JAARVERSLAG 2011 Wat SURFMARKET realiseerde in 2011
INHOUDsopgave Wat SURFMARKET realiseerde in 2011 1 Voorwoord
3
2 Aanbesteden
5
3 Innovatie
8
4 Het Nieuwe Samenwerken
11
5 Teams in Beeld 5.1 Software 5.2 Content 5.3 Corporate Services 5.4 ICT 5.5 Finance en HR
14 15 17 18 19 19
6 Samenwerking
20
7 Financiën 7.1 Toelichting op de jaarcijfers 7.2 Balans 7.3 Winst- en Verliesrekening
22 22 23 24
De verschillende SURF-organisaties presenteren hun belangrijkste, gezamenlijke resultaten van 2011 in een online jaarbeeld. Daar zijn ook de jaarverslagen van SURF en SURFnet te vinden. www.surf.nl/jaarbeeld 2
SURFmarket Jaarverslag 2011 – SURFmarket bv – Utrecht Uitgave: SURFmarket bv – Kenmerk: SDN20120110
1
VOORWOORD
3
SURFmarket maakt deel uit van SURF, waarin Nederlandse universiteiten, hogescholen en onderzoeksinstellingen nationaal en internationaal samenwerken aan innovatieve ICT-voorzieningen. SURF bestaat uit een aantal werkmaatschappijen met een eigen aandachtsterrein: SURFnet, SURFmarket en SURFshare. >
> SURFmarket voorziet het hoger onderwijs en onderzoek en hun eindgebruikers tegen aantrekkelijke voorwaarden van kwaliteitsproducten en -diensten op het brede terrein van ICT. Door inkoop (meestal door het verzorgen van aanbestedingen) en bemiddeling komt een aanbod tot stand met speciale voorwaarden voor de specifieke onderwijsdoelgroep. SURFmarket faciliteert vervolgens het afsluiten en afrekenen van licenties en de distributie van en toegang tot de betreffende software, content, ICT-diensten en hardware.
De afgelopen jaren werd de agenda van SURFmarket voor-
De contractwaarde voor Software kwam in 2011 uit op
namelijk bepaald door grote verandertrajecten. SURFmarket
€ 21,7 mln (2010: € 20,3 mln) (exclusief die van de partner-
maakte de overgang van een bemiddelingsnaar een inkoopor-
organisaties SLBdiensten en APS IT-diensten). Voor Content
ganisatie en faciliteert nu aanbestedingen voor de instellingen.
bedroeg de contractwaarde € 37,3 mln (2010: € 29,3 mln).
Ook werd in de organisatie een variant geïntroduceerd van
De webwinkel SURFspot.nl draaide iets minder goed dan
Het Nieuwe Werken: Het Nieuwe Samenwerken. Maar bovenal
topjaar 2010, zowel wat betreft omzet (2011: € 3,7 mln;
stond het project Licentiemodellen Next Generation (LMNG)
2010: € 4,1 mln) als afzet (2011: 150.000 producten;
op de agenda. Het ontwikkelen en realiseren van een volledig
2010: 174.000 producten).
vernieuwde licentieomgeving heeft veel aandacht en energie van SURFmarket gevraagd. Het zwaartepunt hiervan lag in
Dit jaarverslag beschrijft de belangrijkste activiteiten en
2011. In 2012 gaat LMNG zijn vruchten afwerpen. Dan kunnen
resultaten van SURFmarket in 2011. In de eerste 3 hoofd-
instellingen, aanbieders en natuurlijk SURFmarket (eindelijk)
stukken wordt gerapporteerd over de thema’s Aanbesteden,
het resultaat van alle inspanningen oogsten.
Innovatie (met name het project Licentiemodellen Next Generation) en Het Nieuwe Samenwerken. Vervolgens
Met de introductie van de nieuwe licentieomgeving is
wordt er ingegaan op de activiteiten en resultaten per team.
SURFmarket inmiddels, van eerst bemiddelings- en later
Ook is er een hoofdstuk gewijd aan het onderwerp
inkooporganisatie, geëvolueerd naar een ICT-marktplaats:
Samenwerking. Het laatste hoofdstuk bevat een presentatie
een plek waar partijen en individuen bij elkaar komen om
van de jaarcijfers.
producten aan te bieden, af te nemen en te gebruiken. Omdat SURFmarket zich daarnaast sterker als onderdeel van SURF wil profileren, wordt een internationaal bruikbare naam steeds noodzakelijker. Daarom draagt SURFdiensten vanaf maart 2012 de naam SURFmarket Op 21 maart 2011 bestond SURFmarket precies 20 jaar. Er is op passende wijze aandacht besteed aan het jubileum. Het is met het personeel gevierd in Dublin. Voor externe relaties is een feestelijke bijeenkomst georganiseerd.
4
2
aanbesteden
SURFmarket opereert sinds 2010 als aanbestedende dienst. Dat houdt in dat SURFmarket voor een jaarlijks vast te stellen kernpakket namens de bij SURF aangesloten instellingen als inkoop- en dus als aanbestedingsorganisatie fungeert. Aanvullend op dit kernpakket kunnen instellingen meedoen aan optionele aanbestedingstrajecten. De afgelopen jaren zijn succesvolle trajecten uitgevoerd op het gebied van hardware, te weten LaPAS (2009, Landelijk Project Aanbesteding Serverapparatuur) en LaPAN (2011, Netwerkcomponenten). >
5
Fotobijschrift
> Er is een klankbordgroep die SURFmarket op het gebied van aanbesteden adviseert. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van CvDUR (Coördinatie Vergadering Directies Universitaire Rekencentra), COMIT (ICTdirecteuren van HBO-instellingen), UPI (Universitair Platform Inkoop) en HIP (Hogeschool Inkoop Platform). SURFmarket besloot, met positief advies van de klankbordgroep, eind 2010 om de aanbesteding van het softwaredeel van het kernpakket in de praktijk te gaan brengen door middel van de inrichting van een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS).
De samenstelling van het kernpakket was in 2011 nagenoeg
Aanvullend op het kernpakket kunnen instellingen gebruik
gelijk aan die van 2010. Het kernpakket werd uitgebreid met
maken van optionele aanbestedingstrajecten, bijvoorbeeld
juridisch contractbeheer. Naast administratieve en financiële
voor hardware of ICT-diensten. In 2011 is zo'n Europees traject
taken op het gebied van contracten behoren nu ook
succesvol uitgevoerd voor actieve netwerkcomponenten
juridische taken tot de verantwoordelijkheid van SURFmarket.
(LaPAN: Landelijk Project Aanbesteding Netwerkcomponenten). Hieraan namen zes universiteiten deel. Het doel was een
De klankbordgroep is in 2011 viermaal bijeen geweest en
raamovereenkomst te sluiten op basis waarvan instellingen
heeft SURFmarket geadviseerd op het gebied van aan-
netwerkcomponenten kunnen aanschaffen voor zowel vaste
besteden, onder andere ten aanzien van het in gebruik
als draadloze omgevingen. De aanbesteding werd gewonnen
nemen van het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) voor
door netwerkspecialist Vosko Networking. Voorts is een aan-
standaardsoftware in april 2011. Het systeem ondersteunt
bestedingstraject voorbereid op het gebied van audiovisuele
het proces om te komen tot rechtsgeldige bemiddelings-
apparatuur (LaPAAV). Deze aanbesteding zal begin 2012
overeenkomsten. Instellingen die de aanbestedingsgrens
worden gepubliceerd.
overschrijden, kunnen binnen het aankoopsysteem een offerteverzoek doen. Dat proces wordt door SURFmarket
De pogingen van SURFmarket ook hogescholen in optionele
ondersteund.
aanbestedingstrajecten te laten participeren zijn in 2011 niet succesvol geweest.
Eind 2011 waren de meeste (bestaande) aanbieders met contracten boven de aanbestedingsgrens in het aankoopsysteem opgenomen. Hun bemiddelingsovereenkomsten moesten daarvoor worden vernieuwd, wat bij niet-Europese aanbieders complex bleek. Het streven is in 2012 tot volledige dekking, dus van alle bemiddelingsovereenkomsten, in het aankoopsysteem te komen. Eind 2011 is een aanbestedingstraject gepubliceerd voor DocSharing als opvolging van SURFgroepen (de eerste generatie online samenwerkingsomgeving van SURFnet). Omdat bij clouddiensten de aanbieders niet altijd de rechthebbenden zijn, is besloten hiervoor een tweede DAS in te richten.
6
Samen de schouders eronder ‘In 2009 hebben alle universiteiten en hogescholen een overeenkomst getekend met SURF, waardoor SURFmarket sinds 2010 voor hen als aanbestedende dienst opereert. Dat heeft voor zowel SURFmarket als voor de instellingen veel veranderingen teweeggebracht. De rol van SURFmarket wijzigde van een makelaar tussen leveranciers en instellingen naar een partij die namens de instellingen inkoopt en aanbestedingen verzorgt. Bij zo'n koerswijziging komt heel wat kijken. Praktische zaken, zoals een systeem dat de behoeften bij de instellingen in kaart brengt en die in de markt uitzet. Op het gebied van software is daarvoor in 2011 het DAS Europees aanbesteed. Vanuit de klankbordgroep hebben we kritisch meegekeken of dit systeem aan de behoeften van de instellingen voldoet. Maar er is ook een cultuurverandering voor nodig. Daarnaast is een adequate informatievoorziening en goede communicatie met de instellingen vereist. Tot een paar jaar geleden had SURFmarket op een geheel andere wijze met hen te maken. Die communicatie heeft SURFmarket onderschat, heb ik gemerkt. Het is een hele opgave om handen en voeten te geven aan een aanbesteding, de verwachtingen bij de instellingen te managen en de nieuwe werkwijze in te regelen. We moeten nog aan elkaar wennen. Ondanks dat ben ik ervan overtuigd dat het allemaal gaat lukken, als we er samen de schouders onder zetten en elkaar helpen.’ Wiebe Plenter, Hoofd Inkoop Universiteit Leiden, lid van de klankbordgroep Europees Aanbesteden 7
Dynamisch Aankoop Systeem (DAS)
3
innovatie
Om aan te sluiten op de behoeften bij instellingen en trends bij aanbieders, startte SURFmarket in 2010 de implementatiefase van het project ‘Licentiemodellen Next Generation’ (LMNG) als onderdeel van het Innovatieplan ‘e-Services 2007–2010’. Daarmee werd begonnen aan de daadwerkelijke bouw van een compleet nieuwe licentieomgeving. Instellingen vragen om flexibiliteit en maatwerk: zij willen kunnen afrekenen op basis van groeps en individueel gebruik en bijvoorbeeld per gebruiker per tijdseenheid. De nieuwe licentieomgeving ondersteunt flexibiliteit maximaal, bijvoorbeeld door kortere looptijden van de bemiddelingsovereenkomsten. Ook faciliteert de omgeving nieuwe gebruiks- en afrekenmodellen, zoals het achteraf – op basis van daadwerkelijk gebruik – afrekenen van clouddiensten. >
8
> Instellingen krijgen online tools aangeboden om binnen het licentieaanbod goed te kunnen zoeken en rekenen. Via een ‘winkelmand’ kunnen zij eenvoudig licenties afsluiten en zij krijgen hun facturen digitaal aangeboden. Het systeem geeft daarnaast meldingen en verwijzingen wanneer instellingen rekening moeten houden met hun aanbestedingsplicht. Ook aanbieders krijgen een nieuwe omgeving met verbeterde selfservice-opties. Na een aanbestedingsprocedure begin 2010 is de bouw van het systeem gegund aan Winvision. Begin 2012 levert SURFmarket de eerste versie op.
Begin 2011 bleek het project LMNG zowel in tijd als budget uit te
SURFmarket heeft in de tweede helft van 2011 veel energie gesto-
lopen en bestond er onzekerheid of de technische en functionele
ken in het betrekken van zowel aanbieders als instellingen bij het
kwaliteit kon worden gewaarborgd. Daarom werd besloten tot
nieuwe systeem en het geven van voorlichting. Er is een groot aan-
een onafhankelijke tussentijdse review door KPMG. Uit de review
tal demonstraties verzorgd, onder andere aan de licentiecon-
bleek dat de kwaliteit van het gebouwde voldeed, maar dat de
tactpersonen en aan vertegenwoordigers van CvDUR en COMIT.
complexiteit van de ontwikkeling was onderschat. Ook werd opge-
In 2011 is ook gewerkt aan het Innovatieplan ‘e-Services 2011-2014’.
merkt dat de gevolgde iteratieve (agile) ontwikkelmethodiek in
In de eerste helft van het jaar is een visie ontwikkeld voor de toe-
deze situatie minder geschikt was. Als vervolg op de review is
komst van SURFspot.nl als distributieplatform voor software en
in augustus in opdracht van de Raad van Commissarissen een
content. Deze visie bleek onlosmakelijk verbonden met de ont-
herijking van de business case uitgevoerd. Daarin werden de
wikkelingen op het gebied van de samenwerkingsinfrastructuur
functionele, technische en financiële rechtvaardiging van het
SURFconext (bij SURFnet) en de licentieomgeving LMNG.
systeem opnieuw afgewogen. De belangrijkste conclusies luidden: •• De behoeften bij de instellingen en aanbieders rechtvaardigen de realisatie van een nieuw systeem;
In samenwerking met SURFnet werd daarom een proof-of-con-
•• De huidige (oude) CASD-applicatie vormt een groot risico voor de bedrijfsvoering;
nl, LMNG en SURFconext als innovatiedriehoek. Het lijkt haalbaar
•• Het nieuwe systeem maakt besparingen mogelijk op aanbestedingstrajecten en op licentiekosten bij de instellingen,
mee instellingen en gebruikers flexibel en kosteneffectief van
cept uitgewerkt en is de samenhang bepaald tussen SURFspot. met deze drie systemen een ICT-infrastructuur te bieden waarICT-gebruik kunnen maken, met een duidelijke nadruk op online
en zal leiden tot een toename in het aantal bemiddelings-
samenwerken. Daarbij stelt SURFspot.nl een online ICT-assorti-
en licentie-overeenkomsten. Dat alles bij een ongewijzigde
ment, inclusief clouddiensten, beschikbaar en zorgt zij voor de
tariefstructuur voor de instellingen.
afrekening van het gebruik hiervan met studenten en medewerkers. LMNG doet dienst als de ‘rechtenmachine’ (wie mag
Op basis hiervan verleende de Raad van Commissarissen toe-
wat gebruiken) en biedt in een toekomstige versie licentiemo-
stemming het systeem af te laten bouwen tot en met versie 1.1.
dellen aan voor virtuele organisaties over instellingen heen
Daarvoor is een fixed price afspraak gemaakt met Winvision.
(teams binnen SURFconext). Op de achtergrond vormt
De introductie van LMNG (versie 1.0), die gepland stond voor
SURFconext de ondersteunende verbindingsinfrastructuur,
het tweede kwartaal van 2011, werd hiermee uitgesteld naar begin
die instellingen en leveranciers aan elkaar koppelt en instellin-
2012. Alle benodigde functionaliteit van het systeem is gereali-
gen op geauthenticeerde wijze toegang verleent tot een groot
seerd in iteraties van steeds drie weken. Daarnaast is medio 2011
en relevant assortiment van clouddiensten.
de nieuwe indeling en een nieuw design voor SURFmarket.nl
9
vastgesteld. De laatste functionaliteit werd eind november
Door de uitloop van de werkzaamheden voor het project LMNG
opgeleverd. Diezelfde maand is gestart met het migreren van
heeft SURFmarket medio 2011 haar activiteiten binnen het nieu-
data uit het oude systeem naar het nieuwe. Eind 2011 is een begin
we innovatieprogramma ‘on hold’ gezet. Vanwege de samenhang
gemaakt met het ketentesten. Gedurende de ontwikkeling heeft
van de onderwerpen is besloten deze innovatieactiviteiten van
SURFmarket zich laten adviseren door een klankbordgroep met
SURFmarket met ingang van 2012 onder te brengen in het
vertegenwoordigers van universiteiten, hogescholen en UMC’s.
programma SURFworks van SURFnet.
Basis voor de toekomst ‘Het project LMNG heeft de basis gelegd voor een toekomstvaste dienstverlening van SURFmarket. Het project heeft zijn up’s en downs gehad, “zonder wrijving geen glans”, maar het resultaat mag er zijn. Ik ben blij dat ik een bijdrage heb mogen leveren aan dit complexe project en ben ervan overtuigd dat instellingen en aanbieders vanaf 2012 de vruchten hiervan zullen plukken.’ Ben Gorter, Projectleider LMNG
10
4
het nieuwe samenwerken
11
SURFmarket startte in 2009 in Houten met de invoering van Het Nieuwe Werken. De mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken werd onder andere geïntroduceerd om efficiënt gebruik van kantoorruimte mogelijk te maken en om medewerkers mogelijkheden te bieden flexibeler om te gaan met werktijden. >
> In het nieuwe kantoor in Utrecht, dat in 2010 werd betrokken, zijn alle ‘harde’ randvoorwaarden geschapen voor Het Nieuwe Werken. Vervolgens is begonnen aan een handboek dat ook de ‘zachte’ randvoorwaarden beschrijft en heeft SURFmarket haar eigen variant op Het Nieuwe Werken geïntroduceerd: Het Nieuwe Samenwerken (HNS).
Door middel van Het Nieuwe Samenwerken (HNS) wil SURFmarket haar organisatie resultaatgerichter, flexibeler en klantgerichter maken. Dit wil zij onder andere bereiken door een werkomgeving te creëren waarmee medewerkers efficiënt en plezierig hun werk kunnen doen, op een voor hun passende wijze, zodat zij optimaal kunnen functioneren. Daarbij staan openheid, transparantie en vertrouwen centraal. Ook wil SURFmarket haar kantoorruimte openstellen voor haar zakenrelaties en door goed gastheerschap ook de samenwerking met haar omgeving verbeteren. Dat bleek in 2011 zeer succesvol. Zowel instellingen als leveranciers maakten veel gebruik van vergaderruimtes van SURFmarket. Andere organisaties bezochten SURFmarket om te zien hoe HNS in de praktijk werkt. De werkgroep ontwikkelde in 2011 het ‘Handboek HNS’ dat de randvoorwaarden bevat over zaken zoals plaats- en tijdonafhankelijk werken, werktijden en overwerk, urenverantwoording en work/life balance. Het handboek kwam tot stand in samenwerking met het Managementteam en de Personeelsvertegenwoordiging (PVT). De implementatie van het handboek vindt begin 2012 plaats. In een workshop met de hele organisatie in november is gesproken over de organisatieontwikkeling ten behoeve van HNS, zoals meer eigen verantwoordelijkheid en een andere aansturing.
12
Goede afspraken maken ‘Het Nieuwe Samenwerken begon bij SURFmarket met het invullen van de ‘harde’ randvoorwaarden: de juiste ICT-voorzieningen en de inrichting van het kantoor. Maar dat is niet genoeg. Het is ook belangrijk af te spreken hoe we omgaan met de mogelijkheden die Het Nieuwe Samenwerken biedt. Willen we dat ons kantoor 24 uur per dag geopend is? Wat zijn de huisregels over het gebruik van ver-gaderruimtes en andere faciliteiten? Kan er nog sprake zijn van overwerk als je je werktijden flexibel invult? Tegelijkertijd is het belangrijk dat we de balans tussen werk en privé bewaken. Over al dit soort onderwerpen moet je goede afspraken maken. De werkgroep HNS heeft
daarvoor in 2011 drie hoofdthema’s vastgesteld en beschreven welke afspraken of richtlijnen nodig zijn. In pizzasessies zijn die in goed overleg met het Managementteam en de Personeelsvertegenwoordiging besproken en waar nodig aangepast. Er zal misschien nog enige finetuning nodig zijn, maar de basis ligt er. De implementatie van de richtlijnen is een logische vervolgstap. Het Nieuwe Samenwerken vraagt om een bepaalde mindset en gedrag van zowel medewerkers als leidinggevenden. Daaraan gaan we in 2012 werken in de vorm van trainingen, maar ook in teamoverleggen, individuele gesprekken en tijdens de maandelijkse Meet&Greet-sessies (interne lunchbijeenkomst).’ De werkgroep HNS, v.l.n.r. Jaspert van der Hout (namens MT),
13
Romanda Lebbink (HR), John Janssen en Jan Mulder (namens PVT)
5
teams in beeld
14
De organisatiestructuur bleef in 2011 ongewijzigd. Het gemiddeld aantal werkzame personen bij SURFmarket bedroeg 35,42 (2010: 31,85). Uitgedrukt in fte komt dat neer op gemiddeld 32,37 (2010: 31,10). In 2011 waren gemiddeld 19,8 fte extern personeel werkzaam (2010: 8,6 fte), voornamelijk als gevolg van inhuur van personeel ten behoeve van het project LMNG. >
MANAGEMENT
TEAM CORPORATE SERVICES
werd met IBM een nieuwe bemiddelingsovereenkomst gesloten voor SPSS. Door de nieuwe structuur van de overeenkomst kunnen er in de toekomst eenvoudig andere IBM-producten en –clouddiensten in worden opgenomen. Voor het eerst werd een bemiddelingsovereenkomst gesloten
TEAM ICT
waarbij instellingen kunnen afrekenen naar daadwerkelijk gebruik. Het gaat om Liferay, een open source platform voor documentbeheer.
TEAM SOFTWARE
TEAM CONTENT
TEAM FINANCE & HR
De webwinkel SURFspot.nl draaide iets minder goed dan topjaar 2010, zowel wat betreft omzet (2011: € 3,7 mln; 2010: € 4,1 mln) als afzet (2011: 150.000 producten; 2010: 174.000 producten). Belangrijke oorzaak was het uitblijven van nieuwe releases van populaire producten. De (vrijwel) wekelijkse 24-uursaanbieding One Day Topper was (opnieuw) een succes. De webwinkel werd beter toegankelijk gemaakt door middel van betere artikelinformatie en installatievoorschriften.
5.1 Software Het Team Software is verantwoordelijk voor inkoop van
Het aantal instellingen dat is aangesloten op SURFspot.nl nam
software, ICT-diensten en hardware. SURFmarket stelt zich
in 2011 toe van 124 naar 126. Een van de nieuw aangesloten
ten doel een assortiment te bieden dat tegemoet komt aan
instellingen was AMC Amsterdam. De mascotte Spotty lever-
de concrete behoeften van de instellingen en dat past bij
de tijdens de feestelijke opening de eerste bestelling zelf af.
de digitale levensstijl van de student. In september is met SURFnet een gezamenlijk vendor manaIn 2011 zijn 17 nieuwe of vernieuwde overeenkomsten afgeslo-
gement team ingericht. Dat team maakt afspraken met aan-
ten voor zowel software, hardware als diensten. Er werden
bieders van clouddiensten over het gebruik daarvan door de
24 overeenkomsten beëindigd. In totaal waren er eind 2011
instellingen via de samenwerkingsinfrastructuur SURFconext.
voor software, hardware of diensten 140 bemiddelingsover-
Aanbieders hebben bij SURF nu één vast aanspreekpunt. Het
eenkomsten van kracht, met 115 ICT-aanbieders.
vendor management team zorgt ervoor dat de clouddiensten van relevante aanbieders beschikbaar komen en dat het pro-
15
De Consortiumovereenkomst met Microsoft werd vernieuwd
ces waarin ICT- en cloudaanbieders op SURFconext worden
voor een periode van drie jaar (2012 – 2014). De overeen-
aangesloten, professioneel en snel verloopt. De samenwerking
komst met Google voor Google Apps werd vernieuwd en
tussen SURFnet en SURFmarket heeft in 2011 de eerste vruch-
verbeterd, onder meer op het gebied van privacy. Eind 2011
ten afgeworpen en wordt in 2012 geïntensiveerd.
Aantal verkochte downloadproducten op SURFspot.nl per maand Afzet uitgesplitst naar aanbieder per jaar
Statistische gegevens SURFmarket.nl 2011 Gemiddeld aantal unieke bezoekers SURFmarket.nl per maand: 721 Aantal nieuwsbrief abonnees: 2.142 Aantal instellingen dat gebruik maakt van de dienstverlening van SURFmarket (peildatum 31-12-2011): Universiteiten 15 Hogescholen 39 Universitair Medische Centra 8 Onderzoeksinstellingen 69 Overige instellingen 265 Totaal
396
Aantal afgesloten licentieovereenkomsten (peildatum 31-12-2011) Universiteiten 853 Hogescholen 840 Universitair Medische Centra 08 Onderzoeksinstellingen 354 Aantal verkochte fysieke producten op SURFspot.nl per maand Afzet uitgesplitst naar aanbieder per jaar
Overige instellingen 1.025 Totaal 3.180 Statistische gegevens SURFspot.nl 2011 Gemiddeld aantal pageviews per maand: 1.359.915 Gemiddeld aantal unieke bezoekers per maand: 78.134 Aantal nieuwsbrief abonnees: 35.969
Aantal op SURFspot.nl aangesloten instellingen (peildatum 31-12-2011) Universiteiten 15 Hogescholen 35 Universitair Medische Centra 7 Onderzoeksinstellingen 26 Overige instellingen 43 16
Totaal
126
5.2 Content
Per 1 januari 2011 ging een nieuwe vierjarige dienstverlenings-
Het Team Content is verantwoordelijk voor het acquireren,
overeenkomst in met UKB. Eind 2011 kreeg SURFmarket
afsluiten en onderhouden van overeenkomsten met (weten-
voor de kwaliteit van haar dienstverlening van UKB een
schappelijke) uitgevers. Dat doet het team in opdracht van
uitgesproken voldoende. De dienstverleningsovereenkomst
UKB (het consortium van universiteitsbibliotheken en de
met SHB is eveneens per 1 januari 2011 verlengd, in dit geval
Koninklijke Bibliotheek), SHB (het samenwerkingsverband
met één jaar. Dat alles in de verwachting om eind 2011 te
van hogeschoolbibliotheken) en VOB/Bibliotheek.nl
komen tot een verlenging per 1 januari 2012 voor een periode
(de Vereniging van Openbare Bibliotheken).
van drie jaar, dus tot en met 2014. Eind 2011 werd duidelijk dat SHB alleen voor 2012 zou gaan verlengen, met een andere
Er zijn eind 2011 67 (2010: 58) bemiddelingsovereenkomsten
verdeling van vaste en variabele kosten. Met VOB/Bibliotheek.
actief met 62 (2010: 53) uitgevers. In 2011 vonden onderhande-
nl is de dienstverleningsovereenkomst eveneens met een jaar
lingen plaats met de drie grote wetenschappelijke uitgeverijen
verlengd.
Sage, Wiley-Blackwell en Springer. Met deze uitgevers werd begin 2012 een akkoord bereikt over nieuwe meerjarige over-
Instellingen consulteren het Team Content steeds vaker over
eenkomsten. Inclusief deze drie Big Deals werden 12 bemidde-
kwesties rondom auteursrechten en het hergebruik van weten-
lingsovereenkomsten verlengd. Er werd een nieuwe driejarige
schappelijk materiaal, bijvoorbeeld in readers of elektronische
overeenkomst afgesloten met het Nederlands Normalisatie
leeromgevingen. Op verzoek van de vereniging van universitei-
Instituut inzake de NEN-normen (NEN Connect), en een nieuwe
ten VSNU werd SURFmarket betrokken bij gesprekken met
driejarige overeenkomst met BioOne Online Journals.
Stichting PRO en het Nederlands Uitgeversverbond om hiervoor met ingang van 2013 een meerjarige regeling te treffen.
Het Team Content sloot eveneens een overeenkomst met een hostingleverancier voor de HBO Kennisbank, een door
Met SHB is een bijeenkomst georganiseerd over zogenaamde
SURF ontwikkelde portal die onderzoeksresultaten en
‘discovery layers’, zoekschillen die het binnen de bibliotheken
scripties uit de repositories van de aangesloten hogescholen
beschikbare aanbod doorzoekbaar moeten maken. Met be-
verzamelt en aan de beroepspraktijk beschikbaar stelt.
staande aanbieders van discovery-oplossingen werd vooral
SURFmarket sloot deze overeenkomst af namens de
gesproken over de wens om Nederlandstalige content te
deelnemende hogescholen voor de periode van een jaar,
ontsluiten.
ingaand op 1 januari 2012.
17
Eind 2011 waren 10 (2010: 7) uitgevers aangesloten op
Met educatieve uitgeverij ThiemeMeulenhoff zijn oriënterende
SURF-federatie. Door de aansluiting kunnen medewerkers
gesprekken gevoerd over een pilot met op maat gemaakte
en studenten in het hoger onderwijs en onderzoek bij deze
lesstof, gericht op gebruik binnen PABO’s. Deze pilot gaat in
contentaanbieders inloggen met de inloggegevens die zij
2012 plaatsvinden. De flexibiliseringsmogelijkheden van LMNG
van hun instelling ontvangen. Het is de bedoeling het aantal
maken het mogelijk lesstof per opleiding, voor een specifieke
aansluitingen in 2012 te verdubbelen.
studentengroep of zelfs op individueel niveau aan te bieden.
Om expertise en kennis binnen het team op peil te houden
Op het gebied van Corporate Communicatie werkt SURF-
werd in 2011 aan een aantal congressen en beurzen deelge–
market nauw met de andere dochterorganisaties van SURF
nomen: de ICOLC-conferenties in Austin (Texas, USA) en
samen om een gezamenlijk merk neer te zetten. Onderdeel
Istanbul, Informatie aan Zee (Oostende, België) en de jaar–
daarvan is de naam SURFmarket die SURFdiensten per maart
lijkse studiedag van de NVB (Nederlandse Vereniging van
2012 heeft aangenomen. In 2011 is daarnaast in SURFverband
Bibliotheekmedewerkers). Daarnaast werd in SURF-verband
gewerkt aan vernieuwing van de webportal SURF.nl.
deelgenomen aan de jaarlijkse Educause-conferentie (Philadelphia, Pennsylvania, USA).
Aan Dé Onderwijsdagen leverde SURFmarket ook in 2011 een bijdrage. Aanbieders van software en content waren
5.3 Corporate Services
aanwezig op het ontmoetingsplein, waar zij met bezoekers
Het Team Corporate Services is verantwoordelijk voor
konden netwerken.
diverse teamoverschrijdende activiteiten: Customer Advisory (het managen van de relaties met instellingen),
SURFmarket heeft zich het gehele jaar ingezet om SURFspot.
Corporate en Interne Communicatie, Marketingcom-
nl onder de aandacht te brengen van studenten en medewer-
municatie, Officemanagement en Legal.
kers. De SURFspot-mascotte Spotty werd succesvol ingezet tijdens de introductiedagen op de universiteiten en geduren-
Hoewel de introductie van LMNG werd uitgesteld naar 2012,
de de Back2School-campagne.
is de communicatie over het systeem richting de (licentie) contactpersonen al in 2011 actief opgepakt. Een goede voor-
Met leveranciers Apple, Adobe en Microsoft is in het kader
bereiding op de nieuwe licentieomgeving was een belangrijk
van SURFspot.nl intensief samengewerkt. In het kader van
aandachtspunt in 2011, evenals het goed informeren van de
het programma Apple-on-Campus bezochten medewerkers
Klankbordgroep Aanbesteden en het ‘inzetten’ van de klank-
van SURFmarket en Apple de instellingen om voorlichting
bordgroep voor LMNG. In verband met de uitloop van LMNG
te geven over de producten die zij leveren.
werd het klantentevredenheidsonderzoek uitgesteld naar 2012, zodat de nieuwe manier van dienstverlening kan worden
De samenwerking met de communicatiemedewerkers bij de
geëvalueerd. In november vond de jaarlijkse dag voor licentie-
instellingen op het gebied van marketingacties is voortgezet.
contactpersonen plaats. Deze werd drie keer georganiseerd:
Er is voor hen een portal ingericht waar zij promotiemateriaal
voor de universiteiten, de hogescholen en de UMC’s. Daarbij
van SURFspot.nl kunnen downloaden, zoals banners en
stond het project LMNG centraal en konden licentiecontact-
logo's. Er zijn twee bijeenkomsten gehouden.
personen vast kennis maken met de nieuwe omgeving. SURFspot.nl sponsorde een team medewerkers die meefietsHet 20-jarige jubileum werd zowel in- als extern op gepaste
ten in de Alpe d’HuZes, een wielerevenement waarbij de deel-
wijze gevierd.
nemers de Alpe d'Huez beklimmen om geld op te halen voor het Alpe d’HuZesonderzoeksfonds bij KWF Kankerbestrijding.
18
MAN-VROUWVERHOUDING
5.4 ICT vrouw man
Om efficiënt en effectief te kunnen werken is ICT voor een organisatie als SURFmarket van strategisch belang. Het Team ICT ondersteunt de ‘core’ dienstverlening van SURFmarket en daarnaast de medewerkers met ICT-diensten. Voor Team ICT stond het grootste deel van 2011 in het licht van het project LMNG. De Team Manager was in de stuurgroep verantwoordelijk voor de bewaking van de technische aspecten rondom het project. Buiten het LMNG-project zijn aanpassingen gedaan aan het netwerk ten behoeve van de (toekomstige) ondersteuning van HNW. Daarnaast zijn er infrastructurele aanpassingen gedaan, die moeten leiden tot een betere ondersteuning en beheer van huidige en toekomstige ICT-diensten. LMNG is één van de diensten die direct van deze verbeteringen
ZIEKTEVERZUIM (percentage) inclusief zwangerschapsverlof
zal profiteren. Door de intensieve betrokkenheid van het Team ICT bij het project LMNG zijn andere projecten en trajecten uitgesteld of in een aangepaste vorm uitgevoerd. Deze zaken worden in 2012 na afronding van het project LMNG weer opgepakt. 5.5 Finance en HR Het Team Finance en HR is verantwoordelijk voor de afhandeling van alle financiële processen van SURFmarket, inclusief de periodieke rapportages aan het Managementteam en de Raad van Commissarissen. Onder HR vallen zaken als werving & selectie, HR-beleid & -advies, ontwikkeling & opleiding en arbo & welzijn In 2011 is de inkomende factuurstroom van leveranciers, uitgevers en aanbieders volledig gedigitaliseerd. Datzelfde zal in 2012, met de introductie van LMNG, gebeuren met de uitgaande factuurstroom. Het personeelsdossier is verder gedigitaliseerd. Alle loonstroken, jaaropgaven en functione-
19
ringsgesprekken worden voortaan digitaal vastgelegd en verspreid.
6
samenwerking
SURF – en dus ook SURFmarket – is een samenwerkingsorganisatie. SURF is immers opgericht door en voor de instellingen van hoger onderwijs en onderzoek. Die samenwerking uit zich op verschillende manieren en vindt plaats met zowel externe partijen als binnen de SURF-organisatie. >
Op het gebied van aanbesteding laat SURFmarket zich adviseren door een klankbordgroep. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van CvDUR (Coördinatie Vergadering Directies Universitaire Rekencentra), COMIT (ICT-directeuren van HBO-instellingen), UPI (Universitair Platform Inkoop) en HIP (Hogeschool Inkoop Platform). De acquisitie van Content en het afsluiten en onderhouden van overeenkomsten met aanbieders daarvan gebeurt in nauw overleg met en namens UKB (de koepelorganisatie van de bibliotheken in het universitair onderwijs), SHB (het samenwerkingsverband van hogeschoolbibliotheken) en VOB/Bibliotheek.nl (de Vereniging van Openbare Bibliotheken). Op het gebied van LMNG is SURFmarket door een Klankbordgroep terzijde gestaan, waarin vertegenwoordigers van 20
universiteiten, hogescholen en UMC’s.
Daarnaast vindt intensieve samenwerking plaats met
gemeenschappelijke cloudstrategie en een actieplan.
aanbieders en met partners in de hele onderwijskolom.
De taskforce Cloud organiseerde in november een Bestuurs-
Eind 2011 zijn nieuwe partnerovereenkomsten voorbereid
beraad voor de bestuurders van hogescholen en universitei-
met de licentiepartners APS IT-diensten en SLBdiensten,
ten en in december een cloudberaad voor hun directeuren
die respectievelijk het primair en het voortgezet en
ICT en de CIO’s. Instellingen zien de potentie van cloud
middelbaar beroepsonderwijs bedienen. Met APS
computing en zijn enthousiast en bereid op dat vlak in
IT-diensten is daarnaast gesproken over verlenging van
SURFverband samen op te trekken. Het Algemeen Bestuur
de overeenkomst die het gebruik van SURFspot.nl door
van SURF besloot in november om met een gezamenlijke
leerlingen en ouders in het primair onderwijs mogelijk
strategie de cloud te omarmen.
maakt. Naar verwachting zullen voornoemde overeenkomsten begin 2012 worden afgesloten.
Om met aanbieders voortvarend afspraken te kunnen maken over het gebruik van hun clouddiensten door instellingen en
Ook de organisatieonderdelen van SURF slaan de handen
hun gebruikers, hebben SURFmarket en SURFnet in septem-
ineen, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. Na
ber een gezamenlijk vendor management team opgericht.
een SURF-breed symposium Groene ICT voor de instellingen
Aanbieders hebben bij SURF nu één vast aanspreekpunt.
eind 2010 is in 2011 een projectgroep opgericht waaraan
Het team zorgt ervoor dat de clouddiensten van relevante
zowel SURFnet, SURF als SURFmarket deelnemen.
aanbieders beschikbaar komen en dat het proces waarin
Dat leidde tot een gezamenlijke website (www.surfsites.nl/
ICT- en cloudaanbieders op SURFconext worden aangesloten,
duurzaamheid) en een SURF-breed position statement.
professioneel en snel verloopt.
Er is een checklist gepubliceerd met groene inkoopcriteria en met en voor de instellingen is een Special Interest Group
De samenwerking met SURFnet is ook geïntensiveerd op
Groene ICT opgericht.
het gebied van innovatie; zie Hoofstuk 3 Innovatie. Daarnaast is verdere samenwerking met SURFnet verkend op het
Omdat steeds meer onderwijs- en onderzoeksinstellingen
gebied van accountmanagement. Deze samenwerking zal
de mogelijkheden ontdekken van cloud computing richtte
in 2012 verder vorm krijgen.
SURF in 2011 een SURF taskforce Cloud op, waaraan ook SURFmarket deelneemt (www.surf.nl/cloud). Doel van de
SURFmarket werkt de andere SURF-organisatieonderdelen
taskforce Cloud is om samen met de instellingen een
samen op het gebied van corporate communicatie, met als
SURF-cloudstrategie te formuleren en de cloud gezamenlijk
doel te komen tot een betere positionering van SURF en
te benutten. De taskforce Cloud stelde in 2011 een position
een gezamenlijk merk neer te zetten. In 2011 is een SURF-
paper op, waarin nut en noodzaak en de kansen en uitda-
symposium georganiseerd om de visie en richting van de
gingen van cloud computing en clouddiensten uiteen werden
SURF-organisatie af te stemmen met de instellingen.
gezet. Het document bevat daarnaast een aanzet tot een 21
7
financiën 7.1 Toelichting op de jaarcijfers
Met ingang van 2011 is het tariefmodel van SURFmarket
Het financiële jaar 2011 is afgesloten met een resultaat
gewijzigd. Vanaf die datum geldt een uniform opslagtarief
van € 56.033 na belastingen (= € 67.939 voor belastingen,
van 7% (2010: 10,5%). De verlaging van het variabele tarief
begroot € 114.778), tegenover € 86.830 na belastingen in
is opbrengstenneutraal verdisconteerd in een verhoging
2010. In het lagere resultaat ten opzichte van 2010 is
van de vaste bijdrage in de Algemene dienstverleningsover-
begrepen een hoger bruto omzetresultaat (+ € 0,24 mln),
eenkomst, de opvolger van het SURFmarket-abonnement.
hogere personele kosten (- € 0,25 mln), ongeveer gelijke
Andere redenenom de voorwaarden en tarieven aan te
materiële kosten (- € 0,03 mln) en rentebaten (+ € 0,01mln).
passen zijn de ontwikkeling van flexibele licentiemodellen en de aanbestedingsrol van SURFmarket.
7.2 Balans Balans per 31 december 2011 > pagina 23
De omzet is in 2011 met bijna 3% gedaald ten opzichte van 2010 (verschil € 0,2 mln). De omzet in het B2B-segment
7.3 Winst en verliesrekening
was € 0,3 mln hoger dan 2010; in het B2C–segment daalde
Winst-en-verliesrekening over 2011 > pagina 24
de omzet daarentegen met bijna € 0,5 mln.
Ten aanzien van project LMNG (zie ook hoofdstuk 3)
De personele kosten zijn in 2011 € 0,2 mln hoger dan in 2010.
wordt opgemerkt dat in 2011 onder de personeelskosten
Hierin is verdisconteerd de bovengenoemde eenmalige
een dotatie aan een voorziening verlieslatende contracten
afwaardering voor het project LMNG (zowel in 2011 als in
is verantwoord van € 576.939. In 2010 was, eveneens ten
2010). Halverwege 2011 is SURFspot.nl 2.0 volledig
laste van de personeelskosten, reeds een dotatie aan deze
afgeschreven.
voorziening gedaan van € 858.189. Ter dekking van de projectkosten was daarnaast een innovatiebijdrage van SURF van € 795.000 beschikbaar. De per saldo resterende projectkosten van € 415.061 zullen in 6 jaar worden afgeschreven ten laste van de exploitatie in 2012 en verder.
22
BALANS
31-12-2011 31-12-2010
Balans per 31 december 2011 (voor resultaatbestemming)
Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa
1.210.061 828.143 590.874 659.391 1.800.935 1.487.534
Vlottende activa Vorderingen: Debiteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Vorderingen op groepsmaatschappijen Belastinglatenties Overige vorderingen en overlopende activa
4.851.237 11.545.924 10.773 600 435.714 11.608 7.618 709.492 449.005 5.583.710 12.438.261
Liquide Middelen
Bron: jaarrekening 2011, voorzien van goedkeurende accountantsverklaring. Alle bedragen zijn vermeld in euro’s.
23
15.850.570 € 23.235.215
14.428.483 € 8.354.278
31-12-2011 31-12-2010
Eigen vermogen Aandelenkapitaal 113.445 113.445 Agio 45.378 45.378 Wettelijke reserves 1.210.061 828.143 Algemene Reserve 1.125.511 1.420.599 Onverdeeld resultaat 56.033 86.830 2.550.428 2.494.395 Voorzieningen - 858.189 Kortlopende schulden Crediteuren 3.448.398 8.231.760 Belastingen en premies sociale verzekeringen 2.600.959 3.682.536 Schulden aan groepsmaatschappijen 47.886 437 Overige schulden en overlopende passiva 14.587.544 13.086.961 20.684.787 25.001.694
€ 23.235.215
€ 28.354.278
WINST EN VERLIESREKENING
31-12-2011 31-12-2010
Winst en verliesrekening over2011
Netto-omzet Kostprijs van de omzet Bedrijfsopbrengsten
Personeelskosten Afschrijvingskosten Huisvestingskosten Kantoorkosten ICT onderhoud en beheer Communicatiekosten Overige kosten Som der bedrijfslasten
goedkeurende accountantsverklaring. Alle bedragen zijn vermeld in euro’s.
24
3.831.984 3.574.263 249.616 346.906 267.254 249.510 79.335 83.532 171.290 164.318 165.273 56.520 123.303 124.500 € 4.888.055
€ 4.599.549
Bedrijfsresultaat
-43.755 4.681
Rentebaten en soortgelijke Rentelasten en soortgelijke kosten
115.308 108.361 3.614 4.505 111.694 103.856
Resultaat vóór belastingen
67.939 108.537
Belastingen
11.906 21.707
Resultaat ná belastingen
Bron: jaarrekening 2011, voorzien van
8.419.936 8.653.779 3.575.636 4.049.549 € 4.844.300 € 4.604.230
€ 56.033
€ 86.830
COLOFON Tekst SURFmarket i.s.m. Daphne Riksen Ontwerp Judith Brüggenwirth grafisch ontwerp Fotografie Diederik van der Laan / Daphne Riksen SURFmarket bv Radboudkwartier 217 Postbus 19122 3501 DC Utrecht 088 126 97 00 www.SURFmarket.nl © SURFmarket bv 2012 25
