JAARRAPPORT HEFPUNT 2014
Groningen, maart 2015
Voorwoord Het jaar 2014 was voor Hefpunt het jaar van de interne verandering. Niet groots en meeslepend, maar doordacht en gezamenlijk uitgevoerd. Na 7 stabiele jaren met focus op kostenbeheersing was het tijd voor een korte pas op de plaats. De missie, de visie, de strategie, de doelstellingen en de cultuur van Hefpunt zijn tegen het licht gehouden. Deels herbevestigd, deels licht aangepast zijn ze helder en to the point beschreven. Daarmee tevens dienend als basis voor de interne organisatieverandering. Betere dienstverlening en structurele aandacht voor hoge vaktechnische kwaliteit. Om zo kwalitatief goed en op respectvolle wijze te kunnen heffen en innen voor waterschappen en gemeenten in Noord-Nederland, tegen laagst mogelijke maatschappelijke kosten. Met een nieuw sociaal statuut, een plaatsingscommissie, een toetsingscommissie, kwartiermakers en een kritisch opbouwende OR, gesteund door het bestuur van Hefpunt, heeft het managementteam in open communicatie met de medewerkers, de nieuwe organisatiestructuur bedacht en gerealiseerd. Dit alles naast de reguliere werkzaamheden, die er geen hinder van hebben ondervonden. En de reguliere bedrijfskosten bleven binnen de begroting, ondanks of eigenlijk dankzij alle extra inzet van de medewerkers van Hefpunt. Parallel zijn er gesprekken geweest en is een onderzoek opgestart. Dit om te beoordelen of een Noordelijk Belastingkantoor waarin de belastingafdeling van de Gemeente Groningen en Hefpunt samengaan kansrijk zou kunnen zijn. Dit heeft zijn vervolg in 2015. Dat jaar zal in het teken staan van de externe verandering. Paulien Geerdink Directeur Hefpunt
1
Inhoudsopgave
1.
Inleiding 1.1 1.2 1.3
2.
Jaarverslag 2.1
2.2
3.
Achtergrond van Hefpunt Indeling van de jaarstukken Verslaggevingseisen
Programmaverantwoording 2.1.1 Programma’s 2.1.2 Afdeling Invordering 2.1.3 Afdeling Heffing Paragrafen 2.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2.2.2 Onderhoud kapitaal goederen 2.2.3 Financiering 2.2.4 Bedrijfsvoering
Jaarrekening 3.1 3.2 3.3
Balans per 31 december 2014 Overzicht van baten en lasten 2014 Toelichtingen 3.3.1 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 3.3.2 Toelichting balans 3.3.3 Toelichting overzicht van baten en lasten 3.3.4 Schatkistbankieren
Bijlage: Controle verklaring
2
1.
Inleiding
1.1
Achtergrond van Hefpunt
Hefpunt is per 1-9-2007 opgericht door de drie noordelijke waterschappen, Hunze en Aa's, Noorderzijlvest en Wetterskip Fryslân. Als rechtsvorm is gekozen voor een openbaar lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. De doelstelling is het heffen en innen van lokale belastingen. In eerste instantie voor de drie waterschappen die Hefpunt hebben opgericht. Maar het is het streven dat ook andere lokale overheden (lees gemeenten) gaan samenwerken met Hefpunt. De doelstelling daarbij is het verlagen van de perceptiekosten door enerzijds het vergroten van de schaal en anderzijds het meervoudige gebruik van enkelvoudig opgeslagen informatie.
1.2
Indeling van de jaarstukken
De jaarstukken zijn ingedeeld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en bestaan uit een jaarverslag en een jaarrekening. In het jaarverslag zijn de programmaverantwoording en de paragrafen opgenomen. In de jaarrekening worden de balans en de programmarekening gepresenteerd en toegelicht.
1.3
Verslaggevingseisen
Hefpunt heeft een eigen rechtspersoonlijkheid in de vorm van een Gemeenschappelijke Regeling (GR). Het betreft nu nog een GR tussen waterschappen. Voor de toekomst is het mogelijk dat er ook gemeenten gaan deelnemen in de regeling. Een GR waarin een gemeente of provincie deelneemt dient te voldoen aan het BBV. Voor deze jaarrekening is er daarom, net als voor de voorgaande jaarrekeningen, voor gekozen de verslaggevingseisen van de BBV toe te passen. De accountant dient, naast een oordeel van getrouwheid, de processen van Hefpunt ook op rechtmatigheid te toetsen. De uitkomst ervan zal ook leiden tot een oordeel ten aanzien van de rechtmatigheid in de controleverklaring. Dit betekent dat Hefpunt moet voldoen aan de rechtmatigheidseisen. Om dit te kunnen realiseren werkt Hefpunt o.a. met een intern controleplan. Het intern controleplan heeft als doel de samenhang van de interne controle op getrouwheid en rechtmatigheid te beschrijven en aan te geven welke processen en controles hiervoor worden uitgevoerd. Het intern controleplan wordt jaarlijks geactualiseerd. Interne controle is een belangrijk middel om de naleving van interne werkprocessen vast te stellen.
3
2.
Jaarverslag
2.1
Programmaverantwoording
2.1.1
Programma
Hefpunt is verantwoordelijk voor het heffen en invorderen van de waterschapsbelasting voor haar deelnemers. De doelstelling is het op een juiste, tijdige en volledige wijze heffen en invorderen van de waterschapsbelasting. Hefpunt heeft in 2014 gezorgd voor: - actuele bestanden en basisgegevens; - een tijdige oplegging van de aanslagen; - een tijdige verwerking van bezwaren, beroepen, en verzoeken; - een tijdige en adequate invordering; - een goede communicatie met de burger. De bedrijfsvoering is erop gericht dat er sprake is van een goede product- en proceskwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten. Hefpunt kent de volgende activiteiten: 1. 2. 3.
Bestandsbeheer Heffen Innen
Deze indeling is gebaseerd op de diensten die wij aanbieden aan onze deelnemers. De kosten van de begroting zijn deels direct en deels via een verdeelsleutel toegerekend aan de activiteiten. Per activiteit worden de gerealiseerde kosten afgezet tegen de begrote kosten. De analyse van de verschillen tussen de begroting en rekening vindt plaats op kostensoortniveau en is te vinden in paragraaf 3.3.3. Deze keuze is gemaakt omdat de kostentoerekening naar de activiteiten voor een grote deel op basis van verdeelsleutels plaatsvindt. De oorzaken van de verschillen zijn daarom beter te analyseren op kostensoortniveau. Bestandsbeheer Deze activiteit heeft betrekking op het verzamelen, registreren en bewerken van de basisgegevens van alle deelnemers in Hefpunt. De volgende werkzaamheden zijn hiervoor uitgevoerd in 2014: verwerken kadastrale gegevens; verwerken GBA gegevens; verwerken van mutatielevering van deelnemers en uit andere bronnen (bv Kamer van Koophandel); verwerken WOZ-leveringen van gemeenten. Totale kosten: Begroting Rekening Verschil
€ 4.775.500 € 5.132.359 -/- € 356.859
4
Heffen Deze activiteit heeft betrekking op alle werkzaamheden om te komen tot een correcte aanslagoplegging. Hieronder wordt mede verstaan het opstellen van regels en verordeningen, het verwerken van aangiften en het afhandelen van bezwaarschriften en overige reacties op verzonden kohieren. De volgende werkzaamheden zijn in 2014 uitgevoerd: opstellen verordeningen en beleidsregels; bepaling juiste belastingplicht; opleggen belastingaanslagen; behandelen van bezwaar- en beroepschriften; verminderen van aanslagen. Totale kosten: Begroting Rekening Verschil
€ 2.292.240 € 2.463.533 -/- € 171.293
Invordering Deze activiteit heeft betrekking op alle werkzaamheden in het kader van de invordering van belastinggelden. Hiertoe behoort het incasseren van gelden, het voeren van een volledige en accurate invorderingsadministratie en het verrichten van deurwaarderswerkzaamheden in het kader van dwanginvordering. De volgende werkzaamheden zijn hiervoor in 2014 uitgevoerd: bijhouden van de debiteurenadministratie; behandeling van kwijtschelding; verzenden van herinneringen, aanmaningen en dwangbevelen; het treffen van overige invorderingsmaatregelen; het beoordelen van oninbaarheid. Totale kosten: Begroting Rekening Verschil
€ 2.483.260 € 2.668.827 -/- € 185.567
De totale netto kosten voor de uitvoering van alle activiteiten bedraagt in 2014 € 10.264.719. De totale kosten worden verdeeld over de drie deelnemende waterschappen.
2.1.2
Afdeling Invordering
In 2014 zijn een aantal maatregelen doorgevoerd om het kwijtscheldingsproces efficiënter te maken en ook de rechtmatigheid te bevorderen. Deze maatregelen hebben geleid tot een beperkte besparing. Deze was minder groot dan verwacht doordat met name de specifieke verzoeken van ondernemers meer tijd kosten dan was verwacht. Ten aanzien van de (dwang)invordering zien we nog steeds de gevolgen van de crisis. We merken dat we ten opzichte van het jaar 2013 meer herinneringen, aanmaningen en dwangbevelen moeten verzenden om de belastingschuld te innen. Ook het aantal betalingsregelingen is toegenomen. De verwachting is dat de effecten van de crisis ook in 2015 voelbaar zullen zijn. 2.1.3
Afdeling Heffing
Het jaar 2014 stond in het teken van voorbereiding op de organisatiewijziging. Ondanks de extra inspanningen die nodig waren voor de inrichting van de nieuwe organisatie is er voldaan aan de SLA. Verder is in 2014 het verbeterplan Hefboom afgerond. Verbeteringen in o.m. de bezwaarverwerking zijn doorgevoerd. Bij het team vastgoed moesten voorbereidingen worden getroffen om de wegendifferentiatie in te voeren voor de waterschappen Noorderzijlvest en Wetterskip Fryslan. Enige ervaring was al opgedaan in 2013 toen het waterschap Hunze en Aa’s met deze heffing is gestart. De invoering
5
voor de beide waterschappen is goed verlopen. Evenals de vorige jaren is de AKR-verwerking door het team zelf gedaan. In 2014 is tevens circa 40% van de WOZ verwerking zelf verzorgd. Bij het team Bedrijven is er extra tijdelijke formatie ingezet om de aanslagregeling voor aangiftebedrijven te vervroegen. Het doel is ervoor te zorgen dat de aangiftebedrijven zoveel mogelijk direct in het jaar na het heffingsjaar een definitieve aanslag wordt opgelegd. 2.2
Paragrafen
2.2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Hefpunt heeft zelf beperkte middelen om niet-begrote kosten te kunnen dekken. Deze mogelijke risico's zijn in relatie tot de financiële positie van geringe omvang. Hefpunt heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf redelijk goed te ramen zijn, zoals personeelskosten, huisvesting, ICT en kantoorkosten. Onverwachte kosten van substantiële omvang waarvoor geen dekking is, hebben zich niet voorgedaan. De kosten van Hefpunt worden gefinancierd door middel van voorschotten van de waterschappen. De werkelijke kosten van Hefpunt worden na afloop van het boekjaar in rekening gebracht bij de waterschappen. Het weerstandsvermogen van Hefpunt bevindt zich in feite dus bij de waterschappen.
2.2.2
Onderhoud kapitaal goederen
De kapitaalgoederen van Hefpunt bestaan uit inventaris, meubilair en ICT-toepassingen. In 2014 is geïnvesteerd in de verbetering van het klimaat in het kantoor (€ 23.250), de databaseserver/oracle (€ 5.779) en Key2GH (€ 291.081). Op de activa wordt afgeschreven. Hefpunt beschikt vooralsnog niet over egalisatie- reserves voor vervangingen. Kleine aanschaffingen (tot € 10.000) vinden binnen de begroting plaats. Grote investeringen vergen een krediet waarvoor dan een voorstel wordt voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.
2.2.3
Financiering
De exploitatiekosten van Hefpunt worden voorgefinancierd door de drie deelnemende waterschappen. De drie waterschappen hebben besloten de afrekening volgens een bij de oprichting van Hefpunt vastgelegde, vaste verdeelsleutel te laten plaatsvinden. De totale bijdrage van de waterschappen over 2014 bedraagt € 10.264.719 en is als volgt verdeeld over de deelnemende waterschappen: Wetterskip Fryslan Noorderzijlvest Hunze en Aa's
44% 26% 30%
€ 4.516.476 € 2.668.827 € 3.079.416 €10.264.719
Op basis van de vastgestelde begroting is aan de deelnemende waterschappen vooraf een voorschot in rekening gebracht. Bij de vaststelling van de jaarrekening wordt de definitieve bijdrage per waterschap vastgesteld. Zo spoedig mogelijk daarna vindt de afrekening met de waterschappen plaats. Kasgeld Door de komst van het schatkistbankieren in 2014 worden de tijdelijke overschotten in liquide middelen afgeroomd naar de schatkist. In het geval er een tijdelijk liquiditeitstekort zich voordoet wordt een beroep gedaan op de kredietfaciliteit van de rekeningcourant rekening bij de ING van maximaal € 1.000.000.
6
Schatkistbankieren Met ingang van 1-1-2014 is het schatkistbankieren ingevoerd. Voor Hefpunt is een drempelbedrag van € 250.000 van toepassing. Dit drempelbedrag geldt voor de belastingopbrengsten van de waterschappen op rekening van Hefpunt en voor de financiële middelen voor de eigen exploitatie van Hefpunt. Leningenportefeuille Op 17 december 2014 is een nieuwe lening afgesloten bij de NWB van € 1.000.000 voor de financiering van de investeringen. De lening heeft een looptijd van 5 jaar en een rente percentage van 0.67%. Liquiditeitenplanning Voor 2014 is een globale liquiditeitenplanning opgesteld. De bevoorschotting door de waterschappen voor 2014 is afgestemd op deze planning. Daarnaast is in verband met het schatkistbankieren overgegaan naar een maandelijkse bevoorschotting. Renterisico's Vanwege de beperkte financieringsbehoeften is het renterisico gering. Financieringsrisico's De deelnemende waterschappen zijn eindverantwoordelijk voor de exploitatiekosten van Hefpunt. Zij hebben zich dan ook verplicht de tekorten in zijn geheel gezamenlijk te dragen. Voor Hefpunt zijn er daarom geen financieringsrisico's. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is vastgesteld op 8,5% van de omvang van de begroting van Hefpunt. De investeringsprojecten zijn gefinancierd met een langlopende lening. Omdat Hefpunt door de voorfinanciering vanuit de waterschappen in principe geen vlottende schuld heeft, is overschrijding van de kasgeldlimiet niet aan de orde.
2.2.4
Bedrijfsvoering
HRM 2014 is het jaar van de reorganisatie van Hefpunt geweest: • • • • • • • •
Het ontwerp van de nieuwe organisatie is vastgesteld, waarbij een managementlaag is verwijderd en nieuwe afdelingen zijn ontstaan: KCC, Heffen, Innen en het Bedrijfsbureau. De missie, visie en de strategische doelen zijn bepaald en richtinggevend geweest voor de reorganisatie. Het Sociaal Statuut is vastgesteld. Het functieboek is beschreven en vastgesteld. Er zijn diverse koffiebijeenkomsten en een inspiratie dag geweest voor uitleg en vragen beantwoording. Alle medewerkers zijn geplaatst op een (nieuwe) functie. De toetsingscommissie heeft vastgesteld dat de plaatsing correct heeft plaatsgevonden. Alle medewerkers hebben een plaatsingsbesluit ontvangen.
Overige HRM onderwerpen: • • • • •
Het project klimaatverbetering is afgerond. De strategische personeelsplanning is vastgesteld vanuit reorganisatieperspectief. Er zijn nadere stappen gedaan naar gemeentelijke samenwerking waaronder het beschrijven van een business case. De werktijden en verlofregeling is opnieuw vastgesteld. Er is een wisselweek georganiseerd om medewerkers de kans te geven eens in een andere organisatie te oriënteren.
7
Het ziekteverzuim van Hefpunt is opnieuw gedaald. De afgelopen jaren heeft het ziekte verzuim zich als volgt ontwikkeld: 2012: 4,9% 2013: 3,6% 2014: 2,1%. De verzuimfrequentie ligt net beneden de factor 1, dit betekent dat we in 2014 net iets minder dan één melding per medewerker hebben ontvangen. Automatisering Eind 2013 is SEPA geïmplementeerd, in 2014 zijn diverse acties en verbeteringen ingezet als gevolg van de SEPA implementatie. Hefpunt heeft meegedaan aan een pilot van een volgende versie ‘Key2 Belastingen’ waarbij binnen de applicatie veel aanpassingen / verbeteringen zijn doorgevoerd. De database omgeving is licentie-technisch geschikt gemaakt voor de toekomst. e Het 2 halfjaar heeft in het teken gestaan van voorbereidingen van de diverse Basisregistraties waarbij de BRP (incl. RNI) zijn geïmplementeerd. Ook de initiële BAG implementatie is voltooid waarna in 2015 nog vervolgstappen worden genomen. Tenslotte heeft de organisatiewijziging in het laatste kwartaal van 2014 gezorgd voor veel extra werkzaamheden. Communicatie In 2014 lag de nadruk op de interne communicatie. Het nieuwe intranet is opgezet en wordt ondersteund door een contentteam. Intranet is nu het digitale interne communicatiemiddel. Het was het eerste jaar waarin inwoners via Twitter contact zochten met Hefpunt. In 2015 gaan we hier een vervolg aan geven. Door de ingezette organisatiewijziging zijn er nieuwe communicatieplannen gemaakt voor 2015. Het jaar 2014 is daardoor een overgangsjaar waarin we het eerder ingezette communicatiebeleid hebben gecontinueerd. Organisatie De bezetting op 1-1-2014 bedroeg 64,0 fte, bij een formatie van 65,1 fte. De bezetting op 31-122014 bedroeg 64 fte. In 2014 is er één nieuwe medewerker in dienst gekomen en heeft één medewerker Hefpunt verlaten in verband met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd.. Naast de staf en de directie zijn er twee afdelingen, de afdeling Heffingen en de afdeling Invordering en Diensten. De afdeling Heffingen bestaat uit het team Bedrijven en het team Vastgoed. De afdeling Invordering en Diensten bestaat uit het team Invordering en het team Diensten. De inrichting van de organisatie wordt per 1-1-2015 gewijzigd. Financieel beheer De financiële administratie van Hefpunt wordt gevoerd door de medewerkers van de staf van Hefpunt. De financiële administratie betreft enerzijds de eigen exploitatie rekening van Hefpunt en anderzijds de verantwoording van de belastingopbrengst van de waterschappen. Huisvesting Voor de huisvesting huurt Hefpunt een deel van het pand aan de Rozenburglaan 15 in Groningen. Hiervoor is een bankgarantie afgegeven van € 73.398. Inventarisatie van de relevante wet- en regelgeving De inventarisatie van de relevante wet- en regelgeving is uitgewerkt in een normenkader. In het kader van de financiële rechtmatigheid wordt dit jaarlijks nader uitgewerkt in een toetsingskader.
8
3.
Jaarrekening
3.1
Balans per 31-12-2014
ACTIVA
31-12-2014
31-12-2013
VASTE ACTIVA Materiële vaste activa
PASSIVA
31-12-2014
31-12-2013
0
0
835.884
84.024
1.000.000
0
645.294
628.264
0
330.470
VASTE PASSIVA 659.175
523.771
Eigen vermogen algemene reserve Voorziening voormalig personeel
Vaste schulden met een rente typische looptijd van één jaar of langer onderhandse lening binnenlandse bank VLOTTENDE ACTIVA
VLOTTENDE PASSIVA
Uitzettingen met rente typische looptijd korter dan één jaar
Vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar
debiteuren
1.170.298
1.057.894
overige schulden credietinstelling
Liquide middelen
861.018
76.470
Overlopende activa
Overlopende passiva
vordering WF
314.036
0
netto afrekening WF
0
30.084
vordering NZV
185.567
0
netto afrekening NZV
0
17.777
vordering H&A overige overlopende activa
224.731
0
netto afrekening H&A
0
18.106
104.481
207.551
1.038.128
756.961
13.572.482
14.160.064
13.572.482
14.160.064
17.091.789
16.025.750
Vlottende activa tav belastingopbrengst
Totaal activa
overige overlopende passiva Vlottende passiva tav belastingopbrengst
17.091.789
16.025.750
Totaal passiva
Voor de huur van de huisvesting is een bankgarantie afgegeven van € 73.398.
9
3.2
Overzicht van baten en lasten 2014
Rekening 2014
Begroting 2014
Baten Dienstverlening kwijtschelding Opbrengst vervolgingskosten Rente baten
-96.273
-125.000
-1.437.201
-1.375.000
-1.002
-165.000
-10.873
-50.000
-1.545.350
-1.715.000
184.705
280.000
Personele lasten
4.757.395
5.007.000
Operationele kosten
5.006.668
4.939.000
Huisvesting en facilitaire kosten
476.537
455.000
Overige Kosten
479.194
335.000
0
250.000
10.904.498
11.266.000
9.359.148
9.551.000
905.571
0
Totaal saldo van baten en lasten (na voorziening)
10.264.719
9.551.000
Bijdragen waterschappen
10.264.719
9.551.000
0
0
Overige inkomsten Totaal baten Lasten Kapitaallasten
Onvoorzien Totaal bedrijfslasten
Totaal saldo van baten en lasten
Dotatie voorziening
Gerealiseerd resultaat
10
3.3
Toelichtingen
3.3.1
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
Algemeen De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft. Balans Vaste activa Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de boekwaarde, ofwel de aanschafprijs/historische kostprijs vermindert met de afschrijvingen. Activa worden vanaf het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven, rekening houdend met de economische levensduur en een eventuele restwaarde. De volgende categorieën worden onderscheiden en de gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Inventaris en kantoormeubilair Automatisering-hardware Automatisering-software Telecommunicatieapparatuur Voertuigen
5 4 5 5 5
Uit doelmatigheidsoverwegingen worden investeringen met een geringe waarde niet geactiveerd, maar in het betreffende jaar als kosten aangemerkt. Hierbij wordt een drempelwaarde gehanteerd van € 10.000. Wanneer bij inruil of verkoop een boekwinst of een boekverlies ontstaat, zal deze in het jaar waarin deze is ontstaan ten gunste, dan wel ten laste van het resultaat worden gebracht. Vlottende activa De vlottende activa worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Binnen vlottende activa worden de volgende categorieën onderscheiden. Voorraden Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar of minder Liquide middelen Overlopende activa
11
Vaste passiva Eigen vermogen In principe wordt er geen eigen vermogen gevormd omdat jaarlijks alle lasten worden verdeeld over de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal begrotingsjaren. Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. De vlottende passiva bestaan uit: netto vlottende schulden met een looptijd van korter dan één jaar; overlopende passiva. Baten en lasten in de programmarekening De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waar zij betrekking op hebben. Baten en winsten worden genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Kosten en verliezen cq. risico's die hun oorsprong vinden in het boekjaar, worden in dat boekjaar verwerkt indien zij voor het vaststellen van de jaarrekening bekend zijn geworden.
12
3.3.2
Toelichting balans
Materiële vaste activa ACTIVA
Boekwaarde
Investeringen
Desinvesteringen
Afschrijvingen
1-1-2014
Boekwaarde 31-12-2014
Materiele vaste activa Inventaris en kantoormeubilair
0
23.250
0
23.250
Automatisering-hardware
258.481
5.779
70.646
193.614
Automatisering-software
265.289
291.081
114.059
442.311
0
0
0
0
523.770
320.110
184.705
659.175
Telecommunicatie-apparatuur Totaal
0
In 2014 is geïnvesteerd in de verbetering van het klimaat in het kantoor (€ 23.250), de databaseserver/oracle (€ 5.779) en Key2GH (€ 291.081). Vlottende activa 1.
Debiteuren
Debiteuren Debiteuren vervolgingskosten Hefpunt
1.950.497
af: voorziening oninbaar vervolgingskosten
780.199 1.170.298
De vervolgingskosten hebben betrekking op de nog openstaande vervolgingskosten van Hefpunt. Er is rekening mee gehouden dat 60% van de totale openstaande post aan vervolgingskosten wordt geïnd. Voor het niet te innen deel is een voorziening getroffen van 40%. 2.
Liquide middelen
Liquide middelen ING Bank rekening courant
749.691
Schatkistrekening
23
Kas
733
Inningsrekening
110.570 861.018
Naast de saldi op de ING rekeningen, de schatkistrekening en de kas, is van de inningsrekening, dat deel van het totale saldo opgenomen, dat betrekking heeft op de nog af te dragen opbrengst vervolgingskosten. Deze opbrengst komt ten gunste van de exploitatie van Hefpunt. 3.
Overlopende activa
Afrekening waterschappen WF
NZV
H&A
Vordering exploitatietekort
-314.036
-185.567
-214.116
Netto te verrekenen
-314.036
-185.567
-224.731
Loonkosten juli/sept
-10.615
13
De vordering op de waterschappen betrekking op het negatieve resultaat ten opzichte van de begroting en betaalde voorschotten. Daarnaast is er voor H&A’s nog een verrekening van de loonkosten van een tijdelijke gedetacheerde medewerker. Overige overlopende activa Fietsproject Vooruitbetaalde kosten Nog te ontvangen
1.944 474 102.062 104.481
In de onderstaande tabel wordt de post “Nog te ontvangen” nader uitgesplitst. Specificatie nog te ontvangen Belastingdienst teruggave WAO/WIA Dienstverlening kwijtschelding Rente opbrengsten
4.198 97.502 363 102.062
4.
Vlottende activa n.a.v. de belastingopbrengst
saldo innings- en spaarrekening ontstaan creditsaldo aangehouden saldo terugverrekening
13.523.112 22.337 27.034 13.572.482
De belastingopbrengst is per 31-12-2014 verantwoord naar de waterschappen. Per balansdatum stond er nog een saldo op de innings- en de spaarrekening welke nog afgerekend moet worden met de waterschappen. Daarnaast dienen er nog verrekeningen binnen GHS plaats te vinden. Vaste passiva 1. Eigen vermogen Er is geen eigen vermogen gevormd omdat jaarlijks achteraf alle lasten worden verdeeld over de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. 2. Voorziening Er is ten laste van het resultaat van 2010 een voorziening gevormd van € 268.757 in verband met de toekomstige lasten van voormalig personeel. Het betreffende personeelslid is per 31-12-2010 uit dienst getreden bij Hefpunt. Dit jaar heeft een herberekening plaatsgevonden op basis van een nieuwe situatie en dit heeft er toe geleid dat de balanspost per 31-12-2014 is bijgesteld naar € 69.726. Door de reorganisatie en de daarmee samenhangende boventalligheid is een dotatie aan een voorziening gedaan van € 904.573. Hierin is rekening gehouden met de salariskosten van 2014 en de verwachte toekomstige kosten. De salariskosten van 2014 van €138.415 zijn onttrokken aan de voorziening. De stand per 31-12-2014 bedraagt € 766.158.
14
Verloopoverzicht voorziening Stand 31-12-2013
84.024
dotatie 2014
905.571
onttrekking 2014 voormalig directeur
138.415
onttrekking 2014 voormalig personeel
15.296
Stand 31-12-2014
835.884
3. Langlopende lening In december 2014 is een nieuwe lineaire langlopende lening van € 1.000.000 afgesloten bij de NWB. De looptijd bedraagt 5 jaar tegen een rente van 0,67%. Vlottende passiva De vlottende passiva bestaan uit vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan een jaar en uit de overlopende passiva. 1. Vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan een jaar Op de lopende rekening bij de ING is een rekeningcourant krediet afgesloten. De overige schulden bestaan uit de crediteuren. 2.
Overlopende passiva
Overige overlopende passiva Nog te betalen (salarissen etc.) Vooruit ontvangen inkomsten Nog te betalen Tussenrekening pensioenen
4.014 996.126 34.644 3.344 1.038.128
De vooruit ontvangen inkomsten hebben betrekking op de voorschotbijdragen van de e waterschappen voor het 1 kwartaal van 2015. De nog te betalen kosten hebben betrekking op diverse nog te ontvangen facturen. 3.
Overlopende passiva n.a.v. belastingopbrengst
aangehouden posten terug te betalen GHS correcties GHS nog af te dragen belastingopbrengst december verschil voortgaande dienstjaren
475.938 3.908 25.706 13.055.069 11.861 13.572.482
Op balansdatum zijn op basis van de journalisering van de belastingopbrengst de posten terug te betalen GHS, correcties GHS en aangehouden posten gegenereerd. De balanspost aangehouden posten heeft betrekking op een tijdelijke werkvoorraad van door Hefpunt al ontvangen belastingen die nog niet aan een debiteur en dus aan een waterschap gekoppeld zijn. De post terug te betalen GHS heeft betrekking op restituties die nog moeten worden overgemaakt aan de belastingplichtigen. De nog af te dragen belastingopbrengst over december en de afrekening van de vervolgingskosten zijn vastgesteld na balansdatum en daarom onder de overlopende passiva opgenomen. Daarnaast is er sprake van een verschil in de belastingenadministratie wat voor een groot deel veroorzaakt is in 2008 en in 2014. Het verschil
15
in 2014 heeft te maken met de aansluiting van de saldi op 31-12-2014 van het schatkistbankieren. Niet uit de balans blijkende verplichtingen Verplichting
Looptijd contract (inclusief verlenging)
Jaarbedrag
Resterende looptijd
Drukwerk en verzending
5 jaar
€ 688.000 3,5 jaar
Deurwaarderswerkzaamheden
5 jaar
€ 416.000 1,5 jaar
Onderhoud automatisering
divers
€ 400.000 Divers
Bezwaarschriften
4 jaar
Huur
10 jaar
€ 353.000 2,5 jaar
Diensten waterschappen
onbepaalde tijd
€ 358.000 onbepaalde tijd
€ 41.000 3 jaar en 3 maand
Uitzendkrachten kwijtschelding
4 jaar
€ 274.000 3 jaar
Call-center
4 jaar
€ 286.000 1 jaar
Bankkosten
4 jaar
€ 235.000 2 jaar
Postbezorging
4 jaar
€ 184.000 1 jaar
WOZ-verwerking
5 jaar
€ 77.000 1 jaar
3.3.3
Toelichting saldo baten en lasten
Algemeen De rekening van 2014 laat een positief saldo op de regulier bedrijfsvoering zien van € 191.852 ten opzichte van de begroting. De grote afwijkingen ten opzichte van de begroting zien er als volgt uit: - lagere rente baten (€ 163.998) - lagere kapitaalslasten (€ 95.480) - lagere kosten salarissen (€ 306.149) - totaal saldo overige posten (€ 45.779) Door de dotatie aan de voorziening van € 905.571 is de uiteindelijke bijdrage van de waterschappen € 713.719 hoger dan begroot. Hieronder volgt een toelichting per budget van de belangrijkste afwijkingen: BATEN Opbrengst vervolgingskosten De opbrengst vervolgingskosten is € 62.201 hoger dan begroot. Vanaf 2009 is in het kader van de nieuwe werkwijze bij de afdeling invordering het administratieve traject van de dwanginvordering door Hefpunt zelf opgepakt. De afgelopen jaren bleek deze post lastig te ramen. Er komen echter steeds meer historische gegevens beschikbaar waardoor de raming steeds nauwkeuriger kan worden. De afgelopen twee jaren is de post redelijk stabiel, met een opbrengst van circa € 1.300.000. Het afgelopen jaar zien we toch dat de inspanningen ten aanzien van de dwanginvordering enigszins toenemen en daardoor vallen de opbrengsten dit jaar iets hoger uit. Rentebaten De rentebaten zijn € 163.998 lager uitgekomen dan begroot. Met de invoering van het schatkistbankieren met ingang van 1-1-2014 zijn de rentebaten bijna volledig komen te vervallen. Bij het opstellen van de begroting 2014 was toen nog geen duidelijkheid over het invoeren van het schatkistbankieren.
16
Dienstverlening kwijtschelding gemeenten De opbrengst voor de dienstverlening kwijtschelding aan de gemeenten is € 28.727 lager dan begroot. De afgelopen periode zijn een aantal gemeenten afgehaakt en zijn als gevolg van de toename van de automatische kwijtschelding de aantallen iets teruggelopen. In de begroting van 2014 is daar onvoldoende rekening mee gehouden.
LASTEN Kapitaalslasten Doordat er de afgelopen jaren minder is geïnvesteerd dan waar in de begroting mee was gerekend zijn de kapitaalslasten € 95.295 lager dan begroot. Personele lasten De totale personele lasten komen € 249.605 lager uit dan waar in de begroting rekening mee is gehouden. De post salarissen en de sociale lasten blijven € 306.149 binnen de begroting. De vacatureruimte en het seniorenverlof zijn daar de oorzaak van. De totale posten personeel van derden en diensten derden komen per saldo € 52.628 hoger uit dan begroot. De overschrijding wordt veroorzaakt door de inhuur van tijdelijke krachten als gevolg van de onderbezetting en extra tijdelijke inhuur in verband met het project Hefboom. Met ingang van 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) in werking getreden. Onder topfunctionarissen wordt bij een GR verstaan, de leden van het Algemeen en Dagelijks Bestuur en de directeur. De inwerkingtreding van de WNT betekent dat in de jaarrekening een overzicht moet worden opgenomen van alle topfunctionarissen waarbij op persoonsniveau de verschillende componenten van het beloningsmaximum worden weergegeven. Ten aanzien van interim-functionarissen die geen topfunctie vervullen heeft Hefpunt gebruik gemaakt van de mogelijkheid die paragraaf 6 lid 2 van de Beleidsregels toepassing WNT biedt inzake de volledige openbaarmaking van deze interim niet topfunctionarissen. Op basis van de Beleidsregels toepassing WNT kán en hoeft Hefpunt niet volledig te voldoen aan de verplichting voor openbaarmaking van deze interim niet topfunctionarissen zoals voorgeschreven in artikel 4.2 lid 2c van de WNT.
17
Topfunctionarissen WNT periode
beloning
sociale verzekeringpremies
belastbare voorzieningen vergoedingsvaste en var. betaalbaar op regeling onkostenverg. termijn bestuursleden pensioen
Interim directeur Drs P. Geerdink (1,0 fte)
1-4 t/m 31-12
€ 74.831
€ 5.356
€ 660
€ 20.305
Plaatsvervangend directeur H. van Loon (1,0 fte)
1-1 t/m 31-3
€ 23.417
€ 1.790
€ 186
€ 3.741
Gewezen topfunctionaris Drs A. Huitema (1,0 fte) H. van Loon (1,0 fte)
1-1 t/m 31-12 1-4 t/m 31-12
€ 112.983 € 70.250
€ 7.162 € 5.369
€ 302 € 442
€ 16.902 € 11.225
Dagelijks bestuur ir. J. Bartelds, voorzitter ir. R. de Jong H. Ruben Algemeen bestuur ir. P.A.E. van Erkelens mevr. ing. A. Rispens H. Sinnema H.R. van der Wal J.J. Bos R.P. Meijer
1-1 t/m 31-12 1-1 t/m 31-12 1-1 t/m 31-12 1-1 t/m 31-12 1-1 t/m 31-12 1-1 t/m 31-12 1-1 t/m 31-12 1-1 t/m 31-12 1-1 t/m 31-12
€ 300 € 300 € 300
Mevrouw P. Geerdink is op 1-4-2014 in dienst getreden als interim directeur van Hefpunt. Van 11-2014 t/m 31-3-2014 heeft de heer Van Loon als plaatsvervangend directeur opgetreden. De heer A. Huitema heeft tot 1 maart 2014 de functie van directeur van Hefpunt bekleed. Sindsdien is hij boventallig en wordt voor hem naar passende werkzaamheden gezocht, zulks overeenkomstig de daartoe strekkende bepalingen van de SAW. De bestuursleden van Hefpunt, voor zover zij niet de functie van dijkgraaf of dagelijks bestuurslid van een deelnemend waterschap vervullen, ontvangen een vergoeding van € 150,00 per bijgewoonde vergadering. De vergoedingen blijven hiermee binnen de WNT-normering. Operationele kosten De totale operationele kosten zijn € 67.668 lager dan begroot. De kosten voor diensten derden invordering zijn € 60.756 hoger dan begroot. De overschrijding wordt veroorzaakt door de extra inhuur als gevolg van de onderbezetting en extra tijdelijke inhuur in verband met het project Hefboom. De totale kosten voor drukwerk en porto zijn € 45.270 hoger uitgekomen dan begroot. Op de gegevensverstrekking voor derden is een meevaller van €42.851. Huisvesting en facilitaire kosten De kosten voor huisvesting komen € 21.537 hoger uit dan waar in de begroting rekening mee was gehouden. Dit wordt veroorzaakt door de éénmalige kosten voor de interne verbouwing en verhuizing als gevolg van de reorganisatie. Overige kosten De totale overige kosten komen € 144.194 hoger uit dan waar in de begroting rekening mee was gehouden. Dit wordt ondermeer veroorzaakt door de hogere kosten diensten derden door directie van € 56.093. De kosten voor ondersteuning van het organisatieadviesbureau MACO en de onderzoeken naar de samenwerkingsmogelijkheden met de gemeente Leeuwarden en het oprichten van een Noordelijk Belasting Kantoor met de gemeente Groningen zijn daar de oorzaak van. Verder zijn de bankkosten € 57.840 hoger uitgekomen als gevolg van de toename van het aantal betaaltermijnen bij de automatische incasso van 6 naar 10 termijnen. Tenslotte zijn de kosten voor juridische ondersteuning met € 20.365 hoger uitgekomen. De oorzaak hiervan zijn de
18
kosten voor de juridische ondersteuning bij de aanbestedingstrajecten en de rechtszaken met betrekking tot de natuurterreinen. Incidentele baten en lasten Voor de incidentele baten en lasten is de post onvoorzien in de begroting opgenomen. Op de post onvoorzien zijn geen kosten direct geboekt. Wel is vooraf met het bestuur afgesproken dat de volgende incidentele lasten hun dekking vinden in de post onvoorzien: extra externe inhuur Hefboom € 82.000 extra kosten ICT Hefboom € 12.000 extra kosten organisatie-wijziging € 37.500 onderzoeken samenwerking gemeenten € 30.000 Deze kosten zijn geboekt op de daarvoor bedoelde budgetten en leiden daar in de meeste gevallen tot een overschrijding. De dekking is in die gevallen te vinden in de post onvoorzien. Als gevolg van de boventalligheid van de voormalig directeur en de actualisatie van de bestaande voorziening voor oud-personeel wordt dotatie aan een voorziening gedaan van € 905.571. Hierin is rekening gehouden met de kosten van 2014 en de verwachte toekomstige kosten. Bijdrage waterschappen De bijdrage van de waterschappen vormt de sluitpost op de rekening 2014. De uiteindelijke bijdrage bedraagt € 10.264.719. Dit is als volgt verdeeld over de deelnemende waterschappen: Wetterskip Fryslan Noorderzijlvest Hunze en Aa's
3.3.4
44% 26% 30%
€ 4.516.476 € 2.668.827 € 3.079.416 € 10.264.719
Schatkistbankieren
Met ingang van 1-1-2014 is het schatkistbankieren ingevoerd. Voor Hefpunt is een drempelbedrag van € 250.000 van toepassing. Dit drempelbedrag geldt voor de belastingopbrengsten van de waterschappen op rekening van Hefpunt en voor de financiële middelen voor de eigen exploitatie van Hefpunt. e
Uit het onderstaande overzicht blijkt dat Hefpunt, met uitzondering van het 1 kwartaal, onder het toegestane drempelbedrag is gebleven. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar 2014 Drempelbedrag Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
250 Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
262
225
51
141
25
199
109
0
0
0
Ruimte onder het drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag
12
19
Bijlage: Controleverklaring
20
