$Id: jaarrekening2001.mm,v 1.3 2002/03/21 11:48:25 wytze Exp $
Jaarrekening 2001 Stichting SANE Amsterdam 1. Algemeen Stichting SANE 2000 (of voluit Stichting System Administration And Networking 2000) is opgericht op 16 juli 1999. Het bestuur van de stichting heeft in haar vergadering van 21 februari 2001 besloten om de naam van de stichting te wijzigen. Deze wijziging is op 13 maart 2001 geëffectueerd door middel van een een statutenwijziging. Hierbij is de naam van de stichting gewijzigd in Stichting System Administration And Networking bij afkorting genaamd Stichting SANE. Er zijn geen andere wijzigingen in de statuten doorgevoerd.
1.1 Activiteiten Het doel van de stichting is: het organiseren van een internationale conferentie over Open Computer Systemen; het bevorderen van het gebruik van open systemen en al hetgeen daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn; en het bevorderen van electronische informatie-uitwisseling en al hetgeen daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. Van 22 mei 2000 tot en met 25 mei 2000 heeft de stichting de internationale conferentie SANE 2000 georganiseerd in het MECC te Maastricht. In 2001 is de stichting begonnen met de voorbereiding van de internationale conferentie SANE 2002, welke georganiseerd zal worden van 27 mei 2002 tot en met 31 mei 2002, opnieuw in het MECC te Maastricht. Dit zal de derde SANE conferentie worden, zodat langzamerhand een traditie van tweejaarlijkse SANE conferenties opgebouwd wordt. In verband hiermee is de naam van de stichting aangepast.
1.2 Boekjaar Krachtens de statuten liep het eerste boekjaar van Stichting SANE 2000 van de datum van oprichting, 16 juli 1999, tot en met 31 december 2000. Volgende boekjaren vallen samen met het kalenderjaar. Dit verslag behelst het boekjaar 2001, dat liep van 1 januari 2001 tot en met 31 december 2001.
1.3 Leningen en garanties In verband met de organisatie van SANE 2002 hebben de Vereniging NLUUG en Stichting NLnet in juni en september 2001 renteloze leningen ter beschikking gesteld. Het ligt in de bedoeling om deze leningen na afloop van SANE 2002 af te lossen. Een gedeelte van EUR 10.000 van de NLUUG lening is een achtergestelde lening welke afgelost zal worden alleen en voorzover wanneer na afronding van de SANE 2002 conferentie geen tekorten meer resteren. Stichting SANE
-1-
Jaarrekening 2001
$Id: jaarrekening2001.mm,v 1.3 2002/03/21 11:48:25 wytze Exp $
Ter dekking van de niet geringe financie¨le risico’s welke gemoeid zijn met de organisatie van SANE 2002, zijn garanties ter dekking van een eventueel exploitatietekort als gevolg van de SANE 2002 conferentie aangevraagd en verkregen van: Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds Internationale Congressen Nederland (VGF) NLUUG Stichting NLnet USENIX Association
maximaal
EUR
34.033
maximaal maximaal maximaal
EUR EUR USD
40.000 25.000 15.000
1.4 Vergelijkende cijfers Helaas zijn de cijfers van het eerste (verlengde) boekjaar (1999/2000), waarin een complete conferentie georganiseerd en afgewikkeld werd, niet goed vergelijkbaar met de cijfers van het afgelopen boekjaar 2001, omdat in dit laatste boekjaar alleen kosten zijn gemaakt ter voorbereiding van SANE 2002, maar nog geen inkomsten geboekt zijn. Pas na afloop van het boekjaar 2002 is een goede vergelijking mogelijk tussen enerzijds 1999/2000 ("SANE 2000") en anderzijds 2001/2002 ("SANE 2002"). Omdat Stichting SANE in 2001 overgeschakeld is naar de euro als rekeneenheid, zijn alle cijfers van 1999/2000 omgerekend naar EUR.
Stichting SANE
-2-
Jaarrekening 2001
$Id: jaarrekening2001.mm,v 1.3 2002/03/21 11:48:25 wytze Exp $
2. Jaarrekening 2.1 Balans per 31 december 2001 (na resultaatbestemming) 2001 EUR
EUR
2000 EUR
EUR
Vlottende activa Vorderingen Debiteuren Nog te ontvangen bedragen
0,00 617,00
Liquide middelen
Eigen vermogen Exploitatietekort 2001 Onderhandse leningen Achtergestelde lening NLUUG Lening NLUUG Lening Stichting NLnet
533,20 815,15 617,00
1.348,34
39.752,43 40.369,43
18.022,76 19.371,10
(3.229,17)
13.586,65
13.586,65 (16.815,82)
10.000,00 20.000,00 15.000,00
0,00 0,00 0,00 45.000,00
Kortlopende schulden Crediteuren Belastingen
0,00 (1.401,40)
(38,14) 5.822,59 (1.401.40) 40.369,43
Stichting SANE
-3-
0,00
5.784,45 19.371,10
Jaarrekening 2001
$Id: jaarrekening2001.mm,v 1.3 2002/03/21 11:48:25 wytze Exp $
2.2 Exploitatierekening over 2001 2001 EUR Baten Opbrengst deelnemers Opbrengst exposanten Opbrengst sponsors Opbrengst verkoop Rentebaten Euro-rekenverschillen
EUR
0,00 0,00 0,00 0,00 848,64 0,03
1999/2000 EUR 221.763,35 33.829,32 12.252,07 224,62 1605,47 0,00
848,67 Lasten Huur- en cateringkosten Organisatiekosten Reis- en verblijfkosten Publiciteitskosten Algemene kosten
2.758,30 19.742,08 0,00 1.373,27 997,62
Bruto exploitatieresultaat Voorziening vennootschapsbelasting (30%) Netto exploitatieresultaat
Stichting SANE
-4-
EUR
269.674,83
129.970,51 39.673,89 39.304,76 31.846,78 9.469,39 24.871,27
250.265,33
(24.022,60)
19.409,50
7.206,78
(5.822,85)
(16.815,82)
13.586,65
Jaarrekening 2001
$Id: jaarrekening2001.mm,v 1.3 2002/03/21 11:48:25 wytze Exp $
2.3 Algemene toelichting 2.3.1 Grondslagen van waardering en van bepaling van het resultaat
Activa en pasiva Voorzover niet anders is vermeld, zijn de activa en passiva gewaardeerd tegen nominale waarde. Hierbij wordt op de vorderingen, indien dit noodzakelijk is, een voorziening in mindering gebracht. 2.3.2 Resultaatbepaling
Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen opbrengstwaarde van de geleverde prestaties en de kosten en lasten over het jaar. De winsten worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd, verliezen waarin zij voorzienbaar zijn.
Stichting SANE
-5-
Jaarrekening 2001
$Id: jaarrekening2001.mm,v 1.3 2002/03/21 11:48:25 wytze Exp $
2.4 Toelichting op de balans per 31 december 2001 2.4.1 Nog te ontvangen bedragen
Dit betreft een schatting van de vanaf 1 mei 2001 tot en met 31 december 2001 opgelopen rente op de Postbank Kapitaalrekening welke per 1 mei 2002 uitgekeerd zal worden. 2.4.2 Liquide middelen
Postgiro Postbank Kapitaalrekening
2001 EUR 273,55 39.478,88 39.752,43
2000 EUR 325,33 17.697,43 18.022,76
2001 EUR 13.586,65 (16.815,82) (3,229.17)
1999/2000 EUR 0,00 13.586,65 13.586,65
2001 EUR (17,47) (1.383,93) (1.401,40)
2000 EUR (0,26) 5.822,85 5.822,59
2.4.3 Eigen vermogen
Reservefonds Het verloop is als volgt:
Stand per 1 januari Bij: netto exploitatieresultaat boekjaar Stand per 31 december 2.4.4 Kortlopende schulden
Belastingen
BTW Vennootschapsbelasting
Stichting SANE
-6-
Jaarrekening 2001
$Id: jaarrekening2001.mm,v 1.3 2002/03/21 11:48:25 wytze Exp $
2.5 Specificatie bij de exploitatierekening 2001 2.5.1 Huur- en cateringkosten
Lasten 2001
Kosten congres accomodatie Kosten catering Kosten social event
Kosten congres accomodatie Zaalhuur Techniek kosten Kosten expositie Overige accomodatiekosten
EUR 2.758,30 0,00 0,00 2.758,30
Begroting SANE 2002 EUR 54.426,00 59.577,00 34.000,00 148.003,00
Lasten SANE 2000 EUR 44.708,82 57.225,32 28.036,37 129.970,51
2.758,30 0,00 0,00 0,00 2.758,30
27.904,00 13.794,00 11.228,00 1.500,00 54.426,00
22.748,00 11.389,57 9.297,05 1.274,20 44.708,82
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
400,00 29.600,00 1.000,00 3.000,00 34.000,00
353,95 26.807,65 607,04 267,73 28.036,37
Lasten 2001
Begroting SANE 2002 EUR 36.000,00 8.880,00 3.900,00 1.500,00 3.000,00 53.280,00
Lasten SANE 2000 EUR 29.949,49 8.031,91 0,00 355,54 1.336,95 39.673,89
Kosten social event Zaalhuur social event Catering social event Vervoer social event Entertainment social event
2.5.2 Organisatiekosten
Organisatie Buro Inschrijving Reiskosten programmacie Reiskosten overig Dinerkosten organisatie
Stichting SANE
EUR 18.000,00 0,00 1.652,29 0,00 89,79 19.742,08
-7-
Jaarrekening 2001
$Id: jaarrekening2001.mm,v 1.3 2002/03/21 11:48:25 wytze Exp $
2.5.3 Reis- en verblijfkosten
Lasten
Hotelkosten Fees tutorial speakers Reiskosten tutorial speakers Reiskosten conference speakers Overige kosten sprekers
EUR 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Begroting SANE 2002 EUR 31.370,00 9.000,00 9.900,00 12.500,00 1.800,00 64.570,00
Lasten SANE 2000 EUR 18.155,72 5.082,34 3.534,89 10.439,86 2.091,95 39.304,76
Begroting SANE 2002 EUR 10.612,00 2.500,00 5.625,00 5.832,00 6.580,00 2.063,00 6.100,00 1.000,00 40.312,00
Lasten SANE 2000 EUR 6.516,28 1.719,83 5.423,81 5.080,23 7.006,84 2.845,37 2.293,93 960,49 31.846,78
Begroting SANE 2002 EUR 200,00 1.125,00 400,00 8.350,00 650,00 592,00 11.317,00
Lasten SANE 2000 EUR 250,35 1.106,09 205,82 6.685,32 513,91 707,85 9.469,34
2.5.4 Publiciteitskosten
Lasten
Drukwerk PR materiaal Ontwerp PR materiaal Drukwerk proceedings Drukwerk tutorial handouts Gimmicks Overig drukwerk Portokosten Overige verzendkosten
EUR 1.088,62 0,00 0,00 0,00 0,00 59,94 0,00 224,71 1.373,27
2.5.5 Algemene kosten
Lasten
Stichtingskosten VGF premie Bankkosten Kosten creditcards Kosten PIN betalingen Diverse kosten
EUR 129,28 850,84 17,50 0,00 0,00 0,00 997,62
2.5.6 Deelnemers
Begroot voor SANE 2002 is een aantal van gemiddeld 180 betalende deelnemers per tutorial dagdeel gedurende drie dagen (realisatie SANE 2000: 279 gedurende twee dagen), en 475 betalende deelnemers aan de twee conferentiedagen (realisatie SANE 2000: 476). Stichting SANE
-8-
Jaarrekening 2001
