JAARVERSLAG 2004
VERANTWOORDING Februari 2005
Pagina 1 van 6
JAARVERSLAG 2004
COLOFON De Rekenkamer Middelburg De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. De Rekenkamer Middelburg heeft als doel het doeltreffend, doelmatig, rechtmatig en integer functioneren van de gemeente Middelburg en de daarmee verbonden organen te toetsen en door het geven van adviezen te verbeteren. Zij voorziet daartoe de gemeenteraad en degenen die verantwoordelijk zijn voor de gecontroleerde organen of onderwerpen van op onderzoeksfeiten gebaseerde informatie. Deze informatie bestaat uit onderzoeksbevindingen, oordelen en aanbevelingen over organisatie, beheer en beleid en is in beginsel publiek toegankelijk De Rekenkamer van de gemeente Middelburg is onafhankelijk en bestaat uit een voorzitter, twee leden en één plaatsvervangende lid. Zij wordt 1 dag per week ondersteund door een ambtelijk secretaris en verricht haar onderzoeken binnen een door de Gemeenteraad jaarlijks vast te stellen budget. De Rekenkamer voert in principe zelf onderzoek uit. In de onderzoeken wordt altijd teruggekeken naar het verleden, met als nadrukkelijke bedoeling te leren voor de toekomst. Jaarlijks stelt de Rekenkamer een onderzoeksplan op, waarin wordt aangegeven welke onderzoeken in uitvoering worden genomen. Daarnaast voert zij een aantal korte oriënterende onderzoeken uit en pleegt zij nazorg op eerder uitgebrachte onderzoeken.
Samenstelling: Leden Mr. Anne Mast Henk Hoogstrate Plaatsvervangend lid Mr.Ferry Pirard Voorzitter Drs. Walter van Wijngaarden RC CPC Secretaris Drs. Ernest Antheunisse
Rekenkamer Middelburg Postbus 6000 4330 LA Middelburg www.rekenkamermiddelburg.nl
[email protected] Secretaris 0118 671234 Middelburg Juli 2004
Pagina 2 van 6
JAARVERSLAG 2004
1. Inleiding Dit is het eerste jaarverslag van de Rekenkamer Middelburg. Conform de verordening Rekenkamer en het visiedocument van de Rekenkamer wordt voor 1 april het jaarverslag aangeboden aan de gemeenteraad. Hierin legt de Rekenkamer verantwoording af over haar activiteiten en de besteding van de financiële middelen, de jaarrekening.
2. Jaarverslag 2.1 Inrichting De Rekenkamer is ingesteld naar aanleiding van de verordening die in november 2003 is vastgesteld door de gemeenteraad. Hierin is bepaald dat de Rekenkamer volledig bestaat uit externe leden: drie leden en twee plaatsvervangende leden. Een selectiecommissie bestaande uit raadsleden heeft de leden van de Rekenkamer geselecteerd. Na de installatie op 19 april zijn we op zoek gegaan naar de inrichting en de werkwijze van de Rekenkamer. De Rekenkamer bestaat uit drie leden, waaronder de voorzitter en één plaatsvervangend lid. De verordening voorziet in een tweede plaatsvervangend lid, welke de raad niet heeft ingevuld. In dit eerste jaar wilden we vooral ervaring opdoen, voordat we een oordeel hadden over het al dan niet aanstellen van een tweede plaatsvervangend lid. Aan het eind van 2004 hebben we besloten dat we de functie van tweede plaatsvervangend lid voorlopig niet zullen invullen, omdat er vooralsnog geen behoefte aan is. Al snel kwam de behoefte aan professionele (ambtelijke) ondersteuning. In overleg met de raadsgriffier en de gemeentesecretaris zijn we uitgekomen op een constructie waarbij een hoogwaardige medewerker van de afdeling bestuursondersteuning voor 1 dag per week is “aangesteld” als secretaris voor de Rekenkamer. Omdat de secretaris geen onderzoek doet, blijft de onafhankelijkheid en objectiviteit gewaarborgd, terwijl de leden zich volledig kunnen richten op het doen van onderzoek. De kosten voor deze ambtelijke ondersteuning worden doorberekend aan de Rekenkamer. 2.2 Visiedocument Onze eerste taak was het opstellen van een visie. Na een korte kennismaking met de gemeente en een cursus “onderzoek door de Rekenkamer” zijn we gestart met het schrijven van het visiedocument. We hebben hierbij niet het wiel opnieuw uitgevonden, maar hebben gebruik gemaakt van veel openbare bronnen als internet en documentatie van de vereniging van lokale rekenkamers. Toch hebben we wel onze eigen identiteit in het visiedocument gelegd. Enerzijds omdat dit overeen moest komen met de Middelburgse verordening en anderzijds omdat we zelf ook een uitdrukkelijke visie hadden en hebben. Het visiedocument was dus ons eerste product. We hebben dit document via een presentatie in de commissie AB aangeboden aan de raad op 13 juli 2004.
Pagina 3 van 6
JAARVERSLAG 2004
2.3 Verhoging presentiegeld Op 12 juli 2004 werd door de Raad ingestemd met een verhoging van de presentiegelden van de leden van de bezwaar- en beroepschriftencommissies, met terugwerkende kracht naar 1 april 2004. Omdat de vergoeding voor de leden van de Rekenkamer, conform de verordening, is gekoppeld aan de genoemde commissie werd de vergoeding opgetrokken naar EUR195 voor de voorzitter (was EUR 160) en 160 voor de leden (was EUR 115). Door deze verhoging van gemiddeld 34% en het gelijkblijvende budget nam de onderzoekscapaciteit af. Dit heeft vooral gevolgen voor het onderzoeksprogramma in 2005. U leest hier meer hierover in ons programma voor 2005. 2.4 Onderzoek stationsgebied In de raad van 24 mei 2004 werd de Rekenkamer verzocht onderzoek te doen naar de investeringen in het stationsgebied. De aanleiding was een stijgend “tekort” van EUR 3,5 miljoen op de investeringen in dit project. Omdat dit verzoek ons bereikte terwijl wij nog bezig waren met het schrijven van onze visie, hebben wij pas op 13 juli positief gereageerd op het verzoek. Het was een groot, maar tegelijkertijd boeiend onderwerp voor een eerste onderzoek. Het onderzoek is afgerond in december 2004, waarna het conceptrapport voor wederhoor is aangeboden aan het College. De presentatie van het eerste eindrapport van de Rekenkamer was op 4 februari 2005. De behandeling van het rapport vindt plaats in de gemeenteraad van maart 2005. 2.5 Auditcommissie. In oktober 2004 is voor de eerste keer een oriënterende bijeenkomst geweest van de auditcommissie. Zowel het ambtelijk apparaat, het college als de raad streven in wezen alle hetzelfde doel na, te weten: met zo min mogelijk kosten (lees belastinggeld) de burger maximaal laten profiteren van het lokale overheidshandelen. Vanuit de gemeentewet, maar ook vanuit het effectief en doelmatig inrichten van de organisatie, worden onderzoeken/audits gedaan. In dit kader worden alle onderzoeken vooral ingezet om ervan te leren!
I
Pagina 4 van 6
JAARVERSLAG 2004
Indien al deze onderzoeken zonder coördinatie naast elkaar plaats vinden, kan vooral de doelmatigheid van het openbaar bestuur op dit gebied in het gedrang komen. Hetgeen de wetgever vast niet voor ogen heeft gehad. Wij hebben in ons visiedocument dan ook voorgesteld om afstemming over de onderzoeksonderwerpen te bespreken in een op te richten audit-commissie. Het voorstel was deze commissie te laten bestaan uit twee raadsleden, de voorzitter van de Rekenkamer, de griffier, de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder economie/financiën, de concerncontroller en de accountant. De audit-commissie komt in maart 2005 voor de tweede keer bijeen om af te stemmen over de diverse onderwerpen die in 2005 worden onderzocht. Van groot belang is dat elk zijn eigen specifieke rol en verantwoordelijkheid behoud, terwijl de auditinspanningen niet mogen lijden tot ondoelmatigheid. 3. Jaarrekening De Rekenkamer Middelburg is op 19 april 2004 geïnstalleerd en had voor 2004 een budget van EUR 50.000. Dit budget is verhoogd vanwege de doorbelasting van de overheadkosten van de ambtelijke secretaris met EUR 5.200.
Verantwoording 2004 Rekenkamer Middelburg Kostenposten Wervingsadvertentie Visiedocument Logo-ontwerp etc. Overleg met gemeente Drukwerk Opleiding Vergaderingen Onderzoek Stationsgebied Secretaris Lidmaatschap NVRR Totaal uitgaven
Uitgaven in € 981 1.950 1.650 1.170 1.215 6.670 10.800 21.689 11.485 375 57.985
Initieel Budget 2004 Overheadkosten secretaris Totaal Budget 2004
50.000 5.200 55.200
Saldo
-2.785
Pagina 5 van 6
JAARVERSLAG 2004
3.1 Toelichting In bovenstaande tabel staan de uitgaven vermeld naar de verschillende bestemmingen. Hieronder volgt een toelichting op deze posten. Veel kosten zijn aanloopkosten: werving, opleiding, logo-ontwerp, drukwerk en het visiedocument en zullen niet of in geringe omvang terugkomen in de komende jaren. Omdat we veel geleerd hebben over het “reilen en zeilen” van de organisatie wordt vanaf 2005 fors minder vergaderd en wordt de capaciteit voornamelijk in onderzoek gestoken. De meeste capaciteit, ca. 65 mandagen, is besteed aan het onderzoek naar het stationsgebied en het visiedocument. Met ons eerste onderzoek naar het stationsgebied zijn ook verbeterpunten voor ons zelf naar boven gekomen - we moesten onze weg in de organisatie vinden en ook de onderzoeksaanpak en de samenstelling was nieuw voor ons - waardoor we de volgende onderzoeken nog efficiënter kunnen doorlopen. Het jaar 2004 is afgesloten met een budgetoverschrijding van 5%, EUR 2.800. Dit is te verklaren door een forse stijging van de vergoedingsgelden, ca 34 % en omdat de kosten van de ambtelijke ondersteuning i.t.t. andere raadscommissies rechtstreeks drukken op het budget van de Rekenkamer. Door de opgedane ervaring in 2004 zullen we in 2005 beter in staat zijn om de onderzoekscapaciteit te plannen en te realiseren. Meer hierover in ons OnderzoeksProgramma 2005. Wij hopen u hiermee voldoende inzicht te hebben gegeven in onze activiteiten en kosten in 2004.
Pagina 6 van 6
