BAB 3 ANALISA STRATEGI BISNIS DAN STRATEGI IS/IT
3.1
Profil Perusahaan PT. Mitra Interbuana Utama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultasi dan broker asuransi kerugian, jiwa maupun kesehatan. Perusahaan berlokasi di jalan Gading Kirana Barat IX Blok D6 No. 36 Komplek Ruko Perumahan Gading Kirana Kelapa Gading Permai – Jakarta Utara . Produk yang ditawarkan adalah Asuransi Kerugian yang terdiri atas Property, Vehicle, Enginerring, Marine, Liability, dan Personal Accident PT. Mitra Interbuana Utama didirikan di Jakarta pada tangal 26 February 2001 dengan akte pendirian No. 0261/09/02/PM/VI/2001, merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultan dan broker asuransi, baik asuransi kerugian, jiwa maupun kesehatan Sebagai perusahaan yang mandiri, tanpa ketergantungan dan keterikatan dari perusahaan asuransi manapun dan berbekal kepercayaan yang diberikan nasabah, PT. Mitra Interbuana Utama akan senantiasa mengembangkan system manajemen, membina, dan memotivasi serta memberikan pelatihan kepada seluruh karyawan dan agent agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal bagi nasabah PT. Mitra Interbuana Utama selalu mengembangkan kualitas layanan dengan memanfaatkan kemampuan teknologi yang canggih dan selalu berusaha untuk meningkatkan mutu serta kualitas layanan jasa yang dilengkapi dengan sumber daya menusia yang berkualitas.
37
38 Untuk produk jasa, PT. Mitra Interbuana Utama menjual produk jasa asuransi berdasarkan tren pasar ataupun keinginan pelanggan. Sedangkan untuk pelayanan, perusahaan ini memiliki departemen marketing yang siap memberikan pelayanan terbaik.
3.1.1
Visi dan Misi Perusahaan
3.1.1.1 Visi Visi PT. Mitra Interbuana Utama adalah menjadi perusahaan konsultan asuransi yang terbaik dan handal dibidangnya serta terus berkembang sehingga dapat menjadi sebuah perusahaan konsultan asuransi yang membanggakan dibidangnya secara umum dan nasabah pada khususnya. 3.1.1.2 Misi Misi PT. Mitra Interbuana Utama adalah memberikan pelayanan yang terbaik dan profesional terhadap setiap nasabah. 3.2
Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan bagan yang memberikan gambaran mengenai kegiatan di dalam organisasi atau perusahaan. Struktur organisasi ini berguna untuk mengetahui tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap bagian di dalam perusahaan tersebut. Struktur organisasi juga memegang peranan penting di dalam perusahaan terutama dalam menjalin kerjasama antar bagian, maka tugas dan tanggung jawab akan diselesaikan secara efisien dan efektif. Struktur organisasi dari PT. Mitra Interbuana Utama dapat dilihat pada gambar 3.1 di bawah ini :
39
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mitra Interbuana Utama
40 3.2.1
Tugas, Wewenang Area dan Dekomposisi Area Berikut ini diuraikan tugas dan wewenang untuk tiap-tiap bagian dalam struktur organisasi. 1. Presiden Komisaris •
Melakukan tugas pengawasan dan pemberian pada direksi secara interaktif
•
Mempunyai wewenang untuk menentukan visi dan misi
•
Membuat targeting dan goal setting perusahaan
2. Presiden Directur •
Membuat targeting dan goal setting perusahaan
•
Memantau seluruh kinerja staff
3. General Manager •
Membuat strategi yang baru
•
Mencari new business atau pelanggan baru
•
Memimpin semua divisi di management bawah
•
Membantu director dalam menentukan kebijakan perusahaan
•
Menganalisa kebutuhan hingga tujuan perusahaan tercapai
•
Melakukan kerja sama dengan perusahaan asuransi
•
Melakukan negosiasi kesepakatan dengan perusahaan asuransi lain
4. Marketing Manager •
Mencari pelanggan baru
•
Memelihara hubungan baik dengan pelanggan-pelanggan lama
•
Mengkoordinasikan staff marketing
•
Melatih staff marketing
•
Mencari jaringan baru
41 •
Mencari strategi baru hingga tujuan perusahaan dapat tercapai
5. Human Resource Department Manager •
Menjaga situasi kondusif dan kenyamanan bekerja tiap karyawan
•
Mencari staff baru yang berkualitas apabila dibutuhkan oleh perusahaan dan menempatkannya di divisi yang memerlukan
•
Mengadakan
pelatihan
kepada
karyawan
sehingga
dapat
meningkatkan kemampuan karyawan •
Memberikan penilaian karyawan secara berkala dan promosi kepada karyawan
•
Melakukan test wawancara
•
Meng-approve apabila ada karyawan yang cuti / megikuti pelatihan dan lain-lain
6. Human Resource Department Staff •
Melakukan analisa performance tiap karyawan
•
Menyimpan data data tiap karyawan
•
Membantu kinerja Human Resource Department Manager
7. Claim Manager •
Mengurus claim
•
Menganalisa claim dan managemen resiko
•
Bekerja sama dengan perusahaan adjuster
•
Melakukan negosiasi dengan pihak asuransi agar claim dapat terbayarkan
•
Menyetujui surat permohonan Claim
8. Claim Staff •
Membantu Claim Manager dalam mengurus claim
42 •
Mengumpulkan data claim
•
Membantu client agar claim client dapat terbayarkan oleh perusahaan asuransi
•
Menerbitkan surat permohonan Claim
9. Accounting Manager •
Mengurus pembukuan, neraca, laporan laba rugi serta arus kas
•
Menagih pembayaran kepada client
•
Mengurus perpajakan
•
Membuat laporan keuangan perusahaan
•
Menjaga Keseimbangan keuangan perusahaan
•
Mengkoordinasikan Staff accounting
•
Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan
•
Mengendalikan
arus
dana
untuk
mengurangi
kekurangan dana 10. Marketing Staff •
Mencari pelanggan baru
•
Memelihara pelanggan lama
•
Membantu kinerja Marketing Manager
11. Acoounting Staff •
Membantu kinerja Accounting Manager
•
Membuat pendataan tentang inventaris kantor
12. Manager IT(Teknlogi Informasi) •
Membuat dan Memelihara Sistem Informasi
•
Memelihara Data
•
Memelihara Server & Jaringan komputer
kelebihan
dan
43 •
Menganalisa teknologi yang memungkinkan yang dapat digunakan
13. Staff IT(Teknlogi Informasi)
3.3
•
Membantu kinerja Manager IT
•
Memperbaiki apabila ada komputer yang mengalami masalah
•
Memaintenance networking
Analisa Kondisi Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan Analisa
terhadap
kondisi
lingkungan
internal
dan
eksternal
perusahaan akan mengacu dan berdasarkan pada model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dari Jhon Ward, sebagaimana telah dijabarkan pada Landasan Teori subbab 2.2.6 dimana dari model tersebut dapat dipahami bahwa dalam sebuah proses perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dibutuhkan suatu input yang akan diproses untuk menghasilkan suatu output produk perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. Adapun input yang digunakan dalam proses perencanaan tersebut didapat melalui analisa terhadap beberapa faktor lingkungan internal dan eksternal perusahaan, baik dari lingkungan bisnis maupun lingkungan SI/TI perusahaan, analisa ini dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan pemahaman dan pengetahuan yang menyeluruh dan mendasar tentang kondisi lingkungan perusahaan saat ini. Berikut adalah model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. Mitra Interbuana Utama
44
Lingkungan External Bisnis PT. Mitra Interbuana Utama
Lingkungan External SI/TI PT. Mitra Interbuana Utama
Lingkungan Internal Bisnis PT. Mitra Interbuana Utama
Lingkungan Internal SI/TI PT. Mitra Interbuana Utama
Input
Portfolio Aplikasi saat ini
Proses Perencanaan Sterategi
Strategi Sistem Informasi
Strategi Teknologi Informasi
Proses
Strategi Manajemen SI/TI
Portfolio Aplikasi Masa Depan
Gambar 3.2 Model Prencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi PT. Mitra Interbuana Utama
3.3.1
Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan Analisa terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah analisa terhadap faktor – faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan baik yang dapat mendatangkan dan memperbesar peluang perusahaan maupun yang dapat menjadi ancaman bagi perusahaan. Analisa
Output
45 yang dilakukan mencakup analisa terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisa persaingan Porter dan analisa PEST.
3.3.1.1 Lima (5) Faktor Persaingan Porter Perusahaan Terdapat banyak persaingan yang harus dihadapi oleh perusahaan selama menjalankan bisnis perusahaannya. Persaingan menentukan kegiatan yang perlu bagi perusahaan untuk berprestasi, seperti inovasi, budaya yang kohesif, atau implementasi yang baik. Dalam industri manapun, apakah industri domestik atau internasional, apakah menghasilkan barang ataupun jasa, aturan persaingan tercakup dalam lima faktor persaingan, yaitu : 1. Masuknya pendatang baru (Potensial Entrants) 2. Ancaman produk substitusi (Substitutes) 3. Daya tawar-menawar pembeli (Buyers) 4. Daya tawar-menawar pemasok (Suppliers) 5. Persaingan diantara para perusahaan yang ada (Competitors) Berikut adalah analisa lima (5) faktor persaingan Porter pada PT. Mitra Interbuana Utama.
46 Pendatang Baru PT. Shinta Inserve
Pemasok Asuransi Central Asia Asuransi Dayin Mitra. Tbk Asuransi Allianz
Pesaing Industri MIR KBRU
Pembeli PT. Utama International Bank Alila Hotel PT. Pandu Siwi Atma Jaya Hospital CV. SumberRoso PT. Pandurasa Kharisma
Produk Pengganti
Gambar 3.3 Analisa Porter PT. Mitra Interbuana Utama
1. Ancaman Pendatang Baru Para pendatang baru dapat mengancam pangsa pasar perusahaan pada saat ini. Untuk menghadapi ancaman yang ada karena munculnya pendatang baru, maka perusahaan harus mempertahankan nama baik perusahaan yang sudah lama berdiri dengan cara mempertahankan dan mengembangkan kekuatan atau kelebihan yang dimiliki perusahaan agar pelanggan mendapatkan kepuasan sehingga tetap memilih PT. Mitra Interbuana Utama sebagai pilihan utamanya. Dalam menentukan analisa ancaman pendatang baru, mempunyai indikasi penilaian adalah sebagai berikut:
47 - Perusahaan yang dapat memenuhi criteria : Persyaratan modal, kebijakan pemerintah, dan lain-lain. Sehingga berhasil mendirikan perusahaan baru maka di kategorikan sebagai perusahaan pendatang baru. - Perusahaan yang bergerak sama dalam lingkup: pangsa pasar, modal, dll 2. Pesaing Industri Yang menjadi pesaing utama dari PT. Mitra Interbuana Utama adalah MIR dan KBRU. Perusahaan-perusahaan tersebut dikatakan menjadi pesaing karena sudah sejak lama perusahaan tersebut berdiri dan sama-sama bergerak di bidang Insurance Consultant. Dampak dari persaingan itu membuat PT Mitra Interbuana mengalami penurunan Permintaan
pelayanan
jasa
konsultan
asuransi,
serta
penurunan
permintaan pengorderan polis asuransi. Untuk itu, perusahaan harus menerapkan strategi agar dapat tetap bersaing pada industri pelayanan jasa asuransi. Strategi tersebut diantaranya adalah dengan meningkatkan kualitas
layanan
terhadap
pelanggan
sehingga
para
pelanggan
mendapatkan kepuasan dan perusahaan dapat tetap bersaing dengan para kompetitor lainnya. Lalu ketepatan dan kecepatan dalam penerbitan polis asuransi menjadi salah satu strategi yang memungkinkan dapat mempertahankan pelanggan . Indikasi penilaian dalam persaingan industri adalah sebagai berikut; mengkategorikan perusahaan lain dalam inftra structur persaingan di bidang yang sama dan mempunyai pangsa pasar serta kekuatan daya tawar pembeli di tingkat yang sama.
48 3. Kekuatan tawar menawar dengan pemasok Para rekan bisnis perusahaan asuransi yang telah menjadi rekan kerja PT. Mitra Interbuana Utama dalam hal kesepakatan perjanjian klausula dan kesepakatan perjanjian rate harga. PT. Mitra Interbuana Utama cukup memiliki banyak pemasok. Untuk itulah, kekuatan tawar menawar dengan pemasok dilakukan dengan cara melakukan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan klausula dan kesepakatan harga. Indicator dalam penilaian analisa daya tawar menawar pemasok; PT.Mitra Interbuana Utama dalam aktifitas bisnis untuk saat sekarang, jumlah client yang di dapatkan dalam jumlah banyak. Sehingga pemasok tertarik melakukan tawar menawar dengan PT.Mitra Interbuana Utama. 4. Kekuatan Penawaran Pembeli Yang menjadi pembeli atau client utama produk-produk dari PT. Mitra Interbuana Utama adalah PT. Utama Internasional Bank( UIB Bank ), Alila Hotel, PT. Pandu Siwi, Atma Jaya Hospital, CV. Sumber Roso, PT. Pandurasa Kharisma, dan lain-lain. Kekuatan tawar menawar pembeli atau client bisa dikatakan tinggi. Karena client mengharapkan mendapatkan rate harga semurah-murahnya, dengan mendapatkan fasilitas asuransi yang setinggi-tingginya. Serta client menginginkan apabila terjadi claim, perusahaan asuransi dapat membayar dengan full. Sering juga client “mengancam” untuk tidak memperpanjang asuransinya melalui PT. Mitra Interbuana Utama atau bahkan tidak membeli produk asuransi yang ditawarkan PT. Mitra Interbuana Utama. Karena client mendapatkan harga yang lebih murah dari perusahaan lain, atau mungkin
49 juga client memiliki kerabat pada perusahaan asuransi yang lain. Jadi client mengasuransikan melalui kerabatnya.
5. Ancaman Produk Pengganti Hingga sampai saat ini produk asuransi tidak memiliki produk subtitusi. Dari hasil analisis PORTER diatas, maka dapat dirangkum sebagai berikut : Faktor
Persaingan
Apa yang harus dilakukan
Business Inf. & System Support
Ancaman Pendatang Baru
Tinggi
Peningkatan performa dan layanan
Penyediaan data client terkomputerisasi sehingga dapat mempermudah untuk memaintenance client
Pesaing Industri
Tinggi
kompetitif dengan perusahaan pesaing
Pembuatan sistem yang terkomputerisasi
Sedang
Kesepakatan negosiasi tentang perjanjian rate
Pembuatan data tentang keunggulan masing‐masing pemasok yang terkomputerisasi
Memberikan rate yang paling murah ke client Terus Meningkatkan mutu produksi asuransi
Pembuatan data tentang rate yang didapat oleh client sewaktu menggunakan asuransi yang lama Menjamin apa yang dijamin oleh asuransi
Kekuatan Tawar Menawar dengan Pemasok
Kekuatan Penawaran Pembeli Ancaman Produk Pengganti
Sedang Rendah
Tabel 3.1 Analisa Kekuatan Potter 3.3.1.2 Analisa PEST Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat mempengaruhi perusahaan, antara lain: 1. Faktor Politik Kondisi politik bisa dikatakan cukup berpengaruh pada PT. Mitra Interbuana Utama. Terutama pada kebijakan dari Departemen Keuangan yang mengatur pajak, kebijakan broker agensi asuransi. Peraturan pemerintah yang mengatur ini tertuang pada UUD No.2 tahun 1992.
2. Faktor Ekonomi
50 Kondisi ekonomi berdampak cukup besar bagi PT. Mitra Interbuana
Utama.
Dengan
melemahnya
perekonomian
berarti
melemahnya juga daya beli konsumen pada produk asuransi. 3. Faktor Sosial Ironisnya, asuransi bukanlah kebutuhan primer bagi sebagian orang. Bagi sebagian orang, asuransi merupakan kebutuhan yang boleh ada boleh tidak. 4. Faktor Teknologi Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat serta beragam manfaat yang ditawarkan, membuat perusahaan harus tanggap dalam memilih teknologi yang tepat dan dapat diandalkan dalam menjalankan fungsi bisnis. PT. Mitra Interbuana Utama menggunakan fasilitas teknologi seperti komputer, jaringan LAN, dan sistem informasi untuk menjalankan proses bisnis perusahaan. 3.3.2
Analisa Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan Analisa terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan merupakan amalisis terhadap faktor-faktor internal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan, baik yang berupa kekuatan internal yang dimiliki perusahaan yang harus digali potensinya sehingga peluang yang ada dapat dimanfaatkan sebaik mungkin, atau pun berupa kelemahan yang harus diperbaiki oleh perusahaan supaya tidak menjadi ancaman bagi perusahaan di kemudian hari. Analisa yang dilakukan mencakup analisa terhadap rantai nilai perusahaan (Value Chain), analisa SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats), analisa CSF (Critical Success Factor) dan analisa area, fungsi, dan proses bisnis.
51 3.3.2.1 Analisa Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan Analisa ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis perusahaan yang terbagi menjadi dua kelompok aktivitas perusahaan yaitu aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Berikut ini adalah rantai nilai dari PT. Mitra Interbuana Utama.
52
Infrastruktur Perusahaan : Perencanaan strategi, kegiatan keuangan, manajemen umum, mengatur akuntansi, administrasi perusahaan. Manajemen Sumber Daya Manusia : Aktivitas perekrutan, pelatihan, serta pengembangan keahlian karyawan Pengembangan Teknologi : Mengembangkan teknologi informasi dari segi software, hardware, dan internet Pembelian :Aktivitas pembelian peralatan untuk mendukung aktivitas perkantoran Logistik ke Operasi : - Pencarian dalam : perusahaan - Peneriman asuransi data dari yang calon bersedia client untuk menerbitka n polis - Melakukan negosiasi tentang kesepakata n klusula dan rate
Logistik keluar : -Penerbitan Polis sesuai yang diminta oleh PT. Mitra Interbuana Utama oleh perusahaan asuransi
Pemasaran & Penjualan : - Penawaran langsung kepada client - Menjual produk asuransi kepada client. - Mempelaja Pengantaran i teknik polis pemasaran asuransi ke yang baru client Gambar 3.4 Value Chain Penerbitan surat tanda terima
Aktivitas Primer:
Pelayana n: - Memberi kan pelayana n terbaik dengan memberi kan pilihanpilihan asuransi yang terbaik. - Memban tu client apabila terjadi claim
MARGIN
Penerbitan DN/CN Instruction Gambar 3.4 Gambar analisa Value Chain Gambar 3.4 Gambar analisa Value Chain
1. Logistik ke Dalam Aktivitas
yang
berhubungan
dengan
penerimaan
penyimpanan data yang memungkinkan untuk penerbitan polis. 2. Operasi
dan
53 Aktivitas yang menyangkut penerbitan polis, mulai dari memilih perusahaan asuransi, penentuan perjanjian klausula, rate, hingga commisi oleh perusahaan rekanan asuransi. 3. Logistik keluar Aktivitas yang berhubungan dengan penyampaian polis dari perusahaan asuransi ke perusahaan PT. Mitra Interbuana Utama dan pengantaran polis dari perusahaan asuransi tersebut ke client. Serta penerbitan DN/CN Instruction & Surat Tanda Terima. 4. Pemasaran dan Penjualan Aktivitas
yang
berhubungan
dengan
menawarkan
serta
mempresentasikan produk asuransi ke client secara langsung serta memberitahukan kemungkinan harga premi yang diharuskan dibayarkan oleh client. Dan setiap staff mempelajari teknik pemasaran baru agar dapat menjadi lebih baik untuk mencapai keunggulan kompetensi bagi perusahaannya. 5. Pelayanan Aktivitas
yang
menyangkut
penyediaan
pelayanan
untuk
memperkuat dan menjaga nilai produk. Aktivitas pelayanan yang dilakukan perusahaan adalah dengan menciptakan produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan dengan memilihkan perusahaan asuransi yang cocok bagi pelanggan. Serta penanganan claim yang proffesional apabila client mengalami claim
54 Aktivitas pendukung : 1. Infrastruktur Perusahaan Infrastruktur perusahaan yang terdiri atas sejumlah aktivitas yang meliputi manajemen umum perusahaan, perencanaan strategi, kegiatan keuangan, mengatur akuntansi, dan keuangan perusahaan 2. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Aktivitas manajemen SDM yang dilakukan oleh perusahaan meliputi aktivitas
perekrutan, pelatihan, dan pengembangan keahlian
karyawan. 3. Pengembangan Teknologi Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat ini adalah pengadaan jaringan LAN dan internet untuk distribusi informasi antar area fungsi bisnis perusahaan. 4. Pembelian Aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mendukung aktivitas primer mencakup pembelian perlengkapan kantor. Unit
Masalah
tindakan
Business
Inf.
&
System Support Inbound Logistic
- Pengumpulan dan penyimpanan data
-Menginput data client ke
- Ketersediaan data client di
client
computer
computer
- Melakukan analisis managemen resiko
- Menganalisa managemen
- Ketersediaan data resiko
resiko
yang
mungkin
tangani
oleh
dapat
di
perusahaan
asuransi. Operational
Melakukan
pencarian
perusahaan
Mencari perusahaan asuransi
Ketersediaan
asuransi
yang dapat bekerja sama
perusahaan asuransi rekanan.
Melakukan nego rate & Kesepakatan
Menginput
Ketersediaan data template
klausula dengan perusahaan asuransi
rate&klausula
kebijakan yang
disepakati di komputer
telah
data
tentang kebijakan masingmasing perusahaan asuransi
55 rekanan Outbound
Pengantaran polis ke alamat client
Pencarian data alamat client
Logistic
Ketersediaan beberapa data pribadi client
Pemasaran
Pengiriman tagihan ke client bersama polis
Menginput data pada memo tagihan
Ketersediaan data premi yang dibayar oleh client
Meninngkatkan pemasaran
Membuat list calon prospek
Ketersediaan data calon prospek dan membuat progress tentang client
Meningkatkan teknnik pemasaran
Mempelajari
Ketersediaan
&Penjualan
pemasaran memperdalam
teknik dan product
informasi
data
tentang
dan product
asuransi
knowledge Pelayanan
Infrastrukur
Kecepatan dalam penerbitan polis oleh perusahaan asuransi
Terus memantau sudah sejauh mana perkembangan pembuatan polis
Ketersediaan data untuk sistem progress polis
Kemampuan untuk men"goal"kan claim
Mengumpulkan data apabila terjadi claim dan berusaha untuk claim goal
Ketersediaan data claim untuk Sistem progress claim
Adanya Miscommunication perusahaan
dalam
Menganisis sistem yang berjalan di perusahaan pada tiap divisi
Membuat Sistem yang datanya dapat saling terkait satu sama lain
Mendata kemampuan setiap personil dalam perusahaan yang memiliki potensi untuk dikembangkan
Menganalisis kemampuan interpersonil tiap karyawan
Tersedianya data karyawan secara komputerisasi
Mencari tahu divisi yang membutuhkan tambahan staff
Membuat list tentang daftar kebutuhan karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan
Membuat list lowongan pekerjaan di komputer dan menyebarkan ke media
Mencari Tahu Teknologi yang dapat diadabtasikan di perusahaan
Mengumpulkan data yang berisi tekhnologi yang dapay diadaptasikan
Tersedianya tekhnologi yang dipergunakan
Mendata keperluan Alat Tulis Kantor yang harus dibeli oleh perusahaan
Membuat list keperluan Alat Tulis Kantor yang diperlukan
Tersedianya data tentang list keperluan Alat Tulis Kantor yang diperlukan
Perusahaan
Manajemen Sumber
Daya
Manusia
Pengembangan Teknologi
Pembelian
daftar dapat
Tabel 3. 2 Ringkasan hasil analisis Value Chain
3.3.2.2 Analisa SWOT Perusahaan Analisa SWOT dilakukan dengan menggunakan faktor internal perusahaan berupa kekuatan dan kelemahan perusahaan dan faktor eksternal
56 perusahaan, berupa peluang dan ancaman pada perusahaan. Berikut ini merupakan analisa SWOT dari PT. Mitra Interbuana Utama : 3.3.2.2.1 Strength (kekuatan) 1 PT. Mitra Interbuana Utama sudah berdiri lumayan lama, yakni telah berdiri dari tahun 2001, sehingga sudah memiliki cukup pengalaman dibidangnya. 2 PT. Mitra Interbuana Utama memiliki infrastruktur yang sangat memadai sehingga dapat menunjang pengerjaan setiap karyawan menjadi semakin cepat. 3 PT. Mitra Interbuana Utama cukup menguasai pasar lokal. 4 PT. Mitra Interbuana Utama selalu mengadakan pelatihan secara periodik sehingga dapat meningkatkan keahlian masing-masing personilnya. 5 Adanya dukungan dari pihak Top Management kepada setiap staff di PT. Mitra Interbuana Utama 6 Setiap Staff memiliki sikap memiliki (sense of belonging), sehingga melakukan yang terbaik untuk perusahaan 3.3.2.2.2
Weakness (kelemahan) 1 Karena letak perusahaan yang dekat dengan pom bensin, sangat riskan apabila terjadi kebakaran. 2 Kurang menguasai pasar internasional yang ada. 3 Teknik pemasaran yang masih kurang dalam memasarkan hasil produksi 4 Kekurangan staff
57 5 Masih bersifat keagenan, belum berdiri sebagai broker, sehingga sulit mendapatkan kepercayaan di masyarakat 6 Masih bersifat keagenan, belum berdiri sebagai broker, sehingga apabila melakukan negosiasi dengan pihak asuransi akan sulit menemukan kesepakatan
3.3.2.2.3
Opportunities (peluang) 1. Makin banyaknya kepemilikan kendaraan bermotor 2. Makin tinggi kesadaran masyarakat akan asuransi 3. Semakin meningkatnya biaya kesehatan 4. Semakin tingginya tingkat kriminalitas 5. Bencana alam yang semakin sering terjadi 6. Kurangnya kesadaran orang dalam menjaga harta pribadinya
3.3.2.2.4 Threats (ancaman) 1. Adanya
tuntutan
dari
pemerintah
mengenai
peningkatan upah minimum regional (UMR). 2. Adanya ancaman dari pendatang baru yang semakin berkembang dengan pesat. 3. Munculnya baru-baru ini krisis ekonomi global yang mempengaruhi jalannya perusahaan. 4. Adanya
kenaikan
harga
bahan
baku
yang
menyebabkan meningkatnya biaya produksi. 5. Adanya undang-undang yang mengatur kebijakan asuransi
58 3.3.2.2.5
Matriks SWOT Strengths - Strategi yang dilakukan adalah melakukan pemasaran produk asuransi dengan gencar. Mendatangi setiap calon nasabah yang dapat dikunjungi. Strategi menjemput bola diterapkan.
Weaknesses - Strategi yang dilakukan adalah memberikan pelatihan ke setiap karyawan.Sehingga setiap karyawan memiliki kemampuan yang kompeten dibidangnya masing-masing.
- Strategi yang dilakukan adalah dengan melakukan Headhunting, yaitu merekrut seorang profesional staff yang telah bekerja di perusahaan tertentu untuk menjadi staff di PT. MITRA INTERBUANA UTAMA
- Strategi yang dilakukan adalah mulai mencari client di daerah-daerah lain. Strategi yang dilakukannya adalah mengumpulkan data calon client sebanyakbanyaknya yang tinggal di suatu daerah tertentu. Lalu langsung memprospeknya.
Opportunities
Threats
Tabel 3.3 Matriks SWOT
3.3.2.2.6 Matriks IFAS dan EFAS Faktor-faktor Strategi Internal
Bobot
Rating
Bobot x Rating
3
0.60
Strength -
PT. Mitra Interbuana Utama 0.20
59 sudah berdiri lumayan lama, yakni telah berdiri dari tahun 2001,
sehingga
sudah
memiliki cukup pengalaman dibidangnya. -
PT. Mitra Interbuana Utama 0.10
3
0.30
memiliki infrastruktur yang sangat
memadai
sehingga
dapat menunjang pengerjaan setiap
karyawan
menjadi
semakin cepat.
-
PT. Mitra Interbuana Utama mempunyai
sumber
0.15
3
0.45
0.04
2
0.08
0.08
2
0.16
4
0.20
daya
manusia yang terlatih dan berpengalaman di bidangnya masing – masing. -
PT. Mitra Interbuana Utama cukup menguasai pasar lokal.
-
PT. Mitra Interbuana Utama selalu mengadakan pelatihan secara
periodik
sehingga
dapat meningkatkan keahlian masing-masing personilnya. -
Adanya dukungan dari pihak 0.05
60 Top
Management
kepada
setiap staff di PT. Mitra Interbuana Utama -
Setiap Staff memiliki sikap 0.03 memiliki
(sense
belonging),
3
0.09
of
sehingga
melakukan yang terbaik untuk perusahaan
0.65
1.88
Weakness 7 Karena letak perusahaan yang 0.02
-1
-0.02
pasar 0.08
-4
-0.32
9 Teknik pemasaran yang masih 0.07
-3
-0.21
0.07
-3
-0.21
keagenan, 0.06
-3
-0.18
-3
-0.15
dekat dengan pom bensin, sangat riskan apabila terjadi kebakaran. 8 Kurang
menguasai
internasional yang ada.
kurang dalam memasarkan hasil produksi 10 Kekurangan staff 11 Masih
bersifat
belum berdiri sebagai broker, sehingga sulit mendapatkan kepercayaan di masyarakat 12 Masih
bersifat
keagenan, 0.05
61 belum berdiri sebagai broker, sehingga apabila melakukan negosiasi
dengan
pihak
asuransi
akan
sulit
menemukan kesepakatan
0,35 -1.09 Total 1,00 0.79 Tabel 3.4 Internal Strategy Factor Analysis Summary (IFAS) PT. Mitra Interbuana Utama
Faktor-faktor Strategi Eksternal
Opportunities
Bobot
Rating
Bobot x Rating
62 1. Makin banyaknya kepemilikan 0.20
4
0.80
4
0.40
3
0.15
tingkat 0.15
4
0.60
5. Bencana alam yang semakin 0.15
3
0.45
3
0.30
kendaraan bermotor 2. Makin
tinggi
kesadaran 0.10
masyarakat akan asuransi 3. Semakin meningkatnya biaya 0.05 kesehatan 4. Semakin
tingginya
kriminalitas
sering terjadi 6. Kurangnya kesadaran orang 0.10 dalam menjaga harta pribadinya
0.75
2.70
Threats 2 Adanya
tuntutan
pemerintah
dari 0.08
-3
-0.24
-2
-0.04
-4
-0.21
mengenai
peningkatan upah minimum regional (UMR). 3 Adanya
ancaman
dari 0.02
pendatang baru yang semakin berkembang dengan pesat. 4 Munculnya
baru-baru
ini 0.07
krisis ekonomi global yang
63 mempengaruhi
jalannya
perusahaan. 0.03
-3
-0.09
0.05
-3
-0.15
5 Adanya kenaikan harga bahan baku
yang
menyebabkan
meningkatnya biaya produksi. 6 Adanya undang-undang yang mengatur kebijakan asuransi
0.25 1.00
Total
-0.73 1.97
Tabel 3.5 Eksternal Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) PT. Mitra Interbuana Utama
Berdasarkan kedua matrix di atas, maka diperoleh total External Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) dan Internal Strategy Factor Analysis Summary (IFAS) yang akan digunakan dalam pembuatan diagram analisa SWOT. Berikut ini adalah cara membuat diagram analisa SWOT :
1. Jumlah dari hasil perkalian bobot (B) x rating (R) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapat titik Y. Peluang : 2.70 Ancaman : 0.73 Titik Y : Peluang – Ancaman : 2.70-0.73 : 1.97
64 2. Jumlah dari hasil perkalian bobot (B) x rating (R) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X. Kekuatan : 1.88 Kelemahan : 1.09 Titik X : Kekuatan – Kelemahan :1.88-1.09 :0.79 3. Jadi posisi perusahaan terletak pada titik (0,79;1,97) Untuk lebih jelasnya, diagram SWOT dapat dilihat pada gambar dibawah berdasarkan diagram analisa SWOT tersebut, dapat disimpulkan bahwa perusahaan berada dalam kuadaran satu, yaitu dimana posisi kekuatan dan peluang mendukung untuk dikembangkan lebih baik dalam mempertahankan keunggulan yang ada pada perusahaan. Strategi yang digunakan adalah strategi agresif.
Gambar 3.5 Diagram SWOT
65
Untuk strategi agresif, maka usulan strategi yang dapat diberikan diantaranya adalah SO (Strength, Opportunities), yaitu memaksimalkan seluruh kekuatan internal yang ada dalam perusahaan dan mampu untuk memanfaatkan peluang yang ada. Strategi SO yang dapat digunakan adalah dengan meningkatkan kinerja karyawan agar semakin lebih baik dan melakukan pemasaran secara kreatif sehingga menarik minat masyarakat.
3.3.2.3 Analisa CSF (Critical Success Factors) Perusahaan Berikut ini adalah Critical Success Factor dan Key Performance Indicator yang dimiliki oleh PT. Mitra Interbuana Utama : Tabel 3.6 Critical Success Factor dan Key Performance Indicator PT. Mitra Interbuana Utama Objective Meningkatkan produksi
Meningkatkan penjualan Memberikan
CSF Produktivitas dari tenaga administrasi
KPI menghasilan
Mampu produksi (brokerage/commision) sesuai target yang ditetapkan oleh Top Management jumlah Pemasaran meluas ke Bertambahnya pelanggan sesuai dengan penjualan dan jumlah pembelian kebutuhan pelanggan Pelayanan yang Mempercepat proses
66 kepuasaan pelanggan
pada
Meningkatkan kinerja perusahaan
memuaskan
penerbitan polis, serta dapat selalu meng”goal”kan claim yang terjadi
SDM yang berkualitas
Dapat membuat nasabah (Client) selalu merasa comfort oleh perusahaan Meningkatkan jumlah pelanggan
Meningkatkan Harga yang kompetitif posisi pasar pada pesaing
3.3.2.3 .1 Analisa Area, Fungsi, dan Proses Bisnis Perusahaan Berikut ini adalah hasil analisa yang didapatkan melalui analisa area, fungsi, dan proses bisnis
Tabel 3.7 Dekomposisi Area, Fungsi, dan Proses Bisnis PT. Mitra Interbuana Utama Area Fungsional Claim
Fungsi Bisnis Mengurus claim
Proses Bisnis Mengurus proses claim yang diajukan client ke asuransi Melakukan negosiasi dengan pihak asuransi, serta pendekatan kepada pelanggan secara personal Menganalisa kemungkinan seberapa besar claim yang mungkin akan terbayarkan oleh asuransi
67
Finance / Accounting
Penagihan
Perencanaan keuangan
Sebagai mediator antara perusahaan asuransi dan client Memeriksa hutang pelanggan per periode Menagih piutang yang telah jatuh tempo Menganalisa keuangan
laporan
Mengendalikan arus dana untuk menghindarkan kelebihan dan kekurangan dana
Pengelolaan keuangan
Membuat invoice Menerima pendapatan penjualan Mengeluarkan kas untuk pembelian dan biaya operasional
Pencatatan akuntansi
Mencatat transaksi keuangan Membuat laporan keuangan Mengadakan audit pada perusahaan
IT
Pemeliharaan SI/TI
Melakukan perbaikan jaringan SI/TI Melakukan troubleshooting SI/TI Membuat jadwal pemeliharaan SI/TI
HRD
Perekrutan karyawan
Pelatihan karyawan
Mengadakan tes dan wawancara terhadap calon karyawan Melakukan seleksi Melakukan penempatan karyawan Membuat jadwal pelatihan karyawan Mengevaluasi program pelatihan karyawan Mengadakan pelatihan karyawan
68
Penggajian
Marketing
Promosi
Memberikan, menghitung, dan membuat laporan gaji karyawan Menganalisa absensi karyawan Menentukan strategi pemasaran Menciptakan brand image Melakukan penawaran produk
Penjualan
Menjual produk asuransi kepada pelanggan Melakukan Follow-up pesanan polis Membuat laporan produksi
Pendistribusian
Memperkirakan kapan polis terbit dari asuransi dan memperkirakan kapan pelanggan dapat menerima polis asuransi tersebut.
Pelayanan pelanggan
Memberikan informasi tentang produk asuransi Menanggapi kritik dan saran dari pelanggan Menjalin hubungan baik dengan pelanggan
Proses desain
Membantu mendesign polis asuransi sesuai dengan kebutuhan pelanggan dengan cara menganalisis manajemen resiko yang mungkin dapat terjadi pada pelanggan
69 3.3.2.4 ERD (Entity Relationship Diagram) Perusahaan
Gambar 3.6 ERD pada PT Mitra Interbuana Utama
70 3.3.2.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data Matriks ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang tekait dengan aktivitas perusahaan. Suatu fungsi bisnis dapat membaca (read) satu atau beberapa subjek data, selain itu suatu subjek data juga dapat dibuat/dihasilkan (create), diubah (update), dan dihapus (delete) oleh suatu fungsi bisnis dalam perusahaan. Tabel 3.8 Subjek Data PT Mitra Interbuana Utama Subyek Data Pelanggan Credit Note Debit Note Premium Calculation Placing Slip Quotation Slip Cover Note Karyawan Surat Pengajuan Claim Absensi Gaji dan bonus Peralatan kantor Surat Perjanjian Keagenan Surat Endorsement Surat Penunjukan Asuransi Tanda Terima Laporan Progress Marketing Laporan Progress Claim Perusahaan Rekanan Laporan Progress Renewal Company Profile Account Receivable Jadwal Pemeliharaan SI/TI
Berikut adalah gambar matriks fungsi bisnis vs subjek data pada PT.Mitra Interbuana Utama.
Fungsi Bisnis Mengurus claim
Penagihan
Pemeliharaan SI/TI
Perekrutan karyawan
Pelatihan karyawan
Penggajian
Promosi
Penjualan
Pendistribusian C
Pelayanan pelanggan C R
C
Perencanaan keuangan
Pengelolaan keuangan C C C
Pencatatan akuntansi R R R
Subyek Data
C R C R C
C R C R C R C R C R C R C R C R C R C C
R
C R C R
C R
C C
C R
C R R
R C R C R
Jadwal Pemeliharaan SI/TI
Company
Laporan Progress Renewal
Perusahaan Rekanan
Tanda Terima Laporan Progress Marketing Laporan Progress Claim
Surat Penujukkan Asuransi
Surat Endorsement
Surat Perjanjian Keagenan
Absensi Gaji dan bonus Peralatan kantor
Surat Pengajuan Claim
Karyawan
Cover Note
Placing Slip Quotation Slip
Premium Calculation
Debit Note
Credit Note
Pelanggan
71
C R
C R
C R
72 U Proses desain
Account Receivable
C R
C R
C R
C R C R
Tabel 3.9 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data PT Mitra Interbuana Utama
C R U
73
3.4
Analisa Kondisi Lingkungan SI/TI Perusahaan
3.4.1
Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI Perusahaan PT. Mitra Interbuana Utama sangat menyadari pentingnya dukungan dari penerapan sistem informasi yang muktahir selain pengembangan sumber daya manusia serta pengelolaan rantai supply sampai penyediaan penyediaan berbagai jasa layanan bagi organisasi. Hal ini disebabkan karena perkembangan dunia Teknologi Informasi yang semakin pesat amat sangat membantu dalam perusahaan dalam menjalankan proses bisnis perusahaan itu sendiri. Berbagai pesaing telah mengimplementasikan berbagai macam teknologi yang terbaru untuk membantu kelancaran proses bisnis mereka. Beberapa pesaing sudah menerapkan software yang canggih seperti Entreprise Resource Planning yang umunya digunakan oleh perusahaan pesaing dan pendatang baru. PT. Mitra Interbuana Utama menyakini bahwa Sistem Informasi dan Teknologi
Informasi
yang
tepat
dan
dapat
diandalkan
dalam
pengembangannya ke depannya, akan dapat meningkatkan kualitas dan integritas data dan informasi yang sangat penting dalam mendukung kinerja perusahaan. Seperti penggunaan software dan hardware baru akan membantu perusahaan dalam meningkatkan keunggulan bersaing
3.4.2
Analisa Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan Saat ini, perusahaan masih menggunakan aplikasi-aplikasi yang dibuat sendiri dengan menggunakan bantuan software berbahasa php. Aplikasi yang digunakan untuk mendapatkan data-data antar bagian
74 Accounting ,marketing, dan produksi. Untuk absensi karyawan masih menggunakan secara manual, yaitu dengan mencentang daftar hadir yang telah dibuat oleh perusahaan, sedangkan untuk mendukung kegiatan penyebaran dan pertukaran informasi antar setiap bagian masih mengunakan laporan yang masih dicetak diatas kertas untuk mendapatkan informasi yang diinginkan.
3.4.2.1 Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan Berikut merupakan spesifikasi hardware dan software yang terdapat dan digunakan oleh perusahaan, antara lain : Tabel 3.10 Spesifikasi Hardware dan Sofware PT. Mitra Interbuana Utama Keterangan PC
Laptop
Spesifikasi Hardware: • Intel Pentium 4 • CPU 2,4 Ghz • RAM 512 MB • Hardisk 80 GB • VGA 128 MB • Mouse • Keyboard • Monitor Software: • Windows XP Proffesional • Microsoft Office 2003 • WinZip • WinRar • AVG AntiVirus • Tune Up Utilities 2007 • Acrobat Reader 8 Proffesional • ACDSee Hardware: • Windows XP Proffesional • RAM 1 GB • VGA 256 MB • Mouse Software: • Windows XP Proffesional • Microsoft Office 2003
75
Server
Komponen Pendukung
Peralatan Jaringan
• WinZip • AVG AntiVirus • Tune Up Utilities 2007 • Acrobat Reader 8 Proffesional • ACDSee Hardware: • Intel Server 3000H • Intel Core 2 Duo • RAM 2GB • Hardisk 120 GB • VGA Software: • Windows Server 2000 Printer: • HP Deskjet 2100 • HP Deskjet 2200 • Epson LX 300 + • Epson LQ 1180 Scanner: • Scanner HP 2100 • Scanner HP 2200 Back Up Hardware: -HardBox kapasitas 300GB • Kabel UTP • Connector RJ45 • Hub 16 Port
76 3.4.2.2 Arsitektur jaringan
Gambar 3.7 Arsitektur Jaringan pada PT Mitra Interbuana Utama
77 3.4.2.3 Portfolio Aplikasi Saat Ini Portfolio aplikasi saat ini adalah analisa yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan pada saat ini, apakah sudah termasuk kategori high potential, strategic, key potential, atau support, sesuai dengan kontribusi yang diberikan masing-masing aplikasi pada bisnis perusahaan. Berikut adalah portfolio aplikasi pada PT. Mitra Interbuana Utama : STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
High Sumbu y masa yang
(*)Microsoft Office (*)IBOS(Insurance Broker Operational System)
• • • • •
KEY OPERATIONAL
WinZip akan AVG AntiVirus Tune Up Utilities 2007 datang Acrobat Reader 8 Proffesional ACDSee
Support Low
High
Sumbu X
Low
Masa sekarang Gambar 3.8 Portfolio Aplikasi Saat Ini PT Mitra Interbuana Utama Keterangan: (*) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan ( )= Aplikasi yang sedang berjalan,namun butuh pengembangan lebih lanjut.
78 Aplikasi diatas dikelompokkan sesuai dengan fungsi-fungsi yang terdapat dalam perusahaan. Microsoft Office, dan IBOS (Insurance Broker Operational System)dikategorikan ke dalam Key Operational karena aplikasi tersebut menunjang dalam kelangsungan bisnis perusahaan, bila terhenti maka operasi perusahaan tidak beroperasi dengan normal. Sedangkan WinZip, AVG AntiVirus, Tune Up Utilities 2007, Acrobat Reader 8 Proffesional, ACDSee dikategorikan ke dalam Support karena aplikasi tersebut mendukung perusahaan dalam peningkatan efektifitas bisnis perusahaan. Dari analisa portfolio aplikasi yang sedang berjalan bisa dilihat bahwa PT.
Mitra
Interbuana Utama belum memiliki aplikasi yang high potential. Dimana Selama ini fungsi SI/TI memang digunakan pada sebatas pada kegiatan operasional sehari-hari saja. Ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan yang belum melihat peluang pemanfaatan SI/TI untuk menghasilkan keunggulan kompetitif yang tidak memiliki oleh perusahaan lain. Untuk lebih mendayagunakan SI/TI dalam perusahaan sebaiknya perusahaan memiliki aplikasi yang bersifat Strategic. Andaikan resiko yang diterima terlalu besar, minimal bisa dikategorikan ke dalam kuadran High Potential terlebih dahulu, dan jika manfaat bagi perusahaan sudah jelas baru bisa
dikategorikan
ke
dalam
kuadran
Strategic
dan
kemudian
diimplementasikan.
3.5
Masalah yang dihadapi oleh PT Mitra Interbuana Utama Berdasarkan hasil analisa-analisa di atas yang berkaitan dengan lingkungan internal dan lingkungan eksternal bisnis perusahaan, serta
79 lingkungan internal dan lingkungan eksternal SI/TI perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Mitra Interbuana Utama baik di masa sekarang maupun yang akan menjadi di masalah di masa mendatang, di antaranya sebagai berikut: •
Kurangnya pelaksanaan promosi dengan menggunakan media elektronik seperti pemanfaatan website yang kurang maksimal sehingga pelanggan tidak mendapatkan informasi mengenai perusahaan secara detail dan online.
•
Pemanfaatan SI/TI yang masih terbatas menempatkan perusahaan dalam posisi yang lebih sulit dalam menghadapi setiap ancaman yang timbul, khususnya ancaman yang datang dari pesaing dengan teknologi informasi yang lebih unggul.
•
Sulitnya mendapatkan informasi yang dibutuhkan karena belum adanya sistem informasi yang terintegrasi.
•
Belum tersedianya sistem informasi yang mendukung dalam penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan manajerial.
