číslo Kariéra projektového manažera začíná u nás!

Zpravodaj projektu Projektový manažer 250+

4. číslo „Kariéra projektového manažera začíná u nás!“

Předmluva

O projektu

Základní údaje o projektu Projektový manažer 250+ (registrační č. CZ.1.07/1.3.00/14.0079)

Vážení a milí čtenáři, vážení a milí absolventi projektu PM 250+, právě jste otevřeli ve svých prohlížečích poslední číslo elektronického zpravodaje projektu Projektový manažer 250+. Projekt po 32 měsících realizace dnem 30. listopadu 2012 končí a my doufáme, že Vás projekt inspiroval a podpořil v práci projektového manažera a že Vám osobně „něco‟ užitečného přinesl ☺. Zpravodaj jsme opět rozdělili do pěti rubrik, rádi bychom upozornili pouze na oddíl O projektu. Sem jsme vložili na ukázku jeden z mnoha výstupů projektu, a to „Identifikační listinu projektu‟. Je součástí tzv. „Balíčku vzorových formulářů‟. Všechny dokumenty vycházejí z tradičních formulářů užívaných v projektovém managementu v komerční sféře a byly upravené pro potřeby projektových manažerů pracujících ve škole a školských zařízení. Další výstupy projektu naleznete na webové stránce www. projektmanazer.cz nebo v eSborníku, který si můžete osobně vyzvednout na krajských pracovištích NIDV (www.nidv.cz), tato možnost je limitována nákladem 800 ks.

Děkujeme Vám za přízeň, za podporu projektu a za milá osobní setkání ☺. S úctou Za projektový tým PM 250+ Lucie Holacká

2

Obsah Předmluva

2

Základní údaje o projektu Projektový manažer PM 250+

3

Závěrečná konference Projektový manažer PM 250+

4

Certifikace projektových manažerů PM 250+

6

Balíček vzorové dokumentace pro projektové manažery ve školství v rámci projektu PM 250+

7

Uplatnění prvků projektového řízení v denní praxi školy 10 Angličtina pro projektové manažery Networking Practices for Project Results 13 Doporučujeme přehled spolupracovníků projektu

14

Křížovka

15

„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“

Operační program: Vzdělávání pro konkurenceschopnost Prioritní osa: 1 Počáteční vzdělávání Oblast podpory: Další vzdělávání pracovníků škol a ŠZ Typ projektu: IP ostatní Žadatel: Národní institut pro další vzdělávání Finanční objem projektu: 10 945 648,44 Kč Časový harmonogram: 1. 4. 2010 - 30. 11. 2012 (projekt prodloužen o 8 měsíců) Cílová skupina: vedoucí pracovníci všech druhů škol a školských zařízení, včetně projektových manažerů (mimo hl. město Praha) Základním cílem projektu je vytvořit a pilotně ověřit systém rozvoje kompetencí projektových manažerů ve školství v oblasti projektového řízení.

zenčního vzdělávání s e-learningem. Každý účastník měl navíc možnost konzultace na téma absolvovaného modulu.

Klíčové aktivity projektu

03 Individuální podpora projektového manažera Podpora byla nabízena v podobě elektronického poradenství a článků s tématem projektového managementu na webu www.projektmanazer.cz, dále ve formě nabízených osobních koučinků. V rámci aktivity byla vydána 4 čísla eZpravodaje.

01 Kompetenční profil projektového manažera Kompetenční profil projektového manažera ve školství byl vstupní aktivitou pro účast cílové skupiny do projektu. Jedná se o nastavení profilu projektového manažera, zpracování metodiky pro zjištění aktuální úrovně kompetencí jednotlivců a o metodiku pro zpracování osobních plánů rozvojů. Projektoví manažeři si mohli prostřednictvím on-line aplikace zjistit svoji aktuální úroveň kompetencí vůči projektem nastavenému ideálnímu profilu projektového manažera. Zároveň měli příležitost zkonzultovat výsledek z on-line aplikace v rámci osobní konzultace s odborníkem profesního rozvoje a byli jim doporučeni pro ně vhodné aktivity projektu. Např. pokud účastník „profilu‟ skončil v některé z ověřované kompetence na úrovni Znalost, byla mu doporučena vyšší forma rozvoje: osobní koučink, pokud zůstal na úrovni Nevědomost či Povědomí byly mu nabídnuty vzdělávací moduly z KA 02. 02 Komplexní vzdělávání projektového manažera Systém vzdělávání byl koncipován jako cyklus 8 volitelných modulů, které tvořily komplexní vzdělávací program s časovou dotací 250 vyuč. hodin. Jednalo se o kombinaci třídenního pre-

Dále vzniklo CD v nákladu 800 ks s tiskovými výstupy z e-learningového vzdělávání. Další aktivitou bylo vytvoření metodiky věcného auditu a jejího ověření u projektových manažerů ve školství. Cílem auditu bylo přezkoumání a vyhodnocení aktuálního stavu realizace projektu, zjištění míry shody se stanovenými kritérii úspěšnosti projektu a identifikace příležitostí ke zlepšení realizace a řízení projektu. Toto přezkoumání lze udělat v průběhu realizace nebo po ukončení projektu.

04 Standard projektového manažera Na základě komparativní analýzy přípravy projektových manažerů v zahraničí, dále na základě výsledků vzdělávání v rámci KA 02 a ověření Kompetenčního profilu v KA 01 vznikl návrh Standardu studia k výkonu specializované činnosti: Projektový manažer v rozsahu 250 vyuč. hodin. V rámci aktivity vznikly překlady výstupů projektu do angličtiny. 05 Certifikace projektového manažera Certifikační systém IPMA rozeznává 4 certifikační stupně, z nichž v rámci projektu byla cílové skupině nabídnuta možnost získat mezinárodní certifikát – level D: Certifikovaný projektový praktikant. Pro zájemce proběhly přípravné workshopy. Na závěr projektu proběhla 2denní konference v Plzni, které se zúčastnili mimo jiné i absolventi KA 02 a účastníci certifikačního procesu. V rámci aktivity byl vydán v nákladu 800 ks eSborník shrnující výstupy projektu.

www.projektmanazer.cz

3

O projektu

Na závěr je nutné zmínit výsledky ankety, která se prováděla při tvorbě projektu PM 250+ a poté při jeho realizaci s odstupem několika let. AB

Ano

SOLVENT

Pokládáte pozici PMŠ v oblasti školství za perspektivní? (2011-12)

0,00 %

8,33 %

JE

Pokládáte pozici PMŠ v oblasti školství za perspektivní? (konference PM 250+ v r. 2012)

91,67 % K

90,24 %

TO

VÝ M NAŽE A

1,25 %

R

8,51 %

Úvod zakončila manažerka projektu Ladislava Šlajchová, která se zaměřila na kariéru projektového manažera ve školství. Představila různá pojetí projektového řízení a kariéry projektových manažerů ve školství ze zahraničí (Nový Zéland, severské země a další). Zdůraznila nutnost podpory a vzdělávání osob, které se podílí na různých fázích život-



K

TO

O

25,00 %

SOLVENT

PR

8,33 %

JE

Pokládáte profesi PMŠ v oblasti školství 66,67 % za perspektivní? (2009)

AB

O

Nevím

PR

Ne

+

Otázka

O

4

Slavnostní vyřazení absolventů projektu PM 250+

PR

Zahájení konference – úvodní slovo přednesla ředitelka NIDV Mgr. Helena Plitzová

Poté navázala hlavní manažerka projektu Lucie Holacká, která provedla účastníky konference celým životním cyklem projektu PM 250+. Ten zahrnoval i informace z předprojektových fází (příprava projektu, dotazníkové šetření, tvorba záměru apod.). Mezi důležité aktivity patřilo dotazníkové šetření, které mělo za cíl zjistit názor škol (300 oslovených) na perspektivnost pozice a zmapovat zájem o vzdělávání a podporu v oblasti projektových manažerů ve školství. Pokračovala v informacích o schválení a zahájení realizace projektu. Dále představila jednotlivé aktivity projektu Kompetenční profil, Komplexní vzdělávání, Individuální podpora, Standard a Certifikace projektových manažerů a jejich výstupy. Účastníci konference se dozvěděli informace o hodnocení účastníků jednotlivých aktivit.

50

Úvodní slovo měla ředitelka NIDV Helena Plitzová, která připomněla důležitost dalšího vzdělávání a nezastupitelnou roli Národního institutu pro dalšího vzdělávání pedagogických pracovníků. Zhodnotila celou historii a představila aktuální činnost Národního institutu při realizaci projektů financovaných z ESF. Vzpomněla realizaci prvních národních pro-

jektů, např. Koordinátor ŠVP, Brána jazyků otevřená a dalších. Ze současnosti zmínila aktuálně realizované národní a individuální projekty, včetně grantových, které realizují jednotlivé pobočky v krajích.

Mezi přednášejícími se kromě projektového týmu objevili i další spolupracovníci podílející se na výstupech projektu, jako např. PM Consulting, s.r.o., Koučink Centrum, s.r.o. a další. V průběhu prvního dne byli účastníci provedeni celým projektem, největší pozornost byla věnována pozici projektového manažera ve školství, jeho profilu kompetencí a podpoře v podobě Balíčku vzorové dokumentace a Metodiky věcného auditu projektu. Večer byl věnován slavnostnímu vyřazení absolventů vzdělávání a účastníků certifikačního procesu podle IPMA, pět vylosovaných účastníků si odneslo publikace nakladatelství GRADA. Tématem druhého dne byl e-learning jako jedna z možných forem moderního vzdělávání, koučink projektových manažerů, rizika projektu, možnosti financování projektů ze strukturálních fondů a systémová dynamiky při řízení projektu.

2

Absolventi projektu PM 250+ společně s projektovým týmem slavnostně ukončili projekt na začátku listopadu 2012 v prostorách kongresového hotelu Primavera v Plzni. Závěrečná konference se konala ve dnech 1. a 2. listopadu 2012. Zúčastnilo se jí 63 osob a 13 přednášejících, včetně projektového týmu projektu.

Vystoupení Ing. Jana Doležala, Ph.D.: Kompetenční profil projektového manažera ve školství

+

Závěrečná konference Projektový manažer 250+

Přednášející a témata workshopů • Dynamika projektu – uplatnění systémové dynamiky v řízení projektu – Ing. Eva Šviráková, PhD. • Vzdělávání pro konkurenceschopnost – mýty a příležitosti – Ing. Markéta Novotná • Využití koučovacích principů v projektovém řízení a ve školství – Lenka Zelingerová • E-learning ve školství a v projektu PM250+ – Petr Illek, Pavlína Blatná • Audit? Audit! – RNDr. Hana Žufanová • Balíček vzorové dokumentace pro projektové manažery – Ing. Jiří Krátký, Ing. Jan Doležal • Rizika projektu – Doc. Ing. Jiří Skalický

ního cyklu projektu ve školách. Připomněla zařazení pozice projektový manažer v Národní soustavě kvalifikací s odkazem na připravovaný kariérní systém ve školství a možnost zařazení projektového manažera ve školství do tohoto systému.

50

• Portál www.projektmanazer.cz, vč. článků pro projekt PM 250+ • Osobní koučinky pro projektové manažery ve školství • Elektronické poradenství • Certifikovaní projektoví manažeři podle IPMA • Závěrečná dvoudenní konference • eSborník v nákladu 800 ks • Návrh standardu studia k výkonu specializované činnosti Projektový manažer, vč. připomínkové řízení k návrhu • Překlady výstupů projektu PM 250+ do anglického jazyka • Akreditace vzdělávacího programu Projektový manažer ve školství

2

Klíčové výstupy projektu • Dokument Kompetenční profil projektového manažera ve školství • On-line aplikace Kompetenční profil PMŠ, včetně absolventů profilu • Metodika ověřování úrovně kompetencí projektového manažera ve školství • Metodika zpracování osobního plánu rozvoje projektového manažera ve školství • Vzdělávací moduly určené projektovým manažerům ve školství v celkovém rozsahu 250 hodin, vč. studijních textů a osobních konzultací k absolvovaným vzdělávacím modulům a 800 ks CD s tiskovými výstupy z e-learningového vzdělávání (v rozsahu 110 vyuč. hodin) • Absolventi vzdělávacích modulů A - H • Balíček vzorové dokumentace pro projektové manažery ve školství • Metodika věcného auditu projektu, vč. jejího ověření v terénu

O projektu

VÝ M NAŽE A

R

Odznak absolventa projektu PM 250+

5

O projektu

O projektu

Certifikace projektových manažerů PM 250+ Od července do konce října 2012 probíhal certifikační proces projektových manažerů ve školství podle certifikačního systému IPMA – level D. Pedagogové ze škol, kteří chtěli získat certifikát, se tak zařadili mezi odborníky z jiných oborů (informační technologie, průmysl, bankovnictví, telekomunikace, média aj). Je třeba podotknout, že se nejedná vůbec o snadný proces a bez intenzivní přípravy, včetně samostudia, není reálné zkoušku úspěšně složit. Pedagogové ze škol museli nejdříve absolvovat min. 30hodinové školení, vyplnit přihlášku a zpracovat předepsanou dokumentaci. Poté mohli přistoupit k další části, a to k písemné zkoušce. Zkoušky probíhaly v Praze a Brně. Zkouška se skládala ze 3 částí: testu, otevřených otázek a příkladu. Celkem se certifikace v projektu zúčastnilo 61 osob. Co znamená stupeň D – Certifikovaný projektový praktikant (IPMA Level D®, Certified Project Management Associate)? Projektový manažer je schopen aplikovat znalosti z projektového řízení jako člen týmu v projektu.

Hlavní výhody certifikace • Prokázání znalosti a schopnosti aplikace doporučených metod, technik a nástrojů pro řízení projektů, programů a portfolií

Balíček vzorové dokumentace pro projektové manažery ve školství v rámci projektu PM 250+

• Představuje mezinárodně uznávaný certifikát kvalifikace a způsobilosti manažerů působících v projektovém řízení

Jedním z výstupů projektu PM 250+ je „Balíček vzorové dokumentace“, který mohou využít nejen projektoví manažeři ve školství, ale i další, kteří se podílejí na realizaci projektů.

• Je zárukou profesní kvalifikovanosti způsobilosti zaměstnanců a pracovníků firem jako dodavatelů služeb v oblasti řízení projektů

Co je„Balíček“ a k čemu slouží Jedná se o sadu 23 formulářů pro podporu řízení projektů ve školách a školských zařízeních. Každý formulář je okomentován tak, aby jeho použití bylo co nejsnazší. Navíc je ke každému formuláři připojen vzorově vyplněný dokument.

• Je garancí získání profesionálních služeb certifikovaného projektového manažera

Počty certifikovaných osob v České republice:

Zahájení

Příprava Plánování

Formuláře jsou součástí projektové dokumentace a slouží k zaznamenání důležitých rozhodnutí (např. Identifikační listina projektu), k plánování (např. WBS), k dokumentování různých analýz a obchodních procesů (např. Analýza cílových skupin projektu, Předávací protokol). Žádný z nástrojů (reprezentován příslušným formulářem) přitom není dogma. Nabízený vzorový formulář je možné vhodně přizpůsobit konkrétnímu projektu a situaci.

Certifikace projektových manažerů v ČR

Fáze projektu

Kdy „Balíček“ použít Pokud jste se rozhodli realizovat nějaký projekt, je vhodné si projít tento úvodní dokument a následně si prohlédnout nabízené formuláře a rozhodnout se, zda sadu použijete, nebo ne. Pokud ano, je u velkých a složitých projektů vhodné využít všechny nebo alespoň většinu nabídnutých nástrojů, protože jsou mezi sebou vzájemně provázány a pouze dohromady tvoří celek. V následující tabulce jsou uvedeny tři základní kategorie doporučení použití nástrojů/formulářů pro malý a velký projekt: A: musí být použit, B: měl by být použit, C: může být použit.

Realizace

Ukončení

Formulář - nástroj

1-1 Logický rámec 1-2 Analýza cílových skupin projektu 1-3 Registr zainteresovaných stran 1-4 Projektový záměr 1-5 Identifikační listina projektu (ILP) 2-1 WBS (Work breakdown structure) 2-2 Harmonogram 2-3 Rozpočet a finanční plán projektu 2-4 Matice odpovědnosti 2-5 Organizační struktura 2-6 Registr rizik 2-7 Komunikační plán 2-8 Analýza nákladů a přínosů (CBA) 2-9 Dokument pro úvodní setkání projektového týmu (kick-off) 3-1 Report 3-2 Seznam bodů k řešení (Issue log) 3-3 Seznam poučení (Lessons log) 3-4 Akceptační protokol 3-5 Předávací protokol 3-6 Změnový požadavek 3-7 Zápis z porady 4-1 Poučení z projektu (Lessons learned) 4-2 Vyhodnocení projektu

Doporučení pro malý projekt A C B C A A A B C B B B C

Doporučení pro velký projekt A B A C A A A A B A A A C

C

B

C C C A A B A

A C C A A A A

B

B

B

A

Kdy a jak formuláře z „Balíčku“ použít Na následujícím obrázku je uvedena souvislost jednotlivých dokumentů s životním cyklem řízení projektu. Ten je rozdělen na předprojektovou, projektovou a poprojektovou fázi. V Balíčku jsou obsaženy formuláře používané pouze v projektové fázi, která se členína: 1. 2. 3. 4.

Zahájení projektu Příprava-plánování projektu Realizace projektu Ukončení projektu

Pozn.: Některé dokumenty používané v rámci Zahájení projektu mohou vzniknout (a obvykle vznikají) již v předprojektové fázi, např. se jedná o Logický rámec.

Je třeba individuálně zvážit rozsah a složitost projektu („malý – velký“) a vůči tomu zvolit vhodnou sestavu formulářů/nástrojů pro řízení Vašeho projektu: Zdroj: SPŘ, Ing. Jiří Krátký

6



7

O projektu

O projektu

Jednotlivé formuláře/nástroje jsou uvedeny v obvyklém pořadí prvního výskytu použití daného nástroje (některé se používají vícekrát, některé pouze jednou). Závěr Popsané schéma a způsob použití formulářů/nástrojů (některé položky jsou spíše jednoduché formuláře, jiné již slouží jako poměrně sofistikované nástroje řízení projektu) nemusí být zcela vhodné pro všechny projekty. Každý projekt má svá specifika. Nabízené vzorové formuláře je možné vhodně přizpůsobit konkrétnímu projektu a situaci.

Identifikační listina projektu (ILP) Co je Identifikační listina projektu a k čemu slouží Jedná se o dokument, který obsahuje nejdůležitější informace o projektu a definuje základní organizační strukturu. Dokument slouží jako určitá „kotva“, definující nepřekročitelné meze rozpočtu, harmonogramu a požadovaných výsledků projektu. Význam pro manažera projektu je dvojí: Identifikační listina definuje přidělený úkol a tedy zodpovědnost za projekt, zároveň také dává projektovému manažerovi mandát věnovat svůj čas danému projektu a také přiměřeně úkolovat členy týmu řízení projektu. Z Identifikační listiny projektu (ILP) vychází veškeré další kroky přípravy a realizace projektu. Pokud nastane změna přesahující limity dané v ILP, jedná se o velmi významnou změnu v projektu. Kdy se dokument zpracovává Pokud je rozhodnuto některý ze záměrů na projekt skutečně realizovat, je třeba jej korektně zahájit. Prvním krokem obvykle bývá sestavení

8

Rozvoj jazykové vybavenosti studentů

Identifikační číslo projektu:

OPXY/XX/10/XX

Záměr:

Vyšší kvalita absolventů; Více zájemců o studium na naší škole;

Cíl projektu:

Jazyková vybavenost studentů naší školy zvýšena do konce roku XY.

1) 2) 3) 4) 5)

Výstupy projektu:

Kde můžete získat vzorové formuláře Jednotlivé vzorové formuláře jsou vyvěšeny na webu projektu www.projektmanazer.cz a jsou volně ke stažení.

Ukázka vzorového formuláře „Balíčku pro projektové manažery ve školství projektu PM 250+“

Název projektu:

Kdy se dokument používá ILP slouží během všech fází řízení projektu. Postup zpracování dokumentu Dokument je zpracován na základě Záměru projektu a případně dalších doplňujících dokumentů. Nejprve je projekt označen příslušnými identifikačními prvky. Poté jsou zrekapitulovány hlavní věcné parametry projektu. Je možné, že se jednotlivé údaje od údajů uvedených v Záměru projektu mírně změní, je totiž pravděpodobná detailnější znalost problematiky. Jsou stanoveny jasné meze nákladů a harmonogramu, měly by být uvedeny hlavní milníky, včetně termínů. V případě potřeby jsou informace doplněny o další relevantní dimenze (lokality apod.). Důležitou součástí jsou kritéria úspěchu daného projektu, které je manažer projektu zavázán splnit. Následuje stanovení základních rolí pro projekt (viz Organizační struktura projektu). V závěru tabulky je místo pro doplňující informace, především prostor pro schválení dokumentu kompetentní osobou.


3 zahraniční pobyty pro 20 studentů zrealizovány Zahraniční stáž pro 10 pedagogů proběhla Proběhly přípravné kurzy 60 studentů pro certifikační zkoušky Proběhly 4 jazykové vzdělávací moduly pro pedagogy

Plánované interní náklady:

170 čld

Plánované externí náklady:

12 500 000,- Kč

Plánovaný termín zahájení:

Říjen roku X

Plánovaný termín dokončení:

Červen roku Y Listopad roku X – koncepce učebny schválena Prosinec roku X – učebna hotova Leden roku Y – vzdělávací moduly pedagogů zrealizovány Březen roku Y – stáže pedagogů proběhla Duben roku Y – zahraniční pobyty studentů proběhly Květen roky Y – přípravné kurzy studentů proběhly Učebna bude umístěna v podkroví naší hlavní budovy. Stáž Angličtina proběhne na First Bristol HighSchool Stáž Němčina proběhne na BundesSchuleNürnberg

a schválení ILP. Schválením tohoto dokumentu začíná první z fází řízení projektu – zahájení. Kdo se podílí na zpracování Schvalovatelem je vždy ten člen vrcholového vedení organizace, v jehož pravomoci je spouštět projekty. Samotné sestavení je obvykle delegováno na někoho z přípravného týmu projektu.

Multimediální jazyková učebna vybudována

Hlavní milníky:

Lokalizace projektu:

50% předmětných studentů dosáhne v červnu roku Y min. úrovně B1 podle společného evropského referenčního rámce v jazyce anglickém nebo německém

 Kritéria úspěšnosti:

Rozpočet není překročen

 

Harmonogram dodržen

Schválené výjimky:

nejsou

Zadavatel projektu:

Vedoucí komise rozvoje naší školy – Mgr. Skoupá

Sponzor projektu:

Zástupce ředitele – RNDr. Poználek

Další členové řídícího výboru:

Mgr. Kudrna – vedoucí učitel Angličtiny Mgr. Kreuz – vedoucí učitel Němčiny Kompetentní zástupci dodavatelů nakupovaných řešení (až budou známi)

Manažer projektu:

Mgr. Němec

Tým řízení projektu:

Ing. Novák, Mgr. Vopršálek, PhDr. Musilová

Schválení projektu Schváleno dne: 14.5.roku X Schvalovatel

Podpis

RNDr. Jaroslav Přísný, ředitel

Ukázka vypracovaného formuláře


9

Praxe ze škol

Praxe ze škol

Uplatnění prvků projektového řízení v denní praxi školy Je přeprojektováno? Dnešní doba si žádá projekty. Projekty regionálních operačních programů, projekty programů Vzdělávání pro konkurenceschopnost, Rozvoj lidských zdrojů, Výzkum a vývoj pro inovace, projekty pro sborovny, projektová výuka, studentské projekty. Při nedostatku financí zřizovatel dává vedení školy doporučení: „Řešte projekty!“ Ředitel školy říká svým učitelům: „Pokud chcete více peněz (na pomůcky, na platy), musíte řešit projekty!“ A učitel úpí, když po večerech přemýšlí, jak vyzrát nad DUMy, a říká stále více nahlas: „Nechte nás učit!“ Tlak na zapojení školy do projektů je někdy tak silný, až vzniká dojem, že pokud chceme být „in“, tak vše, co jsme až dosud dělali – seminární práce, exkurze, almanach k výročí školy, vlastní hodnocení školy a vše ostatní, nazvěme prostě projektem. I když nám nikdo nic nezaplatí, můžeme naše „projekty“ prezentovat rodičům, zřizovateli, inspekci, veřejnosti. A jsme slavní nebo alespoň respektováni jako ti, kteří „umí“. Takto pedagogická veřejnost často vnímá současnou projektománii. Především z nedostatku informací a vzdělání v oblasti projektového řízení není projekt chápán jako nástroj řízení, který zefektivní práci školy, zkvalitní výuku a efektivním rozdělením úkolů přinese i více času na vlastní pedagogickou práci. Kde se stala chyba? Možná jsme měli dříve, než se spustily evropské projekty, provést řádné vzdělávání vedoucí pracovníků v projektovém řízení. Naučit ředitele používat projektové řízení v denní praxi školy. Protože především o tom projekty jsou. Čím by projekt měl být Projekt je příležitost, jak v návaznosti na dlouhodobou strategii rozvoje školy jasně formulovat dílčí cíl, kterého chce škola dosáhnout, naplánovat jeho řešení a co nejjednodušeji cíl realizovat. Projekt je způsob řízení konkrétní aktivity, projekt je efektivní způsob každodenní práce organizace. Projektové řízení je forma dynamického rozvoje školy. Úkolů, které škola musí řešit vedle samotné výuky, je v průběhu roku celá řada: den otevřených dveří, burza žákovských výrobků, školní akademie, ples, sportovní soutěže, mezinárodní výměna studentů, školní ročenka a další. Z efektivní autoevaluace pravidelně vyplývají další opatření,

10

která je třeba zavést: uspořádat zážitkový adaptační kurz pro nové žáky, realizovat vzdělávání pracovníků školy v metodách kritického myšlení, uspořádat seminář pro rodiče o nové formě maturitní zkoušky, vybudovat novou odbornou učebnu… Přitom nás čas nutí, aby úkoly byly řešeny paralelně. Je nemožné, aby vedení školy detailně řídilo řešení dílčích úkolů, ale zároveň je vedení školy zodpovědné za jejich splnění. Jak toho dosáhnout? Jedním z efektivních odpovědí na tlak doby je delegování úkolu formou projektu. Jednotlivé kroky delegování úkolu formou projektu Považuji za nezbytné ještě před zahájení projektu v pracovním týmu vytvořit vhodnou atmosféru: upozornit na určitý problém a navodit potřebu jeho řešení - motivovat k plnění úkolu (proč?). Teprve pak můžeme společně formulovat cíl našeho snažení (co?), stanovit, kdo bude úkoly realizovat včetně stanovení kompetencí a zodpovědností (kdo?), společně formulovat strategii dosažení cíle (jak?), časový harmonogram řešení (kdy?) a konečně i náklady včetně finančního ohodnocení pro realizátory projektu (za kolik?). A pak se už může vedení školy nechat jen pravidelně informovat o průběhu plnění úkolu, řešitele podporovat a případně pomoci s tím, co přesahuje kompetence pracovníka zodpovědného za realizaci projektu. Pro větší přehlednost je vhodné základní data o projektu vypsat do jednoduchého formuláře, který bude zveřejněn na místě přístupném všem pracovníkům školy (intranet, nástěnka ve sborovně školy). Projektový formulář může například vypadat takto: 1.CO: Název projektu 2.PROČ: Zdůvodnění projektu 3.JAK: Popis klíčových aktivit 4.S KÝM: Stanovení projektového týmu, kompetencí, zodpovědností 5.KDY: Časový harmonogram 6.ZA KOLIK: Klíčové náklady

www.nidv.cz

Příklad řešení konkrétního projektu ve škole Jako příklad využití projektového formuláře pro řešení konkrétního úkolu uvádím zajištění prezentace školy na Přehlídce středoškolského vzdělávání: 1.CO: Název projektu

Propagace školy na okresní přehlídce středoškolského vzdělávání pro žáky základních škol

2.PROČ: Zdůvodnění projektu

Přesvědčit žáky a jejich rodiče o výjimečnosti studia na naší škol Posílit pozitivní povědomí o škole mezi pedagogy ZŠ Pozvat žáky do dílen a kroužků školního klubu a střediska volného času, které pracují při škole Pozvat rodiče a další veřejnost do kurzů, které realizuje Centrum celoživotního vzdělávání, které působí při škole Nabídnout aktivity Informačního centra mládeže, které při škole pracuje

3.JAK: Popis klíčových aktivit

Společný stánek gymnázia, školního klubu, střediska volného času, informačního centra mládeže. Aktivity ve stánku: • Podávání informací o možnostech studia a nabídce součástí školy • Prezentace školy formou: • Stánek s fotografiemi, bannery, tablem nejúspěšnějších žáků • Propagační materiály • Propagační film o škole • Fotografické portfolium školy • Výstupy pracovníků školy s využitím interaktivní tabule (IT, pokusy, …) Jednotné firemní oblečení: pracovníci košile, kravata, šátky, studenti trika

4.S KÝM: Stanovení projektového týmu, kompetencí, zodpovědností

Koordinátor akce: ……….. Vedoucí stánku a prezentace G a CCU: ……….. Prezentace ŠK a SVČ: ………………………….. Prezentace ICM: …………………………….. Koordinátor vystoupení pracovníků školy: ………. MTZ: ……………. Grafika a tiskové materiály: ………………. Propagace: ………………………….

5.KDY:

• Září – první setkání projektového týmu, diskuse řešení projektu Koordinační schůzky: 2x měsíčně, svolává koordinátor akce • Vlastní akce – 5. 11. 2012, Velký sál Společenského domu, 8:00 – 17:00 hodin 7.11. Evaluační schůzka týmu

6.ZA KOLIK:

Účastnický poplatek: 4.200 Kč Uvolněné prostředky na MTZ: 5.000 Kč Uvolněné mzdové prostředky nad rámec řádných mezd: 5.000 Kč

Některé klady a zápory projektového řízení Kladné stránky 1. Efektivní time management K výhodám projektového řízení patří vyvázání vedení školy z paralelního řešení více úkolů najednou. Management školy získává prostor pro koncepční práci a vedení lidí, které by měly být spolu se soustavným vzděláváním klíčovou náplní jeho práce. Projektové řešení úkolů šetří čas i ostatním pracovníkům školy, kteří jsou o postupu dílčích projektů pouze pravidelně informováni, ale věnují se vlastní práci.

2. Posílení managerských schopností dalších pracovníků školy Jednoznačnou výhodou je i posílení sebedůvěry, kreativity, samostatnosti a zodpovědnosti dalších pracovníků školy (nejen pedagogů) za řešení určitého úkolu. Pracovníci, kteří dříve pracovali podle pokynů, získávají dovednosti v řízení lidských zdrojů a současně vlastní praxí objevují obtíže řídící práce. 3. Dynamický rozvoj organizace Projektové řízení tím, že umožňuje řešit paralelně více úkolů, dynamicky školu rozvíjí. Zvyšuje se tím nejen kvalita poskytovaného vzdělávání, ale také konkurenceschopnost školy na trhu vzdělávání.

www.nidv.cz

11

Praxe ze škol

Angličtina pro projektové manažery

Potenciální obtíže 1. Motivace týmu Náročnou částí řešení projektu je motivace týmu, navození vnitřní potřeby pracovníků řešit určitý problém. Za motivaci k řešení úkolu je zodpovědné vedení školy a přípravě této předprojektové etapy je potřeba věnovat mimořádnou péči. Pokud se nám nepodaří přesvědčit kolegy o tom, že řešení daného úkolu je báječnou příležitostí, jak posunout úroveň školy a zkvalitnit poskytované vzdělávání i pracovní podmínky lidí, budeme mít před sebou skupinu pracovníků, kteří budou plnit požadavky projektu pouze z povinnosti. Osobně se domnívám, že v takovém případě je lépe téma odložit na vhodnější dobu. 2. Nenaplnění představ vedení školy o výsledku projektu K nevýhodám projektového řízení patří i skutečnost, že výsledek se nemusí vždy plně shodovat s původní představou vedení školy. Pokud chceme kolegům poskytnout dostatek tvůrčího prostoru, nelze do detailu diktovat, jak postupovat při řešení projektu a jak má výsledek přesně vypadat. Ale z vlastní zkušenosti mohu říci, že převažují pozitivní překvapení – a to zvláště tehdy, když projektový tým pracuje v bezpečném prostředí s právem na chybu.

Zkušenosti s projektovým řízením v zahraničí Projektové řízení škol není něčím novým ani objevným, ale v mnohých zahraničních školách je běžně požíváno. S projektovým řízením jsem se setkal prvně při své návštěvě střední školy nedaleko německého Hannoveru v roce 2008. Na nástěnce ve sborovně byly vyvěšeny plány projektů, které škola průběžně řešila. Zajímavé bylo nejenom to, že všichni kolegové akceptovali projekty jako samozřejmou součást své učitelské práce, ale i to, že za řešení projektu nebyly vypsány žádné cílové odměny. Vyplácet mimořádné odměny nepatří do kompetence německých ředitelů škol. Součástí pracovní náplně pracovníků zařazených do vyšší platové kategorie je i vedení projektů. Jiný kraj, jiný mrav. Ale ať už zapojení do projektů řešíme vyšší platovou třídou či cílovými odměnami, skutečností zůstává, že projekty nejsou jen způsobem financování nadstandardních aktivit školy z prostředků EU, ale především efektivní způsob denního řízení školy. Jaroslav Fidrmuc, Cyrilometodějské gymnázium a MŠ v Prostějově

3. Finanční náročnost Forma projektového řízení klade nároky na finanční ohodnocení projektového týmu, přestože finanční ohodnocení není klíčovým motivačním motorem, ale spíše samozřejmostí podle pravidla „Dělník je hoden své mzdy“. U finančních prostředků vyplácených na základě realizovaných projektů si vedení školy může být jisto, že ví, za co peníze vyplácí, a ostatní pracovníci školy získávají pozitivní zkušenost, že za více práce je i více peněz. Tato elementární spravedlnost zvyšuje důvěru celého pracovního týmu ve vedení školy. Samozřejmě, již při tvorbě rozpočtu školy je třeba rezervovat určitou finanční částku na projekty.

http://www.cmg.prostejov.cz fi[email protected]

Síťování je v poslední době poměrně velkým hitem. Příspěvek níže vám přiblíží jeho druhy a to, co vám jako projektovým manažerům může přinést hned na několika úrovních. Je vám síťování vlastní, či ne? Možná ano, aniž byste o tom věděli.

Networking Practices for Project Results Saira Karim, PMP

Last week I attended my first formal networking how-to event. I was curious to learn about the differences and similarities between general networking and networking for project success. What interested me the most was a slide detailing three types of networks: operational, personal and strategic. In the project environment, networking for operational, personal and strategic goals is a core competency for project managers and team members. In all my training sessions, I always repeat the statement "90 percent of a project management job is communication." In fact, I go as far as to say networking is a skill that can lead to project success. For example, networking comes in handy in the following areas: With stakeholders: On projects we talk to all our internal and external stakeholders on a regular basis. Therefore, we have to network. We network to acquire and manage resources, vendors and contractors, and also to ascertain and explore risks, strengths and opportunities for the project. Our personal objectives can be met because well managed, informed and engaged stakeholders equals a happier project manager. In project communications planning: Project objectives should be SMART (specific, measurable, achievable, realistic and time bound). Similarly, project-networking activities should be smart too. Networking activities should: • Assess the quality of working relationships • Identify where better relationships are required in order to complete the project • Develop a wide support network • Follow up on tasks or commitments • Build and maintain relationships to get the job done • Focus and pursue the right networks understand where they fit in and how to communicate with them effectively, know their likes and dislikes and what motivates them.

12

www.nidv.cz

Within the project team: Project managers must have networking skills to successfully engage, lead and build the team. These skills will enable the project manager to be a mentor and leader of the team. Project managers should network with their teams to delegate, collaborate, motivate and ensure they work together. With interpersonal skills: Networking can help project managers build self-confidence, and devote time and strategy to build and reciprocate through meaningful networks. Plus, meeting others and finding common ground and mutual areas of benefit and collaboration is always helpful to a project manager. I can confidently assume that since the history of projects, good project managers have been networking out of necessity or risk project failure. Certainly in my own case, I have been naturally 'networking' without really knowing that I was doing it. The difference now is that I am more aware. What do you think is a networking best practice? Is project success dependent on a project manager's networking abilities? What benefits has networking brought to your projects? What role has networking played in your projects? Resource: http://blogs.pmi.org/blog/voices_on_ project_management/2011/10/networking-practices-for-proje.html Vocabulary Networking [ˈnetˌwɜːkɪŋ] – síťování, vytváření sítě slide [slaɪd] – zde: část prezentace - obrázek come in handy [kʌm ɪn ˈhændɪ ] – být užitečný, hodit se k nějakému zvláštnímu účelu stakeholder [ˈsteɪkˌhəʊldə] – zájmová strana acquire [əˈkwaɪə] - získat vendor [ˈvendɔː] – prodejce, obchodník ascertain [ˌæsəˈteɪn] - zjistit identify [aɪˈdentɪˌfaɪ] - rozpoznat maintain [meɪnˈteɪn] - udržovat pursue [pəˈsjuː] – usilovat, dbát o devote [dɪˈvəʊt] - věnovat assume [əˈsjuːm] – domnívat se, považovat za samozřejmé


13

Doporučujeme

Na okraj

Křížovka

Výstupy projektu naleznete na w ebové stránce www.projektmanazer.cz nebo v eSborníku, který si můžete osobně vyzvednout na krajských pracovištích NIDV (www.nidv.cz), tato možnost je limitována nákladem 800 ks.

Přehled spolupracovníků projektu Projektový manažer 250+ • Centrum evropského projektování, a. s. (www.cep-rra.cz) Metodika věcného auditu projektu • Grafia s.r.o. (www.grafia.cz) design a grafická úprava eZpravodajů • Institut celoživotního vzdělávání Mendelovy zemědělské a lesnické univerzity v Brně (www.icv.mendelu.cz) příprava k certifikaci podle IPMA • Koučink Centrum, s.r.o. (www.koucinkcentrum.cz) koučink projektových manažerů ve školství • Pavlína Blatná ([email protected]) design a grafická úprava eSborníku • PM Consulting, s.r.o. (www.pmconsulting.cz) Kompetenční profil projektového manažera ve školství

Annie Dillardová "Časový plán brání chaosu a … ."

1. 2. 3. 4.

• PRIMAVERA Hotel & Congress centrum v Plzni (www.primaverahotel.cz) ubytovací a stravovací služby, pronájem výukových prostor pro konferenci projektu • Skřivánek s.r.o. (www.skrivanek.cz) překlady výstupů projektu do anglického jazyka • Společnost pro projektové řízení (www.cspr.cz) certifikace projektových manažerů • Studioillek (www.studioillek.cz) tvorba projektového webu www.projektmanazer.cz, tvorba a správa e-learningových kurzů • Vzdělávací a konferenční centrum Telč (www.vkc-telc.cz) ubytovací a stravovací služby, pronájem výukových prostor pro vzdělávací moduly projektu

Projektový tým PM 250+ děkuje všem spolupracovníkům za kvalitně odvedené služby, které v mnoha případech byly založené na vstřícném přístupu a výborné komunikaci

☺.

5. 6. 7. 8. 1. proces dohlížení, sběru dat a hlášení o postupu projektu obvykle v porovnání s plánem. 2. aktivita jinak – obvykle má očekávanou dobu trvání, očekávané náklady a očekávané požadavky na zdroje 3. dokument o průběhu či zakončení projektu, která se v pravidelných intervalech podává poskytovateli dotace, většinou má přívlastek monitorovací 4. zkratka pro International Project Management Association 5. částka přidělená k čerpání – ať již finanční či časová 6. cizím slovem zpráva – zahrnuje informování o stavu, měření postupu a předpovídání 7. diagram, který je grafickým znázorněním informací z harmonogramu 8. úprava plánu projektu – buď podstatná nebo nepodstatná Úplné znění tajenky: Annie Dillardová "Časový plán brání chaosu a rozmarům."

14



15

Národní institut pro další vzdělávání

Zpravodaj IPo PM 250+ číslo 4/2012

vydává NIDV Jeruzalémská 12 110 00 Praha 1 www.nidv.cz Redakce: L. Holacká, Z. Kudrnová, L. Šlajchová, Grafika a sazba: Grafia s.r.o., Budilova 4, Plzeň, www.grafia.cz

Zpravodaj je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky

číslo Kariéra projektového manažera začíná u nás!

Recommend Documents