Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
re/project management of ict/smt 6/it
1
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
re/project management of ict/smt 6/it
2
Manajemen Proyek IT
re/project management of ict/smt 6/it
3
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
re/project management of ict/smt 6/it
4
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
re/project management of ict/smt 6/it
5
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
2. Genesis Proyek 2.1. Konsep kerja manajemen proyek 2.2. Proses kelahiran proyek 2.2.1. Project Charter 2.2.2. Guna project charter 2.3. Proyek fase 2.3.1. Siklus hidup proyek (Project life cycles) 2.4. Studi Kasus Project Charter re/project management of ict/smt 6/it
6
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
2. Genesis Proyek 2.1 Konsep kerja manajemen proyek
Bagian-bagian penyusun konsep kerja (frameworks) pada MP : oManajemen integrasi (bagian-bagian) dalam proyek (integration management); oManajemen ruang lingkup proyek (scope management); oManajemen waktu proyek (time management); oManajemen biaya proyek (financial management); oManajemen kualitas proyek (quality management; oManajemen SDM proyek (human resource management; oManajemen komunikasi dalam proyek (communication management); oManajemen risiko dalam proyek (risk management); oManajemen sumberdaya dari luar organisasi yang menunjang pelaksanaan proyek (procurement management), dikenal juga dengan sebutan outsourcing atau detasering. re/project management of ict/smt 6/it
7
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
re/project management of ict/smt 6/it
8
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
Faktor keberhasilan / hambatan proyek IT Penelitian Standish Group (suatu badan independen yang melakukan penelitian terhadap perkembangan industri IT); dalam artikel “Collaborating on project success”; Johnson, J. et al., 2001; dipublikasikan dalam Software Magazine & Wiesner Publishing Feb/March 2001
Faktor keberhasilan proyek Dukungan eksekutif
Tingkat keyakinan 18%
Keterlibatan pengguna (end-user) Pengalaman manager proyek Sasaran usaha yang jelas Lingkup yang diminimalkan Infrastruktur SW standard Requirement dasar yang kuat Metodologi formal Kehandalan estimasi (waktu,biaya) Lain-lainnya re/project management of ict/smt 6/it
16% 14% 12% 10% 8% 6% 6% 5% 5% 9
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
Dari tabel diatas terlihat : 1. Pengalaman dan peran aktif proyek manajer menentukan (di peringkat ketiga dengan nilai 14%). 2.
Peringkat pertama dan kedua adalah: dukungan dari eksekutif (upper management dan sponsor), dan peran serta pengguna (end user). re/project management of ict/smt 6/it
10
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
1. Dukungan eksekutif: jelas bahwa kurangnya dukungan dari eksekutif atau manajemen atas dapat menggagalkan proyek. 2. Keterlibatan pengguna: bahkan jika diselesaikan tepat waktu dan tepat biaya, suatu proyek masih dapat gagal memenuhi harapan penggunanya. 3. Pengalaman manajer proyek: sembilan puluh tujuh persen proyek yang berhasil dipimpin oleh manajer proyek yang berpengalaman. 4. Sasaran usaha yang jelas: selain pengalaman manajer proyek, penentuan scope (lingkup) dari proyek sangat menentukan keberhasilan proyek. 5. Lingkup yang diminimalkan: lingkup berkaitan dengan waktu penyelesaian, dan karena waktu terbatas oleh jadwal, maka membatasi lingkup akan sangat membantu. re/project management of ict/smt 6/it
11
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
6. Infrastruktur software standar: dengan menggunakan infrastruktur yang standar, tim pengembang dapat lebih berfokus pada aspek usaha daripada teknologi, demikian pula integrasi antar aplikasi akan dipermudah (khususnya untuk proyek pengembangan software). 7. Requirement dasar yang kuat: dengan mendefinisikan keperluan minimum dari hasil pelaksanaan proyek, upaya dapat difokuskan untuk mencapainya. 8. Metodologi formal: survei menunjukkan bahwa 46% proyek yang berhasil menggunakan metode manajemen proyek formal, antara lain karena tim proyek dapat segera saling sepakat mengenai prosedur,cara menghadapi suatu masalah, dsb. re/project management of ict/smt 6/it
12
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
9. Kehandalan estimasi: estimasi yang baik akan membantu memberi gambaran keseluruhan terhadap proyek, seperti banyaknya aktivitas proyek, deadline dan jumlah uang serta tenaga yang dibutuhkan. Hal ini banyak juga ditentukan oleh pengalaman si estimator dari proyek-proyek sebelumnya. 10. Kriteria lain: mencakup berbagai faktor seperti milestones yang terperinci, perencanaan yang memadai, staf yang kompeten, komitmen antar anggota tim, dsb.
re/project management of ict/smt 6/it
13
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
heran juga kok proses perencanaan proyek tidak menduduki posisi atas. kenapa ???? Kenyataan di lapangan : 1. Proyek, tidak harus selalu mengacu pada rencana awal. 2. Perubahan adalah proses yang biasa (unik) 3. Manajer proyek harus mampu berfikir fleksibel - proyek menyimpang dari rencana awal, - waktu dan dana yang dibatasi re/project management of ict/smt 6/it
14
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
Hambatan-hambatan yang seringkali mengacaukan jalannya proyek IT : o Estimasi yang terburu-buru; o Rencana yang tidak matang; o Kurangnya bimbingan untuk membuat keputusan secara organisasi; o Kurangnya kemampuan untuk mengukur kemajuan proyek; o Kurang tepatnya pembagian kerja antara anggota tim; o Kriteria kesuksesan yang tidak tepat. re/project management of ict/smt 6/it
15
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
Dalam proyek pengembangan software, para manajer proyek dibebani tugas dan tantangan sebagai berikut: o Mengatasi deadlines (85%); o Mengatasi keterbatasan sumberdaya (83%); o Efektif komunikasi antar tim kerja (80%); o Mengatasi komitmen dari tiap anggota tim kerja (74%); o Pencapaian milestones yang terukur (70%); o Mengatasi perubahan-perubahan yang terjadi (60%); o Pengerjaan rencana proyek , sesuai dengan pembagian tugas (57%); o Mendapatkan komitmen dari manajemen atas (45%); O Mengatasi konflik yang terjadi dalam proyek (42%); o Pengaturan vendor dan sub-sub kontraktor (38%); Penelitian H.J Thamhain dan D.L. Wilemon yang, diterbitkan di Project Management Journal Juni 1986 dengan judul “Criteria for controlling software according to plan”,
re/project management of ict/smt 6/it
16
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
2.2 Proses kelahiran proyek
Sebuah proyek dapat terjadi karena dorongan berbagai hal, antara lain: oTugas (order) dari atasan (tim management, stakeholders, sponsors, dll); o Stakeholders adalah suatu istilah untuk pihak-pihak yang menunjukkan perhatiaannya pada kelangsungan sebuah proyek. o Permohonan dari client; o Inisiatif pelaksana (co.: penelitian); o Kepentingan bisnis (business need, legal requirement); OTuntutan pasar. re/project management of ict/smt 6/it
17
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
Seringkali apa yang yang ditugaskan: o Tidak jelas (tujuan, sarana, waktu, biaya)-nya; o Mengikuti trend teknologi. 1. Klien sering mengikuti trend teknologi yang ada tanpa mengerti arti sebenarnya dari teknologi tersebut. 2. Klien berharap banyak keuntungan (secara kualitas dan kuantitas) dari kemajuan teknologi secepat dan sebesar mungkin. 3. Inilah tugas terberat dari seorang manajer proyek, yaitu harus mampu menyelesaikan proyek pada waktunya dan sesuai dengan keinginan dari sire/project management of ict/smt 6/it pemberi order. 18
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
Setiap proyek, dibutuhkan penyesuaian ruang lingkup (scope) yang harus dihasilkan dalam batasan waktu tertentu. Caranya adalah dengan: o Pendefinisian requirements dan deliverables lewat jalan riset dan feasibility, o Wawancara dengan klien dan (calon) pemakai, o Informasi dari proyek-proyek sejenis sebelumnya.
re/project management of ict/smt 6/it
19
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
2.2.1. Project Charter 1. Dibentuk tahap awal terbentuknya proyek, 2. Suatu landasan formal bagi sebuah proyek. 3. Berisi elemen-elemen yang unik yang hanya berlaku dalam sebuah proyek.
re/project management of ict/smt 6/it
20
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
2.2.1. Project Charter Elemen-elemen tersebut adalah : o Nama proyek resmi; o Sponsor buat proyek dan kontak informasi; o Manager proyek dan kontak informasi; o Goal (tujuan) proyek; o Penjelasan asal-muasal proyek; o Hasil akhir Deliverables dari fase-fase dalam proyek; o Strategi global dalam pelaksanaan proyek; o Perhitungan waktu kasar; o Sarana dan prasarana serta sumberdaya proyek, biaya (kasar), staff, vendors /stakeholders. re/project management of ict/smt 6/it
21
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
2.2.2 Guna project charter o Pendefinisian awal proyek secara jelas; o Mengenali atribut-atribut suatu proyek; o Identifikasi autoritas suatu proyek (sponsor, manajer, anggota utama tim kerja); o Peran kerja orang-orang utama yang terlibat dan kontak informasinya; o Pondasi yang menopang jalannya proyek (batasan awal dari visi dan misi proyek). re/project management of ict/smt 6/it
22
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
re/project management of ict/smt 6/it
23
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
Sebuah proyek charter akan menumbuhkan: o Sense of responsibility/tanggung jawab (manajer) OSense of teamwork/kerja sama (tim kerja) o Sense of ownership/kepemikikan (sponsor) o Setelah project charter terbentuk, akan dilanjutkan dengan feasibility plan dan riset terhadap proyek. Melalui riset ini akan diestimasikan apakah sebuah proyek dapat dijalanankan sesuai pendanaan dan waktu yang ditetapkan. re/project management of ict/smt 6/it
24
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
2.3. Proyek fase 1. Proyek dibagi ke dalam fase-fase 2. Setiap fase menghasilkan suatu bentuk hasil nyata tertentu (deliverables) yang digunakan utk fase berikutnya. 3. Sebuah deliverable: dapat dilihat dan dinilai serta diverifikasikan, contoh: hasil studi kelayakan, desain sistem informasi, ataupun software prototip yang dapat digunakan. 4. Proyek fase ini penting untukmenilai performa proyek secara keseluruhan dan tahap penentuan untuk kelanjutan ke fase berikutnya. re/project management of ict/smt 6/it
25
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
re/project management of ict/smt 6/it
26
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
2.3.1 Siklus hidup proyek (Project life cycles) Siklus hidup proyek menggambarkan fase-fase global dalam sebuah proyek. Siklus hidup proyek digunakan untuk: o Menentukan awal dan akhir dari sebuah proyek. o Menentukan kapan studi kelayakan dilakukan. o Menentukan tindakan-tindakan transisi. o Menentukan pekerjaan teknis apa yang harus dilakukan pada setiap fasenya. re/project management of ict/smt 6/it
27
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
Contoh gambaran siklus hidup proyek:
re/project management of ict/smt 6/it
28
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
Pada siklus ini proyek terbagi atas empat fase utama yaitu: o Defining (genesis dan pendefinisian proyek); o Planning (perencanaan proyek); o Executing (pengimplementasian proyek); o Delivering (penyerahan hasil proyek kepada yang berhak). re/project management of ict/smt 6/it
29
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
Sifat‐sifat umum siklus hidup proyek, o Biaya dan pengalokasian SDM rendah pada awal proyek, tinggi pada saat eksekusi dan turun perlahan hingga akhir proyek. o Kemungkinan menyelesaikan proyek terendah (risiko dan ketidakpastian terbesar) pada awal proyek dan kemungkinan sukses semakin besar pada tahap‐ tahap selanjutnya. o Penanam modal (pemberi order) sangat berpengaruh pada awal proyek dalam hal menentukan scope, biaya dan deliverables. Disebabkan: seiring perjalanan proyek banyak hal‐hal tak terduga, perubahan‐perubahan, dan perbaikan re/project management of ict/smt 6/it 30
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
2.4 Studi Kasus Project Charter Kasus : pengembangan dan pembangunan jaringan komputer. Dari kasus tersebut akan dibuat sebuah project charter sebagai langkah awal pelaksanaan proyek o Jaringan komputer sebuah perusahaan (contoh: Universitas Kristen Maranatha) terdiri dari 380 PC memakai OS win/95; 11 server win/NT; dan 5 server Novell NetWare; o Manajemen perusahaan memutuskan untuk meng-upgrade OS semua PC menjadi Win XP, dan semua server, termasuk server NetWare, menggunakan Win 2000 Server. re/project management of ict/smt 6/it
31
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
o Nama proyek: upgrade sistem operasi menuju Win XP dan Win server 2000 dalam lingkungan UKM. o Sponsor proyek: rektor UKM, CISCO Networking. o Manajer proyek: kepala NOC. o Tim kerja proyek: network operation center. o Tujuan proyek: Semua OS PC akan di-upgrade ke Win XP pada akhir tahun (20 Des 2003) ini. Semua server akan di-upgrade ke Win 2000 server pada akhir tahun depan (20 Des 2004).
re/project management of ict/smt 6/it
32
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
o Kasus bisnis: 1. win 95 telah digunakan selama 5 tahun terakhir ini dalam mengelola bisnis perusahaan. 2. Namun saat ini telah ada produk baru yang memiliki kemampuan jauh lebih baik: Win XP. 3. Pekerjaan akan lebih produktif, terkendali, aman, dan lebih user‐friendly. 4. Berorientasi teknologi baru spt: jaringan infrared, dan teknologi web‐based dalam menunjang informasi di perusahaan. 5. Menggantikan server yang ada dengan multi‐processors server yang ditunjang oleh teknologi win 2000 adv. server. 6. Win 2000 Adv. Server membantu user dalam menemukan sumberdaya dalam jaringan komputer perusahaan, meningkatkan kinerja jaringan, dan pengamanan yang memadai re/project management of ict/smt 6/it
33
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
o Hasil proyek yang akan dicapai: 1. Instalasi Win XP pada setiap PC 2. Instalasi Win 2000 pada setiap server yang ada. 3. Seluruh instalasi akan selesai pada 20 Des 2004. o Penjadwalan kasar: 1. Jun: a.start test metode pengembangan, b.menginventarisari applikasi setiap pemakai PC, c. menulis scripts untuk proses pemindahan applikasi nantinya. 2. Agust: re/project management of ict/smt 6/it
34
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
2. Agust: a.memulai penggantian (100 user). b.Mencoba, mendokumentasikan problem dan pemecahannya. c.Mulai desain Win 2000 Server. 3. Okt: a. Mulai pelatihan Win XP bagi calon user. b. Sementara itu Win XP mulai diinstalasi pada PC mereka. c. Mengecek masalah‐masalah yang mungkin ada , dan helpdesk (support) bagi user. d. Pengetesan tiga server dengan Win 2000. 4. Des: re/project management of ict/smt 6/it
35
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
Des: Penyelesaian instalasi Win XP. Mulai menginstalasi Win 2000 Server dan membangun infrastrukturnya (utk server‐server yang baru) dan inventarisasi problem serta penyelesaian. Instalasi untuk server lainnya dimulai. Pembangunan infrastruktur diperkirakan memakan waktu satu tahun. 20 Des 2004 keseluruhan proyek selesai. o Sumberdaya proyek: re/project management of ict/smt 6/it
36
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
o Sumberdaya proyek: Perkiraan biaya: Rp. 800 juta. (termasuk biaya software baru, XP, win 2000, lisensi, konsultan, pelatihan). Laboratorium pengetesan akan dibooking penuh selama 5 bulan. Konsultansi dari CISCO Networking Consultancy.
re/project management of ict/smt 6/it
37
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
re/project management of ict/smt 6/it
38
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ”
re/project management of ict/smt 6/it
39
Manajemen Proyek IT “ Perubahan itu pasti dan yang tidak akan berubah adalah perubahan itu sendiri ” Daftar Pustaka IT Project Management: On Track from Start to Finish; Joseph Phillips; Mc Graw Hill Osborne, 2002; ISBN 0‐07‐222349‐9. Project Management: The Managerial Process; Clifford F. Gray / Erik W. Larson; Mc Graw Hill International Editions, 2000; ISBN 0‐07‐116316‐6. Software Project Management 2/e; Bob Hughes dan Mike Cotterell; Mc Graw Gill Companies, 1999; ISBN 007‐709505‐7. [ROG97] Rekayasa Perangkat Lunak, Pendekatan Praktisi; Roger S. Pressman; McGraw‐Hill Book, Co., 1997; ISBN 979‐533‐807‐2 (bahasa Inggris). Referensi A Guide toThe: Project Management Body of Knowledge, Project Magement Institute 1996. Manajemen Proyek dalam 10 menit; Jeff Davidson (terjemahan oleh Sisnuhadi); Penerbit Andi Yogyakarta 2000, ISBN buku asli 979‐533‐733‐5. Pengantar Manajemen Proyek Berbasis Internet; V. Christianto, I Made Wiryana; Elex Media Komputindo, 2002; ISBN 979‐20‐3081‐6. Perencanaan Projek dengan Metode Jaringan Kerja, beserta Aplikasi pada Mikro Komputer; drs. Alif Martadi; Penerbit PT. Golden Terayon Press Jakarta 1986. Artikel A Buyer’s Guide To Selecting Project Management Software; The Hampton Group, Inc., Jun 2001. Managing Web Projects: Recipes for Success; Geoff Hewson; Software Productivity Center Inc, Jul 2000. [ALB83] Software function, source lines of code and development effort production; a software science validation; Abrecht, A.J. dan J.E. Gaffney; IEEE Trans. Software Engineering; Nov, 1983, hal. 639‐648. [JON91] Applied software measurement; Jones, C.; McGraw‐Hill 1991. Internet Sites Project Management Institute http://www.pmi.org Project Management Training, Tools, Techniques and Textbooks http://www.4pm.com
re/project management of ict/smt 6/it
40
