Jaarverslag 2013 Bestuur van afdeling Friesland 96 Februari 2014

Jaarverslag 2013

Bestuur van afdeling Friesland ‘96 Februari 2014

Inhoud 1

Inleiding ................................................................................................. 3

2

De organisatiestructuur van Afdeling Friesland’96 ......................................... 4

3

2.1

Inleiding ........................................................................................... 4

2.2

Bestuur ............................................................................................. 4

2.3

Leden en verenigingen ........................................................................ 6

2.4

Commissies ....................................................................................... 6

2.5

Regio-overleggen ............................................................................... 7

Verantwoording activiteiten ....................................................................... 8 3.1

Financiën .......................................................................................... 8

3.2

Samenspel-indeling ............................................................................ 8

3.3

Vervoer............................................................................................. 9

3.4

Vliegprogramma................................................................................. 9

3.5

Lossingen ........................................................................................ 10

3.6

Beleid zondaglossingen ..................................................................... 10

3.7

Automatisering ................................................................................ 11

3.8

Rekenaar ........................................................................................ 12

3.9

PR-beleid ........................................................................................ 12

3.10

Klachtenbehandeling ...................................................................... 13

3.11

Begeleiding probleemsituaties in verenigingen ................................... 14

3.12

Klokken........................................................................................ 14

3.13

Jeugdbeleid .................................................................................. 15

3.14

Manifestatie .................................................................................. 15

Jaarverslag 2013 Friesland ‘96

Pagina 2

1

INLEIDING Voor u ligt het jaarverslag 2013. Het bestuur verantwoordt zich door middel van dit verslag naar de Algemene Ledenvergadering. In dit jaarverslag worden achtereenvolgens besproken de organisatiestructuur en ontwikkelingen daarin (H2) en de activiteiten die onder de leiding van het bestuur zijn uitgevoerd (H3). Voor een uitgebreide financiële verantwoording wordt verwezen naar het financiële jaarverslag.


Pagina 3

2

2.1

DE ORGANISATIESTRUCTUUR VAN AFDELING FRIESLAND’96

Inleiding Het bestuur heeft in 2012 gekozen voor te werken vanuit een andere organisatiestructuur. Belangrijkste vernieuwend aspect was om te gaan werken met een klein besuur met een ondersteuning van meerdere commissies. Een belangrijke reden voor deze verandering was dat er in de ogen van het bestuur niet teveel sprake moet zijn van een reactief beleid waarbij de tijd en energie van het bestuur vooral wordt gestoken in de lopende zaken, dus in korte termijnbeleid. Dit heeft vaak tot gevolg dat er te weinig tijd en ruimte is om vooruit te kijken en een duidelijk beleid en visie te ontwikkelen. Daarnaast hoopt het bestuur dat door de commissiestructuur - en dus door het inschakelen van meer mensen bij het besturen van de afdeling - de betrokkenheid van de leden wordt vergroot. Door met commissies te werken proberen we optimaal gebruik te maken van de kennis en vaardigheden van onze leden. De commissiestructuur is in 2013 min of meer afgerond. Het heeft het bestuur meer tijd gekost dan beoogd om alle commissies te bemensen en naar tevredenheid te laten functioneren. Dat is een leerproces. Het bestuur heeft moeten concluderen dat met name de planning en daaraan verbonden de snelheid van werken niet altijd optimaal is verlopen. Dit heeft onder meer geresulteerd in een late oplevering van adviezen. Het bestuur gaat er van uit dat met de ervaringen van de afgelopen jaren een verdere verbetering van de aansturing en planning mogelijk is. In het voorjaar en in het najaar heeft er een bijeenkomst plaatsgevonden van het bestuur met de commissieleden. Het is van belang voor het bestuur om de commissieleden goed te kennen en met hen van gedachten te wisselen. Ook is het goed dat de verschillende commissies op deze wijze contact met elkaar hebben waardoor men ook met het werk van de andere commissies rekening kan houden. De structuur van de organisatie kunt u vinden in de bijlage.

2.2

Bestuur Het afdelingsbestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het beleid en de uitvoering daarvan. Het bestuur van de afdeling legt verantwoording af over het gevoerde beleid aan de algemene ledenvergadering. Deze vindt twee maal per jaar plaats. In 2013 was de voorjaarsvergadering op zaterdag 9 maart, de najaarsvergadering op zaterdag 19 oktober.


Pagina 4

De samenstelling van het bestuur in 2013 was als volgt: Voorzitter

Albert de Jong

e

2 voorzitter

Harrie Meijners

Penningmeester

Johannes Keuning

Secretaris

Willem Molenaar

Rekenwerk/ledenadministratie

Hylke van Dijk

Commissaris en concoursleider

Jelle Kooistra

Het dagelijks bestuur werd gevormd door Albert de Jong, Harrie Meijners en Willem Molenaar. In 2013 waren aftredend Albert de Jong en Harrie Meijners. Omdat er op de najaarsvergadering zich geen kandidaten tijdig hadden aangemeld is besloten dat beide bestuursleden nog enige tijd aanblijven totdat er zich geschikte kandidaten hebben aangemeld. Na aanmelding van enkele kandidaten is er een commissie ingesteld om de bestuurswisseling te begeleiden. Deze commissie bestond uit Theo Boelens, Jannes Mulder en Willem Molenaar. Deze commissie heeft gesprekken gevoerd met (potentiële) kandidaten en het bestuur geadviseerd. Als afdelingsbestuur hebben we het afgelopen verslagjaar elke vier tot zes weken plenair vergaderd. Daarnaast heeft het dagelijks bestuur tussentijds vergaderd wanneer het daar aanleiding toe zag en plenaire vergaderingen voorbereid teneinde slagvaardig te kunnen besturen. Bestuursbesluiten zijn uiteraard alleen genomen op de plenaire vergaderingen. Het rooster van aftreden ziet er als volgt uit. Benoeming vindt in de regel plaats op de najaarsvergadering. 2013 2014 2015 2016 2017 2018 A.J. de Jong (voorzitter)

X

W.J. Molenaar (secretaris)

X

J. Keuning (penningmeester)

X X

H. van Dijk (automatisering)

X

X

H.W.L. Meijners (2e voorzitter)

X

J. Kooistra (concoursleider)

X


X

X

Pagina 5

2.3

Leden en verenigingen In 2013 is de Afdeling Friesland ‘96 gestart met 1604 leden verdeeld over 59 verenigingen (peildatum 7 februari 2013). Op de laatste peildatum 1 februari 2014 is het ledental gedaald tot 1530 leden. Noot: Het verloop van de aantallen leden in de afgelopen jaren is door de Technische Commissie en de Samenspelcommissie in beeld gebracht. Zie o.a. de publicatie van de nieuwe samenspelindeling op de site.

2.4

Commissies Sinds het aantreden van het bestuur in 2012 is gekozen voor een relatief klein, compact bestuur ondersteund door verschillende commissies. Daarbij is voort geborduurd op de bestaande commissiestructuur maar waarbij een aantal commissies is toegevoegd of aangepast en/of nieuw leven is ingeblazen. Werkwijze en aansturing. Een commissie doet onderzoek en stelt adviezen op die dienen voor beleid en besluitvorming van het afdelingsbestuur. De commissie handelt in opdracht van het afdelingsbestuur. De commissie gaat incidenteel en projectmatig te werk. De onderzoeksresultaten en de adviezen worden aangeboden aan het afdelingsbestuur. Op basis van de adviezen neemt het bestuur besluiten of agendeert zaken op de algemene ledenvergadering. Hieronder is de commissiesamenstelling weergegeven. Van enkele commissies is de samenstelling ten opzichte van 2012 veranderd. Nieuwe commissieleden zijn in cursief weergegeven. Tussen haakjes bestuursleden die hebben bedankt. Verder zijn er nog enkele vacatures. Er wordt qua samenstelling gestreefd om commissieleden niet in meerdere commissies plaats te laten nemen. Bestaande commissies

Samenstelling

Financiële commissie

Johannes Keuning Controle commissie: Ronald Liemburg en Albert Meester

Lossingcommissie

Jelle Kooistra, Jouke Rottine, (Jan Heeres) en vacature.

NPO-vluchten

Bestuur F’96 en Jelle Kooistra

Samenspelcommissie

Frederik Heeres, Wieger Hoekstra, Theo Pander en Pieter Woord

Jeugdcommissie

Piet Oldenburger, Cor Tolsma, Mariska Boonstra

Klokkencommissie

Haye Bouma, Piet Oldenburger en H. Visscher

Manifestatiecommissie

Piet Oldenburger en Hatty Roest

Automatiseringscommissie Hylke van Dijk, Karim Pastoor en vacature Reglementencommissie

Cees de Jong en Jan Tekkelenburg

PR-commissie

Geert de Jong, Gerard Pama en Sjaak van der Wal


Pagina 6

Technische commissie

Jan Bos, Wim van Dijk, Jacob Draaisma, Hanjo de Groot, Foeke Hoekstra, Henk Hoekstra, Willem Molenaar, Wiebren van Stralen, Pieter Woord en Simon Zeeman (Tjipke Bosma, Simon Kuipers, Jouke Rottiné)

Vervoerscommissie

Jan Bartels en Theo Boelens

Klachtencommissie

Harrie Meijners, Willem Molenaar en vacature

Commissie rekenaar

Klaas Talen, John Hilbers en Hylke van Dijk

In overleg met de PR-commissie is gekeken hoe we op korte termijn een sponsorcommissie op kunnen zetten dan wel nieuw lezen in kunnen blazen.

2.5

Regio-overleggen In het najaar van 2013 zijn wederom een aantal regio-overleggen gehouden. Het doel van deze bijeenkomsten is vooral om meer zicht te krijgen op wat er bij de leden en verenigingen leeft. De regio-overleggen worden sinds 2012 georganiseerd. Op de regio-overleggen worden de leden en de verenigingen in de gelegenheid gesteld hun wensen en meningen kenbaar te maken. Van die gelegenheid is in ruime mate gebruik van gemaakt. In dit opzicht kan er weer van geslaagde bijeenkomsten worden gesproken. Het bestuur is dan ook van mening dat de regio-overleggen zeker een bestuurlijke meerwaarde hebben. Op de regio-overleggen van 2013 is speciale aandacht besteed aan het vliegprogramma. Hiervoor heeft Simon Zeeman (TC) een toelichting gegeven waarna er een discussie volgde aan de hand van enkele aandachtspunten. Vervolgens is gesproken over zaken zoals samenwerking verenigingen, grensoverschrijdend gedrag, vacatures bij het bestuur en de entingsformulieren.


Pagina 7

3 3.1

VERANTWOORDING ACTIVITEITEN Financiën Het financieel verslag over 2013 is onder verantwoording van het bestuur samengesteld door de penningmeester en met medewerking van boekhoudkantoor Accesor. Het wordt besproken op de ALV van 8 maart. In 2012 is de penningmeester gestart met een nieuwe systematiek. Beide laatste jaren zijn daardoor goed met elkaar te vergelijken. Vergelijking met eerdere jaren is lastiger. Het netto resultaat over 2013 bedraagt een negatief saldo van € 1.675,00 tegenover een negatief saldo van € 1.788,00 in 2012. Een belangrijk doel van het bestuur is het betaalbaar houden van de duivensport voor zoveel mogelijk leden. Om dit te bereiken hebben we getracht de kosten verder terug te brengen. Over 2013 hebben we de kosten kunnen reduceren door een verlaging van de bestuurskosten, drukwerkkosten en algemene kosten. Daarnaast hadden we een meevaller in de onderhoudskosten in het wagenpark. Daar tegenover staat dat we in 2013 minder inkomsten hadden. Er zijn minder duiven ingekorfd (dus minder vrachtgelden) terwijl de vervoerskosten (dieselprijs, BTW verhoging) zijn gestegen. Ook waren er hogere overige personeelskosten (meer wachtdagen) en waren we meer kwijt aan rekengeld (twee rekenaars). Voor een uitgebreide financiële verantwoording wordt verwezen naar het financiële jaarverslag. Controle van de financiën is uitgevoerd door Ronald Liemburg en Albert Meester.

3.2

Samenspel-indeling Het bestuur heeft in mede gezien de krimp en de groter wordende onderlinge verschillen van samenspelen besloten de bestaande samenspelindeling tegen het licht te houden. Het bestuur heeft de Samenspel-commissie opdracht gegeven om te adviseren in de Samenspel-indeling. Daarbij is de opdracht gegeven onderzoek te doen naar de huidige en de verwachte knelpunten van de huidige Samenspel-indeling ten aanzien van: gehanteerde norm voor aantallen leden; eerlijk spel; afdelingskampioenschappen e.d.. Op basis hiervan is gevraagd een voorstel te doen voor een nieuwe Samenspel-indeling. Hierbij is het streven om de nieuwe indeling in het vliegseizoen 2014 te realiseren. In januari heeft de Samenspel-commissie haar bevindingen gepresenteerd. De commissie heeft geadviseerd het aantal samenspelen terug te brengen tot 6 en daarbij de nieuwe indeling gepresenteerd. Het advies is gepubliceerd op de website, toegestuurd aan de verenigingen en geagendeerd voor de ALV van 8 maart 2014. Jaarverslag 2013 Friesland ‘96

Pagina 8

3.3

Vervoer In het verslagjaar 2013 zijn er bijna 486.000 duiven vervoerd. Dit is een daling van 28.000 (5,7%) ten opzichte van het voorgaande jaar. Voor het ophalen is naast de opleggers weer meer gebruik gemaakt van klein vervoer doordat we een kleine aanhanger overgenomen hebben en deze ingezet hebben op een deel van een route waar anders een oplegger werd ingezet. De oudste oplegger, bouwjaar 1967, is in het najaar verkocht. Het vervoer naar de losplaatsen is uitgevoerd door de Fa. Vlasman met onze opleggers. Op één vlucht, Wijchen, met lossing op vrijdag is ook een kleine aanhanger mee doorgegaan naar de lossingplaats. Zoals vorig jaar al bleek zit een groot deel van de vervoerskosten in de ophaalkilometers. Het is dus zaak hier kritisch naar te kijken en te komen tot creatieve oplossingen. Voor wat betreft de vitesse en midfond zullen de duiven opgehaald moeten worden bij de verenigingen. Op deze vluchten worden ook de meeste duiven ingekorfd. Een reden is dat het grootse deel van de leden het liefst op deze disciplines speelt. Voor de fond en de meerdaagse ligt dit anders. De meerdaagse wordt ingekorfd bij de nationale inkorfcentra. De dagfond kan nu nog bij elke vereniging ingekorfd worden. Gelet op de aantallen en daarmee op de concoursveiligheid moet hier nader naar gekeken worden. Te denken valt aan verenigingen waar een nader te bepalen minimaal aantal duiven wordt ingekorfd. Dit leidt direct tot minder ophaalpunten en dus minder dure kilometers. Het bestuur heeft hiervoor een voorstel opgesteld. Dit wordt besproken op de ALV van 8 maart 2014. Extra aandacht vraagt het invullen van mandenlijsten bij nationale concoursen. Vluchten als Chateauroux en Morlincourt zijn nationale vluchten waarbij mandenlijsten verplicht zijn. Gebleken is dat diverse verenigingen hier moeite hebben met het voldoen aan deze eis. De NIC’s hebben de ervaring door de meerdaagse vluchten waarbij deze lijsten ook verplicht zijn. Indien men de kennis mist kan men bij deze centra te rade gaan.

3.4

Vliegprogramma Het vliegprogramma wordt voorbereid door de Technische Commissie. De TC is gestart in maart 2012, is qua bezetting ruim opgezet (grote commissie) met leden uit alle windstreken om op die manier de ideeën en het gedachtegoed uit de gehele afdeling bij de opstelling te kunnen betrekken. Het uiteindelijke doel is om voor 2015 een zo optimaal mogelijk vliegprogramma te hebben ontwikkeld met als tussenstappen 2013 en 2014. Om te komen tot een verdere verbetering van het vliegprogramma is de versie van 2013 geëvalueerd. Hiertoe is in het najaar van 2013 op een zestal regio-overleggen het vliegprogramma samen met de leden besproken. Begin januari is het concept-vliegprogramma 2014 gepubliceerd met een uitvoerige uitleg en onderbouwing van de keuzes. Verenigingen en leden zijn wederom gevraagd te reageren. Hier is in ruime mate gebruik van gemaakt. De reacties zijn wederom binnen de TC besproken op basis waarvan het


Pagina 9

definitieve voorstel voor het vliegprogramma 2014 is vastgesteld. Deze is aan het bestuur aangeboden. NB: Het vliegprogramma wordt opgesteld aan de hand van door het bestuur opgestelde uitgangspunten.

3.5

Lossingen De lossingen worden bepaald door de lossingscommissie. De lossingscommissie heeft ook in 2013 wekelijks gebruik gemaakt van uitgebreide weersverwachting van ZIMOA (tot volle tevredenheid van de LC ) naast de bestaande informatie van de info van Meteo Concult via het I.W.B. Voor de lossingen zijn de richtlijnen aangehouden welke uitgezet zijn in het WIS en WAS onderzoek door de WOWD. En er is voor 2013 een afgelastingenprotocol opgesteld waarmee de taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het geval van afgelastingen. Wanneer er niet (tijdig) gelost kan worden kan de lossingscommissie kiezen voor een alternatief lossingstation. Het streven is daarbij steeds dat er zaterdag wordt gevlogen. Het bestuur wil hier nogmaals uitdrukkelijk opmerken dat het bestuur eindverantwoordelijk is en blijft voor de lossing! De seizoenstart in 2013 is vanwege het extreem koude weer twee weken opgeschoven, waardoor in het vliegprogramma ook enige aanpassingen gemaakt moesten worden. Het seizoen 2013 kan gekenmerkt worden als een zwaar seizoen met veel late lossingen. Desondanks zijn de wedvluchten over het algemeen goed verlopen. Alleen de wedvlucht van 18 mei vanuit Pommeroeul kende een traag verloop met op de aankomstdag nog zo’n 60% achterblijvers, waarvan de volgende dag het grootste gedeelte alsnog hun hok wisten te bereiken. Tijdens het jonge duivenseizoen kwam eindelijk de zomer met op de inkorfdagen en vluchtdagen soms zeer hoge temperaturen. Hierdoor moest er soms uitgeweken worden naar lossingstations met kortere afstanden. Mede door de voorzichtigheid met het lossen van de jonge duiven waren er gemiddeld genomen relatief weinig verliezen. Door de slechte weersomstandigheden op zaterdag zijn er vier wedvluchten op zondag gelost. Deze hadden een goed verloop.

3.6

Beleid zondaglossingen Voor concoursen die uitgesteld worden naar de zondag geldt dat die niet tellen voor de afdelingskampioenschappen. Het bestuur is van mening dat deze regeling voor verbetering vatbaar is. Daarom is het bestuur de afgelopen tijd in gesprek geweest met enkele verenigingen over het zondagvliegen. Op basis van deze overleggen zijn we gekomen tot een voorstel voor aanpassing van de regels betreffende zondagvliegen. Het voorstel is gepubliceerd op de website en toegezonden aan de vereniginJaarverslag 2013 Friesland ‘96

Pagina 10

gen. Daarbij is gevraagd is of er meer verenigingen met het bestuur in gesprek willen over dit onderwerp. Ook hierop zijn reacties gekomen. Een en ander heeft geleid tot het Voorstel Zondagvliegen zoals dat op de ALV van 8 maart is geagendeerd.

3.7

Automatisering De website Het jaar 2013 heeft wat betreft de automatiseringscommissie hoofdzakelijk gedraaid om de website. Per 1 januari 2013 is de nieuwe website op het nieuwe domein www.f96.nl online gegaan. Al snel bleek dit problemen te geven. De website was erg traag en was moeilijk tot soms geheel niet bereikbaar. Volgens de provider lag dit aan de erg nieuwe software waarmee wij de website hadden opgezet. Nadat in het hemelvaartsweekend nauwelijks tot geen toegang tot de website mogelijk was, is besloten om de site opnieuw op te bouwen met een eerdere software versie. Aangezien de provider geen back-up van de database kon leveren, hebben we weer een compleet nieuwe site moeten bouwen. Na nog meer problemen met de bereikbaarheid hebben we alles overgezet naar de oude provider met het oude domein www.friesland96.nl. Ondanks deze tegenslagen zijn er ook enkele nieuwe mogelijkheden aan de site toegevoegd. - Actueel lossingsnieuws - Advertentierubriek Vraag en Aanbod. - Het 112 clubnieuws. Hierop kan iedere vereniging d.m.v. een login, informatie over haar eigen vereniging publiceren. - Rayon nieuws. Hierop kan ieder rayon d.m.v. een login, informatie over haar eigen rayon publiceren. We hopen komend jaar de lossingen live op de website te kunnen plaatsen. D- en W-bestanden Over het insturen van de D- en W-bestanden kunnen we redelijk tevreden zijn. Op enkele incidenten na is dit zowel naar Compuclub als naar Pigeon Village vrij goed verlopen. Alleen bij dubbelvluchten ontstonden enkele keren problemen, vrijwel uitsluitend door onjuist handelen van de verenigingsfunctionaris. Om deze fouten tot een minimum te beperken is het gewenst dat er binnen iedere vereniging voldoende kennis aanwezig is. Om dit te realiseren is het de bedoeling dat we in 2014 enkele instructie-avonden voor (aankomende) verenigingsfunctionarissen opzetten. Melden In 2013 was het mogelijk om de duiven te melden op de eigen website. Daar is in beperkte mate gebruik van gemaakt. Het streven van het bestuur is om het melden van duiven via de eigen website plaats te laten vinden. De reden is vrij simpel: hoe meer bezoekers op de website des te meer inkomsten uit reclame gegenereerd kunnen worden. Bij hoge bezoekersaantallen kunnen hogere prijzen voor reclame (banjers e.d.) worden gevraagd. Hier hebben alle leden baat bij.


Pagina 11

Ledenadministratie Voor 2013 is de ledenadministratie uitgevoerd door de automatiseringscommissie.

3.8

Rekenaar Op de ALV van 9 maart 2013 heeft het bestuur voorgesteld om voor 2013 te rekenen met Pigeon Village. Op de ALV was er veel onvrede over dat besluit. Veel leden waren voorstander van continuering met Compuclub. Met grote meerderheid van stemmen werd de motie 'Boelens' aangenomen waarin het bestuur werd opgeroepen om het besluit met betrekking tot de rekenaar te herzien. Om gehoor te kunnen geven aan de motie 'Boelens' is een kleine onafhankelijke commissie geformeerd die gevraagd is het bestuur te adviseren over het vraagstuk van de rekenaar. De commissie bestond uit Theo Boelens, Auke Bosma en Simon Zeeman. De commissie heeft op basis van gesprekken met bestuur en rekenaars en aanvullende informatie een advies opgesteld dat is gepubliceerd. De bevindingen zijn gepresenteerd op een extra vergadering waarbij gekozen is om het bestuur niet aanwezig te laten zijn. Het advies van de commissie heeft geleid tot het rekenen met twee rekenaars, Compuclub en Pigeon Village. Ook is het advies opgevolgd om een commissie in te stellen die gaat kijken wat de beste rekenaar is voor de toekomst.

3.9

PR-beleid In 2013 is er een nieuwe start gemaakt met de PR-Commissie. In tegenstelling tot beoogd heeft het bestuur deze commissie pas eind 2013 definitief op gang laten komen. De commissie bestaat uit Gerard Pama, Geert de Jong en Sjaak van der Wal. Deze commissie heeft inmiddels enkele plannen opgesteld voor 2014 en deze middels een uitgebreide presentatie aan het bestuur gepresenteerd op 14 december 2013. De commissie heeft samen met het afdelingsbestuur de nieuwe rode draad vastgelegd voor de promotie van de duivensport. ‘Terug naar de basis’ is de nieuwe leiddraad. Met deze gedachte in het achterhoofd wordt er een nieuw pr-beleid uitgezet voor de komende jaren. Met als eerste doelstelling het behouden van onze bestaande leden. En als we in staat zijn onze bestaande leden te behouden, gaan we ons vervolgens concentreren op aanwinst van nieuwe leden. In het begin van 2014 zal er worden gewerkt aan verschillende zaken die op korte termijn aandacht verdienen. Hiervoor heeft de commissie een shortlist en een longlist opgesteld. Met behulp van een stappenplan en een bijpassend budget wordt er naar gestreefd om de plannen om te zetten in daden. Een voorbeeld van een onderwerp op de shortlist is het onderzoek naar het live kunnen volgen van de duivenlossingen. Hier wordt momenteel aan gewerkt. Hieronder volgt een beknopt overzicht van een willekeurig aantal aandachtspunten die in deze opdeling van short en longlist aandacht krijgen. -Imago  algemene imago van onze hobby verbeteren; Huidig imago: stoffig, duur, veel tijd nodig en nooit vakantie.


Pagina 12

-Communicatie  beter en transparanter communiceren met onze leden via één centraal communicatiepunt. -Nieuwe technieken  de nieuwe wereld toepassen: GPS; Live volgen van lossingen - Aanwerven nieuwe leden  begeleiden van startende leden (trainer/coach). Promotiemateriaal: uniform, professioneel en duidelijk (hoe start een nieuw lid, en wat voor stappenplan hoort hierbij); Meer contactmomenten met de duivensport (niet alleen richten op jeugdleden maar ook op de gepensioneerde tak) -Financieel  de duivensport financieel aantrekkelijker maken. Ondermeer door meer samen te werken met andere afdelingen. -Fuseren ondersteunen  fusie begeleiding voor verenigingen. Schouders ontlasten van de schaarse verantwoordelijke personen.

3.10 Klachtenbehandeling In het voorjaar van 2012 is gestart met een klachtencommissie. Het doel is om leden en verenigingen uitdrukkelijk de gelegenheid te geven om zaken waarover men een klacht heeft aan te kaarten bij het bestuur. Belangrijkste motivatie om te komen tot een klachtencommissie is om de kwaliteit van ondersteuning aan leden en verenigingen te verbeteren. Procedure: Nadat een klacht is binnen gekomen wordt hij in behandeling genomen door de klachtencommissie, en wordt hij met instemming van de indiener door toepassing van hoor-en-wederhoor afgehandeld. Bij elke bestuursvergadering staat het punt klachten geagendeerd en worden de klachten besproken. Er worden alleen schriftelijke klachten behandeld. Bij mondelingen klachten wordt verzocht de klacht op schrift te stellen en in te dienen. Dit kan via het klachtenformulier op de website. In vergelijking met vorig seizoen is het aantal klachten in aantal afgenomen. Wel moet opgemerkt worden dat in een aantal gevallen de zaken complexer waren en dat het bestuur in twee gevallen geconfronteerd werd met juridische strijd. Op dit laatste fenomeen zit het bestuur uiteraard absoluut niet te wachten. Duivensport is een hobbyorganisatie en het kan niet zo zijn dat vooral vermogende liefhebbers in staat zijn om het gelijk te krijgen door inschakeling van advocatuur. Er is in totaal 12 keer gebruik gemaakt van de klachtencommissie. In twee gevallen is de klacht niet ontvankelijk verklaard. De klachten zijn op de bestuursvergadering behandeld. Alle klachten konden binnen een redelijk korte termijn worden afgehandeld. In willekeurige volgorde zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest. - vliegprogramma - verloop lossingen - voorkennis commissieleden - beslissingen bestuur - communicatie - conflicten leden vereniging


Pagina 13

Bijzonder plezierig is het feit dat nadat het bestuur de nodige maatregelen had genomen het grensoverschrijdend gedrag in de sociale media nagenoeg niet meer is voorgekomen. Bestuurders van verenigingen hebben hierin een sleutelrol en het lijkt erop dat men deze verantwoordelijkheid als bestuur heeft weten af te dwingen. Hopelijk kan er binnen niet al te lange tijd dit ook als landelijk beleid (NPO) zijn intrede gaan doen. Met betrekking tot conflicten in verenigingen is het raadzaam om in een vroeg stadium contact op te nemen met het bestuur van de Afdeling. In veel gevallen is het conflict dusdanig opgelopen dat de schade niet meer hersteld kan worden. Tot slot is het van belang om klachten via het formulier op de site te laten verlopen. Het is van belang om klachten procedureel op de juiste wijze af te handelen.

3.11 Begeleiding probleemsituaties in verenigingen Van tijd tot tijd doen zich geschillen voor in de verenging en een enkele keer tussen afzonderlijke leden en het verenigingsbestuur. Het afdelingsbestuur heeft in een aantal gevallen contact gezocht met verenigingen met een min of meer structurele conflictsituaties. In een aantal gevallen werd en wordt bemiddeld om leden bij een andere vereniging onder te brengen. Het bestuur probeert zich hierin pro-actief op te stellen. Het doel is te bemiddelen en zo te komen tot een oplossing. Behoud van leden en het creëren van een werkzame situatie binnen verenigingen staan daarbij voorop. Met betrekking tot conflicten in verenigingen is het raadzaam om in een vroeg stadium contact op te nemen met het bestuur van de Afdeling. In veel gevallen is het conflict dusdanig opgelopen dat de schade veelal niet meer hersteld kan worden.

3.12 Klokken Keuring klokken Elektronische constateersystemen dienen om de vijf jaar gekeurd te worden. Omdat dit in 2010 plaats heeft gevonden heeft er in 2013 geen keuring plaats gevonden. De keuring vindt plaats door de leveranciers van elektronische constateersystemen. Opgemerkt moet worden dat wanneer er tussentijds een constateersysteem naar de leverancier terug moet, ook de klokkencommissie een rapport dient te ontvangen. De ervaring is dat dat niet altijd plaats vindt. Plannen om een databank op te richten in 2010 door het N.P.O zijn tot op heden nog niet gerealiseerd. De mechanische klokken moeten voor 2014 gekeurd zijn waarbij een nieuwe N.P.O.zegel en een keuringssticker worden geplaatst. De klokkencommissie heeft op zaterdag 22 februari 2014 een zitting waarbij mechanische klokken ter keuring aangeboden kunnen worden.


Pagina 14

Elektronisch constateringsystemen In gebruik zijn de navolgende systemen Unikon, Tauris, Tipes, Benzing, Mega en Atis. Twee jaar geleden heeft een update plaatsgevonden. Het NPO-bestuur heeft de afspraak gemaakt met de fabrikanten van deze systemen dat eenmaal per vijf jaar er een update plaats mag vinden waarvoor kosten in rekening gebracht mogen worden. Een reden is dat fabrikanten personeel in dienst hebben voor onderhoud en uitbreiding van de mogelijkheden van de systemen. Indien er geen betaalde update meer plaats zou mogen vinden zullen de fabrikanten geen personeel meer aanhouden voor de ECS en vervalt daarmee elke back-up.

3.13 Jeugdbeleid Het doel van de Jeugdcommissie is het stimuleren van de postduivensport door middel van begeleiding van jeugd en beginnende leden, en ideeën te ontwikkelen om jeugd en beginners actief bij de postduivensport te betrekken. Om dit te bereiken is er ondermeer een speciaal jeugdkampioenschap ingesteld en wordt er jaarlijks een aantal activiteiten voor de jeugd georganiseerd. Voor de jeugdkampioenschappen wordt jaarlijks het reglement, de spelregels en de te winnen prijzen in natura vastgesteld. Ook vindt er een check plaats van de jeugdledenlijst. Tijdens de manifestatie in Ureterp is er speciale aandacht aan de jeugd besteed, met een jeugdmiddag met uitreiking van de prijzen en een relaas van Co Verbree die de jeugdige liefhebbers en hun ouders vertelde over zijn leven met de duiven en daarna nog een aantal meegebrachte duiven keurde. Dit werd gevolgd door de prijsuitreiking van het afgelopen seizoen en als slot het traditionele patat-eten.

3.14 Manifestatie Als afsluiting van het seizoen is op zaterdag 7 december voor de derde keer de manifestatie van de afdeling Friesland gehouden in MFC ‘de Wier’ in Ureterp. Het programma was verdeeld over twee zalen met in een zaal het jeugdprogramma (zie boven). In de andere zaal was een sessie met dierenarts Henk de Weerd over problemen die liefhebbers met vooral de jonge duiven tegen komen. En natuurlijk vooral hoe dat te voorkomen en/of te genezen. Hiervoor was veel belangstelling. Daarna werden de kampioenen van de Sector 4-vluchten gehuldigd en ook de winnaars van de vlucht t.b.v. het Ronald McDonaldhuis. Omdat de eindverkoop van de bonnen niet doorging had de manifestatiecommissie een forum geregeld waar Wim van Dijk, Jacob Draaisma, Wim Koelma en Jan Hoogland vertelden over hun beleving van de duivensport en vragen beantwoordden. De middag werd afgesloten met een stampot waaraan ongeveer 145 liefhebbers deelnamen. Aansluitend begon dan de feestavond met Jannes Mulder als spreekstalmeester. In totaal zijn er 140 bekers in een aantal vlotte sessies uitgereikt, dit afgewisseld met muziek en een verloting. Alle kampioenen werden op de foto gezet door Vina van Dijk. Net na elven klonk dan traditioneel, als afsluiting van het officiële gedeelte, het Friese volkslied voor alle winnaars. De meeste liefhebbers gingen daarna naar huis, een flink aantal heeft echter nog lang ‘nagemolken’! Jaarverslag 2013 Friesland ‘96

Pagina 15

Bijlage 1: Organogram

Verenigingen

Nederlandse Postduiven Organisatie

Noordelijke Unie

NPO

Algemene Afdelingsvergadering

NU

Friese Fondclub FFC

AC

LC

Kiesmannen

Afdelingsbestuur

KC

TC

SSC

PRC MC

RC

CF

JC VC

LC - Lossingscommissie KC - Klokkencommissie TC - Technische Commissie JC - Jeugdcommissie PRC– PR-Commissie MC - Manifestatiecommissie


KC

RC - Reglementencommissie SC – Samenspelcommissie CF - Commissie Financiën KC - Klachtencommissie VC - Vervoerscommissie AC - Automatiseringscommissie

Pagina 16

Jaarverslag 2013 Bestuur van afdeling Friesland 96 Februari 2014

Recommend Documents