MAKALAH RENCANA STRATEGIS BISNIS/IT
TUGAS 5 Sistem Informasi Manajemen
Oleh : Nandang Agus Taruna
EK 9 PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR FEBRUARI 2012
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur Penulis Panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun makalah yang berjudul "Rencana Strategis Bisnis/IT” tepat pada waktunya. Penulis menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini berkat bantuan dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam pembuatan makalah ini, terutama kepada Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. selaku dosen pengajar mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada para pembaca. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun materinya. Kritik dan saran dari pembaca sangat penulis harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.
Bogor, Februari 2012
Penulis
i
DAFTAR ISI
Hal KATA PENGANTAR .......................................................................................... i DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii BAB I
PENDAHULUAN .................................................................................. 1 1.1. Latar Belakang ............................................................................... 1 1.2. Tujuan ............................................................................................ 3
BAB II PEMBAHASAN .................................................................................... 4 2.1. Studi Kasus ................................................................................................4 2.2 Pembahasan ..............................................................................................8 2.2.1 Organisasi tanpa Rencana Strategis Bisnis ................................... 8 2.2.2 Peluang IT Leader dalam Penyusunan Rencana Strategis .........................................................................9 2.2.3 Hubungan antara IT dan Bisnis ...................................................11 BAB III KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 14 3.1. Kesimpulan ................................................................................... 14 3.2. Saran .............................................................................................. 14
ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perkembangan Teknologi Informasi dewasa ini sangat cepat dan signifikan. Perkembangan ini menyebabkan perubahan peran teknologi pada dunia bisnis atau organisasi. Peran ini mulai dari efisiensi, efektifitas dan sampai ke peran strategik. Peran efisiensi yaitu menggantikan manusia dengan teknologi informasi yang lebih efisien, peran efektifitas yaitu menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen yang efektif. Dan sekarang peranan teknologi informasi tidak hanya untuk efisiensi dan efektifitas, tetapi sudah untuk strategik, yaitu digunakan untuk memenangkan persaingan. Karena perannya yang strategik, Teknologi Informasi juga disebut sebagai senjata strategik (strategic weapon), yaitu digunakan sebagai alat ampuh untuk berkompetisi dan bahkan saat ini teknologi informasi juga disebut sebagai enabler yaitu membuat organisasi mampu mendapatkan keunggulan kompetitif. Pada era informasi ini kegiatan bisnis suatu organisasi tidak terlepas dari peran Sistem informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI), SI merupakan sarana andalan guna memenangkan persaingan dalam industri, membantu organisasi dalam mewujudkan efisiensi proses back office, meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen, membantu mengambil keputusan, merencanakan ke depan, memperluas pasar, dan memasarkan produk. Keunggulan bersaing organisasi yang didukung oleh sistem informasi tersebut harus disesuaikan dengan kematangan proses dan rencana bisnis organisasi ke depan guna memenangkan persaingan. Sistem informasi berfungsi sebagai sarana dalam membantu organisasi untuk merealisasikan tujuan organisasi tersebut. Organisasi perlu melakukan penggalian kebutuhan bisnis dan
1
mengevaluasi sumber daya Teknologi Informasi (TI) hingga diperoleh peluang yang dapat dimanfaatkan dan dikembangkan oleh para pelaku yang terlibat dalam organisasi. Perkembangan IT telah menciptakan pergeseran yang mempengaruhi aktivitas di suatu organisasi. Agar IT dapat mendukung aktivitas suatu organisasi, perlu diciptakan rencana strategis IT yang sejalan dengan tujuan, visi dan misi organisasi tersebut. Keserasian antara strategi bisnis dan strategi IT merupakan hal yang penting dalam menunjang kesuksesan bisnis tersebut, bahkan terkadang ITlah yang mewujudkan hal tersebut, karena IT dapat meningkatkan kinerja suatu aktivitas bisnis dan mempengaruhi keseluruhan strategi bisnis. Walaupun IT memiliki potensi dalam meningkatkan produktivitas, banyak organisasi yang tidak mengetahui kondisi SI dan TI yang dimilikinya saat ini serta seberapa penting SI dan TI bagi pekerjaan mereka. Banyak organisasi yang hanya puas dengan cara kerja yang mereka terapkan saat ini. Hanya menjadikan komputer sebagai mesin ketik, tanpa berpikir jauh kedepan. Pada organisasi tersebut, perancangan rencana strategis IT merupakan tantangan berat bagi seorang pemimpin IT. Rintangan yang lebih berat akan dialami oleh seorang pemimpin di bidang IT yang bekerja di suatu organisasi yang bahkan tidak memiliki tujuan atau sasaran bisnis yang jelas. Pada kondisi seperti ini, tidak ada yang dapat dijadikan acuan dalam pembuatan rencana strategis IT. Pada kondisi seperti ini, pembuatan rencana strategis IT harus dilakukan bersamaan dengan penyusunan ulang sasaran atau tujuan bisnis organisasi yang bersangkutan. Sehingga rencana strategis IT dapat selaras dengan tujuan bisnis dan IT dapat memberikan dampak yang signifikan bagi perusahaan dalam pencapaian tujuan tersebut.
2
1.2 Tujuan •
Mengetahui bagaimana suatu perusahaan dapat berjalan tanpa strategi bisnis yang jelas. Dan mengetahui bagaimana lingkungan industri dan bisnis perusahaan tersebut.
•
Mengetahui keuntungan dan kerugian menjadi seorang IT leader di suatu perusahaan yang tidak memiliki strategi bisnis yang jelas.
•
Memahami hubungan antara keberhasilan IT dengan strategi bisnis di suatu organisasi
3
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Studi Kasus REAL WORLD CASE 3 Forrester, NMSU, Exante Financial Services, and Others : Getting Real about Strategic Planning Pada beberapa perusahaan seperti FedEx, GE atau Credit Suisse, IT dan bisnis berhubungan dengan sangat erat hingga sulit membedakan antara keduanya. Pada
perusahaan-perusahaan
tersebut,
pemimpin
perusahaan
memahami
pentingnya IT sebagai aset strategis dan mendukung keberadaan IT. Pada perusahaan-perusahaan semacam ini, CIO (Chief Information Officer) memegang peranan yang penting pada perusahaan. Jika seseorang bekerja di surga IT semacam itu, menciptakan rencana strategis yang baik mungkin merupakan hal yang sangat mudah. Akan tetapi, sebagian besar CIO bekerja di tempat yang bahkan kegiatan bisnisnya tidak memiliki strategi yang jelas. Pada perusahaan-perusahaan seperti itu, pemimpin-peminpin perusahaan tidak terlalu memperdulikan IT, apalagi menghargai IT sebagai aset strategis. Pada tempat-tempat seperti ini, seorang CIO menghabiskan waktunya untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin setiap harinya, sehingga tidak ada waktu yang tersisa untuk memikirkan rencana beberapa bulan ke depan. Jika seseorang bekerja di tempat semacam ini, membuat rencana strategis merupakan hal yang hampir tidak mungkin. Untuk sebagian besar CIO, membuat rencana strategis IT merupakan hal yang sulit. Rencana strategis IT adalah petunjuk tahunan yang bertujuan untuk memandu IT dalam 12 bulan ke depan atau lebih. Seorang IT leader yang tidak menguasai seni perencanaan strategis tidak akan bertahan lama di perusahaan. 4
Alex Cullen, Vice President dan Research Director Forester Research menyatakan bahwa “Tujuan dari rencana strategis IT adalah untuk meningkatkan hubungan antara bisnis
dan IT. Seorang CIO
memerlukannya untuk
berkomunikasi dengan kegiatan bisnis, agar mereka dapat mengerti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan dan membuat harapan-harapan ke depan.” Aturan
utama
dalam
pengembangan
strategi
IT
adalah
untuk
menghubungkannya dengan strategi bisnis. Laurie Orlov, seorang analis IT berpendapat bahwa sebuah bisnis harus memiliki hasil atau tujuan yang diinginkan, seperti perolehan pangsa pasar, tingkat kepuasan konsumen yang lebih tinggi, dll. IT harus mencari tahu peranan mereka dalam hal tersebut. Sayangnya, ketika IT dituntut untuk memiliki rencana strategis, kegiatan yang mereka dukung justru memiliki strategi bisnis yang memprihatinkan. Cullen berkata “Seringkali, bisnis tidak memiliki strategi apa-apa. Atau mereka memiliki strategi, tetapi strategi tersebut terlalu umum dan rancu. Atau mereka harus mengubahnya. Atau mereka beberapa strategi, tetapi tidak dapat diaplikasikan untuk semua kegiatan bisnis yang terlibat.” Perusahaan-perusahaan dengan strategi bisnis yang tidak jelas memberikan tantangan tersendiri bagi seorang CIO, tetapi CIO yang lihai dapat melihathal tersebut sebagai sebuah kesempatan. Dave Aron, vice president dan research director pada Gartner Executive Programs berkata “Orang-orang di bidang bisnis sangat berfokus pada operasi dan detil-detil lainnya. IT dapat membantu bisnis dalam menentukan apa yang dapat menjadi daya saing perusahaan. Dan kemudian, anda akan berubah dari seseorang yang hanya melaksanakan perintah menjadi orang yang berpengaruh dalam keseluruhan strategi yang dibuat.” Michael Hites mengetahui kurangnya visi di New Mexico State University (NMSU) merupakan sebuah tantangan. Hites menjelaskan “Jika anda tidak memiliki rencana di tingkatan yang paling tinggi, rencana strategis IT, bahkan yang terbaik sekalipun, tidak akan dapat berjalan.” Ketika ia menjadi CIO pada tahun 2003, NMSU memiliki rencana yang hampir sama dengan sekolah lainnya. Tanpa rencana ambisius dari universitas, tidak ada yang dapat dijadikan pijakan
5
dalam menentukan rencana strategis IT. IT, walaupun dengan susah payah, dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, tetapi sama sekali tidak melakukan hal yang bersifat strategis. Sehingga rencana strategis IT yang pertama dibuat oleh Hites sangat beresiko. Setelah beberapa tahun berkampanye tentang kurangnya rencana strategis di universitas tersebut, Hites diangkat menjadi vice presidentof planning and technology yang bertanggung jawab dalam perencanaan untuk seluruh aktivitas universitas. Hites dan timnya memiliki banyak ide cemerlang yang memerlukan dana sekitar 15 juta dolar, tetapi universitas hanya didanai setengah juta dolar setiap tahunnya. Pertanyaan yang dihadapi oleh Hites dalam setiap tahunnya adalah bagaimana cara menggunakan dana yang kecil tersebut untuk sesuatu yang strategis. Jika universitas memiliki rencana yang biasa, seperti “membantu keberhasilan siswa” atau “meningkatkan penilitian”, apapun yang anda lakukan di universitas akan membantu mewujudkan tujuan tersebut dan anda tidak akan pernah yakin bahwa anda mengambil pilihan yang tepat.. Tetapi jika universitas keluar dari pola pikir lama dan menyatakan “Kami akan memiliki program pendidikan online terbaik di dunia di bidang peradilan pidana.”, maka hal tersebut merupakan sebuah rencana strategis. Ketika Kelly Clark bergabung dengan Exante Financial Services, sebuah perusahaan penyedia layanan finansial di industri pelayanan kesehatan, dia ingin merubah proses perencanaan strategis IT. Clark menjelaskan bahwa umumnya, proses tersebut dilakukan di akhir tahun. Perusahaan melihat persediaan anggaran, kemudian menentukan apa yang dapat dilakukan dengan anggaran tersebut. Clark menginginkan proses yang proaktif, sebuah overlay bisnis yang dapat menyatakan “ini yang dicari oleh pasar, ini yang kita miliki, dan ini yang harus kita lakukan”. Exante memiliki tujuan bisnis tetapi tidak memiliki strategi bisnis, sehingga Clark berpendapat kepada CEO dan CFOnya bahwa mereka memerlukan hal tersebut, dan mereka menyetujuinya.akhirnya mereka membuat rencana strategis perusahaan dan IT menjadi bagian dari proses tersebut.
6
Ketika Brian Tennant menjadi CIO di Bethesda Lutheran Homes and Services (BLHS), penyedia layanan berbasis kepercayaan untuk orang-orang yang cacat pertumbuhan, perusahaan tersebut memiliki rencana strategis untuk beberapa tahun ke depan. Akan tetapi, rencana tersebut hanya strategis di namanya saja. Rencana tersebut sangat umum, yaitu ‘menjadi yang terbaik dan tumbuh dengan jumlah ini’. Tidak pernah ada kejelasan mengapa mereka memilih angka pertumbuhan atau cara mereka mengukurnya. Mereka juga tidak memberi perhatian apakah rencana tersebut berjalan dengan baik. Awalnya, hal tersebut tidak teralu berarti bagi Tennant. Pada tahun 2005, BLHS memiliki Good Shepherd Comunities yang berbasis di Orange County, California, yang memperbesar perusahaan sebanyak dua pertiganya. Hal ini membuat perusahaan membutuhkan suatu modernisasi di banyak hal, termasuk mengatur inti sistem ERP. Bahkan dengan strategi bisnis menyeluruh, IT memiliki tujuan yang jelas: integrate and upgrade. Tennant sadar bahwa sudah waktunya membuat rencana untuk membimbing timnya yang berjumlah 10 orang melalui tiga sampai lima tahun ke depan. Tetapi Tennant tidak hanya menunggu organisasi berusia 105 tahun tersebut membuat rencana baru untuk lima tahun yang cukup spesifik untuk membimbing IT, dia juga membantu perencanaan tersebut. Tennant berkata “Saya memposisikan diri saya sebagai anggota tim manajemen senior yang kebetulan bertanggung jawab di bidang IT. Sehingga, saya mengambil kesempatan untuk mempertimbangkan seluruh aspek organisasi, dan bukan hanya di bidang saya.” Clark dari Exante berkata bahwa perencanaan strategis merupakan hal yang penting. Permasalahan yang dihadapai umumnya adalah masalah finansial. Clark menyatakan bahwa dia telah berinvestasi pada proses dan SDM untuk memastikan rencana strategis IT tetap menjadi prioritas. Dia berkata “Anda membutuhkan sebuah tim yang berdedikasi. Sebagian besar organisasi tidak menugaskan orang yang khusus menangani perencanaan strategis IT, sehingga perencanaan tersebut menjadi sebuah beban. Ketika posisi perencana strategis dibuka, akan ada orang-orang yang berminat untuk mengerjakannya.
7
Hal ini disetujui oleh Orlov. Dia berkata “Seseorang di bidang IT harus menggunakan sebagian besar waktunya untuk memikirkan strategi IT. Sedangkan sisa waktunya digunakan untuk memastikan bahwa mereka terhubung dengan semua hal yang terjadi di perusahaan. Cullen berkata “Jika anda mengerjakan rencana strategis untuk pertama kalinya pada tahun lalu, anda akan menyadari bahwa proses yang sama akan membutuhkan waktu yang lebih singkat di tahun ini. Dan akan lebih baik pada tahun-tahun selanjutnya. Anda akan menghabiskan waktu yang lebih sedikit untuk melakukan pekerjaan tersebut dan memiliki waktu luang untuk berdiskusi. Hal itu bahkan bisa menjadi hal terbaik yang anda inginkan dari pekerjaan anda karena anda dapat menyampaikan pendapat anda tentang apa yang ingin anda lakukan dan apa dampaknya terhadap organisasi.” 2.2 Pembahasan 2.2.1 Organisasi tanpa Rencana Strategis Bisnis Perusahaan-perusahaan yang tidak memiliki rencana strategis yang jelas merupakan perusahaan yang tidak memiliki tujuan dan target tertentu. Mereka tidak memikirkan berapa banyak target penjualan pada setiap tahun, kepuasan konsumen terhadap pelayanan terhadap layanan yang diberikan, perbaikan sistem pelayanan, atau rencana pengembangan perusahaan. Mereka hanya memikirkan keuntungan yang didapat oleh perusahaan dan bagaimana agar perusahaan dapat terus berjalan. Ketiadaan rencana strategis dapat terjadi di perusahaan-perusahaan yang bergerak di suatu bidang tertentu pada lingkungan dimana tidak terdapat kompetitor atau saingan lain. Tanpa adanya kompetitor, perusahaan akan tetap memiliki pelanggan walaupun mereka memberikan pelayanan yang buruk. Kasus seperti ini juga dapat terjadi pada perusahaan-perusahaan di lingkungan yang terdapat kompetitor, namun jumlah permintaan jauh melebihi jumlah penawaran. Sehingga, walaupun perusahaan lain dapat memberikan pelayanan yang jauh lebih baik, sebagian pelanggan akan tetap menggunakan jasa perusahaan tersebut karena si kompetitor tidak dapat melayani seluruh permintaan pelanggan yang begitu banyak. 8
Kasus seperti ini juga dialami oleh instansi-instansi pemerintah, karena umumnya instansi-instansi pemerintah bergerak di bidang pelayanan masyarakat tertentu dan pelayanan tersebut bersifat monopoli. Artinya tidak ada perusahaan swasta yang boleh atau mendapatkan izin untuk bergerak di bidang tersebut. Sebenarnya di level pusat, setiap instansi pemerintah memiliki tugas dan fungsi yang diatur dalam undang-undang. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya tersebut setiap instansi juga membuat visi dan misi tertentu. Sayangnya, pada tingkatan yang lebih rendah, seperti pada tingkat provinsi atau kabupaten/kota, visi dan misi tersebut tidak dapat berjalan dengan baik. Para pejabat dan staffnya terlalu sibuk oleh pekerjaan-pekerjaan rutin, sehingga mereka tidak dapat meluangkan waktu untuk memikirkan perencanaan strategis bagi instansi di tempat dia bekerja. Tidak jarang, beberapa program rencana strategis baru yang diinstruksikan oleh instansi pusat dalam rangka perbaikan mutu pelayanan tidak dilaksanakan dengan baik oleh bagian atau cabangnya di daerah. Bahkan pada beberapa kasus, perubahan tersebut justru dianggap sebagai beban yang dapat mengganggu pekerjaan rutin. 2.2.2 Peluang IT Leader dalam Penyusunan Rencana Strategis Tidak adanya strategi bisnis yang jelas memberikan peluang bagi IT leader untuk maju dan membantu menyusun strategi baru bagi organisasi. Dengan keterlibatannya di dalam penyusunan rencana strategi bisnis, seorang IT leader dapat menempatkan IT di posisi yang penting bagi perusahaan. Sehingga, pada posisi tersebut, IT tidak lagi hanya menjadi sarana pendukung, melainkan menjadi modal utama dan memberikan dampak yang besar bagi organisasi, baik dalam setiap aktivitasnya, maupun dalam proses pengambilan keputusan. Selain dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan, Seorang IT leader yang mampu menyusun strategi dimana bisnis dan IT dapat berjalan secara harmonis, akan mendapatkan keuntungan pribadi dalam karirnya di organisasi, seperti promosi jabatan, kenaikan gaji atau posisi penting lain dalam pengambilan keputusan. Akan tetapi hal tersebut bukanlah pekerjaan yang mudah dan berada pada situasi demikian memiliki beberapa kerugian tersendiri.
9
Menyusun suatu rencana strategis bisnis yang dapat membimbing organisasi dalam beberapa tahun ke depan merupakan hal yang sulit. Sedangkan menyusun strategi bisnis-IT dimana keduanya saling berhubungan dan saling mendukung merupakan hal yang lebih sulit lagi. Agar IT dapat berperan optimal dalam organisasi, maka seorang perencana harus mengerti dan menguasai setiap kegiatan/aktivitas yang terjadi di organisasi dan memikirkan bagaimana keterlibatan IT di dalam setiap aktivitas tersebut. Sehingga, si perencana harus mengatur waktu serta mencurahkan tenaga dan pikirannya agar dapat melakukan semua hal tersebut. Hal lain yang perlu dipikirkan adalah investasi yang cukup besar yang harus disediakan oleh perusahaan dalam rangka penggunaan IT sebagai sarana pendukung. Investasi tersebut meliputi penyediaan server dengan spesifikasi jauh di atas komputer biasa, perancangan sistem jaringan, pembangunan database, pembuatan aplikasi/program yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan, pembuatan sarana pendukung, serta pelatihan teknis untuk operator. Implementasi rencana strategis baru di organisasi, baik secara langsung, maupun tidak langsung juga akan menyebabkan perubahan struktural, fungsional atau operasional di organisasi. Ini artinya si perencana juga harus memikirkan bagaimana caranya agar setiap pihak di organisasi dapat beradaptasi terhadap perubahan tersebut tanpa mengganggu rutinitas sehari-hari. Perubahan yang terjadi di suatu organisasi umumnya menghadapi tantangan internal berupa resistansi dari pihak-pihak di organisasi tersebut. Resistansi ini terjadi karena dengan adanya perubahan tersebut, beberapa pihak akan mengalami perubahan pola kerja. Artinya, mereka harus menyediakan waktu untuk mempelajari apa yang harus mereka lakukan di posisi yang baru, apalagi jika perubahan tersebut melibatkan penggunaan teknologi baru yang membutuhkan pelatihan khusus. Dalam beberapa kasus, hal ini dianggap sebagai beban, karena selain harus mempelajari pola kerja baru, mereka juga dituntut untuk menyelesaikan pekerjaan rutin.
10
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa penyusunan rencana strategis bisnis/IT baru memiliki resiko yang sangat besar. Jika tidak diperhitungkan dengan benar dan terjadi kesalahan di salah satu aspek saja, maka organisasi tersebut dapat mengalami suatu kegagalan. Tergantung jenis kesalahannya, kegagalan tersebut mungkin hanya kegagalan pada penerapan IT sebagai sarana pendukung, atau bahkan kegagalan sistem bisnis secara keseluruhan. 2.2.3 Hubungan antara IT dan Bisnis Perencanaan rencana strategis sistem/teknologi informasi merupakan proses untuk menentukan tujuan-tujuan implementasi sistem/teknologi informasi dan mengidentifikasi sistem/teknologi informasi yang potensial untuk diterapkan dalam organisasi tersebut [Lederer and Sethi, 1988]. Secara sederhana, perencanaan sistem/teknologi informasi dapat diartikan sebagai pengkajian informasi kebutuhan-kebutuhan suatu organisasi dan pendefinisian sistem, database dan teknologi yang dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi tersebut. Sehingga, agar dapat diimplementasikan secara optimal, sistem/teknologi informasi harus sesuai dengan rencana strategis bisnis organisasi. Alasan mengapa bisnis dan IT harus saling berhubungan antara lain sebagai berikut : a. Peningkatan performa dan kinerja Kemampuan utama yang dimiliki oleh IT adalah kemampuannya untuk membantu, bahkan menggantikan fungsi otak manusia dalam berpikir. Hal ini berdampak pada peningkatan kecepatan aktivitas yang dilakukan oleh operator, dibandingkan jika pekerjaan tersebut dikerjakan secara manual. Salah satu penerapan IT pada organisasi adalah pembangunan sistem manajemen database. Selain dapat meningkatkan performa, penerapan teknologi ini juga dapat mendeteksi dan memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh manusia (human error), seperti duplikasi dan inkonsistensi data. Agar kemampuan IT ini dapat dimanfaatkan dengan optimal, maka terlebih dahulu harus dilakukan analisis mengenai aktivitas
11
apa saja yang terjadi di organisasi dan di bagian mana serta bagaimana IT dapat diimplementasikan untuk mendukung aktivitas tersebut. b. Kemudahan Berkomunikasi Sistem jaringan yang terbangun dengan baik dapat mempermudah komunikasi antar pihak yang terlibat dalam organisasi. Termasuk di dalamnya kemudahan dalam akses dan penyebaran data. Dalam perencanaannya juga harus dipilih data-data apa saja yang dapat dibagi (shared) dan data-data apa saja yang sifatnya rahasia. Untuk organisasi besar yang keberadaannya tersebar di beberapa tempat yang berbea, penggunaan internet sebagai media komunikasi dapat memberikan manfaat yang sangat besar, seperti efisiensi waktu dan tenaga. c. Peningkatan Pelayanan Pelayanan
terhadap
konsumen
dapat
ditingkatkan
dengan
penggunaan IT. Sistem dan teknologi informasi yang dibangun sesuai dengan rencana strategis bisnis dapat digunakan untuk mengumpulkan opini, permintaan dan keluhan dari konsumen. IT kemudian dapat menganalisis apa yang harus dilakukan oleh organisasi agar dapat memenuhi permintaan atau mengatasi keluhan dari konsumen tersebut, sehingga dapat menaikkan tingkat kepuasan pelanggan. d. Pengambilan Keputusan Selain membantu dalam kegiatan operasional, IT yang selaras dengan strategi bisnis organisasi juga dapat membantu para pimpinan dalam mengambil kebijakan. IT dapat menganalisis suatu permasalahan dan menawarkan alternatif solusi yang dapat dipilih dalam mengahadapi permasalahan tersebut. Selain itu, karena terhubung dengan setiap jenis kegiatan yang terjadi di perusahaan, IT juga dapat mencari titik lemah perusahaan, mengidentifikasi kecacatan yang terjadi di mata-mata rantai operasi serta cara mengatasinya, sehingga pimpinan dapat mengambil suatu kebijakan yang dapat mengoptimalkan setiap pihak yang terlibat
12
dalam organisasi. Bagian dari sistem informasi yang dapat melakukan hal tersebut disebut Sistem pendukung keputusan/SPK (Inggris: decision support systems disingkat DSS). Pada tahap ini, IT bukan lagi menjadi menjadi sarana pendukung bisnis, melainkan menjadi aspek yang berperan penting dalam mengarahkan bisnis Selain yang telah disebutkan di atas, masih banyak alasan lain mengapa IT harus berhubungan dengan rencana strategis bisnis organisasi. Secara umum, rencana strategis IT yang disusun dengan baik dapat meningkatkan keuntungan yang diperoleh oleh organisasi dan meningkatkan daya saing terhadap kompetitor lain.
13
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan •
Rencana strategis bisnis/IT adalah pedoman bagi organisasi yang dapat membimbing organisasi untuk mencapai tujuannya dalam jangka waktu tertentu dan bagaimana peran IT dalam membantu mewujudkan hal tersebut.
•
Organisasi yang dapat berjalan meskipun tanpa rencana strategis yang jelas umumnya dijumpai pada lingkungan bisnis dimana tidak terdapat kompetitor di bidang bisnis yang sama.
•
Tidak adanya strategi bisnis yang jelas memberikan peluang bagi IT leader untuk maju dan membantu menyusun strategi baru dimana IT dapat berperan dalam strategi tersebut. Namun, karena tidak ada hal yang dapat dijadikan acuan atau pijakan, rencana strategis tersebut memiliki resiko kegagalan yang besar.
•
Implementasi IT harus berhubungan dan sesuai dengan rencana strategis bisnis organisasi agar IT dapat membantu, bahkan mengarahkan organisasi dalam setiap kegiatan dan pengambilan keputusan yang terjadi di organisasi.
3.2 Saran •
Agar rencana strategis bisnis/IT dapat disusun dengan baik, perlu dibentuk suatu tim yang anggotanya merupakan perwakilan dari masing-masing unit kerja dan semua anggota tim mengerti pentingnya IT dalam menunjang aktivitas mereka di unit kerja masing-masing.
•
Manusia merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan rencana strategis bisnis/IT yang tidak dapat diukur. Oleh
karena itu, mindset
semua pihak harus diubah agar tidak terjadi resistansi terhadap implementasi perubahan. 14
