer Zoals uit de bovenstaande tabel blijkt, zijn zowel het verzuimpercentage als de meldingsfrequentie in 2010 gestegen. De stijging ligt vooral in het aantal langdurig zieken, waarbij oorzaken niet werkgerelateerd zijn of een combinatie van werken privé-omstandigheden. Een medewerker is dit jaar na een zeer ernstig ziekbed op 30 december overleden. Drie medewerkers zijn gestart met een re-integratietraject, resulterend in 2 medewerkers die weer gedeeltelijk werken ( 50% en 86%). De laatste werkt thuis aan het herstel en verricht ongeveer 2 uur werk per dag. Een langdurig zieke is uit dienst en een is geheel hersteld in november.

51

9.4 -

9.5 -

Arbeidsomstandigheden In het verslagjaar is het Sociaal Medisch Team vier maal bijeengekomen. De ARBO-commissie is formeel niet bijeen geweest.

Vorming en scholing 4 nieuwe medewerkers hebben een BHV opleiding gehad De reguliere herhalingslessen BHV/EHBO hebben het hele jaar door plaatsgevonden.

.

9.6

Ondernemingsraad

De Ondernemingsraad heeft naast de eigen overleggen 5 maal overlegvergadering gehad met de directie, op 1 maart, 17 mei, 5 juli, 25 oktober en 13 december. Sinds 1 juni heeft de OR een ambtelijk secretaris voor 4 uur per week. Op 9 november hebben OR verkiezingen plaatsgevonden, waarna de ondernemingsraad bestaat uit: Evert Jan Regterschot (voorzitter), Mariëtte Rommers (plv. voorzitter), Mieke Breij (plv. secretaris), Wim Jongerius (OR vertegenwoordiger in ARBO-commissie), Benjamin van Hoorn en Arie Noordermeer (ambtelijk secretaris). Onderwerpen die aan de orde zijn geweest: • De OR verzocht om een deskundige op het gebied van het feestdagenbeleid en arbeidsduur per jaar uit te nodigen en het huidige beleid rond feestdagen opnieuw te bekijken en eventueel te herzien. Dit heeft geleid tot een aanpassing van het bestaande feestdagenbeleid met ingang van 1 januari 2011. • De OR ontving begin mei een adviesaanvraag waarbij de focus lag op verdere inrichting van de organisatie voor E-ontwikkelingen. Onderdelen van de aanvraag zijn o.a.: o om te toetsen hoe dit financieel mogelijk kan worden gemaakt. o om te bekijken hoe de dubbele bezettingen bij de studiezaal vermeden kunnen worden. o het voornemen om de receptie grotendeels te sluiten bij terugkomst op de Alexander Numankade o het voornemen om vanaf 1 januari 2011 de studiezaal locatie Hamburgerstraat op zaterdagen te sluiten. OR adviseerde positief en zal monitoren hoe de diverse trajecten verlopen. Tevens wil de OR geïnformeerd worden over het opleidingsplan voor de medewerkers rond E-ontwikkelingen. • De fiscale reiskostenverrekening die in relatie tot de nieuwe reiskostenvergoeding niet meer toegepast zal worden. • Begrotingstekorten, bezuinigingen en begroting 2011. • De OR ontving in oktober een adviesaanvraag m.b.t. een voorgenomen wijziging in de organisatiestructuur per 1-1-2011. Deze betrof de samenvoeging en herschikking van enkele afdelingen. Dit resulteert tevens in een kleinere samenstelling van het Management Team waarvan de uitvoerende rol gereduceerd wordt zodat het zich meer kan richten op beleid- en strategievorming. De OR adviseerde hierin positief, met enkele aanbevelingen.

52

Medewerkers van Het Utrechts Archief per 31 december 2010

Directie Saskia van Dockum Erik Tigelaar (adjunct-directeur)

Bibliotheek Margot Le Fèvre Leny Jurritsma Joke Mammen

Management Team Saskia van Dockum (directeur) Kaj van Vliet (Rijksarchivaris & hoofd Archieven) Erik Tigelaar (hoofd Collecties en wnd. Hoofd Publiek en Presentatie) Fred Dalhuisen (Bedrijfsvoering) Marlies van Maarseveen (Controller/hoofd financiële administratie)

Personeel & Organisatie Anne-Marie van Vliet

Communicatie & Marketing Hoofd Anne Houk de Jong Sigrid de Grave Nusch Romijn

Inspectie

Fotografie Johan Denters Berry Geerlings Rob de Wilde

Archieven Hoofd Kaj van Vliet Acquisitie Roosje Keijser Inventarisatie Jellie van der Meulen Theo van de Sande Mariëtte Rommers Floortje Tuinstra Annelot Vijn Digitalisering Mariëtte Rommers Irma Klaver

Bernard Mantel Aat in ’t Hout Marjo Barthels

Indicering Albert Hogeweij Peter Pouwels Herma Westra

Collecties

Materiële verzorging en depotbeheer Wilma Broeks Anja Grimminck Irma Klaver Gerda Leemans-Visch Miny Obbens Edwin Stolp

Hoofd Erik Tigelaar Restauratie en conservering Eugène Hoes Wim Jongerius Beeldmateriaal Lloyd Davies Douwe Koen Victor Lansink Peter Notermans Tolien Wilmer

53

Publiek & Presentatie

Bedrijfsvoering

Hoofd Erik Tigelaar (wnd)

Hoofd Fred Dalhuisen

Studiezalen Mustafa Ahdoudi Mieke Breij (coördinator) Reinier Hilhorst Janne Kok Aleid Mooij Annelot Vijn

Secretariaat Karin Fokken Angelique van Lunteren-Brekelmans

Ondersteuning Studiezalen Hans van Noord Oproepkrachten ondersteuning Studiezalen Carl van Leeuwen Mirjam Mutzri Meike Wielheesen Educatie Nettie Stoppelenburg Samantha Hassink-Burbidge Oproepkrachten educatie / rondleiders Hanneke Blijham Maartje Boer Henk Groenwoud Stijn van den Hurk Willem Janssen Janne Kok Tijn Pieren Krijn de Veer Annet Werkhoven

Facilitair Beheer Fieneke van Bemmel – ’t Hoen Harro Grondman Erwin de Kriek Verhuur Angelique van Lunteren-Brekelmans Floormanagement Jeroen Haggenburg Ton Verweij

ICT Benjamin van Hoorn Erik Monna Evert-Jan Regterschot

Financiële administratie Peter Ducker John de Leeuw Shardha Maniessing Irma Klaver

Receptie/winkel Ilja Raspe Rita Schippers-Garretsen Ab Fernhout Mieke van der Hoeven Oproepkrachten receptie / gastheer Maartje Boer Willem Janssen Nadine de Jong Carl van Leeuwen Tijn Pieren Rik Recourt Krijn de Veer

54

Jaarverslag Januari 2011 Utrecht

Recommend Documents