Is grip op de beheersing en besturing van tijd, geld en scope een utopie?
Eric Zonneveld, Project Controller 28 september 2012
Eric Zonneveld 1993-2003 - Project Engineer - Project Manager
2004-2008
- Afdelingshoofd - Operationeel Manager - Divisie Manager
2008 – heden - Project Controller
2
Onderwerp paper
Visie op, en uitwerking van, het integrale proces voor het beheersen en besturen van de aspecten Tijd, Geld en Scope binnen projecten
3
Project start
Witte Map
Blauwe Map
Project Initiatie Concept Design
Project Definitie Basic Engineering
Planning proces Goede fundatie voor project
1) Scope definitie 2) Projectaanpak en werkpakket definitie
5) Original Baseline
Project Fasering
Uitvoering Project uitvoering Detail Engineering
Control proces Beheersing en monitoring (Bewaken, besturen en rapportage)
6) Project besturing- en beslismodel
7) Financiele beheersing en rapportage
3) Scheduling 4) Begroten en budgetteren
8) Forecasten / prognosticeren
4
Project start
Witte Map
Blauwe Map
Project Initiatie Concept Design
Project Definitie Basic Engineering
Planning proces Goede fundatie voor project
1) Scope definitie 2) Projectaanpak en werkpakket definitie
5) Original Baseline
Project Planning en Control proces
Uitvoering Project uitvoering Detail Engineering
Control proces Beheersing en monitoring (Bewaken, besturen en rapportage)
6) Project besturing- en beslismodel
7) Financiele beheersing en rapportage
3) Scheduling 4) Begroten en budgetteren
8) Forecasten / prognosticeren
5
Project start
Witte Map
Blauwe Map
Project Initiatie Concept Design
Project Definitie Basic Engineering
Planning proces Goede fundatie voor project
1) Scope definitie 2) Projectaanpak en werkpakket definitie
5) Original Baseline
8 deelprocessen
Uitvoering Project uitvoering Detail Engineering
Control proces Beheersing en monitoring (Bewaken, besturen en rapportage)
6) Project besturing- en beslismodel
7) Financiele beheersing en rapportage
3) Scheduling 4) Begroten en budgetteren
8) Forecasten / prognosticeren
6
Project start
Witte Map
Blauwe Map
Project Initiatie Concept Design
Project Definitie Basic Engineering
Planning proces Goede fundatie voor project
1) Scope definitie 2) Projectaanpak en werkpakket definitie
5) Original Baseline
PROJECT PLANNING PROCES
Uitvoering Project uitvoering Detail Engineering
Control proces Beheersing en monitoring (Bewaken, besturen en rapportage)
6) Project besturing- en beslismodel
7) Financiele beheersing en rapportage
3) Scheduling 4) Begroten en budgetteren
8) Forecasten / prognosticeren
7
1) Scope definitie
8
1) Scope definitie Product Breakdown Structure scope based
Goedkeur Product Descriptions door Project Board.
9
2) Projectaanpak en werkpakket definitie
10
2) Projectaanpak en werkpakket definitie
11
2) Projectaanpak en werkpakket definitie PBS Work package based
12
2) Projectaanpak en werkpakket definitie Delegeren Werkpakketten aan team
Project Manager
Team Manager A
Team Manager B
Team Manager C
13
3) Scheduling Schedule levels
LEVEL 1 (PM)
Overall Project Schedule
LEVEL 2 (TM) Control Account Schedules
LEVEL 3 (contractors)
Contractor Schedules
14
3) Scheduling Level 2 schedule Control account
Overall Project Schedule
Control Account Schedules
Contractor Schedules
15
4) Begroten en budgetteren onnauwkeurigheid begroting
GELD
Concept Design Investeringsraming Globale planning
WITTE MAP
Basic Engineering Begroting Detail planning
BLAUWE MAP
UITVOERING
10-15% 30-40%
TIJD 16
=
BASIS BEGROTING
KANS
PROJECT BEGROTING
+
4) Begroten en budgetteren Project Begroting / driehoeksverdeling
CONTINGENCY
T
U
L
basis begroting
contingency
BUDGET
project begroting
17
4) Begroten en budgetteren driehoekige kansdichtheidsfunctie % waarschijnlijkheid van projectbudget waarbij de kosten niet worden overschreden.
100% P85 P60 50% = P50
M
T
0% BUDGET
L
basis begroting project begroting
U
Contingency
BUDGET
overrun allowance k
18
4) Begroten en budgetteren Projectbegroting Begroting (subtotalen)
58.021.407 01 01-01 01-02 01-03 01-04 01-05 01-06 01-07 03 03-01 03-02 03-03 03-04 03-05 03-06 03-07 05 05-01 05-02 05-03 05-04 05-05 05-06 05-07 07 07-01 07-02 07-03 07-04 07-05 07-06 07-07 09 09-01 09-02 09-03
Bio Waterreiniging KGF Werkpakket Sloop/herstel/voorbereiding uren PTC begeleiding/coordinatie PTC intern engineering Externe Engineering Contracting Algemeen bijkomende producten Algemeen Construction products Contingency Werkpakket Hoofdinstallatie uren PTC begeleiding/coordinatie PTC intern engineering Externe Engineering Contracting Algemeen bijkomende producten Algemeen Construction products Contingency Werkpakket KF2 Koeltorens uren PTC begeleiding/coordinatie PTC intern engineering Externe Engineering Contracting Algemeen bijkomende producten Algemeen Construction products Contingency Werkpakket Tanks en Ureumdosering uren PTC begeleiding/coordinatie PTC intern engineering Externe Engineering Contracting Algemeen bijkomende producten Algemeen Construction products Contingency Werkpakket Overig uren PTC begeleiding/coordinatie Algemene Bijkomende kosten Contingency
Marge -/-
Marge +/+
€
5.617.000
-20% €
4.467.207
€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €
257.000 42.000 191.771 23.229 4.427.000 75.000 3.950.000 402.000 261.000 16.000 16.000 15.000 190.500 23.500 539.000 20.000 20.000 30.000 420.000 49.000 133.000 61.000 60.000 12.000
-18% € -30% €
211.207 29.400
15% € 15% 20%
€
294.790
€
50.400 -
€
-
€
€
-
€
-17% €
158.578
15%
6.482.840
€
221.161
€
-
€
€
-
€
-
€
23.229
€
5.059.800
€
97.500 -
0% € -20% € -30% €
23.229 3.529.950 52.500
0% 14% 30%
€
-
€
€
-
€
-22% €
3.075.450
15%
€
€
-
€
€
-
€
0% € -29% € -30% € -30% € -40% € -32% €
402.000 184.950 11.200 11.200 9.000 130.050
0% 25% 30% 40% 40% 25%
-
4.560.300 -
€
402.000
€
325.500
€
20.800
€
22.400
€
21.000
€
237.800
€
-
€
€
-
€
-
€
23.500
€
633.350
€
25.600
€
28.000
0% € -19% € -30% € -40% € -10% € -20% €
23.500 438.000 14.000 12.000 27.000 336.000
0% 18% 28% 40% 30% 17%
-
€
39.000
€
491.750
€
-
€
€
-
€
-
€
49.000
€
169.400
€
85.400
€
72.000
€
12.000
0% € -22% € -15% € -35% € 0% €
49.000 103.100 52.100 39.000 12.000
0% 27% 40% 20% 0%
-
19
Breinaald principe
PBS
20
Project start
Witte Map
Blauwe Map
Project Initiatie Concept Design
Project Definitie Basic Engineering
Planning proces Goede fundatie voor project
1) Scope definitie 2) Projectaanpak en werkpakket definitie
5) Original Baseline
5) ORIGINAL BASELINE
Uitvoering Project uitvoering Detail Engineering
Control proces Beheersing en monitoring (Bewaken, besturen en rapportage)
6) Project besturing- en beslismodel
7) Financiele beheersing en rapportage
3) Scheduling 4) Begroten en budgetteren
8) Forecasten / prognosticeren
21
kosten (€)
5) ORIGINAL BASELINE Earned Value Methode
Work Done (Actual Cost / ACWP) 3400 kEUR
2700 kEUR Planned Value / Original Baseline (BCWS)
2000 kEUR
Earned value (BCWP)
X
Tijd
22
Project start
Witte Map
Blauwe Map
Project Initiatie Concept Design
Project Definitie Basic Engineering
Planning proces Goede fundatie voor project
1) Scope definitie 2) Projectaanpak en werkpakket definitie
5) Original Baseline
PROJECT CONTROL PROCES
Uitvoering Project uitvoering Detail Engineering
Control proces Beheersing en monitoring (Bewaken, besturen en rapportage)
6) Project besturing- en beslismodel
7) Financiele beheersing en rapportage
3) Scheduling 4) Begroten en budgetteren
8) Forecasten / prognosticeren
23
6) Project besturing en beslismodel bevoegdheden/ mandaat
• •
Management by Exception tolerantiegrenzen
24
7) De financiële beheersing en rapportage
Financiële rapportage Per Control Account registeren van : • • • • • • • •
Original Budget Issues en Exceptions Current budget Actual cost Commited Work done Cost to go Forecast End
Project Control Issue Register ORIGINAL BUDGET
Issues Exceptions
CURRENT BUDGET
25
8) Prognosticeren prognose mbv EVM
26
8) Prognosticeren prognose mbv Contingency Buffer methode
27
Samenhang Planning en Control in programma en project omgeving
Bedrijfsmanagement
Strategie
PLANNING & CONTROL CAPEX-
Programma's
Commitee
Project Board
Projecten
Strategisch Plan
Project Management
Programma A
Project 1
Programma B
Project 2
Programma C
Project 3
Project 4
PLANNING & CONTROL
Programma Management
Strategisch Plan Control
Strategisch Plan
Programma Control
Project Control
28
AFSLUITING
Grip op de beheersing en besturing van tijd, geld en scope is geen utopie. • integraal proces • niet eenvoudig • samen met team • gestructureerde aanpak
29
