Jaarverslag 2015 van de Commissie AedesCode 1.
Inleiding
De Commissie AedesCode toetst op verzoek van belanghebbenden het gedrag van leden van Aedes aan de AedesCode. De afhandeling van toetsingsverzoeken en klachten door de Commissie AedesCode vindt plaats op basis van het Reglement AedesCode. De AedesCode, de Governancecode (onderdeel van de AedesCode) en het Reglement AedesCode zijn te raadplegen op: www.aedes.nl. Alle leden van Aedes vereniging van woningcorporaties zijn gebonden aan de AedesCode. Door het aanvaarden van de AedesCode geven corporaties aan dat zij aanspreekbaar zijn op hun maatschappelijke functie en prestatie. Kernpunten van de AedesCode zijn: eisen en regels op het gebied van het interne toezicht, helderheid van de interne organisatie van corporaties en regels voor een zorgvuldige omgang met bewoners en andere belanghebbenden. Uitgangspunt van de AedesCode is dat corporaties ervoor dienen te zorgen dat zij de nodige integriteit in acht nemen bij hun bedrijfsvoering.
2.
Vernieuwde Governancecode
Met ingang van 1 mei 2015 is er een vernieuwde Governancecode woningcorporaties 2015 van kracht. Deze vervangt de code uit 2011 in zijn geheel. Corporaties hadden tot 1 januari 2016 de tijd om de wijzigingen van de vernieuwde Governancecode in te voeren. De oorspronkelijke Governancecode woningcorporaties was sinds 1 januari 2007 van toepassing voor leden van Aedes en de Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). In 2007 is afgesproken de code regelmatig te evalueren en zo nodig aan te passen, zoals daadwerkelijk is gebeurd in 2011. De in het verslagjaar vernieuwde Governancecode is opgesteld vanuit het besef dat de kwaliteit en transparantie van bestuur en toezicht aan hogere normen dienden te voldoen. In de code is daarom meer aandacht besteed aan cultuur en gedrag, passend bij transparante en integere organisaties. Het belang van (toekomstige) bewoners en andere direct belanghebbenden blijft daarbij voorop staan. De gemeente krijgt een uitdrukkelijker positie in de nieuwe code.
3.
Taken Commissie AedesCode
De taken van de Commissie AedesCode zijn de volgende:
het doen van een uitspraak naar aanleiding van een individueel toetsingsverzoek; ieder lid van Aedes kan de commissie verzoeken advies uit te brengen over de vraag hoe een bepaalde (voorgenomen) activiteit van de eigen instelling zich verhoudt tot de AedesCode;
het doen van een uitspraak naar aanleiding van een toetsingsverzoek van algemene aard; dit betreft toetsingsverzoeken van het bestuur van Aedes over de vraag hoe een (voorgenomen) activiteit in algemene zin zich verhoudt tot de AedesCode;
1
het doen van een uitspraak naar aanleiding van klachten van belanghebbenden gericht tegen leden van Aedes;
het adviseren van het bestuur van Aedes over wijzigingen van de AedesCode en het Reglement AedesCode.
4.
Werkzaamheden Commissie AedesCode in 2015
In 2015 heeft de Commissie AedesCode (hierna: commissie) zich bezig gehouden met de volgende werkzaamheden. 4.1
Vergaderingen
De commissie vergadert in beginsel vijf keer per jaar. De frequentie wordt mede bepaald door het aantal zaken dat aan de commissie wordt voorgelegd. De commissie is gedurende het verslagjaar vijf keer bijeengekomen op: 13 februari, 21 april, 23 juni, 16 september en 9 december. 4.2
Toetsingsverzoeken
In het verslagjaar heeft de commissie één individueel toetsingsverzoek van een aangesloten lid ontvangen. Het verzoek had betrekking op de verlenging van de aanstelling van een bestuurder. Het bestuur van Aedes heeft twee toetsingsverzoeken bij de commissie ingediend. Het eerste toetsingsverzoek had betrekking op een door een lid gevraagd uitstel van visitatie tot medio 2018. De commissie achtte een uitstel van visitatie tot medio 2018 onwenselijk en heeft het bestuur van Aedes geadviseerd wel een uitstel van visitatie te verlenen, maar slechts tot eind 2016. De visitatie moet dan vóór 31 december 2016 zijn afgerond. De commissie stelt zich op het standpunt dat visitatie principieel dient plaats te vinden binnen de daarvoor beschikbare termijn. Slechts in uitzonderingsgevallen kan uitstel worden toegestaan. Het tweede toetsingsverzoek had betrekking op een (gedoog)verzoek van een lid om af te mogen wijken van principe 3.28 Governancecode en een lid van de raad van commissarissen toe te staan voor maximaal zes maanden de rol van bestuurder op zich te nemen. Als reden voor het verzoek om af te mogen afwijken van de Governancecode werd aangevoerd dat de bedrijfsactiviteiten van de onderneming werden gestaakt en verwacht werd dat voor de ontbinding en vereffening van de organisatie drie tot zes maanden nodig was. De commissie heeft het bestuur van Aedes geadviseerd dit verzoek te honoreren. 4.3
Klachten
De commissie werd dit jaar 39 keer door belanghebbenden benaderd met klachten over corporaties. Ter vergelijking: in 2014 werden 33 klachten aan de commissie voorgelegd. Aan het begin van het verslagjaar dienden er nog 6 klachten uit het voorgaande jaar te worden afgehandeld. Evenals voorgaande jaren werden de klachten ingediend door (ex)huurders. Door klagers werden in veel gevallen meerdere klachten tegelijk bij de commissie ingediend. De klachten waren niet altijd even helder geformuleerd. Daar waar geconstateerd werd dat een klacht niet ontvankelijk was, werd dit betrokkene met redenen omkleed medegedeeld en werd deze verwezen naar een bevoegde instantie. In veel
2
gevallen betrof dit de onafhankelijke geschillen- /klachtencommissie (hierna: klachtencommissie) van de betrokken corporatie. Bij ontvankelijkheid van een klacht stelt de commissie de wederpartij in de gelegenheid schriftelijk te reageren. Na twee schriftelijke rondes bepaalt de commissie vervolgens of een hoorzitting noodzakelijk is of dat op basis van de schriftelijke stukken uitspraak kan worden gedaan. Deze procedure werd niet gevolgd als de klacht uitsluitend betrekking had op het niet conform het reglement handelen van de klachtencommissie. De commissie buigt zich in beginsel niet over de inhoud van een klacht, maar beoordeelt of een corporatie en/of haar organen, waaronder begrepen de raad van commissarissen en de klachtencommissie, procedureel correct en conform de AedesCode hebben gehandeld. In de bijlage wordt inzicht gegeven in de aard van de klachten en de wijze van afhandeling over de periode 1 januari 2015 – 31 december 2015. Uit het overzicht blijkt dat ook dit jaar weer een groot aantal zaken werd voorgelegd aan de commissie welke primair thuishoren bij de klachtencommissie van de betrokken corporatie. Een aantal klachten betrof het functioneren van de klachtencommissie van de corporatie. Deze klachten waren in bijna alle gevallen niet terecht. In één zaak werden klachten ingediend over het niet naleven van de Governancecode. In deze kwestie hadden de klachten betrekking op de handelwijze van de raad van commissarissen. In het verslagjaar werd in één zaak een hoorzitting gehouden. In twee gevallen heeft de commissie klagers een toelichting gegeven op een uitspraak. In 10 zaken en over 36 klachten heeft de commissie een oordeel gegeven, waarbij 4 klachten gegrond werden verklaard, 17 klachten ongegrond en 15 klachten alsnog niet ontvankelijk. Ultimo 2015 waren alle zaken afgehandeld. 4.4.
Advisering bestuur van Aedes
In het verslagjaar heeft de commissie op het verzoek van het bestuur van Aedes advies uitgebracht over de omvorming van de Commissie AedesCode. Aedes en de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties) hebben de wens geuit om de Commissie AedesCode om te vormen tot een Commissie Governancecode, die bindende uitspraken kan doen voor leden van zowel Aedes als VTW.
5.
Aanbevelingen Commissie AedesCode
Op basis van de haar werkzaamheden en de daarbij opgedane ervaringen komt de commissie tot de volgende bevindingen en aanbeveling.
Het is de commissie opgevallen dat zij met toenemende regelmaat wordt geconfronteerd met klagers (huurders) die een verwarde indruk maken. De toonzetting van de
3
binnenkomende e-mails en brieven is vaak onaangenaam en agressief. Deze verwarde huurders zullen ook in hun woonomgeving voor overlast zorgen. De commissie adviseert Aedes bij de corporaties erop aan te dringen in samenwerking met GGZ, gemeente en politie meer aandacht aan dit maatschappelijk probleem te schenken.
6.
Samenstelling van de Commissie AedesCode
De commissie is als volgt samengesteld:
de heer drs. W.J. Deetman, voorzitter;
de heer dr. J.K. Helderman tot 1 juni 2015;
mevrouw prof. mr. dr. D.W.J.M. Pessers;
mevrouw A. van Vliet-Kuiper tot 1 maart 2015;
mevrouw drs. G.T. Willemsma;
de heer dr. J.W.A. van Dijk vanaf 16 september 2015;
de heer mr. drs. J.P. Broekhuizen vanaf 1 december 2015.
Aan de commissie zijn toegevoegd: als adviseur: de heer drs. M.P.P. van Rosmalen werkzaam bij Aedes; als ambtelijk secretaris: mevrouw mr. R. Kokke, werkzaam bij Aedes, tot 27 maart 2015, vanaf 27 maart 2015 mevrouw mr. D.H.R.M. Rethmeier-Marres.
4
Bijlage: Overzicht behandelde klachten 2015 Datum
Onderwerp
Ontvankelijk
Uitspraak/Actie
klacht 22-6-2014
Datum afhandeling
1. Klachtencommissie
Ja
Uitspraak:
weigert uitspraak te
Klacht 1 gegrond;
doen over
Klacht 2
verantwoordelijkheid.
ongegrond.
15-5-2015
2. Lid klachtencie niet onafhankelijk. 2-6-2014
Klachten (7) over
Uitspraak:
22-1-2015 /
handelwijze corporatie
Ja/Nee
Klachten 1 t/m 7
16-9-2015
en klachtencie.
niet ontvankelijk. Klager heeft geen direct belang.
5-6-2014
Klachten (4): corporatie
Uitspraak:
15-1-2015 /
heeft geen rekening
Ja
Klacht 1 t/m 4
21-4-2015
gehouden met belangen
ongegrond
klager bij verkoop van zijn woning. 6-11-2014
Klachten over
Nee
handelwijze corporatie.
Cie Aedescode niet
19-1-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillencie.
8-12-2014
Diverse klachten over
Nee
Cie AedesCode niet
corporatie, advocaten
bevoegd.
etc.
Doorverwezen naar
19-1-2015
verschillende instanties. 24-11-2014
3-1-2015
Klachten (8): Klachten
Nee
Cie AedesCode
over uitspraak van de
geen
klachtencommissie.
beroepsinstantie.
Klachten (3) inzake
Ja
Uitspraak:
overlast, transparantie
Klacht 1 en 3
en communicatie.
ongegrond.
21-1-2015
6-5-2015
Klacht 2 gegrond. 19-1-2015
Klacht over onderhoud.
Nee
Geschillencie heeft
20-2-2015
oordeel gegeven. Klacht ingetrokken. 27-2-2015
Toewijzing woning.
Nee
Cie. Aedescode niet bevoegd. Verwezen naar geschillencie corporatie.
5
27-2-2015
Datum
Onderwerp
Ontvankelijk
Uitspraak/Actie
Klachten (5):
Ja
Uitspraak:
klacht 27-1-2015
Datum afhandeling
1. Werkwijze klachtencie
Klacht 1
niet onafhankelijk;
ongegrond.
2. Dienstverlening
Klachten 2 t/m 5
onvoldoende;
niet ontvankelijk.
22-5- 2015
3. Er wordt drank geschonken in ontmoetingsruimte; 4. Samenstelling bewonerscie en rooster van aftreden niet conform de regels; 5.voorz. RvC is niet onafhankelijk. 3-2-2015
Klacht: corporatie neemt
Nee
Cie AedesCode niet
te weinig maatregelen
bevoegd. Klager
tegen overlast.
verwezen naar
27-3-2015
juiste instantie. 20-2-2015
Klacht over overlast.
Nee
Klacht in januari
23-4-2015
2012 al beoordeeld door Cie AedesCode. 23-2-2015
5-3-2015
Klacht over weigering
Nee
Cie AedesCode niet
dubbelglas aan te
bevoegd. Verwezen
brengen en brandtrap te
naar geschillencie
renoveren.
corporatie.
Klachten (4):
Nee
Geschillencie heeft
1. Onvoldoende actie
al over de klachten
tegen overlast;
geoordeeld.
2. Onzorgvuldig
Cie. Aedescode
handelen jegens klager;
geen
3. Geschillencie. Heeft de
beroepsinstantie.
27-3- 2015
21-4-2015
klacht niet behandeld. 4. Uitspraak geschillencie niet juist. 28-2-2015
Klacht over slecht
Nee
onderhoud.
Cie AedesCode niet bevoegd. Verwezen naar geschillen/klachtencie. corporatie.
6
13-3-2015
Datum
Onderwerp
Ontvankelijk
Uitspraak/Actie
Klacht over slecht
Nee
Cie AedesCode niet
klacht 26-2-2015
Datum afhandeling
onderhoud cv-ketel.
13-3-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillen/klachtencie. corporatie.
3-3-2015
Klacht over overlast
Nee
Cie AedesCode niet
21-4-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillencie. 17-3-2015
Klacht over corporatie
Nee
niet benoemd.
Geen
3-4-2015
klachtenformulier ingevuld.
25-3-2015
Klacht over overlast en
Nee
onderhoud.
Cie AedesCode niet
3-4-2015
bevoegd. Klager verwezen naar geschillen/klachtencie.
31-3-2015
Klacht over overlast.
Nee
Cie AedesCode niet
8-4-2015
bevoegd. Klager verwezen naar geschillen/klachtencie. 10-4-2015
Klacht over afrekening
Nee
stookkosten.
Cie AedesCode niet
13-4-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillen/klachtencie.
25-3-2015
Klachten over onderhoud
Nee
en overlast.
Cie AedesCode niet
9-4-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillen/klachtencie.
10-4-2015
Klacht over verkoop van
Nee
woning.
Cie AedesCode niet
21-04-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillen/klachtencie. corporatie.
19-5-2015
Klachten over
Nee
handelwijze corporatie.
Cie AedesCode niet
26-05-2015
bevoegd. Zaak onder de rechter.
3-6-2015
Klacht over het niet
Ja
Uitspraak:
volgens de regels
ongegrond.
handelen van klachtencie.
7
12-7-2015
Datum
Onderwerp
Ontvankelijk
Uitspraak/Actie
Klachten (4):
Ja
Uitspraak: Klacht 1
klacht 4-6-2015
Datum afhandeling
RvC/corporatie handelt
en 2 ongegrond;
i.s.m. Governancecode,
klacht 3 gegrond;
WNT, statuten.
klacht 4 niet
18-12-2015
ontvankelijk. 19-6-2015
Klacht over medewerkers
Nee
corporatie.
Cie AedesCode niet
24-6-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillencie.
2-7-2015
Klacht inzake
Nee
woningtoewijzing.
Cie AedesCode niet
6-7-2015
bevoegd. Klager door- verwezen.
3-7-2015
Klachten (6):
Ja
Uitspraak: Klachten
klachtencie handelt niet
deels ongegrond en
conform regels en de
deels niet
AedesCode
ontvankelijk.
13-7-2015/
Klacht: Klachtencie.
18-8-2015
handelt niet conform
Ja
Uitspraak: klacht
26-10-2015
25-9-2015
ongegrond.
uitspraak Cie. AedesCode. 16-7-2015
Klacht over koopovk.
Nee
woning.
Cie AedesCode niet
20-7-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillen/klachtencie.
20-7-2015
Klacht inzake afrekening
Nee
servicekosten.
Cie AedesCode niet
27-7-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillen/klachtencie.
22-7-2015
Klachten over
Nee
sloopwoning.
Cie AedesCode niet
27-7-2015
bevoegd. Klager verwezen naar geschillen/klachtencie.
31-8-2015
Klachten:
Ja
Uitspraak:
1. Ontruiming door
Klacht 1 niet
corporatie niet
ontvankelijk.
rechtmatig;
Klacht 2
2. Niet in behandeling
ongegrond.
16-10-2015
nemen van klacht 1 door klachtencie. 17-8-2015
Advies/hulp gevraagd
Nee
Geen klacht.
inzake toewijzing woning
Verwezen naar
in regio Zwolle.
Juridisch Loket.
8
25-8-2015
Datum
Onderwerp
Ontvankelijk
Uitspraak/Actie
Klacht over klachtencie.
Nee
Klachtencie. heeft
klacht 10-9-2015
Datum afhandeling 17-9-2015
klacht in behandeling. 4-9-2015
Klacht over overlast
Nee
boom.
Cie AedesCode niet
14-9-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillen/klachtencie. corporatie.
12-9-2015
Geschil met corporatie
Nee
Cie AedesCode niet
over de gevoerde
bevoegd. Verwezen
klachtenprocedure.
naar geschillen-
14-9-2015
/klachtencie. 6-10-2015
Klacht over websitetekst
Nee
corporatie.
Cie AedesCode niet
12-10-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillen/klachtencie.
16-10-2015
Klacht inzake overlast.
Nee
Cie AedesCode niet
26-10-2015
bevoegd. Verwezen naar geschillen/klachtencie. 19-10-2015
Klacht over
Nee
Cie AedesCode niet
klachtenprocedure bij
bevoegd.
klachtencie.
Klachtenprocedure
27-10-2015
loopt nog. 19-10-2015
Klacht over niet in
Nee
Klachtencie. heeft
behandeling nemen
klacht wel in
klacht door klachtencie.
behandeling
27-10-2015
genomen. 8-11-2015
Klacht over slechte
Nee
Cie AedesCode niet
communicatie met
bevoegd. Verwezen
corporatie.
naar geschillen-
11-11-2015
/klachtencie. 15-12-2015
Klacht over functioneren
Klacht niet
corporatie.
duidelijk.
17-12-2015
Klager weigert klachtenformulier in te vullen. 15-12-2015
Klacht over corporatie.
Klager weigert
Klacht niet omschreven.
klacht te omschrijven. Klacht niet verder behandeld.
9
7-1-2016
