ORGANISATIEONDERDEEL RGANISATIEONDERDEEL GEMEENTEN GEMEENTEN O
Draaiboek
Nazorg
Kennis en Beheerteam “Nafase” Versie 1.0, 31 oktober 2012
ORGANISATIEONDERDEEL GEMEENTEN
Colofon Dit document is tot stand gekomen in opdracht van Kennis- en Beheerteam Nafase van het organisatieonderdeel gemeenten van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Het document is na vaststelling aangeboden aan:
functionarissen van de stafsectie Bevolkingzorg: stafsectieleden en Algemeen Commandant
gemeentesecretarissen binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant
AOV’ers binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant
leden Kennis- en Beheerteam “Nafase”.
Adres Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant Organisatieonderdeel Gemeenten Postbus 467 5000 AL Tilburg www.veiligheidsregiomwb.nl
Druk Versie 1.0
31 oktober 2012
Status:
Definitief
Inhoud en Beheer Kennis- en Beheerteam “Nafase” -
Procesverantwoordelijke deelproces /vz KB-team
: M. Tromp, Gemeente Goirle
-
Stafliaison Organisatieonderdeel Gemeenten
: P. Strijbos, Gemeente Goirle
-
Mede-auteur:
: S. Valk, ARSIS Personeelsmanagement & Organisatie-ontwikkeling
Beheer Dit document beschrijft het Draaiboek Nazorg in de Veiligheidsregio MWB, en kent een sterke verbondenheid met het Deelplan Taakorganisatie Nafase. Het Deelplan wordt beheerd door het Organisatieonderdeel Gemeenten van de Veiligheidsregio MWB. Jaarlijks wordt voor dit document en de genoemde achterliggende documenten bezien of actualisatie gewenst is. Op basis van (landelijke) ontwikkelingen, evaluaties etc. kunnen wijzigingen en aanpassingen worden doorgevoerd. Het Draaiboek behorende bij dit deelplan beschrijft de operationele uitvoering; het is een levend document dat continue kan worden aangepast en aangevuld. Vaststelling geschiedt via het Kennis- en Beheerteam Nafase. De website van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant biedt op de extranet-pagina “gemeenten“ voor de gebruikers van dit draaiboek en bijbehorend deelplan de meest actuele versie. Een regionale “App” is in studie.
Draaiboek Nazorg
Pagina 2 van 51
Inhoudsopgave
Pagina
1 1.1
Inleiding en leeswijzer Inleiding
4 4
2 2A 2B 2C
Organogrammen taakorganisatie Nafase Nafase in de multidisciplinaire omgeving De operationele taakorganisatie Nafase (GRIP 2 en 3) De operationele taakorganisatie Nafase (GRIP 4)
5 6 7 8
3 3A 3B 3C 3D 3E 3F 3G
Taakomschrijvingen functies Nazorg Hoofd Taakorganisatie Nafase Teamleider Nazorg Medewerker team Nazorg Administratief medewerker Coördinator Informatie- en Adviescentrum (IAC) Klantmanager IAC Medewerker IAC
9 10 11 12 13 14 15 16
4 4.1 4.2 4.3
Procesbeschrijvingen Nazorg Operationele Organisatiestructuur Proces Nafase – GRIP 2/3 Operationele Organisatiestructuur Proces Nafase – GRIP 4 Detailprocesbeschrijving Nazorg / IAC
17 18 19 20
5
Toelichting op de relatie tussen het proces Nafase en de overige processen
21
6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5
Het Informatie- en Adviescentrum (IAC) Inleiding Doelstelling IAC Het inrichten van een IAC Triage / Het inventariseren van de prioriteiten voor het nazorgtraject Checklist beoordelen inrichtingsvorm Nazorgfase
22 22 22 23 25 28
7 7.1 7.2
Checklisten Checklist preparatieve fase Checklist uitvoerende fase
31 32 34
8 8.1 8.2 8.3 8.3
Sjablonen Geheimhoudingverklaring ingezette (gemeentelijke) functionarissen Sjabloon privacyreglement gegevens gedupeerden Inhoudsopgave Plan van aanpak Nazorg Overzicht mogelijke partners in nazorgfase
38 39 40 42 44
9 9.1 9.2 9.3 9.4
Overige tools Inrichting actiecentrum Nazorg Presentielijst Voorbeeld Logboek Begrippenlijst
46 47 48 49 50
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 3 van 51
1 1.1
Inleiding en leeswijzer Inleiding Voor u ligt het Draaiboek Nazorg. Het Draaiboek is een operationele “Toolkit Nazorg”. Het bevat naast taakomschrijvingen per functionaris, onder meer procesbeschrijvingen, checklists, sjablonen, contactgegevens en diverse andere hulpmiddelen die de collega’s kunnen ondersteunen bij hun werkzaamheden tijdens een ramp of crisis. Dit Draaiboek kent een sterke verbondenheid met het Deelplan Nafase. Het Deelplan gaat onder meer in op het wettelijk kader, de beheerorganisatie t.a.v. Nazorg en de relatie met de overige (gemeentelijke deelprocessen).
Deelplan
Draaiboek
Zowel het Draaiboek als het Deelplan maken onderdeel uit van de planstructuur binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Onderstaande illustratie geeft weer hoe beide documenten zich verhouden tot andere planfiguren die reeds zijn opgesteld of nog in ontwikkeling zijn.
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 4 van 51
2
Organogrammen taakorganisatie Nafase 2A
Nafase in de multidisciplinaire omgeving
2B
De operationele taakorganisatie Nafase (GRIP 2 en 3)
2C
De operationele taakorganisatie Nafase (GRIP 4)
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 5 van 51
2A
Draaiboek Nazorg
Nafase in de multidisciplinaire omgeving
Versie 1.0
Pagina 6 van 51
2B
De operationele taakorganisatie Nafase (GRIP 2 en 3)
pm
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 7 van 51
2C
De operationele taakorganisatie Nafase (GRIP 4)
pm
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 8 van 51
3
Taakomschrijvingen functies Nazorg 3A
Hoofd Taakorganisatie Nafase
3B
Teamleider Nazorg
3C
Medewerker team Nazorg
3D
Administratief medewerker
3E
Coördinator Informatie- en Adviescentrum (IAC)
3F
Klantmanager IAC
3G
Medewerker IAC
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 9 van 51
3A
Hoofd Taakorganisatie Nafase
pm
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 10 van 51
3B
Teamleider Nazorg
PM
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 11 van 51
3C
Medewerker team Nazorg
pm
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 12 van 51
3D
Administratief medewerker
pm
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 13 van 51
3E
Coördinator Informatie- en Adviescentrum (IAC)
pm
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 14 van 51
3F
Klantmanager IAC
Pm
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 15 van 51
3G
Medewerker IAC
pm
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 16 van 51
4
Procesbeschrijvingen Nazorg 4.1 4.2 4.3
Draaiboek Nazorg
Operationele organisatiestructuur Proces Nafase GRIP 2/3 Operationele organisatiestructuur Proces Nafase GRIP 4 Detailprocesbeschrijving nazorg/Informatie-Adviescentrum (IAC)
Versie 1.0
Pagina 17 van 51
4.1
Operationele Organisatiestructuur Proces Nafase – GRIP 2/3
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 18 van 51
4.2
Operationele Organisatiestructuur Proces Nafase – GRIP 4
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 19 van 51
4.3
Detailprocesbeschrijving Nazorg / IAC
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 20 van 51
5
Toelichting op de relatie tussen het proces Nafase en de overige processen De processen Bevolkingszorg staan uiteraard niet op zichzelf. Zowel binnen de crisisorganisatie Bevolkingszorg, als erbuiten in de multidisciplinaire crisisorganisatie, zijn tal van dwarsverbanden en afhankelijkheden te benoemen tussen processen. De exacte afhankelijkheid en de mate waarin loopt echter uiteen. In veel gevallen kan volstaan worden met “informeren” of delen van inzichten tijdens het HTO-overleg. Hét platform waarin de Hoofden Taakorganisatie de processen onderling afstemmen. In enkele gevallen is aanvullende afstemming op inhoud of zelfs werkwijze noodzakelijk en heeft het ene deelproces een doorwerking op een ander deelproces (bijv. het geven van voorlichting op een opvanglocatie of het leveren van menskracht voor de uitvoering van het proces). Deze “aanvullende” koppelvlakken zijn in kaart gebracht in onderstaand schema. Daaronder wordt kort beschreven wat dit koppelvlak precies inhoudt en welke afspraken daarover zijn gemaakt. Eventuele uitwerkingen zijn verder opgenomen in het van toepassing zijnde Draaiboek.
Koppelvlakken Nafase met processen Bevolkingszorg
Bovenstaande tabel visualiseert op welke onderdelen van het proces er specifieke koppelvlakken te definiëren zijn. In navolgende tabel wordt dit op inhoud verder gespecificeerd.
KOPPELVLAKKEN NAFASE MET PROCESSEN BEVOLKINGSZORG Algemeen:
Nafase zal tijdens acute fase op projectmatige basis opgestart worden en sterk afhankelijk zijn van het relevante scenario c.q. de verwachte impact op de deelprocessen van Nafase. Via het HTO-overleg zal een eerste inschatting van de benodigde acties worden gemaakt en zal nadere afstemming bij de uitwerking plaatsvinden.
Crisiscommunicatie:
Eventuele behoeftes aan crisiscommunicatie-acties ter voorbereiding op Nafase worden in acute fase besproken in het HTO-overleg. Initiatief daartoe ligt primair bij Hoofd Taakorganisatie Nafase.
Publieke Zorg:
Geen bijzonderheden;
Omgevingszorg:
Geen bijzonderheden;
Stafsectie Bevolkingszorg ROT:
Geen bijzonderheden;
Ondersteuning:
Geen bijzonderheden;
Informatiemanagement:
Geen bijzonderheden;
Evacuatie:
Geen bijzonderheden;
.
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 21 van 51
6 6.1
Het Informatie- en Adviescentrum (IAC) Inleiding In een gemeente, die getroffen wordt door een ramp of een zwaar ongeval kan de burgemeester besluiten de bestrijding van de calamiteit uit te voeren volgens de regels, die vastgelegd zijn in het Regionaal Crisisplan. In deze repressiefase zal de zorg voor een goede afwikkeling ook al ter hand moeten worden genomen binnen de kaders van het proces Nazorg. De inrichting van een Informatie- en Adviescentrum (IAC) behoort daarbij tot de mogelijkheden. Ervaringen uit eerdere rampen hebben geleerd dat betrokkenen grote behoefte hebben aan een centraal punt waar zij met alle vragen omtrent de gevolgen van de ramp terecht kunnen. Deze ervaringen hebben de gedachte post doen vatten dat, door het concentreren van vraag en aanbod vanuit de één-loketgedachte, gedupeerden sneller in staat zijn hun “normale leven” weer op te pakken. Een belangrijke randvoorwaarde hierbij is dat er sprake is van een geïntegreerd en laagdrempelig zorg- en dienstverleningsaanbod op materieel en immaterieel gebied. Een IAC maakt gedurende de ramp en in de periode na de ramp een ontwikkeling door. In de preparatiefase, waarin nog geen sprake van een ramp is, worden voorbereidingen getroffen om een IACachtige organisatie in geval van een ramp te activeren. Desalniettemin krijgt een IAC na het voltrekken van een ramp te maken met verschillende ontwikkelingsfasen die elkaar in korte periode opvolgen, en waarbij de overgang van de ene naar de andere fase veelal geleidelijk is. Een IAC anticipeert hierop en houdt daar bij de inrichting van de organisatie rekening mee.
6.2
Doelstelling IAC De belangrijkste werkzaamheden van een IAC zijn:
het bereiken en contact onderhouden met alle getroffenen;
het verzamelen van alle vragen van de getroffenen;
het zoeken naar en het geven van antwoorden op de vragen;
de monitoring van de toestand van de getroffenen;
het adviseren over welke hulp wanneer gewenst is;
doorzetten van acties naar de verantwoordelijke instanties.
Het IAC is bedoeld om de hulp aan gedupeerden na een ramp zo goed mogelijk te organiseren, zowel richting de gedupeerden, als intern voor de gemeente en de andere betrokken partners. Een IAC kan zwaar worden opgetuigd maar men kan ook kiezen voor een lichte variant bijv. in de vorm van een digitaal IAC zoals bij de Tripoli ramp is ingesteld. Doel is het organiseren van één loket voor gedupeerden en het gemeentebreed coördineren van de informatievoorziening aan gedupeerden. Dit loket moet binnen een paar uur kunnen zijn ingericht met een basisbezetting van waaruit het IAC mogelijk verder opgezet kan worden. Binnen een aantal dagen dient een IAC operationeel te kunnen zijn in een voorbereide locatie (getroffenen kunnen voor eerste informatie terecht). Binnen een aantal weken dient een IAC gestructureerd te kunnen zijn, zodat langdurige nazorg aan getroffenen geboden kan worden. Het gaat veelal om vragen en behoeften die normaliter ook spelen en normaliter als taken zijn belegd bij verschillende afdelingen van de gemeente. Deze publieksfunctie speelt na een ramp of crisis ook, maar dan meer intensief en in een context van veel emotie en onzekerheid.
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 22 van 51
De informatie- en adviesfunctie bouwt voort op de in de acute fase ingezette informatievoorziening via het backoffice informatiemanagement. Vooral de informatie uit de deelprocessen CRIB, CRAS en pers- en publieksvoorlichting is direct van belang. Een reeds opgestart informatienummer, verwantennummer en crisiswebsite vormen de basis van de informatievoorziening en moeten op enig moment bij elkaar worden gebracht in het IAC. Het IAC moet dus voortdurend informatie verwerven, maar ook informatie en advies geven aan de getroffenen en hulpverleningsinstanties. Verschillende incidenten laten zien dat het IAC eerst te maken krijgt met vnl. materiële schadevragen. Na verloop van tijd concentreren de vragen zich rond psychologische hulpverlening.
6.3 6.3.1
Het inrichten van een IAC Belangrijke aandachtspunten Mandaat Om als IAC te kunnen handelen is het van belang dat er voldoende mandaat is om zaken in werking te zetten. Dat betekent dat de teamleider Nazorg de bevoegdheid moet hebben om opdrachten te geven aan externe partijen en direct afspraken kan maken met de partners. Probeer zoveel mogelijk coördinatie, budget, bevoegdheden en procesbewaking in 1 hand te houden. Capaciteit De bezetting van een IAC is cruciaal. Dat betekent dat het management voldoende capaciteit beschikbaar moet stellen voor het bemensen van het IAC. Dat kan in de praktijk tot dilemma’s leiden met name als de staande organisatie door blijft draaien. Middelen Nazorg is een uiterst ingrijpend traject, ook voor de gemeente. De gemeente moet langdurig middelen vrijmaken en in de budgetten rekening houden met uitgestelde zorgvragen. Hierbij moet ook aandacht zijn voor de beschikking over een digitaal registratieprogramma (aanvullend op het registratiesysteem CRIB). Aflossing De aflossing van het personeel moet geregeld zijn. Hierover moet tijdig worden nagedacht zodat de vervangers op de hoogte worden gesteld en de overdracht snel kan plaatsvinden. Overdracht naar de staande organisatie Bij afschaling van het proces Nazorg wordt het uitgangspunt gehanteerd dat de lopende en openstaande aandachtspunten zoveel als mogelijk worden ingebed in de bestaande voorzieningen en staande gemeentelijke organisatie.
6.3.2
Locatiekeuze IAC Voor het functioneren van het IAC is de locatiekeuze cruciaal. Omdat aard en omvang van de calamiteit onbekende variabelen zijn, kan in de preparatiefase slechts voorzien worden in het aangeven van een aantal mogelijk locaties voor een IAC. De meest voor de hand liggende locatie binnen een gemeente zijn de loketten van burgerzaken en/of afdeling welzijn. In ieder geval zijn naast de balies ook aparte ruimten nodig voor vertrouwelijk gesprekken.
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 23 van 51
6.3.3
Organisatie en aansturing IAC Een IAC-organisatie wordt vanuit het perspectief van de gedupeerde opgezet. Dit betekent onder meer het realiseren van:
Een goede bereikbaarheid in de breedste zin van het woord (fysiek, telefoon, e-mail, fax, post, internet);
Een goede herkenbare, uitnodigende laagdrempelige organisatie;
Toegankelijke publieksinformatie;
Een goede verwijsfunctie;
Een goede netwerkstructuur met de belangrijkste zorg- en dienstverleners;
Ruimte (fysiek, in de tijd) voor vertrouwelijke gesprekken;
Vaste gezichten en daarmee herkenbare aanspreekpunten / gemeentelijke accountmanagers.
Het IAC kan niet opereren zonder toereikende informatie en input van de overige deelprocessen en andere crisisgerelateerde onderwerpen. In de preparatiefase dient daarom veel aandacht voor de ontwikkeling van deze kanalen te zijn. Wanneer de crisisorganisatie wordt ontmanteld en de gemeente zoveel als mogelijk terugkeert naar het reguliere organisatiemodel, komt de aansturing van het IAC via de crisisorganisatie (Algemeen Commandant Bevolkingszorg c.q. Hoofd Taakorganisatie Nafase) te vervallen. Omdat het IAC waarschijnlijk veel langer operationeel moet blijven, moet het op dat moment gepositioneerd worden en dat kan zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie. Voorkeur hierbij wordt gegeven aan een projectorganisatie. Het grote voordeel van een projectmatige aanpak is dat het focust op: opdrachtgeverschap, (bestuurlijke) verantwoordelijkheden, opdrachtnemerschap, opdrachtformulering, tijdpad, organisatie en inzet van middelen. De reguliere gemeentelijke organisatie wordt daardoor ontlast. In de afbouwfase wordt het IAC ontmanteld: de formatieomvang wordt teruggebracht, de bedrijfsfuncties worden afgebouwd en taken, verzamelde informatie, gegevens e.d. worden overgedragen aan reguliere organisaties en instanties. Binnen de IAC-organisatie onderscheiden we de Frontoffice en de Backoffice, waarin de verschillende betrokken (gemeentelijke) diensten en hulpverleningsinstanties samenwerken. Omdat op voorhand niets te zeggen valt over aard van en de mate waarin een beroep wordt gedaan op het IAC, verdient het aanbeveling om in de voorbereidende fase in ieder geval alvast te voorzien in een kernbezetting IAC die bestaat uit een Coördinator IAC, klantmanagers en medewerkers informatie- en adviescentrum.
Voor een beschrijving van de taken van de verschillende functies wordt verwezen naar hoofdstuk 3.
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 24 van 51
6.4
Triage / Het inventariseren van de prioriteiten voor het nazorgtraject De term triage is afkomstig uit de medische wereld en betekent “selectie en rangschikking van slachtoffers bij rampen voor een snelle specialistische behandeling”. Triage is een dynamisch beslisproces dat de behoefte aan zorg van een patiënt prioriteert bij binnenkomst op de Spoed Eisende Hulp. Voor deze triage wordt gebruik gemaakt van richtlijnen die zijn opgesteld aan de hand van levensbedreiging, bloeding, pijn, bewustzijn, acuutheid, enz. Triage kan ook mogelijk zijn in het proces Nazorg. De getroffen burgers komen eerst bij een receptiebalie en worden van daaruit doorverwezen. Bepaling hulpvraag Belangrijk is om een juiste inschatting te maken van de zwaarte (het gewicht) van de problematiek om te bepalen aan welke balie men het beste geholpen kan worden. Uiteindelijk bepaalt de getroffen burger zelf wat voor hem de urgentie is van het probleem, dan wel het hoofdprobleem. Het spreekt vanzelf dat de getroffen burger zijn hele verhaal kwijt kan bij zowel de balie immateriële als materiële hulpverlening en niet voor het ene probleem bij balie A moet zijn en voor het andere probleem bij balie B. Om te bepalen welk probleem (of problemen) de getroffen burger heeft wordt gebruik gemaakt van de PRIORITEITENKAART NAZORG/IAC (paragraaf 6.4.1). Daarop kan worden aangekruist welke probleemgebieden men wil bespreken. Indien er sprake is van zowel immateriële als materiële problematiek, dan wordt de getroffen burger in beginsel naar de balie immaterieel verwezen. Doorvragen Van belang is om door te vragen, dat wil zeggen niet uit te gaan van een algemeenheid maar door middel van gerichte vragen te weten te komen welke (deel-)problemen men wil bespreken. Uiteraard wordt (veelal) begonnen met een open vraag: “waar komt u voor?”. Afhankelijk van het antwoord moet worden bezien of er nog meer problemen zijn of moet een nuancering aangegeven worden. Het antwoord: “ik ben alles kwijt” kan betekenen: je naaste verwanten kwijt zijn, je familie, je veestapel, je geld, je huis, je inboedel, je geheugen, enzovoorts. Door middel van doorvragen probeer je:
Vaagheden helder te maken;
Hoofd- en bijzaken te scheiden;
Tegenstrijdigheden op heffen;
Ordening aan te brengen;
Zaken samen te vatten;
Prioriteiten te stellen.
Verwijzen Afhankelijk van de problematiek wordt de getroffen burger verwezen naar de balie die van toepassing is. Aan de getroffene wordt dan een prioriteitenkaart meegegeven, een volgnummer, een informatiebulletin Nazorg/IAC en een in te vullen verklaring van geen bezwaar. Opgelet moet worden of de gedupeerde in staat is om zelf de weg te vinden of dat wellicht begeleiding van gastvrouw/gastheren nodig is. Mogelijk kan daar sprake van zijn bij hevig geëmotioneerde mensen. Tot slot worden, voor zover mogelijk, de gegevens (n.a.w.) van de getroffen burger in het registratiesysteem ingevoerd.
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 25 van 51
Samenvattend Aan de receptiebalie worden medewerkers ingezet die de eerste ontvangst doen van gedupeerden. Aan de hand van triage wordt bepaald naar welke balie de gedupeerde moet worden verwezen. Zonodig wordt gebruik gemaakt van begeleiding door gastvrouwen/gastheren. Te gebruiken formulieren Prioriteitenkaart (zie volgende pagina).
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 26 van 51
6.4.1
Prioriteitenkaart Triage Nazorg BALIE IMMATERIEEL
BALIE MATERIEEL
Medische Zorg: o medische zorg klant o medische zorg verwant o psychosociale zorg klant o psychosociale zorg verwant o gezondheidsrisico’s o anders:……….
Identificatie en reisdocumenten: o paspoort/ID-kaart o overkomst verwanten(uit buitenland) o anders:……….. Verzekeringskwesties: o melden schade o informatie vragen o invullen formulieren o AVP-verzekering (WA) o autoverzekering o brand/inboedelverzekering o ziektekostenverzekering o anders:………………..
Vermissing verwanten/dieren: o echtgenoot/partner o kind(eren) o dier(en) o anders:……….. Hulp nodig: o maatschappelijk werk o slachtofferhulp o geestelijk verzorger o anders:………..
Reiniging/milieu/veiligheid: o afvoer besmette waren o vragen over verontreiniging rampgebied o milieugevaarlijke stoffen o beveiliging rampterrein o beveiliging have en goed o anders:…………………
Rouwverwerking en uitvaart: o overleden o echtgenoot/partner o overleden kind(eren) o overleden anders: ……………… o uitvaartverzorging o anders:……………………
Huisvesting: o vervangende huisvesting o vervanging inboedel o betaling huur/hypotheek o anders:…………………
Tolken: o Inzet tolk nodig Taalgebied:……………..
Juridische zaken: o conflict verzekering o hoogte schadeloosstelling o bezwaar/beroep o klacht(en) o anders:…………………..
________________________
OVERIGE ZAKEN:
Werk en inkomen: o werk verloren o geen inkomsten o anders:………………….
……..
Bouwzaken: o herstel woning/bedrijf o hoogte schade o anders:……………… Nutsvoorzieningen: o water o gas o elektra Financiën: o Voorschot schadeloosstelling o (bijzondere) bijstand o bankzaken o anders:……
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 27 van 51
6.5
Checklist beoordelen inrichtingsvorm Nazorgfase Het opstarten van een Actiecentrum Nazorg kan op diverse manieren ingericht worden. Men kan kiezen voor een klein Actiecentrum zonder IAC of IVC, een Actiecentrum met alleen een digitale omgeving of een groot Actiecentrum met een volledig ingericht IAC en een digitale omgeving. Het is van de ramp afhankelijk hoe groot een Actiecentrum Nazorg opgetuigd moet worden. Dat hangt af van diverse factoren. Om een beeld te geven wanneer voor welke vorm gekozen kan worden zijn onderstaande lijsten opgesteld. De lijsten geven een richting aan het ROT en het college van burgemeester en wethouders bij de keuze voor een klein of groot Actiecentrum Nazorg.
1. Actiecentrum inrichten zonder IAC De verwachte externe behoefte aan informatie en advies (hulpvraag) De impact van de ramp betreft alleen direct betrokkenen Er is sprake van 1 doelgroep De hulpvraag is eenvoudig en men kan volstaan met eenvoudige antwoorden Aantal mensen met een complexe hulpvraag is minder dan 20 De verwachte doorlooptijd voor het afhandelen van het merendeel van de casussen is enkele dagen De hulpvraag is goed vast te stellen De verwachting is dat in de komende weken en maanden geen nieuwe/gewijzigde vragen en behoeften opkomen omdat dan pas de daadwerkelijke implicaties duidelijk worden Er worden geen geneeskundige en psychosociale effecten verwacht Er zijn geen onzekerheden over de gevolgen voor de volksgezondheid Er is geen materiële schade Er is geen opvang nodig De functie van het IAC Afstemming met andere partners kan binnen de reguliere overleggen Bestaand beleid voldoet Er wordt verwacht dat in de komende weken en maanden geen bestuurlijke besluiten moeten worden genomen die van invloed zijn op de gedupeerden De organisatorische implicaties voor de verschillende IAC varianten Het aantal direct betrokken (gemeentelijke) diensten die een hulpvraag krijgen: maximaal 2 De verwachte of gewenste duur van de dienstverlening is enkele dagen Er wordt geen extra inzet van de gemeentelijke diensten (in FTE) verwacht Er zijn geen logistieke en facilitaire consequenties te verwachten Er is geen GRIP
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 28 van 51
2. Actiecentrum inrichten met een lichte vorm van IAC (bijv. digitaal) De verwachte externe behoefte aan informatie en advies (hulpvraag) De impact van de ramp betreft een kleine groep personen Er is sprake van 1 doelgroep De hulpvragen zijn eenvoudig en kan men middels een Vraag & Antwoord formulier beantwoorden De verwachte doorlooptijd voor het afhandelen van het merendeel van de casussen is enkele weken De hulpvraag is goed vast te stellen De verwachting is dat in de komende weken en maanden geen nieuwe/gewijzigde vragen en behoeften opkomen omdat dan pas de daadwerkelijke implicaties duidelijk worden Er worden minimale geneeskundige en psychosociale effecten verwacht Er zijn over de gevolgen voor de volksgezondheid enkele onduidelijkheden. De belangrijkste feiten zijn bekend. Er is sprake van beperkte materiële schade De omvang, spreiding en diversiteit van de schade is gelijksoortig Er is opvang nodig voor enkele direct betrokkenen De duur van de opvang is enkele dagen De functie van het IAC Afstemming met andere partners kan binnen de reguliere nazorg overleggen Bestaand beleid voldoet Er wordt verwacht dat in de komende weken en maanden geen bestuurlijke besluiten moeten worden genomen die van invloed zijn op de gedupeerden De organisatorische implicaties voor de verschillende IAC varianten Het aantal direct betrokken (gemeentelijke) diensten die een hulpvraag krijgen: maximaal 2 De verwachte of gewenste duur van de dienstverlening is enkele weken Er wordt aan inzet van de gemeentelijke diensten ong. 3 FTE verwacht De logistieke en facilitaire consequenties zijn beperkt: Opzet website en telefonisch punt, beheer website en telefoon Er is sprake van GRIP 1
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 29 van 51
Actiecentrum inrichten met een zware vorm van een IAC De verwachte externe behoefte aan informatie en advies (hulpvraag) De impact van de ramp betreft een wijk, stad of regio Er is sprake van 2 of meer doelgroepen De hulpvragen zijn eenvoudig tot complex en te behandelen door verschillende diensten die met elkaar moeten afstemmen Het aantal mensen met een complexe hulpvraag ligt tussen de 20 en meer dan 250 De verwachte doorlooptijd voor het afhandelen van het merendeel van de casussen is enkele maanden to een aantal jaren De hulpvraag is niet altijd goed vast te stellen. Men kan alleen een inschatting maken van de hulpvraag in de eerste fase van de nazorg De implicaties zijn nog niet te overzien maar mogelijk groot De verwachting is dat in de komende weken en maanden nieuwe/gewijzigde vragen en behoeften opkomen omdat dan pas de daadwerkelijke implicaties duidelijk worden Er worden grote geneeskundige en psychosociale effecten verwacht Er moet geneeskundige en psychosociale hulp worden geregeld voor een grote groep personen (meer dan 20) Er zijn over de gevolgen voor de volksgezondheid onduidelijkheden. Oorzaak en effecten zijn onduidelijk hetgeen leidt tot onzekerheid of zelfs angst Er is sprake van omvangrijke materiële schade De omvang, spreiding en diversiteit van de schade is veelsoortig Er is opvang nodig voor een grote groep (tientallen tot honderden personen) De duur van de opvang is een aantal weken, maanden of jaren De functie van het IAC Afstemming met andere partners vindt plaats binnen de reguliere nazorg overleggen en regelmatig extra IAC overleggen Nieuw beleid is noodzakelijk Er wordt verwacht dat in de komende weken en maanden bestuurlijke besluiten moeten worden genomen die van invloed zijn op de gedupeerden. Besluiten op lange termijn (maanden, jaren) zijn niet uitgesloten Het IAC vervult een belangrijke rol in het informatiemanagement tijdens de nazorg De organisatorische implicaties voor de verschillende IAC varianten Het aantal direct betrokken (gemeentelijke) diensten die een hulpvraag krijgen: minimaal 2 maar verwacht wordt dat dit meer dan 4 diensten zullen zijn De verwachte of gewenste duur van de dienstverlening is weken, maanden, jaren Er wordt aan inzet van de gemeentelijke diensten ong. tussen de 5 en 25 FTE verwacht De logistieke en facilitaire consequenties zijn zeer groot Er is sprake van GRIP 2, Grip 3 of Grip 4
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 30 van 51
7
Checklisten 7.1 7.2
Draaiboek Nazorg
Preparatieve fase Uitvoerende fase
Versie 1.0
Pagina 31 van 51
7.1
Checklist preparatieve fase Stap 1. Bepaal op bestuurlijk niveau de ambitie die u als gemeente wilt op Nazorg gebied boven het basisniveau wat in het organisatieplan is vastgesteld. Op deze manier wordt de Nazorg bestuurlijk geborgd op gemeenteniveau en kan budget gekoppeld worden aan het onderwerp. 2. Bepaal op bestuurlijk niveau op welke vlakken intergemeentelijke of regionale samenwerking u wenst aan te gaan. 3. Zorg dat een ambtenaar binnen de gemeente als HTO Nafase wordt benoemd. 4. Zorg ervoor dat het HTO Nafase ook verantwoordelijk is voor de preparatie van het Nazorg proces binnen de gemeente.
Status Is reeds op niveau Veiligheidsregio vastgesteld
Gereed
Wordt meegenomen in het nieuwe organisatieplan van 2011-2016
Dat is een gemeentelijke functionaris naast het KB team Nazorg (deze kan ook lid zijn van het KB team).
5. Regionale bestuurlijke borging: maak afspraken met buurgemeenten over onderlinge bijstand. 6. Benoem medewerkers nazorg op het basisniveau en bij voorkeur ook op de overige functies. 7. Zorg voor capaciteit voor opleiding en oefening van de aangewezen medewerkers. Gezien haar taakstelling is het logisch dat het KB team hier een rol in speelt. 8. Communiceer! Zorg ervoor dat interne maar ook lokale externe partners op de hoogte zijn van de voortgang van de voorbereidingen. 9. Waarborgen kwaliteit telefonische bereikbaarheid. Leid de telefonisten op in het omgaan met getraumatiseerde bellers. 10. Huisvesting Zorg voor een passende huisvesting. De eisen die aan de locatie worden gesteld zijn de volgende: centraal in de gemeente gelegen; mogelijkheid tot het inrichten van een frontoffice IAC. Dat houdt in dat er ruimte moet zijn voor een balie die enigszins gescheiden is van een wachtruimte, zodat de privacy kan worden gewaarborgd, voldoende wachtruimte met (koffie) voorzieningen; mogelijkheid tot het inrichten van een backoffice IAC. Dat houdt in dat het mogelijk moet zijn om in een of meerdere aparte ruimtes gesproken kan worden met vertegenwoordigers van andere organisaties. In de eerste weken na de ramp is het aan te raden een front- en back-office te concentreren op één plaats. Front- en backoffice kunnen ook fysiek van elkaar gescheiden zijn. 11. Faciliteiten front office IAC
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 32 van 51
De medewerkers front-office zowel aan de balie als aan de telefoon moeten beschikken over: registratiesysteem (al dan niet geautomatiseerd); lijst met veelgestelde vragen en antwoorden; korte omschrijving hulpaanbod organisaties die in IAC vertegenwoordigd zijn; telefoon, pc + internetverbinding. 12. Faciliteiten back-office IAC De medewerkers back-office moeten beschikken over: registratiesysteem; telefoon + pc; internetaansluiting om te kunnen communiceren met de systemen van de eigen organisatie (bv. Webclient). 13. Voorbereidingen verrichten tot het oprichten (en borgen) van een digitaal IAC
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 33 van 51
7.2
Checklist uitvoerende fase Alarmering Bij alarmering begeven de medewerkers zich naar de genoemde locatie om daar met het Hoofd Taakorganisatie c.q. de Teamleider de stand van zaken door te nemen. Op dat moment spelen de volgende vragen een rol: 1. Is de huidige bezetting voldoende of moeten al meer medewerkers gealarmeerd worden? 2. Denk ook aan een voorwaarschuwing aan de medewerkers die in de aflossing zitten. 3. Er worden afspraken gemaakt over de wijze waarop er gecommuniceerd wordt binnen de Taakorganisatie Nafase / Team Nazorg.
Loket Indien een loket wordt ingericht, worden afspraken gemaakt over: 1. Hoe worden burgers ontvangen? 2. Is een informatienummer opengesteld? 3. Wordt er gewerkt met volgnummers? 4. Hoe sta je mensen te woord en welke informatie mag gegeven worden? 5. Welke openingstijden worden gehanteerd (let op de ARBO-normen (werktijden)) 6. Wordt een avondspreekuur ingesteld? 7. Wordt een weekendspreekuur ingesteld? 8. Hoe vangen we de reguliere werkzaamheden op? 9. Zijn er voldoende balies/spreekkamers/werkruimten aangewezen? 10. Bekijk of de inschakeling van andere dienstverlenende en/of zorgverlenende organisaties, zoals in de volgende paragraaf zijn benoemd, nodig is. 11. Is beveiliging nodig? 12. Moet een IAC worden ingericht?
Opstartfase IAC Indien een IAC wordt ingericht, kan men de bovengenoemde vragen van het loket eveneens langslopen. 1. Kan de coördinator IAC de aansturing van een IAC verzorgen? 2. Zijn alle benodigde faciliteiten (computers, telefoons, registratiesysteem, telefoonlijsten) aanwezig en operationeel? 3. Is een vraag- en antwoordenlijst opgesteld? 4. Is de fysieke, telefonische en digitale bereikbaarheid geregeld? 5. Is contact gelegd met de gemeentearchivaris? 6. Zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop documenten opgeslagen moeten worden? 7. Welke openingstijden worden gehanteerd (let op de ARBO-normen (werktijden))
Acties IAC In een plan van aanpak worden, aan de hand van de soort en omvang van de ramp, specifieke aandachtspunten benoemd. Aanvullend moet oog zijn voor de volgende zaken: 1. Zijn de doelgroepen benoemd? 2. Is de topografische en demografische situatie van het getroffen gebied in beeld gebracht ? 3. Zijn alle in te vullen functies en taken benoemd? 4. Bevestig eerder gemaakte afspraken over taak- en verantwoordelijkheidsverdeling binnen en buiten de IAC organisatie. 5. Zijn alle relevante en betrokken instellingen bekend? 6. Is al contact gelegd met het Nationaal Coördinatie Centrum? (voor evt. ondersteuning externe deskundigen) 7. Zijn duidelijke afspraken met belangenvereniging (zie ook hoofdstuk 7 onderdeel E) over rollen, taken en verantwoordelijkheden gemaakt?
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 34 van 51
8. Zijn afspraken gemaakt tussen de Directeur Gezondheidszorg en IAC over de positionering van de zorgaanbieders in relatie tot het IAC? 9. Denk bijv. aan een GGZ-team: De kerntaak van de GGZ bij de nazorg na een ramp is de diagnostiek en behandeling van door de ramp teweeggebrachte psychische stoornissen, in het bijzonder angst, depressie, lichamelijk onverklaarde klachten en verslavingsproblematiek. Naast deze kerntaak kan een GGZ-team na een ramp een veelheid aan taken hebben, zoals: bijscholing en consultatie voor andere hulpverleners, preventieactiviteiten in de vorm van praatgroepen voor volwassenen, ondersteuning van allochtonen, activiteiten voor jongeren, ondersteuning van leerkrachten en scholen en andere vormen van publieksvoorlichting. Deze activiteiten kunnen worden opgezet en uitgevoerd in samenwerking met andere zorgverleners zoals het maatschappelijk werk, de eerstelijnszorg en de thuiszorg. 10. Is het personeel voldoende voorbereid op het geruststellen van getroffenen die normale stressreacties vertonen? 11. Regel de mogelijkheid tot opvang en nazorg van personeel in het IAC. 12. Let op dat registratie in het IAC moet plaatsvinden. Dit zal veel tijd kosten en zal om die reden vaak achterwege worden gelaten. Toch moet i.v.m. verantwoording en transparantie naar derden en subsidieverleners wel gegevens worden bijgehouden. 13. Regel het management van het IAC goed. Het management moet passen bij de zittende medewerkers. Dat betekent dat er oog moet zijn voor dezelfde stijl (bijv. allen informeel) en dezelfde visie. 14. Zorg voor medewerkers die naast de slachtoffers staan en niet zozeer erboven. Richt eventueel een adviesraad op met daarin ervaringsdeskundigen.
Operationele fase IAC Dit is de periode na beëindiging van de rampenstatus; het gevaar is geweken, de aandacht verschuift naar andere problemen, zoals: 1. Is medische en psychosociale zorg geregeld voor slachtoffers en nabestaanden? 2. Is medische en psychosociale zorg geregeld voor hulpverleners? 3. Is aan het uitvoeren van een gezondheidsonderzoek en -monitoring gedacht om de gezondheid van de getroffenen te kunnen volgen en op basis daarvan de hulpverlening te kunnen bijsturen? 4. Is er aandacht voor (her)huisvesting en wederopbouw? 5. Is bij het behandelen van schadeclaims aandacht voor overbruggingsregelingen? 6. Is een zorgbeleidsplan opgesteld? 7. Is in het zorgbeleidsplan aandacht voor: a. Welke vragen kun je de komende tijd verwachten? b. Welke specifieke problemen zijn er? c. Met wat voor soort slachtoffer(s) heb je te maken? d. Stem het zorgaanbod hierop af en bespreek dit met de zorgverzekeraar. 8. Sta open voor de directe praktische behoeften van getroffenen en het mobiliseren van steun uit de eigen sociale omgeving. 9. Biedt het IAC aan de getroffenen voldoende feitelijke en actuele informatie over de schokkende gebeurtenis? 10. Hoe faciliteert het IAC hereniging met naasten en het bij elkaar houden van families? 11. Is het personeel goed op de hoogte van de externe ontwikkelingen en de afspraken die het IAC heeft gemaakt met derden? 12. Zijn er duidelijke afspraken met het Actiecentrum crisiscommunicatie over de contacten met de pers? 13. Hoe wordt intern gecommuniceerd? 14. Is er verschil gemaakt in de communicatie met gedupeerden, hulpverleners, netwerkorganisaties, media, overheden en andere belanghebbenden? 15. Is het nodig om de publieksvoorlichting te differentiëren naar doelgroep (bijvoorbeeld allochtonen)?
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 35 van 51
16. Is er structureel overleg tussen IAC en netwerk partijen (de zorgaanbieder via de RGF en de materiële partijen)? 17. Zijn voorbereidingen nodig voor de evt. komst van hoogwaardigheidsbekleders? 18. Gedupeerden hebben vaak de behoefte om de plek van de ramp te bezoeken. Autoriteiten hebben behoefte aan het veilig stellen van de omgeving om zorg te dragen voor een optimale veiligheid. Het IAC zoekt naar optimale balans tussen de behoeften van beiden. 19. Zijn particuliere initiatieven ontstaan waarmee kan worden samengewerkt? 20. Is binnen het IAC een contactpersoon aangewezen voor de geestelijke verzorging? 21. Laat de betrokken geestelijk verzorgers en de vrijwilligers vanuit hun organisaties meelopen in informatieavonden, consultaties, bijscholing e.d. die mogelijk vanuit de gemeente, PSHOR of anderszins worden aangeboden. 22. Is gedacht aan cultuurspecifieke elementen zoals voorlichting voor allochtonen in de moedertaal en het betrekken van sleutelfiguren uit etnische minderheidsgroepen? 23. Reageer altijd op negatieve berichten (emoties).
Digitaal IAC Als een lichte variant van een IAC wordt ingericht middels een website dan moet in ieder geval gedacht worden aan de volgende onderwerpen (knoppen): 1. Begeleiding nabestaanden, info over slachtofferhulp 2. Onderzoek naar oorzaken 3. Nazorg: a. FAQ op praktisch, juridisch en psychosociaal vlak, informatie voor betrokken gemeenten, informatie m.b.t. repatriëring van slachtoffers b. Lijst van zorg- en dienstverleners c. Informatie over rouw, herdenken, nationale herdenkingsdienst, belangenbehartiging van lotgenoten, omgang met de media 4. Geleerd van eerdere gebeurtenissen 5. Archief met onderwerpen die op dat moment niet meer actueel zijn 6. Links naar relevante websites 7. Afgesloten nabestaandenpagina 8. Zoekfunctie
Financiën Hierbij zijn de volgende tips van belang (afkomstig van evaluaties bij voorgekomen rampen): 1. Zijn er mogelijkheden voor een bijdrage vanuit het rijk? 2. Laat de financiering van een IAC via de gemeente als doeluitkering lopen. Daardoor draait het IAC mee in de productbegroting en planning & controlecyclus. 3. Werk met één budget op centraal niveau. 4. Hanteer de volgende begrotingsposten: a. Personeel; b. Huisvesting/overhead; c. Communicatie/voorlichting; d. Automatisering. 5. Hanteer geen afschrijvingssystematiek. 6. Sluit contracten (huurcontracten) die geen opzegtermijn kennen c.q. waar verplichtingen aan vast zitten. 7. Is het mandaat voor het ondertekenen voor uitgaven geregeld?
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 36 van 51
Afbouwfase 1. Heeft het college van burgemeester en wethouders het besluit genomen om het IAC op te heffen? 2. Is er voldoende ruimte om de zaken netjes af te bouwen? 3. Zijn de netwerkorganisaties geïnformeerd? 4. Hoe gaat de re-integratie van het personeel naar het reguliere arbeidsproces? 5. Is een archivering geregeld? 6. Is kennis vastgelegd en overgedragen aan kenniscentra (zoals het Landelijk Kenniscentrum voor Psychosociale Zorg na Rampen (Stichting Impact) en het Centrum voor Gezondheidsonderzoek bij Rampen (CGOR)? 7. Is het publiek geïnformeerd? 8. Is er voldoende aandacht na afloop van de werkzaamheden voor de vrijwillige hulpverleners (door bijv. het organiseren van een bijeenkomst of door het geven van een klein geschenk)? 9. De zorg vanuit de kerken en levensbeschouwelijke organisaties loopt mogelijk jarenlang door, zelfs nadat het IAC en andere rampgerelateerde (project)organisaties zijn afgebouwd. Blijf binnen de gemeente contact onderhouden met de contactpersoon namens de geestelijke verzorging. 10. Het kan zijn dat het IAC wordt afgebouwd terwijl er nog onderdelen van Nazorg en follow up gezondheidsonderzoek niet zijn afgerond. Zorg ervoor dat informatie (bijvoorbeeld uit het registratiesysteem) tijdig wordt overgedragen. Houd rekening met regelgeving bescherming persoonsgegevens.
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 37 van 51
8
Sjablonen 8.1
Geheimhoudingverklaring ingezette (gemeentelijke) functionarissen
8.2
Sjabloon privacyreglement gegevens gedupeerden
8.3
Inhoudsopgave Plan van aanpak Nazorg
8.4
Overzicht mogelijke partners in nazorgfase
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 38 van 51
8.1
Geheimhoudingverklaring ingezette (gemeentelijke) functionarissen Sommige medewerkers van een gemeente hebben vanuit hun functie al een geheimhoudingverklaring ondertekend. Binnen het nazorg/IAC zal die verklaring geldend zijn omdat het nazorg/IAC een onderdeel vormt van de gemeente. Voor medewerkers die deze verklaring nog niet hebben ondertekend of medewerkers “van buiten” (andere instellingen/organisaties) dient een geheimhoudingsverklaring te worden opgesteld door afdeling personeelszaken. Dat kan een op het moment van start Nazorg/IAC geldende geheimhoudingsverklaring zijn. Geadviseerd wordt om de verklaring te gebruiken die standaard wordt toegepast binnen de incidentgemeente.
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 39 van 51
8.2
Sjabloon privacyreglement gegevens gedupeerden Toelichting In verband met privacy in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens is het niet mogelijk om gegevens van slachtoffers te gebruiken voor andere doeleinden dan het registreren alleen. De werkwijze van het Nazorg/IAC is dat alle gegevens verzameld worden en uitgezet bij hulp- en zorgverleners en er teruggerapporteerd wordt. Daarom dient het slachtoffer een verklaring van geen bezwaar te ondertekenen. Deze verklaring wordt bij het gesprek aan de balie ingenomen en vormt een onderdeel van registratie in het IAC. Deze verklaring kan er als volgt uitzien (zie volgende pagina). ---------------------------------------------------------------------------
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 40 van 51
Geachte mevrouw/mijnheer, Het Informatie en Adviescentrum (IAC ) is door de gemeente ……….. opgericht om de bij de………………. betrokken personen van dienst te zijn met informatie en advies. Van het Centraal Registratie- en Informatie Bureau (CRIB) hebben wij de volgende gegevens over u ontvangen: Naam:……………………………………... Adres:……………………………………... Postcode:………………………………….. Woonplaats:………………………………. Overige gegevens:………………………… Het Informatie en Adviescentrum zou graag van deze gegevens gebruik maken om u verder te kunnen helpen. Ook is het mogelijk dat u benaderd zult worden ten behoeve van gezondheidsonderzoek. Hierbij verzoek ik u om te controleren of bovenstaande gegevens volledig en correct zijn. U kunt ook op dit formulier aangeven als u bezwaar heeft tegen gebruikmaking. Uw persoonsgegevens zullen vertrouwelijk worden behandeld zoals vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens. Geeft wel/geen* toestemming tot het verstrekken en uitwisselen van zijn gegevens aan andere diensten, instellingen organisaties voor zover dat nodig of nuttig voor hem/haar is in het kader van hulpverlening als gevolg van de ramp van:……………….. Geeft wel/geen* toestemming dat hij/zij benaderd wordt ten behoeve van gezondheidsonderzoek.
Plaats:…………………… Datum:…………………… ……………………………. (handtekening) * doorhalen wat niet van toepassing is.
Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u ons bezoeken op het adres:………………………………………………………… Wij zijn geopend van maandag t/m vrijdag van …..tot….. Telefoon:……………………… e-mail:…………………………
Ik vertrouw er op u hiermee voldoende te hebben ingelicht, Hoogachtend,
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 41 van 51
8.3
Inhoudsopgave Plan van aanpak Nazorg
In gevallen waarin het Nazorgtraject een complexe en/of lange doorlooptijd kent, kan gebruik gemaakt worden van een plan van aanpak. In dit plan van aanpak moeten in ieder geval de volgende elementen in terugkomen: 1
Colofon, met daarin: a. Datum b. Versienummer c. Revisiegegevens t.a.v. beheer van het document en autorisatiegegevens (versie, datum, beheer/goedgekeurd door, status, organisatie, omschrijving, paraaf, naam)
2
Inhoudsopgave
3
Inleiding: a. Achtergrond crisis/ramp b. GRIP niveau c. Omvang van de crisis/ramp d. Opdracht projectorganisatie Nazorg e. Inhoud projectplan/thema’s
4
Diagnose en inhoudelijke aandachtspunten nafase a. Soort crisis/ramp b. Aanwezigheid van slachtoffers c. Volksgezondheidsaspecten d. Welke thema’s vallen onder de projectorganisatie (milieu, communicatie, juridische zaken, etc.)? e. Uitgangspunt communicatie richting burgers, gemeenteraad, pers en eigen medewerkers) f. Binnen één gemeente of intergemeentelijk? g. Doelgroepen en betrokkenen
5
Doelstellingen en uitgangspunten
6
Organisatiestructuur a. Beschrijving projectorganisatie b. Organogram c. Toelichting op diverse functies binnen projectorganisatie Nazorg d. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
7
Strategische tijdslijnen a. Per thema tijdslijnen benoemen
8
Financiën a. Projectbegroting inclusief toelichting b. Personeelsbegroting
9
Thema’s / deelprojecten Per thema/deelproject een toelichting op: a. Doel b. Deelprojectleider c. Stakeholders d. Inhoudelijke aandachtspunten
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 42 van 51
e. f. g.
Capaciteit Openstaande acties Planning
10 Informatie- en Adviescentrum Beschrijving van: a. Doel b. Functies c. Capaciteit d. Hoe ga je om met het registreren van inkomende en daarmee ook gerelateerde interne en externe informatie komende vanuit de diverse kanalen (email, brieven, telefonische vragen, rapportages)?
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 43 van 51
8.3
Overzicht mogelijke partners in nazorgfase De verscheidenheid aan partners die een rol kunnen hebben in de fase na een ramp is even gevarieerd als de onderwerpen die in die fase kunnen spelen. Het kan gaan om zowel publieke als private partners alsmede om maatschappelijke instanties. Vanwege de ligging van de regio worden soms ook buitenlandse instanties genoemd. In ieder geval zal het betrokken bestuurlijke niveau een stevige rol moeten vervullen. In onderstaand overzicht is per thema aangegeven welke partners in ieder geval een rol kunnen spelen. Het is geen limitatieve opsomming. Coördinatie en organisatie • Betrokken bestuurders • Directeuren betrokken diensten • Operationeel leidinggevenden hulpverleningsdiensten
Belangenvereniging en zelforganisatie slachtoffers • Gemeente of ander bestuursniveau (als gesprekspartner) • Advocatuur
Schade en financiële voorzieningen • VHD (Verzekeraarshulpdienst) • Betrokken gemeentelijke diensten (bijvoorbeeld de sociale dienst) • Verzekeringsmaatschappijen / Ziektekostenverzekeraars • Sector/beroepsgerichte verenigingen • Nationale overheid • Slachtoffer belangenorganisaties • Advocatuur • Rechterlijke macht (juridische procedures, schadeclaims)
Geneeskundige opvang en verzorging • Geneeskundige diensten • Ziekenhuizen • Specialistische hulpverlening (brandwondencentra, etc.) • Huisartsen
(Her)huisvesting, herstel en wederopbouw • (Voormalig) bewoners • Getroffen bedrijven • Woningbouwcoöperaties • Gemeente/provincie (bestemmingsplannen, vergunningverlening) • Bouwondernemingen • Slachtoffer belangenorganisaties • Makelaars
Psychosociale opvang en verzorging • Verantwoordelijk coördinerende overheidfunctionaris (psychosociaal manager, Regionaal Geneeskundig Functionaris, Federaal Gezondheids Inspecteur (België) • Maatschappelijke organisaties zoals: o Maatschappelijk Werk o Rode Kruis o Slachtofferhulp o Vlaamse diensten voor Slachtofferhulp (België) o Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn o Ouderenbond • Hulpverleningsdiensten (psychosociale opvang voor hulpverleners) • Nationale overheid (expertise, middelen, advies maar ook bevoegdheden) • Experts (van universiteiten, onderzoeksinstellingen, etc.) • Levensbeschouwelijke instellingen (zoals kerken)
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 44 van 51
1
Milieu • Gemeente, provincie (vergunningverlening, toezichthouders), regionale milieudienst • Brandweer (metingen, monstername) • Waterkwaliteitbeheerders • Gespecialiseerde instanties (adviesorganen, onderzoeksinstituten, ingenieurs) • Nationale overheid (expertise, middelen, advies maar ook bevoegdheden)
Informatievoorziening • Afdelingen voorlichting van gemeente, provincie en andere bestuursniveaus • Projectorganisatie • Informatie en Advies Centrum • Slachtoffer belangenorganisaties • Hulpverleningsdiensten • Betrokken bedrijven / Kamer van Koophandel
Externe voorlichting • Afdelingen voorlichting van gemeente, provincie en andere bestuursniveaus • Media • Slachtoffer belangenorganisaties • Ziekenhuizen (over toestand patiënten)
Bevolkingsonderzoek en -monitoring • Gemeenschappelijke geneeskundige dienst • Gespecialiseerde instituten (zoals Centrum voor Gezondheidsonderzoek bij Rampen (CGOR)) • Onderzoeksinstellingen • Laboratoria
Uitvaart • Betrokken bestuursniveau • Levensbeschouwelijke instellingen (zoals kerken) • Slachtoffers • Eventuele buitenlandse functionarissen (ambassade, consulaat bij ramp in het buitenland, ramp met buitenlandse slachtoffers) • Nationale overheid (bij grootschalige rampen)
Herdenkingen • Verwanten • Slachtoffer belangenorganisaties • Betrokken bestuursniveau (gemeente(n), provincie(s), nationale overheid) • Psychosociale actoren • Levensbeschouwelijke instellingen (zoals kerken)
(Evaluatie)onderzoek en leren • Inspecties (arbeid, milieu, en dergelijke) • Overheden (intern onderzoek, overheid als onderwerp van onderzoek) • Externe onderzoeksinstellingen • Rampspecifieke onderzoekscommissies zoals Onderzoeksraad voor de Veiligheid • Onderzoeken door de gemeenteraad
Strafrechtelijk onderzoek • Openbaar Ministerie • Overheden (overheid als onderwerp van onderzoek, functionarissen als getuigen, en dergelijke) • Politie • Bedrijven (waar zich ramp heeft voorgedaan)
Verantwoording afleggen • Betrokken bestuurders • Gemeenteraad • Bestuur van bedrijf, stichting, en dergelijke • Media
1
Afhankelijk van het type ramp zullen ook instellingen van de EU, België of de Benelux hier een rol inspelen. Bijv. als er wat gebeurt met Amerikaanse vliegtuigen op Gilze Rijen. Dan zal ook de Amerikaanse overheid betrokken zijn.
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 45 van 51
9
Overige tools 9.1
Inrichting actiecentrum Nazorg
9.2
Presentielijst
9.3
Voorbeeld logboek
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
Pagina 46 van 51
9.1
Inrichting actiecentrum Nazorg
Voorwerpen
Advies/opmerkingen
Werkplekken
Er moeten voldoende werkplekken beschikbaar zijn, bij voorkeur in één grote ruimte. Voor het Hoofd Taakorganisatie Nafase is bij voorkeur een kamer gereserveerd in de directe nabijheid van deze ruimte. Neem de kamernummers op in de registratielijst in de draaiboeken.
Computers
Voor iedere werkplek een computer/tablet met internet/emailaansluiting.
Telefoons
Vooraf moet worden vastgesteld welke telefoonnummers (van werkplekken) beschikbaar worden gesteld zodat deze opgenomen kunnen worden in de registratielijst in de draaiboeken.
Printer / Kopieerapparaat
Zorg dat in de draaiboeken de code van het apparaat is opgenomen en een korte beschrijving hoe een nieuwe printer door de gebruiker wordt geïnstalleerd/gebruikt.
Whiteboard en flipover
Inclusief stiften in verschillende kleuren (in rampenkist of -koffer).
Draaiboek Nazorg
Geregeld
Versie 1.0
Pagina 47 van 51
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
Tijdstip begin
Werkgever
Naam
Functie
Locatie:
Deelproces:
Presentielijst Team
Tijdstip einde
Afgelost door Telefoon (nr.)
Paraaf
9.2 Presentielijst
Pagina 48 van 51
9.3
Voorbeeld Logboek
LOGBOEK TEAM NAZORG
Datum:
Verslaglegger: Nr.
Tijdstip
Draaiboek Nazorg
Velnr.: In/Uit
Onderwerp
Korte inhoud
Versie 1.0
Van:
Aan:
Pagina 49 van 51
9.4
Begrippenlijst ACBz
Algemeen Commandant Bevolkingszorg
De vertegenwoordiger namens de gemeenten in het Regionaal Operationeel Team
AOV
Ambtenaar Openbare (orde en) Veiligheid
Ambtenaar Openbare (orde en) Veiligheid
CGS
Coördinerend GemeenteSecretaris
CoPI
Coördinatie Plaats Incident
Systeemverantwoordelijk voor de voorbereiding van de gemeentelijke kolom op regionale schaal. Een team van vertegenwoordigers van de betrokken diensten/organisaties op de plaats waar het incident (de ramp) zich voltrekt.
GBT
Gemeentelijk Beleidsteam
Team waarbinnen, ten tijde van een ramp of een zwaar ongeval in één gemeente, onder voorzitterschap van de burgemeester, beleidsvoorbereiding en beleidscoördinatie plaatsvindt.
GRIP
Gecoördineerde Regionale IncidentbestrijdingsProcedure
Multidisciplinaire opschalingprocedure; Enerzijds regelt de procedure opschaling op operationeel niveau op de plaats van het incident, anderzijds op bestuurlijk niveau van gemeente tot waar nodig zelfs landelijk. 1e opschalingniveau GRIP; hoogste operationele niveau: CoPI 2e opschalingniveau GRIP; hoogste operationele niveau: ROT 3e opschalingniveau GRIP; hoogste operationele niveau: GBT 4e opschalingniveau GRIP; hoogste operationele niveau: RBT
HTO
Hoofd Taakorganisatie
Leidinggevende van één van de (geactiveerde) Taakorganisaties Bevolkingszorg
HTO-overleg
Overleg tussen Hoofden Taakorganisatie
Team waarbinnen, ten tijde van een ramp of een zwaar ongeval in één gemeente, onder voorzitterschap van de voorzitter HTO-overleg, de opdrachten van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg worden gecoördineerd en uitgevoerd.
KBT
Kennis- en Beheer Team
Voor ieder proces Bevolkingszorg is een Kennis- en Beheerteam samengesteld dat, onder leiding van een gemeentesecretaris van één van de 26 gemeenten uit de regio, voorbereidende activiteiten in het kader van de preparatie van de gemeentelijke deelprocessen uitvoert.
OvD Bz
Officier van Dienst Bevolkingszorg
Operationeel
GRIP 1 GRIP 2 GRIP 3 GRIP 4
Draaiboek Nazorg
Versie 1.0
leidinggevende
namens
de
Pagina 50 van 51
gemeentelijke kolom op de plaats incident RBT
Regionaal Beleidsteam
Een team van adviseurs dat bij een ramp die meer dan één gemeente treft ter beschikking staat van de Voorzitter Veiligheidsregio / Voorzitter RBT. De leden van het team adviseren de voorzitter op grond van hun deskundigheid ten aanzien van besluitvorming, beleidsbepaling en beleidscoördinatie.
RCP
Regionaal Crisisplan
Landelijk planfiguur dat iedere Veiligheidsregio moet opstellen in het kader van haar taken omtrent Crisisbeheersing en rampenbestrijding
RRCP
Referentiekader Regionaal Crisisplan
Landelijke leidraad ter ondersteuning van Veiligheidsregio’s bij de implementatie van het Regionaal Crisisplan
ROT
Regionaal Operationeel Team
Een team van vertegenwoordigers van de betrokken diensten/organisaties dat onder leiding van de Operationeel Leider, dan wel zijn plaatsvervanger, een gecoördineerde uitvoering van de rampbestrijding bevordert.
Taakorganisatie
TO
Draaiboek Nazorg
De organisatie c.q. plek die/van waaruit één van de operationele processen Bevolkingszorg uitvoert/uitgevoerd wordt. Zie “Taakorganisatie”
Versie 1.0
Pagina 51 van 51
Draaiboek Nazorg: BIJLAGE, pagina 1 van 1
Versie 1.0
31 oktober 2012
