Ismertető. Events Rendezvényszervezési rendszer

Ismertető

Events – Rendezvényszervezési rendszer

Ismertető Events – Rendezvényszervezési rendszer v:1.220

TARTALOMJEGYZÉK 1.

2.

Bevezetés ........................................................................................................................................................................................... 4

1.1

Általános leírás ......................................................................................................................................................................... 4

1.2

Rendszerkövetelmények...................................................................................................................................................... 4

Rendszerleírás................................................................................................................................................................................. 4

2.1

Bejelentkezés ............................................................................................................................................................................ 4

2.2

Törzsadat .................................................................................................................................................................................... 5

2.2.1

Partner ............................................................................................................................................................................... 6

2.2.2

Partner típus.................................................................................................................................................................... 7

2.2.3

Város ................................................................................................................................................................................... 7

2.2.4

Felhasználó ...................................................................................................................................................................... 8

2.3

Rendezvények .......................................................................................................................................................................... 9

2.3.1

Részletes program, Közreműködők .................................................................................................................... 10

2.3.2

Műszaki tervezési lap................................................................................................................................................ 10

2.3.3

Helyszínek, Lefoglalások ......................................................................................................................................... 10

2.3.4

Technikai igények, Forgatókönyv/Szövegkönyv, Egyéb adatok............................................................. 10

2.3.5

Árajánlatok .................................................................................................................................................................... 11

2.3.6

Költségvetés.................................................................................................................................................................. 11

2.3.7

Szerződések .................................................................................................................................................................. 12

2.3.8

Megrendelések............................................................................................................................................................. 12

2.3.9

Meghívók, Plakátok, Szórólap megrendelések ............................................................................................... 12

2.3.10

Meghívandók ................................................................................................................................................................ 12

2.3.11

Beszerzések .................................................................................................................................................................. 12

2.3.12

Sajtóanyag, Banner, Hirdetések, Logók, Meghívók ....................................................................................... 13

2.3.13

Értesítések ..................................................................................................................................................................... 13

2.3.14

Feladatleosztások ....................................................................................................................................................... 13

2.3.15

Felkérések ..................................................................................................................................................................... 13

2.3.16

Egyéb nyomtatványok, kártyák, listák ............................................................................................................... 13

2.3.17

Számlák leigazolása, bekönyvelése a költségvetés táblázatba, teljesítés igazolások ..................... 13

Events_Ismerteto_v1.01.doc Guden-Sys Kft.

Utoljára mentette: Bartl Betti 2012.01.24. 10:05:17 Nyomtatva: 2012.01.24. 10:05:00

- 14/2 -


2.3.18

Rendezvény költségvetésének zárása................................................................................................................ 13

2.3.19

A rendezvényről megjelent sajtóanyag összegyűjtése, lefűzése ............................................................. 13

2.3.20

Köszönőlevelek megírása, fotók, CD-k archiválása ...................................................................................... 14



- 14/3 -


1. Bevezetés 1.1 Általános leírás A rendszer célja: a rendezvények lebonyolításának vezérlése, információ a rendezvény státuszáról. A szervezés pontos menetét - a megrendelővel közösen meghatározott lépések alapján- egy képernyő tartalmazza (a dátum és a helyszín kitűzésétől a köszönőlevelek megírásáig). Pontról pontra haladva könnyedén, szervezetten lehet dolgozni, minden információ egy adott képernyőről könnyedén elérhető, a felhasználók számára kezelhető, áttekinthető.

1.2 Rendszerkövetelmények •

Microsoft .NET Framework 4.0 futtatókörnyezet

•

Microsoft SQL 2008 R2

2. Rendszerleírás 2.1 Bejelentkezés A programba történő bejelentkezés során történik meg a felhasználó valódiságának ellenőrzése és a felhasználókhoz tartozó jogosultságok betöltése. A bejelentkezés a következő felületen történhet meg:

A felső (Felhasználónév) mezőbe kell írni a felhasználói azonosítót, míg az alsóba (Jelszó) a felhasználó jelszavát. A jelszó megadásakor a program érzékeny a kis-és nagybetűk közti különbségekre. Hibás felhasználói név vagy jelszó esetén a programba nem lehet belépni.



- 14/4 -


Bejelentkezés után a következő képernyőt láthatjuk:

A Törzsadat menü a rendezvények lebonyolításához szükséges törzsadatok-, illetve a rendszerfelhasználók adatainak karbantartására szolgál, a Névjegy információt ad a rendszerről, tulajdonosáról és szerzőjéről.

2.2 Törzsadat A képernyőkön a csillagozott mezők kitöltése kötelező, erre külön figyelmeztetést is kapunk. Az

nyomógombbal tudunk új törzsadatot felvenni, a képernyő alsó részén lévő

táblázatban láthatók a már felvitt adatok,

gombbal a kiválasztott sor adatai módosíthatók,

gombbal lehet a módosítást véglegesíteni. Amennyiben a módosítást, felvitelt nem akarjuk elmenteni, a

gombot használjuk. Törölni a kiválasztott sort a

képernyőt elhagyni, visszatérni a menübe pedig a


gombbal lehet, a

gombbal tudunk.


- 14/5 -


2.2.1 Partner Partnerek (pl.: nyomda, vendéglátóhely, fellépő művész) karbantartása.



- 14/6 -


2.2.2 Partner típus A partnerek típus szerinti csoportosításához csoportok karbantartása, kimutatások, statisztikák készítéséhez. (Pl.: éves nyomdaköltség.)

2.2.3 Város Partnerek pontos címéhez a települések karbantartása.



- 14/7 -


2.2.4 Felhasználó A rendszerfelhasználók adatainak karbantartása.



- 14/8 -


2.3 Rendezvények A képernyő tetején lévő „Rendezvények” legördülő menüből választhatunk a meglévő rendezvények közül és a nyomógombbal módosíthatjuk az adatokat. A bepipálása esetén a már lezárt rendezvények adatait is megtekinthetjük (módosítani már nem lehet!). Új rendezvény, az nyomógomb használatával hozható létre, mindkét esetben a következő képernyő jelenik meg:

A képernyő két részre osztható. Új rendezvény felvitele esetén a felső, fejléc adatok megadása után mindenképpen menteni kell , ekkor lehet csak a tényleges dokumentumokat, táblázatokat kitölteni. (A csillagozott mezők kitöltése kötelező!) a rendezvény teljes megnevezése, rendezvény pontos időpontja. választható,

a

a rendezvény helyszíne,

a

a rendezvény felelősének neve (Felhasználó tábla alapján rendezvényhez

kötött

iktatószám.

a

rendezvény

létrehozásának/első mentésének dátuma, , mikor és ki módosította utoljára. Ez utóbbi három mező nem módosítható, a rendszer automatikusan kezeli. Az alsó rész tartalmazza a rendezvényszervezés tényleges lépéseit, mely 3 lapból/fülből áll. A lapokon nyomógombok, jelölőnégyzetek és hozzájuk tartozó dátum típusú mezők láthatók. A nyomógombokkal mappát, vagy adott dokumentumot illetve excel táblázatot lehet megnyitni. A mappák tartalmazhatnak „00_Sablon” nevű almappákat, ahol az adott részhez tartozó sablonok találhatók. Amikor egy-egy sablont használunk fel végleges dokumentum alapjaként, a „00_Sablon” almappából meg kell nyitni, majd „Mentés másként”-tel az éles mappába átmásolni. A fájlneveket célszerű az adott rendezvényhez, illetve partnerhez kötni, pl. „Szerződések\00_Sablon\Megbizasi_szerzodes_2011_Ceg_neve.doc” -> Mentés másként „Szerződések\Megbizasi_szerzodes_2011_KISS_KFT.doc”. A jelölő négyzetek jóváhagyási státuszok célját szolgálják, adott felhasználó beállíthatja, hogy egy-egy dokumentumot látott, ellenőrzött és aláírt, mindezt időponttal megjelölve. Events_Ismerteto_v1.01.doc Guden-Sys Kft.


- 14/9 -


Szakmai

2.3.1 Részletes program, Közreműködők A rendezvény részletes programját és a Közreműködők névsorát tartalmazó dokumentum megnyitása. Jóváhagyási státuszok: igazgatóhelyettes, igazgató mikor hagyta jóvá az adott dokumentumot.

2.3.2 Műszaki tervezési lap Műszaki tervezési lap dokumentum megnyitása. Jóváhagyási státuszok: rendezvényfelelős, csoportvezető, szakmai igazgatóhelyettes, gazdaságiműszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá az adott dokumentumot.

2.3.3 Helyszínek, Lefoglalások Helyszínek mappa megnyitása.

Teremlefoglalások excel táblázat megnyitása.

Teremlefoglalások Műszak excel táblázat megnyitása. Szállásfoglalás megtörtént-e, illetve mikor.

2.3.4 Technikai igények, Forgatókönyv/Szövegkönyv, Egyéb adatok mappa megnyitása.

A Forgatókönyvet vagy Szövegkönyvet tartalmazó dokumentum megnyitása. Egyéb dokumentumokat, adatokat, táblázatokat tartalmazó mappa megnyitása.



- 14/10 -


Gazdasági I.

2.3.5 Árajánlatok Árajánlatok mappa megnyitása, a rendezvényhez kapcsolódó árajánlatok tárolására szolgál.

2.3.6 Költségvetés Költségvetés képernyő megnyitása. A rendezvény tényleges kötségvetésének karbantartása. Jóváhagyási státuszok: gazdasági osztálynak mikor lett leadva, rendezvényfelelős, csoportvezető, szakmai igazgatóhelyettes, gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá a költségvetést.

Új költségvetési tétel az

nyomógombbal vihető fel.

Költségvetési tétel megnevezése. Előre deffiniált adatok alapján legördülő menüből választható ki. Partner hozzárendelése az adott tételhez. Legördülő menüből kiválasztható, a Partner adatok alapján. Events_Ismerteto_v1.01.doc Guden-Sys Kft.


- 14/11 -


Költségek: a tétel tervezett költsége, tényleges érték külünbözete. (Számított mező!)

tényleges érték,

a tervezett és a

Dokumentumok: az adott tételhez tartozó dokumentumok hozzárendelése. tudunk hozzárendelni, a tételhez rendelhető egy-egy

gombbal

gombbal pedig megtekinteni a kijelölt dokumentumot. Minden ,

,

illetve

Számla: a tételhez beérkező számla „bekönyvelése”. , illetve a kiegyenlítés dátuma: érkezett be: Megjegyzést fűzhetünk a tételhez a mezőben.

a számla bizonylatszáma, mikor .

A képernyő alsó részén láthatók a már felvitt tételek, egy-egy tétel adatain a módosíthatunk, tételt/sort törölni a

.

gombbal

gombbal lehetséges. A módosítást, új felvitelt

-sel véglegesíthetkjük, a csillagozott mezők kitöltése kötelező. Lehetőség van az adott rendezvény bizonyos tételeinek szűrésére, csoportosítására. A legördülő menüből választhatunk a csoportok között, „-Nincs megadva-” kiválasztás esetén nincs szűrés, minden tétel látható.

2.3.7 Szerződések Szerződések mappa megnyitása, a 00_Sablon mappában találhatók az alapszerződések megkötéséhez szükséges szerződés sablonok. Jóváhagyási státuszok: mikor lett visszaigazolva, igazgató, gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá a szerződéseket.

2.3.8 Megrendelések Megrendelések mappa megnyitása, a 00_Sablon mappában találhatók az alapmegrendelések megírásához szükséges megrendelés sablonok. Jóváhagyási státuszok: mikor lett visszaigazolva, igazgató, gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá a megrendeléseket.

2.3.9 Meghívók, Plakátok, Szórólap megrendelések Meghívók, Plakátok, Szórólap mappa megnyitása, a 00_Sablon mappában található a nyomdai igényhez kitöltendő dokumentum. Jóváhagyási státuszok: igazgató mikor hagyta jóvá, mikor lett postázva, megrendelve, plakáton, szórólapon terjesztve.

2.3.10 Meghívandók

2.3.11 Beszerzések

Készletbeszerzési igénylő lap excel táblázat megnyitása.

Egyéb beszerzés dokumentum megnyitása. Jóváhagyási státuszok: gazdasági-műszaki igazgató helyettes, igazgató mikor hagyta jóvá a beszerzéseket.



- 14/12 -


Gazdasági II.

2.3.12 Sajtóanyag, Banner, Hirdetések, Logók, Meghívók Sajtóanyag mappa megnyitása, ide lehet a rendezvényhez köthető összes sajtóanyagot bemásolni. Jóváhagyási státuszok: Sajtónak mikor lett továbbítva, honlapon megjeleníttetve.

2.3.13 Értesítések

2.3.14 Feladatleosztások

Feladatok – Felelősök dokumentum megnyitása.

A feladatleosztásoknak megfelelő telefonszámok jegyzéke.

2.3.15 Felkérések A Felkérések mappa megnyitása

2.3.16 Egyéb nyomtatványok, kártyák, listák Egyéb nyomtatványok dokumentum megnyitása. Ebből a dokumentumból megnyitható a Gépkocsi ütemterv, Behajtási-parkolási engedély illetve az Eszközigénylő lap.

2.3.17 Számlák leigazolása, bekönyvelése a költségvetés táblázatba, teljesítés igazolások Költségvetés képernyő megnyitása.

2.3.18 Rendezvény költségvetésének zárása Jóváhagyási státusz: Gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor zárta le a költségvetést.

2.3.19 A rendezvényről megjelent sajtóanyag összegyűjtése, lefűzése Sajtóanyag mappa megnyitása. Events_Ismerteto_v1.01.doc Guden-Sys Kft.


- 14/13 -


2.3.20 Köszönőlevelek megírása, fotók, CD-k archiválása Köszönölevelek mappa megnyitása.



- 14/14 -

Ismertető. Events Rendezvényszervezési rendszer

Recommend Documents