Ja maar… waar haal ik de tijd vandaan? Mogelijk denk je, ‘dat is allemaal wel waar en nodig wat jullie zeggen, maar waar haal ik de tijd vandaan?’, ‘Ik heb het nu al veel te druk en dan komt dit er nog bij!’. De werkdruk is immers hoog in het onderwijs. In deze extra ruggensteun gaan we niet in op de oorzaken. We richten ons op de concrete mogelijkheden die er zijn om de werkdruk te verlagen. Mogelijkheden die we hebben verzameld in de praktijk, die al door collega’s zijn toegepast en dus een bewezen werking hebben. Geen misverstanden. Deels kun je deze als leerkracht of docent vanaf vandaag zelf toepassen. Deels zijn ook jouw collega’s en jouw directeur aan zet. In de wetenschap dat zij mogelijk dezelfde werkdruk ervaren en het dus ook voor hen een belangrijk thema kan zijn. Gebruik de ruggensteunen ‘Kantelgesprekken voeren’ om samen te bespreken welke mogelijkheden in jullie situatie kunnen werken en hoe je er mee aan de slag wilt gaan. Gebruik de ruggensteun ‘Werken met kantelteams’ om aan de slag te gaan met de meest veelbelovende oplossingen waarvoor een grotere en gezamenlijke inspanning vereist is. Werkdruk opwerpen als reden om niet te doen wat nodig is? Wat ons betreft kan dat pas wanneer jullie werk hebben gemaakt van deze concrete mogelijkheden om de werkdruk te verminderen. En dat kan zo nu en dan pijn doen, want niet alle keuzes zijn eenvoudig. Soms neem je afscheid van iets wat je ontzettend leuk of nodig vindt, maar wat – als je er vanaf een afstand naar kijkt – geen plaats verdient in je toch al overvolle agenda. Een goed begin is dat je later vandaag of morgen, de tijd neemt om je laatste werkweek in gedachten weer de revue te laten passeren. Haal je voor de geest wat je deed in en om je klas of je lessen. Ligt terugblikken in gedachten je niet, houd dan een week lang in je agenda heel precies bij hoe jij je werktijd vult. Niet van minuut tot minuut, maar van kwartier tot kwartier, of desnoods van half uur tot half uur. Je kunt dit ook jouw stagiaire voor je laten doen. Leg het beeld wat zo ontstaat van jouw tijdsinvestering in een doorsnee werkweek, naast onderstaande mogelijkheden om de werkdruk te verminderen. Kies de meest veelbelovende die je nog niet eerder hebt toegepast en ga er mee aan de slag. Werkdruk verlagen? Sta op en doe! Wat kan helpen om jouw werkdruk te verlagen?
1.
Ben je vaak online en is dat echt noodzakelijk? Zet je telefoon, Ipad en computer zo vaak als mogelijk uit. Zeker tijdens de lessen, wanneer je in gesprek bent, in een overleg zit, of wanneer je met een taak bezig bent die al jouw aandacht nodig heeft. Je hoeft niet 24/7 bereikbaar te zijn en het is zeker niet nodig om ieder uur je e-mail, Apps, Tweets, of Sms’jes te controleren. Je hoeft ook niet ieder uur, of zelfs nog sneller, te reageren. Zo neem je belangrijke bronnen van afleiding weg, die keer op keer om je aandacht vragen en zo bijdragen aan de door jou gevoelde werkdruk. Spreek daarom met jezelf af op welke maximaal twee tijdstippen jij tijdens je werkdag jouw e-mail, sms, enzovoorts, leest en eventueel beantwoordt.
2.
Doe je vaak meer dingen tegelijk? Stop met multitasking en doe één ding tegelijk. Iedere keer dat je de ene activiteit onderbreekt om een andere activiteit op te pakken, kost het je brein energie om het een los te laten en het ander op te pakken. Hoe vaker je wisselt van activiteit, des te meer tijd heb je gedurende
De veldgids ‘Iedereen aan boord!’ | Uitgeverij SWP | 2015 | ISBN 9789088506321
1
de dag nodig om om te schakelen. Zo verspil je niet alleen kostbare tijd, dit draagt ook bij aan je gevoel van ‘haast’ en ‘werkdruk’. 3.
Onderbreken anderen regelmatig jouw werkzaamheden? Hiervoor geldt hetzelfde als bij multitasking. Iedere storing kost omschakeltijd en draagt bij aan je gevoel van ‘haast’ en ‘werkdruk’. Spreek daarom met je collega’s of team af dat je op bepaalde vaste tijdstippen niet gestoord wilt worden. Leg goed uit waarom je deze afspraak maakt. Lukt dat niet? Gebruik dan een andere werkplek dan die waar je collega’s je verwachten te treffen. Veel storingen zijn het immers niet waard om naar jou op zoek te gaan.
4.
Is je altijd duidelijk waarom je ‘ja’ zei tegen een specifieke taak? Zeg je wel vaak genoeg nee? Hier is de vraag belangrijk in welke mate jij jouw tijd besteedde aan taken die zowel belangrijk waren, als op dit moment (de voorbije week) uitgevoerd dienden te worden.
Belangrijk
Niet belangrijk
Moet hier en nu
Mag ook later
Deze taken bepalen het hier en nu voor je. De voorbereiding en uitvoering van de lessen die nu op het rooster staan. Alle taken met deadlines die dichterbij komen, sommige spoedklussen en een plotseling opkomende crisis.
Bijvoorbeeld de voorbereiding van lessen, en overleggen of gesprekken, die later gaan plaatsvinden.
Doe nu
Doe later
Alles wat hier en nu op je afkomt en waarvoor iemand jouw aandacht vraagt. Bijvoorbeeld een spoedoverleg dat voor jou niet relevant is. Vaak ook mailtjes, sms’jes of telefoontjes.
Zoals een collega die binnen komt lopen voor een informeel praatje, of het lezen van algemene vakliteratuur.
Doe niet nu (misschien later als je alle belangrijke taken hebt afgerond)
Doe (misschien) later als je alle belangrijke taken hebt afgerond
Het helpt wanneer jullie met elkaar een goed gesprek voeren over jullie kerntaak. Wat doet er voor jullie school het allermeeste toe? Wat is de kern van jullie doen en laten? Of anders gezegd: welke functie heeft jullie school in de samenleving en welke resultaten doen er het meeste toe? Hoe concreter jullie deze vraag beantwoorden, des te eenvoudiger het wordt om te bepalen welke taken belangrijk zijn en welke niet. 5.
Wanneer heb je gevochten tegen de bierkaai? Grote kans dat jij een professional bent met een heel groot hart voor de aan jou toevertrouwde kinderen. Dat kan met zich meebrengen dat jij er heel veel aan doet om
De veldgids ‘Iedereen aan boord!’ | Uitgeverij SWP | 2015 | ISBN 9789088506321
2
antwoorden of oplossingen te vinden voor kinderen waarmee het in jouw ogen fout dreigt te gaan. Stelde jij jezelf de vraag of jij wel degene bent die dit antwoord of deze oplossing hoort te vinden en te realiseren? Beschik jij over de benodigde middelen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden? Als dat niet zo is verspil je tijd, mogelijk veel tijd, aan het najagen van een door jou niet te realiseren doel. Loslaten dus! Gebruik hiervoor de ruggensteunen ‘Hinderlijke gedachten opruimen’, ‘Voor jezelf zorgen’ en ‘Accepteren’. Probeer degene die wel bevoegd en verantwoordelijk is en over de vereiste middelen beschikt, aan het werk te zetten. Gebruik hier desgewenst de ruggensteunen ‘Anderen meekrijgen’ en ‘Kantelgesprekken voeren’. 6.
Gebruik je iedere schooldag van het jaar en alle momenten van de schooldag ten volle? Of zijn er ook momenten, dagen wellicht, dat je “in de wacht” staat? Bijvoorbeeld bij de wisseling van lessen, omdat een collega maar niet reageert op jouw verzoek, de laatste dagen of weken voor de vakantie wanneer je “klaar bent” met de geplande lessen of de methode. In veel scholen zijn dit soort “wachttijden” voorspelbaar. Leg daarom alvast wat klussen klaar, voor in deze wachttijden. Of beter nog: stel je planning bij zodat je niet ruim voor de vakantie door alle lessen en de methode heen bent (in feite betekent dit dat je gedurende het schooljaar wel degelijk tijd had voor andere dingen, maar er voor koos om voorrang te geven aan een vlotte behandeling van alle leerstof).
7.
Welke vakanties kunnen korter en met hoeveel dagen? Laten we eerlijk zijn, je geniet ten volle van alle onderwijsvakanties. Wat dit betreft ben je een buitenbeentje: zoveel vakantie kennen we enkel in het onderwijs. Een deel hiervan kun je benutten om datgene te doen waartoe je anders niet komt (iets wat veel collega’s al lang doen). Nog effectiever is het om als team af te spreken dat een deel van alle vakantiedagen wordt benut voor bijvoorbeeld scholing en training, of andere goed planbare taken.
8.
Hoe vaak doe je een bijscholing, opleiding, workshop, symposium, enzovoorts? Zijn deze echt allemaal noodzakelijk om jou te versterken in je professionele optreden? Zitten er ook tussen die vooral leuk zijn (bijvoorbeeld vanwege de gesprekken met collega’s?), die misschien wel voelen als een beloning voor je harde werken? Schrap je deelname aan bijscholingen, opleidingen, workshops, symposia enzovoorts waarvan jijzelf niet klink en klaar kunt aangeven hoe deze jou versterken: welke beslist noodzakelijke kennis of vaardigheden leer je er?
9.
Deed je de afgelopen week ook bijzondere projecten en activiteiten? Bijvoorbeeld van het WNF, of van een van de vele andere goede doelen en belangenorganisaties. Welke hiervan hebben weinig tot niets te maken met de voorgeschreven lesstof? Wat deed je met andere woorden eerst en vooral omdat het leuk is, of omdat je om welke reden dan ook vindt dat het nodig is, zonder dat dit direct deel uit maakt van de lesstof? Waarom deed je dat op een moment dat je toch al tot over je oren in het werk zit? Zeg eerder nee tegen dit soort extra’s.
10. Hoeveel tijd had je nodig om af te stemmen met je collega’s die net als jij een deeltijdbaan hebben? Vraag je schoolleider omwille van de efficiency het aantal deeltijdbanen te verminderen. De onderlinge afstemming vraagt immers veel tijd die niet direct in het onderwijsproces wordt geïnvesteerd. Hetzelfde geldt voor telkens wisselende vervangers. Een kleine, vaste groep verlaagt de tijdsinvestering gemoeid met overdracht en afstemming aanzienlijk. Ook het vervangen van de warme en persoonlijke overdracht door een digitale, scheelt vaak veel tijd. Intranet, Drop Box, vele Apps en op het onderwijs gerichte toepassingen, bieden hiertoe goede mogelijkheden.
De veldgids ‘Iedereen aan boord!’ | Uitgeverij SWP | 2015 | ISBN 9789088506321
3
11. Besteedde je veel tijd aan je postbakje? In veel gevallen vraagt alleen al de selectie van datgene wat er in je postbakje toe doet en datgene wat met gemak kan worden genegeerd, behoorlijk veel tijd. Laat een secretaresse, de conciërge, een onderwijsassistent, of een vrijwilliger geworven onder de ouders of gevonden bij de vrijwilligerscentrale, vooral kritisch beoordelen welke post daadwerkelijk in jouw postbakje thuishoort en welke niet. Kijk dan meteen ook eens kritisch naar alle (vak)bladen in jouw postbakje. Welke tref je daar keer op keer aan en las je al maanden niet? Zonder schade voor jou functioneren. Een idee is ook om een vrijwilliger met onderwijsachtergrond bladen te laten selecteren op relevante artikelen en alleen deze in jouw postbakje te leggen. Er zijn ook knipseldiensten die dit voor je kunnen doen. 12. Aan hoeveel overleggen of vergaderingen deed je mee? Hoeveel tijd vroeg dat van je? Veel overlegsituaties in het onderwijs worden gekenmerkt door een (soms vage) agenda waarvan de gewenste uitkomsten van de agendapunten niet zijn benoemd. Vaak wordt ook niet benoemd welke stap of stappen gezet gaan worden om tot deze uitkomst te komen. Vraag aan de organisatoren en voorzitters van deze overleggen vanaf nu een concrete agenda met per agendapunt het gewenste resultaat en de stap die in dit overleg wordt gezet om dit resultaat te behalen. Vraag de voorzitter meteen ook om vooraf voor ieder agendapunt een vaste tijd te bepalen en daaraan strikt de hand te houden. Vraag jezelf vooral ook af welke vergaderingen echt nodig zijn en zonder jouw aanwezigheid niet door kunnen gaan. Schrap wat voor jou niet belangrijk is en wat anderen heel goed zonder jou kunnen. 13. Hoeveel van jou taken kunnen ook door anderen worden gedaan? En waarom deed jij ze dan zelf? Delegeer taken. Als jij goed voor ouders zorgt, hen betrekt (zie ruggensteun ‘Ja natuurlijk met de ouders’) dan krijg je daar ook meer voor terug. Wat kunnen ouders doen? Wat de onderwijsassistente? Wat kunnen stagiaires doen? En wat de vrijwilligers, al dan niet met een onderwijsachtergrond, die je kunt vinden bij de Vrijwilligerscentrale? En laten we de kinderen niet vergeten: welke klusjes kunnen zij van je overnemen? Activiteiten zoals het begeleiden van specifieke leerlingen, het klaarleggen van de nodige spullen, het opruimen van de klas, het verzamelen van materialen op Internet, enzovoorts, kunnen met gemak worden overgedragen. Wie kan de rol op zich nemen van nakijk assistent? Iemand die voor jou huis- en maakwerk nakijkt? Dit geldt in het bijzonder voor alle bijzondere evenementen zoals schoolreisjes, sport- of themadagen, de jaarlijkse musical, excursies en landelijke ontbijten. Bij de grotere evenementen, zoals schoolreisjes, is het zelfs mogelijk om hiervoor professionals in te schakelen. 14. Hoe vaak werkte je langer door? Spreek met je zelf een vaste eindtijd van je werkdag af en stop dan ook. Ook als het werk nog niet klaar is. Doorwerken kost je teveel energie en verhoogt je gevoel van werkdruk.
De veldgids ‘Iedereen aan boord!’ | Uitgeverij SWP | 2015 | ISBN 9789088506321
4
15. Hoe alert ben je op leerlingen die in de problemen dreigen te komen? Signaleer tijdig (naderende) problemen van leerlingen. Houd je ogen en oren dus goed open. Niets is zo tijdrovend als leerlingen die om extra aandacht vragen simpelweg omdat jij te laat ziet dat het niet goed gaat. De tijdsinvestering en vaak ook (emotionele) energie rijzen dan in veel situaties de pan uit. Nog erger wordt het wanneer sprake is van een escalatie en er conflicten komen. Niets zo tijdrovend en belastend als dit. Het leeuwendeel is te voorkomen door vroegtijdige signalering en oppakken. Preventie spaart tijd. Wat doe je daar aan (zie ook de ruggensteun ‘Kantelsituaties’)? 16. Met welke procedures en formulieren had je de voorbije week te maken? Welke daarvan hebben jullie zelf (de school of het samenwerkingsverband) noodzakelijk gevonden en wat zijn de opbrengsten daarvan? Van welke procedures of formulieren weet je eenvoudigweg niet wat de meerwaarde is, of wat er verder mee gebeurt? Vraag aan de verantwoordelijken naar de achtergronden. Blijf doorvragen totdat je het begrijpt. Houd in je achterhoofd altijd de vraag of het ook eenvoudiger en korter kan. 17. Hoe vaak kreeg je e-mails waar je niets aan had, die je niet of verkeerd begreep? E-mail lijkt een efficiënt communicatiemiddel en is dat in veel gevallen ook. E-mail kan ook een echte “tijdslurper” zijn. Bijvoorbeeld omdat een voor enkelen bestemde e-mail cc ook aan anderen wordt toegestuurd. Vaak met als reden hen te informeren, maar zonder vooraf de vraag te beantwoorden wat daarvan dan voor hen de meerwaarde is. Ook e-mails die een keten van reply’s bevatten kosten veel tijd. Het duurt vaak even voordat je door hebt dat alleen de laatste mail relevant is voor jou en alle volgende mails helemaal geen betrekking op jou hebben. Telkens weer wordt je gedwongen om het belang van alle afzonderlijke emails te beoordelen. De grootste “tijdslurpers” zijn wel de mails die gaan over meningsverschillen, weerstanden, conflicten en problemen. Mail is hiervoor ongeschikt. Al was het maar omdat emoties niet goed gecommuniceerd kunnen worden, teksten als een bom kunnen binnenkomen op het moment dat zij op een scherm verschijnen en een echte dialoog onmogelijk is. Misverstanden en toenemende emoties liggen op de loer. De problemen die hiervan het gevolg zijn vragen om jouw kostbare tijd (denk wat dit betreft nadrukkelijk ook aan de communicatie met ouders). Het is beter om in deze gevallen te kiezen voor een persoonlijk gesprek of telefonisch contact. Iedere keer dat je zo ‘ruis’ in de communicatie voorkomt, bespaar je tijd. 18. Welke leuke dingen deden jij en je collega’s vorige week? Het lijkt misschien wat tegendraads, maar werken aan een goede sfeer door leuke dingen te organiseren helpt om de gevoelde werkdruk te verminderen. Het wordt allemaal wat luchtiger. Een goede sfeer, goede samenwerking en collegialiteit werken immers stress verlagend. En leuke dingen hoeven toch niet per se onder schooltijd te gebeuren? 19. Word je vaak overvallen door onverwachte gebeurtenissen? Een incident op het schoolplein, een collega die plotseling ziek wordt, een onverwachte gebeurtenis thuis bij een van jouw leerlingen, een ouder die plotsklaps voor je staat, er kunnen veel verrassingen op je pad komen. Houd je daar structureel wat tijd voor vrij in jouw weekschema? Onder de noemer “voorzien onvoorzien”. Zo voorkom je gedrang in je agenda, op dit soort momenten. Heb je op je laatste werkdag van de week deze tijd niet nodig gehad voor een verrassing, dan wacht er heus wel een zinvolle taak op je die je dan goed in deze tijd kunt doen. 20. Hoe vaak rende je van huis naar werk en van werk naar huis? Hoe vaak overkomt het dat je dat je in de ochtend hemel en aarde beweegt om op tijd op je werk te komen? Dat lukt dan meestal wel: bij binnenkomst kun je vaak meteen in vol tempo aan de slag. In veel gevallen speelt zich aan het einde van de werkdag iets vergelijkbaars af. Je ging wat langer door met werken en moet je nu haasten om op
De veldgids ‘Iedereen aan boord!’ | Uitgeverij SWP | 2015 | ISBN 9789088506321
5
tijd thuis te zijn. Ook daar ga je meteen door naar het volgende onderdeel van je dagindeling. Gevolg kan zijn dat je ’s-ochtends met stevige ochtendstress aan het werk gaat en met een minstens zo grote stress de avond in gaat. Dat dit jouw gevoel versterkt van een te grote werkdruk, ligt voor de hand. Daarnaast beïnvloedt stress naast je werkplezier, je geheugen, je concentratie, je creativiteit en je alertheid. Je werkt minder effectief en hebt daardoor meer tijd nodig voor – zelfs eenvoudige – taken, dan wanneer je in alle rust aan het werk bent. Ook wordt de kans op meningsverschillen en conflicten groter. Er is een effectieve manier om dit te voorkomen. Zorg er voor dat je zowel in de ochtend als in de avond 5 tot 10 minuten uittrekt om achterover te leunen en niets te doen. Laat je gedachten de vrije loop. Pak je telefoon of Ipad niet op, maak geen praatje, laat je PC uit, kijk geen TV en lees de krant niet. Doe dit iedere dag voordat je aan het werk gaat en voordat je weer naar huis gaat. Creëer tijd door iets eerder op te staan en iedere dag op een vast tijdstip te stoppen met werken. 21. Maak een werkagenda van jouw top drie. We vroegen je om aan de slag te gaan met de in jouw ogen meest veelbelovende mogelijkheden. Gebruik ruggensteun ‘De werkagenda’ om er over na te denken hoe je met deze top drie aan de slag gaat. … En natuurlijk hebben jullie nog allerlei andere ideeën die bijdragen aan het verlagen van jullie werkdruk.
Jos van der Horst | Bart van Kessel | november 2015
De veldgids ‘Iedereen aan boord!’ | Uitgeverij SWP | 2015 | ISBN 9789088506321
6
