GeoImpuls projectplan Geocommunicatie Versie 31-1-2011 extern Lees dit eerst! Tijdens een workshop met een breed gezelschap van communicatiedeskundigen, omgevingsmanagers en geotechnici, in samenwerking met LEF en King (18 juni 2010), is verkend welke communicatieproblemen en – uitdagingen het meest werden herkend en welke producten en diensten het meest werden gewenst. Hieruit zijn onderstaande doelstellingen en producten opgesteld door de projectgroep. Na goedkeuring door het kernteam en de stuurgroep van Geoimpuls is begin januari 2011 het sein op groen gegaan om daadwerkelijk te beginnen. Als u aanwezig was op deze bijeenkomst ontvangt u dit document ter informatie en om te peilen of u belangstelling heeft om verder actief deel te nemen aan dit project. U bent daarvoor van harte uitgenodigd op donderdag 24 maart van 13.30 tot 17.00 bij ....... Tijdens het technologiesymposium van het COB heeft dit project op de ‘zeepkist’ gestaan om te verkennen of er nog meer belangstellenden zouden zijn om te participeren in dit project. Als u zich daar heeft opgegeven ontvangt u dit document ter informatie en om te peilen of u belangstelling heeft om verder actief deel te nemen aan dit project. U bent daarvoor van harte uitgenodigd op donderdag 24 maart van 13.30 tot 17.00 bij ....... Ivm de voorbereidingen vragen wij u uw deelname voor 16 maart te bevestigen via
[email protected] . Karin de Haas (projectleider, COB) Fred Jonker (secretaris, CUR Bouw & Infra) Marjolein Versteegden (Arcadis) Jan Jelle van Hasselt (de Wit communicatieadviseurs/KING/NoordZuidlijn) Alfons van Marrewijk (VU)
1
Geo-Impuls Projectplan format v02
Doel van het project
1.
Risico’s op het gebied van de geotechniek zijn in projecten altijd aanwezig. Veelal ook in meerdere mate dan andere risico’s. De reden is dat we veel kennis kunnen verkrijgen over de ondergrond (opbouw en draagkracht van de ondergrond), maar dat er altijd sprake blijft van een mate van onzekerheid, waar we later in het realisatieproces alsnog mee te maken krijgen. De vraag m.b.t. de geotechnische risico’s is hoe en of dit duidelijk, proactief en regelmatig binnen het project en naar de omgeving wordt gecommuniceerd. Daarbij betekent communiceren dat de informatie ‘op maat’ wordt verstrekt in de taal van de ontvanger. Hij/zij moet de informatie begrijpen. Het is dus van groot belang om bij de ontvanger te toetsen of de boodschap is ‘geland’. Dit geheel noemen wij ‘Het managen van verwachtingen’. De activiteiten van het projectteam Communicatie en Omgeving willen hier concreet aan bijdragen door middel van interne communicatie*, externe communicatie**,het verbeteren van het imago***, omgevingsmanagement**** en issuemanagement*****. We richten ons hierbij op: A. De communicatieve vaardigheden (begrijpelijke taal spreken, kennis over en begrip voor de positie en belangen van anderen, e.d.) van de geotechnici in projecten en als adviseur (en vice versa). B.
De positie van de geotechnicus als adviseur tijdens en voor het bouwproces verbeteren dat wil zeggen: de betrokken geotechnici op tijd en intensiever betrokken te laten zijn in (de communicatie over) geotechnische kansen en risico’s binnen het bouwproces We richten ons hierbij specifiek op twee centrale groepen: de omgevingsmanager en de communicatiemanager.
C. Het publieke bewustzijn rondom risico’s en kansen van bouwen in en op slappe bodem ontwikkelen en stimuleren. D. Het bijdragen aan het politieke en maatschappelijke debat rondom de afweging van geotechnische risico’s vanuit een onafhankelijke positie.
2
*Bij interne communicatie gaat het om de communicatie binnen het (geo-)project. Hierbij betrokken zijn de geotechnici, andere technische specialisten, zoals constructeurs en de uitvoerders (aannemers) van het project. Daarnaast het management (projectleiders) en de communicatie (omgevingsmanagers, communicatie specialisten). Het is van belang dat deze verschillende ‘schakels’ in de projectketen elkaar beter leren begrijpen, elkaars taal leren spreken, vanuit elkaars perspectief leren kijken en elkaars (on)mogelijkheden leren onderkennen. **Bij externe communicatie gaat het er vooral om dat er vanuit het project goed wordt gecommuniceerd met de omgeving over geotechnische risico’s en kansen. Dit kunnen omwonenden zijn, maar ook ondernemers (winkeliers), vervoerders en/of belangengroepen. De communicatie met die groepen wordt grotendeels verzorgd door communicatiemanagers en omgevingsmanagers. Het is erg moeilijk om de ‘onzekere boodschap’ van geotechniek duidelijk over te brengen naar een omgeving die zekerheid wil, steeds kritischer naar het project kijkt en bovendien steeds mondiger wordt. Dan gaat het erom dat je de energie van je omgeving op een positieve manier gebruikt door de omgeving uit te dagen om mee te denken. Tenslotte is informatie tegenwoordig voor iedereen beschikbaar. Het vraagt van de geotechnicus in een project om op een empatische wijze de niet weg te nemen risico’s te communiceren. Als hoogst te bereiken doel zou een beeld van een “mee bouwende omgeving” kunnen dienen. De omgeving wordt dan actief bij het bouwproces betrokken. ***Bij een imago gaat het om het voeden van de beeldvorming over het project, de projectuitvoering en de daaraan verbonden geotechnische risico’s en kansen. Doelgroepen zijn de media, het grote publiek, de politiek en beleidsvormers. Als belangrijke afgeleide van deze imagocampagne werken we ook aan de beroepstrots van de geotechnicus zelf. **** Omgevingsmanagement is de combinatie van stakeholdersmanagement – het proces waarbij inspanningen van de organisatieleden gecoördineerd en gestuurd worden in de richting van een gemeenschappelijk doel – en issuemanagement – het analyseren van issues, gevolgd door acties om harmonie tussen organisatie en samenleving te doen ontstaan/. Omgevingsmanagement verschilt hiermee van projectcommunicatie. Omgevingmanagement is vooral gericht op hen die direct gevolgen van het project ondervinden, terwijl projectcommunicatie alle stakeholders bedient. *****Issuemanagement omvat alle activiteiten om opkomende issues te identificeren, te monitoren en te analyseren, zodat de nodige maatregelen kunnen worden genomen om schade aan het project in termen van imago, uitvoering of planning te voorkomen. Issues zijn: - aan het project gerelateerde onderwerpen…. - waarover in de projectomgeving verschillende meningen of verwachtingen bestaan, - die eenvoudig emotionele lading kunnen krijgen en onderwerp kunnen worden van discussie en publiciteit.
3
Producten en processen
2.
2.1 Aanpak / Deelactiviteiten en producten PRODUCT 1. LEIDRAAD GEOCOMMUNICATIE VOOR PROJECTEN Voor dit project kiezen we nadrukkelijk voor ‘leren in de praktijk’. Product 1 richt zich daarbij op het ontwikkelen en implementeren van een leidraad geocommunicatie in projecten, met de daarbij horende praktische communicatieproducten . In een praktijkproject blijkt de meeste ‘winst’ te behalen te zijn door de communicatie tussen de geotechnisch adviseur, de communicatiemanager en de omgevingsmanager te verbeteren. Dit is er praktisch aan de hand:
Communicatie manager bewaakt imago en regisseert contact met de media
3
Omgevingsmanager heeft meeste contact met de belangenorganisaties/ bewoners
1
2 Geotechnisch adviseur heeft diepgaande kennis over geotechnische risico’s en kansen
1. 2. 3.
De geotechnisch adviseur is slecht in staat om de geotechnische risico’s en kansen zo uit te leggen dat de communicatiemanager en de omgevingsmanager ze snappen en ernaar kunnen handelen. De communicatiemanager heeft geen of weinig contact met de geotechnisch adviseur (die zit meestal ‘verscholen’ achter de projectleider) en weet inhoudelijk onvoldoende van geotechniek om een communicatieve risico/kansen-inschatting te kunnen maken. De omgevingsmanager heeft hetzelfde probleem als de communicatiemanager, met als bijkomend vraagstuk dat hij, als er iets geotechnisch aan bewoners moet worden uitgelegd, er nauwelijks materiaal is om dit correct en begrijpelijk te doen.
4
Oplossing: Vanuit het geoimpulsteam maken we, per praktijkproject, een ‘steunteam van een ervaren communicatiemanager, een omgevingsmanager en een geotechnisch adviseur. Bij ieder praktijkproject is de projectleider vanuit geoimpuls betrokken om continuïteit in methode en aanpak te bewaken. Die gaan, samen met hun collega’s uit het projectteam, werken aan een geocommunicatieplan. In dat geocommunicatieplan beschrijven we 3 scenario’s. Naar verwachting zal na de eerste startbijeenkomst het team nog 3 tot 4 keer een middag bij elkaar zitten. Streven is om na drie maanden het resultaat op te leveren. Resultaatbeschrijving: er zijn 3 geo-communicatiescenario’s met de daarbij behorende middelen ontwikkeld voor het project. Die scenario’s baseren zich op: a. Alles gaat goed (hoe etaleren we dan de schoonheid van techniek en de magie van de ondergrond? b. Er gaat iets relatief kleins mis (hoe communiceren we over de risico’s vooraf en tijdens) c. Er gaat iets groots mis (zie b.) Deze geocommunicatiescenario’s moeten praktische en toegevoegde waarde hebben voor alledrie de vakgebieden (communicatie, omgevingsmanagement, geotechniek). Wat de praktische resultaten worden (naast het hangt af van de wensen en behoeften per project maar we schatten in dat dit in te delen is in drie categorieën: 1. 2. 3.
Team geoimpuls zorgt voor een vertaling van geootechnische kennis voor niet-technici (denk aan een soort ‘geotechniek voor dummy’s...) Team Geoimpuls zorgt voor de productie van geo-communicatiemiddelen (denk aan infographics, filmpjes, tekeningen, begrijpelijke factsheets e.d.) Team Geoimpuls zorgt voor het schrijven van een geocommunicatieplan, dat zorgt een proces van pro-actieve en stelselmatige communicatie over geotechnische kansen en risico’s.
5
RESULTAAT:
TEAM GEOIMPULS HELPT GEOCOMMUNICATIEPLAN MAKEN
TEAM GEOIMPULS MAAKT VOOR VERTAALSLAG VAN GEOTECHNISC HE KENNIS NAAR NIETTECHNICI
Communicatie manager bewaakt imago en regisseert contact met de media
3
Omgevingsmanager heeft meeste contact met de belangenorganisaties/ bewoners
1 2 Geotechnisch adviseur heeft diepgaande kennis over geotechnische risico’s en kansen
TEAM GEOIMPULS ZORGT VOOR DE PRODUCTIE VAN COMMUNICATIEMIDDELEN
WETENSCHAPPELIJKE BEGEIDING DOOR VU: maken startdocument (wat weten we al, observaties, tijdens het proces, evalueren resultaten en formuleren lessons learned (zowel wetenschappelijk als vertaald naar de praktijk van de werkvloer 6
Stap 0 Voorbereiding en kick off Vanuit het kernteam is een draaiboek gemaakt voor de start van de activiteiten bij de praktijkprojecten. Daarnaast is er een startdocument gemaakt van de reeds aanwezige kennis.. De praktijkprojecten zijn bezocht en een planning is gemaakt. Tijdens de kick off op 25 maart zullen deze elementen aan de orde komen. De belangstellenden kunnen vragen stellen en zich aanmelden voor participatie in een praktijkproject, een klankbordgroep of afzien van verdere participatie. Aan het eind van deze bijeenkomst zijn de teams per praktijkproject voor 2011/begin 2012 vastgesteld. Stap 1 Praktijkprojecten in Delft (Spoorzone) , Den Haag (volautomatische parkeergarage in 2011, Rotterdamse Baan in 2012) en Amsterdam (Dokvariant Zuidas) (2011- begin 2012) We starten met gesprek met de projectdirecteur om samen met hem de juiste mensen uit zijn organisatie te selecteren voor dit proces, en de juiste timing af te spreken. Deze gesprekken worden door Karin gevoerd. Daarna organiseren we een startbijeenkomst bij het praktijkproject waarin we werken aan de bewustwording van het probleem tussen communicatieprofessionals en geotechnici. Tijdens deze workshop bij het project gaan we samen met de lokale communicatiemanager, omgevingsmanager en geotechnisch adviseur aan de slag om geo-communicatiescenario’s en –plannen te ontwikkelen. Daarin moet bijzondere aandacht worden besteed aan de omgeving: hoe staan de omwonenden tegenover het project. Wat is hun perceptie m.b.t. bijvoorbeeld de veiligheid. Waar ligt hij/zij wakker van? Van tijd tot tijd moet de thermometer worden gehanteerd om erachter te komen hoe het staat met het veiligheidsgevoel van de omwonenden. Op dat gevoel zal dan actief moeten worden ingegaan. Nagaan of dit type actie al binnen het project is gebeurd; zo niet, dan die actie laten uitvoeren. We organiseren en begeleiden dit proces. We leveren daarvoor de volgende hulpmiddelen aan: 1. Het draaiboek zoals ontwikkeld in stap 0 2. Reeds bestaande tools in een ‘toolkoffer’ (boekje KIVI, boekje van Staveren, boekje King, ervaringen best practices elders enz.) 3. Team van ervaren specialisten (1 communicatiespecialist, 1 geotechnisch adviseur, 1 omgevingsmanager) plus een trekker. 4. Uit te voeren door prof. van Marrewijk (VU): Het schrijven van een korte startnotitie waarin de bestaande kennis (o.a. door van Marrewijk opgedaan in zijn reeds afgeronde studie van grote projecten in de afgelopen 5 jaar). Hieruit komen de thema’s naar voren die de toetsingscriteria vormen voor de geo-communicatiescenario’s in de praktijkprojecten. 5. Regie/start up van alle projecten door projectleider en communicatieadviseur (Karin de Haas als projectleider, Jan Jelle van Hasselt als ervaren communicatiemanager van projectcommunicatie)
Stap 2. Eerste evaluatie en wetenschappelijke vertaling (2e kwartaal 2012) Doelstelling is om na 3 projecten een eerste evaluatie te maken, om hieruit weer ‘best practices’ en een procesaanpak te destilleren die toepasbaar is voor andere projecten. Door het betrekken van de hoogleraar organisatieantropologie van de VU Amsterdam, Alfons van Marrewijk (gespecialiseerd in culturele en gedragsaspecten van grote infrastructurele projecten en reeds verbonden met King (cultuur CoP), TU-Delft (Next Generation Infrastructure), RWS, ProRail, Royal Haskoning, Koninklijke BAM, DHV, en Ballast Nedam, willen we de praktijkervaringen binnen de projecten vertalen in wetenschappelijk gefundeerde lessen. Op basis van voorbesprekingen met prof. van Marrewijk in fase 0 zullen de drie trekkers van de praktijkprojecten hiertoe informatie aanleveren over de kennis en ervaring opgedaan in de drie projecten. Prof van Marrewijk zal hierbij aanvullend kwalitatief onderzoek verrichten naar het gebruik van de drie geocommunicatie scenario’s in de dagelijkse samenwerkingspraktijk van de drie praktijkprojecten. Jurjen van Deen zal als schrijver hieruit de rode draden destilleren en in afstemming met de projectleiders, de hoogleraar en de lector tot een stuk komen dat besproken kan worden in 3 afzonderlijke begeleidingscommissies (een vanuit geotechniek, een vanuit communicatieprofessionals en een vanuit omgevingsmanagers). De ontwikkelde communicatieplannen en communicatiemiddelen zullen via Geonet , KING en Logeion verspreid worden onder de participanten van Geoimpuls en andere belangstellenden
7
Toetsen in 3 begeleidingscommissies De notitie die door Jurjen van Deen, de drie projectleiders, de hoogleraar en de lector wordt geschreven wordt besproken in drie afzonderlijke begeleidingscommissies. In die commissies wordt vanuit het eigen vakgebied gekeken of de aanbevelingen voldoende toepasbaar zijn, voldoende diepgang hebben en of belangrijke zaken niet over het hoofd zijn gezien. De manier waarop de projectorganisatie nu is ingericht maakt het praktisch heel eenvoudig om deze drie begeleidingscommissies te organiseren vanuit bestaande gremia: 1. De geotechnici in werkgroep 2, die geen rol hebben in de projecten. Een aantal mensen hebben zich opgegeven als belangstellend voor werkgroep 2 maar zijn vanwege hun expertise of persoonlijke kwaliteiten het best op hun plaats in een begeleidingscommissie. Het betreft hier Paul Litjens (die we willen vragen als voorzitter op te treden), Johan Bosch, Jurgen Herbschleb en Jan van Dalen. 2. Logeion is de beroepsvereniging voor communicatieprofessionals. Zij kennen een themagroep “Projectcommunicatie” die werken aan intercollegiale toetsing tijdens themabijeenkomsten. Via Jan Jelle van Hasselt, bestuurslid Logeion en o.a. betrokken bij de communicatie van de NoordZuidlijn, kan een themabijeenkomst gewijd worden aan dit onderwerp. Jan Jelle heeft zich bereid verklaard hiervoor als trekker te fungeren. 3. King heeft een florerende COP omgevingsmanagement waarin de omgevingsmanagers van grote projecten regelmatig bij elkaar komen. Deze groep is betrokken geweest bij de ontwikkeling van het onder ‘Naar evidence based projectcommunicatie’ van dr. Pol van de HU. Barbara van Offenbeek heeft vanuit King de verbinding met Geo-Impuls in haar takenpakket. We vragen haar dan ook om hiervoor als trekker te fungeren. Stap 3 Maken PvA stap 4 t/m 8 (2e kwartaal 2012) Met de stuurgroep van Geoimpuls is afgesproken dat na de evaluatie een go-no go moment is waarop besloten kan worden dit proces volgens deze lijn verder uit te voeren met nogmaals 2 x 3 praktijkprojecten. Voor uw leesgemak hebben we dan ook de rest van deze stappen hier nog niet in opgenomen.
8
Product 2: Participatie in/aansturing van het centrum van geocommunicatie. Uitwerken van de activiteiten van het Centrum voor Geocommunicatie. Via het Centrum publieksgerichte informatie over geotechniek (wat is geotechniek en welke rol speelt dat binnen projecten), en over geogerelateerde onderwerpen naar buiten te brengen. Dit product is eerder goedgekeurd en is al volop in beweging. Bij Kennislink is een Georedacteur aangesteld (Sander Terbruggen), er is een GeoPersdienst opgericht (0,2 fte Armand van Wijck) en dit jaar wordt gewerkt aan een Geoproductie waarbij via een Iphone App de ondergrond van projecten in beeld wordt gebracht. Product 3: Communicatiesucces deelprojecten verzamelen/etaleren Met dit project willen we de communicatiesuccessen van deelprojecten etaleren en als inspiratie laten dienen voor anderen. Dit project is nog niet definitief vastgesteld. Hier wordt dus nog geen inspanning op verricht. Product 4: Communicatiekansen Geo-Impuls stimuleren/organiseren De stuurgroep Geo-Impuls heeft gevraagd om de communicatiekansen van Geo-Impuls (alle projecten op zich en het programma als totaal) te stimuleren en van enige regie te voorzien. Dit product wordt uitgevoerd door de projectleider, Karin de Haas
9
