Inventarisatie Overbodige Indieningsvereisten Gemeenten

Inventarisatie Overbodige Indieningsvereisten Gemeenten

SIRA Consulting B.V. Edisonbaan 14 G-1 3439 MN Nieuwegein Telefoon: 030 - 602 4900 Fax: 030 - 602 4919 E-mail: [email protected]

Inventarisatie Overbodige Indieningsvereisten Gemeenten

Nieuwegein, 4 december 2008 Drs. ing. P.M.H.H. Bex Drs. M.A. Bloemheuvel Dr. M.J. Dresden

SIRA Consulting is inhoudelijk verantwoordelijk voor deze rapportage. De in deze rapportage opgenomen teksten en onderzoekresultaten mogen uitsluitend worden gebruikt als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken mits de bron duidelijk wordt vermeld. Vermenigvuldigen en/of openbaarmaking in welke vorm ook, is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van SIRA Consulting. SIRA Consulting aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden.

Inhoudsopgave

1

Inleiding

4

2 2.1 2.2 2.3

Overbodige Indieningsvereisten Gemeenten Toelichting overzicht Samenvattend overzicht Belemmeringen

5 5 5 7

3

Samenvatting en aanbevelingen

8

4

Individuele toelichting

9

SIRA Consulting – Rap OIV 1.0 – 4 dec 08

-3-

1

Inleiding In de zomer van 2008 heeft het kabinet Actal verlengd tot 2011. Bij deze verlenging kwam ook een adviestaak voor medeoverheden. In het kader van deze adviestaak heeft Actal aan SIRA Consulting verzocht een onderzoek te doen naar ‘overbodige’ indieningsvereisten. Burgers en bedrijven dienen bij gemeenten aanvragen in voor vergunningen, uitkeringen of toestemmingen. Bij deze aanvragen moeten burgers en bedrijven informatie overleggen zodat de gemeente kan beoordelen of de aanvraag kan worden gehonoreerd. De te overleggen informatie is vaak vastgelegd in de regelgeving in de vorm van indieningsvereisten, maar kan ook tot uitdrukking komen in een aanvraagformulier. Deze beknopte rapportage geeft een overzicht van gegevens die bij de gemeentelijke overheid of bij een andere overheidsinstantie reeds beschikbaar zijn en derhalve niet meer zou behoeven te worden overgelegd: de z.g. overbodige indieningsvereisten. Dit overzicht kan worden gebruikt om minder gegevens van bedrijven en burgers te vragen en is daarmee een handvat voor gemeenten om effectief de administratieve lasten van bedrijven en burgers te reduceren. Het gepresenteerde overzicht van indieningsvereisten is samengesteld op basis van informatie uit de praktijk van meer dan 100 verschillende gemeenten. Hierbij is uitsluitend getoetst of deze gegevens bij de gemeente of andere overheidsinstanties beschikbaar zijn. Dit betekent echter niet dat dit overzicht direct van toepassing kan worden verklaard. Het betreft een Quick Scan, de lijst hoeft dus niet uitputtend te zijn. In de praktijk zullen binnen de gemeenten of tussen gemeenten en andere overheidsinstanties afspraken moeten worden gemaakt. Wat hiervoor moet gebeuren, is aangegeven als een zogenaamde belemmering. In sommige gevallen zal wellicht ook wijziging van wetgeving noodzakelijk zijn.


-4-

2

Overbodige Indieningsvereisten Gemeenten

2.1

Toelichting overzicht Het overzicht met Overbodige Indieningsvereisten Gemeenten is opgesteld op basis van een Quick Scan van verschillende gemeentelijke producten. SIRA Consulting heeft hiervoor gebruik gemaakt van dereguleringsprojecten die zijn uitgevoerd bij meer dan 100 gemeenten. Het overzicht is inhoudelijk en juridisch getoetst. Voor het samenstellen van het overzicht is nagegaan welke gegevens – ook wel aangeduid met de term Indieningsvereisten – door gemeenten worden gevraagd bij het aanvragen van gemeentelijke producten (zoals vergunningen, ontheffingen en subsidies). Het gaat dan specifiek om te overleggen documenten of bewijsstukken die bijvoorbeeld bij het aanvragen van een vergunning of ontheffing moeten worden overlegd. Voorbeelden zijn het Inschrijvingsbewijs Kamer van Koophandel en het overleggen van een kopie van een paspoort. Het is belangrijk op te merken dat niet iedere gemeente deze gegevens nog steeds opvraagt. Een aantal gemeenten heeft inmiddels dereguleringsprojecten uitgevoerd die hebben geleid tot het afschaffen van bepaalde indieningsvereisten. Ten slotte, het onderzoek richt zich uitsluitend op indieningsvereisten van gemeenten. Indieningsvereisten van vergunningen of andere aanvragen die door andere overheidsinstanties worden uitgevoerd zijn hierbij buiten beschouwing gelaten. Het overzicht met overbodige indieningsvereisten kan echter ook door andere overheidsinstanties worden gebruikt om snel en effectief te dereguleren.

2.2

Samenvattend overzicht In de onderstaande tabel is het samenvattende overzicht met overbodige indieningsvereisten weergegeven. In de tabel zijn 19 indieningsvereisten opgenomen die gemeenten niet meer zouden moeten uitvragen. Hierbij is aangegeven bij welke gemeentelijke producten dergelijke gegevens worden gevraagd en wat hiervoor een mogelijk alternatief is. Daarnaast is aangegeven welke doelgroep – Bedrijven (Be), Burgers (Bu) of Georganiseerde burgers (Gb) – deze gegevens dient aan te leveren. Een nadere toelichting op het niveau van de individuele indieningsvereisten is opgenomen in hoofdstuk 3.


-5-

Tabel 1. Overzicht Overbodige Indieningsvereisten Gemeenten (gerangschikt op kleur, niet op importantie) Nr.

Indieningsvereisten

Vaak gevraagd bij

Alternatief

1.

Kopie legitimatiebewijs

Terras-, markt- en standplaatsvergunning

Niet vragen of alleen het registratienummer legitimatiebewijs opvragen.

groen

Collectevergunning

Niet vragen, is kosteloos via de website van het CBF te achterhalen

groen

2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9.

Keurmerk CBF BTW-nummer Bewijs WA-verzekering

Marktvergunning, standplaatsvergunning

Niet vragen.

Marktvergunning, standplaatsvergunning

Niet vragen of alleen het registratienummer opvragen. Ook kan het in bezit hebben van een WA-verzekering als voorwaarde worden opgenomen. Niet vragen of alleen het kentekennummer opvragen.

Kentekenbewijs deel IA of IB

Parkeervergunning, parkeerontheffing

Documenten t.b.v. vaststelling subsidie

Subsidies

CRK-kaart

Markt- en standplaatsvergunning

Kopie inschrijfbewijs KvK

Terras-, markt- en standplaatsvergunning

Statuten

Subsidies

Belemmering

Be

Bu

Gb

x

x

x

x

x

x

groen

Niet vragen bij beperkt subsidiebedrag (circa € 50,- tot € 1.000,-) Niet vragen van de kaart heeft geen wettelijke status of zelf checken in het CRK-register. Vragen uit online database KvK

x

x

groen

x

x

x

x

x

x

groen

groen

x

groen

x

x

x

x

oranje Vragen uit online database KvK

oranje

10. 11.

12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Gegevens die de gemeente zelf afgeeft

Bouwvergunning, milieuvergunning, inritvergunning

Deze informatie is binnen de gemeente beschikbaar.

Tekeningen, foto’s van de huidige situatie


Historische informatie

Monumentenvergunning of aanlegvergunning

Deze informatie is via visuele softwareprogramma’s (Cyclorama, Google-earth) binnen de gemeente al beschikbaar Deze informatie is binnen de gemeente beschikbaar.

Afschrift uit het GBA Kadastrale gegevens Kopie eigendomsbewijs Meervoudig indienen van gegevens Inkomensgegevens Verklaring Sociale Hygiëne Verklaring omtrent Gedrag

Huwelijk

Deze informatie is binnen de gemeenten beschikbaar.


Vragen bij het Kadaster

Woningonttrekkingsvergunning, splitsingsvergunning, horeca exploitatievergunning. Bouwvergunning, sloopvergunning, monumentenvergunning.

Vragen bij het Kadaster

Kwijtschelding van belastingen en heffingen, bijzondere bijstand, WMO. Drank- en Horecavergunning Aanbestedingen, Drank- en horecavergunning


x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

oranje

oranje

oranje

oranje

oranje

oranje

Mogelijk conflict met Besluit indieningsvereisten aanvraag bouwvergunning (art. 2). Mogelijk conflict met Wet bescherming persoonsgegevens (art. 8 Wbp). Mogelijk conflict met vereisten in de Regeling aanvraaggegevens en formulieren Drank- en Horecawet. Mogelijk conflict met Wet bescherming persoonsgegevens (art. 8 Wbp) en Drank- en horecawet (art. 8).

rood

x

rood

x

x

rood

x

x

x

rood

-6-

2.3

Belemmeringen In de laatste kolom van tabel 1 is aangegeven of sprake is van belemmeringen. Deze zijn ingedeeld in de volgende categorieën:

Rood: De indieningsvereisten kunnen worden afgeschaft, maar gemeente moet met een andere overheidsinstantie hierover afspraken maken. Het kan hierbij ook gaan om wettelijke belemmering. Hiervan is sprake als in Rijksregelgeving is aangegeven dat deze gegevens moeten worden overgelegd. Een voorbeeld hiervan is het meervoudig indienen van bepaalde aanvragen. In sommige regelgeving – bijvoorbeeld art. 2 van het Biab – is aangegeven dat een aanvraag maximaal in 6-voud moet worden aangeleverd. Tevens is vaak het digitaal indienen van een aanvraag en het digitaal aanleveren van gegevens niet mogelijk.

Oranje: Indieningsvereisten kunnen worden afgeschaft, maar de gemeente moet intern bepaalde belemmeringen wegnemen. Het gaat hierbij deels om belemmeringen vanwege een koppeling met andere informatiesystemen binnen een gemeente, deels om belemmeringen waarover een gemeentelijk besluit moet worden genomen. Bijvoorbeeld: voor het opvragen van het bewijs van inschrijving KvK worden door de gemeente extra kosten gemaakt. De gemeente dient te besluiten of (1) deze kosten onderdeel worden van de leges (leges stijgen) of (2) deze kosten volledig voor rekening van de gemeente komen (leges blijven gelijk).

Groen: Indieningsvereisten kunnen worden afgeschaft; er zijn geen belemmeringen. De mogelijke belemmeringen – deze zijn aangegeven in de toelichting – zijn uitsluitend in de beleving een belemmering.


-7-

3

Samenvatting en aanbevelingen 1. Minimaal 19 indieningsvereisten moeten burgers en bedrijven aanleveren terwijl hiervoor een alternatief beschikbaar is. Het onderzoek heeft het karakter van een quick scan en derhalve zijn formulieren niet tot in detail bestudeerd. De ervaring leert dat gemeenten geneigd zijn veel informatie vooraf te vragen – vaak met als motivatie “dat zou handig kunnen zijn” of “je kunt nooit weten”. Het is daarom belangrijk dat gemeenten meer vooraf beoordelen welke informatie aan bedrijven en burgers wordt gevraagd. Aanbeveling: Stel gemeenten een eenvoudig instrument - bijvoorbeeld het Standaard Kostenmodel en het Normenkader - beschikbaar waarmee zij inzicht krijgen in de tijd en kosten voor bedrijven en burgers om bepaalde informatie aan te leveren. Hiermee wordt kostenbewust uitvragen van gegevens gestimuleerd. 2. Het onderzoek heeft zich uitsluitend gericht op gemeenten, terwijl ook andere overheidsinstanties gegevens van burgers en bedrijven vragen. Het overzicht met overbodige indieningsvereisten kan echter ook door andere overheidsinstanties worden gebruikt om snel en effectief te dereguleren. Aanbeveling: Verspreid het overzicht met “overbodige indieningsvereisten” niet alleen onder gemeenten, maar overheidsbreed. 3. Voor een aantal belemmeringen zijn wettelijke aanpassingen noodzakelijk, dit is echter niet altijd nodig. Bij een aantal indieningsvereisten, bijvoorbeeld aantallen aanvraag bouwvergunning, wordt in de regelgeving een maximum aantal genoemd. Gemeenten kunnen echter zelf de keuze maken om te volstaan met een kleiner aantal. Bij een aantal andere indieningsvereisten bestaat de kans op een conflict met andere regelgeving – onder andere art. 8 van de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze wettelijke belemmeringen moeten door het Rijk worden weggenomen om de AL voor bedrijven en burgers te kunnen reduceren. Aanbeveling: Om belemmeringen weg te nemen moeten er (1) soms wijzigingen in de interne organisatie plaatsvinden, (2) afspraken met andere overheden worden gemaakt of (3) regelgeving door het Rijk worden gewijzigd. 4. Indieningsvereisten voor vergunningen met een beperkte geldigheidsduur kunnen verder worden gereduceerd door alleen gewijzigde informatie te vragen. Bepaalde vergunningen hebben een beperkte geldigheidsduur – jaarlijkse optochtvergunningen, gehandicaptenparkeerkaart – en moeten daarna opnieuw worden aangevraagd waarbij alle gegevens moeten worden overlegd. Door alleen gewijzigde informatie te vragen kan met minder informatie sneller – en som zelfs automatisch – de vergunning worden verleend. Aanbeveling: Ga na voor welke vergunningen dit mogelijk is en adviseer gemeenten – en andere uitvoeringsorganisaties – hiermee concreet de Administratieve Lasten te reduceren. Hierbij kunnen tevens richtlijnen voor de geldigheidsduur van vergunningen worden opgenomen.


-8-

4

Individuele toelichting 1. Kopie legitimatiebewijs waarbij verificatie aan de gemeentebalie niet plaatsvindt. Wat is het? Een document waarmee je kunt aantonen wie je bent. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Een kopie legitimatiebewijs is geen formeel legitimatiebewijs, indien deze niet wordt geverifieerd middels persoonlijk contact met de aanvrager aan de balie. Een dergelijke situatie doet zich voor als een aanvraag van een vergunning schriftelijk plaatsvindt en verder geen persoonlijk contact met de aanvrager is. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Het niet kunnen vaststellen van de identiteit van de aanvrager.

Ontbreken van dossiervorming. Hierdoor kan eventueel de basis ontbreken voor gerichte handhavingsactiviteiten. Voorbeeld waar een kopie legitimatiebewijs wordt gevraagd:

Exploitatievergunning horeca, parkeervergunning, etc.

terrasvergunning,

marktvergunning,

standplaatsvergunning,

ventvergunning,

2. Keurmerk Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) Wat is het? Sinds 1996 verleent het CBF een keurmerk aan fondsenwervende instellingen. Elk fonds dat in aanmerking wil komen voor een CBF-Keur, moet aan dezelfde criteria voldoen en dezelfde procedure doorlopen. Fondsenwervende instellingen moeten minimaal drie jaar als zodanig actief zijn in Nederland. Het keurmerk wordt afgegeven voor een periode van 3 jaar, waarbij jaarlijks wordt getoetst of de organisatie nog aan de gestelde criteria voldoet. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Op de website van het CBF (www.cbf.nl) zijn kosteloos en eenvoudig de organisaties te raadplegen die in het bezit zijn van een CBF-keurmerk. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Het niet kunnen vaststellen van de legitieme identiteit van de organisatie.

De gemeente vindt het de verantwoordelijkheid van de aanvrager om te voldoen aan de indieningsvereisten.

Ontbreken van dossiervorming. Hierdoor kan eventueel de basis ontbreken voor gerichte handhavingsactiviteiten (fraude) Voorbeeld waar een CBF-keurmerk wordt gevraagd:

Collectevergunning.

3. BTW-nummer Wat is het? Je kunt alleen maar btw heffen als je een geldig btw-nummer op je factuur hebt staan. Een opdrachtgever die een factuur toegestuurd krijgt waarop staat inclusief 19 procent btw (of een ander tarief) en waar vervolgens geen btwnummer op staat, mag die btw niet betalen. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Geen meerwaarde. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Toename van de Bestuurlijk Lasten door het zelf opvragen van gegevens. Het kost een gemeente tijd om de gegevens zelf te achterhalen.

Ontbreken van dossiervorming. Voorbeeld waar het BTW-nummer wordt gevraagd: Marktvergunning, standplaatsvergunning.


-9-

4. Gegevens omtrent WA-verzekering Wat is het? Een verzekering die de verzekerde beschermt tegen het risico van aansprakelijkheid. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Geen meerwaarde. De gemeente kan als aanvullende eis opnemen dat een aanvrager in het bezit moet zijn van een geldige afgesloten WA-verzekering. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Niet kunnen verhalen van de gemaakte schade op de veroorzaker.


Ontbreken van dossiervorming. Voorbeeld waar de WA-verzekering wordt gevraagd: Marktvergunning, standplaatsvergunning, evenementenvergunning.

5. Kentekenbewijs deel IA of IB Wat is het? Het kentekenbewijs is een document dat bewijst dat een voertuig geregistreerd staat in het kentekenregister van de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW). Aan de hand van dit register gaat de RDW onder meer na of een auto verzekerd is, of de APK-keuring is uitgevoerd en of motorrijtuigenbelasting is betaald. Het kentekenbewijs bestaat uit drie delen:

Deel IA: het voertuigbewijs.

Deel IB: het tenaamstellingsbewijs.

Deel II: het overschrijvingsbewijs. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Geen meerwaarde. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Ontbreken van dossiervorming. Hierdoor kan eventueel de basis ontbreken voor gerichte handhavingsactiviteiten.

De gemeente vindt het de verantwoordelijkheid van de aanvrager om te voldoen aan de indieningsvereisten. Voorbeeld waar het kentekenbewijs wordt gevraagd: Parkeervergunning, parkeerontheffing, ontheffing verkeersverbod.

6. Documenten t.b.v. de vaststelling subsidies tot een bepaald subsidiebedrag Wat is het? De subsidievaststelling houdt in dat de subsidiegever op basis van de gemaakte kosten het daadwerkelijk uit te betalen bedrag vaststelt. Hiervoor dienen documenten (zoals begroting, resultatenrekening, bewijsstukken gemaakte kosten, etc.) te worden overgelegd. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Indien het om een beperkt subsidiebedrag gaat (van € 50,- tot € 1.000,-) kunnen de vaststellingsvereisten komen te vervallen. Veelal besteden de subsidieontvangers en de subsidiegevers (zoals gemeenten) relatief veel tijd en geld voor het verzamelen en beoordelen van de documenten, terwijl het subsidiebedrag relatief laag is. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:


Ontbreken van dossiervorming. Hierdoor kan eventueel de basis ontbreken voor gerichte handhavingsactiviteiten.

Het niet doel- en rechtmatig verstrekken van producten. Voorbeeld waar vaststellingsdocumenten worden gevraagd: Waarderingssubsidies, eenmalige subsidies en structurele subsidies.


- 10 -

7. Uittreksel Centraal Registratiekantoor Wat is het? Een bewijs van registratie bij het Centraal Registratiekantoor voor het verkopen van goederen op een markt of het venten. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Geen meerwaarde. Een inschrijving bij het CRK vermeldt niets over de betrouwbaarheid van de klant. Indien gewenst kan de ondernemingsvorm worden achterhaald uit het Handelsregister van de KvK. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Toename van de Bestuurlijk Lasten door het zelf opvragen van gegevens bij het Centraal Registratiekantoor. Het kost een gemeente tijd om de gegevens zelf te achterhalen.

De gemeente vindt het de verantwoordelijkheid van de aanvrager om te voldoen aan de indieningsvereisten. Voorbeeld waar een uittreksel wordt gevraagd: Marktvergunning, standplaatsvergunning, ventvergunning.

8. Uittreksel Kamer van Koophandel Wat is het? Een bewijs van inschrijving van een onderneming in het Handelsregister Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel is door iedereen online te raadplegen. Hier vindt men onder meer de uittreksels, deponeringen en adressen van alle bedrijven, verenigingen en stichtingen in Nederland. De Kamer van Koophandel (KvK) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben een overeenkomst gesloten waardoor het Handelsregister Online beter beschikbaar wordt voor gemeenten. De VNG adviseert haar leden dan ook om niet meer naar een uittreksel van de KvK te vragen wanneer een ondernemer een gemeentelijke vergunning aanvraagt. Dit moet het gezamenlijke bedrijfsleven een besparing opleveren van circa 2,5 miljoen euro. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Toename van de Bestuurlijke Lasten door het zelf opvragen van gegevens bij de Kamer van Koophandel. Enerzijds kost het een gemeente tijd om het online handelsregister te raadplegen, anderzijds kost het de gemeente geld om een uittreksel online op te vragen (€ 2,50).

De gemeente vindt het de verantwoordelijkheid van de aanvrager om te voldoen aan de indieningsvereisten. Voorbeeld(en) waar een uittreksel wordt gevraagd: Exploitatievergunning horeca, terrasvergunning, marktvergunning, standplaatsvergunning, ventvergunning.

9. Statuten Wat is het? Statuten zijn regels die ten grondslag liggen aan bepaalde rechtspersonen, zoals naamloze vennootschap, besloten vennootschap, vereniging of stichting en die in een notariële akte van oprichting zijn neergelegd. De statuten moeten met de akte van oprichting ter kennisneming door derden worden ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK), terwijl een authentiek afschrift van de akte van oprichting daar moet worden gedeponeerd. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Het Handelsregister van de KvK is door iedereen online te raadplegen. Hier vindt men onder meer de uittreksels, deponeringen en adressen van alle bedrijven, verenigingen en stichtingen in Nederland. De KvK en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben een overeenkomst gesloten waardoor het Handelsregister Online beter beschikbaar wordt voor gemeenten. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen: Toename van de Bestuurlijke Lasten door het zelf opvragen van gegevens bij de Kamer van Koophandel. Enerzijds kost het een gemeente tijd om het online handelsregister te raadplegen, anderzijds kost het de gemeente geld om een uittreksel online op te vragen (€ 2,50). De gemeente vindt het de verantwoordelijkheid van de aanvrager om te voldoen aan de indieningsvereisten. Voorbeeld waar statuten worden gevraagd: Waarderingssubsidies, eenmalige subsidies en structurele subsidies.


- 11 -

10. Gegevens die de gemeente in eigen administratie beschikbaar heeft Wat is het? Documenten die de gemeente afgeeft, zoals een verleende bouwvergunning, milieuvergunning, recent eerder uitgevoerd onderzoeken (akoestisch onderzoek, geuronderzoek). Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? De gemeente heeft deze gegevens in huis en kan deze intern opvragen (Zie b.v. Wet eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen). Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:



Ontbreken van Document Management Systeem in de gemeente, waardoor gegevens niet digitaal zijn gearchiveerd. Voorbeeld waar al beschikbare documenten worden gevraagd:

Bouwvergunning, milieuvergunning, kapvergunning, inritvergunning, etc.

11. Tekeningen/schetsen/foto’s van de huidige situatie Wat is het? Documenten om inzicht te verkrijgen in de huidige/reeds bekende situatie. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? De huidige situatie is bekend bij de gemeente. Veelal is via internet, luchtfoto’s, tekeningen of locatiebezoek de huidige situatie in beeld te brengen. Gemeenten hebben toegang tot visuele informatie middels onder meer Cyclorama en Google-earth. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Toename van de Bestuurlijke Lasten door het zelf opvragen van gegevens. Het kost een gemeente tijd om de gegevens zelf te achterhalen.


Ontbreken van inzicht in de specifieke locatie. Hierdoor zijn onvoldoende toetsingsmogelijkheden bij de gemeente beschikbaar om ongewenste handelingen vooraf te verbieden en/of voorkomen. Voorbeeld waar documenten van de huidige situatie worden gevraagd:

Bouwvergunning, milieuvergunning, kapvergunning, inritvergunning, sloopvergunning, gebruiksvergunning, etc.

12. Historisch onderzoek Wat is het? In een dergelijk onderzoek wordt de historie van de locatie en de directe nabijheid van de locatie in beeld gebracht. Het onderzoek dient inzicht te geven in de potentiële (huidige en voormalige) verontreinigingsbronnen op het terrein. Daarnaast dient het historisch onderzoek inzicht te geven in bepaalde gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden op de locatie en die mogelijk de bodem hebben kunnen verontreinigen (zoals slootdempingen, calamiteiten etc). Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? De gemeente heeft deze gegevens vaak in huis en kan deze intern opvragen. Te denken valt hierbij aan eerder uitgevoerd historische onderzoeken voor dezelfde locatie en een Bodemkwaliteitskaart. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:



Ontbreken van Document Management Systeem in de gemeente, waardoor gegevens niet digitaal zijn gearchiveerd.

Gegevens niet actueel. Voorbeeld waar statuten worden gevraagd: Bouwvergunning, bestemmingsplanvrijstelling.


- 12 -

13. Afschrift uit het Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Wat is het? Een afschrift Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) staat ook wel bekend als uittreksel bevolkingsregister. Het afschrift GBA bevat de naam, adres, woonplaats en geboortedatum. Het uittreksel dient te worden aangevraagd bij de gemeente waar degene staat ingeschreven. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? De gemeente heeft deze gegevens in huis en kan deze intern opvragen (de gegevens van de GBA en de Burgerlijke Stand (waar o.a. geboorten worden geregistreerd) worden samengevoegd. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:



Niet ontvangen van leges.

Op basis van de gemeentelijke interpretatie van de Wet bescherming persoonsgegevens is dit niet mogelijk. Voorbeeld waar al beschikbare documenten worden gevraagd: Huwelijk, aangifte verhuizing.

14. Kadastrale gegevens Wat is het? Kadastrale informatie is informatie over onroerend goed in de vorm van kaarten en uittreksels van administratieve gegevens. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Indien de huidige situatie bekend is bij de gemeente zijn kadastrale gegevens overbodig. Via het bevolkingsregister zijn bijvoorbeeld NAW-gegevens te raadplegen. Daarnaast kunnen gemeenten kadastrale gegevens opvragen via het Kadaster. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Toename van de Bestuurlijk Lasten door het zelf opvragen van gegevens. Het kost een gemeente tijd en geld om de gegevens zelf te achterhalen.


De gemeente is niet gerechtigd tot het raadplegen van gegevens van het Kadaster.

Op basis van de gemeentelijke interpretatie van de Wet bescherming persoonsgegevens is dit niet mogelijk. Voorbeeld waar documenten van de huidige situatie worden gevraagd: Bouwvergunning, milieuvergunning, kapvergunning, inritvergunning, sloopvergunning.

15. Kopie eigendomsbewijs Wat is het? Het eigendomsbewijs is het door het Kadaster gewaarmerkte bewijsstuk dat iemand eigenaar is van het (bedrijfs)object Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Eigendomsgegevens zijn op te vragen via het Kadaster. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Toename van de Bestuurlijke Lasten door het zelf opvragen van gegevens. Het kost een gemeente tijd en geld om de gegevens zelf te achterhalen.


De gemeente is niet gerechtigd tot het raadplegen van gegevens van het Kadaster. Voorbeeld waar documenten van de huidige situatie worden gevraagd: Woningsonttrekkingsvergunning, splitsingsvergunning, horeca exploitatievergunning.


- 13 -

16. Enkelvoud in plaats van meervoud Wat is het? Een gemeente kan een aanvraag in meervoud laten indienen. Dit betekent dat een klant zijn aanvraag moet vermenigvuldigen in de gevraagde hoeveelheid van de gemeente. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? Een gemeente kan zelf kopieën verzorgen of een aanvraag integraal behandelen met een team van betrokkenen. Indien een aanvraag digitaal kan worden ingediend, kan een aanvraag altijd in enkelvoud worden ingediend. Daarnaast scannen veel gemeenten binnengekomen post digitaal in ten behoeve van het Document Management Systeem (met uitzondering van grotere formaten tekeningen). Hierdoor wordt de aanvraag digitaal beschikbaar gesteld aan de afdeling die de aanvraag in behandeling neemt. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Wettelijk gezien niet mogelijk (bouwvergunning).

Toename van de Bestuurlijk Lasten door het zelf dupliceren van gegevens. Het kost een gemeente tijd en geld om de gegevens zelf te kopiëren.

De gemeente vindt het de verantwoordelijkheid van de aanvrager om te voldoen aan de indieningsvereisten. Voorbeeld waar de aanvraag in meervoud wordt gevraagd: Bouwvergunning, milieuvergunning, monumentenvergunning, sloopvergunning.

17. Inkomensgegevens Wat is het? Gegevens over inkomen en vermogen. Hierbij gaat het om gegevens zoals inkomen, vermogen, schulden, etc. Alternatief: Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? De gemeente heeft toegang tot het SUWI-net. Op het SUWI-net zijn inkomens en vermogensgegevens van klanten te raadplegen. In het SUWI-net staan klantgegevens van verschillende ketenpartners, zoals CWI, GSD’s, UWV en SVB. Ook de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) levert gegevens. In de gegevens van het CWI staat welke klanten staan ingeschreven en wat hun opleidings- en beroepservaring is. De Gemeentelijke Sociale Diensten leveren gegevens over uitkeringen en uitkeringsaanvragen van klanten die een uitkering via de Wet werk en bijstand (WWB) ontvangen. De gegevens van UWV betreffen arbeidsrelaties en uitkeringsverhoudingen. Daarnaast biedt het SUWI-net aanvullende informatie. Bijvoorbeeld over:

de status van identiteitsbewijzen

adresgegevens en contactpersonen van bedrijven

weten regelgeving op het terrein van sociale zekerheid, zorg en welzijn

beroepen en opleidingen

fraudepreventie

Indien bepaalde gegevens bij het SUWI-net niet beschikbaar zijn, kan de Belastingdienst worden geraadpleegd. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:



Op basis van de gemeentelijke interpretatie van de Wet bescherming persoonsgegevens is dit niet mogelijk. Het niet doel- en rechtmatig verstrekken van producten (zoals een kwijtschelding). Voorbeeld waar inkomensgegevens worden gevraagd:

Kwijtschelding van belastingen en heffingen, bijzondere bijstand en langdurigheidstoeslag.


- 14 -

18. Verklaring Sociale Hygiëne Wat is het? Met Sociale Hygiëne wordt bedoeld dat mensen op een goede en gezonde manier met elkaar omgaan en rekening houden met elkaars normen en waarden. Doel hiervan is het voorkomen van vervelende en onveilige situaties binnen en buiten het bedrijf. Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? De gemeente kan het door een klant tonen van de verklaring sociale hygiëne aan de balie laten vervallen als de gemeente deze gegevens kan achterhalen bij het Stichting Horeca Onderwijs (SH) Horeca Branche Instituut. Er kan worden volstaan met het vermelden van het registratienummer op het aanvraagformulier. Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen: Niet mogelijk op grond van de Drank- en Horecawet. Voorbeeld waar statuten worden gevraagd: Drank- en Horecavergunning.

19. Verklaring omtrent het gedrag (VOG) Wat is het? Met deze verklaring kunnen rechtspersonen hun integriteit tonen aan overheden, partners en bedrijven. Waarom als overheidsinstantie niet opvragen? De gemeente gebruikt de VOG voor eigen gebruik en kan deze zelfstandig aanvragen bij het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (COVOG). Belemmering(en) voor gemeente om het document niet op te vragen:

Toename van de Bestuurlijke Lasten door het zelf opvragen van gegevens bij het ministerie van Justitie. Enerzijds kost het een gemeente tijd om het VOG te achterhalen, anderzijds kost het de gemeente geld om een VOG op te vragen (€ 147,50).


Op basis van de gemeentelijke interpretatie van de Wet bescherming persoonsgegevens is dit niet mogelijk. Voorbeeld waar statuten worden gevraagd: Aanbestedingen.


- 15 -

Inventarisatie Overbodige Indieningsvereisten Gemeenten

Recommend Documents